Đề tài Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty kim khí vật tư tổng hợp Miền Trung

sổ chi tiết, sổ cái, các bảng phân bổ chi phí, các bảng báo cáo tổng hợp. Trình tự ghi sổ tại công ty: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh tại công ty và các chứng từ cửa hàng gửi lên, kế toán cập nhật các dữ liệu cần thiết vào máy vi tính. Máy sẽ tự động xử lý dữ liệu và chuyễn dữ liệu vào các sổ chi tiết bảng kê thích hợp. Cuối tháng từ các bảng kê, các sổ chi tiết và các nhật ký chứng từ tương ứng. Từ nhật ký chứng từ máy chuyển các số liệu vào sổ cái các tài khoản. Cuối quý căn cứ vào số liệu đã tổng hợp và các báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên kế toán xử lý và lập ra các báo cáo kế toán cho toàn công ty. B > TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG. I. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG. 1. Phương thức mua hàng. Công ty kim khí và vật tư tổng hợp miền trung là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là kim khí. Để bảo đảm lượng hàng hoá phục vụ cho việc bán ra công ty thường mua hàng với khối lượng lớn. Do đó công ty thực hiện mua hàng theo các hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa công ty và người bán hàng. Như vậy phương thức mua hàng chủ yếu tại công ty là phương thức chuyển hàng. Đối với nguồn hàng nhập khẩu, công ty tổ chức nhận hàng từ người bán ngay tại cảng và chuyển về kho của công ty. 2. Sổ sách kế toán. Để theo dõi nghiệp vụ mua hàng tại công ty, kế toán sử dụng một số sổ sách như sau: Các chứng từ mua, thẻ kho, sổ chi tiết mua hàng, bảng kê chứng từ mua, nhật ký chứng từ, bảng kê tài khoản liên quan và sổ cái. 3. Tình hình hạch toán. Khi mua hàng, căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết bên bán sẽ xuất hàng hoá và gửi hoá đơn bán hàng cho công ty. Khi hàng đã được kiểm nghiệm và nhậo kho phòng kinh doanh sẽ viết phiếu nhập kho và chuyển cho phòng kế toán để vào thẻ kho đồng thời tiến hành ghi vào sổ chi tiết công nợ khách hàng. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ mua kế toán sẽ lập bảng chứng từ mua hàng vào sổ nhật ký chứng từ bảng kê tài khoản liên quan.  Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng tại công ty như sau: Các chứng từ mua NKCT – các bảng kê tài khoản liên quan Sổ chi tiết công nợ khách hàng Bảng kê chứng từ Bảng kê số 8 Sổ cái Thẻ kho Thẻ hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi vào cuối tháng. 4.Hạch toán mua hàng tại công ty. 4.1. Hạch toán giá mua hàng hoá tại công ty. a> Trường hợp mua hàng của các đơn vị trong nước. Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung thường xuyên mua hàng với khối lượng lớn. Do đó công ty ký kết hợp đồng kinh tế với bên bán, trong hợp đồng quy định cụ thể, rõ ràng về các điều kiện nhận hàng, giá bán hàng hoá, địa điểm giao hàng phương thức hạch toán trả chậm. Theo đề nghị cấp hàng của công ty ngày 2/1/2003 công ty Vos cấp 22040 kg thép xây dựng, đơn giá 3.985 đ/kg, thành tiền: 87.892.400 với thuế GTGT 5% số tiền: 4.391.470 chứng từ số 98426. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán công ty hạch toán. Nợ TK 156 (1561) 87.829.400 Nợ TK 1331 439.470 Có TK 331 92.220.870 Ngày 22/1 công ty thanh toán tiền hàng cho bên bán với số tiền: 72.816.361về lô hàng thép xây dựng đã mua ngày 2/1/2003 bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi. Nợ TK 331 72.816.361 Có TK 1121: 72.816.361 b>Trường hợp mua hàng có chiết khấu giảm giá. Ngày 20/1/2003 công ty mua thép VPSФ6 của công ty thép VPS hoá đơn 19719 số lượng 5.939 kg, với giá 4.200 đ/kg thành tiền là 24.943.800 với thuế GTGT 5% tương ứngvới số tiền 1.247.190 và được hưởng chiết khấumua hàng trên giá mua chưa có thiế với số tiền là 498.876 đ, kế toán hạch toán. Nợ TK 156(1561) 24.943.800 – 498.876 = 24.444.924 Nợ TK 1331 1.274.190 Có TK 331 25.692.114 Ngày 25/1/2003 công ty ứng trước cho công ty thép VPS số tiền 10.000.000 đ bằng chuyển khoản, kế toán ghi. Nợ TK 331 10.000.000 Có TK1121 10.000.000 Ngày 25/1/2003 công ty nhận lô thép D16.VPS với số lượng 4.500 kg, đơn giá 4.250 thành tiền 19.125.000 thuế GTGT 5% với số tiền956.250 kế toán ghi. Nợ TK156(1561) 19.125.000 Nợ TK 1331 956.250 Có TK 331 20.081.250 Ngày 30/1/2003 công ty trả hết số tiền còn thiếu bằng chuyển khoản, kế toán ghi. Nợ TK 331 20.081.250 – 10.000.000 = 10.081.250 Có TK 1121 10.081.250 c> Trường hợp nhập khẩu hàng hoá. Khi nhập khẩu hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty đang sử dụng là giao hàng theo giá CIF, phương thức thanh toán của công ty là phương thức thanh toán trả chậm và công ty thường vay tiền ở ngân hàng để trả nợ cho người bán. Ngày 10/1/2003 theo hợp đồng đã ký kết với bên bán, công ty nhập khẩu lô thép từ Trung Quốc với số lượng 30.000 kg, đơn giá 0,3 USD/kg, thành tiền 9.000 USD. Lúc này tỷ giá thực tế là 14.500 đ/USD, trong hợp đồng quy định thời hạn thanh toán là sau 25 ngày kể từ ngày nhận hàng, thuế GTGT 5%, kế toán hạch toán. Nợ TK 156(1561) 137.025.000 Có TK 331 9.000 * 14.500 * 5% = 6.525.000 Ngày 25/1/2003 công ty vay ngoại tệ để trả tiền cho người bán tại thời điểm này tỷ giá thực tế là: 14.300 đ/USD. Như vậy tỷ giá thời điểm nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá tại thời điểm vay tiền nên có một khoản chênh lệch 14.500 –14.300= 200 và ta đưa khoản chênh lệch này vào TK 413 kế toán thanh toán như sau. Nợ TK 331 9.000 * 14.500 = 130.500.000 Có TK331 9.000 * 14.300 = 128.700.000 Có TK 413 9.000 * 200 = 180.000 Vào cuối năm kế toán tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá này như sau. Nợ TK 413 180.000 Có TK 711 180.000 Từ các chứng từ mua kế toán tiến hành ghi vào thẻ hàng hoá và các sổ chi tiết tài khoản liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ mua vào các bảng kê khai chứng từ vào bảng kê liên quan đồng thời căn cứ số liệu công trên chi tiết bảng kê chứng từ để vào NKCT và bảng kê tài khoản sau đó tiến hành ghi vào sổ cái. Bảng kê chứng từ. Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày số 2/1 2/1 15/1 20/1 20/1 22/1 25/1 25/1 30/1 98426 98426 19719 19719 Mua thép xây dựng Ф Thuế GTGT đầu vào Ứng trước tiền cho người bán Mua thép VPSФ6 Thuế GTGT đầu vào Trả tiền hàng cho công ty thép VPS Thuế GTGT đầu vào Mua thép D16.VPS Công ty trả tiền 1561 1331 1121 1561 1331 1121 1331 1561 1121 10.000.000 72.816.361 10.081.250 87.829.400 4.391.470 24.444.924 1.247.190 1.956.250 19.125.000 Cộng 92.897.611 137.994.234 Tài khoản 331 “phải trả cho người bán” Kế toán trưởng Ngày…tháng…năm Người lập biểu Sổ chi tiết công nợ Từ ngày 1/1/2003 đến ngày31/1/2003 TK 331 “phải trả người bán” Mã khách: KDVPS Công ty thép: VPS Dư có đầu kỳ : 503.790.488 Sổ chi tiết công nợ được lập như sau: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số lượng Đơn giá Ngày Số 2/1 15/1 ….. 98426 Mua thép xây dựng Thuế GTGT đầu vào Ứng trước tiền …………….. 1561 1331 1121 …… 10.000.000 87.829.400 4.391.470 22.040 3.985 Cộng : Phát sinh nợ : 92.897.661 Phát sinh có : 137.994.234 Dư có cuối kỳ: 548.887.661 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Người lập biểu Bảng kê số 8 TK 1561 “giá mua hàng hoá” Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Ngày Có TK 331 Có TK 3381 cộng SP nợ Nợ TK632 Cộng phát sinh có 2/1/2003 20/1/2003 31/1/2003 87.829.400 24.444.924 11.204.370 87.829.400 24.444.924 11.204.370 21.000.000 4.000.000 21.000.000 4.000.000 Tổng cộng 3.469.394.730 11.204.370 3.480.559.110 5.780.344.383 5.780.344.383 Thủ trưởng đơn vị Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm Kế toán trưởng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 STT Khách Dư nợ đầu kỳ Có TK 1121 Cộng phát sinh nợ Nợ TK 1331 1 2 C.ty LDSX thép Vinaust C.ty thépVPS 487.712.073 503.790.488 354.110.726 92.897.611 1.785.805.617 92.897.611 402.947.800 6.594.910 Cộng 911.502.561 447.008.347 18.787.703.228 409.542.710 STT Khách Nợ TK 1561 Cộng SP có Dư có cuối kỳ 1 2 C.ty LDSX thép Vinaust C.ty thépVPS 79.493.600 131.399.324 4.464.216.163 137.994.234 2.190.698.473 548.887.061 Cộng 210.892.924 4.602.210.394 2.739.585.534 SỔ CÁI TK 331 Dư nợ đầu kỳ: Dư có đầu kỳ: 991.502.561 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 1121 Phát sinh nợ Phát sinh có Phát sinh nợ Phát sinh có 447.008.347 1.878.703.228 4.602.210.397 2.739.585.534 Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) SỔ CÁI TK 1561 Dư nợ đầu kỳ: 3.299.215.290 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 331 3381 Phát sinh nợ Phát sinh có Phát sinh nợ 3.469.394.730 11.204.730 3.480.559.100 5.780.344.383 999.430.007 Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 4.2. Hạch toán chi phí mua hàng. Nội dung của chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho, bốc xếp hàng hóa, thuê bãi…phát sinh trong quá trình mua hàng. Để cung cấp thông tin cho quản lý chi phí và lập kế hoạch chi phí đồng thời xác định giá vốn hàng xuất bán. Công ty mở sổ chi tiết chi phí mua hàng. Sau đây là mẫu sổ chi phí mua hàng của công ty. Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 TK 1561 “chi phí mua hàng”. Dư nợ đầu kỳ : 20.753.346 Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày số 4/1 20/1 Thanh toán cước tàu vận chuyển HD Chi phí bốc xếp 2 tàu tuấn cường 1368 141 92.132.679 105.919.897 Tổng sản phẩm nợ: 260.099.299 Dư nợ cuối kỳ: 280.852.645 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Kế toán ghi sổ Từ sổ chi tiết TK 1562 kế toán vào nhật ký chứng từ số 10, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng trên nhật ký chứng từ vào sổ cái: 1562 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 TK 1562 “chi phí mua hàng Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Ngày Có TK 1368 Có TK 141 cộng phát sinh Nợ TKợ Nợ TK 6322 Cộng phát sinh có 4/1/2003 20/1/2003 92.132.679 105.919.897 921.132.679 105.919.897 Tổng cộng 92.132.679 105.919.897 260.099.299 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Kế toán ghi sổ SỔ CÁI TK 1562 Dư nợ đầu kỳ: 20.753.346 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 1368 141 …………… Phát sinh nợ Phát sinh có 92.132.679 105.919.897 260.099.29 280.852.645 Cuối tháng khi tính ra chi phí mua hàng của tất cả các mặt hàng xuất bán ra sẽ tiến hành phân bổ cho tất cả các mặt hàng bán ra. Toàn bộ chi phí mua hàng tại văn phòng công ty tháng 1/2003 được ghi vào sổ chi tiết chi phí mua hàng và được kế toán phân bổ cho hàng bán ta theo công thức. Chi phí mua Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng hàng đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá hàng phân bổ cho hàng = * tồn cuối kỳ tồn kho tháng Trị giá của hàng + Trị giá hàng tồn 1/2003 bán trong kỳ cuối kỳ Chi phí mua hàng 20.756.346 + 260.099.299 phân bổ cho hàng = * 999.430.007 tồn kho tháng 24.596.895.528 + 999.430.007 1/2003 Phân bổ cho hàng bán ra = 20.753.346 + 260.099.299 – 10.957.204 tháng 1/2003 = 269.895.441 II. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG. 1. Phương thức bán hàng - chứng từ hạch toán. Hiện nay công ty kim khí & vật tư tổng hợp miền trung đang áp dụng một số phương thức bán hàng sau: Phương thức bán hàng qua kho. Phương thức bán hàng giao thẳng. Phương thức bán lẻ hàng hoá. Chứng từ hạch toán: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. 2. Phương thức thanh toán tiền hàng. Với các phương thức bán hàng như trên tại các công ty có các phương thức thanh toán tiền hàng của các khách hàng như sau: a> Trường hợp thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng dùng với hoá đơn kế toán ghi phiếu thu. Khi khách hàng thanh toán bằng séc, chuyển khoản trong hoá đơn phải ghi rõ số séc. Cuối ngày hoặc định kỳ lập bảng kê và nộp lại ngân hàng để chuyển vào tài khoản của công ty. b> Trường hợp thanh toán chậm: Đối với hình thức này phải ghi rõ thời hạn trả chậm trên hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty và khách hàng mua với khối lượng lớn. 3. Trình tự luân chuyển chứng từ - sổ sách ghi chép. a> Trình tự luân chuyển chứng từ. Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản Nhật ký chứng từ Bảng kê tài khoản Sổ cái Bảng kê hoá đơn bán hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi vào cuối tháng. b> Sổ sách ghi chép. Gồm có: Bảng kê hoá đơn bán hàng, sổ chi tiết TK 511, sổ chi tiết TK 131, nhật ký chứng từ, bảng kê tài khoản liên quan, sổ cái. 4. Phương pháp tính giá xuất kho tại công ty. Do đặc điểm kinh doanh tại công ty là kinh doanh nhiều mặt hàng chủng loại, số lượng khác nhau rất đa dạng phong phú, từ đó công ty áp dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá xuất kho. 5. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. 5.1. Trường hợp bán hàng qua kho. Ngày 10/1/2003 tại công ty bán cho công ty sản xuất thương mại Thành Long 5000 kg thép Ф6 TN, đơn giá vốn 4.200 đ/kg, đơn giá bán 4.400 đ/kg, thành tiền 22.000.000 thuế GTGT 10% với số tiền thuế 2.200.000 chưa thanh toán tiền hàng. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán hạch toán . Nợ TK 131 24.200.000 Có TK 511 22.000.000 Có TK 3331 2.200.000 Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn. Nợ TK 632 * 4.200 = 21.000.000 Có TK 1561 21.000.000 Ngày 15/1/2003 công ty sản xuất thương mại Thành Long trả tiền hàng bằng tiền mặt cho công ty với số tiền 12.000.000 công ty hạch toán . Nợ TK 1111 12.000.000 Có TK 131 12.000.000 5.2. Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng. đối với phương thức bán hàng này công ty dõi giá vốn hàng mua bán hàng thẳng trên TK 157, như vậy trong trường hợp này công ty tổ chức gởi hàng đi bán thì việc theo dõi của kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn vì có sự trùng lặp giữa giá vốn hàng gửi đi và hàng bán thẳng. Ngày 20/1/2003 công ty mua 5 tấn xi măng Chinfon Hải Phòng chưa nhập kho với đơn giá vốn 800.000 đ, đơn giá bán 809.000 đ và bán ngay cho công ty xuất nhập khẩu thương mại Thành Long, thuế suất 5%, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán hạch toán như sau: Hạch toán mua hàng bán thẳng. Nợ TK 157 5 tấn * 800.000 = 4.000.000 Nợ TK 1331 5 tấn * 800.000 * 5% = 200.000 Có TK 331 4.200.000 Hạch toán doanh thu bán hàng. Nợ TK 1111 4.247.000 Có TK 511 5 tấn * 809.000 = 4.045.000 Có TK 3331 5 tấn * 809.000 * 5% = 202.250 Đồng thời thanh toán giá vốn. Nợ TK 632 4.000.000 Có TK 157 4.000.000 Như vậy đối với trường hợp này để tránh khỏi sự trùng lặp giữa hàng fửi bán và hàng mua bán thẳng kế toán công ty nên chi tiết TK 157 để theo dõi mua hàng bán thẳng và hàng gửi bán. 5.3. Trường hợp bán hàng có phát sinh chiết khấu giảm giá. Do công ty có nhiều khách hàng thường xuyên mua hàng hoá với khối lượng lớn nên để thu hút khách hàng công ty đã có quy định chính sách chiết khấu, giảm giá cho khách hàng tỷ lệ % nhất định trên doanh số mua chưa thuế của khách hàng cụ thể là: Ngày 11/1/2003 công ty bán hàng cho công ty đầu tư & phát triển nhà và công ty chấp nhận giảm giá cho đơn vị này một khoản tiền 4.575.000 đ. Đơn vị này chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán hạch toán giảm giá hàng bán như sau: Nợ TK 511 4.575.000 Có TK 131 4.575.000 Cuối kỳ kế toán kết chuyển khoản giảm giá hàng bán. Nợ TK 511 4.575.000 Có TK 532 4.575.000 Quy trình bán hàng của công ty được ghi chép vào sổ sách như sau: Từ chứng từ gốc, kế toán lên bảng bán hàng vào các sổ chi tiết công nợ và doanh thu cuối tháng tổng cộng số liệu các số trên để vào mcct và bảng kê liên quan sau đó từ NKCT và bảng kê tiến hàng ghi vào sổ cái. Bảng kê hoá đơn bán hàng. Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 C. từ Ngày Diễn giải ĐVT Số lượng Giá vốn Tiền vốn Giá bán Doanh thu 10/1 20/1 …. Xuất bán thép Ф6TN cho C.ty SXTM T.Long Xuất bán thẳng ….. Kg Tấn 5.000 5 4.200 800.000 21.000.000 4.000.000 4.400 809.000 22.000.000 4.045.000 Cộng 2.459.685 .528 36.358.592.539 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Người lập biểu Sổ chi tiết công nợ Từ ngày 1/1/2003 đến ngày31/1/2003 TK 131 “phải thu khách hàng” Mã khách: Công ty sản xuất thương mại Thành Long Sổ này được lập như sau: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số lượng Đơn giá Ngày Số 10/1 10/1 15/1 ….. Bán thép Ф6TN Thuế GTGT Thu tiền hàng …………….. 511 3331 1111 …… 22.000.000 2.200.000 12.000.000 5.000 4.400 Phát sinh nợ : 15.759.419.532 Phát sinh có : 3.416.618.604 Dư nợ cuối kỳ: 12.417.493.774 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Kế toán ghi sổ Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 TK 511 “doanh thu bán hàng” Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày số 10/1 20/1 Bán thép Ф6TN Bán 5 tấn xi măng 131 111 22.000.000 4.045.000 Phát sinh nợ : Phát sinh có : 36.358.592.539 Dư có : 36.358.593.539 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Kế toán ghi sổ Với kỳ hạch toán là quý, sổ chi tiết doanh thu lại theo dõi doanh thu bán hàng tháng. Sau khi máy tính tổng hợp số phát sinh lại thành “dư có cuối kỳ” và tiếp tục theo dõi trên “ dư có đầu kỳ” tháng sau. Cuối quý máy sẽ chuyển hết doanh thu vào TK 911 không còn số dư. Hiện tại công ty đang áp dụng máy vi tính nên việc theo dõi doanh thu từng mặt hàng là dễ dàng, cho nên công ty tổ chức sổ chi tiết doanh thu từng mặt hàng trên cơ sở theo dõi các khoản giảm trừ để đảm bảo cung cấp thông tin về doanh thu một cách chính xác và giúp cho nhà quản lý tự nắm bắt được doanh thu của từng mặt hàng từ các sổ chi tiểt trên, kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ số 10 TK 511 “doanh thu bán hàng” Ngày Có TK 532 Có TK 911 Cộng phát sinh nợ Nợ TK 111 Nợ TK 131 Cộng phát sinh có 10/1/2003 20/1/2003 ……… …..… ……… ……........ 46.095.000 4.045.000 …………. 22.000.000 98.651.000 ………… 358.592.539 762.841.200 ……………. Tổng cộng 530.407.081 31.369.013.577 36.358.592.539 Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm Kế toán trưởng Sổ cái: TK 511 Dư nợ đầu kỳ: Dư có đầu kỳ: TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 532 911 …………… Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có 36.358.593.539 36.358.592.539 Kế toán ghi sổ Ngày….tháng…năm…. (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Nhật ký chứng từ số 10 Ghi có TK 131 Khách Dư nợ đầu kỳ Nợ TK 111 Nợ TK 532 Cộng phát sinh có Công ty SXTM T.Long Công ty ĐT& PT nhà 74.692.846 97.386.824 43.560.000 25.450.000 4.575.000 3.416.618.604 1.697.418.902 Tổng cộng 5.116.190.522 110.199.522 8.688.951 12.416.191.822 Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Có TK 3331 Có TK 511 Cộng phát sinh nợ Dư nợ cuối kỳ 74.971.692 47.478.984 15.200.830.587 1.475.775.644 15.759.419.532 1.637.228.158 12.417.493.774 3.037.196.080 1.567.752.317 31.369.013.577 35.264.979.623 27.964.978.323 Thủ trưởng đơn vị Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm… Kế toán trưởng Nhật ký chứng từ số 10 TK 632 Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Ngày Có TK 1561 Có TK 157 Cộng phát sinh nợ Nợ TK 331 Cộng phát sinh có Dư nợ cuối kỳ 10/1 20/1 31/1 221.890.000 534.683.0 00 14.406.859.325 1.898.523.860 10.095.000 10.095.000 14.406.859.325 1.898.523.860 10.095.000 Tổng 5.780.334.383 12.141.363.306 24.596.895.528 10.095.000 10.095.000 24.586.800.528 Thủ trưởng đơn vị Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm Kế toán trưởng Sổ cái: TK 131 Dư nợ đầu kỳ:5.116.190.522 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 3331 511 …………… 1.567.752.317 31.369.013.577 ………… ………… …………. …………. ………… ………… ……… ……… Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có 35.264.979.623 12.416.191.822 27.964.978.323 …………….. Kế toán ghi sổ Ngày….tháng…năm…. (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Sổ cái: TK 632 Dư nợ đầu kỳ: Dư có đầu kỳ: TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 1561 157 …………… 5.780.334.383 12.141.363.306 ………… ………… …………. …………. ………… ………… ……… ……… Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ Dư có 24.596.896.528 10.095.000 24.586.800.528 Kế toán ghi sổ Ngày….tháng…năm…. (Ký, họ tên) Kế toán trưởng iII. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNG TY. 1. Hạch toán chi tiết tồn kho. Trong các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung nói riêng hàng hoá dự trữ là lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên và liên tục. Vốn hàng hoá dự trữ chiếm tỷ trọng lớn trong số vốn lưu động của doanh nghiệp. Do vậy xác định dự trữ ở kho hàng một cách hợp lý là một trong những nhiệm vụ của công ty, việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. 1.1.Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Đối chiếu. 1.2.Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho. + Trình tự ghi chép ở kho. Tại kho thủ quỹ lập thẻ kho cho từng loại hàng hoá cụ thể, hàng ngày từ các phiếu nhập kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất cuối ngày tính ra số tiền kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho với hàng hoá con trong kho. Hàng nhày hoặc tính định kỳ 3 – 5 ngày thủ kho chuyển tonà bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán công ty. + Trình tự ghi chép ở bộ phận kế toán. Phòng kế toán mở sổ chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá tương ứng với thẻ kho để phản ánh cả số lượng và giá trị của hàng hoá. Căn cứ vào các chứng từ thủ kho chuyển lên kế toán tiến hàng kiểm tra chứng từ đối chiếu vào chứng từ nhập - xuất kho với các chứng từ liên quan và kế toán tiến hành ghi vào các nghiệp vụ nhập xuất , vào các sổ chi tiết của từng mặt hàng cụ thể. Cuối tháng, sau khi tính tổng số nhập - xuất, tồn kho cho từng mặt hàng trên cơ sở chi tiết kế toán tiến hành đối chiếu với thẻ kho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất tồn của văn phòng công ty. Sau đó căn cứ vào bảng nhập - xuất - tồn hàng hoá của đơn vị trực thuộc gửi lên kết hợp với bảng nhập - xuất - tồn của công ty. Kế toán tiến hành lập bảng nhập – xuất - tồn của toàn công ty. Để phản ánh tình hình hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho ta lấy một số nghiệp vụ phát sinh minh hoạ sau: Sổ chi tiết mặt hàng thép tròn đốt D12 VPS.3850 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Kho K01 kho nước mặn Tồn đầu kỳ: 146.815.500 Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất D12VPS3850 Thép tròn đốt D12VPS3850 Tồn đầu kỳTồn trong kỳ Tồn cuối kỳ 37.645 23.045 14.600 5/1 1771 11/1 1772 20/1 1727 Xuất bán kèm hoá đơn NB6930 Xuất bán kèm hoá đơn NB6936 Xuất bán kèm hoá đơn NB8563 5.965 1.230 4.940 3.900 3.900 3.900 23.263.000 4.797.000 19.266.000 SL nhập SL xuất Tồn cuối 14.600 56.940.000 89.875.000 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Người lập biểu BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Kho K01 kho nước mặn Mã vật tư Vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ SL Giá trị XD385 D32VP385 T6VP3930 43381 ……….. Thép tròn đốt D12 Thép tròn đốt D32 Thép tròn trơn D6 Thép tấm 4 ly …………….. Kg Kg Kg Kg …. 37.645 22.680 2.875 4.960 ……… 146.815.500 87.329.935 11.301.501 16.772.240 …………… Tổng Có TKộng 3.299.215.290 Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị 18.040 13.425 4.804 ……. 69.454.000 52.760.250 16.242.324 ………. 14.600 19.715 8.475 6.790 ……. 56.940.000 75.902.750 33.306.750 22.956.990 …………. 23.045 21.005 7.825 2.974 ………. 89.875.500 80.881.185 30.755.001 10.057.574 ………… 3.480.559.100 5.781.190.688 998.583.707 2. Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hoá tại công ty. 2.1. Tổ chức kiểm kê hàng hoá tại công ty. Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là kim khí. Đây là những mặt hàng có giá trị lớn, lại mang tính thời sự do đó lượng dự trữ các mặt hàng này tại các kho để phục vụ cho hoạt động kinh doanh được liên tục vào các mùa trong năm là tương đối nhiều. Hàng hoá trong kho vẫn được bảo quản và đảm bảo về số lượng, vậy công tác kiểm kê là việc làm rất cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số lượng hiện còn tại kho với thẻ kho hàng hoá cũng như phát hiện ta hàng hoá thiếu hụt, hư hỏng để dễ xử lý kịp thời. Để theo dõi có bao nhiêu hàng xuất bán trong tháng, công ty quy định cứ 15 ngày thì thủ kho sẽ kiểm kê kho hàng và viết báo cáo kho hàng để công ty có thể theo dõi hàng tồn kho và tiến độ bán hàng, đồng thời giúp cho ban lãnh đạo công ty có thể đưa ra quyết định sẽ nhập bao nhiêu mặt hàng trong tháng tới. Việc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành vào cuối quý, ban kiểm kê do giám đốc công ty cử mỗi phòng ban 1 người. Sau khi kiểm kê hàng hoá thủ kho sẽ lập bảng kiểm kê hàng hoá tồn kho, biên bản này được lập thành 2 bản, thủ kho giữ 1 bản và thủ kho giữ 1 bản. Các tổ kiểm kê phải có nhiệm vụ xác nhận số lượng hàng hoá thực tế so với sổ sách để xác định hàng hoá thiếu hụt ghi vào các biên bản kiểm kê này.  2.2. Hạch toán kiểm kê tại công ty. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Số liệu được thực hiện > số liệu trên sổ kế toán. Căn cứ vào biên bản kiểm kê nếu hội đồng kiểm kê chưa kịp thời xử lý thì kế toán hạch toán. Nợ TK 156 ( 1561 ) Có TK 3381 Nếu hội đồng kiểm kê xử lý thì hạch toán giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561) Có TK 641 Trường hợp kiểm kê phát hiện hàng thiếu> Số kiệu trên thực tế kiểm kê < số liệu trên sổ sách kế toán thì ghi như sau: Nếu lỗi do khách quan thì hạch toán. Nợ TK 641 “giá trị hàng thiếu” Có TK 156 (1561) Nếu lỗi do cố ý thì bắt bồi thường, kế toán ghi. Nợ TK 1388 “số tiền phải bồi thường” Có TK 156 (1561) giá vốn hàng thiếu. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG. I. NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NÓI CHUNG TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG. Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung là một doanh nghiệp nhà nước. Để thống nhất trong việc chỉ đạo quản lý kinh doanh công ty đã áp dụng cơ chế quản lý về tài chính, về vấn đề cấp vốn cho các chi nhánh trực thuộc, công ty căn cứ vào phạm vi hoạt động và quy mô kinh doanh của các chi nhánh đó để cấp vốn. Mặt khác, để mỗi chi nhánh có thể chủ động trong việc kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính nên tại các chi nhánh trực thuộc có tổ chức kế toán riêng. Mỗi khi chi nhánh có tổ chức kế toán làm nhiệm vụ ghi chép, hạch toán ban đầu, thu nhập kiểm tra và hạch toán kết quả tiêu thụ tại chi nhánh. Cuối tháng, các chi nhánh gửi toàn bộ các chứng từ mua bán và các giấy tờ có kiên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hoá cho công ty làm cơ sở để công ty xác định kết quả eieu thụ, hàng tồn kho còn lại trong kỳ và lập báo cáo hoạt động kinh doanh. Đây là hình thức kế toán nữa tập trung nữa phân tán mà ci đang áp dụng với hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các chi nhánh chủ động trong quá trình kinh doanh của mình , hơn nữa giữa các công ty và chi nhánh vào cuối tháng, cuối quý đều kiểm tra đối chiếu sổ sách với nhau nên dể phát hiện trong quá trình hạch toán có bút toán sai. Trong quá trình thực hiện công tác kế toán, công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản, các sổ sách chứng từ theo quy định của bộ tài chính. Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản mới vào thực tế, không rập khuôn theo lý thuyết và có những cải tiến về sổ sách, vận dụng tài khoản phù hợp với thình hình thực tế của đơn vị mình. Như đã trình bày ở phần trước, hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức NKCT nó phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là một doanh nghiệp thương mại buôn bán lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều. Đội ngũ kế toán tại công ty nhìn chung có trình độ tương đối cao đồng đều và công ty luôn có những khoá học bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ. Hiện nay, phòng kế toán của công ty gồm 15 người, một đội ngũ kế toán khá hùng mạnh, mỗi kế toán viên được phân công trách nhiệm theo dõi một sổ tài khoản nhất định, thường xuyên theo dõi lẫn nhau. Ngoài ta mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành khác chẳng hạn như kế toán mua hàng kiêm kế toán hang tồn kho và công nợ phải trả. Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ phải thu…với cách bố trí này công việc kế toán đã tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. Đỗi với công tác kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá, công ty đã dựa vào tình hình thực tế trên thị trường và thực lực hiện có của mình để tổ chức xông tác này một cách rất khoa học. Việc theo dõi hàng mua, hàng bán và hàng tồn kho được các kế toán viên phụ trách các phân hành khác nhau dảm nhận và kiêm nhiệm , thường xuyên đối chiếu lẫn nhau. Điều này giúp cho ban lãnh đạo công ty dễ theo dõi số kiệu chính xác về lượng hàng hoá luân chuyển trong kỳ khi yêu cầu. Đối với hàng bán, kế toán theo dõi lượng hàng bán ra và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Kế toán kho hàng cũng ghi vào thẻ kho khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Cuối kỳ căn cứ vào lượng hàng hoá còn tồn đầu kỳ, hàng mua trong kỳ và hàng bán ra kế toán sẽ xác định được lượng hàng hoá còn tồn kho. Cuối mỗi quý, công ty sẽ tiến hành kiểm kê kho hàng vào số liệu trên sổ sách để kiểm kê hàng hoá thực tế trong kho. Phương pháp theo dõi sự lưu chuyển hàng hoá của công ty như vậy rất chặt chẽ và khoa học. Các kế toán viên có thể đối chiếu số liệu với nhau một cách khớp đúng và dể dàng. Bên cạnh đó phòng kế toán cũng kết với phòng kinh doanh để theo dõi hàng hoá lưu chuyển trong kỳ để có thể lập kế hoạch cho kỳ sau. Ngày nay, với sự phát triể của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin, việc trang bị máy vi tính trong việc xử lý trông tinh kế toán giảm nhẹ phần việc tính toán, ghi chép thủ công. Hiện nay, phòng kế toán của công ty đã áp dụng kế toán bằng máy do đó việc xử lý thông tinh rất nhanh, việc cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Điều này tương ứng với khả năng của công ty là một doanh nghiệp buôn bán lớn. Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm trên công ty còn một số nhược điểm sau: Trong việc quản lý chi phí mua hàng công ty còn hàng hoá chi phí mua của tất cả các mặt hàng. Điều này gây trở ngại cho việc trích nguồn vốn hàng xuất bán và quản lý chi phí của từng loại mặt hàng. Công ty có các đơn vị phụ thuộc thực hiện hạch toán kế toán độc lập. Cuối quý các đơn vị gửi báo cáo kế toán kên phòng kế toán công ty để kế toán công ty tổng hợp số kiệu. Vì vậy, đôi lúc việc lập báo cáo kế toán của công ty diễn ra chậm, trễ nãi, thiếu sót do các đơn vị trực thuộc gửi báo cáp kế toán không đúng thời hạn quy định. II. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ CỦA CÔNG TY. Trong doanh nghiệp thương mại, mua bán hàng hoá vấn đề miếm dụng vốn lẫn nhau là một yếu tố khách quan.Thông thường những đơn vị thiếu vốn thường đi chiệm dụng của đơn vị khác để hoạt động, tuy nhiên không hẳn đơn vị nào cũng vậy. Đối với các đơn vị có đủ vốn kinh doanh vẩn xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Trong quan hệ mua bán không phải lúc nào bên mua cũng sẵn tiền để thanh toán cho bên cung cấp, do đó các bên mua thường mua bán chịu lẫn nhau trong thời hạn nhất định. Từ đó đối với công ty tồn tại các khoản phải thu, phải trả là tất yếu. Căn cứ vào sô liệu trong bảng CĐKT ngày 31/12/2002 ta có bảng phân tích tình hình công nợ như sau: Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch Các khoản phải thu Các khoản phải trả Nợ dài hạn Nợ ngắn hạn 89.444.252.759 112.668.556.474 5.580.000.000 107.088.556.474 113.714.552.210 196.526.536.112 4.620.000.000 191.906.536.112 24.270.299.451 83.857.979.638 96.000.000 83.953.979.638 Qua số liệu ở bảng phân tích trên cho ta thấy các khoản phải thu của công ty cuối năm tăng so với đầu năm là:24.270.299.451 đ. Điều này chứng tỏ công ty đã bị bên ngoài chiếm dụng vốn tăng lên và tình hình các khoản phải thu của công ty vào cuối năm vẫn còn cao. Như vậy, để giảm bớt các khoản phải thu tránh bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn thi công ty nên thanh toán sớm như chiết khấu, giảm giám, khuyến mãi…Đối với các khoản phải trả của công ty bao gồm nợ dài hạn và nhắn hạn, khoản phải trả của công ty vào cuối năm cũng đã tăng lên là: 83.857.979.638 đ. Điều này cho thấy công ty đã làm ăn có phần giảm hiệu quả nên đã làm tăng khoản nợ của mình nhưng công ty cũng đã cố gắng làm giảm được khoản nợ dài hạn. Do đó cũng có phần làm giảm lãi đối với khoản nợ này. So với các khoản vay dài hạn thì khoản vay ngắn hạn của công ty rất lớn, cho thấy công ty đã phát triển vốn bằng nguồn vay ngắn hạn để mở rộng quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, các khoản nựo này của công ty khoong có khoản nào là quá hạn, do đó việc công ty đi chiếm dụng vốn của công ty là hợp lý, hợp pháp. Phân tích tình hình công nợ chỉ giúp cho người sử dụng thông tin biết được các khoản phải thu và phải trả của công ty chứ không thể kết luận tình hình tài chính của công ty thì chúng ta phải xem xét ở nhiều khía cạnh như khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ, hệ số tự tài trợ, tốc độ lưu chuyển vốn lưu động. III. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY. Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty và phù hợp với cái chung nhất của các doanh nghiệp thương mại kết hợp với những kiến thức cơ bản trong thực tập, theo em cần hoàn thiện một số vấn đề hạch toán lưu chuyển hàng hoá như sau: 1. Tăng cường công tác hạch toán ở đơn vị cơ sở. Chúng ta đã biết một quy chế chi phí phát huy tác dụng khi nó được thực hiện một cách nghiêm túc. Do đó mà việc kiểm tra giám sát, theo dõi quá trình ghi chép hạch toán phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hoá ở các đơn vị phụ thuộc để báo cáo tình hình lưu chuyển hàng hoá cũng như tình hình hoạt động kinh doanh được nhanh chóng, kịp thời vào cuối kỳ. Đồng thời vào mỗi quý, định kỳ mỗi đơn vị trực thuộc cũng nên gửi báo cáo phản ánh hoạt động kinh doanh của mình, nhưng trong báo cáo phải trình bày những khó khăn, vưỡng mắc mà đơn vị đang gặp phải để cùng lãnh đạo công ty tìm ra phương hướng giải quyết tốt nhất nhằm giúp cho các đơn vị phụ thuộc hoạt động kinh doanh tốt hơn. Để đảm bảo tốt quy chế tài chính, như quy chế quản lý hàng tồn kho cũng như có thể quản lý chặt chẽ hơn tình hình hoạt động của các đơn vị cơ sở, phòng kế toán công ty phải thường xuyên theo dõi chặt chẽ, sát sao tình hình tồn kho và công nợ của các đơn vị cơ sở không những trên sổ sách mà cả trên thực tế, đặc biệt là tình hình sử dụng vốn, tình hình thực hiện các phương án kinh doanh. Lãnh đạo công ty phải có sự chỉ đạo thống nhất, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban tham mưu, cũng như các công ty với các đơn vị trực thuộc, phải nhanh chóng kiên quyết trong việc triển khai các hoạt động kinh doanh đồng thời cũng linh hoạt, mềm dẻo khi giải quyết các tình huống. 2. Hoàn thiện về kế toán mua hàng. 2.1.Xây dựng tài khoản kế toán mua hàng chi tiết. Do chương trình xử lý phân bổ hàng mua bán thẳng có sự trùng lặp, công ty đã sử dụng tài khoản 157 là tài khoản trung gian để theo dõi giá trị hàng mua bán thẳng. tuy nhiên theo quy định hiện hành của ban tổ chức thì TK157 là tài khoản theo dõi giá trị hàng gửi đi bán, nhờ bán…chưa được thanh toán, trong khi đó hàng gửi đi bán chưa được chấp nhận thanh toán và không có số dư cuối kỳ. Nhằm phân biệt và cung cấp thông tin chính xác về giá trị của 2 hình thức bán hàng này theo em công ty nên tổ chức tài khoản chi tiết. TK1571 tài khoản theo dõi giá trị hàng gửi đi bán. TK 1572 tài khoản theo dõi giá trị hàng mua bán thẳng. Kết cấu của TK 1571 “hàng gửi đi bán” như quy định hiện nay nghĩa là theo dõi giá trị hàng gửi đi bán, bên có theo dõi giá trị hàng hoá đã được chấp nhận thanh toán, tài khoản này có số ghi nợ cuối kỳ phản ánh giá trị hàng gửi đi bán chưa được chấp nhận thanh toán. TK 1572 “hàng mua bán thẳng” có kết cấu bên nợ theo dõi giá trị hàng mua chuyển đi bán thẳng và bên có theo dõi giá trị hàng bán thẳng. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. 2.2.Về chi phí mua hàng. Ngoài số tiền mua hàng công ty còn phải bỏ ra một số chi phí để mua hàng, như chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho, thuê bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá …hiện nay công ty theo dõi chi phí cho tất cả các loại hàng hoá, chứ không theo dõi chi tiết cho từng loại hàng, bởi vì có một số mặt hàng chi phí mua cao như mặt hàng xe, hàng nhập khẩu…cũng được tính chung với các mặt hàng có chi phí thấp. Để theo dõi chi phí mua hàng cho từng mặt hàng, công ty nên lập sổ chi tiết mua hàng hoá để biết được mẫu mặt hàng có chi phí mua là bao nhiêu, từ đó có thể cung cấp thông tin cho quản lý chi phí và lập kế hoạch chi phí. Mẫu sổ chi tiết chi phí mua hàng có thể được thiết kế như sau: Ngày tháng ghi sản xuấtổ Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Tổng số tiền Ghi nợ TK 1562 Số Ngày Số dư đầu kỳ Cộng PS nợ Số dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày….tháng….năm… (Ký, họ tên) (ký, họ tên) 3. Hoàn thiện kế toán bán hàng. Hiện nay tại công ty đang tổ chức sổ chi tiết doanh thu nội bộ để theo dõi doanh thu của công ty. Để có thể cung cấp thông tin một cách chi tiết doanh thu từng mặt hàng để các nhà quản trị có chính sách thích hợp, cũng như để kế toán theo dõi việc chuyển số liệu và nhật ký chứng từ số 10. Theo em công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng thay sổ chi tiết doanh thu. SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Đối tượng: Thép tấm 4 ly Mã hàng: TAM 4 Từ ngày……đến ngày…….. Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Thuế GTGT Doanh thu Giảm giá 532 131 111 112 Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng phát sinh: Doanh thu thuần = Doanh thu - Giảm giá Giá vốn hàng bán Lãi gộp Sổ chi tiết bán hàng này theo dõi hàng bán ra ngoài và bán nội bộ, trong đó sổ chi tiết bán hàng nội bộ được xây dựng cột “1386” thay cho cột “131” như sổ chi tiết bán hàng này. Sổ chi tiết bán hàng mở cho từng mặt hàng, công ty có bao nhiêu mặt hàng thì lập bấy nhiêu sổ bán hàng, phản ánh đầy đủ doanh thu thuế ( thuế GTGT ) các khoản giảm giá ( nếu có ) máy sẽ xử lý đưa dữ liệu cần thiết vào sổ chi tiết bán hàng. Cuối tháng máy tổng hợp số phát sinh phản ánh doanh thu thuần, phản ánh nguồn vốn của mặt hàng và tính ra lãi gộp, với: Chỉ tiêu lãi gộp = chỉ tiêu doanh thu thuần - chỉ tiêu giá vốn hàng bán. 4. Lựa chọn hình thức kế toán thích hợp. Ngày nay trong xu thế tiến tới hiện đại hoá công tác quản lý, việc đưa kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán đã bước đầu hình thành và phát triển. Ở công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, với hình thức này nó tối ưu với hoạt động kế toán bằng thủ công. Tuy nhiên nếu chuyển sang kế toán bằng máy thì việc áp dụng hình thức này là không hiệu quả. Để thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán, công ty nên chuyển từ nhật ký chứng từ sang nhật ký chung. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối ứng Trình tự ghi nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì cùng với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp các đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào sổ cái cuối tháng, cuối quý, xuối năm, cộng số liệu trên sổ cái , lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp trùng với số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ sổ cái, thẻ chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 5. Một số suy nghĩ về phương thức bán hàng để đẩy mạnh công tác bán hàng tại công ty. Phương thức bán hàng của công ty là theo kiểu mua đứt bán đoạn, công ty mua hàng về nhập kho rồi bán lại cho khách hàng. Cơ cấu tổ chức bán hàng của công ty được tổ chức theo cơ cấu hàng hoá nhằm tận dụng cả hướng chuyên môn hoá theo khách hàng hoặc theo sản phẩm một cách hiệu quả nhất, tận dụng những lợi điểm về quản lý của loại tổ chức theo đại lý. Song nền kinh tế thị trường đang ngày càng có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một phương thức bán hàng phù hợp với cả vi mô và vĩ mô. Ở Đà Nẵng nói riêng và ở Việt Nam nói chung, tầng lớp dân cư có thu nhập trung bình chiếm đại đa số, do đó phương thức bán hàng trả góp vừa giúp cho người dân đáp ứng nhu cầu tiêu dùng một số mặt hàng thiết yếu, đồng thời cũng giúp cho công ty có thêm khách hàng mới và đẩy mạnh tốc độ bán hàng. Có thể nói tầng lớp dân cư có thu nhập trung bình là một thị trường đầy hứa hẹn và chiếm đại đa số ở Việt Nam, do đó phương thức bán hàng trả góp cũng là một phương pháp để xâm nhập và chiếm lĩnh thị trường này. Tuy nhiên cũng cần có những biện pháp theo dõi khách hàng nhằm tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra. Ngoài ra còn có một số biện pháp mang tính định tính để đẩy mạnh tiêu thụ như sau: Nói về khía cạnh của người tiêu dùng thì bất cứ một khách hàng nào cũng cần có thông tin về hàng hoá, dịch vụ hay một giá cả thích hợp về mặt hàng mà họ sẽ mua. Vì vậy công ty cần có một số biện pháp đẩy mạnh công tác tiêu thụ đối với hàng hoá dịch vụ của mình. Đối với sản phẩm mà nhà máy cán thép Miền Trung hiện nay mục tiêu giảm giá thành để đẩy mạnh tiêu thụ nhằm nâng cao lợi nhuận là một việc làm không đơn giản và đòi hỏi phải có một thời gian dài, bởi việc làm này liên quan đến một số máy móc thiết bị, liên quan đến việc đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên và tuyển nhận thêm cán bộ kỹ thuật. Biện pháp trước mắt là đẩy mạnh khả năng tiêu thụ của nhà máy bằng cách đưa từng hình của nhà máy vào sản phẩm lên trên các báo kinh tế, thương mại…tăng cường bán hàng giới thiệu sản phẩm thông qua các cửa hàng trực thuộc nhằm giới thiệu rộng rãi với khách hàng về sản phẩm của nhà máy. Hiện nay chất lượng sản phẩm của nhà máy đã được nâng cao với những biện pháp này công ty có thể đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá trong thời gian tới. Đối với khách sạn Phương Nam hoạt động bình thường không có lãi, nhiệm vụ của đơn vị này là phục vụ cho nội bộ công ty, do vậy đối với khách hàng bên ngoài công ty có thể giảm giá để đẩy mạnh tiêu thụ sao cho bù đắp các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị. Trên đây là những suy nghĩ để tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và làm thế nào để thúc đẩy quá trình lưu chuyển hàng hoá nhanh chóng và hiệu quả. Với trình độ còn hạn chế chắc chắn không tránh khỏi những điểm sai lệch, rất mong nhận được sự chỉ bảo của các Cô Chú, Anh Chị trong phòng kế toán tại Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung. KẾT LUẬN Ï&Ð Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công tác kế toán đóng vai trò rất quan trọng, ngoài sự theo dõi tình hình hoạt động của các đối tượng, tính kết quả hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho các nhà quản trị. Do vậy việc tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị là hết sức cần thiết. Trong quá trình thực tập tại Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung vận dụng được lý luận khoa học được trang bị ở nhà trường vào thực tế. Em thấy việc lưu chuyển hàng hoá rất quan trọng và phức tạp. Nó là căn cứ để đánh giá kết quả của quá trình kinh doanh. Đồng thời việc hạch toán tốt lưu chuyển hàng hoá sẽ giúp thông tin kịp thời về tình hình biến động của hàng hoá để có hướng cung ứng, dự trữ hàng hoá cho phù hợp, giúp cho việc sử dụng hợp lý và có hiệu quả vốn lưu động. Qua sự tìm hiểu đã giúp em trang bị thêm kiến thức thực tiễn cũng như vận dụng kiến thức đã học vào công tác kế toán ở công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự tận tình hướng dẫn của thầy NGUYỄN TRUNG LẬP cùng tất cả các Cô Chú, Anh Chị ở Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Sinh viên thực hiện NGUYỄN THỊ HẢO Nhận xét của giảng viên hướng dẫn Nhận xét của cơ quan thực tập MỤC LỤC Trang Lời nói đầu PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. NỘI DUNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ 2 1. Khái niệm lưu chuyển hàng hoá 2 2. Phân loại lưu chuyển hàng hoá 2 3. Nội dung của lưu chuyển hàng hoá 2 4. ý nghĩa của lưu chuyển hàng hoá 3 5. Nhiệm vụ của lưu chuyển hàng hoá 3 II. CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO VÀ TÍNH GIÁ HÀNG HOÁ 3 1.Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho 3 2. Phương pháp tính giá 3 III. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 5 1. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng 5 2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng 8 3. Hạch toán hàng tồn kho 13 PHẦN II. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG A> ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG 17 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIÊN 17 II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ 18 1. Nội dung hoạt động kinh doanh tại công ty 18 2. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh 18 3. Đặc điểm nguồn hàng của công ty 18 4. Đặc điểm mạng lưới kinh doanh 18 5. Đặc điểm về hoạt động sản xuất của công ty 19 III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG 20 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty 20 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban giám đốc và các phòng ban chức năng, các chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc 21 IV. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 22 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 22 2. Chức năng nhiêm vụ 22 3. Tình hình kế toán áp dụng tại công ty 23 B. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG 24 I. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG 24 1. Phương thức mua hàng 24 2. Sổ sách kế toán 24 3. Tình hình hạch toán 24 4. Hạch toán mua hàng tại công ty 25 II. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 31 1. Phương thức bán hàng, chứng tư hạch toán 31 2. Phương thức hạch toán tiền hàng 31 3. Trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách nghi chép 31 4. Phương pháp tính giá xuất kho tại công ty 32 5. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty 32 III. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG HOÁ TỒN KHO TẠI CÔNG TY 37 1. Hạch toán chi tiết tồn kho 37 2. Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hoá tại công ty 39 PHẦN III. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP Ý GÓP PHẦN HOÀN THIÊN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG I. NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN NÓI CHUNG TẠI CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG 42 II. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ CỦA CÔNG TY 43 III. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY 44 Tăng cường công tác hạch toán ở đơn vị cơ sở 44 Hoàn thiện về kế toán mua hàng. 44 Hoàn thiện kế toán bán hàng. 45 Lựa chọn hình thức kế toán thích hợp. 46 Một số suy nghĩ về phương thức bán hàng để đẩy mạnh công tác bán hàng tại công ty. 47 Kết luận LỜI NÓI ĐẦU Ï&Ð B ên cạnh những doanh nghiệp sản xuất, những doanh nghiệp thương mại cũng giữ một vai trò không kém phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế như hiện nay thì hoạt động thương mại diễn ra mọi lúc, mọi nơi, giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau hay giữa các doanh nghiệp nước này với nước khác. Hoạt động thương mại diễn ra mạnh mẽ đã kích thích thị hiếu của người tiêu dùng là hoạt động thúc đẩy sản xuất phát triển . Lưu chuyển hàng hoá là một hoạt động kinh doanh cơ bản của các doanh nghiệp thương mại và đây cũng là mối quan tâm của những nhà quản trị của cac doanh nghiệp này. Lưu chuyển hàng hoá nhanh thì tốc độ quay vòng của đồng vốn nhanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, mở rộng quy mô kinh doanh. Xuât phát từ ý nghĩa đó và muốn đi sâu tim hiểu vấn đề này, với tình hình thực tế của công ty Kim Khí và Vật Tư Tổng Hợp Miên Trung, em đã chọn đề tài “HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ VÀ VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG ” để trình bày trong chuyên đề thực tập của mình. Do thời gian thực tập có hạn và kiến thức có nhiều hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi sai sót. Rất mong nhận đuợc ý kiến đóng góp của các anh chị phòng kế toán công ty, quý thầy cô và bạn bè. Cuối cùng em xin cân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của thầy NGUYỄN TRUNG LẬP và các anh chị phòng kế toán đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Đà Nẵng tháng 5 năm 2004 Sinh viên thực hiện NGUYỄNTHỊ HẢO Nhận xét về trường và khoa Từ năm 2000, khi em bước vào trường nhìn chung cơ sở vật chất của trường còn thấp, trang thiết bị học tập chưa đầy đủ. đội ngũ giảng viên chưa đông, chưa đủ về trình độ chưa cao. Chế độ quản lý sinh viên chưa chặt chẽ... Nhưng một vài năm trở lại đây theo em nhận thấy cơ sở hạ tầng của trường đã phát triển, đáp ứng nhu cầu giảng dạy, đội ngũ giảng viên thì đông đủ, trình độ giảng dạy được nâng cao chất lượng. Trang thiết bị học tập đáp ứng được nhu cầu của sinh viên và theo kịp thời đại. Chế độ quản lý sinh viên chặt chẽ hơn, nghiêm túc hơn trong việc thi cử. Tuy nhiên với ưu điểm như vậy trường còn có một số nhược điểm như sau : - Theo em nghĩ trường phải tạo điều kiện xây dựng một sân chơi giúp sinh viên thư giãn sau những giờ học căng thẳng. - Nên có một ký túc xá giúp sinh viên ở xa nhà có nơi ăn chốn ở để học tập tốt hơn. - Trường không nên bố trí các văn phòng khoa ở tầng cao vì như thế sẽ gây khó khăn và bất tiện cho việc đi lại của sinh viên. - Các thủ tục thi lại, học lại, miễn giảm học phí thì thủ tục rất rườm rà. Nhìn chung sự phát triển của trường như vậy là đáng nói, đã phát huy được uy tín chất lượng cùng với sự tin cậy trong nước. Khoa kế toán là một trong những khoa có thể nói là vững mạnh nhất trong trường, với đội ngũ giảng viên trẻ, nănglực, có kinh nghiệm giảng dạy, năng động trong mọi lĩnh vực. Trong quá trình đạo tạo, khoa luôn luôn tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên học tập, giúp sinh viên có được những kiến thức cơ bản về ngành học của mình cũng như giải quyết một số việc đối với nữhng sinh viên gặp khó khăn trong quá trình học tập. Đồng thời bên cạnh những việc học tập căng thẳng, trường và khoa thường hay tổ chức các cuộc giao lưu văn nghệ, cắm trại nhằm giúp sinh viên thư giãn.