Đề tài Hạch toán tài sản cố định hữu hình tại công ty TNHH một thành viên Mai Linh Hội An - Quang Nam

của ngành, điều lệ, quy chế, quy định của Công ty TNHH 1 TV Mai Linh, Giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc, kế toán trưởng và các bộ phận nghiệp vụ . Phó Giám đốc - Phụ trách kinh doanh: Tham mưu về định hướng chiến lược, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh và đề xuất các định hướng kinh doanh cho Giám đốc. Trợ giúp Giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức, các nguồn lực cần thiết, trực tiếp điều hành và kiểm soát toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng kinh doanh. Lãnh đạo và phát triển nguồn nhân lực phòng kinh doanh nhằm duy trì đội ngũ nhân viên luôn đáp ứng được yêu cầu phát triển của công việc Đề xuất, triển khai và quản lý các dự án phát triển kinh doanh của công ty Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thay mặt công ty duy trì và phát triển các mối quan hệ với các đối tác kinh doanh và cơ quan đoàn thể, chính quyền địa phương. Phó Giám đốc - Phụ trách kỹ thuật: Thu nhập thông tin về kỹ thuật công nghệ và tổ chức bộ phận nghiên cứu và phát triển ứng dụng các công nghệ mới, vật liệu mới, kỹ thuật mới cho công ty Tư vấn và xét duyệt các phương án giải quyết vướng mắc, thay đổi, xử lý kỹ thuật, các phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty. Theo dõi, kiểm tra kỹ thuật của máy móc nhằm đảm bảo cho việc vận tải khách đạt chất lượng cao nhất, thoả mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng. Các phòng ban tham mưu: Phòng Tổ chức – Hành chính: Là một bộ phận nghiệp vụ của công ty, có chức năng đề xuất, giúp việc cho Ban lãnh đạo và hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra các công tác quản lý nhân sự, bảo hộ lao động, an toàn lao động, an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy, quản trị hành chính văn phòng. Phòng Kỹ thuật: Xây dựng các chương trình ứng dụng khoa học phát triển công nghệ của công ty . Chủ trì xem xét những sang kiến có giá trị làm lợi lớn hoặc có giá trị áp dụng rộng nhằm phổ biến áp dụng chung trong toàn công ty. Quản lý tài sản phục vụ kinh doanh của toàn công ty. Phòng Kế toán - Tài vụ: Có chức năng đề xuất với Ban Giám đốc về công tác quản lý tài chính, kế toán, thống kê trong Công ty, đồng thời tiến hành lập, lưu trữ, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực Tài chính-Kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể: Tham mưu cho Giám đốc và HĐQT thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính -kế toán, tổ chức phổ biến và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thi hành kịp thời các quy định về tài chính của Nhà nước và cấp trên. Quan hệ với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan hữu quan để thực hiện công tác tài chính -kế toán theo quy định của pháp luật. Quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hoá, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu-chi tài chính, báo cáo quyết toán, kiểm tra thường xuyên hoạt động kế toán của các bộ phận, nắm bắt tình hình kinh doanh của Công ty từ đó lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài Công ty . Tổ chức thanh toán mua bán hàng hoá nhanh chóng và thu hồi công nợ, tăng nhanh vòng quay vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, bảo mật các số liệu. Chịu trách nhiệm chung về hiệu suất làm việc của Phòng và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về hệ thống tài chính - kế toán tại công ty. Phòng kế hoạch - kinh doanh: Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh của công ty. Tổng hợp tài liệu từ các phòng có liên quan, xem xét có nên đầu tư mua mới, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Lập dự toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh - Tiếp thị: Có nhiệm vụ marketing đến với khách hàng, lập kế hoạch quảng bá thương hiệu tại vùng miền, lập kế hoạch, thực hiện chính sách khuyến mãi đến với khách hàng, các đối tác kinh doanh để đảm bảo giữ nguồn khách ổn định và khai thác các nguồn khách mới. 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1.4.1. Tổ chức và sơ đồ bộ máy kế toán Công ty TNHH một thành viên Mai Linh là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, có quy mô vừa nên bộ máy kế toán của công ty tương đối gọn nhẹ, phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ & CCDC Kế toán CPSX & tính giá thành Thủ quỹ Kế toán thanh toán 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phần hành kế toán Kế toán trưởng: Là người chủ chốt của phòng kế toán, có quyền và trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong công ty. Là người trợ lý chính cho ban Giám đốc trong việc đưa ra các quyết định về sản xuất kinh doanh, tham gia vào việc lập các phương án kinh doanh. Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm tổng hợp các số liệu, tổng hợp các chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trên cơ sở của các nhân viên kế toán. Đồng thời kế toán tổng hợp phải cùng với kế toán trưởng giải quyết các công việc của phòng kế toán và lập báo cáo tài chính định kỳ. Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm theo dõi việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, xác định tồn quỹ hợp lý, lập báo cáo tiền mặt, thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên. Kế toán TSCĐ và CCDC: Theo dõi, giám sát việc bảo quản, sử dụng máy móc thiết bị xuất-nhập-tồn, hao hụt vật tư hàng hóa, chuẩn bị số liệu phục vụ kiểm kê và tính toán xác định kết quả kiểm kê tài sản của công ty. + Tổ chức thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, cung cấp số liệu, báo cáo công việc về TSCĐ vật tư hàng hóa. + Mua TSCĐ cũng như vật tư để đáp ứng nhu cầu sản xuất cũng như chất lượng và giá cả cho phù hợp Kế toán CPSX và tính giá thành: tập hợp CPSX như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. Tính giá thành của từng sản phẩm. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm tiền mặt tại quỹ, thực hiện nhiệm vụ thu chi, lập báo cáo quỹ. 1.4.3 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, chưa sử dụng hình thức kế toán máy, với hình thức này kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập căn cứ trên các chứng từ gốc. Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký Chứng từ - Ghi sổ CTGS Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Chứng từ gốc SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN-BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ Chứng từ gốc đã kiểm tra để lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đó căn cứ vào bảng tổng hợp này lập ra chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ Cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ Cái được sử dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản ". Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái của tài khoản đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. Quy trình luân chuyển chứng từ của phần hành kế toán TSCĐ a. Khi phát sinh nhu cầu về tài sản, bộ phận hành chính lập yêu cầu mua hàng hoá gửi Ban giám đốc. b. Nhận được yêu cầu, Ban GĐ tổ chức họp, căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị, căn cứ và nhu cầu đặt ra, khả năng sử dụng và hiệu quả mang lại, Ban GĐ quyết định đầu từ TSCĐ. Quyết định đầu tư gửi cho bộ phận kế toán tài chính và hành chính. c. Bộ phận kế toán và hành chính kết hợp mua hàng theo quyết định của Ban giám đốc. Kế toán hạch toán theo dõi quá trình mua hàng. d. Khi TSCĐ mua về đảm bảo các thông số kỹ thuật, yêu cầu đặt ra, sẵn sàng đưa vào sử dụng. Kế toán và hành chính thực hiện bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. e. Khi TSCĐ đã hoàn thành đưa vào sử dụng được kế toán hạch toán kết chuyển tăng TSCĐ, tính khấu hao và theo dõi về mặt giá trị trong suốt thời gian sử dụng. f. Song song với quá trình theo dõi mặt giá trị, bộ phận hành chính thực hiện quản lý, duy tu, bảo dưỡng, sữa chữa TSCĐ đảm bảo hoạt động hết công suất. g. Tài sản hết thời gian sử dụng, lỗi thời, không phù hợp với chức năng hiện tại, hai bộ phận kế toán và hành chính tổ chức thanh lý, thu hối phế liệu. Kế toán ghi giảm TSCĐ, khấu hao, báo thôi khấu hao và hạch toán giá trị thanh lý. 1.4.4 Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng a. Chế độ kế toán áp dụng: áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006; hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của bộ Tài chính. b. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam; các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang VNĐ theo tỷ giá trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh trong kỳ và do đánh giá lại số dư cuối kỳ được phản ánh vào kết quả kinh doanh trong kỳ. c. Ghi nhận và khấu hao TSCĐ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được phản ánh theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng d. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế e. Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay: Nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí đi vay Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong kỳ f. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: đươc ghi nhận khi giao hàng, khách hàng chấp nhận thanh toán và phát hành hóa đơn. Doanh thu tài chính: được ghi nhận theo lãi suất phát sinh trong kỳ g. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí tài chính Là tổng chi phí tài chính trong kỳ không bù trừ với doanh thu tài chính i. Kỳ kế toán: tháng k. Niên độ kế toán: năm II. Kế toán tăng, giảm tài sản cố định tại công ty TNHH một thành viên Mai Linh Hội An 2.1 Phân loại, đánh giá TSCĐ: 2.1.1. Phân loại TSCĐ: Để quản lý và sử dụng có hiệu quả, công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ, thực tế có nhiều cách phân loại khác nhau, nhưng tại công ty TNHH Mai Linh, công ty đã phân loại theo kết cấu TSCĐ và nguồn hình thành TSCĐ. Phân loại theo kết cấu TSCĐ, gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị, dụng cụ quản lý Phân loại theo kết cấu giúp cho việc quản lý TSCĐ về chi tiết từng loại TSCĐ, đối tượng quản lý và sử dụng từ đó có các kế hoạch đầu tư hay trang bị thêm TSCĐ phù hợp với yêu cầu sản xuất. Đvt: đồng Chỉ tiêu Giá trị % Nhà cửa, vật kiến trúc 1.100.000.000 12,61 Máy móc, thiết bị 550.000.000 6,3 Phương tiện vận tải 6.650.000.000 76,2 Thiết bị, dụng cụ quản lý 425.000.000 4,89 Tổng 8.725.000.000 100 Qua bảng số liệu ta thấy TSCĐ của công ty chủ yếu là phương tiện vận tải, chiếm 76,2%, do công ty hoạt động chưa lâu nên TSCĐ của công ty chưa thật sự lớn. Phân loại theo nguồn hình thành, gồm: Nguồn vốn tự có Nguồn vốn vay ngắn hạn, dài hạn Đvt: đồng Chỉ tiêu Giá trị % Vốn tự có 7.485.000.000 85,78 Vốn vay 1.240.000.000 14,22 Tổng 8.725.000.000 100 Tài sản của công ty được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn tự có, chiếm 85,78% , ngoài ra TSCĐ của công ty còn được hình thành từ nguồn vốn vay cũng chiếm một phần tương đối 14,22%, đây là thách thức công ty phải trả lãi vay hàng năm. 2.1.2. Đánh giá TSCĐ hữu hình Để tiến hành hạch toán và phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ, công ty cần thiết phải đánh giá TSCĐ, công ty TNHH một thành viên Mai Linh Hội An đánh giá lại nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ và tiến hành đánh giá lại khi: Có quyết định của ban Giám đốc Mua sắm mới hay cũ Thanh lý, nhượng bán 2.1.2.1. Đánh giá nguyên giá TSCĐ hữu hình Công ty tính giá theo nguyên giá và giá trị còn lại Đánh giá theo nguyên giá TSCĐ Đối với TSCĐ mua ngoài: Nguyên giá = Giá mua chưa thuế + Các chi phí liên quan Ví dụ: tháng 7/2010 công ty mua 01 ôtô 7 chỗ hiệu Inova-G, giá mua chưa thuế là 750 trđ, các chi phí liên quan như chi phí vận chuyển, chi phí chạy thử không có, như vậy nguyên giá của TSCĐ này là 750trđ. Đánh giá theo giá trị còn lại Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn lũy kế Ví dụ: Năm 2010, công ty mua lại 01 ôtô Camry, nguyên giá là 650trđ, đã sử dụng được 02 năm, đã khấu hao hết 150trđ, theo biên bản kiểm nghiệm của phòng kỹ thuật, xe còn mới 70%. Vậy, trong trường hợp này công ty tính TSCĐ theo giá trị còn lại. Giá trị còn lại = 650trđ - 150trđ = 500trđ. Công ty tiến hành ghi sổ TSCĐ này với giá trị là 500trđ. 2.2. Kế toán tăng TSCĐ 2.2.1. Kế toán chi tiết tăng TSCĐ Chứng từ và thủ tục kế toán tăng tài sản cố định hữu hình Hàng năm, công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, sau khi cân đối TSCĐ lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho năm. Kế hoạch tăng TSCĐ ở công ty chủ yếu là xe ô tô phục vụ cho việc vận chuyển khách. Khi có TSCĐ tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải có đầy đủ chứng từ gốc có liên quan như: hợp đồng mua bán tài sản, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận TSCĐ,... kèm theo đó là quyết định mua sắm của ban Giám đốc theo đề nghị của phòng kế hoạch kinh doanh Trong năm 2010, công ty tiến hành mua ô tô 7 chỗ hiệu Inova-G phục vụ vận chuyển khách căn cứ theo nhu cầu của phòng kinh doanh đã được Giám đốc công ty phê duyệt. Đơn vị: Cty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm 2010 Loại tài sản: ôtô Inova-G STT GHI TĂNG TSCĐ KHẤU HAO TSCĐ GHI GIẢM TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH Ngày tháng Tỷ lệ khấu hao (%) Mức khấu hao Số hiệu Ngày, tháng, năm A B C D E G H 1 2 3 4 I K L 01 LU/2010B 24/7/07 Ôtô 7chỗ Inova-G Nhật 8/2010 Inova-G08 577.500.000 5% 28.875.000 0 Cộng 577.500.000 28.875.000 Ngày 26 tháng 7 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Số 15/QĐHA Hội An, ngày 20 tháng 7 năm 2010 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An được Sở kế hoạch - Đầu tư tỉnh Quảng Nam phê duyệt tại quyết định số 465QĐ/KHQT ngày 15/02/2005 Căn cứ vào đề nghị mua của phòng kế hoạch kinh doanh về việc bổ sung 01 ô tô khách 07 chỗ phục vụ việc vận chuyển khách. Nay, Giám đốc công ty ra quyết định: Điều 1: Mua ô tô hiệu Inova-G Điều 2: Trích nguồn vốn khấu hao của đơn vị để tiến hành mua sắm. Điều 3: Các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều 3 - Lưu VP Công ty TNHH Hòa Lạc Địa chỉ: 311/36 đường số 6, P.9, Q.Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 7 năm 2010 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 123/HĐKT Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 9 năm 1989 của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành. Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16 tháng 01 năm 1990 của Hội đồng bộ trưởng ban hành quy định chi tiết pháp lệnh hợp đồng kinh tế. Căn cứ nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên. Hôm nay, ngày 24 tháng 7 năm 2010. Chúng tôi gồm: BÊN A (Bên bán): CÔNG TY TNHH HÒA LẠC Đại diện là: Ông Lê Hồng Thắng Chức vụ: Giám đốc công ty Địa chỉ: 311/36 đường số 6, P.9, Q.Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 08.9968385 Tài khoản: 2003201039330 ngân hàng No & PTNT TP Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0303055343 BÊN B (Bên mua): CÔNG TY TNHH 1 THÀNH VIÊN MAI LINH HỘI AN Đại diện là: Ông Trần Phước Bảy Chức vụ: Giám đốc công ty Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Điện thoại: 0510.3914914 Tài khoản: Mã số thuế: 4000123335 Cùng nhau thương lượng đi đến thống nhất, ký kết hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau: Điều 1: Nội dung, giá trị hợp đồng: Bên A nhận cung cấp cho bên B 01 ôtô Inova-G Giá trị hợp đồng: tổng chi phí thanh toán: 605.000.000đ (Sáu trăm lẻ năm triệu đồng chẵn) Điều 2: Phương thức thanh toán Tạm ứng 60% giá trị hợp đồng Thanh toán 40% giá trị hợp đồng còn lại sau khi bên A vận chuyển ôtô đến kho của bên B và chạy thử thiết bị (có biên bản giao nhận) Thanh toán bằng tiền mặt sau khi chạy thử, thời hạn thanh toán không quá 15 ngày kể từ khi hai bên thống nhất ký biên bản giao nhận Điều 3: Thời hạn, địa điểm giao nhận Thời gian giao: 05 ngày kể từ khi ký kết hợp đồng và bên A nhận được tiền tạm ứng của bên B Địa điểm: Giao hàng tại kho bên B Điều 4: Trách nhiệm của 2 bên Trách nhiệm của bên A: Đảm bảo đúng tiêu chuẩn, mẫu mã theo hợp đồng đã ký Trách nhiệm của bên B: Chịu trách nhiệm lập quyết toán, chuyển cho bên A một bản gốc làm cơ sở thanh toán, cung cấp cho bên A hóa đơn hợp pháp. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (ký, đóng dấu) (ký, đóng dấu) Hợp đồng kinh tế là cơ sở pháp lý mà hai bên ký kết trao đổi, mua bán theo khả năng và nhu cầu của hai bên. Hợp đồng là cơ sở để thanh toán và xuất hóa đơn bán hàng. Kế toán sẽ lưu hợp đồng kinh tế này làm cùng các chứng từ gốc làm cơ sở ghi sổ, thanh toán. Công ty TNHH Hòa Lạc Địa chỉ: 311/36 đường số 6, P.9, Q.Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hội An, ngày 26 tháng 7 năm 2010 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 26 tháng 7 năm 2010 Căn cứ quyết định số 15/QĐHA ngày 20 tháng 7 năm 2010 về việc bổ sung TSCĐ cho công ty Căn cứ hóa đơn số 84384 của công ty TNHH Hòa Lạc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ gồm có: Ông Lê Hồng Thắng Giám đốc công ty - Đại diện bên giao Ông Trần Phước Bảy Giám đốc công ty - Đại diện bên nhận Ông Trương Minh Tiến P.Giám đốc - Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận: Trụ sở công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An I. Nội dung: Bên B bàn giao cho bên A một ô tô theo đúng hợp đồng đã ký kết Tên, ký hiệu, quy cách TSCĐ Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng NGUYÊN GIÁ TSCĐ HAO MÒN Tài liệu kỹ thuật kèm theo Giá mua chưa thuế Chi phí vận chuyển CP chạy thử Nguyên giá Tỷ lệ % Số đã trích Xe ôtô 7 chỗ hiệu Inova-G 2010 2010 550.000.000 550.000.000 Cộng 550.000.000 (Bằng chữ: Năm trăm năm mươi triệu đồng) II. Tình trạng kỹ thuật: Mới 100% Sau thời gian chạy thử thấy máy không có sự cố, chất lượng sản phẩm đảm bảo theo yêu cầu sản xuất. Động cơ chạy tốt, không có sự cố III. Kết luận: Hội đồng thống nhất nghiệm thu và bàn giao máy cho bên B. Biên bản được lập thành sáu bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 03 (ba) bản làm cơ sở cho việc quyết toán và thanh lý hợp đồng BÊN NHẬN BÊN GIAO (ký, đóng dấu) (ký, đóng dấu) Mục đích: Biên bản giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi mua sắm được đưa vào sử dụng tại đơn vị. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi: Khi có TSCĐ mới đưa vào sử dụng, phải có biên bản bàn giao do đại diện bên giao và đại diện bên nhận cùng lập. Biên bản này được lập cho từng TSCĐ. Đối với trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng một đơn vị giao có thể lập chung 01 biên bản giao nhận TSCĐ. BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế do hội đồng Nhà nước ban hành ngày 25 tháng 9 năm 1989. Căn cứ hợp đồng kinh tế số 123/HĐKT ngày 24 tháng 7 năm 2010 ký kết giữa hai công ty Căn cứ biên bản bàn giao thiết bị đã được hai bên thống nhất và ký kết vào ngày 26 tháng 7 năm 2010 Hôm nay, tại văn phòng công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An. Đại diện hai bên thanh lý gồm: Đại diện công ty TNHH Hòa Lạc Ông Lê Hồng Thắng Chức vụ: Giám đốc Đại diện công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Ông Trần Phước Bảy Chức vụ: Giám đốc Sau khi đối chiếu việc thực hiện hợp đồng đã ký kết hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng số ngày như sau: I. Kết quả thực hiện hợp đồng Bên A (Công ty TNHH Hòa Lạc) đã cung cấp cho công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An 01 ô tô hiệu Inova-G đảm bảo đúng chủng loại và yêu cầu kỹ thuật như biên bản bàn giao đã được hai bên thống nhất và ký ngày 26 tháng 7 năm 2010 II. Thanh toán Giá trị hợp đồng: 605.000.000VNĐ (đã bao gồm VAT) Bên B đã tạm ứng cho bên A số tiền: 242.000.000VNĐ Số tiền bên B còn phải trả cho bên A: 363.000.000VNĐ Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An căn cứ vào hóa đơn bán hàng và những điều khoản nêu trong hợp đồng để trả tiền cho công ty TNHH Hòa Lạc. Thanh lý hợp đồng được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản có giá trị pháp lý như nhau ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biên bản thanh lý hợp đồng là cơ sở để thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng cho cả hai bên. Mẫu số: 01/GTKT-3LL HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG LU/2010B Liên 2: Giao cho khách hàng 0084384 Ngày 24 tháng 7 năm 2010 Đơn vị bán: Công ty TNHH Hòa Lạc Địa chỉ: 311/36 đường số 6, P.9, Q.Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh Số tài khoản: 2003201039330 ngân hàng No & PTNT TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 08.9968385 MST: 0303055343 Họ tên người mua: Phạm Phú Hiệp Tên đơn vị: Công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 4000123335 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 01 Xe ôtô Inova-G Chiếc 01 550.000.000 550.000.000 Cộng tiền hàng: 550.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 55.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 605.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Sáu trăm lẻ năm triệu đồng y) Mục đích: HĐ GTGT sử dụng cho các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhằm xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua và số thuế GTGT tính cho hàng hóa đó. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi: hóa đơn do người bán lập khi bán hàng, dịch vụ thu tiền. Mỗi số hóa đơn được lập cho những hàng hóa, dịch vụ có cùng thuế suất. Liên 2 được giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị. Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Quyển số: 08 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Số: 18 PHIẾU CHI Ngày 24 tháng 7 năm 2010 Nợ TK: 211, 133 Có TK: 111 Họ và tên người nhận tiền: Phan Phú Địa chỉ: Công ty TNHH Hòa Lạc Lý do chi: Mua xe ôtô 07 chỗ hiệu Inova-G Số tiền: 605.000.000VNĐ (Sáu trăm lẻ năm triệu đồng y) Kèm theo 02 chứng từ gốc. Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán chi tiết tăng TSCĐ Kế toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận sử dụng Kế toán nhận được biên bản bàn giao thiết bị, hóa đơn GTGT tiến hành ghi vào thẻ TSCĐ như sau: Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 21 Ngày 01 tháng 8 năm 2010 lập thẻ Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ngày 26 tháng 7 năm 2010 Tên, ký hiệu, quy cách của TSCĐ: ôtô 07 chỗ hiệu Inova-G Nước sản xuất: Nhật Năm sản xuất: 2010 Bộ phận quản lý sử dụng: Phòng kế hoạch kinh doanh Năm đưa vào sử dụng: ngày 01/8/2010 Lý do: bổ sung TSCĐ cho vận tải khách Số hiệu chứng từ NGUYÊN GIÁ GIÁ TRỊ HAO MÒN Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 01/8/2010 Ôtô 07 chỗ Inova-G 577.500.000 Lập thẻ Kế toán trưởng Sau khi tăng TSCĐ tiến hành lập bảng điều chuyển đến bộ phận sử dụng và biên bản giao nhận cho đội xe như sau: Cty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam BẢNG ĐIỀU CHUYỂN ĐẾN BỘ PHẬN SỬ DỤNG TÊN TSCĐ Ngày tháng sử dụng Tổng giá trị TSCĐ Đã khấu hao Bộ phận sử dụng Ôtô 07 chỗ Inova-G 01/8/2010 577.500.000 0 Đội xe, tổ số 2 BÊN GIAO BÊN NHẬN Kế toán chi tiết tăng tài sản cố định hữu hình tại phòng kế toán Từ thẻ TSCĐ, kế toán tiến hành đưa vào sổ TSCĐ để theo dõi. Sổ TSCĐ dùng để đăng ký theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi giảm tài sản cố định và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích. Căn cứ để ghi sổ là biên bản giao nhận TSCĐ và biên bản thanh lý TSCĐ. Sổ này gồm 3 phần : Phần ghi tăng tài sản cố định, phần khấu hao và phần ghi giảm tài sản cố định. Sổ này được đóng thành quyển, mỗi nhóm tài sản được ghi riêng một số trang hay một quyển. Ví dụ từ nghiệp vụ mua sắm mới ôtô 07 chỗ Inova-G kế toán căn cứ vào thẻ TSCĐ và các chứng từ gốc có liên quan để đưa TSCĐ vào sổ theo dõi như sau: 2.2. 2. Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định hữu hình Sau khi hạch toán chi tiết tăng tài sản cố định, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh CHỨNG TỪ GHI SỔ Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An Số: 78 Ngày 31 tháng 7 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có PC18 24/7/2010 Chi mua ôtô 07 chỗ Inova-G 211 112 550.000.000 Lệ phí trước bạ 211 112 27.500.000 Thuế GTGT đầu vào 133 112 55.000.000 Cộng 632.500.000 Kèm theo ... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 211 và các TK có liên quan Mẫu số: S02c1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An SỔ CÁI 01/7/2010-31/7/2010 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Đvt: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI SH TK đối ứng Số tiền SH Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 660.450.000 31/7 78 31/7 Mua ôtô 7chỗ hiệu Inova-G 211 550.000.000 Thuế GTGT đầu vào 133 55.000.000 Lệ phí trước bạ 211 112 27.500.000 Cộng SPS tháng 7 0 632.500.000 Số dư cuối tháng 27.950.000 Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày 31 tháng 7 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc 2.3. Kế toán giảm TSCĐ: 2.3.1. Kế toán chi tiết giảm TSCĐ Với trường hợp giảm TSCĐ, kế toán ghi ngày tháng năm của số chứng từ ghi giảm và lý do ghi giảm TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập và kế toán trưởng ký. Thẻ được lưu ở phòng ban kế toán suốt quá trình sử dụng tài sản. Căn cứ để lập thẻ: Biên bản giao nhận TSCĐ Bảng trích khấu hao TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Các tài liệu kỹ thuật có liên quan Chứng từ và thủ tục kế toán giảm tài sản cố định hữu hình Năm 2010, tài sản cố định tại công ty giảm do thanh lý, nhượng bán. Thanh lý tài sản cố định phải được sự thông qua của ban Giám đốc, sau đó công ty tiến hành thành lập hội đồng thanh lý. Hình thức thanh lý: đấu giá Hạch toán chi tiết giảm tài sản cố định hồ sơ bao gồm: quyết định của ban Giám đốc, biên bản thanh lý tài sản cố định, hóa đơn GTGT Đơn vị: Cty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm 2010 Loại tài sản: ôtô Camry STT GHI TĂNG TSCĐ KHẤU HAO TSCĐ GHI GIẢM TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao đã tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH Ngày tháng Tỷ lệ khấu hao (%) Mức khấu hao Số hiệu Ngày, tháng, năm A B C D E G H 1 2 3 4 I K L 01 IV/2005B 01/7/05 Ôtô Camry Nhật 7/2005 Camry12 500.000.000 3.57% 17.858.000 142.860.000 Cộng 550.000.000 17.858.000 142.860.000 TL5 30/7/07 Thanh lý Ngày 30 tháng 7 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Số 14/QĐHA Hội An, ngày 03 tháng 7 năm 2010 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An được Sở kế hoạch - Đầu tư tỉnh Quảng Nam phê duyệt tại quyết định số 465QĐ/KHQT ngày 15/02/2005 Căn cứ vào tình trạng kỹ thuật xe Carmy của công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An. Căn cứ vào biên bản kiểm tra của cán bộ phòng kỹ thuật về tình trạng sử dụng máy móc thiết bị hiện có. Nay, Giám đốc công ty ra quyết định: Điều 1: Đồng ý thanh lý xe Carmy. Nguyên giá: 500.000.000VNĐ Đã hao mòn: 125.000.000VNĐ Giá trị còn lại: 375.000.000VNĐ Điều 2: Ghi giảm nguồn vốn khấu hao theo quy định hiện hành. Điều 3: Giám đốc, kế toán trưởng và các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều 3 - Lưu VP Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Ngày 30 tháng 7 năm 2010 Căn cứ vào biên bản họp ban Giám đốc công ty ngày 03 tháng 7 năm 2010 về việc thanh lý TSCĐ. I. Hôm nay, tại văn phòng công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An, ban thanh lý gồm: Ông Trần Phước Bảy Giám đốc công ty - Trưởng ban thanh lý Ông Trương Văn Tiến Phó Giám đốc công ty - Phó ban Ông Phạm Phú Hiệp Kế toán trưởng công ty Thành lập ban thanh lý theo nội dung sau: Sau một thời gian sử dụng xe Carmy đã cũ, hiện nay xe không còn hoạt động tốt, năng suất giảm. II. Thanh lý tài sản cố định Tên tài sản cố định: xe Carmy Nước sản xuất: Nhật Năm đưa vào sử dụng: 2005 Nguyên giá: 500.000.000VNĐ Đã hao mòn: 142.860.000VNĐ Giá trị còn lại: 357.140.000VNĐ III. Kết luận của ban thanh lý Căn cứ vào giá trị còn lại, theo sổ kế toán, giá cả thị trường và giá thực tế của tài sản cố định, hội đồng đã thống nhất bán với giá tối thiểu là 400.000.000VNĐ IV. Kết quả thanh lý Chi phí thanh lý: 0 Giá trị thanh lý: 400.000.000VNĐ Đã ghi thẻ TSCĐ ngày 30 tháng 7 năm 2010 Người mua: ông Lê Văn Sơn, theo đơn mua TSCĐ ngày 18 tháng 7 năm 2010 Biên bản lập xong lúc 15h cùng ngày./ Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng Mẫu số: 01/GTKT-3LL HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG MX/2010N Liên 1: Lưu 0005625 Ngày 30 tháng 7 năm 2010 Đơn vị bán: Công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Số tài khoản: Điện thoại: 0510.3914914 MST: 4000123335 Họ tên người mua: Lê Văn Sơn Tên đơn vị: tư nhân Địa chỉ: 125 Trần Hưng Đạo, Hội An, Quảng Nam Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 01 Xe ôtô Carmy Chiếc 01 400.000.000 400.000.000 Cộng tiền hàng: 400.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 40.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 440.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (bốn trăn bốn mươi triệu đồng y) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ các chứng từ trên, kế toán thanh toán viết phiếu thu Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Quyển số: 09 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Số: 12 PHIẾU THU Ngày 30 tháng 7 năm 2010 Nợ TK: 111 Có TK: 711, 3331 Họ và tên người nộp: Lê Văn Sơn Địa chỉ: 125 Trần Hưng Đạo, Hội An, Quảng Nam Lý do thu: thanh lý ô tô Carmy Số tiền: (Bốn trăm bốn mươi triệu đồng y) Kèm theo 02 chứng từ gốc. Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ Với trường hợp thanh lý TSCĐ: nguyên giá trên sổ sách 500.000.000VNĐ, đã khấu hao 142.860.000VNĐ, giá trị còn lại là 357.140.000VNĐ. Kế toán căn cứ vào biên bản thanh lý, thẻ TSCĐ và ghi vào sổ theo dõi TSCĐ để thôi trích khấu hao vào tháng tới như sau: 2.3.2. Kế toán tổng hợp biến động giảm TSCĐ Sau khi vào các sổ chi tiết, cuối tháng kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp giảm TSCĐ Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh CHỨNG TỪ GHI SỔ Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An Số: 79 Ngày 31 tháng 7 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có PT12 30/7/2010 Thanh lý ôtô Camry 214 211 142.860.000 811 211 357.140.000 Cộng 500.000.000 Kèm theo ... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh CHỨNG TỪ GHI SỔ Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An Số: 80 Ngày 31 tháng 7 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có PT12 30/7/2010 Thanh lý ôtô Camry 111 711 400.000.000 111 3331 40.000.000 Cộng 440.000.000 Kèm theo ... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán tiến hành ghi sổ cái TK có liên quan Mẫu số: S02c1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An SỔ CÁI 01/7/2010-31/7/2010 Tên tài khoản: Tài sản cố định hữu hình Số hiệu: 211 Đvt: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI SH TK đối ứng Số tiền SH Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 6.125.450.000 31/7 78 31/7 Mua ôtô Inova-G 112 577.500.000 31/7 79 31/7 Hao mòn thanh lý ôtô Camry 214 142.860.000 Thanh lý ôtô Camry 811 357.140.000 Cộng SPS tháng 7 6.702.950.000 500.000.000 Số dư cuối tháng 6.202.950.000 Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày 31 tháng 7 năm 2010 III. Kế toán khấu hao TSCĐ Tại công ty TNHH Mai Linh khấu hao được tính theo nguyên tắc tròn tháng và theo phương pháp đường thẳng (khấu hao đều): Công thức tính: Mức khấu hao bình quân năm = Nguyên giá Thời gian sd TSCĐ Mức khấu hao bình quân tháng = Mức KHao bình quân năm 12 tháng Cách tính và lập bảng phân bổ khấu hao: Số khấu hao tính trong tháng này = Số khấu hao tính trong tháng trước + Số khấu hao tăng do tăng TSCĐ tháng này - Số khấu hao giảm do giảm TSCĐ tháng này BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO QUÝ III NĂM 2010 Đvt: 1.000đ TT CHỈ TIÊU Tỷ lệ KH (%) Nguyên giá Số khấu hao Nơi sử dụng TK 627 TK 641 TK 642 01 Số khấu hao TSCĐ đã trích quý trước 7.473.000 253.050 183.050 5.500 64.500 02 Số khấu hao TSCĐ tăng trong quý này 1.252.000 162.570 162.570 03 Số khấu hao TSCĐ giảm trong quý này 500.000 142.860 142.860 04 Số khấu hao TSCĐ trích trong quý này 8.725.000 272.760 202.760 5.500 64.500 Cuối mỗi quý, kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao quý, vào cuối mỗi năm kế toán lập bảng tính khấu hao TSCĐ năm. Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ QUÝ III NĂM 2010 STT NHÓM TÀI SẢN Mức trích khấu hao PHÂN BỔ TK 627 TK 641 TK 642 01 Nhà cửa, vât kiến trúc 27.500.000 7.500.000 20.000.000 02 Máy móc thiết bị 27.500.000 15.600.000 5.500.000 6.400.000 03 Phương tiện vận tải 196.510.000 179.660.000 16.850.000 04 Thiết bị, dụng cụ Qlý 21.250.000 21.250.000 TỔNG CỘNG 272.760.000 202.760.000 5.500.000 64.500.000 Người lập Kế toán trưởng Dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao trên, kế toán vào chứng từ ghi sổ Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh CHỨNG TỪ GHI SỔ Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An Số: 92 Ngày 30 tháng 9 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có KH 30/9/2010 Trích khấu hao quý III 627 214 202.760.000 QIII 641 214 5.500.000 642 214 64.500.000 Cộng 272.760.000 Kèm theo ... chứng từ gốc Sau đó, kế toán ghi sổ cái Mẫu số: S02c1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản: Hao mòn TSCĐ hữu hình Số hiệu: 214 Đvt: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI SH TK đối ứng Số tiền SH Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.270.650.000 31/3 30 31/3 Trích khấu hao cơ bản quý I 627,641, 642 153.750.000 30/6 47 30/6 Trích khấu hao cơ bản quý II 627,641,642 253.050.000 31/7 80 31/7 Giảm hao mòn do thanh lý TSCĐ 211 142.860.000 30/9 92 30/9 Trích khấu hao cơ bản quý III 627,641,642 272.760.000 31/12 145 31/12 Trích khấu hao cơ bản quý IV 627,641,642 289.650.000 Cộng số phát sinh 142.860.000 969.210.000 Số dư cuối kỳ 2.097.000.000 Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký, đóng dấu) IV. Kế toán sửa chữa TSCĐ Do đặc điểm của doanh nghiệp là dịch vụ vận tải, TSCĐ của công ty rất lớn chủ yếu là ô tô. Trong quá trình sử dụng, tài sản không tránh khỏi bị hao mòn và hư hỏng. Để đảm bảo tài sản hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng công ty tiến hành bảo dưỡng và sửa chữa nhằm khôi phục năng lực hoạt động và kéo dài tuổi thọ của tài sản. Trình tự và thủ tục sửa chữa Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa TSCĐ, bộ phận quản lý sử dụng tài sản phải có công văn đề nghị lên giám đốc công ty, giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho tổ tư vấn đảm nhiệm việc quyết định tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện tại đồng thời lấy báo giá của các đơn vị sửa chữa, lựa chọn xem đơn vị nào có khả năng đáp ứng nhu cầu về chất lượng, thời gian, giá cả. Sau đó, tổ tư vấn có tờ trình lên giám đốc, trong tờ trình phải nêu giá trị dự toán. Căn cứ vào đây, giám đốc công ty mới có quyết định chính thức về việc phê duyệt dự toán sửa chữa. Riêng trường hợp sửa chữa nhỏ TSCĐ, các phòng ban tự quyết định sửa chữa tài sản khi cần thiết. Hạch toán sửa chữa thường xuyên Việc sửa chữa thường xuyên TSCĐ trong công ty thường là công việc bảo dưỡng, sửa chữa chi tiết từng bộ phận nhỏ của tài sản, mỗi lần sửa chữa không làm gián đoạn công việc sản xuất kinh doanh của công ty, chi phí bỏ ra không lớn và hạch toán thẳng vào chi phí. Ví dụ tháng 7, công ty phát sinh nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên ôtô 07 chỗ hiệu Huyndai. Chứng từ thủ tục gồm có: quyết định của ban Giám đốc, hợp đồng sửa chữa, biên bản nghiệp thu và thanh lý hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu chi Công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Số 18/QĐHA Hội An, ngày 01 tháng 8 năm 2010 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An được Sở kế hoạch - Đầu tư tỉnh Quảng Nam phê duyệt tại quyết định số 465QĐ/KHQT ngày 15/02/2005 Căn cứ vào tình trạng kỹ thuật xe 07 chỗ Huyndai của công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An. Căn cứ vào biên bản kiểm tra của cán bộ phòng kỹ thuật về tình trạng thẩm mỹ, gầm xe hiện có. Nay, Giám đốc công ty ra quyết định: Điều 1: Đồng ý sửa chữa xe Huyndai. Chi phí sửa chữa theo báo giá của Xưởng bảo dưỡng sữa chữa ô tô- công ty CP vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô. Tổng chi phí 3.300.000VNĐ. Mọi chi phí phát sinh phải có sự đồng ý của hai bên và được sự phê duyệt của Giám đốc Điều 2: Giám đốc, kế toán trưởng và các phòng ban liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều 3 - Lưu VP Công ty CP vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô Địa chỉ: 745 Trường Chinh, Đà Nẵng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 02 tháng8 năm 2010 HỢP ĐỒNG SỬA CHỮA Số 129/HĐSC BÊN A: CÔNG TY TNHH 1 TV MAI LINH HỘI AN Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Điện thoại: 0510.3914914 Đại diện ông Trương Minh Tiến Chức vụ: P.Giám đốc BÊN B: XƯỞNG BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA Ô TÔ - CÔNG TY CP VẬT TƯ KỸ THUẬT VÀ VẬN TẢI Ô TÔ Địa chỉ: 745 Trường Chinh, Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3689231 TK số 7301.021511 CN NH Đầu tư & Phát triển ĐN Đại diện ông Phạm Văn Đức Chức vụ: Giám đốc Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung sửa chữa: Sửa chữa ô tô biển kiểm soát 92K4202 Loại xe: ô tô khách, 07 chỗ nhãn hiệu Huyndai Sửa chữa thân vỏ, gầm xe Điều 2: Chất lượng sản phẩm: đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật Điều 3: Về vật tư: Vật tư hỏng cũ không sử dụng được tháo ra từ xe ô tô do bên A thu hồi Bên B có trách nhiệm cung ứng vật tư, phụ tùng theo thỏa thuận Điều 4: Thời gian sửa chữa: bắt đầu từ ngày 02/8/2010 đến ngày 15/8/2010 Điều 5: Giá cả và phương thức thanh toán: Trị giá hóa đơn tạm tính theo báo giá Bên A tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng, thanh toán hết khi thanh lý hợp đồng Điều 6: Bảo hành theo quy định của Nhà nước Điều 7: Trách nhiệm thực hiện hợp đồng hai bên cam kết thực hiện đúng hợpđồng, nếu có phát sinh hoặc có trở ngại hai bên thông báo cho nhau để bàn bạc và thỏa thuận. Điều 8: Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký đến ngày hoàn thành. Sau khi hoàn thành sẽ thanh lý hợp đồng tại văn phòng công ty cổ phần vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô. Hợp đồng này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản Mẫu số: 01/GTKT-3LL HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG GT/2010T Liên 2: Giao cho khách hàng 0004225 Ngày 15 tháng 8 năm 2010 Đơn vị bán: Công ty CP vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô Địa chỉ: 745 Trường Chinh, Đà Nẵng Số tài khoản: 7301.021511 CN NH Đầu tư & Phát triển ĐN Điện thoại: 0511.3689231 Họ tên người mua: Trương Minh Tiến Tên đơn vị: Công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An, Quảng Nam Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 4000123335 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 2 x 1 01 Sửa chữa ôtô Huyndai, 7 chỗ 3.500.000 3.500.000 Cộng tiền hàng: 3.500.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 350.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.850.000 Số tiền viết bằng chữ: (Ba triệu tám trăm năm mươi ngàn đồng y) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Công ty CP vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô Địa chỉ: 745 Trường Chinh, Đà Nẵng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 15 tháng 8 năm 2010 BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG Căn cứ hợp đồng sửa chữa 129/HĐSC ngày 02 tháng 8 năm 2010 ký kết giữa hai công ty - Hôm nay, tại văn phòng công ty CP vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô. Đại diện hai bên thanh lý gồm: Đại diện công ty CP vật tư kỹ thuật và vận tải ô tô Ông Phạm Văn Đức Chức vụ: Giám đốc Đại diện công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An Ông Trương Minh Tiến Chức vụ: P.Giám đốc Sau khi đối chiếu việc thực hiện hợp đồng đã ký kết hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng sửa chữa số 129/HĐSC ngày 02 tháng 8 năm 2010 như sau: Điều 1: Thực hiện theo đúng tinh thần hợp đồng đã ký giữa 2 bên về việc sửa chữa xe (có báo giá sửa chữa và nghiệm thu kèm theo) Điều 2: Phần thanh toán: bên A thống nhất cho bên B số tiền 3.850.000VNĐ Cả 2 cùng thống nhất với văn bản thanh lý trên./ ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (ký, họ tên) (ký, họ tên) Do chi phí thấp, kế toán tập hợpvào chi phí trong kỳ Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh CHỨNG TỪ GHI SỔ Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An Số: 85 Ngày 31 tháng 8 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có PC25 14/8/2010 Chi s/c ôtô 07 chỗ Huyndai 627 111 3.500.000 Thuế GTGT đầu vào 133 111 350.000 Cộng 3.850.000 Kèm theo ... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó, kế toán ghi sổ cái Mẫu số: S02c1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An SỔ CÁI Tháng 8 năm 2010 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Đvt: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI SH TK đối ứng Số tiền SH Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 32.250.000 31/8 85 31/8 Chi sửa chữa ôtô Huyndai 627 3.500.000 133 350.000 Cộng số phát sinh 15.000.000 8.000.000 Số dư cuối kỳ 39.250.000 Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Ngày 31 tháng 8 năm 2010 (Mẫu số: S02c1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Cty TNHH 1TV Mai Linh Địa chỉ: 480 Cửa Đại, Hội An SỔ CÁI Tháng 8 Năm 2010 Tên tài khoản: Chi phí sản xuất chung Số hiệu: 627 Đvt: đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI SH TK đối ứng Số tiền SH Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ x x 31/8 85 31/8 Chi sửa chữa ôtô Huyndai 111 3.500.000 Kết chuyển CP 154 3.500.000 Cộng số phát sinh 3.500.000 3.500.000 Số dư cuối kỳ x x Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... Ngày mở sổ: ... Công ty TNHH 1 TV Mai Linh Hội An mới đi vào hoạt động, hệ thống xe ô tô của công ty chủ yếu là mua mới hoàn toàn. Trong qua trình hoạt động công ty chỉ phát sinh nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên, sửa chữa nhỏ TSCĐ, chưa phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ nên em chưa phản ánh trong chuyên đề này. PHẦN BA: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỔ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN MAI LINH HỘI AN 3.1. Một số nhận xét về công tác kế toán TSCĐ tại công ty Qua quá trình thực tập tại công ty, dù thời gian thực tập có hạn nhưng tôi đã có được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán tài vụ, liên hệ với những kiến thức đã được học ở trường, tôi xin đưa ra một số nhận xét sau: 3.1.1. Ưu điểm Thực tế công ty đã tổ chức hạch toán các nghiệp vụ theo đúng nguyên tắc chế dộ, phương pháp ghi chép và phản ánh đúng theo quy định của Nhà nước. Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ, công ty đã sử dụng các chứng từ ban đầu và ghi vào sổ sách có liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ của công ty làm rất đúng quy định, các chứng từ trước khi đưa vào sổ sách đều được kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận chính xác các nghiệpvụ kinh tế phát sinh. Công ty có sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp nên rất dễ dàng và thuận tiện trong việc kiểm tra. Công tác hạch toán rất được chú trọng, trong quá trình hạch toán TSCĐ, công ty đã có sổ theo dõi TSCĐ cung cấp đầy đủ về tình hình tăng giảm, khấu hao TSCĐ, việc mở thẻ TSCĐ giúp cho công ty theo dõi chi tiết từng loại TSCĐ, vì vậy rất thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi có hiệu quả TSCĐ của công ty. Đặc thù là kinh doanh dịch vụ vận tải, do vậy hơn 80% TSCĐ của công ty là máy móc thiết bị và phương tiện vận tải, công ty không có TSCĐ thuê tài chính nên việc phân loại TSCĐ theo kết cấu là hợp lý. TSCĐ của công ty do phòng kế toán theo dõi, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng, giữa hai phòng ban này có quan hệ hỗ trợ do vậy kế toán công ty dễ dàng nắm bắt được tình hình TSCĐ và tham mưu cho ban Giám đốc trong việc mua sắm, nhượng bán, thanh lý TSCĐ. Công ty tiến hành trích và tính khấu hao theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/1999 của Bộ trưởng bộ Tài chính, tính và trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo nguyên tắc tròn tháng. Với phương pháp này, công ty sẽ dễ dàng thu hồi được vốn, phương pháp tính lại đơn giản, số khấu hao lại không thay đổi trong suốt thời gian sử dụng của TSCĐ. Công ty có sử dụng TK 009 để theo dõi tình hình tăng, giảm nguồn vốn khấu hao, do vậy sẽ quản lý tốt các khoản khấu hao hàng năm đối với tất cả TSCĐ hiện có. Nhìn chung, công ty đã hạch toán, quản lý TSCĐ tương đối tốt. 3.1.2. Nhược điểm Công tác kiểm kê TSCĐ chưa được tổ chức định kỳ nên khó đối chiếu giá trị thực tế và sổ sách của TSCĐ. Cán bộ kế toán của công ty ít nắm bắt được các thông tin thị trường. 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại công ty Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH 1TV Mai Linh Hội An, bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp như sau: - Xây dựng nội quy sử dụng TSCĐ một cách rành mạch, định kỳ tổ chức kiểm tra, đánh giá lại TSCĐ nhằm phát hiện những hư hỏng, thừa, thiếu để có biện pháp xử lý kịp thời. Như vậy sẽ đánh giá chính xác giá trị thực tế của TSCĐ. - Tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ định kỳ, việc làm này sẽ chỉ rõ những ưu điểm và những tồn tại trong việc sử dụng TSCĐ. Từ đó có những biện pháp khắc phục những tồn tại, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Việc phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ có thể lấy thông tin từ: bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh. - Việc hạch toán khấu hao TSCĐ, công ty tính và trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, thuận lợi của việc tính khấu hao theo phương pháp này là đơn giản, dễ tính toán,... Tuy nhiên, việc tính toán khấu hao theo phương pháp này đôi lúc lại không phản ánh một cách chính xác số hao mòn thực tế của TSCĐ. Trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ đã tạo nên hao mòn vô hình rất lớn nên phương pháp này có nhược điểm mà công ty cần phải quan tâm, đó là thu hồi vốn tái sản xuất chậm, không phản ánh chính xác hao mòn thực tế của TSCĐ. Công ty nên tính toán khấu hao một cách chính xác hơn nhằm thu hồi vốn để tái sản xuất, không nên rập khuôn một sử dụng một phương pháp tính khấu hao. Để tính toán khấu hao một cách chính xác hơn, công ty cần tiến hành đánh giá lại TSCĐ (như đã nêu ở trên), cũng có thể áp dụng các phương pháp tính khấu hao khác nhằm thu hồi vốn đầu tư nhanh hơn, đổi mới trang thiết bị, phương tiện vận tải góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - TSCĐ của công ty cần được bảo dưỡng thường xuyên, như vậy TSCĐ mới đảm bảo khả năng hoạt động tốt nhất. - Trong năm qua, công ty đầu tư mua sắm nhiều TSCĐ, việc mua sắm TSCĐ diễn ra một cách liên tục, các TSCĐ của công ty được quản lý rất tốt và chặt chẽ, tuy nhiên, công ty nên chú trọng nhiều hơn nữa vấn đề thị trường, vì như vậy công ty sẽ đạt hiệu quả cao trong kinh doanh và đối với việc đầu tư TSCĐ, công ty nên cân nhắc thật kỹ để tránh lãng phí. - Công ty nên ứng dụng phần mềm tin học vào công tác kế toán, có như vậy sẽ giảm bớt những khó khăn và sai sót không đáng có. Công ty nên ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp, đặc thù của hoạt động dịch vụ có khối lượng chứng từ lớn để tránh những sai sót. Đây là một giải pháp rất hữu hiệu.