Đề tài Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương tại khách sạn Dân chủ

c công tác kế toán. Khách sạn Dân chủ có quy mô vừa và tổ chức hoạt động tập trung tại trụ sở số 29 Tràng Tiền, TP Hà nội. Do đặc điểm hoạt động của mình, Khách sạn Dân chủ đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của Khách sạn được tổ chức theo phương thức trực tuyến bao gồm các cơ cấu bộ phận phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, đứng đầu là Kế toán trưởng, tiếp đó có các các kế toán viên và thủ quỹ. Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc Khách sạn Dân chủ, có trách nhiệm điều hành mọi công việc trong phòng kế toán, phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng kế toán viên, phân tích các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để cùng với Ban giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, lên kế hoạch tài chính và cùng với Giám đốc lo tình hình tài chính cho Khách sạn. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập các báo cáo quyết toán gửi lên Ban giám đốc khách sạn và gửi lên Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Giúp việc kế toán trưởng còn có các kế toán viên trong đó: Thủ quỹ: có nhiệm vụ trực tiếp quản lý thu và chi tiền mặt. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền, thủ quỹ phải ghi rõ phiếu thu, phiếu chi và ghi vào sổ quỹ tiền mặt làm cơ sở cho việc ghi nhận của Kế toán sau này. Thủ quỹ có nhiệm vụ thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt cùng kế toán thanh toán. Một kế toán thanh toán: Phụ trách toàn bộ phần thanh toán và Công nợ của khách sạn. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như phiếu thu, các hoá đơn của các đơn vị cung cấp dịch vụ gửi đến và các khoản phải trả, phải nộp, các khoản tạm ứng, tiến hành lập định khoản và ghi vào sổ chi tiết và ghi vào từng khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả. Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương. Một kế toán Tài sản CĐ: Có nhiệm vụ ghi chép sổ sách theo dõi TSCĐ, lập thẻ Tài sản, vào sổ tài sản. Hàng quý, tiến hành trích khấu hao TSCĐ, lập bảng phân bổ khấu hao theo quý tính vào từng nghiệp vụ kinh doanh, sau đó chuyển bảng phân bổ cho Kế toán trưởng vào cuối quý. Đồng thời có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ phát sinh của bộ phận chuyển cho kế toán thanh toán. Một kế toán Nguyên liệu, vật liệu: Có nhiệm vụ hàng ngày, lập sổ Nhập nguyên vật liệu và Xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền. Cuối tháng, căn cứ vào lượng Nhập – Xuất hàng ngày lên “Bảng báo cáo tiêu hao nguyên liệu, vật liệu” để chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán NL VL kiêm kế toán chi phí Một kế toán phụ trách ngân hàng, doanh thu và thuế: có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc gửi các uỷ nhiệm chi để thanh toán chuyển khoản với các đơn vị cung cấp dịch vụ, theo dõi các hoá đơn phát ra của khách sạn, vào sổ Nhật biên tài khoản theo từng hoá đơn. Căn cứ vào mục “Diễn giải” trên hoá đơn để đưa vào Doanh thu của từng Nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thưòi Kế toán Doanh thu cũng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát xem các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh đủ, đúng về giá cả, số lượng... lên hoá đơn hay không. Sau đó, căn cứ vào các chứng từ Thu – Chi của kế toán thanh toán, lập Báo cáo thuế gửi cho Kế toán trưởng. SƠ ĐỒ: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI KHÁCH SẠN DÂN CHỦ KT Thanh toán (kiêm KT tiền lương) KT trưởng (kiêm KT TH) Thủ Quỹ KT TSCĐ K.T NLVL (kiêm kế toán CF) KT NH, DT, Thuế Chú thích: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ liên quan trong công việc: 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán trong Khách sạn Dân chủ bao gồm 02 loại: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính và Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn dùng trong nội bộ đơn vị. a/ Những chứng từ sử dụng theo quy định của Bộ tài chính: Đối với lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH. Chia lương, Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản tính theo lương, Sổ theo dõi lương khoán… Đối với nghiệp vụ bán hàng có các chứng từ: Hoá đơn thuế GTGT, Hoá đơn bán hàng đặc thù của từng bộ phận (nhà hàng, bar). Đối với chỉ tiêu tiền tệ, các chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng, Bảng kiểm kê quỹ… b/ Những chứng từ đặc thù : Do đặc điểm hoạt động kinh doanh mang tính chất đặc thù của Khách sạn, nên ngoài các chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, Khách sạn Dân chủ còn sử dụng một hệ thống các chứng từ đặc thù do khách sạn ban hành: Giấy Order tại các nhà hàng, Phiếu sử dụng các dịch vụ Massage, giặt là, ........ 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ Khách sạn Dân chủ hiện đang áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, kế toán tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của khách sạn vào 02 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Đồng thời kế toán cũng tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ Kế toán tổng hợp là các chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối kỳ Kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Chứng từ KT Sổ đăng ký CT ghi sổ Sổ Nhật biên TK Sổ chi tiết Sổ cái ghi sổ Bảng cân đối số PS Bảng tổng hợp sổ chi tiết Báo cáo kế toán CT ghi sổ Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu so sánh: Các loại sổ kế toán của hình thức này: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái a.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : *.Nội dung : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. * Kết cấu và phương pháp ghi chép : Cột 1: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. b.Sổ cái : * Nội dung : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các báo cáo tài chính. Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản, mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản . * Phương pháp ghi sổ cái : Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ (tháng, quý ), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh nợ và số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính . II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN 1. Hạch toán tiền lương tại khách sạn Dân chủ 1.1. Các hình thức trả lương tại khách sạn Khách sạn Dân chủ là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nên quỹ tiền lương được hình thành từ kết quả kinh doanh và theo đơn giá tiền lương của Tổng Công ty giao. Hình thức trả lương được áp dụng: - Trả lương theo thời gian - Trả lương khoán theo đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty giao cho Quỹ tiền lương theo đơn giá Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho được tiến hành trả như sau: Tiến hành trả từ 50 đến 85% mức tiền lương cơ bản đã ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp (nếu có) theo quy định hiện hành của Chính phủ. Sau khi đã trả hết tiền lương cơ bản, quỹ tiền lương còn lại sẽ được trả cho người lao động dưới dạng tiền lương năng suất (tiền thưởng) và được gọi là tiền lương năng suất. Quỹ tiền lương năng suất được phân phối: + 95% quỹ sẽ được phân phối cho cán bộ công nhân viên theo kết quả kinh doanh đã đạt được và tính chất công việc mà mỗi người đảm nhận. + 5% quỹ dùng để làm Quỹ Giám đốc để thưởng cho các cá nhân bộ phận có thành tích đột xuất được chọn do việc làm mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Như vậy, trong việc sử dụng quỹ tiền lương theo đơn giá được giao, Khách sạn Dân chủ không có phần trích quỹ dự phòng tiền lương. Sở dĩ như vậy là vì hoạt động của các khách sạn là một phần hoạt động của Tổng Công ty Du lịch Hà nội nên quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm được lập tại Tổng Công ty Du lịch Hà nội chứ không lập tại Khách sạn Dân chủ cũng như tại bất cứ đơn vị thành viên nào khác. Cách xác định quỹ tiền lương của khách sạn: QLKS = TNHT x ĐGTT Trong đó: QLKS: Quỹ tiền lương của khách sạn. TNHT: Thu nhập hạch toán của khách sạn ĐGTT: Đơn giá tiền lương mà Công ty giao cho KS trong năm. Để xác định quỹ lương tháng của khách sạn thì phải xác định phần thu nhập hạch toán của tháng đó. Thu nhập hạch toán thực chất là phần tiền lợi nhuận có được mà chưa trừ lương. TNHT = (TDT – TCP ) – Thuế TT đặc biệt Trong đó: TDT: Tổng doanh thu là kết quả của các HĐKD trong khách sạn. TCP: Tổng chi phí gồm các khoản phí chưa có lương, giá vốn, thuế tiêu thụ đặc biệt của một số loại hình kinh doanh. Ta có thể tính thu nhập hạch toán vào báo cáo thu nhập tháng. Ví dụ lấy báo cáo thu nhập hạch toán tháng 2 của khách sạn: BÁO CÁO THU NHẬP HẠCH TOÁN THÁNG 2 NĂM 2006 ĐVT:1000Đ Các nghiệp vụ KINH DOANH Doanh số Giá vốn Chi phí chưa có lương Thuế TT đặc biệt TNHT Ghi chú KD buồng 360.720 182.640 178.080 KD thuê văn phòng 128.520 41.160 87.360 KD hàng ăn 139.440 83.664 31.920 23.856 KD hàng uống 65.520 39.312 13.440 12.768 KD điện thoại 11.760 9.996 1.680 84 KD Massage 207.480 - 46.200 47.880 113.400 KD vận chuyển 15.960 - 11.760 4.200 KD giặt là 10.500 - 1.680 8.820 KD dịch vụ VP 53.340 39.984 7.980 5.376 KD dịch vụ khác 49.560 31.080 15.120 3.360 Tổng 1.042.800 204.036 353.580 47.880 437.304 VAT đầu ra: 70.910.000 VAT đầu vào: 9.950.500 VAT phải nộp: 60.959.500 Lương Massage: 23.241.400 Hà nội, ngày 05 tháng 03 năm 2006 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy thu nhập hạch toán của khách sạn Dân chủ trong tháng 2 năm 2006 là 437.304.000 đồng. Căn cứ vào đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho khách sạn theo phương thức khoán trên doanh thu là cứ 1000 đồng tiền lãi thì chi lương cho công nhân viên là 500 đồng (tỉ lệ: 500 đồng/ 1000 đồng thu nhập hạch toán sau khi đã trừ đi lương massage) Vậy quỹ tiền lương tháng 2/2006 của khách sạn Dân chủ là: 437.304.000 x 500/1000 = 218.652.000 đồng Việc thanh toán tiền lương, do hoạt động kinh doanh của khách sạn là một loại hình hoạt động dịch vụ mà hiệu quả của nó thể hiện ở khả năng thu hút khách đến với khách sạn. Khi càng có nhiều khách, hiệu quả hoạt động càng lớn thì tiền lương của người lao động trong khách sạn cũng càng cao. Do đặc điểm kinh doanh này mà việc trả lương cho người lao động được thực hiện theo cách trả lương khoán. Cách trả lương này vừa thực hiện theo quy định của Nhà nước vừa gắn với kết quả hoạt động nhằm đảm bảo lợi ích cho người lao động. Thanh toán lương gồm: Thanh toán lương cơ bản và thanh toán tiền lương năng suất. a/ Thanh toán tiền lương cơ bản Tiền lương cơ bản hay còn gọi là tiền lương cứng được trả theo nghị định 26/CP của Chính phủ. Theo quy định của Tổng Công ty DLHN, Khách sạn thanh toán tiền lương cơ bản cho người lao động vào ngày 15 hàng tháng như một khoản tiền tạm ứng. Việc tính toán tiền lương cơ bản dựa trên hệ số theo bảng lương và mức tiền lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước hiện nay mà Tổng Công ty DLHN đang áp dụng, cùng các khoản phụ cấp nếu có: Tiền lương cơ bản = (HCB x 350.000) + PC (nếu có) Trong đó: HCB: Hệ số lương cấp bậc theo bảng lương quy định của Nhà nước PC: Các khoản phụ cấp Căn cứ vào hệ thống thang, bảng lương của Nhà nước, của những nghề đang có trong khách sạn, Khách sạn đang áp dụng các bảng lương sau để tính tiền lương cho người lao động: Bảng lương viên chức – chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng cho các cán bộ quản lý. Bảng lương A1 nhóm 2 - đối với nhân viên tu sửa Bảng lương A19 nhóm 2 - áp dụng cho nhân viên bán hàng thủ công mỹ nghệ Bảng lương A20 - ăn uống + Nhóm 1: áp dụng cho nhân viên bàn, bar, phụ bếp + Nhóm 2: áp dụng cho nhân viên bếp Bảng lương B15 nhóm 1 - áp dụng cho nhân viên lái xe Bảng lương B16 nhóm 3 - áp dụng cho nhân viên bảo vệ Bảng lương B18: + Nhóm 1 áp dụng cho nhân viên buồng + Nhóm 2 áp dụng cho nhân viên giặt là + Nhóm 3 áp dụng cho nhân viên lễ tân Dựa vào bảng lương nói trên ta có được hệ số từng nghề theo thang bảng lương của Nhà nước mà tại các khách sạn đang áp dụng áp dụng vào việc tính lương: Đối với nhân viên trong khách sạn thì tiền lương cơ bản chỉ tính theo hệ số thang lương Nhà nước đã quy định và mức tiền lương tối thiểu: TLCB = HCB x 350.000 Ngoài ra, đối với tổ trưởng, để khuyến khích tinh thần trách nhiệm, Khách sạn áp dụng hệ số lương trách nhiệm đối với tổ trưởng là 0,1 theo quy định của Nhà nước. Đối với phụ cấp chức vụ, vì khách sạn Dân chủ chỉ là đơn vị phụ thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nên chế độ phụ cấp chức vụ chỉ được áp dụng đối với giám đốc và phó giám đốc với hệ số tương ứng với hệ số phụ cấp của trưởng phòng và phó phòng theo quy định của Nhà nước. Tổng Công ty Du lịch Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 1 nên hệ số phụ cấp chức vụ cho Giám đốc và Phó giám đốc khách sạn là: STT Hạng doanh nghiệp loại 1 Chức danh Hệ số phụ cấp 1 Giám đốc khách sạn 0,4 2 Phó giám đốc khách sạn 0,3 Như vậy tiền lương cơ bản của cán bộ quản lý vẫn được tính theo công thức: TLCB = (HCB x 350.000) + PCCV Ngoài ra, do tính chất của hoạt động kinh doanh khách sạn, nên có những lao động có thể phải làm ca đêm hoặc đôi khi phải làm thêm giờ. Vì vậy, trong khoản tiền tạm ứng lương hàng tháng, ngoài tiền lương cơ bản còn có các khoản phụ cấp làm đêm và tiền làm thêm giờ. Cách tính khoản tiền này cũng được thực hiện theo quy định của Nhà nước: + Nếu phải làm việc ban đêm thì phụ cấp được hưởng bằng 35% so với tiền lương ban ngày. + Tiền làm thêm giờ được hưởng 155% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày thường và 200% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ. Tuy nhiên, những khoản tiền này phát sinh ra ở các tháng là khác nhau và chỉ có những người nào có ngày làm ca 3 và làm thêm giờ thì mới có. Vì vậy các khoản này không nằm trong bảng lương chung mà được tính riêng. b/ Thanh toán tiền lương năng suất Tiền lương năng suất là phần tiền thưởng còn lại mà người lao động sẽ được nhận sau mỗi tháng dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn và kết quả lao động của từng người lao động trong tháng. Việc thanh toán tiền lương năng suất theo cách mới nhằm khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn. Để cho việc trả lương được thực hiện một cách nghiêm túc có căn cứ, Khách sạn Dân chủ đã dựa trên quy chế trả lương năng suất chung của Tổng Công ty Du lịch Hà nội để đưa ra một quy chế trả lương năng suất riêng cho khách sạn của mình: b.1. Nguyên tắc trả lương năng suất: Tiền lương năng suất được phân phối theo lao động, phụ thuộc vào kết quả lao động cuối cùng của từng bộ phận, từng người. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trách nhiệm và qui mô quản lý cao, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi …. đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh thì được hưởng lương năng suất cao. Lao động như nhau thì được hưởng như nhau. Chống phân phối bình quân tiền lương năng suất, đồng thời có phụ cấp tiền thưởng khuyến khích đối với cán bộ công nhân viên làm kiêm nhiệm công tác Đảng, đoàn thể. b.2. Đối tượng trả lương năng suất: Những người được hưởng lương năng suất là: Cán bộ công nhân viên khách sạn có thời gian làm việc thực tế kể cả lao động không thời hạn xác định, có thời hạn xác định, đi công tác, tập huấn, lao động công ích tham gia phong trào văn hoá, thể thao, tự vệ….. được hưởng 100% mức tiền lương năng suất theo phương pháp tính. Đối với cán bộ công nhân viên được cử đi học tại chức nếu đạt kết quả từ khá trở lên được hưởng 70% và đạt kết quả trung bình được hưởng 50% mức tiền lương năng suất. Đối tượng không được hưởng lương năng suất: Những người đi tham quan trong và ngoài nước do có người quen tổ chức Những người trong thời gian nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ việc riêng có lương, nghỉ phép Cán bộ công nhân viên được cử đi học nhưng đạt kết quả dưới trung bình. Trường hợp vi phạm kỷ luật lao động thực hiện trên cơ sở kết luận của Hội đồng kỷ luật. b.3. Phương pháp tính toán Tiền lương năng suất được tính toán cho từng người căn cứ vào kết quả lao động của họ. Để cho việc tính toán được công bằng chính xác, Công ty quy định chung cho các khách sạn tính tiền lương năng suất cho từng người phải căn cứ vào: Ngày công thực tế của từng người Hạng thành tích cá nhân Hệ số tổ Hệ số chức danh (cấp bậc) Trong các căn cứ trên, hạng thành tích cá nhân và hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc đảm nhận là hai căn cứ quan trọng có ảnh hưởng lớn đến tiền lương thực tế mà mỗi người sẽ nhận được. Trước hết, về phân loại thành tích cá nhân. Việc phân hạng thành tích cá nhân được quy định như sau: + Loại A: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành kỷ luật lao động tốt: hệ số 1,0. + Loại B: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, có một số vi phạm nội quy, quy chế cơ cơ quan: hệ số 0,8 + Loại C: Là những cán bộ công nhân viên hoàn thành công việc được giao ở mức độ thấp và vi phạm nội quy, quy chế: hệ số 0,6. Căn cứ vào tiêu chí này, khách sạn tiến hành bình xét để phân hạng thành tích cho từng người để biết được hệ số hạng thành tích mà mỗi người nhận được. Việc tiến hành đánh giá thành tích của từng người được tiến hành từ các tổ, các tổ họp và đưa ra ý kiến bình xét thống nhất. Sau đó thông qua hội đồng thi đua của khách sạn thậm định. Về nguyên tắc quá trình bình xét được tiến hành là dân chủ, công bằng, khách quan. Tuy nhiên trên thực tế vẫn khó tránh khỏi việc mọi người trong tổ khi bình xét thường nể nhau nên có phần dễ dãi. Thứ hai là về hệ số tổ: Để khuyến khích, động viên các bộ phận kinh doanh hoạt động tốt, Khách sạn Dân chủ còn giao kế hoạch kinh doanh theo tháng cho từng bộ phận. Cuối tháng, tiến hành họp xét mức hoàn thành kế hoạch theo nhóm: Bô phận lưu trú Bộ phận ăn uống Các bộ phận kinh doanh khác….. Nếu trong tháng bộ phận nào đạt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 1. Nếu vượt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 1,1. Nếu không đạt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 0.9. Riêng bộ phận hành chính tổng hợp, văn phòng sẽ nhận hệ số tổ là 1 Hệ số chức danh mức độ phức tạp của công việc đảm nhận. Hệ số này có một ý nghĩa lớn trong việc tính tiền lương năng suất vì nó sẽ phản ánh mức độ đóng góp của từng người tốt hơn. Sử dụng hệ số này nhằm khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn đáp ứng công việc một cách tốt nhất. Trong việc lựa chọn ra các hệ số, người làm công tác tiền lương tiến hành thống kê phân nhóm chức danh công việc đảm nhận của từng người. Sau đó, căn cứ vào bậc nghề tính chất quan trọng công việc đối với hoạt động kinh doanh của khách sạn và những yêu cầu cần có đối với từng loại nhân viên, họ sẽ lựa chọn ra hệ số tương ứng cho từng người. Khách sạn xác định hệ số cho từng người theo công thức: h1 = x k Trong đó: h1: là hệ số lương của người thứ i ứng với công việc được giao, mức độ phức tạp, tính trách nhiệm cuả công việc đòi hỏi và mức độ hoàn thành công việc. k: là hệ số mức độ hoàn thành d1i: là số điểm mức độ phức tạp của công việc người thứ i đảm nhận d2i: là số điểm tính trách nhiệm của công việc người thứ i đảm nhận Trong thực tế, các bảng hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc đảm nhận tại khách sạn còn mang tính bình quân rất lớn, khoảng giãn cách giữa các hệ số là ngắn nên tác dụng khuyến khích chưa cao. Bảng hệ số khách sạn xây dựng tuân thủ nguyên tắc sau: Lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng đảm nhiệm những trọng trách và phần công việc quan trọng được hưởng hệ số cao. Những người được hưởng hệ số trung bình đảm bảo ngày giờ công , đạt năng suất theo đúng định mức. Những bộ phận trong khách sạn được hưởng hệ số cao vì vai trò, chức năng hoạt động trong khách sạn ở những vị trí trực tiếp có quan hệ với khách là mối quan hệ đầu vào của hoạt động dịch vụ trong khách sạn (như bộ phận lễ tân, bộ phận tổng đài điện thoại…) Người được hưởng hệ số cao phải là người có trình độ tay nghề áp dụng phương pháp lao động tiên tiến, chấp hành sự phân công của người phụ trách, có ngày giờ công lao động cao, vượt năng suất, đảm bảo kết quả lao động của tập thể. BẢNG HỆ SỐ TÍNH TIỀN LƯƠNG NĂNG SUẤT STT Chức danh, mức độ phức tạp công việc đảm nhận Hệ số (1) (2) (3) 1 Giám đốc 2.90 2 Phó giám đốc, kế toán trưởng ( có trình độ ĐH) 2.20 3 Bộ phận lễ tân: - Nhân viên đón tiếp, tiếp thị +Từ bậc 1 đến bậc 3 (nếu có 02 bằng ĐH ngoại ngữ và giao dịch đáp ứng được giao thêm 10%) + Từ bậc 4 đến bậc 5 (nếu có 02 bằng ĐH ngoại ngữ và giao dịch đáp ứng được giao thêm 10%) + Tiếp thị thêm 10% - Nhân viên bộ phận thu ngân, tổng đài - Nhân viên bộ phận vận chuyển hành lý 1.20 1.30 1.10 1.05 4 Bộ phận bảo dưỡng Nhân viên bảo dưỡng Nhân viên đốt lò 1.20 1.10 5 Bộ phận buồng Nhân viên phục vụ buồng Nhân viên vệ sinh cầu thang Nhân viên trực đêm 1.15 1.10 1.10 6 Bộ phận giặt là Nhân viên trực tiếp giặt Nhân viên 1.15 1.10 7 Bộ phận bếp Chuyên gia Nhân viên bếp bậc 5 đến 7 Nhân viên bếp bậc 1 đến 4 Nhân viên vệ sinh bếp Thủ kho, kế toán tiêu chuẩn kiêm làm bếp 1.30 1.20 1.15 1.0 1.15 8 Bộ phận bàn – bar Nhân viên trực tiếp phục vụ khách bậc 6-7 Nhân viên trực tiếp phục vụ khách bậc 2-5 Nhân viên vệ sinh bàn rửa bát 1.15 1.10 1.0 9 Nhân viên kế toán, lao động tiền lương ( có bằng ĐH) Kỹ sư bậc 7 đến 8 Kỹ sư bậc 3 đến 6 Kỹ sư bậc 1 đến bậc 2 Cán sự bậc 1 đến 6 Cán sự bậc 7 đến bậc 12 Thủ kho Trợ lý giám đốc thêm 7% 1.25 1.20 1.10 1.10 1.20 1.15 10 Nhân viên lái xe - Lái xe con 1.20 11 Bộ phận dịch vụ Nhân viên bán vé Nhân viên vệ sinh phòng, cây cảnh Nhân viên vệ sinh chung 1.15 1.10 1.00 12 Bộ phận bảo vệ Nhânviên bảo vệ Giám sát viên thêm 7% 1.1 Nguồn: Quy chế trả lương khách sạn Dân chủ Để tăng thêm tính chất khuyến khích tiền lương năng suất, theo quy chế của Tổng Công ty Du lịch Hà nội, Khách sạn còn quy định hệ số phụ cấp cho những người làm công tác Đảng, đoàn thể và phụ cấp trách nhiệm. STT Chức danh Hệ số phụ cấp 1 Bí thư chi bộ 1.07 2 Chủ tịch công đoàn 1.07 3 Bí thư chi đoàn 1.05 4 Tổ trưởng 1.2 5 Tổ phó 1.1 6 Ca trưởng giám sát viên 1.07 Công thức tính: Bước 1: Quỹ tiền lương năng suất (L) Tổng số ngày công đã quy đổi (S Z) Tính tiền lương cho một ngày công quy đổi T = Trong đó: Ngày công đã quy đổi (Z) = ngày công thực tế x H H là tổng các hệ số H = h1 x h2 x h3 x h4 h1: là hệ số thành tích cá nhân h2: là hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc được giao h3 là hệ số phụ cấp nếu có h4: là hệ số tổ Bước 2: Tính tiền thưởng cho từng cá nhân X = T x Z Ví dụ: áp dụng tính tiền lương năng suất cho từng người. Trước hết ta phải tính tiền lương cho một ngày công quy đổi. Để tính được ta căn cứ vào quỹ tiền lương năng suất và tổng số ngày công quy đổi của toàn đơn vị. Quỹ tiền lương năng suất là 100.000.000 đồng. Tổng số ngày công quy đổi là 6552 ngày. Theo công thức ta có T = 100.000.000 / 6552 = 15.262,52. Vậy tiền lương cho một ngày công quy đổi cho Ông Nguyễn Văn Hà, tổ trưởng tổ bếp bậc 7 có số ngày công thực tế là 22 ngày, trong tháng 3 tổ ông vượt mức kế hoạch được giao. Hệ số tổ: 1,1 Hệ số thành tích. Loại A: 1,0 Hệ số chức danh: 1,2 Hệ số phụ cấp: 1,2 Vậy số ngày công quy đổi của ông Hà là: Z1 = ngày công thực tế x H Z1 = 22 x 1,0 x 1.2 x 1,2 x 1,1 = 34, 848 (ngày) Tiền lương năng suất của ông Hà là: X = T x Z1 = 15262.52 x 34,848 = 531.868, 1 (đồng). Tóm lại trên đây là hình thức trả lương cho những nhân viên thuộc khách sạn Dân chủ theo hình thức kết hợp giữa việc trả lương theo hệ số cấp bậc và lương khoán doanh thu. Ngoài ra, do đặc thù riêng của khách sạn, nên khách sạn còn có một khoản trả cho nhân viên massage cho những chuyên viên massage làm tại phòng massage. Những người này được hưởng lương theo phần trăm số phiếu massage bán được trong ngày. 1.2.Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng tại khách sạn Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ đã ban hành trong chế độ quy định mẫu chứng từ, nội dung ghi chép từ đó quy định trình tự lập, xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán để phản ánh kịp thời đầy đủ có hệ thống vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết. Kế toán trưởng đơn vị phải chỉ đạo tổ chức kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng các loại chứng từ ban đầu. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và thực hiện kiểm tra giám sát của kế toán đơn vị. Hàng tháng, Bộ phận tiền lương dựa vào bảng chấm công do các tổ trưởng gửi lên để ứng trước tiền ăn ca cho nhân viên vào ngày 05 hàng tháng và ứng trước tiền lương cơ bản vào ngày 15 hàng tháng. Sau đó, dựa vào bảng thành tích cá nhân, bảng báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận, báo cáo hạch toán thu nhập để tiến hành tính lương năng suất cho các nhân viên, tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng cho toàn bộ nhân viên của khách sạn, gửi sang phòng kế toán. Phòng kế toán khách sạn gửi Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng và bảng báo cáo kết quả kinh doanh tháng lên phòng tổ chức của Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Sau khi được phòng tổ chức chấp thuận, cán bộ tiền lương của khách sạn lên lấy các quyết định và kế toán khách sạn mới bắt đầu tiến hành chi lương cho nhân viên khách sạn, nhân viên khi nhận lương phải ký vào các chứng từ có liên quan. Các chứng từ sử dụng là: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương & tiền thưởng. - Bảng giao khoán doanh thu theo tháng và Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận - Biên bản bình bầu thành tích cá nhân Khách sạn Dân chủ Tổng Công ty Du lịch Hà nội BẢNG CHẤM CÔNG Bộ phận: Bộ phận Lễ tân Tháng 11 năm 2005 Mẫu số 01-LĐTL STT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 … 30 31 Số công hưởng lương TG Số công hưởng lương NS …… Số công hưởng BHXH A B C 1 2 … 30 31 32 33 34 35 1 2 Phan Đức Minh Đỗ Tuấn Thành ……… X X … X X … x…. … … … 24 24 ….. 24 Cộng Đối với lương năng suất, kế toán lập thẻ lương như dưới đây: THẺ LƯƠNG Họ và tên: Phan Đức Minh Bộ phận: Lễ tân Năm 2005 Kỳ 1 Ký nhận Kỳ 2 Ký nhận Tháng 1 đã ký đã ký Tháng 2 đã ký đã ký Tháng 3 đã ký đã ký Tháng 4 …… …. Tháng 11 Tháng 12 671.840 đã ký Chú ý: - Quỹ tiền lương tháng 12/2005 là: 207.454.530 đồng - Quỹ tiền lương chi trả lương cơ bản hết: 87.148.530 đồng - Quỹ tiền lương năng suất = 207.454.530 – 87.148.530 = 120.306.000 đồng Trong quỹ tiền lương năng suất tháng thì: + Số tiền dùng để phân phối cho CBCNV là: 95% x 120.306.000= 114.290.700 đồng + Số tiền thưởng cho các cán nhân có thành tích đột xuất là: 5% x 120.306.000= 6.015.300 đồng Tổng số ngày công đã quy đổi: 4940 ngày Vậy số tiền 01 ngày công quy đổi là: T = 114.290.700 = 23.135 đồng. 4940 Tiền lương năng suất của Phan Đức Minh được thanh toán theo bảng thanh toán và một ngày công quy đổi cho Phan Đức Minh, nhân viên tổ lễ tân có số ngày công thực tế là 24 trong tháng 12 theo bảng thanh toán lương sau: Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành lập chứng từ thanh toán lương cho cán bộ CNV. CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 135 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có Chi tiền thanh toán lương của kỳ I tháng 12/2005 334 111 112.390.700 Cộng X X 112.390.700 Kèm theo hai chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Kế toán thanh toán tiền lương cho CNV. Trong tháng công nhân được lĩnh lương nhiều lần. Lần một vào ngày 15 hàng tháng: thanh toán tiền lương cơ bản dưới hình thức tạm ứng. Khi tạm ứng lương kế toán lập chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 155 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có Thanh toán tạm ứng lương cơ bản tháng 12 năm 2005 334 111 87.148.530 cộng X X 87.148.530 Kèm theo 2 chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Số lương còn phải trả cuối tháng CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 161 Ngày 31tháng 12 năm 2005 Trích yếu số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú nợ Có Tính lương phải trả tháng 12 năm 2005 641.11 642.11 334 334 174.261.805 33.192.724,8 Cộng X X 207.454.530 Kèm theo 3 chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 162 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu số hiệu tài khoản số tiền ghi chú Nợ Có Trợ cấp BHXH trả thay lương 138 334 1.500.000 Cộng x X 1.500.000 Kèm theo 2 chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập,kế toán tổng hợp vào số cái các tài khoản liên quan: SỔ CÁI TK 334: Phải trả công nhân viên Tháng 12 năm 2005 Đơn vị: 1.000 đồng ngày ghi sổ chtừ ghi sổ Diễn giải TK Đ/Ư Số tiền ghi chú Shiệu NT Nợ Có 31/12 31/12 31/12 31/12 135 155 161 162 31/12 31/12 31/12 31/12 -Dư đầu kỳ Tiền thanh toán lương kỳ I của tháng 11-2005 Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 12/2005 Tính lương phải trả tháng 12 cho CNV Tính trợ cấp BHXH phải trả thay lương -PS trong kỳ -Dư cuối kỳ -cộng luỹ kế đầu năm 111 111 641.11 642.11 138 112.390,7 87.148,53 1.500 201.039,23 174.261,805 33.192,7248 207.454,53 7.915, 3 2. Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại khách sạn 2.1. Thủ tục chứng từ, tài khoản hạch toán Hiện nay, theo chế độ, Các khoản trích theo lương chiếm 25% tiền lương cấp bậc phải trả cho công nhân viên. Trong đó, người sử dụng lao động đóng 19% và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động đóng 6%. Tại khách sạn Dân chủ, kế toán tiến hành khấu trừ khoản 6% ngay vào lương tháng của CNVC. Công thức tính: Khoản BHXH tính vào CF SXKD = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CNC * 15% Khoản BHYT tính vào chi phí SXKD = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CNC * 2% Khoản KPCĐ tính vào chi phí SXKD = Tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV * 2% Số BHXH,BHYT phải thu của người lao động = Tổng số tiền lương cơ bản * 6% Trong đó: ( 5% BHXH,1% BHYT). - Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Mục đích : phiếu này dùng để xác nhận số ngày đựơc nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, con ốm ...của cán bộ làm căn cứ để tính BHXH. Trả thay lương theo chế độ quy định. Phương pháp lập: Mỗi lần người lao động đến khám bệnh ở bệnh viện, trạm y tế, cơ quan thì bác sỹ sẽ lập phiếu này ghi số ngày nghỉ của người lao động để cơ quan y tế lập phiếu nghỉ hưởng BHXH. VD: Khi nhận được giấy nhập viện của nhân viên là anh Đỗ Văn Thanh ở bộ phận Lễ tân. Kế toán lập phiếu nghỉ hưởng BHXH như sau: Phụ biểu 19: PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH Họ và tên: Đỗ Văn Thanh Chức vụ: Nhân viên Bộ phận: Lễ tân Thời gian đóng BHXH: ...... năm Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày cho nghỉ Xác nhận của phụ trách Tổng số từ ngày đến ngày BV Việt Đức 10/11 Nghỉ ốm 6 10/11 16/11 Số ngày nghỉ tính BHXH Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ Lương BQ 1 ngày % tính BHXH Số tiền lương BHXH 6 1.023.700 39.373 75% 177.178 Số tiền bằng chữ: Một trăm bảy bảy ngàn một trăm bảy tám đồng. Ngày….tháng 12 năm 2005 Người lĩnh tiền Kế toán Ban chấp hành CĐ cơ sở thủ trưởng đơn vị Để thanh toán được tiền BHXH, Người lao động phải cung cấp cho kế toán các chứng từ: Sổ y ba, Phiếu xuất viện. Từ các phiếu thanh toán trợ cấp BHXH của công nhân viên và số liệu đã xác nhận của cơ quan y tế và cơ quan BHXH, bộ phận kế toán thanh toán tổng hợp số liệu tính toán số tiền BHXH phải trả cho từng lao động lập bản thanh toán BHXH trên cơ sở thanh toán BHXH thực hiện chi trả BHXH CNV trong Khách sạn: BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng Quý 4./2005 Stt Họ tên Nghỉ ốm Tai nạn lao động ... Tổng số tiền ký nhận Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 Đỗ Văn Thanh 06 177.178 177.178 đã ký ……… Cộng …. ….. Tổng số tiền viết bằng chữ : Một trăm bảy bảy nghìn một trăm bẩy tám đồng. Hà nội,ngày31 tháng 12 năm 2005 Giám đốc duyệt (Ký,họ tên) Kế toán (Ký,họ tên) Cán bộ BHXH (Ký,họ tên) Bảng thanh toán trợ cấp BHXH làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán. Cuối quý, kế toán khách sạn lập báo cáo quyết toán tình hình thanh toán BHXH. - Bảo hiểm y tế: Bảo hiểm y tế có tính chất bắt buộc đối với người lao động và của cả khách sạn. Quỹ này được hình thành do sự đóng góp của cả hai bên. Tại khách sạn, tỷ ệ trích nộp BHYT đúng theo quy định của Chính phủ. - Kinh phí công đoàn: Song song với việc trích BHXH thì khách sạn còn phải trích nộp kinh phí công đoàn. Đây là loại kinh phí hình thành để tài trợ cho các hoạt động và sự tổ chức công đoàn (cả công đoàn cấp trên và công đoàn cấp cơ sở). Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo % với chi phí tiền lương của công nhân, số tiền này được tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Tại khách sạn, KPCĐ được trích bằng 2% so với tổng quỹ lương, trong đó 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% duy trì hoạt động công đoàn tại khách sạn. Về tài khoản sử dụng, khách sạn dùng các tài khoản 338 để hạch toán các khoản trích theo lương, chi tiết: 338.2, 338.3, 338.4 2.2. Trình tự, phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương tại Doanh nghiệp Theo tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho toàn công ty khi người lao động nộp 5% BHXH, 1% BHYT thì kế toán tiến hành lập phiếu thu. Khách sạn Dân chủ Tổng Công ty Du lịch Hà nội PHIẾU THU Quyển số 16 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Họ và tên người nộp: Phan Đức Minh Địa chỉ: Bộ phận lễ tân Lý do nộp: 5% BHXH, 1% BHYT tháng 12/ 2005 Số tiền: 71.400 (Viết bằng chữ: Bẩy mươi mốt nghìn bốn trăm đồng) Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Người nộp (Ký,họ tên) Thủ quỹ (Ký,họ tên) Các khoản thu tiền BHXH và BHYT cũng được phản ánh trên bảng lương trong cột “Nợ trừ lương”. - Khi công ty nộp BHXH, BHYT, KPCĐ lên cơ quan quản lý thì kế toán sẽ viết phiếu chi. Khách sạn Dân chủ Tổng Công ty Du lịch Hà nội PHIẾU CHI Quyển số 20 Ngày 15 tháng 12 năm 2005 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Kim Oanh Địa chỉ: Phòng kế toán Tổng công ty Du lịch Hà nội Lý do chi: Chi nộp BHXH tháng 12 năm 2005 Số tiền: 17.429.706đ (Viết bằng chữ: Mười bảy triệu bốn trăm hai chín nghìn bẩy trăm linh sáu đồng) Người lập biểu (ký,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền : 17.429.706đ (Viết bằng chữ: Mười bảy triệu bốn trăm hai chín nghìn bẩy trăm linh sáu đồng) Ngày 15 tháng 12 năm 2005 Thủ quỹ (Ký,ghi rõ họ tên) Người nhận (Ký,ghi rõ họ tên)  Khi thu tiền BHXH, BHYT của người lao động kế toán lập: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 180 Ngày 15 tháng 12 năm 2005 Trích yếu số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có Thu tiền5% BHXH, 1% BHYT của người lao động 111 338 5.228.911,8 Cộng x x 5.228.911,8 Kèm 2 chứng từ gốc Người lập (Ký,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) -Số tiền BHXH nộp cho cấp trên CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 195 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi nộp 20% BHXH lên cấp trên 338 111 17.429.706 Cộng X X 17.429.706 Kèm 2 chứng từ gốc Người lập (Ký,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) Kèm theo 3 chứng từ gốc Kế toán xác định số BHXH, BHYT, KPCĐ được trích vào chi phí SXKD CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 200 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có Số tiền BHXH,KPCĐ được trích vào CPSXKD 12/2003 641.11 642.11 338 13.908.905,4 2.649.315,3 Cộng X x 16.558.220,7 Kèm theo 3 chứng từ gốc Người lập (Ký,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) * Cách hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến việc trích nộp và chi tiêu BHXH, BHYT, KPCĐ Các nghiệp vụ thu nộp trong tháng 11 năm 2005 phát sinh trong tháng 12/2005 , căn cứ vào phiếu thu số 16 ngày 15 tháng 3 năm 2005 về việc thu 5% BHXH, 1% BHYT của người lao động. Tổng số tiền là: 5.228.911,8 (Đ) Kế toán ghi: Nợ TK 111: 5.228.911,8 Có TK 338: 5.228.911,8 3383: 4.357.426,5 3384: 871.485,3 - Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT,KPCĐ tháng 12 năm 2005 kế toán xác định số BHXH, BHYT, KPCĐ phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty tháng 12/2005. Tổng số tiền là: 16.558.220,7 đ Kế toán ghi: Nợ TK 641.11: 13.908.905,4 Nợ TK 642.11: 2.649.315,3 Có 338: 16.558.220,7 3382: 1.742.970,35 3383: 13.072.280 3384: 1.742.970,35 Từ đó kế toán vào sổ cái TK 338 “Phải trả phải nộp khác” SỔ CÁI TK 338: Phải trả phải nộp khác Đơn vị: 1.000 đồng NT ghi sổ CTGS Diễn giải TK Đ/Ư Số tiền ghi chú SH NT Nợ Có 15/12 31/12 31/12 180 195 200 15/12 31/12 31/12 Dư đầu tháng -Thu tiền 5% BHXH, 1% BHYT của người lao động -Chi nộp 20% BHXH lên cơ quan cấp trên - Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ được tính vào CPSX KD tháng 12/2005 Cộng số phát sinh Dư cuối tháng Luỹ kế từ đầu năm 111 111 641.11 642.11 17.429,706 17.429,706 5.228,9118 13.908,90539 2.649,3153 21.787,132 4.357.426 PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ TRÍCH CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN DÂN CHỦ I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VỀ TÌNH HÌNH TRẢ LƯƠNG, HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán nói chung đặc biệt là công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng của người lao động tại Khách sạn. Trên cơ sở những kiến thức và phương pháp luận đã được trang bị ở trường em xin có một vài nhận xét khái quát sau: Trong công tác tổ chức kế toán khách sạn đã từng bước kiện toàn bộ máy kế toán của mình. Công tác quyết toán hàng quý, hàng năm đều được thực hiện tốt, rõ ràng và đúng thời hạn. Nhờ đội ngũ kế toán có năng lực và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ nên thời gian qua đã cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc ra quyết định chỉ đạo trong kinh doanh. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động luôn chấp hành đúng các chế độ về tiền lương tiền thưởng chế độ phụ cấp trợ cấp BHXH được kế toán tiền lương thực hiện đầy đủ chính xác kịp thời. Kế toán tiền lương luôn hướng dẫn các bộ phận chức năng thực hiện tốt công tác cung cấp các thông tin để tính tiền lương tiền bảo hiểm như bảng chấm công, bình bầu tổ. Việc tính toán trả lương năng suất đã thể hiện được nguyên tắc tiền lương gắn với năng suất chất lượng hiệu quả của từng người. Việc phân loại chi tiết chức danh mức độ phức tạp trong công việc đảm nhận đã giúp cho việc trả lương được cụ thể đến từng người lao động. Hơn nữa, theo mức độ quan trọng của công việc thì hệ số của mỗi người có khác nhau. Người làm ở vị trí quan trọng đòi hỏi trình độ cao sẽ được hưởng hệ số cao hơn. Việc đánh giá phân loại thành tích của từng người được tiến hành công bằng chính xác thông qua hội đồng thi đua đã giúp người lao động có tinh thần trách nhiệm với công việc hơn. Đồng thời, về trả lương cơ bản, khách sạn đã chỉ trả 85% tiền lương cơ bản theo thang bảng lương của nhà nước, còn lại phần chính là trả lương theo năng suất và khả năng làm việc. Điều này khiến những người làm việc lâu năm không ỷ lại rằng mình đã làm việc lâu năm, không cần làm nhiều vẫn được hưởng lương cao, tạo cho người lao động dù lâu năm hay mới vào làm đều cố gắng làm việc khiến cho chất lượng dịch vụ của khách sạn được đảm bảo và ngày càng hoàn thiện. Kế toán đã kịp thời hạch toán và phân bổ một cách hợp lí chi phí lương cho các bộ phận, tiết kiệm chi phí lao động thúc đẩy sự phát triển của Khách sạn. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được công tác này còn một số vấn đề cần xem xét đó là. * Hình thức trả lương: Về các khoản trích theo lương, Khách sạn đã thực hiện các khoản trích nộp BHXH, BHYT và KPCĐ theo đúng quy định của nhà nước. Song, Đối với KPCĐ thì không có chứng từ bắt buộc, khách sạn không sử dụng một chứng từ nào về việc thanh toán và sử dụng khoản này gây khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu và đồng thời không có số liệu tổng hợp về KPCĐ. * Tài khoản sử dụng: Khách sạn vẫn còn chưa lập tài khoản 335.3 – Quỹ dự phòng về mất việc làm. Tôi thiết nghĩ khách sạn nên lập Quỹ dự phòng về mất việc làm, đặc biệt là khi việc kinh doanh của khách sạn đôi khi phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan: điều kiện thời tiết ( Thời tiết đẹp hay có thiên tai), vào môi trường sống (dịch bệnh)…. Vì vậy khi thiết lập quỹ này, khách sạn sẽ không rơi vào tình trạng bị động khi có các yếu tố khách quan bất lợi cho công việc kinh doanh của khách sạn. Về phân bổ chi phí lương, khách sạn đã không sử dụng tài khoản 622 và 627. Mà tất cả chi phí đều tập hợp về 02 tài khoản 641 và 642. Điều này còn chưa được hợp lý. Tôi thiết nghĩ khách sạn nên lập tài khoản 622 để tập hợp các chi phí về lương cho các nhân viên trực tiếp tham gia làm ra các dịch vụ như: nhân viên làm phòng, bar…. Và TK 627 cho các cán bộ quản lý ở cấp tổ. Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Khách sạn Dân chủ. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Khách sạn, tôi thấy rằng những tồn tại trong công tác này đang được các kế toán nỗ lực khắc phục và hoàn thiện. II/ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Hoàn thiện cách tính trả lương Mức lương tối thiểu được quy định là 350.000đ/tháng theo quy định của Chính phủ. Tuy nhiên, hiện nay trượt giá ở nước ta diễn ra rất nhanh, vì vậy, khách sạn cần bố trí, sắp xếp và có chính sách thích hợp để có kinh phí cần thiết hỗ trợ cho người lao động đảm bảo mức thu nhập, để nó không những bù được trượt giá do giá cả hàng hoá trên thị trường tăng cao mà còn tạo điều kiện cho người lao động an tâm làm việc. Khách sạn cần phải tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát lĩnh vực tiền lương, thu nhập đảm bảo công khai hoá tiền lương, làm cho tiền lương và thu nhập trong đơn vị được gắn kết thành một mối, thực hiện phân phối có hiệu quả, phát huy nguồn lực cho sản xuất kinh doanh của Khách sạn. 2. Về công tác hạch toán lương, các khoản trích theo lương Với đặc thù của kinh doanh khách sạn đấy là theo mùa vụ, và phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan: dịch bệnh, thiên tai, chiến tranh.... Vì vậy, Khách sạn nên thành lập quỹ dự phòng về phòng chống mất việc làm. Đối với KPCĐ, Khách sạn cần phải có các chứng từ chứng thực việc thu chi. Có như vậy, thì việc hạch toán các khoản trích theo lương mới đảm bảo độ chính xác và tạo điều kiện cho các cơ quan chức năng dễ theo dõi kiểm tra. Trên đây là một số phương hướng hoàn thiện cho công tác quản lý, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có thể thực hiện ngay tại Khách sạn. Việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là một yêu cầu tất yếu khách quan của Khách sạn nói riêng và của các doanh nghiệp nói chung. Mỗi doanh nghiệp cần phải ngày một hoàn thiện hơn đối với công tác hạch toán của mình, thực hiện tính đúng, tính đủ, đảm bảo cho người lao động phát huy trí tuệ, gắn bó với Khách sạn. Làm tốt công tác này là thể hiện sự thành công trong kinh doanh của Khách sạn trong việc tạo dựng thế đứng vững chắc trong kinh tế thị trường. KẾT LUẬN Tiền lương là một vấn đề kinh tế xã hội phức tạp liên quan trực tiếp đến việc làm và đời sống của người lao động trong doanh nghiệp. Tiền lương cần phải có tác dụng khuyến khích sản xuất kinh doanh, tăng hiệu quả, đảm bảo công bằng cho người lao động. Làm tốt công tác tiền lương không chỉ cho hiệu quả trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài, góp phần quan trọng làm lành mạnh, trong sạch bộ máy, làm cho mọi người yên tâm, chuyên cần với công việc, toàn tâm , toàn ý phục vụ doanh nghiệp. Trả lương đúng và đủ cũng chính là động lực thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước góp phần xây dựng xã hội công bằng dân chủ văn minh. Trong qua trình thực tập tại khách sạn Dân chủ, chuyên đề chỉ khái quát được những vấn đề lý luận cơ bản về nội dung, yêu cầu, nguyên tắc về công tác tiền lương. Đồng thời, nổi bật được công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại khách sạn. Vấn đề lao động tiền lương, các khoản trích theo lương đóng góp rất lớn trong quản lý lao động tiền lương nếu ta hạch toán đúng, đủ, chính xác, kịp thời trong thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương là động lực thúc đẩy người lao động sản xuất kinh doanh tăng năng suất phát huy tính năng động sáng tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật góp phần hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao là phương cách đúng đắn nhất để tăng thu nhập cho chính mình, tích luỹ cho doanh nghiệp và xã hội. Tuy chuyên đề đã nghiên cứu và đề cập được một số nội dung cơ bản, song việc nghiên cứu công tác tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề rộng rãi và hết sức phức tạp đòi hỏi phải được đầu tư nhiều thời gian và công sức nghiên cứu, do thời gian thực tập có hạn chuyên đề không tránh khỏi những hạn chế và sai sót trong quá trình nghiên cứu, nên thành thật xin lỗi và ghi nhận những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, ban lãnh đạo, các phòng ban trong khách sạn Dân chủ để chuyên đề được hoàn thiện . Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Ban Giám đốc khách sạn Dân chủ, Phòng hành chính tổng hợp, Phòng Kế toán và toàn thể cán bộ công nhân viên của Khách sạn trong quá trình tôi thực tập đã quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn Thầygiáo Đặng Thế Hưng đã tận tình dìu dắt và giúp đỡ trong suốt thời gian thực tập và nghiên cứu để chuyên đề được hoàn thành tốt đẹp. Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2006 SINH VIÊN BÙI THỊ KIM HOAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ..1 Phần I: Lý luận chung về hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương trong doanh nghiệp ..2 I. Những vấn đề chung về tiền lương ..2 1. Nguồn gốc, bản chất của tiền lương ..2 2. Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương trong Doanh nghiệp. ..6 3. Chế độ tiền lương và các hình thức trả lương trong Doanh nghiệp ..7 3.1. Chế độ tiền lương ..7 3.2 Các hình thức trả lương ..9 3.2.1. Hình thức trả lương sản phẩm ..9 3.2.2. Hình thức tiền lương theo thời gian. 14 4. Một số vấn đề bổ sung cho việc trả lương và bản chất của tiền thưởng 16 4.1. Một số vấn đề bổ sung cho việc trả lương 16 4.1.1. Trả lương theo hiệu quả sản xuất kinh doanh 16 4.1.2. Trả lương khi làm thêm giờ và làm việc vào ban đêm 18 4.2. Bản chất và vai trò của tiền thưởng 19 II. Hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp 19 1. Nhiệm vụ hạch toán tiền lương 19 1.1.Phải phân loại lao động hợp lý : 20 1.2. Phân loại tiền lương một cách phù hợp: 21 2. Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng hạch toán tiền lương 22 3. Trình tự và phương pháp hạch toán tiền lương 24 III. Hạch toán các khoản trích theo lương 24 1. Nhiệm vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ, Quỹ DPVTCMVL 24 2. Khái niệm, sự hình thành và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 25 3. Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng hạch toán các khoản trích theo lương 26 4. Trình tự và phương pháp hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ và Quỹ DP VTCMVL 27 IV. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tiền lương và trích các khoản theo lương. 29 1.Hình thức Nhật ký – sổ cái 29 2. Hình thức Nhật ký chung 30 3. Hình thức Chứng từ ghi sổ 31 4. Hình thức nhật ký – chứng từ 32 Phần II: thực trạng hạch toán tiền lương và trích các khoản Trích theo lương tại khách sạn dân chủ 34 I. Đặc điểm tình hình chung tại khách sạn dân chủ 34 1. Tình hình sản xuất kinh doanh tại khách sạn dân chủ 34 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của khách sạn 34 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý của KS 36 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn Dân Chủ. 36 1.2. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động kinh doanh. 36 1.2.3 . Sản phẩm và định hướng kinh doanh. 38 2. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại doanh khách sạn 39 2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. 39 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán 41 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 41 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ 42 II. Tình hình thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại khách sạn 44 1. Hạch toán tiền lương tại khách sạn Dân chủ 44 1.1. Các hình thức trả lương tại khách sạn 44 1.2.Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng tại khách sạn 58 1.3. Trình tự và phương pháp hạch toán tiền lương 60 2. Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại khách sạn 66 2.1. Thủ tục chứng từ, tài khoản hạch toán .. 66 2.2. Trình tự, phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương tại KS .69 Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương và trích các khoản theo lương tại khách sạn dân chủ .74 I. Nhận xét đánh giá ưu, nhược điểm về tình hình trả lương, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Khách sạn 74 II/ Biện pháp hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 76 1. Hoàn thiện cách tính trả lương 76 2 - Về công tác hạch toán lương, các khoản trích theo lương ..76 KẾT LUẬN 78 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN