Đề tài Hạch toán và quản lý tscđ tại công ty cơ khí thiết bị điện Đà Nẵng

hù hợp, khoa học bên cạnh việc tìm kiếm thị trường, tiếp thu sự phát triển của khoa học công nghệ, chằm đáp ứng tốt nhất nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. * Đội ngũ lao động: Với đội ngũ cán bộ lao động lành nghề, khả năng làm việc tốt trong việc xử lý thông tin. Tinh thần lao động hăng say, ham học hỏi, hiểu biết đã góp phần không nhỏ vào kết quả hoạt động của Công ty. 2..2 Đặc điểm sản phẩm và đặc điểm tổ chức sản xuất: 2.2.1 Đặc điểm sản phẩm: Nhìn chung sản phẩm của Công ty được ưa chuộng nhiều trên thị trường, chất lượng cao đặc biệt sản phẩm xe cứu thương, xe du lịch đạt được huy chương vàng tại hội chợ tiễn lãm kinh tế kỹ thuật toàn quốc năm 1988 - 1990, hội chợ hàng công nghiệp Việt Nam năm 1992. 2.2.2 Đặc điểm quá trình sản xuất: Đặc điểm sản xuất chính của Công ty vẫn la sản xuất đơn chiếc, công việc mang tính lắp ghép và gián đoạn. Vừa sản xuất theo đơn đặt hàng và vừa sản xuất không theo đơn đặt hàng. Khi có một yêu cầu về đặt hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng (kế hoạch hay hợp đồng), tại phòng kho lập kế hoạch tiến độ sản xuất xuống các phân xưởng, phòng ban thông qua lệnh sản xuất. Trong quá trình sản xuất cũng như kiểm tra kỹ thuật đều phải dựa vào bản vẽ được thiết kế riêng cho từng sản phẩm mà phòng kỹ thuật đã phê duyệt. Lập dự toán chi phí sản xuất cho mỗi sản phẩm là vấn đề khồng thể thiếu do chu kỳ sản xuất sản phẩm thường kéo dài và không ổn định tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại sản phẩm cúng như nhu cầu thường xuyên của khách hàng. Sau khi hoàn thành sản xuất, phòng KCS sẽ giám định sẽ nghiệm thu sản phẩm trước khi giao cho khách hàng. 2.2.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất : Với tính đa dạng của ngành nghề, và sản phẩm nên cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty được xây dựng phù hợp với yêu cầu của quá trình sản xuất * Sơ đồ tổ chức sản xuất của Công ty: CÄNG TY Xí nghiệp cơ khí Phân xưởng sản xuất phụ tùng Xí nghiệp sữa chữa bảo dưỡng Phân xưởng thân xe Täø điện hoïa Täø maû điện Täø xe ca 1 Täø xe ca 2 Täø xe ca 3 Täø xe ca 4 Täø xe ca 5 Täø maïy gáöm 1 Täø maïy gáöm 2 Täø maïy gáöm 3 Täø may điện Täø maïy hàn Văn phòng xí nghiệp Tổ nguội doa mài gò hàn đúc Täø inox Täø tän Văn phòng *. Chức năng của các bộ phận: - Phân xưởng sản xuất phụ tùng: Là bộ phận mới thành lập, được hạch toán trực tiếp, với nhiệm vụ là chuyên sản xuất ống xả, điện hóa mạ ống xả và sản phẩm inox. - Phân xưởng thân xe: Có nhiệm vụ tháo rời các xe cũ rồi chuyển các chi tiết đó đến các bộ phận liên quan để gia công, sửa chữa. Sau đó lắp ráp hoàn chỉnh chiếc xe, chịu trách nhiệm làm khung xe lắp đặt các chassi và trang trí. - Xí nghiệp sửa chữa bảo dưỡng: Có nhiệm vụ sửa chưa phục hồi chức năng của các loại xe, máy nổ phục vụ công trình, tân trang, sơn mới xe, kiểm tra các thông số an toàn, thông số kỹ thuật của máy móc thiết bị. Ngoài ra còn có nhiệm vụ sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn TSCĐ. - Xí nghiệp cơ khí: Chuyên sản xuất các loại sản phẩm cơ khí, các thiết bị y tế, phụ tùng của máy móc, chế tạo các chi tiết để giao cho phân xưởng thân xe hoặc phân xưởng bảo dưỡng sửa chữa. Nhận gia công các sản phẩm cơ khí như: khung cửa, rào sắt,... 2.2.4. Đặc điểm quy trình công nghệ: Sơ đồ quy trình công nghệ đóng mới, sửa chữa, bảo dưỡng xe: Nhận xe vào xưởng Tháo rời Tôn, sắt các loại Chassi Maïy Gáöm Điện Voí xe, Thùng xe Khung sườn Kiểm tra Gia cäng cå khê Lắp ráp toàn bộ Hoàn chỉnh, chạy thử Sơn sấy, lắp kính Lắp ghế , đèn Chạy thử, nghiệm thu Gia cäng mäüc Gia công đệm Giao hàng Quy trình công nghệ được thiết kế theo từng bước công việcvừa tuần tự vừa song song. Quy trình công nghệ của việc đóng mới và sửa chữa giống nhau, chỉ khác ở chỗ với đóng mới thì Công ty sẽ mua sắm các thiết bị hoặc nhận từ khách hàng, sau đó sẽ lắp ráp đóng khung thành một xe mới hoàn chỉnh. Còn đối với các xe cũ hoặc mua xe cũ (xẻ đời cũ), sau khi nhận xe vào xưởng, công nhân sẽ tháo rời từng bộ phận khung, gầm, điện đệm, vỏ thùng xe, sườn, kiểm tra chất lượng từng bộ phận để có biện pháp sửa chữa hoặc gia công cơ khí, tiếp theo là gia công mộc, lắp ráp xe và chạp thử, nếu có sự cố thì sửa chữa lại. Cuối cùng sản phẩm sẽ được sơn, sấy, lắp ráp kính và gia công đệm, đèn, các trang thiết bị khác, sau đó tiến hành sửa chữa hiệu chỉnh lần cuối, nghiệm thu kiểm tra bởi bộ phận KCS và giao cho khách hàng hoặc nhập vào kho Công ty. Qui trình sản xuất các sản phẩm tôn, inox Cán, cắt, uốn tôn, inox Cå khê Sơn, lắp kính Nghiệm thu Giao hàng 3.Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty : 3.1.Tổ chức bộ máy quản lý :  Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, qui trình công nghệ mà bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến tham mưu. Nhìn chung, bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, linh hoạt, thông tin giữa các phòng ban nhanh chóng. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: -Giám đốc Công ty :Là người có thẩm quyền cao nhất, là đại diện pháp nhân cao nhất trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của mình. Thay mặt Công ty giải quyết các vấn đề mang tính chất chiến lược như: quyết định điều chỉnh, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định giao kế hoạch cho phó Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, giải quyết các vấn đề đối nội, đối ngoại. -Phó Giám đốc tiếp thị vật tư :Là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh tại Tam Kỳ và xí nghiệp sửa chữa bảo dưỡng, là người chỉ đạo trực tiếp phòng Kế hoạch tiếp thị và vật tư. -Phó Giám đốc nội chính sản xuất :Là người có chức năng, nhiệm vụ giống phó Giám đốc Kế hoạch tiếp thị và vật tư. -Phòng tài vụ :Tổ chức hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, thực hiện thu chi, quản lý và bảo đảm quá trình sản xuất kinh doanh liên tục. - Phòng Kế hoạch tiếp thị vật tư: Có nhiệm vụ lập kế hoạch và điều hành sản xuất, theo dõi qúa trình sản xuất, ký kết hợp đồng, xây dựng các định mức. - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về qui trình công nghệ của các sản phẩm. Thiết kế và xây dựng các bản vẽ kỹ thuật, phối hợp với các bộ phận có liên quan để kiểm tra kỹ thuật sản phẩm khi hoàn thành. - Phòng KCS: Có chức năng kiểm tra, đánh giá chất lượng của sản phẩm hoàn thành trước khi giao cho khách hàng, kiểm tra vật tư trước khi đưa vào sử dụng. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng nhập khẩu các loại xe cũ, các thiết bị, phụ tùng,...phục vụ công tác đóng, sửa chữa ô tô... -Phòng kinh doanh: Tham gia lập kế hoạch ngắn và dài hạn. Quan hệ tìm kiếm thị trường. Ký kết hợp đồng với các khách hàng. 4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty : 4.1.Mô hình bộ máy kế toán: Kế toán træåíng Kế toán Täøng håüp Kế toán TSCĐ Kế toaïn váût tæ Kế Toaïn Cäng nåü Kế toán tiền mặt Thäúng Kê phán xæåíng Kế toán tiền gửi ngân hàng Thuí quyî 4.2. Hình thức tổ chức sản xuất : Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Bảng kê chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Säø caïi Baíng cán âäúi Tài khoản Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Säø quyî Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Ghi hằng ngày : Ghi định kì : Ghi hằng tháng : Ghi hàng quí : Quan hệ đối chiếu : Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan kế toán các phần hành phản ánh vào bản kê chứng từ, rồi định kỳ 4-5 ngày tổng hợp số liệu vào chứng từ ghi sổ, nếu nghiệp vụ ít phát sinh, kế toán sẽ phản ánh thẳng vào chứng từ ghi sổ. Đến cuối tháng từ chứng từ ghi sổ sẽ phản thẳng vào sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Đồng thời lên sổ kế toán chi tiết đối với cấc nghiệp vụ cần theo dõi chi tiết. Sau đó sẽ đối chiếu số liệu giữa sổ đăngký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối tài khoản. Cuối quý, kế toán căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán . I. Đặc điểm về TSCĐ và yêu cầu công tác hạch toán và quản lý TSCĐ tại Công ty: 1. Đặc điểm TSCĐ tại Công ty: TSCĐ tại Công ty bao gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,....trong đó máy móc thiết bị chiếm tỷ trọng lớn. Phần lớn TSCĐ của Công ty do bổ sung bằng nguồn vốn tự có và nguồn vốn vay. Hiện Công ty đang có kế hoạch đầu tư, trang bị sửa chữa TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhân công. 2. Yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý TSCĐ: -Phải quản lý sử dụng TSCĐ theo chế độ quy định: Thướng xuyên trích khấu hao, lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ ... -Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình tăng giảm, tình hình di chuyển tài sản cố định và tình hình hiện còn về các chỉ tiêu: số lượng, giá trị của từng thứ, từng loại. - Tính đúng, phân bổ chính xác kịp thời số khấu hao đã trích vào đối tượng sử dụng có liên quan và theo dõi tình hình sử dụng quỹ khấu hao đã trích. - Phản ánh kịp thời chính xác và quản lý chặt chẽ về chi phí sửa chữa TSCĐ, lập dự phòng chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. 3. Phân loại TSCĐ tại Công ty: TSCĐ tại Công ty được phân thành nhiều loại tuỳ theo từng tiêu thức phân loại cụ thể, bao gồm: Căn cứ vào nguồn hình thành: + TSCĐ hình thành từ vốn Ngân sách + TSCĐ hình thành từ nguồn vốn tự có + TSCĐ hình thành từ nguồn vốn khác Căn cứ vào hình thái biểu hiện : + TSCĐHH: Nhà cửa vật kiến trúc, MMTB, ... + TSCĐ VH: Chi phí đất sử dụng, chi phí bằng phát minh,... Căn cứ vaò tính chất sử dụng gồm các loại sau: + TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh do đơn vị hiện đang sư dụng phục vụ cho công việc sản xuất tại đơn vị. + TSCĐ ngoài sản xuất kinh doanh : để phục vụ trong lĩnh vực y tế, sự nghiệp, phúc lợi..... + TSCĐ chưa cần dùng: là những TSCĐ hiện có ở Công ty nhưng tạm thời chưa sử dụng, nhưng vẫn sử dụng khi có nhu cầu. + TSCĐ chờ thanh lý: Là những TSCĐ đã hư hỏng không thể sử dụng được nữa. II. Hạch toán TSCĐ tại Công ty Cơ Khí Thiết Bị Điện Đà Nẵng 1. Hạch toán tăng TSCĐ: 1.1. Hạch toán chi tiết tăng TSCĐ: Các chứng từ liên quan gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ ) - Đối với các TSCĐ giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao bao gồm: + Hợp đồng + Hoá đơn mua TSCĐ + Các chứng từ khác có liên quan. Đối với những TSCĐ tăng thêm do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng kế toán tiến hành quyết toán, lập hồ sơ riêng cho tài sản này. Những TSCĐ được mua sắm trực tiếp Công ty căn cứ vào chứng từ thanh toán như: hoá đơn và hồ sơ TSCĐ để hạch toán chi tiết. HOÁ ĐƠN (GTGT) ( Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày...tháng ....năm 2002 Họ và tên ngươì mua: Công ty Cơ Khí ô tô vàThiết Bị Điện Đà Nẵng Địa chỉ : 129 Ông ích Khiêm Đà Nẵng. Hình thức thanh toán : Tiền mặt. STT Tên quy cách Sp, h.hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3=1x2 1 2 Ti vi màu JVC 26 Inch Máy photo copy Cái Cái 01 01 6.000.000 9.000.000 6.000.000 9000.000 Cộng tiền hàng 15.000.000 Tại Công ty lập biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán chi tiết TSCĐ được thực hiện cho từng TSCĐ và theo nơi sử dụng, Công ty sử dụng thẻ TSCĐ để theo dõi quản lý từng TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ. Thẻ TSCĐ lập thành hai bản. Bản chính để tại phòng kế toán để theo dõi ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Bản sao giao cho bộ phận sử dụng TSCĐ giữ. Mẫu thẻ TSCĐ như sau: Đơn vị:Công ty cơ khí và thiết bị điện Đà Nẵng Mẫu số 02-TSCĐ Số : Ban hành theo QĐ số 186 TC/CĐKT THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 07tháng 04 năm 2002 Kế toán trưởng:xxxxxxxxx Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ ...số:....ngày.....tháng.... năm .... Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ .......Số hiệu TSCĐ ........... Nước sản xuất ............Năm sản xuất ............... Bộ phận quản lý, sử dụng..........Năm đưa vào sử dụng.................. Công suất thiết kế: Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày,tháng năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị Hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 Số TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 + Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày.... tháng ....năm.... + Lý do đình chỉ sử dụng....... + Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày....tháng.....năm.... + Lý do ghi gảm............ 1.2. Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ: Để theo dõi chi tiết các loại, nhóm TSCĐ theo kết cấu kế toán sử dụng các tài khoản cấp hai theo quy định của nhà nước. Theo dõi chi tiết TSCĐ hữu hình theo loại nhóm: TK 2112- Nhà xưởng vật kiến trúc. TK 2113- Máy móc thiết bị TK 2114- Phương tiện vận tải truyền dẫn. Đồng thời Công ty sử dụng sổ TSCĐ để theo dõi TSCĐ theo từng nơi sử dụng. Gồm một sổ TSCĐ sử dụng toàn bộ Công ty, và từng nơi sử dụng mở một sổ. + TK sử dụng: TK211, TK 213: được chi tiết ra các tài khoản tương ứng theo loại và nguồn hình thành như sau: TK 2113- TSCĐ máy móc thiết bị, được chi tiết theo các nguồn hình thành như sau: - TK 21131: TSCĐ hình thành từ nguồn vốn ngân sách nhà nước. - TK 21132: TSCĐ hình thành từ nguồn vốn tự có. - TK 21133: TSCĐ hình thành từ nguồn vốn khác. + phương pháp hạch toán: Khi có TSCĐ tăng do mua sắm theo quyết định của Công ty: Mua mới một máy Doa với giá trị là 200 triệu đồng bằng quỹ đầu tư phát triển và đưa vào sử dụng tại phân xưởng thân xe, thì kế toán mở thẻ TSCĐ để hạch toán chi tiết, lập thành hai bản. Bản chính phòng kế toán giữ, bản sao được giao xuống cho phân xưởng thân xe. - Kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 21132: 200.000.000 Nợ TK 1331: 20.000.000 Có TK 1121: 220.000.000 - Chi phí vận chuyển TSCĐ: Nợ TK 21132: 200.000 Nợ TK 1331: 20.000 Có TK 1111: 220.000 Đồng thời căn cứ vào nguồn vốn sử dụng, tiến hành kết chuyển nguồn: Nợ TK 414: 220.000.000 Có TK 411: 220.000.000 Khi tăng TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao:Khi xây dựng một nhà kho tại phân xưởng thân xe để mở rộng diện tích chứa xe trong quá trình lắp ráp bằng nguốn vốn khác: Công trình hoàn thành nhưng chưa quyết toán, nên Công ty tạm hạch toán: Nợ TK 21123: 145.900.000 Có TK 241: 145.900.000 Vào cuối quý II năm 2002, công trình được quyết toán với giá 150.000.000, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 21123: 4.100.000 Có TK 241: 4.100.000 Hạch toán tăng TSCĐ do phát hiện thừa khi kiểm kê: Đây là trường hợp rất ít xảy ra tại Công ty vì việc quản lý TSCĐ tại Công ty rất chặt chẽ. Công ty luôn tổ chức các cuộc kiểm kê định kỳ để xác định rõ số lượng và giá trị của các loại tài sản. Tuy nhiên khi xảy ra thì có thể xử lý: + Nếu TSCĐ đó thuộc sở hữu của Công ty nhưng do nhầm lẫn chưa ghi sổ thì phải căn cứ vào nguyên giá để hạch toán tăng TSCĐ như trường hợp tăng mới, đồng thời tính khấu hao đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Nếu TSCĐ phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân cụ thể thì Công ty nên hạch toán vào tài sản thừa chờ xử lý. Đến khi xác định rõ nguyên nhân thì hạch toán cho phù hợp. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TĂNG TSCĐ Tk 111,112,... TK 211,213 Mua sắm TK 133 TK 241 Xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng TK 411 Cấp trên cấp, nhận vốn góp cổ phần, liên doanh bằng TSCĐ TK 222 Nhận lại vốn góp liên doanh 2.Hạch toán giảm TSCĐ : 2.1. Kế toán chi tiết gảm TSCĐ: Chứng từ cần thiết khi giảm TSCĐ: - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 03- TSCĐ ) - Quyết định và biên bản giao nhận TSCĐ - Hợp đồng mua bán TSCĐ, khi hạch toán giảm TSCĐ kế toán phải ghi đầy đủ thủ tục quy định đối với từng trường hợp cụ thể. - Giảm TSCĐ đều phải phản ánh vào sổ thẻ TSCĐ. - Trình tự thanh lý TSCĐ được tiến hành như sau: + Đơn vị sử dụng TSCĐ báo cáo tình trạng kỹ thuật của TSCĐ tại Công ty: + Căn cứ vào báo cáo nói trên lập Hội đồng để xác định tình trạng kỹ thuật của TSCĐ đó và đi đến kết luận là tài sản đó không được sử dụng nữa. + Sau khi xác định được những TSCĐ cần thanh lý Công ty lập biên bản thanh lý TSCĐ. Căn cứ vào biên bản và quyết định thanh lý Công ty tìm khách hàng tham gia về thể thức đấu giá và biên bản bàn giao TSCĐ đó. Sau đây là những biên bản, quyết định để tiến hành thanh lý, nhượng bán TSCĐ tại Công ty Cơ Khí ô tô vàThiết Bị Điện Đà Nẵng: Sở công thương TP. Đà Nẵng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty Cơ Khí ô tô Đà Nẵng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *** BIÊN BẢN THANH LÝ XE INTER 43K-5396 Hôm nay, lúc 7g30 ngày 10 tháng 7 năm 2002 tại hội đồng thanh lý tài sản Công ty Cơ Khí ô tô vàThiết Bị Điện Đà Nẵng , chúng tôi gồm có: Ông Nguyễn Hoàng Sơn : Giám đốc Công ty - Chủ tịch hội đồng. Ông Nguyễn Quang Tuấn Anh: Trưởng phòng Kế hoạch vật tư - Uỷ viên. Bà Thái Thị Hoa : Kế toán trưởng - Uỷ viên. Hội đồng đã nghe báo cáo thực trạng xe ô tô Inter 43K 5396 như sau: Xe nhập từ năm 1989 đến nay máy đẫ yếu Hệ thống gầm xe xuống cấp,mục nát Xe hoạt động không phù hợp với tình hình hiện nay. Nguyên giá Khấu hao cơ bản Giá trị còn lại Ghi chú 28.830.937 đ 18.610.526 đ 10.220.411 đ Do xe Inter 43K-5396 Bị hao mòn vô hình xe đã đến kì đại tu và không đáp ứng được yêu cầu công tác kinh doanh hiện nay , chi phí cao, hiệu quả thấp nên Công ty không sử dụng . Hội đồng thanh lý quyết định bản thanh lý với giá : 21.000.000 đ (Hai mươi mốt triệu đồng ). Cuộc họp kết thúc vào lúc 10h 00 cùng ngày . Chủ tịch hội đồng Trưởng phòng kế hoạch vật tư Kế toán trưởng (Ký tên ) (Ký tên ) (Ký tên ) Sau khi lập biên bản thanh lý xe 43K- 5396 Công ty lập quyết định thanh lý như sau: Sở công thương thành phố Đà Nẵng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty cơ khí Ô tô Đà Nẵng Độc lập - Tư do - Hạnh phúc Số : 156 / QĐ -CUTB Đà Nẵng , ngày 11/07/2000 QUYẾT ĐỊNH "V/v thanh lý xe ô tô Inter 43k-5396" - Căn cứ luật doanh nghiệp Nhà nước ban hành theo lệnh của chủ tịch nước ngày 30/04/95. - Căn cứ quyết định 5487 ngày 09/01/1992 của Bộ công nghiệp và Uỷ ban nhân dân TP Đà Nẵng về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước Công ty Cơ Khí ô tô Đà Nẵng. - Căn cứ biên bản của Hội đồng thanh lý tài sản Công ty họp ngày 10/07/2002. GIÁM ĐỐC CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ ĐÀ NẴNG QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay giao cho phòng Tổ chức Hành chính kiểm tra thực tế hiện trạng xe Inter 43K-5396, làm thủ tục xuất bản. Điều 2: Giá cả căn cứ vào biên bản số 155/BB-CUTB ngày 10/07/2002 của hội đồng thanh lý tài sản Công ty đề nghị ( Hai mươi mốt triệu đồng chẵn). Phòng kế toán tài vụ thanh lý xoá sổ TSCĐ xe Inter 43k- 5396. Điều 3: Các Ông (Bà) trưởng phòng Tổ chức hành chính, kế toán trưởng, Trưởng phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 11/07/2002 GIÁM ĐỐC CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ ĐÀ NẴNG Nguyễn Hoàng Sơn. Căn cứ vào biên bản và quyết định về việc thanh lý xe Inter 43K-5396 Công ty Cơ Khí ô tô vàThiết Bị Điện Đà Nẵng tiến hành bán đấu giá xe Inter 43K-5396: Sở công thương TP. Đà Nẵng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty Cơ Khí ô tô ĐN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *** BIÊN BẢN BÁN ĐẤU GIÁ XE INTER 43K-5396 Hôm nay ngày 11/07/2002 tại văn phòng Công ty Cơ Khí ô tô Đà Nẵng tiến hành bán đấu giá xe Inter 43K-5396. Thành phần hội đồng: Đại diện phía Công ty Cơ Khí ô tô và Thiết Bị Điện Đà Nẵng: 1. Ông Nguyễn Hoàng Sơn Giám đốc. 2. Ông Nguyễn Quang Tuấn Anh Trưởng phòng Kế hoạch vật tư. 3. Bà Thái Thị Hoa Kế toán trưởng. Khách hàng: 1. Ông Trương Chiến. 2. Ông Nguyễn Đình Hải. 3. Ông Nguyễn Thanh Tài. Nội dung: Giám đốc Công ty thông báo thể lệ đấu giá xe Inter 43K-5396. Sau khi khách hàng tham gia về thể thức đấu giá, Hội đồng tổ chức bán đấu giá và khách hàng tham dự nhất trí như sau: 1. Khách hàng trúng giá cao nhất ( Cao hơn giá tối thiểu do Hội đồng Công ty quy định ) thì được mua xe. Thời hạn nộp tiền trong vòng 5 ngày kể từ ngày đấu giá. 2. Trong trường hợp hai người trúng giá cao nhất thì hai người đó bốc thăm tại chỗ để xác định người mua. 3. Sau khi đấu giá xong, người được mua xe có quyền được niêm xe đưa vào gara Công ty. Sau khi nộp tiền xong mới được lấy xe. Kết quả bỏ phiếu đấu giá như sau: Ông Trương Chiến 18.000.000đ Ông Nguyễn Đình Hải CAPut!'.000.000đ Ông Nguyễn Thanh Tài 21.000.000đ. Vậy Ông Nguyễn Thành Tài trúng giá 21.000.000đ là người được mua xe. TMHĐTC Người đấu giá Người ghi bán đấu giá xe cao nhất được mua biên bản Nguyễn Hoàng Sơn Ngô Thanh Tài Nguyễn Quang Tuấn Anh Căn cứ giấy đề nghị mua xe được Giám đốc Công ty duyệt ngày 11/07/2002, Công ty lập biên bản giao xe, hồ sơ xe như sau: Sở công thương TP. Đà Nẵng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CTy Cơ Khí ô tô vàThiết Bị Điện ĐN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 155/BB-CUTB *** BIÊN BẢN BÀN GIAO XE, HỒ SƠ XE Căn cứ giấy đề nghị mua xe được Giám đốc Công ty duyệt ngày 11/07/2002, hôm nay ngày 11/07/2002 chúng tôi gồm có: Bên A: Đại diện Công ty Cơ Khí ô tô Đà Nẵng (bên bán) 1. Ông Nguyễn Hoàng Sơn Giám đốc Công ty 2. Ông Nguyễn Quang Tuấn Anh Trưởng phòng Kế hoạch vật tư 3. Bà Thái Thị Hoa Kế toán trưởng. Bên B: Ông Nguyễn Thanh Tài ( Bên Mua) Hai bên tiến hành bàn giao xe và giấy tờ kèm theo cụ thể : I. Tài sản: Bên A giao xe Inter 43K-5396 ( 1 chìa khoá xe) cho bên B với đầy đủ phụ tùng kèm theo. II. Giấy tờ xe ( Toàn bộ bản chính): Kèm theo gồm có: Giấy xe lưu hành số 38A 333806 ngày 18/06/1998. Bảng đăng ký xe ô tô số A0001056 ngày 12/06/1998. Giấy chứng nhận số 4593 ngày 17/06/1998 về giao thông vận tải. Giấy chứng nhận bảo hiểm ô tô số 275403 có giá trị đến ngày 24/05/2002. Sổ kiểm tra định kỳ xe cơ giới. Biên bản này được lập thành 04 bản. Bên A(bán) giữ 3 bản và bên B( mua) giữ 1 bản và có giá trị như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO( Bên bán) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Bên mua) Nguyễn Hoàng Sơn Nguyễn Thành Tài. Sau khi bán tài sản này chứng từ có được là hoá đơn. Kế toán TSCĐ dựa vào hoá đơn này để hạch toán giảm TSCĐ. Đơn vị: Công ty Cơ Khí ô tô ĐN Mẫu số: 01D/BH Địa chỉ: 129 Ông ích Khiêm ĐN ( Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ) Ngày.... tháng.... năm2002 HOÁ ĐƠN Họ và tên người mua : Nguyễn Thành Tài Địa chỉ : 162 Phan Châu Trinh Đà Nẵng. Hình thức thanh toán : Tiền mặt. STT Tên quy cách Sp, h.hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3=1x2 1 Xe Inter 43K-5396 chiếc 01 21.000.000 21.000.000 Cộng tiền hàng 21.000.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 2.100.000 Tổng cộng tiền thanh toán 23.100.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai ba triệu một trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 2.2. Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ: Những TSCĐ không còn khả năng sử dụng hoặc vẫn còn khả năng sử dụng nhưng xét thấy không có hiệu quả thì Công ty sẽ lập phương án xử lý và hội đồng thanh lý gồm đại diện các phòng ban trong Công ty, từ đó đánh giá giá trị còn lại của tài sản và quyết định bán tài sản sao cho có hiệu quả nhất. Trong quý III/2002 Công ty tiến hành thanh lý một số TSCĐ sau: Loại TSCĐ thanh lý: Nguyên giá Giá trị còn lại - Xe Inter 76.820.000đ 22.850.000đ Cộng 76.820.000đ 22.850.000đ Kế toán phản ánh giảm TSCĐ như sau: Nợ TK 214 53.970.000 Nợ TK 821 22.850.000 Có TK 2112 76.820.000 Đồng thời phản ánh thu nhập và chi phí do thanh lý: Nợ TK 111 21.000.000 Nợ TK 133 2.100.000 Có TK 721 23.100.000 Sau đó kế toán sẽ vào sổ TSCĐ. 1. Kế toán hao mòn và khấu hao TSCĐ: + phương pháp tính khấu hao: TSCĐ trong đơn vị được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Công thức như sau: Mức khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ / Thời gian sử dụng. Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá TSCĐ thay đổi, thì xác định lại mức trích khấu ha hằng năm theo công thức sau: Mức khấu hao TSCĐ =giá trị còn lại TSCĐ / Số năm sử dụng xác định lại. + Tài khoản sử dụng: TK 214- Hao mòn TSCĐ hữu hình được chi tiết như sau: TK2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình nguồn vốn ngân sách nhà nước. TK 2142: Hao mòn TSCĐ hữu hình nguồn vốn tự có. TK 2143: Hao mòn TSCĐ hữu hình nguồn vốn khác. + phương pháp hạch toán: Phương pháp hạch toán chi tiết: Căn cứ vào chứng từ gốc hàng tháng kế toán sẽ tiến hành lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) KHTSCĐ Bộ phận phân xưởng (627) Bộ phận bán hàng(641) Bộ phận QLDN (642) Nguyên giá Mức KH I.Mức KH tháng trước II. Mức KH tăng trong tháng: -Nhà cửa -MMTB -Phương tiện vận tải .... III. Mức khấu hao giảm trong tháng: -Phương tiện vận tải -TSCĐ khác .... Mức khấu hao trích trong tháng 7,5 10 10 12,5 35.345.967.680 745.890.600 2.567.895.221 75.986.563 12.678.905 45.890.879.326 4.565.234.256 60.417.950 256.789.522 7.598.656 1.574.856 4.980.732.560 2.987.766.543 36.987.528 156.564.321 1.574.856 3.098.615.421 565.980.656 6.890.685 4.789.890 7.598.656 679.845.620 1.011.47.057 16.439.737 95.435.311 1.202.271.519 Phương pháp hạch toán tổng hợp: Hằng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao, kế toán tiến hành trích khấu hao TSCĐ vào đối tượng sử dụng có liên quan: - Tại phân xưởng sản xuất: Nợ TK 627: 3.098.615.421 Có TK 214: 3.098.615.421 Đồng thời ghi Nợ TK 009: 3.098.615.421 - Đối với bộ phận bán hàng: Nợ Tk 641: 679.845.620 Có TK 214: 679.845.620 - Đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp: Nợ Tk 642: 1.202.271.519 Có TK 214: 1.202.271.519 Đối với các TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi, cuối kỳ kế toán xác định giá trị hao mòn: Nợ TK 4313 Có TK 214 Sử dụng quỹ khấu hao: Dùng quỹ khấu hao cho vay mượn có tính chất tạm thời: Nợ TK 128,222,138,.. Có TK 111,112,... Đồng thời ghi: Có TK 009 Dùng quỹ khấu hao để mua sắm TSCĐ và sửa chữa TSCĐ: Nợ TK 211,241 Có TK 111,112 Đồng thời ghi: Có TK 009 2. Kế toán sửa chữa TSCĐ: Hàng năm, việc sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty được giao quyền tự chủ về việc lập kế hoạch sửa chữa. Vì vậy công tác sửa chữa được quan tâm đặc biệt. Việc sửa chữa thường xuyên được thực hiện theo kế hoạch và sủa chữa lớn khi tài sản hư hỏng nặng phải ngưng hoạt động. Yêu cầu đặt ra với công tác sửa chữa lớn TSCĐ là chi phí sửa chữa nhỏ nhất, với thời gian ngắn nhất hiệu quả cao nhất. PHẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ Ô TÔ THIẾT BỊ ĐIỆN ĐÀ NẴNG : A. Nhận xét tình hình hạch toán và quản lý TSCĐ tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô và Thiết Bị Điện Đà Nẵng: I. Nhận xét chung tình hình hạch toán tại Công ty: Công ty hiện nay làm ăn rất có hiệu quả, quy mô mở rộng bao gồm các chi nhánh nhỏ đang thành lập chuẩn bị đi vào hoạt động: Chi nhánh Hoà Khánh, Hoà Cường,... Địa bàn hoạt động thuận tiện nằm ở trung tâm thành phố là trụ sở chính, bên cạnh là những cơ sở nằm rải rác quanh thành phố, với vị trí như vậy rất thuận tiện trong việc vận chuyển tiêu thụ hàng hoá. Đội ngũ công nhân và lao động gián tiếp làm việc rất tích cực, việc phân công lao động kế toán tại Công ty phù hợp với khối lượng công tác kế toán và đặc trưng của từng đối tượng kế toán, bảo đảm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên trong tổ chức, phân công lao động kế toán, số lượng nhân viên kế toán còn thiếu so với khối lượng công tác kế toán. Nên dẫn đến tình trạng kiêm nhiệm, chẳng hạn kế toán phần hành ngoài chức năng theo dõi, tập hợp số liệu ở phần hành mình còn phân công tập hơp chi phí và tính giá thành ở bộ phận mình. Hiện nay uy tín của Công ty được nâng cao, quy mô mở rộng khắp nơi, sản phẩm có mặt nhiều trên thị trường trong nước và nước ngoài. Với quy mô rộng lớn nên công việc trở nên nhiều và phức tạp đòi hỏi phải đưa máy tính vào sử dụng để giảm nhẹ khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán,... Do việc mới hợp nhất doanh nghiệp nên cần có những phương pháp cụ thể để việc hạch toán, tạo sự kết nối giữa các đơn vị để đảm bảo hiệu quả quản lý là cao nhất. Giảm việc đi lại để cung cấp thông tin cho các nhân viên trong Công ty. Về hình thức kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để tập hợp và phản ánh số liệu phát sinh. Với hình thức này có thuận lợi là đơn giản dễ làm, không đòi hỏi kế toán viên có trình độ kế toán cao. Nhưng công tác hạch toán và ghi chép đều tập trung tại phòng kế toán và được thực hiện bằng thủ công nên khối lượng công việc nhiều và dồn vào cuối quý , cuối năm báo cáo tài chính thường hay chậm trễ. Hiện nay Công ty đang có kế hoạch triển khai áp dụng chương trình kế toán máy vào quá trình hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình hạch toán đồng thời sẽ giải quyết một số vấn đề mà kế toán thủ công chưa thực hiện được. Khi triển khai ứng dụng một phần mềm sẽ có những hiệu quả cụ thể như sau: + Hiệu quả gián tiếp: - Cung cấp nhanh chóng, chính xác số liệu, thông tin cần thiết kịp thời cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. - Phòng kế toán sẽ có điều kiện để phân tích số liệu chi phí, giá thành, thị trường, doanh số,... để tham mưu cho giám đốc. + Hiệu quả trực tiếp: - Giảm khối lượng ghi chép sổ sách cũng như trong kiểm tra đối chiếu. - Công việc kế toán không bị dồn vào cuối kỳ. - Sẽ giải quyết được số lớn công việc khi quy mô được mở rộng. - Tinh giản bộ máy kế toán của đơn vị, nâng cao hiệu quả công việc kế toán. - Thuận tiện trong khâu lưu trũ các tài liệu kế toán + Hiệu quả phụ: Đó là hiệu quả marketing, một Công ty có cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị được trang bị tốt sẽ càng nâng cao uy tín cho Công ty, tạo thêm niền tin cho khách hangftrong ký kết hợp đồng. II. Nhận xét tình hình hạch toán và quản lý TSCĐ tại Công ty: TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty, phản ánh năng lực hiện có, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật của Công ty. TSCĐ, đặc biệt là máy móc thiết bị sản xuất là điều kiện quan trọng và cần thiết để tăng sản lượng, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm ....Bởi vậy việc hạch toán và quản lý TSCĐ hợp lý và chặt chẽ sẽ không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động. Vì vậy cần phải có những xem xét cụ thể về tình hình thực tế tại đơn vị và từ đó có những biện pháp để hạch toán và sử dụng triệt để về số lượng, thời gian và công suất của máy móc thiết bị sản xuất, với tình hình thực tế hiện nay tại Công ty: - Việc ghi chép sổ sách còn chưa cụ thể nghĩa là không chi tiết từng sổ kế toán riêng cho từng phân xưởng mà tất cả đều được hạch toán vào toàn bộ một cuốn sổ theo dõi TSCĐ cho toàn Công ty mặc dù như vậy thì thuận tiện trong khâu cất giữ sổ nhưng điều ngược lại sổ sẽ cồng kềnh và khó theo dõi hơn một khi quy mô Công ty mở rộng ra như hiện nay. - Công ty không nên sử dụng tài khoản 2141, 2142, 2143 để phản ánh khấu hao TSCĐ theo các nguồn vốn hình thành nên TSCĐ. - Hiện nay chế độ kế toán có nhiều thay đổi, thông tư hướng dẫn sử dụng bốn chuẩn mực kế toán mới được ban hành thay đổi một số tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán vì vậy Công ty nên có kế hoạch áp dụng những thay đổi này vào quá trình hạch toán để phù hợp chế độ quy định. - Giá trị TSCĐ chưa sử dụng còn tương đối lớn vì vậy Công ty nên có kế hoạch để nâng cao giá trị sử dụng của các tài sản này bằng cách đưa vào sử dụng hay đem cho các doanh nghiệp khác thuê,... Mặc dù phần hành TSCĐ có phần gọn nhẹ hơn so với các phần hành khác nhưng với quy mô ngày càng mở rộng đòi hỏi việc mua sắm máy móc thiết bị đưa vào sử dụng là điều tất yếu vì vậy việc hạch toán và quản lý TSCĐ ngày phức tạp hơn nên cần thiết phải đưa máy tính vào qúa trình hạch toán. B. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và nâng cao hiệu qủa quản lý TSCĐ tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô và Thiết Bị Điện Đà Nẵng: I. Hoàn thiện về sổ sách chứng từ kế toán: Tại Công ty một nhu cầu đang được đặt ra là áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Mà hình thức sổ sách kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ ", hình thức này phù hợp quy mô sản xuất và trình độ nhân viên kế toán tại Công ty. Mặc dù vậy, nếu áp dụng máy vi tính thì phải thuê chuyên gia về nghiên cứu thực tế, viết chương trình điều này sẽ làm chi phí quá lớn và khi có sự thay đổi hoặc trục trặc gì phải mời họ rất bất tiện. Vì vậy, để giảm chi phí, tạo thuận lợi trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết Công ty nên sử dụng hình thức " Nhật ký chung" Thuận lợi hơn trong việc mua phần mềm. Hình thức được áp dụng viết phần mềm thông dụng nhất là hình thức "Nhật ký chung" có sổ sách gọn, kết cấu sổ và phương pháp ghi chép đơn giản, cùng với việc ghi chép theo trình tự thời gian và nội dụng kinh tế sẽ rất thuận tiện cho việc theo dõi toàn quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Hình thức "Nhật ký chung" bao gồm các loại sổ sách sau: Sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. Các sổ thẻ kế toán chi tiết, Sổ Cái,... Sơ đồ trình tự ghi sổ như sau: Chứng từ gốc Nháût kyï chung Säø caïi Nhật ký đặc biệt Baíng cán âäúi säú phaït sinh Baïo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, cuối quý : Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, từ chứng từ gốc ghi vào Nhật ký chung, hoặc Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết, còn được ghi vào sổ chi tiết liên quan. Định kỳ, từ Nhật ký chung ghi các nghiệp vụ kinh tế vào sổ cái theo các tài khoản liên quan. Còn đối với nhật ký đặc biệt, thường cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi một lần vào sổ Cái. Cuối kỳ, căn cứ số liệu các sổ chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên Bảng cân đối tài khoản. Sau đó, từ Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các baó cáo kế toán. II. Hoàn thiện về nội dung hạch toán: Công ty nên áp dụng chế độ kế toán mới vào quá trình hạch toán như sau: + Sử dụng tài khoản 242" Chi phí trả trước dài hạn" - Khi mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp đưa về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán như sau: Nợ TK 211: Ghi theo giá trả tiền ngay Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Nợ TK 242: Phần lại trả chậm (Phần chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán (-) giá mua trả ngay) Có TK 331: Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán). + Định kỳ thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112 ( Số tiền trả định kỳ bao gồm cả gốc và lãi trả chậm phải trả định kỳ) +Đồng thời tính vào chi phí theo số lãi trả chậm,phải trả định kỳ: Nợ TK 635: Chi phí tài chính. Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn. - Khi sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hữu hình: + Khi sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ sau ghi nhận ban đầu ghi: Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 112, 152, 331,... + Khi công việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp hoàn thành đưa vào sử dụng nếu thoả mãn điều kiện được ghi tăng nguyên giá TSCĐ thì ghi tăng như bình thường, trường hợp không thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 627, 641, 642 ( Nếu giá trị nhỏ) Nợ TK 242 ( Nếu giá trị lớn phải phân bổ dần) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang + Sử dụng tài khoản 811 và 711 thay cho tài khoản 721 và 821 trước đây: - Khi tăng TSCĐ do biếu tặng được hạch toán như sau: Nợ Tk 211, 213 Có Tk 711 - Khi phản ánh các thu nhập hay chi phí do thanh lý TSCĐ như sau: Thu nhập do thanh lý TSCĐ: Nợ TK 111,112,131 Có TK 711 Chi phí do thanh lý TSCĐ: Nợ Tk 811 Có TK 111,112,131,... Công ty nên sử dụng tài khoản 2141 để phản ánh khấu hao TSCĐ của Công ty, TK 2142: khấu hao TSCĐ thuê tài chính. Còn việc khấu hao TSCĐ được chi tiết theo các nguồn vốn thì nên thực hiện như sau: TK 2141NS, TK2141TC phản ánh khấu hao TSCĐ hình thành từ nguồn vốn Ngân sách, nguồn vốn tự có,... Công ty nên thường xuyên phân tích tình hình sử dụng TSCĐ (phân tích tình hình biến động, tình hình trang bị, hiệu quả sử dụng TSCĐ ...) để cung cấp những thông tin thiết thực nhất vế TSCĐ tại đơn vị từ đó mà có các biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Bắng cuối kỳ báo cáo kế toán , các nhân viên kế toán tại Công ty hoặc có thể ứng dụng các kết quả của sinh viên thực tập có liên quan đến phân tich để thấy rõ hơn tình hình thực tế tại đơn vị mình. C. Ứng dụng máy tính trong công tác hạch toán và quản lý TSCĐ tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô và Thiết Bị Điện Đà Nẵng: I. Tình hình, khả năng và những vấn đề cần phải giải quyết để dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty: 1. Tình hình khả năng ứng dụng máy tính tại Công ty Cơ Khí Thiết Bị Điện Đà Nẵng: Tại Công ty , công tác hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng chủ yếu được thực hiện bằng thủ công. Mặc dù tại Công ty có sử dụng máy tính nhưng chỉ phục vụ cho kế toán tổng hợp lên các báo cuối kỳ hạch toán. Nên khi cuối quý thì công việc ở các phần hành kế toán khác nhau thì bị chậm trễ không kịp cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lên báo cáo kế toán. Hiện nay có một số nhân viên tại Công ty đã am hiểu về máy tính nên chỉ cần đào tạo thêm cho các nhân viên ở từng phần hành cụ thể để họ hiểu rõ hơn vế việc sử dụng máy vi tính. Phần hành TSCĐ rất quan trọng do có giá trị lớn nên đòi hỏi phải tính chính xác, quản lý một cách chặt chẽ. Nên khi ứng dụng máy tính vào thì sẽ đáp ứng được yêu cầu quản lý. 2.Vấn đề cần phải thực hiện trước khi ứng dụng máy tính: Hiện nay, kỹ thuật tin học phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Việc sử dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý là một điều cần thiết. Do vậy kế toán trưởng, cán bộ quản lý phải có kế hoạch bối dưỡng trang bị cho các nhân viên kế toán vốn kiến thức về quá trình hạch toán bằng máy vi tính. Tại Công ty, do đang hạch toán bằng thủ công nên khi thực hiện bằng máy phải làm như thế nào, mà bộ phận kế toán vấn thực hện được chức năng nhiệm vụ của mình với hiệu quả được nâng cao hơn. Từ đặc điểm thực tế của công tác hạch toán và quản lý TSCĐ ở Công ty đặt ra cho việc ứng dụng máy vi tính là: Thực hiện ghi sổ kế toán như thế nào để từ chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết vật tư, Nhật ký chung... Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành ra sao? Việc cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lên các báo cáo kế toán cuối kỳ ra sao....? Như vậy, vấn đề đặt ra cần phải giải quyết như thế nào? Vì với kế toán bằng thủ công và với kế toán bằng máy là hai cách hoàn toàn khác nhau nhưng đều một mục đích và theo những quy định của chế độ. II. Phân tích hệ thống thông tin trong chương trình TSCĐ 1. Phân tích sơ lược hệ thống thông tin của phần hành TSCĐ : 1.1. Đầu vào của hệ thống: Đầu vào của phân hệ TSCĐ bao gồm tất cả các trường tăng giảm TSCĐ , các dữ kiện được tổng hợp chương trình kế toán ( nghiệp vụ mua sắm, thanh lý, khấu hao TSCĐ ...). Sự biến động của TSCĐ được thể hiện qua sự biến động về mặt thông số, mặt giá trị và nghiệp vụ kế toán: -Về mặt giá trị của tài sản biến động: + Nguyên giá TSCĐ theo các nguồn hình thành + Giá trị còn lại TSCĐ phân theo các nguồn hình thành -Về mặt thông số của tài sản biến động : + Mã tài sản cố định + Mã tăng giảm TSCĐ + Số lượng TSCĐ + Nước sản xuất + Nơi sử dụng TSCĐ + Số năm sử dụng + Mục đích sử dụng ................................ Về nghiệp vụ kế toán: + Số chứng từ + Ngày chứng từ phát sinh nghiệp vụ + Loại chứng từ + Nội dung nghiệp vụ kế toán + Tài khoản phản ánh tăng giảm TSCĐ + Số tiền 1.2. Đầu ra của hệ thống: Các báo cáo kế toán được thực hiện bằng các report. III. Quy trình cập nhật, luân chuyển, xử lý thông tin của chương trình TSCĐ : 1.Hệ thống các tập tin cơ sở dữ liệu: Được biểu thị bằng các TABLE: Trước tiên ta phải xây dựng bộ mã TSCĐ: Qua quá trình khảo sát thực tế tại Công ty, để bảo đảm quá trình quản lý TSCĐ được chặt chẽ, xử lý thông tin thuận tiện, bộ mã TSCĐ cần được xây dựng như sau: Bộ mã TSCĐ: Danh mục TSCĐ gồm tập hợp những loại TSCĐ tại Công ty đang sử dụng, TSCĐ được quản lý theo từng nhóm, loại TSCĐ: Bộ mã gồm 9 ký tự: + 3 ký tự đầu tiên thể hiện danh mục TSCĐ theo hệ thống tài khoản kế toán. + Ký tự thứ 4,5 thể hiện nhóm TSCĐ + Ký tự thứ 6,7 thể hiện nơi sử dụng. Ví dụ: 211MMTXTC Bộ mã tăng giảm: - Bộ mã gồm 3 ký tự: + Ký tự đầu tiên phản ánh tăng hay giảm TSCĐ + 2 ký tự kế tiếp phản ánh nguồn hình thành Ví dụ: A01: Khấu hao G01: Giảm thanh lý TSCĐ. Bộ mã nơi sử dụng: Bộ mã này gồm 2 ký tự: Để thuận lợi cho việc quản lý TSCĐ theo từng nơi sử dụng ta thiết lập bộ mã TSCĐ theo nơi sử dụng, ví dụ như sau: TX : phân xưởng thân xe, SC: Xí nghiệp sửa chữa,... Bộ mã nguồn vốn: Bộ mã nguồn vốn được xây dựng với mục đích phản ánh TSCĐ hình thành từ nguốn nào, để từ đó có hế hoạch quản lý cho phù hợp. Bộ mã gồm 2 ký tự như sau: NS: Nguồn hình thành là nguồn vốn ngân sách TC: Nguồn hình thành là nguồn vốn tự có. 1.1. Tập tin danh mục: Lý do tăng giảm: Fieldname Caption Properties MATG Mã tăng giảm Data type : Text Field size : 3 Format : > Index : Yes(No Duplicates) LYDO Lý do tăng giảm Data type : Text Field size : 50 Index : No Nội dung gồm các Records: MATG LYDO A01 Khấu hao G01 Giảm - Thanh lý TSCĐ G02 Giảm - Nhượng bán TSCĐ G03 Giảm - TSCĐ góp vốn liên doanh G04 Giảm - Tài sản thiếu do kiểm kê T01 Tăng - Tự mua sắm trang bị T02 Tăng - Ngân sách cấp vốn cố định T03 Tăng - nhận vốn góp liên doanh T04 Tăng - đầu tư xây dựng cơ bản T05 Tăng - Tài sản thừa do kiểm kê T06 Tăng - điều chỉnh nguyên giá T07 Tăng - công cụ lao động chuyển đổi Danh mục nguồn vốn: Fieldname Caption Properties MANV Mã nguồn vốn Data type : Text Field size : 3 Format : > TENNV Tên nguồn vốn Data type : Text Field size : 50 Tập tin này tổ chức nhằm lưu trữ các mã nguồn và tên nguồn hình thành nên TSCĐ trong Công ty. Các nguồn hình thành nên TSCĐ tại Công ty gồm các nguồn sau: MANV TENNV N01 TSCĐ hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp N02 TSCĐ hình thành từ nguồn vốn tự có N03 TSCĐ hình thành từ nguồn vốn khác Danh mục TSCĐ : Fieldname Caption Properties MAL OAI Mã thực trạng tài sản Data type : Text Field size : 2 Format : > TENLOAI Thực trạng tài sản Data type : Text Field size : 50 MALOAI TENLOAI 01 TSCĐ đang dùng trong sản xuất 02 TSCĐ đang dùng trong hoạt động phúc lợi 03 TSCĐ lưu trữ trong kho 04 TSCĐ chờ xử lý 05 TSCĐ không cần dùng Đơn vị sử dụng: Fieldname Caption Properties MANNSD Mã nơi sử dụng Data type : Text Field size : 3 Format : > TENNSD Tên nơi sử dụng Data type : Text Field size : 50 Table này sử dụng để quản lý TSCĐ theo từng nơi sử dụng cụ thể tại đơn vị. 1.2. Tập tin biến động: Trung gian tăng giảm: Fieldname Caption Properties SOCT Số chứng từ Data type : Text Field size : 8 Format : > NGAYCT Ngày chứng từ Data type : Date/ Time Format : Short date LOAICT Loại chứng từ Data type : Text Format : > Validation Rule: Is not null Validation Text: Không rỗng MATS Mã TSCĐ Data type : Text Field size : 9 Validation Rule: Is not null Validation Text: Không rỗng MANSD Mã nơi sử dụng Data type : text Field size : 3 Format : > MATG Mã tăng giảm Data type : Text Field size : 3 Format : > 0 MALOAI Thực trạng TSCĐ Data type : Text Field size : 2 Format : > DIENGIAI Diễn giải Data type : Text Field size : 150 NAMSX Năm sản xuất Data type : Date/Time Format : Short date NUOCSX Nước sản xuất Data type : Text Field size : 3 NAMSD Năm sử dụng Data type : Date/Time Format : Short date SONAMSD Số năm sử dụng TSCĐ Data type : Number Format : Standard Field size : Double TKNO Tài khoản ghi Nợ Data type : Text Field size : 6 TKCO Tài khoản ghi Có Data type : Text Fieldsize : 6 NGIA Nguyên giá biến động Data type : Number Fieldsize : Double Format : Standard GTCL Giá trị còn lại Data type : Number Fieldsize : Double Format : Standard SOLUONG Số lượng Data type : Number Format : Standard Decimal Place : Auto Trong tập tin trường nguyên giá và giá trị còn lại được phân theo các nguồn hình thành TSCĐ tương ứng với mã nguồn trong tập tin danh mục nguồn vốn. Tập tin chi tiết tăng giảm tháng : Table chi tiết tăng giảm này được tổ chức nhằm theo dõi hạch toán chi tiết theo các nguồn hình thành TSCĐ ;bao gồm các trường NGIA_I, GTCL_I (Để theo dõi Nguyên giá, Giá trị còn lại của TSCĐ theo các nguồn hình thành) Fieldname Caption Properties MATS Mã TSCĐ Data type : Text Field size : 9 Validation Rule: Is not null Validation Text: Không rỗng MANSD Mã nơi sử dụng Data type : text Field size : 3 Format : > MATG Mã tăng giảm Data type : Text Field size : 3 Format : > 0 MALOAI Thực trạng TSCĐ Data type : Text Field size : 2 Format : > NAMSX Năm sản xuất Data type : Date/Time Format : Short date NUOCSX Nước sản xuất Data type : Text Field size : 3 NAMSD Năm sử dụng Data type : Date/Time Format : Short date SONAMSD Số năm sử dụng TSCĐ Data type : Number Format : Standard Field size : Double NGIA Nguyên giá biến động Data type : Number Fieldsize : Double Format : Standard GTCL Giá trị còn lại Data type : Number Fieldsize : Double Format : Standard SOLUONG Số lượng Data type : Number Format : Standard Decimal Place : Auto Loại chứng từ:Đồng thời việc tăng giảm TSCĐ nó liên quan với các phần hành khác, cụ thể là liên quan đến việc cập nhật chứng từ tăng giảm TSCĐ vào tập tin mã loại chứng từ: MALOAICHUNGTU TENLOAICHUNGTU N Chứng từ nhập vật tư X Chứng từ xuất vật tư T Chứng từ thu tiền C Chứng từ chi tiền R Chứng từ rút tiền gửi G Chứng từ gửi tiền A Chứng từ tăng TSCĐ D Chứng từ giảm TSCĐ 1.3. Nhật ký tài sản: Fieldname Caption Properties SOCT Số chứng từ Data type : Text Field size : 8 Format : > NGAYCT Ngày chứng từ Data type : Date/ Time Format : Short date LOAICT Loại chứng từ Data type : Text Format : > Validation Rule: Is not null Validation Text: Không rỗng DIENGIAI Diễn giải Data type : Text Field size : 150 TKNO Tài khoản ghi Nợ Data type : Text Field size : 6 TKCO Tài khoản ghi Có Data type : Text Field size : 6 SOTIEN Diễn giải Data type : Text Field size : 150 1.4.Tập tin tồn: Mục đích: Để lưu trữ các thông số, các giá trị hay cụ thể hơn là các thông tin về TSCĐ , mức khấu hao TSCĐ cũng được theo dõi chi tiết ra theo các nguồn. Cấu trúc của tập tin này như sau: Fieldname Caption Properties MATS Mã TSCĐ Data type : Text Field size : 9 Format : > NAMSD Năm sử dụng Data type :Date/Time Format :Short date NUOCSX Nước sản xuất Data type : Text Field size :3 SOLUONG Số lượng Data type : Number Field size :Double Format : Standard MALOAI Thực trạng tài sản Data type : Text Field size : 2 Format : > SONAMSD Số năm sử dụng Data type : Number Format : Standard MANOISD Mã nơi sử dụng Data type : Text Field size : 3 Format : > CONGSUAT Công suất Data type : number Format : Standard TH-HETKH Tháng hết khấu hao Data type : Date/Time Format : Short date NGIA-I Nguyên giá theo các nguồn Data type : Number Format : Standard GTKH-I Giá trị khấu hao theo các nguồn Data type : Number Format : Standard KHLK-I Luỹ kế khấu hao theo các nguồn Data type : Number Format : Standard GTCL-I Giá trị còn lại theo các nguồn Data type : Number Format : Standard 1.5.Tập tin trung gian báo cáo: Hệ thống các tập tin trung gian báo cáo bao gồm tất cả các tập tin có cấu trúc là các mẫu biểu báo cáo (REPORT) được tạo trước mục đích kết xuất thông tin ra giấy phục vụ cho việc in ấn. 2.Mối quan hệ giữa các tập tin: NHATKYSo Loai TkNo MasoNo TKCo MasoCo Sotien ManoiSD ........... TG-TG So Loai Mataisan TkNo MasoNo TkCo MasoCo ........ TG Mataisan Matanggiam TS Mataisan Soluong ÂVSD ManåiSD TennoiSD ` 3.Sơ đồ quy trình cập nhật, luân chuyển xử lý và cung cấp thông tin TSCĐ Các báo cáo kế toán của TSCĐ CHỨNG TỪ ĐẦU VÀO (Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ ) Táûp tin Táûp tin NKC Táûp tin trong thaïng Tập tin tài sản tháng trước Táûp tin taïi saín thaïng sau Caïc táûp tin trung gian baïo caïo Caïc baïo caïo TSCÂ 4.Phân tích chi tiết sơ đồ quá trình cập nhật , luân chuyển và cung cấp thông tin: Dữ liệu đầu vào của chương trình là các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sự biến động về TSCĐ , các trường hợp tăng giảm phát sinh trong Công ty. Các trường hợp tăng giảm này được tổ chức và lưu trữ trong Table . Dòng dữ liệu phát sinh sẽ được chuyển vào các Table trung gian tăng giảm , ở đó lưu trữ các thông tin cần thiết về một tài sản. Cụ thể sẽ lưu trữ về các thông số, giá trị và nghiệp vụ kế toán của TSCĐ phát sinh. Sau đó dữ liệu từ Table sẽ được chuyển sang Table trong tháng, ở đây các thông tin liên quan đến tài sản tháng trước (các dữ kiện ban đầu) sẽ được kết hợp với các dữ liệu vừa mới cập nhật vào tập tin , để cung cấp thông tin đầy đủ về TSCĐ . Sau đó sẽ lên các báo cáo về TSCĐ cần thiết cho việc quản lý. Đồng thời với việc chuyển dữ liệu vào Table , thì dữ liệu cũng sẽ được chuyển vào Table , thực hiện xử lý tổng hợp tạo nên các báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty. 4.1.Sơ đồ dữ liệu mức chi tiết hơn như sau: 4.1.1 Sơ đồ dòng dữ liệu chức năng nhập liệu: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( Chứng từ gốc) Dữ liệu biến động tài sản được lưu trữ vào Table Nghiệp vụ kế toán Các thông số và giá trị Table Table Dòng dữ liệu đầu vào phát sinh bao gồm các nội dung tổng quát(Ngày chứng từ, số chứng từ , diễn giải,...), các nội dung chi tiết( Số lượng,đơn giá, quy cách,..). 4.1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu chức năng xử lý: Trong tháng dữ liệu phát sinh sẽ được tập hợp và cập nhật trong các Table, sau đó dữ liệu dược chuyển vào các Table cần thiết và ở đó sẽ tổng hợp xử lý dữ liệu, nhằm thực hiện chức năng của chương trình, quá trình xử lý theo sơ đồ sau: Phaït sinh tàng, giaím thaïng t Table tài sản tháng t Phaït sinh tàng, giaím thaïng t+1 Table tàng giaím thaïng t Phaït sinh tàng, giaím thaïng t Table tàng giaím thaïng t+1 Table tài sản tháng t+1 Table tài sản tháng t+2 4.1.3 Sơ đồ dòng dữ liệu chức năng kết quả: Tệp danh muûc Các cấp liên quan Baïo caïo TSCÂ Chứng từ Kháúu hao 5.Thiết kế các Form và Report: Form danh mục được thiết kế như sau: Thiết kế Form nhập liệu: Form cập nhật tăng giảm TSCĐ: Form tính khấu hao TSCĐ: III. Tổ chức chương trình: 1. Hệ thống menu chương trình hạch toán và quản lý chương trình TSCĐ: 2. Cơ sở dữ liệu của chương trình: 3. Các form xử lý và lưu trữ: 4. Các báo cáo về TSCĐ: MỤC LỤC Trang