Đề tài Hệ thống thông tin nhân sự

Lêi Më §Çu X· héi ngµy cµng ph¸t triÓn, th«ng tin ngµy cµng trë nªn phong phó, ®a d¹ng vµ phøc t¹p. Sù bïng næ th«ng tin ®· thùc sù trë nªn mét vÊn ®Ò cÊp thiÕt cÇn gi¶i quyÕt. C«ng nghÖ th«ng tin (CNTT) ra ®êi vµ ph¸t triÓn nh»m sö lý nh÷ng vÊn ®Ò träng ®¹i ®ã. Ngµy nay thËt khã h×nh dung mét ngµnh nghÒ hay mét lÜnh vùc nµo mµ CNTT kh«ng chen ch©n vµo. Mét trong lÜnh vùc mµ tin häc tin häc th©m nhËp vµo s©u vµ thu ®­îc nh÷ng thµng tùu to lín ®ã lµ lÜnh vùc qu¶n lý. C¸c phÇn mÒm nèi tiÕp ra ®êi nh»m qu¶n lý c¸c vÊn ®Ò nh­ kÕ ho¹ch, nh©n sù, kÕ to¸n, tµi vô, qu¶n lý hµng ho¸ ®Õn viÖc b¸n hµng....Tin häc trong lÜnh vùc nµy ®· gãp phÇn ®¸ng kÓ lµm gi¶m nhÑ c«ng søc tiÒn b¹c, gióp cho c¸c nhµ l·nh ®¹o ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n ë tÇm vÜ m« còng nh­ vi m«. N­íc ta trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, lÜnh vùc qu¶n lý nµy ®· ®­îc nhiÒu c«ng ty phÇn mÒm quan t©m gi¶i quyÕt nh­ phÇn mÒm kÕ to¸n ACCNET cña c«ng ty L¹c ViÖt, phÇm mÒm qu¶n lý kh¸ch s¹n, kho cña c«ng ty FPT....§èi víi c¸c c«ng ty,c¸c tr­êng ®¹i häc, c¸c phÇn mÒm viÕt riªng cho m×nh ®Ó qu¶n lý phï hîp víi ®Æc tr­ng riªng còng lµ mét nhu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®­îc. Tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n còng cã nhu cÇu cÊp thiÕt x©y dùng mét phÇn mÒm nh»m qu¶n lý nh©n sù trong tr­êng. §Ó ®¸p øng nhu cÇu nªn em x©y dùng ch­¬ng tr×nh “qu¶n lý nh©n sù” cña tr­êng nh»m tù ®éng ho¸ c¸c c«ng viÖc trªn gióp cho viÖc qu¶n lý nhanh chãng vµ thuËn tiÖn. HÖ ch­¬ng tr×nh Qu¶n Lý nh©n sù tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n em ®· ®Ò cËp vµ gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò sau: + Qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ hå s¬ (Tªn c¸n bé, tró qu¸n...). + Qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ khen th­ëng (Tªn, m· c¸n bé...). + Qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ kû luËt (Tªn, m· c¸n bé ...). + §­a ra c¸c th«ng tin cÇn tra cøu nh­ tra cøu m· c¸n bé, hä tªn c¸n bé... + §­a ra c¸c b¸o c¸o vÒ tr×nh ®é v¨n ho¸,qu¸ tr×nh l­¬ng... + §­a ra c¸c c¸n bé cã tr×nh ®é ngo¹i ng÷ kh¸c nhau. Trong b¶n luËn v¨n nµy, em xin giíi thiÖu mét ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y dùng b»ng phÇn mÒm Microsoft Access. Microsoft Access ®­îc chän v× cã thÓ t¹o ra nh÷ng giao diÖn ®Ñp trªn m«i tr­êng Windows, th©n thiÖn víi ng­êi sö dông ®ång thêi dÔ dµng t¹o c¸c hµm, c¸c thñ tôc tho¶ m·n ®­îc nh÷ng yªu cÇu mÒm dÎo linh ho¹t. MÆc dï rÊt cè g¾ng, nh­ng do h¹n chÕ vÒ mÆt thêi gian, võa khai th¸c phÇn mÒm Microsoft Access, l¹i võa x©y dùng øng dông cña m×nh. PhÇn mÒm Micorosoft Access lµ phÇn mÒm kh¸ míi mÎ mµ em kh«ng ®­îc häc ë tr­êng còng nh­ nh÷ng kiÕn thøc cßn non yÕu vÒ chuyªn ngµnh qu¶n lý nh©n sù nªn b¶n luËn v¨n nµy ch¾c ch¾n cßn nhiÒu thiÕu sãt. RÊt mong ®­îc sù gãp ý cña ThÇy C«, c¸c b¹n ®Ó ®iÒu chØnh vµ hoµn thiÖn ch­¬ng tr×nh. Ch­¬ng I: Tæng quan cña ®Ò tµi I. Mét sè kh¸i niÖm vÒ qu¶n lý Qu¶n lý lµ mét kh¸i niÖm chung dïng ®Ó chØ viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng trong c¸c tæ chøc c¬ quan nhµ m¸y, xÝ nghiÖp... nã ®ãng vai trß quan träng lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña c¬ quan, xÝ nghiÖp. Víi trµo l­u chung cña thÕ giíi hiÖn nay, ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng lµm cho luång khèi l­îng th«ng tin trë nªn qu¸ lín ®iÒu ®ã cµng lµm cho c«ng t¸c qu¶n lý trë nªn khã kh¨n vµ phøc t¹p vÒ mäi ph­¬ng diÖn. Theo truyÒn thèng viÖc gi¶i quyÕt c¸c nhiÖm vô qu¶n lý th­êng dùa trªn kinh nghiÖm vµ trùc gi¸c cña ng­êi l·nh ®¹o vµ qu¶n lý. Nh­ng ngµy nay ®øng tr­íc nhiÖm vô ®Çy khã kh¨n vµ phøc t¹p cña c«ng t¸c qu¶n lý víi ph­¬ng ph¸p cæ truyÒn kh«ng thÓ gi¶i quyÕt kÞp nh÷ng c«ng viÖc hµng ngµy theo ý muèn v× chiÕm qu¸ nhiÒu thêi gian. §ã chÝnh lµ mét trong nh÷ng nguyªn nh©n g©y nªn sù k×m h·m ph¸p triÓn tµi n¨ng s¸ng t¹o cña c¸c nhµ qu¶n lý. Trãi buéc hä vµo c¸c c«ng viÖc nhµm ch¸n. Trong thùc tÕ hiÖn nay ®Ó hoµn thµnh ®­îc nhiÖm vô chÝnh trÞ kinh doanh... ®ßi hái ph¶i ®¸p øng kÞp thêi th«ng tin ph¶i ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. §iÒu ®ã cho thÊy cã ph­¬ng tiÖn m¸y tÝnh trî gióp c¸c nhµ qu¶n lý lµ hÕt søc cÇn thiÕt. II. Môc ®Ých cña ®Ò tµi: ViÖc x©y dùng ch­¬ng tr×nh "Qu¶n lý nh©n sù" cña tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n nh»m c¸c môc ®Ých nh­ sau: - Qu¶n lý hå s¬ c¸n bé. - Cung cÊp hÖ thèng th«ng tin ph¶n ¸nh cã hÖ thèng, kh¸i qu¸t vµ chi tiÕt vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn ®éi ngò nh©n sù trong c¸c phßng ban cña tr­êng. Trªn c¬ së th«ng tin cña tõng nh©n sù trong tõng phßng ban, c¸n bé qu¶n lý thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: + X©y dùng hÖ thèng ch­¬ng tr×nh l­u tr÷, tra cøu nhanh c¸c th«ng tin víi ®é chÝnh x¸c, tin cËy cao trong thêi gian nhanh nhÊt. + Cung cÊp nhanh chãng, ®Çy ®ñ chÝnh x¸c th«ng tin theo yªu cÇu cña c¸n bé qu¶n lý, c¸c cÊp l·nh ®¹o cã liªn quan. + Xem trªn mµn h×nh c¸c biÓu mÉu b¸o c¸o tæng qu¸t hay chi tiÕt theo tõng chøc vô. + C¸c ®¬n vÞ göi b¸o c¸o lªn kh«ng ph¶i th«ng qua nhiÒu c«ng v¨n giÊy tê mµ chØ cÇn mét ®Üa mÒm do hÖ thèng l­u tr÷ cña c¸c sè liÖu sau ®ã göi lªn trªn, hÖ thèng sÏ tù ®éng xö lý vµ in ra b¸o c¸o. Do ®ã môc ®Ých cña ®Ò tµi nµy lµ x©y dùng c¬ së d÷ liÖu thèng nhÊt cho viÖc qu¶n lý vµ l­u tr÷ nh÷ng th«ng tin vÒ c¸n bé cña tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n gióp cho viÖc tra cøu th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng chÝnh x¸c. Ch­¬ng tr×nh cho phÐp l­u tr÷, thèng kª, tra cøu, in c¸c b¸o c¸o theo yªu cÇu cña c¸n bé qu¶n lý. III. C¬ së cña ®Ò tµi Dùa trªn c¬ së chñ yÕu sau: - Nh÷ng yªu cÇu cô thÓ vÒ c«ng viÖc cña ng­êi qu¶n lý cña tõng phßng ban cña tr­êng. - Nh÷ng gãp ý ®Ò nghÞ thªm cña b¶n th©n ®Ó lµm cho viÖc qu¶n lý nh©n sù ®­îc gÇn gòi víi tin häc. IV. BiÖn ph¸p thùc hiÖn X©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý hoµn chØnh lµ mét viÖc lµm hÕt søc khã kh¨n chiÕm nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc còng nh­ vÒ tµi chÝnh. Th«ng th­êng viÖc ¸p dông tin häc ho¸ trong viÖc qu¶n lý ph¶i dÉn tíi ®ßi hái thùc hiÖn hµng lo¹t c¸c biÖn ph¸p to lín vÒ tæ chøc còng nh­ thay ®æi h×nh thøc tµi liÖu, b¶ng biÓu, thay ®æi c¬ cÊu c¸c cë quan chøc n¨ng, c¸ch thøc kiÓm tra... kh«ng chØ riªng bé phËn nµo mµ ë tÊt c¶ c¸c bé phËn cã liªn quan. Ch­¬ng tr×nh ®­îc thiÕt kÕ trªn m«i tr­êng Access, mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu míi hiÖn nay. Víi nh÷ng mÆt m¹nh cña nã so víi phÇn mÒm kh¸c th× nã cã nhiÒu ­u ®iÓm v­ît tréi: §a d¹ng, phong phó ®Æc biÖt rÊt Ýt tèn kÐm, phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh tÕ ®èi víi c¸c c¬ quan hµnh chÝnh cã kinh tÕ eo hÑp, phï hîp víi nghiÖp vô c«ng t¸c hå s¬. Ch­¬ng II. C¸c kiÕn thøc c¬ b¶n I. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý 1. Kh¸i niÖm vÒ hÖ thèng th«ng tin - HÖ thèng lµ mét tËp hîp cã tæ chøc cña nhiÒu phÇn tö. VÝ dô: HÖ mÆt trêi , hÖ triÕt häc ... - PhÇn tö lµ nh÷ng thµnh phÇn hîp thµnh hÖ thèng tæng thÓ. Nh­ vËy phÇn tö rÊt ®a d¹ng thËm chÝ rÊt kh¸c nhau. VÝ dô: Ng­êi, thiÕt bÞ ®Òu lµ nh÷ng phÇn tö Mét phÇn tö cã thÓ ®¬n gi¶n hoÆc phøc t¹p. §Æc biÖt b¶n th©n mét phÇn tö cã thÓ lµ mét hÖ thèng con. Do vËy c¸c hÖ thèng th­êng cã tÝnh ph©n cÊp. VÝ dô : ThÕ giíi É Quèc gia É TØnh/Thµnh phè É ThÞ x· É HuyÖn... - TÝnh tæ chøc cña hÖ thèng cã nghÜa lµ trong hÖ thèng tån t¹i mét tËp hîp c¸c mèi rµng buéc. VÝ dô : HÖ thèng hµnh chÝnh th× mèi rµng buéc lµ sù ph©n quyÒn c¸c quan hÖ vÒ ®oµn thÓ, c¸c quan hÖ vÒ nh©n sù... C¸c quan hÖ ®ã cã thÓ lµ æn ®Þnh l©u dµi hoÆc lµ c¸c quan hÖ t¹m thêi. Khi chóng ta quan t©m ®Õn mét hÖ thèng lµ chóng ta quan t©m ®Õn c¸c quan hÖ æn ®Þnh l©u dµi.Tuy nhiªn c¸c quan hÖ t¹m thêi kh«ng ph¶i lµ kh«ng quan träng. + Khi chóng ta nãi ®Õn tÝnh æn ®Þnh cña hÖ thèng th× ®iÒu nµy kh«ng cã nghÜa lµ hÖ thèng bÊt biÕn. TÝnh biÕn ®éng cña hÖ thèng thÓ hiÖn ë hai mÆt sau: - Sù tiÕn triÓn : C¸c phÇn tö cña mét hÖ thèng bao gåm chÝnh nã vµ c¸c quan hÖ cña nã cã thÓ ph¸t sinh t¨ng tr­ëng suy tho¸i hoÆc biÕn mÊt. - Sù ho¹t ®éng : C¸c thµnh phÇn c¶ hÖ thèng cïng céng t¸c víi nhau nh»m thùc hiÖn mét môc ®Ých chung cña hÖ thèng. Th­êng nh÷ng hÖ thèng biÕn ®éng lµ nh÷ng hÖ thèng h­íng ®Ých. §iÒu nµy thÓ hiÖn ë chç hÖ thèng nhËn nh÷ng c¸i vµo vµ biÕn ®æi ë nh÷ng c¸i ra. - HÖ thèng kinh doanh vµ hÖ thèng dÞch vô : lµ nh÷ng hÖ thèng cña con ng­êi nh»m môc ®Ých kinh doanh, dÞch vô. - C¸c hÖ thèng con cña hÖ thèng kinh doanh, dÞch vô bao gåm ba hÖ thèng con : + HÖ thèng nghiÖp vô: Bao gåm ng­êi, ph­¬ng tiÖn, ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp tham gia qu¸ tr×nh biÕn ®æi luång vµo thµnh luång ra. + HÖ thèng quyÕt ®Þnh: Bao gåm ng­êi, ph­¬ng tiÖn, ph­¬ng ph¸p tham gia vµo viÖc ®Ò xuÊt c¸c quyÕt ®Þnh. + HÖ thèng th«ng tin: Bao gåm ng­êi, ph­¬ng tiÖn, ph­¬ng ph¸p tham gia vµo qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin. C¸c c«ng viÖc xö lý th­êng lµ thu nhËp, kiÓm tra, l­u tr÷, t×m kiÕm, lo¹i bá c¸c th«ng tin, truyÒn ®¹t c¸c th«ng tin... §©y chÝnh còng lµ c¸c vÊn ®Ò mµ chóng ta cÇn quan t©m. 2. Vai trß vµ nhiÖm vô cña hÖ thèng th«ng tin : HÖ thèng th«ng tin ®ãng vai trß trung gian gi÷a bªn trong vµ bªn ngoµi hÖ thèng vµ gi÷a c¸c hÖ thèng con. Th«ng tin vµo HÖ thèng th«ng tin Th«ng tin ra HÖ thèng nghiÖp vô S¬ ®å cña hÖ thèng th«ng tin. NhiÖm vô cña mét hÖ thèng th«ng tin : nh»m thu thËp, l­u tr÷, kiÓm tra kÕt xuÊt, truyÒn ®¹t th«ng tin. Ph©n lo¹i th«ng tin: Cã hai lo¹i th«ng tin(vÒ mÆt h×nh thøc): + Th«ng tin tù nhiªn: lµ nh÷ng th«ng tin mµ vÉn gi÷ nguyªn gi¸ trÞ vµ h×nh thøc nh­ khi ®­a th«ng tin ra. VÝ dô : TiÕng nãi, h×nh ¶nh... + Th«ng tin cã cÊu tróc : lµ c¸c th«ng tin ®· ®­îc l­îng tö ho¸ chø kh«ng cßn gi÷ nguyªn h×nh thøc nh­ khi nã míi ph¸t sinh. Nã ®­îc g¸n cho cÊu tróc. VÝ dô : C¸c file, c¸c lo¹i sæ s¸ch ... Cã nh÷ng bé phËn chuyªn xö lý c¸c th«ng tin tù nhiªn vµ cã c¸c bé phËn chuyªn xö lý c¸c th«ng tin cã cÊu tróc. 3. C¸c bé phËn hîp thµnh cña hÖ thèng th«ng tin C¸c d÷ liÖu ph¶n ¸nh cÊu tróc cña c¬ quan C¸c xö lý: -C¸c quy t¾c xö lý -C¸c quy tr×nh,ch­¬ng tr×nh -C¸c l­u ®å xö lý C¸c d÷ liÖu ph¶n ¸nh ho¹t ®éng cña c¬ quan C¸c sù kiÖn ,c¸c d÷ liÖu kh¸ch quan kh«ng thay ®æi ®­îc KÕt qu¶ ra Tham sè C¸c sù kiÖn ho¹t ®éng D÷ liÖu vµo cho c¸c xö lý C¸c bé phËn hîp thµnh cña mét hÖ thèng th«ng tin bao gåm hai bé phËn c¬ b¶n: - C¸c d÷ liÖu: bao gåm tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu vÒ th«ng tin, nh­ng c¸c th«ng tin cã cÊu tróc ®­îc chó ý nhiÒu h¬n. Khèi d÷ liÖu n»m trong sæ s¸ch, c¸c tÖp trong m¸y tÝnh, c¸c chøng tõ tµi liÖu ... - C¸c th«ng tin xö lý: lµ nh÷ng qu¸ tr×nh ®Ó xö lý th«ng tin. C¸c xö lý n»m trong c¸c quy ®Þnh, quy tr×nh, c«ng thøc, c¸c quy tr×nh tù ®éng, thñ c«ng ... C¸c hÖ thèng th«ng tin cã thÓ tù ®éng ho¸ mét phÇn hoÆc hoµn toµn. II. C¬ së d÷ liÖu 1. §Þnh nghÜa vÒ c¬ së d÷ liÖu: C¬ së d÷ liÖu lµ tËp hîp th«ng tin cã cÊu tróc miªu t¶ vÒ mét ®èi t­îng qu¶n lý ®¸p øng yªu cÇu ng­êi dïng vµ tho¶ m·n c¸c yªu cÇu sau: - C¬ së lµ mét bé s­u tËp c¸c d÷ liÖu c¸c t¸c nghiÖp ®­îc l­u gi÷ l¹i vµ ®­îc c¸c hÖ øng dông cña mét c¬ quan nµo ®ã sö dông. - HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu lµ phÇn ch­¬ng tr×nh cã thÓ xö lý thay ®æi d÷ liÖu cña mét c¬ së d÷ liÖu. 2. C¸c chøc n¨ng cña mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu: - Cho kh¶ n¨ng l­u tr÷ d÷ liÖu l©u dµi. - Kh¶ n¨ng truy nhËp mét sè l­îng lín d÷ liÖu mét c¸ch cã hiÖu qu¶. - §­îc x©y dùng trªn mét m« h×nh d÷ liÖu qua ®ã ng­êi sö dông cã thÓ quan s¸t d÷ liÖu. - Cã mét ng«n ng÷ cÊy cao ®Ó ®Þnh nghÜa vµ thao t¸c d÷ liÖu. - Cã thÓ ®ång bé c¸c truy nhËp c¹nh tranh khi nhiÒu ng­êi cïng sö dông c¬ së d÷ liÖu. - Kh¶ n¨ng kiÓm tra truy nhËp. - Kh¶ n¨ng phôc håi d÷ liÖu khi cã sù cè x¶y ra. 3. Thùc thÓ vµ liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ - Thùc thÓ lµ mét vËt cã thÓ tån t¹i vµ cã thÓ ph©n biÖt ®­îc. VÝ dô : Ng­êi , ®éng vËt ... - Mét nhãm c¸c thùc thÓ gièng nhau gäi lµ c¸c thùc thÓ gièng nhau. VÝ dô : C¸c nh©n sù - Mäi thµnh viªn cña tËp hîp c¸c thùc thÓ ®­îc biÓu diÔn bëi mét tËp c¸c ®Æc ®iÓm gäi lµ tËp c¸c thuéc tÝnh. VÝ dô : TËp thùc thÓ chiÕn sü ®­îc ®Æc tr­ng bëi: + Hä vµ tªn + Tuæi + M· c¸n bé - Quan hÖ gi÷a c¸c tËp thùc thÓ lµ mét danh s¸ch cã thø tù cña mét tËp thùc thÓ. VÝ dô: Quan hÖ gi÷a R víi hai tËp (x) (y) viÕt: xRy - Quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ còng lµ mét thùc thÓ. Ch­¬ng III. T×m hiÓu bµi to¸n I. Ph©n tÝch hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù tr­êng §¹i Häc An Ninh Nh©n D©n 1. Ho¹t ®éng cña tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n: C¸c ho¹t ®éng thùc tÕ cña c«ng viÖc qu¶n lý c¸n bé lµ c¬ së cho viÖc x©y dùng ch­¬ng tr×nh, v× thÕ em ®· thùc hiÖn kh¶o s¸t c¸c c«ng viÖc trªn thùc tÕ t¹i tr­êng §¹i Häc An Ninh Nh©n D©n. Do xu thÕ cña thêi ®¹i ngµy nay víi lùc l­îng ®«ng ®óc vÒ nh©n sù vµ sù cÇn thiÕt ph¶i qu¶n lý vÒ tÊt c¶ mäi vÊn ®Ò liªn quan ®èi víi tõng ng­êi ®Òu do nhµ tr­êng qu¶n lý hå s¬. Ban l·nh ®¹o tr­êng xÐt thÊy qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng tèn nhiÒu c«ng ®o¹n, nhiÒu ng­êi cïng lµm mét c«ng viÖc mµ kh«ng ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ nh­ ý muèn, v× vËy yªu cÇu cÇn thiÕt lµ ph¶i ®­a c«ng t¸c qu¶n lý c¸n bé vµo m¸y tÝnh ®Ó c¶i tiÕn c«ng viÖc qu¶n lý nh©n sù vµ ®­a mét sè nh©n sù vµo c«ng t¸c nµy chuyÓn sang lµm bé phËn kh¸c ®Ó ph¸t huy kh¶ n¨ng nh©n sù vµ chÊt l­îng c«ng viÖc. 2. Yªu cÇu cña hÖ thèng hiÖn t¹i Qu¶n lý hå s¬ c¸n bé Tr­êng §¹i Häc An Ninh Nh©n D©n lµ hÕt søc quan träng vµ bÝ mËt. Bëi v× ngµnh C«ng an cã tÝnh bÝ mËt nhanh chãng, chÝnh x¸c trong c«ng viÖc qu¶n lý c¸n bé lµ hµng ®Çu. Khi ch­a cã sù trî gióp cña m¸y tÝnh mäi viÖc ®Òu lµm thñ c«ng. Khi cã sù thay ®æi vÒ gia ®×nh, cÊp bËc, khen th­ëng, kû luËt, chøc danh.. . th× c¸n bé tæ chøc ph¶i qua tõng b­íc t×m tõng ng­êi ®Ó bæ xung söa ®æi cho phï hîp víi thùc tÕ. Sau ®ã l¹i ph¶i l­u vµo hå s¬. V× vËy sè l­îng hå s¬ ngµy mét t¨ng, ng­êi qu¶n lý hå s¬ còng ph¶i t¨ng theo dÉn ®Õn qu¶n lý c¸n bé còng gÆp nhiÒu khã kh¨n. Khi lÊy ra mét hå s¬ c¸n bé do cÊp trªn yªu cÇu th× viÖc t×m kiÕm gÆp nhiÒu khã kh¨n tèn nhiÒu c«ng søc thêi gian. §iÒu nµy kh«ng nh÷ng g©y nhiÒu trë ng¹i, ¸ch t¾c cho c«ng viÖc mµ cßn cã thÓ x¶y ra sai sãt nhÇm lÉn. V× vËy qua thêi gian thùc tËp, thùc tÕ t¹i tr­êng §¹i häc An Ninh vµ ®­îc sù nhÊt trÝ cña ban l·nh ®¹o tr­êng t«i m¹nh d¹n x©y dùng cho tr­êng ch­¬ng tr×nh “Qu¶n lý nh©n sù tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n” ®Ó ®­îc ¸p dông sau khi x©y dùng xong ch­¬ng tr×nh. 3. §¸nh gi¸ hÖ thèng hiÖn t¹i Tõ nh÷ng c«ng viÖc ë trªn ta thÊy r»ng hÖ thèng hiÖn t¹i nÕu lµm thñ c«ng th× dï c¸n bé tæ chøc cã cè g¾ng vµ c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p lµm viÖc ®Õn ®©u ®i ch¨ng n÷a th× vÉn tån t¹i nh÷ng vÊn ®Ò sau: - Thêi gian t×m kiÕm ghi chÐp qu¸ lín, khi cã th«ng tin cÇn thiÕt th× thêi gian tæng hîp th«ng tin rÊt nhiÒu kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu. - C«ng viÖc tæng hîp hÕt søc khã kh¨n, dÔ bÞ nhÇm lÉn. - NhiÒu kho¶n môc th«ng tin vµ ghi chÐp kh«ng thèng nhÊt. - NhiÒu ng­êi lµm mét c«ng viÖc th«ng tin sÏ kh«ng nhÊt qu¸n vµ dÔ x¶y ra sai sãt. - Khi cã sù thay ®æi ®iÒu chØnh tèn nhiÒu thêi gian. Tõ vÊn ®Ò trªn vµ ®iÒu kiÖn cô thÓ cña c¬ quan cho phÐp viÖc ®­a tin häc vµo qu¶n lý nã sÏ lµm gi¶m ®­îc rÊt nhiÒu vÒ thêi gian Ýt sai sãt, gióp cho ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý cã thêi gian nghiªn cøu hoÆc nghiªn cøu häc tËp vµo nh÷ng c«ng t¸c kh¸c . II. Ph©n tÝch hÖ thèng míi : HÖ thèng míi qu¶n lý c¸n bé víi sù trî gióp cña m¸y tÝnh, khi cã hÖ thèng nµy ph¶i ®¸p øng ®­îc yªu cÇu: - Qu¶n lý ®­îc hå s¬ c¸c c¸n bé. - Thèng kª ®­îc nh÷ng tµi liÖu cÇn thèng kª. - Tra cøu chÝnh x¸c khi cã yªu cÇu. - Th«ng tin vµo ph¶i ®­îc chuÈn ho¸ dùa trªn c¸c th«ng tin cã s½n tiÖn lîi cho thao t¸c râ rµng, gi¶m ®­îc tèi ®a sai sãt. - Th«ng tin ra ph¶n ¸nh ®­îc ®èi t­îng qu¶n lý, néi dung phong phó vµ ph¶i nªu ®­îc c¸c chñ ®Ò. 1. Th«ng tin vµo Ph¶i chuÈn ho¸ ®­îc d÷ liÖu tr¸nh tèi ®a sai sãt nh­ hä tªn , tuæi... lµ nh÷ng th«ng tin chÝnh v× chóng rÊt Ýt thay ®æi trong qu¸ tr×nh qu¶n lý hå s¬ c¸n bé t¹o thuËn lîi cho ng­êi sö dông. Cô thÓ trong ch­¬ng tr×nh d÷ liÖu ®­îc chuÈn hãa vµ kiÓm tra khi nhËp. Tõ nh÷ng ho¹t ®éng thùc tÕ vÊn ®Ò ®Æt ra cho ch­¬ng tr×nh qu¶n lý c¸n bé lµ ph¶i x©y dùng ®­îc c¸c chøc n¨ng thÝch hîp t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý "Nh©n sù tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n". Tuy nhiªn ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh cã hiÖu qu¶ chóng ta cÇn ph¶i t×m hiÓu kü nh÷ng vÊn ®Ò cô thÓ mµ bµi to¸n ®Æt ra vµ c¸ch gi¶i quyÕt bµi to¸n ®ã. 2. Th«ng tin ra Sau khi hÖ thèng ®· cã d÷ liÖu th× c«ng viÖc chÝnh cña hÖ thèng lµ ph¶i thèng kª vµ b¸o c¸o ®­îc c¸c yªu cÇu cña cÊp trªn. Th«ng tin ra cña hÖ thèng chñ yÕu lµ: - B¸o c¸o danh s¸ch c¸n bé theo tr×nh ®é. B¸o c¸o nµy cho ta biÕt tr×nh ®é c¸n bé cña nhµ tr­êng qua ®ã cho biÕt ®­îc mét sè th«ng tin kh¸c nh­: ChÊt l­îng c«ng t¸c cña tõng c¸n bé nh÷ng ng­êi ®­îc khen th­ëng, kû luËt... 3. Mét sè biÓu mÉu chuÈn Ngoµi viÖc qu¶n lý hå s¬ lý lÞch c¸c c¸n bé cña tõng phßng ban nhµ tr­êng cßn th­êng xuyªn yªu cÇu c¸n bé qu¶n lý hå s¬ b¸o c¸o theo biÓu mÉu chuÈn. 4. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi ch­¬ng tr×nh XuÊt ph¸t tõ viÖc t×m hiÓu ho¹t ®éng thøc tÕ t¹i tr­êng §¹i Häc An Ninh Nh©n D©n, t«i x¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu ®Æt ra cho ch­¬ng tr×nh cña m×nh nh­ sau: a.Yªu cÇu vÒ qu¶n lý hå s¬ c¸n bé: Yªu cÇu vÒ qu¶n lý hå s¬ c¸n bé nh­ nhËp th«ng tin vÒ lý lÞch cña mét c¸n bé thay ®æi hoÆc ®­a vµo hå s¬ l­u cña mét c¸n bé lµ nh÷ng yªu cÇu ®Çu tiªn vµ quan trong nhÊt cña hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù. - NhËp d÷ liÖu ch­¬ng tr×nh sÏ cã mét biÓu mÉu nhËp d÷ liÖu riªng vµ ®èi víi nh÷ng th«ng tin cña b¶n hå s¬ lý lÞch t­¬ng øng víi b¶ng nµo trong c¬ së d÷ liÖu th× biÓu mÉu nhËp d÷ liÖu sÏ ®­a ra b¶ng ®ã ®Ó ng­êi nhËp d÷ liÖu lµm viÖc mét c¸ch thuËn tiÖn. - VÊn ®Ò bæ xung d÷ liÖu còng ®­îc thùc hiÖn trªn c¸c biÓu mÉu nhËp th«ng tin. Trong c¸c biÓu mÉu nµy sÏ cã c¸c hép danh s¸ch gióp cho ng­êi sö dông lùa chän ®èi t­îng bæ xung. - L­u d÷ liÖu: khi kh«ng cÇn l­u d÷ c¸c th«ng tin vÒ mét c¸n bé nµo ®ã th× chóng ta cã thÓ chuyÓn hå s¬ ®ã vµo hå s¬ l­u gióp cho c¬ së d÷ liÖu cña chóng ta gän nhÑ h¬n vµ ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ h¬n. Tuy nhiªn ®Ó khi cÇn thiÕt cã thÓ tra cøu ®­îc mét sè th«ng tin c¬ b¶n nhÊt vÒ mét c¸n bé nµo ®ã th× chóng ta sÏ l­u l¹i mét vµi thuéc tÝnh c¸ nh©n trong mét tÖp hå s¬ l­u. - In mét hå s¬ c¸n bé: ®©y còng lµ mét yªu cÇu quan träng trong c«ng viÖc qu¶n lý hå s¬ nh©n sù. Chøc n¨ng nµy gióp cho chóng ta cã ®­îc mét b¶n th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ mét c¸n bé nµo ®ã khi cÇn thiÕt. §¸p øng ®­îc nhu cÇu liÖt kª d÷ liÖu lµ chøc n¨ng kh«ng thÓ thiÕu cña mét hÖ thèng th«ng tin. §èi víi hÖ thèng qu¶n lý nh©n sù th× c¸c yªu cÇu vÒ th«ng tin bao gåm: - Thèng kª c¸n bé theo tr×nh ®é v¨n ho¸. - Thèng kª c¸c c¸n bé theo tõng nghiÖp vô riªng. - Thèng kª c¸c c¸n bé theo tr×nh ®é ngo¹i ng÷. - C¸c thèng kª c¸c lo¹i danh s¸ch kh¸c. b. Nh÷ng yªu cÇu cho phÐp tra cøu d÷ liÖu: - Nh÷ng ng­êi cã chøc vô, chøc danh, cÊp bËc. - Nh÷ng ng­êi vµo ®¶ng. - Tra cøu danh s¸ch c¸c c¸n bé do cÊp trªn yªu cÇu, c¸ nh©n yªu cÇu cã liªn quan ®Õn hå s¬ c¸n bé. Ch­¬ng IV. Ph©n tÝch bµi to¸n I. Ph©n tÝch d÷ liÖu cña bµi to¸n - D÷ liÖu chñ yÕu cña bµi to¸n bao gåm chñ yÕu lµ c¸c d÷ liÖu xoay quanh lý lÞch c¸n bé, th«ng tin vÒ phßng ban, chøc vô, cÊp bËc.. . - C¸c d÷ liÖu cña hå s¬ lý lÞch c¸n bé bao gåm: + M· c¸n bé + ¶nh. + Hä ®Öm + Tªn + Ngµy sinh. + Quª qu¸n. + Tró qu¸n. + D©n téc. + T«n gi¸o. + Quèc tÞch. + Thµnh phÇn gia ®×nh. + Thµnh phÇn b¶n th©n. + Tr×nh ®é v¨n hãa. + Tr×nh ®é ngo¹i ng÷. + Ngµy tham gia c¸ch m¹ng. + CÊp bËc. + Phßng ban. + Chøc vô. + Chøc danh. + Ngµy vµo §¶ng. + Ngµy vµo §oµn. + Chøng minh th­ + N¨m vµo ngµnh + Khen th­ëng. + Kû luËt. + Søc khoÎ. + Ghi chó C¸c th«ng tin liªn quan ®Õn c¸c phßng ban: + M· phßng ban. + Tªn phßng ban. C¸c th«ng tin liªn quan ®Õn cÊp bËc hµm: + M· cÊp bËc + CÊp bËc + N­íc ngoµi §èi víi c¸c th«ng tin vÒ hå s¬ c¸n bé cã thÓ nhËn thÊy r»ng cã mét vµi ®Æc ®iÓm cÇn chó ý sau: - C¸c c¸n bé cã thÓ cã kiÕn thøc vÒ mét vµi lo¹i ngo¹i ng÷ kh¸c nhau, nh­ vËy chóng ta ph¶i thèng kª b¶ng ngäai ng÷ dµnh ®Ó l­u tr×nh ®é ngo¹i ng÷ cña tõng ng­êi. - Qua qu¸ tr×nh c«ng t¸c, c¸c h×nh thøc khen th­ëng, kû luËt vµ c¸c mèi quan hÖ gia ®×nh cña mçi ng­êi còng kh¸c nhau v× vËy chóng ta l­u tr÷ c¸n bé vµo b¶ng riªng cã quan hÖ mét nhiÒu víi b¶ng chÝnh. - C¸c d÷ liÖu cßn l¹i lµ cã gi¸ trÞ duy nhÊt ®èi víi mét ng­êi sÏ ®­îc l­u tr÷ chung trong mét b¶ng chÝnh. - §èi víi c¸c th«ng tin vÒ phßng ban, chóng ta sÏ l­u tr÷ trong mét b¶ng víi tr­êng kho¸ chÝnh lµ m· phßng ban. Chóng ta nhËn thÊy r»ng mçi phßng ban sÏ bao gåm nhiÒu c¸n bé do ®ã mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban trong hå s¬ c¸n bé cña mét c¸n bé víi b¶ng phßng ban lµ mèi quan hÖ 1- nhiÒu. II. S¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng Tõ nh÷ng yªu cÇu cña bµi to¸n trªn, s¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cho ta c¸i nh×n kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng. §©y lµ b­íc ph©n tÝch hÖ thèng vÒ xö lý nh­ng lµ m« h×nh bao qu¸t vµ nã bá qua mèi liªn kÕt vÒ th«ng tin gi÷a c¸c chøc n¨ng. S¬ ®å gåm 3 chøc n¨ng chÝnh: - Vµo hå s¬ - Thèng kª - Tra cøu S¬ ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cña hÖ thèng HÖ thèng qu¶n lý c¸n bé tra cøu b¸o c¸o,Thèng kª NhËp dù liÖu Xem, söa Xo¸, l­u In lý lÞch Tr×nh ®é v¨n ho¸ Chøc vô CÊp bËc hµm Qu¸ tr×nh l­¬ng hÖ thèng MËt khÈu Tho¸t III. C¸c s¬ ®å dßng d÷ liÖu X©y dùng s¬ ®å dßng d÷ liÖu nh»m diÔn t¶ tËp hîp c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng trong mèi quan hÖ tr­íc sau trong tiÕn tr×nh xö lý trong bµn giao th«ng tin cho nhau. §©y lµ c«ng cô chÝnh cña qu¸ tr×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng vµ xö lý lµ c¬ së ®Ó thiÕt kÕ phÇn trao ®æi c¬ së d÷ liÖu. 1. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ng÷ c¶nh S¬ ®å dßng d÷ liÖu møc ng÷ c¶nh ®­îc x©y dùng ë nh÷ng giai ®o¹n ®Çu trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch, nã lµ c¬ së khëi ®Çu cho qu¸ tr×nh x©y dùng s¬ ®å dßng d÷ liÖu. C¸n bé C¸n bé qu¶n lý HÖ thèng qu¶n lý c¸n bé S¬ ®å møc ng÷ c¶nh. 2. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh lµ chi tiÕt ho¸ chøc n¨ng tæng qu¸t s¬ ®å møc ng÷ c¶nh, gåm : - C¸c t¸c nh©n ngoµi gi÷ nguyªn - Chøc n¨ng qu¶n lý ®­îc ph©n r· chi tiÕt ho¸ c¸c møc ®é ph©n r· phô thuéc vµo møc ®é phøc t¹p cña bµi to¸n. - C¸c kho d÷ liÖu. C¨n cø vµo s¬ ®å chøc n¨ng cña hÖ thèng ta thiÕt lËp luång d÷ liÖu sau : S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh. Hå s¬ l­u c¸n bé C¸n bé qu¶n lý Vµo hå s¬ B¸o c¸o,Thèng kª Tra cøu Hå s¬ chÝnh Hå s¬ chÝnh Phßng ban Lý lÞch Yªu CÇu Yªu CÇu KÕt qu¶ B¸o C¸o 3. C¸c s¬ ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh Chóng ta ph©n tÝch chi tiÕt h¬n vÒ chøc n¨ng cña s¬ ®å luång d÷ liÖu. S¬ ®å luång d÷ liÖu chøc n¨ng vµo hå s¬. C¸n bé C¸n bé qu¶n lý NhËp Xem, söa Xo¸, l­u In Hå s¬ chÝnh Hå s¬ l­u Lý lÞch Tr¶ lêi Yªu cÇu Yªu cÇu Tr¶ lêi Yªu cÇu Lý lÞch S¬ ®å luång d÷ liÖu chøc n¨ng thèng kª. C¸n bé qu¶n lý Qu¸ tr×nh l­¬ng Tr×nh ®é v¨n ho¸ Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Chøc vô Hå s¬ l­¬ng Phßng ban Hå s¬ chÝnh Yªu cÇu B¸o c¸o Yªu cÇu B¸o c¸o Yªu cÇu B¸o c¸o Yªu cÇu B¸o c¸o S¬ ®å luång d÷ liÖu tra cøu. C¸n bé qu¶n lý M· c¸n bé M· d©n téc M· chøc danh Hå s¬ chuyÓn,nghØ Hå s¬ chÝnh Phßng ban Hå s¬ l­u Yªu cÇu Yªu cÇu Yªu cÇu Yªu cÇu Tr¶ lêi Tr¶ lêi Tr¶ lêi Tr¶ lêi IV. THùC THÓ Vµ MèI QUAN HÖ 1. Thùc thÓ: a. Thùc thÓ "Hoso" Tªn tr­êng ý nghÜa Macb M· c¸n bé Mapb M· phßng ban Hodem Hä ®Öm Ten Tªn Gtinh Giíi tÝnh Nsinh N¨m sinh Cmt Chøng minh th­ Qq Quª qu¸n Dchiht §Þa chØ hiÖn t¹i Madantoc M· d©n téc Tongiao T«n gi¸o Thphanbt Thµnh phÇn b¶n th©n Thphangd Thµnh phÇn gia ®×nh Macdanh M· chøc danh Matdvh M· tr×nh ®é v¨n ho¸ Tentdt Tªn tr­êng ®µo t¹o He HÖ Nganhdtao Ngµnh ®µo t¹o Namtn N¨m tèt nghiÖp Mann M· ngo¹i ng÷ Matdnn M· tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Suckhoe Søc khoÎ Nuocngoai N­íc ngoµi Namvaonganh N¨m vµo ngµnh Khenthuong Khen th­ëng Kyluat Kû luËt Ngvdoan Ngµy vµo ®oµn Ngavdang Ngµy vµo ®¶ng Anh ¶nh c¸n bé Macv M· chøc vô Macapbac M· cÊp bËc Ghichu Ghi chó b.Thùc thÓ "capbac" Macapbac M· cÊp bËc Capbac CÊp bËc c. Thùc thÓ "Chucdanh" Macdanh M· chøc danh Chudanh Chøc danh d.Thùc thÓ "Chucvu" Macv M· chøc vô Chucvu Chøc vô e.Thùc thÓ "Gdinh" Macb M· c¸n bé Quanhe Quan hÖ Hodem Hä ®Öm Ten Tªn Ngaysinh Ngµy sinh Gioitinh Giíi tÝnh Manghe M· nghÒ f.Thùc thÓ "hosoluu" Tªn tr­êng ý nghÜa Macb M· c¸n bé Mapb M· phßng ban Hodem Hä ®Öm Ten Tªn Gtinh Giíi tÝnh Nsinh N¨m sinh Cmt Chøng minh th­ Qq Quª qu¸n Dchiht §Þa chØ hiÖn t¹i Madantoc M· d©n téc Tongiao T«n gi¸o Thphanbt Thµnh phÇn b¶n th©n Thphangd Thµnh phÇn gia ®×nh Macdanh M· chøc danh Matdvh M· tr×nh ®é v¨n ho¸ Tentdt Tªn tr­êng ®µo t¹o He HÖ Nganhdtao Ngµnh ®µo t¹o Namtn N¨m tèt nghiÖp Mann M· ngo¹i ng÷ Matdnn M· tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Suckhoe Søc khoÎ Nuocngoai N­íc ngoµi Namvaocoquan N¨m vµo c¬ quan Nam_xn N¨m xuÊt ngµnh Danhhieu Danh hiÖu Tdct Tr×nh ®é chÝnh trÞ Ngvdoan Ngµy vµo ®oµn Ngavdang Ngµy vµo ®¶ng Doituongcs §èi t­îng chÝnh s¸ch Anh ¶nh c¸n bé Macv M· chøc vô Macapbac M· cÊp bËc Chichu g. Thùc thÓ "KT_KL" Macb M· c¸n bé Mapb M· phßng ban Khenth Khen th­ëng Ht_kt H×nh thøc khen th­ëng Kyluat Kû luËt Ht_kl H×nh thøc kû luËt Soqd Sè quyÕt ®Þnh h.Thùc thÓ "Luong" Macb M· c¸n bé Mapb M· phßng ban Ntnll Ngµy th¸ng n¨m lªn l­¬ng Luong L­¬ng i. Thùc thÓ "madantoc" Madantoc M· d©n téc Dantoc D©n téc j. Thùc thÓ "Maqtct" Macb M· c¸n bé Tunam Tõ n¨m Dennam §Õn n¨m Noict N¬i c«ng t¸c k. Thùc thÓ "nn" Mann M· ngo¹i ng÷ Tennn Tªn ngo¹i ng÷ l. Thùc thÓ "phongban" Mapb M· phßng ban Phongban Phßng ban m. Thùc thÓ "trinhdonn" Matdnn M· tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Tentd Tªn tr×nh ®é ngo¹i ng÷ n. Thùc thÓ "tdvh" Matdvh M· tr×nh ®é v¨n ho¸ Trdovh Tr×nh ®é v¨n ho¸ 2. Quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ Ch­¬ng V.Giíi thiÖu vÒ MICROSOFT ACCESS I. Giíi thiÖu chung Microsoft Access lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu trªn m«i tr­êng Windows. B»ng nh÷ng c«ng cô cã s½n hÕt søc thuËn tiÖn vµ hiÖu qu¶ cña m×nh, Access ®· gióp cho ng­êi sö dông gi¶i quyÕt ®­îc kh¸ nhiÒu c¸c vÊn ®Ò th­êng gÆp trong c«ng viÖc qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu. Access cung cÊp cho ta 6 c«ng cô ®ã lµ: B¶ng (Table), truy vÊn (Query), biÓu mÉu (Form), b¸o biÓu (Report), Macro vµ ®¬n thÓ (Module). Víi 5 c«ng cô ®Çu, trong mét sè bµi to¸n qu¶n lý hay thèng kª, ta cã thÓ dÔ dµng x©y dùng ®­îc mét tr­¬ng tr×nh víi giao diÖn kh¸ ®Ñp mµ ch­a ph¶i viÕt bÊt kú mét hµm hay thñ tôc nµo c¶. C«ng cô thø 6 lµ Module dïng ®Ó chøa hµm/ thñ tôc viÕt b»ng Access Basic ®Ó gi¶i quyÕt c¸c phÇn viÖc qu¸ khã kh¨n ®èi víi 5 c«ng cô tr­íc, do ®ã lµm t¨ng søc m¹nh cña Access. II. C«ng cô Microsoft Access Tr­íc tiªn ta ph¶i t¹o mét c¬ së d÷ liÖu míi b»ng c¸ch: - Vµo m«i tr­êng Access : Gäi Microsoft Access trªn Windows hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t­îng ch×a kho¸ vµng. - Tõ cöa sæ Microsoft Access chän menu File, chøc n¨ng New Database. NhËp tªn cho c¬ së d÷ liÖu míi råi chän OK. KÕt qu¶ ta sÏ nhËn ®­îc mét cöa sæ Databese míi. 1. B¶ng (Table). a. C¸ch t¹o b¶ng: Gåm c¸c b­íc sau: - Tõ cöa sæ Database chän môc table. KÕt qu¶ sÏ më cöa sæ Table, trong ®ã cã 3 nót lùa chän: New (dïng ®Ó t¹o b¶ng míi), Open (dïng ®Ó nhËp liÖu cho cho b¶ng ®­îc chän), Design (dïng ®Ó xem, söa cÊu tróc cña b¶ng ®­îc chän). - Chän nót New. Ta sÏ nhËn ®­îc cöa sæ New Table cã c¸c lùa chän: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chän kiÓu Design View. - XuÊt hiÖn cöa sæ gåm 3 cét: Ta lÇn l­ît nhËp vµo c¸c th«ng tin. + Field Name: Tªn tr­êng cÇn ®Æt. + Field Type: KiÓu tr­êng. + Description: Dïng ®Ó m« t¶, gi¶i thÝch ý nghÜa cña tr­êng. b. §Æt kho¸ chÝnh (Primary key): - Chän c¸c tr­êng lµm kho¸ chÝnh. - Chän menu Edit, chøc n¨ng Primary key hoÆc nhÊn vµo biÓu t­îng chiÕc ch×a kho¸ trªn thanh c«ng cô. 2. Truy vÊn (Query). Truy vÊn lµ mét c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó: Tæng hîp, s¾p xÕp vµ t×m kiÕm d÷ liÖu. VÒ thùc chÊt, truy vÊn chÝnh lµ mét c©u lÖnh SQL ®­îc x©y dùng nhê c«ng cô cña Access ®Ó tæ hîp d÷ liÖu tõ c¸c b¶ng nguån. Lo¹i th«ng dông nhÊt lµ Select Query víi c¸c kh¶ n¨ng nh­: - Chän b¶ng hay query kh¸c lµm nguån d÷ liÖu. - Chän c¸c tr­êng cÇn hiÓn thÞ. - Thªm c¸c tr­êng míi lµ kÕt qu¶cña viÖc thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh trªn c¸c tr­êng cña b¶ng nguån. - §­a vµo ®iÒu kiÖn t×m kiÕm, lùa chän (ë hµng Criteria). - §­a vµo c¸c tr­êng dïng ®Ó s¾p xÕp. Sau khi thùc hiÖn truy vÊn , kÕt qu¶ nhËn ®­îc lµ mét b¶ng ( d¹ng Dynaset). Ngoµi truy vÊn Select Query ra, cßn cã c¸c lo¹i truy vÊn kh¸c lµ : Crosstab Query, Make Table Query, Update Query , Appent Query, Delete Query. 3. BiÓu mÉu ( Form) §©y lµ c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó : - ThÓ hiÖn vµ cËp nhËt d÷ liÖu cho c¸c b¶ng . - Tæ chøc vµ giao diÖn ch­¬ng tr×nh . MÉu biÓu bao gåm rÊt nhiÒu c¸c « ®iÒu khiÓn nh­ : Text Box ( hép v¨n b¶n). Label ( nh·n) , List Box ( hép danh s¸ch), Com bo Box ( hép lùa chän ), Command Button ( nót lÖnh), Option Group ( nhãm nùa chän)............ C«ng dông cña c¸c « ®iÒu khiÓn nµy lµ : - ThÓ hiÖn d÷ liÖu . - NhËp d÷ liÖu tõ bµn phÝm. - Thùc hiÖn hµnh ®éng . - Tæ chøc giao diÖn ch­¬ng tr×nh. - Tæ chøc hÖ Menu Bar cho ch­¬ng tr×nh. C¸ch t¹o mÉu biÓu ( Form) b»ng c«ng cô Wizard : - Chän Form trong cöa sæ Database . - Chän New trong c¸c sè c«ng cô cña Form . - Chän Form Wizard ®Ó thiÕt kÕ tù ®éng. - Chän Table hoÆc Query ®Ó lµm nguån. - Chän c¸c tr­êng cÇn thÓ hiÖn trong Form cña Table hoÆc Query . - Chän kiÓu Form . 4. B¸o biÓu ( Report): §©y lµ c«ng cô rÊt h÷u hiÖu ®Ó tæ chøc in d÷ liÖu . B¸o biÓu cã kh¶ n¨ng in Ên nh­ sau: - In d­íi d¹ng biÓu nh­ hå s¬ nh©n sù, b¸o c¸o. - In d­íi d¹ng b¶ng nh­ hå s¬ l­¬ng, b¶ng gia ®×nh, b¶ng khen th­ëng, kû luËt...... - In d÷ liÖu tõ nhiÒu b¶ng cã liªn quan ®Õn nhau trong cïng mét trang. C¸ch t¹o Report ( b¸o biÓu) b»ng Wizard : - Chän Report tron cöa sæ Database. - Chän New trong sè c¸c c«ng cô cña Report. - Chän Report Wizard ®Ó thiÕt kÕ tù ®éng . - Chän Table hoÆc Query ®Ó lµm nguån cho Report . - Chän c¸c tr­êng cÇn thÓ hiÖn trong Report cña Table hoÆc Query. - Chän kiÓu Report. 5. Macro: Gåm mét d·y c¸c hµnh ®éng ( Action) C¸ch t¹o Macro : - Chän Macro trong cöa sæ Database . - Chän New lµm xuÊt hiÖn cöa sæ thiÕt kÕ Macro. - Chän c¸c Action vµ c¸c ®èi cña c¸c Action. - Ghi vµ ®Æt tªn cho Macro. III. Giíi thiÖu vÒ Access Basic. 1. Giíi thiÖu chung : Access Basic lµ mét ng«n ng÷ lËp tr×nh mµ c¸c tr­¬ng tr×nh cña nã ho¹t ®éng theo h­íng sù kiÖn . Mçi khi mét sù kiÖn s¶y ra ®èi víi hÖ thèng th× mét thñ tôc míi ®­îc thùc hiÖn vµ nã cã thÓ gäi ®Õn mét hoÆc mét sè c¸c hµm kh¸c. ChÝnh v× vËy , mét tr­¬ng tr×nh Access kh«ng cÇn cã tr­¬ng tr×nh chÝnh ®Ó ®iÒu khiÓn hÖ thèng. Còng nh­ ng«n ng÷ lËp tr×nh kh¸c , Access Basic còng cã c¸c thµmh phÇn c¬ b¶n nh­ : + C¸c kiÓu d÷ liÖu chuÈn ( Sè , chuçi , l«gic, Date/Time,...). + KiÓu tù t¹o ( User _defined Type). + BiÕn , m¶ng kiÓu chuÈn hay kiÓu tù t¹o. + C¸c thñ tôc/ hµm vµo ra trªn bµn phÝm , mµn h×nh . + CÊu tróc rÏ nh¸nh : if ....... then ........ else ............ end if. + CÊu tróc Select Case. + C¸c hµm ( Function) vµ c¸c thñ tôc ( Subroutine) + T¹o tÖp ,ghi tÖp, ®äc tÖp ( nhÞ ph©n, v¨n b¶n) Access Basic chñ yÕu ®­îc dïng ®Ó sö lý c¸c ®èi t­îng cña Access nh­ b¶ng d÷ kiÖn , truy vÊn, b¸o biÓu vµ Macro. Do ®ã, Access Basic gåm c¸c thñ tôc, hµm ®éc lËp n»m r¶i r¸c trong c¸c ®¬n thÓ cña mÉu biÓu, ®¬n thÓ cña b¸o biÓu, ®¬n thÓ chung cña hÖ c¬ së d÷ liÖu chø kh«ng tæ chøc thµnh mét ch­¬ng tr×nh thèng nhÊt. + kiÓu Variant : BiÕn kiÓu Variant cã thÓ chøa c¸c gi¸ trÞ sè häc, gi¸ trÞ ngµy/giê, chuçi ký tù hoÆc gi¸ trÞ Null. Khi ch­a ®­îc g¸n gi¸ trÞ th× biÕn cã gi¸ trÞ mÆc ®Þnh lµ rçng ( Empty). +KiÓu Integer. + KiÓu Long. + KiÓu Single. + KiÓu Double. + KiÓu Currency. + KiÓu String. + KiÓu m¶ng ( Array). + Ngoµi ra cßn cã c¸c biÕn biÓu diÔn cña c¬ së d÷ liÖu nh­ biÕn: Form, TableDef, QueryDef ...... nh»m gióp b¹n trong c«ng viÖc xö lý mét biÓu mÉu, mét b¶ng truy vÊn râ rµng. Chó ý : Khi lËp tr×nh ,b¹n ph¶i l­u ý nh÷ng ®iÓm sau: + C¸c lÖnh cña Access Basic chØ ®­îc viÕt trªn mét dßng. + Cã thÓ viÕt nhiÒu lÖnh trªn mét dßng nh­ng c¸c lÖnh ®ã ph¶i ®­îc ph©n c¸ch nhau b»ng dÊu hai chÊm(:). + Dßng dïng ®Ó gi¶i thÝch th× b¾t ®Çu b»ng REM hoÆc dÊu nh¸y ®¬n(‘). 2. Truy nhËp d÷ liÖu th«ng qua DAO §Ó thªm vµo c¸c ®èi t­îng x¸c ®Þnh trong Access, ®éng lùc CSDL trong Microsoft (Microsoft Jet Engine) x¸c ®Þnh thªm c¸c ®èi t­îng ®Ó thùc hiÖn c¸c t¸c vô trªn c¬ së d÷ liÖu nh­ b¶ng, truy vÊn, ... C¸c ®èi t­îng nµy ®­îc x¸c ®Þnh bëi ®éng lùc CSDL vµ ®­îc gäi lµ c¸c ®èi t­îng truy nhËp d÷ liÖu. (DAO). a. §èi t­îng (Object) vµ tËp hîp ®èi t­îng (Collection) trong DAO + C¸c kiÓu ®èi t­îng quan träng th­êng dïng trong Access Basic lµ: DBEngine Workspace Database Form Report Tabledef(lµm viÖc ®èi víi cÊu tróc cña b¶ng) Querydef(lµm viÖc ®èi víi cÊu tróc cña query ) RecortSet Control (¤ ®iÒu khiÓn cña c¸c form,report) Field(c¸c tr­êng cña b¶ng hoÆc query) Index(c¸c chØ môc ,chØ sè cña b¶ng) + TËp hîp c¸c ®èi t­îng (Object) cña DAO dùa trªn ý t­ëng mét kiÓu ®èi t­îng cã nhiÒu ®èi t­îng cô thÓ kh¸c. VÝ dô:§èi t­îng Database chøa c¸c form, Report. Mçi form, Report l¹i chøa c¸c TextBox, Combobox, CommandButton... + BiÕn ®èi t­îng :lµ biÕn biÓu thÞ mét ®èi t­îng nã ®­îc khai b¸o b»ng c¸ch dïng tªn c¸c kiÓu ®èi t­îng ®­îc nªu ë trªn. + TËp hîp c¸c ®èi t­îng(Collection): lµ tËp hîp c¸c ®èi t­îng cïng lo¹i..§Ó biÓu thÞ tªn tËp hîp, ta chØ cÇn thªm ch÷ S vµo cuèi tªn kiÓu ®èi t­îng nªu ë trªn (trõ ®èi t­îng DBEngine). + CÊu tróc cña ®èi t­îng cña Access lµ m« h×nh ph©n cÊp. C¸c ®èi t­îng cha chøa c¸c tuyÓn tËp con cña nã.  M« h×nh ph©n cÊp. Workspaces DBEngine Databases Recordsets Querydefs Tabledes Fields Parameter Fields Indexes Fields Fields b. Tham chiÕu ®Õn c¸c ®èi t­îng: Cã 3 c¸ch + Indentifier![Objectname] + Indentifier(“Objectname”) + Indentifier(Indext) Trong ®ã: Indentifier cã thÓ lµ tuyÓn tËp ®èi t­îng chøa ®èi t­îng cã tªn lµ Objectname. Indext lµ sè chØ môc (stt) cña ®èi t­îng trong tuyÓn tËp ®èi t­îng (Collection). VÝ dô: Form![frmnhansu] Form(“frmnhansu”) Form(0) * Lµm viÖc víi c¸c thuéc tÝnh (Property) cña ®èi t­îng: ®Ó m« t¶ c¸c tÝnh chÊt cña ®èi t­îng. VÝ dô : §Ó biÓu thÞ thuéc tÝnh Visible cña mÉu biÓu Frmchucvu ta cã thÓ dïng c¸c c¸ch sau: Form![frmchucvu].Visible Form(“frmchucvu”)Visible 3. Thñ tôc vµ hµm a. Thñ tôc: * Có ph¸p: [Static][Private] Sub Tªn_thñ_tôc [Danh s¸ch ®èi] [C¸c c©u lÖnh] [Exit Sub] [C¸c c©u lÖnh] End Sub + Khai b¸o Static: Lµm cho tÊt c¶ c¸c biÕn khai b¸o trong th©n cña thñ tôc/hµm trë thµnh static (tÜnh). Gi¸ trÞ c¸c biÕn nµy vÉn cßn ®­îc gi÷ khi ch­¬ng tr×nh tho¸t khái thñ tôc/hµm. Chó ý: Thuéc tÝnh static kh«ng cã t¸c dông ®èi víi c¸c biÕn khai b¸o bªn ngoµi hµm/thñ tôc. + Khai b¸o Private: Quy ®Þnh ph¹m vi sö dông cña thñ tôc/hµm Private chØ cã thÓ ®­îc gäi tõ c¸c thñ tôc hay hµm kh¸c trong cïng ®¬n thÓ. + Danh s¸ch ®èi: §­îc khai b¸o nh­ sau: [By Va1]Tªn ®èi[()][As type] Trong ®ã: - NÕu kh«ng dïng By va1 th× ®èi sÏ ®­îc truyÒn theo tham chiÕu, ph­¬ng ¸n nµy cã thÓ dïng víi ®èi kiÓu bÊt kú. - NÕu dïng By va1 th× ®èi sÏ ®­îc truyÒn theo gi¸ trÞ (ph­¬ng ¸n nµy kh«ng dïng cho c¸c ®èi cã kiÓu ®èi t­îng hoÆc kiÓu tù t¹o). - Dïng[()] khi khai b¸o m¶ng, c¸c biÕn trung gian cã thÓ ®­îc khai b¸o trong th©n thñ tôc vµ ë bÊt kú vÞ trÝ nµo. - As type : Dïng ®Ó khai b¸o kiÓu cho mét ®èi. * C¸ch dïng thñ tôc: Mét thñ tôc cã thÓ ®­îc sö dông trong mét hµm/thñ tôc kh¸c b»ng mét lêi gäi cã d¹ng sau: Tªn_thñ_tôc[(Danh s¸ch c¸c tham sè)] b. Hµm: * Có ph¸p: [Static][Private]Function Tªn_hµm [(Danh s¸ch ®èi)][As Type] [C¸c c©u lÖnh] [Tªn_hµm=BiÓu_thøc] [Exit Function] [C¸c c©u lÖnh] [Tªn_hµm=BiÓu_thøc] End Function Gi¶i thÝch c¸c thµnh phÇn trong ®Þnh nghÜa hµm t­¬ng tù nh­ ®èi víi thñ tôc. * Lêi gäi hµm: Mét hµm cã thÓ ®uùc sö dông trong mét hµm/ thñ tôc kh¸c b»ng mét lêi gäi cã d¹ng sau: Tªn_hµm(Danh s¸ch c¸c tham sè) c. Thñ tôc sö lý sù kiÖn: + Sù kiÖn cña Form: Sub Form_Tªn_sù_kiÖn() ................................... End Sub + Sù kiÖn cña Report: Sub Report_Tªn_sù_kiÖn() ................................... End Sub + Sù kiÖn cña « ®iÒu khiÓn: Sub Tªn « ®iÒu khiÓn_Tªn_sù_kiÖn() ................................... End Sub Chó ý: Tªn cña thñ tôc sö lý sù kiÖn do hÖ thån tù x¸c ®Þnh, ta kh«ng cÇn quan t©m. 4. C¸ch t¹o b¶ng * C«ng cô cÇn dïng: BiÕn kiÓu Database, TableDef, Field Khai b¸o c¸c biÕn nµy nh­ sau: Dim DB As DataBase, TB As TableDef, FD As Field * §èi víi ®èi t­îng kiÓu DataBase ta dïng hai ph­¬ng thøc: - DB.CreateTabldef(“Tªn b¶ng”): ®Ó t¹o mét b¶ng míi. - DB.TableDefs.Append TB :®Ó bæ sung b¶ng (do biÕn TB tham chiÕu ®Õn). Vµo tuyÓn tËp c¸c b¶ng cña CSDL g¾n víi biÕn DB. * §èi víi ®èi t­îng kiÓu TableDefs ta dïng c¸c ph­¬ng thøc sau: - TB.CreateField(“Tªn tr­êng”[, KiÓu_tr­êng [, KÝch_th­íc_tr­êng]]) §Ó t¹o mét tr­êng míi. - TB.Fields.Append FD. §Ó bæ sung mét tr­êng (do biÕn FD tham trá tíi) vµo tuyÓn tËp c¸c tr­êng cña b¶ng g¾n víi biÕn DB. * VÝ dô : T¹o b¶ng cã tªn Example cã mét tr­êng kiÓu Text cã tªn lµ tenkhachhang. Sub VD_Table() ’ Khai b¸o biÕn c¬ së d÷ liÖu, biÕn m¶ng vµ biÕn tr­êng Dim DB As DataBase, TB As TableDef, FD As Field G¸n c¬ së d÷ liÖu hiÖn t¹i cho biÕn c¬ së d÷ liÖu Set DB = CurrentDB() T¹o b¶ng míi, g¸n cho biÕn m¶ng Set TB = DB.CreateTableDef(“Example”) T¹o tr­êng míi, g¸n cho biÕn tr­êng Set FD = TB.CreateField(“tenkhachhang”,DB_TEXT) Thªm tr­êng võa t¹o vµo tuyÓn tËp c¸c tr­êng cña b¶ng TB.Fields.Append FD Thªm b¶ng võa t¹o vµo tuyÓn tËp b¶ng cña c¬ së d÷ liÖu ®ang më DB.TableDefs.Append TB End Sub * Danh s¸ch c¸c kiÓu d÷ liÖu ®èi víi c¸c tr­êng: DB_BOOLEAN (KiÓu Yes/No) DB_DATE(KiÓu Date/Time) DB_INTEGER(KiÓu Integer) DB_CURRENCY(KiÓu Currency) DB_SINGLE(KiÓu Single) DB_DOUBLE(KiÓu Double) DB_LONG(KiÓu Long/Counter) DB_TEXT(KiÓu Text) DB_MEMO(KiÓu Memo) DB_BYTE(KiÓu Byte) DB_OLE (KiÓu OLE) 5. C¸ch t¹o truy vÊn (Query) * Dïng c¸c biÕn: Dim DB as Database, QR as QueryDef §èi víi Query dïng c¸c ph­¬ng thøc sau: - Set QR = DB.Create.QueryDef() ®Ó t¹o mét truy vÊn míi. - DB.CreateQueryDeffs.Append QR §Ó bæ xung mét truy vÊn vµo tuyÓn tËp c¸c truy vÊn cña c¬ së d÷ liÖu. * Dïng phÐp g¸n ®Ó thay ®æi néi dung c¸c thuéc tÝnh NAME vµ SQL cña mét truy vÊn: - QR.Name = ”Tªn truy vÊn” - QR.SQL = “C©u lÖnh SQL” 6. Xö lý c¸c b¶n ghi cña b¶ng vµ truy vÊn * §Ó lµm viÖc víi b¶n ghi cña b¶ng , truy vÊn ta dïng biÕn kiÓu Recordset. Cã 3 lo¹i Recordset lµ: + Recordset lo¹i Table(DB_OPEN_TABLE) - Lo¹i nµy ¸p dông cho c¸c b¶ng cña c¬ së d÷ liÖu hiÖn hµnh - Cho phÐp thay ®æi d÷ kiÖn (Thªm, söa, xo¸). - Cã thÓ x¾p xÕp, lËp chØ môc, t×m kiÕm theo ph­¬ng thøc SEEK. + Recordset lo¹i Dynaset (DB_OPEN_DYNASET) - Lo¹i nµy cã thÓ ¸p dông trªn: B¶ng, truy vÊn, b¶ng/truy vÊn nÒn cña mÉu/b¸o biÓu cña c¬ së d÷ liÖu bÊt kú. - Cã thÓ thay ®æi d÷ kiÖn (Thªm, söa, xo¸). - Cã kh¶ n¨ng t×m kiÕm theo ph­¬ng thøc FIND. + Recordset lo¹i SnapShot (DB_OPEN_SNAPSHOT) - Lo¹i nµy gièng nh­ Dynaset nh­ng chØ ®­îc xem kh«ng cho phÐp thªm, xo¸, söa. * T¹o biÕn Recordset: Dïng ph­¬ng thøc OpenRecordset + Cã thÓ dïng ph­¬ng thcs nµy víi c¸c ®èi t­îng: DataBase (CSDL), Tabledef (B¶ng), QueryDef (Truy vÊn). + C¸ch viÕt: Set BiÕn_Recordset = §èi_t­îng.OpenRecordset(Nguån, lo¹i) Trong ®ã: - §èi t­îng: Lµ mét biÕn ®èi t­îng kiÓu DataBase,TableDef hoÆc QueryDef. - Nguån: Lµ mét chuçi ký tù biÓu thÞ tªn b¶ng hoÆc truy vÊn. - Lo¹i: lµ mét trong c¸c gi¸ trÞ sau: DB_OPEN_TABLE DB_OPEN_DYNASETDB_OPEN_SNAPSHOT * VÝ dô: Ghi kÕt qu¶ tõ mét truy vÊn vµo b¶ng. Víi gi¶ thiÕt lµ “B¶ng ®Ých” cã c¸c tr­êng [Mahoso],[Ngaysinh],[Quequan] vµ “Qry nguån” cã c¸c tr­êng [Mahoso],[Hoten],[Khenthuong]. C¸c tr­êng ®ã cã kiÓu d÷ liÖu t­¬ng øng nh­ nhau. Sub Ghi() Dim db as Database, Rec1 as Recordset, Rec2 as Recordset Set DB = CurrentDB() Set Rec1 = DB.OpenRecordset(“B¶ng ®Ých”,DB_OPEN_TABLE) Set Rec2 = DB.OpenRecordset(“Qry_nguån”,DB_OPEN_DYNASET) Rec2.MoveFÝt Do Until Rec2.EOF With Rec1 AddNew MA = Rec2![Mahoso] Month = Rec2![Ngaysinh] Money = Rec2![Khenthuong] Update End With Rec2.MoveNext Loop End Sub. ch­¬ngVI: thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh I. C¸c b¶ng Tõ kÕt qu¶ cña viÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng rót ra c¸c b¶ng sau: a.B¶ng hoso Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macb Number M· c¸n bé Mapb Text M· phßng ban Hodem Text Hä ®Öm Ten Text Tªn Gtinh Text Giíi tÝnh Nsinh Date/Time N¨m sinh Cmt Text Chøng minh th­ Qq Text Quª qu¸n Dchiht Text §Þa chØ hiÖn t¹i Madantoc Text M· d©n téc Tongiao Text T«n gi¸o Thphanbt Text Thµnh phÇn b¶n th©n Thphangd Text Thµnh phÇn gia ®×nh Macdanh Text M· chøc danh Matdvh Text M· tr×nh ®é v¨n ho¸ Tentdt Text Tªn tr­êng ®µo t¹o He Text HÖ Nganhdtao Text Ngµnh ®µo t¹o Namtn Number N¨m tèt nghiÖp Mann Text M· ngo¹i ng÷ Matdnn Text M· tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Suckhoe Text Søc khoÎ Nuocngoai Text N­íc ngoµi Namvaocoquan Number N¨m vµo c¬ quan Nam_xn Number N¨m xuÊt ngµnh Danhhieu Text Danh hiÖu Tdct Text Tr×nh ®é chÝnh trÞ Ngvdoan Date/Time Ngµy vµo ®oµn Ngavdang Date/Time Ngµy vµo ®¶ng Doituongcs Text §èi t­îng chÝnh s¸ch Anh Ole object ¶nh c¸n bé Macv Text M· chøc vô Macapbac Text M· cÊp bËc Ghichu Text b.B¶ng capbac Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macapbac Text M· cÊp bËc Capbac Text CÊp bËc c.B¶ng Chucdanh Macdanh Text M· chøc danh Chudanh Text Chøc danh d.B¶ng Chucvu Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macv Text M· chøc vô Chucvu Text Chøc vô e.B¶ng Gdinh Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macb Text M· c¸n bé Quanhe Text Quan hÖ Hodem Text Hä ®Öm Ten Text Tªn Ngaysinh Date/Time Ngµy sinh Gioitinh Text Giíi tÝnh Manghe Text M· nghÒ f.B¶ng hosoluu Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macb Number M· c¸n bé Mapb Text M· phßng ban Hodem Text Hä ®Öm Ten Text Tªn Gtinh Text Giíi tÝnh Nsinh Date/Time N¨m sinh Cmt Text Chøng minh th­ Qq Text Quª qu¸n Dchiht Text §Þa chØ hiÖn t¹i Madantoc Text M· d©n téc Tongiao Text T«n gi¸o Thphanbt Text Thµnh phÇn b¶n th©n Thphangd Text Thµnh phÇn gia ®×nh Macdanh Text M· chøc danh Matdvh Text M· tr×nh ®é v¨n ho¸ Tentdt Text Tªn tr­êng ®µo t¹o He Text HÖ Nganhdtao Text Ngµnh ®µo t¹o Namtn Number N¨m tèt nghiÖp Mann Text M· ngo¹i ng÷ Matdnn Text M· tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Suckhoe Text Søc khoÎ Nuocngoai Text N­íc ngoµi Namvaocoquan Number N¨m vµo c¬ quan Nam_xn Number N¨m xuÊt ngµnh Danhhieu Text Danh hiÖu Tdct Text Tr×nh ®é chÝnh trÞ Ngvdoan Date/Time Ngµy vµo ®oµn Ngavdang Date/Time Ngµy vµo ®¶ng Doituongcs Text §èi t­îng chÝnh s¸ch Anh Ole object ¶nh c¸n bé Macv Text M· chøc vô Macapbac Text M· cÊp bËc Ghichu Text g.B¶ng KT_KL Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macb Text M· c¸n bé Mapb Text M· phßng ban Khenth Text Khen th­ëng Ht_kt Text H×nh thøc khen th­ëng Kyluat Text Kû luËt Ht_kl Text H×nh thøc kû luËt Soqd Text Sè quyÕt ®Þnh h.B¶ng Luong Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macb Text M· c¸n bé Mapb Text M· phßng ban Ntnll Date/Time Ngµy th¸ng n¨m lªn l­¬ng Luong Number L­¬ng i.B¶ng madantoc Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Madantoc Text M· d©n téc Dantoc Text D©n téc j.B¶ng Maqtct Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Macb Text M· c¸n bé Tunam Number Tõ n¨m Dennam Number §Õn n¨m Noict Text N¬i c«ng t¸c k.B¶ng nn Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Mann Text M· ngo¹i ng÷ Tennn Text Tªn ngo¹i ng÷ l.B¶ng phongban Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Mapb Text M· phßng ban Phongban Text Phßng ban m.B¶ng trinhdonn Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Matdnn Text M· tr×nh ®é ngo¹i ng÷ Tentd Text Tªn tr×nh ®é ngo¹i ng÷ n.B¶ng tdvh Tªn tr­êng KiÓu ý nghÜa Matdvh Text M· tr×nh ®é v¨n ho¸ Trdovh Text Tr×nh ®é v¨n ho¸ II. Code builder III. Ch­¬ng tr×nh: §Ó ch¹y ®­îc ch­¬ng tr×nh nµy ta ph¶i khai b¸o mËt khÈu, nÕu ®óng th× sÏ voµ ®­îc ch­¬ng tr×nh,cßn sai th× sÏ b¸o lçi. §©y lµ "Form" chÝnh cña ch­¬ng tr×nh: Ta nhÊn chuét vµo nót "OK"®Ó vµo ch­¬ng tr×nh §©y lµ "Thùc ®¬n chän lùa": - NÕu ta muèn qu¶n lý mét c¸n bé míi th× nhÊn vµo nót "NhËp hå s¬ c¸n bé" ®Ó nhËp d÷ liÖu cã liªn quan ®Õn c¸n bé ®ã. - Nót "NhËp kh¸c..." sÏ hiÖn ra mét lo¹t c¸c thùc ®¬n ®Ó ta nhËp c¸c m· d÷ liÖu míi. - Nót "ChuyÓn th«i c«ng t¸c" lµ chuyÓn l­u c¸c hå s¬ mµ c¸n bé nµo ®ã chuyÓn c«ng t¸c hoÆc nghØ h­u. - Nót "Xem/Söa/Xo¸..." cho phÐp ta xem vµ söa ch÷a l¹i nh÷ng hå s¬ sai hoÆc cã söa ®æi. - Nót "Thèng kª/B¸o c¸o" lµ ®Ó thèng kª tr×nh ®é,b¸o c¸o l­¬ng hoÆc in ra hå s¬ c¸n bé khi cÇn. - §©y lµ "Form" ®Ó chóng ta xem vµ còng lµ ®Ó söa vµ xo¸ d÷ liÖu. - §©y lµ "Form" tra cøu hå s¬ c¸n bé theo m· ®Ó chóng ta t×m kiÕm nh÷ng th«ng tin cña c¸c nh©n sù. - §Ó l­u gi÷ nh÷ng c¸n bé chuyÓn,bá c«ng t¸c hoÆc vÒ h­u ta ph¶i vµo "Form" "ChuyÓn th«i c«ng t¸c" ®Ó l­u gi÷ hå s¬ h÷ng c¸n bé ®ã. - §©y lµ "B¸O C¸O TR×NH §é C¸N Bé" ®Ó cho c¸n bé kiÓm tra cã thÓ in ra ®Ó xem râ rµng thuËn tiÖn. - §©y lµ mét b¶n "Report"vÒ "b¸o c¸o qu¸ tr×nh l­¬ng" cña c¸c c¸n bé. - Ta kiÓm tra l¹i mét hay nhiÒu c¸n bé ®· chuyÓn, bá c«ng t¸c hoÆc vÒ h­u chØ viÖc chän "Form" "Hå s¬ l­u tr÷" ®Ó t×m vµ in ra. KÕt luËn Qua qu¸ tr×nh nghiªn cøu, kh¶o s¸t, ph©n tÝch thiÕt kÕ, x©y dùng ®Ò tµi: “Qu¶n lý nh©n sù tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n”. Víi sù cè g¾ng cña b¶n th©n, sù tËn t×nh cña gi¸o viªn h­íng dÉn vµ sù trao ®æi quý b¸u cña c¸c b¹n cïng líp, ®å ¸n tèt nghiÖp cña em ®· ®­îc hoµn thµnh. + §Ò tµi ®· gãp phÇn vµo viÖc ®­a tin häc øng dông vµo c«ng viÖc “Qu¶n lý nh©n sù tr­êng §¹i häc An Ninh Nh©n D©n”. + Tù ®éng ho¸ c¸c c«ng viÖc thèng kª ®Ó lµm c¸c b¶n b¸o c¸o chÝnh x¸c. - §­a ra c¸c kÕt qu¶ tho¶ ®¸ng, mÉu m· ®Ñp, d÷ liÖu an toµn tuyÖt ®èi bÝ mËt. Gi¶i phãng thêi gian nhanh chãng, kÞp thêi ®¸p øng ®èi víi bÊt kú ®iÒu kiÖn nµo. Tuy nhiªn v× ®iÒu kiÖn, thêi gian vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ nªn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt, nh­ng c¬ b¶n ®å ¸n cña em ®· ®¹t ®­îc ®óng nh­ môc ®Ých, yªu cÇu cña thÇy gi¸o ®Ò ra, ®óng thêi h¹n quy ®Þnh. §Ó phôc vô tèt h¬n c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù Ch­¬ng tr×nh cÇn cã thªm chi tiÕt cô thÓ h¬n vµ kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ n¶y sinh theo thêi gian. §å ¸n nµy cßn cã nh÷ng thiÕt sãt, rÊt mong ®­îc sù quan t©m gióp ®ì vµ chØ b¶o cña c¸c thÇy c« cïng víi sù ®ãng gãp x©y dùng cña c¸c b¹n cã kinh nghiÖm vÒ c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù gióp ®ì cho t«i cã thªm kinh nghiÖm, ®Ó khi ra tr­êng phôc vô c«ng t¸c c¬ quan ®­îc tèt h¬n.