Đề tài Hệ thống tồn kho tại công ty TNHH – MTV Tín Kim Chi

LỜI MỞ ĐẦU Tồn kho – một yếu tố quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Toàn bộ quy trình sản xuất như hàng cung ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng… mà công ty dùng trong hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn bao gồm cả công việc đang được thực hiện, hàng hóa đang trong nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau, cũng như thành phẩm đang chờ xuất kho đem bán hoặc vận chuyển đến khách hàng. Đối với nhiều công ty, hàng tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng, vì vậy các nhà quản trị tài chính muốn giữ mức tồn kho thấp và sản xuất mềm dẻo để doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu nhưng sẽ hạ thấp mức đầu tư vào hàng tồn kho. Thực tế, tồn kho như một lớp đệm lót giữa nhu cầu và khả năng sản xuất. Thông qua việc phân tích và nhận định xu hướng phát triển của nền kinh tế, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh. Chính vì vậy nhóm HPT đã tiến hành nghiên cứu “Hệ thống tồn kho tại công ty TNHH – MTV Tín Kim Chi” bao gồm các nội dung sau: Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống tồn kho Phần II: Hệ thống tồn kho tại công ty TNHH – MTV Tín Kim Chi Phần III: Những ý kiến nhận xét. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình làm bài nhưng không tránh khỏi những sai sót nhóm HPT rất mong sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô. Nhóm thực hiện HPT! PHẦN I – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG TỒN KHO I/ TỒN KHO. 1, Khái niệm và nguyên nhân gây ra tồn kho: 1.1, Khái niệm: Chính sách tồn kho rất quan trọng buộc các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của công ty các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Một hệ thống tồn kho có là một tập hợp các thủ thục xác định lượng hàng hoá tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả. Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó. Phí tổn đó phụ thuộc vào: - Phương pháp kiểm soát hàng hoá tồn kho. - Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng dự trữ trong thời gian đặt hàng. - Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt. Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông qua việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho. Đối với nhiều công ty, hàng tồn kho được xem là tài sản lưu động quan trọng. Tồn kho có hai khía cạnh đáng lưu ý. Thứ nhất, phải xác định chi phí hàng tồn được thu mua hay sản xuất. Chi phí này sau đó được đưa vào tài khoản tồn kho cho đến khi sản phẩm được xuất kho đem bán. Khi sản phẩm đã được vận chuyển hoặc phân phối đến tay khách hàng, chi phí này được ghi thành tiêu phí trong báo cáo thu nhập như một phần của giá vốn hàng bán. ** Nguyên nhân gây ra tồn kho: - Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất đáp ứng yêu cầu. - Phân bố chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lượng lớn. - Đảm bảo sản xuất và số lượng công nhân khi nhu cầu thay đổi. - Bảo vệ công ty trước các sự kiện làm đình trệ sản xuất. - Đảm bảo sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất. - Tồn kho củng có thể tồn tại trong các kho của công ty và cũng có thể tồn tại trên các chuyến vận chuyển với tu cách là tồn kho trong vận chuyển. 2, Các khuynh hướng sản xuất với mức tồn kho thấp: Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau: - Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu; - Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi; - Bảo vệ đơn vị trước những dự báo thấp về nhu cầu. Tồn kho với bất kỳ lý do nào đó củng thể hiện một nguồn tạm thời nhàn rỗi. Sự tích lũy quá mức tồn kho có thể dẫn đến việc giảm hiệu quả sản xuất. Do đo khi tồn kho càng cao thì càng gây ra sự lãng phí. Vậy bao nhiêu tồn kho là hợp lý? Vậy một công ty muốn sử dụng các nguồn lực của nó hợp lý sẽ tìm cách triệt tiêu dần các lý do để lưu dữ tồn kho. + Giảm thời gian đặt hàng và giảm thời gian sản xuất làm cho một công ty có thể phục vụ tốt khách hàng vẫn có mức tồn kho thấp. + Giảm chi phí đặt hàng, chi phí cho các thủ tục giấy tờ, có thể giảm quy mô cho các đơn hàng và giảm tồn kho. + Giữ quan hệ tốt với ngưới cung cấp, xây dựng các nguồn nguyên liệu có chất lượng cao không cần giữ tồn kho chống lại các gián đoạn trong cung cấp. Khi nhu cầu biến đổi mà hệ thống sản xuất có điều chỉnh khả năng sản xuất của mình, hệ thống sản xuất sẽ cần đến lớp đệm lót tồn kho. Với cách nhìn nhận như vậy các nỗ lực đầu tư sẽ hướng vào một hệ thống sản xuất linh hoạt, điều chỉnh sản xuất nhanh, thiết lập quan hệ rất tốt với nhà cung ứng để có thể đặt hàng sản xuất và mua sắm thật nhanh với qui mô nhỏ, thời gian vận hành sản xuất dài để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, lao động. Hiệu quả sản xuất, đặt hàng qui mô lớn có thể bù đắp những lãng phí mà tồn kho cao gây ra. Điều này dẫn đến tồn kho cao.Mặc dù cùng mục tiêu giảm thấp các phí tổn liên quan đến tồn kho, song cách nhìn nhận về vấn đề có thể theo những chiều hướng khác nhau. Rõ ràng, trong những điều kiện nhất định lượng tồn kho hợp lý cần được xét một cách toàn diện. Như vậy, giữ mức tồn kho không chỉ bằng một cách, việc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho phụ thuộc vào thời gian mà công ty có ý định lưu giữ tồn kho, kiểu nhu cầu mà nó phục vụ, chi phí của món hàng, mức độ kiểm soát mong muốn. 3, Phân loại tồn kho và các chi phí: Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể tồn tại trong thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó người ta có thể chia tồn kho thành hai loại: Tồn kho một kỳ: bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần trong một thời kỳ nhất định (thường là thời gian ngắn) mà không có ý định tái dự trữ sau thời ký đó. Tồn kho nhiều kỳ: gồm các mặt hàng duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kỳ phổ biến hơn tồn kho một kỳ. ** Chi phí tồn kho. Trong điều kiện nhất định, tồn kho quá cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư vào tồn kho, tồn kho thấp sẽ tốn kém chi phí trong việc đặt hàng, chuyển đổi lô sản xuất, bỏ lỡ có hội thu lợi nhuận. Khi gia tăng tồn kho sẽ có hai khuynh hướng chi phí trái ngược nhau: một số chi phí này thì tăng, còn một số khoản chi phí khác thì giảm. Do đó cần phân tích kỹ lưỡng chi phí trước khi đến một phương thức hợp lý nhằm cực tiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho. - Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho: Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ. Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn khác. Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội về vốn. Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua. Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận phí tổn cơ hội cao. Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho: chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh,...) Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng. Tồn kho là một tài sản, nó có thể bị đánh thuế, nên tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng. Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn. Đây cũng là một khoản chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau. Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất.Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi. Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp. Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất. - Các chi phí giảm khi tồn kho tăng: Chi phí đặt hàng: Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng. Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo. Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn. Chi phí thiếu hụt tồn kho: Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho NVL cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và dẫn đến mất doanh thu. Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn. Chi phí mua hàng: Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm. Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn. II/ PHÂN TÍCH BIÊN TẾ TỒN KHO. 1, Tồn kho một kỳ: Tồn kho chỉ duy trì tồn kho một lần không lặp lại, trong trường hợp phải đáp ứng nhu cầu có ít nhiều sự không chắc chắn có thể đẫn đến sự không đáp ứng nhu cầu hoặc dư thừa. Việc tiêu dùng một mặt hàng nào đó được ước lượng bằng một dãy phân bố xác suất. Công ty sẽ không thể mua thêm mặt hàng này nếu trong lần đầu tiên dự trữ không đủ. Nếu dự trữ không đầy đủ, khi có nhu cầu công ty sẽ mất một lượng lợi nhuận Co bằng giá bán đi trừ đi chi phí sản phẩm. Có thể coi đây là chi phí cơ hội cho việc không lưu giữ cho sản phẩm này. Nếu dự trữ quá mức, sản phẩm không bán được có thể phải thanh lý và giá thu hồi có thể nhỏ hơn chi phí. Có thể coi đây là phí tổn của việc giự trữ quá mức Cu, bằng chi phí trừ đi giá trị thu hồi. Nếu gọi PD là xác suất nhu cầu vượt quá một số đơn vị nhất định. PD sẽ là giá trị phân bổ xác suất tư nhu cầu cao nhất có thể. Lượng dự trữ được phép tăng lên từng nào mà PDCo > (1- PD)Cu Khi tăng D thì PD giảm dần và hai vế sẽ cân bằng tại giá trị PD* ở mức giá trị xác suất tích lũy này sẻ có mức dự trữ hiệu quả. PD*Co = (1-PD*)Cu PD* = Cu/( Cu + Co) 2, Tồn kho nhiều kỳ: Tồn kho nhiều kỳ có thể tiến hành trên cơ sở xem xét tồn kho này phục vụ cho nhu cầu độc lập hay nhu cầu phụ thuộc. 2.1, Các nhu cầu độc lập: Nhu cầu độc lập là nhu cầu về một mặt hàng xuất phát từ người sử dụng bên ngoài tổ chức có tồn kho. Tính độc lập được nói đến ở đây là nhu cầu mà tồn kho dự định cung cấp phát sinh một cách độc lập với việc lưu giữ tồn kho. - Nhu cầu độc lập có thể là sản phẩm hoàn thành được bán để dùng vào sửa chữa hay lắp ráp cho các dịch vụ khác hay tiêu dùng. - Nhu cầu độc lập thường là nhu cầu ở đầu ra của hệ thống. - Nhu cầu độc lập thường xuất phát từ bên ngoài, nó không thể biết chắc và phải dự đoán. 2.2, Các nhu cầu phụ thuộc: Là nhu cầu liên quan trực tiếp với sản xuất mặt hàng khác hoặc cho mặt hàng khác, bao gồm: - Nhu cầu NVL, chi tiết cần thiết cho các mặt hàng khác. Thay vì phải dự đoán như nhu cầu độc lập, các nhu cầu phụ thuộc được tính từ bộ phận lắp ráp. - Nói chung biểu hiện nhu cầu từ các mũi tên vào trong sơ đồ dòng vật liệu các liên kết trong phạm vi hệ thống. - Mức độ ở các đầu ra của hệ thống phụ thuộc vào mức sử dụng các yếu tố đầu vào. Ngược lại nhu cầu ở đầu vào phụ thuộc vào nhu càu đầu ra. Vì vậy tồn kho mang tính phụ thuộc. 2.3, Sự khác nhau của hệ thống tồn kho phục vụ nhu cầu độc lập và phụ thuộc: Hệ thống tồ kho độc lập cung cấp cho các nhu cầu bên ngoài, còn hệ thống tồn kho phụ thuộc cung cấp nhu cầu bên trong.Có thể có các mặt hàng vừa phục vụ nhu cầu độc lập, vùa phục vụ nhu cầu phụ thuộc, nhu những chi tiết để lắp ráp thành phẩm vừa bán ra như một phụ tùng thay thế. Trong trường hợp này người ta coi như đó là tồn kho nhu cầu độc lập. 3. Các hệ thống tồn kho phục vụ nhu cầu độc lập: 3.1, Hệ thống số lượng cố định: Là hệ thống tồn kho mà nó sẽ thêm cùng giá trị được thiết lập trước vào tồn kho của một mặt hàng mỗi lần nó được bổ sung. Số lượng cố định cho mỗi lần bổ sung sẽ được đề cập việc xác định quy mô đặt hàng tối ưu EOQ nhằm cực tiểu hoá chi phí. Mức tồn Thời gian ( Lt ) Lr Q= EOQ Các đơn hàng sẽ được đặt tới khi tồn kho giảm tới mức đặt hàng lại (Lr). Mức đặt hàng này xác định tuỳ thuộc vào thời gian đặt hàng (Lt) và mức sử dụng bình quân ngày đêm, ngoài ra còn có thể cộng thêm mức tồn kho bảo hiểm. Hệ thống tồn kho số lượng cố định thích hợp với các mặt hàng có mức tiêu dùng tương đối cố định. Trong quản trị hệ thống tồn kho này, vấn đề cơ bản còn lại là làm sao để biết rằng tồn kho đã giảm tới mức đặt hàng lại chưa và thực hiện đặt hàng. Việc này có thể làm bằng hai cách: + Một là, cập nhật liên tục các số liệu nhập, xuất, tồn kho, có thể thực hiện bằng tay hay bằng máy. + Hai là, sử dụng hệ thống tồn kho “ hai túi”. Toàn bộ tồn kho chia làm hai phần, phần dự trữ cho thời kỳ đặt hàng sắp xếp và có đánh dấu, phần “làm việc” là phần còn lại. Đơn đặt hàng được thiết đặt khi sử dụng hết phần “làm việc” bước sang phần dự trữ đã đánh dấu. 3.2, Hệ thống tồn kho thời gian định trước Hàng tồn kho sẽ được bổ sung sau các khoảng thời gian xác định trước. Mức tồn kho sẽ được kiểm tra theo khoảng thời gian định trước một cách thường xuyên. Số lượng tồn kho mỗi kỳ sẽ là giá trị cần để nâng tồn kho lên giá trị lớn nhất. Như vậy số lượng sẽ biến đổi tuỳ theo mức sử dụng. Imax L1 T Thời gian Tồn kho Hệ thống sử dụng tốt với các mặt hàng cùng bổ sung một lấn, thường là những mặt hàng mua sắm cùng thời gian và cùng một nguồn. Tần suất các đơn đặt hàng của mỗi mặt hàng, nhóm hàng có thể thiết lập, do đó có thể xác định đơn hàng bình quân cho mỗi nhóm hàng theo giá trị hiệu quả. đặt hàng theo nhóm hàng giảm chi phí vận chuyển, giảm các thủ tục và tăng khối lượng mua để hưởng chiết khấu giảm giá khối lượng lớn. 3.3, Hệ thống Min – Max Hệ thống Min- Max còn gọi là hệ thống S (system) tránh đặt hàng với số lượng nhỏ so với mức hiệu quả. Hệ thống này có những đặc điểm của hai hệ thống trước. Hệ thống tồn kho xác định trước giá trị tối đa và tối thiểu. Tồn kho sẽ đựoc kiểm tra sau một khoảng thời gian định trước. Đơn hàng sẽ được đặt nếu mức tồn kho xuống thấp hơn mức tối thiểu. Nếu mức tồn kho cao hơn mức tối thiểu, không thực hiện đặt hàng và chờ đến kỳ kiểm tra sau. Imax Thời gian Tồn kho Imin Hệ thống tồn kho thích hợp với những mặt hàng không đắt tiền, do đó giữ tồn kho có thể ít tốn kém hơn các thủ tục kiểm soát chặt chẽ tồn kho để biết sẵn có bao nhiêu. 3.4, Hệ thống phân bổ ngân sách Trong phạm vi ngân sách phân bổ cho tồn kho, người mua hàng của công ty có thể quyết định mua các mặt hàng tồn kho thích hợp. Một số công ty có thể hợp đồng với người cung cấp, nhờ đó đại diện của người cung cấp định kỳ thăm kho và kiểm tra tồn kho đang lưu giữ và bổ sung đén mức cần thiết. Hệ thống phân bổ ngân sách có thể sử dụng ở các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sản phẩm, cửa hàng thực phẩm. 4, Phân loại ABC: Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng trong phân loại hàng hóa tồn kho, nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau. Trong kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của đơn vị thành 3 nhóm hàng: Nhóm A, nhóm B và nhóm C. Căn cứ vào mối quan hệ giá trị hàng năm với số lượng chủng loại hàng. Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị hàng hoá với lượng dự trữ hàng hoá đó trong năm. Số lượng chủng loại hàng là số lượng từng loại hàng hoá dự trữ trong năm. Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị- 80% so với tổng giá trị hàng hoá sự trữ, nhưng về-hàng năm cao nhất, chiếm từ 70 15% lượng hàng dự trữ.-mặt số lượng, chủng loại thì chỉ chiếm khoảng 10 Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có- 25% so với tổng giá trị hàng dự-giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15 trữ, nhưng về số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ. Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá- trị dự trữ chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng số lượng 55% tổng số lượng hàng dự trữ.-chiếm khoảng 50 Sơ đồ: Phân loại hàng hóa tồn kho 5.Thành công, thất bại trong việc dự trữ hàng tồn kho: Tình trạng doanh số tiêu thụ ô tô trên toàn thế giới lao dốc đang buộc các nhà sản xuất phải bố trí xe tồn kho ở bất cứ nơi nào có thể, như Nissan sử dụng cả đường thử xe của nhà máy ở Anh. Land Rover và Jaguar đang phải xếp xe kín bên ngoài nhà máy ở Liverpool, Anh quốc. Trong khi đó, các xe Ford F-150 vây kín khu vực gần nhà máy lắp ráp của Ford ở Detroit, Mỹ. Không chỉ xe Mỹ, ô tô nhập khẩu, chủ yếu từ Nhật, cũng đang gây chật chỗ tại cảng Long Beach, đợi ngày được các đại lý “rước” đi. Tình hình tương tự diễn ra tại các bãi hàng và bến cảng ở Valencia, Tây Ban Nha và Anh quốc. Honda sẽ tạm dừng sản xuất tại nhà máy ở Swindon, Anh quốc, trong tháng 4 và 5 tới, kéo dài kế hoạch đóng cửa nhà máy đã công bố trước Giáng sinh ra thành 4 tháng. Honda và đồng hương Nhật Bản Toyota đều đang thực hiện kế hoạch cắt giảm mạnh sản lượng ở Nhật Bản và một số nước khác, các xe tồn kho của Honda nằm phủ bụi chờ ngày xuất khẩu. Cuối năm 2008 và đầu năm 2009, khi doanh nghiệp ngành đường tồn kho gần 100.000 tấn. Tồn kho lớn đã kéo theo những ảnh hưởng về giá. Sau một thời gian tăng giá mạnh, từ giữa tháng 12.2009, giá đường đã bắt đầu giảm. Hiện giá đường trắng loại I tại kho chỉ còn 14.300-15.100 đồng/kg so với mức 18.000-19.000 đồng/kg trước đó. Tình trạng hàng tồn kho quá lâu cũng làm gia tăng chi phí của doanh nghiệp như chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hàng tồn kho hay chi phí hao hụt, cải tiến sản phẩm lỗi thời… 6, Đánh giá lý luận về: Từ lý luận ta thấy cần cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng tồn kho, vì nó ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả tồn kho, và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp. Dự trữ hàng: tiềm ẩn rủi ro. Trong khi chi phí cho việc dự trữ hàng hóa có thể diễn đạt dễ dàng bằng những con số cụ thể, thì mức độ rủi ro tương xứng với từng mức dự trữ lại rất khó xác định chính xác. Dự trữ ít hoặc không có hàng dự trữ: cũng rủi ro như: mất sự tín nhiệm của khách hàng. Không cung cấp được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời điểm điểm hiện tại , mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng trong tương lai. Làm hỏng kế hoạch sản xuất, mất sự linh hoạt. Việc quản lý và đưa ra các quyết định về lượng dự trữ hàng tồn kho cũng đòi hỏi thẩm quyền ở cấp độ thích hợp. Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính bảo mật và khả năng hoàn thành kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong một môi trường đầy cạnh tranh. + Các bạn nói về cơ sở lí luận của hệ thống tồn kho quá nhiều nhưng chưa tập trung nhiều về hệ thống tồn kho, các bạn nên xem lại phần này . Lý thuyết cung cấp để cho các bạn hiểu , từ đó vận dụng rút ra cái khái quát cốt lõi đối với vấn đề mà các bạn phân tích . Các bạn không nên đánh y chang những thông tin có ở trong sách vào bài làm của mình, điều này là không cần thiết. PHẦN II - HỆ THỐNG TỒN KHO TẠI CT TNHH - MTV TÍN KIM CHI Phần II này có 3 nội dung mà các bạn cần làm, bữa đó mình có chỉ cho các bạn rồi nhưng hình như các bạn chưa hiểu rõ. Thứ nhất, giới thiệu về công ty. Thứ hai, mô tả và phân tích về hệ thống sản xuất của doanh nghiệp từ bố trí mặt bằng, nhà xưởng đến dây chuyền sản xuất sản phẩm. Do vậy, các bạn cần mô tả và phâc tích thêm đối với + Bố trí mặt bằng của công ty( cách bố trí lắp đặt máy móc, thiết bị, bàn ghế cho dây chuyền sản xuất là như thế nào?) + Bố trí mặt bằng theo kiểu nào? ( theo sản phẩm, theo phương thức chế tạo hay theo vị trí cố định) + Tương tự đối với nhà xưởng thì có những yêu cầu gì? Dây chuyền sản xuất được lắp đặt như thế nào.. Các bạn cần tham khảo thêm tài liệu về môn học này, nội dung liên quan đến phần chúng ta cần trình bày Thứ ba, mô tả và phân tích về hệ thống tồn kho của doanh nghiệp ( các bạn nên xem lại định nghĩa về hệ thống tồn kho để biết được chúng ta cần mô tả và phân tích cái gì trong hệ thống tồn kho.) I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH-MTV TÍN KIM CHI 1.Quá trình hình thành và phát triển. Công ty TNHH-MTV Tín Kim Chi trước đây là một Công ty phân phối các mặt hàng về sữa. - Tên công ty: Công ty TNHH-MTV Tín Kim Chi. - Tên giao dịch: Công ty TNHH-MTV Tín Kim Chi. - Trụ sở: 49/99 Núi Thành- Phường Hòa Cường Bắc-Hải Châu-Đà Nẵng. - Mã số thuế: 0400578011 - Điện thoại: 05113.631292 - Fax: 05113.601635 - Email: Tinkimchi@gmail.com Với uy tín chất lượng sản phẩm đạt được như hiện nay công ty ngày càng có xu hướng phát triển thuận lợi hơn trong tương lai. tăng cuờng hợp tác, liên kết với các đại lý, cửa hàng trên toàn thành phố Đà Nẵng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 2.1. Chức năng. Công ty chuyên mua bán các loại thuộc mặt hàng sữa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng, là nhà phân phối cho hãng sữa VINAMILK nhằm đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến nhà tiêu dùng. 2.2. Nhiệm vụ của công ty. - Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. - Thực hiện cam kết hợp đồng mua bán. - Xây dựng tổ chức thực hiện kế hoạch của công ty. - Làm tôt công tác bảo vệ môi trường bảo vệ tài sản xã hội, bảo vệ an ninh, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Bảo tồn và khai thác có hiệu quả nguồn vốn, mở rộng kinh doanh, mở rộng thị trường. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH-MTV Tín Kim Chi. 3.1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh. Công ty chuyên mua bán các mặt hàng chủ yếu là sữa đầy đủ các chủng loại kích cở. Cơ bản là các nhóm sau. Sữa bột Gồm nhiều loại như: Dielac alpha Step HT 400 gr, Dielac mama 400gr... Sữa tươi như: STT Dau Milk VNM 180 ml, Sữa TTT NC không đường VNM 1lít… Sữa chua cam hộp 100 ml, sữa chua dâu hộp 100 ml. Ngoài ra công ty còn tiêu thụ mặt hàng cà phê Denmoment HG 140 g, cà phê moment 3 in 1 túi Stick 384 g… Tất cả các mặt hàng điều có đặc điểm chung đa dạng về chủng loại để khách hàng dễ lựa chọn phù hợp với độ tuổi và sở thích. 3.2. Đặc điểm nguồn hàng. Nguồn hàng cua công ty nhập vào từ nhà cung cấp chính là công ty sữa VINAMILK Việt Nam. Các mặt hàng của công ty kinh doanh hầu hết không phụ thuộc vào mùa vụ, thời tiết. Tuy nhiên vào mùa hè sẽ được tiêu thụ mạnh đói với các mặt hàng sữa chua và sữa tươi. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cơ cấu tổ chức, điều hành quản lý theo phương thức trực tuyến, chức năng. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức như sau. Giám Đốc Phòng trưng bày và bán hàng Phòng tổng hợp Kho hàng Bộ phận kế toán Bộ phận Marketing Thủ quỹ Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng 5. Thuận lợi và khó khăn của công ty. 5.1. Thuận lợi: Công ty có đội ngủ công nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc. Đặc biệt nhân viên tiếp thị sản phẩm là nhân viên của công ty VINAMILK đưa xuống làm việc, nên công ty ít tốn chi phí tiếp thị sản phẩm. Cơ sở vật chất khá hiện đại nhờ có sự đầu tư từ công ty sữa VINAMILK Việt Nam. Thị trường tiêu thụ của công ty khá rộng bao gồm cả thành phố Đà Nẵng và một số huyện lân cận thuộc tỉnh Quảng Nam. Mặt hàng kinh doanh đa dạng chủng loại phù hợp với người tiêu dùng. Bên cạnh đó chính sách khuyến mãi của nhà cung cấp luôn được ưu đãi. 5.2. Khó khăn: Sự cạnh tranh của các công ty khác trên địa bàn thành phố như công ty Mể Cốc, công ty Toàn Thành… Trong thời gian vừa qua do ảnh hưởng của vụ sữa có nhiều Milemin gây chết người ở Trung Quốc cũng làm lượng sản phẩm tiêu thụ có phần chậm lại. Do tính chất của hàng kinh doanh có nhiều mặt hàng có số ngày sử dụng ngắn nếu tiêu thụ chưa hết sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Hiện nay giá sữa trong nước khá cao trong khi đó giá sữa nước ngoài nhập vào thì thấp hơn làm giảm sức mua đối với mặt hàng sữa trong nước. II/ HỆ THỐNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY. 1, Phân hệ mua hàng tại công ty: Phân hệ Mua Hàng dùng trong việc Nhà Phân Phối đặt hàng, nhập hàng về, nhập hoá đơn mua hàng . Qui trình mua hàng của Nhà Phân Phối từ Vinamilk được thực hiện theo các bước sau: - Đến chu kì đặt hàng (thường 2 ngày), quản lí Nhà Phân Phối và Sale Sup lấy các thông tin từ kế toán, thủ kho bao gồm: Tồn kho hiện tại, lịch sử bán hàng, chỉ tiêu tồn kho theo ngày… để làm đơn đặt mua hàng. - Kế toán đặt đơn mua hàng ở trạng thái đặt hàng cho Vinamilk (Opened Order), dùng công cụ chuyển file dữ liệu (Integration Tool) để chuyển đơn đặt hàng lên hệ thống trung tâm Vinamilk. - Hệ thống trung tâm Vinamilk nhận đơn đặt hàng của NPP, thực hiện tạo PO Confirmed xác nhận số lượng sẽ ra hoá đơn, giao hàng cho NPP, chuyển PO Confirmed xuống NPP thông qua công cụ chuyển file dữ liệu (Integration Tool) - Khi xe hàng về, Thủ Kho sẽ kiểm hàng và nhập hàng theo Hoá Đơn đỏ của văn phòng Vinamilk. Sau khi nhập hàng xong, Thủ Kho sẽ chuyển Hoá đơn đỏ cho Kế Toán. - Kế Toán kiểm tra các PO Confirmed trong Solomon với Hoá Đơn đã nhập. Nếu có sai sót kế toán điều chỉnh lô “Nhập hàng / Nhập Hóa Đơn” theo Hoá Đơn nhập và cập nhật công nợ Nhà Cung Cấp. Qui Trình áp dụng trong phân hệ Mua Hàng 2, Qui trình thanh toán Nhà cung cấp: Qui trình quản lí, thanh toán công nợ mua hàng được thực hiện theo các bước sau: - Kế toán theo dõi trạng thái đang đơn mua hàng đã nhân, theo dõi công nợ mua hàng, xem, in ra báo cáo công nợ cần phải thanh toán cho Vinamilk. - Thực hiện thanh toán thông qua chuyển khoản hoặc thanh toán trực tiếp cho Vinamilk. - Kế toán nhận phiếu Uỷ Nhiệm Chi của ngân hàng hoặc chứng từ xác nhận thanh toán của Vinamilk để nhập thanh toán công nợ mua hàng vào Solomon. - Kiểm tra lại các báo cáo theo dõi công nợ mua hàng. 2, Phân hệ bán hàng Phân hệ Bán Hàng dùng cho việc Nhà phân phối nhập các giao dịch bán hàng, quản lí bán hàng và giao hàng. Việc bán hàng được thực hiện theo các bước sau: Nhân viên bán hàng làm đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng, nộp cho Nhân viên kế toán. Kế toán nhập đơn đặt hàng của KH vào Solomon. In ra các chứng từ cho Nhân viên giao hàng: Phiếu xuất hàng, Bảng kê các đơn giao hàng, Phiếu giao nhận & thanh toán. Cập nhật Kho, Công Nợ cho các đơn hàng. Nhân viên giao hàng xuất hàng tại kho, đi giao hàng cho khách hàng theo các chứng từ được in ra. Thực hiện báo cáo giao hàng (Có chỉnh sửa, trả hàng, giao đủ…) cho kế toán. Kế Toán thực hiện điều chỉnh hàng theo báo cáo của Nhân viên giao hàng (nếu có). Kiểm tra các báo cáo theo dõi bán hàng. Quá trình phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng PHẦN III – MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT Đối với phần này các bạn cần xem xét hệ thống tồn kho của công ty hiện tại có ưu , nhược điểm gì và các bạn rút ra được kinh nghiệm gì cho bản thân đối với những ưu, nhược điểm đó. Nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ, mức độ đầu tư vào lượng hàng tồn kho của các nhà sản xuất có khuynh hướng phụ thuộc vào khả năng phân phối và lượng hàng dự trữ cũng có nhiều khác biệt. Vì vậy các doanh nghiệp: Nắm bắt nhu cầu: Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai. Hoạch định cung ứng: ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường không nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tính toán lượng đặt hàng và xác định thời điểm đặt hàng: Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng doanh nghiệp phải tính trước để không bị động. Để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn, các doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng, ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ phần mềm kế toán hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo.  KẾT LUẬN Chính sách tồn kho rất quan trọng buộc cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải có tầm nhìn chiến lược trong tương lai chính xác giảm bớt rủi ro, đặc biệt các doanh nghiệp thương mại các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu. Vì thế, tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Nhóm thực hiện: HPT