Đề tài Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa

Chương 1 ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA XUÂN HÒA 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Tháng 10 năm 1978, theo Quyết định số 98/BXD-TCLĐ ngày 12 - 1 - 1978, ba nhà máy - nhà máy gạch Xuân Hòa, nhà máy gạch Bá Hiến, nhà máy gạch Cầu Xây đã sáp nhập thành nhà máy gạch Xuân Hòa - tiền thân của công ty gốm xây dựng Xuân Hòa. Tháng 3 năm 1993, theo Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 085A-BXD/TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, nhà máy gạch Xuân Hòa trở thành thành viên trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp thủy tinh và gốm xây dựng (Bộ Xây dựng). Tháng 8năm 1994, theo Quyết định số 481-BXD/TCLĐ, nhà máy đã đổi tên thành công ty gốm xây dựng Xuân Hòa. Công ty gốm xây dựng Xuân Hòa được thành lập lại vào ngày 20/11/1995 theo Quyết định số 911-BXD/TCLĐ và là thành viên của công ty thủy tinh và gốm xây dựng. Trụ sở của công ty nằm trên địa bàn xã Tân Dân, huyện Sóc Sơn, Hà Nội. Năm 1998, do thực hiện chủ chương của Đảng và Nhà nước nhằm đẩy mạnh quá trình cổ phần hóa của các doanh nghiệp Nhà nước, phân xưởng Cầu Xây B trực thuộc công ty đã tách ra thành lập công ty cổ phần Cầu Xây theo Quyết định số 197-BXD/TCLĐ do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ký ngày 29/4/1998. Năm 2002, công ty gốm xây dựng Xuân Hòa đã mở thêm nhà máy gạch Cotto Bình Dương (miền Nam). Năm 2004, chuyển đổi cổ phần hóa từ doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định số 2021/QĐ/BXD ngày 17/12/20004 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, nhà máy gạch Xuân hòa tách ra trở thành công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa. Nhà máy gạch Bá Hiến cũng tách ra thành công ty cổ phần Bá Hiến. Qua hơn 30 năm hoạt động, công ty đã thu được những thành công nhất định trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu xây dựng. Sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh, thành phố trong cả nước, đảm bảo số lượng chủng loại, chất lượng giao hàng đúng hạn, đầy đủ theo hợp đồng đã ký kết. Bên cạnh những thành công nhất định đó, công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn của nền kinh tế hội nhập. 1.2. Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 1.2.1. Lĩnh vực kinh doanh: Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa hiện đang sản xuất và cung cấp trên thị trường các mặt hàng có thể kể đến đó là: Gạch R60: 220*100*60, Gạch R220: 220*220*105, Gạch R150: 150*200*150; các sản phẩm mỏng, có giá trị kinh tế cao: Gạch rỗng 4 lỗ 220*220*20, gạch lát nền 200*200*15, gạch lá dừa 200*200*50, ngói lợp 22 viên/m². 1.2.2. Quy trình công nghệ: Sản xuất sản phẩm: Tất cả các sản phẩm của công ty đều được sản xuất từ đất sét với những khuôn màu khác nhau, do đó chúng có cùng quy trình công nghệ sản xuất, có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của công ty qua sơ đồ sau: Quy trình công nghệ sản xuất: Kho đất sét Máy ủi Máy cấp liệu thùng Máy cán thô Máy nghiền xa luân Máy điều phối đất Máy cán mịn Máy nhào đùn LH có thiết bị hút chân không Cắt tự động Phôi trong nhà kính Sấy trong lò Tuynel Sản phẩm được làm nguội KCS Thành phẩm Tiêu thụ Băng tải 1 (Có thiết bị pha, than cám cơ hạt 1 – 3 mm) Băng tải 2 Băng tải 3 Băng tải chuyển mộc Sơ đồ quy trình công nghệ trên có thể được diễn tả như sau: Công đoạn khai thác nguyên liệu: Các loại đất sét là nguyên liệu chủ yếu sản xuất gạch. Đất sét sau khi được khảo sát, thăm dò và thử công nghệ đạt tiêu chuẩn sản xuất mới được tiến hành khai thác bằng cách dùng máy ủi ủi lớp đất từ 20 đến 30 cm, sau đó dùng máy xúc xúc đất lên ô tô trở về bãi chứa. Thông thường việc khai thác được tiến hành theo kiểu cuốn chiếu từ ngoài vào trong và khai thác đến đâu hết đến đó. Công đoạn chế biến tạo hình: Đất sét khai thác thường được phôi phong hóa từ 3 đến 6 tháng, sau đó đưa và nhà chứa đất để tiến hành ngâm ủ tối thiểu phải được 24 giờ, độ ẩm đạt từ 14% đến 16%. Các lô đất được ngâm ủ đúng yêu cầu kỹ thuật, sau đó dùng máy ủi ủi dần vào máy cấp liệu thùng. Máy cấp liệu thùng có nhiệm vụ phân phối dải đều đất lên băng tải 1, tại đây đất được pha than cám hình nhỏ, lượng than pha thô 80% - 90% định mức tiêu hao sản phẩm. Đất và than được đưa lên máy cán thô để phá vỡ cấu trúc ban đầu của đất. Từ máy cán thô, đất được chuyển lên máy nghiền xa luân qua băng tải 2. Máy này có nhiệm vụ trà xát, nghiền vỡ kết cấu của nguyên liệu. Đồng thời, đất được pha với nước đạt độ ẩm 20% - 22% và được ép xuống máy điều phối đất (máy cấp liệu đĩa). Máy cấp liệu đĩa sẽ điều phối nguyên liệu một cách đều đặn lên máy cán mịn qua băng tải 3. Máy cán mịn có các khe hở từ 2 -3 mm, có nhiệm vụ cán mỏng đất, tăng độ dẻo, độ đồng nhất, sau đó đẩy xuống máy nhào đùn liên hợp có gắn thiết bị hút chân không. Thiết bị sẽ hút hết không khí trong đất, làm tăng độ đặc chắc của nguyên liệu trước khi tạo hình. Máy đùn tạo ra các thôi mộc qua khuôn tạo hình ở đầu máy. Thôi mộc được máy cắt tự động cắt thành từng viên sản phẩm theo yêu cầu. Các sản phẩm mộc chuyển qua băng tải ngang bốc lên xe cải tiến chuyển di phơi trong nhà kính. Công đoạn phơi sấy sản phẩm mộc: Các thao tác phôi gạch mộc phải nhẹ nhàng, tránh biến dạng, đồng thời phôi 3 – 5 ngày cho đến khi độ ẩm còn 14% - 16% sẽ được xếp lên xe goòng để sấy trong lò Tuynel. Độ ẩm của sản phẩm ra khỏi lò đạt từ 2% đến 8%. Công đoạn nung sản phẩm: Lò lung được bố trí liên hợp với bộ phận sấy nhằm sử dụng luôn các xe goòng xếp gạch mộc đã sấy khô ở lò ra. Thời gian nung lớn hơn hơn hoặc bằng 72 giờ, nhiệt độ trung bình. Nguyên liệu nung chủ yếu là than cám nghiền nhỏ, tùy theo thời gian và tùy lượng gạch mộc mà nâng tốc độ nung; thông thường cứ 45 – 50 phút cho ra một xe goòng (mỗi xe khoảng 2900 – 3100 viên gạch xây). Cứ một goòng vào thì có một goòng ra. Sản phẩm nung chín được làm nguội, dỡ bốc xuống, qua bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng. Cuối cùng là phân loại sản phẩm và xếp kiêu đưa ra tiêu thụ. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty cổ phân Viglacera Xuân Hòa. 1.3.1. Đặc điểm tổ chức quản lý: Công ty cổ phân Viglacera Xuân Hòa là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có địa bàn hoạt động rộng nên việc sản xuất chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như thới tiết, địa hình, giá cả thị trường, liên tục di chuyển… Để điều hành sản xuất tốt, kinh doanh có lãi, cạnh tranh thắng thầu đòi hỏi đội ngũ cán bộ quản lý phải có năng lực, trình độ, dồi dào về vật tư, tiền vốn, thiết bị, nhân lực… Để phù hợp với đặc điểm về lao động, đặc điểm về sản xuất kinh doanh, giám đốc công ty cổ phân Viglacera Xuân Hòa đã bố trí bộ máy quản lý của công ty phù hợp theo sơ đồ sau: Vai trò và nhiệm vụ của các phòng ban chức năng: Giám đốc: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty, là đại diện pháp nhân của công ty để ký kết hợp đồng kinh tế, hợp tác tác liên doanh. Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty, phụ trách quản lý cán bộ, tài chính kế toán, công tác đầu tư. Phòng kế toán: Giúp giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế, tài chính của nhà nước tại công ty; chịu trách nhiệm về vốn cho quá trình sản xuất kinh doanh, theo dõi khâu thanh quyết toán, thu hồi vốn… Phòng kế hoạch: Tham mưu cho giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, nghiên cứu hồ sơ thiết kế, tham mưu cho các xí nghiệp để cung ứng vật tư cho các công trình. Phòng tổ chức LĐTL: Là phòng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tuyển dụng, điều động nhân lực hàng năm, quý, tháng, tham mưu cho giám đốc trong việc điều hành nhân lực. Phòng kinh doanh tiêu thụ: Nhiệm vụ của phòng là chào hàng, tiếp thị và tìm phương án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu và nghiên cứu cac thị trường chiến lược về các mặt kinh doanh, giúp giám đốc có định hướng sản xuất vào những mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường. Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến kỹ thuật trong sản xuất, chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên vật liệu, thiết bị máy móc nhập về công ty; lập phương án kế hoạc xây dựng các công trình, lắp đặt máy móc, thiết bị; lập dự trù vật tư, tiếp nhận vật tư. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty cổ phân Viglacera Xuân Hòa được trang bị hai lò sấy Tuynel, sản xuất các sản phẩm như gạch lát nền, gạch block có độ rỗng lớn 200*200*90, gạch xây dựng hai lỗ, gạch 6 lỗ, gạch men rỗng… Giám đốc công ty có nhiệm vụ, quyền hạn như thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hàng tháng, quý, năm thông qua các phòng ban và đại hội công nhân viên chức, thực hiện khoán sản phẩm nhằm đạt được kết quả kinh tế cao, chịu trách nhiệm giao nộp sản phẩm theo đúng quy định về số lượng, chất lượng, đồng thời chị trách nhiệm về các tổn thất do công việc làm ăn kém hiệu quả. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: 1000 đồng Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Doanh thu 74.100.000 80.960.000 90.000.000 Lãi gộp 50.344.000 46.835.000 50.940.000 Lãi ròng 7.630.000 8.562.000 9.960.000 Chương 2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA XUÂN HÒA 2.1. Hình thức kế toán: Căn cứ vào đặc điểm riêng của minh, công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo mô hình sau: Ghi chú: 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán; tất cả các nhiệm vụ tổ chức thực hiện chu toàn công tác kế toán. Tất cả các nhiệm vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều tập trung về phòng kế toán để xử lý. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, trình độ ứng dụng tin học của đơn vị, công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa đã lựa chọn bộ máy kế toán thích hợp cho chính mình. Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiền lương kiêm thống kê Kế toán công nợ và thanh toán Kế toán vật tư và tài sản cố định Kế toán tổng hợp, chi phí và giá thành Thủ quỹ Chức năng và nhiệm vụ: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty, chỉ đạo, phối hợp thống nhất trong phòng tài chính kế toán, giúp giám đốc trong lĩnh vực quản lý kinh tế; tổ chức quản lý công tác báo cáo thống kê với cấp trên; công bố công khai kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng. Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, ký và giải quyết công việc khi trưởng phòng đi vắng, sau đó báo cáo lại. + Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng, tổng hợp hóa đơn bán hàng và các bảng kê tiêu thụ về số lượng doanh thu của công ty. + Theo dõi các khoản thanh toán với các ngân hàng có quan hệ với doanh nghiệp; thực hiện giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch vay, trả nợ; chịu trách nhiệm về số dư công nợ tài khoản 112, 111, 331… Kế toán tiền lương kiêm thống kê công ty: Thu thập và ghi chép các báo cáo thống kê do nhân viên thống kê của các nhà máy gửi lên, tính toán và theo dõi các khoản tiền lương. Kế toán công nợ và thanh toán: Theo dõi công nợ với khách hàng và công nợ với các cá nhân trong nội bộ; viết phiếu thu chi và thanh toán nội bộ; chịu trách nhiệm về số dư công nợ các tài khoản 141,331, 111, 334…; lập báo cáo thu chi tiền hàng tuần. Kế toán vật tư và tài sản cố định: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tư, công cụ, dụng cụ; lập phiếu nhập xuất vật tư và hàng tháng đối chiếu nhập – xuất – tồn với thủ kho; theo dõi, quản lý tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định, lập kế hoạch sửa chữa tài sản cố định. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành: Chịu trách nhiệm tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh, tính giá sản phẩm và phân tích giá thành sản phẩm, cập nhật công tác kế toán nhật ký chung, lập báo cáo kế toán và báo cáo quyết toán công ty. Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu chi tiền mặt để nhập xuất tiền mặt vào bảo quản, cất giữ, chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền mặt của công ty. 2.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định15/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của bộ tài chính. 2.4. Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa: Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa hiện nay sử dụng phần mềm kế toán FAST trong công tác kế toán của mình. Phần mềm kế toán có các hệ phân sau: Hệ thống Phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ kế toán tiền mặt và công nợ phải trả Phân hệ kế toán hàng tồn kho Phân hệ kế toán chi phí và giá thành Phân hệ kế toán tài sản cố định Phân hệ báo cáo thuế Phân hệ báo cáo tài chính Số liệu cập nhật ở phân hệ nào sẽ được lưu ở phân hệ đó; ngoài ra còn được chuyển sang các phân hệ khác trong những nghiệp vụ, thông tin có liên quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể để lên các sổ sách báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. Phòng kế toán được trang bị ba máy vi tính và một máy in Lazer phục vụ công tác kế toán của mình. Chương 3 ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA XUÂN HÒA 3.1. Kế toán tiền mặt: 3.1.1. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111 (tiền mặt) dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. 3.1.2. Chứng từ sử dụng: Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB) Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT/BB) Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 – TT) Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT) Hóa đơn bán hàng 3.1.3. Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt Sổ tổng hợp: Sổ nhật kí chung Sổ cái TK 111 3.1.4. Quy trình luân chuyển chứng từ: Trình tự luân chuyển chứng từ: Hàng ngày, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, hóa đơn bán hàng, kế toán vào phiếu thu, phiếu chi. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ kế toán khác liên quan do thủ quỹ chuyển lên, kế toán tiền mặt phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt, sổ này dùng để đối chiếu với sổ cái TK 111. Căn cứ vào phiếu thu hàng, kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền; căn cứ vào phiếu chi, kế toán vào sổ nhật ký chi tiền. Cuối tháng, từ “sổ nhật ký thu tiền” và “sổ nhật ký chi tiền” kế toán tiền mặt tổng hợp số liệu (xác định tổng cộng số phát sinh của các tài khoản đối ứng Nợ hoặc Có với tài khoản 111 – tiền mặt) để ghi một lần lên “sổ cái TK 111”. Cuối tháng, số liệu tổng hợp trên “sổ cái TK 111 – tiền mặt” sau khi đối chiếu, kiểm tra được sử dụng để lập các báo cáo kế toán. 3.1.5. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền: Nộp thuế, phí, lệ phí, BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH trả người lao động Khách hàng trả tiền hàng Rút TGNH về quỹ Lãi tiền gửi Thanh toán lương cho công nhân viên Trả tiền cung ứng vật tư Gửi tiền mặt về ngân hàng Sử lý phát hiện thừa thiếu Ví dụ: Phiếu thu tiền mặt số 51 ngày 11/5/2010, khác hàng Tuấn Anh thanh toán tiền hàng cho công ty 13.000.000 đồng. Căn cứ vào phiếu thu số 51, 11/5/2010 số tiền 13.000.000 đồng, kế toán ghi vào sổ nhật ký thu tiền và sổ quỹ tiền mặt. Đến cuối tháng, ngày 28/5/2010, căn cứ vào sổ nhật ký thu tiền, kế toán ghi số tiền vào sổ cái TK 111, sau đó vào báo cáo kế toán. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 111: 13.000.000 Có TK 131: 13.000.000 3.2. Kế toán nguyên vật liêu: 3.2.1. Tài khoản sử dụng: TK 152 “nguyên liệu, vật liệu” phản ánh số hiện có và tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. 3.2.2. Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 – GTGT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 – VT) Bảng kê nhập (xuất) NVL Bảng phân bổ NVL, CCPC Bảng định mức tiêu hao NVL/SP 3.2.3. Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết: Thẻ kho (Sổ kho) Sổ chi tiết NVL, CCDC Sổ tổng hợp: Sổ NKC Sổ cái TK 152 3.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, bộ phận kĩ thuật sẽ thành lập ban kiểm nghiệm vật tư và tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm vật tư phải bao gồm một người đại diện phòng kĩ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng và người sử dụng cùng phối hợp để kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, sau đó sẽ xác nhận vào biên bản biên bản kiểm nghiệm vật tư và lập thành ba liên: liên 1 giữ lại tại phòng kĩ thuật; liên 2 gửi cho kế toán vật tư, liên 3 giao cho bên bán. Kế toán vật tư sau khi nhận được hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này, nếu thấy khớp đúng sẽ lập phiếu nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhận. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán vào sổ chi tiết NVL, sổ này dùng để đối chiếu với thẻ kho. Cuối tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán vào bảng kê nhập (xuất) NVL và bảng này cũng là căn cứ để kế tón ghi vào sổ nhật ký chung. Căn cứ vào bảng kê xuất NVL, cuối tháng kế toán ghi vào bảng phân bổ NVL, CCDC. Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái TK 512. Cuối tháng số liệu tổng hợp trên sổ cái TK 152 – “nguyên vật liệu”, sau khi đối chiếu, kiểm tra được sử dụng để lập báo cáo kế toán. 5.2.5. Các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu: Mua NVL về nhập kho, Xuất NVL dùng cho sản xuất sản phẩm, Đánh giá lại NVL, Kiểm kê NVL. Ví Dụ: Phiếu nhập kho số 11 ngày 05/5/2010, mua nguyên vật liệu về nhập kho trị giá 156.000.000 đơn giá mua chưa có thuế GTGT. Thuế GTGT 10% đã trả tiền cho Công Ty Hoàng Sơn bằng tiền mặt. Kế toán định khoản: Nợ TK 152:156.000.000 Nợ TK 133: 15.600.000 Có TK 111: 171.600.000 3.3. Kế toán tiền lương: 3.3.1. Tài khoản sử dụng: TK 334 – “Phải trả người lao động” phản ánh các khoản phải trả, và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động. TK 338 – “Phải trả, phải nộp khác” phản ánh tình hình thanh toán các khoản, phải trả, phải nộp. 3.3.2. Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán lương Bảng chấm công Bảng thanh toán bảo hiểm Bảng tính phụ cấp Hợp đồng làm khoán Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng tính lương sản phẩm 3.3.4. Quy trình luân chuyển chứng từ: Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công, các chứng từ về lao động và chế độ chính sách tiền lương (lương, tháng lương, phụ cấp), kế toán tính lương, phụ cấp và các khoản khác mà công nhân được hưởng lập thành bảng lương thanh toán tổ. Căn cứ vào dòng tổng cộng trên bảng thanh toán lương tổ, cuối tháng kế toán lập bảng thanh toán lương của phân xưởng. Căn cứ vào bảng thanh toán lương của phân xưởng, kế toán lập bảng thanh toán lương của toàn công ty. Căn cứ vào bảng thanh toán lương của phân xưởng, bảng thanh toán lương của toàn công ty, cuối tháng kế toán vào bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Căn cứ vào bảng phân bổ này, cuối tháng kế toán vào sổ nhật ký chung từ sổ nhật ký chung vào sổ cái TK 334, TK 338. 3.5.5 . Các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương: Tạm ứng thanh toán cho công nhân viên, Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên, Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên, thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH cho công nhân viên, Trích BHXK, BHYT, KPCĐ, Nộp BHXH, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ, Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị. Ví dụ : Ngày 15/05/2010 tạm ứng cho cán bộ công nhân viên theo phiếu chi 09 số tiền 300.000.000 Kế toán định khoản: Nợ TK 141: 300.000.000 Có TK 111: 300.000.000 3.4. Kế toán tiêu thụ thành phẩm: 3.4.1. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 632, TK 157, TK 511, TK 521, TK 531, TK 532, TK 3387. 3.4.2. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, Phiếu xuất kho, Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, Phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành từ phân xưởng sản xuất. 3.4.3. Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết: - Sổ chi tiết thanh toán với người mua, - Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người mua, - Sổ kho, - Sổ chi tiết thành phẩm, - Bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm. Sổ tổng hợp: - Sổ nhật ký chung, - Sổ cái. 3.4.4. Quy trình luân chuyển chứng từ: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho từ sản phẩm hoành thành, ghi vào sổ kho (thẻ kho), sổ chi tiết thành phẩm. Từ sổ chi tiết thành phẩm, cuối tháng kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết thành phẩm. Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, kế toán vào các sổ kế toán chi tiết (sổ chi tiết thanh toán với người mua) sau đó căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua phản ánh vào bảng tổng hợp thanh toán với người mua. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, cuối tháng, kế toán vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán vào sổ TK 131, TK 155, TK 632, TK 511. Cuối tháng, số liệu lập trên các sổ cái này, sau khi đối chiếu kiểm tra được sử dụng làm báo cáo kế toán. Chương IV NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA XUÂN HÒA 4.1. Nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa: Công tác kế toán tại công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại gạch xây, gạch men và một số loại ngói phục vụ ngành xây dựng. Đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế thị trường, với nền tảng kinh nghiệm và cơ sở vật chất cùng với sự nỗ lực quyết tâm của cán bộ công nhân viên dưới sự lãnh đạo của bộ máy quản lý, công ty đã mạnh dạn đầu tư đổi mới máy móc thiết bị, xây dựng nhà xưởng, nghiên cứu sản xuất mặt hàng mới, lựa chọn được hướng đi đúng đắn, đáp ứng được nhu cầu của thị trường giúp công ty ngày càng lớn mạnh và đứng vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường. Với hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, trải qua bao khó khăn và thử thách, công ty đã dần lớn mạnh về mọi mặt và đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Để có được kết quả như vậy là nhờ công ty đã thực hiện tốt công tác tổ chức sản xuất nói chung và công tác tổ chức kế toán nói riên. Qua quá trình tìm hiểu thực tế về tình hình tổ chức công tác kế toán tại Công tác kế toán tại công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa, em có một nhận xét như sau: 4.1.1. Những ưu điểm: Cùng với sự lớn mạnh của công ty, công tác kế toán đã không ngừng được hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Về cơ bản, tổ chức công tác kế toán là phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất là trình độ của cán bộ kế toán cụ thể: Về cơ cấu bộ máy kế toán: Công ty đã có được một bộ máy kế toán với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ và chuyên môn cao, nhiệt tình, nhanh nhẹn và linh hoạt trong việc tiếp cận những thay đổi của cơ chế mới, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết, đã giúp đỡ, hỗ trợ nhau trong công việc. Về tổ chức công tác kế toán trên máy: Với việc ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã giúp doanh nghiệp không phải thực hiện một số khâu công việc theo cách thủ công như ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán, mà chỉ phải thực hiện các công việc như phân loại, bổ xung thông tin chi tiết và chứng từ gốc, nhập giữ liệu từ chứng từ gốc vào máy. Phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra quyết định cho phù hợp, côngy ty giảm nhẹ khối lượng công việc. Hiện phòng kế toán được trang bị năm máy vi tính và bảy máy in lazer, một tủ đựng tài liệu. Về việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán: Công ty đã chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán mới, áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, công tác kế toán tổng hợp được thực hiện thường xuyên. Về việc lập và luân chuyển chứng từ: Việc lập và luân chuyển chứng từ hiện nay nói chung là hợp lý, không gây chồng chéo. Các loại chứng từ của công ty đều được đăng ký ở nhà máy in Hà Nội, mẫu biểu của các loại chứng từ này nói chung là rất khoa học, đáp ứng cho yeu cầu phản ánh, ghi chép thông tin. Về một số phần hành kế toán chủ yếu: cũng có những ưu điểm nổi bật cụ thể có thể kể đến đó là: Kế toán nguyên vật liệu: + Công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung của công ty là rất tốt, từ khâu lập kế hoạch và thu mua, khâu dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng đều được bộ phận kế toán vật tư kiểm tra và có sự phê chuẩn của giám đốc cũng như những bộ phận có liên quan khác đã đảm bảo cho nguyên vật liệu xuất ra được sử dụng đúng mục đích. + Phương pháp kế toán chi tiết: công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, tính trị giá thức tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì khá phù hợp với điều kiện sản xuất và trang bị máy tính của công ty. Kế toán tiền lương: Về cơ chế trả lương cho cán bộ công nhân viên: công ty luôn thực hiện tốt những quy định của bộ luật lao động về viêc trả lương cho cán bộ công nhân viên khi làm việc thêm giờ, làm việc đêm cùng với chế độ bồi dưỡng ca 3... Kế toán tiền mặt: trong quá trình hạch toán tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt tại ngân hàng và tiền đang chuyển, kế toán luôn tuân thủ theo các nguyên tắc. Ví dụ như số tiền doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân khác được quản lý và hạch toán bằng tài sản của doanh nghiệp. 4.1.2. Những hạn chế: Tổ chức công tác kế toán của công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, còn có những hạn chế nhất định cần phải được xem xét lại nhằm cải tiến và hoàn thiện với yêu cầu quản lý trong điều kiện kinh tế hiện nay: Về việc trang bị máy tính: Hiện nay phòng tài chính kế toán của công ty được trang bị ba máy tính và một máy in lazer. Với tình trạn như trên, có thể nói là chưa đủ để giải quyết một khối lượng công việc khá lớn mà bộ phận kế toán của công ty đang đảm nhận. Đặc biệt vào thời điểm cuối tháng, do khối lượng các nghiệp vụ cần hạch toán và xử lý phat sinh lớn đã gây không ít khó khăn cho nhân viên kế toán trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Hơn nữa, với số lượng máy tính quá ít, công ty cũng không thực hiện được phân quyền sử dụng do kế toán phải phân chia, bố trí thời gian sử dụng. Về phần mềm kế toán: Do cài đặt trong phần mềm, máy sẽ chỉ làm làm tròn đến hai chữ số sau dấu phẩy, đôi khi có sự chênh lệch số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán. Mỗi lần như vậy, kế toán lại phải đối chiếu, chỉnh sửa nên mất rất nhiều thời gian. Về tổ chức bộ máy kế toán: Với sơ đồ tổ chức bộ máy như trên, kế toán không những đảm nhận phần hành kế toán riêng của mình mà còn phải đảm nhận phần hành khác. Ví dụ kế toán vật tư kiêm kế toán tài sản cố định... Như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán, nêu khối lượng việc càng nhiều, việc kiểm tra và theo dõi sẽ vất vả hơn. Ngoài ra, đối với một số công tác kế toán như kế toán về nguyên vật liệu, kế toán tiền lương, kế toán tiêu thụ thành phẩm cũng có một số nhược điểm sau: Ví dụ, trong công tác kế toán nguyên vật liệu về việc lập danh điểm nguyên vật liệu, mặc dù công ty có phân loại nguyên vật liệu, nhưng trên thực tế việc phân loại như trên là chưa có một tiêu thức cụ thể và chưa thực sự tách bạch, gây nhiều khó khăn trong công tác kế toán. Hầu như công ty chưa có sổ danh điểm vật tư chính thức, việc sử dụng tên gọi, ký hiệu nguyên vật liệu chưa thống nhất do đó đôi khi gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán và thủ kho. Điều này bộc lộ rất rõ đối với nguyên vật liệu là máy móc, thiết bị do có nhiều chủng loại khác nhau, nên vơi việc mã hóa như trước đây.thì việc nhận diện, tìm kiếm là rất khó khăn. Trong công tác kế toán tiền lương thì việc xây dựng đơn giá tiền lương chưa sát với thực tế, sản lượng nếu công ty xây dựng khối lượng cao thì quỹ lương rất cao xây dựng quỹ lương cao có thể dẫn đến tình trạng công ty không đủ trả lương cao cho người lao độn được. 4.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cổ phần Viglacera Xuân Hòa: Với mong muốn được đóng góp một phần nhỏ ý kiến của mình và việc hoàn thiên công tác kế toán của đơn vị, góp phần làm cho công tác kế toán thực sự trở thành công tác quản lý kinh tế có hiệu quả, phục vụ tốt cho quá trình quản lý nói chung của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tai công ty, sau khi tìm hiểu nắm bắt, đối chiếu với lý luận đã được nghiên cứu, em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất như sau: Về việc trang bị máy tính: Như đã trình bày ở trên, do số lượng máy tính được trang bị ở phòng kế toán ở công ty có thể nói là còn thiếu. Do đó, để đảm bảo cho công tác kế toán nói chung cũng như đảm bảo cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên viên kế toán, công ty có thể xem xét lại việc trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán. Ngoài ra, với một hệ thông máy tính đầy đủ còn tạo điều kiện cho công ty trong việc thực hiện quản trị người dùng. Trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì vấn đề quản trị người dùng là vấn đề rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán. Với việc quản trị người dùng sẽ giúp công ty yên tâm hơn về tính bảo mật dữ liệu. Điều này có nghĩa là công ty đã tiến hành phân công công việc, chuyên môn hóa, phân quyền nhập liệu, in sổ sách,báo cáo kế toán đến từng nhân viên kế toán của mình. Thông qua việc phân quyền nạy, kế toản trưởng của công ty có thể kiểm tra và quy trách nhiệm cho nhân viên nhập liệu khi có sai sót (xem được người đã nhập một chứng từ nào đó hoặc đọc được một chứng từ mà một nhân viên nào đó đã nhập). Giám đốc điều hành và cac nhân viên khác của công ty có thể nhân được những quyền khai thác thông tin theo nhu cầu và khai thác trực tiếp trên máy tính của mình. Đối với những người không được phép thì sẽ không thể xem, sửa, hủy được những dữ liệu do những nhân viên khác nhập vào máy. Về phần mềm kế toán của doanh nghiệp: Với việc cài đặt hai chữ số ở phần thập phân, ví dụ trong trường hợp số lượng nguyên vật liệu lợn phát sinh dễ dẫn đến sự sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và ghi chép của thủ kho, có khi trên thực tế, nguyên vật liệu vẫn còn trên sổ sạch của kế toán trị giá nguyên vật liệu bằng 0, thậm chí là một số âm hoặc trên sổ kế toán trị giá nguyên vật liệu làm một số dương mà thực tế trong kho đã xuất hết. Do vậy, theo em, công ty có thể đề xuất với nhà cung cấp phần mềm điều chỉnh lại đến ba chữ số của phần thập phân để giảm bớt sự sai lệch, giảm bớt các bút toán điều chỉnh của kế toán. Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty nên bố trí, sắp xếp mỗi cán bộ kế toán sẽ đảm nhận phần hành kế toán riêng của mình, như vậy sẽ thuận tiện cho việc vào sổ, ghi chép, theo dõi và kiểm tra dễ dàng hơn, tránh được những thiếu sót hay nhầm lẫn. Theo em bộ máy kế toán của công ty nên được phân ra thành các phần hành kế toán đảm nhận như sau: Kế toán tài sản cố định, Kế toán tiền lương, Kế toán tiêu thụ, Kế toán tiền, Kế toán nguyên vật liệu, Kế toán công nợ và thanh toán, Kế toán tổng hợp và chi phí giá thành. Về chế độ thưởng, phạt: Hàng năm công ty nên tích lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh để thành lập quỹ khen thưởng cho những cán bộ kế toán có thành tích cao, có trách nhiệm, gương mẫu, có đạo đức trong công việc. Đây là sự động viên rất lớn đối với nhân viên kế toán, kích thích họ làm việc trung thực, có hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty cần có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những người vi phạm quy định chung của công ty, từ đó làm cho họ biết rõ ràng công ty luôn có thái độ khách quan đối với tất cả mọi người và luôn làm theo nguyên tắc "thưởng phạt phân minh". MỤC LỤC