Đề tài Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

nghiÖp cã nhiªm vô chuyªn kinh doanh c¸c mÆt hµng vËt liÖu nh­ : xi m¨ng, s¾t thÐp, giÊy dÇu (®a chñng lo¹i ), ®ång thêi cßn lµm ®¹i lý ký göi cho tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn kinh tÕ Cïng víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc, nh»m ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña thÞ tr­êng còng nh­ sù tån t¹i cña xÝ nghiÖp. N¨m 1999 XÝ nghiÖp thµnh lËp thªm x­ëng s¶n xuÊt lÊy tªn lµ x­ëng c¸n thÐp Quang Trung, ®«ng thêi XÝ nghiÖp ®­îc ®æi tªn theo quyÕt ®Þnh sè 0582 TM/TCCB ngµy 08/02/1999 cña Bé th­¬ng m¹i víi tªn gäi: X Ý nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng Hµ Néi (viÕt t¾t lµ XN thÐp vµ VLXD). XÝ nghiÖp n»m trong hÖ thèng cña C«ng ty vËt liÖu x©y dùng vµ l©m s¶n. V× vËy xÝ nghiÖp xÝ nghiÖp lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n phô thuéc trong tæng thÓ h¹ch to¸n cña C«ng ty. XÝ nghiÖp ®­îc bæ sung con dÊu riªng theo thÓ thøc Nhµ N­íc quy ®Þnh. XÝ nghiÖp cã tµi kho¶n t¹i ng©n hµng: M· sè 6640442. Trô së cña XÝ nghiÖp : Sè 463 phè Minh Khai – Ph­êng VÜnh Tuy – QuËn Hai Bµ Tr­ng – Thµnh phè Hµ Néi. X­ëng c¸n thÐp Quang Trung ®Æt t¹i ph­êng Ph­¬ng LiÖt – QuËn Thanh Xu©n – Thµnh phè Hµ Néi Bé phËn thùc tËp: Phßng KÕ to¸n – Tæng hîp. Ng­êi trùc tiÕp gióp ®ì sinh viªn thùc tËp: Th¹c sü §Æng ThÞ R¹ng – Tr­ëng phßng KÕ to¸n. Sè ®iÖn tho¹i: 04.8622747 Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh Gi¸m ®èc Phßng vËt t­ kü thuËt Phßng kÕ ho¹ch Phßng kÕ to¸n Tæng hîp Ph©n x­ëng c¸n thÐp II Ph©n x­ëng söa ch÷a vµ c¾t ph«i Ph©n x­ëng c¾t nÊc ®ãng gãi Ph©n x­ëng gi¸n tiÕp Ph©n x­ëng c¸n thÐp I Ghi chó: Quan hÖ chØ ®¹o trùc tiÕp Quan hÖ ngang hµng vµ phèi hîp thùc hiÖn M« h×nh bé m¸y cña xÝ nghiÖp ®­îc h×nh thµnh gam cã 3 phßng nghiÖp vô tham m­u cho gi¸m ®èc (nh­ s¬ ®å). C¸c ph©n xö¬ng chÝnh boa gam 4 ph©n x­ëng vµ mét khèi gi¸n tiÕp nh­: Ban b¶o vÖ xÝ nghiÖp, tæ ®iÖn n­íc. Gi¸m ®èc: lµ ng­êi quyÕt ®Þnh viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp theo ®óng chÕ ®é ph¸p luËt mµ Nhµ N­íc quy ®Þnh vµ ®¹i héi c«ng nh©n viªn chøc, lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Nhµ N­íc vµ tËp thÓ lao ®éng vÒ kÕt qu¶ kinh doanh cña XÝ nghiÖp Trong mèi quan hÖ tæng thÓ toµn XÝ nghiÖp, giams ®èc lµ ng­êi chØ ®¹o trùc tiÕp c¸c phßng ban, lµ ng­êi cã quyÕt ®Þnh cuèi cïng ®èi víi c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan tíi tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña toµn XÝ nghiÖp. §ång thêi Gi¸m ®èc cã quyÒn ®iÒu hµnh, s¾p xÕp c¸n bé d­íi sù phèi hîp cña c¸c phßng nghiÖp vô. Phßng tæng hîp: Cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vÒ mÆt nh©n sù vµ b¶o vÖ an ninh cho toµn XÝ nghiÖp, tham m­u cho l·nh ®¹o vµ ®Þnh ra ®­êng lèi x¾p xÕp, ph©n phèi lao ®éng mét c¸ch hîp lý. X©y dùng kÕ ho¹ch c¸n bé qu¶n lý vµ c¸n bé khoa häc kü thuËt trong toµn bé XÝ nghiÖp t¹i mäi thêi ®iÓm cho Gi¸m ®èc x©y dùng chÕ ®é l­¬ng th­ëng, b¶o hiÓm x· héi. Ho¹ch ®Þnh mét c¸ch tæng thÓ c¸c vÊn ®Ò liªn quan tíi XÝ nghiÖp, ®­a ra c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt cã sù tham kh¶o cña c¸c phßng chøc n¨ng kh¸c,. sau ®ã tr×nh lªn Gi¸m ®èc xin duyÖt. Phßng kÕ ho¹ch: Cã tr¸ch nhiÖm theo dâi c¸c c«ng ®o¹n s¶n xuÊt t¹i ph©n x­ëng vµ ra kÕ ho¹ch s¶n xuÊt tr×nh lªn Gi¸m ®èc. Tr­íc hÕt lµ b¸m s¸t tõng c«ng ®o¹n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, ®ã lµ tr¸ch nhiÖm cu¶ bé phËn chuyªn tr¸ch s¶n xuÊt cã nhiÖm vô kiÓm tra gi¸m s¸t, ®«n ®èc viÖc s¶n xuÊt. Bé phËn kÕ ho¹ch: chuyªn vÒ lËp, ®­a ra c¸c kÕ ho¹ch s¶n xu¸t, nh­ vÒ kh¶ n¨ng s¶n xuÊt, sè s¶n phÈm cÇn ®¹t chØ tiªu… Tr­ëng phßng kÕ ho¹ch Phã phßng ho¹ch ®Þnh s¶n xuÊt xuÊt Phã phßng ho¹ch ®Þnh kÕ ho¹ch Nh©n viªn gi¸m s¸t 2 Nh©n viªn gi¸m s¸t 1 Nh©n viªn ho¹ch ®Þnh 1 Nh©n viªn ho¹ch ®Þnh 2 Ghi chó : Quan hÖ chØ ®aon trùc tiÕp Quan hÖ ngang hµng phèi hîp thùc hiÖn Phßng vËt t­ kü thuËt: Phô tr¸ch vÊn ®Ò trang thiÕt bÞ kü thuËt, ho¹ch , phèi hîp víi phßng kÕ ho¹ch ®Ò xuÊt kiÕn nghÞ vÒ kÕ ho¹ch thay thÕ, b¶o d­ìng m¸y mãc thiÕt bÞ phô tïng cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Tr­ëng phßng kü thuËt vËt t­ Nh©n viªn gi¸m s¸t Nh©n viªn thiÕt kÕ Ghi chó : Quan hÖ chØ ®¹o trùc tiÕp Quan hÖ ngang hµng phèi hîp thùc hiÖn Phßng kÕ to¸n: D­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc, cã nhiÖm vô h¹ch to¸n hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh trong kÕ to¸n thèng kª, l­u tr÷ cung cÊp c¸c sè liÖu th«ng tin chÝnh x¸c kÞp thêi, ®Çy ®ñ vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña XÝ nghiÖp t¹i mäi thêi ®iÓm cho Gi¸m ®èc vµ c¸c bé phËn cã liªn quan. Phßng kÕ to¸n gam 6 ng­êi, ®øng ®Çu lµ kÕ to¸n tr­ëng chØ ®¹o ho¹t ®éng cña kÕ to¸n viªn trong phßng kÕ to¸n . KÕ to¸n tr­ëng: cã nhiÖm vô ®iÒu hµnh vµ tæ chøc c«ng viÖc trong phßng kÕ to¸n , h­íng dÉn h¹ch to¸n chØ ®¹o ho¹t ®éng cña kÕ to¸n viªn trong phßng kÕ to¸n , gióp Gi¸m ®èc c«ng ty ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ, c¸c chØ thÞ vÒ kÕ to¸n ®Òu do kÕ tr­ëng th«ng qua. Ngoµi ra kÕ to¸n tr­ëng cßn cã nhiÖm vô b¸o c¸o tµi chÝnh vµ thm m­u chÝnh s¸ch XÝ nghiÖp cho Gi¸m ®èc. C«ng t¸c kÕ to¸n ë XÝ nghiÖp ®­îc thùc hiÖn theo thÓ thøc b¸o sè vÒ C«ng ty. T¹i phßng kÕ to¸n, bé m¸y kÕ to¸n thùc hiÖn tõ kh©u nhËp chøng tõ ph©n x­ëng , xö lý chøng tõ ®ã cho ®Õn kh©u ghi sæ vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n theo tõng quý göi vÒ C«ng ty. HiÖn nay XÝ nghiÖp ®ang ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n míi ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141/TC/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé tµi chÝnh. VÒ h×nh thøc thanh to¸n, XÝ nghiÖp ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n nh©t ký chøng tõ . §ay lµ h×nh thøc l·nh ®¹o XÝ nghiÖp ®· thùc hiÖn trong nhiÒu n¨m. Trong phÇn chuyªn ®Ò, ng­êi viÕt cã ®i s©u vµo phÇn nguyªn vËt liÖu nªn chóng ta cÇn xem xÐt s¬ ®å h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ®ang ¸p dông t¹i XÝ nghiÖp. Vµ còng tõ s¬ ®å ®ã ta thÊy ®­îc mèi quan hÖ gi÷a c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n cã nhiÖn vô rÊt quan träng kh«ng chØ víi c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n ®éc lËp mµ cßn n»n trong tæng thÓ mèi quan hÖ víi c¸c phßng chøc n¨ng kh¸c . ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu B¸o c¸o tµi chÝnh NhËt ký chøng tõ sè 1, NKCT sè 5 Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ vËt liÖu B¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån vËt liÖu Sæ c¸i TK 152 Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi ngµy §èi chiÕu kiÓm tra NhiÖm vô s¶n xuÊt XÝ nghiÖp cã nhiÖm vô chÝnh lµ s¶n xuÊt c¸c lo¹i thÐp ®¸p øng cho nhu cÇu néi ®Þa . Víi nhiÖm vô ®ã, XÝ nghiÖp cã m¹ng l­íi tiªu thô s¶n phÈm réng kh¾p n­íc. BiÓu hiÖn lµ XÝ nghiÖp ®· liªn hÖ chµo hµng (tiÕp thÞ) vµ ký ®­îc hîp ®ång tiªu thô s¶n phÈm, cung cÊp vËt t­ réng kh¾p n­íc. XÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng Hµ Néi­ëng s¶n xuÊt cña XÝ nghiÖp cã h¬n 300 c«ng nh©n lao ®éng (c¶ trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp ), cïng phèi hîp s¶n xuÊt d­íi ph©n x­ëng còng nh­ ®îc chia ra lµm 5 tæ s¶n xuÊt theo tõng b­íc c«ng nghÖ, ë mçi b­íc c«ng nghÖ l¹i cã c¸c quy tr×nh nhá lÎ kh¸c nhau t¹o nªn mét m¹ng líi ®Æc tr­ng cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt thÐp. C¸c s¶n ph¶m cuèi cïng cã ®­îc ®¸nh gi¸ lµ tèt hay kh«ng cßn tuú thuéc vµo ng­êi tiªu dïng vµ c¸c ®iÒu kiÖn sö dông , nh­ng mét c«ng nghÖ tèt lµ ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt tèt. C¸c b­íc c«ng nghÖ cña XÝ nghiÖp ®­îc s¾p xÕp mét c¸ch hîp lý nªn cã thÓ tËn dông mét c¸ch tèi ®a søc lao ®éng còng nh­ nguyªn vËt liÖu. S¬ ®å c«ng nghÖ s¶n xuÊt thÐp Ph«i thÐp §ãng bã thÐp c¸c lo¹i N­íc M¸y n¾n M¸y c¾t M¸y c¸n tinh M¸y c¸n th« Lß nung 4. T×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt Nh×n chung vµi n¨m tr­íc ®©y , toµn bé C«ng ty còng nh­ XÝ nghiÖp gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n. Mét phÇn do ch­a cã sù g¾n kÕt hoµn toµn , ®ång bé gi÷a c¸c phßng ban trong XÝ nghiÖp còng nh­ c«ng ty. Nh­ng phÇn lín lµ do thÞ tr­êng vËt liÖu cã sù biÕn ®éng m¹nh. Nh­ng gÇn ®©y víi sù ®oµn kÕt nhÊt trÝ cña tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn XÝ nghiÖp cïng víi sù n¨ng ®éng, s¸ng t¹o cña l·nh ®¹o Xi nghiÖp kÕt hîp víi nh÷ng thö nghiÖm trong c«ng cuéc ®æi míi tõng phÇn cña ®Êt n­íc ®· t¹o ra nh­ngx kinh nghiÖm quý b¸u, khoa häc c«ng nghÖ g¾n víi nhu cÇu ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi, thÝch nghi dÇn víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. Víi tinh thÇn d¸m nghÜ d¸m lµm, d¸m chiu tr¸ch nhiÖm, l·nh ®¹o XÝ nghiÖp ®· tõng b­íc th¸o gì nh÷ng khã kh¨n. C¸n bé c«ng nh©n viªn trong XÝ nghiÖp võa häc võa lµm kÕt hîp víi kinh nghiÖm. XÝ nghiÖp ®· tõng b­íc trang bÞ thªm m¸y mãc thiÕt bÞ, c«ng nghÖ, ®µu t­ x©y dùng kÕ ho¹ch ph­¬ng ¸n tiªu thô, mua nguyªn vËt liÖu. §éi ngò c«ng nh©n viªn tay nghÒ dÇn ®­îc n©ng cao vµ ngµy cµng hoµn thiÖn. L·nh ®¹o XÝ nghiÖp lu«n cè g¾ng t×m hiÓuhu cÇu tiªu dïnh cña thÞ tr­êng vµ ®­a vµo s¶n xuÊt nh÷ng s¶n phÈm ®­îc thÞ tr­êng chÊp nhËn , kiªn tr× cñng cè thÞ tr­êng truyÒn thèng, tõng b­íc më réng thÞ tr­êng míi, më thªm nhiÒu ®¹i lý b¸n hµng vµ giãi thiÖu s¶n phÈm ë kh¾p c¸c thÞ tr­êng . Do vËy mµ t×nh h×nh snr xuÊt cña XÝ nghiÖp còng ®i vµo thÕ dù ®Þnh vµ cã chiÒu h­íng ph¸t triÓn toµn diÖn . Cô thÓ viÖc mua nguyªn vËt liÖu: XÝ nghiÖp x©y dùng kÕ ho¹ch chØ ®¹o linh ho¹t, thu mua vËt t­ víi ph­¬ng ch©m ®©u cã vËt t­ rÎ, cã ch¸t l­îng lµ mua t¨ng c­êng kh¶ n¨ng dù phßng vËt t­, phuc vô s¶n xuÊt. C¸c kÕ ho¹ch vÒ nguyªn vËt liÖu ®Òu ®­îc ho¹ch ®Þnh, v¹ch ra mét c¸ch cô thÓ , ho¹ch ®Þnh lu«n lu«n tiÕn hµnh tr­íc mét b­íc so víi nhu cÇu, nh­ng cã tÝnh dÕn sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng nh­: nhu cÇu thÞ tr­êng, thÞ tr­êng tiÒm n¨ng… §ång thêi còng tÝnh ®Õn kh¶ n¨ng s¶n xuÊt cña XÝ nghiÖp, cña ng­êi c«ng nh©n. §ã chÝnh lµ c«ng t¸c s¶n xuÊt cña XÝ nghiÖp : XÝ nghiÖp ®· ®­a ra c¬ chÕ kho¸n s¶n phÈm tíi c«ng nh©n, cã chÕ ®é th­ëng phï hîp víi ng­êi lao ®éng, cã quy chÕ th­ëng ph¹t nghiªm minh, qu¶n lý tètvËt t­, thùc hµnh tiÕt kiÖm h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xu¸t kinh doanh. VÒ tiªu thô s¶n phÈm: Víi ph­¬ng ch©m coi träng ng­êi tiªu dïng, ®­a s¶n phÈm ®Õn tËn tay ng­êi tiªu dïng. Cã thÓ nãi tõ khi thµnh lËp thªm x­ëng c¸n thÐp , kÕt hîp víi viÖc s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng truyÒn thèng, XÝ nghiÖp ®· tõng b­íc æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn. Cô thÓ ta thÊy ®­îc qua chØ tiªu sau: N¨m Doanh thu (tû ®ång) Tæng s¶n l­îng Tæng quü l­¬ng (1000®) Lîi nhuËn (1000®) Kinh doanh S¶n xuÊt Kinh doanh S¶n xuÊt 2000 14.652 6.75 68570 686850 282370 52340 2001 12.630 8.64 8627 794860 248965 12852 2002 16.850 8.92 8934 823468 297360 13062 Ph­¬ng h­íng cña C«ng ty trong n¨m tíi, tæng doanh thu ®¹t 35 tû ®ång, s¶n phÈm s¶n xuÊt chÝnh 10.000 tÊn, lao ®éng 450 ng­êi, l­¬ng b×nh qu©n 850.000®/ng­êi/th¸ng. Nh×n mét c¸ch tæng quan, vµi n¨m gÇn ®©y XÝ nghiÖp ho¹t ®éng kh¸ tèt : cô thÓ doanh thu t¨ng qua c¸c n¨m víi nh÷ng møc ®é kh¸c nhau lµm cho tæng quü l­¬ng t¨ng lªn vµ tæng lîi nhuËn t¨ng theo, lµm tæng s¶n l­îng t¨ng m¹nh. XÝ nghiÖp ®ang thùc hiÖn viÖc tinh gi¶m bé m¸y biªn chÕ, s¾p xÕp l¹i bé m¸y tæ chøc, phèi kÕt hîp mét c¸ch chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban nh»m môc ®Ých t¹o ®µ cho sù ph¸t triÓn cña XÝ nghiÖp còng nh­ toµn C«ng ty. II. T×nh h×nh chung vÒ c«ng t¸c cung øng nguyªn vËt liÖu t¹i xÝ nghiÖp A. §Æc ®iÓm vËt liÖu cña xÝ nghiÖp Theo øng dông cña s¶m phÈm mµ xÝ nghiÖp s¶n xuÊt ra th× s¶m phÈm cña xÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng lµ s¶m phÈm thuéc hµng c«ng nghiÖp s¶n xuÊt ra vËt liÖu x©y dùng, khèi l­îng s¶m phÈm cña xÝ nghiÖp s¶n xuÊt ra lµ rÊt lín. Do ®ã, vËt liÖu dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶m phÈm còng rÊt lín. VËt liÖu cña xÝ nghiÖp chñ yÕu cã s¶m phÈm trªn thÞ tr­êng trong n­íc nh­ ph«i thÐp, than, c¸c s¶m phÈm hoµn thiÖn tõ c«ng nghÖ c¸n thÐp, ®óc gang … Ta thÊy vËt liÖu cña xÝ nghiÖp lµ s¶m phÈm cña nghµnh chÕ biÕn vµ khai th¸c, v× vËy rÊt thuËn lîi ®èi víi xÝ nghiÖp. Bëi v× vËt liÖu dïng trong s¶n xuÊt lu«n cã s½n trªn thÞ tr­êng ViÖt Nam. Do vËy, viÖc thu mua NVL ®èi víi xÝ nghiÖp còng dÔ dµng. XÝ nghiÖp kh«ng ph¶i ®Çu t­ vèn lín cho dù tr÷ NVL. Gi¸ c¶ NVL nãi chung biÕn ®éng theo gi¸ thÞ tr­êng. S¶m phÈm cña xÝ nghiÖp lµ s¶m phÈm s¶n xuÊt phôc vô trùc tiÕp cho x©y dùng c¸c c«ng tr×nh nhµ ë, sinh ho¹t. Do ®ã ®ßi hái s¶m phÈm ph¶i cã chÊt l­îng cao, ph¶i ®¶m b¶o ®­îc tiªu chuÈn c«ng nghiÖp. Nh­ vËy vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt ra s¶n phÈm ph¶i ®­îc kiÓm tra kü l­ìng theo quy ®Þnh tr­íc khi ho¹ch ®Þnh mua, ®èi víi vËt liÖu ®· mua vÒ nhËp kho ph¶i ®­îc b¶o qu¶n tèt. ChÝnh v× nh÷ng ®Æc ®iÓm nµy cña vËt liÖu ®· cã kh«ng Ýt ¶nh h­ëng ®Õn s¶n xuÊt vµ qu¶n lý s¶n xuÊt cña xÝ nghiÖp, tõ ®ã ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. Nguån cung cÊp NVL cña xÝ nghiÖp bao gåm mua cña c¸c C«ng ty vµ t­ nh©n trong n­íc. 2. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu. NVL t¹i xÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng gåm rÊt nhiÒu lo¹i vµ nhiÒu thø cã néi dung kinh tÕ vµ c«ng dông kh¸c nhau. §Ó cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ tæ chøc tæng hîp, ho¹ch ®Þnh chi tiÕt víi tõng lo¹i còng nh­ tiÖn lîi cho viÖc x¸c ®Þnh c¬ cÊu vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶m phÈm, cÇn thiÕt ph¶i n¾m râ ®­îc t×nh h×nh c«ng t¸c kÕ to¸n ph©n lo¹i vËt liÖu trªn c¬ së néi dung kinh tÕ, vai trß vµ t¸c dông cña tõng lo¹i NVL. T¹i xÝ nghiÖp hiÖn nay vËt liÖu ®­îc ph©n lo¹i nh­ sau: * NVL chÝnh (TK 1521): Lµ ®èi t­îng lao ®éng chñ yÕu cña xÝ nghiÖp lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu ®Ó h×nh thµnh lªn s¶m phÈm míi nh­ lµ ph«i thÐp c¸c lo¹i * VËt liÖu phô (TK 1522): Lµ ®èi t­îng lao ®éng tuy kh«ng cÊu thµnh lªn thùc thÓ s¶m phÈm. Nh­ng vËt liÖu cã t¸c dông nhÊt ®Þnh vµ cÇn thiÕt cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶m phÈm nh­ c¸p PVC, que hµn, èng nèi, giÊy gi¸p … * Nhiªn liÖu (TK 1523): Lµ mét lo¹i vËt liÖu khi sö dông nã cã t¸c dông cung cÊp nhiÖt l­îng cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Nhiªn liÖu dïng trùc tiÕp vµo quy tr×nh c«ng nghÖ nh­ s¶n xuÊt than cñi, cñi kh«, mì chÞu nhiÖt. * Phô tïng thay thÕ söa ch÷a (TK 1524): Lµ chi tiÕt phôc vô m¸y mãc, thiÕt bÞ mµ xÝ nghiÖp mua s¾m, dù tr÷ phôc vô cho viÖc söa ch÷a c¸c ph­¬ng tiÖn m¸y mãc, thiÕt bÞ cho tõng lo¹i m¸y nh­: vßng bi, d©y culoa, bu l«ng, lß xo … * Nguyªn vËt liÖu kh¸c (TK 1528): Bao gåm: Chæi ®¸nh xi, bét mµu, xi m¨ng tr¾ng, ve ®á , c¸p ®iÖn. ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu gióp cho viÖc qu¶n lý vËt liÖu ®­îc dÔ d¹ng h¬n. Dùa trªn c¬ së ph©n lo¹i nµy, xÝ nghiÖp theo dâi ®­îc sè l­îng chÊt l­îng cña tõng thø vËt chÝnh, vËt liÖu phô, nhiªn liÖu, phô tïng thay thÕ. Tõ ®ã ®Ò ra h×nh thøc h¹ch to¸n phï hîp. C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu: XuÊt ph¸t tõ viÖc chi phÝ vËt liÖu trong ®iÒu kiÖn kü thuËt hiÖn nay cßn chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶m phÈm: ®ßi hái c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i chÆt chÏ, an toµn vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng, chñng lo¹i ë tÊt c¶ c¸c kh©u tõ thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n lu«n ph¶i ®­îc ®Æt ra trong xÝ nghiÖp. ChÝnh v× vËy, quy chÕ qu¶n lý vËt liÖu ë xÝ nghiÖp rÊt ®­îc coi träng ë phßng kÕ to¸n vËt. Thùc tÕ chuyªn viªn theo dâi qu¶n lý vËt liÖu, thèng kª l­u tr÷ cung cÊp c¸c sè liÖu chÝnh x¸c, kÞp thêi vÒ sè liÖu nhËp xuÊt vËt liÖu thùc tÕ trong kú l­îng vËt t­ tån kho. C«ng t¸c b¶o qu¶n vµ sö dông vËt liÖu còng ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch hîp lý th«ng qua viÖc ¸p dông c¸c biÖn ph¸p kü thuËt tæ chøc vµ kinh tÕ. XÝ nghiÖp tæ chøc kho tµng bÕn b·i thùc hiÖn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n ®èi víi tõng lo¹i NVL. Bªn c¹nh ®ã, xÝ nghiÖp sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm NVL ®¶m b¶o ®óng néi dung thùc hiÖn sö dông vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, h¹n chÕ s¶m phÈm háng, tr¸nh ®­îc l­îng mÊt m¸t h­ háng vËt liÖu. ThÓ hiÖn xÝ nghiÖp tæ chøc viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt dïng vµ sö dông vËt liÖu trong s¶n xuÊt kinh doanh. Thùc hiÖn chÕ ®é thu mua theo ®óng tiÕn ®é thêi gian. XÝ nghiÖp tæ chøc kho tµng bÕn b·i. Thùc hiÖn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n víi tõng nguyªn vËt liÖu. ChÕ ®é tr¸ch nhiÖm vËt liÖu ë xÝ nghiÖp ®­îc quy ®Þnh râ rµng, c¸n bé vËt t­ cã chÕ ®é thu mua vËt liÖu, tr­íc hÕt ph¶i kiÓm tra xem xÐt kü l­ìng chÊt l­îng vËt liÖu, gi¸ c¶ vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ chÊt l­îng s¶m phÈm. Thñ tôc nhËp xuÊt vËt liÖu ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ vµ ph¶i tu©n thñ theo nguyªn t¾c tÝnh cò nhu cÇu sö dông ph¶i xuÊt ph¸t tõ nhiÖm vô s¶n xuÊt, cô thÓ lµ s¶n xuÊt theo th¸ng. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña gi¸m ®èc xÝ nghiÖp duyÖt vµ ®Þnh møc chi phÝ NVL s¶n xuÊt s¶m phÈm. Khi cã nhu cÇu ph¸t sinh, c¸n bé ph©n x­ëng xuÊt kho lÜnh vËt t­ do phßng kÕ to¸n lËp, thñ kho c¨n cø vµo sè l­îng ghi trªn phiÕu lÜnh vËt t­ ®Ó xuÊt kho. Trªn phiÕu lÜnh vËt t­ thùc tÕ cã ghi râ rµng tõng ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt. * §¸nh gi¸ vËt liÖu: Lµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña chóng theo nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh, vÒ nguyªn t¾c ta thÊy kÕ to¸n nhËp, xuÊt, tån kho NVL ph¶i ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ. T¹i xÝ nghiÖp, nguån cung cÊp NVL chñ yÕu do mua ngoµi. Do vËy, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc mua b¸n, xÝ nghiÖp ®· ®¸nh gi¸ NVL nh­ sau: - §èi víi NVL nhËp kho: Gi¸ NVL ®­îc bé phËn kÕ to¸n tÝnh theo gi¸ thùc tÕ cña NVL nhËp kho bao gåm: Gi¸ mua theo ho¸ ®¬n nhËp vµ chi phÝ vËn chuyÓn thùc tÕ ph¸t sinh khi mua bao gåm chi phÝ bçc dì, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vËt t­ tõ n¬i mua vÒ xÝ nghiÖp. Chi phÝ cña bé phËn thu mua, bé phËn thu mua ®éc lËp, c«ng t¸c phÝ cña c¸n bé thu mua, gi¸ trÞ vËt t­ hao hôt (nÕu cã) trõ c¸c kho¶n chiÕt khÊu (nÕu cã). VËt liÖu nhËp kho cña xÝ nghiÖp chñ yÕu tõ nguån mua ngoµi, chi phÝ thu mua ®· tÝnh trong gi¸ mua cña NVL. V× vËy mµ h×nh thøc mµ xÝ nghiÖp tæ chøc thu mua NVL ®· tÝnh trong gi¸ thu mua NVL, nªn trong khi vÒ nhËp kho, bé phËn kÕ to¸n cã thÓ tÝnh ngay ra gi¸ thùc tÕ. - §èi víi NVL xuÊt kho: Hµng ngµy khi xuÊt kho NVL, c¸c c«ng t¸c kÕ to¸n, gi¸ trÞ vËt liÖu ®Òu ph¶i phèi hîp kÕt hîp víi nhau trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng. VËt liÖu cña xÝ nghiÖp ®­îc sö dông vµ s¶n xuÊt s¶n phÈm. C¸c lo¹i vËt liÖu nµy khi xuÊt kho ph¶i kiÓm tra cÈn thËn vÒ sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng. Khi cã nhu cÇu vÒ s¶n xuÊt vËt t­, c¸c ph©n x­ëng ph¶i b¸o c¸o lªn phßng kÕ ho¹ch vÒ s¶n xuÊt vµ tiªu hao vËt t­. BiÓu 1 §¬n vÞ XN ThÐp vµ VLXD PhiÕu nhËp kho MÉu 01-VT Q§ sè 1141-TC/QD Ngµy 5 th¸ng 2 n¨m 2001 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty dÇu khÝ H¶i Phßng Chøng tõ sè: 025228 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm NhËp vµo kho: NVL chÝnh Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó Xin nhËp Thùc nhËp Ph«i thÐp 100 x 100 kg 116800 1750 204400000 Céng 204400000 Céng thµnh tiÒn: (ViÕt b¨ng ch÷): Hai tr¨m linh bèn triÖu bèn tr¨m ngh×n ®ång Thñ kho Ng­êi giao KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu 2 §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD PhiÕu nhËp kho 193 MÉu 01-VT Q§ sè 1141-TC/QD Ngµy 8 th¸ng 2 n¨m 2001 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty vËn t¶i Thµnh Trang Chøng tõ sè: 025229 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm NhËp vµo kho: Nguyªn liÖu chÝnh Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó Xin nhËp Thùc nhËp Ph«i thÐp 60 x 60 kg 111241 111241 1620 180166680 Céng 180166680 Céng thµnh tiÒn: (ViÕt b¨ng ch÷): Mét tr¨m t¸m m­¬i triÖu mét tr¨m s¸u s¸u ngh×n s¸u tr¨m t¸m m­¬i ®ång. Thñ kho Ng­êi giao KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu 3. Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè 01 GTKT - 311 Liªn 2 (Giao cho kh¸ch hµng) BT/99 - B No: 000336 Ngµy 1 th¸ng 2 n¨m 2001 §¬n vÞ b¸n : C«ng ty dÇu khÝ H¶i Phßng §Þa chØ: §iÖn tho¹i: Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V¨n ChuÈn §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD §Þa chØ: STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §V Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 + 2 Ph«i thÐp 100 x 100 Kg 116800 1750 204400000 Céng tiÒn hµng: 204400000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 10220000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 214620000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai tr¨m m­êi bèn triÖu s¸u tr¨m hai m­¬i s¸u ngh×n ®ång Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi hä tªn) (Ký, ghi hä tªn) (Ký, ghi hä tªn) BiÓu 4. Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè 01 GTKT - 311 Liªn 2 (Giao cho kh¸ch hµng) BT/99 - B No: 000336 Ngµy 6 th¸ng 2 n¨m 2001 §¬n vÞ b¸n : C«ng ty vËn t¶i Thµnh Trang §Þa chØ: §iÖn tho¹i: Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn V¨n ChuÈn §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD §Þa chØ: STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §V Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 + 2 Ph«i thÐp 60 x 60 kg 111241 1620 180166680 Céng tiÒn hµng: 180166680 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 9008334 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 189175014 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m t¸m m­¬i chÝn triÖu b¶y m­¬i ng×n kh«ng tr¨m m­êi bèn ®ång. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi hä tªn) (Ký, ghi hä tªn) (Ký, ghi hä tªn) BiÓu 5 §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD PhiÕu xuÊt kho MÉu 01-VT §Þa chØ Q§ sè 1141-TC/QD Ngµy 16 th¸ng 2 n¨m 2001 Hä vµ tªn ng­êi nhËn hµng: ¤ng Ng« Hoµng Hoµ Ph©n x­ëng c¸n thÐp I Lý do xuÊt kho: S¶n xuÊt thÐp (NVL chÝnh) STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn Ghi chó Yªu cÇu Thùc nhËp 01 02 Ph«i thÐp (100 x 100) Ph«i thÐp (60 x 60) kg kg 3600 10.000 3600 10.000 Céng 13600 BiÓu sè 6 §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD Ho¸ ®¬n kiÓm phiÕu xuÊt kho sè 140 Ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2001 Hä vµ tªn ng­êi mua: XuÊt t¹i kho: LÖnh ®iÒu ®éng sè: Ngµy ®i ……..\…….\ ngµy ®Õn ……\ …..\ STT Quy c¸ch s¶m phÈm vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng hay träng l­îng Ghi chó 01 Phèi thÐp (60 x 60) Kg 49870 BiÓu sè 7 §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD PhiÕu xuÊt kho MÉu 02-VT §Þa chØ Q§ Tªn nh·n hiÖu s¶n phÈm: Phèi thÐp 60 x 60 §¬n vÞ tÝnh: kg TT Chøng tõ TrÝch yÕu Sè l­îng s¶n phÈm Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n S N NhËp XuÊt Tån A B C D 1 2 3 8/2 5/2 6/2 20/2 101 122 125 140 Th¸ng 1 n¨m 2001 C«ng ty dÇu khÝ H¶i Phßng C«ng ty dÇu khÝ H¶i Phßng Ph©n x­ëng c¸n thÐp I Ph©n x­ëng c¸n thÐp I 111241 60.000 10.000 49870 50.000 161241 221241 Céng T2/2001 60000 500642 490642 BiÓu sè 8 §¬n vÞ: XN ThÐp vµ VLXD PhiÕu xuÊt kho MÉu 02-VT §Þa chØ Q§ Tªn nh·n hiÖu s¶n phÈm: Phèi thÐp 100 x 100 §¬n vÞ tÝnh: kg TT Chøng tõ TrÝch yÕu Sè l­îng s¶n phÈm Ký xo¸ nh·n cña kÕ to¸n S N NhËp XuÊt Tån A B C D 1 2 3 5/2 5/2 11/2 20/2 93 138 87 125 Th¸ng 1 n¨m 2001 C«ng ty vËn t¶i Thµnh Trang Ph©n x­ëng c¸n thÐp I C«ng ty vËn t¶i Thµnh Trang Ph©n x­ëng c¸n thÐp I 116800 36000 68590 45600 49500 Céng T2/2001 162400 164590 47310 BiÓu sè 9: B¸o c¸o tån kho vËt liÖu chÝnh STT Tªn vËt t­ s¶n phÈm §¬n vÞ tÝnh Tån T1 NhËp T2 XuÊt T2 Tån T2 … 3 4 5 … Ph«i (60 x 60) Ph«i (100 x 100) Ph«i (85 x 85) Kg Kg Kg 50.000 49000 37000 500642 162400 183170 490642 164490 154720 60.000 47310 65450 B. Mét sè nguyªn t¾c cung øng NVL ®­îc ¸p dông t¹o xÝ nghiÖp. 1. Cung øng vËt t­ theo sè l­îng Yªu cÇu ®Çu tiªn ®èi víi viÖc cung øng NVL cho s¶n xuÊt lµ ph¶i ®¶m b¶o ®ñ vÒ sè l­îng. NghÜa lµ, nÕu cung cÊp víi sè l­îng qu¸ lín, d­ thõa sÏ g©y ra ø ®äng vèn (nÕu kh«ng ph¶i lµ NVL cã tÝnh chÊt thêi vô). Nh­ng ng­îc l¹i nÕu cung cÊp kh«ng ®ñ vÒ sè l­îng sÏ ¶nh h­ëng ®Õn tÝnh liªn tôc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kinh doanh. Thùc tÕ cho thÊy, c¸c doanh nghiÖp kh«ng hoµn thµnh nhiÖm vô s¶n xuÊt, kinh doanh phÇn lín lµ do thiÕu NVL. Trong thùc tÕ, xÝ nghiÖp ®· tiÕn hµnh ph©n tÝch t×nh h×nh cung øng NVL theo tû lÖ % hoµn thµnh kÕ ho¹ch: Tû lÖ % hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung øng NVL lo¹i i (i=) = Sè l­îng NVL lo¹i i thùc tÕ nhËp kho trong kú Sè l­îng NVL lo¹i i cÇn mua (theo kÕ ho¹ch trong kú) Sè l­îng NVL lo¹i i (i=) cÇn mua theo kÕ ho¹ch trong kú ®­îc x¸c ®Þnh b»ng nhiÒu c¸ch. XÝ nghiÖp ¸p dông c¸ch tÝnh l­îng NVL cÇn dïng theo sè l­îng thµnh phÈm hoÆc chi tiÕt cÇn s¶n xuÊt trong kú. Mi = q . mi Mi: Nhu cÇu vÒ sè l­îng lo¹i NVL i trong kú q: Sè l­îng s¶m phÈm hay chi tiÕt s¶n xuÊt trong kú mi: §Þnh møc hao phÝ NVL i cho mét ®¬n vÞ s¶m phÈm hoÆc chi tiÕt. VÝ dô: Trong th¸ng 5/2002 xÝ nghiÖp nhËp sè l­îng thÐp th« f 16 lo¹i 3: 700574 kg ®Ó s¶n xuÊt cöa thÐp cho C«ng ty XD 26 - BqP - §Þnh møc hao phÝ NVL thÐp th« nµy cho 4 ®¬n vÞ s¶m phÈm cöa thÐp lµ: 1946 kg. - Sè l­îng cña thÐp cÇn s¶n xuÊt lµ: 350 Tû lÖ % hoµn thµnh kÕ ho¹ch cung øng vÒ khèi l­îng NVL lo¹i thÐp th« = 700574 = 1,0285 350 x 1946 Hay viÖc thu mua NVL v­ît kÕ ho¹ch 2,85% 2. Cung øng vËt t­ theo chñng lo¹i Theo ph­¬ng ph¸p thùc tÕ xÝ nghiÖp, chial µm 2 lo¹i: - VËt liÖu cã thÓ thay thÕ ®­îc: lµ lo¹i vËt liÖu cã gi¸ trÞ sö dông t­¬ng ®­¬ng, khi sö dông kh«ng lµm thay ®æi lín ®Õn chÊt l­îng s¶m phÈm. Khi ph©n tÝch lo¹i vËt liÖu nµy, ngoµi c¸c chØ tiªu vÒ sè l­îng, chÊt l­îng cÇn chó ý ®Õn chØ tiªu chi phÝ (gi¸ c¶ c¸c lo¹i vËt liÖu thay thÕ). - VËt liÖu kh«ng thÓ thay thÕ ®­îc: lµ lo¹i vËt liÖu mµ trong thùc tÕ kh«ng cã vËt liÖu kh¸c thay thÕ hoÆc nÕu thay thÕ sÏ lµm thay ®æi tÝnh n¨ng, t¸c dông cña s¶m phÈm (cô thÓ nh­: thÐp th« 3 lo¹i, gang lo¹i 1) VÝ dô: Trong n¨m 2002 doanh nghiÖp thùc hiÖn cung øng vËt liÖu nh­ sau: STT Tªn vËt liÖu Sè l­îng cung cÊp Sè thùc nhËp Hoµn thµnh vÒ chñng lo¹i 1 ThÐp th­êng trßn 70 80 70 2 ThÐp th« vu«ng 80 90 80 3 ThÐp dÑt 30 20 40 4 Gang lo¹i 1 90 120 90 5 ThÐp th« lo¹i 1 40 40 40 Céng 310 350 320 Theo sè l­îng (+ 12,9%) Sè tuyÖt ®èi: 350 - 310 = 40 (tÊn) XÝ nghiÖp ®· hoµn thµnh v­ît møc kÕ ho¹ch cung øng vËt t­ vÒ sè l­îng lµ 12,9% Theo chñng lo¹i: (3,2%) 3. Cung øng vËt t­ vÒ mÆt ®ång bé §Ó s¶n xuÊt 1 lo¹i s¶m phÈm, cÇn nhiÒu lo¹i vËt t­ kh¸c nhau theo mét tû lÖ nhÊt ®Þnh. MÆt kh¸c c¸c vËt liÖu nµy kh«ng thÓ thay thÕ b»ng c¸c lo¹i vËt liÖu kh¸c ®­îc. ChÝnh v× thÕ, mµ viÖc cung øng vËt t­ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÊt ®ång bé míi t¹o ®iÒu kiÖn cho s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. VÝ dô: Cã sè liÖu ë xÝ nghiÖp th¸ng 6/ 2002 §¬n vÞ: TÊn Tªn vËt liÖu Sè cÇn nhËp Sè thùc nhËp Tû lÖ % hoµn thµnh cung øng Sè sö dông ®­îc Sè l­îng % ThÐp th­êng trßn 70 40 57 30 42 ThÐp th« lo¹i 1 30 38 126 26 86 Gang lo¹i 1 60 50 80 50 83 Sè l­îng vËt liÖu thùc nhËp so víi sè l­îng cÇn nhËp ®¹t tû lÖ kh¸c nhau, trong ®ã ®¹t tû lÖ cao nhÊt lµ lo¹i vËt liÖu thÐp th« lo¹i 1 b»ng 126%, thÊp nhÊt lµ lo¹i vËt liÖu thÐp th­êng trßn b»ng 57%. Nh­ng sè liÖu sö dông sÏ phô thuéc vµo nhãm hoÆc lo¹i vËt liÖu ®¹t tû lÖ % thÊp nhÊt (vËt liÖu C). Do vËy, kh¶ n¨ng kú tíi, doanh nghiÖp chØ cã thÓ hoµn thµnh nhiÖm vô kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cao nhÊt lµ 42%. Thùc tÕ xÝ nghiÖp ®¹t 40% trong th¸ng 6 n¨m 2002 §ã gäi lµ hÖ sè sö dông ®ång bé 4. Cung øng vÒ mÆt chÊt l­îng Thùc tÕ xÝ nghiÖp chØ ¸p dông ph­¬ng ph¸p chØ sè chÊt l­îng NVL (ICL), bá qua ph­¬ng ph¸p hÖ sè lo¹i kh«ng phï hîp. ChØ sè chÊt l­îng NVL lµ tû sè gi÷a gi¸ b¸n bu«n b×nh qu©n cña NVL thùc tÕ víi gi¸ b¸n bu«n b×nh qu©n cung øng theo kÕ ho¹ch ChÊt l­îng = S MiK SiK S MiK MiK: Khèi l­îng NVL tõng lo¹i theo cÊp bËc chÊt l­îng lo¹i i kú thùc tÕ vµ kú h¹ch to¸n (tÝnh theo ®¬n vÞ hiÖn vËt) SiK: §¬n gi¸ NVL tõng lo¹i theo cÊp bËc chÊt l­îng lo¹i i kú h¹ch to¸n ChÊt l­îng cµng lín h¬n 1 chøng tá chÊt l­îng NVL thùc tÕ nhËp kho cµng cao. VÝ dô: Cã sè liÖu cña xÝ nghiÖp th¸ng 8/2002 ThÐp th­êng trßn Gi¸ mua b×nh qu©n 1 lÇn (1000®) Sè cÇn cung øng Sè thùc nhËp Sè l­îng (tÊn) Thµnh tiÒn (1000®) Sè l­îng (tÊn) Thµnh tiÒn (1000®) Lo¹i I 90 60 7000 80 9000 Lo¹i II 80 40 3800 30 2600 Lo¹i III 70 30 2600 30 3500 Céng 130 13400 140 15100 ICL = Theo kÕ ho¹ch: Theo thùc tÕ: Nh­ vËy chÊt l­îng cung øng thÐp th­êng trßn thùc tÕ tèt h¬n so víi kÕ ho¹ch 5. Cung øng vËt t­ theo tÝnh chÊt kÞp thêi Th¸ng 8/2001, cã sè liÖu sau ë c¸c xÝ nghiÖp. Nguån vËt t­ Ngµy nhËp Sè l­îng (tiÒn) §¶m b¶o nhu cÇu trong th¸ng Cßn l¹i kh«ng cÇn dïng trong th¸ng Sè l­îng Sè ngµy 1. Tån ®Çu th¸ng 1/4 60 60 12 - 2. NhËp lÇn 1 15/4 40 40 8 - 3. NhËp lÇn 2 29/4 110 10 2 100 Tæng céng 210 110 22 100 XÝ nghiÖp ®· tiªu dïng cho s¶n xuÊt s¶m phÈm b×nh qu©n trong mét ngµy ®ªm lµ 5 tÊn th× nhu cÇu vÒ vËt t­ A trong th¸ng lµ 150 tÊn. VËy sè tån ®Çu th¸ng lµ 60 tÊn cã thÓ ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt trong 12 ngµy, nh­ng v× ®Õn ngµy 15/4 míi nhËp ®­îc vËt t­, nªn 2 ngµy (13 vµ 14/4) kh«ng cã vËt t­ ®Ó s¶n xuÊt. NhËp lÇn thø hai vµo ngµy 29/4 nh­ng ®Õn ngµy 28/4 kh«ng cã vËt t­ ®Ó s¶n xuÊt (6 ngµy). VËy, do nhËp vËt t­ kh«ng kÞp thêi theo yªu cÇu cña s¶n xuÊt, nªn trong th¸ng 4 sè ngµy ®¶m b¶o vËt t­ ®Ó s¶n xuÊt chØ cã 22 ngµy, cßn 8 ngµy doanh nghiÖp ph¶i ngõng s¶n xuÊt v× kh«ng cã vËt t­. Trong ®ã, sè l­îng vËt t­ hiÖn cã cña doanh nghiÖp tÝnh c¶ trong th¸ng 4 lµ 210 tÊn. V­ît nhu cÇu lµ 60 tÊn. §iÒu nµy cho thÊy, khi ph©n tÝch t×nh h×nh cung øng vËt t­ kh«ng ph¶i chØ th«ng qua c¸c chØ tiªu vÒ sè l­îng, chñng lo¹i, chÊt l­îng mµ cßn ph¶i xem xÐt c¸c chØ tiªu kh¸c n÷a 6. Cung øng vËt t­ theo tiÕn ®é vµ nhÞp ®é cung øng. §©y lµ ph­¬ng ph¸p mang nÆng tÝnh lý thuyÕt, rÊt Ýt doanh nghiÖp ¸p dông nguyªn t¾c nµy, vµ nã kh«ng t¹o ra hiÖu qu¶ cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt. C. Thùc tÕ t×nh h×nh dù tr÷ NVL t¹i xÝ nghiÖp. Nguyªn vËt liÖu dù tr÷ bao gåm tÊt c¶ c¸c lo¹i NVL chÝnh, NVL phô, nhiªn liÖu, ®éng lùc, c«ng cô lao ®éng ®­a vµo tiªu dïng s¶n xuÊt s¶m phÈm. Dù tr÷ NVL cho s¶n xuÊt lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan. Do ph©n c«ng lao ®éng x· héi vµ ph¸t triÓn chuyªn m«n ho¸ s¶n xuÊt lµm cho s¶m phÈm nµy cña doanh nghiÖp trë thµnh lo¹i vËt t­ cña doanh nghiÖp kh¸c nÕu s¶m phÈm ®ã tiªu dïng cho s¶n xuÊt. MÆt kh¸c s¶m phÈm ®­îc s¶n xuÊt ë n¬i nµy nh­ng tiªu dïng s¶m phÈm ®ã l¹i ë n¬i kh¸c. Thêi gian s¶n xuÊt s¶m phÈm kh«ng khíp víi thêi gian vµ tiÕn ®é tiªu dïng s¶m phÈm Êy. ViÖc vËn chuyÓn s¶m phÈm tõ n¬i s¶n xuÊt ®Õn n¬i tiªu dïng ®­îc thùc hiÖn b»ng nh÷ng ph­¬ng tiÖn vËn t¶i kh¸c nhau. Trong nh÷ng ®iÒu kiÖn nh­ vËy, sù liªn tôc cña qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt ë doanh nghiÖp chØ cã thÓ ®­îc b¶o ®¶m b»ng c¸ch dù tr÷ c¸c lo¹i vËt t­. 1. Dù tr÷ th­êng xuyªn Dïng ®Ó ®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt cña xÝ nghiÖp tiÕn hµnh ®­îc liªn tôc gi÷a hai kú cung øng nèi tiÕp nhau cña bé phËn cung øng. Dù tr÷ th­êng xuyªn dïng ®Ó ®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt cña xÝ nghiÖp ®­îc tiÕn hµnh liªn tôc víi ®iÒu kiÖn lµ l­îng vËt t­ thùc tÕ nhËp vµo vµ l­îng vËt t­ thùc tÕ xuÊt ra hµng ngµy trïng víi kÕ ho¹ch. 2. Dù tr÷ b¶o hiÓm XÝ nghiÖp chØ ¸p dông trong c¸c tr­êng hîp: - Møc tiªu dïng vËt t­ b×nh qu©n trong 1 ngµy ®ªm thùc tÕ cao h¬n so víi kÕ ho¹ch. §iÒu nµy th­êng x¶y ra khi cã sù thay ®æi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt theo chiÒu s©u hoÆc kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kh«ng thay ®æi nh­ng møc tiªu hao NVL t¨ng lªn. - L­îng vËt t­ nhËp gi÷a 2 kú cung øng nèi tiÕp nhau thùc tÕ Ýt h¬n so víi kÕ ho¹ch (trong khi møc tiªu dïng vµ l­îng vËt t­ vÉn nh­ cò) - Chu kú cung øng gi÷a hai kú cung øng nèi tiÕp nhau thùc tÕ dµi h¬n so víi kÕ ho¹ch. Trªn thùc tÕ t×nh h×nh dù tr÷ b¶o hiÓm chñ yÕu lµ do nguyªn nh©n cung øng vËt t­ kh«ng æn ®Þnh. ChÝnh v× thÕ, xÝ nghiÖp ph¶i tæ ch­c kh©u cung øng ®Ó ®¶m b¶o ®Õn møc tèi ®a dù tr÷ b¶o hiÓm, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng. 3. Dù tr÷ theo thêi vô Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt theo thêi ®iÓm. XÝ nghiÖp tuy nhiªn cã ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy vµo thêi ®iÓm s¶n xuÊt ®Æc biÖt cuèi cïng (th¸ng, quü …) D. T×nh h×nh sö dông NVL vµo s¶n xuÊt s¶m phÈm cña xÝ nghiÖp. Sö dông tiÕt kiÖm NVL lµ mét trong nh÷ng môc tiªu c¬ b¶n ®Ó gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶m phÈm, t¨ng møc lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. Bëi vËy, viÖc ph©n tÝch t×nh h×nh sö dông NVL vµo s¶n xuÊt s¶m phÈm ®­îc xÝ nghiÖp tiÕn hµnh th­êng xuyªn ®Þnh kú trªn c¸c mÆt. Khèi l­îng NVL, ®Þnh møc tiªu hao NVL ®Ó s¶n xuÊt ra ®¬n vÞ s¶m phÈm. 1. T×nh h×nh sö dông khèi l­îng NVL vµo s¶n xuÊt s¶m phÈm. ChØ tiªu l­îng NVL dïng cho s¶n xuÊt s¶m phÈm cña xÝ nghiÖp. L­îng NVL dïng s¶n xuÊt s¶m phÈm = L­îng NVL xuÊt cho s¶n xuÊt s¶m phÈm - L­îng NVL cßn l¹i ch­a hoÆc kh«ng dïng ®Õn L­îng NVL cßn l¹i ch­a dïng ®Õn cuèi kú kiÓm kª th­êng cã sù chªnh lÖch kh«ng ®¸ng kÓ. NÕu l­îng NVL cßn l¹i ch­a hoÆc kh«ng dïng ®Õn b»ng 0, th×: L­îng NVL dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm = L­îng NVL xuÊt cho s¶n xuÊt s¶n phÈm Møc biÕn ®éng tuyÖt ®èi = Khèi l­îng NVL tiªu dïng thùc tÕ x 100 % Khèi l­îng NVL kú kÕ ho¹ch VÝ dô: §¬n vÞ: tÊn VËt liÖu N¨m Th¸ng KLNVL dïng thùc tÕ KÕ ho¹ch ThÐp trßn 2001 6 625 600 Gang th« 2002 4 428 540 Møc biÕn ®éng tuyÖt ®èi th¸ng 6/2001 = Møc biÕn ®éng tuyÖt ®èi th¸ng 4/2001 = Nh­ vËy, khèi l­îng NVL tiªu dïng thùc tÕ cho s¶n xuÊt s¶m phÈm thùc tÕ so víi kÕ ho¹ch 6/2001 t¨ng 4,16%, 4/2002 gi¶m 20,75% Vµ nh­ thÕ theo sè tuyÖt ®èi th× 6/2001 xÝ nghiÖp ®· sö dông NVL kh«ng tiÕt kiÖm so víi th¸ng 4/2002. * Ngoµi ra cßn ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch møc tiªu dïng NVL cho s¶n xuÊt ®¬n vÞ s¶m phÈm, tæng møc chi phÝ NVL cho s¶n xuÊt s¶m phÈm. ChØ ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nhá, lÎ hoÆc c¸c s¶m phÈm mang tÝnh n«ng s¶n, thùc phÈm. E. T×nh h×nh thùc tÕ c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL t¹i xÝ nghiÖp. 1. T×nh h×nh chung vÒ nhu cÇu NVL t¹i xÝ nghiÖp. Theo nh­ sè liÖu ®· thu thËp vµ ph©n tÝch ë trªn t×nh h×nh nhu cÇu NVL gÇn ®©y lµ t­¬ng ®èi tèt, cô thÓ 2 n¨m gÇn nhÊt 2002, 2003. XÝ nghiÖp ®· vËn dông nhiÒu kh¶ n¨ng kh¸c nhau cho ho¹t ®éng ho¹ch ®Þnh nhu cÇu chiÕn l­îc. TÊt c¶ ®Òu dùa trªn c¬ së ph©n tÝch ho¹t ®éng cung øn chi tiÕt trong n¨m còng nh­ c¸c n¨m tr­íc ®ã. 2. Thùc tÕ c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL t¹i xÝ nghiÖp. Thùc tÕ xÝ nghiÖp ®· ¸p dông m« h×nh ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL MRP, nh­ng d­íi d¹ng ®· ®­îc ®iÒu chØnh cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña xÝ nghiÖp. a. Trong s¬ ®å quy tr×nh ho¹ch ®Þnh: * §Çu vµo: xÝ nghiÖp cã thªm hå s¬ møc ®é t­¬ng quan cña c¸c yÕu tè ®Çu vµo. Nã ph¶n ¸nh viÖc dù b¸o vÒ kh¶ n¨ng ®¸p øng nhu cÇu còng nh­ møc ®é t­¬ng thÝch víi c¸c yÕu tè ®Çu ra. * Qu¸ tr×nh xö lý: xÝ nghiÖp dïng ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh MRP nh­ sau: - Hå s¬ ho¸ ®¬n NVL, hå s¬ NVL dù tr÷ vµ hå s¬ møc ®é t­¬ng quan cña c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®­îc thùc hiÖn b»ng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý Word accss vµ Power point. - LÞch tr×nh s¶n xuÊt ®­îc thùc hiÖn b»ng phÇm mÒm qu¶n lý Eras * §Çu ra: xÝ nghiÖp kh«ng ¸p dông viÖc b¸o c¸o nhu cÇu NVL hµng ngµy mµ thùc hiÖn 2 tuÇn mét lÇn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt. b. Tr×nh tù ho¹ch ®Þnh nhu cÇu * B­íc 1: Ph©n tÝch kÕt cÊu s¶m phÈm. XÝ nghiÖp ngoµi viÖc ph©n lo¹i nhu cÇu thµnh nhu cÇu ®éc lËp vµ nhu cÇu phô thuéc cßn ph©n thµnh nhu cÇu thiÕt yÕu trong tõng giai ®o¹n. Cô thÓ lµ trong 3 th¸ng ®Çu n¨m, c¸c quý Nh»m t¹o ra sù liªn tiÕp trong qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh gióp cho viÖc ho¹ch ®Þnh chi tiÕt, tr¸nh t×nh tr¹ng thiÕu hôt NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. * B­íc 2: TÝnh tæng nhu cÇu: Thùc tÕ, xÝ nghiÖp dïng phÇn mÒm kÕ to¸n Excel cËp nhËt th­êng xuyªn nhu cÇu c¸c th¸ng, quý. Trªn c¬ së ®ã tØnh tæng nhu cÇu thùc tÕ ¸p dông cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp. * B­íc 3: TÝnh nhu cÇu thùc. XÝ nghiÖp lo¹i trõ mét tû lÖ phÕ phÈm theo kÕ ho¹ch kh«ng cÇn thiÕt nªn nhu cÇu thùc kh«ng cã thªm phÇn phÕ phÈm. Nhu cÇu thùc = Tæng nhu cÇu - Dù tr÷ hiÖn cã + Dù tr÷ an toµn * B­íc 4: X¸c ®Þnh thêi gian ph¸t ®¬n hµng hoÆc lÖnh s¶n xuÊt. Thùc tÕ xÝ nghiÖp x¸c ®Þnh thêi gian ph¶i ®Æt hµng hoÆc tù s¶n xuÊt = Thêi ®iÓm cÇn cã - Kho¶ng thêi gian cung øng hoÆc s¶n xuÊt cÇn thiÕt ®ñ ®Ó cung cÊp ®óng l­îng hµng yªu cÇu. VÝ dô: Cã sè liÖu sau ë xÝ nghiÖp. Trong kÕ ho¹ch n¨m 2002, xÝ nghiÖp nhËn ®­îc 2 ®¬n ®Æt hµng lµm cöa s¾t cì lín cho C«ng ty x©y dùng c¬ giíi 26 - Bé quèc phßng. Cô thÓ: Lµm 2000 chiÕc giao vµo tuÇn thø 4 vµ 300 chiÕc giao vµo tuÇn thø 8. Mçi c¸nh gåm 4 thanh thÐp f 32 vµ 2 khung (cã kÝch th­íc 2 x 3m) C¸c thanh thÐp ®­îc s¶n xuÊt t¹i xÝ nghiÖp, mçi thµnh mÊt 1 tuÇn. Khung ®­îc nhËp ngoµi víi thêi gian cung øng lµ 2 tuÇn. ViÖc l¾p r¸p c¸nh cöa mÊt 1 tuÇn. Cã lÞch tiÕp nhËn (dù tr÷ ban ®Çu) cña tuÇn 1 lµ 100 thanh thÐp. Thùc tÕ xÝ nghiÖp ®· ho¹ch ®Þnh theo ph­¬ng ph¸p l­îng ®Æt hµng theo l« (nhu cÇu thùc) * X©y dùng lÞch tr×nh s¶n xuÊt: TuÇn 1 2 3 4 5 6 7 8 Sè l­îng 200 300 * X¸c ®Þnh kÕt cÊu s¶n phÈm. C¸nh cöa Thanh thÐp (4) Khung (2) * Thêi gian biÓu l¾p r¸p TuÇn 1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 S¶n xuÊt s¶n xuÊt thanh thÐp thanh thÐp L¾p r¸p L¾p r¸p c¸nh cöa c¸nh cöa Mua khung Mua khung Bëi v× ph¶i cã 200 c¸nh cöa ®Ó giao vµo ®Çu tuÇn thø 4 vµ do kh«ng cã dù tr÷ s½n cã vµo thêi kú ®ã nªn nhu cÇu thùc sÏ lµ 200 c¸nh cöa. LÞch tiÕp nhËn ca tuÇn thø 4 sÏ lµ 200 c¸nh cöa. Do viÖc l¾p r¸p tèn 1 tuÇn nªn lÞch ®Æt hµng ph¸t ra vµo ®Çu tuÇn thø 3. Còng t­¬ng tù nh­ vËy ta cã lÞch ®Æt hµng ph¸t ra vµo ®Çu tuÇn thø 7 ®Ó tuÇn thø 8 cã 300 c¸nh cöa. LÞch ®Æt hµng ph¸t ra vµo ®Çu tuÇn thø 3, nghÜa lµ ë thêi ®iÓm ®ã tæng nhu cÇu ph¶i cã 200 x 2 = 400 khung. Do kh«ng cã dù tr÷ mong ®îi nªn nhu cÇu thùc lµ 400 khung vµo ®Çu tuÇn thø 3. Nh­ng thêi gian ®Æt hµng v× ph¶i mua ngoµi mÊt 2 tuÇn nªn ph¶i ®Æt hµng vµo tuÇn thø nhÊt. T­¬ng tù nh­ vËy cã tæng nhu cÇu vµ nhu cÇu thùc ®èi víi ®¬n hµng 300 c¸nh cöa lµ b»ng nhau vµ b»ng 600 khung. Thêi gian ®Æt hµng ph¶i vµo ®Çu tuÇn thø 5. §èi víi c¸c thanh thÐp khi xÐt ®¬n hµng 200 c¸nh cöa còng cÇn ph¶i cã 800 thanh vµo ®Çu tuÇn thø 3. ë ®©y do cã 100 thanh dù tr÷ nªn nhu cÇu thùc lµ: 800 - 100 = 700 thanh. Ta ph¶i ph¸t ®¬n hµng theo kÕ ho¹ch vµo ®Çu tuÇn thø 3 vµ lÞch s¶n xuÊt b¾t ®Çu tuÇn thø 2. T­¬ng tù víi ®¬n hµng c¸nh cöa 300 ph¶i ph¸t lÖnh ®¬n hµng vµo ®Çu tuÇn thø 7 víi tæng nhu cµu lµ 1200 thanh vµ lÖch s¶n xuÊt 1200 thanh ph¶i b¾t ®Çu tõ tuÇn thø 6. * §Æt hµng theo l« (nhu cÇu thùc) TuÇn 1 2 3 4 5 6 7 8 Sè l­îng 200 300 C¸nh cöa Thêi gian l¾p r¸p b»ng 1 tuÇn Tæng nhu cÇu 200 300 L­îng tiÕp nhËn theo tiÕn ®é Dù tr÷ hiÖn cã Nhu cÇu thùc 200 300 L­îng tiÕp nhËn ®Æt hµng theo kÕ ho¹ch 200 300 L­îng ®¬n hµng ph¸t ra theo kÕ ho¹ch 200 300 Khung cöa Thêi gian l¾p r¸p b»ng 2 tuÇn Tæng nhu cÇu 400 600 L­îng tiÕp nhËn theo tiÕn ®é Dù tr÷ hiÖn cã Nhu cÇu thùc 400 600 L­îng tiÕp nhËn ®Æt hµng theo kÕ ho¹ch 400 600 L­îng ®¬n hµng ph¸t ra theo kÕ ho¹ch 400 600 Thanh gç Thêi gian s¶n xuÊt b»ng 1 tuÇn Tæng nhu cÇu 800 1200 L­îng tiÕp nhËn theo tiÕn ®é 100 Dù tr÷ hiÖn cã 100 100 100 Nhu cÇu thùc 700 1200 L­îng tiÕp nhËn ®Æt hµng theo kÕ ho¹ch 700 1200 L­îng ®¬n hµng ph¸t ra theo kÕ ho¹ch 700 1200 3. Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh kÝch cì l« hµng 3.1. Mua theo l« Theo ph­¬ng ph¸p nµy lµ cÇn b»ng nµo mua b»ng Êy, ®óng thêi ®iÓm cÇn. XÝ nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy lµ hîp lý bëi c¸c l« hµng cña xÝ nghiÖp ®Æt th­êng xuyªn, l­îng dù tr÷ cung cÊp ®óng lóc tèn Ýt chi phÝ l­u kho. 3.2. Ph­¬ng ph¸p c©n ®èi c¸c giai ®o¹n bé phËn Thùc chÊt lµ ph­¬ng ph¸p ghÐp l« sao cho tæng chi phÝ dù tr÷ ®¹t møc thÊp nhÊt cã thÓ: Cì l« ®­îc x¸c ®Þnh EPP = Chi phÝ ®Æt hµng Chi phÝ l­u kho 1 ®¬n vÞ hµng trong 1 giai ®o¹n 4. Tæ chøc c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh XÝ nghiÖp ph©n bæ c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh cho phßng kÕ ho¹ch. Nh­ng thùc tÕ cã sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a phßng kÕ ho¹ch víi phßng kÕ to¸n tæng hîp còng nh­ c¸c phßng ban kh¸c. Cô thÓ: §Ó cã c¸c sè liÖu chi tiÕt vÒ NVL còng nh­ t×nh h×nh nhËp xuÊt, tån kho s¶m phÈm phôc vô cho viÖc ph©n tÝch, ®­a ra kÕ ho¹ch th× phßng kÕ ho¹ch cÇn cã sù hç trî cña phßng KT - TH. C«ng t¸c nµy ph©n c«ng cô thÓ h¬n cho c¸n bé phßng kÕ ho¹ch * C¸n bé phô tr¸ch kÕ ho¹ch vËt t­: chÞu tr¸ch nhiÖm ph©n tÝch sè liÖu chi tiÕt mµ phßng KTTH cung cÊp vµ kh¶ n¨ng cung øng cña NVL. Tõ ®ã v¹ch ra kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. KÕt hîp víi c¸n bé phô tr¸ch kÕ ho¹ch tµi chÝnh ho¹ch ®Þnh kh¶ n¨ng cung cÇu NVL mét c¸ch tiÕt kiÖm nhÊt vµ hiÖu qu¶ nhÊt. D­íi sù ®iÒu phèi chung cña tr­ëng phßng kÕ ho¹ch, c¸n bé phô tr¸ch vËt t­ vµ tµi chÝnh th­êng xuyªn b¸o c¸o t×nh h×nh mét c©ch chi tiÕt, cô thÓ. Tõ ®ã, phßng kÕ ho¹ch míi ®Ò xuÊt cho viÖc ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL cho giai ®o¹n tiÕp theo. PhÇn III Hoµn thiÖn c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL t¹i XN. Nh÷ng gi¶i ph¸p chiÕn l­îc trong thêi gian tíi. I. §¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c 1. §¸nh gi¸ NVL HiÖn nay, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, cung víi yªu cÇu cña chÕ ®é h¹ch to¸n kinh doanh, môc tiªu cña doanh nghiÖp ®Òu h­íng tíi tèi ®a ho¸ lîi nhuËn vµ ngµy cµng n©ng cao lîi Ých kinh tÕ x· héi. V× vËy cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p qu¶n lý NVL mét c¸ch tiÕt kiÖm, sö dông ®óng ®èi t­îng, ®óng môc ®Ých, hao phÝ Ýt nhÊt, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. §Ó ®¹t ®­îc môc ®Ých nµy, xÝ nghiÖp ph¶i sö dông ®ång bé nhiÒu biÖn ph¸p tõ kh©u kü thuËt ®Õn qu¶n lý. T¹i xÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng Hµ Néi trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y víi sù ®oµn kÕt vµ nhÊt trÝ cña tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn, cïng víi sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña l·nh ®¹o xÝ nghiÖp víi tinh thÇn d¸m nghÜ, d¸m lµm. XÝ nghiÖp ®ang tõng b­íc th¸o gì khã kh¨n vµ lµm ¨n cã hiÖu qu¶. 2. Nh÷ng ­u ®iÓm c¬ b¶n cña c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL t¹i xÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng Hµ Néi a. Tr­íc hÕt xÝ nghiÖp lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt hµng kú cã nhu cÇu vÒ NVL lµ rÊt lín, hµng lo¹t nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, mÆt kh¸c do viÖc ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL trªn m¸y tÝnh cßn ch­a ®­îc chó träng nªn tr×nh tù ho¹ch ®Þnh nhu cÇu theo 4 b­íc ¸p dông thùc tÕ lµ hîp lý. b. §èi víi c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nãi chung, xÝ nghiÖp tæ chøc ho¹ch ®Þnh nhu cÇu tr­íc khi ho¹ch ®Þnh kh¶ n¨ng cung øng. Trong kh¶ n¨ng cung øng ®· ®Æc biÖt chó träng ®Õn kh¶ n¨ng cung øng theo chñng lo¹i vµ sè l­îng. §©y lµ 2 yÕu tè quan träng trong qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh cung øng. V× thÕ mµ xÝ nghiÖp cã ®iÒu kiÖn qu¶n lý tèt viÖc nhËp xuÊt NVL. Thùc hiÖn hÖ thèng ®Þnh møc NVL, do ®ã tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ NVL, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. c. Trong c«ng t¸c thu mua NVL, phßng cung øng vËt t­ cña xÝ nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý chÆt chÏ ngay tõ kh©u gi¸ cò, sè l­îng, kiÓm tra chÊt l­îng, vËt liÖu tr­íc khi lËp phiÕu nhËp kho. d. VÒ b¶o qu¶n, dù tr÷ vËt liÖu, xÝ nghiÖp dù tr÷ vËt t­ ë møc hîp lý, ®ñ ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt vµ kh«ng g©y ra ø ®äng vèn. Bªn c¹nh ®ã, kho cña xÝ nghiÖp ®­îc x©y dùng kh¸ tèt, phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt. e. VÒ c¸ch ph©n lo¹i NVL, xÝ nghiÖp ®· dùa vµo vai trß, c«ng dông vËt liÖu kÕt hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh ®Ó ph©n chia NVL chÝnh, NVL phô, nhiªn liÖu. Vµ ph©n lo¹i nh­ vËy lµ hoµn toµn hîp lý, ®¶m b¶o thÝch hîp gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ. f. §Æc biÖt xÝ nghiÖp ®· ¸p dung ph­¬ng ph¸p dù tr÷ b¶o hiÓm víi quü dù tr÷ b¶o hiÓm tuyÖt ®èi trong tõng giai ®o¹n, ®iÒu nµy thÓ hiÖn møc ®é vµ kh¶ n¨ng s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp lu«n trong t×nh tr¹ng tèt. 3. Mét sè tån t¹i cÇn c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn a. Trong s¬ ®å quy tr×nh ho¹ch ®Þnh, xÝ nghiÖp lËp thªm hå s¬ møc ®é t­¬ng quan cña c¸c yÕu tè ®Çu vµo. thùc ra hå s¬ nµy kh«ng cÇn thiÕt l¾m. vµ thùc tÕ xÝ nghiÖp cho thÊy hå s¬ nµy cã thÓ ghÐp vµo víi hå s¬ ho¸ ®¬n NVL, hå s¬ NVL dù tr÷. * §Çu ra: ViÖc xÝ nghiÖp kh«ng ¸p dông viÖc b¸o c¸o nhu cÇu NVL hµng ngµy mµ thùc hiÖn 2 tuÇn mét lÇn lµ ch­a hoµn toµn hîp lý. Bëi nh­ thÕ th× møc ®é cËp nhËt cña th«ng tin trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt ch­a ®Çy ®ñ. Thùc tÕ cho thÊy r»ng phßng kÕ ho¹ch th­êng ph¶i ph©n tÝch gép sè liÖu trong vßng 1 tuÇn, trong khi ®ã viÖc cung cÇu NVL diÔn ra hµng ngµy. §©y chÝnh lµ lý do gi¶i thÝch t¹i sao nhiÒu lóc NVL cña xÝ nghiÖp v­ît hay thÊp h¬n møc kÕ ho¹ch trong ng¾n h¹n. Do ®ã xÝ nghiÖp cÇn ¸p dông nghiÖp vô qu¶n lý b¸o c¸o NVL hµng ngµy. b. S¬ ®å h¹ch to¸n NVL ®ang ¸p dông t¹i xÝ nghiÖp. Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ vËt liÖu NhËt ký chøng tõ sè 1 NKCT sè 5 Sè c¸i TK 152 B¸o c¸o tµi chÝnh ThÎ vµ sæ kÕ to¸n cho chi tiÕt vËt liÖu ThÎ vµ sæ kÕ to¸n cho chi tiÕt vËt liÖu (2) Nh­ trªn: thùc tÕ trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¬ ®å vÉn ch­a hoµn toµn hoµn thiÖn. ë vÞ trÝ sè 2 cÇn thªm b¸o c¸o nhËp xuÊt NVL. B¸o c¸o nµy lµ nh©n tè quan träng tr­íc khi ®i ®Õn b¸o c¸o tµi chÝnh. Nh­ ®· nãi ë phÇn trªn: c¸n bé phô tr¸ch kÕ ho¹ch vËt t­ sau khi tiÕn hµnh ph©n tÝch c¸c sè liÖu b¸o c¸o cña bé phËn kÕ to¸n, cïng víi c¸n bé phô tr¸ch tµi chÝnh ®­a ra quyÕt ®Þnh tµi chÝnh hîp lý, tiÕt kiÖm chi phÝ nhÊt. c. Ph©n lo¹i NVL §Ó thuËn tiÖn trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL xÝ nghiÖp nªn x©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm vËt t­. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, mçi thø vËt liÖu mµng mét sè liÖu riªng gäi lµ sè danh ®iÓm, mçi sè danh ®iÓm bao gåm nhiÒu ch÷ sè s¾p xÕp theo mét thø tù nhÊt ®Þnh. ®Ó chØ lo¹i, nhãm vµ thø. Muèn vËy th× doanh nghiÖp ph¶i ph©n lo¹i tµi kho¶n. TK 1521 NVL chÝnh TK 1522 NVL phô TK 152 Nhiªn liÖu TK 1524 Phô tïng thay thÕ TK 1528 NVL kh¸c. Trªn c¬ së ®ã, ®Ó qu¶n lý tèt tõng thø, lo¹i vËt liÖu trong tõng nhãm. Toµn bé c¸c danh ®iÓm vËt liÖu nªu trªn sÏ ®­îc thÓ hiÖn trªn sæ danh ®iÓm vËt liÖu. §iÒu nµy cã ý nghÜa rÊt quan träng trong qu¶n lý vµ h¹ch to¸n trªn m¸y vi tÝnh nh­ t×nh h×nh hiÖn nay cña xÝ nghiÖp. MÉu sè danh ®iÓm vËt t­. Ký hiÖu Tªn nh·n hiÖu NVL §¬n vÞ §¬n gi¸ Ghi chó Nhãm vËt liÖu Danh ®iÓm vËt liÖu 1 2 3 4 5 6 1521 Nguyªn vËt liÖu chÝnh 1521 - 01 Ph«i 100 x 100 Kg 1521 - 02 Ph«i 85 x 85 Kg 1521 - 03 Ph«i 60 x 60 Kg 1521 - 04 Ph«i 65 x 65 Kg 1522 Nguyªn vËt liÖu phô 1522 - 01 Trôc hµn Kg 1522 - 02 GiÊy gi¸p Kg 1522 - 03 D©y thÐp buéc Kg 1522 - 04 D©y ch× Kg 1522 - 05 Bét sa mèt Kg 1522 - 06 N­íc thuû tinh Kg 1522 - 07 ThÐp V6 Kg 1523 1523 - 01 Mì YC2 Kg 1523 - 02 DÇu diexen LÝt 1523 - 03 Cñi kh« Kg 1523 - 04 Than côc Kg 1524 Phô tïng thay thÕ 1522 - 01 Trôc c¸p Kg 1522 - 02 Chæi than C¸i 1522 - 03 Bu l«ng C¸i 1522 - 04 M¸y khoan C¸i 1522 - 05 D©y culoa Sîi 1528 NVL kh¸c 1522 - 01 èng sø C¸i 1522 - 02 èng nhùa C¸i 1522 - 03 Cót nhùa C¸i 1522 - 04 Vßng bi C¸i d. ViÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL §Ó viÖc tiÕn hµnh ho¹ch ®Þnh tèt h¬n n÷a, xÝ nghiÖp nªn chó träng h¬n tíi hÖ thèng m¸y vi tÝnh s½n cã. Sè l­îng m¸y vi tÝnh nh×n chung lµ kh¸ ®Çy ®ñ c¸c ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh t­¬ng ®èi cËp nhËt. Cô thÓ xÝ nghiÖp, ®Æc biÖt lµ phßng kÕ ho¹ch cÇn thiÕt phßng kÕ to¸n tæng hîp trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n nhu cÇu trªn m¸y. Dïng phÇn mÒm “lioness” ph©n tÝch c¸c b­íc trong qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh. Víi viÖc x©y dùng lÞch tr×nh s¶n xuÊt, x¸c ®Þnh kÕt cÊu s¶m phÈm, thêi gian l¾p r¸p mét c¸ch cô thÓ chi tiÕt. Tõ ®ã x¸c ®Þnh nhu cÇu ®Æt hµng. Phßng kÕ ho¹ch sau khi ®­a ra nhu cÇu cô thÓ tõ viÖc ph©n tÝch cã thÓ dïng ch­¬ng tr×nh "Metastock" hay “Omni stock” ®Ó ho¹ch ®Þnh nhu cÇu. Tuy lµ ch­¬ng tr×nh ph©n tÝch ®Çu t­ chøng kho¸n nh­ng nÒn t¶ng c¬ b¶n cña nã vÉn tËp trung vµo kh¶ n¨ng cung vµ cÇu cña hµng ho¸. Cuèi cïng cã thÓ dïng “Power point” ®Ó thùc hiÖn mét tr×nh duyÖt ph©n tÝch b¸o c¸o tr­íc l·nh ®¹o. HiÖn nay xÝ nghiÖp míi dïng m¹ng “lanscape” m¹ng th«ng tin néi bé trong xÝ nghiÖp còng nh­ toµn C«ng ty. NÕu cã thÓ, xÝ nghiÖp cã thÓ vµo m¹ng toµn cÇu bëi nh÷ng th«ng tin trªn m¹ng lµ trùc tuyÕn vµ rÊt quan träng ®èi víi xÝ nghiÖp, ®Æc biÖt lµ th­¬ng hiÖu vµ s¶m phÈm. §iÒu nµy còng quan träng h¬n khi ta ®­îc chøng kiÕn hai ®ît héi chî th¸ng 3 vµ 4 n¨m 2003: Héi chî hµng ViÖt Nam chÊt l­îng cao vµ Héi chî Expo 2003. II. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL t¹i xÝ nghiÖp. 1. Phèi kÕt hîp h¬n n÷a chøc n¨ng gi÷a c¸c phßng ban trong xÝ nghiÖp. §©y chÝnh lµ mét trong nh÷ng yÕu tè rÊt quan träng quyÕt ®Þnh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp cã tèt hay kh«ng. §èi víi xÝ nghiÖp ®· cã sù liªn hÖ kh¸ chÆt chÏ gi÷a c¸c bé phËn, nh­ng cô thÓ h¬n: phßng kÕ to¸n tæng hîp ph¶i th­êng xuyªn truyÒn sè liÖu, b¸o c¸o t×nh h×nh NVL … cho phßng kÕ ho¹ch mét c¸ch kÞp thêi, ®Çy ®ñ. Phßng tæng hîp vµ hµnh chÝnh víi chøc n¨ng chñ yÕu lµ n¾m râ rµng, cô thÓ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña xÝ nghiÖp mäi mÆt. CÇn bè trÝ, tæ chøc nhiÒu cuéc häp giao ban, më réng toµn xÝ nghiÖp, qua ®ã thÊy ®­îc ­u nh­îc ®iÓm trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña xÝ nghiÖp qua tõng giai ®o¹n, thÊy ®­îc nhu cÇu, ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong xÝ nghiÖp. Phßng kü thuËt ®iÒu ®é s¶n xuÊt ph¶i th­êng xuyªn theo dâi, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña c¸c ph©n x­ëng, thÊy ®­îc kh¶ n¨ng, ­u nh­îc ®iÓm ho¹t ®éng cña hÖ thèng m¸y mãc. Phï hîp víi lo¹i NVL nµo? s¶n xuÊt bao nhiªu s¶m phÈm trong thêi gian bao nhiªu th× phï hîp. Tõ ®ã kÕt hîp víi phßng kÕ ho¹ch cã kÕ ho¹ch cô thÓ cho viÖc s¶n xuÊt. 2. Chñ ®éng t¹o nguån cung øng trªn c¬ së lu«n lu«n ho¹ch ®Þnh tr­íc mét b­íc nhu cÇu NVL. §©y lµ ho¹t ®éng cÇn thiÕt, kh«ng thÓ thiÕu mµ bÊt kú doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo còng ph¶i chñ ®éng thùc hiÖn, tuy nhiªn c¸ch thùc hiÖn vµ kh¶ n¨ng thùc hiÖn l¹i kh¸c nhau. §èi víi xÝ nghiÖp, nhu cÇu s¶n xuÊt cung øng diÔn ra hµng ngµy. §ßi hái ®éi ngò c¸n bé c¸c phßng ban cÇn chñ ®éng trong c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh. 3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kho b·i, nh»m ®Èy m¹nh kh¶ n¨ng cung øng. HiÖn t¹i xÝ nghiÖp cã 2 kho NVL víi kh¶ n¨ng ch­a t­¬ng ®èi lín, tuy nhiªn x­ëng vËt liÖu x©y dùng c¬ khÝ Quang Trung - Thanh Xu©n cßn h¹n chÕ vÒ mét sè yÕu tè: ®iÒu kiÖn vËn chuyÓn tíi kho, chøc h¹n chÕ vËt liÖu gang th« do ®iÒu kiÖn nhiÖt ®é … Nh­ vËy cÇn tËp trung hoµn thiÖn kho nµy cña xÝ nghiÖp, t¨ng søc chøa ®iÒu kiÖn tèt h¬n … míi ®¸p øng ®­îc yªu cÇu s¶n xuÊt cung øng ngµy cµng nhiÒu cña xÝ nghiÖp. KÕt luËn Cã thÓ nãi r»ng nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè ®Çu vµo kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña bÊt kú doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nã ®­îc kÕt tinh vµo s¶m phÈm vµ lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña gi¸ thµnh s¶m phÈm. Cã nhiÒu ph­¬ng ph¸p qu¶n lý vµ ho¹ch ®Þnh nhu cÇu NVL, mçi doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p phï hîp víi ®iÒu kiÖn, t×nh tr¹ng cña doanh nghiÖp m×nh, tuy nhiªn bÊt kú doanh nghiÖp nµo còng nhËn thÊy sù cÇn thiÕt vµ tÇm quan träng cña viÖc qu¶n lý NVL tõ kh©u thu mua, b¶o qu¶n, sö dông, h¹ch to¸n cho ®Õn ho¹ch ®Þnh tæng hîp chung. §Æc biÖt, tæ chøc tèt c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh kh«ng chØ gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt mµ cßn cã ý nghÜa thiÕt thùc trong qu¸ tr×nh ®Þnh h­íng cho s¶n xuÊt. Chuyªn ®Ò cña em ®· tr×nh bµy mét c¸ch kh¸i qu¸t t×nh h×nh ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu t¹i xÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng Hµ Néi. Qua ®ã thÊy r»ng, trong viÖc ho¹ch ®Þnh nguyªn vËt liÖu t¹i xÝ nghiÖp cã nhiÒu ­u ®iÓm nh­ng còng cßn nhiÒu tån t¹i cÇn kh¾c phôc. Trªn c¬ së ®ã ph©n tÝch thùc tÕ vµ vËn dông lý luËn c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh chiÕn l­îc nãi chung vµ ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu nãi riªng. ë xÝ nghiÖp, ®· cã nhiÒu b­íc s¸ng t¹o, phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ cña xÝ nghiÖp. Kh©u qu¶n lý vËt t­ ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch nghiªm tóc, ®Þnh møc vËt t­ ®­îc x©y dùng chÝnh x¸c. §Ó gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh, em ®· m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn nhá. Tuy nhiªn, do thêi gian thùc tËp cßn h¹n chÕ vµ tr×nh ®é b¶n th©n cßn cã h¹n chÕ nªn kh«ng tr¸nh khái sai sãt khiÕm khuyÕt nhÊt ®Þnh. V× vËy, em mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn, sù gióp ®ì cña c¸c thÇy c« gi¸o ®Ó cho chuyªn ®Ò cña em cã ý nghÜa thùc tiÔn h¬n. Trong thêi gian thùc tËp t¹i xÝ nghiÖp thÐp vµ vËt liÖu x©y dùng Hµ Néi, em ®· nhËn ®­îc sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh cña tiÕn sü: Phan Huy §­êng vµ sù chØ b¶o tËn t×nh cña c¸c c« chó, anh chÞ t¹i Phßng kÕ to¸n - tæng hîp còng nh­ c¸c phßng ban kh¸c trong toµn xÝ nghiÖp. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n. Môc tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ s¶n xuÊt vµ t¸c nghiÖp TS. Tr­¬ng §oµn ThÓ, Khoa QTKDCN & XD - Bé m«n kinh tÕ c«ng nghiÖp - §¹i häc KTQD - NXB Thèng kª - Hµ Néi 2002 2. Gi¸o tr×nh ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh Khoa kÕ to¸n - KiÓm to¸n - §HKTQD - NXB Thèng kª - Hµ Néi - 2001 3. Thêi b¸o tµi chÝnh sè 5/99 4. T¹p chÝ ng©n hµng - sè 7, th¸ng 4/1998 5. B¸o ®Çu t­ chøng kho¸n - sè 159, ngµy 23/12/2002