Đề tài Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

hßng phô tr¸ch c«ng viÖc chung cña phßng. Gióp viÖc cho tr­ëng phßng lµ c¸c phã phßng phô tr¸ch tõng lÜnh vùc ®­îc ph©n c«ng. C¸c c¸n bé nghiÖp vô, nh©n viªn cã nhiÖm vô b¸m s¸t c¸c c¬ së cña nhµ cung øng vµ kh¸ch hµng, t¹o nguån hµng tiªu thô ®¸nh gi¸ ch©t l­îng mÉu m· cña s¶n phÈm. 1.2.6 C¸c ®¬n vÞ trùc tiÕp kinh doanh: C¸c ®¬n vÞ trùc tiÕp kinh doanh bao gåm cöa hµng b¶o hé lao ®éng t¹i 12 §oµn ThÞ §iÓm, cöa hµng b¸ch ho¸ sè 1 vµ sè 2 C¸t Linh, tr¹m b¸ch ho¸ Hµ Néi tai ®­êng Gi¶i phãng cã chøc n¨ng trùc tiÕp kinh doanh . NhiÖm vô cña c¸c cöa hµng, tr¹m nµy lµ : - Tæ chøc kinh doanh, b¸n bu«n b¸n lÎ hµng t¹p phÈm b¶o hé lao ®éng, hµng c«ng nghiÖp tiªu dïng, hµng ®iÖn tö ®iÖn l¹nh, v¨n phßng phÈm, mü phÈm, vËt liÖu x©y dùng, vËt t­, nguyªn liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt. - Trùc tiÕp xuÊt khÈu hµng b¸ch ho¸, n«ng s¶n, thùc phÈm rau qu¶, may mÆc, thñ c«ng mü nghÖ, s¶n xuÊt gç, c¸c mÆt hµng liªn doanh liªn kÕt t¹o ra kÓ c¶ hµng t¹m nhËp, t¸i xuÊt . - Thùc hiÖn c¸c dÞch vô cung øng hµng xuÊt khÈu, tæ chøc tiªu thô hµng nhËp kÕ ho¹chÈu cho c¸c ®¬n vÞ trong vµ ngoµi n­íc. - §¹i lý cho c¸c h·ng s¶n xuÊt, kinh doanh vÒ nh÷ng mÆt hµng thuéc diÖn kinh doanh cña C«ng ty theo ®óng qui ®Þnh cña nhµ n­íc. - §øng ®Çu c¸c cöa hµng, tr¹m lµ c¸c cöa hµng tr­ëng vµ tr¹m tr­ëng qu¶n lý viÖc mua b¸n xuÊt nhËp kho cña cöa hµng, tr¹m. B¸n bu«n vµ b¸n lÎ ®­îc thùc hiÖn bëi c¸c nh©n viªn b¸n hµng cña C«ng ty . 2.3. NhËn xÐt chung vÒ c¬ cÊu bé m¸y hiÖn t¹i cña C«ng ty. Tõ c¬ së lý luËn, ®Æc ®iÓm, chøc n¨ng nhiÖm vô vµ c¬ cÊu bé m¸y hiÖn t¹i cña C«ng ty ta cã thÓ rót ra ®­îc mét sè kÕt luËn chung sau ®©y : - C¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng hiÖn t¹i cña C«ng ty lµ phï hîp ®èi víi C«ng ty bëi v× C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng lµ m«tj C«ng ty ho¹t ®éng chØ ®¬n thuÇn trong lÜnh vùc th­¬ng m¹i vµ cã qui m« thuéc lo¹i doanh nghiÖp võa vµ nhá ( vèn chñ së h÷u lµ 5.153tû VN§, sè c¸n bé c«ng nh©n viªn lµ 129 ng­êi ). V× vËy m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng lµ lo¹i h×nh c¬ cÊu phï hîp nhÊt ®èi víi C«ng ty . - ViÖc ¸p dông m« h×nh c¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng sÏ dÉn ®Õn nh÷ng ­u ®iÓm vµ h¹n chÕ nh­ ®· ph©n tÝch ë phÇn tr­íc . - Nh×n chung, c¬ cÊu bé m¸y cña C«ng ty ®· ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu cña kinh doanh, tuy nhiªn khi ph©n tÝch c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cöa nã th× ta thÊy c¬ cÊu nµy ch­a thùc sù tèi ­u mµ cÇn ph¶i hoµn thiÖn . * Nh÷ng nh­îc ®iÓm cña c¬ cÊu nµy lµ : + Mét sè phßng ban qu¸ tæng hîp c¸c chøc n¨ng nh­ phßng kÕ to¸n - kÕ ho¹ch : ta thÊy phßng nµy cã 3 bé phËn c¬ b¶n ®ã lµ kÕ to¸n - thèng kª - kÕ ho¹ch vµ nhiÖm vô cña bé phËn kÕ ho¹ch lµ qu¸ tæng hîp vµ kh«ng chi tiÕt ®iÒu ®ã ¶nh h­ëng xÊu ®Õn kh¶ n¨ng lËp vµ qu¶n lý c¸c kÕ ho¹ch vµ t¸c ®éng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty. + ViÖc s¸t nhËp hai C«ng ty lµ C«ng ty t¹p phÈm vµ C«ng ty b¶o hé lao ®éng cña Bé Th­¬ng M¹i lµ s¸ng suèt . Tuy nhiªn trong c¬ cÊu cña C«ng ty hai bbä phËn nµy ho¹t ®éng t­¬ng ®èi biÖt lËp vµ tõ ®ã tån t¹i ®ång thêi phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng vµ hai phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô t­¬ng tù nhau vµ v× vËy ch­a ®¹t ®­îc tÝnh tèi ­u cña bé m¸y, bé m¸y ch­a hoµn toµn tinh gi¶m. Trªn thùc tÕ, hµng b¶o hé lao ®éng nh­ giµy v¶i, quÇn ¸o,, thiÕt bÞ b¶o hé lao ®éng, v¶i... còng cã tÝnh chÊt (xÐt vÒ th­¬ng m¹i ) kh«ng kh¸c nhiÒu víi hµng t¹p phÈm vµ dông cô gia ®×nh nh­ bãng ®Ìn phÝch n­íc, giÊy, r­îu, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, nguyªn vËt liÖu ... Vµ do ®ã t¸ch biÖt thµnh hai bé phËn trong c¬ cÊu lµ mét ®iÓm ch­a hoµn toµn hîp lý Thªm vµo ®ã, viÖc tån t¹i hai phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng víi chøc n¨ng gÇn gièng nhau vµ cµng lµm cho bé m¸y thªm cång kÒnh mµ hiÖu qu¶ cña viÖc tån t¹i ®ång thêi hai phßng ®ã ch¾c ch¾n lµ kh«ng cao . Tõ nh÷ng ph©n tÝch trªn cho thÊy C«ng ty cÇn cã biÖn ph¸p ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a c¬ cÊu bé m¸y cöa m×nh . 2. C¸n bé cña C«ng ty vµ c«ng t¸c c¸n bé. 2.1. C¸n bé cña C«ng ty. a. Sè l­îng c¸n bé . * N¨m 2000, tæng sè c¸n bé c«ng nh©n vªn cña toµn C«ng ty lµ 129 ng­êi . Theo ®Þnh nghÜa 2 vÒ c¸n bé qu¶n lý ( C¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ng­êi cã thÈm quyÒn ra quyÕt ®Þnh dï lµ ®­îc ph©n quyÒn hay uû quyÒn ) ta cã thÓ rót ra sè c¸n bé cña C«ng ty lµ 25ng­êi bao gåm: + 1 gi¸m ®èc vµ 2 phã gi¸m ®èc . + 1 tr­ëng phßng tæ chøc hµnh chÝnh + 2 phã phßng TC- HC + 1 kÕ to¸n tr­ëng + 2 phã phßng kÕ to¸n + 1 tr­ëng phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng + 2 phã phßng . + 2 tr­ëng phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng + 2 phã phßng. + 3 cöa hµng tr­ëng + 3 cöa hµng phã + 1 tr¹m tr­ëng + 2 tr¹m phã Theo ®Þnh nghÜa 1 (c¸n bé qu¶n lý lµ nh÷ng ng­êi thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh th«ng qua nh÷ng ng­êi kh¸c) th× sè l­îng c¸n bé qu¶n lý ®­îc céng thªm c¸c chuyªn viªn c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn kh¸c lµm viÖc ë c¸c phßng ban. Khi ®ã tæng sè c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty lµ 63 ng­êi. Bé phËn cßn l¹i lµ lao ®éng trùc tiÕp nh­ nh©n viªn b¸n hµng, l¸i, b¶o vÖ, vÖ sinh ... Trong c¸c b¸o c¸o ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng lao ®éng t¹i C«ng ty nh­ sau : - C¸n bé qu¶n lý : lµ nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c tæ chøc, l·nh ®¹o, qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty nh­ gi¸m ®èc phã gi¸m ®èc, kÕ to¸n, c¸c chuyªn viªn, c¸c bé nghiÖp vô thÞ tr­êng tr­ëng phã c¸c phßng ban ®¬n vÞ . - Nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh : Lµ nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lý hµnh chÝnh thi ®ua, khen th­ëng, v¨n th­, ®¸nh m¸y ... - Nh©n viªn kh¸c : Lµ nh÷ng ng­êi lao ®éng trùc tiÕp cña C«ng ty Sè l­îng lao ®éng trong 3 n¨m: 1998, 1999, 2000nh­ sau: Lo¹i lao ®éng N¨m 1998 N¨m 1999 N¨m2000 I - C¸n bé qu¶n lý. II - Nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh III - Nh©n viªn kh¸c . Tæng sè 47 13 75 135 51 10 72 133 56 9 66 129 N¨m 1998 C«ng ty ®· quyÕt ®Þnh t¸ch nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng thµnh hai phßng ®Ó ph©n chia c«ng viÖc chuyªn m«n ho¸ cho tõng phßng sù t¸ch phßng nµy vµo cuèi n¨m 1998 nªn trong b¸o c¸o ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng lao ®éng cña C«ng ty n¨m 1999 ta thÊy sè lao ®éng qu¶n lý ®· t¨ng lªn 1 ng­êi. §ång thêi còng trong n¨m 1999 C«ng ty ®· chuyÓn 2 ng­êi thuéc bé phËn nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh sang phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng II lµm chøc n¨ng cöa c¸n bé nghiÖp vô thÞ tr­êng. Sang n¨m 2000 C«ng ty tiÕp tôc bè trÝ thªm 4 c¸n bé vµo hai phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng v× vËy sè l­îng lao ®éng qu¶n lý ®· t¨ng lªn. Troang giai ®o¹n 1998 - 2000 C«ng ty ®· gi¶i quyÕt cho nghØ h­u 9 lao ®éng theo ®óng chÕ ®é, chuyÓn 4 nh©n viªn qu¶n lý hµnh chÝnh sang bé phËn kinh doanh t¹i hai phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng. §ång thêi tuyÓn dông thªm 3 lao ®éng vµo n¨m 2000. Tõ biÓu trªn ta cã tû lÖ gi÷a lao ®éng qu¶n lý ( gi¸n tiÕp ) so víi tæng sè lao ®éng toµn C«ng ty nh­ sau - N¨m 1998: 60/135.100 = 44,44%. - N¨m 1999: 61/129.100 = 45,85%. - N¨m 200065/129.100 = 50,39%. Tû lÖ c¸n bé qu¶n lý t¨ng lªn lµ do sù t¸ch phßng ban n¨m 1998 ®ßi hái ph¶i bè trÝ thªm 1 sè lao ®éng qu¶n lý . b. ChÊt l­îng ®éi ngò c¸n bé cña C«ng ty . Ta thÊy, ®Ó ®¸nh gi¸ chÊt l­îng cña c¸n bé qu¶n lý th× chØ tiªu ®¸nh gi¸ cã thÓ lµ møc dé hiÖu qu¶ mµ c¸n bé ®ã ho¹t ®éng . Tuy nhiªn ®Ó x¸c ®Þnh ®­îc hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña mçi c¸n bé lµ rÊt khã kh¨n V× vËy ®Ó ®¸nh gi¸ chÊt l­îng c«ng nh©n ta th­êng c¨n cø vµo c¸c chØ tiªu c¬ b¶n nh­ tr×nh ®é, tuæi ®êi vµ sù lµm viÖc ®óng chuyªn m«n hay hay kh«ng cña c¸n bé ®ã . Nh×n mét c¸ch tæng thÓ, toµn C«ng ty cã 129 c¸n bé c«ng nh©n viªn trong ®ã kh«ng cã c¸n bé nµo cã tr×nh ®é trªn ®¹i häc sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc lµ 51 ng­êi chiÕm 51/129.100 = 39,53%.Trong ®ã cã 35 ng­êi lµ n÷. C¸c c¸n bé chñ chèt nh­ gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc, tr­ëng phã c¸c phßng ban, ®¬n vÞ lµ 25 ng­êi vµ ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc. * ChÊt l­îng lao ®éng cña C«ng ty cã thÓ ®­îc biÓu diÔn theo biÓu sau: STT Phßng ban Sè l­îng Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Chuyªn m«n §H TH CS >50 40-50 <40 §óng Sai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ban gi¸m ®èc Tæ chøc hµnh chÝnh KÕ to¸n - kÕ ho¹ch NghiÖp vô thÞ tr­êng NghiÖp vô BHL§ I NghiÖp vô BHL§ II Cöa hµng BHL§ Cöa hµng b¸ch ho¸ I Cöa hµng b¸ch ho¸ II Tr¹m b¸ch ho¸ HN 3 17 16 19 13 11 15 8 13 14 3 6 15 7 6 4 2 3 2 3 - 7 1 12 6 7 10 4 9 6 - 1 - - 1 - 3 1 2 5 - 1 1 3 1 1 5 1 3 2 3 10 12 12 10 7 6 4 5 9 - 6 3 4 2 3 4 3 5 3 3 15 14 16 9 10 15 8 12 13 - 2 2 3 4 1 - - 1 1 Nguån : §¸nh gi¸ chÊt l­îng lao ®éng n¨m 2000 cöa C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng. Tõ biÓu trªn ta thÊy tr×nh ®é cña ®éi ngò nh©n lùc cña C«ng ty vµo laäi trung b×nh. Sè ng­êi lµm viÖc tr¸i ngµnh cßn cao 14 ng­êi chiÕm 14/129.100 = 10.85% . Tuæi trung b×nh cña C«ng ty lµ 45 tuæi. §©y lµ mét ®é tuæi t­¬ng ®èi cao vµ ta cã thÓ thÊy ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty cã bÒ dµy kinh nghiÖm, Tuy nhiªn kh¶ n¨ng thÝch øng víi c¬ chÕ thÞ tr­êng ch­a cao. C«ng ty cßn thiÕu c¸n bé chuyªn s©u vÒ xuÊt nhËp khÈu. 2.2. Sè l­îng vµ chÊt l­îng c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty ë mçi phßng ban . Sè l­îng vµ chÊt l­îng c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty ë mçi phßng ban ®­îc ph¶n ¸nh ë c¸c biÕu vµ ph©n tÝch sau.: a- Ban gi¸m ®èc . STT Chøc vô Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o 1 2 3 Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc I Phã gi¸m ®èc II §¹i häc §¹i häc §¹i häc 43 45 43 QTKD QTKD QTKD Ban gi¸m ®èc cã 3 ng­êi ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ ë ®é tuæi phï hîp, 100 % lµm viÖc ®óng chuyªn m«n. Do vËy ta thÊy sè l­îng vµ chÊt l­îng c¸n bé ë ban gi¸m ®èc lµ phï hîp. b. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. STT Chøc vô Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o 1 2 3 4 5 6 Tr­ëng phßng Phã phßng 2 chuyªn viªn. V¨n th­. LÔ t©n + Phôc vô. Tæ tr­ëng tæ b¶o vÖ. §¹i häc §¹i häc §¹i häc §¹i häc §¹i häc Trung häc 40 50 48 47 25 31 QTKD KTL§ KTL§ QTKD QTKD - Nh©n xÐt : Sè lao ®éng qu¶n lý trong phßng lµ 7 ng­êi chiÕm 7/17.100 = 41,17%. Tuæi trung b×nh sè lao ®éng qu¶n lý cña phßng lµ 41 tuæi . Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc lµ 6 ng­êi chiÕm 6/17.100 = 30,94%. Ta thÊy r»ng phßng tæ chøc hµnh chÝnh cã ssã l­îng vµ chÊt l­îng ch­a thËt phï hîp víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô. Phßng thùc hiÖn ®Çy ®ñ chøc n¨ng nhiÖm vô nh­ng ë møc ®é ch­a s©u . Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc cßn Ýt. Cã 2 c¸n bé lµm tr¸i ngµnh ®µo t¹o ®ã lµ c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ vµ lÔ t©n phôc vô. e. Phßng kÕ to¸n - kÕ ho¹ch. STT Chøc vô Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tr­ëng phßng 2 Phã phßng 2 kÕ to¸n vèn tiÒn KÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n hµng tån 4 kÕ to¸n c¸c cöa hµng kÕ to¸n TSC§ Thèng kª 2 kÕ to¸n Thñ quû §¹i häc §¹i häc §¹i häc §¹i häc §¹i häc 3 §H .1TC §¹i häc §¹i häc §¹i häc §¹i häc 48 43 45 28 47 35 48 49 50 52 KÕ to¸n KÕ to¸n KÕ to¸n QTKD KÕ to¸n KÕ to¸n KÕ to¸n KÕ to¸n KÕ to¸n,QTKD KÕ to¸n NhËn xÐt : Phßng kÕ to¸n kÕ hoach cã sè l­îng lao ®éng qu¶n lý lµ 16 ng­êi ®­îc ph©n chia thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng ®­îc giao. Sè ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc lµ 15 ng­êi, mét ng­êi cã tr×nh ®é trung cÊp . Sè ng­êi lµm tr¸i ngµnh ®µo t¹o lµ 2 ng­êi chiÕm 2/16.100 = 12,5%. Tuæi b×nh qu©n c¸n bé trong phßng lµ 43 tuæi. Ta thÊy r»ng sè l­îng vµ tr×nh ®é c¸n bé cña phßng kÕ to¸n - kÕ ho¹ch lµ t­¬ng ®èi hîp lý. Tuy nhiªn cã hai ng­êi lµm tr¸i ngµnh ®µo t¹o v× vËy cÇn cã sù thay ®çi hoÆc ®µo t¹o thªm. d. Phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng . STT Chøc vô Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o 1 2 3 Tr­ëng phßng Hai phã phßng 8 c¸n bé nghiÖp vô §¹i häc §¹i häc 5 ®¹i häc, 3 TH 53 48 47 QTKD QTKD NhËn xÐt: Sè l­îng c¸n bé cña phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng lµ 11 ng­êi chiÕm 11/19.100 = 57,89%. Sè lao ®éng cña phßng lµ 8 ng­êi lµm viÖc trùc tiÕp nh­ qu¶n lý tµi liÖu, giÊy tê, nh©n viªn tiÕp thÞ, qu¶ng c¸o. Sè nh©n viªn lµm trùc tiÕp nµy th­êng cã sè l­îng kh«ng æn ®Þnh. Sè c¸n bé cã tr×nh ®é ®¹i häc lµ 7 ng­êi, c¸n bé nghiwpj vô cã 3 ng­êi cã tr×nh ®é ®¹i häc. C¸c c¸n bé nghiÖp vô thÞ tr­êng cã c¸c ngµnh nghÒ kh¸c nhau tõ c¸c tr­êng ®¹i häc thuéc c¸c khèi kinh tÕ vµ kü thuËt. Trong sè c¸c c¸n bé qu¶n lý trªn cã 3 ng­êi lµm tr¸i ngµnh ®µo t¹o chiÕm 3/11.100 = 27,27%. Do tÝnh chÊt c«ng viÖc cña phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng kh¸c so víi c¸c phßng tæ chøc vµ kÕ to¸n kÕ ho¹ch nªn sè l­îng vµ nh©n viªn cã thÓ cã nhiÒu biÕn ®éng h¬n. Ta thÊy phßng cßn thiÕu mét sè c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn s©u vÒ markatinh vµ xuÊt nhËp khÈu. e. Phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng I.II. STT Chøc vô Tr×nh ®é Tuæi trung b×nh Ngµnh nghÒ ®µo t¹o 1 2 3 2tr­ëng phßng 2 phã phßng 13 c¸n bé nghiÖp vô §¹i häc §¹i häc 6 ®¹i häc, 7 TH 49 47 45 QTKD QTKD 2 phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng cã tÝnh chÊt c«ng viÖc t­¬ng tù phong nghiÖp vô thÞ tr­êng ( chØ kh¸c mÆt hµng kinh doanh ). Do vËy tÝnh chÊt lao ®éng ë hai phßng nµy còng t­¬ng tù phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng nªu trªn. Hai phßng nµy cã 17 c¸n bé qu¶n lý chiÕm 17/24.100 = 70,83% . Sè c¸n bé cã tr×nh ®é ®¹i häc lµ 10 ng­êi chiÕm 10/24.100 = 41,66%. C¸c c¸n bé nghiÖp vô cã c¸c ngµnh nghÒ ®µo t¹o kh¸c nhau. Trong ®ã cã n¨m c¸n bé lµm tr¸i ngµnh ®µo t¹o chiÕm 5/17.100 = 29,41%. Phßng cßn thiÕu c¸n bé vÒ marketing vµ xuÊt nhËp khÈu. f. C¸c cöa hµng tr¹m. C«ng ty cã 3 cöa hµng vµ 1 tr¹m. Mçi cöa hµng cã mét cöa hµng tr­ëng nµ mét cöa hµng phô. Tr¹m b¸ch ho¸ hµ néi cã 1 tr¹m tr­ëng vµ 2 tr¹m phã. C¸c cöa hµng tr­ëng, cöa hµng phã, tr¹m tr­ëng, tr¹m phã ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ lµm viÖc theo ®óng chuyªn ngµnh ®µo t¹o. ®éi ngò lao ®éng ë c¸c cöa hµng, tr¹m bao gåm c¸c c¸n bé qu¶n lý nªu trªn vµ mét ®éi nhò b¸n hµng. C¸n bé qu¶n lý chiÕm 9/50.100 = 18%.Tuæi trung b×nh cña c¸n bé qu¶n lý c¸c cöa hµng lµ 49 tuæi. §©y lµ mét ®é tuæi cao v× vËy cã thÓ thÊy ®éi ngò c¸n bé nµy ®· cã bÒ dµy kinh nghiÖm. Tuy nhiªn mét sè ng­êi ®· s¾p ®Õn tuæi nghØ h­uvµ v× vËy trong t­¬ng lai cÇn ph¶i thay thÕ bëi c¸c c¸n bé trÎ, §­îc ®µo vÒ b¸n hµng. 2.2 C«ng t¸c c¸n bé. - TuyÓn chän vµ ®Þnh biªn c¸n bé . Qu¸n triÖt ®­êng lèi, ph­¬ng h­íng nhiÖm vô cña C«ng ty cho giai ®o¹n tíi, nhËn thøc ®­îc t×nh h×nh c¸n bé hiÖn t¹i cña C«ng ty, hiÖn nay, C«ng ty ®ang chó träng vµo c«ng t¸c c¸n bé. Tr­íc hÕt C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc qui ho¹ch c¸n bé chñ chèt ®Õn 2005. Trong ®ã x¸c ®Þnh râ yªu cÇu ®èi víi c¸n bé chñ chèt, quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm cña mçi ng­êi. C«ng ty còng ®· x©y dùng mét qui chÕ tuyÓn dông vµ ®Þnh biªn lao ®éng nh»m tuyÓn dông nh÷ng lao ®éng, c¸n bé trÎ, míi ra tr­êng, cã tr×nh ®é ®¹i häc ®Ó t¹o nguån dù tr÷ nh»m bæ sung cho ®éi ngò c¸n bé trong giai ®o¹n tíi sÏ vÒ h­u. N¨m 200, C«ng ty ®· tuyÓn dông thªm 3 lao ®éng míi. C«ng ty thùc hiÖn ®Çy ®ñ nh÷ng cam kÕt ®· ký trong tho¶ ­íc lao ®éng tËp thÓvµ trong hîp ®ång lao ®éng . - VÒ t×nh h×nh sö dông c¸n bé. Trong bé m¸y hiÖn ®¹i cña C«ng ty, viÖc bè trÝ nh÷ng c¸n bé chñ chèt vµo c¸c phßng ban ( Nh­ trong biÓu cña phÇn trªn) lµ t­¬ng ®èi hîp lý, ®óng ng­êi ®óng viÖc. tuy nhiªn viÖc ®Þnh møc lao ®éng qu¶n lý th× víi bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo ®Òu lµ vÊn ®Ò khã kh¨n v× nã th­êng kh«ng ®­îc biÓu thÞ b»ng c¸c chØ tiªu ®o l­êng ®­îc. §Þnh møc lao ®éng qu¶n lý hiÖn nay t¹i C«ng ty míi chØ ®­îc thùc hiÖn theo kinh nghiÖm. - T×nh h×nh thuyªn chuyÓn c¸n bé vµ ®Ò b¹t c¸n bé . N¨m 1998, víi tinh thÇn ®æi míi, c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé cña C«ng ty ®· tõng b­íc biÕn chuyÓn cho phï hîp víi yªu cÇu nhiÖm vô . + Trong n¨m nay, cïng víi viÖc t¸ch phßng nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng thµnh 2 phßng, C«ng ty ®· s¾p xÕp, ph©n c«ng l¹i lao ®éng gi÷a c¸c ®¬n vÞ thuéc nngµnh hµng b¶o hé lao ®éng. + TriÓn khai so¸t xÐt l¹i viÖc bè trÝ, ph©n c«ng lao ®éng ë bé phËn b¶o vÖ, hµnh chÝnh, kÕ to¸n ®Ó giao nhiÖm vô phï hîp cho tõng ng­êi + N¨m 1998, C«ng ty ®· ®· ®Ò b¹t ®­îc hai ®ång chÝ phã gi¸m ®èc, hai phã phßng vµ giao nhiÖm vô quyÒn tr­ëng pång cho 2 ®ång chÝ. + N¨m 1999 C«ng ty chó träng æn ®Þnh viÖc lµm cho tõng ng­êi lao ®éng, S¾p xÕp nh»m t¨ng c­êng kh©u trùc tiÕp kinh doanh. C«ng ty ®· ®Ò nghÞ Bé Th­¬ng M¹i ®Ò b¹t gi¸m ®èc C«ng ty ®ång thêi ®Ò b¹t 2 tr­ëng phßng, mét phã phßng nghiÖp vô t¹p phÈm . - C«ng t¸c tr¶ c«ng cho c¸n bé. HiÖn nay, C«ng ty thùc hiÖn viÖc tr¶ l­¬ng cho c¸n bé theo t×nh h×nh thøc kÕt hîp gi÷a hai h×nh thøc thêi gian cã th­ëng vµ tr¶ l­¬ng theo kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña tõng ®¬n vÞ. Qui chÕ kho¸n ®· ®ùîc th«ng qua toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn. Qui chÕ nµy tøc lµ tiÒn l­¬ng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn phô thuéc vµo kÕt qu¶ s¶n xuÊt lao ®éng cña tõng ®¬n vÞ. §èi víi c¸n bé qu¶n lý, ngoµi tiÒn l­¬ng do kÕt qu¶ kinh doanh mang l¹i cßn ®­îc th­ëng thªm tiÒn l­¬ng tr¸ch nhiÖm qu¶n lý . TiÒn th­ëng cña C«ng ty ®­îc ph©n chia theo ®óng qui chÕ tiÒn th­ëng ®· ®­îc c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty thèng nhÊt. N¨m 1999, C«ng ty ®· n©ng bËc l­¬ng cho 62 ®ång chÝ theo chÕ ®é. N¨m 2000, th«ng qua ®¸nh gi¸ nhËn xÐt c¸n bé hµng n¨m, C«ng ty ®· xÐt n©ng bËc l­¬ng theo ®óng qui ®Þnh, ®¶m b¶o kÞp thêi cho 62 ®ång chÝ - C«ng t¸c ®µo t¹o, ph¸t triÓn c¸n bé . VÒ vÊn dÒ ®µo t¹o, ph¸t triÓn c¸n bé, C«ng ty ®· nhËn thøc râ " c¸n bé lµ c¸i gèc cña mäi c«ng viÖc, c«ng viÖc thµnh c«ng hay thÊt b¹i ®Òu do c¸n bé tèt hay kÐm".Mét trong nh÷ng néi dung quan träng nhÊt cña c«ng t¸c c¸n bé lµ t¹o ®­îc nguån c¸n bé. V× vËy C«ng ty lu«n chó träng ph¸t triÓn c¸n bé c¶ vÒ chiÒu réng vµ chiÒu s©u. §Æc biÖt lµ c¸c c¸n bé l·nh ®¹o ®iÒu hµnh C«ng ty.Trong nh÷ng n¨m qua, C«ng ty ®· rÊt chó träng viÖc båi d­ìng ®µo t¹o nguån c¸n bé kÕ cËn theo h×nh thøc khuyÕn khÝch c¸n bé tù m×nh nªu cao tr×nh ®é theo con ®­êng häc t¹i chøc t¹i c¸c tr­êng ®¹i häc vÒ QTKD vµ qu¶n lý kinh tÕ. C«ng ty xÐt n©ng l­¬ng cho nh÷ng c¸n bé tù n©ng cao tr×nh ®é cña m×nh. - NhËn xÐt vÒ c¸n bé cña C«ng ty vµ c«ng t¸c c¸n bé. Qua thùc tr¹ng vÒ c¸n bé vµ c«ng t¸c c¸n bé cña C«ng ty ®· tr×nh bµy ë trªn ta cã thÓ rót ra mét sè nhËn xÐt sau: + Tuæi trung b×nh cña ®éi ngò c¸n bé kh¸ cao ( 45tuæi) Nªn ta cã thÓ thÊy r»ng ®©y lµ mét ®éi ngò cã nhiÒu kinh nghiÖm kinh doanh trong ®iÒu kiÖn cña ViÖt Nam. C¸c c¸n bé lao ®éng ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc do vËy hä ®· ®¸p øng ®­îc phÇn nµo yªu cÇu cña c«ng viÖc, chiÕn l­îc kinh doanh cña C«ng ty . + ViÖc bè trÝ c¸c phßng ban, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban lµ kh¸ râ rµng, tõ ®ã cho thÊy ®éi ngò c¸n bé cã n¨ng lùc ttá chøc t­¬ng ®èi cao. + Do tuæi ®êi kh¸ cao vµ xuÊt ph¸t tõ c¬ chÕ bao cÊp nªn kh¶ n¨ng thÝch øng nhanh víi nh÷ng biÕn ®éng cña m«i tr­¬ng kinh doanh lµ kh«ng cao vµ trong t­¬ng lai sÏ cÇn ph¶i cã nh÷ng ng­êi míi ®Ó thay thÕ. + HiÖn nay C«ng ty ®ang chó träng vµo viÖc lµm m¹nh c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu tuy nhiªn ch­a cã c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn s©u vµo lÜnh vùc nµy. + VÒ c«ng t¸c c¸n bé, C«ng ty ®· chó träng c«ng t¸c nµy vµ ®· x©y dùng ®­îc qui ho¹ch c¸n bé dÕn n¨m 2005, qui chÕ tuyÓn dông c¸n bé. Tuy nhiªn c«ng t¸c sö dông c¸n bé cßn cã ®iÒu cÇn l­u ý ®ã lµ sè c¸n bé c«ng nh©n viªn lµm tr¸i ngµnh ®µo t¹o cßn kh¸ cao. + ViÖc tr¶ l­¬ng, th­ëng cho c¸n bé theo c¬ chÕ kho¸n ®· t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn c¸n bé, lµm t¨ng tÝnh n¨ng ®éng cña hä trong c¬ chÕ thÞ tr­êng vµ khuyÕn khÝch c¸n bé tù gi¸c häc tËp, n©ng cao tr×nh ®é cho chÝnh m×nh. + Tû lÖ gi÷a c¸n bé qu¶n lý vµ lao ®éng trùc tiÕp cßn kh¸ cao. V× vËy C«ng ty cÇn tinh gi¶m h¬n n÷a bé m¸y qu¶n lý b»ng c¸ch tiÕp tôc thuyªn chuyÓn c¸n bé ë c¸c bé phËn qu¶n lý ( XÐt thÊy kÐm hiÖu qu¶ ) sang bé phËn kinh doanh trùc tiÕp nhu­ ®· thùc hiÖn trong nh÷ng n¨m qua. 4. C¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y . Còng nh­ c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc kh¸c, C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng ¸p dông c¬ chÕ qu¶n lý chung cña c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc ®ã lµ c¬ chÕ " §¶ng l·nh ®ao, nhµ n­íc qu¶n lý, nh©n d©n lµm chñ". HiÖn nay, doanh nghiÖp ho¹t ®éng d­íi sù chØ ®¹o cña §¶ng bé C«ng ty bao gåm 45 ®¶ng viªn. C«ng ty cßn ho¹t ®éng d­íi sù chØ ®¹o cña Bé Th­¬ng M¹i, hµng n¨m, Bé Th­¬ng M¹i giao chØ tiªu, nhiÖm vô xuèng C«ng ty vµ hµng n¨m, C«ng ty b¸o c¸o víi Bé Th­¬ng M¹i vÒ t×nh h×nh, kÕt qu¶ thùc hiÖn c¸c chØ tiªu cña b« giao . C¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng vµ c¸c mèi quan hÖ cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc cô thÓ ho¸ trong qui chÕ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ban hµnh ngµy 5/8/1995 nh­ sau: a. VÒ tæ chøc lao ®éng . Qui chÕ ho¹t ®éng cña C«ng ty qui ®Þnh râ c¸c c¸n bé, phßng ban nh­ ®· ph©n tÝch ë phÇn tr­íc, c¸c qui ®Þnh ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty qui ®Þnh lÞch vµ néi dung lµm viÖc cña C«ng ty nh­ sau: * Ban gi¸m ®èc hµng th¸ng héi ý 2 lÇn víi néi dung lµ kiÓm ®iÓm viÖc thùc hiÖn chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch, chÕ ®é, ph¸p luËt cña nhµ n­íc, qu¶n lý cña C«ng ty, thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ®èi víi ng­êi lao ®éng, phæ biÕn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é míi. KiÓm ®iÓm viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch vµ chØ tiªu lîi nhuËn trong th¸ng. KÕ to¸n tr­ëng cung cÊp sè liÖu hµng th¸ng. Th«ng qua ph­¬ng ¸n tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, qu¶n lý liªn doanh liªn kÕt, ®Çu t­ x©y dùng míi do c¸c phã gi¸m ®èc vµ tr­ëng c¸c ®¬n vÞ ®Ò xuÊt b»ng v¨n b¶n. Bæ sung, söa ®æi mét sè vÊn ®Ò trong ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c n¨m qui chÕ qui ®Þnh uû quyÒn cña gi¸m ®èc trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn cã v­íng m¾c ho¹c ch­a chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh s¶n xuÊt . T×m biÖn ph¸p tèi ®a ®¶m b¶o c¬ quan an toµn, phßng chèng ch¸y næ, trém c¾p, lò lôt, an toµn lao ®éng, vÖ sinh c«ng nghiÖp ... * Hµng tuÇn giao ban theo ngµnh hµng, bao gåm c¸c thµnh phÇn tham dù lµ gi¸m ®èc, bÝ th­ ®¶ng uû, phã gi¸m ®èc, chñ tÞch c«ng ®oµn C«ng ty, kÕ to¸n tr­ëng C«ng ty, tr­ëng phã c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, bÝ th­ chi bé, th­ ký c«ng ®oµn bé phËn. - Néi dung cña häp giao ban : + Theo néi dung héi ý cña ban gi¸m ®èc nh­ng ph¹m vi hÑp h¬n møc ®é thÊp h¬n nh­ng ®i s©u, ®i s¸t h¬n víi t×nh h×nh cña mçi ®¬n vÞ . * Hµng quÝ, ban gi¸m ®èc sÏ triÖu tËp tr­ëng, phã phßng c¸c ®¬n vÞ, cã mêi bÝ th­ ®¶ng uû, chñ tÞch c«ng ®oµn cïng dù ®Ó b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, s¶n xuÊt vµ triÓn khai nhiÖm vô quÝ tiÕp theo. * S¸u th¸ng C«ng ty tæ chøc s¬ kÕt gåm cac thµnh phÇn lµ : Ban gi¸m ®èc, ban chÊp hµnh ®¶ng uû, ban chÊp hµnh c«ng ®oµn, tr­ëng vµ phã phßng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty, bÝ th­ c¸c chi bé, ban chÊp hµnh c«ng ®oµn c¸c bé phËn . * Hµng n¨m, C«ng ty tæng kÕt b¸o cao kªt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, s¶n xuÊt vµ c¸c mÆt trong c«ng t¸c cña C«ng ty, ®ång thêi th«ng qua nhiÖm vô kÕ ho¹ch n¨m sau ®èi víi toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc trong toµn C«ng ty. b. ChÕ ®é qu¶n lý vèn, tµi s¶n. - §èi víi c¸c ®¬n vÞ kinh doanh, khi cã nhu cÇu sö dông vèn, ®¬n vÞ ph¶i cã c¸c giÊy tê sau: GiÊy xin t¹m øng tiÒn ( kÝ tªn, ®ãng dÊu ), hîp ®ång, b¸o gi¸ ph­¬ng ¸n kinh doanh, s¶n xuÊt ( ®­îc phã gi¸m ®èc phô tr¸ch ®¬n vÞ ký duyÖt) ho¸ ®¬n nhËp kho. T×m ra khái quü C«ng ty, sau 2 ngµy ph¸i cã hµng ho¸ vËt t­ nhËp kho. Tõ ngµy thø 3 trë ®i nÕu kÕ ho¹ch«ng cã hµng nhËp kho ph¶i b¸o c¸o râ lý do víi C«ng ty vµ chÞu l·i suÊt b»ng 150% L·i suÊt ng©n hµng cïng thêi ®iÓm. - C¸c ®¬n vÞ kinh doanh, s¶n xuÊt khi sö dông vèn ph¶i bï ®¾p ®­îc chi phÝ vµ cã lîi nhuËn. - Mäi chi phÝ cña ®¬n vÞ, ®¬n vÞ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh hîp lý vµ ph¶i thÓ hiÖn b»ng c¸c chøng tõ hîp ph¸p. Tæng chi phÝ cña ®¬n vÞ ®Òu n»m trong l·i gép cña ®¬n vÞ, l·i gép kh«ng ®ñ kh«ng ®­îc chi v­ît. c. ChÕ ®é h¹ch to¸n kÕ to¸n. - C«ng ty lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty ®Òu thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n b¸o sæ, cã kÕ to¸n phô tr¸ch gióp ®¬n vÞ thùc hiÖn tèt chÕ ®é kÕ to¸n theo quyÕt ®Þnh cña nhµ n­íc vµ cña C«ng ty. - Mäi nghiÖp vô kinh tÕ phat sinh ph¶i cã ®Çy ®ñ chøng tõ hîp lÖ, c¸c chøng tõ ph¶i ®­îc l­u tr÷ vµ b¶o qu¶n ®óng theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc. Mäi vi ph¹m vÒ nguyªn t¾c tµi chÝnh, kÕ to¸n thèng kª, ®ång chÝ kÕ to¸n tr­ëng vµ ®ång chÝ ®­îc giao nhiÖm vô phô tr¸ch kÕ to¸n ë ®¬n vÞ cã liªn quan ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn tr­íc c¬ quan tµi chÝnh vµ c¬ quan ph¸p luËt. d. VÒ kinh doanh s¶n xuÊt . - C¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc vay vèn kinh doanh t­¬ng øng víi nhiÖm vô vµ kÕ ho¹ch C«ng ty giao, cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý, sö dông vèn ®óng qui ®Þnh cña nhµ n­íc vµ C«ng ty - Thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô thuÕ vµ nghÜa vô giao kho¸n cña C«ng ty chÊp hµnh nghiªm c¸c chÝnh s¸ch vµ ph¸p luËt cña nhµ n­íc, nh÷ng qui ®Þnh cña C«ng ty vÒ qu¶n lý kinh doanh, qu¶n lý tµi s¶n mµ C«ng ty giao cho ®¬n vÞ sö dông. - Kh«ng ®­îc kinh doanh hµng gi¶, hµng tr«bs lËu thuÕ, hµng kÐm phÈm chÊt . - tuyÖt ®èi kh«ng ®­îc cho vay, cho m­în thÕ chÊp tµi s¶n, tiÒn vèn C«ng ty giao cho ®¬n vÞo qu¶n lý vµ sö dông. e. ChÕ ®é kÝ kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång kinh tÕ . - Gi¸m ®èc uû quyÒn cho tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc tiÕp kinh doanh s¶n xuÊt ®­îc kÝ c¸c hîp ®ång kinh tÕ ®óng ph¸p chÕ qui ®Þnh cã gi¸ trÞ d­íi 100 triÖu ®ång ViÖt Nam. C¸c hîp ®ång liªn doanh lien kÕt, xuÊt nhËp khÈu vµ nh÷ng hîp ®ång cã gi¸ trÞ tõ 100 triÖu ®ång viÖt Nam trë lªn th× tr­ëng ®¬n vÞ ph¸i cã ph­¬ng ¸n míi ®­¬ch gi¸m ®èc ®ång ý phª duyÖt b»ng v¨n b¶n míi ®­îc ký kÕt. - Hîp ®ång kinh tÕ sau khi ký xong ®¬n vÞ ph¶i göi vÒ phßng kÕ to¸n 1 b¶n ®Ó theo dâi viÖc thùc hiÖn. - Hîp ®ång kinh tÕ sau khi thùc hiÖn xong ®în vÞ ph¶i tiÕn hµnh thanh lý ngay. f. ChÕ ®é tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, phô cÊp. C«ng ty thùc hiÖn chÕ ®é tiÒn l­¬ng , th­ëng, phô cÊp theo kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng ®¬n vÞ cña toµn C«ng ty theo qui chÕ kho¸n ®· ®­îc th«ng qua toµn thÓ c«ng nh©n viªn chøc vµ chÕ ®é phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, BHYT theo ®óng qui ®Þnh cña bé luËt lao ®éng vµ c¸c v¨n b¶n chØ ®¹o cña c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn. g. NhËn xÐt. Tõ nh÷ng qui ®Þnh vÒ qui chÕ tæ chøc vµ kinh doanh cña C«ng ty ta cã thÓ rót ra mét sè nhËn xÐt vµ c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y nh­ sau - VÒ nguyªn t¾c ho¹t ®éng : + C«ng ty ®· ®Ò ra ®­îc nh÷ng nguyªn t¾c ho¹t ®éng cho toµn bé bé m¸y cña C«ng ty mét c¸ch chÆt chÏ, khoa häc, ®óng ph¸p luËt + Tõ c¸c qui ®Þnh chi tiÕt vÒ nguyªn t¾c ho¹t ®éng ë trªn ta thÊy râ C«ng ty ®· thùc hiÖn tèt c¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng c¬ b¶n ®ã lµ nguyªn t¾c tu©n thñ ph¸p luËt vµ th«ng lÖ x· héi, nguyªn t¾c tËp trung d©n chñ thÓ hiÖn ë nh÷ng qui ®Þnh vÒ chÕ ®é, néi dung lµm viÖc cña ban gi¸m ®èc, lÞch vµ néi dung lµm viÖc cña C«ng ty, c¸c qui ®Þnh vÒ häp giao ban, ®¹i héi c«ng nh©n viªn chøc ... + C«ng ty tu©n thñ chÆt chÏ nguyªn t¾c tiÕt kiÖm thÓ hiÖn ë nh÷ng qui ®Þnh chÆt chÏ vÒ c«ng t¸c qu¶ lý vèn, tµi s¶n, chÕ ®é kÝ kÕt hîp ®ång kinh tÕ + C«ng ty tu©n thñ chÆt chÏ nguyªn t¾c kÕt hîp hµi hoµ c¸i lîi Ých thÓ hiÖn ë qui chÕ vÒ tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, tiÒn phô cÊp - VÒ c¸c mèi quan hÖ : + Ta thÊy c¸c mèi quan hÖ theo chiÒu däc ®ã lµ gi÷a ban gi¸m ®èc vµ c¸c ®¬n vÞ lµ rÊt chÆt chÏ + Tuy nhiªn ta thÊy r»ng c¸c mèi quan hÖ theo chiÒu ngang ( gi÷a c¸c ®¬n vÞ ) lµ t­¬ng ®èi láng lÎo vµ Ýt cã qui ®Þnh chÝnh thøc Ch­¬ng III. Mét sè kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng . I. Mét sè ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn bppj m¸y qu¶n lý cña C«ng ty t¹p phÈm va b¶o hé lao ®éng. C¸c c¨n cø vµo môc tiªu cña C«ng ty cho giai ®o¹n 2001 - 2005. C¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tr¹ng vÌ nh÷ng thµnh tùu, tån t¹i cña C«ng ty vÒ t×nh h×nh kinh doanh, bé m¸y qu¶n lý. C¨n cø vµo nh÷ng ph­¬ng h­íng c¬ b¶n cña C«ng ty vÒ ph¸t triÓn C«ng ty cho giai ®o¹n tíi ®ã lµ : + Më réng m¹ng l­íi tiªt thô trong c¶ n­íc, thiÕt lËp mét hÖ thèng kªnh ph©n phèi ë tÊt c¶ c¸c tØnh, thµnh trong c¶ n­íc. + Chó träng lµm m¹nh c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu, t×m kiÕm thÞ tr­êng n­íc ngoµi . + Kiªn tr× tiÕp cËn c¸c nhµ m¸y, hÇm má, khu c«ng nghiÖp c¸c ngµnh s¶n xuÊt løon ®Ó n¾m nhu cÇu, cung øng kÞp thêi c¸c mÆt hµng b¶o hé lao ®éng. + ph¸t triÓn h×nh thøc tham gia ®Êu thÇu giµnh quyÒn cung cÊp quyÒn b¶o hé lao ®éng cho nhiÒu ngµnh nghÒ cã nhu cÇu cung cÊp hµng b¶o hé lao ®éng cho nhiÒu ngµnh nghÒ cã nhu cÇu lín nh­ ®iÖn, xi m¨ng, x©y dùng, c¸c ngµnh khai th¸c... C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng ®· nghiªn cøu vµ ®Ò ra c¸c ph­¬ng h­íng nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty nh­ sau: 1. VÒ c¬ cÊu bé m¸y. + HiÖn t¹i C«ng ty tiÕp tôc duy tr×, æn ®Þnh c¸c phßng ban chøc n¨ng. Tuy nhiªn C«ng ty vÉn tiÕp tôc nghiªn cøu ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a viÖc tæ ch­ca c¸c phßng ban chøc n¨ng sao cho phï hîp vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trong viÖc thùc hiÖn môc tiªu vµ ph­¬ng h­íng kinh doanh cho giai ®o¹n tíi. 2. VÒ c«ng t¸c c¸n bé. C«ng ty lu«n nhËn thøc râ vai trß quyÕt ®Þnh cña ®éi ngò c¸n bé, v× vËy C«ng ty lu«n chó träng c«ng t¸c nµy vµ ®· cã c¸c ph­¬ng h­íng vÒ c«ng t¸c c¸n bé nh­ sau. + X©y dùng vµ hoµn thiÖn qui ho¹ch c¸n bé chñ chèt ®Õn n¨m 2005. + TrÎ ho¸ ®éi ngò c¸n bé cña C«ng ty. + X©y dùng vµ hoµn thiÖn qui chÕ tuyÓn dông lao ®éng trong ®ã x¸c ®Þnh râ tiªu chuÈn ®èi víi c¸n bé ®­îc tuyÓn dông. + TiÕp tôc triÓn khai so¸t xÕt l¹i viÖc bè trÝ ph©n c«ng lao ®éng ë bé phËn hµnh chÝnh, kÕ to¸n. T¨ng c­êng c¸n bé ë kh©u trùc tiÕp kinh doanh. + Th­êng xuyªn båi d­ìng nghiÖp vô chu c¸n bé trong ®ã ®Æc biÖt chó träng ®Õn nghiÖp vô xuÊt - nhËp khÈu. + KhuyÕn khÝch c¸c c¸n bé tù häc tËp ®Ó n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý. + TiÕp tôc duy tr× chÕ ®é tr¶ l­¬ng theo qui chÕ kho¸n ®· ®­îc toµn thÓ c«ng nh©n vªn chøc th«ng qua. 3. VÒ c¬ chÕ ho¹t ®éng TiÕp tôc duy tr× nh÷ng qui ®Þnh, nguyªn t¾c ho¹t ®éng vµ c¸c mèi quan hÖ c¬ b¶n gi÷a c¸c bé phËn theo qui chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ®· ban hµnh ngµy 5/8/1995. II. Mét sè kiÕn nghÞ vÒ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng. §Ó cã thÓ tån t¹i ®øng v÷ng vµ ph¸t triÓn ®­îc trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh khèc liÖt, c¸c doanh nghiÖp kh«ng chØ cÇn ph¶i cã mét môc tiªu ph­¬ng h­íng chiÕn l­îc kinh doanh ®óng ®¾n mµ cßn ph¶i cã mét bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu lùc cao ®Ó thùc hiÖn c¸c ph­¬ng h­íng chiÕn l­íc mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. Mét bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu lùc cao ph¶i lµ bé m¸y cã c¬ cÊu tèi ­u, tinh gi¶m, gän nhÑ nhÊt mµ vÉn thùc hiÖn ®­îc c¸c môc tiªu chiÕn l­îc mét c¸ch nhanh nhÊt vµ chiÕn l­îc nhÊt. §iÒu ®ã ®ßi hái ph¶i cã mét m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc hîp lý trong ®ã x¸c ®Þnh c¸c ®¬n vÞ bé phËn phßng ban còng nh­ chøc n¨ng nhiÖm vô cña mçi phßng ban phï hîp nhÊt. Mét bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu lùc cao cßn ph¶i lµ mét bé m¸y cã mét ®éi ngò c¸n bé m¹nh vÒ mäi mÆt, ®­îc s¾p xÕp, bè trÝ sö dông mét c¸ch hîp lý, ®óng ng­êi ®óng viÖc vµ ph¶i toµn t©m toµn ý ®èi víi sù ph¸t triÓn cña tæ chøc . Ngoµi ra, bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu lùc cao cßn ®­îc thÓ hiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña nã. Tøc lµ trong ®ã ph¶i x¸c ®Þnh râ c¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng cña nã.Tøc lµ trong ®ã ph¶i x¸c ®Þnh râ c¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng tøc lµ c¸c qui ®Þnh b¾t buéc ®èi víi mçi c¸ nh©n trong tæ chøc vµ c¸c mèi quan hÖ qua l¹i gi÷a c¸c bé phËn sao cho bé m¸y cã thÓ phèi hîp ho¹t ®éng mét c¸ch nhÞp nhµng, ¨n khíp ®Ó ®Ët ®­îc môc tiªu cña tæ chøc trong mét sù ®ång thuËn . Qua nghiªn cøu lý thuyÕt c¬ b¶n vÒ bé m¸y qu¶n lý còng nh­ ph­¬ng h­íng cho giai ®o¹n tíi cña C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng em thÊy r»ng bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cÇn ®­îc tiÕp tôc hoµn thiÖn h¬n n÷a theo c¸c néi dung sau: * Hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y bao gåm hoµn thiÖn tæ chøc c¸c phßng ban vµ hoµn thiÖn bè trÝ, ph©n c«ng chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c phßng ban. * Hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé bao gån viÑc tuyÓn chä vµ ®Þnh biªn c¸n bé; Sö dông c¸n bé, thuyªn chuyÓn c¸n bé, tr¶ l­¬ng cho c¸n bé vµ c«ng t¸c ®µo t¹o, ph¸t triÓn c¸n bé. * Hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y bao gåm viÖc hoµn thiÖn c¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng cña bé m¸y vµ më réng c¸c mèi quan hÖ trong bé m¸y theo chiÒu ngang. 1. C¸c kiÕn nghÞ n»m hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y cña C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng. Trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh hiÖn nay vµ trong t­¬ng lai, ph­¬ng h­íng chiÕn l­îc vµ do ®ã c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng cÇn ph¶i ®­îc hoµn thiÖn theo h­íng tinh gi¶m, gän nhÑ nhÊt sao cho khong cã bé phËn nµo bÞ trïng khíp chøc n¨ng, nhiÖm vô ®ång thêi kh«ng cã nhiÖm vô nµo bÞ thiÕu nguêi qu¶n lý. Qua nghiªn cøu quan ®iÓm, thùc tr¹ng C«ng ty em cã kiÕn nghÞ nh­ sau: a. S¸t nhËp 3 phßng nghiÖp vô thÞ tr­êng,nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng I vµ nghiÖp vô b¶o hé lao ®éng II thµnh phßng kinh doanh . Ta thÊy r»ng c¸c m¹t hµng b¶o hé lao ®éng nh­ giµy, v¶i, g¨ng tay, quÇn ¸o b¶o hé lao ®éng vµ c¸c mÆt hµng mµ c¸c ®¬n vÞ b¶o hé lao ®éng hiÖn ®ang kinh doanh cã ®Æc ®iÓm kh«ng kh¸c nhiÒu so víi c¸c mÆt hµng mµ c¸c ®¬n vÞ kinh doanh t¹p phÈm vµ dông cô gia ®×nh hiÖn ®ang kinh doanh( xÐt trªn khÝa c¹nh thÞ tr­êng cña chóng ) V× vËy viÖc s¸t nhËp 3 phßng nµy lµ hîp lý nh»m ®¶m b¶o yªu cÇu tinh gi¶n bé m¸y mµ vÉn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc c«ng viÖc mét c¸ch cã hiÖu qu¶ . b. S¸t nhËp hai cöa hµng b¸ch ho¸ sè I vµ sè II c¸t linh thµnh cöa hµng b¸ch ho¸ C¸t Linh: Cöa hµng b¸ch ho¸ sè I vµ sè II n»m c¹nh nhau t¹i sè 11 C¸t Linh. Qui m« cña 2 cöa hµng nµy kh«ng qu¸ lín . C¸c mÆt hµng bµy b¸n trong cöa hµng lµ c¸c mÆt hµng b¸ch ho¸ t¹p phÈm, dông cô gia ®×nh ... V× vËy hai cöa hµng nµy kinh doanh gièng nhau do vËy ta cã thÓ s¸t nhËp chóng l¹i. ViÖc s¸t nhËp hai cöa hµng nµy sÏ gi¶m ®­îc chi phÝ qu¶n lý tinh gi¶n ®­îc bé m¸y, ®Çu mèi qu¶n lý mµ hiÖu qu¶ kinh doanh vÉn kh«ng gi¶m thËm chÝ t¨ng bëi v× khi s¸t nhËp l¹i th× qui m« cña cöa hµng míi kh«ng qu¸ lín, khi ®ã nÕu C«ng ty bè trÝ ®­îc cöa hµng tr­ëng vµ cöa hµng phã cã n¨ng lùc cao th× ch¾c ch¾n sÏ t¨ng hiÖu qu¶ kinh doanh. c. Nh÷ng c«ng viÖc cÇn thùc hiÖn khi quyÕt ®Þnh s¸t nhËp. §i s©u vµo ph©n tÝch ta thÊy r»ng viÖc s¸t nhËp c¸c ®¬n vÞ cña C«ng ty lµ mét viÖc lµm v« cïng phøc t¹p thÓ hiÖn ë hai t×nh huèng c¬ b¶n sau ®©y: - Khi s¸t nhËp c¸c ®¬n vÞ, C«ng ty ph¶i s¾p xÕp bè trÝ l¹i nh©n sù, ph¸ vì sù æn ®Þnh hiÖn t¹i vÒ t×nh h×nh nh©n sù cña C«ng ty. - Khi quyÕt ®Þnh s¸t nhËp th× ban l·nh ®¹o C«ng ty sÏ nhËn ®­îc sù ph¶n øng cña c¸c c¸n bé cña c¸c ®¬n vÞ s¸t nhËp vµ tõ ®ã t¹o ra sù c¨ng th¼ng trong tæ chøc vµ cã thÓ dÉn tíi sù mÊt ®oµn kÕt trong tæ chøc vµ ¶nh h­ëng xÊu tíi qu¸ tr×nh kinh doanh cña C«ng ty. Tuy cã nh÷ng khã kh¨n nh­ vËy nh­ng v× lîi Ých l©u dµi cho sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, C«ng ty vÉn nªn thùc hiÖn viÖc s¸t nhËp vµ ban l·nh ®¹o C«ng ty cÇn ph¶i lËp kÕ ho¹ch s¸t nhËp ®ång thêi ®Ò ra c¸c chÝnh s¸ch vÒ t×nh h×nh nh©n sù nh»m b¶o vÖ c¸c quyÒn lîi Ých chÝnh ®¸ng cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn nh»m thu nhËp c¸c ý kiÕn ph¶n håi ®ång thêi tæ chøc chØ ®¹o thùc hiÖn vµ kiÓm tra kÕ ho¹ch s¸t nhËp. d. Hoµn thiÖn viÖc ph©n chia quyÒn h¹n, nhiÖm vô ®èi víi c¸c phßng ban. Cïng víi sù s¸t nhËp c¸c phßng ban l¹i víi nhau, C«ng ty nªn hoµn thµnh viÖc ph©n chia quyÒn h¹n nghÜa vô cña c¸c phßng ban. Qua ph©n tÝch thùc tr¹ng cña C«ng ty em cã nh÷ng kiÕn nghÞ sau: C«ng ty kh«ng nªn ph©n biÖt râ rµng bªn b¶o hé lao ®éng vµ bé phËn kinh doanh t¹p phÈm n÷a. Vµ v× vËy ban gi¸m ®èc sÏ cã c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô sau: + Mét gi¸m ®èc : Phu tr¸ch chung vµ phô tr¸ch kinh doanh trong n­íc, thanh tra kiÓm so¸t, tæ chøc hµnh chÝnh . + Phã gi¸m ®èc I : Phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n, tµi chÝnh, thÞ tr­êng. + Phã gi¸m ®èc II : Phô tr¸ch c¸c cöa hµng tr¹m. * Phßng tæ chøc - hµnh chÝnh: Thùc hiÖn chøc n¨ng nh©n sù hµnh chÝnh, qu¶n trÞ vµ b¶o vÖ, tæ chøc lao ®éng, thï lao lao ®éng, tæ chøc ®êi sèng twpj thÓ c¸c ho¹t ®éng x· héi. NhiÖm vô: + Tham m­u cho gi¸m ®èc vÒ viÖc tuyÓn dông, s¾p xÕp bè trÝ ®µo t¹o, thuyªn chuyÓn, ®Ò b¹t c¸n bé vµ lao ®éng toµn C«ng ty. + X©y dùng qui chÕ kho¸n, tiÒn th­ëng, néi qui lao ®éng, tiªu chuÈn n©ng bËc l­¬ng phï hîp víi nhiÖm vô kinh doanh s¶n xuÊt hµng n¨m hoÆc tõng thêi kú cña C«ng ty. + §¶m b¶o c«ng t¸c hµnh chÝnh phôc vô kinh doanh, s¶n xuÊt, tãp kh¸ch, lÔ t©n, vÖ sinh, t¹p vô, ®¸nh m¸y, y tÕ, phßng chèng dÞch bÖnh cho C«ng ty . + B¶o m©t, phßng giam, gi÷ g×n c«ng v¨n giÊy tê, hå s¬, con dÊu nghiªm ngÆt theo ®óng qui ®Þnh cña nhµ n­íc. + Qu¶n lý c¬ së vËt chÊt cö C«ng ty + Qu¶n lý viÖc sö dông ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i, fax... + B¶o vÖ an toµn tuyÖt ®èi vÒ an ninh chÝnh trÞ, trËt tù, phßng ch¸y ch÷a ch¸y, phßng chèng b·o lôt. + Thùc hiÖn c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng . + Phèi hîp víi phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh vµ phßng kinh doanh ®Ó nghiªn cøu ®Ò xuÊt víi gi¸m ®èc c¸c biÖn ph¸p chØ ®¹o trong c«ng t¸c kinh doanh, s¶n xuÊt, qu¶n lý ®èi víi c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n sö dông tµi s¶n, kho tµng cã hiÖu qu¶. * Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh : HiÖn nay, phßng cã tªn lµ phßng kÕ to¸n - kÕ ho¹ch nh­ng theo em ta nªn ®æi tªn phßng nµy thµnh phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh bëi v× th«ng th­êng, m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng th­êng ph©n chia c¸c phßng ban theo lÜnh vùc qu¶n lý nh­ : nh©n sù, marketinh tµi chÝnh, s¶n xuÊt ... Cßn kÕ ho¹ch lµ mét chøc n¨ng theo qu¸ tr×nh qu¶n lý mµ mäi phßng ban, mäi nhµ qu¶n lý ®Òu ph¶i thùc hiÖn. Cµ v× vËy ta kh«ng nªn tr¸ch chøc n¨ng kÕ ho¹ch vµ chuyªn m«n ho¸ cho mét phßng cô thÓ nµo. - Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cã c¸c chøc n¨ng sau: Thùc hiÖn chøc n¨ng h¹ch to¸n kÕ to¸n, qu¶n lý vèn, tµi s¶n, kiÓm tra ph©n tÝch kªt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty . - NhiÖm vô cña phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh : + Tham m­u gióp gi¸m ®èc chØ ®¹o vµ h­íng dÉn thùc hiÖn chÆt chÏ chÕ ®é, nguyªn t¾c qu¶n lý kinh tÕ cña nhµ n­íc, toµn bé vèn tµi s¶n mÊt c©n ®èi, ph¸t triÓn kÞp thêi nh­ng sai sãt trong qua tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ ®¶m b¶o ®µy ®ñ vµ kÞp thêi vèn phôc vô nhiÖm vô kinh doanh s¶n xuÊt, thùc hiÖn thu håi c«ng nî nhanh, ®¶m b¶o møc vèn tån quü, tiÒn göi ng©n hµng hîp lý. + H­íng dÉn, theo dâi kiÓn tra, gi¸m s¸t vµ ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc lµm tèt c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh. TÝnh to¸n chÝnh x¸c hiÖu qu¶ kinh tÕ trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña tµon C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ th¸ng, quÝ, n¨m. Th­ch hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o quyÕt to¸n, thèng kª chÝnh x¸c phôc vô cho yªu cÇu ®iÒu hµnh cña gi¸m ®èc vµ ®óng thêi gian qui ®Þnh cña cÊp trªn . + Phèi kÕt hîp víi c¸c phßng ban, ®¬n vÞ kh¸c ®Ó nghiªn cøu ®Ò xuÊt víi ban gi¸m ®èc c¸c biÖn ph¸p chØ ®¹o trong c«ng t¸c kinh doanh, qu¶n lý vèn, tµi s¶n cña C«ng ty. * Phßng kinh doanh . - §Ó lµm m¹nh c«ng t¸c kinh doanh xuÊt nhËp khÈu trong diÒu kiÖn kinh tÕ hiÖn nay, phßng kinh doanh nªn chia lµm 2 bé phËn do 2 phã phßng chØ ®¹o lµ bé phËn kinh doanh ®èi néi vµ bé phËn kinh doanh ®èi ngo¹i. - Phßng kinh doanh cã chøc n¨ng ®ã lµ thùc hiÖn chøc n¨ng marketinh bao gåm : gi¸, s¶n phÈm, ph©n phèi, xóc tiÕn hçn hîp vµ tiÕn hµnh kinh doanh hµng ho¸. - Phßng kinh doanh cã nhiÖm vô: + Tham m­u cho ban gi¸m ®èc trong viÖc x¸c ®Þnh danh môc c¸c s¶n phÈm kinh doanh, c¸c dÞch vô trong mçi giai ®o¹n. X¸c ®Þnh nguån hµng, thÞ tr­êng tiªu thô trong vµ ngoµi n­íc. ThiÕt lËp hÖ thèng kªnh ph©n phèi trªn thÞ tr­êng ®· ®­îc x¸c ®Þnh + KiÓm tra c¸c mÆt hµng vÒ khèi l­îng, chñng lo¹i, tiªu chuÈn chÊt l­îng, mÉu m·, bao b× .. + X¸c ®Þnh gi¸ mua vµo vµ gi¸ b¸n ra cho mçi mÆt hµng dùa trªn ph©n tÝch thÞ tr­êng + Xóc tiÕn b¸n hµng, qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ, tæ chøc tham gia c¸c cuéc triÓn l·m, héi chî ... + TiÕn hµnh kÝ kÕt vµ thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh tÕ theo qui ®Þnh . + Liªn kÕt víi c¸c tæ chøc kinh tÕ ®Ó tæ chøc s¶n xuÊt t¹o ra hµng tiªu dïng trong n­íc vµ xuÊt khÈu. + NhËn lµm ®¹i lya cho ¸chÆt chÏ h·ng s¶n xuÊt, kinh doanh vÒ nh÷ng mÆt hµng thuéc diÖn kinh doanh cña C«ng ty. + Phèi kÕt hùop víi c¸c phßng, ®¬n vÞ kh¸c ®Ó ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh cã hiÖu qu¶ * Cöa hµng b¸ch ho¸ C¸t Linh, cöa hµng b¶o hé lao ®éng, tr¹m b¸ch ho¸ Hµ Néi : Ba ®¬n vÞ nµy cã chøc n¨ng kinh doanh vµ cã c¸c nhiÖm vô lµ : + B¸n bu«n, b¸n lÎ hµng t¹p phÈm,b¶o hé lao ®éng, hµng c«ng nghiÖp tiªu dïng, ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh, v¨n phßng phÈm, mü phÈm, vËt liÖu x©y dùng, vËt t­ nguyªn liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt . + Thùc hiÖn c¸c dÞch vô cung øng hµng xuÊt khÈu, tæ chøc tiªu thô hµng nhËp khÈu... + Lµm ®¹i lý cho c¸c h·ng vÒ nh÷ng mÆt hµng thuéc diÖn kinh doanh cña C«ng ty + Thu thËp th«ng tin tõ kh¸ch hµng vÒ hµng ho¸ phong c¸ch bµy hµng, phôc vô, dÞch vô sau b¸n ®Ó cã c¸c quyÕt ®Þnh hîp lý. + Phèi hîp gi÷a c¸c ®¬n vÞ vµ c¸c phßng ban nh»m ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh hiÖu qu¶ . * Tõ viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu trªn, ta cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty t¹p phÈm víi c¸c phßng ban, ®¬n vÞ cã c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô nh­ tr×nh bµy ë trªn vµ ®­îc thùc hiÖn theo s¬ ®å sau. Ban gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kÕ to¸n - tµi chÝnh Phßng kinh doanh Cöa hµng b¸ch ho¸ Cat Linh Cöa hµng b¶o hé lao ®éng Tr¹m b¸ch ho¸ Hµ Néi 2. C¸c kiÕn nghi nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c c¸n bé ë C«ng ty t¹p phÈm va b¶o hé lao ®éng . 2.1 C¸c kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c tuyÓn dông vµ ®Þnh biªn c¸n bé . - C¨n cø vµo ph­¬ng h­íng kinh doanh cña C«ng ty, thùc tr¹ng ®éi ngò c¸n bé vµ kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c¬ cÊu em xin kiÕn nghÞ vÒ c«ng t¸c tuyÓn dông vµ ®Þnh biªn c¸n bé nh­ sau: * §Ó thùc hiÖn ph­¬ng h­íng trÎ ho¸ ®éi ngò c¸n bé vµ chó trägn c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu, C«ng ty cÇn tuyÓn thªm 1 c¸n bé nh»m bè trÝ vµo vÞ trÝ phã phßng kinh doanh phô tr¸ch xuÊt nhËp khÈu víi tiªu chuÈn lµ ngoµi c¸c tiªu chuÈn chung ra cßn ph¶i cã tr×nh ®é ®¹i häc hoÆc trªn ®¹i häc chuyªn ngµnh th­¬ng m¹iquèc tÕ ®ång thêi ph¶i cã tr×nh dé cao vÒ ngo¹i ng÷ vµ vi tÝnh ­u tiªn nh÷ng ng­êi biÕt nhiÒu ngo¹i ng÷ ®ång thêi cÇn tuyÓn thªm mét s« c¸n bé trÎ, cã tr×nh ®é ®¹i häc trë lªn nh»m bè trÝ vµo c¸c phßng ban ®Ó t¹o ra mét nguån dù tr÷. ­u tiªn tuyÓn nh÷ng ng­êi tèt nghiÖp ®¹i häc thuéc c¸c tr­êng khèi kinh tÕ. - VÒ ®Þnh biªn c¸n bé . C¨n cø vµo nhiÖm vô mçi phßng ban vÒ t×nh h×nh c¸n bé hiÖn t¹i cña C«ng ty ta cã thÓ bè trÝ c¸c c¸n bé nh­ sau : * Ban gi¸m ®èc : HiÖn t¹i, xÐt thÊy ban gi¸m ®èc cã sè l­îng vµ chÊt l­îng ®· phï hîp v× vËy gi÷ nguyªn. * phßng tæ chøc hµnh chÝnh. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh cÇn bè trÝ nh­ sau: 1 tr­ëng phßng cã tr×nh ®é ®¹i häc chuyªn ngµnh QTNL, kinh tÕ lao ®éng hoÆc qu¶n lý kinh tÕ .mét chuyªn viªn kiªm nh©n viªn tæ chøc lao ®éng tiÒn l­¬ng, tr×nh ®é ®¹i häc, chuyªn ngµnh kinh tÕ lao ®éng . Hai phã phßng phô tr¸ch hµnh chÝnh, tr×nh ®é ®¹i häc, chuyªn ngµnh kinh tÕ lao ®éng, qu¶n trÞ nh©n lùc hoÆc qu¶n lý kinh tÕ . Mét chuyªn viªn tæ chøc tr×nh ®é ®¹i häc chuyªn ngµnh qu¶n lý kinh tÕ . * Phßng kinh doanh. Mét tr­ëng phßng, tr×nh ®é ®¹i häc chuyªn ngµnh QTKD hoÆc QLKT hai phã phßng, tr×nh ®é ®¹i häc trong ®ã cã 1 chuyªn ngµnh QTKD hoÆc QLKT 1 chuyªn ngµnh QTKD quèc tÕ hoÆc th­¬ng m¹i quèc tÕ. * Cöa hµng b¸ch ho¸ C¸t Linh: 1 cöa hµng tr­ëng cã tr×nh ®é ®¹i häc chuyªn ngµnh kinh tÕ . 2 cöa hµng phã cã tr×nh ®é ®¹i häc chuyªn ngµnh kinh tÕ . * phßng kÕ to¸n tµi chÝnh, cöa hµng BHL§, tr¹m b¸ch ho¸ Hµ Néi gi÷ nguyªn: 2.2. Di chuyÓn c¸n bé Khi thùc hiÖn s¸t nhËp c¸c ®¬n vÞ, C«ng ty cÇn triÓn khai, so¸t xÐt l¹i vµ nghiªn cøu kü l­ìng t×nh h×nh nh©n sù cña C«ng ty h¬n n÷a. ViÖc s¸t nhËp c¸c ®¬n vÞ l¹i sÏ dÉn ®Õn viÖc thõa mét sè c¸n bé, nhiÖm vô tr­íc ®©y ë c¸c bé phËn vµ gi÷ c¸c cöa hµngøc n¨ng nhiÖm vô t­¬ng tù nhau. V× vËy C«ng ty cÇn cã kÕ ho¹cöa hµng di chuyÓn bè trÝ l¹i c¸c c¸n bé, nhiÖm vô nµy mét c¸cöa hµng hîp lý theo h­íng ph©n c«ng nhiÖm vô theo ®óng ngµnh nghÒ ®µo t¹o ®ång thêi vËn ®éng mét sè c¸n bé vÒ h­u tr­íc thêi gian qui ®Þnh vµ cã nh÷ng chÝnh s¸ch ®·i ngé hîp lý ®èi víi nh÷ng tr­êng hîp nµy. LËp kÕ ho¹cöa hµng vµ tiÕn hµnh thùc hiÖn ®Ò b¹t mét tr­ëng phßng kinh doanh, 2 phã phßng kinh doanh, mét cöa hµng tr­ëng, hai phã cöa hµng. 2.3. C«ng t¸c ®µo t¹o ph¸t triÓn c¸n bé . §Ó tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cã hiÖu qu¶, ®éi ngò c¸n bé cña C«ng ty cÇn ph¶i cã tr×nh ®é vµ kiÕn thøc s©u réng vÒ qu¶n lý, thÞ tr­êng, s¶n phÈm ... v× vËy em ®­a ra nh÷ng kiÕn nghÞ sau vÒ c«ng t¸c ®µo t¹o - ph¸t triÓn c¸n bé . - §èi víi c¸c c¸n bé lao ®éng, chñ chèt ®ã lµ ban gi¸m ®èc, c¸c tr­ëng, phã phßng, ®¬n vÞ ®· cã 1 b»ng ®¹i häc th× C«ng ty nªn tæ chøc cho mét sè c¸n bé häc thªm nh»m n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n vµ c¬ së lý luËn theo h×nh thøc võa häc võa lµm vµ ®µo t¹o ë c¸c bËc trªn ®¹i häc hoÆc b»ng II Mét sè vÞ trÝ cÇn thiÕt nh­ tr­ëng, phã phßng kinh doanh vµ c¸c c¸n bé nghiÖp vô phßng kinh doanh C«ng ty nªn lËp kÕ ho¹ch vµ cÊp kinh phÝ cho c¸c c¸n bé nµy ®i häc thªm vÒ marketing, tiÕng anh vµ tin häc. Trong ®ã ®Æc biÖt chó ý ®Õn tr×nh ®é tiÕng anh cña c¸c c¸n bé thuéc bé phËn xuÊt nhËp khÈu. - VÒ ®µo t¹o tin häc: Ta thÊy r»ng tin häc ngµy nay ®· vµ ®ang trë thµnh 1 bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ®èi víi nh÷ng n g­êi lµm viÖc trÝ ãc, ®Æc biÖt lµ nh÷ng c«ng viÖc kinh doanh, ph©n tÝch thÞ tr­êng, tæ chøc qu¶n lý, kÕ to¸n ...tuy nhiªn, tr×nh ®é tin häc ë C«ng ty ch­a cao. M¸y vi tÝnh chØ ®­îc sö dông ë phßng kÕ to¸n - kÕ ho¹ch. C¸c th«ng tin vÉn ®­îc thu thËp. Xö lý, l­u tr÷ vµ truyÒn t¶i mét c¸ch thñ c«ng, hÇu nh­ ch­a tËn dông ®­îc sù ph¸t triÓn cña ngµnh tin häc ®iÒu nµy lµm chi phÝ cho qu¸ tr×nh th«ng tin cao vµ kÐm hiÖu qu¶. V× vËy C«ng ty cÇn ph¸t triÓn ®µo t¹o tin häccho c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c¸c phßng ban b»ng c¸ch më mét líp tih häc buæi tèi tai C«ng ty ®ång thêi ®Ò ra c¸c chÝnh s¸ch nh»m khuyÕn khÝch c¸n bé c«ng nh©n viªn tham gia líp ®µo t¹o tin häc nµy. §èi t­îng chÝnh cöa líp ®µo t¹o tin häc lµ nh÷ng c¸n bé cßn cã kh¶ n¨ng lµm viÖc tai C«ng ty l©u dµi . 3. KiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng . Ta thÊy r»ng, c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y còng lµ mét trong nh÷ng nh©n tè t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ cña bé m¸y qu¶n lý. Bé m¸y qu¶n lý cã ho¹t ®éng tèt hay kh«ng, mét phÇn phô thuéc v¸o nguyªn t¾c ho¹t ®éng vµ c¸c mèi quan hÖ trong bé m¸y. C¸c nguyªn t¾c ho¹t ®éng tho¹t tiªn cã thÓ cã c¶m gi¸c r»ng chóng lµ bÊt biÕn, tuy nhiªn trªn thùc tÕ th× nã cÇn ph¶i ®­îc biÕn ®æi vµ ngµy cµng hoµn thiÖn nh»m phôc vô cho viÖc tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng ®Ó ®¹t môc tiªu mét c¸c hiÖu qu¶ nhÊt mµ kh«ng vi ph¹m ph¸p luËt cònh nh­ c¸c th«ng lÖ hiÖn hµnh. C¸c mèi quan hÖ còng vËy, trong mét bé m¸y qu¶n lý th× c¸c mèi quan hÖ cã thÓ ®­îc vÝ nh­ c¸c bé phËn truyÒn lùc cña 1 c¸i m¸y c¬ häc bëi v× chóng lµm cho bé m¸y ho¹t ®éng mét c¸ch nhÞp nhµng ¨n khíp. Tuy nhiªn bé m¸y qu¶n lý 1 doanh nghiÖp th× phøc t¹p h¬n rÊt nhiÒu so víi 1 c¸i m¸y c¬ häc v× vËy c¸c mèi quan hÖ trong bé m¸y còng hÕt søc phøc t¹p ®ßi hái ph¶i cã sù nghiªn cøu tû mû, khoa häc vµ ngµy cµng hoµn thiÖn nã më réng nã nh»m t¹o ra sù ho¹t ®éng nhÞp nhµng, hiÖu qu¶ cña bé m¸y. Qua viÖc nghiªn cøu c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty t¹p phÈm, em xin cã kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c¬ chÕ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý C«ng ty nh­ sau: a. Më réng h¬n n÷a tÝnh d©n chñ trong qu¶n lý t¹i C«ng ty . nguyªn t¾c tËp trung d©n chñ lµ mét trong cac nguyªn t¾c c¬ b¶n trong qu¶n lý c¸c tæ chøc. C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng ®· thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy t­¬ng ®èi tèt thÓ hiÖn ë chÕ ®é mét thñ tr­ëng vµ thùc hiÖn c¬ chÕ kho¸n trong C«ng ty còng nh­ quyÕt ®Þnh chÆt chÏ vÒ quyÒn vµ tr¸ch nhiÖn cña mçi bé phËn, ph©n hÖ, c¸ nh©n. Tuy nhiªn, theo em th× trong c¸c qui ®Þnh vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña C«ng ty cßn cã mét sè qui ®Þnh lµm h¹n chÕ sù n¨ng ®éng cña c¸c ®¬n vÞ ch¼ng h¹n qui ®Þnh " TuyÖt ®èi kh«ng ®­îc cho vay, cho m­în, thÕ chÊp tµi s¶n, tiÒn vèn cña C«ng ty giao cho ®¬n vÞ sö dông ". Trong thùc tÕ võa qua, mét sè ®¬n vÞ ®· thùc hiÖn cho c¸c tæ chøc thuª mét sè kho b·i vµ ®Êt trèng ch­a ®­îc sö dông ®Õn. ViÖc nµy mang l¹i lîi Ých cho C«ng ty mµ ph©n tÝch kü ta thÊy nã kh«ng cã h¹i ®èi víi sù an toµn vÒ tµi s¶n cña C«ng ty. Tuy nhiªn nã vi ph¹m qui ®Þnh ... Do vËy C«ng ty cÇn qui ®Þnh l¹i mét sè ®iÓm nh»m më réng h¬n n÷a tÝnh d©n chñ cho cÊp d­íi, tøc lµ më réng quyÒn h¹n, khu«n khæ ho¹t ®éng nh­ quyÒn ký kÕt c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ míi, tù do h¬n n÷a viÖc sö dông tµi s¶n ... Trong ®iÒu kiÖn cã c¸c ®Ò xuÊt hîp lý vµ chÆt chÏ vÒ ph­¬ng ¸n ho¹t ®éng . b. Më réng c¸c mèi quan hÖ theo chiÒu ngang. Lý thuyÕt qu¶n lý cho thÊy trong qu¸ tr×nh x©y dùng nµ hoµn thiÖn c¬ cÊu, ng­êi ta cè g¾ng më réng c¸c mèi quan hÖ theo chiÒu ngang. Ta thÊy r»ng do m« h×nh c¬ cÊu vµ ph©n tÝch qui chÕ ho¹t ®éng cña C«ng ty ta thÊy c¬ cÊu cña C«ng ty cßn bÞ h¹n chÕ vÒ c¸c mèi quan hÖ theo chiÒu ngang tøc lµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c kh©u, phßng ban ®¬n vÞ cßn láng lÎo. Do vËy em xin kiÕn nghÞ C«ng ty nªn cã c¸c quyÕt ®Þnh cô thÓ h¬n n÷a vÒ lÞch vµ néi dung ho¹t ®éng trao ®æi th«ng tin vµ ý kiÕn giòa c¸c phßng banvíi nhau theo qui chÕ chÝnh thøc nh»m tËn dông mét c¸ch triÖt ®Ó c¸c chuyªn gia ë c¸c lÜnh vùc. PhÇn kÕt luËn §Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ kinh tÕ cao trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay vµ trong t­¬ng lai. Mäi doanh nghiÖp vµ tæ chøc kinh tÕ ®Òu cÇn ph¶i hoµn thiÖn m×nh, trong ®ã 1 kh©u hÕt søc quan träng lµ ph¶i n©ng cao hiÖu qu¶ cña bé m¸y qu¶n lý b»ng c¸ch nghiªn cøu vµ hoµn thiÖn nã. C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng còng kh«ng n»m ngoµi bèi c¶nh ®ã. Lµ mét C«ng ty nhµ n­íc ho¹t ®éng trong lÜnh vùc th­¬ng m¹i míi tho¸t khái c¬ chÕ bao cÊp. D­íi sù chØ ®¹o cña ®¶ng vµ nhµ n­íc trong nh÷ng n¨m qua C«ng ty ®· lu«n chó träng vµ næ lùc vµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña m×nh nh»m n©ng cao hiÖu lùc cña bé m¸y qu¶n lý tõ ®ã n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh nh»m tån t¹i, ®øng v÷ng vµ ph¸t triÓn trong c¬ chÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh. Tuy nhiªn qu¸ tr×nh hoµn thiÖn ®Ó cã ®­îc mét bé m¸y qu¶n lý tèi ­u lµ mét qu¸ tr×nh l©u dµi ph¶i ®­îc tiÕn hµnh ë mét giai ®o¹n ph¸t triÓn. Qua viÖc tÝch luü nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n qu¶n lý vµ tæ chøc t¹i tr­êng vµ viÖc t×m hiÓu bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty em ®· tr×nh bµy c¬ së lý luËn, thùc tr¹ng bé m¸y qu¶n lý vµ mét sè kiÕn nghi nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty t¹p phÈm vµ b¶o hé lao ®éng. Do thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ nªn b¶n b¸o c¸o thùc tËp chuyªn ®Ò nµy cña em cã thÓ cßn nhiÒu thiÕu sãt vµ sai sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc ý kiÕn cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¸c trong C«ng ty ®Ó bµi viÕt cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy c« gi¸o, C« gi¸o tiÕn sÜ NguyÔn ThÞ Ngäc HuyÒn vµ c¸c c«, b¸c trong C«ng ty ®· tËn t×nh gióp ®ì em hoµn thiÖn b¸o c¸o thùc tËp chuyªn ®Ò nµy Môc lôc Trang B¶ng 2: T×nh h×nh kinh doanh c¸c mÆt hµng ë C«ng ty t¹p phÈm vµ BHL§. STT MÆt hµng chÝnh §¬n vÞ tÝnh 1999 2000 So s¸nh % 2000/1999 B¸n Mua B¸n Mua B¸n Mua 1 Xµ phßng giÆt TÊn 193.9 148.6 150 165.5 77.35 111.37 2 S¶n phÈm nh«m 1000 sp 117.25 157.3 135 186 115.13 118.2 3 PhÝch + ruét phÝch 1000 sp 1156.82 1188.16 1400 1460 121.02 122.8 4 Sø H¶i d¬ng 1000 sp 1001.7 1350.73 1391.2 1653.6 138.88 122.4 5 GiÊy viÕt TÊn 1075.35 1096.54 1160 1250 107.87 113.9 6 Bãng dÌn 1000 c¸i 12632.2 12922.52 16.000 17.570 126.6 135.9 7 Rîu chai 1000 chai 2318 3296.86 3.000 3500 129.42 106.16 8 QuÇn ¸o BHL§ 1000 bé 128.94 131.26 116.6 135.26 90.42 103.04 9 G¨ng tay BHL§ 1000 ®«i 1703.94 1736.95 1060 1257 62.2 72.36 10 GiÇy v¶i BHL§ 1000 ®«i 164 171.54 115 135 70.12 78.8 11 V¶i máng 1000 mÐt 308 400 270 300 87.66 75.0