Đề tài Hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm chiết nạp & kinh doanh Gas Mỹ Đình chi nhánh công ty TNHH Tân An Binh

cửa hàng (2a), (2b) Ghi nhận doanh thu bán hàng đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ. (3) Trị giá vốn hàng bán + Bán hàng đại lý, ký gửi: Ở đơn vị giao đại lý: TK 156 TK 157 TK 632 (1) (3) TK 511 TK 111,112,131 (2a) (2b) (4) TK 641 TK 3331 Sơ đồ 05 (1) Gửi hàng cho các đại lý nhờ bán (2a), (2b) Ghi nhận doanh thu số gửi đại lý được xác định là tiêu thụ ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và phương pháp khấu trừ. (3) Trị giá vốn của số hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ. (4) Chi phí hoa hồng cho bên đại lý. Tại đơn vị nhận bán hàng đại lý Tài khoản 003 - Khi nhận hàng - Số hàng nhận đại lý chưa bán hết - Khi bán được hàng TK511 TK331 TK111,112,131 (1) (2) TK 3331 (3) (4) Sơ đồ 06 (1) Doanh thu hoa hồng đại lý. (2) Tiền bán hàng đại lý phải trả cho chủ hàng. (3) Tiền thuế GTGT đầu ra. (4) Số tiền bán hàng sau khi trừ hoa hồng. + Trường hợp xuất hàng để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, xuất hàng để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng, khuyến mại, phục vụ cho hoạt động kinh doanh, xuất dùng trong nội bộ không phục vụ cho HĐKD của Cty. TK 1561 TK 632 TK 512 TK 641, 642 (1) (2a) TK 334, 431 (2b) TK3331 Sơ đồ 07 (1) Trị giá vốn của hàng xuất dùng (2a) Hàng xuất dùng cho khuyến mại, quảng cáo, tiêu dùng nội bộ. (2b) Xuất hàng trả lương cho công nhân viên, xuất tiêu dùng nội bộ được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi. 1.2.3.3. Phương pháp xác định kết quả bán hàng Kết quả tiêu thụ hàng hoá hay kết quả hoạt động kinh doanh thương mại là kết quả cuối cùng của hoạt động trong doanh nghiệp và được doanh nghiệp xác định trong thời gian nhất định (tháng, quý, năm). Kết quả đó được xác định theo công thức. Lãi gộp về bán hàng DT thuần về bán hàng và Giávốn = - và cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ hàng bán Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giảm trừ doanh thu *Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: - Giảm giá hàng bán: là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt. - Hàng bán bị trả lại : Là giá trị của số hàng đã bán nhưng người mua từ chối, trả lại do vi phạm hợp đồng đã ký kết về chủng loại, chất lượng. - Chiết khấu thương mại: Là khoản người bán thưởng cho người mua do mua hàng với khối lượng lớn trong một đợt hoặc thời gian ngắn. -Thuế TTĐB: Là số thuế đánh vào các mặt hàng chịu thuế TTĐB do nhà nước quy định. - Thuế xuất khẩu: Là số thuế đánh vào các mặt hàng xuất khẩu. - Thuế GTGT: áp dụng đối với tất cả các đơn vị kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp * Giá vốn hàng bán = Trị giá hàng bán trong kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ . * Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng trong kỳ. * CPQLDN là toàn bộ chi phí chung phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD của DN mà không thể tách riêng ra bất kỳ hoạt động nào. 1.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng. 1.3.1. Kế toán chi phí bán hàng. * Tài khoản sử dụng 641: Chi phí bán hàng Kết cấu và nội dung phản ánh Tài khoản 641 - Chi phí phát sinh liên quan tới quá trình bán SP, HH, cung cấp dịch vụ. - Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Tài khoản 641: cuối kỳ không có số dư và có 7 tài khoản cấp 2: TK 6411: Chi phí cho nhân viên bán hàng. TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì phục vụ cho khách hàng. TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng. TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi khác bằng tiền. 1.3.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Tài khoản sử dụng 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Tài khoản 642 - Các chi phí phát sinh liên quan tới QLDN - Kết chuyển CPQL vào 911 để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ và có 8 tài khoản cấp 2: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng quản lý TK 6424:Chi phí khâu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và mua ngoài. TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 1.3.3. Kế toán xác định kết quả hoạt động bán hàng * Tài khoản sử dụng 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Kết cấu và nội dung phản ánh: Tài khoản 911 - Trị giá vốn của HH, DV đã tiêu thụ. - Chi phí hoạt động tài chính. - Chí phí bán hàng và chi phí QLDN - Chí phí thuế TNDN - Kết chuyển lợi nhuận sau thuế TNDN - Doanh thu thuần về số HH đã tiêu thụ trong kỳ. - Doanh thu hoạt động khác và khoản chi giảm chi phí thuế TNDN. - Hoàn nhập chi phí thuế TNDN. - Kết chuyển lỗ sau thuế TNDN. Sơ đồ 8: P.P hạch toán xác định kết quả hoạt động bán hàng. TK 632 TK911 TK511 Kết chuyển Kết chuyển GVHB Doanh thu thuần TK 641 Kết chuyển CPBH TK 642 Kết chuyển 1.3.4. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong 5 hình thức ghi sổ kế toán: - Nhật ký chung Nhật ký - sổ cái Nhật ký - chứng từ Chứng từ ghi sổ Kế toán trên máy vi tính CHƯƠNG 2 THỰC TẾ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM CHIẾT NẠP VÀ KINH DOANH GAS MỸ ĐÌNH CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TÂN AN BÌNH 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Tân An Bình 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tân An Bình. Công ty TNHH Tân An Bình được thành lập vào tháng 4/1999 theo quyết định số 4237 /GP.TLDL của ủy ban nhân dân Thành Phố Hà Nội & giấy phép kinh doanh số 071296 do sở kế hoạch và đâu tư TP. Hà Nội cấp ngày 29/04/1999. Năm 1999, công ty chính thức đi vào hoạt động với tư cách là một DN nhà nước có đầy đủ tư cách pháp nhân theo luật định và thực hiện hạch toán kinh tế độc lập với số vốn pháp định là 600 triệu đồng, số cán bộ CNV có trình độ chuyên môn là 15 người. Ngoài trụ sở chính của công ty đặt tại Số 60 Nguyễn Thị Định - Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội và các chi nhánh tại Thái Nguyên, Yên Bái. Công ty còn có văn phòng Đại Diện tại TP. Hồ Chí Minh, Lào và các đơn vị thành viên. Sáng lập viên của Công ty TNHH Tân An Bình có 4 người: Ông Nguyễn Thụ. Ông Phan Tử Quang Ông Trần Việt Tuấn. Bà Nguyễn Thị Như Mai Mặc dù là một DN trẻ, mới thành lập cơ sở vật chất, kỹ thuật còn gặp nhiều khó khăn song chỉ vài năm hoạt động công ty TNHH Tân An Bình đã tạo dựng cho mình một vị thế vững chắc trong lĩnh vực Xây dựng hệ thống mạng ống dẫn Gas cho các khu chung cư cao tầng, kinh doanh khí hoá lỏng(LPG), xăng dầu chiết nạp khí hóa lỏng công nghệ và dân dụng, kinh doanh lương thực, thực phẩm…. trên thị trường. Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản. (Đơn vị: Tỷ đồng) STT Năm 2004 2005 2006 2007 1 Doanh Thu 17,56 44,56 86,23 125,47 2 Lợi thuận gộp 6,13 15,64 30,2 30,77 3 LN Trước thuế. 1,24 2,22 5,6 4,4 4 LN Sau thuế 1,84 1,52 4,04 4,89 “ Xây dựng thành công một công ty cổ phần lớn mạnh có uy tín trong cả nước và khu vực; Xây dựng liên doanh với nước ngoài là niềm tự hào của mọi thành viên Tân An Bình”. Với mục tiêu này và luôn hướng tới khách hàng Cty TNHH Tân An Bình hoạt động và phát triển đáp ứng ngày càng cao của người tiêu dùng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng với chất lượng hàng đầu của các nước tiên tiến được đưa vào Việt Nam. Bên cạnh việc cung ứng các công nghệ mới của thế giới vào Việt Nam, cung cấp Gas qua hệ thống mạng ống cung cấp điện bằng sức gió Cty còn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ đa dạng. Tôn chỉ hoạt động của công ty là “Uy tín” là tiếng nói từ khối óc, “Tất cả vì khách hàng” là tiếng nói từ trái tim. Do vậy ISO 9001-2000 được tổ chức AFAQ- ASCERT Internatonal đánh giá và cấp chứng chỉ hệ thống chất lượng là một minh chứng cho sự cố gắng của toàn thể CB CNV trong Cty. Với hệ thống ngành nghề kinh doanh đa dạng, trải rộng trên nhiều lĩnh vực. Công ty TNHH Tân An Bình dang phát triển ngày càng lớn mạnh và đi sâu vào chuyên môn hoá với sự ra đời của các đơn vị thành viên với mục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn, chuyên nghiệp hơn. Các đơn vị thành viên: Cty TNHH Thiên Năng. Cty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Thiết Bị Điện ảnh. Cty TNHH Mỹ Phẩm Trang Thảo. Xí nghiệp Chiết nạp & kinh doanh gas Yên Bái Xí nghiệp Chiết nạp & kinh doanh Gas Thái nguyên. Cty cổ phần dầu khí Bái Tràng. Cty TNHH thương mại và dịch vụ Điện ảnh. Công ty TNHH Tân An Bình Là một đơn vị đầu tiên của Việt Nam Thực hiện dự án cung cấp Gas qua mạng đương ống. Dự án đầu tiên được thực hiện tại khu đô thị mới Trung Hòa - Nhân Chính - Hà Nội với công nghệ và thiết bị của CHLB Đức, đảm bảo an toàn tiết kiêm chi phí, thuận tiện và phù hợp với cảnh quan tổng thể của khu đô thị theo tiêu chuẩn Châu Âu. Công ty TNHH Tân An Bình tự hào là một trong những đơn vị đóng góp vào sự thành công của SEAGAME 22 lần đầu tiên được tổ chức tại việt Nam. Trong năm 2003 Công ty TNHH Tân An Bình là đơn vị cung cấp khí đốt cho bể bơi nước nóng, khu thể thao dưới nước và đài lửa thuộc khu liên hợp thể thao quốc gia. Bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh thương mại, xây lắp công trình Công ty TNHH Tân An Bình còn tham gia các hoạt động xã hội: - Năm 2001 cùng với một tổ chức từ thiện của Hoa Kỳ Công ty đã xây dựng và thực hiện dự án bổ sung khẩu phần ăn dinh dưỡng cho các cháu mồ côi của làng trẻ BRILA. Cũng trong năm này,Cty đã phối hợp với trung ưng đoàn thanh niên công sản Hồ Chí Minh cung cấp tài chính để triển khai dự án “Tuyên truyền bài trừ ma túy trong học đường”. - Ngoài ra, hàng năm Công ty vẫn thường xuyên đến thăm hỏi, tặng quà, giúp đỡ Làng Hữu Nghị thuộc TW Hội Cựu Chiến Binh Việt Nam- nơi đang nuôi dưỡng, chăm sóc các cháu nhỏ và các Cựu chiến Binh bị di chứng chất độc màu da cam. - Trong tháng 7/2004 tiếp nối truyền thống “Uống nước nhớ nguồn” để thiết thực kỷ niệm ngày thương binh liệt sỹ 27/7, Công ty đã phối hợp với chính quyền xã Tây Tựu đã xây dựng hoàn tất ngôi nhà tình nghĩa và chao tặng Cụ Chu Văn Tu, thân nhân liệt sĩ Chu Văn Lựu tại thôn 1 xã Tây Tựu - Huyện Từ Liêm - Hà Nội. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Cty TNHH Tân An Bình. * Sản xuất: Thiết kế, cung cấp thiết bị lắp đặt vân hành khai thác hệ thống cung cấp gas trung tâm từ 2001 đến 2007. Chiết nạp khí gas hoá lỏng(LPG) công nghiệp và dân dụng từ năm 2001 đến 2007.Cụ thể là thành tựu trong 3 năm gần đây: + Thiết kế và lắp đặt vận hành trạm cấp gas trung tâm khu đô thị Trung hoà- Nhân Chính . + Thiết kế và lắp đặt mạng lưới đường ống dẫn gas chôn ngầm cho khu đô thi Trung Hoà Nhân Chính. + Thiết kế và lắp đặt hệ thống gas trung tâm cho dự án đầu tư xây dựng hệ thống kỹ thuật(HTKT), nhà ở kết hợp nhà trẻ tại phường Trung Hoà - Nhân chính - HN + Thiết kế và lắp đạt hệ thống cung cấp khí gas Trung tâm cho dự án đầu tư xây dựng đồng bộ HTKT và trụ sở làm việc mới kết hợp nhà ở CBCNV công ty VIMECO +….. * Kinh doanh Nhập khẩu cung cấp khí gas hoá lỏng (LPG), vật tư thiết bị cho hệ thống gas công nghiệp và dân dụng từ năm 1999 đến 2007 Cụ thể trong 3 năm gần đây là: + Cung cấp khí ga hoá lỏng (LPG) cho acá dự án trên. Ngoài ra còn cấp cho các nhà máy sản xuất , các đại lý kinh doanh gas hoá lỏng tại Lào Cai, Yên Bái, Bắc Giang, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc .Với sản lượng 500-700 tấn/ tháng. + Cung cấp vật tư,thiết bị phục vụ lắp đặt cho các dự án bao gồm: Hệ thống đường ống và phụ kiện dẫn gas bằng thép và Polyethylen. Các loạ van khoá, van an toàn, van điều chỉnh áp suất thiết bị báo rò gas. Các loại thiết bị đo lường khí gas: đồng hồ đo lưu lượng, đồng hồ đo áp suất, đồng hồ đo nhiệt độ. Các loại thiết bị tồn khí gas hoá lỏng(LPG) Các loại máy hoá hơi có công suất 50kg/h - 1.500kg/h. *Ngoài ra : Công ty được liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng sản xuất kinh doanh, được nhập khẩu và liên kết công nghệ với nước ngoài tạo điều kiện thuận lợi để công ty ngày càng phát triển. Bên cạnh việc đưa các công nghệ mới vào Việt Nam Cty TNHH Tân An Bình còn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và đa dạng của các thành viên: Tư vấn thi công và thiết kế xây dựng công nghệ giao thông và thuỷ lợi. Sản xuất và chế biến gỗ. Kinh doanh tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. Kinh doanh lương thực, thực phẩm. Sản xuất chế biến, thực phẩm. Đại lý bán khí đốt hoá lỏng(LPG), xăng dầu. Buôn bán, lắp đặt, thẩm định, sửa chữa, bảo hành thiết bị khí háo lỏng. Kinh doanh mỹ phẩm. Dịch vụ cho thuê nhà xưởng. Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá bằng phương tiện hoạt động trên đường bộ. Dịch vụ bảo vệ. Kinh doanh, lắp đặt thiết bị, vật tư trong lĩnh vực hoạt động văn hoá điện ảnh và ngành phát thanh. Bảng 3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Tân An Bình. TỔNG GIÁM ĐỐC Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc Thư ký Phó TGĐ KinhDoanh Phó TGĐ Kinh Doanh Phó TGĐ Kinh Doanh Phó TGĐ Tài Chính Phó TGĐ Dự án Các đơn vị thành viên Trung tâm Gas Mỹ Đình Phòng cung ứng thực phẩm Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Ban quản lý dự án Trung tâm vân tải,kinh doanh Gỗ Các VP đại diên VPĐD tại CHDCND Lào Kế toán đơn vị Công ty Thiên Năng Đội thi công Xưởng Gỗ Công ty Trang Thảo Tổ Giám sát thi công VPDD tại TP. HCM Xuất nhập khẩu Công ty CP DV&TM An Binh Chi nhánh tại Yên Bái Tổ kinh tế, đầu tư. Đội xe Xí nghiệp Gas Yên Bái Chi nhánh tại Thái Nguyên Trạm chiết nạp Gas Thái Nguyên 2.2. Giới thiệu chung về Trung tâm chiết nạp(CN) và kinh doanh(KD) Gas Mỹ Đình chi nhánh Công ty TNHH Tân An Bình. 2.2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm CN & KD Gas Mỹ Đình. Trung tâm CN & KD Gas Mỹ Đình được xây dựng vào tháng 6/2002 đến 3/2003 hoàn thành và đI vào hoạt động chính thức. Với số vốn đầu tư xây dựng nhà xưởng, máy móc là 10 tỷ đồng. Công ty TNHH Tân An Bình quyết định tính và trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng thời gian sử dung dự tính là 14 năm. Tên chi nhánh: Trung tâm chiết nạp và kinh doanh Gas Mỹ Đình. Địa chỉ: Thôn Tân Mỹ- Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội Điện thoại: (84-4)2941699 Fax: 7855949 Mã số thuế: 0100898041 Giám đốc: Trần Ngọc Cảnh. Ngành nghề KD: chuyên Chiết nạp & Kinh doanh Gas. Chiết nạp Gas là một quá trình sử dụng máy móc với công nghệ hiện đại và chính xác có đồng hồ đo khối lượng và áp suất,do công nhân trực tiếp làm. 2.2.2. Thuận lợi tại trung tâm CN & KD Gas Mỹ Đình. Với tốc độ phát triển kinh tế mạnh mẽ của thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng thì nhu cầu hàng hóa ngày càng gia tăng. Có hệ thống mạng lưới kho đầu mối sức chứa lớn, được đầu tư hiện đại tại các miền và hệ thống phân phối của Công ty TNHH Tân An Bình trên phạm vi toàn quốc đã đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường. - Gas PVG là sản phẩm mà Trung tâm KD được xây dựng thương hiệu và tạo dựng được uy tín đối với khách hàng thông qua công tác đảm bảo nguồn hàng, công tác tiếp thị, dịch vụ kỹ thuật sau bán hàng. - Trải qua một thời gian dài KD, trung tâm đã tích luỹ được kinh nghiệm trên các loại hình kinh doanh, không ngừng nghiên cứu để đa dạng hoá loại hình kinh doanh. - Tốc độ tăng trưởng về tiêu dùng LPG ngày càng tăng tạo điều kiện để Công ty TNHH Tân An Bình phát triển thị trường trên nhiều tỉnh thành trong cả nước dưới hình thức thiết lập các trạm trung tâm như tại Mỹ Đình. - Trung tâm có đội ngũ cán bộ am hiểu về ngành hàng, nhiệt huyết đoàn kết cùng nhau góp sức cho sự phát triển của Công ty TNHH Tân An Bình 2.2.3. Khó khăn tại Trung tâm CN & KD Gas Mỹ Đình. Tình hình giá khí hóa lỏng (LPG) thế giới thường xuyên biến động gây ảnh hưởng đến KQKD, đây là một khó khăn lớn nhất. Do trung tâm có hệ thống kho, bể có sức chứa lớn nên khi giá Gas Thế giới giảm mạnh công ty phải đối mặt với tình trạng giảm giá hàng nhập mua, gây thiệt hại hàng tỷ đồng đối với hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Giá Gas liên tục tăng nhanh sẽ làm giảm nhu cầu tiêu dùng Gas, hình thành các xu hướng tiêu dùng các loại nhiên liệu khác có chi phí thấp hơn. Bên cạnh đó cá Cty nhỏ kinh doanh Gas được thành lập ngày càng nhiều. Các CTy này giành giật thị trường trong nước thông qua sự đầu tư tài chính lớn như thực hiện các đợt khuyễn mãi phụ kiện, giảm giá đặt cọc vỏ bình. Trung tâm còn phải cạnh tranh gay gắt với các công ty khác, đặc biệt là các đơn vị trực thuộc Petro Việt Nam với những ưu đãi về nguồn hàng và không phải nhập khẩu trong mọi tình huống. Số lượng khách hàng công nghiệp của Trung Tâm ngày càng nhiều trong khi đóchính sách tổ chức thu hồi công nợ chưa hoàn chỉnh đã đặt rung tâmtrước tình hình công nợ bán hàng ngày càng cao ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Tình hình chiết nạp trái phép của các cá nhân đã tạo ra môi trường cạnh tranh không lành mạnh, mặt khác nó còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Mặc dù tình trạng này đang diễn ra khá bức xúc song cho tới nay việc quản lý của Nhà nước về vấn đề chưa thực sự chặt chẽ. 2.3.Tổng quan về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Tân An Bình. Cty KD mặt hàng mang tính đặc trưng do vậy để có thể phản ánh một cách toàn diện và chính xác hoạt động KD của đơn vị thì chế độ kế toán đòi hỏi phải được thiết kế một cách phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý của trung tâm nói riêng, của cty nói chung và đảm bảo không trái với chế độ hiện hành. 2.3.1. Hình thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán: * Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Do công ty có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có các chi nhánh trực thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ công ty khác nhau nên cty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán được thực hiện tại phòng Kế toán - Tài chính Cty và tại phòng Kế toán - Tài chính các chi nhánh. Báo cáo quyết toán toàn Cty được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán Cty là tổng hợp báo cáo quyết toán của các chi nhánh trực thuộc. * Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy kế toán là điều kiện cần thiết để có thể đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ở doanh nghiệp. Theo hình thức kế toán áp dụng tại công ty, mô hình tổ chức bộ máy kế toán được minh hoạ qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán xây lắp Kế toán tài chính Kế toán kinh doanh Kế toán cửa hàng Kế toán chi nhánh Kế toán đơn vị Kế toán xây lắp Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH Tân An Bình 2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Hình thức sổ kế toán mà công ty hiện đang áp dụng là hình thức Nhật ký - Sổ Cái, ngoài ra Cty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Cty. Với sự trợ giúp của chương trình phần mềm kế toán (Fast Accounting), hệ thống sổ sách kế toán của công ty đã thu thập, phân loại và cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều thông tin quản trị hữu ích. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Chứng từ gốc Quá trình ghi sổ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc (1) (1) (3) Sổ Quỹ (4) Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái (1) (2) (8) (7) (5) Báo cáo kế toán (6) 1, 2, 3 : Ghi hàng ngày 4, 5, 6 : Ghi cuối tuần 7, 8 : Quan hệ đối chiếu * Chế độ áp dụng kế toán tại công ty: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ ghi sổ VNĐ - Đơn vị tính: đồng. - Tỷ giá Ngoại tệ theo ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán. - P.P hạch toán tổng hợp hàng tồn kho kê khai thường xuyên - P.P tính giá hàng tồn kho: Giá Nhập trước - Xuất trước - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ P.P đường thẳng. - Tính và nộp thuế VAT theo P.P khấu trừ. * Do hạn chế về thời gian và kiến thức nên em tập chung tìm hiểu và phân tích thông qua số liệu từ ngày 01/6 đến ngày 30/6 đối tượng là Gas ( khí hóa lỏng LPG) - Thời điểm ghi nhân doanh thu là khi hàng bán đã được khách hàng chấp nhân thanh toán cho bên bán. 2.3.3. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa: bán buôn, gửi bán đại lý, bán lẻ. a) Bán buôn: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số15/2008/TAB - MĐ giữa Trung tâm chiết nạp và kinh doanh Gas Mỹ Đình chi nhánh Công ty TNHH Tân An Bình (gọi tắt BÊN A) và Công ty TNHH thương mại Khánh Mai.(gọi tắt Bên B) -Ngày 4/ 6/2008 do yêu cầu mua hàng của Bên B phòng kế toán xuất hóa đơn 0043347, số sêri DG2008/B cho Bên B với số lượng bình Gas không bao gồm vỏ như sau: # 359 Bình 12 kg PVG.( 359bình*12kg/bình= 4.308kg) # 50 Bình 45 kg PVG.( 50bình*45kg/bình=2.250kg) Thời hạn thanh toán 15 ngày kể từ ngày Bên B nhận hàng. Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản. - Tổng lượng GAS thực xuất bán : 6.558kg - Tồn đầu kỳ:2.920kg giá vốn 16.500đ/kg - Giá vốn trong tháng 6 là 17.069đ/kg - Giá bán :18.000đ/kg (chưa bao gồm thuế ), thuế suất thuế VAT đầu ra là 10% . Như vậy Bên B sẽ phải mang đúng số lượng 359 vỏ 12kg và 50 vỏ 45kg để đổi lấy bình gas mới. Quy trình thủ tục bán hàng như sau: - Hai bên sẽ cử đại diện của Cty mình để trực tiếp bàn bạc và thỏa thuận về các điều khoản về mặt số lượng, chất lượng hàng hóa, trách nhiệm của đôi bên về hợp đồng kinh tế. Và ký vào ngày 19/5/2008. - Sau khi ký HĐKT công ty sẽ giao cho kho hoặc cửa hàng của công ty để thực hiện hợp đồng. Mọi hoạt động kinh tế sẽ được thực hiện tại kho của công ty. -Tại kho: khi xuất HH cho khách hàng thủ kho sẽ làm thủ tục nhập vỏ bình gas với số lượng như trong HĐ (phiếu nhập kho). Đồng thời sẽ làm phiếu xuất kho. Mỗi loại gồm có 2 liên, đặt giấy than trên liên 2 và viết tại liên 1. Liên 1: Lưu tại phòng kế toán. Liên 2: Giao cho khách hàng - Tại phòng kế toán, kế toán sẽ làm nhiệm vụ xuất hóa đơn GTGT 0043347, sêri DG/2008B ngày 4/6/2008 làm 3 liên như sau: (Đặt giấy than dưới liên 1) Liên 1: Lưu tại bên công ty Tân An Bình. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại Chi nhánh Mỹ Đình. Sau đó bên mua kiểm kê và ký nhận đủ số lượng HH giao đủ khi đó được xác định là đã bán (tiêu thụ). Như vậy trong trường hợp bán cụ thể này nhân viên kế toán bán hàng sẽ tiến hành định khoản nghiệp vụ gồm 2 bút toán như sau: * Bút toán ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 : 110.277.022 Có TK 156 : 110.277.022 Diễn giải: - Giá vốn : 2.920*16.500+(6.558-2.920)*17.069=110.277.022 * Bút toán ghi nhân doanh thu: Nợ TK 131 : 129.848.400 Có TK 5111 : 118.044.000 Có TK 3331 : 11.804.400 Diễn giải: - Doanh thu : 6.558 * 18.000 = 118.044.000 - Thuế VAT đầu ra : 118.004.000 * 10% = 11.804.400 - Phải thu khách hàng : 118.044.000 + 11.804.400= 192.848.400 Nghiệp vụ 2: Ngày 10/6/2008 Cty TNHH Khánh Mai chuyển tiền thanh toán lô hàng vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của chi nhánh Mỹ Đình Tại Ngân hàng thương mại Á Châu ACB. Kế toán sẽ dựa vào giấy báo có với số tiền đúng HĐ GTGT số 0043347. Khi đó kế toán bán hàng sẽ định khoản như sau: Nợ TK 112 : 129.848.400 Có TK 131 : 129.848.400 Sau đây trích một số mẫu chứng từ có liên quan: Bảng 1 : Hợp đồng kinh tế (trích) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----o0o----- HỢP ĐỒNG MUA BÁN KHÍ HOÁ LỎNG (LPG) Số: 15 /2008/TAB-MĐ Căn cứ: - Bộ luật Dân sự - Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, ban hành ngày 14/06/2005, có hiệu lực từ ngày 01/01/2006; - Luật Thương mại - Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, ban hành ngày 14/06/2005, có hiệu lực ngày 01/01/2006; - Khả năng cung cấp khí hoá lỏng của Trung tâm CN&KD gas Mỹ Đình và nhu cầu tiêu thụ khí hoá lỏng của Công ty TNHH TM Khánh Mai. - Hợp đồng này được ký ngày 19 tháng 05 năm 2008 giữa: BÊN A: TRUNG TÂM CN & KD GAS MỸ ĐÌNH - Địa chỉ : Thôn Tân Mỹ, Xã Mỹ Đình, Huyện Từ Liêm, Hà Nội. - Điện thoại : (84-4) 2941699 Fax : (84-4) 7855949 - Tài khoản tiền Việt : 38168919 - Tại Ngân hàng : Á Châu Phòng giao dịch Mỹ Đình. - Mã số thuế : 0100898041 - Đại diện bởi : Ông Trần Ngọc Cảnh Chức vụ: Giám đốc (Sau đây được gọi là “Bên Bán”) BÊN B: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KHÁNH MAI - Địa chỉ: Thị trấn Hùng Sơn - Lâm Thao - Phú Thọ - Điện thoại :0210.786126 Fax : 0210.772888 - Tài khoản tiền Việt: 600319024 Ngành giao dịch Hùng Sơn - Ngân hàng NN và PT Nông Thôn Chi nhánh Lâm Thao - Phú Thọ. - Mã số thuế : 2600319024 - Đại diện bởi : Bà Lê Thị Lương Chức vụ: Giám đốc (Sau đây được gọi là “Bên Mua”) Hai bên thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán khí hoá lỏng là hỗn hợp của Propane và Butane (sau đây được gọi là “Hàng”) với những điều kiện và điều khoản sau: Điều 1: Bên A có trách nhiệm phải giao hành đúng hẹn, đúng chất lượng, số lượng. ........ Điều 2: Phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản, thời hạn thanh toán là 15 ngày kể từ ngày giao hàng. ........ ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) Bảng 2: Hoá đơn giá trị gia tăng số 0043347 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG DG/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng Số HĐ: 0043347 Ngày 04 tháng 6 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân AN Bình Đại chỉ: 60 Nguyễn Thị Định - Nhân Chính- Hà Nội MST: 0100898041-1 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH thương mại Khánh Mại Địa chỉ: Thị Trấn Hùng Sơn- Lâm Thao- Phú Thọ MST: 2600319024 Hình thức thanh toán: chuyển khoản. STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 LPG trong 359 Bình 12kg kg 4.308 18.000 77.544.000 2 LPG trong 50 Bình 45kg kg 2.250 18.000 40.500.000 Cộng tiền hàng 118.044.000 Thuế GTGT(10%) 11.804.400 Tổng cộng tiền thanh toán 129.848.400 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi chín triệu, tám trăm bốn mươi tám nghìn, bốn trăm đồng chẵn . Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng (Ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Bảng 3: Phiếu nhập kho Đơn vị:…… PHIẾU NHẬP KHO Số:……….. Mẫu số:01- VT Bộ phận:…. Ngày 4 tháng 6 năm 2008 Nợ:……….. Có:……….. QĐ số15/2006QĐ-BTC Họ tên người giao hàng: Lê văn Tuấn Theo HĐ số 15 ngày 19 tháng 5 năm 2008 của Giám Đốc Nhập tại kho: Mỹ Đình Địa điểm……………. STT Tên HH,sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vỏ 12kg PVG Vỏ 359 2 Vỏ 45kg PVG Vỏ 50 Cộng Ngày 4 tháng 6 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Bảng 4: Phiếu xuất kho . Đơn vị:…… PHIẾU XUẤT KHO Số:……….. Mẫu số:01- VT Bộ phận:…. Ngày 4 tháng 6 năm 2008 Nợ:……….. Có:……….. QĐ số15/2006QĐ-BTC Họ tên người nhận hàng: Lê văn Tuấn Địa chỉ:…………… Lý do xuất kho: Xuất Hàng cho Cty TNHH TM Khánh Mai Xuất tại kho : Mỹ Đình Đại điểm:…………….. STT Tên HH,sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bình 12kg PVG Bình 359 237.600 85.298.400 2 Bình 45kg PVG Bình 50 891.000 44.550.000 Cộng 129.848.400 Ngày 4 tháng 6 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Bảng 5: Giấy báo có của Ngân hàng. Ngân hàng thương mại Á Châu GIẤY BÁO CÓ Mã DGV: Chi nhánh ACB- PGĐ Mỹ Đình Ngày 10 tháng 6 năm2008 Mã KH: 63074 Kính gửi : TT CN & KD GAS MY DINH- CN CTY TNHH TAN AN BINH Mã số thuế : 0100898041 Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách với nội dung sau: Số tài khoản ghi Có : 38168919 Số tiền bằng số : 129.848.400 Số tiền bằng chữ : MỘT TRĂM HAI CHÍN TRIỆU TÁM TRĂM BỐN MƯƠI TÁM NGHÌN BỐN TRĂM ĐỒNG CHẴN. Nội dung: LÊ THỊ LƯƠNG - CHUYỂN TIỀN- NHẬN TẠI PGĐ MỸ ĐÌNH HN Ở trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên mặc dù do nhánh Mỹ Đình là bên bán nhưng khi xuất Hoá đơn GTGT bên bán ghi là Cty TNHH Tân An Bình. b) Bán hàng qua đại lý. Nghiệp vụ 1: Ngày 12/6 xuất gửi đại lý Vinh Quang thuộc Công ty TNHH Thăng Long Gas số lượng lô hàng là 9.882 kg LPG. Với giá bán chưa thuế là 18.300/kg, thuế suất thuế GTGT 10%.Giá vốn 17.069đ/kg - Lô hàng trên được Trung tâm CN&KD Gas Mỹ Đình chiết thành 396 bình 12kg và 114 bình 45 kg sau đó mới chính thức gửi bán. Đại lý sẽ được hưởng mức hoa hồng mà bên Mỹ Đình trả là 500đ/kg, hỗ trợ chi phí vận chuyển là 300đ/kg. - Để đảm bảo việc chu trình bán hàng không bị chậm Chi nhánh Mỹ Đình yêu cầu bên Đại lý Vinh Quang mang vỏ bình để đổi lấy bình mới. Quy trình hạch toán : - Hai bên sẽ cử đại diện của Cty mình để trực tiếp bàn bạc và thỏa thuận về các điều khoản về mặt số lượng, chất lượng hàng hóa, trách nhiệm của đôi bên về hợp đồng kinh tế. Và ký vào ngày 10/5/2008.(tương tự bảng 1) - Khi xuất hàng đi bán thủ kho sẽ viết phiếu nhập vỏ vào kho (tương tự bảng 3), đồng thời viết phiếu xuất kho (tương tự bảng 4) cùng với chữ ký của kế toán và giám đốc. Sau đó được chuyển xuống kho để thực hiện HĐ. Tại đây thủ kho làm nhiệm vụ giám sát số lượng hàng bốc lên xe như trong phiếu xuất kho. Như vậy trong trường hợp này hình thức bán là gửi bán đại lý nhưng đại lý sẽ trực tiếp đến lấy hàng tại kho. Kế toán bán hàng sẽ tiến hành định khoản: Nợ TK 157 : 168.675.858 Có TK 156 : 168.675.858 Diễn giải: - Trị giá của hàng gửi bán : 9.882 *17.069 = 168.675.858 Nghiệp vụ 2: Ngày 25/6/2008 Đại lý Vinh Quang thông báo cho bên Mỹ Đình là đã bán hết số hàng gửi bán ngày 12/6/2008. Và đã thanh toán đủ số tiền với công ty bằng tiền mặt. Kế toán bán hàng viết hóa đơn số 0043360 số sêri DG/2008B ngày 25/6/2008 (tương tự như bảng 2) và tiến hàng định khoản như sau: * Bút toán phản ánh Giá vốn Nợ TK 632 : 168.675.858 Có TK 157 : 168.675.858 * Bút toán ghi nhận Doanh thu Nợ TK 131 : 198.924.660 Có TK 511 : 180.840.600 Có TK 3331 : 18.084.060 Diễn giải: Doanh thu: 9.882 * 18.300 = 180.840.600 Thuế VAT đầu ra: 180.840.600 * 10% = 18.084.060 Tổng phải thu : 180.840.600 + 18.084.060 = 198.924.660 Trong ngày 25/6/2008 Đại lý Vinh Quang đến công ty để thanh toán tiền hàng tại phòng kế toán. Kế toán viết Phiếu thu làm 2 liên (đặt giấy than trên liên 2 và viết vào liên 1) Liên 1 : Lưu tại công ty. Liên 2: Giao cho đại lý. Kế toán tiến hành định khoản. Căn cứ vào phiếu thu vào sổ Quỹ tiền mặt và Nhật ký- Sổ cái. Nợ TK 111 : 198.924.660 Có TK 131 : 198.924.660 Đơn vị:…… Địa chỉ:….. PHIẾU THU Quyển số:… Số: 29 Mẫu số 01- TT Theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 25 tháng 6 năm 2008 Nợ TK 111 Có TK 131 Họ tên người nộp tiền : Anh Đức Địa chỉ: Đại lý Quang Vinh- Công ty TNHH Thăng Long Gas Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng gửi bán ngày 12/06/2008 Số tiền: 198.924.660 (Viết bằng chữ): Một trăm chín tám triệu chín trăm hai mươi bốn ngàn sáu trăm sáu mươi đồng chẵn./. Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 25 tháng 6 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu (ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 6 : phiếu thu tiền mặt . Nghiệp vụ 3: Đến cuối tháng (30/6/2008) Công ty tiến hành quyết toán tiền hao hồng và hỗ trợ chi phí vận chuyển cho Đại lý Vinh Quang theo phương thức tiền mặt( Phiếu chi tiền mặt). Căn cứ vào giá hoa hồng 500đ/kg và hỗ trợ vận chuyển 300đ/kg. Kế toán bán hàng tiến hành định khoản: Nợ TK 641 : 7.905.600 Có TK 111 : 7.905.600 Diễn giải: - Hoa hồng : 9.882 * 500 = 4.941.000 - Hỗ trợ vận chuyển : 9.882 * 300 = 2.964.600 - Tổng chi tiền mặt: 4.941.000 + 2.964.600 = 7.905.600 Đồng thời viết phiếu chi tiền như sau: Bảng 7: Phiếu chi tiền mặt Đơn vị:…… Địa chỉ:….. PHIẾU CHI Quyển số:… Số: 21 Mẫu số 01- TT Theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 30 tháng 6 năm 2008 Nợ TK 641 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền : Anh Đức Địa chỉ: Đại lý Quang Vinh- Công ty TNHH Thăng Long Gas Lý do chi : Thanh toán tiền hoa hồng và hỗ trợ vận chuyển tháng 6/2008 Số tiền: 7.905.600 (Viết bằng chữ): Bẩy triệu chín trăm linh năm ngàn sáu trăm đồng chẵn./. Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 30 tháng 6 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu (ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Như vậy ta thấy được giá bán của phương thức gửi bán đại lý thấp hơn với giá bán buôn. Như vậy doanh thu bán hàng cũng ít hơn. Quá trình hạch toán phức tạp hơn. c) Bán hàng tại hệ thống của hàng. Hiện nay, hệ thống của hàng của công ty đang ngày một mở rộng không những tại TP. Hà Nội mà còn các tỉnh thành lân cân. Đây là phương thức bán hàng phổ biến và góp một phần không nhỏ đến tổng doanh thu bán hàng của công ty. Sau đây xin được lấy một ví dụ : Nghiệp vụ 1: Tại cửa hàng Trung Văn số 98 Bạch Mai - HN. Ngày 20/06/2008 bán được 25 Bình Gas 12kg và 13 Bình 45kg.Giá vốn 17.069đ/kg. Giá bán :21.000đ/kg chưa thuế (thuế VAT 10%) Đa số khách hàng đến mua lẻ không cần viết HĐ. Nhưng nếu khách hàng có nhu cầu viết HĐ kế toán tại của hàng sẽ viết HĐ theo bảng 2. Để tổng hợp số lượng hàng bán cho khách lẻ cuối ngày kế toán cộng sổ để xuất hóa đơn số 0043398 theo nghiệp vụ 1. Tổng trọng lượng LPG = 25 * 2 + 13 * 45 = 885kg Quy trình hạch toán như sau: * Bút toán Giá vốn: Nợ TK 632 : 15.106.065 Có TK 156 : 15.106.065 Diễn giải: - Giá vốn: 885 *17.069 = 15.106.065 * Bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111 : 20.443.500 Có TK 511 : 18.585.000 Có TK 3331 : 1.858.500 Diễn giải: - Doanh thu : 885 *21.000 = 18.585.000 - Thuế VAT đầu ra: 18.585.000 *10% = 1.858.500 - Tổng thu tiền mặt: 18.585.000 + 1.858.500 = 20.443.500 Sau khi thu tiền bán hàng trực tiếp kế toán của hàng nộp tiền về công ty, kế toán viết phiếu thu (tương tự như bảng 6) Bảng 8: Hoá đơn giá trị gia tăng số 0043398 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG DG/2008B Liên 3: Lưu hành nội bộ Số HĐ: 0043398 Ngày 20 tháng 6 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân AN Bình Đại chỉ: 60 Nguyễn Thị Định - Nhân Chính- Hà Nội MST: 0100898041-1 Đơn vị mua hàng: Địa chỉ: Cửa hàng Trung Văn- Số 98 Bạch Mai HN MST: Hình thức thanh toán: Tiền Mặt STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 LPG trong 25 Bình 12 kg kg 300 21.000 6.300.000 2 LPG trong 13 Bình 45 kg kg 585 21.000 12.285.000 Cộng tiền hàng 18.585.000 Thuế GTGT(10%) 1.858.500 Tổng cộng tiền thanh toán 20.443.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu bốn trăm bốn mươi ba ngàn năm trăm đồng chẵn./. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng (Ký,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) 2.3.4. Kế toán doanh thu bán hàng Tài khoản sử dụng: TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Căn cứ vào chứng từ gốc Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, giấy báo có, phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng để kế toán bán hàng lên các báo cáo nhập, xuất hàng hóa. Kế toán bán hàng là người tiến hành ghi sổ theo dõi chi tiết doanh thu và Nhật ký - Sổ cái. Vào các sổ chi tiết cho tài khoản có liên quan. Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng. Mặc dù liên độ kế toán công ty áp dụng là một năm tài chính nhưng đến cuối tháng kế toán bán hàng vẫn phải làm công việc kết chuyển để xác định kết quả bán hàng. Do số lượng hàng bán ra lớn với nhiều hình thức bán phát sinh nhiều Hóa đơn GTGT và chứng từ gốc. Để đảm bảo được chính xác và kịp thời kế toán đơn vị, cửa hàng với kế toán bán hàng luôn có sự đối chiếu kiểm tra liên tục. Sau đây là cách ghi sổ cụ thể với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 6/2008: 2.3.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Tài khoản sử dụng: TK 531- Hàng hóa bị trả lại. Do hàng hoá của công ty luôn được đảm bảo bằng uy tín và chất lượng nên rất hiếm khi khách hàng trả lại hàng hoá. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, do điều kiện thời tiết, LPG trong bình của khách hàng (chủ yếu là các tổng đại lý, đại lý trong ngành) vẫn còn lắng trong bình chưa sử dụng hết. Cuối tháng, khi khách hàng trả vỏ bình, công ty xem xét và thực hiện chính sách ưu đãi chấp nhận lại số hàng hoá đó và coi số hàng hoá đó như hàng hoá bị trả lại. Như vậy công ty hạch toán vào TK 531 Nghiệp vụ 1 Ngày 28/6/2008 Công ty TNHH Vượng Gia chuyển trả 74 vỏ bình 45kg cho công ty. Công ty tiến hành kiểm tra, cân bình để xác định số Gas còn tồn động trong vỏ bình (chưa sử dụng hết). Biên bản kiểm nhận xác định lượng Gas dư trong bình là 125 kg. Công ty chấp nhận nhập lại số hàng này và coi số hàng đó là hàng bán bị trả lại. Được phản ánh trong sổ chi tiết TK511 Như vậy kế toán sẽ tiến hành định khoản * Bút toán giảm doanh thu, giảm thuế: Nợ TK 531 : 2.250.000 Nợ TK 3331 : 225.000 Có TK 111 : 2.475.000 Diễn Giải: - HH bị trả lại: 125*18.000 = 2.225.000 - Thuế : 2.225.000* 10% = 225.000 - Tổng giảm thu bằng TM: 2.250.000 + 225.000 = 2.475.000 *Bút toán nhập lại kho số hàng bị trả lại: Nợ TK 156 : 2.133.625 Có TK 632 : 2.133.625 Diễn Giải: - Giá vốn: 125 * 17.069 = 2.133.625 2.3.6. Kế toán giá vốn hàng bán. * Tài khoản sử dụng: TK 632 - Giá vốn hàng bán TK 156 - Hàng hóa Hệ thống sổ sách chứng từ sử dụng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết hàng hóa, báo cáo hàng tồn kho,hóa đơn thuế VAT. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo PP Nhập trước- Xuất trước. Với ưu điểm của PP này là giá thực tế của hàng hóa xuất kho được tính trên cơ sở giá lô hàng nào nhập trước thì sẽ được xuất trước. LPG là một mặt hành có giá cả bị ảnh hưởng bởi thị trường thế giới. Lượng HH xuất thuộc lô hàng nào thì được tính giá mua của lô hàng ấy. FIFO là PP tính giá hàng xuất kho kịp thời chính xác giá vốn hàng bán cuối kỳ không cần điều chỉnh chênh lệch giá. Tuy mô hình hoạt động là công ty thương mại nhưng giá vốn của hàng xuất bán đã tính bao gồm cả chi phí vận chuyển. Sau đó kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết mở cho TK 632 và sổ chi tiết theo dõi hàng hóa:. 2.3.7. Kế toán công nợ với người mua và người bán Để có thể theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ, mọi giao dịch với khách hàng đều được phản ánh qua tài khoản 131 và theo dõi chi tiết thông qua hệ thống sổ sách, máy tính. Đối với các khoản phải thu khách hàng, công ty thực hiện chính sách định mức công nợ khách hàng. Theo đó, với mỗi một đối tượng khách hàng, công ty sẽ xây dựng một định mức công nợ cho phép khách hàng nợ tiền hàng trong một giới hạn nhất định, nếu vượt mức giới hạn nợ công ty sẽ không xuất hàng cho khách hàng đó. Đến khi khách hàng trả đủ tiền hàng trong giới hạn định mức công nợ, công ty mới tiếp tục cung cấp hàng. Đồng thời trong quá trình mua hàng trong kỳ kế toán phảI cập nhật kịp thời, đầy đủ công nợ với người bán. Tài khoản sử dụng TK 131 : Phải thu khách hàng TK 331: Phải trả người bán Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Sổ chi tiết thanh toán với người mua. + Sổ chi tiết thanh toán với người bán. 2.3.8. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng tài khoản 641 để phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ (phiếu chi tiền; giấy báo Có; bảng tính lương và phân bổ khấu hao TSCĐ ) kế toán tổng hợp vào sổ chi phí bán hàng. * Chi phí lương hàng tháng cho CNV tại chi nhánh Mỹ đình là 22.200.000 Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6411 : 25.800.000 Có TK 334 : 25.800.000 *Chi phí khấu hao TSCĐ trạm Mỹ Đình hàng tháng 60.000.000. Cột chiết nạp 7.900.000. Nợ TK 6414 : 67.900.000 Có 214 : 67.900.000 *Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện thoại:900.000. Điện nước :2.000.000 Máy Fax :37.000. Nợ TK 6417 : 2.670.000 Nợ TK 133 : 267.000 Có 331 : 2.937.000 *Chi giao dịch với công ty Thăng Long và công ty TNHH MTV khí hóa lỏng HN 18.000.000 bằng TM Nợ TK 6418 : 18.000.000 Có TK 111 : 18.000.000 *Chi phí hoa hồng và hỗ trợ vận chuyển cho khách hàng 20.000.000 bằng tiền mặt. Nợ TK 6418 : 20.000.000 Có TK 111 : 20.000.000 *Chi phí khấu hao vỏ bình gas 500 Vỏ*1000đ/vỏ = 500.000 Nợ TK 6412 : 500.000 Có TK 111 : 500.000 2.3.9. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Cuối tháng, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khoá sổ để chuẩn bị công tác quyết toán trong tháng * Cách xác định kết quả tiêu thụ Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu thuần bán LPG - Giá vốn Trong đó Doanh thu thuần LPG = Doanh thu bán hàng LPG - Các khoản giảm trừ doanh thu Tại công ty cổ phần Gas Petrolimex, các khoản giảm trừ doanh thu như phần trước đã phân tích chỉ có khoản hàng bán bị trả lại.. Để xác định được lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng gas, bếp phụ kiện kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên các khoản doanh thu và chi phí để tính toán theo công thức sau: Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng = Lợi nhuận gộp về bán LPG + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Như vậy kết quả hoạt động kinh doanh tại Trung tâm CN & KD Gas Mỹ Đình được tổng hợp T6 /2008 như sau: Báo cáo kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu LPG Chiết nạp thuê Tổng chỉ tiêu 1 Doanh thu bán hàng 2.438.503.500 54.926.867 2.493.430.367 2 Giảm trừ doanh thu 24.385.035 0 24.385.035 3 Doanh thu thuần 2.414.118.465 54.926.687 2.469.045.332 4 Giá vốn hàng bán 2.248.220.479 0 2.248.220.479 5 Lãi gộp 165.897.986 54.926.867 220.824.853 6 CPBH &CPQLDN 124.940.000 0 124.940.000 7 LN trước T.TNDN 40.957.986 54.926.867 95.884.853 Như vậy, qua bảng tổng hợp báo cáo cho thấy sự cố gắng của ban lãnh đạo và CNV kết hợp với chiến lược cũng như phương thức bán hàng hợp lý đã tạo ra lợi nhuận cho Cty. Mặc dù giá LPG tăng giảm thất thường nhưng chi nhánh Mỹ Đình đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, Ý KIẾN, GIẢI PHÁP VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM CN VÀ KD GAS MỸ ĐÌNH CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TÂN AN BÌNH. 3.1. Ưu điểm Những thành tích mà Cty đã đạt được trong những năm qua là kết quả tất yếu cho những nỗ lực của toàn bộ các bộ phận, phòng ban, trong đó có sự góp sức không nhỏ của bộ phận kế toán Cty. Bộ phận kế toán của công ty liên tục cập nhật các chế độ, chính sách tài chính kế toán hiện hành và áp dụng chế độ một cách linh hoạt, phù hợp, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cho cán bộ quản lý một cách nhanh chóng và chính xác, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định có lợi cho Cty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Mô hình này một mặt đảm bảo cho bộ máy vận hành một cách đồng bộ, mặt khách đảm bảo tính chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong quá trình hoạt động. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng trong Cty đã tạo rất nhiều thuận lợi cho bộ phận kế toán trong quá trình thu thập số liệu, lên kế hoạch, triển khai các quyết định liên quan đến tài chính. Hệ thống chứng từ mà Cty đang sử dụng phù hợp với quy định của Bộ tài chính.Quá trình luân chuyển chứng từ của các phần hành kế toán được thiết kế một cách phù hợp, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ trách nhiệm của từng cán bộ tham gia quá trình luận chuyển. Với sự trợ giúp của các phòng ban, công tác hạch toán ban đầu của kế toán được giảm nhẹ một cách đáng kể. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được tổ chức một cách chặt chẽ, theo đó các cán bộ kế toán là những người phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tập hợp và sắp xếp chứng từ sao cho tiện lợi và để tra cứu nhất. còn xây dựng hệ Hiện công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký- Sổ cái là hình thức sổ theo dõi và cung cấp đầy đủ các thông tin kế toán tài chính. Với sự trợ giúp của phần mềm máy tính, hình thức sổ này càng phát huy được tính ưu việt của nó. Mặt khác cũng nhờ có hệ thống máy tính, khối lượng công việc ghi sổ thủ công được giảm tối đa, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác kế toán. Khai thác tối đa tính ưu việt của phần mềm máy tính, thống báo cáo tài chính lập theo quy định của Nhà nước (Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính). Xác định rõ được tầm quan trọng đó, trong những năm qua công ty TNHH Tân An Bình đã tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách hệ thống và khoa học. Nhờ có sự trợ giúp của bộ phận kế toán, các nhà quản lý, cán bộ thuộc bộ phận KD của Cty luôn được cung cấp kịp thời những thông tin quan trọng về tình hình bán hàng, chủ động và nhanh chóng đưa ra những phương án nhằm tối đa hoá lợi ích KD của Cty. Đối với một Cty mà số lượng các giao dịch tương đối lớn, mặt hàng kinh doanh đa dạng, thực hiện nhiều phương thức bán hàng khác nhau cho mỗi đối tượng khách hàng, Cty đã rất linh hoạt trong việc xây dựng hệ thống mã hàng, mã khách, để thuận tiện cho quá trình quản lý. Khi cần, thông qua hệ thống chương trình phần mềm máy tính, công ty có thể nhanh chóng lấy ngay được các báo cáo nhanh theo những tiêu thức lựa chọn. Ngoài ra hệ thống sổ chi tiết, hệ thống các báo cáo nhanh phục vụ cho việc theo dõi nghiệp vụ bán hàng cũng được tổ chức khá phong phú. 3.2. Nhược điểm Công việc của kế toán tiêu thụ hàng hoá là rất nặng, song công ty chỉ phân công cho cán bộ duy nhất quản lý cả về hàng hoá, phần công nợ, phần thuế. Như vậy khối lượng công việc mà cán bộ kế toán này phải đảm nhận là quá lớn. Bên cạnh đó, phầm mềm kế toán đôi khi có những trục trặc, mắc lỗi chương tình nhiều khi cần trở đến tiến độ của công việc kế toán. Để có thể phát huy hơn nữa vai trò của công tác kế toán nói chung, công tác bán hàng, và xác định kết bán hàng nói riêng, nhiệm vụ được xem như một công việc thường xuyên, liên tục và phải được thực hiện một cách có hiệu quả. Năm 2006 là một năm đặc biệt quan trọng đối với các DN Việt Nam. Việt Nam đã chính thức gia nhập WTO- tổ chức thương mại lớn trên Thế giới. Điều này đồng nghĩa với việc các DN Việt Nam phải đối mặt những thuận lợi và khó khăn để có thể hội nhập với kinh tế Thế giới. Và một trong những công việc quan trọng cần được chuẩn bị đó là công tác kế toán tài chính. Muốn vậy, công tác tài chính kế toán trong DN Việt Nam phải tiếp tục hoàn thiện để có thể phù hợp với kế toán quốc tế, tạo nên tiếng nói chung trong HĐKD. Trong quá trình thu mua hàng hoá, mọi chi phí thu mua phát sinh công ty không tập hợp riêng trên tài khoản chi phí thu mua hàng hoá (1562) . Điều này dẫn đến giá vốn hàng bán trong kỳ không còn được phản ánh chính xác. 3.3. Một số ý kiến và giải pháp Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thiết kế và tổ chức một cách mạch lạc, rõ ràng là mong muốn không chỉ của cán bộ phòng kế toán, của ban lãnh đạo công ty mà đó cũng là mong muốn của những người quan tâm đến sự lớn mạnh và phát triển của công ty, đặc biệt là sau khi công ty chính thức đi vào cổ phần hoá. Trong quá trình thực tập tại công ty, được tiếp xúc và trao đổi với các anh chị phòng kế toán, em nhận thấy rất rõ được không khí làm việc hăng say, luôn nghiên cứu tìm hiểu để sớm đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện các công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng. Với kiến thức nhỏ bé đã được học ở nhà trường cùng với những thực tế mà em đã được tìm hiểu trong thời gian qua tại công ty, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần nhỏ cho quá trình hoàn thiện của kế toán công ty. Cũng như các bộ phận cấu thành một đơn vị kinh doanh, bộ phận kế toán tồn tại nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Với các số liệu thu nhập được trong quá trình kinh doanh, bộ phận kế toán phối hợp với phòng kinh doanh thực hiện chức năng tham mưu cho bộ máy quản lý, đưa ra những ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện và đẩy mạnh hiệu quả hoạt động. Nghiên cứu và phát triển thị trường cung cấp nhiên liệu cho ô tô chạy Gas. Đây là một lĩnh vực còn khá mới mẻ nhưng rất triển vọng, đặc biệt nó đảm bảo được yêu cầu bức thiết đang đặt ra hiện nay đó là vấn đề môi trường Mặc dù phương thức bán hàng hiện công ty đang áp dụng là khá đa dạng, xong để có thể mở rộng và phát triển hơn nữa HĐKD của công ty có thể tham khảo thêm một số các phương thức bán hàng tiên tiến, đang áp dụng ở các nước phát triển như phương thức tiêu thụ với hợp đồng sẽ mua lại, phương thức tiêu thụ với quyền được trả lại hàng, bán hàng uỷ thác . Ngày nay, khi mà yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, phục vụ khách hàng không chỉ dừng lại ở việc bán cho khách hàng hàng hoá mình có, mà còn phải thực hiện tốt khâu chăm sóc khách hàng sau khi bán. Có như thế, công ty mới có thể duy trì được mối quan hệ lâu dàu với khách hàng, đây là một yếu tố quan trọng đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty phát triển trên cơ sở ổn định và bền vững.Mặt khác, LPG là một mặt hàng đòi hỏi độ an toàn cao, nếu chương trình chăm sóc khách hàng được thực hiện tốt, khách hàng sẽ yên tâm hơn khi sử dụng các mặt hàng của công ty, từ đó tạo được niềm tin từ phía khách hàng. Ngoài ra, các chính sách chiết khấu, giảm giá, bớt giá cũng được xem như một công cụ để có thể thu hút và khuyến khích khách hàng sử dụng hàng hoá ủa công ty. Xây dựng một chính sách tài chính rõ ràng giúp cho công ty có thể quản lý tốt hiệu quả của từ các ưu đãi dành cho khách hàng. KẾT LUẬN Qua một thời gian thực tập không lâu, được tìm hiểu thực tế tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Mỹ Đình là một việc làm cần thiết. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách khoa học và hợp lý vừa đảm bảo cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hoá và các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh vừa cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết để doanh nghiệp rút kinh nghiệm, phân tích và đề ra các phương án kinh doanh và quản lý phù hợp. Qua một thời gian thực tập không lâu, được tìm hiểu thực tế tình hình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung Tâm CN & KD Gas Mỹ Đình, em đã thu nhận được khá nhiều kiến thức bổ ích mà trong quá trình học tập lý thuyết ở nhà trường em không thể hình dung được hết. Đồng thời dưới sự giúp đỡ, dạy bảo tận tình của các thầy cô. Em đã có được định hướng quan trọng để phát triển và hoàn thiện báo cáo thực tập. Bên cạnh đó, sự hướng dẫn tận tình, thiện chí của các cô chú, anh chị tại Trung tâm CN & KD Gas Mỹ Đình và phòng kế toán Công ty TNHH Tân An Bình cũng là một nhân tố quan trọng giúp em hoàn thành báo cáo thực tập. Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng đề tài đã chọn, nhưng do còn có những hạn chế về mặt kiến thức cũng như thực tế, nên bài viết của em chắc chắn sẽ khó tránh khỏi các khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành từ những người quan tâm đến đề tài của em có thể hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn !