Đề tài Hoàn thiện công tác kế hoạch kinh doanh tại Công ty thiết bị y tế Phương Đông

ị trường như: Mức tăng trưởng thị trường, tỷ lệ xuất khẩu... - Tình hình cạnh tranh: Phân tích thị trường tương đối của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh mạnh nhất. - Hiệu quả của hoạt động đầu tư: Cường độ đầu tư, doanh thu trên mỗi hoạt động đầu tư. - Sử dụng ngân sách doanh nghiệp: Chi cho marketing trong doanh thu, hệ số tăng sản xuất. - Các đặc điểm của doanh nghiệp như: Qui mô doanh nghiệp, mức độ phân tán của doanh nghiệp. - Phân tích sự thay đổi của các yếu tố: Phần thị trường liên kết, giá cả, chất lượng sản phẩm và sự thay đổi sản lượng. Phương pháp này là phát hiện ra sự trao đổi các kết quả có tính chất chiến lược để từ đó xác định kế hoạch. Đây chính là phương pháp quan trọng nhất ở công ty vì mọi hoạt động của công ty đều hướng tới mục tiêu cao nhất là lợi nhuận 3.2 Phương pháp cân đối Phương pháp này gồm các bước sau: Bước 1: Xác định khả năng (bao gồm khả năng sẵn có và khả năng chắc chắn có) của doanh nghiệp và yếu tố sản xuất. Bước 2: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố sản xuất. Trong cơ chế thị trường, phương pháp cân đối được xác định với những yêu cầu sau: - Cân đối được thực hiện là cân đối động. Cân đối để lựa chọn phương án chứ không phải cân đối theo phương án đã được chỉ định. Các yếu tố của cân đối là những yếu tố biến đổi theo môi trường kinh doanh, đó là nhu cầu thị trường và khả năng có thể khai thác của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. - Thực hiện cân đối liên hoàn, tức là tiến hành nhiều cân đối kế tiếp nhau để bổ sung và điều chỉnh phương án cho phù hợp với thay đổi của môi trường. - Thực hiện cân đối trong những yếu tố truớc khi tiến hành cân đối tổng thể các yếu tố. Kết quả cân đối tổng hợp phải là căn cứ xác định năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định hoặc điều chỉnh phương án kinh doanh của doanh nghiệp.Phương pháp này chỉ mang ý nghĩa giúp công ty có một kế hoạch phù hơp với khả năng của công ty,trong thực tế chưa chắc sẽ đem lại cho công ty hiệu quả cao nhất. 4. Trình tự tổ chức công tác kế hoạch của công ty Trình tự, tổ chức lập kế hoạch của công ty thiết bị y tế Phương Đông tổng hợp thành sơ đồ dưới đây: LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh NhËn chØ tiªu kÕ ho¹ch chÝnh thøc cña Ban qua quản trị KiÓm tra vµ x©y dùng gi¶i ph¸p kÕ ho¹ch Bước 1: Hàng năm vào tháng 9, 10 năm báo cáo công ty nhận được công văn đề nghị của ban quản trị là phải báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, thực trạng sản xuất kinh doanh 9 tháng,khi đó Giám Đốc,Phó Giám Đốc phải trình bày bản kế hoạch kinh doanh trước toàn ban quản trị của công ty, qua đó phải thực hiện năm báo cáo, đồng thời xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh vừa đảm bảo về mặt kinh tế vừa đảm bảo về mặt kỹ thuật... trong năm tới. Nội dung văn bản bao gồm: - Nội dung các kế hoạch công ty phải lập, ở công ty chủ yếu là kế hoạch về bán hàng,kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học và kế hoạch marketing vì nó quyết định chủ yếu đến doanh thu bán hàng của công ty.Công ty không chú ý đến các kế hoạch về nhân sự ,tiền lương, đầu tư phát triển chính vì vậy chi phí của công ty mới tăng nhanh hơn so với doanh thu của công ty,mặt khác quy mô của công ty cũng không tăng mấy so với những năm đầu là do công ty chưa có sự đầu tư vào ké hoạch đầu tư và phát triển - Hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch (kế hoạch sản xuất và kinh doanh, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch tài chính giá thành kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch thu nộp ngân sách, kế hoạch bảo hộ lao động, kế hoạch đầu tư phát triển, kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học, kế hoạch bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế).Các chỉ tiêu cũng chỉ mang tính khách quan do công tác dự báo của công ty là chưa có,mặt khác,sản lương hàng bán của công ty chủ yếu là do các mối quan hệ mà có,khả năng tìm hiểu thị trường còn hạn chế nên các chỉ tiêu vẫn còn mang tính khách quan - Những căn cứ để lập kế hoạch. Bước 2: Phòng kinh tế kế hoạch tiến hành lập một bản kế hoạch sản xuất - kinh doanh - kinh tế - kỹ thuật bao gồm các nội dung sau: - Ước tính thực hiện năm báo cáo. - Tỷ lệ dự kiến kế hoạch năm tới. - Phòng kế hoạch hướng dẫn các phòng ban chức năng lập kế hoạch theo chuyên môn của mình. Cụ thể như sau: * Phòng tổ chức đảm nhiệm các kế hoạch: + Kế hoạch lao động tiền lương. + Kế hoạch bảo hộ lao động. + Kế hoạch đào tạo. + Kế hoạch chính sách xã hội. * Phòng kế toán tài chính đảm nhiệm xây dựng + Kế hoạch tài chính. * Phòng cơ giới vật tư đảm nhiệm: + Kế hoạch về máy móc thiết bị. + Kế hoạch nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến * Phòng KCS đảm nhiệm + Kế hoạch kiểm tra chất lượng các các thiết bị và hoá chất y tế Các kế hoạch phụ trợ do các phòng ban chức năng khác lập trên cơ sở tổng hợp từ các đơn vị dưới lên hầu như được thông qua. Riêng kế hoạch về sản xuất kinh doanh, công ty sẽ tổ chức các đơn vị bảo vệ kế hoạch nếu có sự chênh lệch lớn giữa các chỉ tiêu. Sau đó, phòng kinh tế kế hoạch tổng hợp kế hoạch từ các phòng ban và các đơn vị thành viên thành bản kế hoạch của công ty. Phòng kinh tế kế hoạch sẽ thay mặt công ty trình và bảo vệ kế hoạch trước ban quản trị Sau khi xem xét, đầu năm kế hoạch (thường là 15/1), Ban quản trị sẽ có bản kế hoạch tạm giao xuống công ty. công ty cũng có kế hoạch tạm giao xuống các đơn vị. Bước 3: Ban quản trị sau khi xem xét duyệt dự thảo kế hoạch của công ty gửi lên, chính thức giao công ty vào đầu năm kế hoạch (tháng 1-2 năm kế hoạch). Chỉ tiêu này bao gồm: - Chỉ tiêu pháp lệnh: Các khoản nộp ngân sách. - Chỉ tiêu hướng dẫn: + Giá trị tổng sản lượng. + Doanh thu. + Lợi nhuận thực hiện. + Đầu tư và xây dựng. + Thu nhập bình quân. Bước 4: Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý công ty nhận báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, tổng hợp lại gửi lên ban quản trị. Ngược lại, công ty cũng thực hiện những cuộc kiểm tra theo định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất đối với các đơn vị cấp dưới. Kết quả kiểm tra là cơ sở cho việc đánh giá môi trường bên trong, môi trường bên ngoài của công ty và chất lượng công tác lập kế hoạch. Từ đó có những điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu kế hoạch. Thường thì tháng 7, 8 năm kế hoạch,Ban quản trị sẽ xem xét điều chỉnh kế hoạch. Theo đó, công ty cũng tiến hành điều chỉnh theo kế hoạch của các đơn vị thành viên. Kế hoạch sau điều chỉnh là kế hoạch chính thức, là cơ sở pháp lý để đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch. Với cách thức tổ chức về mặt thời gian và không gian trong công tác lập kế hoạch ở công ty thiết bị y tế Phương Đông xét theo mối quan hệ dọc (Ban quản trị - công ty - các văn phòng đại diện) và các mối quan hệ ngang (giữa các phòng ban) là tương đối hợp lý thể hiện được quan điểm đổi mới về công tác kế hoạch của công ty. Sự chỉ đạo xuyên suốt về mặt tổ chức từ Ban quản trị xuống công ty và xuống các văn phòng đại diện, giúp cho kế hoạch được thống nhất về nội dung hình thức, thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch. Quan trọng hơn cả là việc xác định và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cơ bản về sản xuất kinh doanh đã được bảo đảm được sự chỉ đạo theo định hướng từ cơ quan cấp trên xuống cơ quan cấp dưới (Ban quản trị - công ty – văn phòng đại diện) giúp cho công ty phát triển đúng hướng làm tăng doanh thu,giảm chi phí tới mức tối đa Việc triển khai kế hoạch theo kiểu hai xuống một lên - hai xuống là một lần đưa chỉ tiêu hướng dẫn (vào đầu năm kế hoạch) của Ban quản trị (hoặc công ty). Một lên là gửi kế hoạch lên và bảo vệ kế hoạch (nếu có) của công ty (hoặc đơn vị) - đảm bảo kế hoạch được lập xuất phát từ cơ sở, điều đó có nghĩa là kế hoạch có tính khả thi cao. Công ty sau khi nhận chỉ tiêu hướng dẫn của Ban quản trị giao xuống, kiểm tra, xây dựng biện pháp thực hiện kế hoạch. Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông qua đại hội công nhân viên chức vào khoảng tháng 2-3 hàng năm. 5. Đánh giá chất lượng công tác lập kế hoạch tại công ty thiết bị y tế Phương Đông Phân tích công tác lập kế hoạch trên cơ sở đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian qua: Để đánh giá được hiệu qủa của công tác lập kế hoạch ở công ty ta dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh so với kế hoạch đề ra trong 3 năm qua ở công ty: (Bảng 4 - Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong3 năm qua) * Đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian qua ở công ty: Bang 8:Kết quả kinh doanh của công ty thời gian qua Đơn vị: Tr. đ Chỉ tiêu KH 2005 2005 KH 2006 2006 KH 2007 2007 Tổng doanh thu 30.000 26.499 54.000 49.817 65.500 60.223 Doanh thu thuần 30.000 26.499 54.000 49.817 65.500 60.223 Lợi nhuận thuần 350 299 1500 1042 750 498 Lợi nhuân trước thuế 350 299 1500 1042 750 498 Lợi nhuận sau thuế 251 215 1020 709 539 358 Nguồn:Báo cáo tài chính công ty th ết bị y tế Phương Đông Qua bảng 4, nhìn chung ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty luôn có mức tăng trưởng trừ năm 2007 dù doanh thu tăng cao nhưng lợi nhuận lại bị giảm xuống do giá vốn hàng bán và chi phí quản lí tăng quá nhanh Trong 3 năm qua, công ty luôn hoàn thành được các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nhịp độ tăng trưởng bình quân hàng năm rất cao,2006, 88.46%,2007, 22% hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách với Nhà nước, nâmg cao đời sống cán bộ công nhân viên, năng lực bán hàng được nâng lên, uy tín của công ty trong lĩnh vực thiết bị y tế được nâng cao. Nhưng qua số liệu cũng phần nào thấy được sự cạnh tranh quyết liệt của thị trường thiết bị y tế trong 3 năm trở lại đây, giá đấu thầu ngày càng thấp dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty có chiều hướng giảm sút(2007 lợi nhuận giảm), tỷ suất lợi nhuận tính trên doanh thu cũng như tính trên vốn đều có xu hướng giảm; Mặt khác do việc chưa có một hệ thống kế hoạch hoàn thiện nên làm chi phí trong nhiều vấn đề tăng cao. thu. * Đánh giá tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh so với kế hoạch đề ra: Qua bảng trên ta thấy nhìn chung kế hoạch đề ra không sát với thực tế đặc biệt là 2 năm 2005 và năm 2006 (Ví dụ: Năm 2005 giá trị tổng sản lượng kỳ kế hoạch đặt ra là 30.000 tr.đ trong khi đó trên thực tế lại đạt được 26.499 tr.đ, hay trong năm 2006 kỳ kế hoạch là 54.000tr.đ trong khi đó 49.817 tr.đ). Sơ dĩ như vậy là do các nguyên nhân: - Thứ nhất: Do ảnh hưởng của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường ở công ty nói riêng. Đối với công tác này công ty chưa thực sự xem xét một cách kỹ do chưa thực sự nhanh nhạy nắm bắt được những diễn biến trong tương lai để dự báo kế hoạch một cách chính xác (Ví dụ: Nhà nước ra luật thuế VAT, sự xuất hiện nagỳ càng nhiều các đối thủ cạnh tranh có tiềm lực lớn...). - Thứ hai: công ty chưa thực sự phát huy được những năng lực hiện có, nhất là những lĩnh vực truyền thống như xây lắp và cơ giới nềm móng. Đồng thời về mặt chủ quan công ty quản lý, điều hành chưa thực sự tốt, lực lượng gián tiếp còn đông, vốn lưu đông không đáp ứng kịp cho sản xuất nên dẫn đến chi phí trả lãi vay ngân hàng chiếm tỷ trọng tương đối cao trong giá thành (Từ 4 đến 8%). IV. Đánh giá chung về công tác lập kế hoạch ở công ty thiết bị y tê Phương Đông Do mối quan hệ chặt chẽ về cơ cấu tổ chức, về cơ chế quản lý giữa Ban quản trị - công ty - các đơn vị thành viên, đặc điểm vốn có của ngành cung cấp thiết bị y tế và hoá chất nên khi xem xét chất lượng công tác quản lý nói chung và công tác kế hoạch nói riêng ta phải đặt chúng trong mối quan hệ này. 1. Những kết quả đạt được Cách thức lập kế hoạch hiện nay ở công ty là tương đối tốt, phản ánh được tinh thần đổi mới về công tác lập kế hoạch ở doanh nghiệp trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Cụ thể là: - Kế hoạch được lập từ các đơn vị cấp dưới trên cơ sở định hướng của Ban ưquản trị. Kế hoạch do công ty lập sẽ được chấp nhận thông qua nếu đơn vị, công ty có thuyết minh hợp lý chứ không nhất thiết phải chấp nhận chỉ tiêu hướng dẫn từ cấp trên. Như vậy, công ty, các phòng đại diện được phát huy tối đa quyền chủ động trong việc xây dựng kế hoạch. - Kế hoạch được xây dựng từ việc phối hợp các hoạt động kinh tế khách quan với mong muốn chủ quan của con người. Tức kế hoạch được xây dựng từ nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. - Số kế hoạch được lập tương đối căng nên đã phát huy tối đa sự tìm tòi sáng tạo của ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên chức trong công việc nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế hoạch được lập lấy hiệu quả kinh tế làm đầu tức là kế hoạch được lập mang tính khả thi và lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của công tác lập kế hoạch. - Trong quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch với các phòng chức năng khác, đặc bệt là các đơn vị thành viên và có sự chỉ đạo xuyên suốt từ Ban quản trị xuống. - Hầu hết đội ngũ lập kế hoạch đã nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch. Do vậy đã nắm bắt được những lý luận cơ bản về lý thuyết - cơ sở khoa học của việc lập kế hoạch (như quy trình, các căn cứ lập kế hoạch...) biết kết hợp với kinh nghiệm của mình trong quá trình lập kế hoạch. - Công tác lập kế hoạch đã mang lại hiệu quả cao trong các mặt hoạt động của Tổng công ty cụ thể: + Về đời sống của cán bộ công nhân viên: công ty cũng được quan tâm và không ngừng được cải thiện từng bước, hiện nay công ty đang có mức lương hiện tại là 2.5000.000 đồng bình quân cho mỗi cán bộ công nhân viên của công ty, so với mức trung bình hiện nay thì đây là mức lương đảm bảo cuộc sống cho người lao động tham gia làm việc. Nhìn chung các mặt hàng công ty cung cấp đều đảm bảo về chất lượng quốc tế, đạt độ an toàn và chính xác cao + Đối với công tác bảo hanh sản phẩm,công ty luôn có môt đội ngũ các kỹ sư có trình độ tay nghề cao,có kinh nghiệm lâu năm trong nghế sửa chữa các loại thiết bị y tế máy móc Công ty là đại diện độc quyền phân phối của nhiều hang sản xuất thiết bị nổi tiếng trên thế giới, chất lượng sản phẩm tuyêt đối đảm bảo, luôn luôn được khách hàng quan tâm và tin dùng. Các kết quả trên được thể hiện một cách rõ nét thông qua việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu trong năm 2002: Bảng 9 - tình hình thực hiện kế hoạch 3 năm qua TT Chỉ tiêu Đ.V Thực hiện 2006 Kế hoạch Thực hiện 2007 So với năm trước So với kế hoạch 1 Giá trị tổng sản lượng Tr.đ 49.817 54.000 60.223 10.406 -5277 - Giá trị hàng GAMBRO - Giá trị hàng Roche - Giá trị hang NIPON - Giá trị hang ALOKA - Giá trị hang ABBOTT - Giá trị hang khác Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ 11.255 5.688 9436 12.967 2.040 8.431 12.500 6.000 11.500 15.000 2.000 7.000 12.430 8.527 11.443 13.652 3.532 10.639 1.175 2.839 2.007 685 1.492 2.208 -1286 -598 -783 -844 -1092 -674 2 Doanh thu Tr.đ 49.817 54.000 60.223 10.406 -5277 3 Lợi nhuận thực hiện Tr.đ 1042 1500 498 544 -9965 4 Các khoản nộp NS Tr.đ 181 113 449 268 79,68 - Thuế VAT - Thuế TNDN - Thuế vốn + thuế khác Tr.đ Tr.đ Tr.đ 84 60 37 113 333 71 45 249 11 8 68,14 5 Thu nhập bình quân 2000đ 325000 2500 3000 500 500 Nguồn:Báo cáo tài chính công ty th ết bị y tế Phương Đông So với năm 2005, mức độ tăng trưởng của công ty tăng trên 20%, đây là một mức răng trương rất cao,măc dù có thấp hơn so với mức tăng trương năm 2006 nhưng trong hoàn cảnh trên thị trường xuất hiện rất nhiều đối thủ cạnh tranh thì đây là một kêt quả rất đáng khích lệ đôi với công ty. Để đạt được kết quả trên trong khi còn nhiều khó khăn là cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty và sự quan tâm giúp đỡ kịp thời và hiệu quả của bộ máy quản lí. Đó là thành quả chung của cả công ty. 2. Những mặt còn tồn tại Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lập kế hoạch ở công ty thiết bị y tê Phương Đông không tránh khỏi những nhược điểm trong bối cảnh chung khi mà công tác lập kế hoạch đang được tìm tòi và hoàn thiện để phù hợp với cơ chế thị trường ở nước ta. Công tác lập kế hoạch ở công ty còn có một số tồn tại cơ bản sau: - Công tác lập kế hoạch của công ty còn phụ thuộc vào ban quản trị làm giảm tính năng động trong việc lập kế hoạch, đôi khi kế hoạch không đảm bảo tính cân bằng giữa kinh tế và lao động. - Mặc dù công ty đã đầu tư cho việc lập kế hoạch nhưng mức đầu tư nhiều khâu vẫn chưa đủ, chủ yếu là khâu quyết định kế hoạch. Chẳng hạn như nguồn kinh phí cho công tác thông tin thị trường còn hạn hẹp, các phương tiện cần thiết để nâng cao công tác thị trường chưa đáp ứng đầy đủ do vậy làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch. - Phương pháp lập kế hoạch của công ty còn nặng về chỉ đạo của cấp trên và kinh nghiệm của người làm kế hoạch. Công cụ - phương tiện lập kế hoạch còn chưa đầy đủ các kế hoạch chưa có sự phối hợp chặt chẽ. Các phòng ban chưa thực sự phối hợp với nhau về mặt thông tin gây nên sự không ăn khớp giữa các kế hoạch và hệ thống kế hoạch của công ty. - Các bước lập kế hoạch còn đơn giản hoá, đặc biệt là việc xây dựng phương án kế hoạch và lựa chọn phương án kế hoạch tối ưu. công ty chỉ xây dựng một phương án hành động điều này gây khó khăn cho việc thực hiện kế hoạch. Chất lượng của căn cứ lập kế hoạch còn thấp, chất lượng thông tin còn kém tin cậy, chưa chính xác đầy đủ dẫn đến dự báo của công ty còn phụ thuộc nhiều vào Ban quản trị. Còn coi nhẹ các yếu tố ảnh hưởng gián tiếp đến việc lập kế hoạch. - Công tác nghiên cứu và dự báo thị trường gần như còn chưa được chú trọng làm cho công tác lập kế hoạch không có cơ sở chắc chắn và cuối cùng kế hoạch được lập ra nhưng không sát với thực tế của doanh nghiệp, kế hoạch không khả thi. - Công ty chưa chủ động xây dựng kế hoạch cho riêng mình. Kế hoạch của công ty lập dựa nhiều vào kế hoạch của các đơn vị và Ban quản trị. - Các kế hoạch chưa có sự phối hợp chặt chẽ. công ty tập trung sự chú ý nhiều tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong khi có phần lớn là các kế hoạch hỗ trợ. Điều này sẽ ảnh hưởng tới tầm quan trọng của các kế hoạch hỗ trợ và mối quan hệ nhân quả giữa kế hoạch hỗ trợ và kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Chưa có sự thống nhất cao giữa kế hoạch lập và kế hoạch giao của các cấp: Chỉ tiêu kế hoạch các đơn vị lập, đăng ký với công ty thường có sự khác biệt lớn. Điều này đã làm cho các chỉ tiêu kế hoạch giao - nhận giữa các phòng đại diện với công ty hay giữa công ty với ban quản trị còn gượng ép. Do đó rất khó khăn cho các đơn vị và bản thân công ty hoàn thành kế hoạch. 3. Những nguyên nhân Những mặt hạn chế về công tác lập kế hoạch của công ty do những nguyên nhân chủ yếu sau đây: - Khi bước sang nền kinh tế thị trường nhiều người còn cho rằng kế hoạch hoá nói chung và kế hoạch nói riêng không còn quan trọng nữa, do vậy còn coi nhẹ việc lập kế hoạch. - Việc đầu tư cho việc lập kế hoạch còn hạn chế đặc biệt là cho việc thu thập xử lý thông tin và công cụ lập kế hoạch. - Các phòng ban trong công ty còn ít phối hợp với nhau, chưa phát huy được sức mạnh tổng hợp của toàn công ty. Đặc biệt là sự phối hợp giữa phòng kế hoạch với các phòng khác. - Việc lập kế hoạch còn nặng về chỉ đạo và kinh nghiệm nên các phương pháp lập kế hoạch, căn cứ lập kế hoạch, quy trình lập kế hoạch còn chưa hoàn thiện. Đây là điều cần được khắc phục để nâng cao chất lượng các kế hoạch được lập. - Thị trường luôn biến động, nhu cầu về xây lắp trong thời kỳ hiện nay đang rất lớn nhưng sự cạnh tranh lại ngày một khắc nghiệt dẫn đến việc hoàn thành kế hoạch được giao cũng rất khó khăn. - Do kế hoạch chưa sát với thực tế của công ty nên chưa khai thác được các điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của mình dẫn đến chỗ có thể hoàn thành mức kế hoạch dễ dàng nhưng chưa tận dụng được hết nguồn lực hiện có của công ty. CHƯƠNG III - MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH Ở CÔNG TY THIẾT BỊ Y TẾ PHƯƠNG ĐÔNG 1.Quan điểm thực hiện Trong thời gian qua công ty thiết bi y tế Phương Đông đã có những bước phát triển đáng mừng, khắc phục được nhiều khó khăn, dần dần đứng vững trên thị trường mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đời sống nhân viên tuy chưa cao nhưng đã được nâng lên nhiều trong những năm qua, số lượng việc làm nhiều hơn, cơ sở vật chất được cải thiện và nâng cấp đáng kể. Tuy nhiên công ty cũng còn có nhiều hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty hơn nữa. Qua phân tích ở chương II ta thấy có một hạn chế lớn trong Tổng công ty đó là việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty chưa sát với thực tế, chưa được chuẩn bị kỹ càng. Đây là công việc đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh nên nó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả cuối cùng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh đặt ra các chỉ tiêu nhiệm vụ và cả các phương pháp, biện pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, kế hoạch phân bổ các nguồn lực cho nên nếu kế hoạch được lập không tốt thì sẽ lãng phí nguồn lực, không hoàn thành được nhiệm vụ và như thế sẽ không đóng góp vào việc đạt đến mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó trong thời gian tới công ty cần phải hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình để cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn nữa, khắc phục khó khăn và thu được lợi nhuận cao, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên cũng như cải thiện vị thế của công ty trên thương trường. Nhiệm vụ trước hết của công ty thiết bị y tê Phương Đông trong việc hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình là xây dựng kế hoạch đầy đủ, có nghiên cứu khoa học, phân tích cụ thể, đầu tư cho việc lập kế hoạch một cách thoả đáng, thu hút nhiều người cùng tham gia lập kế hoạch từ trên xuống dưới và phổ biến kế hoạch một cách rộng rãi trong toàn công ty. Để thực hiện được nhiệm vụ đó, có nhiều vấn đề cần giải quyết không chỉ ở phạm vi công tác kế hoạch mà còn phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ ở các bộ phận phòng ban chức năng khác trong công ty và Ban quản trị, cần có thời gian để giải quyết vấn đề này. I. Phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch Cũng như các công cụ quản lý khác, chuyển sang cơ chế quản lý kinh tế mới, kế hoạch cũng đã đổi mới để bắt kịp những yêu cầu khách quan, để khẳng định là công cụ quản lý cần thiết và quan trọng ở cả cấp vĩ mô và vi mô trong nền kinh tế thị trường. Kế hoạch đã được đổi mới cả về nộ dung, phương pháp, trình tự tiến hành theo hướng tăng quyền chủ động cho các doanh nghiệp trên cơ sở các định hướng của Nhà nước. Sau gần 10 năm đổi mới công tác kế hoạch đã có nhiều chuyển biến tích cực song còn nhiều khó khăn và hạn chế. Vì vậy, công tác kế hoạch nói chung đang tiếp tục được đổi mới và hoàn thiện trên các mặt sau: - Triển khai đồng bộ và liên tục các kế hoạch, từ kế hoạch dài hạn, trung hạn đến hàng năm, từ kế hoạch sản xuất, tài chính đến các kế hoạch hỗ trợ. Các kế hoạch trong khi xây dựng và thực hiện được xem xét trong mối quan hệ ràng buộc qua lại lẫn nhau cả về mặt phạm vi, quy mô và thời gian. - Tiếp tục xây dựng công tác kế hoạch theo phương thức hạch toán kinh doanh theo hướng xã hội chủ nghĩa. Tức kế hoạch phải được xây dựng lấy thị trường làm căn cứ và thước đo, cần chú ý cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, xoá bỏ triệt để bao cấp và ỷ lại ở cấp trên, đảm bảo sản xuất kinh doanh bù đắp được chi phí và có lãi. - Đổi mới quan hệ giữa kế hoạch kinh tế quốc dân với kế hoạch doanh nghiệp. Kế hoạch nền kinh tế xã hội chỉ đóng vai trò định hướng, tham khảo cho các doanh nghiệp lập kế hoạch, giảm tới mức tối thiểu các chỉ tiêu pháp lệnh. Quá trình giao, xét duyệt kế hoạch nhanh gọn, giản đơn và khách quan, có căn cứ khoa học đảm bảo tính khả thi cao. - Tiếp tục hoàn thiện quy trình xây dựng và cân đối kế hoạch ở các cấp cơ sở. Các doanh nghiệp đảm bảo tính khả thi các bước của công tác kế hoạch. Đồng thời sự linh hoạt ở khâu cân đối, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với diễn biếncủa thị trường cần được coi trọng. - Làm tốt công tác tư tưởng, để cho mọi nhân viên nhận thấy trách nhiệm, ý nghĩa công việc mình làm. - Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, tăng cường công tác kiểm tra - kiểm soát. - Tổ chức hội thảo để đúc kết kinh nghiệm. - Tiến hành xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh thực sự có hiệu quả: + Đảm bảo tính định hướng của chiến lược để công ty phát triển một cách liên tục và vững chắc trong môi trường sản xuất kinh doanhthường xuyên biến động. Việc “kết hợp mục tiêu công trình, và mục tiêu tình thế” trong thực hành kinh doanh là yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và khắc phục sai lệch do tính định hướng của chiến lược gây ra. + Tập trung các quyết định chiến lược quan trọng về cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Điều đó đảm bảo tính chuẩn xác của các quyết định dài hạn (về sản phẩm, về đầu tư, về đào tạo) và sự bí mật thông tin và cạnh tranh trên thị trường. Chiến lược luôn có tư tưởng tiến công, giành thắng lợi trên thương trường. Chiến lược được hoạch định và thực thi dựa trên phát hiện và sử dụng các cơ hội kinh doanh, các lợi thế so sánh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Vậy muốn có chiến lược phát triển, doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng chiến lược theo một tiến trình. Thực chất tiến trình chiến lược của doanh nghiệp là lựa chọn những lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo các nguồn lực cho chúng nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. Trong giai đoạn tới, công ty thiết bị y tế Phương Đông phấn đấu đạt được mục tiêu đề ra, đồng thời tiến hành đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng thị trường trong nước và quốc tế tạo được sự vững chắc trên thị trường thu được nhiều lợi nhuận, khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy hết năng lực của mình thông qua chế độ tiền lương, tiền thưởng hợp lý. Cố gắng nắm chắc nhu cầu của khách hàng không những về các yếu tố kỹ thuật mà cả về tiến độ và chất lượng công trình. Tập thể cán bộ công nhân viên của công ty đã đề ra các nhiệm vụ kế hoạch phát triển năm 2008 là: TT Chỉ tiêu Đ.V.T Kế hoạch năm 2008 Thực hiện năm 2007 So với TH năm 2007 1 Giá trị tổng sản lượng Tr.đ 80000 60.223 19.777 - Giá trị hàng GAMBRO - Giá trị hàng Roche - Giá trị hang NIPON - Giá trị hang ALOKA - Giá trị hang ABBOTT - Giá trị hàng NIHON KOHDEN - Giá trị hang khác Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ Tr.đ 20000 15000 12500 12500 7500 7500 5000 12.430 8.527 11.443 13.652 3.532 - 10.639 7.570 6.473 1.157 -1.152 3.968 7500 100,08 2 Doanh thu Tr.đ 80000 60.223 19.777 3 Lợi nhuận thực hiện Tr.đ 1500 498 1002 4 Các khoản nộp ngân sách Tr.đ 1235 449 786 - Thuế VAT - Thuế TNDN - Thuế khác Tr.đ Tr.đ Tr.đ 976 203 66 333 71 45 643 132 31 5 Lao động và tiền lương - Lao động - Tiền lương Người Đ/ng-thg 40 3500000 46 2500000 6 500000 Nguồn Công ty thiết bi y tế Phương Đông II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế hoạch tại công ty thiết bị y tế Phương Đông Công tác lập kế hoạch ở công ty thiết bị y tê Phương Đông còn một số điểm chưa thật hợp lý. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch được lập và quá trình thực hiện kế hoạch. Để khắc hiện tượng này cần giải quyết một số vấn đề và đưa ra các biện pháp hữu hiệu để nàgy càng nâng cao tính hiện thực của công tác xây dựng kế hoạch của công ty dựa trên khoa học sâu sắc. Vì vậy công ty nên thực hiện một số biện pháp sau: 1. Tổ chức bộ máy lập kế hoạch 1.1.Xây dựng quy chế làm việc nhằm xác định rõ nhiệm,trách nhiệmcủa các bộ phận trong công tác lập kế hoạch Công ty phải phân công nhiệm vụ rõ ràng: Giao cho phòng kinh tế kế hoạch là nơi tiếp nhận thông tin, khai thác thông tin và tiến hành xử lý. Đồng thời công ty phải có chế độ kiểm tra song song với nhiệm vụ. Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng kinh tế kế hoạch cũng nên được phân chia trách nhiệm cụ thể, tránh trường hợp khi sai sót thì không rõ trách nhiệm thuộc về ai. Trưởng phòng kinh tế kế hoạch sẽ là người bao quát, nhìn nhận đánh giá toàn bộ công việc của phòng, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin. Phó phòng có trách nhiệm nắm chắc các con số về các nguồn lực của công ty ở từng thời điểm dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty. Các nhân viên trong phòng sẽ là những người trực tiếp theo dõi, tổng hợp số liệu về khách hàng, về thị trường để hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, phòng tiến hành phân tích, đánh giá lại chất lượng phần việc của từng người để có sự thưởng phạt thích đáng, làm động lực thúc đẩy mọi người ngày càng cố gắng. Coi trọng cán bộ phòng kinh tế kế hoạch làm công tác tiếp nhận thông tin. công ty cần sử dụng cán bộ có năng lực, trình độ thu thập thông tin từ thị trường, có khả năng ngoại giao, kết hợp với những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm với lực lượng trẻ nhanh nhẹn trong phán đoán. Vận dụng các phương pháp phân tích để đề ra quyết định chính xác, kịp thời giúp giám đốc xác định được chiến lược sản xuất kinh doanh tối ưu nhất. Các phòng ban có liên quan thì đều phải xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách. 1.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lập kế hoạch Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất đặc biệt là lao động quản lý. Các nhà tư bản đã thấy rõ tiềm năng lao động của con người là vô tận, nó đã và đng đem lại lợi ích to lớn. Chính vì thế họ đã khôn ngừng từng bước tìm mọi biện pháp để khai thác triệt để lợi thế này. Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại cao gấp nhiều lần lao động bình thường. Ngày nay khi nền kinh tế thị trường phát triển trên khắp thế giới thì đội ngũ lao động này đóng vai trò chủ chốt nó quyết định cho sự thất bại hay thành công của chính doanh nghiệp. Để nâng cao công tác lập kế hoạch thì yếu tố con người là quyết định. Vì vậy, công ty phải có các biện pháp gắn với quyền lợi và trách nhiệm của người làm kế hoạch, có những hình thức thưởng phạt cụ thể, khuyến khích vật chất cho những người có trách nhiệm và thi hành kỷ luật đối với những người thiếu trách nhiệm gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Việc thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các lớp đào tạo, đào tạo lại để nâng cao trình độ năng lực cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ phòng kinh tế kế hoạch là hết sức cần thiết cả ở hiện tại và tương lai. Tổ chức cho cán bộ trẻ có đủ năng lực trình độ đi học sau đại học tại một số nước có nền công nghiệp phát triển như Nhật, Mỹ, Hàn quốc... từng bước trẻ hoá đội ngũ quản lý và xây dựng kế hoạch nhằm xây dựng công ty thành một công ty hàng đầu trong ngành cung cấp thiết bị và hoá chất y tế. 2. Đẩy mạnh và nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và dự báo thị trường Trong nền kinh tế thị trường, các đơn vị kinh tế, các tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải dự báo như cầu thị trường lấy thị trường làm trọng tâm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? Vào thời điểm nào? là do thị trường quyết định. Quy mô, cơ cấu và sự phát triển của nhu cầu thị trường về cơ bản quyết định quy mô cơ cấu sự phát triển của sản xuất. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu về từng loại sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó mà doanh nghiệp tìm cách đáp ứng nhu cầu của thị trường đó bằng công tác tổ chức sản xuất hoặc kinh doanh. Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu nhu cầu có thể tập hợp theo định mức giá, định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời gian kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng để đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yếu tố hỗ trợ. Trong những năm vừa qua công ty thiết bị y tế Phương Đông vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn đến khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa vời so với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường hoặc do không bám sát với nhu cầu thì trường nên trong quá trình thực hiện vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi. Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu thị trường với xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nếu điều tra nghiên cứu thị trường chính xác thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn ngược lại nếu không thì kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị sai lệch, và đây sẽ là một vấn đề nguy hiểm đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty cần phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường để từ đó biết được những con số đúng hơn về sản phẩm thị trường cần, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Tạo ra căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch. Muốn nghiên cứu thị trường được chính xác phải thực hiện các yêu cầu sau: 2.1 Phải nghiên cứu tất cả các yếu tố ảnh hưởng tới thị trường Ngành xây dựng là ngành có phạm vi hoạt động rộng lớn trong nước và nước ngoài, đồng thời thị trường của rngành xây dựng chịu sự tác động của nhiều yếu tố: - Tốc độ tăng trưởng của ngành xây dựng và nền kinh tế. Lĩnh vực cung cấp thiết bi y tế và hoá chất là một trong những lĩnh vực đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong sự phát triển của ngành y tế nói riêng và nền kinh tế nói chung. Vì vậy, khi nghiên cứu thị trường phải xét đến tốc độ tăng trưởng của ngành và nền kinh tế. Nếu như tổng thu nhập quốc nội (GDP) tăng mạnh và GDP /đầu người được cải thiện thì nó cũng thể hiện nhu cầu trong lĩnh vực xây dựng tăng lên theo một tỷ lệ tương ứng, tỷ lệ này đòi hỏi các nhà hoạch định kế hoạch của công ty phải xác định tương đối chính xác dựa trên kinh nghiệm, trình đọ và tình hình thực tế. Cũng như tăng trưởng của nền kinh tế với tăng trưởng của ngành y tế sẽ mang lại cho lĩnh vực cung cấp thiết bị và hoá chat y tế tăng lên cả về quy mô và chất lượng. - Chính sách Nhà nước liên quan đến ngành y tế, đặc biệt là chính sách đầu tư. Chính sách là công cụ quản lý của Nhà nước, nó có thể hé mở hay đóng lại các hoạt động của công ty trên thị trường. Có nghĩa là nó có thể cản trở hay khuyến khích hoạt động của công ty. Ví dụ: Chính sách đầu tư của Nhà nước. Khi nghiên cứu thị trường phải nghiên cứu chính sách đầu tư của Nhà nước (đầu tư về cơ sở hạ tầng, đô thị...) từ đó tìm cách tăng năng lực sản xuất nhằm thoả mãn nhu cầu trong tương lai, còn nếu chính sách đầu tư còn nhiều bất cập và hạn chế thì phải xem xét để có được những đối sách hợp lý. - Khoa học công nghệ: Ngày nay khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, đặc biệt là trong lĩnh vực máy móc thiết bị và dây truyền công nghệ phục vụ cho ngành xây dựng ngày một cải tiến, mang lại nhiều phát minh mới đem lại năng suất của hoạt động sản xuất kinh doanh cao hơn nên đòi hỏi công ty phải nghiên cứu yếu tố này để nắm bắt được sự phát triển của khoa học công nghệ để có thể áp dụng một cách tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thực sự có hiệu quả hơn. - Yếu tố khí hậu, thời tiết: Nước ta có khí hậu cực kỳ phức tạp trong khi đó đặc điểm của ngành y tế lại chịu sự tác động khá lớn của thời tiết. Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng lớn tới các loại bệnh có mặt ở Việt Nam, nếu thời tiết xấu sẽ làm cản trở phat sinh nhiều bênh dich,doanh thu của công ty sẽ tăng và ngược lại. Do đó đòi hỏi cán bộ lập kế hoạch cần xem xét các công trình mà công ty tham gia vào thời điểm nào của năm để có thể dự báo được tiến độ thi công của các công trình đó và xem xét yếu tố nào ảnh hưởng tới nhu cầu hoá chất và thiết bị y tế để khắc phục một cách tốt nhất. Trên đây là những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến thị trường ngành y tế. Khi nghiên cứu đến thị trường của ngành các nhà nghiên cứu phải tính đến tác động của tất cả các yếu tố có thể xảy ra để có được kết quả nghiên cứu thị trường chính xác, linh hoạt, không bị tác động quá sâu ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh khi một trong các yếu tố đó xảy ra. công ty cùng các phòng ban phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, để từ đó biết được con số chính xác hơn về sản phẩm, thị trường cần số lượng bao nhiêu? chất lượng như thế nào? tạo ra những căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch, tránh tình trạng điều chỉnh cân đối lại kế hoạch trong quá trình thực hiện. 2.2 Phương pháp nghiên cứu Trong những năm qua, công tác dự báo thị trường hầu như không được tiến hành nếu có chỉ ở mức khởi đầu và mang phần nhiều là các kinh nghiệm của các chuyên viên dự báo, chưa thường xuyên nghiên cứu dự báo nên dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chịu tác động của nhiều yếu tố như tỷ giá đồng đô la thay đổi, sự bất định trong thời tiết khí hậu... Do đó công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch gặp nhiều khó khăn dẫn đến một số chỉ tiêu không đạt kế hoạch. Chính vì vậy công ty phải đẩy mạnh hơn nữa công tác dự báo qua các công việc sau: - Dự báo là xác định các thông tin chưa biết có thể xảy ra trong tương lai của hiện tượng vấn đề mà mình nghiên cứu. Qua đó thấy được khả năng của nó sẽ xảy ra trong tương lai giúp công ty và ban lãnh đạo trong công tác quản lý, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Hơn nữa, công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo ở mức trung hạn và dài hạn nhằm phát hiện ra các nhân tố mới nảy sinh để có những đối sách, biện pháp nhằm điều chỉnh kịp thời và có lợi nhất. Để nâng cao được chất lượng, độ chính xác của các kết quả dự báo, một vấn đề có ý nghĩa quan trọng và mang tính quyết định là lựa chọn phương pháp dự báo nào cho thích hợp. Trong thực tế có thể áp dụng nhiều phương pháp dự báo. Nhưng ở nước ta, với điều kiện kinh tế và khoa học như hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp dự báo sau: Phương pháp hệ số. Phương pháp ngoại suy. Phương pháp chuyên gia. Phương pháp mô hình hoá. Mỗi phương pháp dự báo đều có ưu nhược điểm riêng và phạm vi áp dụng nhất định. Trong quá trình dự báo không có một phương pháp nào có tính vạn năng và cho kết quả dự báo với độ chính xác cao. Vì vậy, trong thực tế để có được thông tin dự báo đủ độ tin cậy khi hoạch định chiến lược cũng như thực hành kinh doanh người ta sử dụng kết hợp nhiều phương pháp để bổ sung cho nhau. Công ty thiết bị y tế Phương Đông cũng đã nhận thức được vấn đề áp dụng cho dự báo cùng lúc nhiều phương pháp, nhưng mới chỉ dừng lại ở phương pháp giản đơn dễ tính và mang tính chủ quan như phương pháp chuyên gia và phương pháp ngoại suy xu thế. Chính vì vậy kết quả dự báo trong những năm qua còn nhiều hạn chế. Trong điều kiện biến động của thị trường ngày càng tăng, sự thay đổi của nó từng ngày từng giờ ảnh hưởng tác động đến ngành thép ngày càng nhiều. Vì vậy công ty phải có những biện pháp dự báo hữu hiệu hơn, linh hoạt hơn để cho ta kết quả dự báo khả quan như phương pháp hệ số, phương pháp mô hình hoá. * Phương pháp hệ số: Phương pháp này được các doanh nghiệp sử dụng một cách rộng rãi trong công tác xây dựng kế hoạch và dự báo cơ cấu, mối quan hệ giữa các phân hệ trong hệ thống, giữa các phòng ban, các đơn vị trong công ty. Phương pháp này tiến hành phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, để xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa lĩnh vực hoạt động của công ty và các nhân tố ảnh hưởng đến nó. Ta có thể tính theo công thức sau: Kij = Yij Xij Trong đó: i: Biểu thị sự tác động của nhân tố thứ i đến đối tượng dự báo. j: Tần số quan sát. Yij: Đối tượng dự báo (ví dụ: Lĩnh vực cung cấp hoá chất) Xij: Các nhân tố tác động đến đối tượng dự báo (Dân số, thu nhập, tăng trưởng GDP, chính sách của Nhà nước, thời tiết khí hậu...) Dựa vào công thức trên ta có thể tính được hệ số Kij tương ứng diễn ra trong quá khứ của ngành thép, từ đó phân tích và xác định tính quy luật phát triển của các hệ số Kij. Nhìn chung tính quy luật đó có thể xẩy ra theo một trong ba trường hợp sau: - Quy luật Kij giao động ổn định và xoay quanh một giá trị trung bình nào đó trong suốt thời kỳ nghiên cứu. Khi đó: Kij = å Kij n Giá trị dự báo được xác định theo công thức: Yi(t) = Kij x Xi(t) Trong đó: Xi(t) là giá trị nhân Xi ở thời kỳ dự báo t Kij t Kij giao động quay quanh một trục. - Quy luật các hệ số Kij có xu hướngtăng dần đều hoăc nhảy vọt. Khi đó Kij cần phải xác định tương ứng với từng trường hợp để đảm bảo tính quy luật của kết quả dự báo. Kij Kij t t Quy luật tăng dần và nhảy vọt - Quy luật các hệ số Kij có xu hướng giảm dần và đột biến Kij Kij t t Đây là phương pháp tương đối đơn giản, dễ làm. Nhưng đặc biệt phải quan tâm, phân tích thực trạng mối quan hệ giữa các yếu tố trực tiếp tác động đến sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng. * Phương pháp mô hình hoá: Phương pháp mô hình hoá có thể tiến hành trên cơ sở kế thừa và sử dụng các yếu tố của phương pháp ngoại suy và phương pháp chuyên gia. Phương pháp mô hình hoá phản ánh có chọn lọc những thuộc tính của ngành xây dựng được nghiên cứu. Việc xây dựng mô hình được tiến hành dựa trên cơ sở nghiên cứu sơ bộ về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực thiết bi y tế và hoá chất y tế và tìm ra những đặc trưng của nó, phân tích mô hình thực nghiệm có thể bằng lý luận hoặc có thể so sánh khảo sát số liệu và tư liệu trong lĩnh vực y tế. Phương pháp mô hình hoá không những có tác dụng trong việc mô tả về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, của toàn ngành mà còn là mô hình để dự báo tương lai phát triển của ngành. Trên cơ sở đó xây dựng nhiều phương án khác nhau làm cơ sở cho việc hình thành các quyết định. Mô hình hoá là hình tượng đã được đơn giản hoá. Do vậy trong quá trình xử lý nghiên cứu mô hình hoá cần phải làm giảm bớt sai số so với thực tế, đảm bảo sự tin cậy của mô hình. Kết quả dự báo là cơ sở căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch. Vì vậy việc từng bước hoàn thiện công tác dự báo là điều kiện tất yếu không chỉ riêng với công ty mà còn cả với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh và Nhà nước. 3. Nắm vững và khai thác tối đa các nguồn lực để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 3.1 Về máy móc thiết bị Đối với lĩnh vực cung cấp thiết bị và hoá chất y tế chất lượngmáy móc là yếu tố quan trọng quyết định tới uy tín của công ty. Do đó trong quá trình hoạch định kế hoạch cán bộ xây dựng kế hoạch cần nắm được: Số lượng thiết bị hiện có, có thể sử dụng được, hệ số ngừng máy để sửa chữa, công ty nên xem xét quy mô hiện tại đã thích hợp chưa? trình độ sử dụng công suất thực tại của công ty đạt tới mức nào? lưu ý rằng phải giảm bớt lãng phí do mua phải những máy móc không phù hợp, hoặc thiết bị tân trang. 3.2 Về nguyên vật liệu Các cán bộ kế hoạch cần nắm chắc số lượng nguyên vật liệu của công ty và khả năng nguyên vật liệu coa thể đáp ứng bằng cách: - Nắm vững số nguyên vật liệu đầu kỳ, số dự trữ cuối kỳ và định mức sử dụng nguyên vật liệu từng lĩnh vực hoạt động. - Biết rõ về người cung ứng cho mình: Loại vât tư của nhà cung cấp là đầu vào quan trọng nhất của công ty thì nhà cung cấp phải có thế lực đáng kể. Công ty nên xem xét mua một người hay mua của nhiều người? Khả năng mua các nguyên vật liệu đồng bộ cho hoạt động sản xuất của công ty đến đâu. - Cần có hệ thống nhà kho, cán bộ quản lý nguyên vật liệu, để đảm bảo nguyên vật liệu cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cán bộ quản lý kho không đơn thuần là người bảo vệ, trông coi mà phải là người quản lý thực thụ, nhân viên KCS để kiểm tra nguyên vật liệu, và thường xuyên thông báo về tình hình chất lượng và số lượng của nguyên vật liệu... Bên cạnh đó công ty cũng nên xây dựng mối quan hệ dọc với các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu và đa dạng hoá các nguồn cung cấp để đảm bảo an toàn và có lợi nhất khi công ty cần mua. Ta có thể nhận định chung việc sử dụng nguyên vật liệu của công ty trong năm thực hiện 2005: Cán bộ xây dựng kế hoạch phải nắm rõ số lượng lao động hiện có, số tăng giảm hàng tháng; sự cân đối lao động giữa các đơn vị, phân xưởng, các khâu trong dây chuyền, trình độ tay nghề, chất lượng của người lao động để có kế hoạch sử dụng hợp lý trên cơ sở máy móc trang thiết bị huy động vào sản xuất. Hơn nữa công ty phải xây dựng phương án sử dụng lao động của mình phù hợp với quy mô máy móc thiết bị sử dụng giúp cho bộ phận lập kế hoạch có phương án sử dụng có hiệu quả, đồng bộ các nguồn lực trong công ty khi lên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Để hoàn thiện yêu cầu nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong thời gian qua công ty thiết bị y tế Phương Đông từng đã bước ổn định đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật trong toàn công ty, kiện toàn lại bộ máy tổ chức để hợp lý số lượng lao động ở các khâu sản xuất, đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cấp trên giao... Công ty nên đào tạo, lựa chọn một đội ngũ cán bộ lao động giảm về số lượng nhưng có chất lượng cao bằng chế độ khuyến khích đãi ngộ thoả đáng. Nó sẽ giúp cho công ty tổ chức sản xuất dễ dàng hơn trong việc thuyên chuyển tạo sự cân đối giữa các khâu khi có sự thiếu hụt, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty đồng thời đối với người công nhân thì giúp họ tránh được sự nhàm chán. 3.3 Về công tác định mức Bộ phận làm kế hoạch luôn luôn phối hợp với phòng ban khác và các đơn vị trong công ty để phân tích đánh giá kết quả thực hiện sau mỗi kỳ bán hàng để rút ra các thiếu sót cần sửa chữa. Hệ thống định mức của công ty phải thường xuyên được theo dõi, cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp với những thay đổi (loại sản phẩm và máy móc sử dụng...), vì định mức kinh tế kỹ thuật là tiêu đề rất quan trọng cho công tác xây dựng kế hoạch, là những thông số rất quan trọng để có thể xây dựng kế hoạch một cách chính xác nhất. Hệ thống định mức này bao gồm các định mức: Định mức hàng hoá lưu kho. Định mức về lao động... Các định mức trên đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện các mặt quản lý, sự đổi mới về công tác tổ chức sản xuất và trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao. 3.4 Năng lực của bộ phận tổ chức thực hiện Cán bộ kế hoạch phải nắm vững năng lực tổ chức, phối hợp giữa các khâu trong quá trình sản xuất của bộ phận quản lý. Phòng kinh tế kế hoạch phải theo dõi tồn đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cuối kỳ, theo dõi tiến độ thực hiện để có các biện pháp xử lý, điều chỉnh hợp lý, cử người giám sát phần đưa gia công ngoài (về tiến độ, số lượng, chất lượng...) để đưa ra kế hoạch nhanh chóng chưng vẫn chính xác giữ vững uy tín của công ty. 4. Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch Phương pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện dễ hiểu trong thực hiện. Đây là khâu còn tồn tại một số khúc mắc trong công tác lập kế hoạch của công ty. Vậy công ty cần khắc phục những mặt sau đây: - Duy trì và nâng cao chất lượng của phương pháp cân đối để lập kế hoạch. Đây là cách làm chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Bởi nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự thay đổi các chính sách kinh tế vĩ mô thường xuyên. Nâng caco đợc chất lượng công tác này nó sẽ giúp kế hoạch được điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp. - Để làm tốt công tác này, công ty thiết bị y tế Phương Đông cần thực hiện các bước của phương pháp cân đối: Bước 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất: Vốn, trang thiết bị. Cơ sở để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất là kết quả dự báo về sản lượng, doanh thu qua việc nghiên cứu về cầu thuộc các lĩnh vực hoạt động của công ty và các dự kiến chủ quan của công ty về lợi nhuận, chi phí, tiền lương cán bộ nhân viên viên. Dựa vào các nguyên tắc tính toán, công ty sẽ có đợc những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố. Bước 2: Xác định các khả năng đang và sẽ có của công ty về các yếu tố, những con số này được thể hiện qua số kiệu cuối năm của báo cáo và dự kiến tăng giảm của công ty. Bước 3: Lập bảng so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì tốt. Nhưng nếu có sự chênh lệch nhiều đòi hỏi phải có những điều chỉnh. Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì công ty đầu tư thêm năng lực, tuyển thêm người, mua thêm thiết bị tăn g năng suất lao động, tăn g năng suất của thiết bị. Nếu nhu cầu nhỏ hơn khả năng thì công ty sẽ có kế hoạch cắt giảm các nguồn lực hay tăng cường các hoạt động Marketing để tạo cầu. Để phương pháp cân đối được thực hiện tốt thì bản thân phòng kinh tế kế hoạch cà cán bộ kế hoạch không thể tiến hành được mà đòi hỏi có sự phối hợp đồng bộ ở các lĩnh vực, các bộ phận trong và ngoài công ty. Trước hết ta phải có thông tin dự kiến về sản phẩm trong lĩnh vực hoạt động của công ty và nhu cầu trong lĩnh vực đó. Làm việc này là nghĩa vụ của cán bộ marketing. Sau đó là đánh giá cân đối trong từng bộ phận sẽ thuộc các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức cân đối về lao động, phòng tài chính kế toán cân đối về nguồn vốn, phòng cơ giới cân đối về trang thiết bị... Cân đối giữa các bộ phận và cân đối tỏng hợp là nhiệm vụ của phòng kinh tế kế hoạch. Việc cốt yếu nhất để kết quả cân đối chính xác là độ tin cậy của các kết quả về nghiên cứu, dự báo nhucầu và đánh giá năng lực nội bộ công ty. KẾT LUẬN Việc cải tiến và hoàn thiện công tác lập kế hoạch ở công ty thiết bị y tế Phương Đông là một vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải giải quyết nhiều mối quan hệ của nhiều cấp, nhiềungành, của bản thân công ty và các đơn vị trực thuộc mà trong phạm vi đề tài này tôi không đề cập hết được. Phần thứ nhất: Đề tài đề cập tới công ty thiết bị y tế Phương Đông và sự cần thiết phải hoàn thiện công tác lập kế hoạch Phần thứ hai: Đề tài phản ánh thực trạng của công tác lập kế hoạch ở công ty xây dựng và phát triển hạ tầng trên các mặt: Căn cứ, trình tự, nội dung, phương pháp. Kết quả cho thấy rằng cách thức lập kế hoạch của công ty đã bám sát yêu cầu về lý luận, tuy nhiên còn một số khiếm khuyết ở căn cứ và phương pháp lập kế hoạch. Phần thứ ba: Đưa ra một số phương hướng kiến nghị và giải pháp để khắc phục những khiếm khuyết trên. Với đề tài này, tôi hy vọng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn công tác lập kế hoạch của công ty, để kế hoạch thực sự là công cụ quản lý giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh vừa bám sát yêu cầu của thị trường vừa đạt được mục tiêu của mình. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Tiến sỹ Ngô Thắng Lợi đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này. Đồng thời tôi cũng cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của các bác và cô chú trong phòng kế hoạch