Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam

n tại Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc gửi về phòng Tài chính – Kế toán để lập chứng từ kế toán, kiểm tra, xử lý, ghi sổ kế toán, lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán. Công tác kế toán tại Công ty VINASETS đƣợc thực hiện phần lớn trên máy vi tính nhƣng không áp dụng phần mềm kế toán mà chỉ thao tác trên Word và Excel. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán của công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hƣớng dẫn thực hiện kèm theo. Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phƣơng pháp thực tế đích danh, hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, tính khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Thang Long University Library 24 Công ty hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán sử dụng bao gồm: sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam kinh doanh chủ yếu các thiết bị phòng thí nghiệm, dụng cụ y tế, giáo dục, hóa chất và các chế phẩm sinh học nhập mua trong nƣớc và các thiết bị linh kiện điện tử điện lạnh nhập khẩu. Một trong những mặt hàng bán trong nƣớc ổn định nhất của công ty là keo dán gia nhiệt nhập mua của Công ty TNHH Sản xuất Thƣơng mại Xuất nhập khẩu Thuận An. Đây cũng là mặt hàng em lựa chọn để trình bày trong bài viết, đại điện cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Hiện nay, công ty chỉ áp dụng duy nhất một phƣơng thức bán hàng là: Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp. Với phƣơng thức bán hàng này, công ty cho khách hàng thanh toán sau một tháng đối với những khách hàng quen, có uy tín; còn đối với khách hàng mới, công ty chấp nhận cho thanh toán trƣớc một nửa tiền hàng tại thời điểm mua hàng và thanh toán số còn lại sau tối đa ba tuần. Chứng từ kế toán Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết 25 2.2.1. Chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng 2.2.1.1. Kế toán bán hàng - Chứng từ sử dụng Đơn đặt hàng. Phiếu xuất kho; Phiếu nhập kho (trƣờng hợp có hàng bị trả lại). Hóa đơn GTGT đầu ra. Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại, hàng bán bị giảm giá. - Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết bán hàng (Sổ chi tiết doanh thu). Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (Giá vốn hàng bán). Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán. Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái: Doanh thu, Các khoản giảm trừ doanh thu, Giá vốn hàng bán. - Tài khoản sử dụng Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng, đƣợc chi tiết thành TK5111 – Doanh thu của mặt hàng keo dán gia nhiệt. Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, đƣợc chi tiết thành TK6321 – Giá vốn hàng xuất bán của mặt hàng keo dán gia nhiệt. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK111, TK112, TK131, TK331, 2.2.1.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng - Chứng từ sử dụng Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lƣơng. Hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài. Bảng trích khấu hao. Phiếu Chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng. - Sổ sách sử dụng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (Chi phí quản lý doanh nghiệp). Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái: Chi phí quản lý doanh nghiệp, Xác định kết quả bán hàng. - Tài khoản sử dụng Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 911 – Xác định kết quả bán hàng. Thang Long University Library 26 2.2.2. Kế toán chi tiết bán hàng và xác định kết quả bán hàng 2.2.2.1. Kế toán chi tiết doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Ở công ty VINASETS, mọi nghiệp vụ bán buôn hàng hóa đều đƣợc thực hiện thông qua các đơn đặt hàng ký kết giữa công ty với khách hàng. Khi khách hàng đến mua hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và lệnh duyệt hàng gồm giá bán, số lƣợng hàng bán do Giám đốc ký duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho hàng hóa cho khách hàng. Khi xuất kho, thủ kho phải kiểm tra số lƣợng, chủng loại hàng hóa có đúng quy định ghi trong phiếu xuất kho hay không. Từ đó kế toán viết hóa đơn GTGT theo đúng nội dung trong đơn đặt hàng. Ví dụ 1: Ngày 22 tháng 12 năm 2013, công ty bán 100kg keo dán gia nhiệt AE-119T cho Công ty CP Tràng An theo đơn đặt hàng ngày 11/12/2013, đơn giá 100.000đ/kg, thuế suất GTGT 10%. Công ty Tràng An chƣa thanh toán. Bảng 2.1. Đơn đặt hàng của Công ty CP Tràng An CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc  ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 036/2013 Kính gửi: Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Công ty CP Tràng An có nhu cầu đặt hàng tại quý Công ty theo mẫu yêu cầu. Nội dung đặt hàng nhƣ sau: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) x (5) 1 Keo dán gia nhiệt AE-119T kg 100 100.000 10.000.000 Tổng 100 10.000.000đ Thời gian giao hàng: 22/12/2013 Địa điểm giao hàng: Số 1 Phùng Chí Kiên, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội Phƣơng thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. - Thanh toán sau khi nhận hàng tối đa một tháng. Hà Nội, ngày 11 tháng 12 năm 2013 GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên) 27 Kế toán tiến hành ghi hóa đơn GTGT theo đúng hƣớng dẫn của Bộ Tài chính. Hóa đơn GTGT đƣợc lập thành 3 liên: - Liên 1: Lƣu tại quyển gốc để lại công ty. - Liên 2: Giao cho khách hàng. - Liên 3: Dùng để thanh toán và ghi sổ kế toán. Bảng 2.2. Hóa đơn GTGT hàng bán HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lƣu Ngày 22 tháng 12 năm 2013 Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: VS/11P Số: 00346 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Mã số thuế: 0101570743 Địa chỉ: Số 45, Ngõ 55, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Phƣờng Khƣơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: 04.22413787 Số tài khoản: 11020030709015 Ngân hàng: Techcombank CN Đông Đô – Hà Nội Họ tên ngƣời mua hàng: Mai Văn Quyết Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tràng An Mã số thuế: 0100102911 Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt / Chuyển khoản Số tài khoản: .. Ngân hàng: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6 = 4x5) 1 Keo dán gia nhiệt AE-119T kg 100 100.000 10.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 10.000.000đ Tiền thuế GTGT: 1.000.000đ Tổng cộng: 11.000.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn./. Ngƣời mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Mai Văn Quyết Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Nguyễn Bích Trang Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) Giám đốc Đào Duy Đạt Căn cứ vào hóa đơn, kế toán định khoản nhƣ sau: Nợ TK131 11.000.000 Có TK5111 10.000.000 Có TK3331 1.000.000 Thang Long University Library 28 Ví dụ 2: Ngày 23 thánh 12 năm 2013, công ty Tràng An trả lại 15kg keo dán gia nhiệt AE-119T đã mua ở hóa đơn 00346 do kém chất lƣợng. Công ty chấp nhận giảm trừ công nợ và nhập kho đầy đủ số hàng. Khi xuất trả hàng, công ty Tràng An sẽ lập hóa đơn GTGT cho số hàng trả lại. Công ty VINASETS tiếp nhận hóa đơn, tiến hành kiểm kê và nhập lại kho số hàng hóa đã ghi trên hóa đơn. Bảng 2.3. Hóa đơn GTGT trả lại hàng mua HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 23 tháng 12 năm 2013 Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: TA/12T Số: 005791 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Tràng An Mã số thuế: 0100102911 Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 04.62679999 Fax: 04.37564138 Số tài khoản: tại Ngân hàng Email: bk@trangan.com.vn Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: Số 45, Ngõ 55, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Phƣờng Khƣơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội Mã số thuế: 0101570743 Hình thức thanh toán: .. Số tài khoản: ... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền A B C (1) (2) (3 = 1x2) 1 Keo dán gia nhiệt AE-119T (Xuất trả lại hàng HĐ00346 ngày 22/12/2013) kg 15 100.000 1.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 1.500.000đ Tiền thuế GTGT: 150.000đ Tổng cộng tiền thanh toán: 1.650.000đ Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Ngƣời mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) Bùi Huyền Trang Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) Tổng Giám đốc Trịnh Sỹ 29 Căn cứ vào hóa đơn, kế toán định khoản: Nợ TK521 1.500.000 Nợ TK3331 150.000 Có TK131 1.650.000 Kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết bán hàng: Bảng 2.4. Sổ chi tiết bán hàng - Keo dán gia nhiệt SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tài khoản: 5111 Tên hàng hóa: Keo dán gia nhiệt Tháng 12 năm 2013 Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Số hiệu Ngày tháng Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521) A B C D E (1) (2) (3)=(1)x(2) (4) (5) 16/12 HĐ00339 16/12 Bán hàng cho công ty Viglacera Hạ Long 131 600 119.000 71.400.000 22/12 HĐ00346 22/12 Bán hàng cho công ty CP Tràng An 131 100 100.000 10.000.000 31/12 PKT112 31/12 Kết chuyển giảm trừ doanh thu 521 (15) 1.500.000 Cộng phát sinh x 1110 120.525.000 0 1.500.000 Doanh thu thuần x 119.025.000 Giá vốn hàng bán x 78.734.500 Lợi nhuận gộp x 40.290.500 CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S17-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 30 Đến kỳ hạn, khi khách hàng thanh toán nợ, tùy vào hình thức thanh toán, kế toán lập Phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt) hoặc nhận Giấy báo Có của Ngân hàng (nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản). Cuối tháng, kế toán vào Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán (Bảng 2.9 - trang 34), đồng thời đối chiếu sổ này với sổ cái TK511, từ đó làm căn cứ để lập các phiếu kế toán kết chuyển sang TK911 – Xác định kết quả bán hàng. 2.2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán Công ty VINASETS kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và tính giá trị hàng xuất bán theo phƣơng pháp thực tế đích danh. Theo phƣơng pháp này, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính giá xuất, không quan tâm tới thời gian nhập - xuất. Công ty không tích trữ hàng hóa ở trong kho mà chỉ mua hàng về nhập kho theo đúng số lƣợng trong các đơn đặt hàng trƣớc thời điểm giao hàng. Khi nhập kho hàng hóa, thủ kho tiến hành dán nhãn, ghi tên hàng hóa, mã hàng hóa, số lƣợng, đơn giá và ngày nhập mua làm căn cứ để xuất hàng. Khi nhận đƣợc Phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng theo đúng loại hàng và số lƣợng yêu cầu rồi chuyển cho kế toán chi tiết hàng hóa. Kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết hàng hóa ghi đơn giá và tổng thành tiền vào phiếu xuất kho. Cuối cùng, kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ này để ghi nhận giá vốn hàng bán. Ví dụ 3 (tiếp Ví dụ 1): Căn cứ vào Hóa đơn 00346 (Bảng 2.2 – trang 27), khi kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng thì đồng thời phải ghi nhận giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán đƣợc tính theo công thức: Giá vốn hàng bán = Số lƣợng x Đơn giá = 100 x 83.200 = 8.320.000đ Kế toán định khoản: Nợ TK632 8.320.000 Có TK156 8.320.000 31 Bảng 2.5. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tài khoản: 156 Tiểu khoản: 1561 Kho: Hàng hóa Tên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa: Keo dán gia nhiệt Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính: kg Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền A B C D E (1) (2) (3)=(1)x(2) (4) (5)=(1)x(4) (6) (7)=(1)x(6) Số dư đầu kỳ 0 0 0 17/12 PNK101 17/12 Nhập mua keo AE-119T 331 83.200 100 8.320.000 100 8.320.000 17/12 PNK101 17/12 Nhập mua keo 383L 331 82.200 100 8.220.000 100 8.220.000 22/12 PXK138 22/12 Xuất bán keo AE-119T 632 83.200 100 8.320.000 0 0 23/12 PNK117 23/12 Nhập keo AE-119T bị trả lại 632 83.200 15 1.248.000 15 1.248.000 Cộng phát sinh 1.740 124.258.000 1.125 79.982.500 615 44.275.500 CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S07-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 32 Bảng 2.6. Phiếu xuất kho VINASETS.,JSC Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 12 năm 2013 Số: PXK12/138 Nợ: 632 Có: 156 Họ tên ngƣời nhận hàng: Mai Văn Quyết Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp cho công ty CP Tràng An Xuất tại kho: Kho hàng hóa STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D (1) (2) (3) (4)=(2)x(3) 1 Keo dán gia nhiệt AE-119T HV0 1 kg 100 100 83.200 8.320.000 Tổng 100 8.320.000đ Ví dụ 4 (tiếp Ví dụ 2): Khi nhận Hóa đơn GTGT số hàng bị trả lại (Bảng 2.3 – trang 28), kế toán kiểm tra hàng hóa theo đúng thông tin ghi trên hóa đơn, rồi tiến hàng nhập kho. Bảng 2.7. Phiếu nhập kho VINASETS.,JSC Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 23 tháng 12 năm 2013 Số: PNK12/117 Nợ: 156 Có: 632 Họ tên ngƣời giao hàng: Mai Anh Quyết Theo hóa đơn số 005791 ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Công ty CP Tràng An Nhập tại kho: Kho hàng hóa STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1 Keo dán gia nhiệt AE-119T HV01 kg 15 15 83.200 1.248.000 Tổng 15 1.248.000 Căn cứ vào PNK117, kế toán định khoản: Nợ TK156 1.248.000 Có TK632 1.248.000 33 Sau khi tập hợp và kiểm tra hết các chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất hàng bán trong ngày, kế toán vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán theo mẫu sau: Bảng 2.8. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH Tài khoản: 6321 Tên hàng hóa: Keo dán gia nhiệt Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ TK632 Số hiệu Ngày tháng Tổng số tiền Chia ra A B C D E (1) (2) (3) Số dư đầu kỳ 22/12 PXK138 22/12 Giá vốn hàng bán cho công ty Tràng An 156 8.320.000 23/12 PNK117 23/12 Nhập kho hàng bị trả lại 156 (1.248.000) 31/12 PKT113 31/12 Kết chuyển GVHB 911 (78.734.500) Cộng phát sinh x Số dƣ cuối kỳ x Cuối tháng, kế toán tiến hành vào Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán và đối chiếu với sổ cái TK632, từ đó làm căn cứ để lập các phiếu kế toán kết chuyển sang TK911. CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S18-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 34 Bảng 2.9. Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU VÀ GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12 năm 2013 Loại tiền: VNĐ STT Tên hàng hóa Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp 1 Keo dán gia nhiệt 120.525.000 1.500.000 119.025.000 78.734.500 40.290.500 2 Hệ thống lọc nƣớc siêu sạch 249.450.000 0 249.450.000 178.181.818 71.268.182 3 KIT tách chiết AND từ mô 4.856.000 0 74.856.000 4.131.070 724.930 4 Block nhiệt của hệ thống PCR 134.182.000 134.182.000 0 0 0 5 Máy ly tâm 15.230.000 0 15.230.000 14.090.910 1.139.090 Tổng 1.711.389.055 135.682.000 1.575.707.055 1.219.068.508 356.638.547 2.2.2.3. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc hạch toán chi tiết thành: chi phí bán hàng (TK6421) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK6422) nhƣng công ty không hạch toán riêng hai loại chi phí này mà chỉ tổng hợp trên tài khoản chung là TK642. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm các loại chi phí sau: - Chi phí vận chuyển hàng bán. - Chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nƣớc, viễn thông,). - Chi phí lƣơng nhân viên. - Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Các loại chi phí bằng tiền khác. 35 Ví dụ 5: Ngày 04 tháng 12 năm 2013, công ty VINASETS chi tiền mặt thanh toán chi phí vận chuyển theo HĐ00363 cho công ty TNHH KDVT Nam Lộc với số tiền cả thuế GTGT 10% là 14.583.800 đồng. Bảng 2.10. Hóa đơn GTGT chi phí vận chuyển HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho ngƣời mua Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/11P Số: 00363 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH KINH DOANH VẬN TẢI NAM LỘC Mã số thuế: 2900603639 Địa chỉ: Số 42 – Đƣờng Hồ Hữu Nhân – Phƣờng Vinh Tân – Tp. Vinh – Nghệ An Số tài khoản: 5101000014231 tại Ngân hàng Đầu tƣ và Phát triển Nghệ An Điện thoại: 038.3837267 Fax: 038.3583690 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: Số 45, Ngõ 55, Phố Nguyễn Ngọc Nại, Phƣờng Khƣơng Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản: .. Hình thức thanh toán: TM MST: 0101570743 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) x (5) 1 Cƣớc vận chuyển hàng 14/44 Hà Nội – Nghệ An 13.258.000 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 13.258.000đ Tiền thuế GTGT: 1.325.800đ Tổng cộng tiền thanh toán: 14.583.800đ Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu năm trăm tám mươi ba ngàn tám trăm đồng./. NGƢỜI MUA HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) NGƢỜI BÁN HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc Nguyễn Viết Nam Thang Long University Library 36 Căn cứ vào HĐ00363, kế toán lập Phiếu Chi để thanh toán tiền dịch vụ cho công ty Nam Lộc. Bảng 2.11. Phiếu Chi VINASETS.,JSC Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội PHIẾU CHI Liên 1: Lƣu Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Số: PC12/07 Nợ: 642 Nợ: 133 Có: 111 Họ tên ngƣời nhận tiền: Vũ Khắc Hiếu Địa chỉ: Công ty TNHH KDVT Nam Lộc Lý do chi: Thanh toán tiền vận chuyển lô hàng 14/44 (HĐ00363) Số tiền: 14.583.800 VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Mƣời bốn triệu năm trăm tám mƣơi ba ngàn tám trăm đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): Mười bốn triệu năm trăm tám mươi ba ngàn tám trăm đồng./. Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Thủ trƣởng (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán định khoản: Nợ TK642 13.258.000 Nợ TK133 1.325.800 Có TK111 14.583.800 Ví dụ 6: Ngày 10 tháng 12 năm 2013, công ty VINASETS chi tiền mặt trả tiền điện cho Công ty Điện lực Hà Nội theo HĐ037973 với tổng giá thanh toán là 355.362 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK642 323.056 Nợ TK133 32.306 Có TK111 355.362 37 Bảng 2.12. Hóa đơn GTGT tiền điện EVNHANOI Công ty điện lực TP. Hà Nội HOÁ ĐƠN GTGT (TIỀN ĐIỆN) (Liên 2: Giao khách hàng) Kỳ 4 từ ngày 09/11 đến ngày 09/12/2013 Mẫu số: 01GTKT2/001 Ký hiệu: AN/13T Số: 013524 Công ty Điện lực: Công ty ĐL Thanh Xuân Địa chỉ: Khu nội chính, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: 04 22249467 Mã số thuế: 0100101114-019 Tên khách hàng: Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: Số 45 Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, phƣờng Khƣơng Mai, quận Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: Mã số thuế: 0101-570-743 Số công tơ: 85011228 Số hộ: 0 Mã KH: VS22030392316 Mã thanh toán: VSVS22030392316 Mã NN: 2212 Mã giá: 100% BXBT Mã trạm: 03DK00004 Mã tổ: 01 Cấp ĐA: 1 Số GCS: 03D345QV1-0019 P GCS: 22 Bộ chỉ số Chỉ số mới Chỉ số cũ Hệ số nhân Điện năng tiêu thụ Đơn giá Thành tiền BT 19.844 19.408 1 100 1.418 141.800 50 1.622 81.100 49 2.044 100.156 Cộng 323.056 Thuế suất GTGT: 10% thuế GTGT 32.306 Tổng tiền thanh toán 355.362 Số tiền bằng chữ: Ba trăm năm mươi lăm ngàn ba trăm sáu mươi hai đồng chẵn./. Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Tƣơng tự Ví dụ 5 – Căn cứ vào HĐ013524, kế toán viết Phiếu Chi số PC12/11. Ví dụ 7: Ngày 31 tháng 12 năm 2013, kế toán xác định tiền lƣơng phải trả cho nhân viên Võ Công Huân là 6.850.000đ. Để xác định lƣơng phải trả ngƣời lao động, kế toán cần dựa vào Bảng chấm công và Bảng chi tiết thanh toán lƣơng. Lƣơng của nhân viên đƣợc tính theo số ngày công. Quy định số ngày công trong một tháng của công ty là 22 ngày (tính cả ngày nghỉ lễ). Công ty không tính các khoản trích theo lƣơng cho nhân viên. Vấn đề này sẽ đƣợc xem xét giải quyết chi tiết ở CHƢƠNG 3 của bài viết. Công thức tính lƣơng: Lƣơng thực lĩnh = Lƣơng cơ bản + Phụ cấp x Số ngày công thực tế 22 Thang Long University Library 38 Bảng 2.13. Bảng chấm công BẢNG CHẤM CÔNG TOÀN BỘ CÔNG TY Tháng 12 năm 2013 Stt Họ và Tên Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Tổng số công 1 Đào Duy Đạt x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x o 21 2 Võ Công Huân x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22 3 Trần Đức Thắng x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22 4 Nguyễn Bích Trang x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22 5 Trần Thu Hƣờng x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22 6 Đào Thùy Linh x x x x x x x x x o x x x x x x x x x x o x 20 7 Bùi Ngọc Ƣớc x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 22 Nhƣ vậy, lƣơng của nhân viên Võ Công Huân trong tháng 12 đƣợc tính cụ thể nhƣ sau: - Số ngày công thực tế: 22 ngày; Lƣơng cơ bản: 5.000.000đ/22 ngày; Tạm ứng: 0đ; Phụ cấp chức vụ: 800.000đ/22 ngày; Ăn trƣa: 550.000đ/22 ngày; Xăng xe điện thoại: 500.000đ/22 ngày. - Lương thời gian = Lương cơ bản / 22 * Số ngày công thực tế = 5.000.000 / 22 * 22 = 5.000.000đ. - Phụ cấp = (Phụ cấp chức vụ + Ăn trưa + Xăng xe điện thoại) / 22 * Số ngày công thực tế = (800.000 + 550.000 + 500.000) / 22 * 22 = 1.850.000đ.  Lương thực lĩnh = Lương thời gian + Phụ cấp – Tạm ứng = 5.000.000 + 1.850.000 – 0 = 6.850.000đ. Tƣơng tự, kế toán xác định đƣợc lƣơng của toàn bộ nhân viên trong tháng 12 của công ty bằng 37.709.091 đồng. 39 Bảng 2.14. Bảng chi tiết thanh toán lƣơng BẢNG CHI TIẾT THANH TOÁN LƢƠNG Tháng 12 năm 2013 Số ngày công quy định trong tháng: 22 STT Họ và tên Chức vụ Lƣơng cơ bản Số ngày công Lƣơng Phụ cấp Tổng cộng Các khoản giảm trừ Thực lĩnh Thời gian Chức vụ Ăn trưa Xăng xe Điện thoại Tạm ứng A B C (1) (2) (3) = (1)/22*(2) (4) (5) = 25.000*(2) (6) (7) (8) (9) = (7) - (8) 1 Đào Duy Đạt GĐ 6.000.000 22 6.000.000 1.000.000 550.000 500.000 8.050.000 8.050.000 2 Võ Công Huân P.GĐ 5.000.000 22 5.000.000 800.000 550.000 500.000 6.850.000 6.850.000 3 Trần Đức Thắng TK 3.500.000 22 4.019.231 550.000 300.000 4.350.000 4.350.000 4 Nguyễn Bích Trang HC-KT 3.500.000 22 3.500.000 550.000 300.000 4.350.000 4.350.000 5 Trần Thu Hƣờng KD 3.800.000 22 3.800.000 550.000 500.000 4.850.000 4.850.000 6 Đào Thùy Linh KD 3.800.000 20 3.454.545 500.000 454.545 4.409.091 4.409.091 7 Bùi Ngọc Ƣớc KD 3.800.000 22 3.800.000 550.000 500.000 4.850.000 2.500.000 2.350.000 Tổng cộng 29.400.000 29.054.545 1.800.000 3.800.000 3.054.545 37.709.091 35.209.091 Dựa vào Bảng chi tiết thanh toán tiền lƣơng, kế toán định khoản: Nợ TK642 37.709.091 Có TK334 37.709.091 Thang Long University Library 40 Ví dụ 10: Ngày 31 tháng 12 năm 2013, kế toán xác định chi phí khấu hao TSCĐ trong kỳ là 9.588.000đ. Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Căn cứ vào các quy định trong Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo Thông tƣ số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính, công ty xác định thời gian sử dụng của TSCĐ. TSCĐ của công ty bao gồm: - 1 văn phòng công ty: trụ sở làm việc, đồng thời là kho chứa hàng hóa. - 2 máy tính xách tay: trang bị cho 2 nhân viên kế toán. - 1 xe ôtô Toyota 4 chỗ: dùng để đƣa Giám đốc và Phó Giám đốc đi công tác. - 1 xe ôtô tải nhẹ: là phƣơng tiện vận chuyển hàng hóa. Mức khấu hao hàng năm và hàng tháng của TSCĐ đƣợc tính theo công thức: Mức khấu hao hàng năm = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng Mức khấu hao hàng tháng = Mức khấu hao hàng năm 12 Căn cứ vào Bảng tính khấu hao TSCĐ, kế toán định khoản, rồi vào Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK642 9.588.000 Có TK214 9.588.000 41 Bảng 2.15. Bảng tính khấu hao tài sản cố định BẢNG TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính: 1.000 đồng STT Tên tài sản Mã TS Ngày tính phân bổ Số năm phân bổ Số tháng phân bổ Nguyên giá Mức khấu hao năm Mức khấu hao tháng Số khấu hao lũy kế kỳ trƣớc Số khấu hao lũy kế kỳ này Giá trị phân bổ lũy kế Giá trị còn lại A B C D (1) (2)=(1)x12 (3) (4)=(3)/(1) (5)=(3)/(2) (6) (7)=(3)/(2) (8)=(6)+(7) (9)=(3)-(8) 1 Văn phòng công ty TS01 20/09/2004 25 300 784.600 31.384 2.615 288.554 2.615 291.169 493.431 2 Máy tính xách tay TS02 01/08/2012 4 48 24.000 6.000 500 8.500 500 9.000 15.000 3 Xe ôtô Toyota 4 chỗ TS03 08/01/2013 8 96 400.246 50.031 4.169 44.918 4.169 49.087 351.159 4 Xe ôtô tải nhẹ TS04 01/07/2013 6 72 165.900 27.650 2.304 11.520 2.304 13.824 152.076 Tổng toàn DN 1.374.746 115.065 9.588 353.492 9.588 363.080 1.011.666 CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S11-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 42 Sau khi tổng hợp đầy đủ chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán vào Sổ chi phí sản xuất kinh doanh theo mẫu sau: Bảng 2.16. Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH Tài khoản: 642 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi Nợ TK642 Số hiệu Ngày tháng Tổng số Chia ra (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Số dư đầu kỳ 10/12 PC11 10/12 Thanh toán tiền điện tháng 11 111 323.056 23/12 PC57 23/12 Thanh toán cước vận chuyển theo HĐ00363 111 13.258.000 31/12 BTTL 31/12 Lương phải trả tháng 12 334 37.709.091 31/12 BTKH 31/12 Khấu hao TSCĐ tháng 12 214 9.588.000 31/12 PKT115 31/12 Kết chuyển chi phí QLDN 911 (327.201.654) Cộng phát sinh x 0 Số dƣ cuối kỳ x CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S18-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) 43 2.2.3. Kế toán tổng hợp bán hàng và xác định kết quả bán hàng Căn cứ vào các chứng từ bán hàng, kế toán tổng hợp tiến hành vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. Đây là công việc kế toán cần làm hằng ngày khi có bất kỳ một nghiệp vụ nào phát sinh nhƣng thực tế, kế toán chỉ tổng hợp các chứng từ có liên quan, sắp xếp lại để cuối tháng vào sổ. Vấn đề này sẽ đƣợc giải quyết cụ thể ở CHƢƠNG 3 của bài viết. Bảng 2.17. Sổ Nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 01/12 HĐ00224 01/12 Bán hàng cho công ty CP Thiết bị Y tế Nam Trung 131 13.020.000 511 13.020.000 333 04/12 PC07 04/12 Thanh toán chi phí vận chuyển cho công ty Nam Lộc 642 13.258.000 HĐ00363 133 1.325.800 111 14.583.800 10/12 PC11 10/12 Thanh toán tiền điện tháng 11 642 323.056 HĐ013524 133 32.306 111 355.362 CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S03a-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 44 22/12 HĐ00346 22/12 Bán hàng cho công ty Tràng An 131 11.000.000 511 10.000.000 333 1.000.000 22/12 PXK138 22/12 Giá vốn hàng bán 632 8.320.000 156 8.320.000 23/12 HĐ005791 23/12 Công ty Tràng An trả lại hàng 521 1.500.000 333 150.000 131 1.650.000 23/12 PNK117 23/12 Nhập kho hàng bị trả lại 156 1.248.000 632 1.248.000 31/12 BTTL 31/12 Tính tiền lương phải trả nhân viên tháng 12 642 37.709.091 334 37.709.091 31/12 BTKH 31/12 Tính khấu hao TSCĐ tháng 12 642 9.588.000 214 9.588.000 31/12 PKT112 31/12 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 511 135.682.000 521 135.682.000 31/12 PKT113 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 1.219.068.508 632 1.219.068.508 31/12 PKT114 31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 511 1.575.707.055 911 1.575.707.055 31/12 PKT115 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 327.201.654 642 327.201.654 Cộng phát sinh: x 7.046.578.212 7.046.578.212 45 Dựa vào Sổ Nhật ký chung, kế toán ghi Sổ cái các tài khoản: Bảng 2.18. Sổ cái giá vốn hàng bán Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E (1) (2) Số dư đầu kỳ . . 22/12 PXK138 22/12 Giá vốn hàng bán cho công ty Tràng An 156 8.320.000 . . 23/12 PNK117 23/12 Nhập kho hàng bị trả lại 156 1.248.000 . . 28/12 PNK143 28/12 Nhập kho hàng bị trả lại 156 109.090.909 . . 31/12 PKT113 31/12 Kết chuyển giá vốn 911 1.219.068.508 Cộng phát sinh x 1.329.407.417 1.329.407.417 kỳ x CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 46 Bảng 2.19. Sổ cái doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ SỔ CÁI Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511 Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Số dư đầu kỳ 13/12 HĐ00314 13/12 Bán hàng cho Đại học Huế 131 629.511.800 22/12 HĐ00346 22/12 Bán hàng cho công ty Tràng An 131 10.000.000 31/12 PKT112 31/12 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 521 135.682.000 31/12 PKT114 31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 911 1.575.707.055 Cộng phát sinh x 1.711.389.055 1.711.389.055 kỳ x CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) 47 Bảng 2.20. Sổ cái các khoản giảm trừ doanh thu SỔ CÁI Tên tài khoản: Các khoản giảm trừ doanh thu Số hiệu: 521 Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Số dư đầu kỳ 23/12 HĐ005791 23/12 Công ty Tràng An trả lại hàng 131 1.500.000 28/12 HĐ011073 28/12 ĐH Huế trả lại hàng 131 134.182.000 31/12 PKT112 31/12 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 511 135.682.000 Cộng phát sinh x 135.682.000 135.682.000 kỳ x CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 48 Bảng 2.21. Sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: 642 Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Số dư đầu kỳ 04/12 PC07 04/12 Thanh toán cước vận chuyển theo HĐ00363 111 13.258.000 10/12 PC11 10/12 Thanh toán tiền điện tháng 11 111 323.056 31/12 BTTL 31/12 Tính lương phải trả tháng 12 334 37.709.091 31/12 BTKH 31/12 Tính khấu hao TSCĐ tháng 12 214 9.588.000 31/12 PKT115 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 327.201.654 Cộng phát sinh x 327.201.654 327.201.654 kỳ x CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) 49 Bảng 2.22. Sổ cái xác định kết quả bán hàng SỔ CÁI Tên tài khoản: Xác định kết quả bán hàng Số hiệu: 911 Tháng 12 năm 2013 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Số dư đầu kỳ 31/12 PKT113 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 1.219.068.508 31/12 PKT114 31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 511 1.575.707.055 31/12 PKT115 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642 327.201.654 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh x ... ... Số dƣ cuối kỳ x Từ sổ Cái TK911, kế toán xác định đƣợc kết quả bán hàng : Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán = 1.575.707.055 - 1.219.068.508 = 356.638.547 (đồng). Kết quả bán hàng = Lợi nhuận gộp - Chi phí quản lý doanh nghiệp = 356.638.547 - 327.201.654 = 29.436.893 (đồng). Nhƣ vậy, trong tháng 12, công ty đã bán hàng có lãi với tổng lợi nhuận thuần thu đƣợc từ hoạt động này là 29.436.893 đồng. CÔNG TY CP THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Số 45, Ngõ 55 Nguyễn Ngọc Nại, Khƣơng Mai, Thanh Xuân, Hà Nội Mẫu S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính) Thang Long University Library 50 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 3.1. Đánh giá tình hình quản lý và tổ chức công tác kế toán ở Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Trong những năm vừa qua, mặc dù nền kinh tế có nhiều khó khăn nhƣng công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam vẫn đạt đƣợc những thành tích đáng kể và có hƣớng phát triển kinh doanh hiệu quả, lợi nhuận tăng đều qua các năm. Để đạt đƣợc kết quả đó, công ty đã không ngừng mở rộng thị trƣờng, khai thác triệt để các thị trƣờng tiềm năng, tạo mối quan hệ gắn bó với các nhà cung cấp cũng nhƣ bạn hàng. Ngoài ra, phải kể đến sự cố gắng không ngừng của tất cả thành viên của công ty, đặc biệt có sự đóng góp không nhỏ của phòng Tài chính – Kế toán trong việc giải quyết hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính trung thực, chính xác các khoản chi phí, lập và xúc tiến kế hoạch huy động tài chính, đầu tƣ tài chính, cân đối các nguồn vốn phù hợp với tình hình hoạt động của công ty trong từng thời kỳ. Tuy nhiên, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng ở công ty nói riêng vẫn còn một số hạn chế nhất định. Trải qua quá trình thực tập tại công ty, đƣợc tiếp xúc và tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán, đi sâu nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, em nhận thấy công tác kế toán có nhiều ƣu điểm nhƣng cũng còn những tồn tại cần hoàn thiện. 3.1.1. Ưu điểm - Về hình thức tổ chức sổ kế toán Công ty đã đăng ký ghi sổ theo hình thức Sổ Nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm và điều kiện kinh doanh quy mô nhỏ của công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều dễ dàng kiểm tra đối chiếu số liệu, giám sát, phản ánh chính xác, đầy đủ, trung thực, khách quan. - Về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Công ty xây dựng quy trình công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng hợp lý, đơn giản, dễ hiểu, trang bị cho mỗi kế toán một máy vi tính riêng nhằm giảm nhẹ khối lƣợng công việc. Kế toán đã mở sổ chi tiết để theo dõi TK632 và TK511 theo từng mặt hàng giúp đẩy nhanh quá trình bán hàng cũng nhƣ việc ghi sổ nhanh gọn, chính xác hơn. - Về hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng Kế toán sử dụng các loại chứng từ, sổ sách tƣơng đối phù hợp và hiệu quả giúp cho kế toán có thể theo dõi sát sao tình hình mua bán hàng hóa. Hệ thống hóa đơn, 51 chứng từ, sổ sách kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống nên thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ. - Về đội ngũ nhân viên kế toán Nhân viên kế toán giàu kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm với công việc. Nhƣ vậy, phòng Tài chính – Kế toán nói chung và bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng đã hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đồng thời đảm bảo đƣợc các yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ quy định, phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ƣu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn còn những bất cập mà công ty nên nghiên cứu, khắc phục để hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn yêu cầu trong công tác quản lý nhƣ: 3.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, công ty chỉ có hai nhân viên kế toán, mỗi nhân viên lại kiêm nhiều phần hành kế toán khác nhau. Điều này về lâu dài sẽ không đảm bảo đƣợc hiệu quả công việc. Đặc biệt, bộ máy kế toán của công ty đang vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Đó là ở phòng Kế toán, thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt. Đây là điều tối kị trong tổ chức bộ máy kế toán. 3.1.2.2. Công tác trích các khoản trích theo lương Công ty đã vi phạm luật lao động khi không tiến hành trích bảo hiểm xã hội cho nhân viên mặc dù tất cả các nhân viên đều đã đủ điều kiện ký hợp đồng lao động trên 3 tháng với công ty. 3.1.2.3. Công tác trích lập dự phòng Với một doanh nghiệp thƣơng mại có phƣơng thức thanh toán chủ yếu với khách hàng là trả chậm nhƣ công ty VINASETS thì tồn tại không ít rủi ro trong việc thu tiền hàng. Ngoài ra, hình thức kinh doanh thực tế tại công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối, lƣu thông tiếp theo, việc này không tránh khỏi sự biến động của hàng hóa trong kho, nhất là khi hàng hóa của công ty phần lớn là những thiết bị nghiên cứu khoa học có giá trị lớn. Trong khi đó, công ty lại chƣa thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi cũng nhƣ giảm giá hàng tồn kho. Nhƣ vậy, công ty đã bỏ qua nguyên tắc thận trọng trong kế toán. 3.1.2.4. Phương thức bán hàng Phƣơng thức bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của kế hoạch kinh doanh. Đó là con đƣờng đƣa hàng hóa từ nhà cung cấp đến tay ngƣời tiêu dùng. Hiện nay, công ty chỉ có một phƣơng thức bán hàng duy nhất Thang Long University Library 52 là bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp. Điều này làm giới hạn phạm vi kinh doanh, giảm doanh số và lợi nhuận của công ty. 3.1.2.5. Quy trình hạch toán Kế toán thƣờng tổng hợp chứng từ để ghi sổ vào cuối tháng chứ không ghi sổ ngay tại thời điểm phát sinh nên dẫn đến khối lƣợng công việc bị dồn lại nhiều, dễ gây nhầm lẫn, thiếu sót. 3.1.2.6. Tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty không mở tài khoản riêng để theo dõi các khoản chiết khấu thƣơng mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán mà chỉ sử dụng TK521 nên khó xác định các khoản này phát sinh bao nhiêu để có kế hoạch cho kỳ tới. Chi phí quản lý doanh nghiệp: Công ty sử dụng TK642 để hạch toán toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mà không mở thêm các tài khoản chi tiết của TK642. Nhƣ vậy sẽ không xác định rõ đƣợc chi phí cho các bộ phận mặc dù các bộ phận tách biệt nhau. Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí cũng nhƣ việc đề ra các biện pháp làm giảm chi phí của công ty. 3.1.2.7. Ứng dụng tin học vào kế toán Việc ứng dụng tin học tại bộ phận kế toán còn rất hạn chế. Kế toán vẫn chỉ sử dụng Excel để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Điều này ảnh hƣởng đến việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán, làm giảm hiệu quả công việc. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty trên cơ sở thực trạng đã chỉ ra, em xin đƣa ra một số ý kiến đóng góp sau: 3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty cần tuyển thêm nhân viên kế toán để san sẻ bớt công việc cho hai nhân viên hiện tại. Đồng thời, bố trí kế toán tiền mặt và thủ quỹ riêng, nếu không công ty có thể bố trí phần hành kế toán khác kiêm thủ quỹ để tránh trƣờng hợp thủ quỹ trực tiếp xuất quỹ đồng thời lập phiếu thu, phiếu chi. 3.2.2. Công tác trích các khoản trích theo lương Công ty cần tiến hành đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo đúng quy định ở Điều 5, QĐ1111 – BHXH ban hành ngày 25 tháng 10 năm 2011 để tránh các khoản phải nộp phạt do không đóng, đóng chậm hoặc đóng không đúng mức bảo hiểm quy định. 53 3.2.3. Công tác trích lập dự phòng - Lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi rồi lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi đƣợc theo dõi ở TK1592 - Dự phòng phải thu khó đòi. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu. Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004 - Nợ khó đòi đã xử lý. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc ngƣời nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Kế toán phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, ngƣời nợ về số tiền nợ chƣa thanh toán nhƣ là các hợp đồng kinh tế, các bản thanh lý về hợp đồng, đơn đặt hàng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trƣớc vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán thì tiến hành trích lập dự phòng. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc phản ánh trên TK1593 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế của hàng tồn kho nhằm đƣa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. 3.2.4. Phương thức bán hàng Với phƣơng châm thỏa mãn tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng về hàng hóa của mình, công ty cần phải tạo ra hệ thống các cơ sở để cung cấp hàng hóa một cách thuận tiện nhất. Hiện nay, công ty mới chỉ có phƣơng thức bán hàng trực tiếp qua kho của công ty. Trong khi đó, khối lƣợng kinh doanh hàng hóa của công ty ngày càng lớn, để đạt đƣợc mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận thì công ty nên mở rộng phƣơng thức bán hàng mà cụ thể là mở thêm một số đại lý bán hàng ở những khu vực thích hợp. Công ty có thể thăm dò thị trƣờng mở đại lý ở các tỉnh thành phố ở cả miền Bắc, Trung và Nam. Khi đó, công ty sẽ giảm đƣợc chi phí lƣu kho, quản lý, bảo quản, và có điều kiện đƣa hàng hóa của mình tới tay khách hàng một cách nhanh nhất. Thực hiện đƣợc điều này, Thang Long University Library 54 không chỉ giúp công ty nâng cao khả năng bán hàng mà còn tránh tình trạng hàng tồn kho nhiều. 3.2.5. Quy trình hạch toán Ban lãnh đạo cần nghiêm khắc giám sát quá trình kế toán ở các bộ phận, đảm bảo kế toán nghiêm túc thực hiện ghi sổ hàng ngày các nghiệp vụ phát sinh để phát hiện sớm và kịp thời xử lý những sai sót, thu thập đủ những chứng từ cần thiết, giảm nhẹ khối lƣợng công việc vào cuối tháng. 3.2.6. Tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán Để đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh và để theo dõi chi tiết hơn cho từng đối tƣợng cũng nhƣ giúp cho việc hạch toán đƣợc dễ dàng, tiết kiệm thời gian cho kế toán, công ty nên: - Thứ nhất, hạch toán riêng các khoản giảm trừ doanh thu để nắm đƣợc giá trị của từng khoản mục, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp làm giảm thiểu các khoản giảm trừ cũng nhƣ tăng hiệu quả kinh tế đạt đƣợc. Kế toán có thể mở sổ chi tiết cho TK521 thành ba tài khoản cấp 2 là: + TK5211 – Chiết khấu thƣơng mại. + TK5212 – Hàng bán bị trả lại. + TK5213 – Giảm giá hàng bán. - Thứ hai, phản ánh riêng các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp khi phát sinh nghiệp vụ để có thể theo dõi sát sao hơn từng loại chi phí cũng nhƣ các thành phần cấu thành nên các chi phí đó, làm cơ sở để kịp thời có biện pháp điều chỉnh nhằm giảm thiểu chi phí, nâng cao lợi nhuận và đặc biệt khi lên bảng cân đối, số liệu sẽ đƣợc rõ ràng, chính xác hơn. Kế toán cần chi tiết TK642 thành hai tài khoản cấp 2 là: + TK6421 – Chi phí bán hàng. + TK6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đó, hai tài khoản cấp 2 trên nên đƣợc chi tiết thành các tài khoản cấp 3 để phản ánh cụ thể các loại chi phí nhƣ: chi phí lƣơng nhân viên, chi phí nguyên vật liệu xuất dùng, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. 3.2.7. Ứng dụng tin học vào kế toán Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của Nhà nƣớc là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu. Trong khi đó, công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam là một công ty kinh doanh thƣơng mại, trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải ghi chép mà công việc kế toán hiện tại chủ yếu đƣợc tiến hành bằng Excel, các công thức tính toán khi sao chép 55 từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng, dẫn đến đƣa ra các báo cáo không chính xác. Do vậy, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán để: - Giảm bớt khối lƣợng ghi chép và tính toán. - Tạo điều kiện cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời về tình hình tài chính của công ty. - Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà công ty cung cấp cho các đối tƣợng bên ngoài. - Giải phóng kế toán viên khỏi công việc tìm kiếm và kiểm tra số liệu trong việc tính toán số học đơn giản, nhàm chán. Thang Long University Library KẾT LUẬN Trong nền cơ chế thị trƣờng nhƣ hiện nay, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nó quyết định tới sự sống còn và quá trình phát triển của doanh nghiệp thƣơng mại nói chung và với Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói riêng. Do vậy, việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thực sự là công cụ đắc lực giúp ban lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động chung của toàn công ty. Tại Công ty CP Thiết bị Khoa học và Công nghệ Việt Nam, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề mà công ty quan tâm nhất. Trong thời gian thực tập tại phòng Tài chính – Kế toán, em đã đi sâu tìm hiểu về thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Qua đó, em thấy đƣợc những ƣu điểm cũng nhƣ những tồn tại trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty, từ đó đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện. Do thời gian thực tập khá ngắn, cùng sự hiểu biết còn nhiều hạn chế nên các vấn đề em đƣa ra trong bài viết này chƣa có tính khái quát cao, những ý kiến đề xuất hoàn thiện chƣa hẳn đã hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo, các cán bộ trong công ty để bài viết của em đƣợc tốt hơn nữa. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hƣớng dẫn tận tình của cô giáo ThS. Nguyễn Thanh Huyền cùng sự chỉ bảo của các anh, chị phòng Tài chính – Kế toán công ty VINASETS đã giúp em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2014 Sinh viên TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính (2006), Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. 2. Bộ Tài chính (2009), Chế độ kế toán doanh nghiệp Hƣớng dẫn lập chứng từ kế toán, hƣớng dẫn ghi sổ kế toán. 3. PGS.TS. Đặng Thị Loan (2006), Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 4. BHXH Việt Nam (2011), Quyết định số 1111/QĐ-BHXH. 5. Tài chính – Kế toán trƣờng học và Các văn bản hƣớng dẫn thi hành (2010), NXB Tài chính, Hà Nội. 6. Trƣờng Đại học Thăng Long (2014), Slide bài giảng Nguyên lý kế toán, Kế toán doanh nghiệp, Kế toán tài chính. 7. Các trang web nhƣ: Thang Long University Library