Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp - Thực tế tại Công ty TNHH Tin học Thành Tâm

sử dụng hình thức kế toán máy TvaT và áp dụng hình thức nhật ký chung. Với hình thức kế toán tập trung thì mỗi bộ phận kế toán thực hiện phần hành kế toán riêng biệt, tuy vậy các phần hành lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Công ty đang vận dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Lập báo cáo theo kỳ kế toán năm dương lịch (01/01 đến 31/12) - Mẫu biểu báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính.  Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán Chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy trên máy vi tính Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp Máy vi tính chứng từ kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị cùng loại Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Về công tác quản lý hàng tồn kho: Công ty thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, định giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền di động (luỹ kế từ trước tới thời điểm xuất kho). Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trích khấu hao TSCĐ dựa vào thời gian hoạt động của tài sản cố định và áp dụng phương pháp khấu hao tuyến cố định. II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM. 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm có ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu của DN. 2.1.1. Công ty có hai mảng kinh doanh chủ yếu: * Kinh doanh thiết bị - Kinh doanh, lắp ráp các sản phẩm tin học: máy vi tính, máy in ... - Thiết kế, lắp đặt và phát triển các giải pháp mạng LAN và WAN - Cung cấp, lắp đặt thiết bị văn phòng: máy Phôtcopy, máy fax ... * Sản xuất và chuyển giao phần mềm: - Thiết kế, chuyển giao các phần mềm ứng dụng như: Kế toán vật tư, Dự toán, Hồ sơ cán bộ, quản lý khách sạn, quản lý bán hàng siêu thị, xây dựng website ... - Thiết kế, chuyển giao các phần mềm ứng dụng theo đơn đặt hàng như: chương trình quản lý hoá đơn nước, chương trình quản lý giấp phép lái xe, quản lý điểm học sinh, ... 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Tin học Thành Tâm Công ty TNHH Tin học Thành Tâm hoạt động trong lĩnh vực tin học, điện tử, viễn thông, ...Các mặt hàng của công ty rất đa dạng gồm nhiều linh kiện, máy móc của hãng. Hoạt động bán hàng của Công ty bao gồm cả bán buôn (kinh doanh phân phối) và bán lẻ (kinh doanh siêu thị). * Phương thức bán hàng: - Phương thức bán buôn: Khách hàng của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm chủ yếu là các Công ty, chi nhánh, cửa hàng kinh doanh về máy tính. Theo thoả thuận giữa công ty với khách hàng công ty có thể thực hiện theo phương thức bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng. Đối với phương thức bán buôn qua kho: Căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến tận kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển đến cho khách hàng. Theo phương thức này, công ty có điều kiện theo dõi, quản lý trực tiếp tình hình nhập xuất tồn cũng như tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hoá, tránh được tình trạng thấm thoát. Đối với phương thức bán buôn chuyển thẳng: Nhà cung cấp chính của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm có địa bàn chủ yếu ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Trong khi đó, khách hàng của công ty ở các tỉnh, thành phố lân cận (Hà Tĩnh, Quảng Bình ...) và các huyện vùng sâu, vùng xa (Anh Sơn, Kỳ Sơn, Tương Dương, ...), do đó khi hàng về nếu xa kho của công ty mà ở gần địa điểm của khách hàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp về kho của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng quy định, công ty hưởng chênh lệch giá. - Phương thức bán lẻ: Việc bán lẻ được diễn ra ở siêu thị. * Phương thức thanh toán Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiêu thụ sản phẩm đó là phương thức thanh toan mà doanh nghiệp áp dụng. Công ty TNHH Tin học Thành Tâm đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng như: thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc, ... Để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng, công ty sử dụng tài khoản 131 "Phải thu khách hàng" làm TK trung gian. TK 131 được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng để tiện theo dõi và quản lý tình hình công nợ của khách hàng thanh toán với công ty. 2.1.3. Nguyên tắc kế toán bán hàng của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm. - Công ty chỉ phản ánh vào TK 511 " doanh thu bán hàng" số doanh thu của khối lượng hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ (đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt doanh thu đã thu được tiền hay chưa). - Hàng hoá, dịch vụ của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, công ty nộp thuế theo phương pháp khầu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT. - Những hàng bán được xác định là tiêu thụ nhưng vì lí do nào đó về chất lượng, chủng loại, quy cách ... làm khách hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại hàng cho công ty, được công ty chấp nhận thì doanh thu của hàng bán bị trả lại được hạch toán vào TK 531 "Hàng bán bị trả lại". - Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 131 "Phải thu khách hàng" làm TK trung gian nên TK đối ứng của TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" luôn là TK 131 "Phải thu khách hàng" cho dù khách hàng đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay chỉ mới chấp nhận thanh toán. Chứng từ sử dụng để bán hàng của công ty là hoá đơn GTGT. Trong hoá đơn GTGT xác định rõ người bán, người mua, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT ... 2.1.4. Nguyên tắc giá vốn bán hàng tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm. * Phưong pháp xác định giá vốn hàng bán Công ty TNHH Tin học Thành Tâm tính trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền, do đó đơn giá bình quân tính theo công thức: Trị giá thực tế = Số lượng hàng hoá x Đơn giá bình quân của hàng hoá xuất bán xuất bán gia quyền Trị giá thực tế hàng + Trị giá vốn thực tế Đơn giá bình quân = hoá tồn đầu kỳ hàng hoá nhập trong kỳ gia quyền Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ 2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và công nợ phảI thu tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm. 2.2.1. Chừng từ sử dụng, công dụng, trình tự luân chuyển - Phiếu đề nghị xuất hàng: Dùng để ghi các mặt hàng mà khách hàng yêu cầu, sau đó gửi đến phòng kế toán để kế toán phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kiêm hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất kho: dùng để hạch toán giá vốn của sản phẩm, hàng hoá bán ra. - Hóa đơn GTGT: dùng để ghi giá tiền hàng hoá, sản phẩm và tiền thuế GTGT mà khách hàng phải nộp, đòng thời là căn cứ để khách hàng vào kho lấy hàng. Trình tự luân chuyển: Sau khi nhân viên và khách hàng thoả thuận thống nhất mặt hàng, giá cả ký kết hợp đồng (nếu có), phòng kinh doanh làm phiếu đề nghị xuất hàng chuyển vào phòng kế toán, kế toán căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng làm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kiêm hoá đơn GTGT, thu ngân thu tiền (nếu trả tiền ngay) hoặc khách hàng nợ, hẹn ngày thanh toán (nếu là khách hàng công nợ) rồi chuyển 02 liên hoá đơn GTGT cho khách hàng để khách hàng vào kho lấy hàng, 01 liên phòng kế toán giữ. Thủ kho giao hàng cho khách hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm hoá đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: + Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu. + Liên 2: Giao cho khách hàng vào kho lấy hàng, làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua. + Liên 3: Giao cho thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để hạch toán. 2.2.2.Tài khoản Kế toán bán hàng và công nợ phải thu sử dụng tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng 632 - Giá vốn hàng bán 531 - hàng bán bị trả lại 131 - Phải thu khách hàng Nội dung, kết cấu các tài khoản Tk 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chiết khấu thương mại - Doanh thu bán sản phẩm giảm giá hàng bán, hàng hàng hóa và cung cấp dịch vụ bán bị trả lại kết chuyển thực hiện trong kỳ hạch toán. cuối kỳ. Kết chuyển doanh thu thuần hoạtđộng bán hàng và cung cấp dịchvụ vào TK 911 - XĐKQKD  Tk 632 - Giá vốn hàng bán Trị giá vốn của sản phẩm, Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu dịch vụ để xác định kết quả kinh thụ trong kỳ. doanh. Tk 131 - phải thu khách hàng - Số tiền phải thu của khách hàng - Số tiền khách hàng đã trả - Số tiền khách hàmg thanh toán - Số tiền đã nhận ứng trước trả tại thời điểm mua hàng trước của khách hàng - Các khoản giảm giá của doanh thu, doanh thu hàng bán chưa thu được tiền bị khách hàng trả lại và số tiền chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Kết chuyển trị giá của hàng bị trả lại vào TK 511- Doanh thu bán hàng cung cấp và dịch vụ hoặc TK 521- Doanh thu nội bộ để xác định doanh thu thuần trong kỳ kế toán. TK 531- Hàng bán bị trả lại Trị giá hàng bán bị trả lại, đã trả tiền cho người mua hàng hoặc tính vào khỏan nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hóa đã bán ra. Ngoài ra còn một số tài khoản khác 2.2.3.1. Kế toán bán hàng theo một số phương thức bán hàng chủ yếu * Kế toán bán hàng trong trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng theo phương thức thanh toán bán hàng thu tiền mặt Ví dụ: Ngày 10/03/2009 chị Phạm Thị Ngọc đến siêu thị mua hàng cho công ty Việt Nhật. Giá vốn hàng bán ra là Ram_Dick 2GB trancend (2GTR) là 53.500 đồng/cái, giá bán là 63.636,36 đồng, thuế GTGT 5%. Tổng giá thanh toán là 105.000 đồng. Sau khi có Phiếu đề nghị từ phòng kinh doanh (biểu số 01), kế toán kiểm tra giá bán với giá nhập rồi tiến hành nhập dữ liệu, kế toán lập phiếu xuất kho, lập 03 liên hoá đơn GTGT Biểu số 02: PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Tên khách hàng: Công ty Việt Nhật Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Tuân - Thành phố Vinh - Nghệ An Mã số thuế: Người liên hệ: Phạm Thị Ngọc Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đề nghị xuất các mặt hàng sau: TT Tên hàng Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Bảo hành Kho hàng 1 Ram _Dick 2GB Trancend (2GTR) 01 63.636,36 63.636,36 12 tháng T2 2 Mực đổ 01 36.363,36 36.363,36 T2 Tổng tiền: 100.000 Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 03: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Nợ: TK 632 Số: XK05/080 Có: TK 156 Họ tên người nhận hàng : Phạm Thị Ngọc Địa chỉ : Số 53 Nguyễn Tuân - TP Vinh - Nghệ An Đơn vị : Công ty Việt Nhật Lý do xuất kho: Xuất bán hàng cho công ty Việt Nhật Xuất tại kho: T2 Địa điểm : 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An STT Tên sản phẩm, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 Ram _Dick 2GB Trancend (2GTR) Cái 01 53.500 53.500 2 Mực đổ Lọ 01 25.200 25.200 Cộng x x x 78.700 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy mươi tám nghìn, bảy trăm đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Người lập phiếu Hồ Thị Mai Người nhận hàng Phạm Thị Ngọc Thủ kho Lê Thị Tú Kế toán trưởng Nguyễn Thị Lý Giám đốc Trần Thị Huệ Biểu số 04: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL CR/2009B 0216410 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tin học Thành Tâm Địa chỉ: 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An Số tài khoản: 010.100.001.5011 Ngân hàng ngoại thương Vinh Điện thoại: 0383 533456 MS: 2900486869 Họ tên người mua hàng: Công ty Việt Nhật Tên đơn vị: Công ty Việt Nhật Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Tuân - TP. Vinh - Nghệ An Số tài khoản : ………………………. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS : 2900456444 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Ram _Dick 2GB Trancend (2GTR) Cái 01 63.636,36 63.636,36 2 Mực đổ Lọ 01 36.363,63 36.363,63 Cộng tiền hàng: 100.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 5.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 105.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh năm nghìn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Phạm Thị Ngọc Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Thị Lê Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, gi rõ họ tên) Trần Thị Huệ Biểu số 05 : Mẫu số 01 - TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/Q -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Phiếu thu Ngày 10 tháng 03năm 2009 Số : 05/6 TK nợ Số tiền 13112 105.000 Họ tên người nộp tiền: Công ty Việt Nhật Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Tuân - TP Vinh - Nghệ An Lý do thu: Thu tiền bán lẻ HĐ 0216410 Số tiền: 105,000 đồng. Viết bằng chữ: Một trăm linh năm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh năm nghìn đồng chẵn Ngày …10.. tháng…03.. năm 2009 Thủ trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Trần Thị Huệ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Lý Người lập phiếu (Ký, họ tên) Lý Thị Vân Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Lý Thị Vân Kế toán hạch toán như sau: Kế toán hạch toán giá vốn : Nợ TK 632 : 78.700 Có TK 156 : 78.700 Đồng thời phản ánh doanh thu : Nợ TK 131 (công ty Việt Nhật): 105.000 Có TK 3331 : 5.000 Có TK 511 : 100.000 Phản ánh số tiền thu được: Nợ TK 1111: 105.000 Có TK 131: 105.000 2.2.3.2. Trường hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng theo phương thức bán chịu Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Ngày 14/ 03 / 2009 anh Nguyễn Thanh Hải đến siêu thị mua máy vi tính, máy in cho Công ty cổ phần Tin học Tuần Hải, giá vốn của máy in HP 1006 là 1.676.900 đồng/cái, giá bán là 2.046.000 đồng/cái, giá vốn của máy tính Thái Việt là 10.250.000 đồng/cái, giá bán là 11.650.000 đồng/cái. Sau khi có Phiếu đề nghị từ phòng kinh doanh (biểu số 01), kế toán kiểm tra giá bán với giá nhập rồi tiến hành nhập dữ liệu, kế toán lập phiếu xuất kho, lập 03 liên hoá đơn GTGT. Biểu số 06: PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG Ngày 14 tháng 03 năm 2009 Tên khách hàng: Công ty Cổ phần Tin học Tuấn Hải Địa chỉ: 109 Lê Hồng Phong - Thành phố Vinh - Nghệ An Mã số thuế: 2900546444 Người liên hệ: Nguyễn Thanh Hải Hình thức thanh toán: Chưa thu tiền Đề nghị xuất các mặt hàng sau: TT Tên hàng Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Bảo hành Kho hàng 1 Máy in HP 1006 31 2.046.000 63.426.000 36 tháng T1 2 Máy tính Thái Việt 31 11.650.000 361.150.000 36 tháng T1 Tổng tiền: 424.576.000 Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 07: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 14 tháng 03 năm 2009 Nợ: TK 632 Số: XK05/ 084 Có: TK 156 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Thanh Hải Địa chỉ : 109 Lê Hồng Phong - Thành phố Vinh - Nghệ An Đơn vị : Công ty Cổ phần Tin học Tuấn Hải Lý do xuất kho: Xuất bán hàng cho Công ty CP Tin học Tuấn Hải Xuất tại kho: T1 Địa điểm : 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An STT Tên sản phẩm, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 Máy in HP 1006 Cái 31 1.676.900 51.983.900 2 Máy tính Thái Việt Bộ 31 10.250.000 317.750.000 Cộng x x x 369.733.900 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm sáu chín triệu, bảy trăm ba ba nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 14 tháng 03 năm 2009 Người lập phiếu Hồ Thị Mai Người nhận hàng Nguyễn Thanh Hải Thủ kho Lê Thị Tú Kế toán trưởng Nguyễn Thị Lý Giám đốc Trần Thị Huệ Biểu số 08: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AR/2009S 00395435 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tin học Thành Tâm Địa chỉ: 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An Số tài khoản: 010.100.001.5011 Ngân hàng ngoại thương Vinh Điện thoại: 0383 533456 MS: 2900486869 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hải Tên đơn vị: Công ty cổ phần Tin học Tuấn Hải Địa chỉ: 109 Lê Hồng Phong - TP. Vinh - Nghệ An Số tài khoản : ………………………. Hình thức thanh toán: Chưa thu tiền MS: 2951258390 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy in HP 1006 Cái 31 2.046.000 63.426.000 2 Máy tính Thái Việt Bộ 31 11.650.000 361.150.000 Cộng tiền hàng: 424.576.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 21.228.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 445.804.800 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn lăm triệu, tám trăm linh tư nghìn, tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Ngyuễn Thanh Hải Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Thị Lê Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, gi rõ họ tên) Trần Thị Huệ Khi xuất kho bán chịu cho khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn Nợ TK 632 : 369.733.900 Có TK 156 : 369.733.900 Đồng thời phản ánh doanh thu: Nợ TK 131 (Công ty Tuấn Hải) : 445.804.800 Có TK 511 : 424.576.000 Có TK 3331 : 21.228.800 2.2.4. Các khoản giảm trừ doanh thu Khi có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phát sinh, kế toán phản ánh lượng hàng bán bị trả lại chứ không định khoản trên hoá đơn nhập hàng bán bị trả lại. Ngày 29/03/2009 Công ty cổ phần Viễn Thông Việt Lào trả lại 2 cái máy in HP 1006 đã bán theo HĐGTGT 0039501 ngày 26/03/2009 do hàng kếm chất lượng. Biểu số 09: PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Ngày 29 tháng 03 năm 2009 Số: TH05/02 Người giao hàng: Đơn vị: NV 08 - Anh Thắng Phòng kinh doanh Số hoá đơn: 0039501 Seri: CR/08B Ngày 26/03/2009 Nội dung: Nhập lại hàng đã bán cho Công ty CP Viễn thông Việt Lào TK có : 13112 phải thu của khách hàng: hoạt động SXKD (USD) Mã kho Tên vật tư TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền T1 Máy in HP 1006 156 cái 02 2.036.000 4.072.000 Tổng cộng 4.072.000 Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho Nguyễn Văn Thắng Hồ Thị Mai Lê Tú Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 10 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 29 tháng 03 năm 2009 Nợ TK 156 Số : NK16 Có TK 632 Họ và tên người giao hàng : Theo phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại số TH05/02 ngày 29/03/2009 của công ty Viễn thông Việt Lào Nhập tại kho: T1 Địa điểm: Công ty TNHH Tin học Thành Tâm STT Tên sản phẩm, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ0 1 Máy in HP 1006 Cái 02 1.676.900 3.353.800 Cộng x x x 3.353.800 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu, ba trăm năm ba nghìn, tám trăm đồng chẵn. - Số chứng từ kèm theo: 01 Ngày 29 tháng 03 năm 2009. Người lập phiếu Hồ Thị Mai Người giao hàng Thủ kho Lê Tú Kế toán trưởng Nguyễn Thị Lý Kế toán phản ánh khoản giảm trừ doanh thu như sau : Nợ TK 531 : 4.072.000 Nợ TK 3331 : 203.600 Có TK 131 : 4.275.600 Đồng thời phản ánh giá vốn : Nợ TK 156 : 3.353.800 Có TK 632 : 3.353.800 2.2.5. Kế toán công nợ phải thu Tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm mọi nghiệp vụ liên quan đến bán hàng đều phản ánh vào tài khoản 131'' phải thu khách hàng'' khi khách hàng chỉ mới chấp nhận thanh toán hay thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng. Trong kỳ có nghiệp vụ phát sinh sau: Ngày 19/03/2009 anh Lê Anh Tuấn đến mua hàng cho Viện Kiểm Soát Hà Tĩnh. Máy in canon 16 cái, giá vốn là 1.676.900/cái, giá bán là 2.036.00/cái.Máy tính bộ 35 cái, giá vốn là 10.089.000/cáI, giá bán ra là 11.200.000/cái. Thanh toán bằng chuyển khoản nhưng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng. Biểu số 11: PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG Ngày 19 tháng 03 năm 2009 Tên khách hàng: Viện kiểm sát Hà Tĩnh Địa chỉ: Số 15 Hà Huy Tập - Thị xã Đức Thọ - Hà Tĩnh Mã số thuế: Người liên hệ: Lê Anh Tuấn Hình thức thanh toán: Chưa thu tiền Đề nghị xuất các mặt hàng sau: TT Tên hàng Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Bảo hành Kho hàng 1 Máy in Canon 16 2.036.000 32.576.000 36 tháng T2 2 Máy tính bộ 35 11.200.000 392.000.000 36 tháng T2 Tổng tiền: 424.576.000 Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 12: PHIẾU XUẤT KHO Ngày 19 tháng 03 năm 2009 Nợ: TK 632 Số: XK20/ 085 Có: TK 156 Họ tên người nhận hàng : Lê Anh Tuấn Địa chỉ : Số 15 Hà Huy Tập - Thị xã Đức Thọ - Hà Tĩnh Đơn vị : Viện kiểm sát Hà Tĩnh Lý do xuất kho: Xuất bán hàng cho Viện kiểm sát Hà Tĩnh Xuất tại kho: T2 Địa điểm : 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An STT Tªn s¶n phÈm, hµng hãa §VT Sè l­îng §¬n gi¸ (VN§) Thµnh tiÒn (VN§) 1 M¸y in Canon C¸i 16 1.676.900 26.830.000 2 M¸y tÝnh bé Bé 35 10.089.000 353.115.000 Céng x x x 379.945.400 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba trăm bảy chín triệu, chín trăm bốn năm nghìn, bốn trăm đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 19 tháng 03 năm 2009 Người lập phiếu Hồ Thị Mai Người nhận hàng Nguyễn Thanh Hải Thủ kho Lê Thị Tú Kế toán trưởng Nguyễn Thị Lý Giám đốc Trần Thị Huệ Biểu số 13: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 19 tháng 03 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL CT/2009B 0217625 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tin học Thành Tâm Địa chỉ: 87 Nguyễn Thị Minh Khai - TP Vinh - Nghệ An Số tài khoản: 010.100.001.5011 Ngân hàng ngoại thương Vinh Điện thoại: 0383 533456 MS: 2900486869 Họ tên người mua hàng: Lê Anh Tuấn Tên đơn vị: Viện kiểm sát Hà Tĩnh Địa chỉ: Số 15 Hà Huy Tập - Thị xã Đức Thọ - Hà Tĩnh Số tài khoản : ………………………. Hình thức thanh toán: Chưa thu tiền MS: 2912546458 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy in Canon Cái 16 2.036.000 32.576.000 2 Máy tính bộ Bộ 35 11.200.000 392.000.000 Cộng tiền hàng: 424.576.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 21.228.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 445.804.800 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn lăm triệu, tám trăm linh tư nghìn, tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Anh Tuấn Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Thị Lê Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, gi rõ họ tên) Trần Thị Huệ Khi khách hàng mua hàng chưa trả tiền: Nợ TK 13112: 445.804.800 Có TK 511 : 424.576.000 Có TK 3331 : 21.228.800 Ngày 28/03/2009 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng thông báo Viện kiểm sát Hà Tĩnh trả tiền cho hoá đơn GTGT 0217625 ngày 19/03/2009. Biểu đồ số 14: Ngân hàng Ngoại thương Vinh Số 12 nguyễn Sỹ Sách – TP Vinh GIẤY BÁO CÓ Số: BC 0546 Ngày : 28/03/2009 SỐ TÀI KHOẢN : 010.100.00.15011 TÊN TÀI KHOẢN : Công ty TNHH Tin Học Thành Tâm Kính gửi : Công ty TNHH Tin Học Thành Tâm Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo. Tài khoản của quý khách đã được ghi Có với nội dung sau: Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền Diễn giải 28/03/2009 445.804.800 VNĐ Viện kiểm soát Hà Tĩnh thanh toán tiền hàng cho HĐGTGT số 0217625 Giao dịch viên Kiểm soát ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Lê Thị Hằng Nguyễn Thị Giang Kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 1121: 445.804.800 Có TK 13112: 445.804.800 2.3. Sổ kế toán Các sổ chi tiết được sử dụng: Sổ chi tiết doanh thu, Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua ... Các sổ tổng hợp gồm : Nhật ký chung, sổ tổng hợp các đối tượng thanh toán, sổ cái các tài khoản BiÓu sè 15: Mẫu số: S35-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) sæ chi tiÕt b¸n hµnG (Trích) Tên sản phẩm, hàng hoá: Máy in HP 1006 Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế (521,531,532) A B C D E 1 2 3 4 5 14/03 XK14/084 14/03/09 Xuất bán cho Công ty CP Tuấn Hải 13112 31 2.046 63.426 …………… Cộng phát sinh 63.426 - Doanh thu thuần 63.426 - Giá vốn hàng bán 51.971,5 - Lãi gộp 11.454,5 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Mẫu số: S31-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BiÓu sè 16: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi mua ( ng­êi b¸n) (Dùng cho TK: 131, 331) (Trích) Tài khoản 13112 - Phải thu của khách hàng: Hoạt động sản xuất kinh doanh Đối tượng: Viện kiểm sát Hà Tĩnh (KH004) Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 - Số dư đầu tháng 09/03 09/03 19/03 19/03 28/03 XK05/079 XK05/079 XK20/085 XK20/085 BC05/46 09/03 09/03 19/03 19/03 28/03 - Số phát sinh trong tháng: Mua máy foto Thuế GTGT Mua máy tính, máy in Thuế GTGT Thu tiền bán hàng 511 3331 511 3331 1121 235.520.000 23.552.000 424.576.000 21.228.800 23.552.000 445.804.800 - Cộng số phát sinh - Số dư cuối tháng 704.876.800 445.804.800 259.072.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Biểu số 17: Mẫu số: S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Sæ c¸I ( TrÝch) Từ ngày 01/03/2009 đến 31/032009 Tªn tµi kho¶n: Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô Sè hiÖu: 511 - Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …. Ngày 31 tháng 03 năm 2009. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Lª An Kế toán trưởng (Ký, họ tên) NguyÔn ThÞ Lý Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) TrÇn ThÞ HuÖ Mẫu số: S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 18: Sæ c¸I (trÝch) Từ ngày 01/03/2009 đến 31/03/2009 Tªn tµi kho¶n: Gi¸ vèn hµng b¸n Sè hiÖu: 632 - Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …. Ngày 31 tháng 03 năm 2009. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Lª An Kế toán trưởng (Ký, họ tên) NguyÔn ThÞ Lý Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) TrÇn ThÞ huÖ Mẫu số: S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 19: Sæ C¸I (trÝch) Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2009 Tªn tµi kho¶n: Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Sè hiệu: 531 - Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …. Ngày 31 tháng 03 năm 2009. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Lª An Kế toán trưởng (Ký, họ tên) NguyÔn ThÞ Lý Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) TrÇn ThÞ HuÖ Biểu số 20: Mẫu số: S03b-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Sæ CÁI ( TRÍCH) Từ ngày 01/03/2009 đến 31/03/2009 Tªn tµi kho¶n: Ph¶i thu kh¸ch hµng Sè hiÖu: 131 - Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …. Ngày 31 tháng 03 năm 2009. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Lª An Kế toán trưởng (Ký, họ tên) NguyÔn ThÞ Lý Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) TrÇn ThÞ huÖ 2.4.Nhận xét - Công ty TNHH Tin học Thành Tâm hạch toán giá vốn trên TK 632" Giá vốn hàng bán" là đúng, phù hợp với quyết định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Công ty vận dụng TK 511" Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" rất linh hoạt đúng với quy định 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Tài Chính.Công ty ghi chung doanh thu cho tất cả mọi mặt hàng gây khó khăn cho quản lý. - Công ty TNHH Tin học Thành Tâm khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng đều phản ánh vào TK này cho dù khách hàng thanh toán ngay tại thời điểm bán hàng hay khách hàng chỉ mới chấp nhận thanh toán là không đúng. Theo quy định của Bộ tài chính thì chỉ hạch toán vào tài khoản này khi khách hàng chưa thanh toán tiền hàng, khi khách hàng thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng thì không phản ánh vào tài khoản này. - Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh lượng hàng bán bị trả lại, đồng thời kế toán nên định khoản trên hoá đơn hàng bán bị trả lại. Ngoài ra công ty nên thực hiện giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán cho những khách hàng mua với số lượng nhiều. CHƯƠNG III:PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM 3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ C«NG Nî PH¶I THU TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM. 3.1.1. Những ưu điểm. Hoà mình cùng với sự phát triển đất nước trong nền kinh tế thị trường, tăng trưởng nhanh chóng bền vững và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với chất lượng và giá cả phù hợp là mục tiêu lớn nhất của công ty. Hệ thống quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh bắt kịp với những biến đổi nhanh chóng của thị trường cùng với sự nỗ lực cố gắng của đội ngũ cán bộ có trình độ cao, kinh nghiệm quản lý giỏi. Vì thế công ty đã không ngừng mở rộng và phát triển. Cùng với sự phát triển của công ty bộ phận kế toán thành công cụ đắc lực giúp cho ban giám đốc của công ty ra quyết định kịp thời, đặc biệt là bộ phận kế toán phụ trách tiêu thụ hàng hoá phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là đa dạng nhiều sản phẩm và quản lý nhiều của hàng siêu thị nên công ty cần phải tổ chức khoa học hợp lý để hạch toán thuận lợi dễ theo dõi và cung cấp thông tin kịp thời. Bộ phận kế toán đã thực hiện tốt chức năng của mình bằng cách ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ hàng hóa về số lượng chủng loại, những khoản doanh thu và giảm trừ doanh thu đảm bảo số liệu được phản ánh trung thực rõ ràng. Hiện nay Công ty thực hiện tốt chế độ tài chính kế toán và chính sách thuế của Nhà nước, chịu sự kiểm tra giám sát của các cơ quan chức năng thuộc Bộ tài chính. Công ty đã ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán đã làm cho công việc kế toán giảm nhẹ đi rất nhiều. Việc sử dụng phần mềm kế toán TvaT đã giảm nhẹ công việc kế toán đi rất nhiều, giảm lượng sổ sách, tiết kiệm thời gian làm việc và nhất là khâu đối chiếu số lượng lập báo cáo giúp công ty theo dõi sát sao biến động các nghiệp vụ kinh tế. Đảm bảo mối quan hệ đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết khi nhập đữ liệu vào máy. Về chứng từ kế toán sử dụng: Công ty luôn chấp hành tốt các chính sách và chế độ kế toán và thuế của Nhà nước. Công ty sử dụng các chừng từ ban đầu đúng với mẫu biểu do Bộ tài chính ban hành (theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ... các chừng từ đều được ghi đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan với đúng chế độ kế toán quy định. Điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra đối chiếu giữ số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán và giữa các phòng ban, các bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ, nhờ đó tạo điều kiện theo dõi từng bộ phận. Về tài khoản kế toán sử dụng: Công ty áp dụng tài khoản kê toán mới do Bộ tài chính ban hành ( theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) phù hợp với đặc điểm tình hình của công ty hiện nay, đáp ứng yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Về tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán: Phòng kế toán lựa chọn hình thức kế toán là Nhật ký chung, các mẫu sổ cái các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ sách được tổ chức khá chặt chẽ, chính xác và đảm bảo tuân thủ theo mẫu, bảng biểu chế độ kế toán cùng với sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống kế toán máy. Giúp cho nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc và toàn diện về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tổ chức hợp lý quá trình tiêu thụ, Công ty rất chú trọng đến chất lượng phục vụ khách hàng kể cả trong bán buôn và bán lẻ để nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Công ty thực hiện nhiều phương pháp tiêu thụ khác nhau nhằm tiêu thụ được số lượng hàng hoá tối đa. 3.1.2.Những nhược điểm Ngoài những điểm mạnh trên công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu của công ty vẫn còn những nhược điểm cần cải tiến hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. Về tài khoản kế toán: Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán mới và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản lý. Tuy nhiên, công ty không sử dụng TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Như vậy là không đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp vì không phải hàng hoá nào cũng được bán được ngay. Công ty cũng không sử dụng TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi vì không phải khách hàng nào cũng thu hồi được nợ, điều này không đảm bảo an toàn cho công ty. Về doanh thu bán hàng: Công ty kinh doanh rất nhiều chủng loại hàng hoá như: máy vi tính, thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử, viễn thông ... và tiến hành ghi chung TK 511 doanh thu chung cho tất cả, điều này gấy kho khăn cho quản lý. Vì vậy công ty nên theo dõi chi tiết doanh thu đến từng chủng loại hàng hoá và xác định lỗ lãi cho từng loại là rất cần thiết trong điều kiện kinh doanh hiện nay. Có như vậy công tác quản trị doanh nghiệp mới phát huy được hiệu qủa giúp cho các nhà quản lý có được những quyết định kinh doanh đến từng mặt hàng một cách hợp lý nhất. Về các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty không thực hiện chính sách giảm giá hàng bán và chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Đối với một nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay thì để đứng vững trên thị trường và thu hút được nhiều khách hàng công ty nên thực hiện các chính sách khuyến mãi, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Về các khoản phải thu khách hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho dù khách hàng thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng hay chỉ mới chấp nhận thanh toán, công ty đều phản ánh ngay vào TK 131” Phải thu khách hàng” là hạch toán sai quy định của chế độ kế toán TK 131. Theo quy định của chế độ kế toán thì trường hợp bán hàng thu tiền ngay không phản ánh vào tài khoản này. Về chi phí thu mua hàng hoá: Trong doanh nghiệp thương mại kinh doanh hàng hoá thì chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng theo chế độ kế toán là phải tập hợp vào TK 1562 chi phí này sẽ được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ chưa được tiêu thụ. Trong kỳ khi hàng hoá được tiêu thụ chi phú thu mua sẽ được phân bổ cho hàng bán và ghi tăng giá vốn hàng bán. Tuy nhiên chi phí mua hàng của công ty lại không được hạch toán là một khoản chi phí bán hàng mà trừ luôn vào kết quả kinh doanh trong kỳ. Như vậy, nó được tính vào chi phí của hàng được tiêu thụ mà không phân bổ cho hàng tồn kho. Việc hạch toán như vậy là sai bản chất của chi phí bởi chi phí này phát sinh trong qua trình tiêu thụ mua hàng hoá chứ không phải là một khoản chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng. Hơn nữa, việc hạch toán tất cả chi phí thu mua vào trong một kỳ như vậy sẽ không đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THI TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC THÀNH TÂM. 3.2.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện đề tài. Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế ở nước ta từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước là một xu hướng tất yếu khách quan. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, cac doanh nghiệp thương mại cần phải phát triển mạnh mẽ để mở rộng quan hệ , phục vụ tốt như nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thực sự là cầu nối giữa sản xuất và tiên dùng. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sủ dụng đồng loạt các công cụ quản lý kinh tế khác nhau,trong đó kế toán được coi là một công cụ đắc lực. Trong điều kiện hiện nay cạnh tranh là một quy luật khách quan, nhà nước đóng vai trò điều tiết vĩ mô nền kinh tế và sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp, bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán. Từ chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối chúng ta có thể nhận biết các thông tin một cách đầy đủ, chính xác kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong qúa trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính ngoài việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp nó còn cung cấp các thông tin cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của công ty để có quyết định đầu tư đúng đắn trong từng kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích ứng với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vấn đề này: - Quản lý về khối lượng tiêu thụ: Phải nắm được chính xác số lượng từng loại hàng hóa tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và lượng dự trữ cần thiết để cung ứng kịp thời cho nhu cầu thị trường. Bộ phận quản lý hàng bán phải thường xuyên đối chiếu với thủ kho về khối lượng hàng hóa luân chuyển cũng như hàng tồn kho. - Quản lý về chất lượng, về giá trị, cải tiến mẫu mã và xây dựng được thương hiệu là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. - Quản lý chặt chẽ các Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là các khoản chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy đối với những khoản chi phí có tính chất cố định cần xây dựng định mức chi phí cho từng hàng hóa; lập dự toán cho từng loại, từng thời kỳ và tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã bán. - Về giá bán: Việc xác định giá bán cần phải hết sức mềm dẻo linh hoạt. Ngoài việc căn cứ vào giá vốn để xác định thì doanh nghiệp cần quan tâm đến quan hệ cung cầu, nắm bắt được nhu cầu của thị trường để quyết định giá bán phù hợp. - Phương thức bán hàng và thời hạn thanh toán: Bộ phận quản lý tiêu thụ phải tuỳ theo từng khách hàng mà áp dụng phương thức bán hàng phù hợp, thoả thuận thời hạn thanh toán hợp lý nhằm không ngừng tăng doanh thu cho doanh nghiệp. - Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu là điều kiện tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí, tham ô tài sản của đơn vị. Trong hoạt động kinh doanh, bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu là một vấn đề hết sức cần thiết và cần phải hoan thiện cả nội dung và phương pháp kế toán cho phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu thì hệ thống chứng từ ban đầu cần phải được hoàn thiện và nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác của chừng từ tạo điều kiện tốt cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá tại kho. Việc hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán đồng thời giúp các bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp có thể hiểu rõ về doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán bán hàng còn giúp cho việc hoàn thiện sổ sách kế toán sử dụng, việc ghi chép tổng hợp được chi tiết cho từng tháng và quý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra đối chiếu. Vì vậy công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu phải không ngừng hoàn thiện để ngày càng góp phần vào sự lớn mạnh của công ty. Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng nói riêng và toán bộ công tác kế toán nói chung, muốn có khả thi phảI đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán cơ chế ở đơn vị vinh tế cụ thể được phép vận dụng và cải tiến không bắt buộc, rập khuôn theo chế độ, tôn trọng cơ chế, tôn trọng pháp luật. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao, đây là động lực cho việc hoàn thiệ công tác kế toán. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. 3.2.2. Một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu tại Công ty TNHH Tin học Thành Tâm. 3.2.2.1. Thực hiện giảm giá cho khách hàng và hạch toán vào TK 532, 521. Với nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc áp dụng hình thức giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại là cần thiết cho hoạt động kinh doanh và phù hợp với thông lệ hoạt động thương mại. Do vậy công ty nên thực hiện chính sách giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại cho khách hàng. Số tiền giảm giá được ghi trên hoá đơn bán hàng lần mua cuối cùng và khoản giám giá đó công ty thực hiện hạch toán vào TK 532, chiết khấu thương mại hạch toán vào TK 521 để cuối kỳ xác định doanh thu thuần. TK 521 - Chiết khấu thương mại TK 521 – Chiết khấu thương mại - Số chiết khấu thương mại đã chấp - Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu nhận thanh toán cho khách hàng thương mại sang TK “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ “ để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán TK 521 không có số dư cuối kỳ Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ kế toán ghi sổ: Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 131 : Số được chiết khấu Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua sang TK 511 để xác định doanh thu thuần, kế toan ghi sổ: Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 : Chiết khấu thương mại TK 532- Giảm giá hàng bán - Chứng từ sử dụng : Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, biên bản giảm giá hàng bán … Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532- Giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng. Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào bên Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc TK 521- Doanh thu nội bộ. TK 532- Giảm giá hàng bán. TK 532- Giảm giá hàng bán không có dư Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu: Căn cứ vào chứng từ chấp thuận giảm giá cho khách hàng về số lượng hàn đã bán, kế toán ghi sổ: Nợ TK 532 : Giá chưa thuế Nợ TK 3331 : Số thuế GTGT tương ứn Có TK 111, 112 : Số tiền giảm giá cho khách hàng(nếu khách hàng đã thanh toán) Có TK 131 : Ghi giảm nợ phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưa thanh toán tiền hàng) Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ sang TK 511, 512 để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi sổ: Nợ TK 511, 512 Có TK 532 : Giảm giá hàng bán . 3.2.2.2. Kiến nghị về nợ phải thu khó đòi Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu sẽ đưa đến chi phí và lợi ích phát sinh. Lợi ích ở đây chủ yếu là làm gia tăng doanh thu và cuối cùng là lợi nhuận gia tăng, ngược lại sẽ bị lỗ nếu như phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi. Nhiều khách hàng tiềm năng sẽ không mua hàng nếu doanh nghiệp không bán chịu, khách hàng sẽ mua từ những đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp khi những doanh nghiệp này có chính sách bán chịu. Do đó không phải khách hàng nào cũng có thể thu hồi được nợ, công ty cần mở thêm TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi ’’ để lập dự phòng cho nhưng khoản nợ có khả năng không thể thu hồi được nợ. Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi để khi có các khoản nợ phải thu khó đòi, không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo kế toán tài chính như các khoản dự phòng khác. Mức lập đự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 139 – Dự phòng phải thu khó đòi TK 139 - Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý - Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí - Số dư: Số dự phòng phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là chắc chắn không thu được (nợ phải thu khó đòi), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi : Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi : Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản phảI thu khó đòi ghi : Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 138 – Phải thu khác 3.2.2.3. Kiến nghị về TK 131 “ Phải thu khách hàng ’’ Tại công ty TNHH Tin học Thành Tâm mọi nghiệp vụ liên quan đến bán hàng đều hạch toán vào TK 131 “ Phải thu khách hàng ” khi khách hàng thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng hay chỉ mới chấp nhận thanh toán là sai nguyên tắc hạch toán TK 131 (trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không hạch toán váo TK này). Do vậy, đối với những trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì công ty nên theo dõi trên TK 111 “ Tiền mặt ”. Khi khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 111, 112 : Số tiền khách hàng thanh toán Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 : Thuế GTGT tương ứng 3.2.2.4. Kiến nghị về áp dụng chiết khấu trong thanh toán Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán đối với khách hàng quen thuộc, khách hàng mua với số lượng lớn nhằm mục đích tăng kết quả bán hàng. Chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá, dịch vụ khi thanh toán tiền mua hàng trược thời hạn được hạch toán như sau: Nợ TK 635 : Số tiền chiết khấu Có TK 111, 112, 131 : Số tiền chiết khấu 3.2.2.5. Thực hiện công tác kế toán quản trị Hiện nay công ty kinh doanh nhiều mặt hàng mỗi mặt hàng đêm lại một mức lợi nhuận khác nhau, các phương thức tiêu thụ khác nhau cũng đem lại hiệu qủa khác nhau. Khi cơ cấu mặt hàng kinh doanh thay đổi hoặc tỷ lệ hàng hoá tiêu thụ theo từng phương thức thay đổi thì sẽ ảnh hưởng tới mức lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được. Do vậy cần có một bộ phận kế toán thực hiện phân tích hiệu quả các phương án kinh doanh khác nhau để phục vụ cho mục đích quant trị nội bộ, giúp cho nhà quản lý lựa chọn các phương án kinh doanh có hiệu quả nhất, bán theo phương thức nào, cơ cấu như thế nào để thu được lợi nhuận tối đa. Tăng cường các biện pháp kinh tế tài chính có tính chất đòn bẩy đẩy mạnh bán hàng. Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và chất lượng hàng hoá để bán được hàng thì các hàng hoá của công ty phải đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Công ty cần có chiến lược mở rộng thị trường đẩy mạnh quá trình tiêu thụ một trong những biện pháp hiệu quả là quảng cáo, thông qua quảng cáo công ty sẽ giới thiệu các sản phẩm đến từng người tiêu dùng. Công ty phải chú trọng mở rộng các phương thức tiêu thụ hàng hoá đa dạng và phong phú, tích cực tham gia các hội chợ liên quan đến ngành và lĩnh vực của mình để tìm kiếm thị trường, đồng thời tăng cường khâu bán buôn và năng cao chất lượng ở khâu bán lẻ để đảm bảo uy tín và thái độ phục vụ tốt. Ngoài ra công ty nên hoàn thiện hơn nữa vấn đề tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn hay những khách hàng tiềm năng để đặt mối quan hệ lâu dài. Để tăng cường kết quả kinh doanh công ty còn có các biện pháp như giảm giá vốn, giảm chi phí bán hàng, giảm chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hợp lý. Công ty cần thực hiện nguyên tắc chi đúng chi đủ phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh đối với chi phí quản lý doanh nghiệp để tiết kiệm được chi phí này phụ thuộc rất nhiều vào bộ máy quản lý của công ty về nhân sự, tổ choc sắp xếp và phân công trách nhiệm, nhiệm vụ quyền hạn giữa các cấp trong kinh doanh. Như vậy để tăng doanh thu bán hàng và đáp ứng được nhu cầu thị trường phải kết hợp hài hoà hợp lý giữa các biện pháp và điều kiện thực tế giúp cho phòng có chiến lược kinh doanh đúng đắn. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH Tin học Thành Tâm, dựa vào kiến thức đã học ở nhà trường và tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty em đã đi sâu vào tìm hiểu về kế toán bán hàng và công nợ phải thu của công ty. Trải qua 10 năm hình thành và phát triển, công ty đã đạt được những thành tựu đó là kết quả không nhỏ của công tác quản lý và công tác tài chính kế toán. Hoạt động kinh doanh của công ty thống nhất ổn định và tin cậy, sản phẩm của công ty đã có chỗ đứng trên thị trường. Sự phát triển về quy mô hoạt động cũng như khối lượng tiêu thụ hàng hoá ngày càng tăng đòi hỏi tính chính xác, kịp thời trong việc tổ choc công tác kế toán của công ty. Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng phát triển mạnh mẽ thì việc tổ choc hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng và công nợ phải thu đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của công ty, giúp công ty quản lý tốt hoạt động bán hàng đảm bảo chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn nhịp nhàng, không ứ đọng vốn mang lại lợi nhuận cao và nâng cao đời sống người lao động. Nhằm mục đích thực hiện được nhiêm vụ kinh doanh trong điề kiện cơ chế mới. Công ty phải hoàn thiện công tác quản lý trong đó trọng tâm là đổi mới hoàn thiện công tác kế toán, tổ chức hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống tài khoản, tổ chức tốt kế toán quản trị từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng nâng cao năng lực tăng cường tính kịp thời của thông tin. Việc hoàn thiện phụ thuộc rất nhiều vào thời gian đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưõng vào chế độ kế toán và tình hình thực tế kinh doanh của công ty. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Đào Thị Hằng và các anh, chị phòng kế toán của công ty TNHH Tin học Thành Tâm đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Hồ Thị Vân.