Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất dịch vụ Thương Mại Hoàng Gia

u thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinh doanhcủa mình cho cấp trên *Phòng nghiệp vụ II: Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranh sơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trường, chủ động tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả .Lập phương án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên. * Phòng nghiệp vụ IV:6 người Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêu ren * Phòng nghiệp vụ V: 5 người Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty được phép kinh doanh. Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua các mặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất. Lập phương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáo theo quy định của công ty *Phòng nghiệp vụ VI: 5 người Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thêu ren *Phòng nhập khẩu :20người Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép nhận như máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng ,... Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thì các phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt .Đồng thời được giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới cuối .Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn được giao IV/Tổ chức công tác kế toán 1.Tổ chức bộ máy kế toán * Sơ đồ bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm 6người (1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi người trong phòng đều được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Được minh hoạ theo sơ đồ sau : Sơ đồ 2 KẾ TOÁN TRƯỎNG TRƯởNG PHòNG TCKH CáC Bộ PHậN KT TẠI CÔNG TY PHòNG Kế TOáN CHI NHÁNH TP.HCM THỦ KHO KIÊM THỦ QUỸ KẾTOÁN TIỀN LƯƠNG KẾTOÁN THANH TOÁN KẾTOÁN CÔNGNỢ P.PHÒNG TC-KH KẾTOÁN T.HỢP P.PHÒNG TC-KH Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý vàvà chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản . - Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trước đây để tìm ra những chỗ sai của công việc kế toán những năm trước. -Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/c theo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán. Đồng thời theo dõi tiền gửi , tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng về các phòng kinh doanh . - Kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuất hàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ trách các phần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưu trữ tài liệu , số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất - nhập khẩu. - Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tượng sử dụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt , trông gửi bảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếu xuất , phiếu nhập kho . - Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệu liên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập .Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đến cuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi về công ty Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xa công ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty , áp đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả 2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng . - Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp -Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi tiết ... Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho công ty. - Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm : . Báo cáo kết quả kinh doanh . Báo cáo chi phí kinh doanh . Bảng cân đối kế . Thuyết minh báo cáo tài chính 3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối số dư Và số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ NKC Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu B/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNGTY TNHH SX&DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA : 2.3.1. Phân loại và đánh giá vật liệu Nguyên liệu, vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất của quá trình sản xuất. Hạch toán nguyên liệu, vật liệu là công tác hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xất. Để thực hiện tốt công tác hạch toán đó thì trước hết phải hiểu rõ về đặc điểm nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty. Xuất phát từ đặc điểm là doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, sản phẩm gồm nhiều chủng loại phong phú về mẫu mã, vật liệu được sử dụng do vậy mà bao gồm nhiều loại, đó là các loại vải: chỉ, khuy, mex, khoá… Trong đó vải là vật liệu chính, chiếm tỉ lệ lớn trong giá thành sản phẩm. Nhìn chung các loại vật liệu và công cụ, dụng cụ mà xí nghiệp đang sử dụng đều không cần yêu cầu cao về chế độ bảo quản mà chỉ cần giữ ở nhiệt đoọ thường với hệ thống kho tàng sạch sẽ, khô thoáng để tránh gây ẩm mốc cho vải, chỉ… Phân loại vật liệu Để nhằm hỗ trợ cho công việc hạch toán vật liệu ở công ty, nguyên vật liệu được phân loại dựa vào công dụng chính của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh theo cách phân loại này, nguyên vật liệu được chia thành: - Vật liệu chính: gồm các loại vải như vải bay, vải dạ vải len, vải pêcô… để cấu thành nên thực thể sản phẩm. -Vật liệu phụ gồm: cúc, chỉ may, khoá, đệm vai… có tác dụng để hoàn thiện sản phẩm. - Nhiên liệu: dầu, mỡ, xăng… - Phụ tùng thay thế: chân vịt, giao thùa, phoi suất, ốc… - Phế liệu: vải vụn, mex vụn… b. Đánh giá vật liệu tại công ty Việc đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định. Việc đánh giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. Thực tế tại công ty TNHH Hoàng Gia, chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu. * Đối với vật liệu nhập kho - Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động trong xí nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, song chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Trong trường hợp này việc tính giá dựa trên giá mua thực tế ghi trên hoá đơn và các khoản chi phí liên quan đến việc nhập kho vật tư như: chi phí vận chuyển, bốc giỡ, bảo quản và các khoản chi phí khác. Hình thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt, ngoại tệ hoặc séc. Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi Chi phí thu Thuế liệu nhập kho do = trên hoá đơn + mua thực + nhập khẩu mua ngoài (không thuế tế phát sinh (nếu có) GTGT đầu vào) VD: Ngày 14/2/2001 mua 403m vải Benger của nhà máy dệt Nam Định giá mua 65.000đ/m chi phí vận chuyển 1.000.000đ trả bằng tiền mặt, thuế GTGT đầu vào 10%. Kế toán hạch toán giá thực nhập như sau: Nợ TK1521 27.195.000đ Nợ TK1331 2.619.500đ Có TK331 28.814.500đ Có TK111 1.000.000đ - Đối với vật liệu do bên thuê gia công cung cấp: giá thực nhập căn cứ vào thoả thuận giữa 2 bên trong hợp đồng nhận gia công. - Trường hợp nhận lại vật tư xuất thừa thì giá thực nhập lại kho được xác đinh bằng đúng giá trị thực tế xuất kho loại vật tư đó. * Đối với vật liệu xuất kho Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, thì hiện nay tại xí nghiệp kế toán tính giá thực tế vật tư xuất kho theo giá thực tế đích danh tức là giá thực tế vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật tư nhập kho theo từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần xuất. Giá thực tế = Số lượng vật tư + giá thực vật tư xuất kho xuất kho thực tế tế vật tư nhập kho VD: Theo phiếu xuất kho số 56, ngày 16/2/2001 xuất kho cho đồng chí Dũng px cắt 500m Mex vải 1020 để phục vụ cho sản xuất sản phẩm, đơn giá 12.480đ/m. Kế toán căn cứ vào chứng từ này tính giá thực tế Mex vải 1020 xuất kho như sau: Giá thực tế của 500m Mex vải 1020 xuất kho: 500 x 12.480 = 6.246.240 2.3.2 Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia từ xuất phạt điểm là nắm bắt đựoc thực tế hoạt động tại công ty TNHH Hoàng Gia với chức năng chủ yếu là sản xuất sản phẩm may mặc, vì vậy số lượng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia được nhập liên tục, thường xuyên cho nên đòi hỏi kế toán phải có phương pháp hạch toán và ghi chép khoa học để trách thất thoát, lãng khí nguyên vật liệu. Từ mục đích trên, công ty TNHH Hoàng Gia đã chọn phương pháp thẻ song song với ưu điểm chính là dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra và tính ngay được giá thực tế nhằm phục vụ kịp thời cho việc xác định giá thành của sản phẩm sản xuất . Trình tự nhập kho vật liệu Tại xí nghiệp, việc nhập kho vật tư chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phònh kế hoạch ( bộ phận cung ứng vật tư) thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc trực tiếp đi mua. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư đi mua được căn cứ vào kế hoạch sản xuất và sự biến động giá cả trên thi trường. Xí nghiệp không sử dụng ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại của hàng mua về mà chỉ yêu cầu cán bộ thu mua trực tiếp và thủ kho thực hiện công việc đó trước khi mua và trước khi nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, phòng kế hoạch lập 3 liên phiếu nhập kho: Liên1: lưu tại phòng kế hoạch Liên2: chuyển cho thủ kho dùng ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu Liên3: dùng làm chứng từ thanh toán Trình tự nhập kho nguyên vật liệu Tại kho: Thủ kho và cán bộ thu mua trực tiếp kiểm tra số lượng và chất lượng của vật tư. Phòng kế hoạch căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan để viết phiếu nhập kho. PNK Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch. PNK Liên 3: Dùng làm chứng từ thanh toán. PNK Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. VD: việc nhập kho mặt hàng Mex vải – 1020 Biểu 1: Mẫu số: 01 GTKT- 3LL BC/99 – B HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2:(giao khách hàng) Ngày 12 tháng 2 năm 2001 No 46955 Tên đơn vị bàn hàng: Công ty TNHH Hữu Nghị Địa chỉ: 108 B Mai Động – Hà Nội Số TK:.. Điện thoại:…… MS:… Họ và tên người mua hàng: Đ/c Tiến Đơn vị: Công ty Hoàng Gia co.LTD Số TK… Địa chỉ:23 Đường Trương Đinh- Hà Nội MS:… Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá (đ/m) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Mex vải m 2000 12480 24.960.000 Cộng tiền hàng 24.960.000 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 2.469.000 Tổng cộng tiền thanh toán 27.456.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, bốn trăm năm mươi sáu ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu 2 Mẫu số 01 - VT Bộ tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Số: 50 Nợ:……. Có:…… Họ tên người giao hàng: Đ/c Tuấn- Công ty TNHH Hữu Nghị Theo hoá đơn số: 46955 ngày 12/02/2001 của Công ty TNHH Hữu Nghị Nhập tại kho: Đ/c Như - Công ty Hoàng Gia co.LTD Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Đvt Ms Số lượng đơn giá (đ/m) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Mex vải m 2000 12.480 24.960.000 Cộng(01 khoản) 24.960.000 Nhập, Ngày 12 tháng 2 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho * Trình tự xuất kho nguyên vật liệu Vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho các mục đích sản xuất kinh doanh trong xí nghiệp. Khi có nhu cầu cần dùng tới vật liệu, các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi gửi lên phòng kế hoạch tuỳ vào nhu cầu thực tế và số lượng tồn, phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho. Trình tự xuất kho vật liệu Phân xưởng viết phiếu xin lĩnh vật tư Phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu thực tế và số tồn trong kho, viết phiếu xuất kho PXK Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch. PXK Liên 2: Thủ kho dùng ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu. PXK Liên 3: Bộ phận sử dụng vật tư giữ làm căn cứ tính giá thành. VD: vào ngày 16/2/2001 phân xưởng cắt có nhu cầu về vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Yêu cầu này được phòng kế hoạch duyệt và viết phiếu xuất. Biểu 3 Mẫu số 02 – VT Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16 tháng 2 năm 2001 Họ tên người nhận hàng: Đ/c Dũng – Phân xưởng cắt Xuất tại kho: Đ/c Như Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Đvt Ms Số lượng đơn giá (đ/m) Thành tiền (đồng) Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Mex vải m 500 12.480 6.246.240 Cộng(01 khoản) 6.246.240 Xuất, Ngày 16 tháng 2 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho * Phương pháp ghi sổ: Việc hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo quy trình sau: Quy trình hạch toán nguyên vật liệu Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất SỔ CHI TIẾT Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Với việc sử dụng phương pháp thẻ song song việc ghi chép chi tiết nhập, xuất, tồn các loại vật liệu. Tại xí nghiệp được tổ chức cả ở kho và phòng kế toán. * Tại kho Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng mỗi loại vật liệu được theo dõi trên thẻ kho. Khi nhận được các chứng từ về nhập, xuất kho vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ rồi ghi số lượng thực nhập, xuất vào thẻ kho. Cuối thánh thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng loại vật liệu. Biểu 4: THẺ KHO Trang:……….. Tên vật liệu(sản phẩm, hàng hoá): Mex vải1020 Stt Chứng Từ Trích yếu Ngày NX Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tháng 2/2001 ……….. ……. …… 2500 …… 50 12/2 Nhập của Đ/c Tuấn 12/2 2000 2410 56 16/2 Xuất - Đ/c Dũng PX cắt 16/2 500,5 1909,5 59 Xuất - Đ/c Dũng PX cắt 18/2 600 1309,5 70 Xuất - Đ/c Dũng PX cắt 28/2 750,2 559,3 … …. ………….. … …. …. …. Cộng tháng 2/2001 2000 1850,7 559,3 * Tại phòng kế toán Kế toán mở sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn từng thứ vật liệu. Khi nhận được các chứng từ về nhập xuất kho vật liệu do thủ kho chuyển lên kế toán sẽ lấy số liệu ở các chứng từ này để vào sổ chi tiết. Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu từ sổ chi tiết vật tư để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. 2.3.3. Kế toán tổng hợp vật liệu tại Chi nhánh thuộc công ty TNHH Hoàng Gia: Xuất phát từ mục đích và yêu cầu quản lý vật liệu chặt chẽ theo từng nghiệp vụ nhập và xuất kho nên việc hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty TNHH Hoàng Gia được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với 1 trong những đặc điểm sản xuất của công ty TNHH Hoàng Gia là sản xuất những sản phẩm may mặc diễn ra thường xuyên, liên tục số lượng và chủng loại vật tư phong phú, đa dạng, thậm chí có cả những phụ tùng nhỏ lẻ. Vì vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý vật liệu, hạn chế tối đa việc thất thoát vật liệu, do vậy việc công ty lựa chọn phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là đúng đắn và hợp lý. Theo phương pháp này, căn cứ trên chứng từ nhập - xuất kho đã được thể hiện cụ thể số lượng, đơn giá, thành tiền, kế toán phản ánh vào TK152 “nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này được cụ thể thành từng tiểu khoản. TK152: “Nguyên liệu, vật liệu” gồm các tài khoản cấp 1 sau: TK1521: Nguyên vật liệu chính TK1522: Nguyên vật liệu phụ TK1523: Phụ tùng thay thế Với nghiệp vụ nhập, phát sinh tăng được phản ánh vào bên nợ, phát sinh giảm được phản ánh vào bên có. Cuối kỳ, kế toán xác định số tồn kho cuối kỳ trên cơ sở tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ về giá trị: Tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập TK – xuất TK Ngoài TK 152, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan tới nghiệp vụ hạch toán như: * Với nghiệp vụ nhập: TK111 - Tiền mặt TK112 - Tiền gửi TK331 - Phải trả cho người bán TK621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Với nghiệp vụ xuất vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản liên quan như: TK621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK627 - Chi phí sản xuất chung TK641 - Chi phí bán hàng TK642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp TK154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung, kế toán vật liệu tại xí nghệp sử dụng các loại sổ sau: Đối với vật liệu nhập kho, kế toán sử dụng các sổ sau: - Sổ Nhật ký mua hàng - Sổ Nhật ký chi tiền - Sổ chi tiết tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Sổ chi tiết tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Đối với vật liệu xuất kho, kế toán sử dụng: - Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Ngoài ra xí nghiệp còn sử dụng mẫu sổ: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản Hạch toán tổng hợp nhập * Đối với trường hợp nhập mua ngoài Đây là nghiệp vụ chiếm vị chí chủ yếu trong hoạt động nhập vật liệu của công ty. Khi vật liệu mua ngoài nhập kho, kế toán căn cứ vào bộ chứng từ gốc bao gồm hoá đơn mua hàng, hoá đơn thanh toán (hoá đơn TGTGT) các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ …giá thực tế của vật liệu nhập kho được ghi cụ thể trên phiếu nhập kho, kế toán vật liệu căn cứ vào đó chi tiết cho từng tiểu khoản. Thông thường, vật tư mua về được chuyển thẳng nhập kho và kế toán căn cứ vào chứng từ mua hàng và hoá đơn thu phí, lệ phí để tính ra giá trị nhập kho vật liệu theo quy định “giá trị vật liệu nhập kho là giá không có thuế, thuế đầu vào được theo dõi trên TK 133” - Trong tháng khi vật liệu về nhập kho thanh toán ngay, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT (trong trường hợp được khấu trừ thuế) ghi: Nợ TK152 : Trị giá của vật liệu mua vào Nợ TK133 : Thuế VAT được khấu trừ Có TK111, 112: Tổng giá thanh toán Trong trường hợp không được khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK331 VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 50 ngày 12 / 2/ 2001 nhập Mex vải mua của công ty TNHH Hữu Nghị đã thanh toán ngay bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 152 24.960.000đ Nợ TK 133 2.496.000đ CóTK 111 27.456.000đ - Mua nguyên vật liệu trong tháng chưa thanh toán với người bán (trong trường hợp khấu trừ thuế), kế toán ghi: Nợ TK152 : Trị giá vật liệu mua vào Nợ TK133 : Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331 : Tổng giá thanh toán Trong trường hợp không được khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK152 Có TK331 Khi đến hạn thanh toán và đã tiến hành thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 52 ngày 14/ 2/ 2001 xí nghiệp mua vải của công ty dệt lụa Nam Định chưa thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK152 36.605.000đ Nợ TK 133 3.660.500đ Có TK 331 40.265.500đ Khi đến hạn thanh toán và đã tiến hành thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 40.265.000đ Có TK 111, 112 40. 265.000đ * Trường hợp vật tư xuất thừa chủng loại hoặc phân xuởng cắt cần đổi lại chủng loại, khi nhập kho vật liệu Kế toán ghi. Nợ TK152 : Trị giá vật liệu nhập lại kho Có TK 621 : Trị giá vật liệu nhập lại kho VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 62 ngày 21/ 2/ 2001 đồng chí Dũng phân xưởng cắt nhập lại vật tư do xuất không đúng chủng loại yêu cầu, giá thực tế xuất 750.000đ, kế toán ghi: Nợ TK152 750.000đ Có TK 621 750.000đ Với các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt, căn cứ vào phiếu chi đã được xét duyệt, kế toán vào sổ nhật ký chi tiền. Cách ghi sổ nhật ký chi tiền: Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ. Cột 2, 3: Ghi số, ngày tháng lập của phiếu chi dùng để ghi sổ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh. Cột 5: Căn cứ vào số tiền chi ra dùng cho chi phí mua nguyên vật liệu, trả cho người bán và chi phí khác… Cột 6, 7, 8, 9: Ghi số tiền phát sinh bên nợ của các tài khoản đối ứng (căn cứ vào mục đích chi tiền để ghi vào các cột tương ứng). Cột 10, 11: Ghi số liệu và số tiền cảu các tài khoản liên quan khác đối ứng với có TK111. Cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên Sổ nhật ký chi tiền để ghi một lần vào sổ Nhật ký chung. Với các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vào sổ nhật ký mua hàng. Cách ghi sổ nhật ký mua hàng: Cột 1: Ghi ngày tháng ghi sổ. Cột 2, 3: Căn cứ vào số, ngày tháng lập của các chứng từ nhập dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh. Cột 5, 6, 7, 8: (Ghi nợ các tài khoản) căn cứ vào số phát sinh của các chứng tử ghi phần gí trị vào cột tương ứng. Cột 9: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua. Vào cuối tháng tổng cộng số liệu phát sinh trên sổ Nhật ký mua hàng ghi vào Sổ nhật ký chung. Cuối tháng, kế toán của xí nghiệp lấy số liệu tổng cộng ở nhật ký chi tiền và nhật ký mua hàng chuyển sang nhật ký chung. Do nghiệp vụ thu mua vật liệu, dẫn đến có quan hệ thường xuyên và lâu dài đối với nhà cung cấp, bên cạnh việc sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng, xí nghiệp còn mở Sổ chi tiết số 2 – ‘Sổ chi tiết thanh toán với người bán”. Sổ chi tiết này được xí nghiệp dùng chung cho tất cả các nhà cung cấp. VD: Căn cứ vào các phiếu chi số 70 ngày 12/ 2/ 2001 số 80 ngày 28/ 2/ 2001 và các phiếu nhập kho số 40 ngày 9/ 2/ 2001 số 52 ngày 14/ 2/ 2001, số 76 ngày 24/ 2/ 2001 kế toán vào nhật ký chi tiền và nhật ký mua hàng. * Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ dừng lại ở việc quản lý nguồn nhập vật liệu mà còn phải quản lý tình hình sử dụng vật liệu thông qua công cụ kế toán, đây là khâu quản lý cuối cùng của kế toán vật liệu, nó đóng một vai trò quan trọng trước khi vật liệu thực hiện bước chuyển dịch vào giá trị sản phẩm được chế tạo. - Khi xuất vật tư cho trực tiếp sản xuất sản phẩm, kế toán phản ánh: Nợ TK 621: Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu xuất dùng VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 60 ngày 18/ 2/ 2001, xuất vải Casimia và Banger cho phân xưởng cắt phục vụ trực tiếp cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK 621 21.980.000đ Có TK 152 21.980.000đ - Khi xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, bán hàng, sản xuất chung kế toán ghi: Nợ TK 642: Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK627: Xuất dùng chung cho phân xưởng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 73 ngày 25/ 2/ 2001, xuất kho vật tư cho quản lý doanh nghiệp là: 4.889.550đ, cho bán hàng là: 1.520.000đ, cho sản xuất chung là: 13.320.618đ. Kế toán ghi: Nợ TK 642 4.889.550đ Nợ TK 641 1.520.000đ Nợ TK627 13.320.618đ Có TK 152 19.730.168đ - Khi xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến kế toán ghi: Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 80 ngày 26/ 2/ 2001 xuất vật liệu thuê ngoài gia công kế toán ghi: Nợ TK 154 5.102.310đ Có TK 152 5.102.310đ - Khi xuất trả người bán số hàng nhập không đúng chủng loại, kích cỡ như hợp đồng đã ký kết kế toán ghi: Nợ TK111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK152: Số tiền được trả lại theo giá không thuế Có TK133: Thuế VAT không được khấu trừ VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 55 ngày 18/ 2/ 2001 xí nghiệp nhập kho vật liệu mua của công ty TNHH Hữu Nghị, phát hiện một số cây vải không đúng kích cỡ như trong hợp đồng, số vải được xuất trả lại, giá thực tế xuất trả đúng bằng giá thực tế nhập kho mà xí nghiệp đã nhập trước đó: Tổng giá trị (cả thuế) của lô vải là: 9.860.000đ kế toán ghi: Nợ TK 331 9.860.000đ Có TK 152 8.874.450đ Có TK 133 960.050đ * Kế toán tổng hợp phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh - Cuối quý, kế toán lập bẳng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng được phản ánh trên bảng phân bổ 02 - “Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ”. - Kết cấu chủ yếu của bảng phân bổ 2: Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong tháng theo giá thực tế Các cột ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu - Cơ sở để lập bảng phân bổ này là số liệu từ các phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, sau đó tập hợp các phiếu xuất kho theo từng đối tượng sử dụng và tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ. * Kế toán tổng hợp xuất bán phế liệu Ngoài các nghiệp vụ xuất dùng vật liệu cho sản xuất kinh doanh, ở xí nghiệp còn phát sinh nghiệp vụ xuất bán phế liệu: tiền bán phế liệu thường được khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, số tiền tổng cộng bán phế liệu trong tháng, kế toán không hạch toán vào sổ sách mà được sử dụng để dùng cho các chi phí như: tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày & một số việc khác. Biểu 5: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Tháng 2 năm 2001 Đvt: Đồng STT Ghi có TK Đối tượng sử dụng (ghi Nợ các TK) TK 152 TK 153 1 TK621 375.108.160 Vật liệu chính cho sản xuất 290.120.310 Vật liệu phụ cho sản xuất 84.987.850 2 TK627 13.320.681 450.000 Phụ tùng thay thế 13.320.681 Công cụ, dụng cụ xuất dùng 450.000 3 TK154 5.102.312 Vật liệu xuất cho gia công 5.102.312 4 TK641 890.000 Công cụ, dụng cụ xuất dùng 890.000 5 TK642 Nhiên liệu xuất dùng 4.889.550 Cộng 398.420.703 1.340.000 Biểu 6 SỔ NHẬT KÝ CHUNG NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng 2 năm 2001 02 16/2 Phòng tài chính của c/ty Hùng Thái thu nợ của công ty TNHH Hoàng Gia 136 336 138 40.000.000 7.622.244 77.622.244 55 18/2 Xuất trả số vải không đúng quy cách 331 152 133 9.860.500 8.847.450 986.050 62 21/2 Đ/c Dũng – PX cắt nhập lại vải 152 621 750.420 750.420 65 23/2 Chi tiền trong tháng ( Căn cứ vào Sổ nhật ký chi tiền mặt & Sổ nhật ký chi tiền gửi) 152 153 133 141 331 334 336 338 627 641 642 111 112 77.320.300 345.120 7.766.542 3.540.000 320.010.000 420.585.000 2.560.000 942.000 920.000 11.110.000 39.400.000 196.866.321 693.732.641 65 27/2 Mua hàng trong tháng ( Căn cứ vào nhật ký mua hàng) 152 153 133 331 120.250.000 8.250.000 12.850.000 141.350.220 72 29/2 Phân bổ vật liệu xuất dùng 621 627 154 642 152 375.108.160 13.320.681 5.120.312 4.889.550 398.420.703 BIỂU 7: SỔ CÁI TK Tên TK: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Tháng 2 năm 2001 Số dư đầu tháng 636.413.759 62 20/2 Đ/c Dũng PX cắt nhập lại vải 621 750.420 09 01/3 Mua VL bằng tiền mặt 111 77.320.300 06 01/3 Mua VL chưa thanh toán 331 120.250.200 11 03/3 Bảng phân bổ vật liệu xuất dùng 621 627 154 642 375.108.160 13.320.681 5.102.312 4.889.550 Cộng số phát sinh 198.320.920 398.420.703 Số dư cuối tháng 336.313.976 Biểu 8 SỔ CÁI TK Tên TK: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621 Đvt: Đồng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Tháng 2 năm 2001 Số dư đầu tháng 636.413.759 62 20/2 Đ/c Dũng PX cắt nhập lại vải 152 750.420 11 03/3 Bảng phân bổ vật liệu xuất dùng 152 375.108.120 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 154 374.357.740 Cộng số phát sinh 375.858.540 374.357.740 Số dư cuối tháng 636.564.559 BIỂU 9: SỔ CÁI TK Tên TK: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Tháng 2 năm 2001 Số dư đầu tháng 210.100.356 52 14/2 Mua vải c/ty dệt nam định 152 133 36.603.000 3.660.300 55 18/3 Mua vải cty Hữu Nghị 152 133 8.874.550 887.455 06 01/3 Trả tiền cty dệt nam định 111 40.265.500 Cộng số phát sinh 40.265.500 50.026.505 Số dư cuối tháng 200.339.351 BIỂU 10 BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH Tháng 02 năm 2001 TK Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 15.650.340 356.234.000 196.866.321 175.018.019 112 1.170.266.542 557.351.000 1.093.732.641 633.884.901 121 210.000.000 210.000.000 131 942.321.458 108.391.911 833.929.547 133 7.776.542 986.050 6.790.492 136 99.589.810 40.000.000 139.589.810 138 67.668.000 47.622.244 20.045.756 141 40.343.000 3.540.000 43.883.000 152 636.413.759 198.320.920 398.420.703 336.313.976 153 12.505.000 345.120 12.850.120 154 5.102.312 5.102.312 214 32.177.941 32.177.941 331 210.100.356 40.265.500 50.026.505 200.339.351 334 30.120.800 420.585.000 410.585.000 20.120.800 336 13.504.000 942.000 12.562.000 338 6.654.042 12.500.312 18.900.421 13.054.151 411 2.112.046.000 28.680.000 2.083.366.000 414 65.324.500 65.324.500 415 86.360.210 86.360.210 416 21.477.200 21.477.200 421 75.100.000 75.100.000 621 636.413.759 357.858.540 374.357.740 636.564.559 0 627 35.682.642 35.682.642 0 641 19.110.000 19.110.000 0 642 44.289.550 44.289.550 0 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU CT nhập CT xuất Nhập kho chi tiền & NK mua hàng Sổ kế toán chi tiết BPB 02 Sổ NKC Sổ cái (TK152,153,621) Bảng CĐPS Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG III CHƯƠNG III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH SX&DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY TNHH HOÀNG GIA Sự tăng trưởng của nền kinh tế kéo theo sự tăng trưởng của nhu cầu.Trước đây khi nền kinh tế chưa phát triển thì nhu cầu của con người đối với sản phẩm còn ở mức độ vừa phải ,nhưng ngày nay khi nền kinh tế đã được cải thiện rất nhiều và đang trên đà phát triển mạnh hơn thì nhu cầu của con người về khối lượng sản phẩm ngày càng lớn,do đó khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu ngày càng tăng. Hiện hay ở nước ta khối lượng nguyên vật liệu trong nước còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại.Do vậy cần phải quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm, sử dụng đúng đối tượng mục đích,hao phí ít nhất,mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Như vậy, việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động là một trong những vấn đề quan trọng mà mỗi doanh nghiệp đang rất quan tâm. Đặc biệt với ban giám đốc của công ty thì đây cũng là vấn đề đưa ra để hình thành chiến lược phát triển lâu dài nhằm làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác trong Xí nghiệp. 3.1.1.Những ưu điểm cơ bản Công ty TNHH Hoàng Gia có một quá trình phát triển khá gian truân. Khi mới thành lập công ty chỉ là một vài phân xưởng nhỏ nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường. Do vậy, các hoạt động diễn ra trong phạm vi rất bó hẹp. Nhưng khi cơ chế thị trường có sự chuyển đổi cùng với sự góp vốn của 1 vài cổ đông mới và sự năng động của phòng kế hoạch, đã từng bước khắc phục những khó khăn,hạn chế để tìm ra cho mình một chỗ đứng vững vàng. Ban giám đốc công ty đã nhận nhận định khó có thể thay đổi bộ mặt của công ty trong chốc lát mà cần phải có thời gian thử thách để tự khẳng định mình. Do vậy ban giám đốc công ty đã chủ trương đưa ra chiến lược phát triển lâu dài trên cơ sở làm đến đâu chắc đến đó.Phần lớn cán bộ,công nhân viên trong công ty được bố trí thời gian học tập nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, chuyên môn, trình độ tay nghề, bậc thợ… Xuất phát từ mục tiêu đưa ra, công ty ngày cành phát triển vững mạnh trên đa nghành nghề, tạo một chỗ đứng ổn định trong cơ chế thị trường, ban giấm đốc công ty đã thực sự biết phát huy và khai thác triệt để những ưu điểm sau: -Việc công ty lựa chọn hình thức “NKC” trong phần hàng kế toán chứng tỏ ban giám đốc công ty đẫ thực sự nắm bắt và đi sâu sát thực tế. Hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là rất phù hợp với đặc trưng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Để mọi hoạt động trong công ty diễn ra một cách nhịp nhàng và hiệu quả thì việc bố trí đội ngũ kế toán như hiện nay là hợp lý. Mặc dù mỗi nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán đều đảm nhiệm hai phần hàng kế toán.Tuy nhiên khối lượng công việc khá lớn, nhưng công tác kế toán vẫn luôn đảm bảo tính hiệu quả đồng thời trong quá trình làm việc của họ luôn có sự trao đổi hướng dẫn giữa các phần hàng kế toán với nhau nên khi kế toán của phần này nghỉ việc thì các phần kế toán khác có thể làm thay,tránh gián đoạn công việc. - Phương pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho(thực tế đích danh), phương pháp kế toán chi tiết vật liệu (thẻ song song) được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. - Đặc biệt công ty quan tâm đến việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu mua, dự trữ, bảo quản đến việc sử dụng biểu hiện cụ thể: Ở khâu dự trữ, bảo quản: công ty đã xác định lượng dự trữ vật tư tương đối hợp lý vừa đủ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất,vừa không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ và có phương án bảo vệ nghiêm ngặt,khắc phục tình trạng thất thoát (hao hụt ngoài định mức) vật liệu, công cụ, dụng cụ. Ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng vật liệu ở phân xưởng đều được xét duyệt trên cơ sở nhiệm vụ sản xuất. Như vậy, công ty đã quản lý vật tư dựa vào sản xuất một cách chặt chẽ, tiết kiệm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm . Tuy nhiên, bên cạnh những điểm hợp lý trên thì việc tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện. 3.2.1 Những hạn chế cần hoàn thiện 3.1.2.1 Trong công tác quản lý vật liệu Về việc sử dụng sổ danh điểm vật tư . Vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau, nhưng công ty lại chưa xây dựng “Sổ danh điểm vật tư “ với quy định của từng loại để tạo điều kiện theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ đồng thời thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vật liệu sau này. Hơn nữa hiện nay tai công ty không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỷ mỷ khách quan cả về số lượng chất lượng cũng như chủng loại. Điều này có thể vật liệu dẫn đến tình trạng vật liệu nhập kho không đảm bảo đúng quy cách, phẩm chất. b. Về việc quản lý vật liệu xuất kho cho sự sản xuất trực tiếp và bán thành phẩm trong cac phân xưởng. Trong công tác quản lý vật liệu xuất cho sản xuất và bán thành phẩm tại phân xưởng nhìn chung còn lỏng lẻo thiếu khoa học dễ gây hiện tượng mất mát hư hao, lãng phí trong quá trình sản xuất nói chung và trong các giao đoạn công nghệ nói chung từ đó gây ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 3.1.2.2. Trong công tác kế toán chi tiết vật liệu Hiện nay tại công ty, phế liệu thu hồi bao gồm: vải vụn len vụn, lót vụn …những phế liệu này không được thu hồi nhập kho theo đứng thủ tục chế độ kế toán quy định, không được phản ánh trên sổ sách cả về số lượng và giá trị. Mà những phế liệu này chỉ do thống kê phân xưởng trực tiếp thu gom và bán cho khách hàng có nhu câù mua theo giá thoả thuận được thanh toán ngay bằng tiền mặt. Số tiền thu được do quản đốc phân xưởng giữ và được sử dụng để dung cho các chi phí như: Tiền mua chổi quét vệ sinh hàng ngày và chi phí lặt vặt khác phát sinh tại phân xưởng. Trong thực tế khi tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, thì giá thành sản phẩm được xác định theo công thức : Giá thành sản phẩm = Sản phẩm dở dang đầu kỳ + _ Sản phẩm DD CK _ Gía trị phế liệu thu hồi Chi phí thực tế PS TK Vì vậy việc hạch toán phế liệu thu hồi, cũng như tận thu phải chế phế liệu sẽ góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm . 3.1.2.3 Trong công tác kế toán tổng hợp vật liệu a. Về việc sử dụng sổ chi tiết số 2”Sổ chi tiết thanh toán với người bán” Với hình thức nhật ký chung, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết số 2. Để hạch toán theo dõi chi tiết tình hình thu mua vật liệu và thanh toán công nợ với người bán. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên kế toán chưa mở những trang sổ riêng cho từng người cung cấp. Như vậy kế toán không theo dõi được một cách chặt chẽ tình hình thanh toán và người bán . b. Về việc phân bổ bảng nguyên vật liệu Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công ty tập hợp chứng từ xuất vào cuối tháng, phân loại vào bảng phân bổ số 2. Theo cách phân loại nguyên vật liệu ở xí nghiệp thì TK 152 được mở chi tiết thành 1521, 1522, 1523. Nhưng khi tập hợp số liệu để vào bảng phân bổ thì kế toán chỉ tập hợp chung cho TK 152 chưa không phân thành 1521, 1522, 1523. Sự phân chia này lại phản ánh ở phần Đối tượng ghi nợ các TK, như vậy sẽ không đúng với mẫu biểu kế toán. 3.1.2.4. Lập dự phòng giảm giá HTK. Công ty TNHH với 1 trong những hình thức tổ chức kinh doanh là sản xuất hàng may mặc. Do vậy số lượng vật liêu dự trữ khá phong phú về chủng loại và mã hiệu trong khi đó thi trường lại biến động dẫn giá cả vật liệu cũng tăng giảm thường xuyên. Để hạn chế bớt rủi ro có thể xảy ra, đông thời xí nghiệp có thể nắm chắc giá thực tế của hàng hoá tồn kho thì công ty lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho là điều cần thiết. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SX&DV THƯƠNG MẠI HOÀNG GIA. ý kiến thứ 1 Hoàn thiện sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán Để đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu được diễn ra một cách liên tục, tạo điều kiện cho việc sản xuất được thông suốt thì việc theo dõi từng nguồn là cần thiết. Các nguồn cung cấp được theo dõi chi tiết cả về khối lượng cung cấp, từng giá trị trao đổi. Trên cơ sở đó, quản trị công ty có những quyết định phù hợp đối với từng nguồn trong quá trình điều hành sản xuất nhằm thúc đẩy quan hệ trao đổi mua bán, có được những nguồn cung cấp có chi phí thấp nhất. Với mục đích đó sổ chi tiết số 2 được kế toán lập và theo dõi tình hình thanh toán với người bán người cung cấp. Thực tế tại công ty, Sổ chi tiết số 2 được kế toán lập và sử dụng ghi chép cho nhiều người cung cấp trên một trang sổ không phân biệt người cung cấp thường xuyên hay không thường xuyên. Với cách lập và cách ghi sổ như vậy là có sự lộn xộn, thiếu khoa học, không hợp lý. Nhìn vào sổ chi tiết này người ta khó có thể nhận biết được ngay ai là nhà cung cấp thường xuyên và quan trọng nhất của mình với khối lượng cung cấp và tổng giá trị trao đổi chiếm tỷ trọng cao nhất. Đồng thời với cách ghi chép như trên thì việc tổng hợp số liệu, kiểm trâ đối chiếu là rất khó khăn, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót và cũng có thể dễ ràng dẫn đến việc chiếm dụng vốn của nhau. Do đó cần thiết phải tổ chức lại sổ chi tiết sổ chi tiết thanh toán với người bán: Kết cấu và hình thức Sổ chi tiết số 2 về cơ bản vẫn được lập như trước đây, Sổ chi tiết số 2 được lập cho từng nhà cung cấp thường xuyên trên một trang sổ nhất định và đưa lên đầu sổ, các nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một trang sổ để tiện cho việc ghi sổ và heo dõi thanh toán với nhà cung cấp. Sổ này phải được lập theo từng tháng, kế toán phải tính ra số dư của từng nhà cung cấp trên các trang sổ. Hoặc theo phương pháp khác là sổ chi tiết số 2 được lập cùng cho nhiều nhà cung cấp nhưng với mỗi nhà cung cấp. Kế toán dành riêng theo dõi trên một số dòng sổ nhất định . Kế toán dễ dàng xác định số dòng sổ dành cho các nhà cung cấp. Và cuối mỗi đoạn sổ của từng nhà cung cấp, kế toán dành riêng mốt số dòng để tính số liệu tổng hợp liên quan, với cách lập như vậy kế toán lập sổ chi tiết số 2 cho các nhà cung cấp như sau : VD: Có thể mở trang sổ theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK331 - Phải trả cho người bán Đối tượng: Công ty dệt lụa Nam Định Đvt: đồng Chứng từ Diễn giải Đã trả Phải trả Còn phải trả Số Ngày Số dư đầu kỳ 12.850.000 Phát sinh trong kỳ 52 14/2 Mua vải casimia chưa trả tiền 40.265.500 53.115.500 64 21/2 Xí nghiệp thanh toán tiền mua vải ngày 14/2 40.265.500 12.850.000 … ………………. ……. ……. ……… Cộng 40.265.500 40.265.500 Dư cuối kỳ 12.850.000 ý kiến thứ 2 Kiến nghị về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho nói chung, cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thừog có biến động theo thời gian. Đặt biệt là một xí nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc để chủ động trong sản xuất kinh doanh thì tại xí nghiệp luôn luôn có một lượng lớn nguyên vật liệu dự trù phụ vụ cho nhu cầu của khách hàng, do vậy sự biến động của giá mua là không tránh khỏi. Mặt khác thị trường Việt Nam hiện nay đang rất phát triển, nhu cầu tiêu dùng những mặt hàng thuộc nghành may mặc với lượng tốt kiểu dáng đẹp ngày càng cao cùng với một số nguyên vật liệu mới có tính năng tốt hơn, hơn nữa để tránh những ảnh hưởng của cuộc khủng khoảng tài chính đến sự tụt giá của đồng tiền Việt Nam với các ngoại tệ mạnh, trong điều kiện mua một số nguyên vật liệu được thanh toán bằng ngoại tệ thì xí nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thực chất của các khoản lập dự phòng là thành lập một quỹ dự phòng để hỗ trợ cho những tài sản dự trữ của xí nghiệp thực sự bị giảm giá trên thị trường. Quá trình lập giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Cuối liên độ kế toán căn cứ vào số lượng giá thực tế. Hàng tồn và thông tin cung cấp từ phòng kế hoạch về các loại vật tư trong kỳ tới kế toán tiến hành lập dự phòng hàng tồn kho cho các loại vật liệu có xu hướng giảm giá. Mức dự phòng đước tính như sau: Mức dự phòng cần lập cho năm N+1 = Số lượng HTK mỗi năm x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại VD: Ngày 31(12) N trong kho XN có 5000 m vải len Liên Xô, đơn giá 80.000đ/m theo dự báo của phòng kế hoạch tại thời điểm đó giá giảm xuống còn 75.000đ/m. Như vậy mức dự phòng cần lập năm N+1 là: Mức dự phòng cần lập = 3000 (80.000 - 75.00) = 15 trđ Căn cứ vào mức dự phòng cần lập kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) 15.000.000 Có TK 159 15.000.000 Cuối niên độ kế toán 31/12/N+1 kế toán tiến hành hoạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trước vào thu nhập bất thường. Nợ TK 159 15.000.000 Có TK 721 15.000.000 Theo chế độ kế toán trường hợp số dự phòng đã lập khi hoàn nhập thì TK sử dụng là TK 721 nhưng theo chứng minh trên sử dụng TK 642 vì vậy làm giảm chi phí trong kỳ vừa thuận tiện cho việc theo dõi quản lý. Sau khi hoàn nhập mức dự phòng của liên độ trước đồng thời kế toán tiến hành tính và xác định trích lập dự phòng giảm giá HTK mới phải lập cho liên độ kế toán sau Nợ TK 642 (6426) “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” ý kiến thứ 3 Hoàn thiện việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà hiện nay xí nghiệp đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu được theo dõi riêng cho từng thứ, từng nhóm vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho quá trình hạch toán vật liệu tại xí nghiệp đựoc dễ dàng. Nhưng thực tế sổ này không được sử dụng để vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu, mặt khác số lượng vật liệu phát sinh nhiều mà không được theo dõi thường xuyên trên Sổ danh điểm nên ó lượng, chủng loại vật liệu mới không được bổ sung kịp thời. Như vậy, để thuận tiện hơn cho quá trình ghi chép, công ty có thể sử dụng mẫu Sổ danh điểm vật liệu như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm VL Danh điểm 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521.01 Vải Len 1521.01.01 Len tím than 1521.01.02 Len An ninh ……. ………….. 1521.02 Vải bay 1521.02.01 Bay viện kiểm sát 1521.02.02 Bay quản lý thị trường ……… ……………. 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ 1522.01 Cúc 1522.01.01 Cúc An ninh 1522.01.02 Cúc Kiểm lâm ……….. ……………. 1522.02 Khoá 1522.02.01 Khoá nhựa 1522.02.01 Khoá đồng ………. …………… 1523 Phụ tùng thay thế 1523.01 Chân vịt 1523.01.01 Chân vịt Sài Gòn 1523.01.02 Chân vịt Trung Quốc …………. …………… KẾT LUẬN Qua hai tháng thực tập tại công ty TNHH Hoàng Gia ,em đã được tìm hiểu,nghiên cứu về công tác kế toán NVL và CCDC .Qua đó ,phần nào em có thể áp dụng những kiến thức đã học với thực tế trong công tác kế toán NVL ở công ty. nhưng đẻ làm được điều đó, phải kể đến sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo công ty,các phòng ban và đặc biệt là các anh chị phòng tài vụ,cung cô giáo Ngân. Qua đây ,em cũng học đươc rất nhiều điều bổ ích về công việc kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Va cũng thây được rằng kế toán NVL có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý kinh tế . Nó giúp cho các đơn vị sản xuất có thể theo dõi chính xác, kịp thời, tình hình nhập ,xuất, tồn kho về mặt số lượng, tình trạng và giá trị của từng nhóm,từng loại NVL,CCDC...Để từ đó đè ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí NVL và tăng lợi nhuận cho đơn vị mình. Đây chính là điều kiện để thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế nước ta. Trong quá trình làm đề án này, em mới chỉ đề cập đến những vấn đề cơ bản của công tác KT NVL của công ty, và do thời gian hạn hẹp ,trình độ có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Trong đề án này em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến chủ quan của mình với mong muốn đi sâu và trang bị kiến thức cho bản thân, cũng như trong công tác chuyên môn sau này. Chính vì vậy em rất mong nhận được những lời góp ý của các Thầy cô giáo và của công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn và cũng để cho em có một bài học kinh nghiệm quý báu. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty , các anh chị phòng tài vụ và cô giáo Ngân Trường TH Kinh Tế Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... .................................................................................................... ..................................................................................................... ..................................................................................................... Hà nội, ngày tháng năm 2002 Đơn vị thực tập Phòng kế toán TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình kế toán doanh nghiệp sản xuất dùng cho các trường có đào tạo bậc trung học về kinh tế tài chính của Bộ Tài Chính - Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp của trường Đại học kinh tế quốc dân. - Kế toán hạch toán Nguyên Vật Liệu áp dụng tại các Xí nghiệp Nhà nước bộ tài chính ban hành