Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng

giám đốc công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ của đội. + Tất cả các phân xưởng và các công trường đều là các đơn vị hạch toán báo sổ, chịu sự quản lý trựïc tiếp của công ty. a. Loại hình tổ chức công tác kế toán ở Công ty: Công ty áp dụng loại hình tổ chức kế toán tập trung đến các phân xưởng và đơn vị trực thuộc. Các phân xưởng và các công trường hạch toán báo sổ. Cuối mỗi quý tất cả các đơn vị trực thuộc về công ty tiến hành đối chiếu về việc báo cáo kế toán các đơn vị đã được duyệt cùng với báo cáo kế toán công ty tiến hành lập báo cáo chung cho toàn công ty. Kế toán công ty thực hiện đầy đủ chế độ kế toán thống kê theo pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán của nhà nước. b. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty : Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và thanh toán Kế toán NL,VL Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán và thống kê PX đá Granite Kế toán và thống kê PX cống BTLT Kế toán và thống kê PX đá Riolite Kế toán và thống kê các công trình Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. * Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán: Kế toán trưởng : Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, đồng thời chịu sự kiểm tra nghiệp vụ của cơ quan Thuế, cơ quan tài chính. Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo toàn bộ các bộ phận kế toán tại văn phòng công ty và kế toán tại các đơn vị, theo dõi chặt chẽ tình hình thực tế và lập các báo cáo kế toán. Kế toán thống kê tổng hợp : Tổ chức ghi chép sổ cái, đối chiếu với các bộ phận kế toán khác; phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập xuất vật tư, thành phẩm; xác định doanh thu , chi phí và kết quả lãi lổ, các khoản thanh toán với ngân hàng, cơ quan Thuế để lập báo cáo trình lãnh đạo công ty. Giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong công ty: qui định việc luân chuyển chứng từ, phân công lập báo cáo; Bảo quản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán – thống kê, thông tin KT. Kế toán tài sản cố định, thanh toán :có trách nhiệm hạch toán tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định, sửa chữa tài sản cố định và đồng thời kiêm công tác thanh toán. Kế toán nguyên vật liệu : Có nhiệm vụ theo dõi thu mua, nhập và quản lý việc sử dụng vật tư, lập thủ tục xuất vật tư, cuối quý đối chiếu số liệu sổ sách của các phân xưởng. Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm hạch toán các khoản vốn bằng tiền liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng với các đơn vị mua bán có quan hệ với công ty, với cơ quan thuế và tài chính. Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt tai quỹ và ghi chép sổ sách theo các chứng từ hợp lệ trong ngày. Kế toán phân xưởng và công trường : phân xưởng và công trường là bộ phận sản xuất, bộ phận thi công xây lắp trực thuộc sự quản lý của công ty. Để tiến hành hạch toán ban đầu và hạch toán tổng hợp tại các phân xưởng và các công trường, phòng tài vụ công ty tiến hành theo dõi và ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán công trường theo dõi việc nhập, xuất, tồn vật tư, hạch toán các khoản mục chi phí. Cuối mỗi tháng kế toán phân xưởng và công trường về công ty đối chiếu sổ sách. c. Hình thức tổ chức kế toán tại Công ty : * Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Theo hình thức phân tán, áp dụng cho các phân xưởng, công trường xây dựng trực thuộc công ty . Các công trường, phân xưởng tổ chức theo dõi và hạch toán nhưng thuộc dạng báo sổ; tự giải quyết khâu ghi chép ban đầu lên các biểu mẫu, định khoản, thực hiện các bước nghiệp vụ như : Lên bảng lương. Theo dõi xuất vật tư sử dụng Tính toán và hạch toán chính xác, đầy đủ các khoản chi phí tính giá thành Thực hiện công tác kiểm kê đối chiếu hàng quý. Phòng Kế toán tại công ty trực tiếp chỉ đạo kế toán các đơn vị; tập trung thu thập và đối chiếu các chứng từ, báo sổ từ các công trường, phân xưởng sản xuất gởi về; theo dõi chặt chẻ tình hình thực tế các khoản thu, chi phát sinh và lập các báo cáo kế toán. * Hình thức sổ kế toán tại Công ty: CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ SỔ CHI TIẾT Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đang ký chứng từ ghi sổ Công ty sử dụng hình thức hạch toán kế toán”chứng từ ghi sổ”, được biểu hiện ở sơ đồ trên Ghi chú : : Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Trình tự ghi sổ : Hằng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra lập ra chứng từ ghi sổ. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên thì chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra xong được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc mỗi tháng. Căn cứ ghi vào bảng tổng hợp chứng từ lập chứng từ ghi sổ. Sau khi đã lập xong chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển về cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo, để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó( định kỳ ) ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ trên các tài khoản ở sổ cái kế toán, lập bảng cân đối phát sinh vào các tài khoản; trên cơ sở đó cuối quý lập báo cáo kế toán như : bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các tài khoản có mở sổ chi tiết, kế toán tổng hợp chuyển đến bộ phận kế toán chi tiết. Cuối mỗi tháng lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối phát sinh, tiếp đến làm căn cứ để lập báo cáo kế toán. 2.2. Tình hình thực tế kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . 2.2.1. Đặc điểm và phân loại vật liệu. 2.2.1.1. Đặc điểm của vật liệu: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng là một công ty xây lắp nên vật liệu sử dụng ở công ty cũng có những đặc thù riêng. Khi thực hiện thi công bất cứ một công trình nào dù là công trình lớn hay công trình nhỏ thì đều phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu với những chủng loại khác nhau quy cách phong phú đa dạng. Những nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công của công ty phong phú và đa dạng ở chỗ nó là sản phẩm của nhiều nghành khác nhau. Chẳng hạn những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như: xi măng sắt, thép….có vật liệu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp như gỗ làm xà gồ, tre, nứa…..có những vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác như: cát, đá, sỏi….Những loại vật liệu này có thể đã qua chế biến hoặc chưa qua chế biến là tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc. Khối lượng sử dụng cũng khác nhau.Có loại phải sử dụng với khối lượng lớn với nhiều quy cách khác nhau. Ví dụ chỉ tính riêng một loại vật liệu như xi măng gồm rất nhiều chủng loại như: xi măng Bỉm Sơn, hoàng Thạch, xi măng Chinpon….cho đến các loại sắt thép, gạch, đá…….Các loại vật liệu sử dụng với khối lượng ít hơn: tre nứa, gỗ…. Để hình thành nên một thực thể công trình thì cần sử dụng rất nhiều loại vật liệu. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Ta có thể nhận thấy điều này thông qua số liệu về yếu tố chi phí của công ty trong năm 2009. STT Yếu tố chi phí Số tiền 1 Chi phí nguyên vật liệu 61.831.327.802 2 Chi phí nhân công 8.233.738.448 3 Chi phí khấu hao TSCĐ 5.419.000.973 4 Chi phí dịch vụ mua ngoài 17.637.078.698 5 Chi phí bằng tiền khác 20.864.646.749 Tổng cộng 113.967.796.670 ( Trích số liệu trong thuyết minh báo cáo tài chính Công ty năm 2009) 2.2.1.2 Phân loại vật liệu: Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, Công ty cần phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệuvà các chủng loại cũng rất phong phú đa dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu qủa thì cần tiến hành phân loại vật liệu. Công ty mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phản ánh từng loại vật liệu cho mỗi loại vật tư một mã số riêng. Và do đó tất cả vật tư sử dụng đều được hạch toán vào tài khoản 152. Ta có thể nhận thấy điều này trên bảng danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu: Mã vật liệu Tên quy cách vật liệu Đơn vị tính Cấp I Cấp II Cấp III 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 152 ……. 13 13 18 18 20 20 20 20 29 29 32 32 01 02 01 02 04 05 06 07 01 02 01 02 Cót ép Mặt gỗ xoan Cát vàng Cát vàng (loạI 1) Đá 1x2 Đá 0,5x1 Đá mạt loạI 1 Bột đá Xi măng Sông Đà PC 30 Xi măng hoàng thạch Thép phi6 Thép phi 8 Tấm Tấm m3 m3 m3 m3 m3 Kg Tấn Tấn Kg Kg Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của công ty được hiểu là: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính.Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ….trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm. Ví dụ: Xi măng: xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng Sông Đà PC 30 - Nhiên liệu: Ở công ty nhiên liệu chủ yếu là các loại xăng dầu cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc xe cộ ….ở đây chủ yếu là các loại xăng dầu: - Dầu Therima - Dầu FO Dầu cũng được phân thành nhóm: Dầu Dầu nhờn: Dầu Omala Dầu thải Dầu phanh…… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loạI máy móc và phụ tùng thay thế của các loạI xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp ôtô, - Phế liệu thu hồi:Phế liệu của công ty gồm các đoạn thừ của thép, vỏ bao xi măng…… Nhưng công ty không thực hiệnviệc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Hiên nay Công ty có các kho có thể chứa chủng loại vật tư giống nhau hoặc khác nhau. Riêng các loại vật liệu như vôi cát, sỏi…thông thường được đưa thẳng tới chân công trình. 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá vật liệu là viêc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.Thông thường, kế toán nhập xuất vật liệu phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá vật liệu là khâu quan trọng trong tổ chức kế toán vật liệu. Phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá thực tế, song công tác kế toán vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Giá vật liệu nhập kho gồm giá theo giá hoá đơn, khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo đơn giá thực tế đích danh. Thực tế việc đánh giá vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng như sau: *Giá thực tế vật liệu nhập kho. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là vật liệu mua ngoài. Công ty có đội xe riêng nên khi mua vật tư với số lượng lớn thì chi phí vận chuyển do bên bán chịu và chi phí này được tính vào giá mua vật tư. Như vậy trị giá vật liệu nhập kho là giá thực tế ghi trên hoá đơn ( bao gồm cả chi phí vận chuyển) (Xem hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho phần thủ tục nhập kho). *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu cho các đội xây lắp phục vụ thi công công trình thì sử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh ( bao gồm giá hoá đơn + các chi phí khác có liên quan đến lô hàng mua như chi phí bốc xếp, tìm kiếm nguồn hàng.........). Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 167 ngày 31/12/2009. Xuất cho đồng chí Nguyễn Văn Nam 230,3 m đá 1x2 với đơn giá là 90.419,3đ/1m3 Như vậy giá thực tế là 220,3 x 90.419.3 = 20.823.566 2.2.3. Tổ chức thu mua vât liệu. Tất cả các vật liệu Công ty đều được mua từ các nguồn vốn trong nước. Vốn Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng gồm: Vốn ngân sách Nhà nước, vốn tự có của Công ty, vốn vay ngân hàng. Việc mua vật liệu thường thuận tiện dễ dàng. Thường Công ty mua vật liệu tại gần chân công trình, hoặc địa phương nơi Công ty thi công công trình, hạng mục công trình. Gía cả thường là giá chung, đôi khi có thay đổi do phải tăng chi phí vận chuyển bốc rỡ do vật liệu mua ở xa nơi thi công. Ngoài việc thu mua vật liệu thì khâu bảo quản cũng rất quan trọng. Công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng bến bãi, các khu bảo quản vật liệu với các điều kiện phù hợp cho từng loại vật liệu. Những loại vật liệu bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép, được thủ kho ghi chép và phản ánh đầy đủ, được sắp xếp gọn gàng, đúng chủng loại, không bị lộn xộn, dễ dàng kiểm kê và bảo đảm trong khâu vân chuyển được thuận lợi. Với vật liệu bảo quản ngoài trời, Công ty sử dụng phông bạt che đậy và được công coi bảo quản, cũng như bảo vệ rất cận thận. Để thuận tiện cho thi công công trình, hạng mục công trình, Công ty thường xuất thẳng vật liệu đến chân công trình, để trách mất mát hao hụt và giảm được phí vận chuyển bốc dỡ... Trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu, nếu xảy ra trường hợp mất mát, thiếu hụt tuỳ từng trường hợp cụ thể Công ty có cách xử lý riêng. + Nếu như hao hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp + Nếu như hao hụt ngoài định mức do ai gây ra, thì người đó phải chịu bồi thường. + Trường hợp chưa rõ nguyên thì phải chờ xử lý. 2.3. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . Cùng với việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty cũng có một số vận dụng ở mẫu sổ để phù hợp với tình thế và phát huy tốt các chức năng của kế toán. 2.3.1. Thủ tục nhập kho. 2.3.1.1. Trường hợp nhập vật tư từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toám quy định tất cả các loại vật tư khi về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật tư được chuyển đến công ty(thông thường việc vận chuyển là do đội vận tải của công ty đảm nhiệm) người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) mang hoá đơn của bên bán vật tư(trong hoá đơn đã ghi các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật tư, khối lượng vật tư, định giá vật tư, thành tiền , hình thức thanh toán.....)lên phòng vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán một số trường hợp có cả biên bản nghiệm thu về số lượng và chất lượng của hội đồng nghiệm thu. Sau đó phòng vật tư xem xét, kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đủ số lượng....thì hợp đồng nhập kho số vật liệu đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho: + Một liên do phòng vật tư giữ. + Một liên giao cho người đã mua vật liệu để nhập vật liệu vào kho sau đó giao cho thủ kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. + Một liên ghim vào hoá đơn chuyển sang kế toán nhập vật liệu để thanh toán. Như trên đã đề cập, khi nhập vật liệu thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và giữ thẻ. Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản , chi phí liên quan đến vận chuyển vật liệu. Công ty thường dùng tiền mặt để thanh toán kế toán căn cứ vào chứng từ cụ thể tập hợp riêng vào khoản mục vân tải. Hoá đơn GTGT như sau  HOÁ ĐƠN (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 31 tháng 12 năm 2009 ký hiệu: HC/01-B Số 032977 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải Địa chỉ: 1069 Đức giang- Gia lâm Hà Nội Số tài khoản:0101020872 Điện thoại:.........................................................MS: Họ tên người mua hàng:.Lê Duy Thọ Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng Địa chỉ: P201 nhà CT4-3 khu đô thị Mễ Trì Hạ - Từ Liêm Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt,..........................MS: 0500236821 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Cát vàng M3 790 32.000 25.280.000 Cộng tiền hàng: 25.280.000 Thuế xuất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 25.280 Tổng cộng tiền thanh toán: 26.544.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu năm trăm bốn mươi bốn nghìn... Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Để vận chuyển số cát vàng trên về nhập kho. Công ty thuê xe ôtô, chủ xe Anh Đỗ Tuấn Đạt vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Cùng ngày vật liệu về kho, sau khi kiểm kê đủ Kế toán thanh toán theo trình tự sau:  HOÁ ĐƠN (GTGT) mẫu số 01GTKT-3LL Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 02 tháng 03 năm 2009 ký hiệu: HC/01-B Số: 033475 Đơn vị bán hàng: Anh Đỗ tuấn Đạt Địa chỉ:..............................................................Số tài khoản: Điện thoại:.........................................................MS: Họ tên người mua hàng: Lê duy Thọ Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng Địa chỉ: P201 nhà CT4-3 khu đô thị Mễ Trì Hạ - Từ Liêm Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán: Tiền mặt ..........................MS: 0500236821-1 TT Tên hàng hoá dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vận chuyển cát vàng Chuyến 8 50.000 400.000 Cộng tiền hàng: 400.000 Thuế xuất GTGT:10%......Tiền thuế GTGT: 40.000 Tổng cộng tiền thanh toán:440.000 Số tiền viết bằng chữ:..Bốn trăm bốn mươi ngàn.đồng.... Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Số 137 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 152 Có TK 111 Họ tên người giao hàng: Nguyễn văn Nguyên Theo.....số......ngày......tháng.....năm........của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2009. Nhập tại kho: Lê Duy Thọ STT Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vtư Msố Đvt Slượng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát vàng Cộng 790 790 32000 25.280.000 25.280.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai năm triệu hai trăm tám mươi ngàn đồng. Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Số 124 Mẫu số 01-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ TK : 152 Có TK : 111 Ngày 31 tháng 11 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Đỗ Thu Trang Theo.....số......ngày......tháng.....năm........của doanh nghiệp tư nhân Mạnh Khải từ 26/12 đến 31/12/2009. Nhập tại kho: Hoàng Tuấn Thanh STT Tên, nhãn hiệu quy cách, pc, vtư Msố Đvt Slượng Đgiá Ttiền Theo ct Thực nhập A B C Đ 1 2 3 4 1 Xi măng Cộng 1120 1120 65000 72.800.000 72.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy hai triệu tám trăm ngàn đồng. Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Số 175 Mẫu số 01- VT QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK : 152 Ngày 02 tháng 03năm 2009 Có TK : 111 Họ và tên người giao hàng : Trần Thanh Lãm Đơn vị : Phòng kế hoạch vật tư. Lý do: Nhập vật tư của công ty TNHH Mai Nam Nhập tại kho: Phạm Văn Tuấn STT Tên, nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm,hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cát đen m3 1000 1000 22.900 22.900.000 Cộng 1000 1000 22.900 22.900.000 Cộng thành tiền : (Hai mươi hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn ) Người nhập Thủ kho Người viết HĐ KT trưởng Thủ trưởng Cộng thành tiền (bằng chữ): Tám mươi tám triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu người giao hàng thủ kho KT trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối ngày kế toán VL phải đối chiếu với kế toán theo dõi công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc tiếp liệu chưa mang đến chứng từ hoá đơn đến để thanh toán nợ. Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho đồng thời kế toán rút số dư cuôí tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. 2.3.1.2. Trường hợp những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất: Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng, phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị. 2.3.2.Thủ tục xuất kho. Trong Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật tư lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật tư căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất . Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít được sử dụng ) Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên + Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ. + Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất. Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngưồi xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên người xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ. Ví dụ: Ngày 25/12/2009, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Mẫu phiếu xuất kho như sau: Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Sơn Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Nguyễn Văn Nam STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Msố Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566 Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO Số 169 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 25 tháng 12 năm 2009 Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật Lý do xuất kho: Đổ móng công trình Xuất tại kho: Lê Duy Thọ STT Tên ,nhãn hiệu Quy cách, phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B 1 2 3 4 5 6=5*4 1 Xi măng PC 30 Kg 128850 128850 548,755 70707081 Người nhận Thủ kho Phụ trách cung tiêu KT trưởng Thủ trưởng Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO Số 165 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 10 năm 2009 Nợ TK621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Đỗ Thu Trang Lý do xuất kho: Đổ móng công trình Xuất tại kho: Hoàng Tuấn Thanh STT Tên nhãn hiệu quy cách pc vật tư Mã số Đvt SL ĐG T.tiền Ycầu Txuất A B C Đ 1 2 3 4 1 Cát Đen Cộng m3 677 677 677 677 22.900 15.503.300 15.503.300 Người nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trưởng Thủ trưởng 2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng nói riêng. Qua thực tế, các doanh nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu. Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật tư ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật tư. Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng như sau: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết vật lệu được tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: _ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT _ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán như sau: *Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau:  THẺ KHO Mẫu số :06-LT QĐ số 1141TC/QĐ-CĐTK Ngày 1/11/1995 BTC Số 72 Ngày 30 tháng 9/2009. Đơn vị kho : Ông Tuấn Tên hàng : Xi măng PC 30 Đơn vị tính: Kg STT Chứng từ Diễn giảI Số lượng Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày N-X Tồn đầu kỳ 132069 1 133 3/9 Nhập Xi măng 120000 2 134 5/9 Nhập Xi măng 100000 3 135 5/9 Nhập Xi măng 100000 4 138 8/9 Nhập Xi măng 150000 5 120 8/9 Xuất Xi măng(ca III) 128850 6 127 9/9 Xuất SX (II) 140900 7 135 9/9 Xuất SX(I) 169070 8 145 11/9 Nhập Xi măng 100000 9 150 15/9 Nhập Xi măng 100000 10 140 15/9 Xuất Xi măng 183000 11 155 18/9 Nhập Xi măng 130000 12 145 25/9 Xuất Xi măng(II) 170060 13 156 25/9 Nhập Xi măng 100000 14 157 25/9 Nhập Xi măng 100000 15 158 27/9 Nhập Xi măng 100000 16 146 28/9 Xuất SX(I) 152600 17 147 29/9 Xuất SX(II) 129000 18 148 29/9 Xuất SX(III) Cộng 1100000 110000 1183480 48589 Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc. Ở phòng kế toán: Thông thường kế toán vật liệu nhận được các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, kế toán chi tiết vật tư phải có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật tư để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. 2.3.4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. a) Tài khoản sử dụng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng một số tài khoản sau: TK 152 "Nguyên vật liệu" TK 1521 "Nguyên vật liệu chính" TK 1522 "Nguyên vật liệu phụ" Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi Ngân hàng TK 331: Phải trả người bán (Chi tiết TK 3311). TK 131: Phải thu khách hàng. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh ở các tài khoản sau: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. b) Phương pháp hạch toán ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Hạch toán tổng hợp về nhập nguyên vật liệu. - Nội dung nhập vật liệu: Như đã trình bày ở phần trên vật liệu của Công ty phần lớn là do mua ngoài và khai thác từ các nguồn trên thị trường do đó có thể nói vật liệu của Công ty nhập bằng hai nguồn: + Mua ngoài. + Tự khai thác. - Kế toán từ nguồn nhập: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn và phiếu nhập cho kế toán tổng hợp lên bảng kê chứng từ gốc cùng loại. Cuối tháng dùng số liệu của từng bảng kê này để vào chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào hoá đơn, các phiếu chi nếu Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Căn cứ vào các hoá đơn nếu Công ty còn nợ người cung cấp thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Căn cứ vào các hoá đơn, uỷ nhiệm chi nếu Công ty đã dùng tiền gửi để thanh toán thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 112 Tháng 9/2009 Số 10 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN SỐ NGÀY 152 133 UNC-04 5/9 Trả tiền mua thép 57.670.800 52.428.000 5.242.800 UNC-14 8/9 Trả tiền mua thép 59.945.600 54.496.000 5.449.600 UNC-18 11/9 Trả tiền mua thép 86.935.200 79.032.000 7.903.200 UNC-20 15/9 Trả tiền mua thép 56.336.500 51.215.000 5.121.500 UNC-21 18/9 Trả tiền mua thép 27.588.000 25.080.000 2.508.000 Cộng 288.476.100 262.251.000 26.225.100 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 331 Tháng 9/2009 Số 11 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN SỐ NGÀY 152 133 133 3/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 73.200.000 66.545.400 6.654.600 134 5/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 5.545.500 155 18/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 79.299.935 72.090.850 7.209.085 156 25/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 5.545.500 157 25/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 5.545.500 158 27/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 5.545.500 Cộng 396.499.935 360.454.250 36.045.685 Căn cứ vào các hoá đơn, nếu hình thức thanh toán trong các hoá đơn mà thay đổi thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại: Ghi Nợ : TK 152 Có: TK 131 Ví dụ thực tế: Căn cứ vào phiếu chi số 135 ngày 03/9/2009 ông Viêm mua than về nhập kho. Số tiền 9.691.000. Trong đó: Tiền than 9.438.910 và tiền thuế giá trị gia tăng 252.090. Kế toán vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại ghi: Nợ TK 152 : 9.438.910 Nợ TK 133 : 252.090 Có TK 111 : 9.691.000 Cuối tháng tiến hành cộng tổng bên nợ TK 152, 133 dùng số hiện đó để vào chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 111 Tháng 9/2009 Số 9 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN SỐ NGÀY 152 133 135 3/9 Ông Viêm mua thép 9.691.000 9.438.910 252.090 136 3/9 Ông Hiền mua cát đen 720.000 66.0000 60.000 143 4/9 Ông Nguyễn nhập cát trắng 12.104.000 11.800.000 303.120 152 8/9 Ông Hô mua dây đồng 760.000 760.000 156 9/9 Ông Viêm mua phụ tùng thay thế 12.995.000 12.618.590 376.410 180 20/9 Bà Nguyễn thanh toán tiền nhập phụ gia 2.000.000 2.000.000 186 20/9 Ông Hiền thanh toán tiền dầu 740.000 678.180 61.820 187 22/9 Ông Viêm mua Xi măng 1.093.000 1.073.800 19.200 188 22/9 Ông Viêm mua vật tư phục vụ sản xuất 502.000 502.000 204 29/9 Ông Nguyễn Nhập gạch 1.083.200 10.750.704 332.496 206 29/9 Ông Viêm mua sỏi nhập kho 10.231.000 9.924.070 306.930 208 29/9 Ông Hiền mua dầu Diezen 740.000 678.180 61.820 209 29/9 Ông Mạnh bốc XM xuống kho 2.750.000 2.750.000 210 29/9 Ông Mạnh bốc XM xuống kho 223.000 223.000 Cộng 65.632.200 63.858.314 1.773.886 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghi có TK 131 Tháng 9/2009 Số 12 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN GHI NỢ CÁC TÀI KHOẢN SỐ NGÀY 152 133 135 5/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 55.454.50 138 8/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 91.499.930 83.181.750 8.318.180 145 11/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 55.454.50 150 15/9 C.ty Xi măng Hoàng Thạch 61.000.000 55.454.500 55.454.50 Cộng 274.499.930 249.545.250 24.954.680 Cuối tháng kế toán căn cứ vào các bảng kê chứng từ gốc cùng loại (phần nợ TK 152) tính được giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Số liệu của các bảng kê được ghi vào chứng từ ghi sổ phần nợ TK 152 có các tài khoản liên quan. Nợ TK 152 : 936.208.814 Có TK 111 : 63.858.314 Có TK 112 : 262.251.000 Có TK 331 : 360.454.250 Có TK 131 : 249.545.250 Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho tháng 9/2009 là 936.208.814đ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 9, Quý 3, năm 2009 Số 3 CHỨNG TỪ TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN Số Tháng Nợ Có 9 Tháng 9 Nhập kho vật tư 152 111 83.358.314 10 Tháng 9 Nhập kho thép 152 112 262.251.000 11 Tháng 9 Nhập khoXi măng 152 331 360.454.250 12 Tháng 9 Nhập kho Xi măng 152 131 249.545.250 Cộng 958.708.814 Kèm theo bảng kê chứng từ Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Đối tượng tập hợp chi phí được tập hợp cho từng ca sản xuất. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các phiếu xuất vật tư để lên bảng kê xuất vật liệu. Số liệu của bảng kê này dùng làm căn cứ để vào chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 120 ngày 08/9/2009 xuất vật tư cho ca III sản xuất. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất này để lên bảng kê xuất vật tư (Chỉ ghi phần lượng cuối tháng sau khi tính được giá của nguyên vật liệu xuất kho khi đó mới ghi phần giá trị). Bảng kê xuất vật tư được ghi riêng cho từng ca và được ghi theo từng nhóm nguyên vật liệu. Cuối tháng sau khi ghi được phần giá trị thực tế của nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành cộng tổng. Số liệu của bảng kê này làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 9 năm 2009 Ca III Số 25 Chứng từ Danh điểm VT 1521 ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 120 8/9 Xi măng PC 30 kg 621 128.850 548,755 70.707.082 Thép 3.000 6.102,5 18.307.500 Thép 10.200 4.165 52.483.000 Thép 10.200 3.712 37.862.400 140 15/9 Thép 621 183.000 548,755 100.422.165 Thép 2.008 6.102,5 12.253.800 Thép 10.000 4.165 41.650.000 Thép 10.000 3.712 37.120.000 148 29/9 Xi măng PC 30 621 110.000 548,755 60.360.050 Xi măng PC 30 10.200 4.165 42.485.000 Xi măng PC 30 10.200 3.712 37.862.400 Cộng 501.516.397 BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 9 năm 2009 Ca II Số 29 Chứng từ Danh điểm VT 1521 ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 127 9/9 Xi măng PC 30 kg 621 140.900 548,755 77.319.581 Thép 5.100 6.102,5 31.122.750 Thép 9.303 4.165 38.746.995 Thép 9.303 3.712 34.532.736 145 25/9 Xi măng PC 30 621 170.060 548,755 93.321.275 Xi măng PC 30 4.400 6.102,5 26.851.000 Thép 8.000 4.165 33.320.000 Thép 8.000 3.712 29.696.000 147 29/9 Xi măng PC 30 621 129.000 548,755 70.789.395 Cộng 435.699.731 BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ Tháng 9 năm 2009 Ca I Chứng từ Danh điểm VT 1521 ĐVT TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày 135 11/9 Xi măng PC30 kg 621 169.070 548,755 92.778.008 Xi măng PC30 4.700 6.102,5 28.681.750 Thép 11.000 4.165 45.815.000 Thép 11.000 3.712 40.832.000 146 28/9 Xi măng PC30 621 152.600 548,755 83.740.013 Xi măng PC30 2.000 6.102,5 12.205.000 Thép 12.000 4.165 49.980.000 Thép 12.000 3.712 44.544.000 Cộng 398.575.771 Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê xuất vật tư trên cơ sở bên có TK152 kế toán tnh được giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho chi tiết cho từng ca sản xuất. Số liệu của các bảng kê được ghi vào chứng từ ghi sổ phần nợ TK 621 và có TK 152. Nợ TK 621 : 1.414.988.267 621.1 : 418.035.771 621.2 : 462.235.649 621.3 : 534.716.847 Có TK 152 : 1.414.988.267 CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 9, Quý 3, năm 2009 Số 3 CHỨNG TỪ TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN SỐ NGÀY NỢ CÓ Tháng 9 Xuất vật liệu cho sản xuất 621 152 1.414.988.267 Cộng 1.414.988.267 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sau khi nghiên cứu về công tác kế toán nguyên liệu vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng có thể khái quát trình tự công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty qua sơ đồ kế toán tổng hợp sau đây: SƠ ĐỒ: KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HƯNG TK 111 TK 152 xxx TK 112 xxx TK 331 xxx TK 131 xxx xxx TK 621 TK 642 Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Số liệu của sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và còn dùng để lập báo cáo tài chính. SỔ CÁI Tháng 9 năm 2009 Số hiệu: 152 CT ghi sổ Diễn giảI Số hiệu TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 770.898.592 09 T9 Nhập nguyên vật liệu 111 86.358.314 10 T9 Nhập nguyên vật liệu 112 262.251.000 11 T9 Nhập nguyên vật liệu 331 360.454.250 12 T9 Nhập xi măng trao đổi 131 249.545.250 04 T9 Xuất NVL cho SX T9 621 1.414.988.267 … … …………… ……. ……… ………. Cộng phát sinh 958.708.814 1.814.988.267 Số dư cuối tháng 9 856.279.453 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIÊN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI HƯNG 3.1. Những thành tích đạt được và một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . 3.1.1. Ưu điểm. Là một doanh nghiệp cổ phần được thành lập từ năm 1985, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng chịu sự kiểm tra kiểm sát của ban lãnh đạo Tổng công ty Xây dựng Việt Nam song công ty đã tự ý thức được vai trò cũng như trách nhiệm của mình. Với sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, của đảng ủy và lãnh đạo tổng công ty, cùng với sự đóng góp nhiệt tình của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, cùng với sự lựa chọn sáng suốt hướng đi đúng đắn của mình, hơn 20 năm qua công ty đã chỉ đạo đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ của nhà nước giao phó. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhất là từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường song công ty đã ổn định và duy trì được sản xuất, tạo đủ việc làm, đảm bảo cuộc sống cho nhân viên thuộc công ty. Mọi chế độ chính sách nhà nước và người lao động được thực hiện đầy đủ, giá trị sản lượng hàng năm ngày được tăng lên. Lực lượng của công ty cũng được bổ sung thêm cả về mặt cơ cấu số lượng và cơ cấu hành nghề. Cho đến nay công ty đã khẳng định được thế mạnh của mình trong Tổng công ty xây dựng Việt Nam và trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng đã và đang sử dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định 1141/TC/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành , đồng thời áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” và sử dụng chế độ báo cáo thống nhất ban hành quy định 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính dùng trong các doanh nghiệp trong công tác kế toán. Công tác kế toán của công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện , thức sự trở thành công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý và hạch toán kinh tế của công ty.Trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn được nâng cao, các kế toán viên đều sử dụng thành thạo máy vi tính công việc hách toán sổ sách đều được đưa lên máy vi tính. Đây là bước phát triển vượt bậc trong công tác hạch toán kế toán của công ty giúp cho kế toán giảm nhẹ được công việc. Để có được kết quả như vậy chúng ta không thể không kể đến sự đóng góp của cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – một cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện các hoạt động sản xuất của mình ngày càng có hiệu quả hơn. Xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường đều hướng vào việc tối đa hóa lợi nhuận và ngày càng nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này các doanh nghiệp cần sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp, tổ chức , kỹ thuật quản lý song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp biết đến , thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm.Điều này chỉ có thể thực hiện được khi công ty tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được công ty quan tâm công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi tương đối tốt đảm bảo vật tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Hệ thống sổ kế toán, tài khoản công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Đây là hình thức kế toán mới có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép đơn giản. Chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty cũng được xây dựng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của công ty được lập đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vào cuối tháng như vậy trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. 3.1.2. Một số hạn chế. Bên cạnh các thành tích đạt được kế toán vật liệu của công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hoàn thiện để việ lập báo cáo, lập các bảng biểu được hợp lý chính xác hơn hợp lý hơn. Thứ nhất, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyênkế toán vật liệu xong trong quá trình theo xuất vật liệu kế toán chưa phân tích vật liệu xuất dùng cho từng công trình cụ thể cho nên việc kiểm tra đối chiếu với nhật ký công trình cụ thể và chính xác tuyệt đối. Thứ hai, công ty chưa lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư, việc không lập ban kiểm tra kiểm nghiệm vật tư có thể gây ra khả năng ngừng sản xuất và gây thiệt hại cho công ty. Thứ ba, việc lập bảng phân bổ vật liệu của công ty không phản ánh cho từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm trên gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của công ty. Cuối cùng, việc sử dụng hệ thống sổ của công ty hiện nay là hình thức sổ Nhật ký chung, tuy hình thức này có những ưu điểm như đã nêu ở trên song vẫn còn một số điểm cần xem xét.Chẳng hạn như việc sử dụng sổ chi tiết TK, sổ cái TK. Việc tính số dư của tài khoản theo cách tính lũy kế . Số dư = Số dư đầu kỳ(hoặc số dư nghiệp vụ trước) + Cột nợ - Cột có. Như vậy mới chỉ phản ánh được số dư của tài khoản tại thời điểm đã phát sinh nghiệp vụ kinh tế chú không phải là số dư của tài khoản đến ngày ghi sổ. Nếu nhìn vào sổ cái ở một dòng thì cột ngày ghi sổ và cột số dư đều không khớp đúng về thời gian, nó chỉ đúng với chứng từ cuối cùng của ngày ghi sổ. Như vậy nhìn vào dòng chứng từ cuối cùng của ngày ta có thể biết được số tồn cuối ngày đó ở cột “số dư”. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng . * Ý kiến 1: Về việc kiểm nghiệm vật liệu công cụ dụng cụ. Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như: lấy mẫu về thử nghiệm trước, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua đồng thời, ký kết giao ước nghiêm ngặt với người cung cấp. Nhưng có lúc cũng không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó bên cung không biết . Công ty không lập ban kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi làm ngừng sản xuấtvà gây thiệt hại cho công ty. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm, không đủ chứng từ ban đầu. Vì vậy, việc lập một ban kiểm nghiệm là rất cần thiết. Sau khi kiểm nghiệm thì sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm để đảm bảo vật tư xuất dùng đúng phẩm chất, quy cách . Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…… Số……. Căn cứ quyết định số……ngày…../……/…… của ban giám đốc, ban kiểm nghiệm gồm có: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật tư cụ thể sau: Stt Tên VTvà quy cách PC Mã số Ph.thức KN ĐV tính Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng quy cách SL sai quy cách 1 2 … Ý kiến của ban kiển nghiệm: Đại diện kỹ thuật Người nhận Trưởng ban * Ý kiến 2:Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu của công ty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu. Vì vậy công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu.Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU 1521 1522 1523 …… Cộng có 152 1542 …… 621 ……… 627 ……. 632 ……. 641 ……. 642 ........ Cộng + Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu dùng trong tháng được tính theo giá thực tế. Trong đó cột 1521, 1522 được lấy từ số liệu trong sổ chi tiết tương ứng cho từng đối tượng sử dụng. + Hàng ngang phản ánh đối tượng sử dụng của các loại vật liệu. Điều nay cho phép công ty tạo ra khả năng hạ giá thành sản phẩm có thể thực hiện được bằng cách quản lý và theo dõi chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị, vật liệu xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật liệu. * Ý kiến 3: Việc mua hàng ở Công ty thường là mua chịu theo nguyên tắc công ty cần mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi cho từng người bán. Với nhà cung cấp thường xuyên thì mỗi nhà cung cấp công ty mở một sổ chi tiết. Với nhà cung cấp không thường xuyên thì vài nhà cung cấp mở một sổ chi tiết. *Ý kiến 4: về việc tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho Công ty nên sử dụng phương pháp nhập trước để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này thì đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp sau. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau. Làm theo phương pháp này vật liệu công ty tồn kho cuối kỳ được xuất dùng ngay lần xuất kho đầu tiên của làn nhập tiếp sau, hạn chế thấp nhất lượng hàn tồn kho cuối kỳ mà công ty không xuất dùng như công ty đã làm. *Ý kiến 5: Về việc Công ty hạch toán vật liệu xuất bán theo các chứng từ phiếu xuất kho số 160, PXK 161, PXK 159A......thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621 Có TK 152 Theo chuẩn mực kế toán khi vật tư xuất bán ta định khoản như sau: Nợ TK 632 Có TK 152 Trường hợp doanh nghiệp xuất dùng cho đơn vị trực thuộc hoặc vay mượn cho đơn vị. +Cấp cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1361 Có TK 152 +Cho vay mượn trong nội bộ Nợ TK 1368 Có TK152 Như vậy doanh nghiệp cần xem xét lại những nghiệp vụ có liên quan đến xuất bán vật liệu để từ đó xác định TK sử dụng cho hợp lý hơn tránh tình trạng hạch toán sai khi quyết toán tập hợp , phân bổ chi phí công trình hạng mục công trình *Một số biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty: - Đơn vị nên tăng cường công tác tổ chức quản lý sản xuất, chuẩn bị tốt kế hoạch cung ứng vật tư, triển khai các biện pháp thực hiện kế hoạch đến từng tổ , đội sản xuất để cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được chủ trương của công ty mà quyết tâm nỗ lực cùng đơn vị phấn đấu hoàn thành tốt kế hoạch được tổng công ty giao phó. - Tăng cường công tác khoán và quyết toán chi phí cho các đội sản xuất hàng tháng phân tích nguyên nhân việc vượt định mức từng khoản mục chi phí để có biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm chi phí. - Các khách hàng do tồn tại trước đây, dây dưa khó đòi lập hồ sơ đề nghị tổng công ty xử lý hoặc chủ động giao cho từng người cụ thể đi đòi nợ. Hàng tháng đối chiếu thu hồi nợ cũ. - Tăng cường công tác tiếp thị tìm kiếm công trình xây lắp, mở rộng thị trường nhằm mở rộng quy mô sản xuất của đơn vị tính toán xác định kỹ vấn đề hiệu quả kinh tế cuối cùng . KẾT LUẬN Vật liệu là đối tượng lao động một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy tăng cường công tác quản lý công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tiết kiệm vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Trong bài Chuyên đề nay em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã được nêu ở phần nhận xét. Ý kiến đề xuất trong Chuyên đề tốt nghiệp qua quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở những lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế của công ty, tất cả các ý kiến đề xuất trên, công ty hoàn toàn có khả năng thực hiện được . Với trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của công ty cộng với sự giúp đỡ đắc lực của phương tiện kỹ thuật , Công ty có đầy đủ điều kiện để ngày một hoàn thiện bởi công tác kế toán vật liệu cũng như toàn bộ công tác kế toán của đơn vị góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự lớn mạnh của công ty. Qua đợt thực tập Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng , em phần nào hiểu biết hơn về bộ máy kế toán hạch toán vật liệu, quy trình vận động của vật liệu ở một doanh nghiệp xây dựng cơ bản. Song với hiểu biết còn hạn hẹp nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Thái Hưng , chú kế toán trưởng, và chị phó phòng kế toán, cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo ThS. Nguyễn Thị Lan Anh đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này. Hà nội, tháng 03 năm/ 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Bình MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP