Đề tài Hoàn thiện công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần TECCO HÀ NỘI

, xuất hoặc tổng hợp để lên “sổ đối chiếu luân chuyển” vào cuối kỳ theo từng loại NVL cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc từ bảng kê để vào “ sổ đối chiếu luân chuyển” và tính ra số tồn cuối tháng. Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp “ sổ đối chiếu luân chuyển ” Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Bảng kê xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 1.3.3.3. Phương pháp ghi sổ số dư Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp tính theo giá hạch toán. Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng sổ ( thẻ ) kho để ghi chép như hai phương pháp trên. Cuối tháng thủ kho ghi vào “ sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ NVL về số lượng. “ Sổ số dư ’’ do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Cuối mỗi tháng “ sổ số dư được kết chuyển cho thủ kho để ghi chép. Tại phòng kế toán : Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên sổ ( thẻ ) kho của doanh nghiệp và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ. Nhân viên kế toán kiẻm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại NVL để ghi vào cột số tiền trên phiếu “Giao nhận chhứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng lũy kế nhập” và “Bảng lũy kế xuất” NVL. Cuối tháng, sau khi kiểm tra lần cuối cùng kế toán kê số dư vật tư hiện còn cả về số lượng và giá trị hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng lũy kế xuất Bảng kê nhập- xuất- tồn Bảng lũy kế nhập Sổ kế toán tổng hợp hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 1.4. Kế toán tổng hợp NVL Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập- xuất- tồn kho về NVL trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hóa thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. NVL là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, nên việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ sách kế toán và xác định giá trị NVL tồn kho, giá trị NVL xuất dùng tùy thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho nào trong số hai phương pháp: kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. 1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Nội dung, tài khoản sử dụng Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập, xuất vật tư được thực hiện thường xuyên, liên tục căn cứ vào các chứng tư nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản vật tư (152,153) Để phản ánh số hiện có và tình tình biến động của vật tư kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 151 “Hàng đang đi đường” tài khoản này phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu: Tk 151 “ Hàng mua đang đi đường” - Giá trị vật tư, hàng hóa DN đã - Giá trị vật tư, hàng hóa đi đường mua nhưng cuối tháng chưa về đã về nhập kho hoặc đưa vào sử nhập kho. dụng ngay. - Dư nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đương hiện còn tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ. -TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá trị nguên liệu, vật liệu nhập, xuất, tồn qua kho của doanh nghiệp theo trị giá vốn thực tế Kết cấu: Tk 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” - Giá trị NVL nhập kho trong kỳ - Giá trị NVL xuất kho trong kỳ. - Kiểm kê NVL thừa so với giá - Giá trị NVL phát hiên thiếu khi trị ghi trên sổ kế toán. kiểm kê. - NVL tăng do đánh giá lại vào - NVL giảm do đánh giá lại vào cuối năm tài chính cuối năm tài chính. - Dư nợ: Giá trị NVL tồn kho ckỳ - TK 153: Nội dung kết cấu tương tự như TK 152. Sơ đồ hạch toán: ( Sơ đồ 4 ) Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) Tk 111, 112, 141,331 Tk 152, 153 Tk 111, 112, 331 Nhập kho NVL mua ngoài Chiết khấu TM, giảm giá Tk 133 hàng mua TGTGT Tk 133 TGTGT Tk 151 Nhập kho NVL đang đi đường Tk 621 Xuất NVL dùng trực tiếp cho sản xuất T k 154 Tk 627, 641,642 Nhập kho NVL tự sx, thuê ngoài Xuất phục vụ quản lý,b.hàng, XDCB Gia công chế biến Tk 142, 242 100% giá trị xuất kho Phân bổ Tk 128, 222 Tk 128, 222, 223 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh Nhận lại vốn góp liên doanh đầu tư ngắn hạn TK 811 Tk 711 Bằng NVL giá HĐ giá xk giá XK Tk 411, 711 Tk 154 Nhận vốn góp liên doanh, được Xuất vật liệu thuê ngoài gia công biếu tặng bằng NVL chế biến Tk 338 Tk 138 Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê Tk 412 Tk412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Chênh lệch giảm do đánh giá lạ 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. * Nội dung, tài khoản sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất vật tư trên Tk 152, 153 mà giá trị vật tư nhập, xuất được phản ánh trên Tk 611 “ Mua hàng ”. Các Tk 152, 153 dùng để kết chuyển giá trị vật tư tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ. Giá trị vật tư xuất dùng được xác định như sau: Giá trị vật tư giá trị thực tế giá trị vật tư giá trị vật tư Xuất dùng tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ - Để ghi chép vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng Tk 611 “ mua hàng ” Kêt cấu: Tk 611 “mua hàng” - Kết chuyển giá trị thực - Kết chuyển giá trị thực vật tư tồn đầu kỳ. tế vật tư tồn cuối kỳ. - Giá trị thực tế vật tư - Giá trị vật tư thực tế thực tế nhập trong kỳ. xuất trong kỳ. * Sơ đồ hạch toán : Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp Kiểm kê định kỳ ( tính thuế GTGT thuế phương pháp khấu trừ. Tk 151, 152, 153 Tk 611 Tk 151,152,153 K/c giá trị vật tư tồn đầu kỳ K/c giá trị vật tư tồn cối kỳ Tk 111,112,311,331 Tk 111, 112, 331 Nhập do mua ngoài Giảm giá hàng mua và hàng Tk 133 trả lại Tk 411 Tk 621, 627, 641, 642 Nhận vốn góp liên doanh Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ Tk 711 Tk 157, 632 Nhận biếu tặng NVL Gửi hoặc xuất bán CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TECCO HÀ NỘI 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần TECCO Hà Nội. Ä Tên công ty : Công ty cổ phần TECCO Hà Nội Ä Tên giao dịch : Ä Tên viết tắt : H.TECCO .,JSC Ä Địa chỉ : Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Ä Mã số thuế : 0103701293 Ä Điện thoại : 04.32595 229 Fax: 04.32595 228 Ä Email : H.TECCO là một công ty cổ phần được thành lập bởi các nhà thầu xây dựng, các nhà đầu tư tách ra từ các công ty như: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và ứng dụng công nghệ mới. Tổng công ty công trình giao thông 6, Tổng công ty xây dựng số 1, Công ty H.TECCO có đội ngũ cán bộ quản lí, kĩ sư, kiến trúc sư, cán bộ kĩ thuật được đào tạo chính quy và dày dặn kinh nghiệm. Có đội ngũ công nhân kĩ thuật lành nghề cùng các máy móc thiết bị thi công chuyên ngành đồng bộ, hiện đại. Công ty hoàn toàn có khả năng đáp ứng nhu cầu của các nhà đầu tư về xây dựng các công trình đạt chất lượng, kĩ thuật, mỹ thuật cao. Công ty gồm có 4 cổ đông sáng lập, chính thức hình thành và đi vào hoạt động từ ngày 09/04/2009 tới nay với số vốn điều lệ 20.000.000.000 (Hai mươi tỷ) Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Lê Công Lai Tổng giám đốc điều hành : Ông Phạm Khắc Lưu H.TECCO ra đời đến nay đã được 3 năm. Hiện nay vốn điều lệ công ty lên tới 20 tỷ đồng. Công ty có các chi nhánh đó là : ü Chi nhánh Nghệ An. ü Chi nhánh Hải Phòng. Từ một doanh nghiệp nhà nước với lĩnh vực sản xuất kinh doanh nhỏ hẹp, doanh thu mỗi năm chỉ đạt vài chục tỷ đồng, lợi nhuận chỉ đạt xấp xỉ 2 tỷ đồng. Đến nay doanh thu của công ty đạt gần 100 tỷ đồng, với lợi nhuận trên 50 tỷ đồng. Vốn điều lệ tăng từ 12 tỷ đồng lên 564 tỷ đồng. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã đạt được một số thành tích xuất sắc được nhà nước, Bộ khen thưởng: Cúp vàng doanh nghiệp tiêu biểu Việt Nam lần 1, doanh nghiệp tiêu biểu năm 2009… 2.1.1 Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công Ty * Chức năng Công ty H.TECCO là Công ty xây dựng trẻ, là một đơn vị kinh tế, có tư cách pháp nhân đầy đủ hoạt đông kinh doanh không nằm ngoài mục đích mang tới lợi ích chung cho nền kinh tế xã hội. Với năng lực về tài chính cũng như năng lực về chuyên môn, Công ty H.TECCO có đủ khả năng để thực hiện được những gói thầu, những dự án với khối lượng và giá trị lớn. Bên cạnh đó còn xây dựng các kế hoạch kinh doanh và đưa ra các phương án tổ chức , thực hiện phù hợp và đáp ứng nhu cầu thị trường. Đối tác Công ty hiện nay đang thường xuyên quan hệ: Đối tác nước ngoài và đối tác liên doanh trong nước vê lĩnh vực xây dựng. * Nhiệm vụ Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước, để tồn tại và phát triển một cách bền vững, công ty cần phải nghiên cứu nhu cầu trong và ngoài nước, trên cơ sở đó xây dựng các phương án kinh doanh và thực hiện chúng nhằm mở rộng thị trường và nâng cao sức cạnh tranh. Công ty quản lý các nguồn lực được giao theo đúng chế độ, chính sách và đạt hiệu quả cao. Đồng thời có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển nguồn vốn, tài sản, đảm bảo các khoản chi phí, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên, thực hiện các nghĩa vụ trọn vẹn với Nhà Nước * Sơ đồ 1: khái quát quy trình công nghệ Quyết toán và bàn giao công trình Trúng thầu Tiến hành thi công Lập phương án thi công Tổ chức hồ sơ dự thầu Nghiệm thu công trình 2.1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Sau 3 năm xây dựng và không ngừng phát triển, Công ty H.TECCO đã đi lên với đội ngũ lao động ngày càng được nâng cao về chuyên môn và nghiệp vụ nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty H.TECCO HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH ĐỘI III ĐỘI II ĐỘI I Qua sơ đồ trên ta thấy toàn bộ hoạt động của Công ty đựơc đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám Đốc. Còn Ban Giám Đốc chịu sự quản lý của Hội Đồng Quản Trị ò Ban Giám đốc: là người chịu trách nhiệm tổ chức điều hành và chỉ huy toàn bộ bộ máy tổ chức của cơ quan. Là người đại diện cao nhất cho cơ quan.Ngoài ra còn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất của Công ty. ò Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, tài sản, xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính , tổ chức công tác hạch toán kế toán , quản lý giá cả, trực tiếp thu hồi công nợ nội bộ, của khách hàng, chủ trì thanh lý tài sản xuất, tự thanh quyết toán các công trình. Quan hệ với cơ quan chức năng như: Thuế, kiểm toán, ngân hàng. ò Phòng kỹ thuật: Quản lý, sữa chữa máy móc, phương tiện, mua sắm trang thiết bị sản xuất, vật tư, theo dõi và cấp phát vật tư. ò Phòng tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, theo dõi về an toàn lao động. Xây dựng các chế độ quyền lợi cho CNV. + Tổ chức quản lý nhân sự, tuyển chọn nhân viên, đề xuất giải quyết các chính sách chế độ đào tạo, phân công lao động trong cơ quan. + Thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất trong toàn cơ quan. ò Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm, thỏa thuận với đối tác về các hợp đồng ò Các đội: Là đơn vị trực tiếp thi công xây dựng. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Cty 2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty H.TECCO gồm 6 người được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quan lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ kế toán tại công ty. Mọi công việc kế toán đều thực hiện ở bộ phận kế toán của công ty từ việc thu thập chứng từ, lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán. Kế toán ở các tổ, đội sản xuất chỉ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh, trên cơ sở các chứng từ gốc được công ty phê duyệt, không có tổ chức hạch toán riêng. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán này mà công ty nắm được toàn bộ thông tin từ đó có thể kiểm tra, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty có đặc trưng là mọi nhân viên kế toán đều được điều hành thực tế từ một người lãnh đạo là kế toán trưởng. Phòng kế toán tài chính có chức năng thu thập xử lý và cung cấp số thông tin kinh tế, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra về sử dụng, bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của công ty. Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công Ty H.TECCO KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tiền gửi ngân hàng, huy động vốn Nhân viên kinh tế ở đội Kế toán TSCĐ và theo dõi tình hình công nợ Kế toán nguyên vật liệu Thủ quỹ Kế toán tổng hợp 2.1.2.2. Chức năng của các phần hành kế toán. * Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán): Là người phụ trách công tác quản lý, tổ chức có hiệu quả hoạt động kinh doanh, điều hành công tác kế toán trong phòng kế toán. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kế toán tài chính của công ty. * Kế toán tiền gửi ngân hàng huy động vốn: Thực hiện quan hệ giao dịch với các ngân hàng như thu, chi tiền gửi ngân hàng, huy động vốn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường. Đồng thời theo dõi việc hoàn trả vốn. * Kế toán tài sản cố định và theo dõi tình hình công nợ: Quản lý tình hình về TSCĐ của công ty như: + Tình hình tăng, giảm TSCĐ. + Tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Lập báo cáo về TSCĐ theo năm. * Kế toán nguyên vật liệu: Thực hiện các công việc theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư, nguyên vật liệu. + Làm các công việc liên quan đến vật tư. + Lập các báo cáo về nguyên vật liệu. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt thông qua các phiếu thu, phiếu chi được duyệt. * Kế toán tổng hợp: Thực hiện các công việc sau: + Xử lý các loại số liệu, tập hợp chi phí. + Đánh giá sản phẩm làm dở, tính giá thành sản phẩm. + Thực hiện kế toán vốn bằng tiền và kế toán quản lý doanh nghiệp. + Lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính 2.1.3.. Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán 2.1.3.1. Đặc điểm chung - Công ty cổ phần H.TECCO Hà Nội áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Niên độ kế toán: Một năm ( Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm) - Hình thức ghi sổ: Công ty H.TECCO áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Hình thức này bao gồm các sổ sau: - Công ty sử dụng phần mềm kế toán Việt Pháp, tỷ giá VND/USD: theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.1.3.2 Hình thức kế toán công ty áp dụng. Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của công ty, công ty TECCO đã lựa chọn hình thức kế toán "Sổ nhật ký chung". Đặc trưng cơ bản của hình thức này đó là "Sổ nhật ký chung" là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. + Hệ thống sổ kế toán công ty đang dùng: Sổ nhật ký chung Sổ kho(thẻ) Sổ cái các tài khoản Sổ TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa Sổ chi tiết các tà khoản Sổ theo dõi thuế GTGT… - Trình tự ghi sổ kế toán của công ty theo hình thức nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ sau: (sơ đồ 9) Sơ đồ 9: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2 Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ Phần TECCO Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm hạch toán NVL tại Công ty Cổ Phần TECCO Hà Nội. * Đặc điểm, phân loại NVL trong công ty: Do có nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học và hợp lý. - Căn cứ vào nội dung kinh kế vật liệu được chia thành các loại sau: + Vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Đất đá, cát, sỏi, xi măng... + Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù khác nhau. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổi bên ngoài của sản phẩm. Bao gồm: que hàn, các loại phụ gia, đinh... + Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ... phục vụ cho quá trình vận hành máy móc thiết bị của Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị. + Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất. Xét về mặt chi phí, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí NVL chính. Do đó một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm. Do vậy mà Công ty phải có biện pháp thu mua vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. 2.3. Hạch toán chi tiết NVL tại công ty Cổ Phần TECCO Hà Nội: Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. 2.3.1. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi sổ hàng ngày. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Sổ kho được mở cho từng nhóm NVL, là những vật tư cùng nhãn hiệu, quy cách. Thường xuyên theo dõi, đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn ở thẻ kho. Cuối tháng tính ra số nhập, xuất, tồn cho từng loại NVL. Mẫu biểu số 01: Sổ kho Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Bộ phận: Thủ kho Mẫu số: S12-DN\ (Ban hành theo QĐ số: 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) SỔ KHO Ngày mở: 01/07/2011 Tờ số: 01 - Tên, nhãn hiệu, quy cách,vật tư: Thép hộp - Đơn vị tính : kg - Mã số: Ngày, tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn B C D E F 1 2 3 G Số dư đầu kỳ 400 06/07 30 Xuất làm sân thể dục 06/07 100 300 18/07 45 Làm khu vui chơi 13/07 80 220 25/07 137 Mua ngoài nhập kho 25/07 1274 1494 27/07 52 Làm văn phòng 27/07 220 1274 29/07 61 Xuất làm nhà xã hội 29/07 500 774 31/07 70 Xuất làm bể bơi 31/07 425 349 Cộng ´ 1274 1325 349 ´ Ngày 31 tháng 07 năm 2011 Mẫu biểu số 02: Sổ kho Đơi vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Bộ Phận: Thủ kho Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ KHO Ngày mở:01/07/2011 Tờ số: 02 - Tên, nhan hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Nghi sơn - Đơn vị tính: tấn - Mã số: Ngày, tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn B C D E F 1 2 3 G Số dư đầu kỳ 50 08/07 456 Mua ngoài nhập kho 08/07 750 800 10/07 150 Làm sân thể dục 10/07 50 750 20/07 234 Làm khu vui chơi 20/07 350 400 28/01 536 Làm văn phỏng 28/07 280 120 Cộng ´ 750 680 120 ´ Ngày 31 tháng 07 Năm 2011 2.3.2. Tại Phòng kế toán: Định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép của Thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. Đối chiếu số liệu giữa sổ kho với các chứng từ và tính giá NVL. Cuối tháng tính ra giá trị tồn kho để ghi vào Bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Mẫu biểu số 03: Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tháng 07 năm 2011 Tên vật tư: Thép hộp Mã số: Đơn vị tính: đồng/kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1´2 4 5=1´4 6 7=1´6 E Số dư đầu kỳ 18.000 400 7.200.000 30 06/07 Xuất làm sân thể dục 621 18.000 100 1.800.000 300 5.400.000 45 18/07 Làm khu vui chơi 621 18.000 80 1.440.000 220 3.960.000 137 25/07 Mua ngoài nhập kho 331 18.909 1274 24.090.066 1494 28.050.066 52 27/07 Xuất làm văn phòng 621 18.000 220 3.960.000 1274 24.090.066 61 29/07 Xuất làm nhà xã hội 621 18.909 500 9.454.500 774 14.635.566 70 31/01 Xuất làm bể bơi 621 18.909 425 8.036.325 349 6.599.241 Cộng tháng ´ ´ 1274 24.090.066 1325 24.690.825 349 6.599.241 ´ Mẫu biểu số 04: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tháng 07 năm 2011 Tên vật tư:Xi măng Nghi sơn Mã vật tư: Đơn vị tính: đồng/tấn Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1´2 4 5=1´4 6 7=1´6 E Số dư đầu kỳ 1.000.000 50 50.000.000 129 08/01 Mua ngoài nhập kho 331 1.000.000 750 750.000.000 800 80.000.000 515 10/07 Làm sân thể dục 621 1.000.000 50 50.000.000 750 750.000.000 527 20/01 Làm khu vui chơi 331 1.000.000 350 350.000.000 400 400.000.000 536 28/01 Làm văn phòng 621 1.000.000 280 280.000.000 120 120.000.000 Cộng tháng ´ ´ 750 750.000.000 680 680.000.000 120 120.000.000 ´ Mẫu biểu số 05: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN NVL Tháng 07 năm 2011 Đơn vị tính: đồng STT Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Ghi chú Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 01 Thép hộp 400 7.200.000 1274 24.090.066 1325 24.690.825 349 6.599.241 02 Xi măng 50 50.000.000 750 750.000.000 680 680.000.000 120 120.000.000 ……… ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Tổng cộng 450 57.200.000 2024 774.090.066 2005 704.690.825 469 126.599.241 2.3. Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty Cổ Phần TECCO Hà Nội. 2.3.1. Phân loại NVL và tài khoản sử dụng Công ty áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán NVL Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 151- “ Hàng mua đang đi đường ” : tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà Công ty đã mua nhưng đang đi đường , chưa về nhập kho. TK 152- “ Nguên liệu, vật liệu ” : Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vật liêu theo giá thực tế. Các tài khoản cấp hai mà Công ty sử dụng như sau: - TK 1521: “Vật liệu chính” - TK 1523: “ Nhiên liệu” - TK 1522: “ Vật liệu phụ” - TK 1524: “Phụ tùng” - TK 1525: “ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - TK 1527: “ Phế liệu” TK 153- “ Công cụ, dụng cụ”: Phản ánh tương tự như Tk 152 TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Ngoài các tài khoản trên Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 141, 331, 311 và các tài khoản tập hợp chi phí như: 621, 627, 641, 642… *Thủ tục nhập kho NVL Thủ tục nhập kho NVL tại Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội được tiến hành theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Quy trình nhập kho NVL Hóa đơn mua hàng Kho NVL Phòng kế hoach vật tư Ban kiểm nghiệm Nguyên vật liêu Phiếu nhập kho Phòng kế toán Mẫu biểu số 06: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HD/11P Liên 2: giao cho người mua Số: 0000137 Ngày 25 tháng 07 năm 2011 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN HOA ĐÔ Địa chỉ: Số 92 – Đường Đặng Thái Thân – Tp.Vinh – Nghệ An Số tài khoản: 020003943128 tại Ngân hàng SACOMBANK Điện thọai: 0388.903578 Mã số thuế: 2900328679 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Số tài khoản: tại Ngân hàng Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0103701293 STT Tên hàng hóa dich vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4´5 1 Thép hộp kg 1274 18.909 24.090.066 2 Cộng tiền hàng: 24.090.066 Thuế suất TGTGT:10% Tiền thuế GTGT: 2.409.006 Tổng thanh toán: 26.499.072 Số tiền viết băng chữ: Hai mươi sáu triêu, Bốn trăm chín mươi chín nghìn, Không trăm bảy hai đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, chi rõ họ tên ) - Tiếp đến lập phiếu nhập kho: Mẫu biểu số 07 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 07 năm 2011 Nợ: 152 Số: 140 Có: 112 Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Quỳnh Hoa Theo HD/11P Số 0000137 ngày 25 tháng 07 năm 2011 của Nhập tại kho: Vinh Tân Địa điểm: Tp.Vinh Đơn vị tính: VND STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp kg 1274 1274 18.909 24.090.066 2 Cộng ´ ´ ´ ´ 24.090.066 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 0 chứng từ Ngày 25 tháng 07 năm 2011 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Mẫu biểu số 08 Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 07 năm 2011 Nợ: 152 Số: 129 Có: 112 Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Văn Tuấn Theo HD/11P Số 0000137 ngày 08 tháng 07 năm 2011 của Nhập tại kho: Vinh Tân Địa điểm: Tp.Vinh Đơn vị tính: VND STT Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Tấn 750 750 1.000.000 750.000.000 2 Cộng ´ ´ ´ ´ 750.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm năm mươi triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0 chứng từ Ngày 08 tháng 07 năm 2011 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Ví dụ 1: Ngày 10/07/2011 xuất kho vật tư phục vụ cho làm sân thể dục: công ty đã xuất xi măng với số lượng 50 tấn, đơn giá xuất 1.000.000đ/tấn. Kế toán tiến hành nhập vào phiếu xuất kho: (Biểu mẫu số 09) Biểu Mẫu số 09: Đơn vị: Công ty Cổ Tecco Hà Nội Địa Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 07 năm 2011 Nợ: 621 Số: 515 Có: 1521 Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Thanh Lý do xuất kho: Xuất làm làm sân thể dục Xuất tại kho: Vinh Tân STT Tên, nhãn hiêu, phẩm chất, quy cách vật tư, công cụ sản phẩm,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng tấn 50 50 1.000.000 50.000.000 2 ´ ´ ´ ´ ´ Tổng số tiền (viết băng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0 chứng từ Ngày 10 tháng 07 năm 2011 Người lập phiếu Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sau đó tiến hành định khoản như sau: Nợ Tk 621: 50.000.000 Có Tk 152 : 50.000.000 Ví dụ 2: Để phục vụ làm khu vui chơi ngày 20/07/2011 Công ty đã xuất kho xi măng số lượng 350 tấn, đơn giá 1.000.000đ/tấn . Kế toán tiến hành nhập vào phiếu xuất kho: (Biểu mẫu số 10) Biểu Mẫu số 10: Đơn vị: Công ty Cổ Tecco Hà Nội Địa Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 07 năm 2011 Nợ: 621 Số: 527 Có: 152 Họ, tên người nhận hàng: Phạm Văn Hùng Lý do xuất kho: Xuất làm khu vui chơi Xuất tại kho: Vinh Tân STT Tên, nhãn hiêu, phẩm chất, quy cách vật tư, công cụ sản phẩm,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng tấn 350 350 1.000.000 350.000.000 2 ´ ´ ´ ´ ´ Tổng số tiền (viết băng chữ): Ba trăm năm mươi triệu đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 0 chứng từ Ngày 20 tháng 07 năm 2011 Người lập phiếu Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sau đó tiến hành định khoản như sau: Nợ Tk 621: 350.000.000 Có Tk 152 : 350.000.000 Ví dụ 3: Ngày 27/07/2011 xuất kho vật tư phục vụ cho làm văn phòng: công ty đã xuất thép hộp với số lượng 220 kg, đơn giá xuất 18.909đ/kg. Kế toán tiến hành nhập vào phiếu xuất kho: (Biểu mẫu số 11) Biểu mẫu số 11: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 27 tháng 07 năm 2011 Nợ: 621 Số: 535 Có: 152 Họ, tên người nhận hàng: Đinh Quang Hiệp Lý do xuất kho: Phục vụ làm văn phòng Xuất tại kho: Vinh Tân STT Tên, nhãn hiêu, phẩm chất, quy cách vật tư, công cụ sản phẩm,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp Kg 220 220 18.909 4.159.980 2 Cộng ´ ´ ´ ´ ´ 4.159.980 Tổng số tiền (viết băng chữ):Bốn triệu, một trăm năm mươi chín nghìn, chín trăm tám mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ Ngày 27 tháng 07 năm 2011 Người lập phiếu Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sau đó tiến hành định khoản như sau: Nợ Tk 621: 4.159.980 Có Tk 152 : 4.159.980 Ví dụ 4: Để phục vụ làm khu vui chơi ngày 29/07/2011 Công ty đã xuất kho thép hộp số lượng 500 kg, đơn giá 18.909đ/kg . Kế toán tiến hành nhập vào phiếu xuất kho: (Biểu mẫu số 12) Biểu mẫu số 12: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 07 năm 2011 Nợ: 621 Số: 540 Có: 152 Họ, tên người nhận hàng: Đinh Quang Hiệp Lý do xuất kho: Phục vụ làm nhà xã hội Xuất tại kho: Vinh Tân STT Tên, nhãn hiêu, phẩm chất, quy cách vật tư, công cụ sản phẩm,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp Kg 500 500 18.909 9.454.500 2 Cộng ´ ´ ´ ´ ´ 9.454.500 Tổng số tiền (viết băng chữ):Chín triệu, bốn trăm năm bốn nghìn, năm trăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ Ngày 29 tháng 07 năm 2011 Người lập phiếu Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sau đó tiến hành định khoản như sau: Nợ Tk 621: 9.454.500 Có Tk 152 : 9.454.500 Để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán phải tiến hành vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình thức sổ nhật ký chung mà công ty đang áp dụng dùng làm căn cứ lên BCTC. Mẫu biểu số 13: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Bộ phận : Kế toán Mẫu số: S03A-DN (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTCngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2011 Đơn vị tính: VND NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số TT dòng SH TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Trang trước chuyển sang: Nợ Có 08/07 129 08/07 Mua vật tư nhập kho 01 152 750.000.000 02 133 75.000.000 03 331 825.000.000 25/07 140 25/07 Mua vật tư nhập kho 04 152 24.090.066 05 133 2.409.006 06 331 26.499.072 10/07 515 10/07 Làm sân thể dục 07 621 50.000.000 08 152 50.000.000 20/07 527 20/07 Làm khu vui chơi 09 621 350.000.000 10 152 350.000.000 27/07 535 27/07 Làm Văn phòng 11 621 4.159.890 12 152 4.159.890 28/07 536 28/07 Làm Văn phòng 13 621 280.000.000 14 152 280.000.000 29/07 540 29/07 Làm nhà xã hội 15 621 9.454.500 16 152 9.454.500 31/07 543 31/07 Làm bể bơi 17 621 8.036.325 18 152 8.036.325 Cộng chuyển trang sau 1.553.149.847 1.553.149.847 Ngày mở sổ: 01/01/2011 Ngày 31 tháng 07 năm2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu số 14: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số: S32-DN (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Thép hộp Đơn vị tính: VND NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 - Số dư đầu kỳ 0 25/07 140 25/07 Mua vật tư 152 24.090.066 133 2.409.006 Cộng phát sinh ´ ´ ´ Số dư cuối kỳ ´ ´ ´ ´ 26.499.072 Ngày 25 tháng 07 năm 2011 Biểu mẫu số 15: Đơn vị: Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội Mẫu số: S32-DN (Ban hành theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Xi măng nghi sơn Đơn vị tính: VND NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 - Số dư đầu kỳ 0 08/07 129 08/07 Mua vật tư 152 750.000.000 133 75.000.000 Cộng phát sinh ´ ´ ´ Số dư cuối kỳ ´ ´ ´ ´ 825.000.000 Ngày 08 tháng 07 năm 2011 Biểu mẫu số 16: Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội SỔ CÁI Năm 2011 Số hiệu TK: 152 Tên TK: Nguyên liệu, vật liệu Đơn vị tính: VND NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Số TT dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ 57.200.000 08/07 129 08/07 Mua vật tư nhập kho 01 331 750.000.000 25/07 140 25/07 Mua vật tư nhập kho 04 331 24.090.066 10/07 515 10/07 Làm sân thể dục 07 621 50.000.000 20/07 527 20/07 Làm khu vui chơi 09 621 350.000.000 27/07 535 27/07 Làm văn phòng 11 621 4.159.890 28/07 536 28/07 Làm văn phòng 13 621 280.000.000 29/07 540 29/07 Làm nhà xã hội 15 621 9.454.500 31/07 543 31/07 Làm bể bơi 17 621 8.036.325 Cộng phát sinh 774.090.066 704.690.825 Số dư cuối kỳ 126.599.241 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu số 20: Đơn vị: Công Ty Cổ Phần Tecco Hà Nội Địa chỉ: Số 3+5, Ngõ 82, phố Chùa Láng, P. Láng Thượng, Q.ĐĐ, Hà Nội SỔ CÁI Năm 2011 Số hiệu TK: 621 Tên TK: Chi phí NVL trực tiếp Đơn vị tính: VND NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Trang sổ Số TT dòng Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 10/07 515 10/07 Làm sân thể dục 08 152 50.000.000 20/07 527 20/07 Làm khu vui chơi 10 152 350.000.000 27/07 535 27/07 Làm văn phòng 12 152 4.159.890 28/07 536 28/07 Làm văn phòng 14 152 280.000.000 29/07 540 29/07 Làm nhà xã hội 16 152 9.454.500 31/07 543 31/07 Làm bể bơi 18 152 8.036.325 Cộng phát sinh 704.690.825 Số dư cuối kỳ 704.690.825 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP, PHƯƠNG HƯƠNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CONG TY CỔ PHẦN TECCO HÀ NỘI. 3.1. Đánh giá khái quát về tình hình hạch toán NVL tại Công ty Cổ phần TECCO Hà Nội. Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội là một công ty mới thành lập nên gặp rất nhiều khó khăn. Nhưng với sự năng động của bộ máy quản lý, cùng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty đã thực sự nắm quyền làm chủ, tìm được những biện pháp hữu hiệu vượt qua khó khăn về vốn, thị trường phát triển vững mạnh. Đạt được thành quả như vậy một phần quan trọng là nhờ Công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy quản lý, hoạt động gọn nhẹ, hợp lý hóa sản xuất, nghiên cứu và vận dụng các biện pháp quản lý kinh tế công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tiết kiệm chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm đáp nhu cầu của người tiêu dùng. Dưới góc độ hiểu biết của một sinh viên thực tập, lần đầu tiên được làm quen với thực hành, em xin đưa ra một số nhận xét về ưu, nhược điểm của bộ máy kế toán, chứng từ sử dụng trong tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội. 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán - Ưu điểm: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán đều tập trung tại phòng kế toán. Với đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực và kinh nghiệm cao trong công việc. Tại mỗi phân xưởng bố trí một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, hạch toán ban đầu: Thu thập, kiểm tra chứng từ ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế trong phạm vi phân xưởng, lập các báo cáo theo mẫu…Định kỳ chuyển các chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành hạch toán. Vận dụng mô hình này đảm bảo chức năng cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó Công ty đã ứng dụng tin học vào công tác hạch toán nên những quyết định đưa ra rất nhanh và chuẩn xác. Nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty về tổ chức, tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý. Công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội đã thực hiện có hiệu quả đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty, hệ thống sổ sách đầy đủ, chi tiết, rõ ràng, đáp ứng được yêu cầu quản lý, giúp cho công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng ngày càng hoàn thiện hơn. - Nhược điểm: Là một công ty mới thành lập nên bộ máy kế toán còn gặp nhiều khó khăn. 3.1.2. Về hình thức sổ kế toán: Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung để hạch toán. - Ưu điểm : Đây là hình thức cơ bản, dễ ghi chép mà đa số các doanh nghiệp áp dụng. Tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ nên việc theo dõi sẽ chính xác và kịp thời phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. - Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng công việc kế toán nhiều. 3.1.3. Về chứng từ sử dụng - Ưu điểm: Hiện nay công ty, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán thống nhất theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. Các chứng từ được kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tất cả các chứng từ đều thể hiện đầy đủ các yếu tố pháp lý, tên chứng từ, địa chỉ nơi thực hiện, ngày tháng, số hiệu, nội dung chứng từ, chữ ký… - Nhược điểm: Vì là doanh nghiệp xây dựng nên NVL rất nhiều, đa dạng về chủng loại dẫn tới có nhiều chứng từ, vì vậy việc quản lý và theo dõi NVL còn nhiều hạn chế. 3.1.4. Về công tác tổ chức hạch toán NVL Vì chi phí cho NVL chiếm phần lớn trong việc thi công công trình, dự án nên việc tổ chức hạch toán NVL được công ty quan tâm cụ thể như sau: Về công tác thu mua NVL: Căn cứ vào hợp đồng thi công, phòng kế hoạch và đầu tư sẽ xác định được lượng vật tư cần thiết và giao cho nhân viên vật tư đi mua. Chính vì vậy mặc dù khối lượng vật liệu lớn và đa dạng về chủng loại nhưng công ty luôn đáp ứng đầy đủ, phục vụ kịp thời cho việc thi công công trình, dự án không bị gián đoạn. Về việc tính toán NVL xuất kho: NVL xuất kho được tính giá theo phương pháp bình quân cả kỳ nên việc tính toán sẽ không mất nhiều thời gian và công sức. ty nhiên khối lượng công việc kế toán bị dồn về cuối kỳ nhiều . Về công tác dự trữ bảo quản NVL: Vì việc thi công công trình, dự án diễn ra ở ngoài trời nên chịu ảnh hưởng rất lớn của yếu tố khách quan: như mưa lũ, bão lũ…cho nên việc giự trữ bảo quản vật tư được Công ty đặc biệt quân tâm. Công ty có hệ thống kho, bãi phù hợp với đặc tính lý hóa của từng loại vật tư đang sử dụng nhằm bảo quản vật tư được tốt hơn. Về phân loại NVL: Số lượng NVL mà Công ty sử dụng rất đa dạng và phong phú. Dựa trên những đặc tính, vai trò và tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình thi công công trình Công ty đã phân chia NVL theo từng nhóm. Từng loại một cách hợp lý. Cách phân loại này giúp cho việc quản lý và hạch toán NVL được thuận lợi. Phương pháp hạch toán tổng hợp: Công ty hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nhờ đó, tình hình nhập – xuất NVL được phản ánh thường xuyên, liên tục. Vì vậy tại bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý cũng có thể có được những thông tin cụ thể, chi tiết và chính xác. 3.2. Một số phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty Cổ Phần TECCO Hà Nội. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội, trên cơ sở những kiến thức đã học và qua thực tiễn tìm hiểu về Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất chủ quan nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tại Công ty như sau: 3.2.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Vì công trình, dự án nhiều nên NVL cần lưư trữ và bảo quản là rất cần thiết, việc vận chuyển vật liệu đến nơi thi công là vấn đề nan giả cho nên cần có thêm một kế toán vật tư chịu trách nhiêm thu mua NVL, viếc xuất kho NVL phục vụ cho xây lắp phải được sự đồng ý và ký duyệt của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng. 3.2.2. Về xây dựng danh điểm NVL Hiên nay, để phục vụ cho quá trình thi công công trình Công ty sử dụng rất nhiều loại NVL. Vì vậy để quản lý NVL tốt hơn cũng như nhằm hạn chế những sai sót trong quá trình ghi sổ thì Công ty nên có sổ danh điểm NVL . Sổ này sẽ theo dõi từng nhóm, từng loại vật liệu một cách chặt chẽ do vậy sẽ làm giảm nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian trong quá trình ghi chép. Căn cứ vào việc phân loại vật liệu thành các NVL chính, NVL phụ,… Công ty có thể mở mẫu sổ danh điểm vật liệu như sau: Bảng số 03: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Mã số Lọai vật liệu, tên nhãn hiệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK cấp II Mã 2 Nhóm vật tư Mã 3 Tên vật tư (1) (2) (3) (4) (5) (6) - Cột 1: Ghi tên TK cấp 2 đã được phân loại Ví dụ: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính TK 152.2: Vật liệu phụ …………… - Cột 2: Có thể sử dụng 2 chữ số để phân biệt từng loại vật tư. Ví dụ: Với NVL chính là xi măng và thép + 152.1.01: Xi măng + 152.1.02: Thép - Cột: mở chi tiết cho mỗi mã. + 152.1.01.01: Xi măng PC 30 + 152.1.01.02: Xi măng PC 40 + 152.1.02.01: Thép tấm + 152.1.02.02: Thép ống Khi đó sổ danh điểm vật liệu được mở như sau: * Sổ danh điểm Mã số Loại vật liệu, tên nhãn hiệu Đơn vị tính Ghi chú Mã 1 TK cấp II Mã 2 Nhóm vật tư Mã 3 Tên vật tư (1) (2) (3) (4) (5) (6) 152.1 01 01 Xi măng PC 30 Kg 01 02 Xi măng PC 40 Kg 02 01 Thép tấm Kg 02 02 Thép ống Kg 3.2.3. Về định mức tiêu hao NVL Do điều kiện đặc thù của Công ty là xây dựng các công trình phải thi công ngoài trời cho nên việc bảo quản và vận chuyển NVL không tránh khỏi những hoa hụt, mất mát vì NVL dễ bị ảnh hưởng bởi các điều kiện khách quan như: Nắng, mưa, lũ, lụt…Nhưng cũng có thể là do yếu kém trong khâu quản lý dẫn đến tình trạng làm thất thoát NVL. Do vậy Công ty nên đặt ra một định mức tiêu hao NVL nhất định cho mỗi công trình, đồng thời cũng tích cực hơn trong việc nâng cấp, quản lý kho bãi phục vụ cho việc bảo quản vật liệu được tốt hơn. 3.2.4. Về hạch toán chi tiết NVL Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Ưu điểm của phương pháp này là tránh được sự ghi chép trùng lặp, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán. Việc ghi chép được tiến hành song song tại phòng kế toán và tại nơi bảo quản. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai nơi để việc hạch toán được chính xác, kịp thời. 3.2.5. Về lập bảng kê giao nhận chứng từ Tại Công ty khi kế toán xuống kho lấy chứng từ đối chiếu với sổ kho nếu thấy khớp thì ký vào sổ kho mà không lập “phiếu giao nhận chứng từ” giữa Kế toán NVL và Thủ kho. Điều này có thể dẫn đến trường hợp xảy ra thất lạc, mất mát chứng từ thì việc kiển tra và xác định lại sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy theo em, kế toán NVL cần lập “phiếu giao nhận chứng” nhập, xuất NVL. Vì khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ và phiếu này là cơ sở để ghi vào bảng lũy kế nhập-xuất-tồn. Hơn nữa, phiếu này còn là căn cứ để đốichiếu với thẻ kho. 3.2.6. Công tác lập chứng từ ban đầu Do đặc điểm của nghành xây dựng, của sản phẩm xây dựng cơ bản nên Công ty tổ chức hai kho ở Công ty và các kho được được bố trí tại từng công trình, hạng mục công trình. Trong khi đó Công ty lại tổ chức thi công nhiều công trình, hạng mục công trình lớn nhỏ khác nhau, tại các địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng vật tư tại các công trình đó là thường xuyên. Do đó việc theo dõi vật tư xuất dùng hàng ngày theo từng phiếu xuất vật tư ở từng kho công trình lên phòng kế toán là rất khó khăn và phức tạp. Chính vì vậy phòng kế toán Công ty không nên quản lý các phiếu xuất kho ở các công trình mà dành cho đội công trình đó quản lý. 3.2.7. Về hệ thống kho tàng Do nguyên vật liệu là một khoản chi chủ yếu trong giá thành công trình, vì vậy vấn đề sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu cần phải hết sức chú ý. Hiện nay ở công ty hệ thống kho tàng chưa đạt yêu cầu, điều đó có thể lý giải được là do diện tích của công ty khá nhỏ nhưng với sự phát triển ngày một nhanh và lớn mạnh của công ty thì việc mở rộng quy mô là điều tất yếu. Vậy, trong thời gian tới công ty nên đầu tư cải tạo, xây dựng mới thêm hệ thống kho để công tác quản lý vật liệu được tốt hơn. Đặc biệt, ngay tại công trình đang thi công cũng phải mở rộng hệ thống kho tàng để tránh tình trạng khó kiểm soát, nguyên vật liệu hư hỏng, hao hụt, mất mát... Xây dựng kho với định mức dự trữ tối thiểu vừa đủ để tránh không gây nên tình trạng gián đoạn thi công và định mức dự trữ tối đa cũng vừa đủ tránh dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hơn nữa, công ty cần tổ chức sắp xếp lại kho tàng theo những đặc điểm tính chất hoá học của từng loại vật liệu sao cho hợp lý nhất 3.2.8 Về việc lập biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho cuối tháng Do hệ thống kho tàng ở công ty chưa tốt, có những nguyên vật liệu phải để cả ngoài sân nên việc hao hụt nguyên vật liệu và giảm chất lượng là điều dễ hiểu. Vì vậy để phục vụ cho viện quản lý và bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này. 3.2.9.. Ứng dụng công nghệ thông tin Với nhu cầu ngày càng cao về thu thập, xử lý thông tin nhanh nhậy để có những quyết định kịp thời, phù hợp nhiều doanh nghiệp đã nhân thấy hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Cùng với sự phát triển đó Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội đã ứng dụng công nghệ máy tính và phần mềm vào công việc kế toán để việc hạch toán được chính xác, hợp lý và kịp thời đặc biệt là việc ghi chép ban đầu của kế toán NVL rất nhiều được giảm bớt. Do vậy Công ty nên trang bị thêm máy tính cho việc thực hiện hach toán và kinh doanh được hiệu quả hơn. Đồng thời thường xuyên cập nhật phần mềm kế toán để điều chỉnh cho phù hợp với sự thay đổi theo nhu cầu ghi chép phù hợp với sự thay đổi nội dung kinh tế của Công ty và sự thay đổi của chế độ kế toán. KẾT LUẬN Vật liệu là một trong ba yếu tố đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành đều đặn, thường xuyên. Vật liệu có chất lượng tốt sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vây, việc tổ chức công tác kế toán NVL phải luôn được cải tiến và hoàn thiện. Tổ chức hạch toán NVL là một nhu cầu tất yếu của công tác quản lý, góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội em nhận thấy rằng công tác kế toán NVL có một vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất thi công của Công ty. Thông qua công tác kế toán NVL đã giúp Công ty bảo quản tốt vật liệu, ngăn ngừa việc tham ô lãng phí vật liệu làm thiệt hại tài sản của Công ty, đồng thời góp phần nâng cao việc sử dụng, tăng tích lũy, tăng tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh giúp Công ty tăng trưởng, phát trển bền vững. Cũng qua thời gian này, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tiễn góp phần củng cố thêm những kiến thức lý luận mà em đã được học ở trường. Tuy nhiên do thời gian thực tập và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, em mong rằng sẽ nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo cùng các cô chú, anh chị trông Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội và bạn đọc để chuyên đề thực tập tôt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Trần Thị Hoàng Nhung và các cán bộ nhân viên phòng Tài chính - kế toán, phòng hành chính pháp chế, phòng kinh tế kế hoạch đầu tư và các phòng ban khác trông Công ty Cổ Phần Tecco Hà Nội đã nhiệt tình nhiềt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Nghệ An, ngày 10 tháng 02 năm 2012 Sinh viên Phạm Thị Quỳnh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán - Quyên 2: Báo cáo tài chính, chứng từ, sơ đồ kế toán và sổ kế toán (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) 2. Giáo trình Kế toán tài chính - năm 2009 3. Báo cáo tài chính của Công ty Cổ Phần TECCO Hà Nội 4. Hệ thống chuẩn mực kế toán DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Viết tắt Diễn giải Ghi chú 1 BTC Bộ tài chính 2 PNK Phiếu nhập kho 3 QĐ Quyết định 4 BTC Bộ tài chính 5 CCDC Công cụ và dụng cụ 6 TSCĐ Tài sản cố định 7 GTGT Giá trị gia tăng 8 CK Chuyển khoản 9 TK Tài khoản 10 TSLD Tài sản lưu động 11 PXK Phiếu xuất kho 12 XDGT Xây dựng giao thông 13 CNV Công nhân viên 14 NVL Nguyên vật liệu 15 VCSH Vốn chủ sở hữu