Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty 247 - Bộ Quốc Phòng

ét liªn chuyÓn qua phßng kÕ to¸n vµ mét liªn giao cho kh¸c hµng). Tr­êng hîp lóc kiÓm nhËn vËt liÖu ph¸t hiÖn thÊy thõa, thiÕu hoÆc vËt liÖu kh«ng ®óng qui c¸ch phÈm chÊt th× ph¶i th«ng b¸o ngay cho phßng kÕ ho¹ch biÕt cïng bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu lËp biªn b¶n xö lý (cã x¸c nhËn cña ng­êi giao hµng). Th«ng th­êng bªn b¸n giao ngay t¹i kho C«ng ty nªn sau khi kiÓm tra chØ nhËp kho sè vËt liÖu ®ñ phÈm cÊp ®· ký kÕt lóc mua sè cßn l¹i kh«ng ®ñ tiªu chuÈn th× tr¶ cho ng­êi b¸n. Tr×nh tù nhËp kho ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: Nguyªn liÖu P. kÕ ho¹ch Thñ kho NhËp vËt liÖu vËt t­ kiÓm tra kho - §èi víi vËt liÖu nhËp l¹i kho tõ ph©n x­ëng c¾t do c©n ®èi chñng lo¹i vËt liÖu hoÆc do xuÊt thõa, thñ kho còng viÕt phiÕu nhËp kho thµnh 3 liªn nh­ ®èi víi viÖc nhËp kho vËt liÖu. - Riªng ®èi víi phÕ liÖu thu håi. C«ng ty kh«ng lµm thñ tôc nhËp kho phÕ liÖu mµ sau mçi chu kú s¶n xuÊt phÕ liÖu lÊy ra tõ ph©n x­ëng s¶n xuÊt vµo kho mµ kh«ng qua h×nh thøc kiÓm tra c©n, ®o, ®ong, ®Õm nµo c¶, nghÜa lµ kh«ng cã giÊy tê sæ s¸ch nµo ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp kho phÕ liÖu thu håi cña C«ng ty. BiÓu sè: 1 MÉu sè: 01 GTKT-3LL BC/99-B Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2: (Giao kh¸ch hµng) Ngµy 06 th¸ng 04 n¨m 2002 No 048934 Tªn ®¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty DÖt Nam §Þnh §Þa chØ: Sè 4 Hµ Huy TËp - Nam §Þnh Sè Tµi kho¶n: 710A - 00005 NHQ§ §iÖn tho¹i: ............................. MS: Hä tªn ng­êi mua hµng: C«ng ty 247 - Bé quèc phßng §¬n vÞ: §Þa chØ: 311 Tr­êng Chinh Hµ Néi Sè tµi kho¶n: ......................... H×nh thøc thanh to¸n: Tr¶ chËm MS: 0100385836 - 1 Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vi tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµn tiÒn A B C 1 2 3 1 Gabadin len 8817 - IA - K1,50 " 2118 69.091 146.334.738 Céng tiÒn hµng : 146.334.738 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT : 14.633.474 Tæng céng tiÒn thanh to¸n : 160.968.212 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m s¸u m­¬i triÖu, chÝn tr¨m s¸u t¸m ngµn, hai tr¨m m­êi hai ®ång Ng­ßi mua hµng (ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, ghi râ hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, ghi râ hä tªn) BiÓu sè: 2 MÉu sè: 01 GTKT-3LL BC/99-B Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2: (Giao kh¸ch hµng) Ngµy 06 th¸ng 04 n¨m 2002 No : 007900 Tªn ®¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty DÖt Ph­íc Long §Þa chØ: Ph­íc Long B - QuËn 9 Sè Tµi kho¶n: 3611.01.00.01 1358 §iÖn tho¹i: ............................. MS: 0301445 891-1 Hä tªn ng­êi mua hµng: C«ng ty 247 - Bé quèc phßng §¬n vÞ: §Þa chØ: 311 Tr­êng Chinh Hµ Néi Sè tµi kho¶n: ......................... H×nh thøc thanh to¸n: Tr¶ chËm MS: 0100385836 - 1 Sè TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vi tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµn tiÒn A B C 1 2 3 1 V¶i Silk Micro Fiher mÐt 986,4 21.000 20.710.400 Céng tiÒn hµng : 20.714.400 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT : 2.071.440 Tæng céng tiÒn thanh to¸n : 22.785.840 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai m­¬i b¶y triÖu, bèn tr¨m n¨m m­¬i s¸u ngµn Ng­ßi mua hµng (ký, ghi râ hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (ký, ghi râ hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký, ghi râ hä tªn) §¬n vÞ : C«ng ty 247-BQP MÉu sè: 01 - VT Bé tµi chÝnh PhiÕu nhËp kho Ngµy 08 th¸ng 04 n¨m 2002 Sè : 09 Nî: Cã: Hä tªn ng­êi giao hµng : §/c C­êng §Þa chØ : C«ng ty DÖt lôa Nam ®Þnh Theo ho¸ ®¬n sè 048934 ngµy 06 th¸ng 04 n¨m 2002 cñaC«ng ty dÖt lôa Nam §Þnh NhËp t¹i kho: §/chÝ Nh­ - C«ng ty 247 §¬n vÞ: ®ång Tªn nh·n hiÖu, quy §VT MS Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn c¸ch vËt t­ (SP,HH) Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 Gabadin len 8817 - IA m 2118 69.091 146.334.738 Céng (01 kho¶n) 146.334.738 NhËp, ngµy 08 th¸ng 04 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho §¬n vÞ : C«ng ty 247- BQP MÉu sè: 01 - VT Bé tµi chÝnh PhiÕu nhËp kho Ngµy 14 th¸ng 04 n¨m 2002 Sè : 10 Nî: Cã: Hä tªn ng­êi giao hµng :C«ng ty dÖt Ph­íc Long §Þa chØ : .................................... Theo ho¸ ®¬n sè 007900 ngµy 06 th¸ng 04 n¨m 2002 cñaC«ng ty dÖt Ph­íc Long NhËp t¹i kho: §/chÝ Nh­ - C«ng ty 247 §¬n vÞ ®ång Tªn nh·n hiÖu, quy §VT MS Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn c¸ch vËt t­ (SP,HH) Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 V¶i Silk MicroFiber mÐt 986,4 21.000 20.714.400 Céng (01 kho¶n) 20.714.400 NhËp, ngµy 14 th¸ng 4 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho *. Tr×nh tù xuÊt vËt liÖu vµ CCDC : ViÖc xuÊt kho nguyªn vËt liÖu, CCDC cña C«ng ty chñ yÕu xuÊt dïng cho c«ng nghÖ may, mét sè Ýt ®­îc dïng cho chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, chi phÝ s¶n xuÊt chung. Khi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt cã nhu cÇu sö dông vËt t­, phßng kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho thµnh 03 liªn: 1 liªn phßng kÕ to¸n l­u l¹i; 1 liªn chuyÓn cho thñ kho vµ mét liªn chuyÓn cho ph©n x­ëng sö dông vËt t­ lµm c¨n cø ®Ó tÝnh gi¸ thµnh. Ph©n x­ëng xin lÜnh vËt t­ mang ®Õn c¸c bé phËn liªn quan (KÕ to¸n tr­ëng, Gi¸m ®èc...) ký nhËn sau ®ã mang xuèng kho ®Ó nhËn vËt t­. Thñ kho vµ ng­êi nhËn ph¶i ký x¸c nhËn sè vËt t­ xuÊt dïng (1 liªn thñ kho gi÷; 1 liªn giao cho ph©n x­ëng sö dông vËt t­ tõ ®ã lµm c¨n cø ®Ó tÝnh gi¸ thµnh). Tr×nh tù xuÊt kho vËt liÖu ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: Yªu cÇu PhiÕu §¬n vÞ sö dông s¶n xuÊt xuÊt kho (Ph©n x­ëng c¾t, may...) §¬n vÞ: C«ng ty 247 MÉu sè: 01- VT Bé tµi chÝnh PhiÕu xuÊt kho Ngµy 16 th¸ng 04n¨m 2002 Sè: 13 Nî: Cã: Hä tªn ng­êi nhËn hµng: §ång chÝ Dòng - Ph©n x­ëng c¾t Lý do xuÊt kho: Phôc vô s¶n xuÊt XuÊt t¹i kho: §ång chÝ Nh­ - C«ng ty 247 Tªn nh·n hiÖu, quy §VT MS Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn c¸ch vËt t­ (SP,HH) Theo yªu cÇu Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 1 V¶i Silk Micro Fiber m 500 21.000 10.500.000 2 Gabadin len 8817 - IA m 220 69.091 15.200.020 Céng (02 kho¶n) 25.700.020 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch BP Sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho *. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, CCDC : Do C«ng ty lùa chän ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, CCDC lµ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song nªn viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, CCDC ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi t¹i bé phËn kÕ to¸n vµ kho . ë kho thñ kho chØ theo dâi vÒ mÆt sè l­îng cßn ë phßng kÕ to¸n theo dâi c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ vËt t­. - T¹i kho: Thñ kho vµ c¸c nh©n viªn phôc vô trong kho cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n toµn vÑn sè l­îng, chÊt l­îng vËt t­, n¾m v÷ng ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong kho vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i cña tõng thø, lo¹i vËt liÖu vµ CCDC ®Ó s½n sµng xuÊt cho ph©n x­ëng khi cã yªu cÇu. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt ph¸t sinh thñ kho tiÕn hµnh ph©n lo¹i, s¾p xÕp cho tõng thø, tõng lo¹i vËt t­ ®Ó ghi vµo sæ kho chi tiÕt cho tõng lo¹i theo sè l­îng vµ cuèi ngµy thñ kho tÝnh sè tån kho cña tõng thø vËt t­ ®Ó ghi vµo sæ kho. Sæ kho Trang: Tªn vËt liÖu (s¶n phÈm, hµng ho¸): V¶i Gabadin len 8817 - IA Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ghi chó N,T Sè phiÕu NhËp XuÊt Tån Th¸ng 04/2002 1.138,5 08/ 04 09 NhËp v¶i dÖt Nam §Þnh 2118 3.256,5 16/ 04 13 XuÊt - §/chÝ Dòng PX c¾t 220,0 3.036,5 25/ 04 20 XuÊt - §/chÝ Dòng PX c¾t 600,5 2.436,0 28/ 04 28 XuÊt - §/chÝ Dòng PX c¾t 1.200,0 1.236,0 Céng th¸ng 04 n¨m 2002 2118 2.020,5 1.236,0 Sæ kho Trang: Tªn vËt liÖu (s¶n phÈm, hµng ho¸): V¶i Silk Micro Fiber §¬n vÞ tÝnh: m Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ghi chó N,T Sè phiÕu NhËp XuÊt Tån Th¸ng 04 n¨m 2002 2.500 14/ 04 10 NhËp C«ng ty DÖt Ph­íc Long 986,4 3486,4 16/ 04 13 XuÊt - §/chÝ Dòng PX c¾t 500,0 2.986,4 26/ 04 22 XuÊt - §/chÝ Dòng PX c¾t 831,4 2.155,0 30/ 04 29 XuÊt - §/chÝ Dòng PX c¾t 729,0 1.426,0 Céng th¸ng 4 n¨m 2002 986,4 2060,4 1.426,0 - T¹i phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n vËt liÖu còng sö dông sæ kho ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho cña tõng thø vËt liÖu, sæ kho nµy kh«ng kh¸c g× sæ kho mµ thñ kho ®· ph¶n ¸nh, viÖc t¹o lËp nh­ vËy chØ cã t¸c dông lµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi, dÔ dµng h¬n khi ®èi chiÕu sè liÖu vÒ l­îng vËt t­ nhËp - xuÊt - tån ë kho (th«ng th­êng sæ kho ®­îc më hµng n¨m vµ mçi n¨m chØ më sæ kho mét lÇn). §ång thêi, t¹i phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n vËt liÖu cßn më sæ chi tiÕt ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån vËt t­ theo tõng thø, tõng lo¹i c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Sæ chi tiÕt vËt t­ còng ®­îc më riªng cho tõng lo¹i vËtliÖu (vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, phô tïng thay thÕ...) C¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp kho, xuÊt kho, ho¸ ®¬n GTGT mµ bªn b¸n giao cho ®Ó kÕ to¸n vËt liÖu, CCDC ghi sæ nh­ sau: (Sæ chi tiÕt vËt liÖu trang 55) + Ph­¬ng ph¸p ghi sæ chi tiÕt vËt liÖu : - Sè liÖu ®Ó ghi vµo cét tån ®Çu th¸ng: LÊy sè liÖu cét tån th¸ng tr­íc - Cét nhËp, xuÊt: C¨n cø vµo chøng tõ nhËp, xuÊt ph¸t sinh trong th¸ng ®Ó ghi vµo. - Tæng cét cuèi th¸ng vµ lÊy sè liÖu ®ã ghi vµo b¶ng kª nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu, CCDC. + C¸ch ghi b¶ng kª nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu - Cét 1, 2: C¨n cø vµo STT, tªn vËt liÖu theo c¸ch ph©n lo¹i ë sæ kho vµ sæ chi tiÕt t¹i phßng kÕ to¸n. - Cét 3: C¨n cø vµo ®¬n gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ghi trªn c¸c chøng tõ - Cét 4,5: C¨n cø vµo sè liÖu tån trong kú th¸ng tr­íc trªn sæ chi tiÕt vËt liÖu t­¬ng øng - Cét 6,7: C¨n cø vµo sè l­îng tæng céng vµ thø tù phÇn nhËp ë c¸c sæ chi tiÕt t­¬ng øng - Cét 8,9: C¨n cø vµo sè l­îng tæng céng vµ thø tù phÇn xuÊt sæ chi tiÕt t­¬ng øng - Cét 10 = cét 4 + cét 6 - cét 8 - Cét 11 = cét 5 + cét 7 - cét 9 Sæ chi tiÕt vËt liÖu Tªn vËt liÖu: V¶i Gabadin len 8817 - IA K1,50 §¬n vÞ tÝnh: mÐt Ngµy Chøng tõ DiÔn gi¶i §¬n NhËp XuÊt Tån ghi chó th¸ng N X gi¸ SL ST SL ST SL ST Th¸ng 01 n¨m 2000 69.091 1138,5 78.660.103,5 08/04 09 NhËp dÖt lôa Nam §Þnh 69091 2.118 146.334.738 16/04 13 XuÊt ®/c Dòng PX c¾t 220,0 15.200.020 25/04 20 XuÊt ®/c Dòng PX c¾t 600,5 41.489.145,5 28/04 28 XuÊt ®/c Dòng PX c¾t 1.200,0 82.909.200 Céng th¸ng 01/2000 2.118 146.334.738 2.020,5 139.589.365,5 1.236 85.396.476 B¶ng kª nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu Th¸ng 04 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: §ång Sè Tªn vËt t­ §¬n gi¸ Tån ®Çu kú NhËp trong kú XuÊt trong kú Tån cuèi kú TT SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 V¶i len 8817-IA 69.091 1.138,5 78.660.103,5 2.118 146.334.738 2.020,5 139.598.365,5 1.236 85.396.476 2 V¶i Silik Micro Fiber 21.000 2.500 52.500.000 986,4 20.714.400 2.064,4 43.268.400 1.426 29.946.000 3 V¶i Casimia 145.000 327,8 47.531.000 260,5 37.772.500 438,5 63.582.000 149,8 21.721.000 4 V¶i bay HB 20.000 4.831 96.620.000 200 4.000.000 2438 48.760.000 2.593 51.860.000 .... ............................. ............ ......... .................. ....... ................. .......... .................... ......... .................. B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo (Dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ hµng th¸ng) Th¸ng 04 n¨m 2002 Tªn c¬ së kinh doanh: C«ng ty 247 - BQP §Þa chØ: 311 - §­êng Tr­êng Chinh - Thanh Xu©n - Hµ Néi §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ mua hµng ho¸, dÞch vô Tªn ®¬n vÞ, ng­êi b¸n ThuÕ GTGT ®Çu vµo Ghi chó Sè Ngµy 1 2 3 4 5 048.934 007.900 068.733 ..... 06.04 06.04 27.04 ....... C«ng ty DÖt Nam §Þnh C«ng ty DÖt Ph­íc Long Tæ hîp t¸c TiÕn Dòng ......................................... 14.633.474 2.071.440 483.900 ................ Tæng céng 19.334.847 4. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô 4.1 Tµi kho¶n kÕ to¸n vµ sæ kÕ to¸n sö dông. ë C«ng ty 247, kÕ to¸n vn 621 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Tµi kho¶n 627 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung Tµi kho¶n 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Tµi kho¶n 641 - Chi phÝ b¸n hµng Tµi kho¶n 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Tµi kho¶n 154 - Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu vµ CCDC ®­îc sö dông ë C«ng ty lµ ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, kÕ to¸n ¸p dông ®Ó h¹ch to¸n nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu vµ CCDC. §èi víi vËt liÖu vµ CCDC nhËp, kÕ to¸n sö dông c¸c sæ sau: Sæ nhËt ký mua hµng Sæ nhËt ký chi tiÒn Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 152 "Nguyªn liÖu, vËt liªuu" Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 "Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n" §èi víi vËt liÖu, CCDC xuÊt kho, kÕ to¸n sö dông: B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu vµ CCDC Ngoµi ra, víi h×nh thøc nhËt ký chung mµ C«ng ty ®ang ¸p dông cßn sö dông mÉu sæ sau: Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n B¶ng kª nhËp - xuÊt - tån vËt liÖu 4.2 KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu vµ CCDC : *. KÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu, CCDC Cïng víi viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, CCDC hµng ngµy th× viÖc tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu, CCDC lµ mét kh©u rÊt quan träng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt t­. Do vËt liÖu, CCDC cña C«ng ty hÇu hÕt lµ mua ngoµi nhËp kho nªn ®· n¶y sinh quan hÖ thanh to¸n gi÷a C«ng ty vµ ng­êi cung cÊp vËt t­. §èi víi nh÷ng l« hµng mua lÎ, gi¸ trÞ nhá cã thÓ thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt; cßn ®èi víi nh÷ng l« hµng cã gi¸ trÞ lín kh«ng thÓ thanh to¸n ngay nh­ trªn ®­îc th× kÕ to¸n ph¶n ¸nh theo dâi nî ph¶i tr¶ ng­êi cung cÊp ®Õn khi cã ®ñ ®iÒu kiÖn thanh to¸n th× sÏ chuyÓn tr¶ vµ xo¸ nî sau. Thùc tÕ ë C«ng ty 247 khi mua vËt liÖu vÒ s¶n xuÊt th× vËt liÖu ®­îc ®­a vÒ C«ng ty bao giê còng cã ho¸ ®¬n kÌm theo kh«ng cã tr­êng hîp nµo vËt t­ ®· vÒ ®Õn C«ng ty mµ ho¸ ®¬n vÉn ch­a vÒ vµ ng­îc l¹i. Cô thÓ viÖc h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, CCDC ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: - C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho sè 14 ngµy 15/04/2002 nhËp kho chØ mua cña c«ng ty chØ Phong phó, ®· thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 2.146.200 Nî TK 133 246.120 Cã TK 111 2.707.320 - C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho sè 09 ngµy 08/04/2002 C«ng ty mua v¶i cña c«ng ty DÖt Nam §Þnh, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 146.334.738 Nî TK 133 14.633.474 Cã TK 331 160.968.212 - C¨n cø vµo phiÕu chi sè 564 ngµy 21/04/2002, C«ng ty ®· tiÕn hµnh thanh to¸n kho¶n nî víi c«ng ty DÖt lôa Nam ®Þnh vÒ l­îng v¶i ®· nhËp theo phiÕu nhËp kho sè 209 ngµy 14/12/2001, kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 173.727.500 Cã TK 111 173.727.500 - Tr­êng hîp hµng vÒ nhËp kho nh­ng ph¸t hiÖn thÊy cã mét sè c©y v¶i nhá kh«ng ®óng tiªu chuÈn, chÊt l­îng, kÝch th­íc, mµu s¾c theo hîp ®ång mua b¸n ®· ký kÕt th× xuÊt tr¶ l¹i cho ng­êi b¸n.Theo chøng tõ sè 20 ngµy 18/04/2002, C«ng ty tr¶ l¹i vËt liÖu cho C«ng ty DÖt Nam §Þnh, do v¶i kh«ng ®óng quy c¸ch víi sè tiÒn ghi trªn phiÕu xuÊt lµ: 8.360.011, kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 8.360.011 Cã TK 152 7.600.010 Cã TK 133 760.001 - Theo phiÕu nhËp kho sè 32 ngµy 26/04/2002 ®ång chÝ Dòng - ph©n x­ëng c¾t nhËp l¹i vËt liÖu do xuÊt kh«ng ®óng chñng lo¹i yªu cÇu (víi sè tiÒn lµ: 750.420), kÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 152 750.420 Cã TK 621 750.420 + Víi c¸c nghiÖp vô nhËp kho vËt liÖu vµ CCDC liªn quan ®Õn tiÒn mÆt th× kÕ to¸n viÕt phiÕu chi råi chuyÓn ®Õn gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt. Sau khi thanh to¸n xong c¨n cø vµo phiÕu chi ®· xÐt duyÖt kÕ to¸n vµo sæ nhËt ký chi tiÕt. - Sæ nhËt ký chi tiÒn: Lµ lo¹i sæ ®Æc biÖt, C«ng ty dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô chi tiÒn cña ®¬n vÞ, mÉu sæ nµy ®­îc më riªng cho c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi tiÒn mÆt. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: - Cét 1: Ngµy, th¸ng ghi sæ - Cét 2,3: Ghi sæ chøng tõ, ngµy th¸ng lËp - Cét 4: Ghi néi dung nghiÖp vô ph¸t sinh - Cét 5: C¨n cø vµo sè tiÒn thùc chi tr¶ (PhiÕu chi) - Cét 6, 7, 8, 9: Sè tiÒn ph¸t sinh bªn Nî cña c¸c TK ®èi øng (môc ®Ých chi tiÒn ®Ó ghi vµo cét t­¬n øng) - Cét 10,11 : Ghi sè hiÖu vµ sè tiÒn cña c¸c TK liªn quan kh¸c ®èi øng víi Cã TK 111 Cuèi th¸ng, lÊy sè liÖu tæng céng ë cét nhËt ký chi tiÒn ®Ó ghi vµo sæ nhËt ký chung. C«ng ty 247 Sæ nhËt ký chi tiÒn mÆt N,T Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi cã Ghi Nî c¸c TK ghi sæ TK 111 TK 152 TK 331 TK 641 TK 642 TK kh¸c 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Th¸ng 04n¨m 2002 11 04.04 §/c H­êng Cty thiÕt bÞ BHL§ vµ DVTM nhËn tiÒn b¸n vËt t­ 14.967.700 14.967.700 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... 16 08.04 §/c TiÕn nhËn tiÒn mÆt mua vËt t­ cho C«ng ty 7.284.595 7.284.595 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... 23 17.04 §/c Thuû PKH nhËn tiÒn chi tiÕp kh¸ch 2.000.000 200.000 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... 564 21.04 §/c C­êng - C.ty DÖt lôa Nam §Þnh nhËn tiÒn b¸n vËt t­ 173.727.323 173.727.500 ............. ......... ........... .............................................. ........................ .................. ..................... .................... .................. ...... ..................... Céng 1.178.995.827 99.485.323 240.367.580 184.673.254 49.224.136 605.245.534 + ViÖc thu mua vËt liÖu, CCDC cña C«ng ty tõ bªn ngoµi th­êng cã quan hÖ mua b¸n th­êng xuyªn víi 1 sè ®èi t­îng cung cÊp, do quan hÖ nµy th­êng xuyªn vµ l©u dµi nªn nhiÒu khi ®· nhËn ®­îc vËt t­ nh­ng C«ng ty vÉn ch­a thanh to¸n víi ng­êi b¸n. V× thÕ kÕ to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu ®i liÒn víi kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Víi h×nh thøc nhËt ký chung ®Ó h¹ch to¸n nhËp vËt liÖu, CCDC, kÕ to¸n C«ng ty sö dông lo¹i sæ sau: - NhËt ký mua hµng - Sæ chi tiÕt TK 152 - Sæ chi tiÕt "Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n" Cô thÓ: khi nhËn ®­îc chøng tõ, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 007900 vµ phiÕu nhËp kho sè 10 ngµy 14/04/2002 nhËp V¶i cña c«ng ty DÖt Ph­íc Long, víi gi¸ mua thùc tÕ cña vËt liÖu lµ 20.714.400, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n. Nî TK 152 20.174.400 Nî TK 133 2.071.440 Cã TK 331 22.785.840 C¨n cø vµo ho¸ ®¬n 048934 vµ phiÕu nhËp kho sè 09 ngµy 08/04/2002 (sè liÖu ë phÇn tr­íc ®· tÝnh). KÕ to¸n ®Þnh kho¶n: Nî TK 152 146.334.738 Nî TK 133 14.633.474 CãTK 331 160.968.212 Tõ ®ã, kÕ to¸n vµo sæ nhËt ký mua hµng nh­ sau: Sæ nhËt ký mua hµng §¬n vÞ tÝnh: 1.000 ®ång N,T Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ghi Nî Ph¶i tr¶ ghi Sè N,T Hµng ho¸ NVL TK kh¸c ng­êi b¸n sæ SH ST (ghi cã) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Th¸ng 04/2002 03 05.04 C«ng ty LD SX KD tÊm b«ng PE nhËp vËt liÖu cho C«ng ty 2.625.000 133 262.500 2.887.500 09 08.04 §./c C­êng - Cty DÖt lôa Nam §Þnh nhËp vËt liÖu cho C«ng ty 146.334.738 133 14.633.474 160.968.212 10 14.04 C.ty DÖt Ph­íc Long nhËp vËt liÖu cho CTY 20.741.400 133 2.071.440 22.785.840 30 26.04 Tæ hîp t¸c TiÕn Dòng nhËp vËt liÖu cho CTY 4.839.900 133 483.900 5.322.900 ........................... ....... .......... ..... ............... ................ Céng cuèi th¸ng 1.000.000 457.062.176 63.487.517 521.549.693 Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 152: Lµ lo¹i sæ C«ng ty dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt NVLtrong ®¬n vÞ. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ: Cét 1: Ngµy th¸ng ghi sæ Cét 2,3: Ghi sè chøng tõ ngµy th¸ng lËp Cét 4: Ghi tªn ng­êi b¸n NVL cho c«ng ty Cét 5: TK ®èi øng Cét 6: Ghi gi¸ NVL nhËp kho Cét 7: Ghi tõ sæ NhËt ký chung( lÊy sè liÖu tõ b¶ng ph©n bæ VL,CCDC) Cét 8: Rót sè d­ Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 152 §¬n vÞ tÝnh: ®ång N,T DiÔn gi¶i DiÔn gi¶i TK Sè ph¸t sinh Sè d­ Ghi Ghi sæ Sè N,T ®èi øng Nî Cã Nî Cã chó NKC NKC 16 23 09 10 11 15 04.04 07.04 08.04 14.04 14.04 17.04 Th¸ng 04n¨m 2002 §/c TiÕn nhËn TM mua VT cho C«ng ty §/c B×nh nhËn TM b¸n VT cho C«ng ty §/c C­êng dÖt lôa Nam §Þnh nhËp VT cho CTY C.ty DÖt Ph­íc Long nhËp vËt t­ cho CTY §/c HiÕu - C«ng ty 20 - BQP nhËp VT cho CTY ................................... §/c Dòng - PX c¾t nhËp tr¶ l¹i VT Ph©n bæ NVL xuÊt dïng 111 111 331 331 331 621 621 627 641 642 7.284.595 26.830.200 146.334.738 20.714.400 315.363.235 750.420 577.542.950 2.300.692 17.776.220 3.601.356 1.718.996.361 Céng th¸ng 04/2002 557.297.919 601.221.281 1.675.073.062 *. KÕ to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu + KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu: VËt liÖu C«ng ty xuÊt kho chñ yÕu lµ phôc vô s¶n xuÊt cô thÓ lµ may quÇn ¸o vµ mét sè s¶n phÈm kh¸c, bªn c¹nh ®ã còng cã mét sè Ýt vËt liÖu ®­îc xuÊt dïng cho chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, chi phÝ s¶n xuÊt chung. TrÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho lµ gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi vµ cuèi th¸ng lËp b¶ng ph©n bæ cho ®èi t­îng sö dông ®óng theo gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n - C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho sè 13 ngµy 16/04/2002 xuÊt kho v¶i Gabadin 8817 vµ v¶i Silk Micro Fiber cho ph©n x­ëng c¾t ®Ó trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm kÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh: Nî TK 621 25.700.020 Cã TK 152 25.700.020 - C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho sè 16 ngµy 25/04/2002 xuÊt kho vËt liÖu cho qu¶n lý doanh nghiÖp, s¶n xuÊt chung kÕ to¸n ghi: Nî TK 642 1.169.790 Nî TK 627 1.377.710 Cã TK 152 1.997.500 Cã TK 153 550.000 - C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho sè 08 ngµy 09/4/2002, xuÊt kho vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 154 16.492.340 Cã TK 152 16.492.340 ë C«ng ty, nghiÖp vô xuÊt b¸n vËt t­ rÊt hiÕm khi x¶y ra do vËy kh«ng ®Ò cËp ë phÇn nµy, nÕu ph¶n ¸nh th× khi xuÊt b¸n ®èi øng víi bªn cã cña TK 152 sÏ lµ bªn Nî cña TK 632 Chó ý: Trong th¸ng, khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô xuÊt vËt liÖu kÕ to¸n kh«ng theo dâi riªng nghiÖp vô xuÊt ë mét sè chi tiÕt nµo c¶, vËt liÖu xuÊt chØ ph¶n ¸nh trªn sæ kho vÒ mÆt sè l­îng. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp c¸c phiÕu xuÊt kho vËt liÖu tiÕn hµnh ph©n lo¹i vµ tæng hîp ®Ó ghi vµo b¶ng ph©n bæ sè 2 - B¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu vËt liÖu, CCDC + KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vµ ph©n bæ CCDC: CCDC lµ t­ liÖu lao ®éng kh«ng ®ñ tiªu chuÈn xÕp vµo tµi s¶n cè ®Þnh nªn viÖc xuÊt dïng CCDC t­¬ng tù nh­ viÖc xuÊt dïng nguyªn liÖu vËt liÖu ; trõ mét sè Ýt CCDC xuÊt dïng cã gi¸ trÞ lín, sö dông cho nhÒu kú kinh doanh th× míi tiÕn hµnh ph©n bæ vµ h¹ch to¸n vµo TK 142 - Chi phÝ tr¶ tr­íc chê ph©n bæ. Thùc tÕ ë C«ng ty 247, CCDC chØ lµ nh÷ng vËt th«ng th­êng , thêi gian sö dông ng¾n vµ gi¸ trÞ nhá nh­: m¾c ¸o, giÊy gi¸c mÉu... nªn khi xuÊt dïng kÕ to¸n tÝnh lu«n mét lÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh kú ®ã. Cô thÓ xuÊt dïng cho môc ®Ých nµo th× tÝnh lu«n vµo ®èi t­îng ®ã chÞu chi phÝ, nh÷ng ®èi t­îng chÞu chi phÝ ®ã nh­: chi phÝ s¶n xuÊt chung, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp . - C«ng ty kh«ng tiÕn hµnh nhËp kho phÕ liÖu thu håi nh­ng phÕ liÖu thu håi ®­îc gom l¹i vµ b¸n, tiÒn b¸n phÕ liÖu th­êng ®­îc tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt, sè tiÒn nµy còng kh«ng h¹ch to¸n vµo sæ s¸ch nµo c¶ mµ ®Ó chi dïng mua chæi lµm vÖ sinh, xµ phßng, bµn ch¶i... - ViÖc ph©n bæ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng ®­îc kÕ to¸n ph¶n ¸nh trªn b¶ng ph©n bæ sè 2 - B¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu vËt liÖu, CCDC. B¶ng ph©n bæ nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt l iÖu, CCDC xuÊt kho, b¶ng ph©n bæ sè 2 ghi cã TK 152, TK 153 ghi Nî c¸c TK kh¸c nh­: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 154... Cét däc ph¶n ¸nh lo¹i vËt liÖu, CCDC xuÊt dïng trong th¸ng, cét ngang ph¶n ¸nh ®èi t­îng sö dông vËt liÖu, CCDC. C¬ së ®Ó lËp b¶ng nµy: C¨n cø vµo sè liÖu tõ c¸c phiÕu xuÊt kho tËp hîp vµo cuèi th¸ng ®èi víi tõng lo¹i vËt liÖu, CCDC xuÊt dïng sau ®ã tËp hîp c¸c phiÕu xuÊt theo tõng ®èi t­îng sö dông vµ tæng hîp sè liÖu ghi vµo b¶ng ph©n bæ. B¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu vËt liÖu, CCDC Th¸ng 04 n¨m 2002 Sè Ghi cã c¸c TK TK 152 TK 153 TT §èi t­îng sö dông(Ghi cã c¸c TK) HT TT HT TT 1 TK 621 577.542.950 - NVL chÝnh xuÊt cho SX 501.369.927 - NVL xuÊt cho gia c«ng 59.680.683 - NVL xuÊt cho gia c«ng 16.492.340 2 TK 627 2.300.692 - Phô tïng thay thÕ 2.300.692 - C«ng cô xuÊt dïng 550.000 3 - TK 641 17.776.220 900.000 VËt t­ - CCDC xuÊt dïng 17.776.220 900.000 4 TK 642 3.601.356 - Nhiªn liÖu xuÊt dïng 3.601.356 Céng 601.221.281 1.450.000 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, CCDC T¹i C«ng ty 247-BQP B¶ng ph©n bæ VL, CCDC NhËt ký chuyªn dïng NhËt k ý chung Sæ c¸i tµi kho¶n B¶ng c©n ®èi sè PS c¸c TK Víi nh÷ng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh kh«ng liªn quan ®Õn c¸c sæ nhËt ký chuyªn dïng th× khi cã nghiÖp vô ph¸t sinh kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi ngay vµo sæ nhËt ký chung. Cßn c¸c nghiÖp vô nhËp vËt t­ cña C«ng ty chØ x¶y ra mét trong hai tr­êng hîp lµ doanh nghiÖp cã thÓ tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt víi nh÷ng l« hµng cã gi¸ trÞ kh«ng qu¸ lín do vËy khi nhËp vËt t­ tr¶ ngay b»ng tiÒn mÆt th× kÕ to¸n kh«ng tiÕn hµnh ghi vµo sæ nhËt ký chung mµ theo dâi ë sæ nhËt ký chi tiÒn ghi vµo cét Nî TK 152 ®èi øng Cã TK 111; cßn c¸c nghiÖp vô xuÊt vËt t­ th× kÕ to¸n chØ tæng hîp c¸c phiÕu xuÊt kho trong th¸ng sau ®ã tËp hîp sè liÖu tæng hîp tõ Sæ nhËt ký chi tiÒn, Sæ nhËt ký mua hµng; B¶ng ph©n bæ nguyªn liÖu, vËt liÖu , CCDC; B¶ng tæng hîp l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ®Ó ghi vµo Sæ nhËt ký chung Sæ nhËt ký chung lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian. Bªn c¹nh ®ã, thùc hiÖn viÖc ph¶n ¸nh theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n ®Ó phôc vôcho viÖc ghi sæ c¸i. + KÕt cÊu vµ ph­¬ng ph¸p ghi sæ - Cét 1: Ghi ngµy, th¸ng ghi sæ. - Cét 2 + 3: Ghi sæ vµ ngµy, th¸ng lËp cña chøng tõ dïng lµm c¨n cø ghi sæ. - Cét 4: Ghi néi dung vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh - Cét 5: §¸nh dÊu c¸c nghiÖp vô ghi sæ nhËt ký chung ®· ®­îc ghi vµo sæ c¸i - Cét 6: Ghi sè liÖu c¸c TK ghi nî, ghi cã theo ®Þnh kho¶n kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh. TK ghi Nî ®­îc ghi tr­íc, TK ghi Cã ®­îc ghi sau mçi TK ®­îc ghi mét dßng riªng. - Cét7: Ghi sè tiÒn ph¸t sinh c¸c TK ghi Nî. - Cét 8: Ghi sè tiÒn ph¸t sinh c¸c TK ghi Cã. Cuèi trang sæ céng sè ph¸t sinh luü kÕ ®Ó chuyÓn sang trang sau. §Çu trang sæ ghi sè céng trang tr­íc chuyÓn sang. Sæ nhËt ký chung N,T ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i §· ghi sæ c¸i SH TK Sè ph¸t sinh Sè ngµy Nî Cã Th¸ng 04 n¨m 2002 32 26.04 §/chÝ Dòng - PXC nhËp l¹i vËt t­ Chi tiÒn mÆt trong th¸ng 152 621 131 133 152 153 154 156 211 331 334 336 338 431 627 641 642 111 750.420 66.345.698 11.112.371 99.485.323 407.400 39.263.650 29.381.397 11.538.000 240.367.580 397.707.632 20.048.286 16.9603.900 8.655.000 4.182.200 184.673.254 49.224.136 750.420 1.178.995.827 Mua hµng trong th¸ng 133 152 154 156 331 7.885.517 457.062.176 55.602.000 1.000.000 521.549.693 11 01.05 Ph©n bæ NVL xuÊt dïng 621 627 641 642 152 577.542.950 2.300.092 17.776.220 3.601.356 601.221.218 11 01.05 Ph©n bæ CCDC xuÊt dïng 627 641 153 550.000 900.000 1.450.000 Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo "Sæ nhËt ký chung" kÕ to¸n tæng hîp ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n, h×nh thøc sæ cña C«ng ty ¸p dông nh­ mÉu biÓu Bé Tµi chÝnh ban hµnh mµ c¸c doanh nghiÖp ®ang ¸p dông. Sæ c¸i tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n : Nguyªn liÖu vËt liÖu Sè hiÖu: 152 §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè ph¸t sinh Sè N,T NKC §U Nî Cã Th¸ng 04/2002 Sè d­ ®Çu th¸ng 1.718.996.361 32 26/4 §/c Dòng PX c¾t nhËp l¹i v¶i 621 750.420 09 29/4 Mua NVL b»ng tiÒn mÆt 111 99.485.323 06 30/4 Mua NVL ch­a thanh to¸n 331 457.062.176 11 01/5 Ph©n bæ NVL xuÊt dïng 621 577.542.950 627 2.300.692 641 17.776.220 642 3.601.356 Céng sè ph¸t sinh Sè d­ cuèi th¸ng 557.297.919 1.675.073.062 601.221.218 Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Sæ c¸i tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n: C«ng cô dông cô Sè hiÖu: 153 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè ph¸t sinh Sè N,T NKC §U Nî Cã Th¸ng 04/2002 Sè d­ ®Çu th¸ng 2.533.600 06 27/4 Mua CCDC b»ng tiÒn mÆt 111 407.400 08 28/4 Mua CCDC ch­a thanh to¸n 331 3.270.000 11 01/5 Ph©n bæ CCDC xuÊt dïng 627 550.000 641 900.000 Céng sè ph¸t sinh Sè d­ cuèi th¸ng 3.677.400 4.761.000 1.450.000 Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Sæ c¸i tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n: Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Sè hiÖu: 331 §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè ph¸t sinh Sè N,T NKC §U Nî Cã Th¸ng 04/2002 Sè d­ ®Çu th¸ng 1.504.459.396 Chi tiÒn NH tr¶ ng­êi b¸n 112 356.928.830 Chi tiÒn mÆt tr¶ ng­êi b¸n 111 240.367.580 Mua h µng ch­a thanh to¸n 521.549.693 Céng sè ph¸t sinh Sè d­ cuèi th¸ng 597.296.410 521.549.693 1.428.712.679 Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Sæ c¸i tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n: Chi phÝ NVL trùc tiÕp Sè hiÖu: 621 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang TK Sè ph¸t sinh Sè N,T NKC §U Nî Cã Th¸ng 04/2002 32 26/4 §/c Dòng PX c¾t nhËp l¹i v¶i 152 750.420 11 01/5 Ph©n bæ NL VL, xuÊt dïng 152 601.221.218 KÕt chuyÓn chi phÝ NVL T.tiÕp 154 600.470.798 Céng sè ph¸t sinh 601.221.218 601.221.218 Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n, ph¶n ¸nh sè d­ ®Çu th¸ng, sè ph¸t sinh trong th¸ng vµ sè d­ cuèi th¸ng cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n mµ C«ng ty sö dông. Trong ®ã cã tµi kho¶n 152 "nguyªn liÖu vËt liÖu" vµ tµi kho¶n 153 "CCDC" ; C¸ch ghi b¶ng nµy nh­ sau: Cét sè d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo cét sè d­ cuèi cña b¶ng nµy th¸ng tr­íc. - Cét sè ph¸t sinh trong th¸ng: C¨n cø vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n ®Ó ghi sè ph¸t sinh Nî vµ sè ph¸t sinh Cã cho tõng tµi kho¶n: - Cét sè d­ cuèi th¸ng: C¨n cø vµ cét sè d­ cuèi th¸ng cña sæ c¸i ®· tÝnh nh­ng ph¶i trïng víi c¸ch tÝnh sau: Sè d­ cuèi th¸ng = Sè d­ ®Çu th¸ng + Sè ph¸t sinh - Sè ph¸t sinh t¨ng trong th¸ng gi¶m trong th¸ng B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n Th¸ng 04 n¨m 2002 §¬n vÞ tÝnh: §ång Tµi Sè d­ ®Çu th¸ng Sè ph¸t sinh trong th¸ng Sè d­ cuèi th¸ng kho¶n Nî Cã Nî Cã Nî Cã 152 1.718.996.361 557.297.919 601.221.218 1.675.073.062 153 2.533.600 3.677.400 1.450.000 4.761.000 111 25.124.670 1745.351.092 1.178.995.827 591.479.915 331 1.504.459.396 597.296.410 521.549.693 1.428.712.679 621 601.221.218 601.221.218 S¬ ®å h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu, CCDC T¹i C«ng ty 247-BQP B¶ng ph©n bæ VL, CCDC NhËt ký chuyªn dïng NhËt k ý chung Sæ c¸i tµi kho¶n B¶ng c©n ®èi sè PS c¸c TK PhÇn III ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô t¹i C«ng ty 247 - BQP I. NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu, CCDC t¹i C«ng ty 247 - BQP C«ng ty 247 Bé quèc phßng ®i lªn tõ mét tr¹m may ®o chñ yÕu phôc vô néi bé Qu©n chñng Phßng kh«ng. §Õn nay C«ng ty míi trßn 19 n¨m kÓ tõ khi thµnh lËp víi nh÷ng b­íc ®i th¨ng trÇm cïng víi nh÷ng kinh nghiÖm Ýt ái cña m×nh, C«ng ty gÆp kh«ng Ýt nh÷ng khã kh¨n nh­ s¶n xuÊt th× lÊy vèn ë ®©u, sö dông vèn nh­ thÕ nµo cho cã hiÖu qu¶, lµm thÕ nµo ®Ó tiªu thô ®­îc s¶n phÈm vµ thu ®­îc lîi nhuËn ... MÊy n¨m gÇn ®©y C«ng ty ®· cã vèn ®Çu t­ vµ nguån vèn huy ®éng kh¸c, ®· trang bÞ thªm m¸y mãc hiÖn ®¹i, bè trÝ l¹i c¬ cÊu s¶n xuÊt cho phï hîp. Nh­ng vÊn ®Ò ®· ®Æt ra lµ C«ng ty ph¶i quan t©m nhiÒu nhÊt ®Õn n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, chÊt l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. ChÝnh v× lÏ ®ã, cïng víi sù ph¸t triÓn cña C«ng ty, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu, CCDC nãi riªng còng kh«ng ngõng c¶i tiÕn vÒ mäi mÆt, nã gãp phÇn kh«ng nhá vµo viÖc qu¶n lý h¹ch to¸n vµ thóc ®Èy s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. HiÖn nay, C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung trong h¹ch to¸n kÕ to¸n. §©y còng lµ h×nh thøc cã ­u ®iÓm ®èi víi ®Æc ®iÓm cô thÓ cña C«ng ty, cã thÓ sö dông kÕ to¸n trªn m¹ng m¸y vi tÝnh. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc phï hîp víi tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña tõng ng­êi. Ngoµi nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é ®¹i häc, mét sè c¸n bé cßn l¹i ®· ®­îc ®µo t¹o båi d­ìng nghiÖp vô qu¶n lý kinh tÕ theo tr×nh ®é ®¹i häc. Nh×n chung, viÖc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n míi ë C«ng ty t­¬ng ®èi nhanh. C«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu vµ CCDC vÒ c¬ b¶n ®· ®¶m b¶o tu©n thñ chÕ ®é kÕ to¸n míi ban hµnh víi hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ chi tiÕt râ rµng. Do C«ng ty nhËn thøc râ ®­îc sù ¶nh h­ëng cña chi phÝ nguyªn vËt liÖu, CCDC ®Õn gi¸ thµnh s¶n phÈm nªn ®· quan t©m ®óng møc ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu, CCDC tõ kh©u thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n ®Õn viÖc sö dông. - ë kh©u dù tr÷, b¶o qu¶n: C«ng ty ®· x¸c ®Þnh l­îng vËt t­ dù tr÷ nh»m võa ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt, võa kh«ng g©y ø ®äng vèn kinh doanh. HÖ thèng kho tµng ®­îc bè trÝ ®Çy ®ñ cã ph­¬ng ¸n b¶o vÖ nghiªm ngÆt kh¾c phôc ®­îc t×nh tr¹ng thÊt tho¸t nguyªn vËt liÖu, CCDC. - ë kh©u sö dông: Nhu cÇu sö dông vËt liÖu, CCDC ë c¸c ph©n x­ëng ®Òu ®­îc phßng kÕ to¸n vËt t­ kiÓm tra xÐt duyÖt trªn c¬ së nhiÖm vô s¶n xuÊt. Nh­ vËy C«ng ty ®· qu¶n lý vËt t­ ®­a vµo s¶n xuÊt mét c¸ch chÆt chÏ tiÕt kiÖm chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. - VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu CCDC : Bé phËn kÕ to¸n vËt liÖu ®· thùc hiÖn t­¬ng ®èi nÒ nÕp tõ kh©u hoµn chØnh lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n ®Õn viÖc ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n. -ViÖc ¸p dông kÕ to¸n vËt liÖu vµ CCDC theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn hµng tån kho lµ phï hîp v¬Ý t×nh h×nh biÕn ®éng vËt t­, tiÒn vèn. ViÖc vËn dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, CCDC lµ phï hîp, viÖc ghi chÐp vµ tÝnh to¸n ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, dÔ ®èi chiÕu. Trong c«ng t¸c qu¶n lý nhËp - xuÊt - tån kho vËt liÖu vµ CCDC ®­îc ®èi chiÕu kh«ng nh÷ng gi÷a kÕ to¸n vËt liÖu víi kho mµ cßn trong néi bé phßng kÕ to¸n - gi÷a kÕ to¸n vËt liÖu víi kÕ to¸n thanh to¸n (PhÇn nhËp do mua ngoµi), gi÷a kÕ to¸n vËt liÖu víi thèng kª ph©n x­ëng (phÇn xuÊt cho c¸c ph©n x­ëng sö dông). ë c¸c doanh nghiÖp, th«ng th­êng nÕu qui m« s¶n xuÊt lín, c¸c doanh nghiÖp th­êng tæ chøc vËn dông h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ CCDC theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ vµ x©y dùng hÖ thèng gi¸ h¹ch to¸n æn ®Þnh trong tÝnh gi¸ vËt liÖu nhËp - xuÊt - tån kho. Tuy nhiªn ë C«ng ty 247 hiÖn nay quy m« s¶n xuÊt lµ quy m« võa do ®ã viÖc vËn dông ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song trong h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, CCDC vµ sö dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ ®Ých danh vËt t­ nhËp - xuÊt - tån kho nh×n chung lµ hîp lý. Víi mét nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã nhiÒu biÕn ®éng kh«ng ngõng, lu«n cã nh÷ng chuyÓn biÕn phøc t¹p, do ®ã mçi ®¬n vÞ trong nÒn kinh tÕ lu«n t×m c¸ch ®æi míi, hoµn thiÖn m×nh, thay thÕ vµ lo¹i bá nh÷ng ®iÒu kh«ng hîp lý ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Cïng víi xu thÕ chung cña x· héi, C«ng ty 247 lµ ®¬n vÞ rÊt nh¹y bÐn trong c«ng t¸c qu¶n lý, ph¸t huy nh÷ng ®iÓm vèn cã. C«ng ty ®· ®ang vµ t×m cho m×nh nh÷ng b­íc ®i míi, m¹nh d¹n ®Çu t­ ®æi míi d©y chuyÒn c«ng nghÖ s¶n xuÊt, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ chÊt l­îng s¶n xuÊt s¶n phÈm, tõng b­íc ph¸t triÓn kh«ng ngõng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, c¶i thiÖn vµ n©ng cao ®êi sèng ng­êi lao ®éng. Tuy nhiªn, bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn, c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu vµ CCDC ë C«ng ty 247 cßn mét sè tån t¹i cÇn hoµn thiÖn, cô thÓ lµ: 1. ë C«ng ty kh«ng thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­. Do ®ã vËt t­ mua vÒ kh«ng ®­îc kiÓm tra tØ mØ, kh¸ch quan c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng còng nh­ chñng lo¹i. §iÒu nµy cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng vËt t­ nhËp kho kh«ng ®¶m b¶o ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt. 2. VÒ c«ng t¸c . Bëi v× thùc tÕ cã nh÷ng m¶nh v¶i thõa, v¶i vôn lµ phÕ liÖu nh­ng cßn sö dông ®­îc dµi tõ 1m ®Õn h¬n 10m ®Òu ®­îc bá vµo bao chung víi c¸c lo¹i v¶i vôn kh¸c. Mµ trong thùc tÕ, khi tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm th× gi¸ thµnh s¶n phÈm ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc: S¶n phÈm Chi phÝ thùc S¶n phÈm Gi¸ trÞ phÕ ZSP = dë ®Çu kú + tÕ ph¸t sinh - dë cuèi kú - liÖu thu håi trong kú Do ®ã viÖc h¹ch to¸n gi¸ trÞ phÕ liÖu thu håi lµ rÊt cÇn thiÕt trong viÖc tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm ë kh©u sau: * VÒ viÖc xuÊt kho vËt liÖu: Do C«ng ty kh«ng xuÊt kho theo ®Þnh møc, ch­a x©y dùng ®­îc "HÖ thèng c¸c ®Þnh møc vËt t­". mµ míi chØ cã ®Þnh møc vËt t­ t¹m thêi cho mét s¶n phÈm ®Ó phôc vô cho viÖc tÝnh gi¸ thµnh mµ th«i. Do ®ã khi cã ®¬n ®Æt hµng hoÆc khi bé phËn s¶n xuÊt cã nhu cÇu sö dông vËt t­ th× xuèng kho b¸o víi thñ kho xuÊt vËt t­ cho s¶n xuÊt mµ phßng kÕ to¸n ch­a kÞp viÕt phiÕu xuÊt kho. Nh­ thÕ sÏ dÉn ®Õn tr­êng hîp thñ kho ch­a kÞp ghi vµo sæ hoÆc quªn ch­a ghi vµo nhËt ký hµng ngµy xuÊt, nhËp (do bËn nhiÒu viÖc hoÆc s¬ suÊt). Do vËy ®Õn cuèi th¸ng ®èi chiÕu kiÓm kª sÏ cã sù sai lÖch, mÊt thêi gian kiÓm tra l¹i, vµ cã khi dÉn ®Õn sù thÊt tho¸t vËt t­ trong qu¸ tr×nh xuÊt kho. 3.VÒ viÖc kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu vµ CCDC * VÒ viÖc sö dông sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n víi h×nh thøc Nh©t ký chung. C«ng ty sö dông sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ®Ó h¹ch to¸n theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh thu mua vËt liÖu vµ thanh to¸n c«ng nî víi ng­êi b¸n. §èi víi nh÷ng ng­êi b¸n cã quan hÖ th­êng xuyªn. kÕ to¸n ch­a më sæ riªng cho tõng ng­êi, nh­ vËy kÕ to¸n kh«ng theo dâi ®­îc mét c¸ch chÆt chÏ t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n. MÆt kh¸c, do sö dông mét sæ ®Ó theo dâi ®èi víi tÊt c¶ mäi ng­êi b¸n nªn kÕ to¸n chØ ghi sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n vµo cuèi th¸ng sau khi tËp hîp chøng tõ ®èi víi ng­êi b¸n. Do ®ã cµng lµm t¨ng c«ng viÖc vµo cuèi th¸ng, trong khi ®ã vÉn kh«ng theo dâi th­êng xuyªn t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n trong th¸ng. Ngoµi nh÷ng mÆt h¹n chÕ ë trªn, thùc tÕ C«ng ty còng cßn mét sè mÆt ch­a thËt tèt trong viÖc tæ chøc thu mua vËn chuyÓn vµ b¶o qu¶n vËt t­, ch­a cã øng dông tin häc trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu vµ CCDC. 4. ViÖc x©y dùng sæ danh ®iÓm vËt liÖu. HiÖn nay trong C«ng ty ch­a sö dông sæ danh ®iÓm vËt liÖu, mµ viÖc x©y dùng sæ nµy cã t¸c dông vµ ý nghÜa rÊt lín trong c«ng t¸c qu¶n lý, tiÕt kiÖm thêi gian trong viÖc ®èi chiÕu gi÷a kho vµ t×m kiÕm th«ng tin vÒ mét lo¹i vËt t­ nµo ®ã. II. Nh÷ng ®Ò xuÊt gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu vµ CCDC ë C«ng ty 247 - BQP . 1. LËp ban kiÓm nghÖm vËt t­ vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm: VËt t­ mua vÒ tr­íc khi nhËp kho cÇn ph¶i ®­îc kiÓm nghiÖm ®Ó x¸c ®Þnh sè l­îng, chÊt l­îng vµ quy c¸ch thùc tÕ cña chóng. Do ®ã C«ng ty cÇn ph¶i lËp mét ban kiÓm nghiÖm vËt t­, bao gåm nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vËt t­ trong C«ng ty, trong ®ã ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh lµ thñ kho. C¬ së ®Ó kiÓm nhËn lµ c¸c ho¸ ®¬n cña ng­êi cung cÊp. Tr­êng hîp ch­a cã ho¸ ®¬n ph¶i c¨n cø vµo hîp ®ång mua b¸n ®Ó kiÓm nghiÖm. Trong qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm vËt t­ nhËp kho, nÕu ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa, thiÕu hoÆc sai quy c¸ch, phÈm chÊt ®· ghi trong hîp ®ång ph¶i lËp biªn b¶n, x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n ®Ó tiÖn viÖc xö lý vÒ sau. NÕu vËt t­ mua vÒ, C«ng ty nhËn ®ñ sè l­îng, chÊt l­îng tèt, ®óng quy c¸ch th× ban kiÓm nghiÖm còng ph¶i lËp biªn b¶n x¸c nhËn. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 007900 ngµy 06/04/2002, C«ng ty mua cña C«ng ty DÖt Ph­íc Long 986,4 m v¶i Silk Micro Fiber vµ thùc tÕ kiÓm nhËn vËt t­ nhËp kho, ban kiÓm nghiÖm vËt liÖu cã thÓ lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm nh­ sau: Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô Ngµy 14 th¸ng 4 n¨m 2002 Sè: 01 C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT sè 007900 ngµy 06/04/2002 cña C«ng ty DÖt Ph­íc Long Ban kiÓm nghiÖm gåm: 1. «ng: NguyÔn Träng Khoa Tr­ëng ban 2. «ng: NguyÔn Xu©n Tri Uû viªn 3. Bµ: §ång ThÞ Nh­ Uû viªn §· kiÓm nghiÖm sè vËt t­ nhËp kho d­íi ®©y do «ng NguyÔn Xu©n Tri trùc tiÕp nhËn vÒ. STT Tªn, nh·n hiªu, M· sè Ph­¬ng thøc §¬n vÞ Sè l­îng KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm quy c¸ch vËt t­ thanh to¸n tÝnh theo ®¬n gi¸ SL ®óng quy c¸ch SL sai qui c¸ch 1 V¶i Silk Micro Fiber 1521-2-1 §o, ®Õm m 986,4 986,4 0 ý kiÕn cña Ban kiÓm nghiÖm : ¤ng NguyÔn Xu©n Tri nhËn vÒ v¶i Slik Micro Fiber cña C«ng ty DÖt Ph­íc Long b¸n cho ®ñ tiªu chuÈn nhËp kho, kh«ng mÊt m¸t, thiÕu hôt. §¹i diÖn kü thuËt Thñ kho Tr­ëng ban 2. Hoµn thiÖn viÖc nhËp kho phÕ liªu thu håi. ë C«ng ty, phÕ liÖu thu håi nhËp kho, kh«ng cã phiÕu nhËp kho kÌm theo. Nay em xin ®Ò xuÊt C«ng ty nªn tiÕn hµnh c¸c thñ tôc nhËp kho phÕ liÖu, phÕ liÖu thu håi tr­íc khi nhËp kho ph¶i ®­îc c¸c bé phËn cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc ®o, ­íc tÝnh gi¸ trÞ, sau ®ã bé phËn vËt t­ viÕt phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho phÕ liÖu ®­îc lËp thµnh 02 liªn: 1 liªn l­u t¹i n¬i viÕt, 1 liªn giao cho thñ kho phÕ liÖu ®· vµo kho. §Þnh kú kÕ to¸n vËt t­ còng nhËn phiÕu nhËp kho phÕ liÖu tõ thñ kho ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt phÕ liÖu nh­ ®èi víi c¸c lo¹i vËt t­ kh¸c. Cô thÓ ngµy 28/04/2002 cã mét sè l­îng v¶i bay, v¶i len, v¶i tuýt xi xanh ®­îc ®­a ra khái ph©n x­ëng c¾t ®Ó nhËpkho phÕ liÖu do c¾t thõa, v¶i mÈu vôn vµ 1 sè miÕng bÞ loang. Nh­ng thùc ra nh÷ng miÕng v¶i vôn to C«ng ty vÉn cã thÓ sö dông ®­îc, cho nªn thñ kho vµ c¸n bé vËt t­ cÇn ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i nh÷ng m¶nh v¶i cßn dïng ®­îc ®Ó ®o l¹i vµ x¸c ®Þnh ®¬n gi¸ ­íc tÝnh cã thÓ cßn sö dông ®­îc cho sè l­îng phÕ liÖu th¶i lo¹i ®ã. Ch¼ng h¹n: §o v¶i thõa bay ®Êt ®­îc 6,5 m vµ ­íc tÝnh 10.000 ®ång/mÐt §o v¶i tuýp xi xanh ®­îc 11,8 m vµ ­íc tÝnh 12.000 ®ång/mÐt §o v¶i len - Liªn X« xanh ®­îc 1,5m vµ ­íc tÝnh 80.000 ®ång/mÐt Cßn l¹i v¶i vôn nhá th× th¶i lo¹i hoÆc b¸n cho nh÷ng ng­êi cã nhu cÇu sö dông chóng. Bé phËn vËt t­ viÕt phiÕu nhËp kho nh­ sau: C«ng ty 247- BQP PhiÕu nhËp kho Ngµy 28 th¸ng 04 n¨m 2002 Sè 01 Tªn ng­êi nhËp : §/c Dòng - Ph©n x­ëng c¾t NhËp vµo kho: §/c Nh­ TT Tªn hµng §Vt Sè l­îng Gi¸ Gi¸ Ghi Xin nhËp Thùc nhËp ®¬n vÞ tiÒn chó 1 Bay ®Êt m 6,5 6,5 10.000 65.000 2 Tuýp xi xanh m 11,8 11,8 12.000 141.600 3 Len LX m 1,5 1,5 80.000 120.000 Céng 326.000 Céng thµnh tiÒn: (viÕt b»ng ch÷) : Ba tr¨m hai s¸u ngµn ®ång Ng­êi nhËp Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ 3. Hoµn thiÖn viÖc xuÊt kho vËt t­ Thùc tÕ viÖc xuÊt kho vËt t­ ë C«ng ty cho ta thÊy lµ ch­a khoa häc vµ hîp lý, viÖc xuÊt kho lan trµn kh«ng theo ®Þnh møc vµ kÕ ho¹ch cô thÓ, g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kÕ to¸n. Theo em viÖc xuÊt kho ë C«ng ty cÇn ph¶i cã sù thay ®æi l¹i. Cô thÓ lµ bé phËn sö dông vËt t­ lµ c¸c ph©n x­ëng ph¶i cã kÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong ®ã cã ghi theo tõng mÆt hµng cô thÓ, kÕ ho¹ch cô thÓ trong th¸ng. Vµ trong th¸ng ®ã, ph©n x­ëng ph¶i cã kÕ ho¹ch ®Þnh râ trong 3 hoÆc 5 ngµy ch¼ng h¹n sÏ sö dông nh÷ng lo¹i v¶i g× vµ sè l­îng lµ bao nhiªu... Do viÖc xuÊt vËt t­ trong C«ng ty diÔn ra còng t­¬ng ®èi th­êng xuyªn h¬n n÷a mÆt hµng s¶n xuÊt thay ®æi lu«n nªn vËt t­ xuÊt cho c¸c ph©n x­ëng phiÕu xuÊt vËt t­ nh­ hiÖn nay th× sè phiÕu vËt t­ ph¶i ghi rÊt nhiÒu, nh÷ng chøng tõ nµy chØ cã hiÖu lùc mét lÇn, mçi lÇn xin lÜnh vËt t­ l¹i ph¶i lËp 1 phiÕu míi nªn cã hiÖn t­îng l­u tr÷ hµng chång sè phiÕu vËt t­ sau mçi n¨m. §iÒu nµy g©y khã kh¨n cho viÖc h¹ch to¸n §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng trªn. C«ng ty nªn x©y dùng sæ ®Ò nghÞ lÜnh vËt t­ do bé ph©n kÕ ho¹ch ký duyÖt, ch¼ng h¹n lµ "PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc". Víi phiÕu nµy bé phËn cung tiªu chØ ph¶i lËp 1 lÇn nh­ng cã thÓ xuÊt vµ lÜnh vËt t­ theo nhiÒu lÇn trong qu¸ tr×nh sö dông. PhiÕu nµy do ®¬n vÞ sö dông duyÖt. Nã cã thÓ lËp chocïng mét lo¹i, thø vËt liÖu hoÆc nhiÒu thø vËt liÖu, cïng 1 kho xuÊt vµ cïng 1 bé phËn sö dông hoÆc dïng vµo s¶n xuÊt tõng ®ît s¶n phÈm theo ®¬n ®Æt hµng. §¬n vÞ: C«ng ty 247 PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc Ngµy 04 th¸ng 04 n¨m 2002 Sè: 01 Nî: Cã: Bé phËn sö dông: Ph©n x­ëng c¾t Lý do xuÊt: Phôc vô s¶n xuÊt s¶n phÈm XuÊt t¹i kho: §/c Nh­ Lo¹i ChØ tiªu vËt t­ M· sè §¬n vÞ Sè l­îng xuÊt §¬n gi¸ Thµnh tiÒn v¶i s¶n xuÊt theo KH tÝnh Ngµy Ngµy Ngµy Céng Bay zin 4891,2 m 528,0 75,8 281,3 14.000 12.391.4000 ............ ............... ...... ........ ......... ........ ........... ................. ............. ............................... Ng­êi nhËn Phô tr¸ch bé phËn sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Thñ kho Ph©n x­ëng xin lÜnh vËt t­ sau khi mang phiÕu lÜnh vËt t­ ®Õn bé phËn kÕ ho¹ch xÐt duyÖt th× ®em phiÕu nµy xuèng kho. Thñ kho lÇn l­ît ghi sæ thùc xuÊt ph¸t tõng ngµy vµ sau mçi ngµy th× ng­êi lÜnh vËt t­ ký vµo phÝa d­íi ®ã. LÜnh lÇn tiÕp theo ng­êi nhËn mang phiÕu ®Õn kho lÜnh mµ kh«ng ph¶i qua ký duyÖt Cuèi kú dï h¹n møc cßn hay hÕt thñ kho thu l¹i phiÕu céng sè thùc xuÊt trong kú ®Ó ghi vµo sæ kho vµ ký tªn vµo phiÕu (ghi râ hä tªn) sau khi ghi sæ kho, thñ kho chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n. 4.Hoµn thiÖn viÖc x©y dùng sæ danh ®iÓm vËt liÖu Sæ danh ®iÓm vËt liÖu lµ sæ tËp hîp toµn bé c¸c lä¹i vËt liÖu mµ hiÖn nay C«ng ty ®ang sö dông. Sæ danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc theo dâi riªng cho tõng thø, tõng nhãm vËt liÖu mét c¸ch chÆt chÏ gióp cho qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty ®­îc dÔ dµng. Nh­ng thùc tÕ sæ nµy kh«ng ®­îc sö dông ®Ó vµo phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt vËt liÖu, mÆt kh¸c sè l­îng vËt liÖu ph¸t sinh nhiÒu mµ kh«ng ®­îc theo dâi th­êng xuyªn trªn sæ danh ®iÓm nªn sè l­îng, chñng lo¹i vËt liÖu míi kh«ng ®­îc bæ sung kÞp thêi. Nh­ vËy, ®Ó thuËn tiÖn h¬n cho qu¸ tr×nh ghi chÐp, C«ng ty cã thÓ sö dông mÉu sè danh ®iÓm vËt liÖu nh­ sau: Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Ký hiÖu Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ Ghi chó Nhãm VL Danh ®iÓm 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu 1521 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh 1521.01 V¶i Len 1521.01.01 Len tÝm tham 1521.01.02 Len an ninh .... ... 1521.02 V¶i bay 1521.02.01 Bay viÖn kiÓm s¸t 1521.02.02 Bay qu¶n lý thÞ trêng ... ... 1522 Nguyªn liÖu, vËt liÖu phô 1522.01 Cóc 1522.01.01 Cóc an ninh 1522.01.02 Cóc kiÓm l©m ... ... 1522.02 Kho¸ 1522.02.01 Kho¸ nhùa 1522.02.01 Kho¸ ®ång ... ... 1523 Phô tïng thay thÕ 1523.01 Ch©n vÞt 1523.01.01 Ch©n vÞt Sµi Gßn 1523.01.02 Ch©n vÞ Trung Quèc ... ... 1524 Nhiªn liÖu 1524.01 DÇu 1524.02 X¨ng 1524.03 Mì ... .... 6. ý kiÕn kh¸c Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt víi quy m« kh«ng lín, c¸c c¬ së s¶n xuÊt kh«ng qu¸ ph©n t¸n, tr×nh ®é kÕ to¸n t­¬ng dèi ®ång ®Òu nªn C«ng ty ®· ¸p dông h×nh thøc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung. ViÖc ¸p dông h×nh thøc nµy gióp cho bé phËn kÕ to¸n n©ng cao chÊt l­îng vµ n¨ng suÊt lµm viÖc cña nh©n viªn kÕ to¸n, phôc vô kÞp thêi cho viÖc chØ ®¹o tËp trung thèng nhÊt cña kÕ to¸n tr­ëng, phôc vô nh¹y bÐn cho gi¸m ®èc chØ ®¹o s¶n xuÊt. Song do c«ng viÖc cña kÕ to¸n tõng phÇn kh«ng Ýt, sè nh©n viªn kÕ to¸n biªn chÕ cã h¹n (5 ng­êi). §èi víi kÕ to¸n vËt liÖu do C«ng ty cã nhiÒu lo¹i, thø vËt liÖu vµ viÖc h¹ch to¸n dån vµo cuèi th¸ng lµ chñ yÕu nªn viÖc ghi chÐp, tÝnh to¸n cã phÇn nµo kh«ng c©n ®èi gi÷a trong th¸ng vµ cuèi th¸ng. §Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy, C«ng ty cÇn nªn ®­a m¸y vi tÝnh vµo phôc vô cho viÖc ghi chÐp tÝnh to¸n ®­îc kÞp thêi chÝnh x¸c. MÆt kh¸c víi trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i nh­ m¸y vi tÝnh sÏ lµm gi¶m bít sè l­îng lao ®éng, phï hîp víi h×nh thøc kÕ to¸n C«ng ty ®ang ¸p dông, tr¸nh ®­îc sai sãt vµ ®¶m b¶o chÝnh x¸c trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. MÆc dï chi phÝ ban ®Çu cã thÓ lµ cao nh­ng víi c«ng nghÖ tin häc ®ã sÏ ®¸p øng ®­îc c«ng t¸c qu¶n lý ®ßi hái ngµy cµng n©ng cao cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Ngµy nay khi nh÷ng tiÕn bé khoa häc vµ c«ng nghÖ ®­îc ¸p dông vµo kÕ to¸n th× viÖc sö dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu vµ CCDC lµ mét viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt vµ ngµy cµng phæ biÕn réng r·i. KÕ to¸n vËt t­ cã thÓ më tõng tÖp ®Ó qu¶n lý tõng lo¹i, nhãm, thø vËt liÖu (CCDC) theo d¹ng h×nh c©y. Hµng ngµy, khi cã c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt vËt liÖu, CCDC ®ã. Sau ®ã m¸y sÏ tù tÝnh sè vËt liÖu nhËp - xuÊt - tån kho, vµ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n d­íi d¹ng NhËt ký chung. V× vËy sÏ ®¸p øng kÞp thêi chÝnh x¸c sè liÖu bÊt cø lóc nµo cã nhu cÇu th«ng tin vÒ vËt liÖu vµ CCDC. KÕt luËn C«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n vËt liÖu nãi riªng cã t¸c dông rÊt lín tronng qu¸ tr×nh qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh. Ch¼ng h¹n nh÷ng kÕ to¸n mét c¸ch chÝnh x¸c vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô lµ mét trong nh÷ng yÕu tè ®Ó tÝnh ®óng, tÝnh ®ñ gi¸ thµnh s¶n phÈm mµ cßn lµ mét ®iÒu kiÖn ®Ó qu¶n lý chÆt chÏ mét bé phËn tµi s¶n l­u ®éng cña ®¬n vÞ. C«ng ty 247 Bé quèc phßng ®· hiÓu râ ®­îc vai trß cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô vµ ®­a ra viÖc h¹ch to¸n CCDC ®i dÇn vµo nÒ nÕp. Tuy nhiªn ®Ó kÕ to¸n vËt liÖu, CCDC thùc sù trë thµnh c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ, C«ng ty cÇn kiÖn toµn vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mét c¸ch chÝnh x¸c vµ khoa häc h¬n, ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é kÕ to¸n ®· ban hµnh. Qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty 247 gióp t«i rÊt nhiÒu kh«ng nh÷ng cñng cè kiÕn thøc vÒ lý thuyÕt ®· ®­îc häc tËp ë tr­êng mµ cßn hiÓu biÕt thªm vÒ thùc tiÔn phong phó, phøc t¹p, ®a d¹ng vµ phÇn nµo t«i ®· cã thªm kiÕn thøc thùc tÕ. V× thêi gian nghiªn cøu vµ sù hiÓu biÕt cã h¹n, b¶n chuyªn ®Ò nµy míi chØ ®i vµo nghiªn cøu mét sè vÊn ®Ò chñ yÕu cña c«ng t¸c qu¶n lý kÕ to¸n vËt liÖu vµ CCDC t¹i C«ng ty. Tõ ®ã lµm to¸t lªn nh÷ng ­u ®iÓm, cè g¾ng cña C«ng ty, ®ång thêi còng nªu lªn mét sè tån t¹i trong viÖc qu¶n lý h¹ch to¸n vËt liÖu vµ CCDC. T«i mong r»ng b¶n chuyªn ®Ò nµy sÏ lµ mét tµi liÖu tham kh¶o, mét ý kiÕn ®ãng gãp nh»m n©ng cao h¬n n÷a c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n vËt liÖu, CCDC ë C«ng ty. Mét lÇn n÷a t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n ThÇy gi¸o NguyÔn H÷u ¸nh cïng c¸c ThÇy c« gi¸o cña Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n Hµ Néi, c¶m ¬n sù gióp ®ì cña c¸n bé kÕ to¸n C«ng ty vµ b¹n bÌ ®· gióp ®ì t«i hoµn thµnh b¶n chuyªn ®Ò nµy. /. Tµi liÖu tham kh¶o Lý thuyÕt h¹c to¸n kÕ to¸n. Chñ biªn: TS NguyÔn ThÞ §«ng KÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp. Chñ biªn: TS §Æng ThÞ Loan HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp - Vô chÕ ®é kÕ to¸n H­íng dÉn thùc hiÖn 4 chuÈn mùc kÕ to¸n- Bé tµi chÝnh xuÊt b¶n 12 n¨m 2002 Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n. Chñ biªn: NguyÔn ThÞ §«ng, NguyÔn Quang Quynh