Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán thu chi hoạt động tại trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, trong xu thế chung của thời đại “Khu vực hoá” và “Toàn cầu hoá”; để hội nhập và phát triển Việt Nam không ngừng đẩy mạnh Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước, đổi mới toàn diện nền kinh tế và tích cực tìm kiếm những chính sách, những công cụ kinh tế quan trọng. Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều cải cách quan trọng trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt quan trọng là những cải cách về lĩnh vực hành chính, về tổ chức bộ máy cũng như việc nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan nhà nước sử dụng nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu là từ ngân sách nhà nước. Chính vì thế, để đảm bảo cho quá trình hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước thì công tác kế toán thu, chi hoạt động đóng một vai trò rất quan trọng. Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thì việc nắm vững công tác kế toán thu, chi hoạt động cũng như quá trình tiến hành thu, chi là hết sức quan trọng nó đảm bảo công tác kế toán được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, định mức cho phép và dự toán được giao. Đặc biệt trong việc hạch toán kế toán thu, chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán thu, chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đặc biệt là trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tại trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán thu chi hoạt động tại trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên”. Làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. 2. Mục đích, yêu cầu, phạm vi nghiên cứu. 2.1. Mục đích. - Tìm hiểu sâu hơn về công tác kế toán thu, chi hoạt động để đánh giá hoạt động thu, chi hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp mà cụ thể là của Trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên. - Đề ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thu, chi hoạt động đạt hiệu quả cao, phục vụ cho công tác quản lý cũng như duy trì sự hoạt động thường xuyên, liên tục của trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên.2.2. Yêu cầu. - Nội dung của chuyên đề tập chung vào việc nghiên cứu quá trình kế toán thu chi hoạt động phải theo đúng chế độ kế toán hiện hành được ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính và các quy định của pháp luật liên quan. - Các số liệu được phản ánh trung thực tình hình thu chi hoạt động của đơn vị thực trạng phản ánh trong chuyên đề sát với thực tế tại đơn vị. - Đưa ra được những tích cực, hạn chế trong công tác quản lý chi NSNN của đơn vị từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị phù hợp với thực trạng đã phản ánh trong đơn vị. 2.3. Phạm vi nghiên cứu. - Không gian nghiên cứu: Công tác kế toán thu chi, hoạt động tại trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên - Thời gian thu thập số liệu sử dụng để phân tích: Số liệu trong vòng 5 năm trở lại đây 3. Phương pháp nghiên cứu. 3.1. Phương pháp thu thập số liệu. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Dựa trên các sổ sách, báo cáo, các bảng biểu chứng từ của phòng kế toán tổng hợp trong thời gian sử dụng để lấy số liệu. Tìm hiểu thêm thông tin qua sách báo chuyên ngành, thông tin mạng internet liên quan đến vấn đề nghiên cứu. - Phương pháp quan sát: Thông qua việc quan sát các công việc cụ thể thao tác tiến hành nghiệp vụ của nhân viên kế toán tại phòng kế toán và các phòng ban khác - Phương pháp phỏng vấn: Các thông tin số liệu thu thập được bằng cách tiến hành phỏng vấn, giao tiếp với nhân viên kế toán, trưởng phòng của phòng kế toán tổng hợp. 3.2. Phương pháp xử lý số liệu. - Phương pháp so sánh đối chiếu: Các thông tin số liệu sau khi đã thu thập sẽ được tiến hành đối chiếu với mục tiêu, phương hướng đã đề ra để đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch có đạt yêu cầu , hiệu quả hay không - Phương pháp tổng hợp phân tích: Các thông tin số liệu sau khi thu thập sẽ được tổng hợp lại theo đặc điểm nghiệp vụ theo từng khoản chi theo từng nguồn kinh phí... sau đó tiến hành phân tích để kết luận và giải pháp phù hợp với vấn đề nghiên cứu để phát huy những mặt mạnh khắc phục những mặt hạn chế. 4. Cấu trúc chuyên đề. Phần 1. Mở đầu Phần 2. Nội dung Chương 1: Cơ sở lí luận chung về kế toán thu, chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: Thực trạng về kế toán thu, chi hoạt động tại trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thu, chi hoạt động tại trường Cao Đẳng Y Tế Điện Biên Phần 3. Kết luận PHẦN 2. NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THU, CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. Kế toán chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.1.1. Khái niệm, phân loại chi hoạt động. 1.1.1.1. Khái niệm chi hoạt động. Chi hoạt động là các khoản chi để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ chuyên môn hành chính, sự nghiệp chủ yếu là do NSNN cấp và bao gồm các khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: Chi dùng cho các nghiệp vụ chuyên môn và quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, liên hiệp hội, tổng hội 1.1.1.2. Phân loại chi hoạt động. Chi hoạt động gồm hai loại đó là chi thường xuyên và chi không thường xuyên. * Chi hoạt động thường xuyên của đơn vị gồm: - Chi cho con người - Chi quản lý hành chính - Chi mua sắm, sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở vật chất, nhà cửa, máy móc thiết bị, Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành,… - Chi thường xuyên khác. * Chi hoạt động không thường xuyên của đơn vị, gồm: - Chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, sở, ngành - Chi sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản chi sửa chữa lớn TSCĐ nhằm phục vụ kịp thời cho nhu cầu hoạt động của đơn vị và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản đó - Chi mua sắm thêm TSCĐ dùng cho công tác chuyên môn - Các khoản chi không thường xuyên khác. 1.1.2. Nguyên tắc và chứng từ kế toán chi hoạt động 1.1.2.1. Nguyên tắc chi hoạt động Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động cho từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo Mục lục chi Ngân sách nhà nước. Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, an ninh, quốc phòng kế toán theo mục lục của khối mình. Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Các khoản chi hoạt động phải thực hiện theo đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ trong đơn vị. Trong kỳ, các đơn vị hành chính sự nghiệp được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trình các quỹ để sử dụng từ số tăng thu, tiết kiệm chi thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính. Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên theo chế độ tài chính quy định như chi tinh giản biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm sửa chữa lớn TSCĐ,… Không phản ánh vào tài khoản này những khoản chi hoạt động cho sản xuất, kinh doanh dịch vụ, chi phí xây dựng cơ bản bằng nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, các khoản chi thuộc chương trình, đề tài, dự án, dự án đầu tư, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước theo giá hoặc khung giá nhà nước, chi phí trả trước. Đơn vị hạch toán theo Mục lục Ngân sách Nhà nước các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản chi tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. Đơn vị không được xét duyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định. Các khoản chi hoạt động chưa được xét duyệt quyết toán như đã nêu trên được phản ánh vào số dư bên Nợ TK 661 “Chi hoạt động” (Chi tiết chi hoạt động chưa có nguồn kinh phí). Đơn vị chỉ được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi theo quy định. Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm được chuyển từ TK 6612 “Năm nay” sang TK 6611 “Năm trước” để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước cho năm sau theo dõi ở TK 6613 “Năm sau”. Sang đầu năm sau được chuyển sang TK 6612 “Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo 1.1.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng. Kế toán chi hoạt động sử dụng các chứng từ sau: * Bảng thanh toán tiền lương * Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng * Giấy thanh toán tiền tạm ứng * Bảng chấm công * Bảng chấm công làm thêm giờ * Phiếu nhập kho * Phiếu xuất kho * Phiếu chi * Ủy nhiệm chi *... 1.1.3. Quyết toán chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Quyết toán là quá trình nhằm kiểm tra, rà soát, chỉnh lý các số liệu đã được phản ánh sau một kỳ chấp hành dự toán, qua đó phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán nhằm rút ra những kinh nghiệm và bài học cần thiết cho kỳ chấp hành dự toán tiếp theo. Trong quá trình quyết toán đơn vị phải lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định, báo cáo quyết toán của đơn vị không được để xảy ra tình trạng quyết toán chi lớn hơn dự toán được giao. Về mẫu biểu, trình tự và phương pháp lập báo cáo quyết toán, duyệt và thông báo quyết toán, thẩm định quyết toán đơn vị HCSN thực hiện theo cơ chế quản lý tài chính của Bộ Tài chính. 1.1.4. Quy trình kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị sử dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ nhưng có sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ cho việc làm kế toán, nên quy trình hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kế toán chi hoạt động tại đơn vị tuân theo quy trình sau: Hàng ngày, kế toán đơn vị căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhân viên kế toán nhập vào máy theo từng chứng từ phát sinh và tự động nhập vào sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng (Hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), nhân viên kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 1.1.5. Tài khoản sử dụng và quy trình hạch toán 1.1.5.1. Tài khoản sử dụng Kế toán chi hoạt động sử dụng TK 661: Chi hoạt động, tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt trong năm tài chính. Đồng thời kế toán còn sử dụng TK 008: Dự toán chi hoạt động, tài khoản này dùng để theo dõi dự toán kinh phí được giao và sử dụng cho mục đích chi hoạt động thường xuyên và không thường xuyên. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661 như sau: Bên Nợ: - Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị. - Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc. Bên Có: - Các khoản chi được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi. - Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt. Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. TK 661: Chi hoạt động, có 3 tài khoản cấp 2. * TK 6611: “Năm trước”: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán. - TK 6611 Có 2 tài khoản cấp 3: + TK 66111: Chi thường xuyên, tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi thường xuyên bằng nguồn kinh phi thường xuyên thuộc năm trước chưa được duyệt quyết toán. Ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính và đơn vị HCSN khác, TK 66111 có 4 tài khoản cấp 4: TK 661111 : Chi thanh toán cá nhân. TK 661112 : Chi nghiệp vụ chuyên môn. TK 661113 : Chi mua sắm, sửa chữa. TK 661118 : Chi thường xuyên khác. + TK 66112: Chi không thường xuyên, tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên như chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất nhà nước giao, chi thực hiện tinh giản biên chế, chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ,… bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm trước chưa được quyết toán. Ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính và đơn vị HCSN khác, TK 66112 có 3 tài khoản cấp 4: TK 661121 : Chi tinh giản biên chế. TK 661122 : Chi nhiệm vụ đột xuất. TK 661128 : Chi không thường xuyên khác. * TK 6612: “Năm nay”: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí ngân sách năm nay. - TK 6612 có 2 tài khoản cấp 3: + TK 66121:Chi thường xuyên, tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm nay. Cuối ngày 31/12, nếu quyết toán chưa được duyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ được kết chuyển sang TK 66111: Chi thường xuyên (Thuộc năm trước), ghi: Nợ TK 66111 / Có TK 66121. Ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính và đơn vị HCSN khác, TK 66121 có 4 tài khoản cấp 4: TK 661211 : Chi thanh toán cá nhân. TK 661212 : Chi nghiệp vụ chuyên môn. TK 661213 : Chi mua sắm, sửa chữa. TK 661218 : Chi thường xuyên khác. + TK 66122: Chi không thường xuyên, tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc nhà nước. Cuối ngày 31/12, nếu quyết toán chưa được duyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ được kết chuyển sang TK 66112: Chi không thường xuyên (Thuộc năm trước), ghi: Nợ TK 66121 / Có TK 66122. Ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính và đơn vị HCSN khác, TK 66122 có 3 tài khoản cấp 4: TK 661221 : Chi tinh giản biên chế. TK 661222 : Chi nhiệm vụ đột xuất. TK 661228 : Chi không thường xuyên khác * TK6613: “Năm sau”: Tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị được cấp phát kinh phí trước cho năm sau để phản ánh khoản chi trước cho năm sau, đến cuối ngày 31/12, số chi này được chuyển sang TK 6612: “Năm nay”. - TK 6613 có 2 tài khoản cấp 3: + TK66131: Chi thường xuyên, tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm sau. Ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính và đơn vị HCSN khác, TK 66131 có 4 tài khoản cấp 4: TK 661311 : Chi thanh toán cá nhân. TK 661312 : Chi nghiệp vụ chuyên môn. TK 661313 : Chi mua sắm, sửa chữa. TK 661318 : Chi thường xuyên khác. + TK66132: Chi không thường xuyên tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm sau. Ở đơn vị thực hiện khoán chi hành chính và đơn vị HCSN khác, TK 66132 có 3 tài khoản cấp 4: TK 661321 : Chi tinh giản biên chế. TK 661322 : Chi nhiệm vụ đột xuất. TK 661328 : Chi không thường xuyên khác 1.1.5.2. Quy trình hạch toán * Xuất vật liệu, dụng cụ, hàng hóa sử dụng cho hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153, 155: Công cụ, dụng cụ, hàng hóa. Nếu xuất kho dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi bên Nợ TK 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản). * Xác định tiền lương, phụ cấp,… phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị tính vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức.(Chi tiết TK cấp 2) * Hàng tháng, trích các khoản phải nộp theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) tính vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương (Chi tiết TK cấp 2) * Phải trả về các dịch vụ điện, nước, điện thoại,… và các dịch vụ khác mà đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ (Căn cứ vào hoá đơn của bên cung cấp dịch vụ) tính vào chi hoạt động năm nay, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 331: Các khoản phải trả (Chi tiết TK cấp 2) Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi. * Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 312: Tạm ứng. Có TK 336: Tạm ứng kinh phí * Trường hợp mua TSCĐ bằng nguồn kinh phí hoạt động, các nghiệp vụ kinh tế liên quan được phản ánh như sau: - Khi mua TSCĐ đã hoàn thành đưa ngay vào sử dụng, ghi: Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Nợ TK 213: TSCĐ vô hình Có TK 111, 112, 461,… - Đồng thời ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. * Trường hợp rút dự toán chi hoạt động để mua TSCĐ đồng thời ghi đơn bên Có TK 008 (0081, 0082, tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản). - Rút dự toán chi hoạt động để chi trực tiếp, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động. - Đồng thời ghi đơn bên Có TK 008 (0081, 0082, tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản). * Phân bổ chi phí trả trước vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 643: Chi phí trả trước. * Hạch toán năm báo cáo giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối năm thuộc kinh phí hoạt động (Cả số còn sử dụng được và số không còn sử dụng được): Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo (Trong đó ghi rõ: Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá tồn kho cuối ngày 31/12), ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 337: Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau (3371) * Hạch toán năm báo cáo giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành: Căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành đến 31/12, kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” để phản ánh giá trị khối lượng công tác sửa chữa lớn, XDCB trong năm được quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo lập “Chứng từ ghi sổ”, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 337: Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau * Thuế GTGT đầu vào liên quan đến vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ mua về dùng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và hoạt động HCSN không được khấu trừ, nếu được tính vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ. * Khi sử dụng các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án để chi hoạt động theo mục đích viện trợ, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động (Chi tiết kinh phí viện trợ) Có TK 111, 112, 152,… * Kết chuyển số chi trả thực tế về các khoản theo chế độ cho người có công vào chi hoạt động, ghi: Nợ TK 661 (6612): Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) Có TK 335: Phải trả các đối tượng khác. * Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi: Nợ TK 111, 112, 152,… Có TK 661(6612):Chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK cấp 3, 4) * Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN, căn cứ vào số dư TK 413 "Chênh lệch tỷ giá hối đoái" chi tiết lãi, lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN: - Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 661: Chi hoạt động. - Trường hợp trong kỳ đơn vị được phép tạm chia thêm thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích lập các quỹ để sử dụng tính vào chi hoạt động thường xuyên, căn cứ vào số tăng thu, tiết kiệm chi theo quy định của chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động (66121) Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức Có TK 431: Các quỹ (4311, 4312, 4313, 4314) * Cuối năm, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước, ghi: Nợ TK 6611: Chi hoạt động năm trước Có TK 6612: Chi hoạt động năm nay. - Đối với phần kinh phí thường xuyên, ghi: Nợ TK 6611 (66111): Chi thường xuyên năm trước Có TK 6612 (66121): Chi thường xuyên năm nay. - Đối với phần kinh phí không thường xuyên, ghi: Nợ TK 6611 (66112): Chi không thường xuyên năm trước Có TK6612 (66122): Chi không thường xuyên năm nay. * Năm sau, khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động, ghi: Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (4611). Có TK 661: Chi hoạt động (6611). - Đối với phần kinh phí thường xuyên, ghi: Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (46111) Có TK 661: Chi hoạt động (66111). - Đối với nguồn kinh phí không thường xuyên, ghi: Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (46112) Có TK 661: Chi hoạt động (66112). * Những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi hoặc chuyển chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311: Các khoản phải thu (3118) Có TK 661: Chi hoạt động (6611). * Các đơn vị kế toán cấp trên tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở báo cáo quyết toán của đơn vị. - Tổng hợp số chi hoạt động sự nghiệp của các đơn vị cấp dưới, ghi theo mục lục chi ngân sách. Nợ TK 6612: Chi hoạt động năm nay Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới. - Báo cáo quyết toán chi hoạt động sự nghiệp của cấp trên được duyệt, ghi cố chi được duyệt kết chuyển Nợ TK 4211: Chênh lênh thu chi chờ xử lý Nợ TK 4611: Nguồn kinh phí hoạt động năm trước. Có Tk 6611: Chi hoạt động năm trước Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán tổng hợp chi hoạt động. TK 152, 153, 155 TK 661 TK 111, 112, 152,… (1) (11) TK 334, 332 TK 413 (2) (12) TK 111,112, 312, 331, 336 TK 461 (3) (13) TK 461 TK 311(3118) (4) (14) TK 643 TK631 (5) (15) TK337 TK6611 (6) (16) TK 3313, 335 TK4211 (7) (17) TK 431, 334 (8) (18) TK 341,466 (9) TK 6613 (10) Chú thích: (1) - Xuất vật tư cho chi hoạt động. (2) - Trả lương cho cán bộ công chức, tính các khoản tính theo lương. (3) - Các chi phí dịch vụ mua ngoài chưa thanh toán và chi bằng tiền, tạm ứng, kinh phí tạm ứng của kho bạc. (4) - Rút kinh phí chi trực tiếp. (5) - Phân bổ chi phí trả trước. (6) - Kết chuyển giá trị vật tư tồn kho, giá trị sửa chữa lớn, XDCB chưa hoàn thành cuối năm sang năm sau. (7) - Thuế GTGT không được khấu trừ (nếu có) và các khoản phải trả về học bổng, học phí, kết chuyển các khoản đã trả theo chế độ cho người có công. (8) - Tạm trích lập qũy hoặc tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức theo chế độ. (9) - Tổng hợp chi hoạt động sự nghiệp từ các đơn vị cấp dưới và mua TSCĐ phục vụ cho HCSN, ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ. (10) - Kết chuyển chi hoạt động năm sau, chuyển sang năm nay. (11) - Các khoản giảm chi. (12) - Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái. (13) - Kết chuyển các khoản chi được duyệt theo quyết toán. (14) - Các khoản chi sai phải thu hồi. (15) - Các khoản chi SN phục vụ cho kinh doanh. (16) - Kết chuyển chi hoạt động năm nay chờ duyệt năm sau. (17) - Quyết toán số qũy tạm lập. (18) - Kết chuyển số chi từ quỹ tiết kiệm khoán chi hành chính 1.2. Kế toán thu hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp 1.2.1. Khái niệm, phân loại thu hoạt động 1.2.1.1. Khái niệm thu hoạt động Là các khoản thu theo chức năng nhiệm vụ, chuyên môn hoạt động và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1.1.2. Phân loại thu hoạt động Thu hoạt động là các khoản thu sự nghiệp, các khoản thu theo tính chất hoạt động của đơn vị được nhà nước cho phép và các khoản thu khác * Các khoản thu phí, lệ phí theo chức năng và tính chất hoạt động của đơn vị được nhà nước cho phép như : lệ phí cầu, đường, phà, lệ phí chứng thư, lệ phí cấp phép, án phí, lệ phí công chứng... * Các khoản thu sự nghiệp như sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp văn hóa, y tế, sự nghiệp kinh tế ( Viện phí, học phí, thủy lợi phí, giống cây trồng, thuốc trừ sâu, thu về hoạt động, văn hóa, văn nghệ...) * Các khoản thu khác như: - Thu lãi tiền gửi, lãi mua kỳ phiếu, trái phiếu - Thu khi tài sản thiếu, phát hiện khi kiểm kê TSCĐ , vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, tiền mặt bị thiếu của hoạt động sự nghiệp - Thu từ thanh lý TSCĐ và các dự án 1.2.2. Nguyên tắc và chứng từ kế toán thu hoạt động 1.2.2.1. Nguyên tắc thu hoạt động Khi thu tiền các đơn vị phải sử dụng chứng từ theo quy định của BTC Tất cả các khoản thu của đơn vị phải được phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác vào tài khoản các khoản thu. Kế toán phải mở sổ hạch toán chi tiết cho từng hoạt động, từng loại thu riêng đối với từng nghiệp vụ, để làm căn cứ tính chênh lệch thu chi vào thời điểm cuối kỳ kế toán Theo dõi chi tiết cho từng tài khoản thu để xử lý theo chế độ tài chính hiện hành 1.2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán thu hoạt động sử dụng các chứng từ sau: * Phiếu thu * Biên lai thu tiền * Biên bản thanh lý TSCĐ *... 1.2.3. Tài khoản sử dụng và quy trình hạch toán 1.2.3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán thu hoạt động sử dụng các tài khoản TK 511: Các khoản thu, tài khoản này dùng để phản ánh tất cả các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác theo chế độ quy định và được phép của nhà nước phát sinh ở đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu đó TK 521: Thu chưa qua ngân sách, tài khoản này dùng để hạch toán các khoản thu chưa qua ngân sách * Kết cấu và nội dung của TK 511: Bên Nợ: - Số thu phải nộp ngân sách nhà nước - Kết chuyển số thu được để lại đơn vị để trang trải chi phí cho các việc thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN nhưng được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động - Kết chuyển số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN nhưng được để lại chi sang TK 521: Thu chưa qua ngân sách, do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách - Số thu phải nộp lên cấp trên (Nếu có) - Kết chuyển số chi thực tế của đơn đặt hàng được kết chuyển trừ vào thu theo đơn đặt hàng của nhà nước để xác định chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của nhà nước - Kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi theo đơn đặt hàng của nhà nước sang TK 421(4213) - Kết chuyển số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự án viện trợ sang các tài khoản liên quan - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC phát sinh - Chi phí trực tiếp của từng hoạt động theo chế độ tài chính quy định - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác sang các tài khoản liên quan - Kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC sang các tài khoản liên quan Bên Có: - Các khoản thu về phí, lệ phí và thu sự nghiệp khác - Các khoản thu theo đơn đặt hàng của nhà nước theo giá thanh toán khi nghiệm thu bàn giao khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành - Các khoản thu khác như lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự án viện trợ, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC - Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu hoạt động theo đơn đặt hàng của nhà nước, thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên vật liệu, CCDC sang các tài khoản liên quan khác. Số dư cuối kỳ: Tài khoản 511 thường không có số dư cuối kỳ Tài khoản 511 có 3 TK cấp 2: * TK 5111: Thu phí, lệ phí * TK 5112: Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước * TK 5118: Thu khác * Kết cấu và nội dung của tài khoản 521: Thu chưa qua ngân sách Bên Nợ: - Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan về các khoản tiền, hàng viện trợ khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách - Ghi giảm thu chưa qua ngân sách, ghi tăng các nguồn kinh phí về các khoản phí, lệ phí khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Bên Có: - Các khoản tiền, hàng viện trợ đã nhận nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách - Khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Số dư cuối kỳ: Số dư bên có các khoản tiền, hàng viện trợ đã tiếp nhận, các khoản phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Tài khoản 521 có 2 TK cấp 2: * TK 5211: Phí, lệ phí * TK 5212: Tiền, hàng viện trợ 1.2.3.2. Quy trình hạch toán * Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí Nợ TK 111, 112, 3118: Có TK 511: Các khoản thu (Chi tiết cho TK cấp 2) * Xác định số thu phải nộp NSNN hoặc phải nộp cấp trên để lập quỹ điều tiết ngành về các khoản thu phí, lệ phí Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 3332: Phí, lệ phí Có TK 342: Thanh toán nội bộ * Xác định các khoản thu được bổ sung nguồn kinh phí theo chế độ tài chính quy định để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí và lệ phí Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động * Số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách thì kế toán ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động * Cuối kỳ kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi nhưng do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách * Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản phí, lệ phí đã thu của kỳ trước phải nộp ngân sách được để lại chi Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 461:Nguồn kinh phí hoạt động * Thu về lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ không hoàn lại phát sinh Nợ TK 111, 112: Có TK 5118: Thu khác * Cuối kỳ, số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay khi có chứng từ ghi thu, ghi chi chó ngân sách của các dự án viện trợ không không hoàn lại được kết chuyển sang các TK liên quan theo quy định của từng dự án Nợ TK 5118: Thu khác Có TK 461: Nguồn kinh phí dự * Khi phát sinh các khoản chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác theo chế độ tài chính (nếu có) Nợ TK 5118: Thu khác Có TK 111, 112: * Cuối kỳ kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác theo quy định của chế độ tài chính vào các TK liên quan Nợ TK 5118: Thu khác Có TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước Có TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 431: Các quỹ Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý * Thanh lý, nhượng bán TSCĐ phát sinh - Thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ Nợ TK 111, 112, 152: Có TK 5118: Thu khác - Kết chuyển chênh lệch thu nhỏ hơn chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo quy định của chế độ tài chính vào các TK liên quan Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 5118: Thu khác * Kiểm kê phát hiện thiếu CCDC đang sử dụng ghi Có TK 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng, đồng thời phản ánh giá trị còn lại chờ xử lý Nợ TK 3118: Phải thu khác Có TK 5118: Thu khác * Kiểm kê phát hiện thiếu TSCĐ thuộc nguồn NSNN Nợ TK 3118: Phải thu khác Có TK 5118: Thu khác * Nếu quyết định cho phép xóa bỏ số thiệt hại Nợ TK 5118: Thu khác Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước * Đối với nguyên liệu, vật liệu, CCDC thuộc nguồn kinh phí năm nay hoặc thuộc nguồn vốn kinh doanh, khi xuất kho để nhượng bán Nợ TK 5118: Thu khác Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153: Công cụ dụng cụ * Tập hợp các khoản chi về thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC Nợ TK 5118: Thu khác Có TK 111, 112: * Phản ánh thu về thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, CCDC bán ra Nợ TK 111, 112: Có TK 5118: Thu khác Có TK 333: Các khoản phải nộp nhà nước * Số phí, lệ phí đã thu được nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động * Xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại sử dụng khi đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động * Cuối kỳ kế toán, xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp NSNN được để lại sử dụng nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Nợ TK 5111: Thu phí, lệ phí Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách * Sang kỳ kế toán sau, khi số phí, lệ phí đã thu phải nộp NSNN được để lại sử dụng đã có chứng từ ghi thu, ghi chi NSNN Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Sơ đồ 1.2: Kế toán tập hợp và sử dụng các khoản thu Chú thích: (1) Chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác (2) Thu phí, lệ phí, lãi cho vay, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ (3) Chi thực tế theo đơn đặt hàng khi thanh toán (4) Giá trị khối lượng công việc theo đơn đặt hàng được nghiệm thu theo giá trị thanh toán (5) Phí, lệ phí phải nộp NSNN, số để lại chi ở đơn vị nhưng chưa làm thủ tục TK 511 - "Các khoản thu" TK 111, 112 TK 111, 112, 311 (1) (2) TK 635 (3) TK 465 333, 521, 461, 421, 342 (4) (5) Sơ đồ 1.3: Kế toán tập hợp và kết chuyển các khoản thu chưa qua ngân sách Chú thích: (1) Ghi tăng nguồn kinh phí khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách (2) Các khoản phí, lệ phí đã thu trong kỳ này phải nộp NSNN nhưng được để lại chi ở đơn vị mà chưa có đủ chứng từ ghi thu chi ngân sách (3) Ghi nhận kinh phí đã hình thành TSCĐ (4) Khi tiếp nhận các khoản tiền, hàng viện trợ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách TK 521 - "Thu chưa qua ngân sách" TK 461, 462, 441 TK 511 (1) (2) TK 111, 152, 153, TK 466 TK 661, 662 211, 241, 661 (3) (4) CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THU, CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ ĐIỆN BIÊN 2.1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động của Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên 2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên 2.1.1.1. Đặc điểm Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên là cơ quan chuyên môn của nhà nước, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Nguồn chi trả cho các hoạt động của đơn vị theo dự toán được cấp có thẩm quyền giao và được NSNN cấp một phần. Đơn vị phải lập dự toán thu, chi theo các định mức, chế độ tiêu chuẩn do nhà nước quy định. 2.1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Phòng đào tạo Phòng công tác học sinh Phòng hành chính tổng hợp Phòng tổ chức cán bộ  Quan hệ trực tuyến chức năng Quan hệ trao đổi phối hợp 2.1.2. Đặc điểm của bộ máy kế toán 2.1.2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo mô hình kế toán phân tán, có sự phân cấp về quản lý tài chính. Do vậy, các bộ phận sẽ được giao nhiệm vụ hạch toán ban đầu và cuối cùng sẽ chuyển toàn bộ. Đây là một đặc điểm của hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong các cơ quan nhà nước. 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán thống kê Kế toán chi phí Quan hệ trực tuyến chức năng Quan hệ trao đổi phối hợp 2.1.2.3. Chính sách kế toán - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. - Hình thức kế toán: Theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ. Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ.SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ - GHI SỔ SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Các sổ sách kế toán chủ yếu: * Chứng từ ghi sổ * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ * Sổ cái * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết * Sổ quỹ * ... 2.1.2.4. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán Phòng kế toán là cơ quan chuyên môn thuộc Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên, thực hiện các nhiệm vụ: * Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện mua sắm, quản lý và bảo trì các loại trang thiết bị khoa học - kỹ thuật của trường. Đề xuất và tổ chức thực hiện quyết định của hiệu trưởng và điều chuyển, sử dụng hoặc tu sửa, cải tạo nhà làm việc, phòng học, phòng thí nghiệm, thực nghiệm khoa học, thực tập, sản xuất, nhà ăn và ký túc xá học sinh. * Giúp hiệu trưởng quản lý công tác tài chính. * Lập kế hoạch thu - chi hàng quý, hàng năm của trường. * Thực hiện các khoản thu - chi, lập quyết toán hàng quý, hàng năm theo đúng quy định về chế độ kế toán hiện hành của nhà nước * Tổ chức kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn sử dụng vật tư, thiết bị và tài sản khác của tất cả các bộ phận trong trường. * Tổ chức kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của nhà nước. 2.1.3. Quy trình hoạt động của bộ phận kế toán 2.1.3.1. Quy trình luân chuyển chứng từ Tất cả các chứng từ liên quan đến kế toán chi hoạt động so đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập chung vào bộ phận kế toán đơn vị. bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của các chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau * Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán * Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (Nếu có) * Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán * Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 2.1.3.2. Trình tự ghi sổ Đơn vị sử dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ nhưng có sử dụng phần mềm kế toán HCSN nên ngoài việc kế toán phải tuân thủ các quy định theo hình thức sổ Chứng từ - Ghi sổ thì trình tự ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến công tác kế toán chi hoạt động của đơn vị được trình bày theo sơ đồ sau: SỔ KẾ TOÁN - Sổ Chứng từ – Ghi sổ - Sổ chi tiết chi hoạt động CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán chi hoạt động theo hình thức kế toán trên máy vi tính. PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Kế toán chi hoạt động tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên 2.2.1. Nội dung kế toán chi hoạt động Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên là hoạt động HCSN. Các khoản chi hoạt động của đơn vị bao gồm các khoản chi sau: * Chi thường xuyên - Chi thanh toán cho cá nhân: Tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, học bổng học sinh, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản thanh toán khác cho cá nhân, trợ cấp đi học - Chi về chuyên môn nghiệp vụ: Thanh toán dịch vụ công cộng: tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại..., thanh toán vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn, chi phí nghiệp vụ chuyên môn, chi mua vật tư hàng hóa như: giáo trình, tài liệu giảng dạy, chi phí thí nghiệm, thực tập, trang thiết bị chuyên dùng, bảo hộ lao động..., hội nghị, công tác phí - Các khoản chi khác bao gồm: Chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, khắc phục hậu quả thiên tai, chi các khoản phí và lệ phí của các đơn vị dự toán, chi tiếp khách... * Các khoản chi không thường xuyên - Chi sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản chi sửa chữa lớn TSCĐ nhằm phục vụ kịp thời cho nhu cầu hoạt động của đơn vị và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản đó - Chi mua sắm thêm TSCĐ dùng cho công tác chuyên môn 2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên Các chứng từ liên quan đến kế toán chi hoạt động được áp dụng tại đơn vị là các chứng từ được thực hiện theo đúng luật kế toán và theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán HCSN Các chứng từ chủ yếu mà đơn vị thường xuyên sử dụng liên quan đến kế toán chi hoạt động bao gồm các chứng từ sau: * Bảng thanh toán tiền lương * Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng * Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngoài ra đơn vị còn sử dụng một số chứng từ do bên cung cấp dịch vụ cung cấp: Hóa đơn bán hàng,... 2.2.3. Tài khoản sử dụng Để theo dõi việc chi hoạt động, kế toán đơn vị sử dụng 3 tài khoản cấp 2 là * TK 6611: Chi hoạt động năm trước * TK 6612 : Chi hoạt động năm nay * TK 6613 : Chi hoạt động năm sau Trong đó, tài khoản kế toán thường xuyên được đơn vị sử dụng là TK 66121: Chi thường xuyên và TK 66122: Chi không thường xuyên Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661: Nợ TK 661 – “Chi hoạt động” Có - Các khoản chi thường xuyên phát sinh ở đơn vị: + Chi thanh toán cho cá nhân; + Chi nghiệp vụ chuyên môn; + Chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ; + Chi thường xuyên khác. - Các khoản chi được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không được phê duyệt phải thu hồi. - Kết chuyển số chi thường xuyên với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt. Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có SD: Các khoản chi thường xuyên chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. 2.2.4. Quy trình kế toán các nghiệp vụ liên quan đến chi hoạt động 2.2.4.1. Kế toán phải trả tiền lương, phụ cấp,... cho công chức, viên chức tính vào chi hoạt động Tiền lương của đơn vị chủ yếu là lương ngạch bậc theo quỹ lương đã được duyệt. cuối tháng sau khi nhận được bảng chấm công của các bộ phận, kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức, trong đơn vị. Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ kế toán làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương của các cơ quan chức năng, những người có thẩm quyền Bảng thanh toán tiền lương trong đơn vị được lập hàng tháng. Cuối mỗi tháng kế toán viên lập thành bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét và thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký duyệt. Do đơn vị thực hiện trả lương tại kho bạc nhà nước nên bảng thanh toán tiền lương được lập thành 2 liên 1 liên lưu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ 1 liên chuyển cho Kho bạc (Nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị) để làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng cá nhân Cuối tháng, kế toán xác định tiền lương, phụ cấp, ... phải trả cho cán bộ, công chức, viên chức tính vào chi hoạt động, kế toán ghi: Nợ TK 66121: Chi hoạt động Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức Vì đặc điểm đơn vị có sử dụng phần mềm kế toán Trí tuệ Việt dành cho đơn vị HCSN để hỗ trợ, vì vậy căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương đã được lập, kế toán nhập vào phần mềm kế toán bút toán ghi Nợ TK 66121/Có TK 334 và nhập số tiền thực tế phát sinh. Nghiệp vụ này sau khi qua phần mềm xử lý sẽ tự động đưa số liệu phát sinh vào các sổ kế toán và báo cáo tài chính Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán đã đơn giản hóa quy trình hạch toán. Với cách ghi chép này, kế toán phải hạch toán với ít thao tác hơn, tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Đây là một ưu điểm của bộ máy kế toán của đơn vị Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, em xin giới thiệu một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cuối tháng 12 năm 2009 kế toán tại đơn vị xác định tiền lương, phụ cấp,... cho cán bộ, công chức, viên chức tính vào chi hoạt động Ví dụ: Theo chứng từ số 81 ngày 31 tháng 12 năm 2009, kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị như sau: Bảng số 2.1: Bảng thanh toán tiền lương tại Trường Cao Đẳng Y tế Điện Biên tháng 12 năm 2009