Đề tài Hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh của Công ty Traphaco

ên vật liệu cần thiết cho các phân xưởng thực hiện công tác sản xuất. Cũng dựa vào số liệu tính toán này mà Traphaco xác định khả năng dự trữ của kho nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong năm. Cùng với quá trình sản xuất các sản phẩm đã có truyền thống, Traphaco luôn nỗ lực trong nghiên cứu để dưa ra các sản phẩm mới để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng tốt hơn. Trong những năm vừa qua, trung bình hàng năm Traphaco cho ra mắt khoảng 20 sản phẩm mới. Có thể nói chính nỗ lực của tập thể doanh nghiệp nói chung, và phòng nghiên cứu đã góp phần làm cho tên tuổi Traphaco ngày càng có uy tín trên thị trường dược phẩm nước ta. Hàng năm Traphaco luôn dành khoảng 5% doanh thu để phục vụ cho công tác nghiên cứu sản phẩm mới, sự đầu tư đúng đắn này đã phát huy tác dụng và ngày càng giúp doanh nghiệp ra tăng uy tín trên thị trường. Luôn có những đổi mới với những sản phẩm cũ cũng góp phần làm cho sản phẩm của Traphaco được người tiêu dùng chú ý, có lẽ vì lí do trên mà Traphaco còn có kế hoạch tạo mẫu cho các sản phẩm của mình. Chúng ta có thể thấy điều này qua kế hoạch tạo mẫu của Traphaco năm 2008: - Tạo mẫu cho các sản phẩm hết SĐK để đăng kí lại, sản xuất: thay đổi nội dung, hình thức, quy cách đóng gói theo danh mục đăng kí lại. - Tạo mẫu cho các sản phẩm mới: đăng kí và sản xuất sản phẩm. - Tạo mẫu cho các sản phẩm xuất khẩu: theo kế hoạch xuất khẩu khoảng 6Sp x 3 nước = 18 mẫu. - Tạo mẫu, in ấn các tạp chí: + Đồng hành cùng khách hàng: 4 số. + Thông tin sống khoẻ: 4 số. + Catalog: Bản tiếng Anh và bản tiếng Việt. - Các poste, pano, khẩu hiệu… phục vụ họi nghị triển lãm. - Các markets quảng cáo trên các tạp chí và báo. Qua đây chúng ta có thể thấy các hoạt động này rất giống như làm Marketing cho các sản phẩm, có thể nói là Traphaco rất quan tâm tới quảng bá cho các sản phẩm của mình. Trong giai đoạn trước khi mà nhà máy tại Hưng Yên của doanh nghiệp chưa được xây dựng thì khả năng sản xuất của doanh nghiệp chưa đáp ứng được nhu cầu thị trường. Tuy nhiên khi nhà máy này đã đưa vào sản xuất với công suất rất lớn thì doanh nghiệp xác định khối lượng sản xuất còn phải dựa vào khả năng của doanh nghiệp, chứ không chỉ những sự tăng tiến của thị trong thời gian qua. Như vậy sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sản xuất vượt quá khả năng tiêu thụ của thị trường. Việc chú trọng tạo mẫu cho các sản phẩm để đăng kí lại cho thấy sự quan tâm của doanh nghiệp tới những thành quả nghiên cứu của doanh nghiệp trong thời gian trước đó. Sự quan tâm thích đáng này chống lại sự lãng phí thành quả của doanh nghiệp trong thời gian trước đó, nó cũng có tác dụng khuyến khích các thành viên, khi mà kết quả lao động của họ luôn được quan tâm. 2.3. Kế hoạch nhân sự Quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp giữ được số lượng lao động với trình độ, kỹ năng phù hợp với các vị trí và đáp ứng được yêu cầu vào những thời điểm cần thiết. Với thực tế thị trường ngày càng có nhiều thay đổi và càng đòi hỏi chất lượng nguồn nhân lực ngày càng cao. Để đảm bảo thực hiện các mục tiêu phát triển của mình, Traphaco đã rất chú trọng đầu tư vào chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Xuất phát từ các nhu cầu của doanh nghiệp và những đòi hỏi khi mà doanh nghiệp ngày càng hội nhập với thị trường doanh nghiệp xác định khối lượng cán bộ đào tạo, lĩnh vực mà các thành viên của công ty tham gia đào tạo. Từ đó xác định kinh phí cho các hoạt động đào tạo của doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu trong nội bộ doanh nghiệp, công ty lập bảng nghiên cứu về các thành viên của doanh nghiệp, xác định khả năng của họ và qua nhu cầu của doanh nghiệp xác định số lượng cần đào tạo. Hàng năm công ty luôn có những đợt cử cán bộ đi đào tạo. Bảng 2.5. Kế hoạch đào tạo công ty Traphaco năm 2007. STT Nội dung đào tạo Lượt người Tổng kinh phí A Đào tạo dành cho hội đồng quản trị 20 300.000.000 B Đào tạo Ban điều hành và CBCNV 370 895.000.000 I Đào tạo quản lý 20 150.000.000 1 Đào tạo quản lý trong nước về các nội dung: 10 50.000.000 Hành chính quốc gia, quản lý tài chính, thuế, quản lý xây dựng, dự án, thị trường chứng khoán, các nghiệp vụ quản lý khác… 2 Tham gia học tập trong và ngoài nước 10 100.000.000 II Đào tạo kỹ năng cho cán bộ khối văn phòng 105 165.000.000 1 Vi tính cơ sở, nâng cao 30 30.000.000 2 Ngoại ngữ 10 25.000.000 3 Văn thư lưu trữ, sử dụng máy photo, thiết bị văn phòng… 20 20.000.000 4 Chế độ chính sách cho người lao động 30 60.000.000 5 Nghiệp vụ văn phòng khác 15 30.000.000 III Đào tạo kỹ năng cho cán bộ khối kinh doanh 27 125.000.000 1 Nghiên cứu thị trường 8 40.000.000 2 Kỹ năng bán hàng 6 30.000.000 3 Giới thiệu sản phẩm mới 5 25.000.000 4 Nghiệp vụ kinh doanh khác 8 30.000.000 IV Đào tạo kỹ năng cán bộ XNK 15 100.000.000 1 Thanh toán quốc tế 5 25.000.000 2 Đàm phán, ký kết HĐLĐ ngoại thương 5 25.000.000 3 Tham quan học tập trong và ngoài nước 5 50.000.000 V Đào tạo kỹ năng cho cán bộ nghiên cứu 13 65.000.000 1 Nghiên cứu thị trường 3 15.000.000 2 Nghiên cứu sản phẩm 10 50.000.000 VI Đào tạo kỹ năng cho khối sản xuất 115 130.000.000 1 Tập huẩn phòng cháy chữa cháy 15 15.000.000 2 Tập huấn an toàn lao động 20 20.000.000 3 Sử dụng máy móc thiết bị điện 15 15.000.000 4 Bồi dưỡng nghiệp vụ vệ sinh 10 10.000.000 5 Đào tạo hiểu biết và tay nghế CN 20 20.000.000 6 Đào tạo nghiệp vụ bảo vệ 5 5.000.000 7 Đào tạo kỹ thuật vế sinh CN 10 15.000.000 8 Đào tạo khác 20 30.000.000 VII Đào tạo chung cho CBCNV 15 30.000.000 VIII Đào tạo GMP, GLP, GSP… 10 15.000.000 IX Đào tạo ISO 10 15.000.000 X Dự trữ cho các đào tạo khác 40 100.000.000 Tổng cộng 390 1.195.000.000 Nguồn: phòng Kế hoạch. Dựa vào bảng số liệu trên chúng ta nhận thấy rằng: Traphaco đã có kế hoạch rất chi tiết cho công tác đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng găy gắt, ngày càng nhiều thách thức từ đối thủ và thị trường thì chú trọng vào nguồn nhân lực là một hướng đi đúng đắn. Chất lượng nguồn nhân lực được nâng lên sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, đầu tư cho nguồn nhân lực cũng là một biện pháp giữ chân các cá nhân có năng lực với công ty. Nó giúp tăng cường mối quan hệ của doanh nghiệp với các nhân viên, từ đó tạo sức mạnh nội bộ trong thực hiện các quyết định chung của công ty. Mặt khác các thành viên trong công ty cũng yên tâm làm việc khi mà mức thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty có tốc độ tăng trung bình khoảng 10 – 15% . Sự chú trọng tới đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, và các biện pháp quan tâm tới người lao động trong những năm qua đã góp phần vào thành công của Traphaco như hiện nay. Kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp đã xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp khi hội nhập, tìm hiểu các thành viên trong doanh nghiệp, sự phân tích trong nội bộ doanh nghiệp, nó cho thấy những điểm yếu mà doanh nghiệp cần tập trung vào giải quyết. Đây là điểm đáng khen của trong lập kế hoạch nhân sự của Traphaco. Tuy nhiên chúng ta cũng thấy những hạn chế trong kế hoạch nhân sự của công ty: Công ty chưa dự đoán nguồn cung nhân sự trong công ty có đủ cho nhu cầu hay không để còn có kế hoạch thuê lao động từ bên ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Kế hoạch nhân sự của công ty chưa có nội dung về điều chỉnh trong nội bộ thông qua các kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nội bộ doanh nghiệp. Khi không có sự khuyến khích bằng các kế hoạch đề bạt những người có năng lực thực sự, nó sẽ ảnh hưởng tới thái độ làm việc của một số nhân viên. Dựa vào một số nội dung mà kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp đề cập tới chúng ta cũng thấy một số nội dung không hợp lý: - Là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm, doanh nghiệp có thể không đầu tư vào việc cho các thành viên của mình đi học các lớp hành chính quốc gia, nội dung này là không cần thiết đối với doanh nghiệp. Hoặc quản lý xây dựng cũng không thực sự cần thiết với doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên chú trọng tập trung cho đào tạo tay nghề lao động sản xuất, đào tạo đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng… - Kế hoạch đào tạo của công ty được đánh giá là xuất phát từ nhu cầu của các phòng ban trong nội bộ công ty. Tuy nhiên, phòng các cán bộ của phòng kế hoạch là những người không có chuyên môn kế hoạch thì lại không thấy có trong kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bổ sung nội dung này cho kế hoạch đào tạo của mình. 2.4. Kế hoạch chất lượng Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành dược thì việc đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng là rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới sự tồn tại của doanh nghiệp. Chính vì thế mà đảm bảo chất lượng trong qui trình sản xuất luôn được tiến hành song song với quá trình thực hiện sản xuất. Trong năm thực hiện các kế hoạch tác nghiệp của doanh nghiệp thì như sự phân tích ở sơ đồ 1.2 chúng ta thấy được tầm quan trọng của kế hoạch chất lượng và tác động của nó tới các kế hoạch khác. Để thực hiện các tiêu chuẩn chất lượng này, trong năm Traphaco tiến hành kiểm tra hệ thống của mình xem đạt các tiêu chuẩn đó chưa, tự thanh tra và tìm ra những yếu kém trong quá trình thực hiện các tiêu chuẩn này. Khi xác định các khâu chưa đạt được yêu cầu Traphaco lập danh sách các khâu này, và thực hiện khắc phục. Sau quá trình đó là tiếp tục thanh tra nội bộ lần hai xem đã có thể tiến hành đăng kí kiểm tra chất lượng với cơ quan chức năng chưa? Khi theo đánh giá nội bộ của công ty là các tiêu chuẩn đã được đảm bảo thì sẽ tiến hành đăng kí kiểm tra chất lượng và cấp giấy phép với các cơ quan chức năng. Tất cả các khâu kiểm tra chất lượng của doanh nghiệp đều được ghi vào sổ tay chất lượng để có thể kiểm tra lại. Sau đây là các hệ thống chất lượng mà Traphaco thực hiện đảm bảo trong năm: Bản 2.6. Hệ thống quản lý chất lượng. STT Hệ thống Tiến trình Thời gian 1 ISO 14001/2000 Kiểm tra định kì Quí I 2 5S Học tập và thực hiện Quí I và II 3 GDP Kiểm tra GDP-GPP lần 1 Quí II 4 GMP WHO Tái kiểm tra GMP WHO Quí IV 5 ISO 9001/2000 Tái ĐG ISO 9001/2000 lần 1 Quí IV Nguồn: phòng Kế hoạch. Qua bảng trên chúng ta nhận thấy, Traphaco có kế hoạch kiểm tra đăng kí các tiêu chuẩn chất lượng khá đầy đủ, đáp ứng các tiêu chuẩn bắt buộc. Ngoài ra còn khẳng định ưu thế khi thực hiện khá thành công trong qui trình sản xuất và đạt được các tiêu chuẩn ISO. Khi đã xác định rõ các tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được, Traphaco lập kế hoạch khá rõ ràng để tiến hành thực hiện sao cho đảm bảo các tiêu chuẩn trên. Bảng 2.7. Triển khai kế hoạch chất lượng. STT Hệ thống Thời gian Tiến trình 1 GMP WHO Quí I -Lên danh mục công việc cần làm của các bộ phận - Sửa đổi, bổ sung Sổ tay chất lượng. Quí II -Sửa đổi, bổ sung Sổ tay chất lượng - Thanh tra nội bộ lần I và khắc phục - Sửa chữa nhà xưởng, máy móc… GMP WHO Quí III - Hoàn thiện phần mềm GMP, hồ sơ thẩm định, hồ sơ máy móc thiết bị, sổ sách. - Bảo trì hệ thống HVAC - Đào tạo thường kỳ Quí IV - Thanh tra nội bộ lần 2 và khắc phục - Lập hồ sơ đăng kí tái kiểm tra nộp sở y tế Hà Nội. - Tái kiểm tra và cấp chứng chỉ 2 GDP Qúi I - Rà soát hoàn thiện phần mềm. - Tự thanh tra và khắc phục - Lập hồ sơ đăng kí tái kiểm tra Quí II - Đánh giá và cấp chứng chỉ 3 ISO 14001/2000 Quí I Cấp chứng chỉ 4 ISO9001/2000 Quí I - Xây dựng mục tiêu chất lượng - Chỉnh sửa hoàn thiện sổ tay chất lượng. Quí II - Chỉnh sửa hoàn thiện SOP và danh mục sản phẩm - Tự thanh tra lần 1 và khắc phục - Xem xét đánh giá hệ thống quản lý chất lượng sau 6 tháng đầu năm Quí III - Chỉnh sửa và hoàn thiện SOP và danh mục - Đào tạo thường kỳ (cùng GPs) ISO 9001/2000 Quí IV - Tự thanh tra lần II và khắc phục - Xem xét đánh giá hệ thống chất lượng năm - Lập hồ sơ đăng kí tái kiểm tra - Tái kiểm tra và cấp chứng nhận Nguồn: Phòng kế hoạch. Chúng ta nhận thấy rằng Traphaco đã rất quan tâm tới đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng trong ngành dược. Các bước tiến hành đảm bảo chất lượng được tiến hành khá bài bản và đầy đủ. Ngay từ khi chuẩn bị kết thúc năm kế hoạch này thì các kế hoạch chất lượng này đã được lập cho năm tiếp theo để chuẩn bị đưa vào thực hiện cho đúng khung thời gian. Quy trình này đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt các tiêu chuẩn chung một cách đầy đủ. Ngay trong các bước tiến hành sẽ được theo dõi và xem xét xem có những yếu điểm ở đâu và ngay lập tức sẽ kiểm tra để có các biện pháp khắc phục kịp thời sao cho đảm bảo yêu cầu. Sau đó doanh nghiệp mới xin cấp phép, chính sự chủ động và cố gắng này đã giúp cho Traphaco tạo dựng được uy tín đối với các cơ quan kiểm tra và với người tiêu dùng. Dễ nhận thấy trong qui trình lập kế hoạch chất lượng của Traphaco có những điểm đáng khen ngợi như: Công ty tự thực hiện việc kiểm tra, đánh giá nội bộ sau đó mới thực hiện đăng kí kiểm tra chất lượng. Các công việc này cho thấy sự quan tâm của Traphaco tới công tác đảm bảo chất lượng cho các sản phẩm của mình. Việc này sẽ tiết kiệm chi phí đi lại, đăng kí của doanh nghiệp để kiểm tra các tiêu chuẩn trên, đồng thời nó cũng tạo uy tín của doanh nghiệp với các cơ quan kiểm tra. Có sổ tay chất lượng chứng tỏ rằng công ty thực hiện theo đúng yêu cầu của các văn bản quy định đã ban hành, và nó tiện cho việc theo dõi các hoạt động trong doanh nghiệp liên quan tới chất lượng của sản phẩm. Trong quá trình thực hiện các tiêu chuẩn, doanh nghiệp có đào tạo cho các cán bộ hiểu biết về các tiêu chuẩn này, biện pháp này giúp cho doanh nghiệp nhận thức rõ ràng các công việc mà doanh nghiệp cần phải làm để đạt được các tiêu chuẩn trên. Hiểu về các tiêu chuẩn trên, và các nội dung, các bước mà doanh nghiệp cần phải làm giúp cho doanh nghiệp tập trung vào các công việc cần thiết để tiến hành và đạt được các tiêu chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp cần đảm bảo. 2.5. Kế hoạch tài chính Kế hoạch tài chính được soạn thảo dựa trên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp từ các định hướng phát triển doanh nghiệp, kết quả phân tích tài chính, các chính sách tài chính trong kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Đối với công ty, phân tích tài chính sẽ giúp cho các nhà quản trị tài chính đánh giá được tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách khá đầy đủ, trên cơ sở đó có những hoạch định phù hợp nhằm ngày càng nâng cao năng lực tài chính của doanh nghiệp. Dựa vào các phân tích tài chính này mà doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp trong dài hạn và triển khai chúng thành các kế hoạch tài chính tác nghiệp, các ngân sách cho các hoạt động trong doanh nghiệp như: ngân sách bán hàng, ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí lao động trực tiếp, ngân sách chi phí sản xuất chung, ngân sách chi phí bán hàng và ngân sách quản lý. Việc lập các kế hoạch này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, từ đây mà các hoạt động sẽ có kinh phí để triển khai và doanh nghiệp cũng sẽ dự tính được khả năng tài chính của doanh nghiệp trong năm tới. Bảng 2.8. Kế hoạch ngân sách của Traphaco năm 2007. Đơn vị: tr. đồng Nội dung Số lượng Ngân sách bán hàng 8600 Ngân sách chi phí nguyên vật liệu 249000 Ngân sách chi phí lao động trực tiêp 43000 Ngân sách chi phí sản xuất chung 5700 Ngân sách chi phí bán hàng 20000 Ngân sách quản lý 25000 Tổng cộng 351300 Nguồn: phòng Kế hoạch. Trong kế hoạch tài chính của Traphaco có xác định rõ ràng ngân sách cho các hoạt động cần thiết diễn ra bằng các kế hoạch ngân sách cho từng hoạt động, và sau đó nó lại tiếp tục được triển khai cho từng hoạt động cụ thể trong các từng kế hoạch ngân sách đó. Có các kế hoạch chi tiêu của mình trong năm tài chính giúp cho Traphaco chủ động được nguồn lực cho các hoạt động của mình có thể diễn ra trôi chảy. Các kế hoạch này cùng với phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ cho biết doanh nghiệp cần vay bao nhiêu cho các hoạt động của mình. Qua đây cũng xác định nhu cầu vay vốn của doanh nghiệp, đồng thời định hướng cho doanh nghiệp nên vay từ nguồn nào tuỳ theo nhu cầu của mình. Sự chủ động lập kế hoạch ngân sách của Traphaco đã ứng được những yêu cầu cơ bản của ngân sách như là: Ngân sách của công ty đã được triển khai thành các chỉ tiêu lượng hoá, đây chính là sự thể hiện “tiền tệ hoá” của các kế hoạch; Ngân sách đã được chuẩn bị từ trước thời gian thực hiện ngân sách tạo sự chủ động trong huy động và triển khai thực hiện ngân sách. Hợp lý trong hệ thống các kế hoạch ngân sách cho các hoạt động trong doanh nghiệp đã tạo nên sự năng động, nhanh nhạy và nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Khi quản lý dưới dạng ngân sách, các hoạt động đều đặt dưới một chi phối chung, Traphaco đã tận dụng khá tốt điều này để điều hành các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. * Đánh giá chung về qui trình, nội dung, phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco. - Về phương pháp: Công ty sử dụng hàm tuyến tính dự báo sản lượng, chúng ta nhận thấy trong xu thế có nhiều biến động sẽ không thực sự hợp lý, bởi vì trong hoạt động của mình thì công ty chịu nhiều tác động, và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố biến đổi liên tục như: sở thích, thu nhập của người tiêu dùng…Công ty có thể sử dụng hàm tuyến tính dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng, tuy nhiên có thể sẽ phải xét tới yếu tố mùa vụ và thu nhập của người tiêu dùng trong hàm dự báo. - Về qui trình: Qua sự phân tích về qui trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco ở phần trên chúng ta thấy rằng, trong qui trình so với qui trình chuẩn vẫn còn khá nhiều điều cần phải điều chỉnh: + Phân tích môi trường: Doanh nghiệp đã xác định được xu thế thị trường, đã có sự lựa chọn phân khúc thị trường cho mình, xác định các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp và môi trường, tuy nhiên hạn chế chủ yếu của doanh nghiệp chính là chưa đưa ra các con số dự báo về qui mô thị trường. Nó sẽ tạo ra khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định các kế hoạch hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu đó. + Xác định các mục tiêu: Traphaco xác định các mục tiêu cho mình khá hợp lý khi mà các chỉ tiêu thể hiện được định hướng phát triển của doanh nghiệp. Các mục tiêu của doanh nghiệp trong thời gian dài đước xác định dưới mặt định tính thể hiện dược định hướng phát triển của doanh nghiệp và sự mềm dẻo của các mục tiêu đó.Mặt tốt của quá trình xác định các mục tiêu này còn là doanh nghiệp đã căn cứ vào các tác động của môi trường bên ngoài, như thế để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp thì họ đã tính toán các yếu tố có thể ảnh hưởng. Tuy nhiên hạn chế của quá trình này là doanh nghiệp lại không căn cứ vào phân tích, đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Mặc dù là doanh nghiệp có nguồn lực khá mạnh, tuy nhiên không căn cứ vào các khả năng của doanh nghiệp sẽ tạo ra những khó khăn cho doanh nghiệp khi xác định các yếu tố phục vụ cho thực hiện các mục tiêu đó. + Lập kế hoạch chiến lược: Như đã phân tích thì kế hoạch của Traphaco được lập ra khi đã xác định các mục tiêu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế hoạch của doanh nghiệp còn phải dựa vào sự so sánh các mục tiêu của doanh nghiệp và các phân tích của doanh nghiệp về môi trường, có như thế thì kế hoạch mới xác định được hết các thách thức và có những phương án để giải quyết nó. + Lập các chương trình, dự án: Các mục tiêu của bản kế hoạch xác định không dựa trên căn cứ các nguồn lực của doanh nghiệp, như thế sẽ tạo khó khăn cho thực hiện các dự án. Các chương trình và dự án của doanh nghiệp yêu cầu sự tập trung cao độ các nguồn lực cho thực hiện chúng, và chính thế doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Không đánh giá các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp thì sự chuẩn bị các điều kiện cho thực hiện các chương trình và dự án sẽ gặp khó khăn. Nhưng thực tế thì các dự án của họ triển khai lại hoạt động khá thành công, và đáp ứng hợp lý các nhu cầu của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường hiện nay. Khi các dự án mở rộng hoạt động sản xuất và xây dựng khu cung cấp nguyên liệu đưa vào hoạt động đã mang lại những hiệu quả rất lớn đối với doanh nghiệp. + Lập các kế hoạch chức năng: Các kế hoạch tác nghiệp của Traphaco trình bày khá rõ những hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện trong một năm. Sự cụ thể các hoạt động này và đặt dưới sự chỉ đạo hợp lý đã mang lại cho Traphaco những thành công đáng khen ngợi trong những năm qua. Ở đây chúng ta nhận thấy rằng các kế hoạch càng chi tiết, càng cụ thể thì việc tiến hành sẽ càng thuận lợi. Việc theo dõi các hoạt động diễn ra sẽ thuận lợi hơn, từ đó định hướng các giải pháp khắc phục các diễn biến bất ngờ sẽ có khả năng thành công cao hơn. Tuy nhiên, qua sự phân tích nội dung của các kế hoạch này mà chúng ta thấy rằng các nội dung của các kế hoạch tác nghiệp này chưa đầy đủ các nội dung mà doanh nghiệp cần xác định. Ví dụ: kế hoạch Marketing của Traphaco chưa xác định được qui mô thị trường, chưa có những giả thiết phát triển của thị trường. + Điều chỉnh các bước của kế hoạch: ở bước này, công tác kế hoạch của Traphaco thể hiện rõ nhất ý chí của các nhà lãnh đạo. Dưới sự chỉ đạo của các nhà lãnh đạo mà các mục tiêu có thể sẽ được điều chỉnh, qua đó điều chỉnh các pha trước của công tác kế hoạch để có thể đưa ra bản kế hoạch cho doanh nghiệp thực hiện trong thời gian sớm nhất, trước khi bước sang năm tài chính mới. Có sự góp ý thông qua của ban lãnh đạo sẽ tránh được sự dồn trách nhiệm cho các cấp dưới, và qua đó có được sự thông suốt trong toàn doanh nghiệp. Như thế công tác triển khai thực hiện kế hoạch sẽ dễ dàng hơn do có các điều kiện thông thoáng mà các nhà lãnh đạo đã thông qua. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp không chuyên về kế hoạch, như thế sẽ có thể các mục tiêu của doanh nghiệp là duy ý chí, mà không có các căn cứ khách quan. Các mục tiêu chung của doanh nghiệp nên được xác định khi có sự góp ý của các phòng ban trong doanh nghiệp, như thế nó sẽ thể hiện được tính khả thi khi thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp. - Về nội dung của kế hoạch kinh doanh: các kế hoạch tác nghiệp của Traphaco đã có khá đầy đủ những nội dung cần thiết thể hiện những hoạt động sẽ tiến hành và dự kiến các chỉ tiêu quan trọng. Đánh giá chung là kế hoạch kinh doanh của Traphaco là khá tốt. Tuy nhiên chúng ta cũng nhận thấy một số nhược điểm trong các kế hoạch cụ thể của Traphaco (kế hoạch Marketing chưa đưa ra các dự báo qui mô thị trường, chưa đưa ra các giả thiết về khả năng phát triển của thị trường), và điều này là khó mà có thể tránh được khi mà có rất nhiều các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra liên tục. IV. Đánh giá các điều kiện cho công tác lập kế hoạch 1. Năng lực cán bộ lập kế hoạch Như đã đánh giá nguồn lực con người phục vụ cho công tác kế hoạch có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng bản kế hoạch của công ty. Để đảm bảo chất lượng cho các bản kế hoạch của doanh nghiệp thì như đã trình bày, các cán bộ kế hoạch cần phải đáp ứng các yêu cầu sau, hoặc sự bổ trợ lẫn nhau giữa các cá nhân của phòng kế hoạch phải có đạt được các yêu cầu sau: - Người lập kế hoạch thể hiện được khả năng tư duy trừu tượng, suy luận logic của mình. - Có hiểu biết về các lĩnh vực: tài chính, marketing, và các lĩnh vực mà doanh nghiệp thực hiện kinh doanh. - Phải có chuyên môn sâu rộng về chuyên môn kế hoạch, và có khả năng giao tiếp tốt, có khả năng trong tổ chức và quản lý doanh nghiệp. Bảng 2.8. Nhân lực của phòng kế hoạch. Họ tên Năm sinh Trình độ Chuyên ngành Nguyễn Thị Lan 1967 Đại học Dược sỹ Nguyễn Văn Nhượng 1964 Đại học Dược sỹ Nguyễn Thị Thư 1973 Đại học Kinh tế Nguyễn Thị Hải 1979 Đại học Quản trị Phạm Thuý Hồng 1982 Đại học Kế toán Vũ Mạnh Phúc 1984 Đại học Thương mại Nguồn: Phòng Kế hoạch. Như đã trình bày ở phần trên, để phục vụ cho công tác lập kế hoạch thì người lập kế hoạch đòi hỏi khả năng, sự hiểu biết sâu rộng về các lĩnh vực của doanh nghiệp. Nói chung thì với nguồn nhân lực hiện có của Traphaco, thì phòng kế hoạch có thể đã tổng hợp được các thành viên có các chuyên môn, có sự hiểu biết về các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Điều này có tác dụng lớn trong phân tích các điều kiện trong nội bộ doanh nghiệp, và trong các công tác triển khai nó thành các kế hoạch chức năng. Tuy nhiên, thiếu sót quan trọng trong đội ngũ cán bộ lập kế hoạch của doanh nghiệp là các thành viên trong phòng kế hoạch lại không ai có chuyên môn về lập kế hoạch. Đây là yếu tố chuyên môn ảnh hưởng tới chất lượng của bản kế hoạch, thiếu nó thì công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp không thể hoàn thành nhiệm vụ cho ra bản kế hoạch tốt. Để khắc phục điểm yếu này trong thời gian ngắn trước mắt thì doanh nghiệp nên cho các cán bộ của mình theo học các lớp về chuyên ngành lập kế hoạch trong doanh nghiệp. Về lâu dài Traphaco nên tuyển mộ thêm nhân viên cho phòng kế hoạch, mà nhân viên này có chuyên môn về lập kế hoạch để phục vụ cho công tác kế hoạch của doanh nghiệp. Trong những năm qua thì công ty luôn có sự khuyến khích các thành viên của phòng kế hoạch, và các thành viên tham gia vào quá trình quản lý thực hiện kế hoạch khi mà kế hoạch của doanh nghiệp đề ra được thực hiện thành công, hoặc vượt các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Tổng số tiền mà doanh nghiệp sẽ thưởng cho ban điều hành thực hiện kế hoạch được xác định bằng 3% lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp. 2. Sự liên lạc giữa các phòng ban chức năng Ở Traphaco thì để thực hiện được công tác lập kế hoạch kinh doanh tổng quát cho doanh nghiệp thì các phòng ban có liên hệ với nhau khá tốt. Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp các thông tin đánh giá về môi trường bên ngoài và cung cấp thông tin cho phòng kế hoạch, phòng cũng lấy thông tin từ các phòng nghiên cứu sản phẩm, phòng đảm bảo chất lượng để lấy thông tin cho các hoạt động marketing cảu mình. Qua đó dự tính chi phí và chuyển cho phòng tài chính tổng hợp để có sự chuẩn bị. Phòng tài chính tổng hợp tổng hợp các thông tin về kinh phí cho các hoạt động của các phòng ban để có những dự tính cho kế hoạch ngân sách của mình. Phòng tài chính cũng thông báo cho phòng kế hoạch các thông tin về tài chính và thông tin về nhân sự của doanh nghiệp, phòng tài chính có vai trò rất quan trọng khi mà công tác vê nhân sự cũng do họ quản lý. Phòng kế hoạch tổng hợp các thông tin từ các phòng ban để thực hiện cho công tác lập kế hoạch của mình. Khi các phòng ban đưa lên các kế hoạch chất lượng, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự… thì phòng kế hoạch có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin và tổ chức phối hợp các hoạt động đó của Traphaco trong năm sao cho các hoạt động của Traphaco có thể diễn ra nhịp nhàng. Hệ thống thông tin nội bộ cho phép các phòng ban cập nhật những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp, và môi trường bên ngoài để tổng hợp chúng về chuyển về cho phòng kế hoạch của công ty. Phòng kế hoạch sẽ tổng hợp thông tin và đánh giá chúng để có những điều chỉnh trong giai đoạn thực hiện kế hoạch để các mục tiêu của kế hoạch đề ra có thể được thực hiện. Sự liên lạc tốt giữa các phòng ban sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp hiểu rõ và theo dõi những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp. Đồng thời các thông tin chính xác này sẽ giúp cho công tác lập kế hoạch diễn ra thuận lợi hơn, với độ chính xác cao hơn, giúp nâng cao chất lượng của bản kế hoạch. 3. Điều kiện tiếp xúc thông tin Để phục vụ cho công tác lập kế hoạch thì các thành viên tham gia công tác này phải có đầy đủ các thông tin về môi trường trong và ngoài doanh nghiệp. Mối quan hệ với các phòng ban và tìm hiểu về các phòng ban trong doanh nghiệp. Các thông tin phục vụ cho công tác kế hoạch còn là các buổi trao đổi với các đối tác để thấy được mong muốn của họ để có những chính sách sao cho phù hợp với lợi ích của đôi bên khi thực hiện các hoạt động hợp tác. Cán bộ lập kế hoạch cần có được thông tin từ khách hàng, để hiểu được những mong muốn của khách hàng, qua đó xác định các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của họ. Vì mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều hướng tới đáp ứng các nhu cầu của thị trường. Ngoài ra phòng kế hoạch còn cần các phương tiện máy móc để phục vụ cho quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin của mình. Các thông tin về thị trường của doanh nghiệp cung cấp cho phòng kế hoạch sẽ được lấy từ phòng kinh doanh, nơi thực hiện các nghiên cứu về thị trường. Các thông tin trong nội bộ của doanh nghiệp sẽ được tiếp nhận qua hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Mặt khác các thông tin về khách hàng, đối tác sẽ thu thập được qua quá trình doanh nghiệp thực hiện các hội chợ và hội nghị khách hàng hàng năm. Phòng kế hoạch cũng như các phòng ban khác của công ty đều được kết nối Internet để có những cập nhật về thông tin thị trường, những thông tin thu nhận từ bên ngoài cho doanh nghiệp biết được xu hướng của thị trường. Từ đó có hướng phát triển hợp lý theo hướng đáp ứng nhu cầu của thị trường dựa trên nguồn lực của doanh nghiệp. Trong xu hướng thị trường liên tục có những biến động, việc tiếp cận thông tin và phương tiện giúp người kinh doanh phản ứng kịp thời với những biến đổi đó có tính chất quyết định tới sự thành bại của các kế hoạch, sự sống còn của doanh nghiệp. Để phát huy hết sức mạnh con người ở trên, cần cung cấp đầy đủ điều kiện làm việc sao cho họ phát huy hết khả năng của mình trong thị trường năng động hiện nay. Để có thể có được những kết quả tốt với các bản kế hoạch thì không thể thiếu thông tin từ thị trường cũng như là từ những cơ sở, các phòng ban trong công ty. Doanh nghiệp đã ý thức được điều này và đã trang bị đầy đủ những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của phòng. Mọi thành viên đều có thể tìm hiểu thông tin thị trường thông qua mạng internet luôn được cập nhật tại phòng, cùng mạng điện thoại nội bộ, phòng có thể dễ dàng liên hệ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp để tìm hiểu thông tin thay đổi từng ngày. Trung bình mỗi thành viên đều được trang bị một máy tính và một máy in tại phòng, điều đó tạo điều kiện rất thuận lợi cho các thành viên trong công việc của mình. Không những thế các thành viên còn có thể nhận được thông tin của các chi nhánh, các khách hàng… qua máy Fax được đặt ngay trong phòng. Với những trang thiết bị hiện đại được cung cấp, chúng ta có thể thấy rằng điều kiện làm việc của phòng là khá tốt, đảm bảo phát huy được sức mạnh, khả năng của các thành viên. Tuy nhiên một khó khăn là phòng kế hoạch ở trụ sở chính phải tổng hợp cả các con số cho các chi nhánh, nhà máy ở các địa bàn lân cận. Đây là điểm không phù hợp khi mà ở các địa bàn khác nhau thì ở đó các điều kiện là khác nhau. Mặt khác, với sự quản lý như thế thì việc theo dõi các công việc diễn ra ở các bộ phận là rất khó có thể sát sao để có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời. 4. Đảm bảo tài chính cho công tác lập kế hoạch. Như đã nói, đảm bảo về tài chính có ý nghĩa cực kì quan trọng. Nếu không có sự đảm bảo về tài chính cho các công việc trong qui trình kế hoạch được tiến hành suôn sẻ thì nó sẽ có những ảnh hưởng xấu tới chất lượng của bản kế hoạch, qua đó ảnh hưởng dây truyền tới cả các hoạt động tiếp theo trong qui trình kế hoạch. Sau đây là kinh phí là công ty dành cho công tác lập kế hoạch trong những năm vừa qua (nguồn kinh phí này không gồm tiền lương). Bảng 2. Nguồn tài chính cho công tác lập kế hoạch. Đơn vị: tr. đồng Năm 2004 2005 2006 2007 Kinh phí 97 109 127 149 Tốc độ tăng(%) 12.4 16.5 17.3 Nguồn: phòng Kế hoạch. Chúng ta biết rằng trong những năm vừa qua thì kết quả kinh doanh của Traphaco là khá tốt khi mà doanh thu của doanh nghiệp tăng với tốc độ trung bình từ 20 - 25%. Đồng thới qua bảng trên chúng ta cũng nhận thấy rằng công ty đã khá chú trọng cho công tác lập kế hoạch của công ty, khi mà kinh phí cho công tác này liên tục tăng trong những năm qua và nó tăng với tốc độ ngày càng nhanh hơn càng thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp với công tác này. Có kinh phí cho các hoạt động chuyên môn của lập kế hoạch, các hoạt động bổ trợ cho công tác lập kế hoạch thì thông tin cho công tác này sẽ phong phú hơn qua đó tạo điều kiện nâng cao chất lượng của bản kế hoạch của doanh nghiệp. Traphaco là một doanh nghiệp lớn của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực dược, đã khẳng định được tên tuổi của mình từ lâu, và ngày càng khẳng định được ưu thế chính vì vậy khả năng tài chính của doanh nghiệp ngày càng được đảm bảo và cải thiện. Việc nâng cao điều kiện làm việc của các nhân viên ngày càng được quan tâm và đầu tư theo các tiêu chuẩn quốc tế đã khẳng định quyết tâm của công ty. Là doanh nghiệp đã có những thành công lớn trong những năm qua, và với tiềm lực tài chính khá mạnh của mình, Traphaco luôn cố gắng đảm bảo nguồn lực tài chính cho các hoạt động của doanh nghiệp có thể diễn ra trôi chảy thuận lợi. Có thể nói, những kế hoạch kinh doanh trong những năm qua là một trong những nguyên do quan trọng góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp. Chính vì thế Traphaco luôn đảm bảo tài chính cho các công việc trong qui trình kế hoạch được diễn ra suôn sẻ. * Đánh giá chung: theo những đánh giá bên trên thì nói chung lại việc đảm bảo các điều kiện cho công tác lập kế hoạch của Traphaco được đảm bảo khá tốt. Từ những yêu cầu về trang thiết bị, về tài chính, thông tin đã được đảm bảo. Nguồn lực con người có chất lượng tốt nhưng lại không chuyên về lập kế hoạch, đó là khó khăn đáng kể nhất trong qui trình kế hoạch hoá doanh nghiệp của Traphaco. Qua đây xác định cho doanh nghiệp hướng đào tạo chuyên môn kế hoạch cho các cán bộ thực hiện công tác kế hoạch, có như thế mới nâng cao chất lượng của các bản kế hoạch và cả qui trình kế hoạch nói chung của doanh nghiệp. CHƯƠNG III: MỘI SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRAPHACO I. Định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới Các định hướng phát triển dài hạn của công ty có ảnh hưởng lớn đến các chính sách, các biện pháp sẽ tiến hành trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các giải pháp áp dụng cho doanh nghiệp cũng nên xuất phát từ các mục tiêu này. Trong kế hoạch phát triển dài hạn của công ty đã xác định các hướng phát triển cho doanh nghiệp như sau: - Đầu tư nâng cao nguồn lực con người, đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại để đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trường đảm bảo tốc độ tăng trưởng cao (khoảng 30%/ năm) theo hướng công nghiệp hoá hiện đại hoá, hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. - Thực hiện đồng bộ các giải pháp: Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực (đào tạo mới, đào tạo lại, đào tạo trong và ngoài nước), đổi mới mô hình quản lý công ty cho phù hợp với quá trình hôi nhập (công ty mẹ, công ty con sở hữu đan xen về vốn). - Tập trung nghiên cứu phát triển các sản phẩm từ dược liệu, dẫn đầu nghiên cứu phát triển thuốc từ dược liệu tại Việt Nam; giữ vững thị phần các sản phẩm truyền thống, đồng thời mở rộng thị trường quốc tế đảm bảo phát triển bền vững. - Xây dựng thành công thương hiệu Traphaco nổi tiếng và được yêu thích. Niêm yết cổ phiếu tại sở giao dịch chứng khoán TP.Hồ Chí Minh, phấn đấu cổ phiếu của Traphaco là cổ phiếu blue-chip. * Qua định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới, chúng ta sẽ nhận thấy hướng đầu tư tập trung của doanh nghiệp, đồng thời qua các phân tích về ưu nhược điểm của công tác kế hoạch kinh doanh ở Traphaco trong thời gian qua, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty Traphaco. II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco 1. Các giải pháp về nghiệp vụ kế hoạch 1.1. Các giải pháp về quy trình lập kế hoạch Qua các phân tích từ chương trước tôi xin phép trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa các bước trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco. Xuất phát từ bước đầu tiên trong quy trình, đó là giai đoạn phân tích môi trường của doanh nghiệp: trong giai đoạn này, Traphaco đã tiến hành phân tích các yếu tố tác động đến doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh của mình. Đã xác định được những thách thức và cơ hội từ môi trường bên ngoài, và đã có những thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên điểm yếu của bước này là chưa dự tính được qui mô thị trường trong tương lai, triển vọng của thị trường mà doanh nghiệp tiến hành kinh doanh. Hạn chế này ảnh hưởng tới các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, nó có thể thừa so với nhu cầu thị trường, cũng có thể chưa đáp ứng được hết nhu cầu đó. Chính vì thế để tạo thuận lợi cho các bước sau của công tác kế hoạch thì trong bước đầu tiên này, Traphaco nên tiến hành các đánh giá triển vọng thị trường của doanh nghiệp trong tương lai dựa trên các phân tích thị trường và số liệu kinh doanh của những năm vừa qua. Ở bước xác định mục tiêu của doanh nghiệp cũng có những ưu điểm và hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý: Ưu điểm của Traphaco là đã xác định các mục tiêu cho mình dựa trên các phân tích môi trường bên ngoài, dựa trên các đặc thù riêng của lĩnh vực kinh doanh của mình và định hướng phát triển của ngành mình. Các mục tiêu của doanh nghiệp thể hiện sự mềm dẻo, linh hoạt khi đã xác định các mục tiêu dài hạn dưới dạng định tính. Cùng với các ưu điểm trên thì bước này của Traphaco cũng có hạn chế, khi các mục tiêu xác định mà chưa dựa trên những ước tính các nguồn lực của doanh nghiệp, các đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Nó sẽ có ảnh hưởng tới các bước triển khai các mục tiêu này thành các hoạt động cụ thể. Chính vì thế trong bước này, các mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra nên dựa vào các phân tích các nguồn lực mà trong nội bộ đã được đánh giá trong bước phân tích môi trường mà doanh nghiệp đã thực hiện. Khi các mục tiêu dựa trên các nguồn lực mà doanh nghiệp đã có nó sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động cụ thể thực hiện các mục tiêu này có khả năng thực hiện hơn. Trong bước lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp thì kế hoạch của doanh nghiệp không dựa trên sự so sánh giữa các mục tiêu và phân tích các điều kiện môi trường, như thế sẽ không có sự điều chỉnh kế hoạch theo các giới hạn mà doanh nghiệp chịu tác động. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng thực hiện của các kế hoạch. Để các mục tiêu trong bản kế hoạch gắn với khả năng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp nên thực hiện so sánh giữa các mục tiêu đó với các phân tích môi trường mà doanh nghiệp đã tiến hành. Bước triển khai kế hoạch thành các chương trình, dự án để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đã thực hiện khá thành công khi mà các dự án mà doanh nghiệp của doanh nghiệp đang hoạt động có hiệu quả và đúng hướng với những yêu cầu của thị trường hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xác định rõ các công việc mình làm, trong các khoảng thời gian để đảm bảo triển khai các dự án một cách thành công, bởi vì chúng ta biết rằng các chương trình và dự án của doanh nghiệp tập trung vào những hoạt động trọng điểm nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện. Bước đánh giá và điều chỉnh các bước của kế hoạch: ở bước này sự điều chỉnh kế hoạch thể hiện mặt tốt là có được sự góp ý của các nhà lãnh đạo, nó như là sự đảm bảo các nhu cầu cần thiết cho các hoạt động mà doanh nghiệp cần tiến hành để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Tuy nhiên, trong khâu này doanh nghiệp cũng cần lưu ý sự can thiệp của các nhà lãnh đạo không nên quá sâu. Bởi vì qua quá trình tiến hành nghiên cứu phục vụ cho nghiệp vụ của mình thì các thành viên tham gia lập kế hoạch hơn ai hết là những người hiểu về môi trường mà doanh nghiệp đang chịu tác động, qua đó các mục tiêu mà kế hoạch đưa ra sẽ hợp lý phần nào. Để bước điều chỉnh kế hoạch này có hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên tổ chức họp mặt các phòng ban để lấy ý kiến đóng góp. Qua đó sẽ tạo khả năng phối hợp các mục tiêu của lãnh đạo với ý kiến của các thành viên và khả năng của doanh nghiệp. 1.2. Giải pháp về nội dung của các kế hoạch tác nghiệp * Đối với kế hoạch Marketing: như đã phân tích thì kế hoạch Marketing của doanh nghiệp đã dự tính cho mình các công việc phải làm trong một năm và xác định nguồn kinh phí cho các hoạt động này có thể diễn ra. Tuy nhiên, Marketing không chỉ đơn giản làm nhiệm vụ quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, quảng cáo cho các sản phẩm của doanh nghiệp. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp cần có các giả thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp và giải thích cho các khả năng đó. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp còn cần có đánh giá về qui mô thị trường của doanh nghiệp. Đồng thời, các hoạt động Marketing của doanh nghiệp nên được cụ thể hoá: ví dụ như thời gian và địa điểm mà doanh nghiệp thực hiện các hội chợ, hoặc các hội nhị khách hàng, và một năm thì tiến hành bao nhiêu các hoạt động như vậy. Khi cụ thể các hoạt động này, Traphaco sẽ có được sự chuẩn bị chu đáo cho các công việc mà họ định làm về các mặt có thể chủ động được. * Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp: Kế hoạch sản xuất của Traphaco là khá đầy đủ các nội dung mà doanh nghiệp cần xác định, họ đã xác định được danh mục các sản phẩm sản xuất, số lượng cho các sản phẩm đó, và cũng đã xác định doanh thu dự tính khi bán các mặt hàng này. Nói chung, trong kế hoạch sản xuất của Traphaco đã khá đầy đủ. Nhưng nên chăng khi mà tuỳ theo thời tiết, theo mùa mà nhu cầu của người tiêu dùng có sự thay đổi, doanh nghiệp cũng nên xác định các mặt hàng nào đó mình sản xuất nhiều tuỳ theo sự biến động chung trên để dáp ứng tốt nhất nhu cầu cảu người tiêu dùng. Kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp: Chúng ta nhận thấy Traphaco khá chú trọng đào tạo cho nhân sự trong công ty, tuy nhiên các nội dung của kế hoạch này nên xuất phát từ nhu cầu thực tế trong doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm, có lẽ Traphaco không cần thiết đầu tư cho các cán bộ theo học các lớp về tài chính quốc gia, hoặc quản lý. Các nội dung này thực sự không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để nâng cao chất lượng nhân sự của mình như những nội dung đã nói, Traphaco có thể cho các cán bộ của mình theo học các lớp về lĩnh vực mà doanh nghiệp thực hiện kinh doanh, đồng thời doanh nghiệp cần có kế hoạch cho các cán bộ tham gia công tác lập kế hoạch theo học các lớp về chuyên môn mà họ đảm nhận. 2. Các giải pháp về nhân sự 2.1. Nâng cao chất lượng nguôn nhân lực Dựa vào kế hoạch nhân sự của công ty, chúng ta thấy rằng: công ty rất chú trọng tới phát triển nâng cao nguồn nhân lực sao cho theo kịp với các đòi hỏi của thị trường, của các tiêu chuẩn chung. Và để đáp ứng tốt các yếu tố chuyên môn, doanh nghiệp phải có kế hoạch đào tạo phù hợp nhằm vào các vị trí có yêu cầu cao để có sự đầu tư hợp lý. Trước khi tiến hành đào tạo nhân sự doanh nghiệp phải hiểu biết về cá nhân nằm trong kế hoạch đào tạo đó. Để có được điều này, doanh nghiệp cần tiến hành hoạt động phân tích nhân sự. Phân tích nhân sự là tìm hiểu để nắm bắt được về các kỹ năng, sự hiểu biết và kỹ năng của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp lớn như Traphaco thì các nhà lãnh đạo không thể hiểu biết hết về các nhân viên của mình, chính vì thế để có thể đánh giá về nhân sự thì doanh nghiệp cần có một hệ thống cung cấp các thông tin này. Việc đánh giá nội bộ này thường được phân chia theo hai đối tượng là: cán bộ quản lý và nhân viên. Với đối tượng nào thi bản phân tích cũng cần có bảng liệt kê các kỹ năng và năng lực của từng cá nhân. Bản tóm tắt này cho doanh nghiệp biết được những khả năng có trong đội ngũ nhân sự của mình để có kế hoạch đào tạo nâng cao và phát huy hết khả năng của đội ngũ đó. Qua các đánh giá về đội ngũ cán bộ cuả doanh nghiệp nói chung, và các cán bộ tham gia công tác kế hoạch nói riêng, so sánh với các phẩm chất và kỹ năng mà một nhà kế hoạch doanh nghiệp cần có mà doanh nghiệp sắp xếp kế hoạch đào tạo cho cán bộ hợp lý. Để thực hiện tốt chức năng của mình thì một nhà kế hoạch doanh nghiệp cần có những phẩm chất nhất định và cần được nhấn mạnh là: - Các nhà kế hoạch cần có lý luận tốt, có thói quen suy luận trừu tượng và có khả năng giao tiếp, tính chất của nhà ngoại giao giỏi. - Cần có chuyên môn sâu rộng về kế hoạch, và biết sử dụng các kiến thức đó vào việc soạn thảo kế hoạch, chính sách và tổ chức điều hành công tác kế hoạch hoá trong doanh nghiệp. - Nhà kế hoạch có khả năng giao tiếp ở mức độ chuyên nghiệp với các chuyên viên, chuyên gia ở các chuyên môn chức năng khác nhau như: tài chính, hành chính, marketing, và các lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp. - Nhà kế hoạch cần có sự yêu nghề và đã từng có kinh nghiệm trong môi trường kinh doanh, có kinh nghiệm lãnh đạo, để dựa vào các hiểu biết của mình có thể tổ chức thực hiện và quản lý các hoạt động đó. Trên đây là các tiêu chuẩn của một nhà kế hoạch doanh nghiệp, tuy nhiên trong tình hình thực tế hiện nay thì đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn trên sẽ là thách thức thực sự với chất lượng nguồn nhân lực. Thực ra doanh nghiệp không cần tất cả các thành viên tham gia lập kế hoạch đáp ứng các tiêu chuẩn trên, sự phối hợp các lĩnh vực mà từng cá nhân riêng có một cách hợp lý cũng sẽ tạo nên sức mạnh cho phòng. Nói chung lại, với nguồn nhân lực hiện tại của Traphaco: với những cán bộ đã làm việc lâu năm trong lập công tác kế hoạch và những người còn trẻ tham gia vào công tác này thì doanh nghiệp nên có chính sách đào tạo, bồi dưỡng hợp lý để phát huy hết sức mạnh của nguồn nhân lực này. Với những người đã làm việc lâu năm, đã quen với công việc và có kinh nghiệm trong hoạt động này thì ngoài việc tổ chức cho họ học về chuyên môn kế hoạch thì nên cử đi đào tạo các lớp về thị trường, tài chính… để họ có những hiểu biết rộng về các lĩnh vực trong hoạt động doanh nghiệp, như thế sẽ phục vụ tốt cho công tác lập kế hoạch sau này. Với những người trẻ tuổi thì ngoài việc tổ chức đào tạo về kế hoạch thì nên cử họ đi đào tạo các lớp về quản lý, tổ chức. Những khoá đào tạo này sẽ giúp cho các nhân viên có hiểu biết về quản lý và điều hành các hoạt động cuả doanh nghiệp nói riêng và các hoạt động trong công tác kế hoạch nói riêng. Tập trung cho nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một hướng đi đúng đắn, là sự đầu tư có chiều sâu cho sự phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp. 2.2. Thực hiện các biện pháp khuyến khích các thành viên Với những thành công trong kết quả kinh doanh của những năm qua, Traphaco ngày càng thể hiện sự quan tâm tới người lao động, nhân viên trong công ty khi đảm bảo cuộc sống cho cán bộ công nhân viên, và trung bình mỗi năm tăng thu nhập cho người lao động từ 10 - 15%. Sự ổn định trong kinh doanh và chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo tâm lý thoải mái cho người lao động tập trung vào sản xuất. Doanh nghiệp có thể tiến hành thực hiện các kế hoạch đề bạt các thành viên vào các vị trí phù hợp, như thế sẽ giúp các thành viên phát huy được khả năng của mình. Các thông tin từ phân tích nhân sự sẽ giúp ích cho quá trình đánh giá khả năng thăng tiến hoặc thuyên chuyển nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp. Chính sách này có thể khuyến khích người lao động làm việc với mong muốn được thăng tiến, và cũng có thể là sức ép để người lao động làm việc nếu không muốn bị thuyên chuyển tới những nơi mà mình không muốn. Kế hoạch đề bạt là qui trình có sự trao đổi giữa những người phụ trách kế hoạch nhân sự và các cán bộ quản lý tác nghiệp sử dụng để chuyển đổi các thông tin về nhân sự hiện tại thành các quyết định về sắp xếp nhân sự trong tương lai. Không những là biện pháp khuyến khích các thành viên tích cực làm việc, mà thông qua kế hoạch này doanh nghiệp còn xác định được nguồn thay thế cho các nhu cầu nhân sự quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp bằng chính nguồn cung của mình, nó thể hiện sự chủ động và mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu về nguồn nhân sự và sự luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp sẽ phát hiện các ứng viên và giúp họ có sự chuẩn bị để đảm nhiệm một nhiệm vụ mới được giao. Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành song song với đó là các biện pháp khen thưởng trong thi đua lao động, trong nghiên cứu. Các hoạt động này sẽ khuyến khích người lao động hoà mình chung vào các hoạt động, cùng nhịp phát triển của công ty. Như thế doanh nghiệp sẽ thành công trong nắm bắt tâm lý người lao động, phục vụ cho sự nghiệp phát triển doanh nghiệp. Khi có sự nỗ lực của toàn bộ tẩp thể doanh nghiệp, thì các mục tiêu của từng bộ phận đưa ra sẽ có tính tham vọng hơn, và như thế bản kế hoạch của doanh nghiệp cũng thể hiện tham vọng của doanh nghiệp. Nó sẽ phát triển hết các tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, khi các mục tiêu sát hợp với khả năng của doanh nghiệp, thì có thể nói chất lượng của bản kế hoạch doanh nghiệp đã được nâng lên hơn. Sự đồng lòng này cũng sẽ giúp kế hoạch có khả năng triển khai và thực hiện thành công cao hơn. 3. Một số kiến nghị chung với công ty Để trợ giúp cho các cán bộ trong phòng kế hoạch trong thực hiện tốt công tác của mình tôi xin nêu ra một số kiến nghị với công ty Traphaco như sau: - Công ty nên tạo điều kiện hơn nữa cho các thành viên tham gia lập kế hoạch tiếp xúc với khách hàng, đối tác và tiếp cận thông tin từ thị trường. - Công ty nên cử các thành viên tham gia lập kế hoạch đi đào tạo các khoá về kế hoạch. - Các kế hoạch phát triển của công ty nên được công bố rộng rãi để các thành viên trong công ty biết được hướng phát triển của doanh nghiệp. - Công ty tạo điều kiện khuyến khích các thành viên trong công ty thể hiện khả năng của mình để phát huy nội lực của công ty. KẾT LUẬN Qua quá trình thực tập tìm hiểu thực tế lập kế hoạch trong doanh nghiệp, những hiểu biết về cách mà doanh nghiệp tiến hành công tác lập kế hoạch cho phép chúng ta so sánh giữa những gì đã nghiên cứu và thực tiễn diễn ra trong doanh nghiệp. Qua đó định hướng những giải pháp khắc phục cho những điểm yếu trong công tác lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Cũng qua quá trình thực tập này cho phép chúng ta tiếp xúc với thực tế để chuẩn bị cho quá trình làm việc thực tế sau này. Để hoàn thành quá trình thực tập này, tôi xin cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn, và sự giúp đỡ trong quá trình tiếp xúc thực tế đầu tiên của mình của các thành viên trong phòng kế hoạch công ty Traphaco. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế hoạch kinh doanh –NXB Lao Động Xã Hội, 2005. 2. Chiến lược doanh nghiệp, NXB Thanh niên, 1999. 3. Marketing, NXB Thống kê, 2000. 4. Chiến lược và sách lược kinh doanh, NXB TP Hồ Chí Minh, 1994. 5. Quyết định số 12/2007/QĐ-BYT ngày 24/01/2007. 6. Quyết định số 1570/2000/QĐ-BYT ngày 22/05/2000. 7. Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29 tháng 6 năm 2001. 8. Quyết định số 11/2007/ QĐ-BYT ngày 24/01/2007. MỤC LỤC