Đề tài Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty dụng cụ cắt và đo lường cơ khí

hØ: Sè tµi kho¶n H×nh thøc thanh to¸n: MS: STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 ThÐp chÕ t¹o cacbon F34 (Bæ xung thiÕu ho¸ ®¬n 44081) Kg 108 3905 421740 Céng tiÒn hµng: 421740 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 21087 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 442827 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Bèn tr¨m bèn hai ngh×n t¸m tr¨m hai b¶y Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký ghi râ hä, tªn) (Ký ghi râ hä, tªn) (§ãng dÊu, Ký ghi râ hä, tªn) BiÓu mÉu sè 2 BI£N B¶N KIÓM NGHIÖM VËT T¦ Sè: Ngµy 20/10/2001 Danh ®iÓm vËt t­ Tªn nh·n hiÖu vµ quy c¸ch vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng NhËn xÐt Theo chøng tõ Theo kiÓm ®Þnh §óng quy c¸ch phÈm chÊt Kh«ng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt ThÐp chÕ t¹o cacbon F34 Kg 108 108 108 0 Uû viªn Uû viªn Uû viªn Tr­áng ban Ký tªn-Hä tªn Ký tªn-Hä tªn Ký tªn-Hä tªn Ký tªn-Hä tªn BiÓu mÉu sè 3 §¬n vÞ ..... PHIÕU NHËP KHO mÉu sè:01/vt Ngµy 20 th¸ng 10 n¨m 2001 Q§ sè: 1141:TC/C§KT Ngµy 1/1/1995 cña BTC Hä tªn ng­êi giao hµng: Anh tróc Sè : Theo sè ... ngµy ....th¸ng ....n¨m .... cña ..... Nî TK: 1521 NhËp t¹i kho: Kim khÝ Cã TK: 331 Sè thø tù Tªn nh·n hiÖu,quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (S¶n phÈm hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 ThÐp chÕ t¹o cacbon F34 Kh¸ch hµng 108 108 3905 421740 Céng: 421740 ViÕt b»ng ch÷: Bèn tr¨m hai mèt ngh×n b¶y tr¨m bèn m­¬i ®ång ch½n. NhËp ngµy 20 th¸ng 10 n¨m 2001 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®v 3.2./ Thñ tôc xuÊt kho VËt liÖu trong kho ®­îc xuÊt dïng cho nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau nh­ xuÊt cho s¶n xuÊt, cho qu¶n lý vµ xuÊt b¸n Do vËt liªô cña c«ng ty bao gåm nhiÒu chñng lo¹i vµ ®­îc sö dông ®Ó s¶n xuÊt c¸c lo¹i s¶n phÈm kh¸c nhau nªn ®Ó sö dông vËt liÖu mét c¸ch tiÕt kiÖm, hiÖu qu¶ nhÊt th× hµng th¸ng c¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp ®Þnh møc vËt liÖu cho tõng phßng ban, ph©n x­ëng §èi víi c¸c vËt t­ xuÊt dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, phßng kÕ ho¹ch sÏ lËp “ PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc “ (mÉu biÓu sè 4) lµm 2 b¶n vµ ghi sè h¹n møc vËt t­ ®­îc lÜnh vµo 2 b¶n ®ã, kÝ nhËn sau ®ã chuyÓn cho thñ kho 1 b¶n, n¬i sö dông 1 b¶n. Khi vËt t­ ®¬n vÞ lÜnh ®em phiÕu nµy xuèng kho, thñ kho ghi sè l­îng xuÊt vµo 2 b¶n, ký tªn.Sau mçi lÇn xuÊt vËt t­, thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt vµo thÎ kho Cuèi th¸ng,thñ kho thu l¹i phiÕu lÜnh cña ®¬n vÞ, tÝnh ra tæng sè vËt liÖu ®· xuÊt dïng vµ h¹n møc cßn l¹i cuèi th¸ng. Sau ®ã thñ kho tr¶ l¹i 1 b¶n cho ®¬n vÞ lÜnh ®Ó lËp b¸o c¸o sö dông NVL trong th¸ng, 1 b¶n chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu lµm c¨n cø ghi sæ §èi víi vËt t­ xuÊt dïng cho gia c«ng chÕ biÕn hoÆc xuÊt cho c¸c kho phôc vô cho viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm ( xuÊt kh«ng cã h¹n møc ) th× kh«ng lËp phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc mµ khi cã nhu cÇu bé phËn lÜnh sÏ lËp phiÕu xuÊt kho (mÉu biÓu sè 5) lµm 2 b¶n, c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt vµo phiÕu, ng­êi nhËn vµ thñ kho cïng kÝ tªn vµo 2 b¶n, 1 b¶n giao cho bé phËn lÜnh, 1 b¶n thñ kho gi÷ l¹i lµm c¨n cø ghi thÎ kho vµ sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu ghi sæ kÕ to¸n NÕu vËt t­ xuÊt ®Ó b¸n th× phßng vËt t­ c¨n cø vµo tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng ®Ó lËp ho¸ ®¬n GTGT lµm 3 b¶n. C«ng ty kiÓm tra kÝ duyÖt råi giao cho kh¸ch hµng liªn 2.Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt kho råi cïng kh¸ch hµng kÝ nhËn vµo3 b¶n, liªn 1 l­u ë phßng vËt t­, liªn 3 thñ kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt liÖu ghi sæ BiÓu sè 4 PHIÕU LÜNH VËT T¦ THEO H¹N MøC MÉu sè 31 ct/xl Q§ Sè:215/Q§ Ngµy 23 th¸ng 9/ 74cña TCTK Sè 10 Ngµy 28 th¸ng 10 n¨m 2001 Tªn vËt t­ : ThÐp chÕ t¹o cacbon F34 C«ng tr×nh h¹ng môc c«ng tr×nh:§u«i giao phay Tªn ®¬n vÞ lÜnh:PXCK1 LÜnh t¹i kho:Kim khÝ Danh ®iÓm vËt t­ Nh·n hiÖu quy c¸ch vËt t­ H¹n møc ®­îc lÜnh trong th¸ng Sè l­îng th¸ng tr­íc chuyÓn sang XuÊt trong th¸ng Tr¶ l¹i Tæng sè trõ phÇn tr¶ l¹i H¹n møc cßn l¹i cèi th¸ng Ngµy 1/1 Ngµy Ngµy Ngµy Ngµy Céng Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ThÐp C¸c bon F34 148 140 140 8 140 3905 546700 0 Céng thµnh tiÒn : (viÕt b»ng ch÷ ) N¨m tr¨m bèn s¸u ngh×n b¶y tr¨m ®ång Thñ kho KÕ ho¹ch Cung tiªu Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 5 PHIÕU XUÊT KHO MÉu sè:02-vt §¬n vÞ Q§ sè:1141 TC/CDKT Ngµy 1-11-1995 cña BT Ngµy 20 th¸ng 10 n¨m 2001 Hä, tªn ng­êi nhËn hµng:Anh §øc §Þa chØ: Ph©n x­ëng khëi phÈm Sè: Lý do xuÊt kho:T¹o ph«i Nî TK: 154 XuÊt t¹i kho:Kim khÝ Cã TK:152 STT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch s¶n phÈm vËtt­ M· sè §¬nvÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 ThÐp chÕ t¹o c¸c bon F34 Kg 20 20 3905 79400 Céng 20 20 79400 Céng thµnh tiÒn (b»ng ch÷ ): BÈy m­¬i chÝn ngh×n bèn tr¨m ®ång XuÊt ngµy 20 th¸ng 10 n¨m 2001 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn thñ kho 3.3/H¹ch to¸n chi tiÕt NVL Theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ tr×nh tù h¹ch to¸n ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau *TaÞ kho: Thñ kho tiÕn hµnh më thÎ kho ®Ó theo dâi biÕn ®éng nhËp xuÊt tån vËt liÖu hµng ngµy (mÉu biÓu sè 6) Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho, thñ kho tiÕn hµnh ghi sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt voµ thÎ kho. Sau mçi nghiÖp vô thñ kho tÝnh ra sè tiÒn tån trªn thÎ kho. Khi lÜnh vËt t­ theo h¹n møc, sau mçi lÇn xuÊt thñ kho ph¶i ghi sè l­îng thùc xuÊt mµ kh«ng ®îi ®Õn kÕt thóc chøng tõ míi ghi mét lÇn. §Þnh k× tuÇn mét lÇn, sau khi ghi thÎ kho, thñ kho chuyÓn toµn bé chøng tõ nhËp xuÊt vµo phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n voµ sæ chi tiÕt vËt liÖu. Ngoµi ra ®Ó ®¶m b¶o sù trïng khíp gi÷a sè l­îng vËt liÖu ghi trªn thÎ kho víi thùc tÕ cã trong kho, hµng th¸ng ®Òu cã sù ®èi chiÕu gi÷a sæ s¸ch vµ hiÖn vËt. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh kÝ x¸c nhËn vµo thÎ kho c¨n cø vµo c¸c thÎ kho thñ kho tiÕn hµnh ghi sè l­îng vËt liÖu tån kho cuèi th¸ng cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu vµo sæ sè d­ ( mÉu biÓu sè 7) BiÓu sè 6 §¬n vÞ: Phßng vËt t­ MÉu sè:06-vËn t¶i Tªn kho:Kim khÝ Q§sè:1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1-11-1995 Cña bé tµi chÝ THÎ KHO Ngµy lËp thÎ:28 th¸ng 10 n¨m 2001 Tê sè : -Tªn nh·n hiÖu, quyc¸ch vËt t­ : ThÐp chÕ t¹o c¸c bon F34 -§¬n vÞ tÝnh: kg -M· sè STT Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµy nhËp xuÊt Sè l­îng Ký x¸c nhËn cña kÕ to¸n Sè hiÖu Ngµy th¸ng NhËp XuÊt Tån A B C D E 1 3 4 Tån ®Çu th¸ng 300 1/10 PXCKI 140 160 16/10 PXCKII 60 100 20/10 NhËp s¶n xuÊt 108 208 28/10 PXKP 20 188 Tån cuèi th¸ng 188 BiÓu sè 7 Sæ Sè D¦ Kho: Kim khÝ N¨m 2001 Sè danh ®iÓm Tªn vËt liÖu §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ §Þnh móc dù tr÷ D­ ®Çu n¨m.... D­ cuèi th¸ng 10 Ghi chó SL TT SL TT ThÐp chÕ t¹o c¸c bon F34 kg 3905 300 1.171.500 188 734.140 Tæng céng 1.501.955.137 1.440.740.264 *T¹i phßng kÕ to¸n §Þnh k×, hµng tuÇn kÕ to¸n vËt liÖu xuèng kho nhËn chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu, sau ®ã tiÕn hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra xem viÖc vµo thÎ kho cña c¸c chøng tõ ®ã cã ®¹t yªu cÇu hay kh«ng råi kÝ vµo thÎ kho. Sau ®ã kÕ to¸n tÝnh gÝa c¸c chøng tõ theo gi¸ h¹ch to¸n tæng céng sè tiÒn nhËp xuÊt tån kho cña tõng nhãm vËt liÖu råi ghi vµo cét sè tiÒn trªn “B¶ng luü kÕ nhËp xuÊt tån kho “(mÉu biÕu sè 8) BiÓu sè 8 B¶NG LUü KÕ NHËP XUÊT TåN KHO VËT LIÖU Kho: Kim khÝ Th¸ng 10 n¨m 2001 Nhãm vËt liÖu Tån ®Çu th¸ng NhËp XuÊt Tån cuèi th¸ng Tõ ngµy 1 ®Õn ngµy 7 ..... Tõ ngµy 1 ®Õn ngµy7 .... ThÐp giã 50.100.000 10.500.000 10.546.700 20.540.000 Tæng céng 1.501.955.137 1.440.740.264 Ta cã thÓ tãm t¾t quy tr×nh h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ t¹i c«ng ty DCC & §LCK nh­ sau S¥ §å H¹CH TO¸N CHI TIÕT vËt liÖu theo ph­ong ph¸p sè sè d­ t¹i c«ng ty Dcc &®lck Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt Sæ sè d­ KÕ to¸n tæng hîp ThÎ kho B¶ng luü kÕ N-X-T kho vËt liÖu Ghi chó Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu 4/ H¹ch to¸n tæng hîp NVL t¹i c«ng ty DCC & §LCK Do ®Æc ®iÓm c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt kho NVL diÔn ra th­êng xuyªn víi sè l­îng lín doanh nghiÖp ®· ¸p dông ph­ong thøc kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp NVL.§©y lµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp ph¶n ¸nh ¶nh h­ëng th­êng xuyªn liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho vËt t­ hµng ho¸ trªn tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n Trong tr­êng hîp ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn th× c¸c tµi kho¶n hµng tån kho nãi chung vµ tµi kho¶n NVL nãi riªng ®­îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña vËt t­ hµng hãa do ®ã gi¸ trÞ vËt t­ hµng ho¸ trªn sæ kÕ to¸n cã thÓ x¸c ®Þnh ë bÊt k× thêi ®iÓm nµo trong k× h¹ch to¸n Cuèi k× h¹ch to¸n c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ vËt t­ hµng ho¸ tån kho, so s¸nh ®èi chiÕu víi sè l­îng tån kho trªn sæ kÕ to¸n ®Ó x¸c ®Þnh sè l­îng vËt t­ thõa, thiÕu t×m nguyªn nh©n, ®­a ra xö lý kÞp thêi, 4.1 Tµi kho¶n vµ sæ s¸ch sö dông §Ó h¹ch to¸n tæng hîp NVL c«ng ty sö dông mét sè sæ s¸ch vµ tµi kho¶n sau ®©y : *Tµi kho¶n -TK 152:Nguyªn vËt liÖu TK 152 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n dùa trªn c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu theo vai trß vµ c«ng dông cña nã + TK 1521: NguyªnvËt liÖu chÝnh + TK 1522: VËt liÖu phô + TK 1523 : Nhiªn liÖu + TK 1524: Phô tïng thay thÕ +TK 1525 :VËt liÖu söa ch÷a vµ x©y dông c¬ b¶n + TK1526: PhÕ liÖu thu håi --TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n --TKkh¸c : 111, 112, 141, 133, 311... *Sæ s¸ch: §Ó h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu, c«ng ty sö dông mét sè sæ s¸ch chñ yÕu sau ®©y : --B¶ng kª sè 3, 4, 5, 6 --B¶ng ph©n bæ sè 2 --Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n --NhËt ký chøng tõ sè 1, 2, 5, 10 --sæ c¸i TK 152 4.2 KÕ to¸n tæng hîp NVL H¹ch to¸n tæng hîp NVL lµ mét c«ng viÖc cÇn thiÕt vµ quan träng v× bªn c¹nh viÖc n¾m ®­îc chØ tiªu vÒ mÆt sè l­îng vËt liÖu th× nhµ qu¶n lý còng cÇn ph¶i biÕt ®­îc chØ tiªu gi¸ trÞ cña nã VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc nhËp tõ 3 nguån lµ mua ngoµi, thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn vµ tù gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho. Tuú tõng tr­êng hîp nhËp cô thÓ mµ kÕ to¸n ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ s¸ch kh¸c nhau 4.2.1 Tr­êng hîp vËt liÖu mua bªn ngoµi nhËp kho VËt liÖu mua ngoµi chiÕm tû träng lín nhÊt trong tæng gi¸ trÞ NVL nhËp kho. Trong ®iÒu kiÖn c¬ chÕ thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay, khi mµ thÞ tr­êng ®Çu vµo rÊt phong phó ®a d¹ng, viÖc mua b¸n diÔn ra nhanh chãng thêi gian vËn chuyÓn ng¾n th× hÇu nh­ kh«ng cã tr­êng hîp hµng vÒ ho¸ ®¬n ch­a vÒ, chÝnh v× vËy c«ng ty kh«ng sö dông TK 151 : Hµng mua ®ang ®i ®­êng. Trong tr­êng hîp hµng vÒ ho¸ ®¬n vÒ x¶y ra ®Îgi¶m tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n, khi hµng vÒ ®Õn n¬i sau khi hoµn tÊt thñ tôc vËt liÖu ®­îc nhËp kho, s¾p riªng víi c¸c vËt liÖu kh¸c, kÕ to¸n ch­a h¹ch to¸n ngay. Khi cã ho¸ ®¬n vÒ th× h¹ch to¸n nh­ tr­êng hîp hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ. C¸ch h¹ch to¸n nµy cã thÓ h¹n chÕ lµ nã kh«ng ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh nhËp kho NVL, tuy nhiªn nã cã t¸c dông kÝch thÝch t×nh h×nh thanh to¸n diÔn ra nhanh h¬n v× nh©n viªn tiÕp liÖu ph¶i ®«n ®èc ng­êi b¸n göi ho¸ ®¬n ViÖc thanh to¸n víi nhµ cung cÊp ®­îc theo dâi qua nh©n viªn tiÕp liÖu nªn th«ng th­êng trong tr­êng hîp vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ, ph­¬ng thøc thanh to¸n cña c«ng ty vÉn lµ tr¶ chËm theo hîp ®ång *Tr­êng hîp mua ngoµi, c«ng ty tr¶ chËm theo hîp ®ång VËt liÖu mua vÒ trong th¸ng sau khi ®· lµm ®Çy ®ñ thñ tôc nhËp kho kÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt TK 331 - Nguyªn t¾c më : Sæ chi tiÕt TK 331 ®­îc më hµng th¸ng. Nh÷ng ng­êi b¸n cã quan hÖ th­êng xuyªn víi c«ng ty th× ®­îc më riªng mét sæ cßn nhµ cung cÊp v·n lai th× ®­îc theo dâi qua nh©n viªn tiÕp liÖu -C¬ së sè liÖu : Tõ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ thanh to¸n kh¸c -Ph­¬ng ph¸p ghi : +§Çu th¸ng kÕ to¸n ghi sè d­ ®Çu th¸ng vµo cét d­ ®Çu th¸ng víi sè liÖu lµ sè d­ cuèi th¸ng tr­íc chuyÓn sang +C¨n cø vµo phiÕu nhËp, ho¸ ®¬n kÕ to¸n ghi sè liÖu, ngµy th¸ng lËp phiÕu nhËp vµo ho¸ ®¬n ®ã +Cét tµi kho¶n ®èi øng : Ghi c¸c TK ph¶n ¸nh c¸c lo¹i NVL thuÕ GTGT vµ h×nh thøc thanh to¸n cña ®¬n vÞ ®èi v¬Ý nhµ cung cÊp c¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua vËt liÖu g× th× chi tiÕt theo TK cña vËt liÖu ®ã, thanh to¸n b»ng h×nh thøc g× th× ph¶n ¸nh theo TK t­¬ng øng +Cét ph¸t sinh -Cét ph¸t sinh Cã: Hµng ngµy c¨n cø vµo phiÕu nhËp ho¸ ®¬n kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo c¸c cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n Nî TK152( chi tiÕt vËt liÖu): Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu thùc tÕ nhËp kho: Nî TK 133 trÞ gi¸ thuÕ GTGT cña sè vËt liÖu ®ã Cã TK331: Tæng gi¸ thanh to¸n --Cét ph¸t sinh Nî: Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n víi ng­êi b¸n tuú tr­êng hîp cô thÓ kÕ to¸n ghi vµo c¸c cét phï hîp theo ®Þnh kho¶n Nî TK 331: Tæng gi¸ thanh to¸n Cã TK 111: Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt Cã TK 112: Thanh to¸n b»ng tiÒn göi ng©n hµng Cã TK 311: Vay ng¾n h¹n ®Ó thanh to¸n + Cét sè d­: Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo sè d­ ®Çu kú, sè ph¸t sinh trong kú kÕ to¸n tÝnh ra sè tiÒn cßn nî ng­êi b¸n theo c«ng thøc: Sè d­ cuèi kú = D­ ®Çu kú + ph¸t sinh t¨ng – ph¸t sinh gi¶m -Ngµy 1/12/2001 C«ng ty mua cña viÖn c«ng nghÖ mét l« hµng c¸p dù øng lùc Phi 12,7 trÞ gi¸ ch­a thuÕ lµ 421740( ThuÕ suÊt 5%) KÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n GTGT cña bªn b¸n ghi sæ, Nî TK 152 (C¸p dù øng lùc F12,7) 421740 Nî TK 133:21087 Cã TK 331: 442827 Ngµy 10/12/2001 c«ng ty dïng tiÒn mÆt ®Ó thanh to¸n cho ViÖn c«ng nghÖ sè tiÒn mua l« hµng ngµy 10/12/2001. kÕ to¸n ghi Nî Tk 331: 442827 Cã TK 111: 442827 MÉu biÓu sè 9 Sæ CHI TIÕT THANH TO¸N VíI NG¦êI B¸N Th¸ng 12/2001 §èi t­îng:ViÖn c«ng nghÖ Tªn nh©nviªn tiÕpliÖu Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Ph¸t sinh Sè d­ SH NT Nî Cã N Cã 044082 b¸o Nî 1/12 10/12 Sè d­ ®Çu th¸ng C¸p dù øng lùc Tr¶ tiÒn mua thÐp 1521 133 111 442.827 421.740 21.087 6.609.100 ... .. ... .... .... ... ... Céng TK1521 Céng TK133 Céng TK111 Sè d­ cuèi th¸ng 70946000 80273500 4013715 19950315 Sè liÖu tõ sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 lµ c¬ së ®Ó ghi vµo NKCT sè n¨m. NKCT sè 5 ®­îc më vµo cuèi th¸ng, dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n, mçi ®èi t­îng ghi trªn mét dßng nhËt kÝ + C¬ së sè liÖu: Sè liÖu ®Ó ghi vµo NKCT sè 5 ®­îc lÊy tõ NKCT th¸ng tr­íc vµ sæ thanh to¸n víi ng­êi b¸n th¸ng nµy +ph­¬ng ph¸p ghi: C¨n cø vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n th¸ng nµy vµ NKCT sè 5 th¸ng tr­íc Cét thø tù; Ghi sè thø tù cña ng­êi b¸n. Cét tªn ®¬n vÞ hoÆc ng­êi b¸n: Ghi tªn cña nhµ cung cÊp: ViÖn c«ng nghÖ Cét sè d­ ®Çu th¸ng: C¨n cø vµo NKCT th¸ng tr­íc, kÕ to¸n ghi vµo cét sè d­ bªn Cã sè tiÒn: 6609100 Cét ph¸t sinh: PhÇn ghi cã TK 331, Nî c¸c TK kh¸c kÕ to¸n ghi sè liÖu tæng céng vËt liÖu cuèi th¸ng vµo cét TK 1521 sè tiÒn 421700. PhÇn ghi Nî TK 331 ghi cã c¸c TK kh¸c c¨n cø vµo sæ chi tiÕt TK 331 kÕ to¸n ghi vµo cét TK 111 sè tiÒn: 442827 Cét sè d­ cuèi th¸ng: kÕ to¸n ghi vµo cét sè d­ cuèi th¸ng bªn Cã sè tiÒn: 19950315 + BiÓu mÉu NhËt ký Chøng Tõ sè 5 BiÓu mÉu sè 10 NHËT Ký CHøNG Tõ Sè 5 Th¸ng 12/2001 STT Tªn ng­êi b¸n hoÆc nhµ cung cÊp Sè d­ ®Çu th¸ng Cã TK 331 Nî c¸c TK kh¸c Nî TK 331 Cã c¸c TK kh¸c Sè d­ cuèi th¸ng Nî cã 1521 1522 ... 111 112 ... Nî cã ViÖn c«ng nghÖ 6609100 421740 44282710 7215697 ViÖn luyÖn kim ®en 2944000 Cty Hoµng Mai 586000 380000 206000 ... .... .... ... ... ... ... .... ... ... Tæng céng 10622815 80273500 ... 70946000 ... 19950315 *L­u ý: Chi phÝ thu mua liªn quan ®Õn vËt liÖu do ph¸t sinh Ýt ( kho¶ng 10% gi¸ trÞ vËt liÖu ngoµI thuÕ) nªn th­êng ®­îc thanh to¸n trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng, khi ph¸t sinh chi phÝ kÕ to¸n ghi vµo NKCT sè 1 (hoÆc sè2 ) (mÉu biÓu sè 11) theo ®Þnh kho¶n Nî TK 152: Chi phÝ thu mua t×nh vµo gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp Nî TK 133: ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng cña chi phÝ thu mua Cã TK 111: Tæng gi¸ thanh to¸n Sæ c¸i TK331- Thanh to¸n víi ng­êi b¸n Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 10622815 Ghi cã c¸c TK ®èi øng bªn nî TK nµy ... Th¸ng 11 Th¸ng 12 Céng 111 78510258 70946000 1121 20790656 ... ... Céng sè ph¸t sinh Nî 70946000 Céng sè ph¸t sinh Cã 80273500 Sè d­ cuèi th¸ng Nî Sè d­ cuèi th¸ng Cã 412801100 19950315 MÉu biÓu sè 11 NhËt ký chøng tõ sè 1 Ghi Cã TK 111 “TiÒn mÆt” Th¸ng 12/2001 STT Ngµy Ghi Cã TK 111, ghi Nî c¸c TK å 1521 331 141 ... 1 1/12 216000 ... 50000000 2 4/12 82000 3 9/12 7000 10/12 442827 862000 ... å 4682328 7094600 10500000 95872000 *Tr­êng hîp mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng ViÖc thu mua vËt liÖu b»ng tiÒn t¹m øng ®­îc theo dâi qua sæ chi tiÕt t¹m øng -Nguyªn t¾c më : Sæ t¹m øng ®­îc më hµng n¨m -KÕt cÊu : mÉu biÓu sè 12 -Tr×nh tù h¹ch to¸n Ng­êi ®i mua vËt liÖu khi viÕt ®¬n xin t¹m øng ph¶i ghi râ lµ mua lo¹i vËt liÖu g×, sè l­îng lµ bao nhiªu råi ®­a lªn phßng kÕ ho¹ch cung øng. Phßng kÕ ho¹ch cung øng sÏ xem xÐt vµ chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt råi míi viÕt phiÕu chi. Th«ng th­êng ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho nh©n viªn tiÕp liÖu c¨n cø vµo l­îng gÝa trÞ vËt liÖu dù ®Þnh mua phßng kÕ to¸n sÏ t¹m øng mét sè tiÒn lín h¬n tæng sè tiÒn ph¶i thanh to¸n cho ng­êi b¸n +C¨ncø vµo phiÕu chi kÕ to¸n ghi voµ cét ngµy th¸ng, sè hiÖu cña phiÕu chi +Cét néi dung : Ghi néi dung c¸c nghiÖp vô t¹m øng +TK ghi Cã : C¨n cø vµo h×nh thøc t¹m øng kÕ to¸n sÏ ghi theo TK ph¶n ¸nh t­¬ng øng +Sè ph¸t sinh Nî : C¨n cø vµo phiÕu chi sè 10, kÕ to¸n ghi sè tiÒn t¹m øng vµo cét ph¸t sinh Nî theo ®Þnh kho¶n : Nî TK141 : (chi tiÕt ng­êi t¹m øng )- Anh Th¾ng : 10500000 Cã TK 111 -Sè ph¸t sinh Cã : Sau khi hµng vÒ nhËp kho,nh©n viªn tiÕp liÖu lµm chøng tõ thanh to¸n t¹m øng, nÕu thiÕu th× ®­îc c«ng ty thanh to¸n bæ xung, nÕu thõa th× c«ng ty kh«ng thu ngay mµ cho nî ®Ó triÓn khai mua l« hµng tiÕp theo Cô thÓ : NÕu tæng gi¸ thanh to¸n lín h¬n sè t¹m øng c¨n cø voµ ho¸ ®¬n kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sè ph¸t sinh Cã theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 152 ( chi tiÕt vËt liÖu ): TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho : 8000000 Nî TK 133: TrÞ gi¸ thuÕ GTGT cña vËt liÖu : 400000 Cã TK141: sè t¹m øng: 10500000 Cã TK 338: Sè ph¶i tr¶ nh©n viªn tiÕpliÖu : 2100000 NÕu sè t¹m øng lín h¬n tæng gi¸ thanh to¸n : Nî TK 152 : TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho Nî TK133: TrÞ gi¸ thuÕ GTGT cña vËt liÖu Cã TK 141:Tæng gi¸ thanh to¸n BiÓu sè 12 Sæ t¹m øng Th¸ng 12 n¨m 2001 NT PhiÕu thu PhiÕu chi Néi dung TK ®èi øng Sè FS Nî Sè FS Cã 7/12 Mua thÐpgiã 152 4424400 9/12 Mua thÐp ¸nh b¹c 152 5372349 10/12 10 Chi tiÒn t¹m øng 111 10500000 Tæng 10500000 9796749 -Cuèi th¸ng tõ sæ t¹m øng kÕ to¸n vµo NKCT sè 10.NKCT sè 10 ®­îc më hµng th¸ng ( mÉu biÓu sè 13) BiÓu sè 13 NhËt ký chøng tõ sè 10 Th¸ng 12 n¨m 2001 Ghi Cã TK 141 STT DiÔn gi¶i Sè d­ ®Çu th¸ng Ghi Nî TK141 Cã TK Ghi Cã TK141 Nî TK D­ cuèi th¸ng Nî cã TK111 TK152 Nî Cã 1 Anh Th¾ng 1578964 4500000 4424400 1654564 2 Anh thiÒu 807016 5500000 5372349 127651 3 Anh TuÊn 673000 673000 ... ... .... ... ... ... ... ... Céng 4785980 10500000 9796749 703251 *Tr­êng hîp vËt liÖu nhËp khÈu ViÖc h¹ch to¸n trong tr­êng hîp nµy ®­îc h¹ch to¸n t­¬ng tù nh­ trªn chØ kh¸c lµ gi¸ trÞ vËt liÖu bao gåm c¶ thuÕ nhËp khÈu. KÕ to¸n ghi sæ theo ®Þnh kho¶n Nî TK 152 ( chi tiÕt vËt liÖu ): Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho Cã TK 331: Sè thanh to¸n cho nhµ cung cÊp Cã TK 3333: ThuÕ nhËp khÈu -TrÞ gi¸ thuÕ nhËp khÈu th«ng th­êng ®­îc c«ng ty thanh to¸n trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng, kÕ to¸n ghi : Nî TK 3333: thuÕ nhËp khÈu Cã TK 111,112 : thanh to¸n thuÕ Do chi phÝ ph¶n ¸nh thuÕ triÖt tiªu lu«n nªn TK ph¶n ¸nh thuÕ nhËp khÈu TK 3333 kh«ng ®­a vµo ph¶n ¸nh 4.2.2 Tr­êng hîp vËt liÖu tù gia c«ng chÕ biÕn hay thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho Mét sè vËt liÖu khi mua vÒ sÏ ®­îc gia c«ng chÕ biÕn tr­íc khi ®em vµo s¶n xuÊt s¶n phÈm nh­ thÐp, hîp kim ®Ó t¹o ph«i.Víi nh÷ng vËt liÖu phô nhá lÎ th× ®¬n vÞ kh«ng trùc tiÕp gia c«ngchÕ biÕn mµ thuª ngoµi lµm (do chi phÝ tù lµm lín h¬n chi phÝ thuª ngoµi .§èi víi vËt liÖu nµy khi mua vÒ sÏ ®­îc s¾p xÕp riªng vµ khi gia c«ng trÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt gia c«ng chÝnh lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ®ã nhËp (gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp ) §Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu tõ nguån nµy kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n 1545 “ Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang “.KÕt cÊu cña TK nµy nh­ sau : Bªn Nî:Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt gia c«ng, chÕ biÕn, chi phÝ tr¶ cho cho bªn gia c«ng ( tr­êng hîp thuª ngoµi) Bªn cã: TrÞ gi¸ NVL hoµn thµnh nhËp kho D­ nî: TrÞ gi¸ NVL xuÊt gia c«ng ch­a hoµn thµnh y*Tr­êng hîp tù gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho :§èi víi lo¹i vËt liÖu nµy kÕ to¸n chØ ph¶n ¸nh trªn sæ nhËp xuÊt vËt t­ *Tr­êng hîp thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn : C¨n cø vµo l­îng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ h¹ch to¸n, kÕ to¸n tÝnh ra trÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt kho theo gi¸ h¹ch to¸n cho bªn gia c«ng( ng­êi cã nhiÖm vô mang vËt liÖu ®I gia c«ng lµ nh©n viªn tiÕp liÖu ). Th«ng th­êng, khi thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn, nh©n viªn tiÕp liÖu ®­îc t¹m øng mét kho¶n tiÒn ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n.C¨n cø vµo sè t¹m øng, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt t¹m øng theo ®Þnh kho¶n : Nî TK141 ( chi tiÕt ng­êi t¹m øng ) Cã TK liªn quan Khi vËt liÖu vÌ nhËp kho, c¨n cø vµo l­îng vËt liÖu xuÊt gia c«ng chÕ biÕn, sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n kÕ to¸n tÝnh ®ù¬c gÝa trÞ cña hµng nhËp theo gia h¹ch to¸n vµghi sæ theo ®Þnh kho¶n Nî TK 152 ( Chi tiÕt vËt liÖu ): TrÞ gi¸ vËt liÖu nhËp kho Cã TK141: Chi phÝ gia c«ng chÕ biÕn ph¶i tr¶ Cã TK 154: Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang kÕt chuyÓn vµo gi¸ trÞ vËt liÖu Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ ®Ó lªn sæ ch÷ T TK 1545 Tõ c¸c sæ s¸ch nªu trªn ®¬n vÞ tiÕn hµnh lËp “B¶ng kª sè3” –TÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ vËt liÖu vµ c«ng cô, dông cô (MÉu biÓu 14) vµ b¶ng ph©n bæ sè 2 –B¶ng ph©n bæ NVl, c«ng cô dông cô (xem mÉu biÓu sè 15). C¸c b¶ng nµy ®ù¬c lËp vµo cuèi th¸ng Tr×nh tù lËp b¶ng kª sè 3 nh­ sau +KÕ to¸n ph¶n ¸nh sè d­ ®Çu th¸ng chi tiÕt theo tõng lo¹i vËt liÖu : TK 1521: gi¸ h¹ch to¸n :107500 Gi¸ thùc tÕ : 1076075 + Trong k×, c¨n cø vµo NKCT sè 1, 2,5 ,7 vµ mét sè NKCT kh¸c cã liªn quan, kÕ to¸n ghi gÝa thùc tÕ c¸c lo¹i vËt liÖu nhËp kho vµ tÝnh ra trÞ gi¸ h¹ch to¸n t­¬ng øng vËt liÖu nhËp kho vµo c¸c cét phï hîp. Sau ®ã tiÕn hµnh tæng céng sè ph¸t sinh Nî cña tõng lo¹i vËt liÖu theo c¶ hai gi¸ h¹ch to¸n vµ thùc tÕ Sè ph¸t sinh theo gi¸ h¹ch to¸n : 100895000 Sè ph¸t sinh theo gi¸ thùc tÕ : 100995895 +kÕ to¸n thùc hiÖn céng sè d­ ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng cña tõng cét Gi¸ h¹ch to¸n : 101970000 Gi¸ thùc tÕ : 102071970 +tÝnh hÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n (theo c«ng thøc ®· nªu trong phÇn ®¸nh gi¸ vËt liÖu ) HÖ sè chªnh lÖch =102071970/101970000 =1,001 +LÊy sè liÖu ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng theo gi¸ h¹ch to¸n nh©n víi hÖ sè gi¸ ®Ó tÝnh ra trÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng cu¶ tõng lo¹i +Cuèi cïng, tÝnh ra gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho cuèi th¸ng cu¶ tõng cét : trÞ gi¸ vËt liÖu tån kho cuèi k× Gi¸ h¹ch to¸n : 1500400085+90325114-151388598=1439336601 Gi¸ thùc tÕ : 1501955137+90325114-151537511=1440742739 4.3 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu : §Ó qu¶n lý tèt vËt liÖu th× qu¶n lý kh©u xuÊt lµ mét viÖc lµm cÇn thiÕt vµ quan träng v× ®©y lµ c«ng ®o¹n cuèi cïng trong tr×nh tù qu¶n lý vËt liÖu,mÆt kh¸c chi phÝ vËt liÖu chiÕm tû tränglín trong c¬ cÊu gi¸ thµnh. Do vËt liÖu xuÊt sö dông cho nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau: XuÊt s¶n xuÊt s¶n phÈm, xuÊt b¸n, xuÊt gia c«ng chÕ biÕn vµ cho nhiÒu bé phËn phßng ban kh¸c nhau nªn ®Ó cã thÓ qu¶nlý t«t kÕ to¸n tæng hîp ph¶I ph¶n ¸nh mét c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ ph©n bæ hîp lý chi phÝ vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi t­îng cô thÓ ViÖc h¹ch to¸n xuÊt vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh theo tr×nh tù sau : Hµng tuÇn, kÕ to¸n vËt liÖu xuèng kho kiªm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý viÖc vµo thÎ kho cu¶ thñ kho,ký nhËn vµo ®ã ®ång thêi tËp hîp c¸c phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc theo tõng bé phËn, ph©n x­ëng vµ tõng nhãm vËt liÖu (vËt liÖu chÝnh,vËt liÖu phô ) dùa vµo ®¬n gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh ra møc xuÊt dïng cña nhãm vËt liÖu cña tõng bé phËn,ph©n x­ëng råi ghi vµo “B¶ng luü kÕ nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu “.Cuèi th¸ng tæng céng ®Ó tÝnh ra tæng møc xuÊt dïng cña tõng n¬I theo gÝa h¹ch to¸n.Sau ®ã vµo “B¶ng tæng hîp phiÕu xuÊt (mÉu biÓu sè 16.Do ®¬nvÞ tÝnh gÝa vËt liÖu xuÊt dïng theo gi¸ h¹ch to¸n , c¨n cø vµo hÖ sè gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng theo c«ng thøc sau : Gi¸ thùctÕ vËt liÖu xuÊt dïng = gi¸ h¹ch to¸n x HÖ sè gi¸ C¸c sè liÖu tÝnh ®­îc trªn b¶ng tæng hîp phiÕu xuÊt vÒ trÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng theo gi¸ h¹ch to¸n vµ thùc tÕ cña tõng ®èi t­îng lµ c¬ së ®Ó ghi vµo b¶ng ph©n bæ NVL, sau ®ã ®ù¬c ghi vµo “B¶ng kª sè 3” Cuèi th¸ng, trÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp ®ù¬c tÝnh trªn NKCT sè 1,2, 5,10, trÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt ®ù¬c tÝnh trªn b¶ng ph©n bæ sè 2 lµ c¨n cø ®Ó ghi vµo sæ c¸I tµi kho¶n 152 (mÉu biÓu sè17) MÉu biÓu sè 15 B¶ng kª sè 3 TK 1521 Th¸ng 12/2001 ChØ tiªu Gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ thùc tÕ I/ Sè d­ ®Çu th¸ng 107500 1076075 II/ Sè ph¸t sinh trong th¸ng 100895000 100995895 - TK 141 9786962 9796749 126 - 3/12 5794205 5800000 125 - 3/12 1499000 1500500 130 - 4/12 569930 570500 131 - 14/12 1923825 1925749 - TK 331 80193306 80273500 129 - 14/12 50849150 50900000 128 - 14/12 20080419 20100500 117 - 2/12 5732673 5790000 132 - 15/12 2997002 3000000 112 - 30/12 482517 483000 ... III/ Tæng sè ph¸t sinh + Sè d­ ®Çu kú 101970000 102071970 IV/ HÖ sè 1,001 V/ TrÞ gi¸ s¶n xuÊt 98900500 98999400 VI/ Tån 3069500 3072569.5 MÉu biÓu sè16 B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô Th¸ng 12 n¨m 2001 STT Cã c¸c TK Nî c¸c TK TK 1521 ... Tæng HT TT HT TT 1 621 - CPNVLTT 105406555 105427800 6211 - PXKP 26441950 26447300 6212 - PXCKI 18138150 18141800 6213 - PXCKII 6820696 6822100 6214 - PXBG 17964138 17967800 6215 - PXC§ 34991621 34997600 6216 - PXM 1051000 1051200 2 627 ... 3 641 ... 4 632 - Nh­îng vßng bi cho kh¸ch ... Tæng céng 98900500 98999400.5 MÉu biÓu sè 17 Sæ c¸i Tµi kho¶n 1521 “ Nguyªn gi¸ vËt liÖu chÝnh” Sè d­ ®Çu n¨m: 1501955137 Ghi Cã c¸c TK ®èi øng víi TK nµy Th¸ng 1 ... Th¸ng 12 Céng TK111 4682382 TK112 0 TK141 9796749 TK331 80273500 TK3333 0 ... Céng ph¸t sinh Nî Céng ph¸t sinh Cã Sè d­ cuèi th¸ng 100995895 98999400.5 3072569.5 4.4 KÕ to¸n kÕt qu¶ kiÓm kª NVL ë c«ng ty DCC & §LCK C«ng t¸c kiÓm kª ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi n¨m. ViÖc kiÓm kª nµy víi môc ®Ých ph¸t hiÖn NVL thõa, thiÕu, h­ háng, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt...®Ó tõ ®ã c«ng ty cã nh÷ng biÖn ph¸p sö lý kÞp thêi vµ ®ång bé nh»m n©ng cao tr¸ch nhiÖm qu¶n lý, sö dông NVL cña c¸c bé phËn cã hiÖu qu¶ Tr­êng hîp thõa, thiÕu NVL khi kiÓm kª do viÖc ghi chÐp nhÇm lÉn kÕ to¸n vËt t­ ®IÒu chØnh l¹i sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n cho phï hîp víi sè thùc tÕ hiÖn cã Tr­êng hîp ph¸t hiÖn thõa NVL kÕ to¸n vËt t­ c¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ vµ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ®Ó ghi sæ Nî TK 152: Gi¸ thùc tÕ NVL thõa Cã TK 3381: chê xö lý Tr­êng hîp thiÕu khi kiÓm kª, chñ yÕu lµ do hao hôt tù nhiªn trong ®Þnh møc quy ®Þnh vµ ngo¶I ®Þnh møc kÕ to¸n ghi Nî TK 642: ThiÕu trong ®Þnh møc Nî TK 1381: ThiÕu ngoµi ®Þnh møc Cã Tk 152 gi¸ trÞ NVL thiÕu BiÓu sè 18 B¶NG KÕT Qña KIÓM K£ NGµY 31/12/2001 STT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch s¶n phÈm ®¬n vÞ tÝnh Sè l­îng kiÓm kª thùc tÕ Sè l­îng sæ s¸ch Chªnh lÖch Thõa ThiÕu I ThÐp C35 kg 415 420 5 1 C35F10 268 268 2 C35F14 39 39 3 C35F34 108 113 5 II ThÐp dông cô hîp kim kg 158 172,5 4,5 1 F12 43 44,5 1,5 2 F15 98 98 3 F18 17 30 13 Céng 573 512 19,5 KÕt qu¶ kiÓm kª NVL cho ta thÊy cho ta thÊy: Sè l­îng NVL trªn thùc tÕ lµ thiÕu, kÕ to¸n xö lý nh­ sau ThÐp dông cô hîp kim thiÕu 14,5kg víi ®¬n gi¸ thùc tÕ 9500®/kg vµ thÐp C35 phi 34 thiÕu 5kg ®¬n gi¸ 5500®/kg,kÕ to¸n ghi Nî TK 642:165250 Cã TK 152:165250 Sè vËt t­ nµy ®­îc chuyÓn sang th¸ng 1/2002 ®Ó xö lýv× kÕ to¸n ®· kho¸ sæ tr­íc ngµy 31/12/2001 Ch­¬ng III: Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL t¹i c«ng ty DCC & §LCK I. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL §Êt n­íc ta ®ang ®æi míi tõng ngµy vÒ mäi mÆt nhÊt lµ hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh ®· vµ ®ang kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn. Trong ®ã h¹ch to¸n kÕ to¸n gãp phÇn tÝch cùc vµo viÖc n©ng cao chÊt l­îng qu¶n lý tµi chÝnh quèc gia vµ qu¶n trÞ doanh ngiÖp ViÖc hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n sÏ gióp doanh nghiÖp tiÕt kiÖm ®ùoc chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ thÊp gi¸ thµnh s¶n phÈm n©ng cao lîi nhuËn. Bªn c¹nh ®ã sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ßi hái kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng mét mÆt ph¶i thõa nhËn c¸c nguyªn t¾c, chuÈn mùc quèc tÕ ®ång thêi sím h×nh thµnh mét chuÈn mùc kÕ to¸n theo theo th«ng lÖ ViÖt Nam. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp ¸p dông tõ 1/1/1996 ®­îc nghiªn cøu x©y dông trªn c¬ së t«n träng vµ vËn dông cã chän läc c¸c nguyªn t¾c vµ chuÈn mùc chung cu¶ kÕ to¸n quèc tÕ. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL ë n­íc ta hiÖn nay,vÒ c¬ b¶n ®· phï hîp víi th«ng lÖ quèc tÕ song vÉn phøc t¹p vµ nhiÒu thñ tôc l¹c hËu.§Ó cã thÓ héi nhËp vµo nÒn kinh tÕ thÕ giíi b¾t buéc chóng ta cµng ngµy cµng hoµn thiÖn vµ x©y dùng cho m×nh mét m« h×nh hÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp phï hîp vµ cã kh¶ n¨ng héi nhËp vµo hÖ thèng kÕ to¸n thÕ giíi. §èi víi tõng doanh nghiÖp, ®øng tr­íc yªu cÇu qu¶n lý trong c¬ chÕ thÞ tr­êng ®ßi hái ph¶i kh«ng ngõng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ kinh tÕ. NhËn thøc ®­îc tµm quan träng cña yªu cÇu nµy, c¸c nhµ qu¶n lý c«ng ty DCC&§LCK ®· cïng phßng kÕ to¸n nghiªn cøu t×m ra c¸c ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n, c¸ch thøc qu¶n lý phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt cu¶ c«ng ty Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n ë c«ng ty lµ ph¶i thay ®æi vµ bæ xung ®Ó c«ng t¸c h¹ch to¸n ®­îc tiÕn hµnh tèt h¬n, hiÖu qu¶ h¬n. Hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n NVL còng nh­ h¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung lµ viÖc hoµn thiÖn nh÷ng c«ng viÖc ®· ®­îc quy ®Þnh theo nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n, dùa vµo chuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ lµ c¬ së ®Ó n­íc ta x©y dùng hÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp.Tuy nhiªn viÖc vËn dông chuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ hoµn toµn kh«ng mang tÝnh quy t¾c Ðp buéc. Nã ph¶i ®­îc ¸p dông mét c¸ch linh ho¹t, phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña mçi quèc gia. Theo chÕ ®é kÕ to¸n ViÖt Nam lµ nguyªn t¾c ¸p dông chung cho c¸c doanh nghiÖp kÕ to¸n Nh­ vËy, h­íng hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n NVL ë c«ng ty DCC & §LCK lµ dùa trªn c¸c yªu cÇu ban hµnh cña bé tµi chÝnh vÒ hÖ thèng c¸c ph­¬ng ph¸p thùc hiÖn, c¸c tµi kho¶n,chøng tõ vµ sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông. H¬n thÕ n÷a viÖc hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n NVL cßn nh»m môc ®Ých n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n bëi vËy c¸c biÖn ph¸p ®Ò ra ngoµi viÖc chÊp hµnh ®óng chÕ ®é quy ®Þnh c«ng ty ph¶i biÕt vËn dông ®óng vµ cã hiÖu qña c¸c c«ng cô qu¶n lý ®Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña h¹ch to¸n vµ ngµy cµng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL vµ kÕ to¸n nãi chung II. §¸nh gi¸ c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu cã vai trß quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung vµ c«ng ty DCC & §LCk nãi riªng v× ®©y lµ ®èi t­îng lao ®éng trùc tiÕp cÊu thµnh nªn s¶n phÈm vµ chi phÝ vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong c¬ cÊu gi¸ thµnh ( ë c«ng ty chi phÝ nµy chiÕm kho¶ng 30% gi¸ thµnh s¶n phÈm ) .Do vËy qu¶n lý tèt vËt liÖu ph¶i ®Æt ra nh­ mét nhiÖm vô cÇn thiÕt kh«ng thÓ thiÕu. ChØ cã qu¶n lý tèt míi ®¶m b¶o vËt liÖu mua víi gi¸ rÎ nhÊt, chÊt l­îng cao nhÊt, Ýt bÞ hao hôt trong qu¸ tr×nh b¶o qu¶n, ®ång thêi h¹ thÊp chi phÝ vËt liÖu xuèng møc thÊp nhÊt trong khi vÉn b¶o ®¶m ®­îc chÊt l­îng s¶n phÈm. ThÊy ®­îc tÇm quan träng cña vËt liÖu, xuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu cña cña c«ng ty lµ ®a d¹ng, phong phó vÒ chñng lo¹i nªn c«ng ty ®· thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n tõ kh©u thu mua b¶o qu¶n, dù tr÷ ®Õn ®­a vµo s¶n xuÊt s¶n phÈm cña c«ng ty lµ t­¬ng ®èi tèt III. §¸nh gi¸ c«ng t¸c kÕ to¸n Sau mét thêi gian thùc tËp ë phßng tµi chÝnh -kÕ to¸n cña c«ng ty DCC & §LCK, em thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty cã nh÷ng ®iÓm næi bËt sau ®©y 1. ¦u ®iÓm *C«ng ty tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, vËn dông hÖ thèng TK kÕ to¸n ®óng víi chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Bé tµi chÝnh ph¸t hµnh. HÖ thèng ta× kho¶n cña c«ng ty ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh.ViÖc chi tiÕt c¸c tµi kho¶n phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu ®ang ®­îc ¸p dông mét c¸ch phæ biÕn trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt lµ theo vai trß vµ c«ng dông cña vËt liÖu (TK 152) VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n : §Ó h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n th× phßng kÕ to¸n ®ang ¸p dông h×nh thøc sè NhËt ký chøng tõ. §©y lµ h×nh thøc sæ cã nhiÒu ­u ®iÓm næi bËt v× nã ®· gi¶m bít ®¸ng kÓ khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp hµng ngµy vµ n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña c¸n bé kÕ to¸n, ®ång thêi nã rÊt thuËn tiÖn trong viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh, rót ng¾n thêi gian hoµn thµnh quyÕt to¸n cung cÊp kÞp thêi sè liÖu cho qu¶n lý còng nh­ tr¸nh viÖc ghi chÐp trïng lÆp gi÷a c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n vµ thuËn lîi cho ph©n c«ng kÕ to¸n VÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu: C«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ë c«ng ty ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch khoa häc, chÝnh x¸c thÓ hiÖn ë nh÷ng ®iÓm næi bËt sau ®©y -C«ng t¸c x©y dùng kÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu hµng th¸ng ®­îc c¸c phßng ban cña c«ng ty thùc hiÖn kh¸ tèt.Víi khèi l­îng vËt liÖu sö dông lín nhiÒu chñng lo¹i (200lo¹i ) mµ bé phËn cung øng thu mua vÉn cung cÊp mét c¸ch kÞp thêi cho s¶n xuÊt, ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng, c«ng t¸c x©y dùng ®Þnh møc vËt t­, dù tr÷ hµng th¸ng ®­îc thùc hiÖn rÊt khoa häc. -C¸n bé kÕ to¸n lµ ng­êi cã tr×nh ®é ®­îc ®µo t¹o chuyªn s©u hÇu hÕt ®Òu tèt nghiÖp ®¹i häc.C«ng t¸c h¹ch to¸n ®­îc thùc hiÖn cã nÒ nÕp , khoa häc mang tÝnh chÊt æn ®Þnh. MÆt kh¸c cã sù liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban,lu©n chuyÓn chóng tõ mét c¸ch hîp lý ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c kÞp thêi cña chøng tõ vµ h¹ch to¸n ®óng ®¾n -VÒ h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu : H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. §©y lµ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n khoa häc, phï hîp trong ®iÒu kiÖn cô thÓ cu¶ ®¬n vÞ lµ sö dông nhiÒu lo¹i vËt t­ mËt ®é nhËp xuÊt cao vµ tæ chøc c¸c kho chuyªn dïng 2 Nh­îc ®iÓm Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch, kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc th× c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu cßn mét sè h¹n chÕ sau *Thø nhÊt : Nguyªn vËt liÖu cña c«ng ty cã ®Æc ®iÓm lµ rÊt phong phó vÒ chñng lo¹i, vÝ dô vËt liÖu ®­îc chia thµnh vËt liÖu chÝnh, phô, nhiªn liÖu ... trong vËt liÖu chÝnh l¹i bao gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau nh­ thÐp, hîp kim..Tõ thùc tÕ ®ã ®¬n vÞ ®· tiÕn hµnh ph©n lo¹i dùa trªn vai trß, c«ng dông cña vËt liÖu nh­ng l¹i ch­a hoµn thiÖn viÖc x©y dùng “Sæ danh ®iÓm vËt liÖu “ ®iÒu ®ã Ýt nhiÒu g©y khã kh¨n cho viÖc qu¶n lý vµ theo dâi vËt liÖu Thø hai : Chøng tõ cËp nhËt ch­a kÞp thêi do kh©u giao nhËn gi÷a nh©n viªn tiÕp liÖu, thñ kho vµ kÕ to¸n tiÕn hµnh chËm. Nh©n viªn tiÕp liÖu kh«ng göi chøng tõ, ho¸ ®¬n mét c¸ch kÞp thêi do vËy viÖc h¹ch to¸n còng tiÕn hµnh kh«ng ®óng thêi ®iÓm. MÆt kh¸c nhiÒu khi cã nhËp, xuÊt vËt liÖu nh­ng ho¸ ®¬n thanh to¸n vËt liÖu ®ã ch­a cã (tr­êng hîp vËt liÖu vÒ ho¸ ®¬n ch­a vÒ th× khi xuÊt còng kh«ng cã ho¸ ®¬n ghi gi¸ trÞ h¹ch to¸n vËt liÖu xuÊt ), trong c¸c tr­êng hîp nµy kÕ to¸n sÏ treo l¹i kh«ng tiÕn h¹ch to¸n ngay mµ ®îi ®Õn khi nh©n viªn tݪp liÖu tr×nh ho¸ ®¬n (do ®Æc ®iÓm cña c«ng ty lµ kh«ng dïng TK 151 ®Ó h¹ch to¸n ) Thø ba: H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc tiÕn hµnh theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­.ViÖc ghi chÐp nµy ®· kÕt hîp chÆt chÏ ®ù¬c h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho víi h¹ch to¸n t¹i phßng kÕ to¸n, tr¸nh ®­íc sù trïng lÆp trong c«ng t¸c kÕ to¸n gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n, ®¶m b¶o sè liÖu kÕ to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi.Tuy nhiªn, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n kh«ng sö dông phiÕu giao nhËn chøng tõ ®Ó tÝnh gi¸ trÞ tõng nhãm vËt liÖu nhËp, xuÊt mµ tÝnh ngay trªn b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt vËt liÖu, ®©ylµ ®iÒu kh«ng hîp lý Thø t­: HiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp theo h×nh thøc NhËt ký chøng tõ lµ h×nh thøc sæ s¸ch cã nhiÒu ­u ®iÓm, ®ang ®­îc ¸p dông réng r·i, phæ biÕn trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt.Tuy nhiªn tÊt c¶ c¸c b¶ng biÓu vÉn lµm b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng, khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu vµ mÊt nhiÒu thêi gian ViÖc ¸p dông tin häc trong kÕ to¸n : ViÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n hµng ngµy c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hÇu nh­ ®Òu lµm theo ph­¬ng ph¸p thñ c«ng, c«ng ty vÉn ch­a thùc hiÖn theo kÕ to¸n m¸y.§iÒu nµy lµm cho c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n,mét mÆt nã lµm cho khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu mÊt nhiÒu thêi gian, mÆt kh¸c cung cÊp th«ng tin ch­a kÞp thêi.Trong ®iÒu kiÖn c¬ chÕ thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay, ®©y lµ mét h¹n chÕ cÇn thiÕt ph¶i ®­îc xem xÐt vµ kh¾c phôc *Thø n¨m: H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm vËt liÖu cña C«ng ty, c«ng t¸c kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu sö dông ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ ®Ó h¹ch to¸n lµ phï hîp nh­ng ch­a thùc sù hoµn thiÖn v× ®iÒu kiÖn ®Ó më sæ sè d­ lµ ph¶i cã hÖ thèng danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt, trong h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ch­a cã sù kiÓm tra ®èi chiÕu th­êng xuyªn, chÆt chÏ gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. *Thø s¸u: C«ng ty kh«ng sö dông phiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú ®èi víi nh÷ng vËt liÖu ®· xuÊt dïng cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh­ng kh«ng dïng hÕt mµ sang th¸ng sau sè vËt liÖu ®ã vÉn ®­îc sö dông ®Ó s¶n xuÊt g©y ra khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu. *Thø b¶y:C«ng ty ch­a quan t©m ®óng møc ®Õn h¹ch to¸n vËt liÖu v­ît ®Þnh møc.MÆt kh¸c,chi phÝ vËt liÖu v­ît ®Þnh møc vÉn ®­îc C«ng ty h¹ch to¸n vµo chi phÝ vËt liÖu,®©y còng lµ nguyªn nh©n lµm t¨ng gi¸ thµnh s¶n phÈm cña C«ng ty. IV. Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty DCC&§LCK XuÊt ph¸t tõ nh÷ng h¹n chÕ cña c«ng ty, ®Ó c«ng t¸c h¹ch to¸n ngµy cµnh ®­échµn thiÖn h¬n n÷a, ®¸pøng yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu em cã mét sè ®Ò xuÊt sau : 1. Hoµn thiÖn viÖc tæ chøc b¶o qu¶n, thu mua l­u tr÷ vËt t­ MÆc dï viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n tõ kh©u thu mua, b¶o qu¶n,dù tr÷ ®Õn ®­a vµo s¶n xuÊt kinh doanh NVL vÉn ®¶m b¶o cho qu¸ trÜnh diÔn ra nh­ng thùc tÕ quan s¸t cho thÊy viÖc s¾p xÕp,b¶o qu¶n vËt t­ ch­a thùc sù ng¨n n¾p, khoa häc ®IÒu ®ã Ýt nhiÒu g©y khã kh¨n cho viÖc b¶o ®¶m cung cÊp vËt liÖu cho s¶n xuÊt ®Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy c«ng ty nªn thùc hiÖn mét sè biÖn ph¸p sau: -VËt t­ ph¶I ®­íc s¾p xÕp ë vÞ trÝ thuËn lîi theo nuyªnt¾c dÔ nh×nh dÔ thÊy,dÔlÊy.VËt t­ nµo hay dïng ph¶I ®­îc s¾p xÕp ë vÞ trÝ thuËn lîi ®¶m b¶o khi cÇn thiÕt th× lÊy dÔ dµng.§ång thêi c«ng ty còng nªn c©n ®èi l¹i kÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu t¹i c«ng ty, v× hiÖn t¹i viÖcthu mua vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îctiÕn hµnh theo kiÕu mua ®©u dïng ®Êy, do vËy nhiÒu khi cã hiªn jt­în kh«ng ®ñ vËt liÖu cung cÊpkÞp thêi cho s¶n xuÊt.§Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy,bé phËn kÕ ho¹ch ph¶I c©n ®èi l¹i viÖc b¶o qu¶n, l­u tr÷ NLV nªn cã mét kho¶n dù tr÷ nhÊt ®Þnh ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng gi¸n ®o¹n trong s¶n xuÊt -Bé phËn kÕ ho¹ch còng cÇn xem xÐt l¹i danh môc s¶n phÈm tiªu thô ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng s¶n phÈm chñ chèt cÇn s¶n xuÊt tõ ®ã cã kÕ ho¹ch cung øng mét c¸ch tèt nhÊt c¸c lo¹i vËt liÖu 2. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu *X©y dùng sæ danh ®iÓm thèng nhÊt toµn c«ng ty §Ó c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®­îc chÆt chÏ, thèng nhÊt, ®èi chiÕu kiÓm tra ®­îc dÔ dµng, dÔ ph¸t hiÖn khi sai sãt vµ thuËn tiÖn cho viÖc muèn t×m kiÕm th«ng tin vÒ mét lo¹i vËt liÖu nµo ®ã, tr­íc hÕt c«ng ty nªn më “Sæ danh ®iÓm vËt liÖu “. Sæ danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt tªn gäi cña tõng thø vËt liÖu, m· hiÖu quy c¸ch vËt liÖu, ®¬n vÞ tÝnh vµ ®¬n gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu. Muèn më sæ nµy tr­íc hÕt c«ng ty ph¶i x¸c ®Þnh sè danh ®iÓm vËt liÖu thèng nhÊt trong toµn ®¬n vÞ ViÖc ¸p dông sæ danh ®iÓm vËt liÖu trong c«ng t¸c qu¶n lý sÏ gãp phÇn gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n, xö lý nhanh chãng, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô qu¶n lý ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ rÊt thuËn tiÖn cho viÖc h¹ch to¸n trªn m¸y tÝnh Sæ danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc më theo mÉu sau Sæ doanh ®iÓm vËt t­ Lo¹i: Nguyªn vËt liÖu chÝnh. Ký hiÖu Tªn v©t liÖu ®¬n vÞ tÝnh Gi¸ h¹ch to¸n Ghi chó Nhãm Danh ®iÓm vËt t­ 1521.01 ThÐp giã 1521.01.01 ThÐp F34 1521.01.02 ThÐp F34 ... *LËp phiÕu giao nhËn chøng tõ HiÖn nay viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc tiÕn hµnh theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­.§©ylµ mét ph­¬ng ph¸p cã nhiÒu ­u ®iÓm, lµm cho khèi l­îng c«ngviÖc lµm hµng ngµy cña kÕ to¸n gi¶m xuèng, tr¸nh ®­îc sù h¹ch to¸n trïng l¾p gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n ®Æc biÖt phï hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña c«ng ty lµ nhiÒu lo¹i vËt liÖu, tÇn xuÊt nhËp xuÊt cao, cã c¸c kho chuyªn dïng.Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n l¹i kh«ng sö dông “PhiÕu giao nhËn chøng tõ “, mµ hµng tuÇn nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu xuèng kho kiÓm tra t×nh h×nh vµo thÎ kho cña thñ kho, ký tªn vµ tÝnh trùc tiÕp gi¸ trÞ tõng lo¹i vËt liÖu nhËp xuÊt trªn sæ sè d­ . §iÒu nµy lµ kh«ng hîp lý v× dÔ g©y sai sãt nhÇm lÉn trong qu¸ tr×nh tÝnh to¸n.ChÝnh v× vËy,®Ó n©ng cao h¬n n÷a hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c h¹ch to¸n, ®¬n vÞ nªn më “PhiÕu giao nhËn chøng tõ “.PhiÕu giao nhËn chøng tõ ®­îc lËp cho phiÕu nhËp mét b¶n, phiÕu xuÊt mét b¶n vµ ®­îc tr×nh bµy theo mÉu sau PhiÕu giao nhËn chøng tõ NhËp tõ ngµy 1 ®Õn ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2001 Nhãm vËt liÖu Sè l­îng chøng tõ Sè hiÖu chøng tõ Sè tiÒn ThÐp giã ... 10546700 Ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2001 Ng­êi nhËn Ng­êi giao PhiÕu giao nhËn chøng tõ XuÊt tõ ngµy 1 ®Õn ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2001 Nhãm vËt liÖu Sè l­îng chøng tõ Sè hiÖu chøng tõ Sè tiÒn ThÐp giã ... 10546700 Ngµy 7 th¸ng 12 n¨m 2001 Ng­êi nhËn Ng­êi giao Khi sö dông “PhiÕu giao nhËn chøng tõ “, hµng tuÇn sau khi xuèng kho kiÓm tra t×nh h×nh vµo thÎ vµ thu nhËn chøng tõ nhËp xuÊt, c¨n cø vµo ®¬n gi¸ h¹ch to¸n cña tõng lo¹i vËt liÖu, kÕ to¸n tÝnh ra trÞ gi¸ h¹ch to¸n tõng nhãm vËt liÖu nhËp xuÊt vµ ghi vµo cét sè tiÒn trªn phiÕu.C¸c sè liÖu tõ b¶ng nµy ®­îc ghi vµo “B¶ng luü kÕ nhËp xuÊt tån vËt liÖu “. Lµm c«ng viÖc h¹ch to¸n chi tiÕ vËt liÖu theo tr×nh tù trªn võa khoa häc, võa h¹n chÕ ®­îc sai sãt, nhÇm lÉn trong tÝnh gi¸ vËt liÖu nhËp xuÊt. 3. Hoµn thiÖn viÖc h¹ch to¸n tæng hîp *Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ kÕ to¸n Nh­ trªn ta ®· thÊy,trong tr­êng hîp vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho.Sau khi ®· lµm ®Çy ®ñ thñ tôc vµ ®­îc nhËp kho,kÕ to¸n ch­a tiÕn hµnh h¹ch to¸n ngay mµ sau khi ho¸ ®¬n vÌ míi tiÕn hµnh h¹ch to¸n.§iÒu ®ã g©y khã kh¨n rÊt nhiÒu cho viÖc tæ chøc h¹ch to¸n ®­îc ®¶m b¶o chÝnh x¸c,kÞp thêi vµ cËp nhËt,®Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy theo em th× khi hµng vÒ ®¬nvÞ vÉn tiÕn hµnh lµm thñ tôc nhËp kho b×nh th­êng,vËt t­ nµy nªn ®­îc s¾p xÕp riªng.NÕu cuèi th¸ng ho¸ ®¬n ch­a vÒ th× ghi sæ theo gi¸ t¹m tÝnh theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu ):TrÞ gi¸ vËt liÖu nhËp kho theo gi¸ t¹m tÝnh Cã TK 331:tæng gi¸ thanh to¸n Sang th¸ng sau khi hµng vÒ th× ghi b»ng mét trong c¸c c¸ch sau: C¸ch 1:Xo¸ gi¸ t¹m tÝnh b»ng bót to¸n ®á råi ghi l¹i b»ng bót to¸n th­êng : C¸ch 2: Dïng bót to¸n ®¶o ®Ó xo¸ gi¸ t¹m tÝnh råi ghi l¹i b»ng bót to¸n th­êng * Nî TK331 Cã TK 152 *Nî TK 152 Nî TK 133 Cã TK 331 C¸ch 3:Ghi sè chªnh lÖch gi¸ t¹m tÝnh vµ gi¸ thùc tÕ b»ng bót to¸n to¸n ®á trongtr­ßng hîp gi¸ t¹m tÝnh > gi¸ thùc tÕ nÕu gi¸ t¹m tÝnh < gi¸ thùc tÕ th× ghi sè chªnh lÖch b»ng bót to¸n th­êng *Hoµn thiÖn viÖc ghi sæ t¹m øng: ë c«ng ty viÖc ghi sæ c¸c kho¶n t¹m øng cho c¸c ®èi t­îng ®­îc thùc hiÖn chung ë mét quyÓn sæ. §iÒu ®ã g©y ra khã kh¨n trong viÖc theo dâi t×nh h×nh t¹m øng, hoµn tr¶ cña c¸c ®ãi t­îng cô thÓ.Do vËy, ®Ó ®¶m b¶o viÖc h¹ch to¸n ®­îc chÝnh x¸c,khoa häc kh«ng tèn nhiÒu thêi gian vÒ c«ng søc ®èi víi nh÷ng ng­êi th­êng xuyªn nhËn t¹m øng ( nh©n viªn tiÕp liÖu, bé phËn cung tiªu ) c«ng ty nªn më sæ t¹m øng chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng ¸p dông tin häc trong c«ng t¸c kÕ to¸n Lµ mét ®¬n vÞ cã quy m« kh¸ lín, khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n nhiÒu nh­ng viÖc trang bÞ m¸y tÝnh cho phßng kÕ to¸n cßn rÊt h¹n chÕ, mÆt kh¸c do tr×nh ®é cña kÕ to¸n viªn nªn viÖc sö dông còng ch­a ph¸t huy hÕt vai trß cña m¸y tÝnh.Thùc tÕ hiÖn nay c«ng viÖc kÕ to¸n chØ cã mét sè phÇn hµnh ®­îc ¸p dông trªn m¸y, cßn l¹i vÉn ®­îc thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p thñ c«ng nªn viÖc h¹ch to¸n tèn rÊt nhiÒu thêi gian, mÆt kh¸c sæ s¸ch ghi chÐp b»ng tay nªn h×nh thøc kh«ng ®Ñp, ¶nh h­ëng ®Õn viÖc tra cøu, xem xÐt tµI liÖu.H¬n n÷a, do c«ng t¸c kÕ to¸n gåm rÊt nhiÒu kh©u, tr¶I qua nhiÒu giai ®o¹n nªn kh«ng tr¸nh khái nhÇm lÉn, sai sãt.Tõ thùc tÕ trªn,®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ cña viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n c«ng ty nªn trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh cho phßng kÕ to¸n, ®ång thêi lùa chän phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp nhÊt v¬Ý ®Æc ®iÓm cña ®¬nvÞ còng nh­ tr×nh ®é cña kÕ to¸n viªn ®Ó tËn dông ®­îc tèi ®a n¨ng lùc, t¸c dông cña nã.Bªn c¹nh ®ã c«ng ty còng cÇn ®µo t¹o båi d­ìng thªm tr×nh ®é sö dông m¸y vi tÝnh cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n . NÕu nh÷ng viÖc lµm nµy ®­îc quan t©m,trong t­¬ng lai c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ h¹ch to¸n nãi riªng sÏ ®¬n gi¶n h¬n nhiÒu, gi¶m bít l­îng sæ s¸ch ghi chÐp,tiÕt kiÖm ®­îc lao ®éng vµ mét ®iÒu rÊt quan träng lµ h¹n chÕ ®­îc sai sãt,cung cÊp kÞp thêi th«ng tin cho qu¶n lý 5.Thùc hiÖn ph©n tÝch t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông vËt liÖu HiÖn nay t¹i C«ng ty, viÖc ph©n tÝch t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông vËt liÖu ch­a thùc sù ®­îc coi träng. C«ng ty cÇn ph¶i quan t©m ®Õn viÖc ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp NVL ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tõ vËt liÖu khai th¸c c¸c nguån cung cÊp ®Õn viÖc thu mua, b¶o qu¶n, sö dông vËt liÖu nh­ thÕ nµo nh»m x¸c ®Þnh xem: C«ng ty cã n¨ng ®éng trong viÖcthu mua vËt liÖu hay kh«ng, nguån cung cÊp cã ®¶m b¶o ®­îc tÝnh ®Çy ®ñ, kÞp thêi ®óng chñng lo¹i, quy c¸ch phÈm chÊt hay kh«ng. ViÖc dù tr÷ vËt liÖu cã ®¶m b¶o ®ñ cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt trong mét thêi gian ®Þnh møc nµo ®ã kh«ng. §ång thêi x¸c ®Þnh xem dù tr÷ vËt liÖu ë møc nµo ®ã hîp lý ch­a, cã bÞ ø ®äng vèn kh«ng ... 6.H¹ch to¸n gi¸ trÞ NVL v­ît ®Þnh møc T¹i C«ng ty, phßng kü thuËt vµ phßng c«ng nghÖ nghiªn cøu ®Þnhmøc tiªu hao tõng thø, lo¹i NVL cho tõng s¶n phÈm thËm chÝ cho tõng chi tiÕt s¶n phÈm.Dùa trªn ®Þnh møc tiªu hao nh÷ng ph©n x­ëng s¶n xuÊt sÏ ®Õn tõng kho lÊy NVL vÒ phôc vô cho s¶n xuÊt.Tuy nhiªn trong thùc tÕ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, c¸c c«ng nh©n ®· sö dông l·ng phÝ NVL v­ît tiªu chuÈn ®Þnh møc cho phÐp, hoÆc s¶n xuÊt ra s¶n phÈm háng, sö dông c¸c lo¹i NVL, nhiªn liÖu bÊt hîp lý ...Nh­ng C«ng ty vÉn h¹ch to¸n gi¸ trÞ NVL sö dông v­ît qu¸ ®Þnh møc cho phÐp vµo chi phÝ vËt liÖu lµm t¨ng chi phÝ s¶n xuÊt dÉn ®Õn t¨ng gi¸ thµnh s¶n phÈm. C«ng ty mét mÆt nªn ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p qu¶n lý qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm còng nh­ theo dâi gi¸m s¸t chÆt chÏ qu¸ tr×nh sö dông NVL ë c¸c c«ng tr­êng, ph©n x­ëng, mét mÆt thùc hiÖn chÕ ®é quy tr¸ch nhiÖm, g¾n tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ sö dông cho tõng bé phËn c¸ nh©n còng nh­ ph©n x­ëng, khuyÕn khÝch c¸c s¸ng kiÕn biÖn ph¸p nh»m sö dông tiÕt kiÖm NV. 7.LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Dù phßng gi¶m gi¸lµ sù x¸c nhËn vÒ ph­¬ng diÖn kÕ to¸n mét kho¶n gi¶m gi¸ trÞ tµi s¶n do nh÷ng nguyªn nh©n mµ hËu qu¶ cña chóng lµ kh«ng ch¾c ch¾n. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp vµo cuèi mçi niªn ®é kÕ to¸n nh»m ghi nhËn bé phËn gi¸ trÞ dù tÝnh gi¶m sót so víi gi¸ gèc, qua ®ã ph¶n ¸nh ®­îc gi¸ trÞ thùc hiÖn thuÇn tuý cña hµng tån kho trªn b¸o c¸o tµi chÝnh. C«ng ty kh«ng lËp dù phßng gi¶m gi¸ cho NVL, ®iÒu nµy lµ ch­a thËt hîp lý, vi ph¹m nguyªn t¾c thËn träng trong kinh doanh. §Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc thùc hiÖn tèt, mang laÞ lîi nhuËn cao cho doanh nghiÖp C«ng ty nªn lËp dù phßng gi¶m gi¸ cho NVL. Khi lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL, ph¶i lËp cho tõng thø, tõng nhãm cã tÝnh chÊt nh­ nhau. Sö dông TK 159 “Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho” Bªn Nî: Hoµn nhËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cuèi niªn ®é kÕ to¸n Bªn Cã: LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cuèi niªn ®é kÕ to¸n. D­ Cã:Gi¸ trÞ dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho hiÖn cã. Tr×nh tù h¹ch to¸n: ChØ ghi vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n. -Hoµn nhËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lËp cuèi niªn ®é tr­íc. Nî TK 159 Cã TK 721 -LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho c¨n cø vµo thùc tÕ hµng tån kho cña ®¬n vÞ Nî TK 642 (6426) Cã TK 159 KÕt luËn KÕ to¸n NVL chiÕm mét vÞ trÝ rÊt quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh, cã t¸c dông to lín trong viÖc qu¶n lý kinh tÕ Nã gióp c¸c ®¬n vØan xuÊt kinh doanh theo dâi mét c¸ch chÆt chÏ, chÝnh x¸c c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng chñng lo¹i gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp xuÊt, tån kho, n¾m ®­îc t×nh h×nh, lËp kÕ ho¹ch vµ chØ ®¹o s¶n xuÊt. Tõ ®ã t¹o ®iªï kiÖn cho c¸c nhµ qu¶n lý ®Ò ra nh÷ng biÖn ph¸p h÷u hiÖu nh»m gi¶m chi phÝ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm . Cã lµm tèt c«ng t¸c kÕ to¸n NVL th× míi ®Èy nhanh ®­îc viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng trong doanh nghiÖp.Môc tiªu nµy lµ viÖc lµm c¬ b¶n ®Ó mét doanh nghiÖp tån t¹i, ph¸t triÓn vµ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng. C«ng ty dông cô c¾t vµ ®o l­êng c¬ khÝ víi ®Æc ®iÓm NVL rÊt ®a d¹ng, nhiÒu chñng lo¹i nªn viÖc h¹ch to¸n v« cïng phøc t¹p.Víi tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n nh×n chung c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n NVL nãi riªng ®· ®¸p øng ®ù¬c yªu cÇu cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ë n­íc ta.C«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty t­¬ng ®èi hoµn chØnh, viÖc h¹ch to¸n thùc hiÖn theo ®óng chÕ ®é.Tuy nhiªn bªn c¹nh nh÷ng cè g¾ng vµ nh÷ng ®iÓm ®· ®¹t ®ù¬c trong c«ng t¸c kÕ to¸n vÉn cßn mét sè h¹n chÕ nhá cÇn ®­îc kh¾c phôc ®Ó h¹ch to¸n NVL ngµy cµng ®­îc hoµn thÞªn h¬n. Qua thêi gian t×m hiÓu vµ thùc tËp t¹i c«ng ty DCC & §LCK ®­îc sù h­íng dÉn cña c« gi¸o -TS- NguyÔn thÞ Lêi cïng víi sù gióp ®ì cña c¸c c« chó trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty ®Ò tµi cña em ®· phÇn nµo gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng yªu cÇu c¬ b¶n trong viÖc h¹ch to¸n NVL: VÒ phÇn lý luËn em ®· tr×nh bµy mét c¸ch kh¸i qu¸t c¸c vÊn ®Ò vÒ tæ chøc h¹ch to¸n NVL ®èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh.VÒ mÆt thùc tiÔn em ®· tr×nh bµy thùc tr¹ng c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL cña c«ng ty, ®Ò xuÊt mét sè biÖn ph¸p cô thÓ nh»m ®æi míi hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n NVL t¹i c«ng ty Tuy vËy do hiÓu biÕt cßn h¹n hÑp, nªn ®Ò tµi cña em kh«ng tr¸ch khái nh÷ng thiÕu sãt,vËy nªn em rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp chØ b¶o cña c¸c thµy c« ®Ó c«ng ®Ó c¸c ®Ò tµi lÇn sau cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n Môc lôc Danh môc tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh Gi¸o tr×nh lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n Gi¸o tr×nh ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh KÕ to¸n doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, NXB Thèng Kª 1996 HÖ thèng tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n, NXB Tµi ChÝnh Gi¸o tr×nh kÕ to¸n doanh nghiÖp s¶n xuÊt