Đề tài Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

vËt liÖu cÊu t¹o nªn thùc thÓ s¶n phÈm. NVL chÝnh dïng vµo s¶n xuÊt nªn chi phÝ trùc tiÕp. - VËt liÖu phô: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu ®­îc sö dông lµm t¨ng chÊt l­îng s¶n phÈm, hoµn chØnh s¶n phÈm nh­ bao b×, ®ãng gãi,... - Nhiªn liÖu: Dïng ®Ó phôc vô cho c«ng viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm, cho ph­¬ng tiÖn, m¸y mãc thiÕt bÞ ho¹t ®éng nh­: x¨ng, than, ga,... - Phô tïng thay thÕ: Bao gåm c¸c phô tïng thay thÕ söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt,... - ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: bao gåm c¸c thiÕt bÞ cÇn l¾p vµ kh«ng cÇn l¾p, c«ng cô, khÝ cô,... dïng cho c«ng t¸c x©y dùng c¬ b¶n. - VËt liÖu kh¸c: lµ c¸c lo¹i vËt liÖu kh«ng ®­îc xÕp vµo c¸c lo¹i kÓ trªn, vËt liÖu nµy do qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lo¹i ra nh­ phÕ liÖu thu håi tõ thanh lý TSC§. NVL trong doanh nghiÖp th× cã 2 lo¹i, ®ã lµ NVL mua ngoµi, NVL tù gia c«ng. NÕu c¨n cø c¶ vµo NVL môc ®Ých sö dông NVL chia thµnh NVL trùc tiÕp dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh vµ NVL dïng cho c¸c nhu cÇu kh¸c nh­ qu¶n lý ph©n x­ëng,... 2.2. §¸nh gi¸ NVL 2.2.1. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ VËt liÖu hiÖn cã ë doanh nghiÖp ®­îc ph¶n ¸nh trong sæ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n theo trÞ gi¸ vèn thùc tÕ, tøc lµ toµn bé sè tiÒn doanh nghiÖp bá ra ®Ó cã ®­îc sè vËt liÖu ®ã. 2.2.2. C¸c c¸ch ®¸nh gi¸ vËt liÖu · §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ trÞ thùc tÕ: - Gi¸ vËt liÖu nhËp kho: + §èi víi vËt liÖu mua ngoµi: _ NÕu doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ: = + + - _NÕu vËt liÖu mua vµo dïng cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh kh«ng chÞu thuÕ GTGT hay dïng vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chÞu thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp, dïng vµo c¸c ho¹t ®éng sù nghiÖp, v¨n ho¸, phóc lîi mµ ®­îc trang tr¶i b»ng nguån kinh phÝ: = + + - _ NÕu vËt liÖu mua vµo dïng ®ång thêi cho s¶n xuÊt kinh doanh hµng ho¸ chÞu thuÕ GTGT mµ kh«ng thÓ h¹ch to¸n riªng ®­îc th× gi¸ vËt liÖu lµ kh«ng cã thuÕ GTGT, phÇn vËt liÖu mua vµo dïng ®Ó s¶n xuÊt hµng ho¸ kh«ng chÞu thuÕ GTGT sÏ ®­îc tÝnh khÊu trõ theo tû lÖ doanh thu. + §èi víi vËt liÖu tù gia c«ng chÕ biÕn: = + + §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: = + + + Gi¸ vËt liÖu nhËn gãp vèn liªn doanh lµ gi¸ tho¶ thuËn do c¸c bªn x¸c ®Þnh (gi¸ do héi ®ång liªn doanh x¸c ®Þnh vµ gi¸ theo biªn b¶n). + PhÕ liÖu thu håi: lµ gi¸ ­íc tÝnh thùc tÕ cã thÓ sö dông ®­îc hay gi¸ trÞ thu håi tèi thiÓu. - Gi¸ vËt liÖu xuÊt kho: §èi víi vËt liÖu xuÊt dïng trong kú, tuú theo ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng cña tõng doanh nghiÖp, tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý vµ tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n cã thÓ sö dông mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau ®Ó tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng theo nguyªn t¾c nhÊt qu¸n trong h¹ch to¸n, nÕu cã thay ®æi ph¶i gi¶i thÝch râ rµng. + Ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¸ b×nh qu©n: Theo ph­¬ng ph¸p nµy tr­íc hÕt ph¶i tÝnh ®¬n gi¸ b×nh qu©n cña hµng lu©n chuyÓn trong kú theo c«ng thøc: = Sau ®ã tÝnh trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho b»ng c¸ch lÊy sè l­îng vËt liÖu xuÊt kho nh©n víi ®¬n gi¸ b×nh qu©n cña hµng lu©n chuyÓn trong kú. + Theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¶ thiÕt sè hµng nµo nhËp kho tr­íc th× xuÊt tr­íc vµ lÊy gi¸ trÞ mua thùc tÕ cña sè hµng ®ã ®Ó tÝnh. + Theo ph­¬ng ph¸p nhËp sau, xuÊt tr­íc: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, ng­êi ta gi¶ thiÕt sè vËt liÖu nµo nhËp kho sau th× xuÊt kho tr­íc. VËt liÖu xuÊt thuéc l« hµng nµo th× lÊy ®¬n gi¸ mua thùc tÕ cña l« hµng ®ã ®Ó tÝnh. + Theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho cña l« hµng xuÊt kho ®Ó tÝnh. + TÝnh trÞ gi¸ mua vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p c©n ®èi: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, tr­íc hÕt tÝnh trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña vËt liÖu cßn l¹i cuèi kú b»ng c¸ch lÊy sè l­îng vËt liÖu cßn l¹i cuèi kú nh©n víi ®¬n gi¸ mua lÇn cuèi cïng trong th¸ng. Sau ®ã dïng c«ng thøc c©n ®èi ®Ó tÝnh trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. = + - §Ó tÝnh ®­îc trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho cÇn ph¶i ph©n bæ chi phÝ mua cho sè vËt liÖu ®· xuÊt kho theo c«ng thøc: = x Trªn c¬ së trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho vµ chi phÝ mua cña vËt liÖu xuÊt kho ®· tÝnh ®­îc, kÕ to¸n tæng hîp l¹i ®Ó x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. + TÝnh theo ®¬n gi¸ mua thùc tÕ tån ®Çu kú: Theo ph­¬ng ph¸p nµy, trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng xuÊt kho ®­îc tÝnh b»ng c«ng thøc: = x · §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n: §èi víi c¸c doanh nghiÖp mua vËt liÖu th­êng xuyªn cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶, khèi l­îng vµ chñng lo¹i vËt liÖu nhËp xuÊt kho nhiÒu th× cã thÓ sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho. Gi¸ h¹ch to¸n lµ lo¹i gi¸ æn ®Þnh do doanh nghiÖp tù x©y dùng, gi¸ nµy kh«ng cã t¸c dông giao dÞch víi bªn ngoµi. ViÖc nhËp, xuÊt kho hµng ngµy ®­îc thùc hiÖn theo gi¸ h¹ch to¸n. Cuèi kú kÕ to¸n ph¶i tÝnh ra gi¸ thùc tÕ ®Ó ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp. §Ó tÝnh ®­îc trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho, tr­íc hÕt ph¶i tÝnh hÖ sè gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu lu©n chuyÓn trong kú (H). H = Sau ®ã tÝnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt trong kú: = x 3. KÕ to¸n t¨ng, gi¶m NVL 3.1. KÕ to¸n tæng hîp NVL 3.1.1. Ph­¬ng ph¸p ¸p dông Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, mét doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p sau ®Ó h¹ch to¸n NVL: · Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: lµ viÖc nhËp, xuÊt vËt liÖu ®­îc thùc hiÖn th­êng xuyªn liªn tôc c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®Ó ghi vµo tµi kho¶n vËt liÖu t­¬ng øng. §Ó tÝnh ®­îc trÞ gi¸ vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p nµy ph¶i tæng hîp c¸c ho¸ ®¬n xuÊt kho trong kú hoÆc tÝnh theo c¸c ph­¬ng ph¸p ®· tr×nh bµy trªn. ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ gi¸m ®èc chÆt chÏ t×nh h×nh t¨ng gi¶m vËt t­ hµng ho¸ gi¸ trÞ vËt t­ tån kho trªn sæ kÕ to¸n cã thÓ ®­îc x¸c ®Þnh ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong kú kÕ to¸n. Tuy nhiªn, do viÖc ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m vËt liÖu nªn khèi l­îng h¹ch to¸n nhiÒu vµ phøc t¹p. · Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú: kh«ng ph¶n ¸nh th­êng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh nhËp, xuÊt kho vËt liÖu ë tµi kho¶n hµng tån kho (152). Tµi kho¶n nµy chØ ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt liÖu tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú. Hµng ngµy viÖc nhËp NVL ®­îc ph¶n ¸nh ë tµi kho¶n 611 - Mua hµng cuèi kú kiÓm kª hµng tån kho theo c«ng thøc sau: = + - ¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ ®¬n gi¶n, gi¶m nhÑ khèi l­îng kÕ to¸n. Nh­ng ®é chÝnh x¸c cña gi¸ trÞ vËt liÖu kh«ng cao trong tr­êng hîp bÞ hao hôt. Do ®ã ph¶i t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý bÕn b·i kho tµng chÆt chÏ vµ nghiªm ngÆt. 3.1.2. KÕ to¸n c¸c tr­êng hîp t¨ng NVL NVL t¨ng do nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c nhau nh­ mua ngoµi, tù s¶n xuÊt, gia c«ng, nhËp liªn doanh, liªn kÕt,... Mäi tr­êng hîp t¨ng NVL ph¶i cã ®Çy ®ñ thñ tôc chøng tõ ®Ó lµm c¬ së cho viÖc ghi t¨ng vËt liÖu ë sæ kÕ to¸n. C¸c chøng tõ b¾t buéc: - PhiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT) - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ (mÉu 08-VT) - PhiÕu mua hµng (mÉu 13-BH) Ngoµi ra cã thÓ sö dông c¸c chøng tõ h­íng dÉn nh­: - Biªn b¶n kiªm nghiÖm (mÉu 05-VT) - PhiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú (mÉu 07-VT) - Chøng tõ ho¸ ®¬n thuÕ GTGT. §Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng, gi¶m vËt t­ - kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n d­íi ®©y: (1) TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng - tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu doanh nghiÖp ®· mua, ®· thanh to¸n tiÒn hoÆc ®· chÊp nhËn thanh to¸n nh­ng ch­a nhËp kho vµ hµng ®ang ®i ®­êng cuèi th¸ng tr­íc, th¸ng nµy ®· nhËp kho. KÕt cÊu chñ yÕu cña tµi kho¶n nµy nh­ sau: - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vËt liÖu ®ang ®i ®­êng (hµng ®· thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp). + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vËt t­ ®ang ®i ®­êng cuèi th¸ng tõ TK 611 sang (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú). - Bªn Cã ghi: + TrÞ gi¸ vËt t­ ®ang ®i ®­êng th¸ng tr­íc, th¸ng nµy ®· vÒ nhËp kho hay ®­a vµo sö dông ngay. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng ®ang ®i ®­êng ®Çu kú sang bªn nî TK 611 (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú). (2) TK 152 - Nguyªn liÖu vµ vËt liÖu: Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng, gi¶m NVL theo trÞ gi¸ vèn thùc tÕ (hay gi¸ thµnh thùc tÕ). KÕt cÊu c¬ b¶n cña tµi kho¶n nµy nh­ sau: - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL t¨ng trong kú. + Sè tiÒn ®iÒu chØnh t¨ng gi¸ NVL khi ®¸nh gi¸ l¹i. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL tån kho cuèi kú tõ TK 611 sang (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú). - Bªn Cã ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL gi¶m trong kú do xuÊt dïng. + Sè tiÒn gi¶m gi¸, tr¶ l¹i NVL khi mua. + Sè tiÒn ®iÒu chØnh gi¶m gi¸ NVL khi ®¸nh gi¸ l¹i. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL tån ®Çu kú sang TK 611 (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú). - Sè d­ nî ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña NVL tån kho cuèi kú. Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n t¨ng vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nh­ sau: - NÕu NVL mua cã ho¸ ®¬n cïng vÒ trong th¸ng, kÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n ®Ó kiÓm nhËn vµ lËp phiÕu nhËp kho, c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ghi theo gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT ®Çu vµo: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 111 - TiÒn mÆt Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Cã TK 141 - T¹m øng .... C¸c doanh nghiÖp ®­îc khÊu trõ thuÕ GTGT ®Çu vµo ph¶i cã ho¸ ®¬n thuÕ GTGT, phÇn thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ - kÕ to¸n ghi: Nî TK 133 - ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111 - TiÒn mÆt Cã TK 112 - TiÒn göi ng©n hµng .... C¸c doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ trùc tiÕp, ghi trÞ gi¸ vËt t­ nhËp kho theo gi¸ thanh to¸n ghi trªn ho¸ ®¬n. - NÕu NVL vÒ tr­íc, ho¸ ®¬n ch­a vÒ trong th¸ng, doanh nghiÖp ®èi chiÕu víi hîp ®ång mua hµng, tiÕn hµnh kiÓm nhËn, lËp phiÕu nhËp kho theo sè thùc nhËn vµ gi¸ t¹m tÝnh ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. Khi ho¸ ®¬n vÒ sÏ ®iÒu chØnh theo trÞ gi¸ thùc tÕ. - Tr­êng hîp vËt t­ nhËp khÈu, doanh nghiÖp ph¶i tÝnh thuÕ nhËp khÈu theo gi¸ t¹i cöa khÈu (gi¸ CIF) vµ tÝnh thuÕ GTGT ph¶i nép cho ng©n s¸ch Nhµ n­íc. Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh thuÕ GTGT cña vËt liÖu nhËp khÈu ph¶i nép theo tõng lÇn nhËp khÈu. + C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vËt liÖu nhËp khÈu - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n Cã TK 333 - ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc  (3333 - ThuÕ xuÊt nhËp khÈu) + TÝnh thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu - kÕ to¸n ghi: Nî TK 133 - ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ (13312) Cã TK 333 - ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc  (3331- ThuÕ GTGT ph¶i nép). + Khi dïng tiÒn göi ng©n hµng nép thuÕ GTGT - kÕ to¸n ghi: Nî TK 133 - ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Nî TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng Cã TK 111 - TiÒn mÆt Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n ..... Sang th¸ng sau khi hµng vÒ nhËp kho hoÆc ®­a ngay vµo sö dông: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Nî TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp Cã TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng. - Trong qu¸ tr×nh mua vËt liÖu, nÕu doanh nghiÖp thanh to¸n sím tiÒn hµng theo quy ®Þnh tho¶ thuËn gi÷a hai bªn, sÏ ®­îc h­ëng sè tiÒn chiÕt khÊu tÝnh theo tû lÖ % trªn gi¸ mua hoÆc hµng mua kÐm phÈm chÊt sÏ ®­îc bªn b¸n gi¶m gi¸ hay doanh nghiÖp tr¶ l¹i hµng mua. Tr­êng hîp nµy - kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n (hoÆc TK 111, 112...) Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 721 - Thu nhËp bÊt th­êng (phÇn chiÕt khÊu mua hµng) Cã TK 133 - ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. - T¨ng NVL do doanh nghiÖp tù s¶n xuÊt gia c«ng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 154 - Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang. - T¨ng NVL do nhËn gãp vèn liªn doanh - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 411 - Nguån vèn kinh doanh. - T¨ng NVL do ®· xuÊt ra sö dông nay kh«ng sö dông hÕt nhËp l¹i kho - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp. 3.1.3. KÕ to¸n gi¶m NVL Mäi tr­êng hîp gi¶m vËt liÖu ph¶i lËp ®Çy ®ñ thñ tôc chøng tõ ®Ó lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. C¸c chøng tõ gi¶m vËt liÖu bao gåm c¸c chøng tõ b¾t buéc sau: - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02-VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu 03-VT) - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ (mÉu 08-VT) Ngoµi ra cßn sö dông mét sè chøng tõ h­íng dÉn nh­ biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu 05-VT). KÕ to¸n gi¶m vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nh­ sau: - Khi xuÊt vËt liÖu sö dông trùc tiÕp cho chÕ t¹o s¶n phÈm, dÞch vô hoÆc cho c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ghi: Nî TK 621 - Chi phÝ NVL trùc tiÕp Nî TK 627 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung Nî TK 641 - Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. - Khi xuÊt kho vËt liÖu ®Ó gãp vèn liªn doanh kÕ to¸n ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn gãp theo gi¸ Héi ®ång liªn doanh x¸c ®Þnh, phÇn chªnh lÖch gi÷a trÞ gi¸ vèn ghi sæ víi trÞ gi¸ vèn gãp ®­îc ph¶n ¸nh TK 412 - Chªnh lÖch do ®¸nh gi¸ l¹i: Nî TK 222 - Gãp vèn liªn doanh Nî TK 128 - §Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n Nî TK 412 - Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n (chªnh lÖch gi¶m) Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu. NÕu chªnh lÖch t¨ng ghi phÇn chªnh lÖch ®ã ë bªn cã TK 412 - Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n. KÕ to¸n NVL theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. §Ó ghi chÐp kÕ to¸n NVL theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, kÕ to¸n sö dông TK 611 - Mua hµng: Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cã cña hµng lu©n chuyÓn trong th¸ng. KÕt cÊu c¬ b¶n TK 611 nh­ sau: - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng mua nhËp kho. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cña hµng tån kho cuèi kú tõ TK 152 sang. - Bªn Cã ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng tån kho cuèi kú sang TK 152. Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­ vµ gåm 2 tµi kho¶n cÊp 2. - TK 6111 - Mua nguyªn vËt liÖu - TK 6112 - Mua hµng ho¸. Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ë TK 611 - Mua hµng nh­ sau: - §Çu kú, kÕt chuyÓn trÞ gi¸ vËt liÖu ®ang ®i ®­êng vµ vËt liÖu tån kho cuèi kú tr­íc sang TK 611 - Mua hµng. Nî TK 611 - Mua hµng Cã TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu. - Trong kú, c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ghi trÞ gi¸ vèn hµng nhËp (gi¸ ch­a cã thuÕ ®èi víi doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ GTGT vµ gi¸ thanh to¸n ®èi víi doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ trùc tiÕp trªn GTGT) - kÕ to¸n ghi: Nî TK 611 - Mua hµng Cã TK 111, 112, 331... PhÇn thuÕ GTGT ë ®¬n vÞ ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu trõ ghi ë bªn Nî TK 133-ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. - Kho¶n tiÒn chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ vµ hµng mua tr¶ l¹i - ghi: Nî TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Nî TK 111 - TiÒn mÆt .... Cã TK 611 - Mua hµng. - C¸c tr­êng hîp t¨ng vËt liÖu do nhËn vèn gãp liªn doanh - kÕ to¸n ghi: Nî TK 611 - Mua hµng Cã TK 411 - Nguån vèn kinh doanh. - Cuèi kú tÝnh gi¸ trÞ vËt t­ xuÊt kho sö dông cho s¶n xuÊt kinh doanh hoÆc göi b¸n - kÕ to¸n ghi: Nî TK 621 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Nî TK 641 - Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Nî TK 157 - Hµng göi b¸n Cã TK 611 - Mua hµng. - TrÞ gi¸ vËt t­ kiÓm kª cuèi kú ®­îc chuyÓn sang TK 152. Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 611 - Mua hµng. 3.1.4. KÕ to¸n chi tiÕt NVL KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: - Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt ë tõng kho vµ ë bé phËn kÕ to¸n ë doanh nghiÖp. - Theo dâi hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng lo¹i, nhãm, thø cña NVL c¶ chØ tiªu hiÖn vËt vµ chØ tiªu gi¸ trÞ. - §¶m b¶o khíp ®óng vÒ néi dung c¸c chØ tiªu t­¬ng øng gi÷a sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt víi sè liÖu h¹ch to¸n chi tiÕt ë kho; gi÷a sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt víi sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. - Cung cÊp kÞp thêi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt hµng ngµy, tuÇn kú theo yªu cÇu qu¶n trÞ hµng tån kho. Doanh nghiÖp cã thÓ h¹ch to¸n chi tiÕt NVL theo mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau: 3.1.5. Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. - ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt l­u kho cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu ë tõng kho theo chØ tiªu sè l­îng. ThÎ kho do kÕ to¸n lËp råi ghi vµo sæ ®¨ng ký thÎ kho tr­íc khi giao cho thñ kho ghi chÐp. ThÎ kho ®­îc b¶o qu¶n trong hßm thÎ hay tñ nhiÒu ng¨n, trong ®ã thÎ kho ®­îc s¾p xÕp theo lo¹i, nhãm, thø cña vËt liÖu, ®¶m b¶o dÔ t×m kiÕm khi sö dông. Hµng ngµy khi cã nghiÖp vô nhËp, xuÊt vËt liÖu thùc tÕ ph¸t sinh thñ kho thùc hiÖn viÖc thu ph¸t vËt liÖu vµ ghi sè l­îng thùc tÕ nhËp xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng thùc tÕ nhËp xuÊt vËt liÖu vµo thÎ kho cña vËt liÖu cã liªn quan. Mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng trªn thÎ kho, cuèi ngµy thñ kho tÝnh ra sè l­îng hµng l­u kho ®Ó ghi vµo cét "Tån" cña thÎ kho. Sau khi ®­îc sö dông ®Ó ghi thÎ kho, c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho ®­îc s¾p xÕp l¹i mét c¸ch hîp lý ®Ó giao cho kÕ to¸n. - ë phßng kÕ to¸n: Hµng ngµy hay ®Þnh kú 3 ®Õn 5 ngµy, nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña thñ kho, sau ®ã ký x¸c nhËn vµo thÎ kho vµ nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt kho vÒ phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n, nh©n viªn kÕ to¸n hµng tån kho kiÓm tra chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ råi c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®Ó ghi vµo thÎ (sæ) chi tiÕt NVL, mçi chøng tõ ®­îc ghi mét dßng. ThÎ (sæ) chi tiÕt NVL ®­îc më cho tõng danh ®iÓm NVL t­¬ng tù thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt l­u kho theo chØ tiªu sè l­îng vµ chØ tiªu thµnh tiÒn. Sè liÖu trªn thÎ (sæ) chi tiÕt ®­îc sö dông ®Ó lËp b¸o c¸o nhanh vÒ vËt liÖu theo yªu cÇu qu¶n trÞ hµng tån kho. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n céng sè liÖu trªn c¸c thÎ (sæ) chi tiÕt NVL. Sau ®ã c¨n cø vµo sè liÖu dßng céng ë thÎ (sæ) chi tiÕt hµng tån kho ®Ó ghi vµo b¶ng kª, nhËp, xuÊt, l­u kho theo thø, nhãm, lo¹i NVL ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp hµng tån kho. - ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ®iÒu kiÖn ¸p dông: + ¦u ®iÓm: §¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu, ®¶m b¶o sù chÝnh x¸c cña th«ng tin vµ cã kh¶ n¨ng cung cÊp th«ng tin nhanh cho qu¶n trÞ hµng tån kho. + Nh­îc ®iÓm: Khèi l­îng ghi chÐp lín (®Æc biÖt tr­êng hîp doanh nghiÖp sö dông nhiÒu chñng lo¹i NVL), ghi chÐp trïng lÆp chØ tiªu sè l­îng gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho. + §iÒu kiÖn ¸p dông: ThÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i NVL, khèi l­îng c¸c NVL nhËp - xuÊt Ýt, ph¸t sinh kh«ng th­êng xuyªn, tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n ch­a cao. 3.1.6. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn - ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp gièng nh­ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho tõ thñ kho, kÕ to¸n thùc hiÖn kiÓm tra vµ hoµn chØnh chøng tõ. Sau ®ã thùc hiÖn tËp hîp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt theo tõng NVL (cã thÓ lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt NVL ®Ó thuËn lîi cho viÖc theo dâi vµ ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn). Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®­îc kÕ to¸n më cho c¶ n¨m vµ ®­îc ghi vµo, cuèi mçi th¸ng sæ ®­îc dïng ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt, l­u kho cña tõng thø NVL c¶ vÒ chØ tiªu sè l­îng vµ chØ tiªu thµnh tiÒn. Mçi thø NVL ®­îc ghi mét dßng trªn sæ. Sau khi hoµn thµnh viÖc ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n thùc hiÖn ®èi chiÕu sè liÖu trªn thÎ kho vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. - ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ph¹m vi øng dông: + ¦u ®iÓm: Víi ph­¬ng ph¸p nµy khèi l­îng ghi chÐp cã gi¶m bít so víi ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. + Nh­îc ®iÓm: VÉn trïng lÆp chØ tiªu sè l­îng gi÷a chi chÐp cña thñ kho vµ kÕ to¸n. NÕu kh«ng lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt NVL th× viÖc s¾p xÕp chøng tõ nhËp, xuÊt trong c¶ th¸ng ®Ó ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn dÔ ph¸t sinh nhÇm lÉn. ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chØ ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng v× vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra cña kÕ to¸n. Theo yªu cÇu cung cÊp th«ng tin nhanh phôc vô qu¶n trÞ hµng tån kho th× c¸c doanh nghiÖp kh«ng nªn sö dông ph­¬ng ph¸p nµy. 3.1.7. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ - ë kho: Ngoµi viÖc sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp t­¬ng tù 2 ph­¬ng ph¸p trªn, thñ kho cßn sö dông sæ sè d­ ®Ó ghi chÐp sè l­u kho cuèi th¸ng cña tõng thø NVL theo chØ tiªu sè l­îng. Sæ sè d­ do kÕ to¸n lËp cho tõng kho, më theo n¨m. Cuèi mçi th¸ng sæ sè d­ ®­îc chuyÓn cho thñ kho ®Ó ghi sè l­îng NVL trªn c¬ së sè liÖu tõ c¸c thÎ kho. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho cña thñ kho vµ trùc tiÕp nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt kho. T¹i phßng kÕ to¸n, nh©n viªn kÕ to¸n kiÓm tra l¹i chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ. Sau ®ã tæng hîp gi¸ trÞ (gi¸ h¹ch to¸n) cña hµng tån kho theo tõng nhãm, lo¹i hµng nhËp, xuÊt ®Ó ghi vµo cét "thµnh tiÒn" cña phiÕu giao nhËn chøng tõ. Sè liÖu thµnh tiÒn trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp (xuÊt) NVL theo tõng nhãm, lo¹i hµng ®­îc ghi vµo b¶ng kª luü kÕ nhËp vµ b¶ng kª luü kÕ xuÊt NVL. C¸c b¶ng nµy më theo tõng kho hoÆc nhiÒu kho (nÕu c¸c kho ®­îc chuyªn m«n ho¸). Vµo cuèi th¸ng sau khi nhËn ®­îc sæ sè d­ tõ thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n tÝnh gi¸ h¹ch to¸n cña hµng l­u kho ®Ó ghi vµo sæ sè d­ cét "thµnh tiÒn". Sau ®ã céng theo nhãm, lo¹i vËt liÖu trªn sæ sè d­, sè liÖu nµy ph¶i khíp víi sè liÖu cét "l­u kho cuèi th¸ng" cña nhãm, lo¹i vËt liÖu t­¬ng øng trªn b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt l­u kho cïng kú. - ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ®iÒu kiÖn ¸p dông. + ¦u ®iÓm: Gi¶m bít ®­îc khèi l­îng ghi chÐp do kÕ to¸n chØ ghi chØ tiªu thµnh tiÒn cña NVL theo nhãm vµ theo lo¹i. KÕ to¸n thùc hiÖn ®­îc viÖc kiÓm tra th­êng xuyªn viÖc b¶o qu¶n hµng trong kho. + Nh­îc ®iÓm: Do ë phßng kÕ to¸n chØ ghi chØ tiªu thµnh tiÒn cña nhãm vµ lo¹i hµng tån kho, v× vËy ®Ó cã th«ng tin vÒ t×nh h×nh nhËp, xuÊt hiÖn cßn thø vËt liÖu nµo ®ã ph¶i c¨n cø vµo sè liÖu trªn thÎ kho. Khi kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu, nÕu ph¸t hiÖn sù kh«ng khíp ®óng gi÷a sè liÖu trªn sæ sè d­ víi sè liÖu t­¬ng øng trªn b¶ng kª nhËp, xuÊt l­u kho th× viÖc t×m kiÕm tra cøu sÏ rÊt phøc t¹p. + §iÒu kiÖn ¸p dông: Nªn ¸p dông doanh nghiÖp sö dông nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu, sö dông gi¸ h¹ch to¸n, tr×nh ®é chuyªn m«n cña kÕ to¸n vµ thñ kho cao. 3.1.8. KiÓm kª, ®¸nh gi¸ l¹i vµ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn kiÓm kª NVL KiÓm kª vËt liÖu lµ mét biÖn ph¸p nh»m bæ sung vµ kiÓm tra hiÖn tr¹ng cña vËt liÖu mµ c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ch­a ph¶n ¸nh ®­îc. Th«ng qua kiÓm kª, doanh nghiÖp n¾m ®­îc thùc tr¹ng cña vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng, ng¨n ngõa hiÖn t­îng tham «, l·ng phÝ vËt t­, cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi nh÷ng hiÖn t­îng tiªu cùc, nh»m qu¶n lý tèt NVL. §¸nh gi¸ l¹i NVL th­êng ®­îc thùc hiÖn trong tr­êng hîp ®em vËt liÖu ®i gãp vèn liªn doanh vµ trong tr­êng hîp Nhµ n­íc quy ®Þnh nh»m b¶o toµn vèn kinh doanh khi cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý, kiÓm kª cã thÓ ®­îc thùc hiÖn theo ph¹m vi toµn doanh nghiÖp hay tõng bé phËn, ®¬n vÞ: kiÓm kª ®Þnh kú hay bÊt th­êng. Khi kiÓm kª doanh nghiÖp ph¶i thµnh lËp Héi ®ång hoÆc Ban kiÓm kª. Héi ®ång hoÆc Ban kiÓm kª ph¶i cã thµnh phÇn ®¹i diÖn l·nh ®¹o, nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vËt chÊt vÒ b¶o qu¶n NVL, phßng kÕ to¸n vµ c¸n bé nh©n viªn doanh nghiÖp. Khi kiÓm kª ph¶i thùc hiÖn c©n, ®ong, ®o, ®Õm vµ ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm kª (mÉu 08-VT), x¸c ®Þnh chªnh lÖch gi÷a sè liÖu thùc kiÓm kª víi sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n, tr×nh bµy ý kiÕn ®Ò xuÊt xö lý c¸c chªnh lÖch. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn kiÓm kª vµ ®¸nh gi¸ l¹i vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nh­ sau: - C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm vËt liÖu, tr­êng hîp ph¸t hiÖn thõa ch­a râ nguyªn nh©n - kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 - Nguyªn vËt liÖu Cã TK 338 - Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c (3381) - Tr­êng hîp thiÕu vËt liÖu ch­a râ nguyªn nh©n - kÕ to¸n ghi: Nî TK 138 - Ph¶i thu kh¸c (1381) Cã TK 152 - Nguyªn vËt liÖu - Tr­êng hîp kiÓm kª ph¸t hiÖn thiÕu vËt liÖu ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vËt chÊt ph¶i båi th­êng - kÕ to¸n ghi: Nî TK 138 - Ph¶i thu kh¸c (1388) Nî TK 334 - Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn Cã TK 152. - Khi kiÓm tra nhËn vËt t­ mua vÒ nhËp kho, nÕu sè kiÓm nhËn thùc tÕ lín h¬n hoÆc nhá h¬n sè ghi trªn ho¸ ®¬n, Héi ®ång hoÆc Ban kiÓm nhËn ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vµ x¸c ®Þnh nguyªn nh©n cô thÓ ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. + NÕu thõa víi khèi l­îng lín do bªn b¸n giao nhÇm kÕ to¸n ph¶i ghi vµo TK 002 - VËt t­, hµng ho¸ nhËn gi÷ hé, gia c«ng hé vµ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm b¸o cho bªn b¸n biÕt ®Ó xö lý. Trong qu¸ tr×nh nµy doanh nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n sè vËt liÖu ®ã. + NÕu thõa hoÆc thiÕu víi khèi l­îng Ýt do tÝnh chÊt th­¬ng phÈm cña vËt liÖu g©y nªn, kÕ to¸n ph¶n ¸nh trong sæ kÕ to¸n gièng nh­ c¸c tr­êng hîp thõa thiÕu khi kiÓm kª ®· tr×nh bµy ë trªn. - Tr­êng hîp ®¸nh gi¸ vËt t­, doanh nghiÖp ph¶i thµnh lËp Héi ®ång hoÆc Ban ®¸nh gi¸ l¹i. C¨n cø vµo biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i vËt t­ - kÕ to¸n ghi sæ nh­ sau: + NÕu ®¸nh gi¸ l¹i lín h¬n gi¸ ghi sæ kÕ to¸n, phÇn chªnh lÖch ®­îc ghi vµo bªn Cã TK 412 - Chªnh lÖch do ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n: Nî TK 152 Cã TK 412 + NÕu ®¸nh gi¸ l¹i nhá h¬n gi¸ ghi sæ kÕ to¸n phÇn chªnh lÖch ®­îc ghi ë bªn Nî TK 412: Nî TK 412 Cã TK 152. PhÇn II Thùc tÕ tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ 1. Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ 1.1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ lóc ®Çu còng chØ lµ mét c«ng ty nhá s¶n xuÊt Ýt mÆt hµng, ®­îc thµnh lËp 2/7/1968 cho ®Õn nay th× c«ng ty thùc sù v÷ng m¹nh. C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ lµ mét ph¸p nh©n kinh tÕ ®Çy ®ñ, trªn c¬ së ho¹t ®éng vèn cña c«ng ty vµ vèn cña Nhµ n­íc, ®­îc h¹ch to¸n riªng, ®éc lËp vµ cã tµi kho¶n ë ng©n hµng, cã con dÊu riªng vµ chÞu mäi tr¸ch nhiÖm víi cÊp trªn vµ Nhµ n­íc. C«ng ty ®­îc ®Æt t¹i 29 - Tr­¬ng §Þnh - Hµ Néi, nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh chñ yÕu bao gåm (theo giÊy phÐp kinh doanh 25/4/1992): - Kinh doanh c¸c lo¹i b¸nh kÑo. - Kinh doanh m× ¨n liÒn. - Kinh doanh bét gia vÞ. - Kinh doanh s¶n phÈm n­íc uèng cã cån vµ kh«ng cån. - XuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp víi n­íc ngoµi nh÷ng mÆt hµng mµ c«ng ty kinh doanh. 1.2. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý vµ c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ XuÊt ph¸t tõ ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« võa, sè l­îng vµ chñng lo¹i mÆt hµng ®a d¹ng ®Þa bµn s¶n xuÊt tËp trung, c¸c ph©n x­ëng ë gÇn nhau vµ gÇn víi phßng kÕ to¸n. Do ®ã, hiÖn nay c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc tæ chøc kÕ to¸n tËp chung t¹i phßng Tµi vô (cßn gäi lµ phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n). T¹i c¸c ph©n x­ëng chØ cã c¸c nh©n viªn thèng kª lµm nhiÖm vô h­íng dÉn thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu, thu thËp kiÓm tra chøng tõ ®Þnh kú göi vÒ phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n. ViÖc sö dông h×nh thøc kÕ to¸n nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n chØ ®¹o nghiÖp vô, ph¸t huy ®Çy ®ñ vai trß, chøc n¨ng cña kÕ to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn chuyªn m«n ho¸, n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cña nh©n viªn kÕ to¸n, ®¶m b¶o sù gi¸m s¸t tËp trung cña kÕ to¸n tr­ëng ®èi víi viÖc qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kÕ to¸n trong viÖc phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng, ban toµn c«ng ty. S¬ ®å 6: M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n c¸c PX KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh KÕ to¸n vËt liÖu KÕ to¸n thanh to¸n vµ tiÒn mÆt KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ ng©n s¸ch KÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n gi¸ thµnh (Phã phßng) KÕ to¸n theo dâi t×nh h×nh tiªu thô cña CHGTSP KÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Thñ quü KÕ to¸n tæng hîp Cô thÓ: T¹i c¸c ph©n x­ëng viÖc mua, nhËp NVL tuú thuéc vµo nhu cÇu s¶n xuÊt s¶n phÈm cña tõng ph©n x­ëng. ViÖc nhËp xuÊt vËt t­ cÇn ph¶i c©n, ®ong, ®o, ®Õm cô thÓ, tõ ®ã lËp c¸c phiÕu xuÊt kho ®Þnh kú göi lªn phßng kÕ to¸n ®Ó xin thanh to¸n. C¸c phiÕu nhËp xuÊt kho ®­îc tËp hîp l¹i cïng víi b¸o c¸o sö dông vËt t­ hµng th¸ng ®­îc lµm c¬ së cho viÖc lËp b¸o c¸o nhËp - xuÊt - tån vËt t­. C¸c ph©n x­ëng theo dâi t×nh h×nh lao ®éng cña c«ng nh©n dùa vµo b¶ng chÊm c«ng ®Ó lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng theo khèi l­îng s¶n phÈm hoµn thµnh vµ göi vÒ phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø cho viÖc h¹ch to¸n chi phÝ nh©n c«ng. T¹i phßng kÕ to¸n, sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ h¹ch to¸n ban ®Çu theo sù ph©n c«ng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kÕ to¸n tõ kiÓm tra, ph©n lo¹i, xö lý chøng tõ cho tíi viÖc ghi sæ, tæng hîp hÖ thèng ho¸ sè liÖu vµ cung cÊp th«ng tin phôc vô qu¶n lý, ®ång thêi dùa trªn c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®· lËp tiÕn hµnh ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®Ó gióp l·nh ®¹o c«ng ty trong viÖc qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Phßng kÕ to¸n c«ng ty d­íi sù chØ ®¹o cña Ban gi¸m ®èc bao gåm 14 c¸n bé kÕ to¸n víi nghiÖp vô chuyªn m«n kh¸ thµnh th¹o gåm: 1 tr­ëng phßng kÕ to¸n, 1 phã phßng, 9 kÕ to¸n viªn vµ 3 thñ quü. 1.3. H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt, yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý, c«ng ty ®ang thùc hiÖn tæ chøc vµ vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n "NhËt ký chung" ®©y lµ mét h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp vµ thuËn tiÖn cho c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty, gióp kÕ to¸n gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc vµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn xö lý th«ng tin b»ng m¸y vi tÝnh, cung cÊp th«ng tin vÒ kÕ to¸n kÞp thêi, ®óng vµ ®ñ. S¬ ®å 7: Tr×nh tù kÕ to¸n ghi sæ theo h×nh thøc nhËt ký chung Sæ quü NhËt ký chung Sæ C¸i Chøng tõ gèc Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ tæng hîpsè liÖu chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o kÕ to¸n (1) Hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ, lËp ®Þnh kho¶n kÕ to¸n råi ghi vµo sæ NhËt ký chung (theo thø tù thêi gian råi ghi vµo sæ c¸i liªn quan). (2) Tr­êng hîp c¸c chøng tõ cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× ghi vµo c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. (3) Cuèi th¸ng lËp b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt tõ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. (4) Nh÷ng chøng tõ thu chi tiÒn mÆt ®­îc thñ quü ghi vµo sæ quü. (5) Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ quü kÕ to¸n ghi vµo c¸c tµi kho¶n phï hîp trªn sæ C¸i. (6) Tõ sæ C¸i, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh vµo cuèi th¸ng. (7) KiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ C¸i vµ b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt. (8) Cuèi th¸ng tæng hîp sè liÖu, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. 2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n NVL vµ tµi kho¶n ¸p dông. 2.1. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã quy m« t­¬ng ®èi lín, víi chñng lo¹i vËt liÖu sö dông ®a d¹ng, lu«n lu«n biÕn ®éng, ®Ó cã thÓ phï hîp víi ®iÒu kiÖn riªng cña m×nh vµ n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c kÕ to¸n, c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp hµng tån kho nãi chung vµ NVL nãi riªng. ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song. 2.2. Tµi kho¶n sö dông ®Ó h¹ch to¸n NVL t¹i c«ng ty §Ó ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn cho viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu, c«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 152: Nguyªn vËt liÖu - Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt. + TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh + TK 1522: Nguyªn vËt liÖu phô + TK 1523: Nhiªn liÖu + TK 1524: Phô tïng thay thÕ + TK 1525: ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n + TK 1526: Bao b× + TK 1527: VËt liÖu kh¸c - TK 3311: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n vËt liÖu, CCDC - TK 1421: Chi phÝ tr¶ tr­íc - TK 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt gåm: + TK 6211: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng b¸nh 1 + TK 6212: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng b¸nh 2 + TK 6213: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng b¸nh 3 + TK 6214: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng kÑo + TK 6215: Chi phÝ NVL trùc tiÕp ph©n x­ëng bét canh. - §èi víi nh÷ng vËt liÖu mua ngoµi kh«ng nhËp kho mµ dïng trùc tiÕp vµo s¶n xuÊt, khi ®ã ph¸t sinh thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, kÕ to¸n sö dông TK 133 - ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ (v× c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ h¹ch to¸n thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ). - TK 6272: Chi phÝ NVL dïng cho qu¶n lý ph©n x­ëng. - TK 6424: Chi phÝ NVL dïng cho qu¶n lý doanh nghiÖp. - TK 1111: TiÒn ViÖt Nam. - TK 112: TiÒn göi ng©n hµng. 3. T×nh h×nh tæ chøc kÕ to¸n NVL vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông NVL ë c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ 3.1. T×nh h×nh qu¶n lý NVL ë c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ 3.2. §Æc ®iÓm vËt liÖu cña c«ng ty Víi ®Æc ®iÓm cña c«ng ty: s¶n xuÊt b¸nh kÑo lµ chñ yÕu, v× vËy NVL thµnh phÇn chÝnh t¹o nªn s¶n phÈm rÊt ®a d¹ng vµ phøc t¹p. VËt liÖu cña c«ng ty võa ph¶i nhËp khÈu, võa mua trong n­íc. C¸c lo¹i vËt liÖu ph¶i nhËp khÈu nh­ bét mú, bao gãi s¶n phÈm,... ChÊt l­îng cña NVL ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm. V× vËy kh©u b¶o qu¶n NVL lµ c«ng viÖc rÊt quan träng, cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm, tõ ®ã ¶nh h­ëng ®Õn uy tÝn vµ viÖc tiªu thô s¶n phÈm cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng. Do ®Æc ®iÓm NVL cña c«ng ty võa ®a d¹ng, dÔ bÞ h­ háng kÐm phÈm chÊt do t¸c ®éng cña ®é Èm, khÝ hËu. Do vËy hÖ thèng kho tµng rÊt ®­îc coi träng. HÖ thèng kho dù tr÷ cña c«ng ty ®­îc chia lµm 4 lo¹i gåm 6 kho: - Kho chøa nhiªn liÖu: than ®èt, x¨ng dÇu, phô tïng thay thÕ. - Kho chøa nguyªn vËt liÖu chÝnh: kho muèi, kho ®­êng vµ c¸c lo¹i kh¸c. - Kho vËt liÖu phô: tinh dÇu, bao gãi s¶n phÈm,... - Kho c«ng cô dông cô vµ vËt rÎ tiÒn mau háng. C¸c kho dù tr÷ cña c«ng ty ®­îc x©y dùng cÈn thËn, cao r¸o, kh«ng dét n¸t, bè trÝ gÇn c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt, thuËn tiÖn cho viÖc chuyªn chë vµ cung øng kÞp thêi. 3.3. Ph©n lo¹i vËt liÖu ë c«ng ty VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc theo dâi trªn 5 m¶ng: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh bao gåm: bét mú, ®­êng, s÷a bét, dÇu thùc vËt, bét s¾n,... riªng ®èi víi s¶n phÈm bét canh NVL chÝnh cña nã lµ muèi, m× chÝnh, ®­êng, h¹t tiªu, tái,... c¸c lo¹i vËt liÖu nµy chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm cña c«ng ty (kho¶ng 85%). ChÝnh v× vËy, ®ßi hái c¸c c«ng ty ph¶i theo dâi chÆt chÏ, qu¶n lý cô thÓ, s¸t sao qua c¸c kh©u ®Ó gãp phÇn tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - VËt liÖu phô: chiÕm mét tØ lÖ nhá nh­ng l¹i lµ nh÷ng vËt liÖu kh«ng thÓ thiÕu ®­îc vµ lµm t¨ng gi¸ trÞ cña s¶n phÈm. §ã lµ: Tinh dÇu, NH4HCO3, NaHCO3, vani, phÈm mµu,... Chóng tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó hoµn thiÖn n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, t¹o ra c¸c s¶n phÈm cã h­¬ng vÞ mµu cao. - Nhiªn liÖu vµ phô tïng thay thÕ: X¨ng dÇu, than KÝple, than cñi, vßng bi,... - Bao b× c¸c lo¹i lu©n chuyÓn mét lÇn: Hép cacton, tói bét canh, tói b¸nh, tói kÑo, khay b¸nh,... - VËt liÖu kh¸c, vËt liÖu x©y dùng c¬ b¶n. 3.4. Nguån cung cÊp nguyªn vËt liÖu cho c«ng ty Lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp c«ng ty ph¶i tù lo liÖu vÒ nguån hµng. Nhµ cung cÊp ®ãng vai trß rÊt quan träng ®èi víi viÖc æn ®Þnh nguån nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt còng nh­ chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, viÖc mua vËt liÖu t­¬ng ®èi thuËn lîi ®èi víi c«ng ty. Tuy nhiªn c¸c nhµ cung cÊp cña c«ng ty hÇu hÕt lµ b¹n hµng quen thuéc, quan hÖ trªn c¬ së ®«i bªn cïng cã lîi. VËt liÖu cña c«ng ty ®­îc nhËp tõ c¸c nguån sau: · VËt liÖu mua ngoµi: §©y lµ nguån nhËp chñ yÕu cña c«ng ty. Nguån nµy gåm nh÷ng vËt liÖu ph¶i nhËp ngo¹i vµ c¸c vËt liÖu mua ë trong n­íc. VËt liÖu nhËp ngo¹i nhiÒu nhÊt lµ bét mú, tõ tr­íc ®Õn nay nguån nhËp chñ yÕu tõ c¸c n­íc: Anh, Ph¸p, Trung Quèc, Liªn X« (cò), Mü,... viÖc nhËp th«ng qua c«ng ty Th­¬ng m¹i B¶o Ph­íc, c«ng ty n«ng s¶n An Giang, c«ng ty l­¬ng thùc Th¨ng Long. Ngoµi ra c«ng ty còng nhËp cña t­ nh©n bu«n b¸n bét m×. C«ng ty còng ph¶i nhËp ngo¹i bao b× tõ c¸c c«ng ty cña NhËt, Singapore sau ®ã vÒ gia c«ng thªm, nhËp c¸c lo¹i h­¬ng liÖu nh­ h­¬ng hoa qu¶, dÇu chuèi cña Robeter nhËp qua H¶i Ch©u. C¸c lo¹i vËt liÖu mua trong n­íc: nh­ ®­êng do nhµ m¸y ®­êng Lam S¬n, nhµ m¸y ®­êng S«ng Lam, nhµ m¸y ®­êng V¹n §iÓm cung cÊp. DÇu ¨n mua cña c¬ së dÇu T­êng An - T©n B×nh - TP. Hå ChÝ Minh, dÇu Neptune. Muèi ¨n cña xÝ nghiÖp muèi Nam Hµ. Bao b× nhËp cña c«ng ty TNHH Hoµ B×nh, c«ng ty bao b× xuÊt khÈu I Phó Th­îng... · VËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn. Mét sè vËt liÖu cña c«ng ty nh­ bao b× ph¶i gia c«ng tr­íc khi sö dông th× c«ng ty thuª ngoµi gia c«ng. C¸c c¬ së gia c«ng quen thuéc lµ tæ hîp V¨n Ch­¬ng, xÝ nghiÖp in TiÕn Bé. C¸c nhµ cung cÊp ®Òu lµ b¹n hµng quen thuéc nªn c«ng ty cã thÓ mua hµng víi ph­¬ng thøc tr¶ chËm vµ chÊt l­îng ®¶m b¶o, ®­îc h­ëng gi¶m gi¸ chiÕt khÊu,... 3.5. TÝnh gi¸ vËt liÖu t¹i c«ng ty ViÖc tÝnh gi¸ vËt liÖu t¹i c«ng ty ®­îc tÝnh gi¸ thùc tÕ. §èi víi vËt liÖu nhËp kho, gi¸ ®Ó ghi sæ lµ gi¸ gèc trªn ho¸ ®¬n (gi¸ ch­a thuÕ GTGT) céng víi chi phÝ mua. Cô thÓ: §èi víi vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho. = + + §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: = + §èi víi vËt liÖu lµ phÕ liÖu thu håi, s¶n phÈm háng th× gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ cã thÓ b¸n hoÆc gi¸ ­íc tÝnh. VÝ dô: Ngµy 11/3/2001 nhËp kho 150.000 kg bét mú, gi¸ mua ch­a cã thuÕ GTGT lµ: 4.570®/kg, chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì lµ 600.000® (VAT:10%). VËy gi¸ bét mú nhËp kho = 150.000 x 4.570 + 600.000 = 686.100.000®. §èi víi vËt liÖu xuÊt kho: Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty mµ sè lÇn xuÊt kho vËt liÖu lµ nhiÒu vµ liªn tôc, nh­ng sè liÖu nhËp kho l¹i theo tõng ®ît kh«ng liªn tôc, sè l­îng nhËp nhiÒu, do ®ã c«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn tõng lÇn nhËp ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ NVL xuÊt kho. V× gi¸ cña vËt liÖu nhËp kho th­êng æn ®Þnh nªn gi¸ cña vËt liÖu c«ng thøc x¸c ®Þnh: = x §¬n gi¸ vËt liÖu xuÊt kho ®­îc x¸c ®Þnh sau mçi lÇn nhËp: = 4. Tæ chøc kÕ to¸n NVL t¹i c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ 4.1. Chøng tõ, thñ tôc nhËp - xuÊt vËt liÖu · §èi víi c¸c nghiÖp vô xuÊt kho C¨n cø vµo thùc tÕ t×nh h×nh s¶n xuÊt vµ dù tr÷ toµn c«ng ty phßng kÕ ho¹ch vËt t­ lËp kÕ ho¹ch thu mua NVL. Khi vËt liÖu vÒ ®Õn kho tr­íc khi nhËp c¨n cø vµo hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸ ®· ký víi nhµ cung cÊp, ban kiÓm nghiÖm kiÓm tra vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng NVL. VÝ dô: BiÓu sè 2. §¬n vÞ: C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ C¨n cø vµo ho¸ ®¬n b¸n hµng sè 44 cña bªn cung cÊp ngµy 2/3/2001 theo hîp ®ång sè 1134 ngµy 15/2/2001. Ban kiÓm nghiÖm gåm: ¤ng: NguyÔn Hång §¨ng - §¹i diÖn phßng KÕ ho¹ch - vËt t­: Tr­ëng ban. ¤ng: Lª Minh H­¬ng - §¹i diÖn phßng Kü thuËt: Uû viªn. Bµ: NguyÔn ThÞ Hµ - Thñ kho - Uû viªn. §· kiÓm kª lo¹i vËt t­ d­íi ®©y: M· vËt t­ Tªn nh·n hiÖu vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Theo CT Thùc nhËp §óng quy c¸ch Kh«ng ®óng quy c¸ch 010006 §­êng tr¾ng Kg 64.020 64.020 64.020 0 KÕt luËn cña ban kiÓm nghiÖm: §¹t tiªu chuÈn nhËp kho. Uû viªn Uû viªn Tr­ëng ban NÕu NVL nhËp kho kh«ng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt th× tr¶ l¹i ng­êi b¸n hao hôt trong ®Þnh møc th× tÝnh vµo gi¸ nhËp kho, ngoµi ®Þnh møc th× quy tr¸ch nhiÖm båi th­êng. Khi vËt liÖu ®­îc chÊp nhËn nhËp kho th× phßng kÕ ho¹ch lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu ®­îc lËp thµnh 2 liªn, 1 liªn phßng kho vËt t­ gi÷, 1 liªn ng­êi lËp giao cho thñ kho. · §èi víi c¸c nghiÖp vô xuÊt kho C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ë c¸c ph©n x­ëng, nhu cÇu thùc tÕ vµ ®Þnh møc tiªu hao NVL, tõng bé phËn xin lÜnh vËt liÖu sÏ ghi vµo "PhiÕu xuÊt kho". PhiÕu ®­îc lËp cho mét hoÆc nhiÒu thø vËt liÖu t¹i cïng mét kho, cïng s¶n xuÊt mét lo¹i s¶n phÈm. PhiÕu xuÊt kho ®­îc lËp lµm 3 liªn. - 1 liªn ng­êi lÜnh gi÷. - 1 liªn göi lªn phßng kÕ ho¹ch vËt t­. - 1 liªn thñ kho chuyÓn cho phßng kÕ to¸n. PhiÕu xuÊt kho vËt t­ cã mÉu nh­ biÓu sè 5. §¬n vÞ: C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ phiÕu xuÊt kho Ngµy 28/04/2001 Sè: 105 Nî TK 6211 - Ph©n x­ëng b¸nh 1 Cã TK 1521 - NVL chÝnh - Hä vµ tªn ng­êi nhËn: Hµ KiÒu Trang - Bé phËn: Ph©n x­ëng b¸nh 1 - Lý do xuÊt kho: S¶n xuÊt b¸nh H­¬ng Th¶o - XuÊt t¹i kho: Anh Lîi. STT VËt t­ nguyªn liÖu M· sè §V tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 §­êng tr¾ng 020003 kg 5.223 5.223 5.000 26.115.000 5.223 5.223 5.000 26.115.000 Céng thµnh tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Hai m­¬i s¸u triÖu mét tr¨m m­êi l¨m ngµn ®ång ch½n. Phô tr¸ch b¶o qu¶n sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho BiÓu sè 6: §¬n vÞ: C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ phiÕu xuÊt kho Ngµy 02/02/2001 Sè: 366 Nî TK 6213 Cã TK 152 - Hä vµ tªn ng­êi nhËn: NguyÔn Kim Chi - Bé phËn: Ph©n x­ëng b¸nh 3 - Lý do xuÊt kho: S¶n xuÊt b¸nh quy b¬ - XuÊt t¹i kho: ChÞ L·m. STT VËt t­ nguyªn liÖu M· sè §V tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 §­êng tr¾ng 010002 kg 550 550 Céng 550 Phô tr¸ch bé phËn sö dông Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho Tr­êng hîp xuÊt vËt t­ liªn tôc cho mét bé phËn nµo ®ã ®Ó s¶n xuÊt mét lo¹i s¶n phÈm th× c«ng ty sö dông "PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc". PhiÕu nµy do phßng kÕ ho¹ch vËt t­ lËp cho mét hoÆc nhiÒu thø vËt t­. PhiÕu ®­îc lËp thµnh 3 liªn: - 1 liªn ng­êi lÜnh gi÷. - 1 liªn giao cho thñ kho. - 1 liªn phßng kÕ ho¹ch vËt t­ gi÷. PhiÕu chØ ghi tæng sè liÖu tõng lo¹i vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng, vµo cuèi th¸ng hoÆc khi kÕt thóc h¹n møc trªn phiÕu (xem biÓu ®å sè 7). §¬n vÞ: C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc Th¸ng 02/2001 Sè: 133 Nî TK 6212 Cã TK 1521 - Hä tªn ng­êi nhËn: NguyÔn V¨n Hµ - Bé phËn: Ph©n x­ëng b¸nh 2 - XuÊt t¹i kho: Anh H©n STT VËt t­, nguyªn liÖu M· sè §V tÝnh H¹n møc ®­îc tÝnh Thùc lÜnh Sè l­îng Thµnh tiÒn 1 Bét mú 010001 kg 84.103 84.103 2 §­êng tr¾ng 010002 kg 12.384 12.384 XuÊt ngµy 28/02/2001 Phô tr¸ch bé phËn Phô tr¸ch cung tiªu Thñ kho 4.2. H¹ch to¸n chi tiÕt c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt kho vËt liÖu ViÖc h¹ch to¸n tæng hîp NVL ®­îc kh¸i qu¸t b»ng s¬ ®å sau: S¬ ®å 8: S¬ ®å kÕ to¸n tæng hîp NVL t¹i c«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ TK 111,112,331,141 TK 333 (3333) TK 154 TK 338 TK 412 TK 621, 642, 627 NhËp kho vËt liÖu mua ngoµi ThuÕ NK tÝnh vµo gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp NhËp kho VL thuª ngoµi gia c«ng Ph¸t hiÖn VL thõa khi kiÓm kª chê xö lý Chªnh lÖch t¨ng do ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n NhËp l¹i VL ®· xuÊt ra sö dông nay kh«ng sö dông TK 152 (1521,1522,...) XuÊt kho vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt XuÊt kho VL dïng cho QLPX, bé phËn b¸n hµng vµ qu¶n lý doanh nghiÖp XuÊt kho vËt liÖu ®i gia c«ng VL thiÕu khi kiÓm kª ch­a râ nguyªn nh©n Chªnh lÖch gi¶m do ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n TK 627,641,642 TK 154 TK 138 TK 412 TK 621 (6211,6212...) Qu¸ tr×nh kÕ to¸n tæng hîp NVL ®­îc minh ho¹ nh­ sau: - Ngµy 02/02: ¤ng C­êng nhËp ®­êng tr¾ng cña Nhµ m¸y ®­êng Lam S¬n sè l­îng 4.020 kg trÞ gi¸: 12.723.300® ch­a thanh to¸n (Ho¸ ®¬n mua hµng sè 153). §Þnh kho¶n: Nî TK 1521 : 12.723.300 Cã TK 3311 : 12.723.300 Nî TK 133 : 1.272.330 Cã TK 3311 : 1.272.330 - Ngµy 02/02: XuÊt ®­êng tr¾ng cho b¸nh H¶i Hµ - PX b¸nh 3 sè l­îng 550. PhiÕu xuÊt kho sè 366 (biÓu sè 6). §¬n gi¸ ®­êng tr¾ng xuÊt ngµy 2/2 ®­îc tÝnh nh­ sau: Trªn sæ chi tiÕt vËt liÖu (biÓu sè 9) lo¹i vËt liÖu: ®­êng tr¾ng: - Sè l­îng ®­êng tr¾ng tån ®Çu th¸ng: 61.825 kg - Gi¸ trÞ ®­êng tr¾ng tån ®Çu th¸ng: 194.068.675 (®) - Sè l­îng ®­êng tr¾ng nhËp trong ngµy 2/2/2001: 4.020 kg - Gi¸ trÞ ®­êng tr¾ng nhËp ngµy 2/2/2001: 12.723.300 (®). = = 3.140 Suy ra: = 3.140 x 550 = 1.727.000 §Þnh kho¶n: Nî TK 6213 : 1.727.000 Cã TK 1521 : 1.727.000 ViÖc ®Þnh kho¶n nh­ trªn chØ lµ ngÇm ®Þnh. Thùc tÕ ®Þnh kho¶n ®­îc thùc hiÖn khi vµo sæ chi tiÕt - BiÓu sè 9. Tõ sè liÖu ë c¸c sæ chi tiÕt kÕ to¸n vµo sæ NhËt ký chung (biÓu sè 10). BiÓu sè 10: §¬n vÞ: C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ TrÝch sæ nhËt ký chung N¨m 2001 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè hiÖu TK§¦ Sè ph¸t sinh Sè Ngµy Nî Cã ...... 34 2/2 NhËp kho ®­êng tr¾ng 1521 3311 12.723.300 12.723.300 36 2/2 XuÊt kho ®­êng tr¾ng cho b¸nh Quy b¬ 6213 1521 1.727.000 1.727.000 222 3/2 XuÊt ®­êng cho b¸nh HD 6213 1521 3.454.000 3.454.000 40 3/2 XuÊt ®­êng cho b¸nh kem xèp 6212 1521 4.144.800 4.144.800 135 4/2 XuÊt kho tói h­¬ng th¶o 6211 1526 473.220 473.220 126 5/2 XuÊt kho tói l­¬ng kh« 6211 1526 2.24.610 2.264.610 325 5/2 XuÊt kho tinh dÇu cam cho PX B1 6211 1522 558.472 558.472 420 6/2 Mua s÷a cho PX B1 (ch­a tr¶ tiÒn) 6211 133 331 2.076.240 207.624 2.283.864 507 8/2 Mua trøng gµ cho PX B1 (®· tr¶ tiÒn) 6211 133 111 181.320 18.132 199.452 111 28/2 XuÊt kho bét mú cho PX B1 6211 1521 15.341.568 15341.568 Tõ sæ NhËt ký chung, sè liÖu sÏ ®­îc chuyÓn vµo sæ C¸i tµi kho¶n liªn quan TK 152, 6211. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp xuÊt trong th¸ng, kÕ to¸n ph©n x­ëng lËp c¸c b¶ng "B¸o c¸o sö dông vËt t­" ë tõng ph©n x­ëng råi göi phßng kÕ to¸n. T¹i ®©y kÕ to¸n vËt t­ sÏ tæng hîp c¸c phiÕu xuÊt vËt t­ cho tõng ph©n x­ëng vµ tÝnh ra l­îng tiÒn t­¬ng øng, råi lËp b¸o c¸o nhËp, xuÊt, tån trong th¸ng (xem biÓu sè 14). Trong ®ã, trÞ gi¸ cña NVL tån kho cuèi th¸ng ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: 4.3. C«ng t¸c kiÓm kª NVL t¹i c«ng ty = + - KiÓm kª NVL t¹i c«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ nh»m x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè l­îng tõng thø NVL, vËt liÖu hiÖn cã. §ång thêi kiÓm tra t×nh h×nh b¶o qu¶n vËt liÖu, ph¸t hiÖn kÞp thêi vµ xö lý tr­êng hîp hao hôt, h­ háng, mÊt m¸t,... Trªn c¬ së ®ã ®Ò cao tr¸ch nhiÖm cña tõng ng­êi b¶o qu¶n vµ sö dông vËt liÖu, n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý NVL. C«ng t¸c kiÓm kª ®­îc thùc hiÖn mçi n¨m 2 lÇn vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng 6 vµ cuèi n¨m do ban kiÓm kª tµi s¶n cña c«ng ty tiÕn hµnh. KÕt qu¶ kiÓm kª, ®¸nh gi¸ l¹i, x¸c ®Þnh chªnh lÖch ®­îc tËp hîp vµo "B¸o c¸o kiÓm kª NVL". B¸o c¸o nµy ®­îc lËp cho tõng kho vµ theo tõng lo¹i vËt liÖu. PhÇn III Mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ · ý kiÕn thø nhÊt: VÒ h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: Sæ chi tiÕt vËt liÖu cña c«ng ty cã ®Æc ®iÓm kh¸c víi thÎ chi tiÕt lµ sæ cã thªm cét tµi kho¶n Nî - Cã, cét nµy dïng ®Ó kÕ to¸n ®Þnh kho¶n lu«n khi vµo sæ, thùc chÊt lµ thùc hiÖn h¹ch to¸n tæng hîp trªn sæ chi tiÕt. Lµm nh­ vËy sÏ rÊt tiÖn lîi cho viÖc vµo NhËt ký chung vµ sæ C¸i sau nµy. §ã lµ ­u ®iÓm khi vËn dông cña c«ng ty. Nh­ng nh­îc ®iÓm trong cÊu t¹o sæ cña c«ng ty lµ kh«ng cã cét sè l­îng vµ ghi vËt liÖu tån kho hµng ngµy cïng víi cét nhËp - xuÊt. Cã thÓ biÕt ®­îc l­îng vµ gi¸ trÞ vËt liÖu tån ë sæ tæng hîp cuèi sæ chi tiÕt. Sæ tæng hîp nµy ®­îc céng luü kÕ tõng ngµy ë trªn m¸y. NÕu ngµy nµo muèn xem sè liÖu vËt liÖu tån ngµy ®ã th× xem trªn m¸y cßn sang ngµy sau muèn xem cña ngµy tr­íc th× ®· bÞ céng dån lªn. V× cuèi th¸ng kÕ to¸n míi in sæ chi tiÕt nªn sæ tæng hîp in ra chØ lµ sè tån cña ngµy cuèi th¸ng cïng víi tæng ph¸t sinh toµn bé th¸ng. §iÒu nµy rÊt khã kh¨n cho viÖc kiÓm tra hoÆc th«ng tin kÕ to¸n nÕu cÇn sè liÖu tån kho vËt liÖu cña mét ngµy nµo ®ã trong th¸ng th× kh«ng cã trong sæ s¸ch. - KiÕn nghÞ: MÉu sæ chi tiÕt cña c«ng ty nªn cÊu t¹o l¹i nh­ sau: Sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Tõ ngµy 01/02/2001 ®Õn ngµy 28/02/2001 Tªn vËt liÖu: §­êng tr¾ng M· vËt liÖu: 010002 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån Sè Ngµy SL ST SL ST SL ST 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tån kho 1/2 Céng PS trong th¸ng Tån kho 28/2 · ý nghÜa cña c¸c cét trªn sæ: - Cét 1: Lµ ngµy th¸ng ghi sæ còng lµ ngµy ph¸t sinh nghiÖp vô kinh tÕ v× ngµy nµo ghi ngµy ®ã. - Cét 2: Lµ sè hiÖu chøng tõ. - Cét 3: DiÔn gi¶i nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - Cét 4 vµ 5: Lµ sè hiÖu tµi kho¶n ghi Nî vµ Cã khi kÕ to¸n ®Þnh kho¶n nghiÖp vô kinh tÕ ®ã, dïng ®Ó ghi vµo sæ NKC vµ sæ C¸i sau ®ã trªn m¸y vi tÝnh. - Cét 6: Lµ ®¬n gi¸ vËt liÖu. NÕu lµ vËt liÖu nhËp th× kÕ to¸n ghi gi¸ nhËp vµo, nÕu vËt liÖu xuÊt th× sau khi nhËp c¸c sè liÖu vÒ nhËp, xuÊt vËt liÖu trong ngµy, m¸y tù xö lý vµ tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt theo c«ng t¸c tÝnh gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn ®· cµi s½n. - Cét 7: Sè l­îng vËt liÖu nhËp theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ. - Cét 8 = (6) x (7): gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp. - Cét 9: Sè l­îng vËt liÖu xuÊt theo tõng nghiÖp vô. - Cét 10 = (6) x (9): gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt. - Cét 11: Sè l­îng vËt liÖu tån cuèi mçi ngµy. - Cét 12: Gi¸ trÞ vËt liÖu tån mçi ngµy. · ý kiÕn thø 2: VÒ viÖc sö dông sæ NhËt ký ®Æc biÖt. C«ng ty kh«ng sö dông c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt ®Ó theo dâi c¸c lo¹i nghiÖp vô th­êng xuyªn ph¸t sinh, ®Æc biÖt sæ NhËt ký mua hµng. MÆt kh¸c, c«ng ty ph¶i mua vËt liÖu tõ nhiÒu nguån, th­êng xuyªn vµ thanh to¸n cïng thêi ®iÓm. §Ó theo dâi cô thÓ qu¸ tr×nh thu mua vËt liÖu vµ tiÖn cho viÖc ghi sæ C¸i, c«ng ty nªn më sæ NhËt ký mua vËt liÖu. MÉu sæ nh­ sau: Sæ NhËt ký mua NVL Th¸ng: Ngµy ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ghi nî Ghi cã TK 331 TK ghi Cã kh¸c Sè Ngµy Sè hiÖu TiÒn 1 2 3 4 5 6 7 8 · ý nghÜa cña c¸c cét: - Cét 1: Ngµy ghi sæ. - Cét 2: Sè hiÖu chøng tõ (phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n mua hµng,...) - Cét 3: Ngµy lËp chøng tõ dïng lµm c¨n cø ghi sæ. - Cét 4: Néi dung nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. - Cét 5: Sè hiÖu tµi kho¶n chi tiÕt vËt liÖu (VÝ dô: TK 1521, 1522,...) - Cét 6: Sè tiÒn ph¶i tr¶ ng­êi b¸n trong nghiÖp vô ®ã. - Cét 7: Sè tµi kho¶n ghi cã kh¸c nh­: TK 111, TK 112. - Cét 8: Sè tiÒn t­¬ng øng cña c¸c TK ghi ë cét 7. Sæ nµy nªn ghi hµng ngµy khi thu chøng tõ vÒ ®Ó theo dâi ®èi chiÕu víi sæ C¸i TK 331,... · ý kiÕn thøc 3: VÒ viÖc sö dông TK 151 MÆc dï trong c¬ chÕ hiÖn nay hµng ho¸ dÔ mua, th­êng lµ hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ mét lóc. Nh­ng ë c«ng ty vÉn x¶y ra tr­êng hîp ho¸ ®¬n vÒ tr­íc ®Õn cuèi th¸ng hµng vÉn ch­a vÒ. Do kh«ng sö dông tµi kho¶n hµng mua ®ang ®i ®­êng nªn trong tr­êng hîp nµy c«ng ty th­êng ph¶i ®Ó riªng ho¸ ®¬n chê hµng vÒ míi ghi sæ. Nh­ vËy c«ng ty nªn sö dông TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng ®Ó h¹ch to¸n ®óng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong tr­êng hîp trªn. · ý kiÕn thøc 4: VÒ c«ng t¸c kiÓm tra NVL. S¶n phÈm cña c«ng ty cã ¶nh h­ëng rÊt lín bëi chÊt l­îng NVL, do vËy c«ng t¸c kiÓm tra NVL ®ãng mét vai trß quan träng, nh­ng c«ng t¸c nµy vÉn ch­a ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn. ChÝnh v× thÕ mµ c«ng ty ph¶i cã mét ®éi ngò nh©n viªn kiÓm tra chÊt l­îng hµng mua vÒ vµ hµng xuÊt ra mét c¸ch chÆt chÏ c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng, ®Ó cã nh÷ng quyÕt ®Þnh xö lý kÞp thêi, ®Æc biÖt lµ c¸c thñ kho ph¶i theo dâi, nÕu sai, chÊt l­îng kÐm ph¶i b¸o lªn c«ng ty ®Ó xö lý kÞp thêi, ®Ó kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm. · ý kiÕn thø 5: Trang bÞ m¸y vi tÝnh. Trong c«ng ty hiÖn nay ®· ®­îc trang bÞ c¸c lo¹i m¸y vi tÝnh hiÖn ®¹i nhÊt theo h×nh thøc sæ C¸i chung nh­ng míi chØ ®­îc trang bÞ 4 m¸y vi tÝnh cho viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n. Lµm ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn tiÕn ®é lµm viÖc cña phßng kÕ to¸n. ChÝnh v× thÕ mµ c«ng ty ph¶i trang bÞ thªm m¸y tÝnh vµo tÊt c¶ c¸c bé phËn nh­ng c¬ b¶n vÉn lµ phßng kÕ to¸n, ®Ó cho phßng kÕ to¸n thùc hiÖn ®­îc nhanh, chÝnh x¸c. KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, kÕ to¸n ®· ®­îc c¸c nhµ kinh doanh quan niÖm nh­ mét "ng«n ng÷ kinh doanh" vµ coi nh­ lµ mét nghÖ thuËt ghi chÐp, ph©n lo¹i tæng hîp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh, nh÷ng ph¸t sinh trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, vµ còng lµ n¬i cung cÊp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho c«ng ty ra c¸c quyÕt ®Þnh phï hîp. KÕ to¸n NVL gi÷ mét vai trß rÊt quan träng ®èi víi sù ph¸t triÓn vµ tån t¹i cña c«ng ty. Lµ mét sinh viªn em ®· t×m hiÓu vµ nghiªn cøu nªn em còng m¹nh d¹n ®­a ra nh÷ng ý kiÕn cña m×nh vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n NVL, vµ qu¶n lý sö dông NVL ë c«ng ty, trªn c¬ së ®ã ph©n tÝch ®¸nh gi¸ nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm cña c«ng ty vµ còng ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn ®Ó c«ng ty tham kh¶o, nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n NVL. V× tr×nh ®é cña em cßn h¹n chÕ nªn trong khi viÕt chuyªn ®Ò nµy em kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. VËy em kÝnh mong ®­îc sù ®ãng gãp cña c¸c thÇy, c¸c c« ®Ó em ®­îc tiÕn bé h¬n.