Đề tài Hoàn thiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại công ty TNHH Quà tặng Thảo Nguyên

ía công ty, bộ phận này sẽ làm đúng theo bảng hướng dẫn công việc. Sau đó sẽ cho triển khai công việc, chọn chất liệu theo yêu cầu của khách hàng, rồi đến công đoạn in ra sản phẩm theo đúng yêu cầu, và cuối cùng là cho sản phẩm xuất xưởng giao khách hàng.  Bộ phận sale – marketing: + Đây là bộ phận thường xuyên đảm nhận việc tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, là bộ phận chuyên phụ trách về các hoạt động marketing của công ty như quảng cáo, đưa ra các chiến lược marketing phù hợp để đưa công ty phát triển, giúp công ty có thể cạnh tranh với các đối thủ khác.  Bộ phận nhân sự: Đây là bộ phận đảm nhận công tác tổ chức, quản lý lực lượng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội và phụ trách tuyển dụng nhân sự trong công ty.  Bộ phận kế toán: Có chức năng quản lý tài chính, hạch toán kế toán, thống kê hoạt động kinh doanh của công ty, làm công tác báo cáo thuế. Công tác tài chính kế toán chịu sự kiểm tra, giám sát của Ban giám đốc công ty, và các cơ quan quản lý có chức năng của nhà nước. Bao gồm một kế toán trưởng. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 18 2.1.2.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN Doanh thu/tháng 2009 2010 2011 2012 1 253.478.250 233.279.248 201.425.967 270.563.887 2 172.356.146 156.557.632 170.441.258 290.570.145 3 177.278.901 165.399.542 250.580.698 296.478.365 4 356.117.583 287.566.740 325.770.482 373.353.280 5 375.221.550 365.478.500 405.257.000 398.693.500 6 410.540.270 450.683.420 504.682.447 498.500.477 7 432.476.330 488.500.690 520.047.110 587.470.563 8 401.057.369 478.203.644 580.414.293 590.813.333 9 489.550.323 490.563.573 670.693.210 658.500.692 10 770.660.319 850.487.566 910.428.619 900.553.010 11 960.330.440 990.554.667 1.230.867.500 1.325.720.611 12 980.554.327 982.475.417 1.106.288.000 1.010.458.000 Bảng 2.1 Doanh thu năm của công ty trong 04 năm gần nhất (Nguồn: P. Kế toán, Công ty TNHH Quà tặng THẢO NGUYÊN) KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 19 Doanh thu / tháng của năm 2009 → 2012 0 200,000,000 400,000,000 600,000,000 800,000,000 1,000,000,000 1,200,000,000 1,400,000,000 2009 2010 2011 2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 H.2.2 Biểu đồ Doanh thu/tháng từ năm 2009 → 2012 (Nguồn: P. Kế toán, Công ty TNHH Quà tặng Thảo Nguyên) Nhận xét: Doanh thu trong năm 2009 đến cuối năm 2012 như sau: Trong tháng 1 doanh thu cũng gần đạt mức tiêu thụ trung bình hàng tháng nhưng đến tháng 2 thì doanh thu giảm sụt hẳn vì tháng này có lượng thời gian hoạt động ít do nghỉ tết nguyên đán. Sang tháng 3 thì doanh thu lại có xu hướng bắt đầu tăng lên do đầu năm, không khí tết vẫn còn nên doanh nghiệp vẫn chưa hoạt động mạnh được, mức doanh thu thấp. Tháng 4 doanh thu tăng trở lại gần bằng con số trung bình, tình hình doanh thu tăng là do đây là thời gian thị trường bắt đầu nóng trở lại nhu cầu về in ấn, quảng cáo trên bao bì và tiêu thụ giấy nhiều. Từ giữa tháng 5 đến tháng 9 doanh số của công ty đạt mức ổn định, doanh số đạt được trên mức trung bình và bước đầu gia tăng doanh số. Tháng 10 và tháng 11 doanh số đạt mức cao nhất vì trong thời gian gần tết thị trường tiêu thụ mạnh nhu cầu về mọi thứ đều gia tăng, đặc biệt là về lĩnh vực tiêu dùng mua sắm vì vậy công ty có thêm được nhiều đơn đặt hàng, trong thời gian này mọi công ty đều nổ lực gia tăng sức bán của mình nhằm thu về lợi nhuận nhiều nhất cho công ty của mình. Đặc biệt là vào năm 2009, doanh số tăng trưởng đạt gần tới mức hơn 900 triệu. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 20 Nhưng đến tháng 12 doanh số của công ty có xu hướng giảm, trong bất kỳ một ngành kinh doanh nào cũng phải trải qua giai đoạn bão hoà của nó, và tất yếu là công ty Thảo Nguyên cũng không thoát khỏi quy luật cung cầu đó làm cho doanh số của tháng 12 giảm xuống, khi tăng trưởng với mức tăng trưởng tối đa thì nhu cầu bão hoà tất yếu sẽ đến lúc này doanh số sụt xuống nhưng không phải tất cả các dịch vụ của công ty đều ở vào giai đoạn này, bên cạnh có loại dịch vụ giảm xuống sẽ có loại dịch vụ khác tăng lên. Thường là lúc này công ty nhận nhiều hợp đồng của các công ty xuất khẩu nên các công ty này thường cần giấy và in bao bì để xuất khẩu nhiều. Nhìn chung, doanh thu của công ty Thảo Nguyên có sự biến động theo chu kỳ, đây là doanh số của 4 năm 2009, 2010, 2011 và năm 2012 nhưng các năm trước chu kỳ kinh doanh vẫn diễn ra tương tự nhưng với mức tăng của doanh số không cao. Lợi nhuận đạt được trung bình chiếm khoảng 10% đến 17% sau khi trừ các khoản chi phí: Năm đầu thành lập công ty thì doanh số chỉ ở mức 800 triệu, sau hơn bốn năm con số đó đã tăng lên hơn 5 tỷ vào năm 2011 và đạt được mức doanh số mà công ty đã đề ra. Từ đó ta thấy rằng, doanh thu của công ty Thảo Nguyên có sự biến động theo tính chu kỳ kinh doanh vào những tháng đầu năm doanh số giảm, những tháng cuối năm doanh số có xu hướng tăng lên cụ thể là: những tháng của quý I doanh số đạt ở mức trung bình sang quý II doanh số tăng trưởng trên mức trung bình, sang quý III doanh số của công ty tăng trưởng ổn định và bền vững, quý IV doanh số tăng trưởng và phát triển mạnh nhất của công ty và kết thúc một vòng quay kinh doanh. Đây có thể được xem như một thành công của công ty trong quá trình kinh doanh, nhưng chưa phải là tất cả để đi đến những lợi ích và thành công chung của cả công ty mà còn phải xem xét công ty có một quá trình quản trị nguồn tài nguyên nhân sự như thế nào. Trong đó cần phải xem xét đến đó là quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự của công ty, và đây cũng là một yếu tố rất quan trọng đối với bất kì một công ty hay một doanh nghiệp nào. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 21 2.2 Thực trạng công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại công ty TNHH Quà tặng Thảo Nguyên 2.2.1 Tuyển mộ nhân viên tại công ty 2.2.1.1 Tiến trình tuyển mộ nhân viên Thông thường thì tiến trình tuyển mộ nhân viên tại công ty được bắt đầu từ Phiếu yêu cầu nhân sự có nội dung gồm: chức danh công việc, tên bộ phận, và ngày tháng cần công nhân, nhân viên đó bắt tay vào công việc.Với loại thông tin trong phiếu yêu cầu về nhân sự, Giám đốc hay trưởng bộ phận nhân sự sẽ đối chiếu với bản mô tả công việc và bản mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc để xác định xem công nhân, nhân viên sắp được tuyển mộ phải hội đủ các tiêu chuẩn trình độ nào. Sau đó, bộ phận nhân sự của công ty đề xuất lên Ban giám đốc và đưa ra giải trình cụ thể vì sao công ty nên tuyển thêm nhân sự cho công ty. Nếu Ban giám đốc duyệt thì bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tuyển mộ nhân viên. Bảng mô tả công việc: CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN Bản mô tả công việc 1. Chức vụ 2. Bộ phận 3. Nơi làm việc 4. Báo cáo ho 5. Mục đích công việc: ......................................................................... 6. Phạm vi của công việc: ........................................................................ 7.Nhiệm vụ và trách nhiệm: ......................................................................... 8. Phạm vi trách nhiệm: .......................................................................... 9. Tiêu chuẩn: Bảng 2.2 Bản mô tả công việc mẫu (Nguồn: Công ty TNHH Quà tặng Thảo Nguyên) KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 22 Bản mô tả tiêu chuẩn công việc: "Là bản trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đó”. Thường thì trong một bản mô tả tiêu chuẩn công việc mẫu tại công ty bao gồm các thông tin về:  Tên công việc  Kiến thức  Kỹ năng  Khả năng Với bản mô tả công việc trên, nhân viên được tuyển chọn có sự phân tách công việc rõ ràng và cụ thể nên không có tình trạng dẫm chân lên nhau hay đỗ lỗi cho nhau khi có sự việc xảy ra. Nhân viên trong công ty biết rất rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công việc, nắm được chính sách lương bổng trong công ty như thế nào. Dựa vào bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc, công ty gặp thuận lợi hơn cho việc đánh giá nhân viên còn thiếu những kỹ năng nào để việc huấn luyện, bồi dưỡng của công ty diễn ra thuận lợi hơn. 2.2.1.2 Tuyển mộ nhân viên: Hiện nay trong công ty có 2 nguồn tuyển dụng sau đây: 2.2.1.2.1 Nguồn nội bộ: Khi quản đốc phân xưởng thấy trong công ty có đủ nhân viên hội đủ các điều kiện của công việc cần tuyển mộ thì họ sẽ niêm yết công việc, bảng niêm yết này được dán ngay chỗ công khai để mọi người đều biết. Nếu như công ty cần gấp một người nào đó mà không có thời gian thì cách tốt nhất là dán thông báo trong nội bộ công ty. Ngoài ra đây cũng là vấn đề thuộc về chính sách của công ty. Vì bất kỳ người công nhân, nhân viên nào bao giờ họ cũng muốn có cơ hội thăng tiến trong công việc, và đây chính là cơ hội cho họ. Việc tuyển người từ nguồn nội bộ như vậy có lợi điểm là nhân viên thấy công ty luôn luôn tạo cơ hội cho họ để họ được thăng tiến, và do đó họ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn. Qua đó công ty cũng sẽ dễ đánh giá khả năng làm việc của nhân viên thông qua quá trình làm việc của họ. Vì họ là những KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 23 người đã quen thuộc; hiểu được cơ cấu và chính sách của công ty, đo đó chỉ cần một thời gian ngắn công tư sẽ dễ dàng giúp họ hội nhập vào môi trường làm việc mới ngay. Ngoài ra, việc tuyển mộ tư nguồn nội bộ còn ít tốn kém về chi phí và thời gian để tuyển dụng hơn, giúp công ty tận dụng được nguồn nhân lực của mình. 2.2.1.2.2 Nguồn bên ngoài: Có rất nhiều nguồn tuyển mộ từ bên ngoài. Tại công ty đã tuyển mộ một số nguồn chính như: bạn bè của nhân viên, nhân viên củ (cựu nhân viên của công ty), ứng viên tự nộp đơn xin việc, người thất nghiệp, tuyển tư nguồn sinh viên thực tập và tuyển dụng thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm. Để tập trung được các nguồn ứng viên này, công ty cũng đã áp dụng những phương pháp tuyển mộ như: quảng cáo trên báo chí, các trung tâm giới thiệu việc làm, các sinh viên đến thực tập tại công ty hay nhờ nhân viên giới thiệu. Các công nhân viên đang làm trong công ty thường biết rõ bạn bè của mình đang cần một việc làm và họ có thể trở thành một công nhân, nhân viên tốt cho công ty của mình. Và họ thường giới thiệu cho công ty những người có khả năng, có chất lượng đáp ứng cho việc tuyển mộ nhân sự tại doanh nghiệp. Như vậy, điều này sẽ mang lại lợi ích cho công ty vì sẽ giúp cho công ty không phải tốn thời gian và đỡ tốn kém chi phí cho việc tuyển mộ. Tuy nhiên, tuyển mộ theo nguồn này lại có khả năng dẫn tới sự thiên vị hoặc cảm tưởng không tốt trong công nhân, nhân viên của công ty khi một người bạn hoặc họ hàng mà họ giới thiệu không được chấp nhận vào làm việc. Công ty cũng tuyển mộ từ nguồn bên ngoài là những người thất nghiệp, vì đây cũng là một nguồn tuyển mộ có giá trị. Họ là những người thất nghiệp, có nhiều ứng viên có khả năng nhưng lại tham gia vào lực lượng thất nghiệp vì nhiều lý do khác nhau. Vì vậy nếu như công ty tuyển mộ từ nguồn bên ngoài này và biết khai thác nguồn này, công ty cũng có thể tuyển mộ được những người giỏi vào làm việc. Đối với những sinh viên thực tập thì đây cũng là nguồn tuyển mộ bên ngoài của công ty: qua thời gian làm việc ở doanh nghiệp và qua mối quan hệ tiếp xúc sinh viên có thể xác định được có nên xin làm việc tại doanh nghiệp hay không KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 24 và ngược lại công ty thấy sinh viên này có khả năng và tư cách làm việc tại công ty mình hay không. Nhìn chung, những nguồn bên ngoài mà công ty tuyển mộ là từ nhiều nguồn khác nhau và khá đa dạng. Mỗi nguồn mang lại những lợi ích cho công ty trong quá trình tuyển mộ và công tác đào tạo nhân sự sau này của công ty. Bên cạnh những mặt lợi ích thì không tránh khỏi những bất lợi cho công ty như đã nêu trên. Vấn đề cốt lõi ở đây là công ty đã thu hút được nhiều nguồn tuyển mộ và sử dụng nguồn nhân lực cả bên ngoài lẫn bên trong, để có thể đáp ứng về mặt số lượng và chất lượng của các ứng viên. 2.2.2 Tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên Các tiêu chuẩn để tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên chiến lược nhân sự, định hướng viễn cảnh của công ty và bầu không khí văn hoá của công ty. Tại công ty Thảo Nguyên, đây là một công ty có các bộ phận nhân sự cũng khá đơn giản và thu gọn, không có nhiều phòng ban như những doanh nghiệp lớn khác. Tuy nhiên, các bộ phận nhân sự tại công ty đã đi vào hoạt động có qui củ và ổn định, công ty cũng có một số tiêu chuẩn khá cụ thể và rõ ràng để tuyển chọn nhân viên theo từng chức danh, phù hợp với nhu cầu công việc. Mỗi một chức danh đều có bảng tiêu chuẩn công việc phù hợp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho bộ phận nhân sự và Ban lãnh đạo công ty trong việc tuyển chọn nhân viên. Cụ thể với một số chức danh như sau:  Nhân viên kế toán.  Nhiệm vụ: - Lập chứng từ, kiểm nhận, kiểm tra và ghi chép cập nhật chính xác các sổ sách hạch toán nghiệp vụ và kế toán chi tiết. - Lập các báo cáo nghiệp vụ hàng ngày và định kỳ hoặc theo yêu cầu quản lý. - Lập báo cáo thuế. - Lập sổ sách kiểm kê và kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư.  Khả năng: - Biết nguyên lý kế toán. - Biết các chế độ, thể lệ kế toán cơ bản. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 25 - Sử dụng thành thạo máy vi tính.  Yêu cầu trình độ nghiệp vụ: - Tốt nghiệp ĐH ngành tài chính – kế toán hoặc trung học kế toán. - Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm về báo cáo thuế.  Nhân viên kinh doanh:  Nhiệm vụ: - Phát triển thị trường mới, chăm sóc khách hàng. - Tham gia các chương trình thực hiện quảng cáo, khuyến mãi, chiêu thị - Tìm kiếm, thu nhập thông tin thị trường, đối thủ, biết giải quyết vấn đề trong phạm vi của mình.  Khả năng: - Có kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng, làm việc độc lập, tự lập kế hoạch và giải quyết vấn đề. - Trung thực - tích cực chịu khó trong công việc, tự giác làm việc và có tinh thần trách nhiệm. - Có sức khỏe tốt, phương tiện đi lại và sẵn sàng đi công tác xa.  Yêu cầu trình độ nghiệp vụ: - Tốt nghiệp ĐH ngành kinh tế, marketing. - Đã từng làm nhân viên bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, hoặc từng là nhân viền marketing có kinh nghiệm 2 năm trở lên.  Thủ quỹ:  Nhiệm vụ: - Thực hiện chi - thu tiền mặt đúng chính xác trong phạm vi quyền hạn của mình. - Kiểm tra thu - chi tiền mặt chính xác và bảo quản an toàn quỹ tiền mặt - Hạch toán chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt và làm các báo cáo về quỹ tiền mặt.  Khả năng: - Biết các nghiệp vụ về thủ quỹ.  Yêu cầu trình độ nghiệp vụ: KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 26 - Tốt nghiệp phổ thông cơ sở, đã qua lớp nghiệp vụ quỹ tiền mặt.  Trưởng phòng nhân sự:  Nhiệm vụ: - Tham gia quản lý lực lượng lao động, nguồn tài nguyên nhân sự - Quản lý về các vấn đề chính sách lương bổng, bảo hiểm xã hội cho nhân viên - Phụ trách tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự  Khả năng: - Có khả năng nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự - Có khả năng trong việc tuyển dụng, đào tạo nhân sự và quản trị tiền lương.  Yêu cầu trình độ nghiệp vụ: - Cử nhân các ngành kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc quản trị chuyên ngành tâm lý học hoặc xã hội học. - Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự Ngoài ra còn có các chức vụ khác cũng có tiêu chuẩn về chức danh công việc riêng và phù hợp. 2.2.2.1 Phác họa tiến trình tuyển chọn nhân viên Tiến trình tuyển chọn nhân viên tại công ty bao gồm các bước sau: 2.2.2.1.1 Xem xét hồ sơ xin việc Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn nhân viên tại công ty Thảo Nguyên bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc do chính ứng viên tự thiết kế hoặc theo mẫu có sẵn. Nhân viên bộ phận nhân sự sẽ đối chiếu, so sánh với bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc để đánh giá xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc của công ty hay không, công việc này cũng có nghĩa là công ty cũng sẽ đánh giá về hình thức và nội dung của đơn xin việc của ứng viên. Quá trình xem xét hồ sơ xin việc này mang lại cho công ty nhiều lợi điểm, như rất ít phí tổn, không đòi hỏi phải nhiều người lựa chọn hồ sơ và thời gian là tương đối ngắn (thường là trong vòng từ hai đến ba ngày), nó còn giúp công ty giảm thiểu một số ứng viên không đủ tiêu chuẩn và vì thế số người được trắc KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 27 nghiệm, phỏng vấn ít hơn, đã được qua xem xét sơ bộ, và tất nhiên sẽ bớt tốn kém cho công ty. Mặc dù vậy, quá trình này cũng gây ảnh hướng đến người xem xét hồ sơ xin việc, bởi không phải điều gì trong nội dung của hồ sơ cũng là chính xác, các ứng viên có thể nói về mình với các khía cạnh hào quang tích cực hoặc không thực tế. 2.2.2.1.2 Trắc nghiệm Công ty đã áp dụng trắc nghiệm vào trong quá trình tuyển chọn như một công cụ cần thiết để phối hợp với các phương pháp khác như phỏng vấn, góp phần cho quá trình tuyển chọn được nhanh hơn và chính xác hơn. Công ty đã đưa phương pháp bút vấn trắc nghiệm vào trong quá trình trắc nghiệm để các ứng viên trả lời và hoàn thành các câu hỏi trong bài thi trắc nghiệm tùy theo từng loại công việc mà công ty tuyển dụng, có thể là bài trắc nghiệm kiến thức tổng quát, trắc nghiệm tâm lý, cá tính hay bài trắc nghiệm về mức độ thông minh, và ứng viên phải hoàn thành bài thi trắc nghiệm này trong thời gian nhất định từ 20 đến 25 phút: Sau đó thì ứng viên nộp lại cho bộ phận nhận sự của công ty. 2.2.2.1.3 Phỏng vấn sơ bộ Sau khi xem xét hồ sơ xin việc và bài thi trắc nghiệm tổng quát thì ứng viên được mời đến phỏng vấn sơ bộ. Nếu tuyển chọn các chức vụ như trưởng các bộ phận của công ty thì đích thân phó Giám đốc trực tiếp đảm trách. Nếu tuyển chọn các chức vụ khác thấp hơn như nhân viên kế toán, thư ký, công nhân thì sẽ do Bộ phận nhân sự đảm nhận công việc này. Họ có thể đảm nhận tốt công việc này trong cuộc phỏng vấn sơ bộ vì trong cuộc phỏng vấn này phỏng vấn viên chỉ chú trọng đến cá tính và nhân cách của nhân như nhân viên. Nếu có hỏi về chuyên môn thì phỏng vấn viên chỉ hỏi một cách tổng quát, và công ty đã sử dụng phương pháp phỏng vấn phổ biến đó là phương pháp phỏng vấn cá nhân là chỉ có một người phỏng vấn một người. Về thời gian phỏng vấn, phỏng vấn viên của công ty đã có sự uyển chuyển về thời gian cần thiết cho quá trình phỏng vấn. Những ứng viên kém thì sau 15 đến 20 phút phỏng vấn có thể bị loại bỏ. Tuy nhiên, đối với những ứng viên có khả năng và nhận thấy phù hợp với công việc công ty cần tuyển chọn thì thời gian KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 28 phỏng vấn dài hơn, có thể là từ 40 đến 45 phút để có thể đánh giá chính xác cũng như có một ý niệm chắc chắn về ứng viên này, nhưng thời gian phỏng vấn cũng không kéo dài hơn nữa để tránh sự nhàm chán cho cả hai bên phỏng vấn viên và ứng viên. 2.2.2.1.4 Phỏng vấn sâu Ứng viên được phỏng vấn sâu là những người đã qua cuộc phỏng vấn sơ bộ và quá trình phỏng vấn sâu do chính Giám Đốc công ty trực tiếp phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn này rất quan trọng vì nó có tính quyết định ứng viên nào được tuyển chọn và ai sẽ bị loại, nên Giám Đốc đã có sự chuẩn bị sẵn sàng những câu hỏi để phỏng vấn cho phù hợp. Trong quá trình phỏng vấn nếu phát hiện ra những người có tài năng, phù hợp với công việc, hoặc phù hợp với những công việc khác của công ty thì sẽ chọn ứng viên đó. 2.2.2.1.5 Quyết định tuyển chọn Sau khi xem xét và kiểm tra lý lịch của ứng viên, nếu ứng viên nào thỏa mãn được yêu cầu của công ty thì sẽ được tuyển chọn và quá trình tuyển dụng cũng được kết thúc. Tóm lại, tiến trình tuyển mộ nhân viên tại công ty được diễn ra qua 5 giai đoạn chính là xem xét hồ sơ xin việc, trắc nghiệm, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn sâu và quyết định tuyển chọn. Công ty đã có sự kết hợp giữa phương pháp trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn, không có phương pháp nào mang tính tuyệt đối hoàn toàn, mỗi phương pháp đều có mặt ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Vì vậy, việc kết hợp hai phương pháp này với nhau trong quá trình tuyển mộ là một việc làm rất đúng đắn của công ty, để có thể hỗ trợ tốt nhất cho quá trình tuyển chọn nhân viên đạt hiệu quả, có nhiều khả năng tuyển chọn đúng người hơn, và tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong tác đào tạo nhân sự của công ty sau này hơn. 2.2.3 Thực trạng công tác đào tạo nhân sự của công ty TNHH Quà tặng THẢO NGUYÊN Bất kỳ một công ty nào cũng cần phải đào tạo lại nhân viên khi mới được tuyển dụng, bởi vì đây là nhu cầu thiết yếu của các công ty, cho dù nó là một công ty KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 29 nhỏ hoặc là một công ty cổ phần hay công ty liên doanh chẳng hạn. Ứng viên vừa được tuyển dụng vào cho dù là người chưa có kinh nghiệm, là người tài giỏi hay là người có nhiều kinh nghiệm như thế nào đi chăng nữa thì khi bước vào một công ty mới cũng có nghĩa là bước vào một môi trường làm việc mới. Những nhân viên mới đó cũng như một tờ giấy trắng, họ cần phải được đào tạo và chỉ dẫn nếu không họ sẽ rất bối rối, lo lắng không biết làm gì vì mọi thứ đều mới lạ đối với họ. Thật là hiếm khi công ty nào tìm thấy một ứng viên nào đó khi mới vào công ty là đã thành thạo và biết cách làm việc tốt rồi, vì điều này còn ty thuộc vào chính sách của mỗi công ty. Cũng chính vì vậy mà mỗi nhân viên mới sẽ được đào tạo giúp họ làm quen với công việc và hiểu được chính sách của công ty trong thời gian đầu. Có nhiều phương pháp dào tạo nhân viên mới, nhưng tại công ty Thảo Nguyên thì thông thường sử dụng phương pháp đào tạo tại chỗ. Đào tạo tại chỗ hay đào tạo ngay lúc làm việc không xa lạ gì tại Việt Nam, mà chúng ta thường gọi nôm na là "kèm cặp". Bất kể nhân viên mới là nhân viên văn phòng hay là công nhân thì cũng được công ty phân công làm việc với một người có kinh nghiệm hơn. Những nhân viên mới này sẽ vừa học vừa làm bằng cách quan sát, nghe những lời chỉ dẫn và làm theo trong suốt thời gian thử việc của họ. Đối với nhân viên hành chánh: Từ nhân viên kế toán, thủ kho đến người điều hành sẽ được cấp trên là Phó giám đốc và Giám đốc đào tạo và hướng dẫn trực tiếp, nhân viên sẽ đước chỉ dẫn từng bước cụ thể cho công việc của mình, nếu nhân viên có kinh nghiệm thì cấp trên sẽ hướng dẫn đơn giản hơn, còn với nhân viên chưa có kinh nghiệm thì ban giám đốc nhiệt tình hướng dẫn để nhân viên có thể hiểu được quy trình và cách làm việc cụ thể để nhân viên có thể nắm bắt nhanh hơn và rõ ràng. Ngoài ra những nhân viên mới vào sẽ được những anh chị đi trước kèm cập và hỗ trợ để giúp đỡ nhân viên mới, tạo cho nhân viên mới sự tự tin và làm quen tốt với công việc hơn. Ví dụ như: đối với vị trí thủ kho thì đước chính quản lý phân xưởng hướng dẫn cụ thể các bước làm và quy trình của công ty như thế nào, từ bước xuất kho, xem hàng tồn kho, hỗ trợ và báo cáo cho quản lý phân xưởng KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 30 nguyên vật liệu tồn như thế nào một cách cụ thể nhất để người quản lý phân xưởng có thể nắm bắt thông tin tốt nhất để điều phối hoạt động sản xuất của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Những nhân viên phụ trách thiết kế mẫu mã luôn được ban giám đốc đặt biệt quan tâm đến, vì đây là bộ phân quan trọng của công ty, ngoài việc hướng dẫn cho các nhân viên thiết kế ban giám đốc công ty Thảo Nguyên còn hỗ trợ nhân viên về ý tưởng thiết kế để cho nhân viên có thể có nhiều ý tưởng để thiết kế nhiều mẫu mã bắt mắt hơn, mẫu mã được thay đổi liên tục để tránh sự nhàm chán của khách hàng và đem lại nhiều lựa chọn cho khách hàng. Đối với công nhân sản xuất công ty rất quan tâm đến đội ngủ này, đối với những người làm lâu năm công ty sẽ tổ chức những buổi dã ngoại và rèn luyện thêm kỹ năng bằng việc liên kết với những công ty sản xuất giấy và in bao bì lớn trong sài gòn để công nhân có thể trao đổi thêm kinh nghiệm và truyền đạt thêm các bí quyết với nhau, để nhân viên đi trước có thể về hướng dẫn lại các công nhân mới vào làm. Nhìn chung, công ty cũng đã có sự chú trọng vào công tác đào tạo nhân sự. Thể hiện được sự quan tâm trong công tác đào tạo nhân sự cho cả nhân viên cũ và nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty. Cấp lãnh đạo đã có sự chuẩn bị về mặt kiến thức hay những kỹ năng nghề nghiệp cho nhân viên trong công ty của mình, để có thể đáp ứng được và phản ứng kịp thời với những sự thay đổi của nền kinh tế thị trường nói chung hiện nay. Đồng thời trong quá trình đào tạo nhân viên công ty đã có sự theo dõi và đánh giá quá trình làm việc của nhân viên mới, giúp cho công ty sớm nhận ra ứng viên nào không đủ khả năng hoặc không thích hợp với công việc được giao, để công ty sớm có biện pháp giải quyết kịp thời và không bị thiệt hại nhiều. Với bản mô tả công việc trên nên nhân viên được tuyển chọn có sự phân tích công việc rõ ràng và cụ thể nên nhân viên của công ty không có tình trạng dẫm chân lên nhau hay đỗ lỗi cho nhau khi có sự việc xảy ra, nhân viên trong công ty biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công việc. Giúp công nhân viên nắm được chính sách lương bổng, thẳng thắng trong công ty như thế nào đồng thời dựa vào bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc, công ty gặp KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 31 thuận lợi hơn cho việc đánh giá nhân viên thực hiện công việc như thế nào và đến mức độ nào, nhân viên công ty còn thiếu những kỹ năng nào, vì vậy công tác đào tạo huấn luyện của công ty cũng diễn ra thuận lợi hơn. 2.2.4 Nhận xét về công tác tuyển dụng nhân sự của công ty. 2.2.4.1 Ưu điểm. - Công ty có bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc cụ thể với một số chức danh công việc, vì vậy quá trình tuyển dụng của công ty diễn ra được dễ dàng và thuận lợi hơn nhiều. - Công ty đã áp dụng một cách linh hoạt, có sự cân nhắc, lựa chọn giữa ưu điểm và nhược điểm của các biện pháp "chữa cháy" trong những tình huống cấp bách, đã giải quyết được tình trạng thiếu nhân sự tạm thời và hoàn thành công trình đúng thời hạn. - Công ty cũng đã biết tận dụng nguồn nhân lực của công ty, ưu tiên tuyển mộ từ nguồn nội bộ trước trong công tác tuyển dụng nhân sự. - Công ty luôn luôn tạo cơ hội cho nhân viên trong công ty có cơ hội thăng tiến trong công việc, từ đó họ sẽ gắn bó và trung thành với công ty hơn. - Công ty cũng đã khai thác được nhiều nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, cho nên công ty có nhiều sự cân nhắc và lựa chọn hơn, đáp ứng được số lượng ứng viên mà công ty cần tuyển dụng. - Quá trình tuyển dụng nhân sự của công ty diễn ra khá gọn lẹ và không rườm rà như một số doanh nghiệp lớn khác, giúp cho công ty không tốn quá nhiều chi phí và thời gian cho công tác tuyển mộ. - Công ty đã có sự kết hợp giữa phương pháp phỏng vấn và phương pháp trắc nghiệm giúp công ty tuyển dụng đúng người hơn. - Công ty có sự phân chia rõ ràng trách nhiệm liên quan của bộ phận nhân sự và các cá nhân của Ban lãnh đạo trong công tác tuyển dụng nhân sự, giúp cho những cá nhân, bộ phận có liên quan và đảm nhận trực tiếp công tác tuyển dụng hiểu rõ được phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình trong công tác này. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 32 - Công ty còn tính đến việc tuyển sẵn luôn ứng viên dự bị để phòng ngừa khi thiếu nhân sự mà không cần phải tuyển dụng lại cho đỡ tốn kém chi phí. 2.2.4.2 Nhược điểm. - Với việc tuyển dụng thêm ứng viên dự bị để thay thế ứng viên chính thức khi cần thiết, công ty có lúc gặp phải áp lực thiếu nhân sự khi họ không thích hợp với yêu cầu của công việc. - Việc tuyển dụng còn gặp nhiều khó khăn để tuyển dụng vì công ty Thảo Nguyên cũng là công ty nhỏ nên mức lương đưa ra chưa thỏa đáng và nhân viên không thấy hấp dẫn để làm việc với công ty. - Đôi khi công tác tuyển dụng còn phụ thuộc vào ban giám đốc vì ban giám đốc là người quyết định tuyển chọn chứ không phải người quản lý phân xưởng. Nhưng người quản lý phân xưởng lại là người trực tiếp điều hành và biết rõ tình hình hoạt động của phân xưởng hơn. - Đôi khi công ty tiết kiệm chi phí nên chỉ tuyển dụng những người tay nghề còn kém để đào tạo chứ không chú trọng đến những công nhân đã lành nghể vì chi phí trả lương cho họ cũng khá cao, điền này cũng làm ảnh hưởng đến sự cạnh tranh trong quá trình kinh doanh cũng như nhân viên giỏi không nhiều trong phân xưởng. - Trong thời gian cấp bách và cần người nên công ty tuyển dụng từ nhiều nguồn để cho khỏi thiếu nhân sự trong trong công ty điều này dẫn đến chất lượng nhân viên được tuyển có khả năng và tay nghề không được cao và sau đó công ty phải tốn thời gian và chi phí để đào tạo thêm điều này ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty và làm cho công ty thất thoát thêm kinh phí. 2.2.5 Nhận xét về công tác đào tạo nhân sự của công ty 2.2.5.1 Ưu điểm. - Với phương pháp đào tạo tại chỗ giúp cho người ứng viên và cấp chỉ huy trực tiếp của ứng viên đó có cơ hội làm việc chung với nhau nhiều hơn, thiết lập nhanh mối quan hệ trong công ty. - Công ty đã có chương trình "Hội nhập vào môi trường làm việc mới" hỗ trợ đắc lực cho quá trình đào tạo nhân viên mới, giúp cho nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và thích ứng với môi trường và công việc mới, giúp họ an tâm, KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 33 thoải mái trong công việc, hiệu quả làm việc cũng cao hơn tỉ lệ bỏ việc được giảm thấp. - Công ty đã tạo nhiều điều kiện cho nhân viên nâng cao kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp với việc hỗ trợ cho nhân viên tham gia một số khóa học tại chức hay khóa học ngoài giờ làm việc.. - Công ty có sự theo dõi và đánh giá nhân viên mới trong và sau thời gian thử việc. 2.2.5.2 Nhược điểm - Với phương pháp đào tạo tại chỗ chỉ cần Giám đốc không kiểm soát chặt chẽ dễ dẫn đến tình trạng bỏ qua một nhân tài cho công ty, ứng viên dễ bất mãn và rời khỏi công ty. - Công ty chưa có sự chú trọng thường xuyên chương trình đào tạo phỏng vấn viên chuyên nghiệp để nâng cao trình độ, nghiệp vụ phỏng vẩn và để tránh những lầm lẫn, đi đến những nhận xét không khách quan về một ứng viên. - Công ty chưa đi xác trong quá trình đào tạo từng nhân viên một mà chỉ đào tạo những người trực tiếp quản lý các nhân viên còn lại điều này đôi khi quá trình đào tạo cũng không hiệu quả vì chưa biết chắc rằng nhân viên cũ và lành nghề có truyền đạt hết những kinh nghiệm của họ không? - Việc cho nhân viên đi đào tạo từ xa nhưng công ty không kiểm tra kỹ năng của nhân viên lại để biết được rằng nhân viên mình trong quá trình cho đi đào tạo đã tiếp thu được bao nhiêu. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 34 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN 3.1 Định hướng phát triển công ty 3.1.1 Định hướng phát triển kinh doanh Theo định hướng phát triển của Công ty, bám sát tình hình thực tế Công ty đã đề ra phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong thời gian sắp tới: - Tiếp tục giữ vững các loại hình dịch vụ, thiết kế in ấn quà tặng …tại các khu vực trong dự án đã được bàn giao. - Nghiên cứu thị trường, Lập các phương án kinh doanh dịch vụ được cung cấp thuận tiện và đảm bảo đầy đủ các yếu tố dịch vụ, chi phí hợp lý. - Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại và dịch vụ trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận có thể có được của Công ty, nâng cao giá trị Công ty và không ngừng cải thiện đời sống, điều kiện làm việc, thu nhập cho người lao động và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. - Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn Chủ sở hữu đầu tư tại công ty, hoàn thành các nhiệm vụ do Chủ sở hữu công ty đề ra trong đó có chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu. 3.1.2 Định hướng công tác tuyển dụng và đào tạo Hoàn thiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự sẽ giúp cho các nhà quản lí tìm ra được ngôn ngữ chung với nhân viên của mình và biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết cách lôi cuốn nhân viên say mê với công việc và tránh được sai lầm trong việc tuyển chọn sử dụng lao động để nâng cao chất lượng thực hiện công việc và nâng cao hiệu quả của tổ chức. 3.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại công ty TNHH Quà Tặng Thảo Nguyên 3.2.1 Hoàn thiện các hoạt động quản trị nhân lực làm cơ sở cho công tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực a. Cơ sở của giải pháp: KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 35 Những hoạt động quản trị nhân lực đề cập ở đây chính là kế hoạch hoá nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. Để hoạt động có hiệu quả công tác tuyển dụng và đào tạo, trước hết chúng ta cần phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và có kế hoạch cụ thể, phải chỉ rõ đối tượng, mục đích, yêu cầu, các kết quả cần phải đạt được…của hoạt động tuyển dụng và đào tạo, xây dựng chương trình một cách thích hợp nhất, đem lại hiệu quả cao nhất. Ví dụ trước khi tiến hành đào tạo, cần phải xác định trước một cách rõ ràng đào tạo cho ai, số lượng bao nhiêu, đào tạo cái gì, đào tạo như thế nào… Hơn nữa, để thực hiện tốt hoạt động kế hoạch tuyển dụng và đào tạo thì tổ chức cần phải có những cơ sở đảm bảo cho việc xây dựng kế hoạch đó là căn cứ, khoa học và sát với tình hình thực tế. b. Phương án thực hiện: Để làm được điều này, trước hết là phòng nhân sự phải kết hợp với các bộ phận có liên quan để thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá công việc. Dựa vào kế hoạch hóa nguồn nhân lực để biết có cần tuyển dụng hay đào tạo không? Nếu có tuyển dụng và đào tạo thì số lượng là bao nhiêu? Phân tích công việc để đưa ra bản mô tả công việc là tiêu thức đưa ra để quảng cáo tuyển mộ, sàng lọc ứng viên trong công tác tuyển dụng, đồng thời đây cũng là tiêu chuẩn để dựa vào đó để biết được nhân viên đang đảm nhận một công việc nào đó đã đủ những phẩm chất, kiến thức, trình độ chuyên môn để thực hiện tốt công việc đó hay chưa? Nếu chưa thì công ty sẽ tiến hành đào tạo để họ có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Đánh giá thực hiện sẽ giúp nhà quản lý biết được người thực hiện còn yếu kém ở khâu nào và từ đó đưa ra quyết định đào tạo nâng cao trình độ của người đó. Đối với nhân viên mới, việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cho thấy nhân viên mới đó có phù hợp với công việc không để qua đó xác định xem họ có phù hợp với công việc hay không và ngược lại. Công ty có thể tham khảo phiếu đánh giá thực hiện sau: KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 36 Bảng 3.1 Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên c. Hiệu quả của giải pháp mang lại: Sau khi đánh giá cho điểm, cán bộ đánh giá phải có sự trao đổi thảo luận kết quả đánh giá với người lao động, lắng nghe ý kiến của họ. Từ đó, kết quả đánh giá chính xác nhất. Nhờ vậy, cũng giúp các nhân viên thấy được khả năng thực hiện công việc của mình một cách cách toàn diện nhất. Giúp cả cán bộ quản trị và nhân viên tạo được bầu không khí lao động vui vẻ trong Công ty, phát huy được hết những lợi thế của mình, cùng nhau đóng góp vì sự phát triển Công ty trong tương lai Chỉ tiêu Rất tốt Tốt Đạt yêu cầu Kém Rất kém 1 Kết quả hoàn thành công việc 5 4 3 2 1 2 Tinh thần thái độ làm việc 5 4 3 2 1 3 Tác phong làm việc 5 4 3 2 1 4 Khả năng hiểu biết 5 4 3 2 1 5 Khả năng sáng tạo 5 4 3 2 1 6 Kỹ năng phát hiện, giải quyết 5 4 3 2 1 7 Kỹ năng tổ chức, sắp xếp c.viêc 5 4 3 2 1 8 Tinh thần hợp tác 5 4 3 2 1 9 Đảm bảo ngày công 5 4 3 2 1 10 Chấp hành nội quy 5 4 3 2 1 v.v………….. Tổng điểm Những mặt cần khắc phục để nâng cao kết quả thực hiện công viêc Kiến thức Kỹ năng Tinh thần thái độ Khác …………… ……………. ………….. ………….. ……………......... …………………. ……………. ……………. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 37 3.2.2 Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các hoạt động tuyển chọn - Kết hợp tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ đúng địa điểm và ngày giờ đã thông báo. Cần phải thực hiện tốt khâu lọc hồ sơ ban đầu nhằm loại ngay từ đầu những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu, tránh gây lãng phí về mặt thời gian và chi phí dành cho tuyển dụng. Để làm được điều này, những người chịu trách nhiệm sàng lọc các ứng viên phải đưa ra các tiêu thức sàng lọc một cách cụ thể, rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn đảm bảo khách quan công bằng của tuyển dụng. Các tiêu thức sàng lọc cơ bản là: trình độ chuyên môn, cấp bậc đã qua đào tạo, kinh nghiệm, khả năng giải quyết công việc, yêu cầu về tính cách, tâm lý… - Chuẩn bị địa điểm thi, dụng cụ, bài thi để sử dụng trong khi thi tuyển, phỏng vấn một cách chu đáo,công bằng, khách quan. Địa điểm thi phải được bố trí, trang bị đủ dụng cụ cần thiết như bàn ghế, giấy thi, bảng hỏi… đảm bảo không bị ảnh hưởng, không bị làm phiền trong quá trình thi tuyển. Bộ phận ra soạn đầy đủ đề thi từ trước và cần chú ý trong khâu ra đề. Các bài thi phải rõ ràng, đề bài dễ hiểu, nội dung các bài thi phải đảm bảo đáp ứng được mục đích thi tuyển, tập trung vào những nội dung mà nhà tuyển dụng muốn kiểm tra. - Nâng cao tính chuyên nghiệp trong phỏng vấn. Phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn trực quan sinh động về ứng viên, nếu đánh đúng thì sẽ ra quyết định đúng. Khâu phỏng vấn phải được tiến hành một cách chuyên nghiệp bài bản. Tùy từng vị trí tuyển dụng mà thành viên hội đồng phỏng vấn sẽ là khác nhau. Không khí của buổi phỏng vấn: Ứng viên đến thăm dò tìm hiểu công ty, điều kiện làm việc của công ty, nhà tuyển dụng tìm hiểu kỹ về ứng viên. Phỏng vấn viên đôi khi trình độ thấp hơn ứng viên nên câu hỏi có thể gây khó chịu, ngược lại thì đặt câu hỏi quá cao gây căng thẳng cho ứng viên. Vì vậy, cần tạo không khí thoải mái trong phỏng vấn, tạo cơ hội cho ứng viên bộc lộ khả năng của mình. Khi đặt câu hỏi cần phải chú ý tới các yêu cầu sau: Xác định rõ mục tiêu phỏng vấn, lĩnh vực phỏng vấn tuyển dụng, câu hỏi cần chính xác ngắn gọn, tạo cơ hội KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 38 cho ứng viên trình bày đầy đủ hiểu biết của mình, điều khiển hướng dẫn để ứng viên không tránh né câu trả lời. Câu hỏi phỏng vấn nên tập trung vào: Công việc, tổ chức cơ quan làm việc trước đây của các ứng viên, trình độ học vấn, nhân sinh quan. Thời gian phỏng vấn: Những ứng viên kém chỉ nên phỏng vấn trong viong 15-20 phút, ứng viên giỏi thì tăng 40-45 phút, không nên kéo dài thời gian phỏng vấn tránh gây mết mỏi cho cả hai bên. - Giai đoạn thử việc là giai đoạn quan trọng để tổ chức đưa ra quyết định tuyển chọn. Nếu như qua các bài thi, các cuộc phỏng vấn, khả năng, trình độ của ứng viên mới chỉ được thể hiện qua lời nói thì khi thử việc nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng đó, trình độ đó của ứng viên là thật hay giả, đáp ứng được yêu cầu công việc hay chưa? Công ty cần đưa ra chương trình thử việc và bảng đánh giá thời gian thử việc hợp lý. Sau đây là mẫu mà công ty có thể tham khảo, áp dụng: CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN BM/TCHC/01.05 CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC (Áp dụng cho nhân viên văn phòng, khối gián tiếp và cấp quản lý) Họ tên:………………….. …………………… Bộ phận:………………. ……………….. Chức vụ:…………………………… .…………………………………….. Ngày nhận việc:…………………… Người quản lý trực tiếp:………………………………………………. Chức vụ:……………………………………………………….……… A. DANH MỤC CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG GIAI ĐOẠN THỬ VIỆC STT CÔNG VIỆC TRÁCH NHIỆM TỈ TRỌNG (%) KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 39 B. XÁC NHẬN: Cán bộ quản lý trực tiếp Ngày:……./………/……… Nhân viên thử việc chấp nhận chương trình Ngày:………./…………/……… Bảng 3.2 Biểu mẫu Chương trình thử việc. CÔNG TY TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN BM/TCHC/01.07 Phòng Hành chính nhân sự BẢNG ĐÁNH GIÁ SAU THỜI GIAN THỬ VIỆC (Áp dụng cho nhân viên văn phòng, khối gián tiếp và cấp quản lý) Họ tên:……………………………………….. Bộ phận:……………………………………… Chức vụ:……………….... Ngày nhận việc:………...... Người quản lý trực tiếp………………Chức vụ……………………………. A. CÔNG VIỆC HIỆN TẠI ĐANG THỰC HIỆN (Xếp theo thứ tự ưu tiên): TT CÔNG VIỆC CHÍNH CÔNG VIỆC PHỤ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 40 B. CẤP QUẢN LÝ TRỰC TIẾP ĐÁNH GIÁ (Điểm số tối đa là 10 điểm) TT SO VỚI YÊU CẦU CÔNG VIỆC PHẦN ĐÁNH GIÁ ĐIỂM SỐ Tính phức tạp Khối lượng công việc (số giờ làm việc trong ngày) Tính sáng tạo, linh động Tính phối hợp, tổ chức Tinh thần trách nhiệm Tính kỷ luật Kết quả đạt được Kinh nghiệm giải quyết Kỹ năng chuyên môn 0 Khả năng quản lý, điều hành Bảng 3.3 Bảng đánh giá sau thời gian thử việc. 3.2.2 Hoàn thiện các hoạt động tuyển chọn 3.2.2.1 Xác định nhu cầu, mục tiêu, số lượng chuẩn Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong công tác đào tạo, có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác đào tạo nguồn nhân lực. Nếu xác định chính xác là cơ sở để công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt hiệu quả cao, nếu xác định sai sẽ gây lãng phí công sức tiền bạc, thời gian cho tổ chức. Hiện nay công tác đào tạo tại công ty còn có nhiều hạn chế. Do đó để xác định đúng nhu cầu đào tạo, công ty cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích con người và phân tích nhiệm vụ. - Phân tích tổ chức là phân tích mức độ đạt được các mục tiêu của các bộ phận thông qua các chỉ tiêu như năng suất, chất lượng, hiệu quả. - Phân tích nhiệm vụ: sử dụng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc để xác định các nhiệm vụ quan trọng, kiến thức và kỹ năng hành vi cần phải chú trọng để đào tạo cho người lao động giúp đỡ họ hoàn thành công việc KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 41 tốt hơn. So sánh giữa trình độ hiện có của người lao động với yêu cầu của công việc để xác định ra khoảng cách tồn tại. Đối với những người lao động thực hiện công việc chưa tốt do thiếu hụt các kiến thức, kỹ năng, năng lực thì sẽ phải tiến hành đào tạo để giúp họ hoàn thành tốt công việc. - Phân tích con người: thông tin lấy từ hồ sơ nhân viên, đặc biệt nhấn mạnh thông tin kết quả thực hiện công việc qua các thời kỳ mà nhân viên đã làm việc trước đó. Đồng thời cũng cần phải quan tâm tới nhu cầu nguyện vọng được đào tạo nâng cao trình độ của người lao động. Điều này rất quan trọng và có ảnh hưởng tới kết quả đào tạo vì nếu nhu cầu đào tạo của công ty phù hợp với nhu cầu đào tạo của bản thân người lao động thì sẽ tạo động lực để người lao động tích cực học tập. Từ kết quả phân tích và kết quả đánh giá trên phải xác định được đồi tượng đào tạo là ai và số lượng là bao nhiêu. Mục tiêu của chương trình đào tạo cần rõ ràng, cụ thể. Đối với từng đối tượng đào tạo cụ thể công ty phải đề ra những mục tiêu mà họ cần phải đạt được sau mỗi khoá đào tạo. 3.2.2.2 Đa dạng hóa các chương trình, loại hình đào tạo. Việc áp dụng các phương pháp đào tạo sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn cho quá trình đào tạo. Biết kết hợp ưu điểm và hạn chế nhược điểm của các phương pháp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chương trình đào tạo. Để đa dạng hoá các phương pháp đào tạo thì công ty có thể: - Áp dụng các phương pháp đào tạo trong công việc: Những phương pháp kiểu này rất hiệu quả đối với nhân viên mới, nó vừa giúp nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập với môi trường làm việc mới, vừa tăng khả năng giải quyết công việc nhờ sự hướng dẫn, chỉ đạo kèm cặp của những cán bộ giàu kinh nghiệm. - Thường xuyên mở các cuộc họp thân mật giữa các cá nhân, tập thể. Công ty cần áp dụng các hình thức đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho CBCNV trong công ty. 3.2.2.3 Lựa chọn đối tác đào tạo phù hợp Đối tác ở đây bao gồm giáo viên thuê ngoài và các công ty cung cấp các khoá đào tạo trọn gói. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 42 Đối với giáo viên thuê ngoài, chúng ta cần phải tìm hiểu, đánh giá xem giáo viên nào thích hợp nhất với các khoá đào tạo của công ty. Các căn cứ để lựa chọn giáo viên nào thích hợp nhất với khoá đào tạo trước đây của công ty nếu như người giáo viên đó được các cán bộ nhân viên đánh giá tốt. Đối tác ở đây bao gồm giáo viên thuê ngoài và các công ty cung cấp các khóa đào tạo trọn gói. Đối với giáo viên thuê ngoài, chúng ta cần phải tìm hiểu, đánh giá xem giáo viên nào thích hợp nhất với các khoá đào tạo của công ty. Các căn cứ để lựa chọn giáo viên nào thích hợp nhất với khoá đào tạo trước đây của công ty nếu như người giáo viên đó được các cán bộ nhân viên đánh giá tốt. Đối với các công ty cung cấp các khóa đào tạo trọn gói, công ty cần phải tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau để hợp tác có hiệu quả nhất. 3.2.2.4 Đánh giá chất lượngsau đào tạo Để có thể đánh giá chất lượng chương trình đào tạo cần: Đánh giá chất lượng cán bộ nhân viên sau khi đã đuợc đào tạo: Phòng nhân sự phải xây dựng được các chỉ tiêu đánh giá chất lượng cán bộ nhân viên sau đào tạo và so sánh những chỉ tiêu này trước và sau khi được đào tạo để biết chất lượng của cán bộ nhân viên sau đào tạo được nâng lên hay không thay đổi. Nói cách khác là đánh giá được mức độ đạt được mục tiêu của mỗi chương trình đào tạo là bao nhiêu? Tốt hay không tốt? Những chỉ tiêu này bao gồm cả chỉ tiêu về mức độ thu nhận kến thức và mức độ thành thạo trong thực hiện công việc. 3.2.2.5 Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực. Công ty nên xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ về cán bộ công nhân viên của mình để phục vụ cho quá trình quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả. Mỗi năm một lần, phòng tổ chức hành chính tiến hành điều tra thu nhập,cập nhật các thông tin về sơ yếu lý lịch cá nhân, bản mô tả yêu cầu của công việc, bản yêu cầu của công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc với chức danh mà người lao động đảm nhận,…Trách nhiệm quản lý thông tin thuộc về các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính, đặc biệt là chuyên viên nhân sự. Thông tin này được khai thác và sử dụng cho công tác nhân sự như tuyển dụng đề bạt nâng lương, đào tạo… KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 43 Ngày nay, công ty nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, dựa vào hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực. Với phần mềm này sẽ giúp cho việc truy xuất các thông tin về người lao động một cách nhanh chóng. 3.3 Kiến nghị Sau khi tìm hiểu thực tế tình hình tuyển dụng của công ty, em xin được đưa ra một số ý kiến về công tác tuyển dụng: - Trước hết nên cho ứng viên biết chức vụ có thể đảm nhận nếu như đuợc tuyển chọn, thỏa thuận về công việc đó. Cho tiếp xúc với nhân viên đang đảm trách với chức vụ đang tuyển. - Cho ứng viên tham quan công ty, cho xem quá trình sản xuất, trình bày thực trạng của công ty cho ứng viên được biết. Có thể yêu cầu ứng viên viết một bản sơ bộ về thực trạng của công ty. - Một lưu ý khi phỏng vấn là không để người phỏng vấn thiếu kinh nghiệm và trình độ phỏng vấn, không chú trọng ngôn ngữ lời nói tham gia phỏng vấn tuyển dụng. Câu hỏi phỏng vấn không nên lạm dụng hỏi về đời tư của ứng viên, dồn ứng viên vào vị trí khó xử. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 44 KẾT LUẬN Có thể nói trong mỗi một tổ chức, yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thế giới hiện nay. Chính vì lẽ đó mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đặc biệt quan tâm tới nguồn lực con người. Làm thế nào để có một nguồn nhân lực chất lượng cao, để làm được điều này các công ty luôn phải chú ý tới công tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp mình. Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty TNHH QUÀ TẶNG THẢO NGUYÊN rất chú trọng đến công tác quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là công tác tuyển dụng và đào tạo. Tuy nhiên, theo quan sát của cá nhân em trong thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy những công tác này còn chưa được đặc biệt chú ý, thiết nghĩ trong tương lai Công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện và nâng cao hơn nữa công tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực trong Công ty để công ty có thể tiến xa hơn trong quá trình kinh doanh. Cảm ơn quý Công ty đã luôn hỗ trợ em trong suốt thời gian thực tập khóa luận tốt nghiệp của mình. Xin chúc công ty luôn phát triển mạnh mẽ và thành công tốt đẹp. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. ĐẶNG THANH VŨ SVTH: LÊ NGỌC THÙY NHUNG 09HQT1 Trang 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS. TS Trần Kim Dung (2011). “Quản Trị Nguồn Nhn Lực”, Nhà xuất bản Tổng Hợp. Tp. Hồ Chí Minh. 2. TS. Nguyễn Hữu Thân (2010). “Quản Trị Nhân Sự”, Nhà xuất bản Lao Động – Xã Hội, Tp. Hà Nội. 3. TS. Phan Thăng & TS. Nguyễn Thanh Hội (2006). “Quản Trị Học”, Nhà xuất bản Thống Kê. 4. Một số website tài liệu trên Internet.