Đề tài Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam

dựng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản cấp 1 và cấp 2 tuân thủ theo đúng chế độ quy định, các tài khoản chi tiết từ cấp 3 trở lên do Tổng công ty tự xây dựng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán của Tổng công ty. Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam là hình thức Nhật kí chứng từ. Trong hình thức này, kế toán sử dụng 10 NKCT để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản. NKCT được mở theo từng tháng, cuối mỗi tháng khóa sổ NKCT cũ, mở NKCT mới cho tháng sau. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ như sau: Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ hình thức nhật kí chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hệ thống báo cáo kế toán tại Tổng công ty Giấy Việt Nam được lập theo mẫu quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN) Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN) Báo cáo tài chính của Tổng công ty được lập theo từng quý và do kế toán tổng hợp lập. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập theo phương pháp trực tiếp. Các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính được lập đúng theo mẫu. Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng phần mềm kế toán máy, quá trình ghi sổ của kế toán tại Tổng công ty được thực hiện trên máy vi tính. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán giúp cho công việc của kế toán viên được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm giấy và bột giấy với quy mô lớn. Là một doanh nghiệp sản xuất nên giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của Tổng công ty. Nguyên vật liệu là yếu tố chủ yếu cấu thành giá thành sản phẩm và thường chiếm 70–80% giá thành đối với doanh nghiệp sản xuất; đặc biệt NVL ngành giấy chủ yếu là các sản phẩm lâm nghiệp nên phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thiên nhiên và thời gian thu hoạch. Chính vì vậy, Tổng công ty luôn phải có kế hoạch thu mua dự trữ NVL để đảm bảo sản xuất được diễn ra liên tục. Hàng năm, Tổng công ty Giấy Việt Nam sản xuất một khối lượng lớn các loại sản phẩm giấy và bột giấy; do đó, khối lượng NVL đầu vào được sử dụng cũng rất lớn và phong phú về chủng loại. Ngoài những NVL sẵn có trong nước như: tre, nứa, gỗ, bán thành phẩm bột giấy… Tổng công ty còn phải mua bột ngoại từ nước ngoài như bột ngoại sợi ngắn Inđônêxia, bột ngoại sợi dài Đức, bột ngoại sợi dài Mỹ… Tổng công ty thường ký kết các hợp đồng mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau như: các lâm trường, các công ty lâm nghiệp, công ty vận tải và chế biến lâm sản, viện nghiên cứu cây nguyên liệu giấy… Có thể thấy rằng, quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam đã tác động mạnh mẽ đến quy mô vùng sản xuất nguyên liệu ở các tỉnh phía Bắc bao gồm: Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Vĩnh Phúc và một phần Yên Bái. Trong khu vực có hệ thống sản xuất lâm nghiệp trồng rừng, cây nguyên liệu giấy khá phát triển. Hiện nay, việc đảm bảo cung cấp nguyên liệu cho Tổng công ty Giấy Việt Nam có 16 lâm trường đóng trên địa bàn 4 tỉnh Phú Thọ, Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc. Nhờ đổi mới quản lý đầu tư trong phạm vi 10 năm nay mà việc cung cấp nguyên vật liệu cho Tổng công ty thỏa mãn, nhiều giai đoạn còn thừa. Ngay cả khi việc nâng công suất giai đoạn I đưa sản lượng bột giấy lên gấp đôi, năm 2005-2006 nguyên vật liệu vẫn đảm bảo dôi dư. Vấn đề đặt ra là đảm bảo nguyên liệu cho việc mở rộng giai đoạn II nâng công suất bột thêm 250 ngàn tấn. Nếu chỉ nhìn vào đánh giá việc phối hợp đảm bảo cung cấp nguyên liệu cho sản xuất của Tổng công ty giai đoạn từ trước đến nay thì không có điều gì lớn phải băn khoăn. 2.2. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam thu mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau và phương thức vận chuyển những loại nguyên vật liệu này cũng khác nhau (đường bộ, đường thủy, đường sắt); chính vì vậy, Tổng công ty luôn phải thực hiện công tác quản lý các khâu từ thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để tiết kiệm, hợp lý, tránh mất mát, lãng phí nhằm góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Tổng công ty. 2.2.1. Quá trình thu mua Việc thu mua nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam do phòng kinh doanh phụ trách. Dựa vào kế hoạch dự trữ cũng như sản xuất sản phẩm, phòng kinh doanh sẽ viết đơn đề nghị mua nguyên vật liệu nộp cho trưởng phòng kinh doanh duyệt. Sau khi đơn đề nghị mua nguyên vật liệu được duyệt, nhân viên phòng tiến hành tổ chức thu mua: gửi đơn đặt hàng, soạn thảo hợp đồng, làm thủ tục nhận hàng, theo dõi quá trình vận chuyển. Sau khi nguyên vật liệu vận chuyển về kho, nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu cả về số lượng và quy cách phẩm chất. Những nguyên vật liệu nào đảm bảo đúng theo yêu cầu của hợp đồng sẽ được nhập kho. Biên bản giao nhận ghi rõ nhận xét về số lượng, quy cách phẩm chất của hàng nhập về. 2.2.2. Quá trình dự trữ Nguyên vật liệu là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thường xuyên liên tục. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu NVL, phải ngừng sản xuất hoặc giảm tiến độ từ đó dẫn tới việc cung cấp không kịp thời sản phẩm cho khách hàng. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn. Chính vì vậy, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã xây dựng định mức dự trữ vật tư nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và đây cũng là cơ sở để phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua. Do khối lượng NVL Tổng công ty sử dụng rất lớn và phong phú về chủng loại với cách thức vận chuyển khác nhau nên Tổng công ty đã xây dựng một hệ thống kho hàng khá kiên cố, hiện đại và bố trí hợp lý để đảm bảo quá trình dự trữ cũng như vận chuyển được thuận lợi. Những NVL có đặc điểm khác nhau được Tổng công ty bố trí ở những kho khác nhau và thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL vì vậy mà rất thuận lợi cho quá trình quản lý cũng như bảo quản. 2.2.3. Quá trình sử dụng Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu sản xuất thực tế và định mức tiêu hao NVL mà các phân xưởng sản xuất lập phiếu đề nghị xuất vật tư gửi cho Tổng giám đốc. Tổng giám đốc sau khi xem xét, ký duyệt sẽ lập lệnh xuất vật tư gửi cho phòng cung ứng vật tư. Căn cứ vào lệnh xuất vật tư, phòng cung ứng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho gửi cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất sẽ theo dõi, ghi chép việc nhập, xuất, tồn kho một cách chính xác, cẩn thận trên thẻ kho. Đồng thời, thủ kho phải thường xuyên kết hợp với cán bộ chuyên môn kiểm kê kho để có thể cung cấp những thông tin kịp thời về NVL tại kho. Trong quá trình sử dụng, Tổng công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL chính để làm cơ sở đánh giá tình hình sử dụng thực tế NVL tại Tổng công ty đồng thời cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL nhờ vậy mà công tác quản lý NVL ở Tổng công ty được thực hiện khá chặt chẽ và hợp lý nhằm phát huy tối đa hiệu quả sử dụng NVL. 2.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 2.3.1. Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các loại NVL khác nhau vào những nhóm khác nhau theo tiêu thức nhất định. Mỗi một cách phân loại khác nhau đều có tác dụng nhất định trong quản lý và hạch toán. Là một doanh nghiệp sản xuất nên hàng năm khối lượng NVL mà Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng cho sản xuất rất lớn. NVL ngành giấy chủ yếu là các sản phẩm lâm nghiệp, đa dạng, phong phú về chủng loại nên để có thể hạch toán chính xác việc nhập - xuất - tồn NVL cũng như quản lý tốt NVL thì việc phân loại là hết sức cần thiết. Tổng công ty Giấy Việt Nam thực hiện phân loại NVL căn cứ vào vai trò và tác dụng của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Cụ thể như sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: là những NVL mà sau quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (chiếm 70-80% giá thành sản phẩm). Nguyên liệu, vật liệu chính tại Tổng công ty bao gồm: tre, nứa, gỗ bồ đề, gỗ bạch đàn, keo, bột giấy ngoại, bột giấy nội, gỗ xuất khẩu… Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc hoàn chỉnh sản phẩm. Vật liệu phụ tại Tổng công ty bao gồm: keo AKD, xút, axít, Clo… Nhiên liệu: than, xăng, dầu… Phụ tùng Vật liệu xây dựng cơ bản Vật liệu thuê ngoài chế biến Phế liệu thu hồi Phụ tùng nhập khẩu 2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị NVL để ghi sổ kế toán. NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế NVL là toàn bộ chi phí để có được hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại, thường bao gồm giá mua và chi phí khác. * Đối với NVL nhập kho Tổng công ty Giấy Việt Nam tính giá NVL nhập kho theo giá thực tế. NVL tại Tổng công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài. Với mỗi nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau. Chính vì vậy, việc hạch toán chính xác giá trị NVL mua về đòi hỏi phải được thực hiện một cách chặt chẽ, cẩn thận. Đối với NVL mua ngoài: giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hóa đơn của người bán và chi phí thu mua khác trừ đi các khoản được giảm trừ (nếu có). Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Chiết khấu NVL nhập = ghi trên + nhập + thu - thương mại và trong kỳ hóa đơn khẩu mua giảm giá hàng mua Chi phí thu mua bao gồm: chi phí bốc dỡ, chi phí bảo quản, chi phí vận chuyển, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếu có). Nếu NVL nhập kho là mua ngoài theo hình thức mua trọn gói thì chi phí thu mua đã tính ngay trong giá mua. Khi NVL về nhập kho, kế toán tính ngay được giá thực tế của số NVL đó. Đối với NVL thuê ngoài chế biến: Giá thực tế NVL Giá trị NVL Chi phí thuê ngoài chế biến = xuất để + chế biến nhập kho trong kỳ chế biến khác Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: Giá thực tế phế liệu nhập kho = Giá bán ước tính trên thị trường * Đối với nguyên vật liệu xuất kho Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị NVL xuất kho. Giá thực tế NVL xuất trong tháng được tính như sau: Giá thực tế Số lượng Giá thực tế NVL xuất = NVL xuất x bình quân trong tháng trong tháng cả kỳ dự trữ Giá thực tế Giá thực tế vật liệu + vật liệu Giá thực tế tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân = cả kỳ dự trữ Số lượng Số lượng vật liệu + vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Như vậy, theo phương pháp này, NVL tại thời điểm xuất kho chỉ có thể xác định về mặt số lượng. Cuối tháng, khi kế toán NVL tính giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ thì mới xác định được tổng giá trị NVL xuất trong tháng. VD1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12/2007 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam như sau: Tồn đầu kỳ: Số lượng: 242,52 tấn Giá trị: 119.816.595 đồng Bảng số 2.1: Tình hình nhập - xuất - tồn của Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm tháng 12 tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Ngày tháng Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Thành tiền 12/12 16,76 500.000 8.380.000 14/12 32,42 500.000 16.210.000 17/12 231,083 500.000 115.541.500 19/12 13,66 500.000 6.830.000 25/12 38,38 500.000 19.190.000 27/12 12,22 500.000 6.110.000 31/12 233,117 500.000 116.558.500 31/12 787,68 Tổng 577,64 288.820.000 787,68 Giá thực tế 119.816.595 + 288.820.000 bình quân = = 498.240,0934 cả kỳ dự trữ 242,52 + 577,64 Giá thực tế Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm = 498.240,0934 x 787,68 = 392.453.756,8 xuất ngày 31/12 2.4. Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 2.4.1. Quá trình nhập kho Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng kinh tế Hóa đơn giá trị gia tăng Biên bản giao nhận Phiếu nhập kho Thẻ kho Đối với nguyên vật liệu về nhập kho, trước khi nhập kho phải làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách phẩm chất. Nếu đạt yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho. Khi đó, nhân viên thu mua sẽ lập biên bản giao nhận và phiếu đề nghị nhập kho. Cán bộ phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hóa đơn của người bán để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: liên 1 dùng để lưu còn liên 2 thì giao cho thủ kho. Sau đó, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư ghi sổ. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập như sau: - Nhân viên KCS kiểm tra vật tư về số lượng, quy cách phẩm chất - Nhân viên thu mua lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập kho. - Cán bộ phòng cung ứng vật tư lập phiếu nhập kho, ghi số lượng cần nhập theo yêu cầu vào phiếu nhập kho, ký và chuyển xuống cho thủ kho. - Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư. - Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, ghi định khoản và ghi sổ kế toán. VD2: Ngày 14/12/2007 sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra NVL, Tổng công ty Giấy Việt Nam tiến hành nhập kho một số loại NVL thu mua của Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng theo hóa đơn LH/2007B số 0084301, nhập tại kho phân xưởng nguyên liệu. Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: LH / 2007B Số hóa đơn: 0084301 LIÊN 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Địa chỉ: Xã Tây Cốc - Đoan Hùng - Phú Thọ Tài khoản: MST: 2600357502 – 015 Điện thoại: Tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh Đơn vị: Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: Phù Ninh - Phú Thọ Tài khoản: MST: 2600357502 Hình thức thanh toán: tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng tiền hàng: 9.220.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế giá trị gia tăng: 922.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.142.000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu một trăm bốn mươi hai nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.2: Biên bản giao nhận đường bộ BIÊN BẢN GIAO NHẬN ĐƯỜNG BỘ Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Số hóa đơn: 0084301 Số xe: 19L2829 Đơn vị giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Bên giao: Mai Thanh Hải Bên nhận: 1- Nguyễn Văn Mạnh 2- Phạm Thị Hà Chủng loại Khối lượng giao nhận (Tấn) Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 18,44 Quy cách phẩm chất: Đủ quy cách phẩm chất. Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho Đơn vị: Tổng công ty Giấy Mẫu số: 01 - VT Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Bộ phận:…………. ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Nợ TK: 1520113 Số: 04 Có TK: 33621 Họ và tên người giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Theo HĐ số … ngày 14 tháng 12 năm 2007 của … Nhập tại kho: Phân xưởng nguyên liệu địa điểm: … S TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng 9.220.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo:… Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.2. Quá trình xuất kho Chứng từ kế toán sử dụng: Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Các chứng từ khác có liên quan Khi các đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng NVL sẽ viết phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên cho Giám đốc đơn vị xem xét. Giám đốc đơn vị sau khi ký duyệt lệnh xuất vật tư sẽ gửi lệnh này cho phòng cung ứng vật tư. Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào đó để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, liên 2 giao cho đơn vị nhận vật tư, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất như sau: - Đơn vị sản xuất viết phiếu đề nghị xuất vật tư - Giám đốc đơn vị ký duyệt lệnh xuất vật tư - Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào lệnh xuất vật tư để lập phiếu xuất kho gửi cho thủ kho - Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành xuất vật tư, ghi số thực xuất vào phiếu xuất, ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư ghi sổ. - Đến cuối tháng, sau khi tính ra đơn giá xuất, kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền lên phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán. VD3: ngày 31/12/2007 phân xưởng giấy đề nghị xuất Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm phục vụ cho sản xuất. Giám đốc nhà máy giấy đã ký lệnh xuất kho. Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm xuất tại kho phân xưởng nguyên liệu. Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho Đơn vị: …… PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 – VT ……………. Ngày 31 tháng 12 năm 2007 QĐ số: 1141-TC/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính Số: 198 Nợ: 621022 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng giấy Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất Xuất tại kho: phân xưởng nguyên liệu Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 10020 Tấn 787,68 787,68 Cộng 787,68 787,68 Tổng số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………… Xuất, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện ở cả 2 nơi: ở kho và ở phòng kế toán, là việc ghi chép thường xuyên liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị. Tổng công ty Giấy Việt Nam hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán như sau: Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết NVL Sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất * Ở kho Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu để thực hiện nhập hoặc xuất kho vật liệu, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho về hiện vật. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Sau khi ghi xong thẻ kho, định kỳ thủ kho chuyển cho kế toán vật liệu chứng từ là phiếu nhập và phiếu xuất. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho. * Ở phòng kế toán Định kỳ, sau khi nhận được chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu ghi đơn giá nhập và tính thành tiền vào phiếu nhập kho. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính giá bình quân cả kỳ dự trữ rồi mới ghi đơn giá và tính thành tiền lên phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán tiến hành định khoản trên các chứng từ, phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo thời gian và số chứng từ. Từ các chứng từ phiếu nhập và phiếu xuất này, kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động lên các bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất, báo cáo tổng hợp hàng nhập mua và bảng nhập, xuất, tồn kho cho từng loại vật liệu. Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật tư cho từng loại vật liệu để theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn vật liệu cả về số lượng và giá trị. Biểu số 2.5: Thẻ kho Đơn vị: Tổng công ty Giấy THẺ KHO Mẫu số 06 - VT Việt Nam Ngày lập thẻ: 01/01/2007 Địa chỉ:……………........ Tờ số:……….. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Đơn vị tính: Tấn Mã số: 10020 Số TT Chứng từ Trích yếu Ngày N - X Số lượng Xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tháng 11 242,52 01 12/12 Nhập kho PXNL 12/12 10,84 02 12/12 Nhập kho PXNL 12/12 5,92 03 14/12 Nhập kho PXNL 14/12 13,98 04 14/12 Nhập kho PXNL 14/12 18,44 05 17/12 Nhập kho PXNL 17/12 12,36 … … …………….. …… ……… 45 31/12 Nhập kho PXNL 31/12 12,45 46 31/12 Nhập kho PXNL 31/12 13,54 47 31/12 Nhập kho PXNL 31/12 49,87 198 31/12 Xuất NL cho SX 31/12 787,68 Cộng 577,64 787,68 Tháng12 32,48 Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.6: Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP NHÓM THEO NHÀ CUNG CẤP Vật tư: Tất cả các vật tư Tháng 12 Năm 2007 Chứng từ Vật tư Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 00000040 - Công ty TNHH Nam Thắng 17/12 PN 00000006 B đàn bộ 4m P ≥ 6,1cm Tấn 10014 201,42 600.000 120.852.000 …… ……………... ……………………………. …….. ……… ………. ………….. 31/12 PN 00000035 Mảnh keo mua Tấn 10012 35,399 530.000 18.761.470 Cộng: 467,939 266.837.470 00000184 – Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng 14/12 PN 00000004 B đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 10020 18,44 500.000 9.220.000 ….. …………… ………………………….. …… ……… ………. …………. 31/12 PN 00000038 B đàn bộ 4m P ≥ 4cm Tấn 10015 7,4 500.000 3.700.000 Cộng: 1.588,18 930.806.000 …… ……………... ……………………………………………………………………. 00000180 – Công ty Lâm nghiệp – Ngòi Sảo 26/12 PN 00000016 Keo bộ 4m P ≥ 8,1cm Tấn 10029 117,8 600.000 70.680.000 Cộng: 117,8 70.680.000 Tổng cộng: 32.557,03 19.268.175.205 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.7: Bảng kê phiếu xuất TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Quý 4 Năm 2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 31/10 PX 0000076 NM giấy – PX giấy – 00000365 Xuất vào sản xuất ZK012 621022 11031 Bột ngoại sợi dài Tấn 1.316,097 12.234.048,85 16.101.194.991 Cộng: 1.316,097 16.101.194.991 30/11 PX 0000093 NM giấy – PX giấy – 00000365 Xuất vào sản xuất ZK012 621022 11030 Bột ngoại sợi ngắn Tấn 407,824 10.438.094,83 4.256.905.587 Cộng: 407,824 4.256.905.587 31/12 PX 0000198 NM giấy – PX giấy – 00000365 Xuất vào sản xuất ZK012 621022 10020 Bđàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 787,68 498.240,0934 392.453.756,8 Cộng: 787,68 392.453.756,8 …… …………... ……. ……………………….. ………... …………… …………….. 31/12 PX 0000203 NM giấy – PX giấy – 00000365 Xuất vào sản xuất ZK012 621022 11031 Bột ngoại sợi dài Tấn 1.105,79 12.481.314,31 13.801.712.553 Cộng: 1.105,79 13.801.712.553 Tổng cộng: 7.001,415 82.213.467.979 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.8: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Biểu số 2.9: Sổ chi tiết vật tư 2.6. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp kế toán có thể theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Nhờ vậy mà kế toán có thể xác định được giá trị vật tư trên sổ kế toán ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm NVL ngành giấy rất đa dạng, phong phú nên để thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán thì Tổng công ty đã tiến hành phân công công việc, ở tổ vật tư, mỗi kế toán quản lý một nhóm vật tư khác nhau: kế toán nguyên liệu chính; kế toán vật liệu phụ, công cụ dụng cụ; kế toán kho phụ tùng;… 2.6.1. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế. Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên Nợ: phản ánh giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công hoặc nhập từ các nguồn khác. Bên Có: phản ánh giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, để thuê ngoài gia công chế biến… Dư Nợ: phản ánh giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Tại Tổng công ty Giấy Việt Nam, tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau: + TK 15201 “Nguyên liệu, vật liệu chính” TK 15201 được chi tiết cho từng nhóm nguyên vật liệu chính (tre, nứa, gỗ, bột giấy nội, bột giấy ngoại,…) + TK 15202 “Vật liệu phụ” + TK 15203 “Nhiên liệu” + TK 15204 “Phụ tùng” + TK 15205 “Vật liệu XDCB” + TK 15206 “Vật liệu thuê ngoài chế biến” + TK 15207 “Phế liệu thu hồi” + TK 15208 “Phụ tùng nhập khẩu” Ngoài ra còn kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: * TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” (TK này được chi tiết cho từng nhà cung cấp). * TK 336 “Phải trả nội bộ” (TK này được chi tiết cho từng đơn vị). * TK 1331 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” * TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” (TK này được chi tiết cho từng nhà máy, xí nghiệp). *TK 627 “Chi phí sản xuất chung” (TK này được chi tiết cho từng loại NVL, từng nhà máy, xí nghiệp). * TK 641 “Chi phí bán hàng” * TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” 2.6.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.6.2.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Tổng công ty Giấy Việt Nam thu mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài. Do số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NVL nhiều và với khối lượng lớn nên đòi hỏi công tác hạch toán NVL phải phản ánh được một cách chính xác, kịp thời giá thực tế NVL cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp. Khi có nhu cầu về NVL, Tổng công ty sẽ soạn thảo hợp đồng mua hàng căn cứ vào phiếu báo giá của nhà cung cấp và gửi cho nhà cung cấp. Sau khi hai bên đã thỏa thuận xong về các điều khoản trong hợp đồng như số lượng, đơn giá, chủng loại, quy cách, phương thức thanh toán, thời gian thanh toán,… và ký kết hợp đồng thì nhà cung cấp sẽ vận chuyển số vật liệu theo yêu cầu đến cho Tổng công ty. Đối với trường hợp thu mua trọn gói (bên bán vận chuyển) thì mọi chi phí liên quan đều được tính vào giá của NVL ghi trên hóa đơn. Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết từng loại nguyên vật liệu) Nợ TK 1331 Có TK 331 (Chi tiết từng nhà cung cấp) Nếu nguồn cung ứng NVL là đơn vị nội bộ thì kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 152 Có TK 336 (Chi tiết từng đơn vị cung cấp) Khi thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331, 336 Có TK 111, 112, 141,… Tất cả các nghiệp vụ mua NVL đều được phản ánh qua 2 tài khoản trung gian là TK 331 và TK 336. Các khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ, đây cũng là cơ sở lên nhật ký chứng từ số 5 và nhật ký chứng từ số 10. Sổ chi tiết công nợ được mở chung cho các nhà cung cấp. VD4: Theo VD2 trang 31 ta có thể tính được giá trị NVL mua về ngày 14/12/2007 là 9.220.000 đồng, thuế GTGT 10% là 922.000 đồng. Khi đó, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1520113: 9.220.000 Nợ TK 1331: 9.220.000 x 10% = 922.000 Có TK 33621 (Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng):10.142.000 Khi thanh toán, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 33621: 10.142.000 Có TK 111: 10.142.000 Như vậy quá trình thanh toán với Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng được phản ánh qua TK 33621 và sổ chi tiết công nợ TK 33621. VD5: Ngày 31/12/2007 thủ kho nhập kho bạch đàn bộ 4m P ≥ 6,1cm và bạch đàn bộ 4m P ≥ 4cm theo hóa đơn LH/2007B số 0084649 của Công ty TNHH Hồng Thịnh, đã nhập kho phân xưởng nguyên liệu, thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1520113: 40.216.000 Nợ TK 1331: 4.021.600 Có TK 33101: 44.237.600 Khi thanh toán, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 33101: 44.237.600 Có TK 111: 44.237.600 Quá trình thanh toán cho Công ty TNHH Hồng Thịnh được phản ánh qua TK 33101 và sổ chi tiết công nợ TK 33101. Biểu số 2.10: Sổ chi tiết công nợ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331011 - Phải trả mua hàng hóa dịch vụ Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư Có đầu kỳ: 23.737.493.479 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có Chi nhánh TMTH Thanh Miếu (20014) Dư đầu 81.463.800 Tổng PS 81.463.800 135.317.600 Dư cuối 135.317.600 10/12 UNC 00000unc 11212 81.463.800 31/12 PN 00000033 Nhập nguyên liệu 1520113 123.016.000 31/12 PN 00000033 Nhập nguyên liệu 13311 12.301.600 Công ty TNHH Hồng Thịnh Dư đầu 254.746.492 Tổng PS 254.746.492 264.376.805 Dư cuối 264.376.805 31/12 11111 254.746.492 25/12 PN 00000015 Nhập nguyên liệu 1520113 200.126.550 25/12 PN 00000015 Nhập nguyên liệu 13311 20.012.655 31/12 PN 00000030 Nhập nguyên liệu 1520113 40.216.000 31/12 PN 00000030 Nhập nguyên liệu 13311 4.021.600 …………………………………………………………………………………………….. Tổng phát sinh Nợ: 74.987.827.677 Tổng phát sinh Có: 89.153.100.728 Số dư Có cuối kỳ: 37.902.766.530 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.11: Sổ chi tiết công nợ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 33621 - Phải trả khác đơn vị nội bộ - Khối lâm nghiệp Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Dư Có đầu kỳ: 3.806.096.933 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên Dư đầu 32.335.867 Tổng PS 32.335.867 13.596.000 Dư cuối 13.596.000 20/12 11111 32.335.867 28/12 PN 00000001 Nhập nguyên liệu 1520113 12.360.000 28/12 PN 00000001 Nhập nguyên liệu 13311 1.236.000 …………………………………………. ………. …………….. ……………... Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Dư đầu 420.431.395 Tổng PS 420.431.385 93.228.300 Dư cuối 93.228.300 31/12 11111 420.431.395 14/12 PN 00000004 Nhập nguyên liệu 1520113 9.220.000 14/12 PN 00000004 Nhập nguyên liệu 13311 922.000 ….. …………….. ………………. ……….. ………….. …………… 31/12 PN 00000012 Nhập nguyên liệu 1520113 3.700.000 31/12 PN 00000012 Nhập nguyên liệu 13311 370.000 Tổng phát sinh Nợ: 4.528.676.731 Tổng phát sinh Có: 4.168.131.457 Số dư Có cuối kỳ: 3.445.551.659 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc sử dụng sổ chi tiết công nợ giúp cho kế toán công nợ có thể theo dõi được tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp và đối chiếu số liệu với các sổ khác có liên quan. Cuối tháng, sau khi nhập số liệu từ các hóa đơn, chứng từ vào máy tính, hoàn thành các sổ chi tiết TK 33101 và TK 33621 thì máy tính sẽ tự động lên NKCT số 5 (TK 33101) và NKCT số 10 (TK 33621). Số liệu tổng cộng của mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên NKCT số 5 và NKCT số 10. VD6: Căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết công nợ TK 33101 phần Công ty TNHH Hồng Thịnh, số liệu TK 33101 của Công ty TNHH Hồng Thịnh trên NKCT số 5 được phản ánh như sau: Cột dư đầu được chuyển từ NKCT số 5 tháng trước chuyển sang: 254.746.492 đồng. Cột ghi Có TK 33101 ghi Nợ các TK khác: số liệu ở các cột này được tổng hợp từ cột phát sinh Có của các TK đối ứng trên các sổ chi tiết. Tổng phát sinh Nợ của TK 152011: 240.342.550 đồng được chuyển vào Nợ TK 152011. Cột ghi Nợ TK 33101, ghi Có các TK khác: số liệu ở các cột này được tổng hợp từ phát sinh Nợ của các TK đối ứng trên các sổ chi tiết. Phát sinh Có của TK 11111: 254.746.492 đồng được chuyển vào Có TK 11111. Cột dư cuối được tính như sau: Dư cuối (dư Có) = Dư đầu + Phát sinh Có – Phát sinh Nợ Đây cũng chính là số tiền mà Tổng công ty còn nợ Công ty TNHH Hồng Thịnh. NKCT số 10 (TK 33621) lập tương tự NKCT số 5. Biểu số 2.12: Nhật ký chứng từ số 5 – TK 33101 Biểu số 2.13: Nhật ký chứng từ số 10 – TK 33621 2.6.2.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, ngoài ra thì còn xuất để bán hoặc xuất ra bên ngoài để gia công chế biến. NVL là yếu tố chủ yếu cấu thành sản phẩm, chiếm 70-80% giá thành sản phẩm nên việc hạch toán tổng hợp xuất NVL là hết sức quan trọng và cần thiết nhằm tính toán và phân bổ một cách chính xác giá thực tế NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào các chứng từ xuất kho hợp lý, hợp lệ, kế toán sẽ phân loại các chứng từ này một cách hợp lý theo từng loại vật liệu, nhóm vật liệu và theo đối tượng sử dụng. Kế toán nguyên vật liệu sau khi phân loại các phiếu xuất sẽ nhập số liệu từ các phiếu xuất này vào máy tính. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ theo công thức đã được ngầm định; tổng hợp số liệu lên bảng kê số 3 (chi tiết cho từng loại NVL); bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Giá thực tế NVL xuất trong tháng cho từng đối tượng sử dụng được phản ánh trong bảng phân bổ NVL, CCDC. Đây là căn cứ để ghi vào bên Có của TK 152 trên bảng kê số 4 và bảng kê số 5. Đối ứng Nợ - Có giữa TK 152 và các TK 621, 627, 154 được tổng hợp lên bảng kê số 4. Đối ứng Nợ - Có giữa TK 152 và các TK 641, 642 được tổng hợp lên bảng kê số 5. Mỗi kế toán phụ trách từng nhóm NVL sẽ lập bảng phân bổ NVL, CCDC cho từng loại NVL trong nhóm NVL đó. Kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu lên bảng phân bổ NVL, CCDC chung cho các loại NVL, lên bảng kê số 4 và bảng kê số 5. Bảng kê số 4 dùng để tổng hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng sản xuất. Trên bảng kê số 4, phát sinh Có TK 152 được chi tiết cho từng nhóm NVL và cho từng phân xưởng sản xuất. Bảng kê số 5 dùng để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng. Giá trị NVL xuất dùng được phản ánh trên TK tổng hợp 152. NKCT số 7 dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp và dùng để phản ánh phát sinh Có của các TK khác liên quan đến chi phí sản xuất. NKCT số 7 ghi tuần tự theo từng nhóm chi phí từ chi phí sản xuất đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác. Mỗi nhóm chi phí sẽ được tính riêng từng tổng và được cộng chung vào dòng tổng cộng cuối cùng. Phát sinh Có của TK 152 trên NKCT số 7 được chuyển vào sổ cái TK 152. Biểu số 2.14: Tổng hợp nhập xuất tồn Biểu số 2.15: Bảng kê số 3 – TK 1520113 BẢNG KÊ SỐ 3 – TÍNH GIÁ THÀNH VẬT LIỆU Tài khoản: 1520113 - Gỗ bạch đàn, keo Tháng 12 Năm 2007 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có Dư đầu 19.368.125.650 Tổng phát sinh 18.690.353.890 15.797.041.822 Dư cuối 22.261.447.718 331011 Phải trả mua hàng hóa dịch vụ 3.985.088.659 33621 Phải trả khác đơn vị nội bộ - Khối LN 14.705.265.231 621021 Sản phẩm bột 15.797.041.822 Ngày 21 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.16: Bảng phân bổ nguyên vật liệu – TK 152011 BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản 152011 – Tre nứa gỗ Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 TK đối ứng Tên tài khoản Phát sinh Có 621021 Sản phẩm bột 10.984.423.794 Cộng 10.984.423.794 Ngày 21 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.17: Bảng phân bổ NVL, CCDC Biểu số 2.18: Bảng kê số 4 Biểu số 2.19: Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5 Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản Cộng phát sinh Nợ ……………. 152 ……………. 6422 …………….. 301.258.689 …………….. 642 ……………. 301.258.689 …………….. Cộng ……………... 301.258.689 …………….. Ngày 21 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.20: Nhật ký chứng từ số 7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 - PHẦN I Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 TK Nợ Có TK … Có TK 152 Có TK … 154 …………………. 595.604.294 ………………….. 621 …………………. 54.507.623.756 …………………. ……………… ………………….. …………………. ………………… Tổng 1 …………………. 55.103.228.050 …………………. ……………… …………………. ………………….. …………………. 642 …………………. 301.258.689 …………………. Tổng 2 …………………... 301.258.689 ………………….. Tổng ………………….. 55.404.486.739 ………………….. Ngày 21 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.21: Sổ cái SỔ CÁI Tài khoản 152 Số dư đầu năm Nợ Có 302.468.789.453 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng … Tháng 11 Tháng 12 Cộng 1388134 2.626.067.180 1510202 5.255.370.062 1510208 459.246.092 1551 107.510.000 33101 59.597.967.448 3310510 14.518.641.817 3336 284.088.116 336878 2.404.002.893 336879 7.609.035.500 62104 3.338.400 Cộng số phát sinh Nợ 92.865.267.508 Tổng số phát sinh Có 57.659.392.390 Số dư cuối tháng 261.087.326.918 296.295.202.036 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 3.1. Đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Trải qua hơn 25 năm hoạt động và phát triển, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể cả về sản xuất kinh doanh cũng như các mặt hoạt động khác trong đó phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Có thể nói, cùng với sự phát triển của Tổng công ty thì công tác hạch toán kế toán cũng không ngừng được bổ sung và hoàn thiện. 3.1.1. Ưu điểm * Về công tác tổ chức kế toán Bộ máy kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ và có kinh nghiệm nghề nghiệp. Công tác kế toán NVL được chuyên môn hóa cao, ở tổ vật tư, mỗi người quản lý một nhóm vật tư khác nhau đảm bảo việc hạch toán kế toán kịp thời và chính xác. * Về việc ứng dụng công nghệ thông tin Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán rất hiện đại, hệ thống máy tính được trang bị đầy đủ. Phần mềm kế toán hiện đại đã giúp giảm bớt khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán đồng thời đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán được tiến hành một cách nhanh chóng, hiệu quả. Mỗi phần hành kế toán được trang bị một máy vi tính và giữa các máy tính được nối mạng với nhau đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời. Mỗi nhân viên kế toán có một mã số riêng để làm việc. * Về công tác quản lý NVL Tổng công ty Giấy Việt Nam luôn thực hiện chặt chẽ công tác quản lý ở các khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để tiết kiệm, tránh mất mát, lãng phí NVL nhằm góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Tổng công ty. Ở khâu thu mua Hàng năm, Tổng công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất để ước tính nhu cầu sử dụng vật liệu, cân đối giữa nhu cầu và khả năng thanh toán để xây dựng kế hoạch thu mua nên có thể xác định gần như chính xác số lượng NVL cần mua trong kỳ. Đặc biệt, Tổng công ty luôn chủ động thu mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau, cán bộ thu mua là những người hiểu biết rất rõ về từng loại NVL nên đảm bảo cung cấp được một cách kịp thời những loại NVL có chất lượng tốt phục vụ cho sản xuất. Ở khâu dự trữ Tổng công ty đã xây dựng được một hệ thống kho hàng kiên cố, hiện đại và bố trí hợp lý nhằm đảm bảo thuận lợi cho việc vận chuyển và thực hiện tốt công tác bảo quản NVL. Đồng thời, Tổng công ty cũng xây dựng định mức dự trữ vật tư nên có thể đảm bảo cung ứng được một cách kịp thời NVL cho quá trình sản xuất. Ở khâu sử dụng Tổng công ty đã xây dựng định mức tiêu hao NVL nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng NVL thực tế để từ đó nhà quản lý có thể ra được các quyết định chính xác trong việc sử dụng NVL sao cho hiệu quả và tiết kiệm nhất. * Về đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và các chính sách kế toán được áp dụng tại Tổng công ty Tổng công ty Giấy Việt Nam luôn kịp thời tiếp cận các chế độ kế toán mới và vận dụng linh hoạt vào điều kiện thực tiễn. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo được sử dụng đúng theo mẫu quy định, quy trình luân chuyển chứng từ được bố trí hợp lý rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Mặt khác, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh riêng có của ngành giấy nên ngoài các tài khoản cấp 1, cấp 2 xây dựng theo mẫu quy định theo Quyết định số 15/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì Tổng công ty còn sử dụng thêm nhiều tiểu khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý các đối tượng một cách khoa học và hợp lý. Tổng công ty Giấy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp kế toán có thể theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Nhờ vậy mà kế toán có thể xác định được giá trị vật tư trên sổ kế toán ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Về hình thức sổ kế toán Hình thức sổ kế toán được áp dụng tại Tổng công ty Giấy Việt Nam là hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này rất phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều và nhân viên kế toán có trình độ như ở Tổng công ty Giấy Việt Nam. Hình thức này giúp giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán và cung cấp được kịp thời các thông tin kế toán. Ngoài những ưu điểm kể trên thì Tổng công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. 3.1.2. Nhược điểm * Về quá trình thu mua nguyên vật liệu Hàng năm, Tổng công ty sản xuất một khối lượng lớn sản phẩm nên khối lượng NVL cần sử dụng rất lớn, ngoài những nguyên liệu sẵn có trong nước thì Tổng công ty còn phải thu mua bột ngoại từ nước ngoài với chi phí thu mua lớn, điều này gây ảnh hưởng đáng kể đến chi phí sản xuất. * Về tính giá xuất hàng tồn kho Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá xuất hàng tồn kho. Tại thời điểm xuất kho kế toán chỉ có thể xác định về mặt số lượng. Cuối tháng, khi kế toán hàng tồn kho tính giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ thì mới xác định được tổng giá trị hàng tồn kho thực tế xuất trong tháng. Vì vậy công việc kế toán sẽ bị dồn vào cuối tháng đồng thời sẽ không cung cấp được số liệu một cách chính xác khi cần biết giá thực tế hàng xuất kho tại thời điểm bất kỳ trong tháng. Điều đó cũng gây khó khăn cho việc xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. * Về hệ thống chứng từ kế toán sử dụng Tuy đã áp dụng theo mẫu mới quy định theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính nhưng trong thực tế Tổng công ty Giấy Việt Nam vẫn sử dụng đồng thời cả một số mẫu chứng từ cũ và mới. Ví dụ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho… vẫn còn sử dụng cả mẫu cũ theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Điều này dẫn đến sự không đồng bộ trong công tác tổ chức chứng từ và sổ sách kế toán. Tổng công ty cần thực hiện đồng bộ theo quy định hiện hành để đảm bảo sự thống nhất trong việc tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán. 3.2. Phương hướng phát triển của Tổng công ty Giấy Việt Nam trong thời gian tới Trong chiến lược phát triển, để tạo ra những trung tâm sản xuất giấy lớn trong cả nước, Tổng công ty đang tập trung triển khai đầu tư vào dự án mở rộng giai đoạn II xây dựng nhà máy mới sản xuất bột giấy tẩy trắng, công suất 250.000 tấn/năm nhằm cung cấp bột giấy cho sản xuất trong nước cũng như xuất khẩu; đầu tư nâng cấp để đưa sản lượng 2 máy xeo lên 140.000 tấn/năm để đáp ứng cho yêu cầu xuất khẩu và tiêu thụ trong nước; đầu tư xây dựng dây chuyền DIP công suất 20.000 tấn/năm ở công ty giấy Tissue Sông Đuống để sản xuất giấy Tissue. Đồng thời, Tổng công ty cũng đang khẩn trương triển khai đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất bột giấy công suất 50.000 tấn/năm và sản xuất giấy công suất 60.000 tấn/năm tại Thanh Hóa; đầu tư nâng cấp và mở rộng giấy Tân Mai (ở miền Nam)… Như vậy, trong giai đoạn tới, Tổng công ty Giấy Việt Nam không những tập trung đầu tư mở rộng sản xuất giấy nhằm đưa sản lượng giấy lên 1 triệu tấn mỗi năm mà còn mở rộng đầu tư sản xuất bột giấy cung cấp cho sản xuất, giảm mạnh tỷ lệ nhập bột ngoại (vấn đề bất cập nhất hiện nay) cùng đồng nghĩa với việc giảm chi phí, hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm. Cùng với các chương trình đầu tư nói trên, Tổng công ty Giấy Việt Nam đang hoạch định chiến lược xây dựng vùng nguyên liệu cho từng khu vực sản xuất. Đặc biệt, tại khu vực Công ty mẹ - Giấy Bãi Bằng, sau khi giai đoạn II hoàn tất và đi vào sản xuất, khối lượng nguyên liệu xơ sợi cung cấp cho sản xuất sẽ lên tới từ 1,5 – 2 triệu tấn mỗi năm. Mục tiêu đến 2010, Tổng công ty phấn đấu đưa nhịp độ sản xuất tăng trưởng với tốc độ nhanh hơn, có chất lượng hơn, bền vững hơn và gắn kết chặt chẽ với chiến lược phát triển con người. 3.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện và yêu cầu hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Sau khi gia nhập WTO, nền kinh tế Việt Nam thu hút được rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài, hàng loạt các doanh nghiệp mới được thành lập và tạo ra một môi trường cạnh tranh hết sức gay gắt. Để có thể tồn tại và phát triển được thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện. Đặc biệt, với một doanh nghiệp lớn như Tổng công ty Giấy Việt Nam thì vấn đề này luôn được đặt lên hàng đầu. Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý. Nó có vai trò hết sức quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế toán cần phải không ngừng hoàn thiện để có thể cung cấp được các thông tin chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra được các quyết định đúng đắn. Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất, giá trị NVL chiếm 70-80% giá thành sản phẩm nên công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng luôn được đặt lên hàng đầu. Hoàn thiện hạch toán NVL sẽ giúp cho Tổng công ty có thể thực hiện tốt công tác quản lý NVL, tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệu quả NVL nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành, tăng lợi nhuận. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, Tổng công ty cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng để thích nghi được với tình hình mới, giữ vững được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường, cùng cả nước hội nhập và phát triển. 3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam * Về quá trình thu mua nguyên vật liệu Để chủ động nguyên liệu sản xuất bột giấy, Tổng công ty nên tìm thêm các nguồn cung cấp NVL ổn định, chọn nhà cung cấp tốt để làm bạn hàng thường xuyên, điều này không những giúp Tổng công ty đảm bảo cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất mà còn có thể mang lại những khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, chiết khấu thanh toán cũng như giúp Tổng công ty có thể được gia hạn nợ khi cần thiết… Tổng công ty nên phối hợp với các địa phương triển khai công tác trồng rừng, mở rộng vùng nguyên liệu, cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng và tạo ra nguồn cung cấp nguyên liệu lâu dài. Để khắc phục được việc phải nhập một khối lượng lớn bột giấy ngoại với giá cao thì Tổng công ty cần phải nhanh chóng hoàn thiện nhà máy sản xuất bột giấy của mình để chủ động nguyên liệu. Tổng công ty nên có kiến nghị với Bộ Tài chính về việc xây dựng thêm các nhà máy sản xuất bột để khắc phục triệt để việc nhập bột từ nước ngoài nhằm giảm chi phí thu mua, hạn chế được biến động giá cả, đặc biệt khi giá bột nhập ngoại đang có xu hướng ngày càng tăng cao. * Về tính giá xuất hàng tồn kho Tổng công ty Giấy Việt Nam nên sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập để tính giá thực tế NVL xuất kho. Phương pháp này đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán được chính xác và có thể cung cấp kịp thời các thông tin về giá trị hàng xuất kho tại thời điểm bất kỳ trong tháng, nhờ đó mà có thể cung cấp được kịp thời các thông tin về chi phí sản xuất giúp nhà quản lý ra được các quyết định chính xác hơn trước những thay đổi về giá cả. Đặc biệt, Tổng công ty sử dụng phần mềm kế toán máy với những công thức đã được cài đặt định trước nên có thể hạn chế được nhược điểm của phương pháp tính giá này đó là phải tính toán nhiều lần. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế từng loại nhập kho theo giá thực tế = sau mỗi lần nhập Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Giá thực tế từng loại Số lượng từng Giá đơn vị bình quân = x xuất kho loại xuất kho sau mỗi lần nhập * Về hệ thống chứng từ kế toán sử dụng Tổng công ty cần sử dụng đồng bộ các mẫu chứng từ kế toán theo quy định của chế độ hiện hành nhằm đảm bảo sự thống nhất trong việc tổ chức chứng từ, hạch toán và ghi sổ kế toán. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại Tổng công ty Giấy Việt Nam (Giấy Bãi Bằng), em đã có điều kiện tiếp cận và tìm hiểu các vấn đề chung về sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, công tác hạch toán kế toán nói chung cũng như công tác hạch toán NVL nói riêng. Có thể nói, trải qua hơn 25 năm hoạt động và phát triển, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã không ngừng đổi mới và hoàn thiện để theo kịp với đà phát triển của khu vực và thế giới. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, Tổng công ty Giấy Việt Nam cần phải chủ động, sáng tạo, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi của cơ chế, chính sách cũng như phát huy các thế mạnh và khắc phục các yếu điểm đồng thời phải không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán để giữ được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường. Do thời gian thực tập ngắn, kiến thức còn nhiều hạn chế lại chưa có kinh nghiệm làm việc thực tế nên bài viết của em sẽ không tránh khỏi sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của thầy, cô để em hoàn thiện bài viết của mình. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp Chủ biên: PGS.TS Đặng Thị Loan 2. Tạp chí Công nghiệp giấy – Số 179 – Tháng 11/2007 3. Giấy Bãi Bằng 25 năm xây dựng và phát triển (1982 – 2007) Chịu trách nhiệm xuất bản: Võ Sỹ Dởng – T.G.Đ. Tổng công ty Giấy Việt Nam 4. Báo Phú Thọ cuối tuần - Số 567 (5227) – 17/11/2007 5. Báo Công nghiệp Việt Nam – Số 47 (619) - Từ ngày 21/11 – 27/11/2007