Đề tài Hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm cho xí nghiệp 7 trực thuộc Agifish

trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm lên khuôn. Kiểm tra cỡ loại, trọng lượng thành phẩm, nhiệt độ các hồ rửa, nồng độ clorine và kiểm tra vệ sinh khu vực đội xếp khuôn, vệ sinh cá nhân, vệ sinh công nghiệp. - Đội Thành phẩm Ca trưởng hai ca thành phẩm Có trách nhiệm quản lý hàng thành phẩm đóng thùng, kiểm tra qui cách, mẫu mã, bao bì, qui trình đóng gói, sắp xếp bố trí hợp lý, theo dõi năng suất từng mặt hàng, kiểm tra kỹ thuật xây tụ hàng đồng thời kiểm tra máy móc thiết bị, quản lý vật tư bao bì, bảo quản dụng cụ sản xuất. KCS thành phẩm Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, trọng lượng của từng thành phẩm đóng thùng, hàng mẫu, hàng yếu độ, hàng vi sinh và bánh lẻ. Kiểm tra nhiệt độ nước mạ băng, phần trăm mạ băng, kiểm tra nhiệt độ phòng chờ đông, kho cấp đông, thời gian chờ đông, thời gian cấp đông, và kiểm tra việc ra vào kho. KCS phụ trách HACCP Kiểm tra điều kiện sản xuất, máy móc thiết bị, nhiệt độ phân xưởng, nhiệt độ sản phẩm. Kiểm tra ghi chép các biểu mẫu, báo cáo kịp thời các hạng mục sửa đổi trên qui trình cũng như trên hồ sơ. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 14 3.1.3. Tổ Nghiệp Vụ Tổ Nghiệp Vụ gồm có 12 người. Công việc chủ yếu là thống kê - kế toán, tổ chức - tiền lương, tổ Nghiệp Vụ được quản lý chính bởi tổ trưởng và bốn tổ viên: (1) Nhân viên tổ chức; (2) Nhân viên thống kê kho lạnh; (3) Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu; (4) Nhân viên thống kê chế biến. Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của tổ Nghiệp Vụ. Sơ đồ 3.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TỔ NGHIỆP VỤ – F7 Với các công việc, trách nhiệm cụ thể như sau: - Tổ trưởng Có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, tổng hợp và phân tích các số liệu phát sinh và theo dõi thống kê định mức vật tư sử dụng trong phân xưởng. Cuối ngày, tổ trưởng có trách nhiệm lập báo cáo hiệu quả sản xuất trong ngày trình BGĐ xí nghiệp, BĐH – KCS, trưởng phòng Kế Hoạch và Điều Độ Sản Xuất. - Nhân viên phụ trách tổ chức Công việc chủ yếu là theo dõi hồ sơ cán bộ công nhân viên, báo cáo tình hình tăng giảm lao động của xí nghiệp, báo cáo tổng suất ăn giữa ca của công nhân cho phòng tổ chức công ty. Hàng ngày có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tính lương vào cuối tháng. - Nhân viên thống kê kho lạnh Cập nhật, tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả chế biến của các đội sản xuất; theo dõi hợp đồng, đối chiếu số liệu xuất hàng luân chuyển giữa các xí nghiệp. Đồng thời theo dõi, cập nhật số liệu nhập xuất kho hàng ngày. Nhân viên phụ trách thống kê kho lạnh có trách nhiệm gởi các phiếu xuất nhập kho cho Ban Giám Đốc, tổ trưởng và các phòng ban khác có liên quan. TỔ NGHIỆP VỤ TỔ TRƯỞNG NHÂN VIÊN (NV) TỔ CHỨC NV THỐNG KÊ KHO LẠNH NV PHỤ TRÁCH VẬT TƯ NGUYÊN LIỆU NV THỐNG KÊ CHẾ BIẾN Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 15 - Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu Có trách nhiệm theo dõi số liệu nguyên liệu từ đầu vào đến số liệu thành phẩm xuất tiêu thụ, theo dõi vật tư bao bì, tính giá thành, đơn giá tiền lương cho mỗi loại sản phẩm. Cuối ngày gửi báo cáo cho Ban Giám Đốc và tổ trưởng Nghiệp Vụ đồng thời gửi các phiếu xuất nhập nguyên liệu, thành phẩm cho phòng kế toán công ty thông qua BGĐ xí nghiệp. - Nhân viên thống kê chế biến Có nhiệm vụ tổng hợp kết quả chế biến của các khâu sản xuất như: ra cá, lạn da, sửa cá và xếp khuôn. Theo dõi số lượng, chất lượng và năng suất định mức chế biến của bốn đội. Hàng ngày, báo cáo cho BGĐ, BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. 3.2. Hệ thống báo cáo của các bộ phận trực thuộc F7 sản xuất theo đơn đặt hàng và có rất nhiều mặt hàng được sản xuất như: cá tra - basa fillet, cá cuốn, cá sợi, chả thát lát, cá rô phi ... nhưng trong đó mặt hàng chủ yếu là cá tra - basa fillet, nên nội dung phân tích chủ yếu trong chương này được sử dụng từ các số liệu của mặt hàng này. 3.2.1. Các thông tin nhà quản lý cần Như đã giới thiệu ở phần cơ sở lý luận hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm sẽ được vận động như một hệ thống mắc xích từ dưới lên. Các thông tin trong F7 cũng vậy, nó vận động giữa các bộ phận trực thuộc theo một hệ thống từ dưới lên. Sơ đồ 3.3. SƠ ĐỒ SỰ VẬN ĐỘNG BÁO CÁO TRONG F7 (1) Đối với tổ Nghiệp Vụ: cuối ngày tổ sẽ nhận các phiếu xuất - nhập kho nguyên liệu và thành phẩm cùng với số lượng và năng suất lao động trong ngày từ đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Các số liệu này sẽ được tổng hợp thành bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáo tổng hợp tỷ lệ sản xuất trong ngày, sau đó trình cho BGĐ và phòng kế toán công ty. BÁO CÁO TỪ BỐN ĐỘI TỔ NGHIỆP VỤ BĐH - KCS BAN GIÁM ĐỐC B/c hiệu quả sản xuất, b/c tổng hợp kết quả chế biến và các chi phí phát sinh khác. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 16 Các thông tin mà bốn đội phải báo cáo cho tổ Nghiệp Vụ là: Đội I: đội I sau khi tiếp nhận nguyên liệu từ tổ thu mua, nguyên liệu được vận chuyển từ bến lên xí nghiệp bằng hệ thống hút khép kín. Đội I sẽ thực hiện khâu cân1 (trong qui trình sản xuất) đồng thời kiểm tra kích cỡ, màu sắc, số lượng cá có đúng theo hợp đồng không sau đó tiến hành các khâu fillet, lạn da - xác định tỷ lệ ra cá trong ngày. Đội I phải có trách nhiệm đảm bảo tốt số lượng và chất lượng bán thành phẩm chuyển cho các đội sản xuất. Đội trưởng đội I có nhiệm vụ ghi nhận số ngày công và năng suất của từng công nhân trong đội, đồng thời lập phiếu nhập kho nguyên liệu và phiếu giao nhận bán thành phẩm chuyển cho đội II, cùi phiếu được lưu lại và gửi cho nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu. Sau đó nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu có nhiệm vụ lập phiếu xuất nhập nguyên liệu và bán thành phẩm từ đội I chuyển cho tổ trưởng Nghiệp Vụ kiểm tra và trình BGĐ ký. Đội II: đội II sẽ tiến hành các khâu sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ và loại cá. Sản phẩm không đạt sẽ được tiến hành sửa lại, nếu sửa vẫn không đạt thì sản phẩm này sẽ bị dạt bỏ. Đội II có trách nhiệm đảm bảo về số lượng và chất lượng cá sau khi sửa đạt ở mức tương đối so với định mức. Đội trưởng đội II có trách nhiệm cuối ngày tổng kết và ghi nhận số bán thành phẩm từ các khâu vào phiếu giao nhận bán thành phẩm sau đó chuyển cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn, cùi phiếu sẽ được lưu lại và báo cáo cho nhân viên thống kê chế biến, đồng thời ghi nhận ngày công và năng suất của đội II. Sau đó nhân viên thống kê chế biến có nhiệm vụ tổng hợp số liệu báo cáo kết quả chế biến của đội II lập và gửi báo cáo cho BĐH - KCS và tổ trưởng Nghiệp Vụ. Các khâu cân2 đến cân6 trong qui trình sản xuất thể hiện năng suất làm việc và là cơ sở tính lương của chính công nhân đó và được báo cáo hàng ngày cho tổ Nghiệp Vụ, con số này sẽ được lưu lại từng ngày để cuối tháng lập bảng tính lương cho công nhân. Đội Xếp Khuôn + đội Thành Phẩm: có nhiệm vụ quản lý thành phẩm đạt chuẩn bị xếp khuôn, mạ băng, đóng thùng carton và cả khâu bảo quản thành phẩm chuẩn bị xuất kho. Hai đội này làm việc theo nhóm và luơng được tính theo hệ số. Đội Xếp Khuôn: thống kê xếp khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm lên khuôn đưa qua khâu thành phẩm cấp đông. Đội Thành Phẩm: thống kê thành phẩm lập phiếu báo bán thành phẩm nhập kho. (2) Đối với BĐH - KCS: có trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm tra tiến độ và chất lượng thực hiện hợp đồng của các đội. Nên thông tin mà họ cần quan tâm là suốt quá trình từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến khâu xử lý nguyên liệu đến thành phẩm xuất bán. Chủ yếu là quản lý, hỗ trợ và hướng dẫn các đội thực hiện theo đúng qui trình HACCP đảm bảo đúng chất lượng và kỹ thuật. (3) Đối với Ban Giám Đốc: là người có trách nhiệm cao nhất, họ được xem như trung tâm của mọi thông tin. Mọi thông tin về hoạt động sản xuất, chi phí phát sinh trong ngày đều được trình qua Ban Giám Đốc xem và xét duyệt. Hàng ngày, họ tiếp nhận tất cả các thông tin từ các bộ phận thấp hơn chuyển lên như: hoá đơn và các bảng báo cáo được lập từ BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 17 3.2.2. Các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tại F7 3.2.2.1. Các thông tin cần thiết cho việc tính lương Các đội trưởng các đội có nhiệm vụ chấm ngày công của công nhân đội mình phụ trách, đồng thời ghi nhận năng suất của từng người qua các khâu cân2 đến cân6 trong qui trình sản xuất. Con số này được dùng làm cơ sở tính lương hàng ngày của chính công nhân đó và cuối tháng nhân viên tổ chức có nhiệm vụ lập bảng lương trình BGĐ ký. - Đối với công nhân bốn đội: F7 sử dụng hai cách tính lương cơ bản là: (1) Đối với đội Thành Phẩm và đội Xếp Khuôn: Lương/người = (sản lượng * đơn giá * hệ số K) / tổng nhân công trong đội Trong đó: hệ số K là hệ số tăng giảm công nhân trong đội. (2) Đối với đội I và đội II: Lương/người = giờ công * hệ số trách nhiệm * giờ công qui định * đơn giá Trong đó: đơn giá = tổng lương / tổng giờ công qui định - Đối với nhân viên văn phòng và nhân viên dịch vụ: Lương = hệ số k * ngày và công - Đối với BGĐ: lương do phòng kế toán công ty tính. 3.2.2.2. Các thông tin dùng cho việc lập báo cáo sản xuất Các phiếu báo cáo sẽ được luân chuyển từ đội I đến đội II, đội Xếp Khuôn, đội Thành Phẩm sau đó các phiếu báo cáo này sẽ được chuyển cho tổ Nghiệp Vụ. Các nhân viên tại tổ Nghiệp Vụ có trách nhiệm tổng hợp, phản ánh lên bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng tổng hợp kết quả chế biến. Thứ nhất, đội I quản lý số liệu liên quan đến nguyên liệu nhập vào và các số liệu bán thành phẩm qua các công đoạn ra cá sau đó chuyển bán thành phẩm cho đội II tiến hành sửa. Đội I lập phiếu giao nhận nguyên liệu. Thứ hai, đội II sau quá trình sửa và kiểm tra bán thành phẩm đạt chất lượng hợp đồng sau đó sẽ chuyển số bán thành phẩm này cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn. Đội II lập phiếu bán thành phẩm. Tương tự, sau quá trình hoạt động thực hiện đúng chức năng của từng đội. Đội Xếp Khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm thể hiện số bán thành phẩm chờ cấp đông và đội Thành Phẩm sẽ lập phiếu thành phẩm nhập kho. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 18 Sơ đồ 3.4. SƠ ĐỒ VẬN ĐỘNG THÔNG TIN GIỮA CÁC ĐỘI Trong ngày 27/3/2008 F7 có hai lô hàng được tiếp nhận là của bà Lê Kim Hương và của ông Thái Tài tuy nhiên lô của ông Thái Tài không dùng làm cá fillet nên không được phản ánh trong các bảng số liệu sau. Bảng 3.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU Ngày: 27/03/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: I MS NL: 01 Giải thích: Bảng 3.1. phiếu giao nhận nguyên liệu được lập từ đội I có các chỉ tiêu như: khách hàng, số lượng, đơn giá và giá trị nguyên liệu nhập vào. Các chỉ tiêu đó thể hiện cụ thể là trong ngày 27/03/2008, F7 có tiếp nhận từ ban thu mua lô hàng của bà Lê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg, ứng với đơn giá là 14.500 đồng/kg nên giá trị nguyên liệu được tính là 515.736.000 đồng (bằng cách nhân số lượng nguyên liệu với đơn giá). Đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm có mẫu báo cáo tương đối giống nhau về cách trình bày, mỗi phiếu điều thể hiện khách hàng, kích cỡ, qui cách và số lượng. Lý do tác giả sử dụng phiếu báo cáo của đội Xếp Khuôn làm số liệu minh họa cho bảng 3.2 là vì các số liệu báo cáo từ đội II và đội Thành Phẩm lập đã được thể hiện trong các bảng báo cáo như: số lượng bán thành phẩm đạt chuẩn bị lên khuôn được thể hiện trong bảng 3.4 và số lượng thành phẩm đạt được thể hiện trong bảng 3.7. STT Khách hàng S.lượng NL nhập vào (kg) Đơn giá nhập vnd Giá trị NL đạt vnd 1 Lê Kim Hương 35.568 14.500 515.736.000 … 10 Tổng 35.568 14.500 515.736.000 Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Thành Phẩm Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Xếp Khuôn Phiếu giao nhận bán thành phẩm từ đội II Phiếu giao nhận nguyên liệu từ đội I Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 19 Bảng 3.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM Ngày: 27/3/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: Xếp Khuôn MS nguyên liệu: 01 Khách hàng Size Qui cách Số khuôn Kailis15 120-170 BL5.0 74 220-280 BL5.0 59 Isiodo2 170-220 BL5.0 171 220-UP BL5.0 239 170-220 BL5.0 46 220-UP BL5.0 63 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 Tồn 220-UP BL5.0 13 U-150 BL2.75 1 Tổng số khuôn 829 Người giao: đội Xếp Khuôn Người nhận: đội Thành Phẩm Giải thích: Xếp khuôn là khâu đưa BTP vào khuôn để chuẩn bị cấp đông. Bảng 3.2. phiếu giao nhận thành phẩm của đội Xếp Khuôn thể hiện các số liệu về qui cách, size, khách hàng và số khuôn ứng với từng thành phần đó. Do một lô hàng có thể xuất cho nhiều khách hàng khác nhau nên số lượng khuôn còn phụ thuộc vào yếu tố khách hàng, kích cỡ và qui cách. Ví dụ như đối với khách hàng Kailis15 xí nghiệp xuất bán với hai size là 120-170 và 220-280, qui cách là BL5.0 và số khuôn tương ứng là 74 và 59 khuôn, tương tự giải thích cho các khách hàng còn lại. Số khuôn tồn hay còn gọi là số khuôn dư được thể hiện trong bảng là do trong ngày 27/03/2008 các số khuôn này không có khách hàng yêu cầu. Cuối bảng có chữ ký của người giao và người nhận nhằm xác định trách nhiệm của hai bên về những số liệu đã báo cáo. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 20 Bảng 3.3. PHIẾU GIAO NHẬN PHỤ PHẨM Ngày: 27/03/2008 Bên giao: … Đội I ………………………………………………….. Bên nhận: …Người thu mua phụ phẩm…..………………………… STT Tên hàng Số luợng (kg) Đơn giá vnd Giá trị vnd 1 Fillet - đầu 29.195 4.000 116.780.000 2 Fillet - nguyên con 73 5.000 365.000 3 Fillet 336,5 15.000 5.048.000 Tổng cộng 29.604 122.193.000 (Viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai triệu một trăm chín mươi ba ngàn đồng.) Bên giao Bên nhận Giải thích: Phụ phẩm là phần phụ không được sử dụng để tạo ra thành phẩm. Bảng 3.3 phiếu giao nhận phụ phẩm thể hiện số liệu được tổng hợp từ đội I. Phụ phẩm đầu là phần được bỏ ra sau quá trình ra cá; phụ phẩm nguyên con là phần dạt sau khi tiếp nhận chuẩn bị fillet nhưng kiểm tra lại không đạt yêu cầu (có thể do không đủ cỡ hoặc do quá trình vận chuyển cá bị trầy sướt…) phần dạt này xí nghiệp có thể trả lại người bán; phụ phẩm fillet là phần dạt bỏ sau khâu fillet mới phát hiện là không đạt tiêu chuẩn. Tổng số lượng thành phẩm bị dạt trong ngày 27/03/2008 là 29.604 kg trong đó: dạt đầu là 29.195 kg, dạt nguyên con là 73 kg và dạt fillet là 336,5 kg. Số thành phẩm dạt này được bán cho người thu mua hoặc trả lại cho người bán nguyên liệu. Tổng giá trị phụ phẩm thu được là 122.193.000 đồng, phần này được xác định bằng cách nhân số lượng với đơn giá. Cuối bảng sẽ có chữ ký xác nhận trách nhiệm của bên giao phụ phẩm là đội I và đội II và bên nhận phụ phẩm là người thu mua phụ phẩm. Các bảng báo cáo 3.1, 3.2, 3.3 sau khi được chuyển qua các đội trong quá trình sản xuất sẽ tập hợp lại và chuyển cho tổ Nghiệp Vụ thực hiện công việc tổng hợp thành bảng báo cáo chi tiết kết quả chế biến và sau đó lập bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến cùng bảng báo cáo hiệu quả sản xuất trình BGĐ và các phòng ban khác có liên quan của công ty. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 21 Bảng 3.4. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ CHẾ BIẾN Khách hàng: Lê Kim Hương Mã số lô: 005608787 BQ: 1,04 Mặt hàng chế biến NL nhập vào kg K.Hàng SIZE Qui cách Số khuôn Thành phẩm kg Tỷ lệ chế biến % Tra hồ 35.568 Kailis33 100-150 IQF 1.100 2,91 Kailis15 120-170 BL5.0 74 370 AMD241 170-220 IQF 570 Kailis15 220-280 BL5.0 59 295 S.De.Ma 120-220 IQF 1.060 S83 120-170 IQF 1.460 170-220 BL5.0 171 855 220-UP BL5.0 239 1.195 170-220 BL5.0 46 230 Isiodo2 220-UP BL5.0 63 315 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 815 S7 120-170 IQF 1.440 220-UP BL5.0 13 65 U-150 BL2.75 1 2,75 Tồn 3-7 IQF 450 Gởi cấp đông F360 AMD241 170-220 IQF 2.000 Tổng 829 12.222,75 BTPra cá: 18.055 kg BGĐ TTNV TK BTPlạn da: 16.413 kg Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 22 Giải thích: Bảng 3.4: bảng báo cáo kết quả chế biến, bảng báo cáo này là kết quả được tổng hợp từ bốn đội sau quá trình sản xuất và do tổ Nghiệp Vụ lập. Chỉ tiêu nguyên liệu nhập vào thể hiện trong ngày 27/03/2008 có nhập lô hàng của bà Lê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg và trọng lượng bình quân (BQ) là 1,04 kg/nguyên liệu. Số lượng BTP từ đội I chuyển qua đội II là 18.055 kg. Chỉ tiêu khách hàng, size, qui cách, số lượng thành phẩm được lấy từ bảng 3.2 (phiếu giao nhận thành phẩm) và bảng 3.7 (bảng báo cáo thành phẩm). Các chỉ tiêu này thể hiện các yêu cầu của từng khách hàng khác nhau về loại cỡ, qui cách và số lượng thành phẩm tương ứng. Đội II sau khi tiếp nhận BTP từ đội I sẽ tiến hành các công đoạn do đội mình phụ trách sau đó sẽ chuyển qua khâu xếp khuôn. Số lượng thành phẩm đạt là 12.222,8 kg và số khuôn tương ứng là 829 khuôn. Chỉ tiêu tỷ lệ chế biến sẽ được trình bày và giải thích cụ thể trong bảng 3.5 (bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến). Cuối bảng là chữ ký xác nhận của BGĐ, tổ truởng tổ Nghiệp Vụ (TTNV) và thủ kho (TK) về kết quả chế biến đạt được trong ngày 27/03/2008. Các chữ ký này có tác dụng như là bằng chứng để qui trách nhiệm thuộc về người nào, về tính hợp lệ và chính xác của những con số trong bảng báo cáo. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 23 Bảng 3.5. BẢNG BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ CHẾ BIẾN Ngày: 27/03/2008 Tỷ lệ % STT Mặt hàng chế biến Khách hàng NL nhập kho kg Ra cá Lạn da Sửa cá Tỷ lệ chế biến % (0) (1) (2) (3) (4.1) (4.2) (4.3) (5) 1 Tra hồ fillet Lê Kim Hương 35.568 1,97 1,10 1,34 2,91 Hợp đồng: 56 Bình Quân: 1,04 kg/con PGĐ Người báo Trong đó: NL nhập kho = 35.568 kg BTP ra cá = 18.055 kg BTP lạn da = 16.413,5 kg Thành phẩm = 12.222,8 kg (4.1) Tỷ lệ ra cá = NL nhập kho / BTP ra cá = 1,97 % chỉ tiêu này thể hiện từ 1,97 kg nguyên liệu đạt thì được 1 kg cá thành phẩm (phụ phẩm thu hồi là 0,97 kg). (4.2) Tỷ lệ lạn da = BTP ra cá / BTP lạn da = 1,1 % chỉ tiêu này thể hiện từ 1,1 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá fillet (phụ phẩm thu hồi là 0,1 kg) (4.3) Tỷ lệ sửa cá = BTP đem sửa /  thành phẩm = 1,34 % chỉ tiêu này thể hiện cứ 1,34 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá thành phẩm (phụ phẩm thu hồi là 0,34 kg). (5) Tỷ lệ chế biến = (4.1) * (4.2) * (4.3) Sở dĩ (4.1), (4.2) và (4.3) được xác định bởi các công thức như trên là do qui trình để tạo ra một kg thành phẩm là phải trải qua các khâu như sau: Đội I sau khi tiếp nhận nguyên liệu (trừ các nguyên liệu không đạt chất lượng) sẽ tiến hành cắt tiết, bỏ phần đầu xương và da, lúc này phần cá còn lại chỉ là hai miếng fillet. Tiếp theo, đội 2 sẽ tiến hành sửa cá nhằm định hình lại hai miếng fillet thành thành phẩm đúng theo yêu cầu từng khách hàng. Tóm lại là quá trình sản xuất cần trải qua bốn công đoạn chính: tiếp nhận nguyên liệu -> ra cá -> lạn da -> sửa cá. Tỷ lệ chế biến là tỷ lệ được xác định nhằm phản ánh định mức số lượng nguyên liệu để tạo ra 1 kg thành phẩm nên nó bao hàm cả ba tỷ lệ ra cá, lạn da và sửa cá. Các số liệu này lấy từ tổ Nghiệp Vụ. Chương 3: KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI F7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 24 Bảng 3.6. BẢNG BÁO CÁO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT Ngày: 27/03/2008 Phụ phẩm (vnd) Nguyên liệu Số lượng NL kg Giá trị nguyên liệu vnd Số luợng thành phẩm kg Giá trị thành phẩm usd Đầu (1) Nguyên con (2) Fillet (3) Gia công vnd Tỷ lệ chế biến % Tỷ giá vnd/usd (0) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Cá tra fillet 35.568 515.736.000 12.222,8 36.100,31 116.780.000 365.000 5.048.000 90.448.720 2,91 13.406,86 Tổng cộng 122.193.000 Bảng giá áp dụng trong ngày 27/03/2008 Tên nguyên liệu Đơn giá (9) Price 1 (10) Price 2 (11) Đơn giá gia công (12) Cá tra fillet 14.500 3,14 3,03 7.400 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 25 Trong đó: (1) Số lượng nguyên liệu nhập vào là phần nguyên liệu được thu mua. Ban thu mua có trách nhiệm tiến hành kiểm tra chất lượng cá thuộc loại nào có phù hợp xuất bán không, sau đó sẽ quyết định ký hợp đồng. Trong ngày 27/03/2008 có lô hàng cá tra - basa của bà Hương được thu mua với số lượng là 35.568 kg. (2) Giá trị nguyên liệu = (1) * (9). (3) Số lượng thành phẩm được lấy từ bảng 3.4. Thành phẩm là phần nguyên liệu sau khi qua quá trình ra cá, lạn da, fillet và sửa cá để có. (4) Giá trị thành phẩm = (3) * giá xuất * phí lưu thông (95%). (5) Tổng giá trị phụ phẩm được lấy từ bảng 3.3. (5.1), (5.2), (5.3) Là giá trị phụ phẩm đầu, nguyên con và fillet. (6) Gia công = (4) * (12) là phần giá trị được xác định bằng cách sử dụng nhân công và một số chi phí khác trong quá trình sản xuất để tạo ra 12.222,8 kg thành phẩm. (7) Tỷ lệ chế biến được lấy từ bảng 3.5. có nghĩa là phải cần bao nhiêu đơn vị nguyên liệu để tạo được một đơn vị thành phẩm, phần còn dư là phần phụ phẩm được thu hồi. (8) Tỷ giá sản xuất )4( )6()5()2(   = chi phí sản xuất / giá trị thành phẩm. Tỷ giá sản xuất thể hiện để có một đơn vị thành phẩm thì phải tốn bao nhiêu chi phí tuy nhiên chi phí sản xuất ở đây chỉ bao gồm chi phí nguyên liệu và gia công không bao gồm chi phí sản xuất chung và các chi phí khác. Tỷ giá sản xuất là một trong những cơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất của F7. (9) Giá nhập nguyên liệu là giá được thỏa thuận trong hợp đồng giữa người bán với công ty, cụ thể là giữa bà Hương và ban thu mua. (12) Phí gia công là phần phí bao gồm tiền lương công nhân và các chi phí khác trong sản xuất, thường có đơn giá là 7.400 đồng/kg sản phẩm. (10) và (11) là giá xuất, chỉ tiêu này được xác định bằng cách lấy bình quân gia quyền giá tương ứng với từng size và loại cá trong hợp đồng xuất bán. Sau đây là bảng 3.7 (bảng báo cáo thành phẩm chế biến trong ngày 27/03/2008) có thể hiện price1 và price2. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 26 Bảng 3.7. BẢNG BÁO CÁO THÀNH PHẨM Ngày: 27/03/2008 Khách hàng: Lê Kim Hương Thành phẩm (0) Size (1) GRAD1 kg (2) GRAD2 kg (3) Price1 usd (4) Price2 usd (5) T.tiền 1 usd (6) T.tiền 2 usd (7) 100-150 1.100 3,3 3.630 120-170 370 200 2,78 2,7 1.029 540 170-220 2.570 815 2,8 2,7 7.196 2.200 220-280 295 2,78 820 220-UP 65 2,7 176 120-200 1.060 3,25 3.445 120-170 1.460 1.440 3,4 3,25 4.964 4.680 170-220(S) 855 230 3,35 3,25 2.864 747 220-UP 1.195 315 3,35 3,25 4.003 1.024 Cá tra fillet 3-7 250 2,7 675 U-150(A) 2,7 2,5 7 Tổng 8.905 3.317 3,14 3,03 27.951 10.049 Trong đó: (2) và (3) tương ứng GRAD1 và GRAD2 là cá đạt loại 1 và 2. (4) Giá tương ứng cá loại 1 (5) Giá tương ứng cá loại 2 (6) Thành tiền 1 = (2) * (4) và (7) Thành tiền 2 = (3) * (5) Chỉ tiêu  (4) =  (6) /  (2) tương tự chỉ tiêu  (5) =  (7) /  (3). ( (6) +  (7)) * 95% = Giá trị thành phẩm. Thông thường cá đạt loại 1 sẽ được đánh giá tốt hơn cá loại 2 vì cá đạt loại 1 có màu trắng còn cá đạt loại 2 có màu hồng nhạt. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 27 3.3. Đánh giá trung tâm trách nhiệm 3.3.1. Cơ sở đánh giá trách nhiệm của các đội thuộc F7 Sau một ngày làm việc bắt buộc các đội phải nộp các báo cáo, phiếu giao nhận cho tổ Nghiệp Vụ xí nghiệp tổng kết thành báo cáo hiệu quả sản xuất và báo cáo tổng hợp kết quả chế biến. Các số liệu này phải được báo cáo chính xác, kịp thời, và qua mỗi khâu kiểm tra điều phải có ký tên xác nhận trách nhiệm của người quản lý. Để đánh giá trách nhiệm của đội I cần căn cứ vào số liệu sản xuất của đội I và phiếu nhập kho nguyên liệu, đối chiếu khớp ba bên: đội sản xuất, thủ kho nguyên liệu và khách hàng. Để đánh giá trách nhiệm của đội II, Xếp Khuôn và Thành Phẩm căn cứ vào số lượng nguyên liệu nhập vào tương ứng thành phẩm xuất ra theo định mức phù hợp bên cạnh đó cần tăng cường việc quản lý, nâng cao tay nghề để có thể tối thiểu hóa phần phụ phẩm và cắt giảm được chi phí sản xuất. Cơ sở đánh giá trách nhiệm của BGĐ là thái độ - trình độ quản lý và trách nhiệm quản lý trong công việc. Thái độ - trình độ quản lý thể hiện qua cách ứng xử với những tình huống có thể xảy ra dù tốt hay xấu. Trách nhiệm được hình thành trong suốt quá trình lãnh đạo, quản lý, theo dõi, kiểm tra, điều động, đề suất, kiến nghị đưa ra những cách làm có thể mang lại hiệu cao nhằm cải thiện cuộc sống của công nhân viên và mang lại nhiều thành quả cho công ty. 3.3.2. Đánh giá các trung tâm trách nhiệm của F7 3.3.2.1. F7 - trung tâm chi phí Căn cứ vào bảng báo cáo hiệu quả sản xuất cùng bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến được lập vào ngày 27/03/2008 đối với mặt hàng cá tra – basa fillet làm cơ sở để đánh giá trung tâm trách nhiệm của F7. F7 chỉ sản xuất sản phẩm trực tiếp theo các đơn đặt hàng nhận được. Xí nghiệp mua nguyên liệu và sản xuất ngay khi có hợp đồng đặt hàng, lúc này qui trình sản xuất mới hoạt động. Điều đó nhằm làm giảm tồn kho tới mức thấp nhất, chống lãng phí và cải thiện được chất lượng. F7 được xem là một trung tâm chi phí vì F7 chỉ có quyền điều khiển sự phát sinh chi phí trong quá trình sản xuất chứ không có quyền đối với thu nhập cũng như sự đầu tư. Mà trung tâm chi phí được hình thành với mục tiêu là tăng tính tự chịu trách nhiệm và khả năng có thể kiểm soát được toàn bộ những chi phí phát sinh nội tại. Trong đó, đội trưởng là người trực tiếp kiểm soát chi phí và là người chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại đội, tổ trưởng phải có trách nhiệm đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn các chi phí phát sinh. F7 có nhiệm vụ lập và thực hiện các hợp đồng đúng theo thời hạn, quản lý tốt chất lượng, theo dõi vật tư, nhân công của các đội và nhân viên văn phòng xí nghiệp. Phân bổ các chi phí sản xuất đúng bộ phận phát sinh của nó là việc làm không dễ dàng vì thông thường những chi phí khả biến là những chi phí có thể kiểm soát được còn định phí thì không. Do trong thực tế rất khó phân biệt một cách rạch ròi khoản định phí nào thuộc sự kiểm soát của bộ phận nào. Để phân bổ chi phí cho các bộ phận trực thuộc có thể được tiến hành theo hai bước là tập hợp và phân bổ: tập hợp là quá trình các chi phí sẽ được tổng hợp từ các đội sản xuất sau đó tiến hành phân bổ chi phí đó cho từng loại sản phẩm, dịch vụ cụ thể. Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 28 Tổ nghiệp vụ của xí nghiệp không thực hiện nhiệm vụ phân bổ chi tiết chi phí cho từng loại sản phẩm để xác định giá thành thành phẩm mà chỉ có trách nhiệm thu thập và kiểm tra các hóa đơn, chứng từ, dữ liệu về chi phí đã sử dụng cho nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra. Tức là các bộ phận trực thuộc cũng như ban quản lý xí nghiệp chỉ dừng lại ở việc quản và phải đảm bảo các chi phí phát sinh phải thật sự phù hợp với sản lượng thành phẩm sản xuất ra. Sau đó các số liệu này cùng bảng báo cáo hiệu quả sản xuất của xí nghiệp sẽ được chuyển lên phòng kế toán công ty để thực hiện việc tính giá thành thành phẩm và lập các bảng báo cáo thể hiện việc so sánh, phân tích chi phí sản xuất và chi phí đóng thùng theo định kỳ. Nói tóm lại, F7 chỉ dừng lại việc đánh giá hiệu quả sản xuất theo kế hoạch còn các công việc còn lại để xác định giá thành cũng như hiệu quả sản xuất là do bộ phận kế toán công ty thực hiện. 3.3.2.2. Đánh giá trung tâm trách nhiệm F7 Để đánh giá được hiệu quả đạt được trong ngày 27/03/2008: cần xem xét hai chỉ tiêu là tỷ lệ chế biến và tỷ giá sản xuất. Thứ nhất: tỷ lệ chế biến được thể hiện ở hai phần là từ các công đoạn sản xuất và tỷ lệ hao hụt cuối cùng để làm ra 1 kg thành phẩm. - Tỷ lệ chế biến từ các đội gồm: tỷ lệ ra cá, tỷ lệ lạn da và tỷ lệ sửa cá. Có thể tóm tắt số liệu về số lượng và tỷ lệ từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến thành phẩm như sau: NL: 35.568 kg -> ra cá: 18.055 kg -> lạn da: 16.413 kg -> sửa cá: 12.222 kg. 1,97% 1,1% 1,34% Tỷ lệ ra cá = 1,97 % (lấy từ bảng 3.5. báo cáo tổng hợp kết quả chế biến) chỉ tiêu này thể hiện 1,97 kg nguyên liệu đạt thì thu được 1 kg cá thành phẩm fillet (phụ phẩm thu hồi là 0,97 kg). Chỉ tiêu này được đánh giá là tốt khi nó nhỏ hơn 2 % vì nếu là 2 % thì để có 1 kg thành phẩm fillet phải cần tới 2 kg nguyên liệu, thành phẩm đạt chỉ bằng phân nửa nguyên liệu. Tỷ lệ lạn da = 1,1 % chỉ tiêu này thể hiện 1,1 kg BTP ra cá sau khi lạn da thì được 1 kg thành phẩm. Tỷ lệ sửa cá = 1,3 % (lấy từ bảng 3.5. báo cáo tổng hợp kết quả chế biến) có nghĩa là cứ 1,3 kg BTP sau khi sửa thì được 1 kg cá thành phẩm fillet (phụ phẩm thu hồi là 0,3 kg). Khâu sửa cá được xem là khâu định hình lại hai miếng fillet thành thành phẩm theo đúng yêu cầu của từng khách hàng, chỉ tiêu tỷ lệ sửa cá là cơ sơ để phản ánh định mức sửa cá của đội II, nếu tỷ lệ này càng thấp thì hiệu quả sản xuất càng cao vì như vậy xí nghiệp sẽ không phải chịu hao phí phụ phẩm nhiều. - Tỷ lệ hao hụt: là tỷ lệ được xác định cuối cùng và có nghĩa là để làm ra 1 kg thành phẩm fillet thì phải cần bao nhiêu nguyên liệu ban đầu. Do đó tỷ lệ hao hụt trong ngày 27/3/2008 được xác định bằng cách lấy số lượng nguyên liệu nhập vào chia cho thành phẩm đạt = 35.568 / 12.222 = 2,91 %. Có nghĩa là cứ 2,91 kg nguyên liệu cá tra - basa ta thu được 1 kg thành phẩm cá tra fillet (phụ phẩm thu hồi là 1,91 kg). Nếu chỉ tiêu này càng thấp thì hiệu quả sản xuất được đánh giá càng cao (với điều kiện giá xuất và tỷ giá ngoại tệ ổn định). Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương TẠI XÍ NGHIỆP 7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 29 Thứ hai: khi đánh giá hiệu quả sản xuất cần chú trọng đến tỷ giá sản xuất vì khi tỷ giá càng thấp chứng tỏ chi phí bỏ ra cho một đơn vị thành phẩm là thấp. Do tỷ giá sản xuất = chi phí chế biến / trị giá thành phẩm. Chi phí chế biến này không bao gồm các chi phí như điện, nước, bao bì, lãi ngân hàng …. - Phần lợi nhuận thu được là phần chênh lệch tỷ giá giữa giá thị trường hay giá theo hợp đồng với giá sản xuất (chỉ tiêu 8 trong báo cáo hiệu quả sản xuất) nhân với giá trị thành phẩm đạt trong ngày (chỉ tiêu 4 trong báo cáo hiệu quả sản xuất). Như cách tính đã nói, ứng với giá hợp đồng tại thời điểm 27/03/2008 là 15.400 đồng, thì hiệu quả sản xuất của F7 được xác định bằng: (15.400 - 13.406,86) * 36.100,31 = 71.953.000 đồng (bảy mươi mốt triệu chín trăm năm mươi ba ngàn đồng). Việc tính hiệu quả theo công thức này là do BGĐ tự tính nhằm đánh giá hiệu quả trong ngày của xí nghiệp mình quản lý. Vì tại xí nghiệp chỉ dừng lại ở việc tính hiệu quả kế hoạch chứ không thực hiện công việc tính hiệu quả sản xuất cụ thể có ảnh hưởng của định phí và các biến phí khác, vì thực tế có một số chi phí không thuộc trách nhiệm của F7 mà do công ty khoán. => Theo đánh giá sơ bộ thì hiệu quả sản xuất của F7 vào ngày 27/03/2008 được xem là tốt do tỷ lệ chế biến đạt 2,91 % ở mức tương đối phù hợp và tỷ giá chế biến ra thành phẩm thấp hơn tỷ giá xuất khẩu điều này đem lại lợi nhuận cho xí nghiệp. Mặc dù, việc đánh giá này chỉ là theo kế hoạch chưa phản ánh đầy đủ các chi phí thực đã phát sinh nhưng nhìn chung nó cũng đã phản ánh tương đối về tình hình sản xuất của F7. F7 được xem là một trung tâm chi phí nên việc quản lý tốt các chi phí phát sinh là điều quan trọng nhất. Các nhà quản lý F7 nói chung và các bộ phận trực thuộc F7 nói riêng đã thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình trong công tác quản lý, điều hành. Điều đó được thể hiện qua hiệu quả sản xuất đạt ở mức tốt, cắt giảm được chi phí tồn kho do sản xuất theo đơn đặt hàng, có biện pháp khoán chi phí cho từng bộ phận theo định mức và nếu sau khi chi cho các khoản chi phí phát sinh phần còn dư sẽ làm quỹ khen thưởng cho chính bộ phận đó, từ đó làm động lực cho các bộ phận có trách nhiệm hơn. Tóm lại, nhìn chung cách quản lý của các nhà quản trị F7 đã thực hiện tốt các chức năng: hoạch định, tổ chức và điều hành, điều đó thể hiện qua hiệu quả sản xuất được đảm bào, đời sống công nhân viên xí nghiệp được sung túc hơn, mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên và giữa nhân viên với ban quản lý tốt, vui vẻ và thân mật. F7 luôn tạo một cảm giác rất thoải mái và nhiệt tình như một gia đình trong đó các thành viên luôn cố gắng để xây dựng cho hoàn thiện và khoa học nhất. Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 30 Chương 4. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO F7 THUỘC AGIFISH 4.1. Yêu cầu thông tin của nhà quản lý F7 Do F7 là trung tâm chi phí nên các thông tin mà nhà quản lý cần quan tâm trong suốt quá trình điều hành và quản lý là tất cả các chi phí có thể phát sinh, nguồn gốc phát sinh và nguyên nhân phát sinh nó. Nói tóm lại các thông tin cần thiết cho nhà quản lý F7 là: (1) Đối với BGĐ chủ yếu là bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến để có thể đánh giá sơ bộ hiệu quả sản xuất của xí nghiệp. Bên cạnh đó, họ còn phải theo sát tiến độ sản xuất để có sự đánh giá đúng về các chỉ tiêu đề ra và các kết quả thực hiện được, BGĐ cần có các thông tin thật chính xác và tổng quát về tình hình chung của xí nghiệp; (2) Đối với BĐH – KCS là chú ý nắm bắt thông tin về các chương trình đào tạo theo công nghệ mới, đảm bảo sản xuất đúng qui trình đã chọn. Thông tin mà họ cần quan tâm là các chỉ tiêu kỹ thuật và các tỷ lệ được báo cáo để qua đó có thể nhận xét và đánh giá những mặt đạt và chưa đạt, từ đó có thể đề ra các biện pháp giải quyết tốt hơn; (3) Đối với tổ Nghiệp Vụ, nơi được xem là chỗ lưu trữ tất cả các số liệu và báo cáo từ các đội chuyển lên. Họ cần có trình độ kế toán và tinh thần trách nhiệm đối với tất cả các số liệu báo cáo do mình lập nên vì không những họ lập các bảng báo cáo trình BGĐ họ còn phải có trách nhiệm giải trình ý nghĩa bên trong từng con số đó. Bên cạnh việc giải trình họ cần nhận xét - đánh giá sơ bộ hiệu quả đã đạt được, từ đó có thể tham mưu cho BGĐ các kế hoạch lâu dài và cũng có thể đề ra các biện pháp khắc phục những sai sót còn mắc phải. 4.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo cho các bộ phận trực thuộc F7 Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả và khoa học cần phải nhận biết có những tồn tại gì, xác định rõ thuộc trung tâm trách nhiệm nào, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích và đưa ra động lực để đạt được mục tiêu. Đầu tiên, nên xác định mục tiêu lớn của tổ chức, đo lường việc thực hiện và đề ra các chỉ tiêu phấn đấu. Tiếp theo nhà quản lý phải phân tích các hoạt động của đơn vị để từ đó xác định các bộ phận nào có nhiệm vụ cụ thể gì, chịu trách nhiệm chính về công việc gì, công việc đó có thể phát sinh các khoảng chi phí cụ thể nào. Từ việc phân tích rõ ràng như vậy, theo đó hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết kế sao cho có thể đảm bảo việc ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, rõ ràng và riêng biệt các chỉ tiêu của từng bộ phận. Mỗi nhà quản lý ở từng bộ phận cần xác định chiến lược và mục đích cụ thể của bộ phận mình và quan hệ của chúng đến mục đích chung của toàn xí nghiệp. Bộ phận kế toán có trách nhiệm trong quá trình lập dự toán, đồng thời phải giải thích mục tiêu của việc lập dự toán là để xác định và phân bổ nguồn lực cho mỗi chiến lược theo mục đích chung của toàn xí nghiệp. Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 31 Những ý kiến được trình bày ở phần trên là những nhận định chung về cách xây dựng một hệ thống quản lý cần thực hiện như thế nào, còn đối với F7 một xí nghiệp đã có bề dày trong công tác quản lý thì ở đây không là xây dựng mà là hoàn thiện để hệ thống quản lý nói chung và hệ thống kế toán nói riêng hoạt động hiệu quả hơn. Nhìn chung thì hiện nay trong cách quản lý mà F7 đang sử dụng mang lại khá nhiều hiệu quả đáng kể tuy nhiên cũng cần bổ sung thêm vài ý như sau: (1) Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng tháng), tổ Nghiệp Vụ nên thực hiện công việc đánh giá sơ bộ hiệu quả đã thực hiện và đối chiếu với định mức thiết kế, việc theo dõi sâu sát và thường xuyên như vậy giúp các đội có thể quản lý tốt hơn chi phí phát sinh. (2) Cần xây dựng thêm báo cáo chi tiết thể hiện các chỉ tiêu về: số lượng và tỷ lệ nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm bị dạt - hỏng hàng ngày để làm cơ sở đánh giá, so sánh và có thể xác định được nguyên nhân phát sinh (có thể là do tay nghề kém, máy móc, thiết bị lạc hậu hoặc do sự thiếu sót trong khâu bảo quản ….). Từ đó có thể qui trách nhiệm thuộc về cá nhân hay bộ phần nào, mà có biện pháp khắc phục hợp lý và hiệu quả hơn. (3) Mặc dù việc xác định hiệu quả sản xuất và giá thành sản phẩm của F7 là do công ty thực hiện, nhưng trong báo cáo hiệu quả sản xuất theo kế hoạch mà F7 lập cũng nên đề cập thêm một số chi phí có phát sinh thuộc sự quản lý của F7 như chi phí đóng thùng, chi phí bao bì và một số chi phí liên quan đến sản xuất khác … vì tỷ giá sản xuất là một trong những cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả sản xuất nhưng nó chưa phản ánh một cách đầy đủ để có thể đánh giá hiệu quả sản xuất Tỷ giá sản xuất được xác định bằng công thức sau: Tỷ giá sản xuất = TP PPGCNL  )( = chi phí sản xuất / trị giá TP. CPSX này chưa bao gồm các chi phí bao bì, đóng thùng, điện, nước …., cần đề cập thêm các chi phí này vào vì các chi phí này đã góp phần tạo nên thành phẩm, điều này giúp việc đánh giá hiệu quả sản xuất đúng hơn cho dù chỉ là đánh giá theo kế hoạch. (4) Để xây dựng một hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm hoàn chỉnh hơn cho F7 và để các đội thực hiện tốt hơn trách nhiệm của mình thì ở mỗi khâu, mỗi phiếu báo cáo cần bổ sung thêm một vài chi tiết như sau: Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 32 Sơ đồ 4.1. HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM – F7 Chú thích: Tổng hợp và luân chuyển thông tin Sự vận động của báo cáo 1 Phiếu giao nhận nguyên liệu từ đội I 2 Phiếu giao nhận bán thành phẩm từ đội II 3 Phiếu giao nhận bán thành phẩm cấp đông từ đội Xếp Khuôn 4 Phiếu giao nhận thành phẩm xuất bán 5 Báo cáo hiệu quả sản xuất, báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất và các chứng từ - hóa đơn liên quan đến các chi phí phát sinh. Hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm của F7 vẫn được vận hành như sơ đồ trên. Tuy nhiên bảng báo cáo 1 và 3 cần bổ sung, chỉnh sửa thêm một vài chi tiết, như vậy sẽ làm rõ hơn trách nhiệm của các bộ phận. Nội dung chỉnh sửa được trình trong bảng 4.1 và bảng 4.2. Tổ Nghiệp Vụ BGĐ và các bộ phận có trách nhiệm tại công ty 1 2 3 4 Các phiếu báo cáo từ các đội Đội I Đội II Đội X.Khuôn Đội T.Phẩm 5 Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 33 Bảng 4.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU Ngày: 27/03/2008 STT Khách hàng GARP Size kg Số lượng kg Đơn giá vnd Giá trị vnd 0 1 2 32 4 5 6 0,8 1,2 1 Lê Kim Hương 1 2 .... 14.500 Tổng 35.568 14.500 515.736.000 BQ: 1,04 kg/con. Số lượng NL dạt: 0 kg Số lượng BTP ra cá: 18.055 kg Tỷ lệ ra cá: 1,97 % Trong đó: (2) Phân loại cá thuộc loại 1 hoặc loại 2. (3) Từng lô hàng khác nhau nguyên liệu nên được phân loại cỡ và loại một cách chi tiết, thường chỉ thu mua nguyên liệu có trọng lượng bình quân 1 kg. Đối với lô hàng của bà Lê Kim Hương thì trọng lượng bình quân là 1,04 kg/con, trọng lượng này tương đối phù hợp. (4) Số luợng cá tương ứng với từng size. Ví dụ như tương ứng với size 0,8 kg thì có bao nhiêu kg nguyên liệu đạt; số lượng này được xác định bằng cách lấy 0,8 nhân với số lượng cá có trọng lượng giao động trong khoảng 0,8 đến 0,9 kg. Các chỉ tiêu 2, 3, 4 là các chỉ tiêu được bổ sung thêm vì đội I với trách nhiệm là tiếp nhận nguyên liệu kết hợp việc kiểm tra kích cỡ, màu sắc, trọng lượng… sau đó sẽ tiến hành các khâu trước và sau khi fillet để có sản lượng ra cá. Nhưng trong bảng 3.1. phiếu giao nhận nguyên liệu được lập từ đội I không có phản ánh được các số liệu này, cuối bảng chưa có ghi nhận NL dạt, số lượng BTP ra cá và tỷ lệ ra cá. Việc đánh giá trách nhiệm đội I là dựa vào cách đánh giá các số liệu có khớp với ba bên là khách hàng, thủ kho và đội sản xuất. Vì thế, các số liệu do đội I quản lý cần được tổng hợp một cách rõ ràng và đầy đủ trên một bảng báo cáo. 2 Số liệu này chỉ có tính chất minh họa Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 34 Bảng 4.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM CẤP ĐÔNG Ngày: 27/03/2008 Khách hàng: Lê Kim Hương Mã số lô: 005608787 NL: 35.568 kg BQ: 1,04 kg/con Thành phẩm GR1 GR2 GR TP TP TP KH Size Qui cách kh kg kh kg kh kg Tổng TP Kailis33 100-150 IQF 1.100 1.100 Kailis15 120-170 BL5.0 74 370 370 AMD241 170-220 IQF 570 570 Kailis15 220-280 BL5.0 59 295 295 S.De.Ma 120-220 IQF 1.060 1.060 S83 120-170 BL5.0 1.460 1.460 170-220 BL5.0 171 855 46 230 1.085 Isiodo2 220-UP BL5.0 239 1.195 63 315 1.510 S7 120-170 IQF 1.440 1.440 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 815 815 220-UP BL5.0 13 65 65 U-150 BL2.75 1 2,75 2,75 Tồn 3-7 IQF 450 450 Gởi cấp đông F360 AMD241 170-220 IQF 2.000 2000 Tổng 543 8.905 285 3.315 1 2.75 12.222,8 Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 35 Bảng 4.2 có các chi tiết gần giống như bảng 3.5 nhưng bảng 3.5 là do tổ Nghiệp Vụ tổng hợp nhưng để hợp lý hơn thì đội Xếp Khuôn nên thực hiện công việc này, vì trách nhiệm của đội Xếp Khuôn là quản lý số lượng khuôn và số lượng thành phẩm từ đội II chuyển qua có khớp không. Cột thành phẩm cần thể hiện rõ ứng với từng khách hàng, size và qui cách phù hợp thì có thành phẩm thuộc GRAP nào như vậy sẽ đầy đủ hơn. Nhìn chung do F7 đã hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm đã lâu, có những cái đã đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả nên các ý kiến đóng góp trên nhằm mục đích là hoàn thiện hơn hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho F7. Ở mỗi khâu mỗi bộ phận nên hoàn tất nhiệm vụ của mình có như vậy mới tiết kiệm được chi phí, của cải và thời gian. Vì họ chính là người trực tiếp tham gia quản lý, điều hành và theo dõi các công việc phát sinh hàng ngày nên việc nhận xét và đánh giá của họ sẽ chính xác và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, trước tình hình thị trường hiện nay thì việc quản lý chi phí sản xuất còn bị ảnh hưởng rất lớn bởi giá cả: (1) Do giá thức ăn tăng liên tục nên giá nguyên liệu cũng tăng theo, đầu vào tăng nhưng đầu ra không ổn định. (2) Giá cả hàng hóa tăng nên cũng kéo theo các chi phí khác tại Xí nghiệp cũng tăng như chi phí điện, nước, vật tư và xăng dầu…. Việc tăng giá các chi phí này là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả sản xuất đồng thời cũng có sức ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt của đa số bộ phận công nhân viên chức. => Giá nguyên liệu và các loại chi phí phát sinh khác tăng nhưng giá xuất không tăng được đó là một trong những nguyên nhân chính làm cho việc sản xuất gặp rất nhiều khó khăn. Vì như thế nhà máy không đủ sức để vừa trang trải chi phí sản xuất vừa có thể đảm bảo được cuộc sống của người lao động. Đứng trước tình hình này rất cần có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước trong nền kinh tế, đảm bảo cân đối tiền tệ, tín dụng, ngân sách và hàng hóa để có thể giữ được ở mức giá ổn định. Trong đó, đặc biệt cần chú trọng những biện pháp như điều hòa lãi suất, tỷ giá, thu hút nguồn vốn ngoại tệ, phát hành trái phiếu... nhằm cân đối cung cầu về tiền tệ và tín dụng. Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 36 PHẦN KẾT LUẬN 1. Kiến nghị Để góp phần vào việc củng cố và hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam nhằm mang lại hiệu quả đáng kể cần được sự quản lý và điều tiết của Nhà Nước trong một số việc như sau: - Hoàn thiện về lý luận kế toán quản trị ở Việt Nam như xác lập mô hình kế toán quản trị phù hợp với các loại hình và qui mô của các doanh nghiệp khác nhau. Mặc dù, kế toán quản trị mang đậm tính đặc thù và là vấn đề mang màu sắc chi tiết gắn với từng doanh nghiệp cụ thể, do đó không thể có quy định thống nhất về nội dung kế toán quản trị cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên rất cần sự hướng dẫn, định hướng của Nhà Nước để kế toán quản trị có thể dễ dàng đi vào thực tế và thực sự được thừa nhận như một tất yếu không thể hòa tan vào kế toán tài chính. - Cần có biện pháp điều tiết tỷ giá USD/VND. Vì hiện nay tỷ giá USD/VND đang biến động, VND đang dần bị mất giá do ảnh hưởng của lạm phát và do Việt Nam là nước đang phát triển đồng thời cũng đang trong giai đoạn hội nhập nên số lượng USD tràn vào khá lớn. Mà VND mất giá sẽ dẫn đến khá nhiều khó khăn cho các nhà xuất nhập khẩu của ta, điều này cũng làm ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả sản xuất của các doanh nghiệp đang hoạt động hiện nay. - Cần có các chính sách quản lý điều tiết các ngành nghề sản xuất cho hợp lý. Nên khuyến khích hơn các ngành nghề mới có tiềm năng, cần có cái nhìn toàn diện và tổng quát về sự phát triển của nền kinh tế trong tương lai. Vì hiện nay có tình trạng khi thấy ngành nghề nào hoạt động có lợi nhuận cao là người dân liền đổ xô theo, ví dụ như thấy lúa có giá thì các hộ nuôi tôm lấp ao chuyển sang trồng lúa mà chưa có sự canh tác, khảo sát hợp lý; cũng như khi thấy giá cá nguyên liệu tăng thì người dân có xu hướng đào ao nuôi cá. Nhìn chung họ chỉ có cái nhìn trước mắt mà không nghĩ đến những ảnh hưởng và lợi ích về sau. Từ những lý do trên nên rất cần có sự quan tâm của Nhà Nước trong việc quản lý, điều tiết các ngành nghề sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao hơn. - Nên hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong việc vay ngân hàng bằng ngoại tệ. Việc làm này nhằm đảm bào cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thuận tiện hơn trong việc thanh toán và có thể tránh được các biến động của chênh lệch tỷ giá. Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 37 Bên cạnh đó, tự bản thân Agifish cũng cần có những biện pháp khắc phục những khó khăn đang mắc phải, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất đạt hiệu quả cao: - Cần quan tâm và mở rộng thị trường tiêu thụ. - Tăng hệ số lương cho người lao động nhằm đảm bảo cho họ có cuộc sống khá hơn trước tình hình hiện nay. - Củng cố và hoàn thiện hơn nữa các tổ hợp, liên hợp sản xuất nuôi cá sạch để có nguồn hàng rẻ và đạt chất lượng. - Tăng thêm chi phí cho việc tu dưỡng, cải tạo máy móc và đào tào tay nghề cho công nhân; bên cạnh đó cần có các chính xác thu hút và nuôi dưỡng nhân tài. 2. Kết luận Hội nhập toàn cầu là một xu thế tất yếu, các doanh nghiệp Việt Nam muốn đứng vững trong chính nền kinh tế đang chuyển đổi mạnh mẽ của đất nước mình thì phải làm sao để có thể vận hành các hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả. Các doanh nghiệp cần công nghệ, nhân lực và quản lý tiên tiến trên con đường phát triển của mình. Xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý khoa học tiên tiến là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý cần phải quan tâm. Kiểm soát quản lý là một trong những công cụ giúp cho các doanh nghiệp trong quá trình triển khai các chiến lược và đạt được mục đích của đơn vị đặt ra. Hiện nay, cơ cấu tổ chức trong các công ty có sự phân công hoàn toàn theo chức năng không còn thịnh hành nữa mà mỗi bộ phận, mỗi nhân viên thường phải làm nhiều chức năng cùng một lúc. Và để giảm chi phí, tăng hiệu quả và kích thích sự đóng góp của nhân viên, xu hướng phân quyền trong cơ cấu đa chức năng đã và đang được áp dụng khá phổ biến. Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý, chuẩn hóa các hoạt động và yếu tố con người trong bộ máy công ty đóng vai trò quyết định, với sự cộng tác của các trưởng bộ phận và các nhân viên phía dưới góp phần tích cực để bộ máy quản lý được vận hành hiệu quả. Vận dụng được những lý thuyết trong việc xây dựng và điều hành bộ máy quản lý, hiện nay F7 đang hoạt động và mang lại khá nhiều hiệu quả đáng kể. Mặc dù, đứng trước tình hình có nhiều biến động về giá cả nhưng với sự điều hành của BGĐ F7 cùng sự hỗ trợ của tổng công ty, F7 vẫn đạt được các chỉ tiêu đặt ra trong ba tháng đầu năm 2008. Đó được xem là một thành quả của việc vận dụng hiệu quả kế toán trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành. Song qua đó đã góp phần thúc đẩy kinh tế địa phương phát triển, giải quyết được việc làm và nâng cao hơn nữa mức sống của người dân không chỉ trong tỉnh An Giang mà còn ở các tỉnh lân cận. Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7 SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO  Trường ĐH KT TP HCM khoa kế toán - kiểm toán, bộ môn KTQT & phân tích kinh doanh, kế toán quản trị, NXB Thống Kê 2004. Ray, H.Garrison 1993, kế toán quản trị “chương đánh giá trách nhiệm”, trường đại học kinh tế HCM khoa kinh tế - tài chính - ngân hàng. Các sổ sách, báo cáo kế toán được lấy từ Xí nghiệp 7. 1588/Default.aspx.