Đề tài Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh

ng chất lượng chất lượng hàng hóa nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo các văn bản pháp lí quy định. Tiếp nhận số lượng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giaoo nhận hàng hóa về mặt lượng. Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm vật chất các bên tham gia giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập. Vận chuyển Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp mua hàng, như thế tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán. Nhưng trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận chuyển hàng hóa trong mua (do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận chuyển hàng hóa). Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải có phương án vân chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất. Thường có 2 phương thức vận chuyển. 1. Vận chuyển thẳng: Là sự di động hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở hậu cần của khách hàng mà không qua bất kì một kho trung gian nào. 2. Vận chuyển qua kho: Là sự di chuyển mà trong đó, hàng hóa từ nguồn hàng cung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất khâu kho. b) Hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng Là quá trình tập hợp dữ liệu, thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm soát hoạt động mua hàng. Hạch toán nghiệp vụ mau hàng thường được tiến hành theo nguồn hàng và theo nhóm, mặt hàng kinh doanh. Phương thức hạch toán là ghi sổ và sử dụng biểu đồ. 1.4.4.3 Đánh giá và kiểm soát sau mua Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh để thực hiện mục tiêu mua hàng. Và được tiến hành theo mô hình sau Xác định chỉ tiêu đo lường Thiết lập tiêu chuẩn so sánh Đo lường kết quả mua hàng [Type text] Page 11 Hình 1.4 Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng Các tiêu chuẩn đánh giá: Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng mua về số lượng chất lượng cơ cấu Tiêu chuẩn hoạt động: Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao hàng Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong mua Qua đó xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, và quản trị hoạt động mua hàng hiệu quả hơn. Thực hiện hành động điều chỉnh Tiếp tục theo dõi việc mua hàng So sánh kết quả với tiêu chuẩn [Type text] Page 12 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BAO BÌ NGÂN HẠNH 2.1 phƣơng pháp nghiên cứu 2.1.1 Phương pháp phân tích và thu thập số liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là dũ liệu thông tin có sẵn và hoạc kết quả nghiên cứu có từ trước được tập hợp phục vụ cho việc nghiên cứu hiện tại Trong quá trình thu thập, chuyên đề đã sử dụng thống kê báo cáo kết quả kinh doanh, danh mục mặt hàng kinh doanh, cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty…. Ngoài ra chuyên đề còn sử dụng một số các thông tin trên website: nganhanh.com và một số các báo đánh giá chung về tình hình phát triển nhu cấu của ngành hàng mà công ty đang kinh doanh. 2.1.2 Phương pháp phân tích thu thập dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu đầu tiên tiến hành thu thập xử lý, phân tích đánh giá phục vụ nghiên cứu. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên có độ chính xác khá cao, đảm bảo tính cập nhật, nhưng mất thời gian. Dữ liệu sơ cấp có thể được tập hợp quan sát ghi chép, hoặc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng điều tra. Để thu thập số liệu sơ cấp chuyên đề đã sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu để có được thông tin cần thiết mà chưa có được thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm. Phỏng vấn nhằm có được thông tin chi tiết hơn về quá trình quản trị mua hàng, khó khăn gặp phải trong quá trình quản trị hoạt động mua hàng, trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, tình hình đánh giá hiệu quả kiểm soát hoạt động mua hàng, hoạt động lập kế hoạch mua hàng, tính chuyên môn hóa trong việc đề cử người thực triển khai mua hàng…. Chuyên đề có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm nhằm tìm hiểu về các chỉ tiêu mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, phương thức mua hàng chủ yếu của công ty… Hai phương pháp trên được thực hiện bằng cách soạn thảo bảng câu hỏi để phỏng vấn 5 cán bộ công nhân viên trong công ty. Qua đó tổng hợp thông tin và có thể đánh giá được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng. [Type text] Page 13 2.2 Đánh giá tổng quát công ty và nhân tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 2.2.1 Tổng quan công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh a) Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh được thành lập vào năm 2007 là một doanh nghiệp chuyên cung cấp cung cấp các sản phẩm nhựa nguyên liệu và giấy, bao bì với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú. Nhờ sự tích cực chủ động tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều quốc gia khác nhau công ty hiện đang cung cấp cho thị trường nội địa nhiều loại sản phẩm như hạt nhựa nguyên sinh PP, PE…loại bao bì sản phẩm, và giấy nguyên liệu, giấy thành phẩm…. Qua bốn năm hoạt động với đội ngũ nhân sự là 15 người công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh đã tạo lập được mối quan hệ tạo được sự tin tưởng trong khách hàng và đối tác, ngày càng nâng cao uy tín và vị thế doanh nghiệp trên thị trường nhựa nguyên liệu Việt Nam. Và đặc biệt công ty đang có quan hệ làm ăn với một các công ty lớn có tiềm năng phát triển mạnh. b) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh trong 3 năm gần đây (Đơn vị: vnd) TT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 09/08 10/09 1 Tổng doanh số 25.888.962.341 27.879.966.562 30.000.000.000 107.7 107.6 2 Tổng vốn kinh doanh 22.005.617.990 23.697.971.580 25.500.000.000 107.2 107.6 3 Vốn chủ sở hữu 4.500.000.000 4.546.000.000 4.682.380.000 101 103 4 Lợi nhuận trước thuế 124.000.000 136.000.000 200.000.000 110 146.6 5 Lợi nhuận sau 93.000.000 102.300.000 150.000.000 110 146.6 [Type text] Page 14 thuế Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh từ năm 2008 – 2010 Nhìn vào bảng thống kê kết quả kinh doanh của công ty ta thấy tình hình phát triển của công ty trong ba năm qua là khá tốt. So sánh các chỉ tiêu giữa năm trước và năm sau đều tăng. Năm 2008 là năm khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng công ty vẫ có lợi nhuận sang năm 2009 và 2010 kinh tế thế giới có dấu hiệu phục hồi tạo động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty có những dấu hiệu tích cực như lợi nhuận tăng mạnh trong năm 2010 và các chỉ tiêu về vốn cũng tăng đáng kể. 2.2.2 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh. a) Nhân tố bên trong Chiến lược của công ty: Chiến lược dài hạn của công ty là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, để thực hiện một chiến lược kinh doanh hợp lý thì cần làm tốt công tác quản trị mua việc mua tốt tạo điều kiện cho thực hiện bán tốt nhất. Sản phẩm Stt Mặt hàng kinh doanh ĐVT(kg/đ) giá 1 Hạt nhựa HDPE 5502 27000 2 Hạt nhựa HDPE 9810 27000 3 Hạt nhựa HDPE 60180 26.800 4 Hạt nhựa ABS T50 26.700 5 Hạt nhựa HDPE TR144 33.500 7 Hạt nhựa TDI 33.500 8 Hạt nhựa PPG 32.500 9 Hạt nhựa POP 32.500 1 Bao bì nhập khẩu 1 Bột giấy nguyên liệu USD/tấn 2.2 Bảng danh mục mặt hàng kinh doanh Mặt hàng công ty kinh doanh chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu nước ngoài là nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Do phục vụ khách hàng tổ [Type text] Page 15 chức nên công ty đặc biệt chú ý tới giá mua hàng sao cho cạnh tranh nhất và chất lượng phù hợp với yêu cấu khách hàng Kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị mua hàng của công ty. Trong 3 năm trở lại đây việc tiêu thụ của công ty là khá tốt và ổn định nên doanh số hàng năm tăng đều đặn. Việc tiêu thụ hàng hóa tốt tạo cơ sở vững chắc cho công ty mở rộng vốn và tái đầu tư vào mặt hàng kinh doanh. Kết quả tiêu thụ thể hiện thông qua doanh số bán hàng tại bảng 2.1. Một số yếu tố nguồn lực doanh nghiệp Vốn: Công ty có một khoản vốn điều lệ là 4.500.000.000 và lượng vốn này tăng hàng năm theo doanh số và lợi nhuận của công. Đó là một bằng chứng chứng minh cho sự phát triển quy mô công ty. Vốn điều lệ của công ty là cơ sở tạo ra nguồn vốn kinh doanh. Cơ cấu tổ chức búy ok 2.3 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Mô hình tổ chức và mối liên hệ các phòng ban ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết chặt chẽ hoạt động kinh doanh hiệu quả sẽ bớt đi thời gian chờ đợi công tác lập kế hoạch mua hàng của giám đốc. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU [Type text] Page 16 Nhìn vào sơ đồ của công ty ta thấy cơ cấu tổ chức còn đơn giản không có phòng ban mua hàng riêng mặc dù công tác thu mua là đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thương mại do đó nó ảnh hưởng tới tính chuyên môn hóa và hiệu quả mua hàng của công ty.Cơ sở vật chất tại công ty còn giản đơn chỉ có trụ sở làm việc và các máy tính nối mạng, máy fax, không có phương tiện vận tải không có thiết bị máy móc đặc biệt nào khác phục vụ việc mua hàng. Nhân viên mua hàng và người quản trị mua: Stt Chức vụ Trình độ và chuyên ngành học Số lƣợng 1 Giám đốc Trên đại học, quản trị kinh doanh 1 2 Phó giám đốc kinh doanh Đại chọc quản trị kinh doanh 1 3 Phó giám đốc tài chính Đại học, kế toán 1 4 Kế toán, hành chính Đại học, kế toán 3 5 Nhân viên kinh doanh Đại học, hóa chất vàmarketing 3 6 Xuất nhập khẩu và làm thêm nhiệm vụ mua hàng Đại học, quản trị doanh nghiệp 2 7 Nhân viên giao nhận Trung cấp, kinh tế 4 Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Nhìn vào bảng ta thấy việc tổ chức nhân sự tại công ty và trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty số người có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 73%. Tuy nhiên cán bộ và nhân viên sử dụng trong công tác mua hàng chỉ có 2 nhân viên tai bộ xuất nhập khẩu,4 nhân viên giao nhận làm việc tại cảng và giám đốc công ty phối hợp cùng hoạt động. Và không ai được đào tạo sâu về nghiệp vụ mua hàng hay có kiến thức về logistics do đó hiệu quả mua hàng chưa cao. b) Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Nhà cung cấp: Đối với doanh nghiệp thương mại nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn tới công tác mua hàng, sức mạnh cạnh tranh trên thị trường càng mạnh nếu công ty có được nhà cung cấp uy tín, phần nào giành được vị thế cạnh tranh trên thương trường. Một nhà cung cấp tốt luôn thực hiện hợp đồng đúng và có thể đáp úng nhu cầu bất thường của doanh nghiệp. Trong thời gian hoạt động công ty đã có được một số lượng nhà cung cấp đáng tin cậy góp phần nâng cao hiệu quả doanh nghiệp hoạt động. Nhưng đôi khi nhân viên mua hàng của công ty chưa thực sự khéo léo nên công ty phải nhượng bộ làm mất [Type text] Page 17 một số quyền lợi. Đây cũng chính là nguyên nhân làm công tác mua hàng của công ty chưa đem lại hiệu quả cao trong hoạt động. Nhu cầu tiêu thụ của khách hàng Stt Ngành hàng Tốc độ phát triển trung bình Nguyên liệu cần nhập khẩu 1 Sản xuất nhựa 15% - 20% Gần 90% 2 Sản xuất giấy 15% -16% 50% Bảng 2.5 Nhu cầu khách hàng Công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực giấy nhựa nguyên liệu nhập khẩu nhìn vào bảng ta thấy sự phát triển của ngành sản xuất nhựa, giấy với tốc độ phát triển khá nhanh và nguyên liệu sản xuất chủ yếu là nhập khẩu nên nhu cầu trong ngành hàng kinh doanh của công ty là rất lớn. Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp tổ chức mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, nguyên liệu ảnh hưởng trục tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra nên các doanh nghiệp yêu cấu nguyên liệu mua vào phải có giá cạnh tranh và chất lượng phù hợp. Do đó để tiếp cận được loại khách hàng này thì công ty chủ yếu nhắm vào lợi ích mà công ty có thể mang lại cho khách hàng. Đối thủ cạnh tranh Nền kinh tế ngày càng phát triển sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành kinh doanh nguyên liệu nhựa thị trường Việt Nam cũng ngày càng lớn mạnh. Công ty Ngân Hạnh trong quá trình hoạt động cũng phải đối mặt rất nhiều đối thủ cạnh tranh như là: công ty TNHH sản xuất và thương mại Mạnh Linh, tập đoàn Hòa Bình, công ty cổ phần Đầu Tư Phú Khang……Bên cạnh một số công ty trong nước thì cũng có không ít công ty sản xuất hạt nhựa nguyên sinh, công ty sản xuất giấy bột nước ngoài là đối thủ cạnh tranh lớn trên thị trường và giá cả rất cạnh tranh khi họ bán trực tiếp cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước ta. Môi trường kinh tế, pháp luật Tình hình kinh tế chính sách của nhà nước như chính sách tiền tệ chính sách tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần nhựa bao bì Ngân Hạnh nói riêng đặc biệt là công tác mua hàng. Đặc biệt đối với công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa như Ngân Hạnh thì chính sách thuế, hoạt động của hải quan, tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới hoạt động của doanh nghiệp. sự biến động của tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới việc thanh toán hàng hóa của công ty. Nếu có khả năng dự đoán được tỷ giá tốt thì đó là một lợi thế cho công ty, [Type text] Page 18 có khả năng giảm chi phí cho hàng hóa mua vào, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 2.3 Thực trạng quản trị mua hàng 2.3.1 Thực trạng quá trình quản trị mua hàng 2.3.1.1 Phân tích đánh giá công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh a) Xác định nhu cầu và số lượng lô hàng Thông thường khi xác định nhu cầu sẽ có các cán bộ nhân viên tại bộ phận sau tham gia Trưởng phòng kinh doanh: Tập hợp đơn hàng và thông kê số lượng hàng cần mua theo đơn Kế toàn trưởng : Xem xét tình hình tài chính của công ty hiện tại khả năng đáp được bao nhiêu phần trăm giá trị đơn hàng nếu không đủ công ty sẽ có giải pháp khắc phục Thông qua báo cáo của kế toán và trưởng phòng kinh doanh giám đốc công ty sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng hàng hóa nên mua là bao nhiêu. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty phải phụ thuộc vào đơn hàng của khách hàng . Việc thông báo nhu cầu thị trường còn nhiều hạn chế đồng thời trong công ty cũng chưa có hoạt động điều tra nhu cầu thị trường nên chưa nắm bắt được sự biến động của nhu cầu thị trường. Công ty không có điều tra về mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm của công ty cung cấp nên công ty không nắm được những phàn nàn của khách hàng, từ đó không thể đưa ra sự điều chỉnh phù hợp để gửi tới nhà cung cấp được và làm giảm tính chính xác về chất lượng số lượng hàng hóa cho việc lên kế hoạch mua. Do vậy công ty cần hoàn thiện hoạt động mua hàng. b) Thực trạng nhà cung cấp của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh stt Nguồn hàng Giá trị hàng hóa mua vào Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 1 Sanghai reseach institute of synthetic 4.500.000.000 3.467.890.000 4.890.700.856 [Type text] Page 19 2 honam petrochemical Corp(korea) 3.456.900.000 1.430.876.800 3 jampoo union Corp(Taiwan) 2.900.858.000 3.589.000.000 4 PUMAX CHEMICALS (P) LTD ,International Coatings - Japan Epoxy Resins Company Limited,Shunde Syntech Synthetic Resin Company Limited, 6.890.789.000 4.590.000.000 5 Plastics company - in Springs, Gauteng, South Africa 2.678.321.000 4.200.000.000 6 Vinaco (pty) ltd. 2.890.000.000 7 Nan Ya Plastics Corporation(taiwan 6.890.789.000 3.158.576.000 8 National Plastic Company Ltd( 425 852 south korea 8.432.900.000 3.434.576.000 2.800.659.000 9 RD PLASTICS COMPANY, INC.(United States) 2.768.000 Bảng 2.6 Danh sách nhà cung ứng của công ty Nguồn hàng hiện tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường xuyên thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nên đôi khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu. - Về khả năng cung ứng: Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập, nhưng về lô hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt. - Chất lượng cung ứng: Hàng hóa bị trả về rất ít, tối ưu hóa về mặt sử dụng. Các nhà cung ứng này có trách nhiệm rất cao về chất lượng hàng hóa. Mua các mặt hàng họ có chứng nhận Iso cho chất lượng sản phẩm. - Thời gian thực hiện đơn hàng: Các nhà cung ứng luôn đảm bảo tiến độ giao hàng như trong hợp đồng. Điều này làm công ty có thể thục hiện đơn hàng đúng thời hạn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín chất lượng cho doanh nghiệp [Type text] Page 20 stt Nguồn hàng Ngày kí hợp đồng Hạn cuối giao hàng Ngày nhận đƣợc hàng Hàng hóa trả lại 1 Sanghai reseach institute of synthetic 21/3/2010 15/4/2010 10/4/2010 0% 2 honam petrochemical Corp(korea) 25/4/2009 10/5/2009 7/5/2009 0% 3 jampoo union Corp(Taiwan) 23/4/2010 3/5/2010 1/5/2010 0% 4 PUMAX CHEMICALS (P) LTD ,International Coatings - Japan Epoxy Resins Company Limited,Shunde Syntech Synthetic Resin Company Limited, 28/6/2010 12/7/2010 8/7/2010 0% 5 Plastics company - in Springs, Gauteng, South Africa 25/10/2010 25/11/201 0 20/11/2010 0% 6 Vinaco (pty) ltd. 15/11/2010 5/12/2010 1/12/2010 0.2% 7 Nan Ya Plastics Corporation(taiwan 9/7/2009 9/8/2009 3/8/2009 0.1% 8 National Plastic Company Ltd( 425 852 south korea 25/6/2010 25/7/2010 20/7/2010 0% 9 RD PLASTICS COMPANY, INC.(United States) 15/8/2010 15/9/2010 15/9/2010 0% 2.7 Bảng thống kê thời gian thực hiện đơn hàng và chất lƣợng hàng cung ứng - Năng lực tài chính của nhà cung cấp: Những nhà cung cấp hiện tại của công ty đều có năng lực tài chính mạnh nên có thể đảm bảo cung cấp cho công ty với lượng hàng lớn và lâu dài. Tuy nhiên công ty chưa tìm được nhà cung ứng thực sự có quy mô lớn chủng loại hàng hóa nên công ty vẫn đang làm viêc với nhiều nhà cung ứng mới. Có thể sự thay đổi nhiều nhà cung ứng của công ty cũng mang lại một số bất lợi như cho công ty như chưa tìm được một bạn hàng mà thực sự hai bên hỗ trợ nhau cùng phát triển và đôi khi [Type text] Page 21 công ty cũng phải chấp nhận mạo hiểm khi làm việc vời nhà cung ứng mới và tốn kém thêm chi phí khi làm việc như chi phí cho công tác tìm kiếm lựa chọn, chi phí cho hoạt động đàm phán giá cả chi phí đi lại c) Thực trạng quá trình lựa chọn nhà cung cấp tại công ty cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Quá trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện giống trong lí thuyết Nguồn thông tin công ty dùng cho việc tìm kiếm nhà cung cấp và tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp được thể hiện qua bảng sau stt Nguồn thông tin % chọn Tiêu chuẩn lựa chọn % chọn ngƣời lựa chọn (%) 1 Hồ sơ nhà cung cấp đang lưu trú tại công ty 40% Sức mạnh marketing 60% 2 Qua thư chào hàng catalog quảng cáo 60% Năng lực tài chính 80% 3 Quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng 20% Năng lực logistics 100% 4 Cán bộ mua hàng tự khai thác tìm kiếm 100% Dịch vụ bổ sung 40% 5 Thông tin mối quan hệ với nhà cung cấp đang hợp tác tại công ty 60% Khả năng cung ứng 100% 2.8 Bảng loại thông tin và tiêu chuẩn công ty sử dụng lựa chọn đánh giá nhà cung cấp Kết quả điều tra bảng trên cho thấy công ty sử dụng nguồn thông tin để tìm kiếm nhà cung ứng tương đối phong phú. Tuy nhiên nhìn vào bảng ta thấy cán bộ công nhân viên mua hàng luôn tự khai thác và tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp với công ty. Nên công ty hiện tại cũng đang làm việc với một số nhà cung ứng mới. Nhìn vào bảng ta thấy công ty cũng đã xây dựng cho mình một số các tiêu chuẩn để phục cho việc đánh giá nhà cung cấp. Trong số các tiêu chuẩn đó thì tiêu chuẩn khả năng cung ứng,năng lực logistics được công ty đánh giá cao nhất và tiêu chuẩn được [Type text] Page 22 công ty coi trọng nữa là năng lực tài chính của nhà cung cấp. Nếu ở cùng mức giá mà nhà cung ứng nào có thể thỏa mãn được nhiều tiêu chuẩn hơn thì công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng đó. d) Thực trạng đàm phán và thương lượng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Thông thường công ty tiến hành đàm phán với ba phương thức: đàm phán trực tiếp, đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua thư. - Gặp mặt trực tiếp đàm phán: Cán bộ công ty và nhà cung cấp sẽ gặp mặt trực tiếp nhau để đàm phán về lô hàng mà công ty mình muốn mua. Nhà cung cấp của công ty chủ yếu là từ nước ngoài nên việc gặp gỡ đối tác trực tiếp là rất tốn kém chỉ sử dụng khi quy mô lô hàng lớn và có giá trị cao nên đòi hỏi không có sự sai sót nào nếu không thì sẽ tốn kém cho cả hai bên. - Đàm phán và thương lượng qua điện thoại: Công ty chỉ sử dụng phương thức này khi phải giao hàng trong thời gian ngắn nhất và việc sử dụng phương thức này công ty chỉ dùng đối với nhà cung ứng đã quan hệ lâu dài với công ty hai bên tin tưởng lẫn nhau. - Hình thức đàm phán qua thư: Đây là hình thức được sử dụng nhiều nhất tại công ty và bởi nhà cung cấp của công ty chủ yếu đến từ thị nước ngoài nên việc dùng thư điện tử đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí và tính bảo mật cao. Loại thư như thư chào hàng thư báo giá… e) Thời điểm mua tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Đối với công ty Cổ phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh thì thời điểm mua của công ty thường phụ thuộc lớn vào thời điểm mua của khách hàng và thường thì chỉ khi nhận được hàng công ty mới bắt đầu tiến hành mua hàng công ty cũng không có hoạt động mua hàng dự trữ. Nên công ty chủ yếu tiến hành mua ngay nên đôi khi giá cả hang hóa biến động rất lớn làm giảm khả năng cạnh tranh về giá của công ty. Nhưng công ty cũng không có được sự điều tiết về thời điểm mua do công ty không có kho chứa hàng hóa và hàng hóa thường mua với số lượng lớn được tính với giá vài tỷ trong mỗi đơn hàng nên nếu dự trữ lượng vốn của công ty sẽ bị đọng lại và không có vốn thực hiện mua cho mặt khác,chi phí tài chính cũng tăng theo. 2.3.1.2 Thực trạng triển khai kế hoạch mua Công tác giao nhận [Type text] Page 23 Sau khi đặt hàng kí kết hợp đồng nhà cung cấp công ty tiến hành nhập hàng và đưa hàng đi giao cho khách hàng. Trong quá trình này công ty phải thực hiện hai giai đoạn thứ nhất là giai đoạn giao nhận thứ hai là giai đoạn vận chuyển. Công tác giao nhận chủ yếu qua hai cảng chính cảng Hải Phòng, cảng Thành Phố Hồ Chí Minh. Tại hai cảng này công ty phải thực hiện một số thủ tục hải quan nhất định đối với hàng hóa nhập khẩu chuyển qua cửa khẩu. Công tác giao nhận đối với hàng hóa mà công ty kinh doanh công tác giao nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng cũng rất phức tạp. Nhà cung cấp phải báo trước chi tiết thời gian giao hàng, công ty phải thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để giao trực tiếp cho khách hàng. Phần lớn hàng hóa của công ty sau khi giao nhận đều chuyển trực tiếp cho khách hàng, vì không có hệ thống kho chứa hàng. Cả hai bên có trách nhiệm làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng qua cửa khẩu nhà cung cấp phải có đơn đề nghị chuyển hàng qua cửa khẩu, biên bản bàn giao hàng chuyển qua cửa khẩu. Công ty cử cán bộ mua hàng kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa thực nhập trên cơ sở đặt hàng và chứng từ nhập kho, sau đó dựa vào giấy chứng nhận chất lượng để tiếp nhận hàng mua về. Công tác vận chuyển: Sau khi cán bộ mua hàng kiểm tra đủ số lượng hàng mua công ty tiến hành thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để giao cho khách hàng và thời điểm giao hàng cho khách được thỏa thuận trước. Chi phí vận chuyển do nhà cung cấp chụi tới cảng sau khi nhập hàng từ cảng công ty phải trả tiền vận chuyển từ cảng đi tới kho của khách hàng và phải chụi trách nhiệm về hàng hóa sau khi bốc hàng lên phương tiện vận chuyển của công ty thuê. Sau khi hoàn thành khâu giao nhận cán bộ công ty cử đi tiến hành thanh toán cho phía nhà cung ứng theo hợp đồng kí kết sau khi nhận đầy đủ giấy tờ chứng nhận xuất xứ lô hàng, cam kết bảo hành, hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng…. Quá trình mua hàng của công ty mất rất nhiều thời gian do nhân viên mua hàng phải tiếp nhận đầy đủ số lượng chất lượng hàng hóa được giao nên. Để nhanh chóng cho lần mua sau công ty nên hoàn thiện quy trình nhập hàng để làm tốt hơn nữa công tác giao nhận 2.3.1.3 Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Kết quả mua hàng được đánh giá dựa trên chất lượng hàng hóa mua chi phí hợp lý mà công ty đưa ra. Nếu chất lượng hàng mua hợp phù hợp với tiêu chuẩn công ty đưa ra như số lượng hàng hóa thới gian chi phí thực hiện theo đúng giấy tờ hợp đồng đã ký [Type text] Page 24 thì mua hàng được đánh giá là tốt, duy trì cho lần mua sau. Nếu không đạt công ty cần có điều chỉnh lần mua sau tốt hơn. Tuy nhiên công ty chưa xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hoạt động mua hàng có hiệu quả. Mới chỉ có chỉ tiêu đo lường về chất lượng hàng hóa do khách hàng yêu cầu chỉ tiêu chi phí chưa rõ ràng như vậy làm cho việc đánh giá gặp khó khăn khăn quá trình kiểm soát chất lượng sẽ phức tạp và hiệu quả không cao. Đặc biệt ảnh hưởng chất lượng lần mua sau. Trong thời gian tới công ty phải hoàn thiện công tác đánh giá và kiểm soát mua hàng. 2.3.2 Một số chỉ tiêu đánh giá quản trị mua hàng 2.3.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu dự trữ và bán hàng Thông qua chỉ tiêu này công ty có thể xác định được mức độ đáp ứng yêu cầu mua hàng bán ra và mua hàng dành cho dự trữ: Tỷ lệ đầy đủ của lô hàng nhập: Mỗi lô hàng công ty nhấp về đều đủ về số lượng, cơ cấu chủng loại đảm bảo chất lượng được nêu rõ trong hợp đồng mua hàng được ký kết công ty và nhà cung cấp. Điều này giúp công ty đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Thời gian nhập hàng: Hiện tại công ty đang có nhiều nhà cung cấp mới và một số nhà cung cấp cũ. Chính vì vậy mà đối với mỗi đối tượng nhà cung cấp công ty nên có cách thức làm viêc khác nhau. Đối với nhà cung ứng mới mặc dù đã trải qua lựa chọn công phu nhưng công ty cũng chưa hiểu được cách thức làm việc của đối phương nên cần có ràng buộc chi tiết trong hợp đồng tránh trường hợp hàng hóa đến không đúng thời gian làm suy giảm uy tín của công ty với khách hàng. Công ty hiện tại cũng đang thực hiện tốt mục tiêu đảm bảo về số lượng hàng hóa chất lượng hàng hóa, bước đầu xây dựng thành công uy tín đối với khách hàng. 2.3.2.1 Chỉ tiêu chi phí Chi phí giao dịch: Công ty tiến hành mua hàng chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài từ nhiều quốc gia khác nhau nên công ty không thường xuyên gặp mặt đối tác trực tiếp, nên công ty có thể tiết kiệm được chi phí giao dịch. Chi phí dự trữ: Công ty không có kho chứa hàng nên không tốn kém chi phí dự trữ hàng hóa. Đồng thời công ty cũng không thuê kho bên ngoài phần lớn hàng hóa sau khi giao nhận được chuyển ngay tới khách hàng của công ty. [Type text] Page 25 Chi phí mua hàng: Do công ty không có hệ thống kho chứa hàng nên việc mua hàng phụ thuôc rất nhiều vào đơn đặt hàng từ phía khách hàng do đó hàng hóa thường mua với số lượng nhỏ lẻ nên tốn kém chi phí trong giao dịch và mua số lượng nhỏ không được chính sách chiết khấu của nhà cung ứng. Đồng thời trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng chưa cao nên đôi khi công ty phải nhượng bộ trong đàm phán thương mại. Chi phí vận chuyển: Công ty không có phương tiện vận chuyển nên việc vận chuyển hàng hóa chủ yếu là thuê ngoài nên việc vận chuyển cũng tốn kém và không chủ động trong quá trình giao hàng. Chính vì vậy hoạt động mua hàng của công ty cũng chưa đảm bảo mục tiêu chi phí, ảnh hưởng tới hiệu quả kinhh doanh. Mặc dù kết quả kinh doanh của công ty cũng đang rất khả quan nhưng trong thời gian tới công ty cần có biện pháp tiếp tục nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh. CHƢƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BAO BÌ NGÂN HẠNH 3.1 Kết luận và phát hiện qua nghiênvề hoạt động mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 3.1.1 Thành công và nguyên nhân của thành công a) Thành công Trong quá trình hoạt động từ năm 2007 -2010 công ty có được những mối quan hệ làm ăn lâu dài với một số công ty: công ty sản xuất nhựa Tân Phú, công ty Cổ Phần sản xuất Nhựa Duy Tân, công ty Cổ Phần Tập Đoàn Nhựa Đông Á, công ty TNHH sản xuất và thương mại Nhựa Thông Hưng, công ty Xi Măng Hoàng Thạch…..và cũng [Type text] Page 26 đang ngày càng phát triển thêm mối quan hệ mới trong quá trình hoạt động và ngày càng khăng định được uy tín của doanh nghiệp trên thương trường Đối với công tác mua hàng của công ty có những ưu điểm sau: Đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng cả về số lượng cơ cấu chủng loại và chất lượng theo thông tin thu được thì khả năng đáp ứng là trên 90% Công ty có nhiều nhà cung ứng mới do đó có thể được hưởng nhiều chính sách ưu đãi từ phía nhà cung ứng và tăng thêm cơ hội lựa chọn nên có thể tìm được nhà cung ứng thực sự phù hợp với yêu cầu của đơn hàng và tránh tình trạng nhà cung ứng ép giá Thành công trong công tác chăm sóc khách hàng cũ của công ty: Như việc thường xuyên qua lại tạo mối quan hệ thân thiết như anh em trong kinh doanh, có chính sách chiết khấu với khách hàng mua lô hàng lớn thường xuyên có chào hàng đặc biệt tới khách hàng cũ. Thành công trong hoạt động giao nhận của công ty: Đã có một số tiêu chuẩn phục vụ việc tiếp nhận hàng hóa về chất lượng hàng hóa, việc kiểm kê chất lượng được làm sát sao đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa. b) Nguyên nhân của thành công Công ty cũng có quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng có tiềm lực tài chính lớn, nên nguồn vốn của công ty được hỗ trợ một phần thông qua việc công ty có thể trả tiền hàng sau, do đó công ty có thể có vốn xoay vòng kinh doanh. Mà không cần phải vay nợ ngân hàng và thời gian trả tiền được ấn định trước nên cũng không mất tính chủ động khi sử dụng nguồn vốn này. Công ty có nhiều nhà cung ứng mới nên việc các nhà cung ứng luôn nỗ lực tạo ấn tượng ban đầu tốt nhằm tạo quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, giúp công ty có thể kinh doanh đều đặn nguồn hàng phong phú hơn. Công ty chủ yếu mua CIF nên không phải lo lắng cho việc vận tải đường xa do đó có thời gian tập trung tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới. Công ty mua hàng theo quy trình nhất định vì thế công tác kiểm soát hoạt động mua dễ dàng hơn. Hoạt động giao nhận được công ty chú trọng tránh được sự nhầm lẫn về số lượng chủng loại và kiểm tra kỹ về chất lượng phát hiện kịp thời sản phẩm không đảm bảo chất lượng để bàn giao lại nhà cung ứng. [Type text] Page 27 3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân a) Hạn chế Bên cạnh những thành công ty đạt được thì công ty vẫn tồn tại hạn chế nhất định. Chúng ta phải tìm ra nguyên nhân của hạn chế đó và đưa ra đề xuất nhằm khắc phục hạn chế đó. Trong hoạt động xây dựng kế hoạch mua của công ty thì việc xác định nhu cầu còn yếu kém công ty còn hoàn toàn bị động chỉ chờ đợi vào đơn hàng của khách hàng mà không có hoạt động điều tra thị trường nhằm xác định nhu cầu để có hoạt động dữ trữ dể đáp ứng nhu cầu được tốt hơn. Chưa tạo được mối quan hệ làm ăn lâu dài thân thiết với nhà cung ứng, và việc đánh giá thông tin về nhà cung ứng còn chưa sâu sát. Đánh giá thông tin về nhà cung cấp còn yếu. Chi phí trong mua hàng và giao dịch còn cao Chính sách mua hàng còn đơn điệu chủ yếu là mua ngay Công tác giao nhận còn tốn thời gian Nhân viên làm việc chưa chuyên nghiệp Công ty chủ yếu thuê phương tiện vân chuyển bên ngoài nên vừa đắt và thiếu tính chủ động b) Nguyên nhân hạn chế Mặt hàng công ty đang kinh doanh chủ yếu là hàng hóa nhập khẩu nên chi phí giao dịch là rất lớn bạn hàng của công ty đến từ nhiều quôc gia khác nhau như Mỹ, Nga, Ấn Độ, Hàn Quốc… Cơ cấu mặt hàng của công ty chưa phong phú nên chưa có khả năng đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng khác nhau Công ty quá chú trọng việc có thêm nhiếu nhà cung ứng mới mà quên đi nhà cung ứng hiện tại nếu tạo quan hệ tốt thì có thể giảm thiểu đước chi phí giao dịch và đàm phán. Và có quá nhiều nhà cung ứng thì việc đánh giá thông tin thiếu sát thực do thông tin từ nhà cung ứng đưa ra không thể chuẩn xác. Chi phí mua hàng và giao dịch còn cao do trình độ đàm phán của nhân viên mua hàng còn yếu kém nên không tạo được sức ép cho nhà cung cấp. [Type text] Page 28 Tài chính của công ty còn eo hẹp nên công ty không có hệ thống kho phục vụ việc dự trữ hàng hóa và phương tiện vận chuyển phải thuê ngoài nên khá tốn kém chi phí vận chuyển và thiếu tính chủ động Công tác giao nhận công ty chưa áp dụng một quy trình nhất định nào nên vẫn tốn thời gian. Trình độ nhân viên còn hạn chế do công ty không có hoạt động đào tạo theemm chuyeenn môn cho nhân viên và mô hình tổ chức chưa đầy đủ nên công việc còn chồng chéo 3.1.2 Phát hiện qua nghiên cứu quản trị mua hàng của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh Qua thời gian tiếp cận thực tế tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh, tôi thấy trong 3 năm gần đây công ty cũng đang phát triển rất tốt hoạt động kinh doanh hàng năm đều mang lại doanh thu lợi nhuận và tốc độ tăng trưởng hàng năm cũng đều đặn, các chỉ tiêu về vốn cũng tăng lên hàng năm cho thấy hoạt động tài chính của công ty khá minh bạch khi có doanh thu lợi nhuận công ty tiến hành đầu tư để phát triển quy mô. Đối với hoạt động quản trị mua hàng công ty vẫn còn nhiều tồn tại trong thời gian tới công ty phải có giải pháp khắc phục: - Cơ cấu tổ chức công ty còn đơn giản, không có phòng thu mua riêng nhân viên làm tại bộ phận xuất nhập khẩu của công ty phải kiêm luôn việc mua hàng. Phòng xuất nhập khẩu chỉ có 2 người làm việc nên công việc khá nhiều. Do vậy công ty nên xây dựng thêm bộ phận thu mua nhằm chuyên môn hóa hơn và đào tạo chuyên môn tốt cho nhân viên làm việc tại bộ phận này qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty - Nguồn tài chính của công ty hạn hẹp, cơ sở vật chất dành cho mua hàng còn nhiều hạn chế, công ty phải thuê phương tiện vận chuyển bên ngoài và công ty chưa có hệ thống kho hàng phục vụ việc dự trữ. Nên công ty cần đầu tư thêm phương tiện vận chuyển phục vụ công tác vận chuyển hàng hóa tăng tính chủ động hơn cho việc giao hàng của công ty - Sức ép cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt công ty nên có chính sách xúc tiến phù hợp nhằm tạo vị thế cạnh tranh trên thương trường. Chính vì vậy công ty nên chú trọng đào tạo nhân sự hơn nữa đặc biệt là ngoại ngữ nhằm giúp nhân viên thực [Type text] Page 29 hiện tốt hơn nữa công viêc thương lượng đàn phán với phái nhà cung cấp để có thể ký hợp đồng với mức giá cạnh tranh nhất -Tích cực củng cố quan hệ lâu dài làm ăn tốt đẹp với nhà cung ứng lớn tạo cho công ty có thể yên tâm nguồn hàng cơ bản. -Quá trình đánh giá kiểm soát hoạt động mua hàng cần được làm tốt hơn nữa tránh lặp lại sai sót của lần mua trước - Tăng cường huy động vốn từ nguồn khác nhau và xác định đầu tư hiệu quả của nguồn vốn hơn nữa. - Nâng cao chất lượng công việc tại phòng kinh doanh, tăng cường công tác xác định nhu cầu và tìm kiếm thông tin nhằm giúp công ty đưa ra kế hoạch mua chính xác nhất. 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm làm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh 3.2.1 Hoàn thiện việc xây dựng kế hoạch mua Lập kế hoạch mua chính xác, đúng thới điểm là yếu tố cơ bản quyết định công việc tiếp theo của quá trình mua hang. Vậy để nâng cao hiệu quả mua hàng chúng ta nên làm tốt từ bước đầu tiên xây dựng kế hoạch mua hợp lý, nâng cao công tác xác định nhu cầu mua hàng. Qua nghiên cứu tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh thì giám đốc chính là người lên kế hoạch mua hàng. Dựa trên báo cáo của phòng kinh doanh các đơn đặt hàng và báo cáo của kế toán và khả năng tài chính của công ty dành cho hoạt động mua hàng để lên kế hoạch Xác định nhu cầu là bước đầu tiên quan trọng quyết định hiệu quả công tác mua hàng nói riêng và kế quả kinh doanh nói Chung. Vì vậy công việc đòi hỏi quan tâm nhiều hơn xác định chính xác hơn Công ty phải tăng cường hoạt động nghiên cứu và tỉm hiểu nhu cầu thị trường, dự báo xu hướng phát triển của nhu cầu thị trường và đồng thời căn cứ vào kế hoạch kinh doanh của công ty. Công ty phải nhanh nhạy hơn nữa khả năng nắm bắt thông tin phản hồi từ thị trường Thiết chặt hơn nữa mối quan hệ giữa các phòng ban, phòng kinh doanh phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu nhằm có sự trao đổi thông tin, cung cấp thông tin về tình [Type text] Page 30 hình đơn hàng tình hình tiêu thụ và tình hình tài chính nhằm giúp cho việc xây dựng kế hoạch mua hiệu quả hơn. Công ty nên thường xuyên tổ chức thăm dò khách hàng về mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm mà công ty đang cung cấp. Những yêu cầu mà khách hàng chưa thỏa mãn công ty nên tập hợp và có điều chỉnh ngay từ kế hoạch mua để có thể gửi qua phía nhà cung cấp nhằm mua được mặt hàng thỏa mãn tố nhất khách hàng. Công việc này kết hợp cùng với hoạt động điều tra thị trường và phải làm thường xuyên liên tục để có thể thu được thông tin tin cậy nhất. Làm tốt công việc này góp phần làm tăng hiệu quả công tác dự báo nhu cầu độ chính xác về số lượng, cơ cấu mặt hàng khách hàng cần. 3.2.2 Tăng cường củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp Công ty đang sử dụng khá tốt nguyên tắc mua hàng từ nhiều nhà cung ứng, đây là nguyên tắc kinh doanh được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Không bỏ trứng vào một giỏ. Như vậy công ty có khả năng giảm được rủi ro trong quá trình mua hàng và có nhiều khả năng lựa chọn tránh bị phụ thuộc vào nhà cung ứng Tuy nhiên việc làm việc với quá nhiều nhà cung ứng mới công ty cũng tốn kém chi phí cho việc đàm phán thương lượng cho một lô hàng trong khi những ưu đãi có được từ phía nhà cung ứng không thể bù đắp được chi phí giao dịch bởi công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nên việc thương lượng và đàm phán mới với đối tác quốc tế là khá tốn kém. Nên công ty cố gắng lựa chọn một danh sách nhà cung ứng đủ lớn để có thể đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty mà vẫn không mất đi tính chủ động và không bị nhà cung ứng ép giá và đồng thời tạo được quan hệ làm ăn lâu dài. Sau mỗi lần mua hàng hoặc sau một thời gian hoạt động công ty phải tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mà mình lựa chọn. Đối với mỗi nhà cung cấp công ty phải ràng buộc điều kiện gì, mức giá mà họ đưa ra so sánh với mức giá sàn của thị trường ra sao rồi xây dựng các tiêu chí để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng thế nào thử nghiệm một lần và so sánh với nhà cung ứng trước đó. Nều giá cả tương đương nhau thì nên xem xét chính sách ưu đãi mà nhà cung ứng đưa ra như thời gian trả tiền hàng ra sao? Nếu thực sự mang lại lợi ích cho công ty hơn nhà cung ứng khác công ty nên lưu hồ sơ cho lần đặt hàng sau mà không cần phải bắt đầu đàm phán lại như thế có thể tiết kiệm chi phí thời gian. Công ty phải quan tâm tới nhà cung cấp tăng cường mối quan hệ làm ăn, tạo sự tin tưởng, thường xuyên trao đổi thông tin nắm bắt yêu cầu từ phía họ và thu thập thông tin cần thiết cho quá trình mua hàng của mình. Luôn tạo sự thân thiện và hợp tác với [Type text] Page 31 phía nhà cung cấp có thể cho họ thấy công ty sẽ là khách hàng tiềm năng của họ nhằm thu hút sự chăm sóc và chú ý của nhà cung cấp 3.2.3 Nâng cao chất lượng của việc thương lượng đặt hàng Mặc dù công ty có thực hiện nhiều cuộc đàm phán thương lượng nhưng việc thương lượng mua hàng đôi khi không mang lại hiệu quả như mong muốn. Để đạt được hiệu quả thương lượng cao công ty nên thực hiện một số biện pháp sau: Thứ nhất: Trình độ chuyên môn của nhân viên mua hàng còn kém, kỹ năng chuyên môn của nhân viên mua hàng và ký kết hợp đồng còn nhiều hạn chế. Công ty cần có chương trình kế hoạch cụ thể tăng cường đào tạo trình độ chuyên môn và kỹ năng cần thiết mà nhân viên mua hàng cần phải có. Mở rộng tập huấn nghiệp vụ thuê chuyên gia đào tạo cũng có thể cử cán bộ nào đó đi học và sau đó về dạy lại cho nhân viên. Như vậy vừa nâng cao chất lượng đào tạo và tiết kiệm chi phí đặc biệt là tăng cường mối quan hệ nhân viên trong công ty với nhau. Trong quá trình thương lượng, luôn giữ thế chủ động với nhà cung cấp. Việc này đòi hỏi nhân viên mua hàng, người trực tiếp đứng ra đàm phán phải nắm vững thông tin liên quan hàng hóa, thông tin thị trường đối thủ cạnh tranh và chính sách ưu đãi giá cả của nhà cung cấp khác. Từ đó mới có cơ sở đưa ra yêu cầu với nhà cung cấp hiện tại Công ty nhập hàng từ nước ngoài về nên người thực hiên thương lượng phải tìm hiểu thông tin kinh tế và có kiến thức tỷ giá hối đoái, hình thức thanh toán, hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiên vận tải hình thức giá cước. Người tham gia thương lượng phải nhanh nhẹn, có kinh nghiệm, có đủ sự hiểu biết sản phẩm thị trường, có chuyên môn có khả năng xử lý tình huống cao. Trong quá trình thương lượng phải đề cập được vào đúng nội dung mà mình cần thương lượng với nhà cung cấp công ty thường thương lượng về mức giá điều kiện giao hàng hình thức thanh toán. Người tham gia thương lượng phải chủ động đưa ra một mức giá cạnh tranh mà nhà cung cấp có thể chấp nhận được, hình thức thanh toán phải thuận tiện cho cả hai bên và phải có ngân hàng có uy tín đảm bảo sự tin tưởng. Trước khi ký hợp đồng công ty phải kiểm tra thật kỹ thông tin trong hợp đồng, xác định rõ ràng 3.2.4 Thực hiện tốt hơn nữa công tác giao nhận Hoạt động giao hàng được thực hiện giữa hai bên quốc gia nên công tác giao nhận có tính phức tạp hơn so với quá trình mua hàng trong nước. Vì thế trong quá trình kiểm [Type text] Page 32 tra và giao nhận hàng hóa cần phải tiến hành chặt chẽ hơn nữa nhân viên giao nhận cần nắm được một số vấn đề sau để làm công tác giao nhận tốt hơn: - Nắm được địa điểm giao nhận - Cơ sở điều kiện giao hàng - Chứng từ trong giao nhận hàng hóa cần có - Vấn để bảo hiểm cho hàng hóa - Luật quốc tế liên quan đến buôn bán quốc tế như là vận tải, thanh toán. - Luật quốc gia - Hiểu rõ ràng chi tiết hợp đồng đã kí kết để có thể đối chiếu thực hiện đúng đủ các thông tin được ghi trong hợp đồng. Công ty nên xây dựng một quy trình chuẩn trong giao nhận đê nhân viên giao nhận có thể nhanh chóng nắm bắt và thực hiện việc giao nhận được dễ dàng hơn Dựa trên phương thức mua hàng CIF hay FOB…. mà người giao nhận phân định rõ việc chịu trách nhiệm về hàng hóa ra sao. Vì vậy khi thực hiện công tác giao nhận công ty nên cử nhân viên mua hàng có đủ trình độ chuyên môn có năng lực có kinh nghiệm, sự hiểu biết về mặt hàng kinh doanh có kiến thức về việc thực hiện các thủ tục hải quan, thủ tục giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu giúp doanh nghiệp thực hiện tốt công tác kiểm tra về số lượng chất lượng hàng hóa nhanh chóng dễ dàng hơn. 3.2.5 Hoàn thiện công tác đánh giá và kiểm soát mua hàng Để những lần mua sau đạt kết quả tốt hơn, công ty phải làm tốt công tác đánh giá và kiểm soát mua hàng, công ty thường thực hiện thường xuyên, liên tục từ khi xây dựng kế hoạch mua đến khi mua hàng về nhập kho và phân phối hàng bán Công ty cần đưa ra một hệ thống các tiêu chuẩn về quy trình kiểm soát và tiêu chuẩn đánh giá chính xác và khách quan hơn hiệu quả hoạt động mua hàng. Có thể xây dựng các chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lô hàng đáp ứng yêu cầu hàng bán - Chỉ tiêu đo lường chi phí - Chỉ tiêu đo lường chất lượng được xây dựng dựa trên yêu cầu chất lượng của khách hàng. [Type text] Page 33 - Chỉ tiêu về dịch vụ: Dịch vụ vận chuyển, dịch vụ thanh toán đối với nhà cung cấp hàng hóa như thế nào? - Chỉ tiêu độ sai lệch so với kế hoạch: Thời gian giao hàng số lượng, chất lượng, hàng nhập so với hợp đồng. 3.3 Giải pháp hỗ trợ quản trị mua hàng 3.3.1 Ứng dụng thương mại điện tử, phần mềm nhằm làm tốt công tác mua hàng Việc mua hàng đặc biệt chú ý tới công tác tìm kiếm nhà cung cấp, ngày nay với sự phát triển của thương mại điện tử thì hoạt động này trở nên dễ dàng hơn các doanh nghiệp kinh doanh đều có Website riêng nhằm giới thiệu về các sản phẩm của họ và thông tin liên lạc. Công ty không cần phải gặp mặt giao dịch trực tiếp như trước chúng ta có thể tìm kiếm thông tin từ internet và dùng thư điện tử thực hiện giao dịch. Vì vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí giao dịch rất lớn và khả năng nắm bắt thông ti nhanh nhạy chính xác. Việc thanh toán cũng không hề gặp khó khăn do công ty kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên việc mở LC đã rất quen và chuyên nghiệp hai bên chỉ cần thông qua một ngân hàng để thực hiện thanh toán. Công ty nên đầu tư sử dụng phần mềm quản lí mua hàng. Hiện nay, có phần mềm Xman – purchase Management. Sử dụng phần mềm này giúp công ty tiết kiệm được thời gian chi phí phải trả cho nhân viên, do hệ thống phần mềm này thực hiện công việc liên hoàn bắt đầu khâu lập phiếu yêu cầu mua hàng, đến duyệt phiếu, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng, tiếp nhận hàng, nhập hàng nhận hóa đơn mua hàng và thanh toán Hệ thống cũng có chức năng giải quyết trường hợp ngoại lệ như trả lại hàng, hàng giao thiếu hàng thừa bị hư hỏng, hàng không đạt yêu cầu… Hệ thống có chức năng quản lý tất cả các hoạt động trong mọi lĩnh vực quản trị mua hàng của công ty như quản lý công nợ với nhà cung cấp: Tình hình thanh toán, giá cả hàng, chính sách giá của nhà cung cấp. Quản lý hàng tồn kho phân loại từng mặt hàng và quản lý hệ thống báo cáo: báo cáo ngày, báo cáo theo dõi yêu cầu mua hàng, báo cáo theo dõi đơn đặt hàng báo cáo theo dõi tình hình nhập hàng…. Tất cả công việc trên đếu được thực hiện đơn giản, xủ lý nhanh chóng chính xác, chỉ việc nhập dử liệu vào bảng hệ thống. điều này giúp công ty có thể tiết kiệm được thời gian mà có thể giúp công ty rất nhiều trong việc đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng. [Type text] Page 34 3.3.2 Tăng cƣờng đào tạo nhân sự Một trong những nguồn lực có tính quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp đó chính là nguồn lực con ngưới. Đối với doanh nghiệp thương mại thì mua là khâu quan trọng nhất và mua tốt là điều kiện cho bán được tốt. Muốn mua tôt người thực hiện mua hàng phải có trình độ chuyên môn. Chính vì vậy công ty nên tăng cường phát triển đội ngũ nhân sự cả về chất lượng và số lượng Công ty nên xây dựng phòng thu mua và tuyển dụng thêm nhân sự làm việc tại phòng này. Bố trí nhân sự đảm nhận công tác thu mua, và nhân sự nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trường Công ty nên tiến hành tổ chức đào tạo nhân viên nhất là nhân viên mua hàng để có thể làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt quan tâm tới vấn đề bồi dưỡng thực hiện công tác thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng mua hàng Việc đào tạo nhân sự viên có đủ kỹ năng chuyên môn tuy nhiên công ty cũng nên có chính sách nhằm giữ chân nhân viên, tránh tình trạng chảy máu chất xám. Nên công ty phải thực hiện tốt chính sách đài ngộ nhân sự phù hợp, tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Có hoạt động thưởng phạt rõ ràng nhằm khuyến khích sức sáng tạo của nhân viên. 3.3.3 Huy động và sử dụng vốn hiệu quả Hiện tại nguồn vốn của công ty còn eo hẹp để hoạt động kinh doanh được liên tục công ty nên có biện pháp huy động vốn và có chiến lược sử dụng nguồn vốn hiệu quả: Huy động vốn tại một số nguồn sau: Nguồn 1: vay vốn ngân hàng dùng cho việc kinh doanh của công ty nhưng vay vốn ngân hàng công ty cũng đã sử dụng triệt để Nguồn 2: Trong thời gian gần đây công ty làm ăn có lãi do đó nên động viên cổ đông không lấy lợi tức sử dụng nguồn lực này vào đầu tư và xây dựng cơ bản như mua thêm phương tiện vận chuyển. Nguồn 3: Công ty có thể sử dụng vốn của khách hàng như việc yêu cầu khách hàng trả trước cho công ty và bên công ty phải có một số chính sách khuyến khích khách hàng trả trước Nguồn 4: Có thể huy động vốn thông qua một số đối tác lớn họ có nguồn lực tài chình dồi dào khi mua hàng công ty có thể trả sau khoảng 70% giá trị lô hàng [Type text] Page 35 Sau khi có một huy động được một số nguồn vốn công ty nên có kế hoạch chiến lược sử dụng vốn một cách hiệu quả: Một số lĩnh vực công ty nên đầu tư trong giai đoạn này: Mua phương tiện phục vụ vận chuyển hàng hóa, đầu tư thêm một số trang thiết bị phục vụ mua hàng, và đầu tư vào mua hàng. 3.3.4 Dự đoán biến động tỷ giá VND/USD Đế thực hiện việc thanh toán quốc tế có lợi cho công ty thì việc dự đoán tỷ giá hối đoái của VND/USD là rất quan trọng, nếu nắm được sự thay đổi của tỷ giá hối đoái thì công ty sẽ có thể nắm được nên thanh toán cho nhà cung ứng vào thời điểm nào thì có lợi hơn, trả trước hay trả sau trong khoảng thời gian hẹn thanh toán tiền cho nhà cung ứng thì nên trả vào ngày nào, bởi vì tỷ giá thì biến động theo từng giờ. Nên để có được thông tin về tỷ giá công ty nên tiến hành mua thông tin của một số chuyên gia kinh doanh trên thị trường ngoại hối vì việc thuê một chuyên gia chuyên phân tích và phục vụ việc này cũng khá tốn kém và cán bộ công nhân viên trong công ty không có đủ năng lực để có thể phân tích thông tin và đưa ra dự báo có tính chính xác. 3.4 Kiến nghị Kiến nghị đối với nhà nước Hoạt động ngoại thương của nột quốc gia là không thể thiếu do đó để khuyến khích sự phát triển của của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này nhà nước ta nên từng bước đơn giản thủ tục hải quan trong công tác xuất nhập hàng hóa mà không mất đi tính chặt chẽ và khả năng kiểm soát hàng hóa ra vào của khẩu. Và có biện pháp xử lý nghiêm ngặt đối với các tổ chức trốn thuế buôn lậu để đảm bảo công bằng cạnh tranh cho doanh nghiệp sản xuất trong nước cũng như doanh nghiệp nhập khẩu tham gia đóng thuế đầy đủ. Kiểm soát lạm phát trong nước tránh tình trạng đồng tiến nội tệ mất giá quá nhanh so với đồng đô la làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Chi phí tăng đột ngột làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp [Type text] Page 36