Đề tài Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Imexco

toán cho nhà cung cấp. * Trường hợp nhập khẩu uỷ thác thì bên giao uỷ thác cần làm các thủ tục sau: + Ký hợp đồng uỷ thác. + Cùng với bên nhận uỷ thác làm thủ tục nhập khẩu. + Chịu các chi phí như: chi phí bốc dỡ, lưu kho, kiểm nghiệm, giám định. + Đóng thuế nhập khẩu. + Nhận hàng khi có thông báo của bên nhận uỷ thác nhập. + Trả hoa hồng cho đơn vị nhận uỷ thác. + Cùng với bên nhận uỷ thác tiến hàng khiếu nại (nếu có). * Bộ hồ sơ nhập khẩu hàng gồm có: + Hoá đơn (Invoice). + Phiếu đóng gói (Packing list). + Tờ kê chi tiết (Specification). + Vận đơn đường biển. + Hoá đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. + Các chứng từ có liên quan khác … 2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá : * Nhập khẩu trực tiếp. + Trường hợp DN nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và sử dụng phương pháp hạch toán ngoại tệ theo tỉ giá thực tế. Sơ đồ hạch toán : 111(2),112(2) 144 331 156(1) ký quỹ mở L/C (1a) trả tiền hàng (2) hàng về nhập kho (3) CLTG (413) CLTG (413) 111,112 333(3) thuế NK phải nộp (4) 007 Nộp thuế 333(12) 133 (1b) VAT hàng NK (5) VAT 111,112,141,… 156(2) chi phí mua hàng NK (6) + Trường hợp DN thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT: chỉ khác PP khấu trừ ở nghiệp vụ số (5): Nợ Tk 156(1)/ Có Tk 333(12) : VAT hàng nhập khẩu phải nộp. (6): tính theo giá thanh toán * Uỷ thác nhập khẩu. + Đơn vị (giao) uỷ thác nhập (UTNK) : Sơ đồ hạch toán : 111(2),112(2) 331 chi tiết đơn vị nhận uỷ thác NK 156(1) chuyển tiền cho đvị nhận uỷ Gía trị hàng NK và thuế NK (2a) thác mở L/C (1) (HĐ GTGT của đơn vị nhận uỷ thác) CLTG (TK 413) CLTG (TK 413) 133 Chi thanh toán các khoản nợ (4) VAT hàng NK (2b) (tiền hàng còn thiếu, phí uỷ thác) (nếu đvị nhận uỷ thác nộp hộ) 156(2) phí ủy thác NK và chi phí NK do đvị nhận ủy thác chi hộ (3) Ghi chú : Trường hợp đơn vị giao ủy thác thanh toán tiền hàng trực tiếp cho nước ngoài thì nghiệp vụ thanh toán tiền hàng(1),(2a) hạch toán như NK trực tiếp. Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn vị ủy thác tự nộp thuế vào NSNN thì ngoài bút toán (2b)- khi nộp thuế, kế toán ghi Nợ TK331/ Có TK 111,112 : nộp thuế NK, VAT hàng NK. Nếu đơn vị nhận ủy thác chưa nộp VAT hàng NK thì chứng từ của nghiệp vụ (2a) là PXK kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động bộ; khi đã nộp thuế mới phát hành hoá đơn GTGT. 331- đvị nhận ủy thác NK 156 133 Gía trị hàng NK đã nhận (gồm các (nếu còn tồn kho) Khoản thuế NK, VAT phải nộp) khi nhận HĐGTGT ghi VAT 632 (nếu đã bán) ghi VAT + Đơn vị nhận uỷ thác nhập : Sơ đồ hạch toán : Nhận ngoại tệ của đơn vị giao ủy thác để mở L/C (1) 111,112 144 331 chi tiết người bán nước ngoài 131-đvị giaoUTN Mở L/C Thanh toán Nhận hàng nước ngoài không hộ tiền nhập kho, giao thẳng (3a*) 511 hàng (7) h/hồng 156(151) ủy thác tiền hàng phải xuất trả hàng( căn 333(11) thanh toán hộ(3a) cứ HĐGTGT và VAT chtừ liên quan 333(3,12,2) Nộp hộ thuế Thuế(NK,VAT,TTĐB) (8) phải nộp hộ (3b) TH giao thẳng: ghi thuế NK,VAT…phải nộp hộ(3b*) Chi hộ cho đvị uỷ thác nhập (phí NH, thuê kho…) (4) Thu tiền đơn vị giao uỷ thác( phí ủy thác, các khoản chi hộ) (6) Ghi chú: nghiệp vụ (8) nếu đvị giao ủy thác NK tự nộp thuế, kế toán ghi : Nợ 333(3,12,2)/ Có 131 đơn vị giao ủy thác NK. 3. Kế toán chi phí mua hàng : 3.1. Khái niệm : * Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. * Chi phí thu mua hàng hoá là 1 bộ phận chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hóa nhập kho, vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá nhằm lựa chọn được các phương pháp thu mua hàng hoá tối ưu, trên cơ sở tiết kiệm chi phí thu mua hàng hoá. 3.2. Phân loại : * Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp. * Chi phí bảo hiểm hàng hoá. * Tiền thuê kho, bãi. * Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua. * Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá: công tác phí của nhân viên thu mua, phí uỷ thác nhập khẩu … 3.3. Mục đích : * Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối lượng hàng hoá trong kỳ và lượng hàng hoá đầu kỳ nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng đã bán ra trong kỳ và lượng hàng còn lại cuối kỳ nhằm xác định đúng đắn tri giá vốn hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh được trị giá vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được chính xác. 3.4. Tiêu thức phân bổ : * Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường được lựa chọn là: + Trị giá mua của hàng hoá. + Số lượng. + Trọng lượng. + Doanh số của hàng hoá … * Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ. * Việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau: (giả sử lấy trị giá mua làm tiêu thức phân bổ). Chi phí thu mua chi phí thu Chi phí thu mua liên quan đến PS trong phân bổ cho hàng tkho đkỳ kỳ Trị giá của hàng hàng hoá đã tiêu hoá đã xác định trong kỳ Trị giá mua của hàng hiện còn tiêu thụ trong CK và HH đã xuất xđ tthụ TKỳ * Như vậy, tuỳ tiêu thức phân bổ được lựa chọn mà thay thế trị giá mua thành số lượng, trọng lượng … Chi phí thu mua chi phí thu mua chi phí thu mua chi phí thu mua liên quan đến hàng = liên quan đến hàng + liên quan đến hàng - liên quan đến hàng hoá tồn kho cuối kỳ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ tiêu thụ trong kỳ * Lưu ý rằng: hàng hoá hiện còn cuối kỳ ở đây bao gồm : hàng hoá tồn trong kho (1561) và hàng hoá gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ vào cuối kỳ (157) và hàng đã mua nhưng đang còn đi trên đường (151). 3.5. Tài khoản sử dụng : TK 1562. 3.6. Phương pháp hạch toán : (1) Phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong kỳ : Nợ TK 1562 : chi phí mua hàng phát sinh. Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 141, 331 : chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, thuê kho, … (2) Cuối kỳ, tính toán phân bổ chi phí thu mua để tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ. Kế toán ghi : Nợ TK 632 : Có TK 1562 : III. Kế toán bán hàng : 1. Kế toán bán hàng trong nước : 1.1. Kế toán nghiệp vụ buôn bán hàng hoá : Buôn bán hàng hoá là việc bán hàng cho đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất để tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá chưa đến tay người dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ. * Bán hàng qua kho : nghĩa là hàng hoá đã được nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán, có thể vận dụng 2 phương pháp giao hàng qua kho: + Phương thức chuyển hàng : (giống như đã trình bày ở khâu mua hàng). Lưu ý rằng hàng hoá trong quá trình chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Thời điểm xác định tiêu thụ đối với phương thức này là khi bên mua nhận được hàng, đồng thời đã thanh toán tiền hàng cho DN hoặc chấp nhận thanh toán. Nội dung và phương pháp phản ánh : (1) Phản ánh trị giá mua hàng hoá xuất gởi đi bán : Nợ TK 157 : Có TK 156 (1561): (2) Khi KH thanh toán hoặc chấp nhận thtoán về số hàng hoá đã chuyển giao Nợ TK 111, 112, 121: tổng giá thanh toán. Có TK 511 : doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : thuế GTGT đầu ra. Hoặc đối với DN nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sẽ ghi nhận doanh thu theo tổng số giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT : Nợ 111, 112, 131 : Có 511 : (3) Kết chuyển trị giá vốn hàng mua gởi bán đã xác định tiêu thu ï: Nợ TK 632 : Có TK 157 : (4) Trị giá bao bì xuất gởi đi kèm và tính giá riêng rẽ : Nợ TK 1388 : Có TK 1532 : trị giá xuất kho. Có TK 133 : Thuế GTGT của bao bì xuất kho ( phải có ctừ hợp pháp cm) (5) Các khoản chi hộ cho bên mua : Nợ TK 1388 : Có TK 111, 112 : (6) Khi thu tiền bao bì, tiền chi hộ : Nợ TK 111, 112 : Có TK 1388 : + Phương thức nhận hàng trực tiếp : Khách hàng sẽ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, hàng hoá được xác định tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và ký vào hoá đơn mua hàng. Nội dung và phương pháp phản ánh : (1a) Phản ánh DT bán hh thuộc diện chịu thuế GTGT theo pp khấu trừ : Nợ TK 111, 112, 131 : tổng giá thanh toán. Có TK 511 : doanh thu tính theo giá bán chưa thuế. Có TK 33311 : thuế GTGT đầu ra. (1b) Phản ánh DT bán hàng hoá (đối với DN nộp thuế theo pp trực tiếp) : Nợ TK 111, 112 : Có TK 511 : (2) Phản ánh trị giá mua hàng xuất bán đã xác định tiêu thu ï: Nợ TK 632 : Có TK 156 (1561) : * Bán hàng vận chuyển thẳng : Xét theo tính chất vận động thì hàng hoá được mua đi bán lại ngay mà không qua nhập kho rồi mới xuất bán. Xét về đối tượng tham gia thì có ít nhất 3 đối tượng tham gia mua bán. + Bên bán có tham gia thanh toán : - DN mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu. - Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa 2 bên. Nội dung và phương pháp phản ánh : (1a) Trị giá hàng mua được vận chuyển bán thẳng : Nợ TK 157 : trị giá mua chưa có thuế. Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 331 : tổng giá thanh toán. (1b) TH mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay 3 với nhà cung cấp và KH : Nợ TK 632 : trị giá mua chưa có thuế. Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 331 : tổng giá thanh toán. (2) Phản ánh trị giá vốn hàng vận chuyển bán thẳng đã được tiêu thụ : Nợ TK 632 : Có TK 157 : (3a) Phản ánh DT BH vận chuyển thẳng đối với hh thuộc diện nộp thuế GTGT : Nợ 111, 112, 131: tổng giá thanh toán. Có TK 511 : doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : thuế GTGT đầu ra (3b) Phản ánh DT BH vận chuyển thẳng đối với DN nộp thuế GTGT theo pp tt: Nợ TK 111, 112, 131 : Có TK 511 : tổng giá thanh toán gồm cả thuế GTGT. + Bên bán không có tham gia thanh toán : (1) Nếu không tham gia thanh toán, kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới hàng cho nhà cung cấp hoặc cho khách hàng. Nợ TK 111, 112, 131 : Có TK 511 : (2) Nếu có phát sinh chi phí môi giới : Nợ TK 641 : Có TK 111, 112, 141 … 1.2. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá : Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là bán thu bằng tiền mặt và thường thì hàng hoá xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng 1 thời điểm. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hoá giao cho KH. Hiện nay việc bán lẻ thường được tiến hành theo các phương thức sau : * Phương thức bán hàng : + Thu tiền trực tiếp : nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối ca (hoặc cuối ngày) nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm kê hàng hoá hiện còn ở quầy và xác định lượng hàng hoá bán ra trong ca (ngày). Sau đó lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. + Thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu tiền có nhiệm vụ viết hoá đơn thu tiền và giao cho khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng theo căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng đối chiếu với số hàng hoá hiện còn để xác định số hàng thừa thiếu. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá : + Chứng từ : báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền bán hàng. + Phương pháp phản ánh : (1) Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy. Kế toán ghi chi tiết tài khoản kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ : Nợ TK 156 : chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận bán. Có TK 156 : kho hàng hoá (kho chính). (2) Cuối ngày khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng : Nợ TK 111 : tổng số tiền bán hàng thu được nhập quỹ. Có TK 511 : doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : thuế GTGT đầu ra. Trường hợp có phát sinh tình hình thừa thiếu tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, nếu không tìm được nguyên nhân thì lập biên bản chờ xử lý. - Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng: Nợ TK 111 : số tiền thực nộp. Có TK 511 : doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : thuế GTGT đầu ra. Có TK 3381 : số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân. - Nếu nộp tiền bán hàng thiếu so với doanh thu bán hàng : Nợ TK 111 : số tiền thực nộp. Nợ TK 1381 : số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 511 : doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : thuế GTGT đầu ra. (3) Phản ánh trị giá vốn hàng mua xuất kho đã bán : Nợ TK 632 : Có TK 156 (1561) : 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu : 2.1. Xuất khẩu trực tiếp : * Thủ tục, chứng từ xuất khẩu hàng hoá : + Ký hợp đồng kinh tế. + Yêu cầu bên nhập khẩu mở L/C (nếu thanh toán theo phương thức tín dụng thư). Khi nhận được giấy báo mở L/C do Ngân hàng gửi đến, doanh nghiệp phải kiểm tra các điều kiện ghi trên L/C xem có phù hợp với điều kiện ghi trên hợp đồng không? Và có phù hợp với khả năng thực hiện của doanh nghiệp không? Nếu thấy không phù hợp phải báo ngay cho người mua yêu cầu Ngân hàng mở L/C sửa đổi các điều khoản cho phù hợp. + Xin giấy phép xuất khẩu lô hàng. + Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng có quy định). + Lập hoá đơn thương mại và bảng kê chi tiết đóng gói. + Xin hoá đơn lãnh sự. + Xin giấy chứng nhận xuất xứ. + Làm thủ tục kiểm nghiệm, kiểm dịch và hải quan. Sau khi kiểm nghiệm, kiểm dịch xong sẽ có các chứng từ sau : - Giấy chứng nhận phẩm chất và trọng lượng. - Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh. + Làm thủ tục hải quan gồm các công việc : - Khai báo hải quan. - Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra. - Nộp thuế xuất khẩu và thực hiện các quy định khác của hải quan. + Giao hàng hoá với tàu. + Mua bảo hiểm (nếu có). + Lập thủ tục thanh toán, bao gồm các chứng từ : - Hợp đồng và phụ kiện hợp đồng. - Giấy báo của ngân hàng về việc đòi mở L/C. - Hối phiếu. - Hoá đơn thương mại. - Bảng kê chi tiết đóng gói. - Hoá đơn lãnh sự. - Vận đơn. - Giấy chứng nhận xuất xứ. - Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng lượng. - Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh. - Giấy chứng nhận thuyền trưởng. * Phương pháp phản ánh : 111,112 3333 511 131,1122 khi nộp thuế thuế XK phải doanh thu XK nộp (nếu có) xuất khẩu 641 chi phí xuất hàng 2.2. Uûy thác xuất khẩu : * Thủ tục, chứng từ : trường hợp DN uỷ thác xuất phải tiến hành các công việc sau: + Ký hợp đồng uỷ thác. + Cung cấp hàng hoá mẫu và mọi tài liệu liên quan đến hàng hoá đó để đơn vị nhận uỷ thác có thể chào hàng với KH nước ngoài. + Chịu mọi chi phí cho đến khi hàng hoá ra cửa khẩu và được bốc lên tàu. + Lập hoá đơn bán hàng và giao hàng cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu, phối hợp với bên nhận uỷ thác để làm thủ tục xuất khẩu. + Đóng thuế xuất khẩu và trả phí uỷ thác cho đơn vị nhận uỷ thác. * Phương pháp phản ánh: + Đơn vị uỷ thác xuất : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 157 Bù trừ khoản phải trả đơn vị nhận UTXK + Đơn vị nhận uỷ thác xuất : - Tài khoản sử dụng : TK 003 :hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi. TK 003 - Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 003 3. Kế toán chi phí bán hàng: 3.1. Khái niệm: * Chi phí bán hàng là chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hao hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá công trình xây dựng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển… 3.2. Nguyên tắc : * Do chi phí bán hàng là chi phí thời kỳ nên cuối kỳ kế toán thường kết chuyển hết chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. * Tuy nhiên, đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ, thì cuối kỳ kế toán kết chuyển toan bộ hoặc một phần chi phí bán hàng vào TK 1422- chi phí chờ kết chuyển. * Trường hợp cần phân bổ chi phí bán hàng cho hàng bán ra thì kế toán chọn tiêu thức phân bổ ( có thể theo giá bán, giá vốn, số lượng…) CPBH CPBH còn chờ CPBH phát sinh phân bổ phân bổ đầu kỳ trong kỳ cho hàng X Trị giá hàng bán trong kỳ bán ra Trị giá hàng bán Trị giá hàng tồn trong kỳ cuối kỳ 3.3. Sơ đồ kế toán : 334 641 111,112 tiền lương, phụ cấp NV bán hàng, đóng gói, bảo phát sinh các khoản quản, bốc vác vận chuyển, NV giới thiệu(6411) ghi giảm 338 trích BHXH, BHYT, KPCĐ của NV bán hàng(6411) 911 152 cuối kỳ kết chuyển xuất vật liệu đóng gói, bảo quản, sửa chửa TSCĐ chi phí bán hàng 153,1421 (6412) công cụ, dụng cụ, đồ dùng tính cho CPBH (6413) 1422 214 Ckỳ, kết kết trích KH TSCĐ thuộc bộ phận BH (6414) chuyển CPBH chuyển 335,154,155,156… (hoạt động có ở kỳ chi phí bảo hành sản phẩm (6415) chu kỳ kinh hạch 111,112,331 doanh dài, toán CP điện nước, thông tin, thuê ngoài sửa chữa trong kỳ có ít sau TSCĐ ( CP không lớn) (6417) hoặc không có 335,1421…111,112 tiêu thụ trích trước hoặc phân bổ CP SC TSCĐ, CP khác (6418) PHẦN 3 KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HOÁ TẠI CTY IMEXCO. I. Kế toán mua hàng : 1. Kế toán mua hàng trong nước : 1.1. Các phương thức mua hàng và thủ tục chứng tư ø: * Phương thức mua hàng : công ty chủ yếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng do hiện tại công ty có rất ít kho hàng và để giảm chi phí lưu kho. * Chứng từ sử dụng : + Chứng từ gốc : hợp đồng kinh tế, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, bảng phân bổ chi phí thu mua. + Chứng từ tham chiếu : lệnh nhập kho. * Phương thức thanh toán : bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản. + Nếu thanh toán bằng tiền mặt : kế toán thanh toán sẽ dựa trên những chứng từ gốc như hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán tiền mua hàng để lập phiếu chi, sau đó chuyển phiếu chi cho thủ quỹ để chi tiền (người nhận tiền phải ký tên vào phiếu chi và phải photo CMND đính kèm). Phiếu chi gồm 3 liên : 1 liên lưu, 1 liên giao cho KH, 1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ, sau đó thủ quỹ chuyển sang cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán. + Nếu thanh toán bằng chuyển khoản : kế toán thanh toán cũng dựa trên chứng từ gốc để lập phiếu chuyển khoản hoặc uỷ nhiệm chi. 1.2. Kế toán chi tiết : * Dựa trên hoá đơn mua hàng, phòng XNK sẽ lập lệnh nhập kho sau đó chuyển lên phòng KTTV. Tổ công nợ sẽ đối chiếu lệnh nhập kho với hoá đơn mua hàng, mã hàng, mã khách hàng, lý do mua hàng, phương thức thanh toán … Nếu hợp lệ sẽ chuyển cho Tổng Giám đốc xem xét và ký duyệt, rồi chuyển lại về phòng XNK để làm cơ sở lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm 6 liên : 1 liên phòng XNK, 1 liên lưu lại bộ phận lập phiếu, 4 liên sẽ chuyển cho thủ kho. * Thủ kho dựa trên phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng tiến hành kiểm nhận hàng, sau đó ghi vào thẻ kho. Thủ kho sẽ giữ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 2 liên chuyển lên phòng KTTV cho kế toán công nợ và kế toán hàng hoá. * Kế toán hàng hoá căn cứ vào phiếu nhập kho định khoản, rồi nhập số liệu vào máy để ghi sổ nhật biên mua hàng, sổ chi tiết hàng hoá. 1.3. Kế toán tổng hợp : * Tài khoản sử dụng : + TK 13311 : tGTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ tại VPCT. + TK 15131 : mua hàng trong nước của VPCT. + TK 15641 : giá mua hàng hoá nội địa của VPCT. + TK 3311 : phải trả người bán trong nước. * Quy trình hạch toán : + Căn cứ vào hoá đơn mua hàng ghi nhận : - Nếu hàng chưa về kho : Nợ TK 15131 Nợ TK 13311 Có TK 3311 - Nếu hàng về nhập kho thì căn cứ vào phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 15641 Có TK 15131 + Khi thanh toán tiền hàng, kế toán dựa trên giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ của Ngân hàng (nếu thanh toán bằng TGNH) ghi nhận : Nợ TK 3311 Có TK 11111, 11121, 1121 1122 + Cuối tháng điều chỉnh chênh lệch tỷ giá vào TK 413 (nếu thanh toán bằng ngtệ). + Nếu phát hiện thừa hay thiếu thì sẽ yêu cầu bên bán xuất thêm hoá đơn, nếu thiếu sẽ xuất hoá đơn bổ sung số lượng hàng thiếu, nếu thừa sẽ xuất hoá đơn ghi âm số lượng hàng thừa. Kế toán hàng hoá căn cứ trên 2 hoá đơn nói trên định khoản tương tự. 1.4. Ví dụ minh hoạ : Ngày 15/10/2004 Công ty mua của Công ty lương thực thành phố 28.000 kg gạo, đơn giá 45.000 đ/kg , thuế GTGT 5%, thanh toán bằng chuyển khoản. * Giá mua chưa thuế : 45.000đ/kg*28.000kg=1.260.000.000 * Thuế GTGT đầu vào : 1.260.000.000*5%=63.000.000 * Số tiền phải thanh toán : 1.323.000.000 * Trình tự hạch toán : + Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận : Nợ TK 15611 : 1.260.000.000 Nợ TK 1331 : 63.000.000 Có TK 3311 : 1.323.000.000 + Chi phí bốc dỡ, chi bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn GTGT, ghi nhận : Nợ TK 641 : 965.000 Nợ TK 1331 : 96.500 Có TK 1111 : 1.061.500 + Đến ngày 15/11/2004, công ty trả tiền cho Công ty lương thực thành phố bằng chuyển khoản, căn cứ vào GBN Ngân hàng, ghi nhận : Nợ TK 3311 : 1.323.000.000 Có TK 1121 : 1.323.000.000 2. Kế toán nhập khẩu hàng hoa ù: 2.1. Nhập khẩu trực tiếp: * Thủ tục chứng tư ø: + Hợp đồng kinh tế (Contract) do phòng XNK đại diện công ty thương lượng trước. Sau khi thương lượng được với khách hàng, phòng XNK sẽ báo cáo với Tổng Giám đốc, nếu đồng ý sẽ bàn bạc và ký kết hợp đồng. + Bộ chứng từ gồm: HĐKT (Contract), Invoice, Bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá (Packing list), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Original), vận đơn đường biển (bill of lading), giấy phép nhập khẩu và tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu. + Khi hàng về đến cảng sẽ được hải quan kiểm tra. Nếu phát hiện thừa, thiếu, hư hỏng sẽ lập biên bản xác nhận để làm cơ sở khi thanh toán. Sau đó, phải mời bộ phận kiểm dịch để kiểm tra chất lượng hàng hoá. + Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho,lệnh nhập kho, hoá đơn tài chính, giấy báo nợ, phiếu chi, tờ khai hải quan. * Kế toán chi tiết : + Tương tự như khi mua hàng trong nước. Phòng XNK dựa vào Invoice lập lệnh nhập kho, chuyển cho phòng KTTV kiểm tra, nếu hợp lệ sẽ chuyển cho Tổng Giám đốc ký duyệt. Sau đó dựa vào lệnh nhập kho sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm 6 liên: 1 liên ở bộ phận lập, 1 liên ở phòng XNK, 4 liên sẽ chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ dựa trên PNK để kiểm nhận và nhập hàng rồi ghi nhận vào thẻ kho. Sau đó thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 2 liên giao cho phòng KTTV: 1 liên kế toán công nợ giữ làm căn cứ ghi nhận các khoản phải trả, 1 liên kế toán hàng hoá giữ làm căn cứ ghi nhận lượng hàng nhập. Tất cả dữ liệu sẽ được kế toán công nợ, kế toán hàng hoá nhập vào máy để vào sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng hoá, sổ nhật biên 156 và 331. Tuỳ vào điều khoản trong HĐKT đã thoả thuận, công ty sẽ tiến hàng mở L/C bao nhiêu % theo giá trị lô hàng. * Kế toán tổng hợp : + Tài khoản sử dụng : - TK 15121 : hàng hoá nhập khẩu tự doanh của VPCT. - TK 15631 : hàng hoá nhập khẩu tự doanh của VPCT. - TK 33121 : phải trả cho người bán ngoài nước của VPCT. + Quy trình hạch toán : - Căn cứ Invoice ghi nhận (hàng chưa về kho): Nợ TK 15121 Có TK 33121 - Hàng về nhập kho căn cứ vào PNK : Nợ TK 15631 Có TK 15121 - Thuế nhập khẩu phải nộp căn cứ vào tờ khai hải quan : Nợ TK 15631 Có TKù 33334 - Thanh toán tiền hàng cho người bán nước ngoài căn cứ vào GBN, PC : Nợ TK 33121 Có TK 111, 112 - Thanh toán phí ngân hàng nhập khẩu tự doanh : Nợ TK 641 Có TK 111, 112 - Chi phí thu mua phát sinh căn cứ vào hoá đơn tài chính : Nợ TK 15623 Có TK 3311 - Máy tự kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 63212 Có TK 15623 Có TK 15631 * Ví dụ minh hoạ : Ngày 12/9/2004 công ty ký hợp đồng nhập gỗ cao su tròn của Campuchia, số lượng 545 Seaticere, đơn giá 35USD. Phương thức thanh toán LC, công ty IMEXCO làm thủ tục mở LC tại Ngân hàng và ký quỹ 100% giá trị lô hàng. Ngày 12/11/2004 công ty nhận giấy báo hàng về tại cảng Sài Gòn, đã làm đầy đủ thủ tục hải quan và tính thuế NK 5% giá trị lô hàng. Thuế GTGT hàng NK 10% giá trị lô hàng. TGHT 15.734VNĐ/USD, TGTT 15.734 VNĐ/USD. + Ghi nhận số tiền ký quỹ tại Ngân hàng : Nợ TK 11322 : 300.126.050 (35USD*545*15.734) Có TK 1122 : 300.126.050 Nợ TK 144 : 300.126.050 Có 11322 : 300.126.050 + Kế toán ghi trị giá hàng nhập đã về và hoàn thành thủ tục nhập khẩu, căn cứ vào phiếu nhập kho, Invoice, Contract kế toán hàng hoá ghi nhận : Nợ TK 15631 : 300.126.050 Có TK 15121 : 300.126.050 Nợ TK 15121 : 300.126.050 Có TK 33121 : 300.126.050 + Thuế NK phải nộp, căn cứ vào tờ khai hải quan kế toán ghi nhận : Nợ TK 15631 : 15.006.153 (300.126.050*5%) Có TK 33312 : 15.006.153 + Thuế GTGT hàng NK : Nợ TK 13311 : 31.513.220 (300.126.050+15.006.153)*10% Có TK 33312 : 31.513.220 + Khi nhận được GBN của Ngân hàng về lô hàng NK : Nợ TK 33121 : 300.126.050 Có TK 144 : 300.126.050 2.2. Nhập khẩu uỷ thác : * Nhận uỷ thác . + Thủ tục chứng tư ø: - Việc thương lượng và ký kết hợp đồng giống như hoạt động nhập khẩu tự doanh nhưng riêng hoạt động nhận uỷ thác nhập khẩu, Imexco sẽ ký 1 trong 2 dạng hợp đồng : TH Imexco thanh toán tiền hàng cho nước ngoài hộ đơn vị uỷ thác thì Imexco sẽ ký hợp đồng nhập khẩu hàng hoá giống như trong trường hợp nhập khẩu tự doanh. Đơn vị giao uỷ thác sẽ chuyển tiền vào tài khoản của Imexco để Imexco thanh toán cho nước ngoài. TH Imexco không tham gia thanh toán: Hợp đồng nhập khẩu sẽ được ký với sự tham gia của 3 bên : Imexco, đơn vị giao uỷ thác và khách hàng nước ngoài. - Chứng từ gốc : phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan. - Chứng từ tham chiếu : lệnh nhập kho, lệnh xuất kho, Contract, Invoice, hợp đồng kinh tế (với khách hàng nội), hoá đơn tài chính. - Để an toàn trong hợp đồng này, đối với những đơn vị giao uỷ thác là những khách hàng chưa có quan hệ kinh tế nhiều với công ty hay không có uy tín lắm thì công ty sẽ yêu cầu ứng trước 100% giá trị lô hàng để công ty ký quỹ mở L/C. - Trước khi nhập hàng công ty phải xin giấy phép nhập khẩu lô hàng, giấy phép này công ty sẽ cung cấp cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu kèm với chứng từ hàng hoá để đơn vị ra cảng nhận hàng. Nếu bên giao uỷ thác nhờ công ty giữ hộ lô hàng thì công ty sẽ chuyển lô hàng về nhập kho và tính phí thuê kho, phí vận chuyển hàng về kho. + Kế toán chi tiết : Phòng XNK căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá nhập khẩu sẽ tiến hành lập lệnh nhập kho, lệnh xuất kho. Sau đó chuyển sang phòng kế toán tài vụ kiểm tra, nếu thấy hợp lệ trình Ban Tổng giám đốc ký duyệt rồi lưu lại. Căn cứ vào lệnh nhập kho, lệnh xuất kho sẽ lập phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Kế toán hàng hoá căn cứ trên phiếu nhập kho, HĐKPXK, hoá đơn tài chính định khoản và nhập số liệu vào máy để lập sổ nhật biên hàng hoá, sổ chi tiết hàng hoá. + Kế toán tổng hợp : - Tài khoản sử dụng : TK 15122 : giá mua hàng hoá nhập khẩu bán ngoài nước của VPCTy. TK 15632 : giá mua hàng hoá nhập khẩu uỷ thác của VPCTy. TK 33121 : phải trả cho người bán ngoài nước của VPCTy. TK 33312 : thuế GTGT hàng nhập khẩu của VPCTy. TK 33335 : thuế nhập khẩu hàng nhận UTNK VPCTy phải nộp. TK 51132 : doanh thu dịch vụ nhận UTNK của VPCTy. TK 63232 : giá vốn dịch vụ nhận UTNK của VPCTy. - Quy trình hạch toán : Nhận tiền từ bên giao uỷ thác để ký quỹ mở LC : Nợ TK 111, 112 Có TK 13111 Tiến hành ký quỹ mở LC, căn cứ vào giấy báo có của NH : Nợ TK 144 Có TK 111,112 Hàng về đến cảng chưa nhập kho, căn cứ vào Invoice, ghi nhận : Nợ TK 15122 Có TK 33121 Hàng về nhập kho, căn cứ vào PNK, ghi bút toán : Nợ TK 15632 Có TK 15122 Căn cứ vào tờ khai hải quan và HĐKPXK kế toán phản ánh thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải thu lại của đơn vị giao uỷ thác : Nợ TK 13111 Có TK 3335 Có TK 33312 Máy tự kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 63232 Có TK 15632 Căn cứ vào HĐKPXK, HĐ, hoá đơn kế toán ghi nhận khoản hoa hồng được hưởng: Nợ TK13111 Có TK 51132 Có TK 33311 Xuất hàng giao cho đơn vị uỷ thác, căn cứ vào HĐKPXK, ghi bút toán : Nợ TK 13111 Có TK 63232 Đồng thời xung tiêu TK 63232 : Nợ TK 63232 Có TK 63232 Thanh toán cho khách ngoại, căn cứ vào giấy báo có NH, ghi nhận : Nợ TK 33121 Có TK 144 + Ví dụ minh hoạ : Ngày 20/7/2004 Imexco nhận uỷ thác nhập cho công ty Cửu Long lô hàng với trị giá 15.000USD. TGHT : 15.690đ/USD, phương thức thanh toán, chuyển khoản ngoại tệ, thuế NK 5%, hoa hồng uỷ thác 1,36% giá trị lô hàng ( 204 USD), thuế GTGT 10% của hoa hồng uỷ thác (20,4 USD). - Khi nhận hàng của WATANA CHOK GROUP CO.LTD tại cảng, đã hoàn thành thủ tục nhập khẩu, căn cứ vào PNK, Invoice, Contract, kế toán định khoản : Nợ TK 15632 : 235.350.000 ( 15.000 USD * 15.690) Có TK 15122 : 235.350.000 Nợ TK 15122 : 235.350.000 Có TK 33121 : 235.350.000 - Khoản thuế NK và thuế GTGT hàng NK phải thu lại, căn cứ vào tờ khai hải quan, ghi nhận : Nợ TK 131 :36.479.250 Có TK 33335 : 11.767.500 Có TK 33312 : 24.711.750 - Căn cứ vào HĐKPXK, hợp đồng, hoá đơn ghi nhận khoản hoa hồng được hưởng : Nợ TK 131 : 3.200.760 (204 USD * 15.690) Có TK 51132 : 3.200.760 - Thuế GTGT 10% hoa hồng : Nợ TK 131 : 320.076 Có TK 33311 : 320.076 - Khi xuất hàng giao cho Cửu Long, căn cứ vào HĐKPXK, kế toán ghi khoản phải thu của Cửu Long : Nợ TK 131 : 235.350.000 Có TK 63232 : 235.350.000 - Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 63232 : 235.350.000 Có TK 15632 : 235.350.000 - Đồng thời xung tiêu tài khoản 63232 : Nợ TK 63232 : 235.350.000 Có TK 63232 : 235.350.000 - Khi thanh toán cho khách hàng nước ngoài bằng chuyển khoản, căn cứ vào GBN của NH, ghi nhận : Nợ TK 33121 : 235.350.000 Có TK 112 : 235.350.000 * Nhận uỷ thác gia công cho nước ngoài. + Thủ tục, chứng tư ø: - Imexco ký hợp đồng với đối tác nước ngoài, trong hợp đồng Imexco được xem như một đơn vị gia công mặc dù Imexco chỉ đóng vai trò trung gian giao cho đơn vị trong nước thực hiện gia công. Đối tác nước ngoàiphải cung cấp vật liệu và phụ liệu cho công ty gia công. - Hợp đồng sẽ lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản. - Các chứng từ đính kèm có liên quan: bảng ước tính tiêu thụ nguyên vật liệu cho việc gia công thành phẩm, giấy chứng nhận hàng hoá, vận đơn đường biển, hợp đồng thương mại, bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá. - Sau khi ký hợp đồng nhận uỷ thác gia công cho nước ngoài, công ty tìm trong nước để ký hợp đồng UTGC. - Định mức nguyên vật liệu theo hướng dẫn của khách hàng, Imexco sẽ lập hoá đơn giao cho đơn vị gia công. - Khi đơn vị gia công giao thành phẩm cho Imexco, công ty ít nhập kho thành phẩm mà thường chuyển thẳng giao cho phía đối tác nước ngoài để giảm bớt chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản. Do đó, trứơc khi giao hàng cho nước ngoài phía bên đơn vị gia công phải báo chi tiết giao hàng, tính toán định mức và phối hợp với Imexco đi kiểm mẫu. - Imexco sẽ thanh toán phí gia công cho đơn vị gia công sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu, phí quota, phí NH. - Nếu có gửi mẫu cho phía đối tác nước ngoài thì gửi mẫu do đơn vị gia công sẽ thanh toán. - Bên đơn vị giao gia công sẽ chịu toàn bộ việc nhập nguyên phụ liệu và giao thành phẩm tại cảng, sân bay, bao gồm phí lưu kho bãi, phí giao nhận vận chuyển... - Chứng từ thanh toán : HĐKPXK của đơn vị gia công và PXK của công ty có ký xác nhận 2 bên. + Hạch toán nghiệp vụ : - Tài khoản sử dụng. TK 15123- nguyên liệu nhận UTGC cho nước ngoài của VPCTy còn đi đường. TK 15212- nguyên liệu, vật liệu nhận UTGC cho nước ngoài của VPCTy. TK 15432- CPSXKD SPDD nhận uỷ thác gia công cho nước ngoài của VPCTy. TK 15532- TP thuê ngoài gia công hàng nhận UTGC cho nước ngoài của VPCTy. TK 51133- doanh thu dịch vụ nhận uỷ thác gia công cho nước ngoài của VPCTy. TK 63233- giá vốn dịch vụ nhận UTGC cho nước ngoài của VPCTy. - Quy trình hạch toán : Nhập kho nguyên vật liệu từ nước ngoài, căn cứ vào PNK, ghi nhận : Nợ TK 15123 Có TK 33121 Nợ TK 15212 Có TK 15123 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp căn cứ vào PXK , ghi nhận : Nợ TK 62132 Có TK 15212 Giao nguyên vật liệu gia công, căn cứ vào PXK, ghi nhận : Nợ TK 15432 Có TK 6213 Phí gia công phải trả cho KH trong nước, căn cứ PNK thành phẩm, ghi nhận : Nợ TK 15432 Có TK 3311 Nhập kho thành phẩm, căn cứ vào PNK thành phẩm, ghi nhận : Nợ TK 15532 Có TK 15432 Kết chuyển giá vốn, căn cứ vào PXK thành phẩm, ghi nhận : Nợ TK 63233 Có TK 15532 Phải thu khách hàng nước ngoài, căn cứ vào PXK thành phẩm, ghi nhận : Nợ TK 13121 Có TK 63233 : nguyên liệu+ phí gia công- hoa hồng. Phải thu hoa hồng gia công, căn cứ vào PXK thành phẩm, ghi nhận : Nợ TK 13121 Có TK 51133 Kết chuyển giá trị nguên liệu, căn cứ PXK nguyên liệu : Nợ TK 33121/ Có TK 13121 + Ví dụ minh hoạ : Ngày 19/05/2003, Imexco ký hợp đồng gia công 235200 túi giấy cho Kiwico, Kiwico sẽ cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu để tạo thành phẩm. Ngày 20/05/2003 ký hợp đồng giao cho cơ sở Phương Trinh về lô hàng mà công ty đã nhận gia công cho Kiwico. Ngày 30/06/2003 khi nhận nguyên vật liệu của Kiwico, Imexco tiến hành giao thẳng cho cơ sở Phương Trinh. Chi tiết nguyên vật liệu được ghi rõ trong Invoice được đính kèm với tổng trị giá 7002,12 USD. Ngày 28/09/2003 khi nhận thành phẩm của cơ sở Phương Trinh, Imexco tiến hành xuất thẳng cho Kiwico với đơn giá 0,005 USD/ cái, biết rằng hoa hồng uỷ thác là 150 USD. Tỉ giá hạch toán : 15500 VND/ USD. Nợ TK 15212 : 108.532.860 (7.002,12*15.500) Có TK 15123 : 108.532.860 Nợ TK 15123 : 108.532.860 Có TK 15123 : 108.532.860 - Khi xuất nguyên vật liệu gia công cho cơ sở Phương Trinh, căn cứ vào HĐKPXK nguyên liệu, hợp đồng phụ kiện, ghi nhận : Nợ TK 62132 : 108.532.860 Có TK 15212 : 108.532.860 Nợ TK 1543 : 108.532.860 Có TK 62132 : 108.532.860 - Đồng thời xung tiêu hai vế nợ và có TK 62132 Nợ TK 62132 : 108.532.860 Có TK 62132 : 108.532.860 - Khi nhập kho thành phẩm của cơ sở Phương Trinh, căn cứ vào PNK, ghi nhận : Nợ TK 15532 : (7002,12 + 0,005 x 235.200) x15.500 = 126.760.860 Có TK 15432 : 126.760.860 - Khoản phí gia công phải trả cho cơ sở Phương Trinh : Nợ TK 15432 : 0,005 x235.200 x 15.500 = 18.228.300 Có TK 3311 : 18.228.300 - Khoản tiền hàng phải thu Kiwico, căn cứ vào PNK, ghi nhận : Nợ TK 13121 : 126.760.860 Có TK 63232 : 126.760.860 - Đồng thời xung tiêu hai vế nợ và có TK 63232 : Nợ TK 63232 : 126.760.860 Có TK 63232 : 126.760.860 - Khoản hoa hồng uỷ thác phải thu Kiwico : Nợ TK 13121 : 150 USD x15.500 =2.325.300 Có TK 51133 : 2.325.300 - Kết chuyển trị giá nguyên liệu, kế toán phản ánh trên chứng từ ghi sổ : Nợ TK 33121 : 108.532.860 Có TK 13121 : 108.532.860 II. Kế toán bán hàng : 1. Kế toán bán hàng trong nước : 1.1. Thủ tục chứng tư ø: * Tương tự mua hàng trong nước, phòng XNK sẽ đảm nhận ký hợp đồng kinh tế * Chứng từ sử dụng : HĐKPXK của công ty, HĐKPXK do bộ tài chính phát hành. 1.2. Hạch toán chi tiết : * Phòng XNK căn cứ vào hợp đồng kinh tế lập lệnh nhập kho rồi chuyển qua phòng KTTV xem xét tính khả thi của hợp đồng, nếu không có sai sót thì trình Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt và lưu ở phòng XNK . * Bộ phận lập hoá đơn sẽ căn cứ vào LXK lập HĐKPXK thành 4 liên : 1 liên lưu, 1 liên giao cho khách hàng, 2 liên giao cho thủ kho cùng khách hàng ký nhận và ghi thẻ mặt hàng. Thủ kho sẽ giữ 1 liên, 1 liên giao cho phòng KTTV . * Kế toán hàng hoá định khoản ngay trên HĐKPXK và nhập dữ liệu vào máy. Máy sẽ tự động nhập số liệu vào sổ chi tiết hàng hoá, sổ nhật biên các tài khoản có liên quan. 1.3. Hạch toán tổng hợp : * Tài khoản sử dụng : + TK 1311 : phải thu khách hàng trong nước. + TK 15631 : giá mua hàng hoá nhập khẩu tự doanh của VPCTy. + TK 15623 : chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu của VPCTy. + TK 51112 : doanh thu bán hàng hoá NK tự doanh của VPCTy. + TK 63212 : giá vốn hàng hoá nhập khẩu tự doanh của VPCTy. * Trình tự hạch toán : + Xuất hàng bán, căn cứ vào HĐKPXK, ghi nhận khoản phải thu : Nợ TK 1311 Có TK 51112 + Thuế GTGT đầu ra phải nộp, căn cứ vào tờ khai thuế, ghi nhận : Nợ TK 1311 Có TK 33312 + Cuối tháng máy sẽ tự kết chuyển trị giá mua cho hàng bán ra trong tháng và kết chuyển chi phí thu mua cho hàng bán ra trong tháng : Nợ TK 63212 Có TK 15631 Có TK 15623 + Trường hợp giảm giá, chiết khấu, hàn bán bị trả lại, căn cứ vào hoá đơn mua bán, bảng chấp thuận cho khách hàng được hưởng giảm giá, chiết khấu, phiếu nhập kho hàng trả lại, ghi nhận : Nợ TK 53212,521,5312 Có TK 1311 Có TK 13311 Nợ TK 51112 Có TK 53212,521,5312 + Thu tiền bán hàng, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo có của NH : Nợ TK 111,112 Có TK 1311 1.4. Ví dụ minh hoạ : Ngày 18/1/2004 công ty xuất bán cho cơ sở Nhơn Hưng một máy phun áp lực và phụ kiện Cont với giá bán 400.500.000đ, VAT 10%. Trong đó giá vốn hàng bán 380.435.000đ. công ty đã thu tiền lô hàng trên bằng chuyển khoản. * Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 63212 : 380.435.000 Có TK 51111 : 380.435.000 * Kế toán căn cứ vào hoá đơn ghi nhận doanh thu bán hàng và xác định số thuế GTGT phải nộp : Nợ TK 1311 : 440.550.000 Có TK 51112 : 400.500.000 Có TK 33312 : 40.050.000 * Cơ sở Nhơn Hưng thanh toán tiền, căn cứ vào GBC của NH, ghi nhận : Nợ TK 112 : 440.550.000 Có TK 1311 : 440.550.000 2. Kế toán xuất khẩu hàng hoa ù: 2.1. Xuất khẩu trực tiếp : * Thủ tục chứng từ, phương thức bán hàng hoá : + Phương thức thanh toán : TTR, L/C, tiền mặt, hàng đổi hàng ( ít xảy ra ). - TTR : chỉ áp dụng cho những khách hàng quen biết. - L/C : thường được áp dụng vì đảm bảo cho việc thu tiền hàng của công ty. + Điều kiện giao hàng : thường xuất kho theo giá FOB. + Bộ chứng từ xuất khẩu gồm : contract, Invoice, bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá (packing list), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá ( original), vận đơn đường biển, giấy phép xuất khẩu và tờ khai hàng xuất khẩu, giấy thông báo thuế xuất khẩu. Trước khi xuất hàng lên tàu, hàng phải được hải quan kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hàng hoá. Sau khi kiểm tra xong phải có giấy chứng nhận khai báo hải quan, giấy chứng nhận phẩm chất trọng lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh… để làm cơ sở cho công ty khi có tranh chấp xảy ra. + Đối với những mặt hàng nhà nước yêu cầu phải có quota xuất khẩu thì công ty phải xin quota xuất khẩu. * Hạch toán nghiệp vụ : + Tài khoản sử dụng : - TK 15611 : giá mua hàng hoá xuất khẩu tự doanh của VPCTy. - TK 51111 : doanh thu bán hàng hoá xuất khẩu tự doanh của VPCTy. - TK 33331 : thuế xuất khẩu tự doanh VPCTy phải nộp. - TK 63211 : giá vốn hàng hoá xuất khẩu tự doanh của VPCTy. + Trình tự hạch toán : - Khi hàng hoá đã hoàn thanh thủ tục xuất khẩu, kế toán căn cứ vào HĐKPXK, Ivoice, Contract phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu và thuế GTGT hàng xuất khẩu : Nợ TK 13121 Có TK 51111 - Thuế xuất khẩu phải nộp, căn cứ vào tờ khai hải quan, ghi bút toán : Nợ TK 51111 Có TK 33331 - Máy tự kết chuyển giá vốn hàng bán và chi phí thu mua cho hàng bán ra : Nợ TK 63211 Có TK 15611 Có TK 15621 - Trả phí NH, căn cứ vào giấy báo nợ NH, chứng từ thanh toán của NH, ghi nhận: Nợ TK 641 Có TK 13121 - Thu giá trị hàng sau khi đã trừ phí NH, căn cứ vào giấy báo có NH ghi nhận : Nợ TK 112 Có TK 13121 - Hạch toán giảm doanh thu do giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại, căn cứ vàobiên bản thoả thuận, hợp đồng, phiếu xuất : Nợ TK 51111 Có TK 532,521,531 - Xác định doanh thu phải hoàn lại cho người mua từ số hàng giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại : Nợ TK 532,521,531 Có TK 13121 - Nhập kho hàng bị trả lại, căn cứ vào PNK ghi nhận : Nợ TK 15611 Có TK 63211 * Ví dụ minh hoạ : Ngày 21/12/2004 Imexco xuất bán hàng xuất khẩu cho công ty Saigonmex Textiles. Ngay khi mua hàng của cơ sở Thành Phát với giá mua 17.836,4USD, giá bán 23.540 USD. Thuế GTGT hàng xuất khẩu 10%, thuế XK 0%. TGHT : 15.730đ/ USD, TGTT : 15.738đ/USD. + Kết chuyển trị giá vốn hàng XK : Nợ TK 63211 : 280.556.572 (17.836,4 * 15.730) Có TK 15611 :280.556.572 + Ghi nhận doanh thu hàng XK, căn cứ vào HĐKPXK, Invoice, Contract : Nợ TK 13121 : 370.284.200 (23.540 * 15.730) Có TK 51111 : 370.284.200 + Thuế GTGT đầu ra : Nợ TK 13121 : 37.028.420 Có TK 33311 : 37.028.420 + Khi khách hàng thanh toán tiền bằng chuyển khoản, căn cứ vào GBC của NH : Nợ TK 112 : 370.472.520 ( 23.540 * 15.738) Có TK 13121 :370.472.520 + Chênh lệch tỷ giá : Nợ TK 13121 :188.320 Có TK 413 : 188.320 2.2. Ủy thác xuất khẩu : * Thủ tục chứng từ : + Ký kết hợp đồng kinh tế : đại diện cho công ty là phòng XNK sẽ thương thảo ký kết hợp đồng với đơn vị giao xuất khẩu ủy thác. + Tương tự như xuất khẩu tự doanh, kế toán hàng hoá cũng ghi nhận và theo dõi hàng hóa xuất khẩu ủy thác. * Hạch toán nghiệp vụ : + Tài khoản sử dụng : - TK 15112 : mua hàng xuất khẩu ủy thác của VPCTy. - TK 15612 : giá mua hàng hoá xuất khẩu ủy thác của VPCTy. - TK 63231 : giá vốn dịch vụ nhận ủy thác xuất khẩu của VPCTy - TK 51131 : doanh thu dịch vụ nhận ủy thác xuất khẩu của VPCTy. + Trình tự hạch toán : - Nhận hàng hoá từ khách hàng trong nước ( đơn vị giao UTXK ) kế toán căn cứ vào hợp đồng ủy thác ghi nhận( đồng thời lập chứng từ ghi sổ) : Nợ TK 15112 Có TK 3311 - Khi nhập kho, căn cứ vào PNK ghi nhận : Nợ TK 15612 Có TK 15112 - Máy tự động kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 63231 Có TK 15612 - Khi xuất hàng hoá cho khách ngoại, kế toán căn cứ vào HĐKPXK, Invoice, Contract, ghi nhận : Nợ TK 13121 Có TK 63231 - Kế toán hàng hoá xung tiêu TK 63231 Nợ TK 63231 Có TK 63231 - Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu hoa hồng ủy thác trừ vào khoản phải trả trong nước : Nợ TK 3311 Có TK 51131 Có TK 33311 - Khi khách hàng nước ngoài thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào giấy báo có của NH ghi nhận (đồng thời lập chứng từ ghi sổ ) : Nợ TK 112 Có TK 1312 - Trả tiền hàng cho khách hàng trong nước sau khi trừ hoa hồng ủy thác, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ NH (lập chứng từ ghi sổ ) : Nợ TK 3311 Có TK 112 * Ví dụ minh hoạ : Ngày 02/02/2004 IMEXCO ký hợp đồng nhận UTXK của shop Thanh Giang cho Konishi & Co trị giá vốn là 7.243,02USD. Hoa hồng UTXK là 2% giá trị lô hàng, thuế GTGT 10% trên hoa hồng uỷ thác. TGHT 15.500, TGTT 15.702. + Khi nhận hàng của shop Thanh Giang căn cứ vào PNK, hợp đồng UT, ghi nhận : Nợ TK 15612 : 112.266.810 (7.243,02USD*15.500) Có TK 15112 : 112.266.810 Nợ TK 15112 : 112.266.810 Có TK 33112 : 112.266.810 + Kế toán ghi nhận khoản hoa hồng công ty được hưởng : Nợ TK 33111 : 2.455.336 Có TK 5113 : 2.455.336 + Thuế GTGT 10% hoa hồng được hưởng : Nợ TK 33111 : 245.534 Có TK 3331 : 245.534 + Khi xuất hàng cho Konishi căn cứ vào HĐKPXK ghi nhận : Nợ TK 13121 : 112.266.810 Có TK 63231 : 112.266.810 + Máy tự động kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 63231 : 112.266.810 Có TK 15612 : 112.266.810 + Đồng thời xung tiêu TK 63231 : Nợ TK 63231 : 112.266.810 Có TK 63231 : 112.266.810 + Khi nhận được GBC của Ngân hàng về tiền hàng XKUT, ghi nhận : Nợ TK 112 : 112.266.810 Có TK 13121 : 112.266.810 + Công ty gửi lại tiền cho shop Thanh Giang, căn cứ vào GBN, ghi nhận : Nợ TK 33111 : 109.565.907 (112.266.810-2.455.336-245.534) Có TK 112 : 109.565.907 PHẦN 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ I. Ưu điểm : - Hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao, cụ thể năm 2004 lợi nhuận sau thuế là 3.359.598.132 đồng và đã giải quyết dứt điểm các khoản nợ từ thời bao cấp. - Toàn thể công ty không ngừng phấn đấu để đạt thành quả cao nhất, từng bước đưa công ty ngày càng phát triển lớn mạnh. Thị trường hoạt động của công ty rộng lớn, công ty luôn tạo uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy, số lượng khách hàng của công ty ngày càng đông, ngày càng khẳng định mình là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu của cả nước. - Công ty luôn chú trọng đến vấn đề đào tạo nguồn nhân lực, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên. - Công ty luôn áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành. Bổ sung và sửa đổi một số tài khoản theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản được xây dựng khoa học, chi tiết nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động từ VPCTy đến ĐVNB (tài khoản cấp 2, cấp 3, chi tiết cấp 3). - Toàn bộ quy trình xử lý chứng từ đến lập các sổ, thẻ, bảng kê, nhật biên tài khoản, sổ các tổng hợp cho đến tính toán và lập báo cáo điều do máy vi tính thực hiện. Nhân viên từng phần hành tiến hành định khoản trên chứng từ gốc đã được mã hoá hoặc trên chứng từ ghi sổ. Ngoài ra, kế toán vẫn đối chiếu, kiểm tra các sổ sách do máy vi tính cung cấp với các sổ tay của kế toán để đảm bảo số liệu đúng và chính xác. Mỗi nhân viên kế toán đều có một password và một mã số riêng đi cùng với mã số của chứng từ ghi sổ. Vì vậy, khi có thiếu sót, nhầm lẫn thì dễ phát hiện và kịp thời sửa chữa. - Với chức năng xuất nhập nên ngoại tệ thường phát sinh với số lượng lớn và thường xuyên, do đó, việc áp dụng TGHT giúp kế toán giảm bớt công việc và dễ dàng tính toán. - Tổ chức được quan hệ đối chiếu thường xuyên và chặt chẽ về sổ sách kế toán giữa các bộ phận với nhau, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ giữa các bộ phận nghiệp vụ : quỹ tiền mặt, kho, … giữa sổ tổng hợp với sổ chi tiết. Điều này đảm bảo cho tính chính xác của số liệu kế toán giúp cho kế toán phản ánh trung thực các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. - Công tác quản lý, lưu trữ, bảo quản các sổ sách kế toán cũng như các chứng từ tại VPCTy có nhiều ưu điểm như : chứng từ kế toán của tổ nào thì tổ đó lưu trữ trong một file riêng theo từng tháng, từng năm. II. Nhược điểm và kiến nghị : - Công ty ít dự trữ hàng hoá trong kho như trong hoạt động XNK, khi công ty có đơn đặt hàng rồi mới huy động hàng hoá. Điều này có thể làm giảm được chi phí lưu kho bãi giảm được chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản hàng hoá và tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Tuy nhiên, nếu không dự trữ hàng, đôi lúc gặp nhiều đơn vị mua cùng 1 mặt hàng dẫn đến giá thu mua tăng cao. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần có kế hoạch nghiên cứu thị trường, xác định mặt hàng nào có nhu cầu lớn trong tương lai để dự trữ. - Việc hạch toán hàng XNK uỷ thác cho đến nay mặc dù nhà nước cho phép hạch toán TK ngoài bảng 003 (hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gởi) đối với giá trị của lô hàng nhận uỷ thác, nhưng công ty hạch toán vào tài khoản trong bảng như là hàng hoá của công ty. Bên cạnh đó để giảm chi phí lưu kho nên khi nhận hàng uỷ thác công ty chuyển thẳng ra cảng và chuyển lên tàu cho đơn vị mua hàng, dù vậy kế toán vẫn ghi nhận như hàng hoá nhập kho đồng thời phải làm bút toán xuất kho và kết chuyển giá vốn. Và để phản ánh đúng với giá vốn hàng tiêu thụ của công ty kế toán thực hiện bút toán xung tiêu TK 632. + Khi nhận hàng hoá xuất khẩu uỷ thác ghi : Nợ TK 15112 Có TK 3311 + Đồng thời ghi nhận nhập kho : Nợ TK 15612 Có TK 15112 + Máy tự kết chuyển giá vốn : Nợ TK 63231 Có TK 15612 + Ghi nhận giao hàng cho nước ngoài : Nợ TK 13121 Có TK 63231 + Cuối tháng xung tiêu TK 63231 : Nợ TK 63231 Có TK 63231 Mặc dù trình tự hạch toán này được nhà nước cho phép nhưng theo em để đơn giản hoá quá trình ghi nhận và phân biệt giữa hàng tự doanh và hàng uỷ thác, công ty nên hạch toán vào tài khoản ngoài bảng 003. - Tất cả các phí liên quan đến khâu mua hàng công ty nên hạch toán vào TK 1562 (chi phí thu mua) để phản ánh đúng trị giá vốn hàng hoá mua vào thay vì phản ánh vào TK 641. - Công ty nên sử dụng TK 3388 để theo dõi riêng số thuế phải nộp vào NSNN Nợ TK 331 : phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) Có TK 3388 : phải trả phải nộp khác (chi tiết phải nộp vào ngân sách nhà nước) - Với các khoản chi hộ cho bên giao uỷ thác công ty nên hạch toán : Nợ TK 1388 : phải thu khác (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 - Đối với những khoản tiền phải thu phải trả liên quan đến hoạt động uỷ thác công ty sử dụng TK 131 và TK 331 để công ty dễ dàng theo dõi công nợ, nhưng thực chất thì bên uỷ thác không có quan hệ mua bán với công ty. Sử dụng 2 TK này là sai với quy định của chế độ kế toán hiện hành và dễ gây nhầm lẫn trong việc ghi nhận doanh thu. Công ty nên hạch toán vào TK 1388 hoặc TK 3388. - Tại công ty IMEXCO công nợ liên quan đến ngoại tệ rất nhiều, nhưng công ty lại không mở tài khoản ngoài bảng 007. Điều này rất khó kiểm tra số ngoại tệ hiện có, vì vậy công ty nên thiết lập thêm tài khoản 007 nhằm dễ theo dõi, kiểm tra số ngoại tệ hiện có tại công ty. III. Kết luận : - Trong nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần như hiện nay vai trò của hoạt động xuất nhập khẩu đang được khẳng định. Hoạt động XNK góp phần tạo nguồn thu ngoại tệ cho đất nước nói chung, cho công ty nói riêng, thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển . - Qua một thời gian dài hoạt động công ty đã gặp nhiều khó khăn khách quan lẫn chủ quan. Nhưng công ty đã từng bước khắc phục và đang trên đà phát triển. Hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, uy tín trên thương trường đã được khẳng định. Hoạt động XNK nói chung đang được khôi phục và phát triển. Ngoài những bạn hàng truyền thống, công ty đang từng bước thâm nhập, củng cố và mở rộng thị trường. Hoạt động xuất khẩu của công ty đạt hiệu quả, thu được nhiều ngoại tệ nhằm cung ứng cho hoạt động nhập khẩu. Có được điều này là nhờ vào sự lãnh đạo sáng suốt của Ban Giám Đốc, cùng sự nhiệt tình trong công tác của tập thể nhân viên toàn công ty. - Công tác quản lý hoạt động kinh doanh được hỗ trợ mạnh mẽ bởi công tác kế toán. Kế toán đã cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin về hoạt động kinh tế tài chính giúp ban giám đốc ra những quyết định đúng đắn, kịp thời. Bộ phận kế toán được xây dựng dựa vào tình hình thực tế của công ty nên đáp ứng được mọi yêu cầu của tình hình đặt ra. Mặc dù khối lượng công việc công ty rất lớn nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp lý và được cơ quan quản lý chấp nhận. - Những nhận xét và đề xuất của em chỉ mang tính chủ quan vì trong 3 tháng thực tập ngắn ngủi em chưa hiểu rõ tình hình hoạt động của công ty nên có nhiều hạn chế. Em xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.