Đề tài Hoàn thiện kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty TNHH Tân Hưng Phương

n. Tổ hoàn thiện: Trong tổ có 01 tổ trưởng, 01 tổ phó và 18 công nhân. Nhiệm vụ của tổ là sau khi bột giấy mới và bột giấy loại được sản xuất sẽ được chuyển sang tổ hoàn thiện để tiến hành kiểm tra quy cách phẩm chất lần cuối và làm các công đoạn hoàn thiện cuối cùng là đóng bao và phân loại sản phẩm. Tổ vận chuyển: Trong tổ có 01 tổ trưởng và 10 công nhân. Nhiệm vụ của tổ là tiến hành vận chuyến các sản phẩm bột giấy sau khi đã sản xuất hoàn thành về kho của công ty. Đồng thời sẽ tiến hành vận chuyển sản phẩm bán cho khách hàng khi có yêu cầu của bộ phận quản lý sản xuất. Công ty TNHH Tân Hưng Phương có 01 cửa hàng trưng bày các sản phẩm bột giấy tại: số 28, thị trấn Chúc Sơn, huyện Chương Mỹ, TP Hà Nội. Trong cửa hàng có 02 người chuyên trưng bày giới thiệu các sản phẩm bột giấy của công ty, đồng thời nhận ký kết các hợp đồng mua bán dài hạn với khách hàng.. * Diện tích đất đai phục vụ sản xuất kinh doanh Công ty TNHH Tân Hưng Phương có tổng diện tích đất là 2575m2. Trong đó có 2500m2 là công ty TNHH Tân Hưng Phương thuê lâu năm để sản xuất của Uỷ Ban Nhân Dân xã Ngọc Hòa và 75m2 là công ty mua của gia đình ông Nguyên. - Nhà cửa: Công ty TNHH Tân Hưng Phương có 2300m2 nhà cửa, trong đó có 04 lô nhà cửa: một khu nhà điều hành, một khu sản xuất, một khu bếp ăn và một khu để xe, nhà cửa thuộc loại kiên cố. - Máy móc thiết bị: Công ty TNHH Tân Hưng Phương có nhiều loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất bột giấy của công ty. è Các loại nguyên vật liệu hay dùng ở công ty Do tính chất đặc thù công việc của công ty TNHH Tân Hưng Phương là sản xuất bột giấy vì thế các loại nguyên liệu hay dùng ở công ty là: Nguyên liệu thô dùng cho sản xuất là các loại có nguồn gốc từ gỗ như tre, bạch đàn, phi lao, gỗ cứng tổng hợp và sợi tái sinh: giấy loại…, ngoài ra còn có các vật liệu phụ như: hương tổng hợp, hương hóa học, phẩm màu. Những nguyên vật liệu này Công ty TNHH Tân Hưng Phương chủ yếu nhập từ chính trong vùng và các vùng lân cận như Xuân Mai, Đông Phương Yên và các vùng khác trong khu vực miền Bắc nước ta. Ngoài ra một số vật liệu công ty còn nhập khẩu từ nước ngoài như: Nhật, Trung Quốc. è Lực lượng lao động ở công ty - Số lượng lao động: Tổng số lao động trong công ty TNHH Tân Hưng Phương là 108 người. Nguồn cung cấp lao động chủ yếu cho công ty: Công ty TNHH Tân Hưng Phương sử dụng chủ yếu là nguồn lao động tại địa phương chiếm gần 80% ngoài ra công ty còn sử dụng lao động tại các vùng khác trong nước. è Tìm hiểu về sản phẩm hàng hóa dịch vụ của công ty - Công ty TNHH Tân Hưng Phương tiến hành sản xuất và kinh doanh sản phẩm bột giấy. Công ty tiến hành sản xuất 2 loại sản phẩm bột giấy lá bột giấy loại sợi bột ngắn và bột giấy loại sợi bột dài. - Thị trường tiêu thụ sản phẩm bột giấy: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Tân Hưng Phương chủ yếu là thị trường nội địa các tỉnh thành trong cả nước. Nhưng công ty đang chuẩn bị có những chiến lược kinh doanh hướng tới thị trường nước ngoài trong khu vực Châu Á trong thời gian tới. * Chi phí, thu nhập và kết quả kinh doanh của công ty Bảng 2.2:Về chi phí, thu nhập và kết quả kinh doanh của công ty năm 2010, 2011 và kế hoạch năm 2012. Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 (kế hoạch) 1. Doanh thu BH 18.523.333.200 20.050.858.000 23.000.000.000 2. Các khoản giảm DT 10.200.000 0 0 3. Doanh thu thuần 18.513.133.200 20.050.858.000 23.000.000.000 4. Giá vốn hàng bán 11.028.989.960 11.632.536.090 12.134.547.093 5. Chi phí hàng bán 996.453.667 1.000.532.624 1.007.468.031 6. Chi phí QLDN 1.392.202.676 1.435.787.623 1.509.827.413 7. Doanh thu TC 0 0 0 8. Chi phí TC 389.157.000 400.545.867 422.322.574 9. Thu nhập khác 1.060.323.445 1.400.088.000 1.957.563.908 10. Chi phí khác 1.015.684.505 1.335.321.003 1.798.546.793 11. Lợi nhuận trước thuế 4.750.968.837 5.646.222.793 6.565.458.264 12. Chi phí thuế TNDN 1.187.742.209 1.411.555.698 1.641.364.566 13. Lợi nhuận sau thuế 3.563.226.628 4.234.667.095 4.924.093.698 2.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Tân Hưng Phương 2.2.1.Về bộ máy kế toán của công ty Hiện nay công ty TNHH Tân Hưng Phương áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của công ty, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán. Thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc đơn vị làm nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của công ty, được thể hiện qua sơ đồ: Kế Toán Trưởng Kế Toán bán hàng Kế toán vật tư, TSCĐ và kế toán thuế Kế Toán Vốn bằng tiền thanh toán lương và công nợ Thủ quỹ Sơ đồ 2.2: Bộ máy tổ chức kế toán tại công ty * Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán của Công ty. Tại phòng kế toán của công ty TNHH Tân Hưng Phương gồm 05 người với nhiệm vụ cụ thể như sau: Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán trước giám đốc, thực hiện các phần hành kế toán chi phí và giá thành, kế toán nguồn vốn, kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán lương và công nợ (nợ phải thu, nợ phải trả): chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về việc thực hiện các công việc liên quan đến phần hành kế toán vốn bằng tiền thanh toán tiền lương và công nợ. Kế toán vật tư, TSCĐ và thuế: chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về việc thực hiện các công việc liên quan đến phần hành kế toán vật tư, TSCĐ và lập báo cáo thuế. Kế toán bán hàng: chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về việc thực hiện các công việc liên quan đến phần hành kế toán bán hàng. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của công ty; theo dõi tình hình nhập xuất tồn quỹ tiền mặt định kỳ hoặc khi có yêu cầu tiến hành kiểm kê quỹ. 2.2.2 Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng ở công ty * Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng tại công ty - Kỳ kế toán, niên độ kế toán: Tại công ty TNHH Tân Hưng Phương thực hiện theo năm dương lịch, kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01 và kết thúc vào ngày cuối cùng của tháng, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dung: Tại công ty TNHH Tân Hưng Phương thực hiện ghi sổ và lập báo cáo tài chính bằng đồng Việt Nam. * Tình hình sử dụng máy vi tính trong kế toán ở công ty - Công ty áp dụng kế toán thủ công, chưa sử dụng phần mềm kế toán máy. Nhưng vẫn có hỗ trợ của kế toán máy đối với công viêc kế toán. - Các phần hành kế toán chủ yếu của Công ty như phần hành kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành, thanh toán đều được áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên sự trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán tổng hợp, còn khâu hạch toán chi tiết vẫn được các kế toán viên phần hành làm bằng tay. Việc ghi sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều là thủ công. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu theo từng phần hành lên máy tính, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp cho kế toán viên các báo các tài chính. *Về chứng từ kế toán: Công ty TNHH Tân Hưng Phương áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các văn bản pháp luật khác thì hệ thống chứng từ kế toán công ty bao gồm hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Kế toán trưởng của công ty TNHH Tân Hưng Phương có trách nhiệm quy định trình tự xử lý chứng từ kế toán, cụ thể: Quy định ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, kiểm tra và hoàn thiện chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ. *Về hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán là bảng liệt kê tất cả các tài khoản kế toán được sử dụng trong công tác kế toán ở một công ty, nó bao gồm: Tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu, quy định hạch toán và một số định khoản kế toán chủ yếu. Công ty TNHH Tân Hưng Phương áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng tài chính (đã được sửa đổi theo thông tư TT244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009). * Về báo cáo tài chính Tại công ty TNHH Tân Hưng Phương sử dụng các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán: Theo mẫu số B01-DN + Báo cáo kết quả kinh doanh: Theo mẫu số B02-DN + Thuyết minh báo cáo tài chính: Theo mẫu số B09-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Theo mẫu số B03-DN Ngoài ra công ty TNHH Tân Hưng Phương còn sử dụng thêm các báo cáo khác như: Báo cáo chi phí sản xuất, báo cáo tăng giảm TSCĐ, báo cáo chi tiết công nợ… * Về phương pháp kế toán hàng tồn kho tại công ty - Hàng tồn kho nhập kho: Công ty TNHH Tân Hưng Phương được tính theo giá thực tế (giá gốc). - Hàng tồn kho xuất kho: Công ty TNHH Tân Hưng Phương được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. *Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho tại công ty Hàng tồn kho ở công ty TNHH Tân Hưng Phương được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này thì hàng tồn kho của công ty TNHH Tân Hưng Phương được theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa … trên các TK hàng tồn kho (151, 152, 153, 154, 155, 156…) và các sổ kế toán chi tiết có các chứng từ nhập xuất hàng tồn kho, giá trị vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán. * Về phương pháp hạch toán thuế GTGT tại công ty Tại công ty TNHH Tân Hưng Phương thực hiện kê khai và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, với thuế suất của bột giấy bán ra là 10%. * Về phương pháp khấu hao tài sản cố định tại công ty Công ty TNHH Tân Hưng Phương thực hiện áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo quyết định 203/2009. 2.2.3 Về công tác kế toán các khoản nợ phải thu của công ty ( phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ứng, phải thu khác). * Tài khoản sử dụng - Phải thu của khách hàng: TK 131 - Phải thu về tạm ứng: TK 141 - Phải thu khác: TK 138 * Hình thức kế toán - Sơ đồ hình thức kế toán các khoản nợ phải thu (phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ứng, phải thu khác) tại công ty TNHH Tân Hưng Phương: Hóa đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, giấy thanh toán tạm ứng Nhật ký chung (Trích phần ĐK liên quan đến TK 131, 141, 138) Sổ cái (Trích của các TK 131, 141, 138) Bảng cân đối TK (Trích các dòng TK 131, 141, 138) Sổ kế toán chi tiết (các TK 131, 141, 138) Bảng tổng hợp chi tiết (các TK 131, 141, 138) BẢNG CÂN ĐỐI TÀI CHÍNH ( TM BCTC, BCĐKT) Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra đối chiếu Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán các khoản nợ phải thu * Giải thích sơ đồ: - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra như: Hóa đơn GTGT (liên lưu) trong trường hợp bán chịu, phiếu chi (về việc chi tạm ứng), phiếu thu (về việc người mua trả nợ), giấy thanh toán tạm ứng…dùng làm chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi chép nghiêp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung (trích các ĐK liên quan đến các TK 131, 141, 138). Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung tiến hành vào Sổ Cái (các TK 131, 141, 138). Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết của TK 131, 141, 138. - Cuối kỳ: cộng số liệu trên các Sổ cái TK 131, 141, 138, lập bảng cân đối TK (trích các dòng liên quan đến TK 131, 141, 138). Đồng thời từ các sổ kế toán chi tiết các TK 131, 141, 138 tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản đó. Sau đó tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết nếu đã khớp số liệu tiến hành lập BCTC (bao gồm có thuyết minh BCTC và BCĐKT). è Các chứng từ kế toán thực tế Trong công tác kế toán các khoản nợ phải thu ở công ty TNHH Tân Hưng Phương đã sử dụng các chứng từ là Hóa đơn GTGT (liên lưu) trong trường hợp bán chịu, phiếu chi (trong trường hợp chi tạm ứng), phiếu thu (về việc người mua trả nợ bằng tiền mặt), giấy báo có (trong trường hợp người mua trả nợ bằng TGNH), giấy thanh toán tạm ứng… * Hóa đơn GTGT (liên lưu): Khi công ty TNHH Tân Hưng Phương bán hàng chưa thu tiền ngay thì Hóa đơn GTGT (liên lưu) là chứng từ kế toán phản ánh số nợ công ty phải thu của người mua hàng. Hóa đơn GTGT do công ty TNHH Tân Hưng Phương lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua, liên 3 được giữ lại tại công ty để làm chứng từ ghi sổ kế toán liên quan. Trích Hóa đơn GTGT tại công ty TNHH Tân Hưng Phương được lập như sau: - Hóa đơn GTGT số 0099660 ngày 04/12/2011, về việc bán bột giấy loại sợi bột ngắn cho công ty TNHH sx giấy chuyên dụng và bìa carton IPC với số lượng là 05 tấn, đơn giá chưa thuế là 10.500.000đ/tấn, thành tiền là 52.500.000đ, tiền thuế GTGT là 5.250.000đ. Tổng thanh toán là 57.750.000đ, khách hàng chưa trả tiền. Bảng 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 04 tháng 12 năm 2011 Mấu số: 01 GTKT-3LL AB/2011B 0099660 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Hưng Phương Địa chỉ: Ngọc Hòa- Chương Mỹ- Hà Nội Số tài khoản: 005135355 Điện thoai: 0433.868.754 MS: 0 0 1 0 0 1 3 3 1 3 Họ tên người mua hàng: Lê Văn Ninh Tên đơn vị: Công ty TNHH sx giấy chuyên dụng và bìa carton IPC Địa chỉ: Khu công nghiệp Hòa An Hình thức thanh toán: Tiền mặt (trả sau 15 ngày) MS: 6 2 3 5 7 2 2 7 3 5 STT Tên hàng hóa, DV Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 4 5 6=4*5 1. Bột giấy sợi ngắn Tấn 5 10.500.000 52.500.000 Cộng tiền hàng: 52.500.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 5.520.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 57.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm bảy triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./ Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Lê Văn Ninh Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Quỳnh Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Lan Phương * Phiếu thu (về việc mua trả nợ cho công ty bằng tiền mặt): Khách hàng mua hàng chịu nay trả nợ cho công ty bằng tiền mặt, kế toán của công ty TNHH Tân Hưng Phương tiên hành lập phiếu thu. Phiếu thu mỗi lần lập kế toán phải dùng giấy than viết 3 liên một lần và phải ghi tương đối đầy đủ các yếu tố trong phiếu thu. Phiếu thu lập xong phải lưu tại cuống một liên, một liên giao cho người nộp còn một liên thủ quỹ giữ để làm thủ tục nhập quỹ, ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán có liên quan. - Phiếu thu số 197 ngày 19/12/2011, về việc công ty TNHH sx giấy chuyên dụng và bìa carton IPC trả nợ tiền mua bột giấy loại sợi bột dài kỳ trước với số tiền là 57.750.000đ Bảng 2.4: Phiếu thu Đơn vị: Công ty TNHH Tân Hưng Phương Địa chỉ: Ngọc Hòa-Chương Mỹ-Hà Nội Mẫu số 01-TT (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 19 tháng 12 năm 2011 Quyển số: 04 Số:197 Nợ TK: 111.1 Có TK: 131 Họ, tên người nộp tiền: Lê Văn Ninh Địa chỉ: Công ty TNHH sx giấy chuyên dụng và bìa carton IPC Lý do nộp: Trả tiền mua bột giấy Số tiền: 57.750.000 ( Viết bằng chữ): Năm bảy triệu bảy trăm năm mươi đồng chẵn. Kèm theo: ...chứng từ gốc Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Lan Phương Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phạm Đức Duy Người lập phiếu (Ký, họ tên) Dương Anh Lâm Người nộp tiền (Ký, họ tên) Lê Văn Ninh Thủ quỹ (Ký, họ tên) Hà Thị Liên Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm bảy triệu bảy trăm năm mươi đồng chẵn. + Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý):............................................ + Số tiền quy đổi:........................................................................... ( Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu). * Giấy đề nghị tạm ứng (hay là đơn xin tạm ứng): Đây là chứng từ mệnh lệnh nó cho phép hay bắt buộc kế toán phải viết phiếu chi cho cán bộ tạm ứng nếu giấy tạm ứng này được phê duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng do người tạm ứng lập. Bảng 2.5: Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị: Công ty TNHH Tân Hưng Phương Bộ phận: Phòng kế hoạch sản xuất Mẫu số 03-TT (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 19 tháng 12 năm 2011 Số: 99 Kính gửi:- Ban giám đốc - Phòng kế toán Tên tôi là: Hồ Văn Phong Địa chỉ: Phòng kế hoạch sản xuất Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 15.000.000(Viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Chi tạm ứng mua nguyên vật liệu Thời hạn thanh toán: Sau khi hoàn thành công việc Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Lan Phương Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phạm Đức Duy Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Dương Anh Lâm Người đề nghị TƯ (Ký, họ tên) Hồ Văn Phong * Phiếu chi (về việc chi tạm ứng): Khi giấy đề nghị tạm ứng được duyệt, kế toán công ty tiến hành lập phiếu chi. Khi lập phiếu chi, kế toán dùng giấy than lập thành hai liên một lần, một liên gốc và một liên gốc và một liên thủ quỹ giữ để phản ánh vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán liên quan. - Phiếu chi số 205 ngày 06/12/2011, chi tạm ứng cho anh Hồ Văn Phong tiền mua nguyên vật liệu sx bột giấy (giấy phế phẩm), ssoos tiềm là 15.000.000đ, theo giấy đề nghị tạm ứng số 99 ngày 06/12/2011, công ty đã duyệt. Bảng 2.6: Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Tân Hưng Phương Địa chỉ: Ngọc Hòa-Chương Mỹ-Hà Nội Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 06 tháng 12 năm 2011 Quyển số: 05 Số:205 Nợ TK: 141 Có TK: 111.1 Họ, tên người nhận tiền: Hồ Văn Phong Địa chỉ: Phòng kế hoạch sản xuất Lý do chi: Chi tạm ứng mua nguyên vật liệu sản xuất Số tiền: 15.000.000 ( Viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc (Giấy đề nghị tạm ứng số 99) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Lan Phương Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phạm Đức Duy Người lập phiếu (Ký, họ tên) Dương Anh Lâm Người nhận tiền (Ký, họ tên) Hồ Văn Phong Thủ quỹ (Ký, họ tên) Hà Thị Liên Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười năm triệu đồng chẵn. + Tỷ giá ngoại tệ (Vàng bạc, đá quý):............................................ + Số tiền quy đổi:........................................................................... ( Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu). * Lệnh chuyển có (về việc người mua trả nợ cho công ty bằng tiền gửi ngân hàng): Khi người mua hàng trả nợ cho công ty bằng tiền gửi ngân hàng, Ngân hàng sẽ viết Lệnh chuyển có để thông báo đến công ty như sau: - Lệnh chuyển có số 189 ngày 03/12/2011, Ngân hàng Đầu tư và phát triển nông thôn BIV thông báo công ty liên doanh SX giấy Việt Nhật Cái Lân trả nợ tiền mua bột giấy- loại sợi bột dài kỳ trước với số tiền là 70.000.000đ Bảng 2.7: Lệnh chuyển có LỆNH CHUYỂN CÓ (GIẤY BÁO CÓ) Số lệnh: 189 Ngày lập:03/12/2011 SBT Ngân hàng thành viên gửi lệnh: Ngân Hàng Công Thương Hà Nội Ngân hàng thành viên nhận lệnh: NHĐT và phát triển nông thôn BIV Người trả/ chuyển tiền: Công ty liên doanh sx giấy Việt Nhật Cái Lân Địa chỉ/ Số CMND: Mã NH Mã NH Tài khoản: Tại: NHCT Hà Nội Người thụ hưởng: Công ty TNHH Tân Hưng Phương Địa chỉ/ Số CMND: Tài khoản: 005135355 Mã số thuế: 0010013313 Mục lục ngân sách Nội dung: Trả tiền mua bột giấy Số tiền: 70.000.000 VND Bằng chữ: Bảy mươi triệu đồng chẵn. Tại: NHĐT và phát triển nông thôn BIV Truyền đi lúc giờ phút Ngày Kế toán Nhận lúc giờ phút Ngày Kiểm soát NHCT * Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Do người nhận tạm ứng ghi và phải ghi ngày…tháng…năm…lập giấy và tên người thanh toán và tự mình liệt kê số tiền đã nhận tạm ứng, số tiền đã chi tạm ứng, số chênh lệch, sau đó kế toán thanh toán xem xét ký vào giấy thanh toán tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng xem xét lại sau đó ký vào giấy đồng thời chuyển cho thủ trưởng phê duyệt. Để lập được phiếu này, phải có số phiếu chi tạm ứng và số dư đầu kỳ trên sổ chi tiết của người tạm ứng đó kèm theo các chứng từ chi tiêu đã được phê duyệt. Giấy thanh toán tạm ứng là căn cứ để lập phiếu chi nếu số tạm ứng ít hơn số thực tế chi hoặc lập phiếu thu nếu số tạm ứng nhiều hơn số chi. - Giấy thanh toán tạm ứng số 156 ngày 17/12/2011 về việc thanh toán tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu (giấy phế phẩm) cho anh Hồ Văn Phong với số tiền thanh toán là 16.500.000, số tiền chi quá tạm ứng là 1.500.000, trong đó tiền thuế là 1.500.000 và tiền hàng là 15.000.000, theo hóa đơn GTGT số 003939 ngày 15/12/2011. Bảng 2.8: Giấy thanh toán tạm ứng Đơn vị: Công ty TNHH Tân Hưng Phương Bộ phận: Phòng kinh doanh Mẫu số 04-TT (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 17 tháng 12 năm 2011 Số:156 Nợ TK:152;133 Có TK: 141 Họ, tên người thanh toán: Hồ Văn Phong Bộ phận (địa chỉ): Phòng kế hoạch sản xuất Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 I- Số tiền tạm ứng: 15.000.000 1. Số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa hết: 2. Số tiền tạm ứng kỳ này: 15.000.000 - Phiếu chi số 205 ngày 06/12/2011 15.000.000 - Phiếu chi số …ngày…tháng…năm… II- Số tiền đã chi: 16.500.000 1. Chứng từ số:- Hóa đơn GTGT số 003939 - Tiền hang 15.000.000 - Tiền thuế 1.500.000 2. Chứng từ số:… III- Chênh lệch: 1.500.000 1. Số tiền tạm ứng chi không hết:( I – II) 2. Chi quá số tạm ứng:( II – I) 1.500.000 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Lan Phương Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phạm Đức Duy Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Dương Anh Lâm Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) Hồ Văn Phong * Các chứng từ khác: Ngoài các chứng từ trên, kế toán các khoản nợ phải thu của công ty còn sử dụng một số loại chứng từ khác như biên bản kiểm kê tiền mặt (trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu tiền) hoặc biên bản kiểm kê vật tư, tài sản (trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu vật tư, tài sản) hoặc phiếu chi cho vay cho mượn… 2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 2.3.1 Bảng chi tiết * Sổ chi tiết các TK: Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản nợ phải thu về việc bán chịu cho khách hàng và thanh toán nợ, tạm ứng và thanh toán tạm ứng, các khoản nợ phải thu khác kế toán công ty TNHH Tân Hưng Phương vào sổ kế toán chi tiết TK 131, 141, 138 theo từng đối tượng khách hàng như sau: Bảng 2.9: Sổ chi tiết các tài khoản SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Năm: 2011 Tài khoản: Đối tượng: Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu T12 Số PS T12 Cộng PS T12 Dư cuối T12 * Bảng tổng hợp chi tiết thực tế + Bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu của khách hàng Để kiểm tra việc ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán với người mua thì cuối tháng kế toán phải căn cứ vào các sổ chi tiết của khách hàng để lập bảng tổng hợp chi tiết, mỗi khách hàng sẽ được ghi ở một dòng trong bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải thu của công ty TNHH Tân Hưng Phương trong tháng 12/2011 như sau: Bảng 2.10: Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu tài khoản: 131 Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: đồng STT Đối tượng chi tiết Dư đầu tháng Số phát sinh Dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 CT Việt Nhật Cái Lân 82.000.000 346.500.000 70.000.000 358.500.000 2 CT TNHH Quy Nhơn 57.000.000 317.625.000 190.000.000 184.625.000 3 CT TNHH IPC 100.000.000 57.750.000 107.750.000 50.000.000 4 CT TNHH Hoàng Gia 40.200.000 0 40.200.000 0 5 CT TNHH Đông Dương 0 470.085.000 0 470.085.000 6 CT TNHH Trúc Bạch 50.000.000 115.500.000 50.000.000 115.500.000 7 CT Minh Phương 52.800.000 0 32.800.000 20.000.000 Cộng 382.000.000 1.307.460.000 32.800.000 1.198.710.000 Người lập (ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (ký, họ tên) + Bảng tổng hợp chi tiết phải thu về tạm ứng Để kiểm tra việc ghi chép trên sổ chi tiết tạm ứng thì cuối kỳ kế toán phải căn cứ vào các sổ chi tiết tạm ứng để lập bảng tổng hợp chi tiết, mỗi đối tượng tạm úng sẽ được ghi ở một dòng trong bảng tổng hợp chi tiết. Bảng 2.11: Bảng tổng hợp chi tiết TK 141 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tên tài khoản: Tạm ứng Số hiệu tài khoản:141 Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: đồng STT Đối tượng chi tiết Dư đầu tháng Số phát sinh Dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Trần Đắc Nghĩa 6.000.000 0 6.000.000 0 2 Nguyễn Lan Hương 0 1.500.000 1.500.000 0 3 Hoàng Nguyên 5.000.000 320.000 5.320.000 0 4 Hồ Văn Phong 0 16.500.000 16.500.000 0 Cộng 11.000.000 18.320.000 29.320.000 0 Người lập (ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (ký, họ tên) + Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải thu khác Để kiểm tra việc ghi chép trên sổ chi tiết nợ phải thu khác thì kỳ kế toán phải căn cứ vào các sổ chi tiết nợ phải thu khác để lập thành bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải thu, mỗi đối tượng phải thu khác được ghi ở một dòng trong bảng tổng hợp chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải thu khác của công ty TNHH Tân Hưng Phương trong tháng 12 năm 2011 như sau: Bảng 2.12: Bảng tổng hợp chi tiết TK 138 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tên tài khoản: Phải thu khác Số hiệu tài khoản: 138 Tháng 12 năm 2011 Đơn vị tính: đồng STT Đối tượng chi tiết Dư đầu tháng Số phát sinh Dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 TK 138.1 0 0 0 0 2 TK 138.5 0 0 0 0 3 TK 138.8 1.500.000 3.000.000 1.500.000 3.000.000 3.1 Trần Phương Hà 1.500.000 0 1.500.000 0 3.2 Công ty Thiên Đỉnh 0 2.000.000 0 2.000.000 3.3 Công ty TNHH Lê An 0 1.000.000 0 1.000.000 Cộng … … … … Người lập (ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng (ký, họ tên) 2.3.2 Kế toán tổng hợp các khoản nợ phải thu Do công ty TNHH Tân Hưng Phương áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên trong kế toán tổng hợp nói chung và kế toán các khoản nợ phải thu (phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ứng, phải thu khác) nói riêng đều sử dụng các sổ tổng hợp là: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái theo hình thức Nhật ký chung và cuối kỳ phải lập bảng cân đối tài khoản: Sổ Nhật ký chung: Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ như hóa đơn GTGT (liên lưu) liên quan đến việc bán hàng chịu, phiếu chi tạm ứng, phiếu chi chi tiền chi quá tạm ứng, phiếu thu do khách hàng trả nợ, lệnh chuyển có do khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng, phiếu thu do thu tiền tạm ứng chi không hết, giấy thanh toán tạm ứng,…và các chứng từ kế toán khác có liên quan kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh như sau: ( Trích Nhật ký chung các định khoản liên quan đến các khoản nợ phải thu: phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ưng, phải thu khác) Bảng 2.13: Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2011 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải ĐGSC STTD Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có Trang trước chuyển sang ….. ….. 03/12 03/12 189/LCC 189/LCC 03/12 03/12 Công ty sx giấy Việt Nhật Cái Lân trả nợ X 1 2 112 131 70.000.000 70.000.000 04/12 04/12 04/12 99660/HĐ 99660/HĐ 99660/HĐ 04/12 04/12 04/12 Bán chịu bột giấy cho công ty sx giấy và bìa carton IPC X 3 4 5 131 511 333 57.750.000 52.500.000 5.250.000 05/12 05/12 190/PT 190/PT 05/12 05/12 Thu nợ của công ty in và sx hộp giấy Hoàng Gia X 6 7 111 131 40.200.000 40.200.000 06/12 06/12 205/PC 205/PC 06/12 06/12 Chi tạm ứng cho anh Hồ Văn Phong X 8 9 141 111 15.000.000 15.000.000 08/12 08/12 08/12 99661/HĐ 99661/HĐ 99661/HĐ 08/12 08/12 08/12 Bán chịu bột giấy cho công ty TNHH giấy Đông Dương X 10 11 12 131 511 333 88.935.00 80.850.000 8.085.000 09/12 09/12 192/PT 192/PT 09/12 09/12 Thu tiền bồi thường vật chất của Trần Phương Hà X 13 14 111 138 1.500.000 1.500.000 10/12 10/12 10/12 155/GTTTƯ 155/GTTTƯ 155/GTTTƯ 10/12 10/12 10/12 Thanh toán tiền tạm ứng đi công tác của anh Hoàng Nguyên X 15 16 17 641 133 141 5.064.667 255.333 5.320.000 10/12 10/12 207/PC 207/PC 10/12 10/12 Chi tiền chi quá tạm ứng của anh Hoàng Nguyên X 18 19 141 111 320.000 320.000 11/12 11/12 11/12 99663/HĐ 99663/HĐ 99663/HĐ 11/12 11/12 11/12 Bán chịu bột giấy cho công ty giấy Quy Nhơn X 20 21 22 131 511 333 317.625.00 288.750.000 28.875.000 12/12 12/12 208/PC 208/PC 12/12 12/12 Chi tạm ứng cho chị Nguyễn Lan Hương X 23 24 141 111 1.500.000 1.500.000 13/12 13/12 191/LCC 191/LCC 13/12 13/12 Công ty TNHH Minh Phương trả nợ X 25 26 112 131 32.800.000 32.800.000 16/12 16/12 191/LCC 191/LCC 16/12 16/12 Công ty giấy Trúc Bạch trả nợ X 27 28 112 131 50.000.000 50.000.000 Cộng chuyển trang sau ……… …….. Trang trước chuyển sang …….. …….. 17/12 17/12 17/12 156/GTTTƯ 156/GTTTƯ 156/GTTTƯ 17/12 17/12 17/12 Thanh toán tạm ứng mua nguyên vật liệu cho anh Hồ Văn Phong X 1 2 3 152 1331 141 15.000.000 1.500.000 16.500.000 17/12 17/12 210/PC 210/PC 17/12 17/12 Chi tiền chi quá tạm ứng của anh Hồ Văn Phong X 4 5 141 111 1.500.000 1.500.000 17/12 17/12 17/12 99667/HĐ 99667/HĐ 99667/HĐ 17/12 17/12 17/12 Bán chịu bột giấy cho công ty liên doanh Nhật Việt Cái Lân X 6 7 8 131 511 333 231.000.000 210.000.000 21.000.000 17/12 17/12 115/PXK 115/PXK 17/12 17/12 XK quần áo bảo hộ cho công ty Thiên Đỉnh mượn X 9 10 138 153 2.000.000 2.000.000 18/12 18/12 18/12 99668/HĐ 99668/HĐ 99668/HĐ 18/12 18/12 18/12 Bán chịu bột giấy cho công ty giấy Đông Dương X 11 12 13 131 511 333 381.150.000 346.500.000 34.650.000 18/12 18/12 18/12 157/GTTTƯ 157/GTTTƯ 157/GTTTƯ 18/12 18/12 18/12 Thanh toán tạm ứng cho chi Nguyễn Lan Hương X 14 15 16 642 133 141 1.363.636 136.364 1.500.000 19/12 19/12 197/PT 197/PT 19/12 19/12 Công ty TNHH IPC trả nợ tiền mua bột giấy X 17 18 111 131 57.750.000 57.750.000 22/12 22/12 22/12 99669/HĐ 99669/HĐ 99669/HĐ 22/12 22/12 22/12 Bán chịu bột giấy cho công ty liên doanh Việt Nhật Cái Lân X 19 20 21 131 511 333 115.500.000 105.000.000 10.500.000 24/12 24/12 198/PT 198/PT 24/12 24/12 Công ty giấy Quy Nhơn trả nợ X 22 23 111 131 190.000.000 190.000.000 26/12 26/12 192/LCC 192/LCC 26/12 26/12 Công ty TNHH IPC trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng X 24 25 112 131 50.000.000 50.000.000 26/12 26/12 26/12 99671/HĐ 99671/HĐ 99671/HĐ 26/12 26/12 26/12 Bán chịu bột giấy cho công ty TNHH giấy Trúc Bạch X 26 27 28 131 511 333 115.500.000 105.000.000 10.500.000 28/12 28/12 155/PXK 155/PXK 28/12 28/12 Xuất kho 02 xe đẩy hàng chuyên dụng cho mượn X 29 30 138 153 1.000.000 1.000.000 29/12 29/12 29/12 158/GTTTƯ 158/GTTTƯ 158/GTTTƯ 29/12 29/12 29/12 Thanh toán tạm ứng cho anh Trần Đắc Nghĩa (phòng kinh doanh) X 31 32 33 641 133 141 5.454.545 545.455 6.000.000 Cộng chuyển trang sau - Sổ cái ( theo hình thức Nhật ký chung) Trong công tác kế toán các khoản nợ phải thu (phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ứng, phải thu khác) kế toán sau khi căn cứ vào các chứng từ ghi sổ như hóa đơn GTGT(liên lưu) trong trường hợp bán chịu, phiếu chi cho tạm ứng, phiếu thu do khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, lệnh chuyển có do khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng, giấy thanh toán tạm ứng, và các chứng từ ghi sổ khác có liên quan đến phần hành kế toán các khoản nợ phải thu…để vào Nhật ký chung, sau đó kế toán tiến hành lấy thông tin trên Nhật ký chung để vào sổ cái các TK 131, 141, 138. và mỗi thông tin trong Nhật ký chung sẽ được phản ánh vào sổ cái thì kế toán sẽ đánh dấu (x) ở ô đã ghi sổ cái ở Nhật ký chung. ( Trích các sổ cái năm 2011 các TK có liên quan đến phần hành kế toán các khoản nợ phải thu: phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ứng, phải thu khác của công ty). Bảng 2.15: Sổ cái TK 131 SỔ CÁI Năm: 2011 Tài khoản:131 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TKĐƯ Số tiền SH NT T D Nợ Có Dư đầu tháng 12 328.000.000 03/12 189/LCC 03/12 Thu nợ CT Việt Nhật Cái Lân 99 02 112 70.000.000 04/12 99660/HĐ 04/12 Bán chịu bột giấy cho IPC 99 03 511,333 57.750.000 05/12 190/PT 05/12 Thu nợ CT Hoàng Gia 99 07 111 40.200.000 08/12 99661/HĐ 08/12 CT Đông Dương mua chịu BG 99 10 511,333 88.935.000 11/12 99663/HĐ 11/12 CT Quy Nhơn mua chịu BG 99 20 511,333 317.625.000 13/12 190/LCC 13/12 CT Minh Phương trả nợ 99 26 112 32.800.000 16/12 191/LCC 16/12 CT Trúc Bạch trả nợ 99 28 112 50.000.000 17/12 99667/HĐ 17/12 VNhật C.Lân mua chịu BG 100 06 511,333 231.000.000 18/12 99668/HĐ 18/12 CT Đông Dương mua chịu BG 100 11 511,333 381.150.000 19/12 197/PT 19/12 CT IPC trả nợ tiền mua BG 100 18 111 57.750.000 22/12 99669/HĐ 22/12 VNhật C.Lân mua chịu BG 100 19 511,333 115.500.000 24/12 198/PT 24/12 Thu nợ của CT Quy Nhơn 100 23 111 190.000.000 26/12 192/LCC 26/12 CT TNHH IPC trả nợ 100 25 112 50.000.000 26/12 99671/HĐ 26/12 Bán chịu BG cho CT Trúc Bạch 100 26 511,333 115.500.000 Cộng phát sinh tháng 12 1.307.460.000 490.750.000 Dư cuối tháng 12 1.198.710.000 Bảng 2.16: Sổ cái TK 141 SỔ CÁI Năm: 2011 Tài khoản: 141 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TKĐƯ Số tiền SH NT T D Nợ Có Dư đầu tháng 12 11.000.000 06/12 205/PC 06/12 Chi tạm ứng cho anh Phong 99 8 111 15.000.000 10/12 155/GTTTƯ 10/12 TT TƯ cho anh Nguyên 99 17 641,133 5.320.000 10/12 207/PC 10/12 Chi tiền quá TƯ anh Nguyên 99 18 111 320.000 12/12 208/PC 12/12 Chi tạm ứng cho chị Hương 99 23 111 1.500.000 17/12 156/GTTTƯ 17/12 TT TƯ cho anh Phong 100 03 152,133 16.500.000 17/12 210/PC 17/12 Chi tiền quá TƯ cho anh Phong 100 04 111 1.500.000 18/12 157/GTTTƯ 18/12 TT TƯ cho chị Hương 100 16 642,133 1.500.000 29/12 158/GTTTƯ 29/12 TT TƯ cho anh Nghĩa 100 33 641,133 6.000.000 Cộng phát sinh tháng 12 18.320.000 29.320.000 Dư cuối tháng 12 0 Bảng 2.17: Sổ cái TK 138 SỔ CÁI Năm: 2011 Tài khoản: 138 Đơn vị tính: đồng NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TKĐƯ Số tiền SH NT T D Nợ Có Dư đầu tháng 12 1.500.000 09/12 192/PT 09/12 Hà nộp tiền bồi thường vật chất 99 14 111 1.500.000 17/12 115/PXK 17/12 Thiên Đỉnh mượn tạm QABH 100 9 153 2.000.000 28/12 155/PXK 28/12 Lê An mượn tạm xe đẩy hàng 100 29 153 1.000.000 Cộng phát sinh tháng 12 3.000.000 1.500.000 Dư cuối tháng 12 3.000.000 Bảng cân đối tài khoản thực tế: Cuối tháng, kế toán công ty TNHH Tân Hưng Phương tiến hành cộng sổ cái TK 131, 141, 138 và các TK khác sau đó lấy thông tin về số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của các TK để lập bảng cân đối tài khoản, cụ thể bảng cân đối tài khoản năm 2011 được lập ở công ty như sau: ( Trích bảng cân đối tài khoản năm 2011 liên quan đến chuyên đề các khoản nợ phải thu: phải thu của khách hàng, phải thu về tạm ứng, phải thu khác) Bảng 2.18: Bảng cân đối tài khoản BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Năm: 2011 Đơn vị tính: đồng SHTK Tên TK Số dư đầu năm Số phát sinh trong năm Số dư cuối năm Nợ Có Nợ Có Nợ Có 131 Phải thu của khách hàng 382.000.000 1.307.460.000 490.750.000 1.198.710.000 138 Phải thu khác 1.500.000 3.000.000 1.500.000 3.000.000 141 Phải thu về tạm ứng 11.000.000 18.320.000 29.320.000 0 …. …. …. …. …. …. …. …. Cộng ….. …. …. ….. …. …. 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Ưu điểm * Về công ty - Về quy mô công ty: Công ty TNHH Tân Hưng Phương diện tích mặt bằng khá rộng, khả năng về tài chính khá vững… đó là những điều kiện mà có lẽ đã giúp cho quy mô sản xuất của công ty hiện nay là tương đối lớn. Trong tương lai Công ty nên mở rộng quy mô hơn nữa để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như làm tăng them doanh thu và lợi nhuận cho công ty. - Cơ cấu tổ chức quản lý: Vế cơ cấu tổ chức quản lý của công ty khá ổn định. Đội ngũ cán bộ quản lý phù hợp không cồng kềnh, đội ngũ cán bộ có năng lực lãnh đạo và có đạo đức nghề nghiệp, sáng tạo luôn áp dụng những thành tựu khoa học tiên tiến vào quản lý cũng như sản xuất giúp cho công tác quản lý cũng như quá trình sản xuất diễn ra đạt kết quả tốt. - Về mặt hàng kinh doanh: Kết quả của việc sáng tạo, luôn tiếp thu và áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất, đổi mới những thiết bị sản xuất tiên tiến vì vậy chất lượng sản phẩm sản xuất của công ty ngày càng có những vượt bậc đáng kể và đang dần khẳng định vị thế của mình với các đối tác kinh doanh trong nước và xa hơn có thể vươn ra thị trường nước ngoài. - Về các mặt khác: Nói chung về mọi mặt hoạt động của công ty là khá ổn định, tình hình tài chính hiện nay không có biến cố gì. Đối với pháp luật công ty luôn tôn trọng, thực hiện nộp thuế theo quy định của pháp luật. Đối với người lao động công ty có nhiều ưu đãi, nộp bảo hiểm đầy đủ, khám sức khỏe định kỳ, tổ chức thăm quan nghỉ mát cho Công Nhân Viên… * Về công tác kế toán các khoản nợ phải thu của công ty. - Về bộ máy kế toán: đầy đủ, không cồng kềnh, mỗi nhân viên nắm giữ những nhiệm vụ phù hợp với năng lực thực tế của mỗi người. - Về hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với đặc điểm thực tế của công ty. - Về chính sách kế toán: Công ty đang áp dụng các chính sách kế toán theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Ngoài các tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3 phù hợp với công tác quản lý sản xuất kinh doanh của mình. - Về chuyên đề thực tập: Công tác kế toán các khoản nợ phải thu ở công ty TNHH Tân Hưng Phương được theo dõi một cách thường xuyên liên tục và phản ánh kịp thời chính xác; hệ thống chứng từ, sổ sách, định khoản đảm bảo. 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm, công tác kế toán của công ty nói chung và công tác hạch toán kế toán các khoản nợ phải thu của công ty nói riêng còn có những tồn tại hạn chế cần khắc phục. Ta cũng thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là một trong những ưu điểm của công ty nhưng cũng phải thấy rằng: - Các phần hành kế toán chủ yếu của Công ty như phần hành kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành, thanh toán đều được áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên sự trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán tổng hợp, còn khâu hạch toán chi tiết vẫn được các kế toán viên phần hành làm bằng tay. Việc ghi sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều là thủ công. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu theo từng phần hành lên máy tính, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp cho kế toán viên các báo các tài chính nên việc luân chuyển và tổng hợp các thông tin vào các sổ tổng hợp, chi tiết, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị không được nhanh mà số liệu giữa các sổ, các báo cáo phải có sự thống nhất tuyệt đối, nên kế toán sẽ phải đối chiếu kiểm tra số liệu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp hay các thông tin trên báo cáo như trong kế toán thủ công. Ngoài ra việc sử dụng kế toán máy cũng yêu cầu người sử dụng phải cẩn thận trong việc lưu trữ và bảo mật vì tất cả dữ liệu kế toán đều được lưu trữ vào máy, nếu bị nhiễm vi rút thông tin có thể bị lệch lạc, không chính xác hoặc có thể bị mất dữ liệu nên công ty cần phải sao dữ liệu kế toán một cách cẩn thận. - Cơ chế chính sách liên quan đến quản lý và xử lý các khoản nợ phải thu của công ty còn phức tạp, chưa thực sự đồng bộ . - Trình độ quản lý và nguồn nhân lực có hạn cho nên quy trình quản lý nợ phải thu của công ty thường chưa được chặt chẽ. CHƯƠNG 3 Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU 3.1. Cơ hội, thách thức và định hướng 3.1.1 Cơ hội: Vì mục tiêu cạnh tranh, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm mà việc bán chịu được coi như một biện pháp cạnh tranh hiệu quả trong nền kinh tế. Việc phát sinh các khoản phải thu từ việc bán chịu đem lại những lợi thế tiêu thụ sản phẩm Sự phát triển của khoa học công nghệ giúp tăng năng suất và cải tiến hiệu quả công tác quản trị tài chính nói chung và quản trị nợ phải thu nói riêng. Một số những lợi ích to lớn từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị nợ phải thu bao gồm: Việc áp dụng công nghệ thông tin giúp công ty có thể theo dõi, thu thập thông tin và đánh giá về một số lượng lớn khách hàng với chi phí thấp. Việc áp dụng các phương thức bán hàng mới, ví dụ phương thức thương mại điện tử thông qua internet, sẽ giúp công ty có thể mở rộng phạm vi bán hàng, rút ngắn quá trình giao dịch với khách hàng, thanh toán và thu tiền. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thẩm định tín dụng khách hàng, ví dụ, áp dụng một hệ thống chấm điểm tín dụng tự động, sẽ làm tăng tốc độ xử lý các đề nghị bán chịu và ra quyết định bán chịu một cách nhanh chóng. 3.1.2 Thách thức Trong thời kỳ đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu để mở rộng thị phần, công ty thường chấp nhận nới lỏng các tiêu chuẩn tín dụng hơn nhằm thu hút khách hàng từ các đối thủ cạnh tranh. Công ty thường phải cho nợ với kỳ hạn dài hơn so với các công ty lớn trong cùng ngành nhằm cạnh tranh với những công ty có tiềm lực tài chính lớn. - Ảnh hưởng của rủi ro bán chịu : Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Khoản phải thu phát sinh nếu không có sự quản lý và kiểm soát chặt chẽ có thể dẫn đến hậu quả là tổn thất do nợ không thể thu hồi tăng lên và kỳ thu tiền bình quân cũng tăng lên. Kỳ thu tiền bình quân tăng làm cho chi phí cơ hội đầu tư khoản phải thu tăng. 3.1.3 Định hướng Việc thống nhất quán triệt nguyên tắc hạch toán và lập báo cáo các khoản phải thu là điều tối cần thiết đối với tất cả các công ty, đơn vị.Vì vậy những kế toán làm công tác này đều phải hiểu thấu nhiệm vụ của mình khi thực hiện hạch toán và luôn tự nhủ với chính mình cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kế toán mà chế độ đã quy định. Để hạch toán các khoản phải thu của công ty TNHH Tân Hưng Phương một cách chính xác đòi hỏi kế toán phải nắm vững tình hình hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị mình; theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của từng đối tượng phải thu. Căn cứ vào các hợp đồng, các chứng từ, cam kết thanh toán… để kế toán thực hiện phản ánh các khoản phải thu trong kỳ kế toán. Việc hạch toán cần quán triệt các nguyên tắc sau: Thứ nhất là phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. Thứ hai là phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu lớn. Sở dĩ, cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để sửa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh. Thứ ba là đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đối theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế. Thứ tư là phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đã quý. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Thứ năm là phải phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi. Thứ sáu là phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản phải thu để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bẳng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau. Đó là những nguyên tắc rất khoa học mà người làm công tác kế toán cần phải quán triệt khi quản lý và hạch toán các khoản phải thu. Bởi lẽ tổng số dư chi tiết các khoản phải thu là số liệu phản ánh tổng số tiền mà đơn vị còn phải thu của khách hàng tính đến thời điểm lập báo cáo. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu — Xây dựng chính sách tín dụng thương mại phù hợp. — Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu Để thực hiện kiểm soát nợ phải thu đòi hỏi phải thực hiện nhiều biện pháp khác nhau. Có bốn biện pháp chủ yếu thường được sử dụng để kiểm soát nợ phải thu: - Mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng, định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng phải lập báo cáo công nợ để kịp thời có biện pháp thu hồi nợ. - Thường xuyên kiểm soát để nắm vững tình hình nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ. Cần thường xuyên xem xét đánh giá tình hình nợ phải thu, dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức sau : Npt = Dn x Kpt Trong đó Npt : nợ phải thu dự kiến trong năm Dn : doanh thu bán hàng tính theo giá thanh toán bình quân một ngày trong năm. Kpt : kỳ thu tiền bình quân trong năm. - Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định như sau : Hệ số nợ phải thu = - Thường xuyên theo dõi và phân tích cơ cấu nợ phải thu theo thời gian. Xác định trọng tâm quản lý nợ phải thu để có biện pháp quản lý chặt chẽ. — Áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ và bảo toàn vốn Công ty cần áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ và bảo toàn vốn. Các biện pháp cần được áp dụng là: Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán. Nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn. Thực hiện các biện pháp kịp thời thu hồi các khoản nợ đến hạn, ví dụ : Nhắc nhở bằng công văn, sử dụng các dịch vụ thu nợ chuyên nghiệp hoặc thậm chí cần đến sự can thiệp của tòa án trong trường hợp cần thiết. Chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn. Cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp. Có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp. Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ kế toán để chủ động bảo toàn vốn lưu động. — Xây dựng một đội ngũ chuyên viên tài chính và chuyên viên của phòng kinh doanh: có đủ năng lực và trình độ, đáp ứng yêu cầu công tác quản trị nợ phải thu. Điều này đòi hỏi công ty phải xây dựng được một hệ thống các quy chế, quy trình kiểm soát trong quản trị nợ phải thu, hướng dẫn, đào tạo và đào tạo lại nghiệp vụ về quản trị nợ phải thu cho các nhân viên của công ty — Sử dụng dịch vụ dịch vụ bao thanh toán (bán nợ ) Bao thanh toán (factoring) là một nghiệp vụ theo đó những doanh nghiệp thường xuyên bán chịu hàng hóa sẽ bán lại những khoản phải thu cho một ngân hàng hoặc một công ty dịch vụ chuyên nghiệp chuyên làm nghiệp vụ thu hồi nợ để nhận ngay lại một khoản tiền mặt… KẾT LUẬN Công ty TNHH Tân Hưng Phương được thành lập và đi vào hoạt động năm 2002.Công ty đang ngày càng phát triển và có vị trí đứng vững trên thị trường, công ty ngày càng có thêm nhiều bạn hàng mới, sản xuất được mở rộng, doanh thu cũng như lợi nhuận ngày càng nâng cao, thu nhập của người lao động ngày càng được cải thiện…. Để có được những kết quả đó phải nói đến sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán, nhờ có các thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác mà nhà quản lý có thể đưa ra được những biện pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó đặc biệt phải kể đến công tác kế toán các khoản nợ phải thu. Nhìn chung công tác kế toán các khoản nợ phải thu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, đáp ứng được các yêu cầu phục vụ cho công tác quản lý và tuân thủ những quy định của chế độ kế toán, tuy nhiên công tác này cũng còn nhiều mặt tồn tại và hạn chế cần phải điều chỉnh và sửa đổi để hoàn thiện hơn. Chuyên đề với đề tài Kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty THNH Tân Hưng Phương đã cho ta thấy những khái quát chung và thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty TNHH Tân Hưng Phương qua đó đánh giá về những ưu điểm và những hạn chế tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán các khoản nợ phải thu của công ty. Em xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới cô giáo TS Đinh Thị Thủy đã tận tình hướng dẫn và ban lãnh đạo Công ty TNHH Tân Hưng Phương đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh, chị phòng tài chính – Kế toán đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PTS Đặng Thị Loan (chủ biên). - Giáo trình kế toán – Đại học kinh tế quốc dân 2.Giáo trình kế toán tài chính 1và 2 - Trường Đại Học Thương Mại biên soạn 3.Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. 4.Chuẩn mực kế toán Việt Nam 5. Tài liệu của Công ty TNHH Tân Hưng Phương do phòng kế toán công ty cung cấp. 6.Các chứng từ tại Công ty 7.Một số tài liệu tham khảo khác (internet…) Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ HỌC SINH ĐẾN THỰC TẬP Về ý thức tổ chức kỷ luật của học sinh trong thời gian đến thực tập …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Về tính hợp lý của số liệu trong chuyên đề thực tập ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ngày ….tháng….năm 2012…. TM.DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………….