Đề tài Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá

Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 01 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 07 năm 2007 Số: 72 - Họ và tên người giao: Hoàng Minh Mạnh - Đơn vị: Công ty gang thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Yên Sở Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép D12 Kg 6.100 6.100 10.395 63.409.500 Cộng: 6.100 6.100 63.409.500 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi ba triệu, bốn trăm linh chín nghìn, năm trăm đồng. Ngày 06 tháng 07 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.2.2. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất bán Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng hoá xuất bán. Theo phương pháp này, Kế toán hàng hoá sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng. Công thức tính: Giá thực tế BQ cả kỳ dự trữ = Giá thực tế HH tồn đầu kỳ + Giá thực tế HH nhập trong kỳ Số lượng HH tồn đầu kỳ + Số lượng HH nhập trong kỳ Trị giá vốn = Số lượng hàng hoá x giá thực tế bình quân thực tế xuất kho xuất kho cả kỳ dự trữ Việc theo dõi tình hình xuất kho hàng ngày chỉ sử dụng chỉ tiêu giá trị hiện vật, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng và giá trị của hàng hoá tồn đầu tháng và nhập trong tháng trên các sổ chi tiết hàng hoá đối với từng mặt hàng để tính ra giá thực tế đơn vị bình quân hàng hoá xuất kho. VD: Ta có bảng số liệu lượng hàng nhập trong tháng 7 của Thép D16 như sau: ĐVT: Kg Chỉ tiêu Số lượng (Kg) Giá trị Tồn đầu tháng 75.232 759.843.200 Nhập trong tháng 152.938 1.589.790.510 Xuất trong tháng 178.879 Theo công thức trên ta có: Giá bình quân 1 Kg thép D16 = 759.843.200 + 1.589.790.510 75.232 + 152.938 = 10.297,73 Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thép D16 là: 10.297,73 x 178.879 = 1.841.917.063 đồng 2.3.3. Kế toán hàng hoá Kế toán chi tiết quá trình mua hàng * Phương thức mua hàng tại Công ty Trung Dũng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình kinh doanh thương mại của công ty và nó quyết định có ảnh hưởng tới tất cả các khâu sau này cũng như ảnh hưởng đến uy tín và địa vị của công ty trên thị trường. Do vậy công ty phải thận trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp cũng như phải lựa chọn phương thức mua hàng. Hiện nay công ty chỉ thực hiện nghiệp vụ mua hàng theo phương thức mua hàng trực tiếp.Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến Công ty gang thép Thái Nguyên nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại nhà máy của Công ty gang thép Thái Nguyên và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp.Theo phương thức này, thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận, doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho Công ty gang thép Thái Nguyên. * Chứng từ sử dụng: Phiêú nhập kho, Hoá đơn GTGT do Công ty gang thép Thái Nguyên giao cho. Ngoài ra còn có giấy báo Nợ của ngân hàng Đầu tư và Phát triển, phiêú chi. * Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng tồn kho và nhập trong kỳ theo gía trị nhập kho thực tế. - Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản liên quan như 111,112,331,133,338….. - TK 1561 được mở chi tiết theo từng loại thép: Thép D1LY, Thép D6, Thép D6 VPS,….., Thép D22, Thép D25, Thép D28, Thép D28 A3. Kế toán tổng hợp quá trình mua hàng Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, kế toán quá trình mua hàng diễn ra như sau: Bước 1: Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, cán bộ phòng kinh doanh tiến hành lập biên bản giao nhận hàng hoá giữa người giao và người nhận. Bước 2: Sau khi hàng hoá đã được kiểm nhận, căn cứ váo hoá đơn giá trị gia tăng, căn cứ vào biên bản giao nhận hàng thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Bước 3: Cuối ngày hoặc định kỳ thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán (kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá). Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi đơn giá và ghi sổ sách kế toán sau đó kế toán bảo quản và lưu trữ nhập kho. Ví dụ 2: Ngày 10/07/2007 hoá đơn GTGT số 57049 của Công ty gang thép Thái Nguyên: Thép D12 3.230 Kg đơn giá chưa bao gồm thuế 10.395 đồng/Kg, Thép D16 22.030 Kg, đơn giá 10.395 đồng/Kg, thuế suất 5%, chưa thanh toán cho Công ty gang thép Thái Nguyên. Nợ TK 156 : 262.577.700 156 - Thép D12: 33.575.850 156 - Thép D16: 229.001.850 Nợ TK 133 (1331): 13.128.885 Có TK 331-GTTN: 275.706.585 - Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, hàng được vận chuyển chờ nhập kho, phòng kinh doanh căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành lập biên bản kiểm nhận hàng hoá để ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Hoá đơn giá trị gia tăng như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số: 01 GTKT-3LL PC/2007B 0057049 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: P.Cam Giá, TP.Thái Nguyên Số tài khoản: Điện thoại: MS: 4 6 0 0 1 0 0 1 5 5 Họ tên người mua hàng: Kim Thu Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Du lịch Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 0 1 0 1 0 5 8 3 3 4 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Thép D12 Thép D16 Kg Kg 3.230 22.030 10.395 10.395 33.575.850 229.001.850 Cộng tiền hàng: 262.577.700 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 13.128.885 Tổng cộng tiền thanh toán: 275.706.585 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi năm triệu, bảy trăm linh sáu nghìn, năm trăm tám mươi năm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) BIỂU SỐ 03: BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG VÀ XÁC NHẬN NỢ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------o0o------------- BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG VÀ XÁC NHẬN NỢ Hôm nay, ngày 10 tháng 07 năm 2007 Tại: Chúng tôi gồm có: 1/BÊN MUA HÀNG (gọi tắt là Bên A): Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội ĐT: 8.626790 - 6.450683 Đại diện: Ông (Bà): Nguyễn Hiếu Chức vụ: Nhân viên 2/ BÊN BÁN HÀNG (gọi tắt là Bên B): CÔNG TY GANG THÉP THÁI NGUYÊN Địa chỉ: P.Cam Giá, TP.Thái Nguyên ĐT: Đại diện: Ông (Bà): Hoàng Minh Mạnh Chức vụ: Nhân viên SỐ LƯỢNG HÀNG BÊN B GIAO CHO BÊN A NHƯ SAU: STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ CÂY KG 1 Thép D12 3.230 10.395 33.575.850 2 Thép D16 22.030 10.395 229.001.850 3 4 5 6 7 8 9 TỔNG CỘNG 25.260 262.577.700 Đã trả: Chưa thanh toán Còn nợ: 262.577.700 đồng Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi năm triệu, bảy trăm linh sáu nghìn, năm trăm tám mươi năm đồng. - Số nợ trên bên A sẽ thanh toán cho bên B vào ngày: 11 tháng 07 năm 2007. Nếu quá hạn bên A phải trả lãi suất 0,85% tháng nhưng số ngày quá hạn không được 05 ngày. - Sau khi bên B giao đủ các chủng loại hàng hoá trên cho bên A, hai bên thống nhất với nội dung trên và ký nhận vào biên bản. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm chứng từ thanh toán. NGƯỜI GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A NGƯỜI NHẬN HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Sau khi kiểm nhận hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 57049 ngày 10 tháng 7 năm 2007 của công ty gang thép Thái Nguyên thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 01 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Số: 76 - Họ và tên người giao: Trương Ngọc Thắng - Đơn vị: Công ty gang thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Yên Sở Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép D12 Kg 3.230 3.230 10.395 33.575.850 2 Thép D16 Kg 22.030 22.030 10.395 229.001.850 Cộng: 25.260 25.260 262.577.700 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm bảy mươi năm triệu, bảy trăm linh sáu nghìn, năm trăm tám mươi năm đồng Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Cuối ngày hoặc định kỳ 5-10 ngày bộ chứng từ mua hàng được chuyển lên phòng kế toán. Tại đây kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho để tiến hành lập sổ chi tiết hàng hóa và chứng từ ghi sổ. Sổ chi tiết hàng hoá được mở cho từng mặt hàng kinh doanh của công ty. BIỂU SỐ 04: CHỨNG TỪ GHI SỔ Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02a - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 10 tháng 07 năm 2007 Số 50 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Hàng hoá 156 331-GTTN 262.577.700 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 331-GTTN 13.128.885 Cộng 275.706.585 Kèm theo 02 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 05: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tháng 7/2007 Tài khoản: 156 Tên kho: Yên Sở Tên hàng hoá: Thép D12 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lương Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ Phát sinh trong tháng 55.376 563.703.868 PN72 06/07 Mua hàng nhập kho 112 10.395 6.100 63.409.500 61.476 627.113.368 PN76 10/07 Mua hàng nhập kho 331-GTTN 10.395 3.230 33.575.850 64.706 660.689.218 PX67 11/07 Xuất bán cho Nam Long Hoà Bình 131- Nam Long 10.179,57 2.564 26.100.417 62.142 634.588.801 … ….. ………. ……. ….. ….. …. …. Cộng cuối tháng 145.800 1.520.159.382 188.157 1.955.714.952 13.019 128.148.298 BIỂU SỐ 06: SỔ CÁI TK 156 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Hàng hoá Số hiệu: 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G - Số dư đầu tháng 7.408.187.677 02/07 34 02/07 Nhập kho 36.610 Kg thép 111 379.984.343 03/07 35 03/07 Xuất bán cho Công ty Lợi Thuỷ 632 113.173.310 …………. ….. ……….. ………… 06/07 45 06/07 Mua 6.100 Kg thép D12 nhập kho 112 63.409.500 10/07 50 10/07 Mua 25.260 Kg thép nhập kho trong đó thép D12 3.230 Kg, thép D16 22.030 Kg 331-GTTN 262.577.700 11/07 58 11/07 Xuất bán cho Nam Long - Hòa Bình 632 26.100.417 12/07 64 12/07 Xuất bán cho Cty Hiệp Hương 632 33.467.623 13/07 70 13/07 Xuất bán cho Đại lý Nam Thắng 632 607.875.002 …………. …….. ……….. ………… 16/07 82 16/07 Mua 21.126 Kg thép nhập kho trong đó thép D18 3.050 Kg, thép D20 15.076 Kg, thép D22 3.000 Kg 331-GTTN 217.386.540 16/07 84 16/07 Xuất bán cho Cty Trường Xuân 632 228.594.941 ……………. ………. …………… ……………. 26/07 100 26/07 Nhập kho 34.302 Kg thép 112 354.639.797 26/07 101 26/07 Xuất bán cho Lan Trường Chinh 632 222.129.000 26/07 102 26/07 Xuất bán cho Cty Tân Phú 632 396.849.240 ……….. ……. …………… …………. 28/07 115 28/07 Xuất bán cho Cty Hồng Hà 632 577.174.000 ………… …….. ………. ……… Cộng số phát sinh tháng 17.036.841.906 20.520.654.673 Số dư cuối tháng 3.924.374.910 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán với người bán Theo dõi kế toán thanh toán với nhà cung cấp là một phần quan trọng trong khâu mua hàng. Để hạch toán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, kế toán mở và theo dõi trên tài khoản 331- Phải trả người bán. Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng và hoá đơn giá trị gia tăng cùng các phiếu chi (nếu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt), giấy uỷ nhiệm chi (nếu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán tập hợp số liệu và mở sổ chi tiết cho tài khoản 331. Đồng thời kế toán tiến hành lên chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái tài khoản 331. BIỂU SỐ 07: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S13 - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 - Phải trả người bán Đối tượng: Công ty gang thép Thái Nguyên Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu NT Nợ Có - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 12.853.818.030 10/07 76 10/07 Mua 25.260 Kg thép nhập kho 156 1331 262.577.700 13.128.885 11/07 UNC42 11/07 Trả tiền hàng 112 275.706.585 … … …. …… ….. …. …. 16/07 82 16/07 Mua 21.126 Kg thép nhập kho 156 1331 217.386.540 10.869.327 …. …. …. ….. …. ….. …. Cộng phát sinh 14.650.400.120 12.002.095.437 Số dư cuối tháng 15.502.122.713 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIÊU SỐ 08: SỔ CÁI TK 331 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 16.789.897.288 02/07 34 02/07 Nhập kho 36.610 Kg thép Việt Hàn 111 398.983.560 ….. …. …. …… ………. ……. ….. 10/07 50 10/07 Mua 25.260 Kg thép Thái Nguyên nhập kho 156 1331 262.577.700 13.128.885 11/07 59 11/07 Trả tiền hàng 112 275.706.585 ….. …. …. …… ………. ……. ….. Cộng phát sinh 18.707.195.289 16.006.266.335 Số dư cuối tháng 14.088.968.334 2.3.4. Kế toán tiêu thụ hàng hoá 2.3.4.1. Kế toán quá trình bán hàng Phương thức bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. Nắm bắt được tầm quan trọng của quá trình bán hàng , công ty Trung Dũng luôn luôn tìm hiểu và nghiên cứu thị trường, đổi mới phương thức bán hàng nhằm thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hoá. Hiện nay, công ty TNHH TM & DL Trung Dũng áp dụng 2 phương thức bán hàng vừa bán buôn, vừa bán lẻ. Phương thức bán buôn Bán buôn hàng hoá có thể được thực hiện qua hệ thống kho của Công ty họăc vận chuyển thẳng (không qua kho Công ty). - Bán buôn qua kho: Theo phương thức này, Công ty và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá, đồng thời căn cứ việc thoả thuận hình thức vận chuyển và bên chịu chi phí vận chuyển giữa hai bên, bán buôn qua kho được chia thành: § Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, khách hàng sẽ đến thoả thuận để mua hàng, phòng kinh doanh căn cứ vào yêu cầu mua hàng của khách hàng, viết hoá đơn giá trị gia tăng và lập phiếu xuất kho. Khách hàng sẽ tự cử người đến kho hàng hoá cuả Công ty để nhận hàng. § Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, phòng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết với khách hàng, lập phiếu xuất kho, chuyển chứng từ sang kho để người quản lý kho điêù động phương tiện vận tải chuyên dụng của mình hoặc thuê ngoài chở hàng đến kho cuả khách hàng. - Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Phương thức này được Công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết giữa Công ty và khách hàng khi nhận hàng do Công ty gang thép Thái Nguyên cấp tại nhà máy thì nhân viên của Công ty sẽ tiến hành thông báo cho khách hàng. Khi đó khách hàng sẽ tự cử người đến kho hàng của nhà máy để nhận hàng. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp giảm được chi phí vận chuyển và chi phí qua kho của Công ty, đồng thơì nó đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu về hàng cho các khách hàng. Phương thức bán lẻ Theo phương thức này, ngoài việc bán buôn với số lượng lớn sắt thép cho các đại lý lớn, nhỏ mà Công ty còn chủ động tìm kiếm khách hàng, bán hàng và thu tiền trực tiếp của khách hàng lẻ tại các cửa hàng cuả Công ty. Số hàng bán được nhân viên cửa hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng và cập nhật vào máy tính. Số liệu về hàng tiêu thụ sẽ được truyền về Công ty qua mạng máy tính kết nối internet. Định kỳ cửa hàng gửi các hoá đơn GTGT đã lập lên văn phòng Công ty để kế toán tiêu thụ hàng hoá theo dõi công nợ, thuế… Chứng từ và tài khoản sử dụng - Quá trình bán hàng công ty có sử dụng các chứng từ sau: + Hợp đồng mua bán + Hoá đơn GTGT + Biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ + Phiếu xuất kho…. - Tài khoản sử dụng bao gồm: + TK 632 “Giá vốn hàng bán” + TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” + TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” Ví dụ 3: Ngày 11/07, xuất bán 2.564 Kg thép D12 cho Nam Long - Hoà Bình giá bán chưa thuế là 10.350 đồng / Kg, thuế GTGT 5%, khách hàng chưa thanh toán tiền hàng Căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất. Riêng đối với phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi số lượng xuất kho, không ghi đơn giá. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá để tính giá bình quân của hàng hoá đó, sau đó mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. BIỂU SỐ 09: PHIẾU XUẤT KHO Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 02 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 07 năm 2007 Số: 67 - Họ và tên người nhận hàng: Trần Lâm Địa chỉ: Hoà Bình - Lý do xuất kho: Xuất bán cho Nam Long - Hoà Bình - Xuất tại kho: Yên Sở Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép D12 Kg 2.564 2.564 Cộng: 2.564 2.564 Ngày 11 tháng 07 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------o0o------------- BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG VÀ XÁC NHẬN NỢ Hôm nay, ngày 11 tháng 07 năm 2007 Tại: Chúng tôi gồm có: 1/BÊN MUA HÀNG (gọi tắt là Bên A): Công ty TNHH xây dựng Nam Long Địa chỉ: Tổ 5 - Phường Tân Thịnh - Hoà Bình ĐT: Đại diện: Ông (Bà): Trần Lâm Chức vụ: 2/ BÊN BÁN HÀNG (gọi tắt là Bên B): CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TRUNG DŨNG Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. ĐT: 8.626790 - 6.450683 - Fax: 6.365537 Đại diện: Ông (Bà): Chức vụ: SỐ LƯỢNG HÀNG BÊN B GIAO CHO BÊN A NHƯ SAU: STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ CÂY KG 1 Thép D12 2.564 10.350 26.537.400 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TỔNG CỘNG 2.564 26.537.400 Đã trả: Chưa thanh toán Còn nợ: 26.537.400 đồng Bằng chữ: Hai mươi sáu triệu, năm trăm ba mươi bảy nghìn, bốn trăm đồng. - Số nợ trên bên A sẽ thanh toán cho bên B vào ngày: 12 tháng 07 năm 2007. Nếu quá hạn bên A phải trả lãi suất 0,85% tháng nhưng số ngày quá hạn không được 05 ngày. - Sau khi bên B giao đủ các chủng loại hàng hoá trên cho bên A, hai bên thống nhất với nội dung trên và ký nhận vào biên bản. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm chứng từ thanh toán. NGƯỜI GIAO HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A NGƯỜI NHẬN HÀNG (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số: 01 GTKT-3LL PC/2007B 0057025 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 11 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH TRUNG DŨNG Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - HN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 1 0 1 0 5 8 3 3 4 Họ tên người mua hàng: Trần Lâm Tên đơn vị: Công ty TNHH Xây dựng Nam Long Địa chỉ: Tổ 5 - phường Tân Thịnh - TP. Hoà Bình Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 5 4 0 0 2 2 6 2 3 3 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép D10 Kg 2.564 10.350 26.537.400 Cộng tiền hàng: 26.537.400 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.326.870 Tổng cộng tiền thanh toán: 27.864.270 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu, tám trảm sáu mươi tư nghìn, hai trăm bảy mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ví dụ 4: Trong tháng 07/2007 có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bán hàng về mặt hàng thép D16 như sau: NV1: (Theo PX69) Ngày 12/07/2007,Công ty bán lẻ 3.250 Kg thép D16 giá bán chưa bao gồm thuế GTGT 10.400 đồng /Kg cho Công ty TNHH Hiệp Hương. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt. NV2: (Theo PX70) Ngày 13/07/2007, xuất bán thẳng cho Đại lý Nam Thắng 59.030 Kg thép D16, tổng giá thanh toán 613.912.000 đồng (gồm cả thuế GTGT 5%). Đại lý Nam Thắng chưa thanh toán, sẽ thanh toán vào cuối tháng. NV3: (Theo PX76) Ngày 22/07/2007, xuất kho bán cho Công ty Tân Phú 9.590 Kg thép D16 theo trị giá xuất kho là 98.755.231 đồng. Khách hàng chưa thanh toán. NV4: (Theo PT96) Ngày 25/07/2007, Đại lý Nam Thắng thanh toán tiền cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng. NV5: (Theo PT98) và (giấy BC54) Ngày 28/07/2007, Công ty Tân Phú thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt là 70.000.000, còn lại bằng tiền gửi ngân hàng. * Định khoản các nghiệp vụ phát sinh: 1a. Nợ TK 632: 33.467.623 Có TK 156-Thép D16: 33.467.623 1b. Nợ TK 131-Hiệp Hương: 35.490.000 Có TK 511: 33.800.000 Có TK 333 (33311): 1.690.000 1c. Nợ TK 111: 35.490.000 Có TK 131-Hiệp Hương: 35.490.000 2a. Nợ TK 632: 607.875.002 Có TK 156-Thép D16: 607.875.002 2b. Nợ TK 131-Nam Thắng: 644.607.600 Có TK 511: 613.912.000 Có TK 333 (33311): 30.695.600 3a. Nợ TK 632: 98.755.231 Có TK 156-Thép D16: 98.755.231 3b. Nợ TK 131-Tân Phú: 104.722.800 Có TK 511: 99.736.000 Có TK 333 (33311): 4.986.800 4. Nợ TK 112: 644.607.600 Có TK 131-Nam Thắng: 644.607.600 5. Nợ TK 111: 70.000.000 Nợ TK 112: 34.722.000 Có TK 131-Tân Phú: 104.722.000 - Trên cơ sở các chứng từ về tiêu thụ hàng hoá như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng kê nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng… Kế toán tiến hành vào các chứng từ ghi sổ, ghi sổ cái các TK 131, 632, 511, 521. BIỂU SỐ 10: SỔ CÁI TK 632 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 03/07 35 03/07 Xuất kho bán cho Cty Lợi Thuỷ 156-thép D8 113.173.310 ………… …. ……….. ……. 11/07 58 11/07 Xuất bán cho Nam Long - Hoà Bình 156-thép D12 26.100.417 12/07 64 12/07 Xuất bán cho Cty Hiệp Hương 156-thép D16 33.467.623 13/07 70 13/07 Xuất bán cho Đại lý Nam Thắng 156-thép D16 607.875.002 …………….. ……. ………. ………. 16/07 82 16/07 Xuất bán cho Cty Trường Xuân 156-thép D18 228.594.941 ……… ……… ………. ………. 22/07 90 22/07 Xuất bán cho Cty Tân Phú 156-thép D16 98.755.231 …………….. …….. …….. ……. 26/07 101 26/07 Xuất bán cho Lan Trường Chinh 156-thép D22 222.129.000 26/07 102 26/07 Xuất bán cho Cty Tân Phú 156-thép D25 396.849.240 …………. ……… ……… …….. 31/07 125 K/c để xác định kết quả kinh doanh 911 21.906.827.598 Cộng 21.906.827.598 21.906.827.598 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 11: SỔ CÁI TK 511 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 03/07 41 03/07 Thu tiền bán hàng 111 116.064.810 ………… …….. …….. ……… 11/07 60 11/07 Thu tiền bán hàng 112 26.537.400 12/07 66 12/07 Thu tiền bán hàng 111 33.800.000 ……….. …… ………. ……….. 25/07 96 25/07 Thu tiền bán hàng 112 613.912.000 28/07 110 28/07 Thu tiền bán hàng 111 99.736.000 ……. ………. …….. ………. 31/07 126 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 22.938.516.225 Cộng 22.938.516.225 22.938.516.225 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán với khách hàng Đa số khách hàng của công ty đều là các đại lý nên khối lượng mua hàng tương đối nhiều không phải lúc nào cũng được thanh toán đầy đủ cho công ty và khi đó sẽ phát sinh công nợ. Các khách hàng này được công ty mở sổ chi tiết cho từng khách hàng theo dõi công nợ. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán câp nhật các chứng từ kế toán, định kỳ hoặc cuối ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các báo cáo từ phòng kinh doanh gửi lên, các phiếu thu chi khi khách hàng thanh toán vào sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng. Bên cạnh việc theo dõi trên sổ chi tiết, kế toán còn theo dõi trên sổ tổng hợp. Để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với khách hàng, kế toán theo dõi trên sổ cái TK 131. BIỂU SỐ 12: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S13 - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TK 131 - Phải thu của khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Hiệp Hương Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT PS Nợ PS Có - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 458.300.000 …… …. …. ….. …. …… …… 12/07 PT78 12/07 Trả tiền hàng 111 35.490.000 17/07 PX82 17/07 Bán 15.380 Kg thép D10 Thuế GTGT đầu ra 511 33311 152.877.200 7.643.860 …. ….. …….. ……… …. ……… …….. Cộng phát sinh 1.722.349.964 1.958.180.000 Số dư cuối tháng 222.469.964 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIÊU SỐ 13: SỔ CÁI TK 131 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02c2-DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng - Phát sinh trong tháng 5.367.603.287 ……. …. … …. …. …… 12/07 66 12/07 Bán 3.250 Kg thép D14 cho Cty TNHH Hiệp Hương 511 33.800.000 Thuế GTGT phải nộp 33311 1.690.000 13/07 72 13/07 Bán 59.030 Kg thép D16 cho Đại lý Nam Thắng 511 613.912.000 Thuế GTGT phải nộp 33311 30.695.600 …………….. ………. …………. ……….. 22/07 91 22/07 Bán 9.590 Kg thép D16 cho Công ty Tân Phú 511 99.736.000 Thuế GTGT phải nộp 33311 4.986.800 25/07 96 25/07 Thu tiền hàng của Đại lý Nam Thắng 112 644.607.600 ……………. ……… …………… …………….. 28/07 110 28/07 Thu tiền hàng của Cty Tân Phú 111 70.000.000 Thu tiền hàng của Cty Tân Phú 112 34.722.000 ……………. ………. …………. ………. Cộng số phát sinh tháng 18.692.746.752 21.909.397.476 Số dư cuối tháng 2.150.952.563 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.4.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kế toán chi phí quản lý kinh doanh Chi phí quản lý kinh doanh là các chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá và những hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý kinh doanh gồm: chi phi nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng, chi phí đồ dùng văn phòng, đồ dùng phục vụ cho bán hàng, chi phí hội nghị tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước…Các chi phí này được hạch toán vào TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”. Chi phí quản lý kinh doanh được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý kinh doanh được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến chi phí QLKD kế toán ghi chứng từ ghi sổ, rồi tiến hành ghi sổ cái TK 642 BIỂU SỐ 14: SỔ CÁI TK 642 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02a - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí quản lý kinh doanh Số hiệu: 642 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng … … ……… …. …. …. 04/07 37 04/07 Thanh toán tiền nước cho Trung Dũng 111 142.000 06/07 43 06/07 Tiếp khách 111 180.000 07/07 46 07/07 Lương nhân viên 112 9.927.500 11/07 54 11/07 Công tác phí 111 10.000.000 11/07 57 11/07 Chi phí xăng xe Trung Dũng 111 8.647.000 ……….. ….. ……. …… 15/07 79 15/07 Phí tái cấp hạn mức tín dụng 112 5.500.000 16/07 89 16/07 Phí thanh toán 112 189.180 ……… …. …… 26/07 115 26/07 Mua hoá đơn GTGT 111 100.000 26/07 115 26/07 Mua văn phòng phẩm 111 250.000 ………… ….. ……. …….. 31/07 125 Kết chuyển 911 678.635.827 Cộng 678.635.827 678.635.827 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phương pháp xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ hàng hoá là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối mỗi tháng, sau khi kế toán các phần hành kiểm tra và rà soát lại toàn bộ sổ sách thuộc trách nhiệm quản lý, tiến hành khoá sổ để chuẩn bị công tác quyết toán và thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Cách xác định kết quả tiêu thụ: LN gộp về bán hàng sắt thép = Doanh thu thuần về bán hàng sắt thép - Gía vốn hàng bán Trong đó: Doanh thu thuần về bán hàng sắt thép = Doanh thu về bán hàng sắt thép - Các khoản giảm trừ doanh thu Tại Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng các khoản giảm trừ doanh thu chỉ bao gồm khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn. Lợi nhuận (+) hoặc lỗ (-) từ hoạt động tiêu thụ hàng hoá = LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản sử dụng - TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” - TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” - TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” Phương pháp kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Cuối tháng căn cứ vào các số liệu đã ghi các tài khoản liên quan kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Ví dụ 5: Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty tháng 7 năm 2007. Cuối tháng kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển như sau: - Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 511 Có TK 521 Trong tháng 07 này, công ty không phát sinh khoản chiết khấu thương mại nên doanh thu thuần chính là doanh thu bán hàng - Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản 911 Nợ TK 511: 22.938.516.225 Có TK 911: 22.938.516.225 - Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 Nợ TK 911: 21.906.827.598 Có TK 632: 21.906.827.598 - Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 911: 678.635.827 Có TK 642: 678.635.827 Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng: 22.938.516.225 - 21.906.827.598 - 678.635.827 = 353.052.800 Cuối kỳ căn cứ vào các sổ cái TK 511, 521, 525,632,642,635… kế toán tổng hợp tiến hành vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 911. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Số 125 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 21.906.827.598 Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý DN 911 642 678.635.827 Kết chuyển lợi nhuận hoạt động bán hàng 911 421 353.052.800 Cộng 22.938.516.225 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Số 126 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 911 22.938.516.225 Cộng 22.938.516.225 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 15: SỔ CÁI TK 911 Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02a - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI THÁNG 07 Năm 2007 Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: 911 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng 31/07 125 31/07 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 21.906.827.598 31/07 125 31/07 Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý DN 642 678.635.827 31/07 125 31/07 Kết chuyển lợi nhuận bán hàng 421 353.052.800 31/07 126 31/07 Kết chuyển doanh thu 511 22.938.516.225 Cộng 22.938.516.225 22.938.516.225 Người ghi sổ Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG 3 HOẢN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DL TRUNG DŨNG 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng 3.1.1. Những ưu điểm Sau hơn bảy năm tồn tại và phát triển công ty Trung Dũng không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng trong thời gian qua đã đạt được những thành tựu nhất định và thể hiện rõ những ưu điểm như sau: - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được sắp xếp và điều chỉnh theo xu hướng tinh giảm gọn nhẹ hơn. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán được phân công và phân định rõ ràng cụ thể độc lập nhau nhưng lại nằm trong một thể thống nhất và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng và giám đốc. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty tuy tuổi đời còn trẻ song laị rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng về công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng và các phần hành kế toán nói chung. Công ty luôn tạo điêù kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế toán. - Phương pháp hạch toán, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ. + Công ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế toán của Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh đựơc phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty đã sử dụng cả hai loại sổ là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ”. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. - Hạch toán hàng hoá: + Trình tự nhập xuất hàng hoá của công ty được thực hiện tương đối chặt chẽ và nghiêm túc, các chứng từ được thiết lập đầy đủ, thuận lợi cho việc ghi chép và theo dõi. + Giá vốn của hàng xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân. Đây là phương pháp đơn giản, dễ tính, phù hợp với công ty vì nó làm cho công việc hạch toán ở cuối tháng trở nên gọn nhẹ. + Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, đơn giản và dễ kiểm tra. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì công ty Trung Dũng là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hoá, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được. 3.1.2. Những tồn tại, nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm nổi trội đã thể hiện trong công tác hạch toán kế toán nói chung và trong công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng, thì nó cũng còn những biểu hiện những mặt hạn chế. - Về hệ thống sổ sách: + Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, nhưng kế toán chủ yếu hạch toán tắt, cụ thể tại công ty không sử dụng đầy đủ trình tự theo hình thức chứng từ ghi sổ. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào chứng từ ghi sổ và các sổ chi tiết, nhưng không lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc này có thể dẫn đến tình trạng không quản lý được chứng từ ghi sổ và không kiểm tra được số liệu kế toán giữa chứng từ ghi sổ và bảng cân đối tài khoản. - Về chi phí thu mua: + Hiện nay chi phí thu mua hàng hoá tại công ty không tiến hành hạch toán vào tài khoản 1562 do vậy cuối kỳ không phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ và số hàng chưa được tiêu thụ cuối kỳ. Điều này làm cho giá vốn hàng bán của công ty không được phản ánh đầy đủ chính xác. - Về phương pháp tính giá: + Công ty đang sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản dễ tính, tuy nhiên độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc dồn vào cuối kỳ do đó ảnh hưởng đến công tác tính toán nói chung. - Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi: + Do đặc điểm kinh doanh của công ty, khi bán hàng khách hàng chỉ phải đặt tiền trứơc, khi nhận hàng xong mới phải thanh toán nốt phần còn lại, do đó số tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên, kế toán công ty không tiến hành trích các khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. 3.2. Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán - Đôí với nghiệp vụ kế toán hàng hoá + Ngoài những chứng từ đang sử dụng như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ, công ty nên sử dụng biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Điều này giúp xác định số lượng, qui cách, chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho, từ đó làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này áp dụng cho số lượng hàng hoá nhập kho với số lượng lớn hay trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoá đơn và thực nhập. Ví dụ: Ngày 10/07/2007 hoá đơn GTGT số 57049 của Công ty gang thép Thái Nguyên: Thép D12 3.230 Kg đơn giá chưa bao gồm thuế 10.395 đồng/Kg, Thép D16 22.030 Kg, đơn giá 10.395 đồng/Kg, thuế suất 5%, chưa thanh toán cho Công ty gang thép Thái Nguyên. Khi nghiệp vụ mua hàng phát sinh, hàng được vận chuyển về chờ nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm. Mẫu biên bản kiểm nghiệm như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số 03 - VT Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm Ngày 10 tháng 07 năm 2008 Số … - Căn cứ hoá đơn GTGT số 57049 ngày 10 tháng 07 năm 2008 của Công ty gang thép Thái Nguyên. Ban kiểm nghiệm gồm: + Bà: Nguyễn Thị Tuyết Trưởng Ban + Ông: Trương Văn Lương Uỷ viên + Ông Vũ Việt Anh Ủy viên - Đã kiểm tra các loại: TT Tên hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất  A B  C D E 1 2 3 F 01 Thép D12 Cân Kg 3230 3230 02 Thép D16 Cân Kg 22.030 22.030 Ý kiến ban kiểm nghiệm: Hàng hoá mua về đã đúng số lượng chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản Để hệ thống tài khoản của công ty phản ánh được đầy đủ các thông tin thì công ty khi theo dõi TK 156 “Hàng hoá” cần chi tiết thành 1561- Trị giá mua hàng hoá, 1562-Chi phí thu mua mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Sử dụng tài khoản 1562 sẽ giúp cho công ty theo dõi sát sao những chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, và đây là căn cứ để các nhà quản trị đánh giá những mặt hàng, những phương thức mua hàng phát sinh chi phí thu mua lớn từ đó đưa ra những phương án thu mua hợp lý hơn để tiết kiệm chi phí trong quá trình thu mua. Cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và số hàng hoá còn tồn kho cuối kỳ theo một tiêu thức thích hợp. Như vậy khi nghiệp vụ chi phí thu mua phát sinh, kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK 1562: chi phí thu mua hàng hoá chưa có thuế Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: tổng chi phí thu mua hàng hóa Chi phí được theo dõi trên sổ chi tiết chi phí thu mua hàng hoá, cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết đó để tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá đã tiêu thụ được trong kỳ và số hàng chưa tiêu thụ được. Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho số hàng tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ + Trị giá hàng mua tồn cuối kỳ x Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ trong kỳ Sau đó ghi tăng giá vốn hàng bán trong kỳ. Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 1562: chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán - Lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán công ty TNHH Trung Dũng sử dụng hình thức ghi sổ “Chứng từ ghi sổ”. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần khắc phục ngay vì sổ đăng ký chứng từ ghi sổ giúp cho kế toán có thể quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đồng thời vừa là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Trích tài liệu tháng 07/2007: Việc theo dõi tình hình nhập, xuất hàng hoá, bên cạnh việc ghi vào sổ cái TK 156 từ các chứng từ ghi sổ đã lập, đồng thời kế toán nên ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng Địa chỉ: 425 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Mẫu số S02b - DNN Theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 07/2008 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B 1 34 35 ….. 02/07 03/07 ….. 379.984.343 113.173.310 ….. Cộng tháng Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.4. Các kiến nghị khác, phương pháp tính giá - Phương pháp tính giá Hiện nay công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính hàng xuất kho. Việc sử dụng phương pháp này tuy đơn giản nhưng công việc tính toán, ghi chép sổ sách dồn vào cuối tháng. Do đó việc cung cấp thông tin kinh tế chậm, khó đáp ứng về thông tin cho nhà quản lý. Với đặc điểm kinh doanh của mình, số lượng hàng hoá nhập xuất trong kỳ tương đối nhiều do đó công ty nên sử dụng thêm giá hạch toán để hỗ trợ. Giá hạch toán hay chính là giá kế hoạch hoặc một loại giá sử dụng ổn định trong kỳ, giá hạch toán là giá gần đúng với gía thực tế và thông thường là giá tròn trịa giúp cho việc tính toán nhanh và dễ dàng. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ hàng nhập kho trong kỳ sẽ được ghi đồng thơì theo cả giá thực tế và giá hạch toán. Đối với gía xuất kho trong kỳ, kế toán sẽ ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá TT của hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá HT của hàng xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) x Hệ số giá Trong đó: Hệ số giá = Giá TT hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá HT hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng… Mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 159 “Các khoản dự phòng” chi tiết TK 1592 “Dự phòng phải thu khó đòi” theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng. Cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: - Căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán ghi : Nợ TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa. Nếu số lập dự phòng ph ải thu khó đòi cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 1592 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6422 - Dự phòng phải thu khó đòi KẾT LUẬN Có thể nói công tác hạch toán kế toán là hết sức quan trọng đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong đó công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa là bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp số liệu kịp thời cho việc phân tích tình hình hoạt động tiêu thụ hàng hoá, phản ánh một cách chính xác đầy đủ kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, cung cấp thông tin cần thiết cho Ban giám đốc để hoạch định những chiến lược kinh doanh mới. Với đề tài “Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và du lịch Trung Dũng” trong bài khoá luận tốt nghiệp của mình, em đã hiểu rõ hơn những kiến thức được học tập nghiên cứu trên ghế nhà trường về tổ chức công tác kế toán, cách thức hạch toán ghi chép sổ sách kế toán và hiểu hơn những vấn đề này được vận dụng trong thực tế như thế nào cho phù hợp và linh hoạt. Qua đó em cũng nhận thấy được những ưu điểm, những tồn tại về kế toán hàng hoá tại công ty TNHH TM & DL Trung Dũng, từ đó mạnh dạn đề xuất những ý kiến của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoá tại công ty để công ty có thể tham khảo. Với đề tài này em đã hoàn thành bài khoá luận của mình dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang và sự chỉ bảo cũng như tạo điều kiện viết khoá luận của Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán công ty. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn mọi người! MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hạch toán kế toán Doanh nghiệp thương mại (ĐH Kinh Tế Quốc Dân) 2. Giáo trình kế toán taì chính đại cương (Viện ĐH Mở HN) 3. Giáo trình kế toán taì chính quyển 1,2 (Viện ĐH Mở HN) 4. Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán quyển 1,2 5. Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới (Học Viện Tài Chính) 6. 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam (Bộ Tài Chính) 7. Tạp chí kế toán 8. Tạp chí kinh tế và phát triển 9. Thời báo kinh tế 10. Trang web: - ketoantruong. com. vn - tapchiketoan.com DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 01 Kế toán bán buôn hàng hoá Sơ đồ 02 Kế toán bán lẻ hàng hoá Sơ đồ 03 Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp Sơ đồ 04 Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi (Đơn vị giao đại lý) Sơ đồ 05 Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi (Đơn vị nhận đại lý) Sơ đồ 06 Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý kinh doanh Sơ đồ 07 Sơ đồ kế toán xác định kết quả kinh doanh Sơ đồ 08 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Sơ đồ 09 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Sơ đồ 10 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sơ đồ 11 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Sơ đồ 12 Mô hình bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 13 Tổ chức bộ máy kế t oán của công ty Biểu số 01 Hoá đơn giá trị gia tăng Biểu số 02 Phiếu nhập kho Biểu số 03 Biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ Biểu số 04 Chứng từ ghi sổ Biểu số 05 Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá Biểu số 06 Sổ cái tài khoản 156 Biểu số 07 Sổ chi tiết thanh toán với người bán Biểu số 08 Sổ cái tài khoản 331 Biểu số 09 Phiếu xuất kho Biểu số 10 Sổ cái tài khoản 632 Biểu số 11 Sổ cái tài khoản 511 Biểu số 12 Sổ chi tiết thanh toán với người mua Biểu số 13 Sổ cái TK 131 Biểu số 14 Sổ cái TK 642 Biểu số 15 Sổ cái TK 911 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI TNHH Trách nhiệm hữu hạn DNTM Doanh nghiệp thương mại GTGT Giá trị gia tăng QLDN Quản lý doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định TM Thương mại DL Du lịch ĐL Đại lý LN Lợi nhuận DT Doanh thu