MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG.
I. Khái quát chung về nền kinh tế thị trường và hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường.
1. Đặc điểm của nền kinh tế thị trường.
2. Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay.
II. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại.
1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
3. Ý nghĩa của việc hoàn thiện.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY DPTBYT HÀ NỘI.
I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội.
1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội.
1. Hạch toán ban đầu.
2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hạch toán tổng hợp.
3. Sổ sách kế toán.
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM THIẾT BỊ Y TẾ HÀ NỘI.
I. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội.
II. Phương hướng, biện pháp hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội.
1. Phương hướng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
2. Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
KẾT LUẬN
68 trang |
Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 2306 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
¸i”:
H×nh thøc nµy cã ®Æc ®iÓm lµ sö dông Sæ nhËt ký sæ c¸i lµm sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt ®Ó ghi sæ theo thø tù thêi gian kÕt hîp víi ghi sæ, ph©n lo¹i theo hÖ thèng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh.
- ¦u ®iÓm: MÉu sæ ®¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp, dÔ hiÓu, dÔ ®èi chiÕu kiÓm tra, kh«ng ®ßi hái tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cao l¾m.
- Nhîc ®iÓm: NÕu ®¬n vÞ sö dông nhiÒu tµi kho¶n, nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hµng ngµy, sæ kÕ to¸n sÏ rÊt réng vµ l·ng phÝ giÊy, sÏ kh«ng thÝch hîp, khã ph©n c«ng lao ®éng, kÕ to¸n khã c¬ giíi ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n, chØ ¸p dông ®èi víi c¸c ®¬n vÞ cã quy m« nhá.
* H×nh thøc kÕ to¸n “Chøng tõ ghi sæ”:
§Æc ®iÓm cña h×nh thøc nµy lµ t¸ch rêi viÖc ghi sæ theo thø tù thêi gian vµ viÖc ghi sæ theo hÖ thèng trªn 2 lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp kh¸c nhau lµ: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n.
- ¦u ®iÓm: MÉu sæ ®¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp, dÔ lµm, dÔ ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n, kiÓm tra, ®èi chiÕu chÆt chÏ, phï hîp víi c¸c ®¬n vÞ cã nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh.
- Nhîc ®iÓm: Ghi chÐp trïng lÆp nªn khèi lîng c«ng viÖc lín, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu dån vµo cuèi th¸ng nªn th«ng tin kinh tÕ cung cÊp cho nhµ qu¶n lý bÞ chËm.
* H×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ”:
§èi víi h×nh thøc nµy, kÕ to¸n sÏ sö dông nh÷ng tê sæ dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù thêi gian ®ång thêi ph©n lo¹i theo hÖ thèng tµi kho¶n. Cuèi th¸ng khi céng sè liÖu ë c¸c tê sæ nµy sÏ cã sè liÖu ph¸t sinh cña tõng tµi kho¶n ®Ó ghi vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sö dông trong h×nh thøc nµy gåm: NhËt ký chøng tõ, b¶ng kª, sæ c¸i, sæ chi tiÕt.
- ¦u ®iÓm: Gi¶m nhÑ khèi lîng c«ng viÖc ghi sæ, viÖc ghi sæ ®îc dµn ®Òu trong th¸ng, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu ®îc tiÕn hµnh ngay trong c¸c sæ kÕ to¸n, b¸o c¸o ®îc lËp kÞp thêi.
- Nhîc ®iÓm: MÉu sæ phøc t¹p, kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n, ®ßi hái ph¶i cã ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n v÷ng.
* H×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chung”:
Víi h×nh thøc nµy, mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®îc ghi vµo sæ nhËt ký mµ träng t©m lµ sæ nhËt ký chung theo tr×nh tù thêi gian vµ ®Þnh kho¶n kÕ to¸n cña tµi kho¶n ®ã. Sau ®ã, lÊy sè liÖu trªn sæ nhËt ký ®Ó ghi mét lÇn vµo sæ c¸i.
H×nh thøc nµy ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i më mét sè sæ sau:
- Sæ nhËt ký chung.
- C¸c sæ nhËt ký ®Æc biÖt.
- Sæ c¸i.
- C¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt.
Víi 4 h×nh thøc kÕ to¸n nµy, doanh nghiÖp sÏ lùa chän ®Ó ¸p dông sao cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña doanh nghiÖp vµ phï hîp víi tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n. NÕu lùa chän ®îc h×nh thøc kÕ to¸n hîp lý sÏ ph¸t huy ®îc tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn cho kÕ to¸n cung cÊp th«ng tin mét c¸ch kÞp thêi, chÝnh x¸c nhÊt cho l·nh ®¹o vµ qu¶n lý kinh tÕ. §ång thêi còng x©y dùng ®îc hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n phï hîp víi ho¹t ®éng kinh doanh.
3. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn:
ViÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i hiÖn nay cã mét sè ý nghÜa nhÊt ®Þnh.
KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®îc hoµn thiÖn sÏ ®¶m b¶o cho sù vËn ®éng tiÒn - hµng ®îc ¨n khíp nhÞp nhµng. Hµng mua sÏ ®¸p øng ®îc ®óng c¶ vÒ sè lîng lÉn chÊt lîng ®Ó phôc vô cho viÖc b¸n ra. V× thÕ, hµng ho¸ kh«ng bÞ ø ®äng, gióp doanh nghiÖp gi¶m ®îc chi phÝ dù tr÷, chi phÝ b¶o qu¶n, ...
Bªn c¹nh ®ã, kÕ to¸n còng sÏ kiÓm so¸t ®îc t×nh h×nh thõa, thiÕu hµng ho¸. Tõ ®ã x¸c ®Þnh nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc thõa, thiÕu hµng vµ cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi theo tõng nguyªn nh©n cô thÓ.
§èi víi kÕ to¸n mua hµng, nÕu ®îc hoµn thiÖn sÏ gãp phÇn x¸c ®Þnh ®óng gi¸ mua hµng ho¸. Gi¸ mua hµng ho¸ rÊt quan träng v× nã liªn quan trùc tiÕp tíi gi¸ vèn hµng b¸n, ¶nh hëng tíi kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp.
Mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng liªn quan ®Õn toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp bëi v× nã lµ kh©u ®Çu cña qu¸ tr×nh lu chuyÓn hµng ho¸. Do ®ã, nÕu hoµn thiÖn ®îc c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ gi¶m nhÑ ®îc c«ng viÖc cña kÕ to¸n, hiÖu qu¶ lµm viÖc sÏ cao h¬n. KÕ to¸n sÏ theo dâi, gi¸m ®èc ®îc tèt t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n vµ dù tr÷ hµng ho¸. Tõ ®ã, kiÓm tra ®îc t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch thu mua, dù tr÷ vµ b¸n hµng ho¸ nh»m ®Èy nhanh tèc ®é lu©n chuyÓn hµng ho¸.
MÆt kh¸c, v× kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cã liªn quan ®Õn nhiÒu phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c trong doanh nghiÖp nªn trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ ph¸t hiÖn ®îc nh÷ng tån t¹i ë nh÷ng phÇn hµnh kÕ to¸n liªn quan. Nh vËy, hoµn thiÖn kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sÏ gãp phÇn hoµn thiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp. Tõ ®ã, kÕ to¸n sÏ cung cÊp th«ng tin nhanh chãng cho nhµ qu¶n lý víi ®é chÝnh x¸c cao, gióp nhµ qu¶n lý ra ®îc nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi.
Ch¬ng II
Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n
nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng
t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi
I. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
1. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh:
C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ mét doanh nghiÖp Nhµ níc, h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp díi sù qu¶n lý vÒ chuyªn m«n cña Së y tÕ Hµ Néi vµ sù l·nh ®¹o vÒ chÝnh quyÒn cña UBND Thµnh phè Hµ Néi.
HiÖn nay, trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®Çy biÕn ®éng, c¹nh tranh gay g¾t, c«ng ty cã mét sè chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh sau:
* Chøc n¨ng cña c«ng ty:
- §îc quyÒn tæ chøc m¹ng líi kinh doanh b¸n bu«n b¸n lÎ c¸c mÆt hµng thuèc y tÕ trªn ®Þa bµn Hµ Néi víi danh nghÜa lµ nhµ ph©n phèi ®éc quyÒn ®¹i lý.
- Pha chÕ theo ®¬n, gia c«ng s¶n xuÊt vµ bµo chÕ ®ãng gãi.
- XuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng thuèc, dîc liÖu, ho¸ chÊt, mü phÈm vµ trang thiÕt bÞ y tÕ,...
- §îc liªn doanh liªn kÕt víi c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n trong vµ ngoµi níc ®Ó kinh doanh, s¶n xuÊt thuèc.
C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ®· ®îc cÊp giÊy phÐp xuÊt nhËp khÈu sè 2051034 ngµy 23/03/1993 ®Ó trùc tiÕp xuÊt nhËp khÈu víi h¹n ng¹ch 5 triÖu USD/ n¨m.
* NhiÖm vô cña c«ng ty:
- Cung cÊp, ph©n phèi, kinh doanh c¸c dîc phÈm vµ thiÕt bÞ y tÕ díi d¹ng nguyªn liÖu, thµnh phÈm cho c¸c c¬ së s¶n xuÊt thuèc hay m¹ng líi b¸n bu«n b¸n lÎ ®Ó phôc vô cho nhu cÇu ch÷a bÖnh cña nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi.
- S¶n xuÊt, pha chÕ vµ ®ãng gãi c¸c lo¹i thuèc t©n dîc.
- §¶m b¶o yªu cÇu cña l·nh ®¹o vÒ viÖc diÖt trõ tËn gèc mäi æ dÞch bÖnh ph¸t sinh t¹i ®Þa bµn.
- Kinh doanh vµ kinh doanh cã l·i c¸c mÆt hµng thuèc y tÕ, liªn tôc gi¸m s¸t, kiÓm tra c¸c lo¹i thuèc trªn ®Þa bµn Hµ Néi.
Trªn c¬ së chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ yªu cÇu c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng ty ®· s¾p xÕp bé m¸y qu¶n lý theo s¬ ®å sau:
Gi¸m ®èc
P. Gi¸m ®èc KD
PG§ Tµi chÝnh
P.tæ chøc hµnh chÝnh
Phßng kü thuËt
P.tµi vô thèng kª
Ban Marketing
Ban s¶n xuÊt
Ban kiÒu hèi
Tæng kho
HiÖu thuèc b¸n bu«n
HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh
HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh
HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh
HiÖu thuèc néi ngo¹i thµnh
P. kinh doanh XNK
Nh×n chung, c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty lµ hoµn toµn hîp lý, phï hîp víi ®iÒu kiÖn kh¸ch quan vµ chñ quan. ChÝnh v× bé m¸y tæ chøc chÆt chÏ nh vËy mµ doanh nghiÖp ®· ®¹t ®îc nhiÒu thµnh tùu lín trong s¶n xuÊt kinh doanh nh hoµn thµnh vù¬t møc kÕ ho¹ch doanh sè ®Ò ra lµ 10,57% (vÒ sè tuyÖt ®èi lµ 34,25 tû ®ång); hµng néi ®Þa t¨ng, doanh sè vËt t, trang thiÕt bÞ y tÕ t¨ng,...
Ho¹t ®éng chÝnh cña c«ng ty lµ kinh doanh c¸c lo¹i thuèc, dîc phÈm, dîc liÖu, thiÕt bÞ y tÕ. §Ó ho¹t ®éng kinh doanh diÔn ra thêng xuyªn, liªn tôc, c«ng ty ®· thiÕt lËp ®îc mèi quan hÖ tèt víi c¸c nhµ cung cÊp ®Çu vµo. C«ng ty phÊn ®Êu lu«n lµ mét kh¸ch hµng ®¸ng tin cËy, lu«n më réng quan hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp trong vµ ngoµi níc. C¸c nhµ cung cÊp trong níc cña c«ng ty lµ c¸c C«ng ty Dîc phÈm. §èi víi nguån nhËp khÈu, c«ng ty còng cã quan hÖ tèt ®Ñp víi nhiÒu h·ng níc ngoµi næi tiÕng thÕ giíi vÒ lÜnh vùc dîc phÈm vµ thiÕt bÞ y tÕ nh: Ph¸p, §øc, Thuþ SÜ, Anh, Hµ Lan, NhËt B¶n, Ên §é,... Nhê vËy, c«ng ty lu«n cung cÊp kÞp thêi thuèc ch÷a bÖnh cho bÖnh nh©n vµ nhËp khÈu ®îc nhiÒu lo¹i thuèc mµ c¸c C«ng ty dîc phÈm trong níc cha s¶n xuÊt ®îc.
Lµ mét doanh nghiÖp th¬ng m¹i, c«ng ty kh«ng chØ quan t©m ®Õn ®Çu vµo mµ cßn chó träng ®Õn ®Çu ra. C«ng ty rÊt coi träng c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ trêng. C¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®Òu c¨n cø trªn nhu cÇu thÞ trêng. ChiÕn lîc tiªu thô s¶n phÈm vµ chÝnh s¸ch th©m nhËp thÞ trêng b»ng mäi c¸ch ®Ó më réng thÞ trêng tiªu thô ®ang ®îc c«ng ty ®a vµo thùc hiÖn. HiÖn nay, trong ph¹m vi c¶ níc, hÇu hÕt tÊt c¶ c¸c nhµ thuèc, c«ng ty thuèc t nh©n vµ c¸c bÖnh viÖn cña tØnh, thµnh phè ®Òu ®îc c«ng ty ph©n phèi thuèc. Ngoµi trô së chÝnh t¹i Hµ Néi, c«ng ty cßn cã chi nh¸nh ë TP Hå ChÝ Minh.
Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®· ®¹t ®îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng khÝch lÖ. Cô thÓ, kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh trong 2 n¨m 2000 - 2001 nh sau:
B¶ng tæng hîp kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh
cña C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi trong 2 n¨m 2000 – 2001
§¬n vÞ tÝnh: TriÖu ®ång
Kho¶n môc
N¨m 2000
N¨m 2001
Chªnh lÖch
Sè tiÒn
Tû lÖ
Sè tiÒn
Tû lÖ
Sè tiÒn
Tû lÖ
1. Tæng doanh thu
360.204
100
358.105
100
-2.099
0
2. C¸c kho¶n gi¶m trõ
2.888
0,8
2.945
0,82
57
0,02
3. Doanh thu thuÇn
357.316
99,2
355.160
99,18
-2.156
-0,02
4. Gi¸ vèn hµng b¸n
280.134
77,77
263.407
73,56
-16.727
-4,21
5. Lîi tøc gép
77.182
21,43
91.753
25,62
14.571
4,19
6. Chi phÝ b¸n hµng
69.815
19,38
83.876
23,42
14.061
4,04
7. Chi phÝ QLDN
4.441
1,23
4.978
1,39
537
0,16
8. Lîi tøc thuÇn
2.926
0,81
2.899
0,81
-27
0
9. Thu nhËp H§§TTC
6.104
1,69
5.002
1,39
-1.102
-0,3
10. Chi phÝ H§§TTC
5.973
1,66
4.861
1,36
-1.112
-0,3
11. Lîi tøc H§§TTC
131
0,04
141
0,04
10
0
12. Thu nhËp H§BT
5.882
1,63
7.920
2,21
2.038
0,58
13 Chi phÝ H§BT
5.799
1,61
6.118
1,71
319
0,1
14. Lîi tøc H§BT
83
0,02
1.802
0,5
1.719
0,48
15. Tæng lîi tøc tríc thuÕ
3.140
0,87
4.842
1,35
1.702
0,48
16. ThuÕ lîi tøc ph¶i nép
1.004,8
0,28
1.549,44
0,43
544,64
0,15
17. Lîi tøc sau thuÕ
2.135,2
0,59
3.292,56
0,92
1.157,36
0,33
Qua b¶ng trªn cho thÊy tæng lîi tøc sau thuÕ cña doanh nghiÖp n¨m 2001 so víi n¨m 2000 t¨ng lªn 1.157,36 triÖu ®ång. Mét trong nh÷ng nh÷ng nguyªn nh©n chÝnh lµ do doanh nghiÖp ®· t×m ®îc nguån hµng rÎ h¬n nªn ®· gi¶m ®îc gi¸ mua, tøc lµ gi¶m ®îc gi¸ vèn hµng b¸n.
MÆc dï gi¶m ®îc gi¸ vèn hµng b¸n nhng doanh nghiÖp l¹i kh«ng qu¶n lý tèt chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nªn ®· lµm cho 2 kho¶n chi phÝ nµy t¨ng thªm 14.598 triÖu ®ång.
Nh vËy, doanh nghiÖp cÇn tiÕp tôc t×m kiÕm, khai th¸c nguån hµng ®Ó gi¶m chi phÝ. MÆt kh¸c, doanh nghiÖp còng ph¶i chó träng ®Õn viÖc qu¶n lý c¸c kho¶n môc chi phÝ kh¸c ®Ó kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp n¨m 2002 ®¹t cao h¬n n¨m 2001 nµy.
2. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n:
C«ng ty dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ doanh nghiÖp cã qui m« võa nhng ®Þa bµn ho¹t ®éng t¬ng ®èi réng, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu, liªn tôc vµ ë nhiÒu n¬i. Tuy nhiªn, c«ng ty cã mét ®éi ngò kÕ to¸n m¹nh, thiÕt bÞ tÝnh to¸n hiÖn ®¹i, th«ng tin liªn l¹c gi÷a c¸c ®¬n vÞ dÔ dµng, thuËn lîi. Tríc nh÷ng ®Æc ®iÓm, ®iÒu kiÖn nh vËy, c«ng ty lùa chän vµ sö dông h×nh thøc kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. C«ng ty tæ chøc phßng tµi vô thèng kª t¹i v¨n phßng cña c«ng ty vµ c¸c tæ kÕ to¸n t¹i c¸c cöa hµng b¸n lÎ. Phßng tµi vô thùc hiÖn viÖc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ , tµi chÝnh liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty. C¸c tæ kÕ to¸n t¹i c¸c cöa hµng b¸n lÎ cã nhiÖm vô h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i ®¬n vÞ m×nh, ®Þnh kú göi b¸o c¸o kÕ to¸n vÒ phßng tµi vô c«ng ty.
S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n
t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi
KÕ to¸n trëng
KÕ to¸n tæng hîp
KÕ to¸n tiÒn mÆt
KÕ to¸n ng©n hµng
KÕ to¸n kho
KÕ to¸n ph¶i thu
KÕ to¸n ph¶i tr¶
KÕ to¸n kª khai thuÕ
Thñ quü
C¸c nh©n viªn h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc
KÕ to¸n
t¹i c¸c cöa hµng
Phßng tµi vô thèng kª cña C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ®îc chia thµnh c¸c bé phËn sau:
- KÕ to¸n trëng: lµ ngêi ®¶m nhËn qu¶n lý tµi chÝnh ë cÊp cao nhÊt, cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh vµ tæ chøc toµn bé hÖ thèng kÕ to¸n cña c«ng ty.
- KÕ to¸n tæng hîp: Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp sÏ c¨n cø tæng hîp chøng tõ gèc, sè liÖu ë c¸c “Sæ kÕ to¸n chi tiÕt” ®Ó ghi vµo “Sæ c¸i” vµ “B¶ng tæng hîp chi tiÕt”, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a “Sæ c¸i” vµ “B¶ng tæng hîp chi tiÕt”. C¨n cø vµo sè liÖu trªn “Sæ c¸i” lËp “B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh”, “B¶ng tæng hîp chi tiÕt”, “B¸o c¸o kÕ to¸n”.
- KÕ to¸n tiÒn mÆt: cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh thu chi cña doanh nghiÖp. §Þnh kú, kiÓm tra hoÆc kiÓm tra ®ét xuÊt quü theo lÖnh cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n trëng. KÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµo c¸c chøng tõ thu chi ®· ®îc duyÖt (cã kÌm theo chøng tõ gèc) tiÕn hµnh ghi chÐp vµo c¸c sæ quü. Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè liÖu víi kÕ to¸n ph¶i thu, kÕ to¸n ph¶i tr¶, kÕ to¸n ng©n hµng ®Ó lËp “B¶ng tæng hîp thu chi”, b¸o c¸o tæng sè thu chi trong th¸ng víi kÕ to¸n tæng hîp.
- KÕ to¸n ng©n hµng: chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn göi ng©n hµng. KÕ to¸n ng©n hµng trªn c¬ së b¶n sao kª, giÊy b¸o nî, b¸o cã cña ng©n hµng, kÌm theo chøng tõ gèc ph¶n ¸nh sù t¨ng gi¶m cña tiÒn göi ng©n hµng lªn “Sæ theo dâi tiÒn göi ng©n hµng”. Cuèi th¸ng, ®èi chiÕu sè liÖu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, kÕ to¸n ph¶i thu, kÕ to¸n ph¶i tr¶ ®Ó lËp “B¶ng tæng hîp thu chi”, b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp.
- KÕ to¸n kho: theo dâi viÖc nhËp, xuÊt, tån cña hµng ho¸ c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ sè lîng. Do cã qu¸ nhiÒu mÆt hµng víi sè lîng lín nªn kÕ to¸n trëng ®· ph¶i bè trÝ 2 nh©n viªn lµm kÕ to¸n kho. V× thÕ c«ng viÖc kh«ng bÞ ø ®äng. Hai kÕ to¸n kho nµy sÏ c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt nhËp kho do thñ kho chuyÓn lªn, kiÓm tra, ghi “Sæ nhËp - xuÊt - tån hµng ho¸”. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n kho céng sæ ®èi chiÕu víi thÎ kho theo sè lîng, lËp b¶ng kª tæng hîp nhËp, xuÊt, tån, b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp gi¸ trÞ hµng xuÊt, nhËp, tån.
- KÕ to¸n ph¶i thu: theo dâi t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ vµ c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Cuèi th¸ng, b¸o c¸o doanh thu b¸n hµng, lËp b¶ng kª ph¶i thu cña kh¸ch hµng cho kÕ to¸n tæng hîp, thêng xuyªn ®«n ®èc thu håi nî, kh«ng ®Ó kh¸ch hµng chiÕm dông vèn cña c«ng ty.
- KÕ to¸n ph¶i tr¶: theo dâi t×nh h×nh mua hµng vµ c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ ngêi b¸n. Cuèi th¸ng, b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp vÒ gi¸ trÞ cña sè hµng mua vµo vµ sè tiÒn cßn nî cña tõng ngêi b¸n.
- KÕ to¸n kª khai thuÕ: theo dâi vµ kª khai sè thuÕ nhËp khÈu, thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu vµo, ®Çu ra cña sè hµng ho¸ doanh nghiÖp mua vµo, b¸n ra ®· ®îc x¸c ®Þnh trong kú. Ngoµi ra, kÕ to¸n nµy cßn ph¶i theo dâi c¶ phÇn thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp vµ thu sö dông vèn ng©n s¸ch. Hµng th¸ng, lËp c¸c b¶ng kª khai thuÕ theo quy ®Þnh nép cho c¬ quan thuÕ.
- Thñ quü: c¨n cø vµo phiÕu thu, phiÕu chi ®· ®îc duyÖt tiÕn hµnh thu tiÒn, chi tiÒn tõ quü. §Þnh kú, ®èi chiÕu sè liÖu víi kÕ to¸n tiÒn mÆt, kÕ to¸n ng©n hµng, kÕ to¸n kª khai thuÕ råi b¸o c¸o víi kÕ to¸n tæng hîp sè tiÒn ®· thu, ®· chi trong kú vµ sè tiÒn hiÖn cßn t¹i quü ®Õn cuèi kú.
Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, c«ng ty ®· lùa chän vµ ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký - chøng tõ”.
S¬ ®å h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ:
Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ
NhËt ký chøng tõ
ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt
B¶ng kª
Sæ c¸i
B¶ng tæng hîp
chi tiÕt
B¸o c¸o tµi chÝnh
Ghi chó: Ghi hµng ngµy
Ghi cuèi th¸ng
§èi chiÕu kiÓm tra
Nh×n chung, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ hîp lý. HÖ thèng chøng tõ sæ s¸ch kÕ to¸n ®îc thiÕt lËp theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh vµ phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp. V× thÕ ®· t¹o ®îc sù thèng nhÊt trong h¹ch to¸n kÕ to¸n, tr¸nh ®îc sù trïng lÆp, chång chÐo, ®¶m b¶o h¹ch to¸n chÝnh x¸c vµ trung thùc nhÊt. V× vËy, kÕ to¸n cña doanh nghiÖp ®· thùc hiÖn ®îc tèt c¸c chøc n¨ng cña m×nh lµ thu thËp, xö lý, cung cÊp th«ng tin cho c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty.
II. Thùc tr¹ng kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi .
ë c«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi, mäi nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®Òu ®îc tæ chøc thùc hiÖn tËp trung. C«ng ty cã mét hÖ thèng c¸c hiÖu thuèc b¸n bu«n, b¸n lÎ kh¾p c¸c quËn huyÖn. §Þnh kú, c¸c hiÖu thuèc lËp dù trï (sè lîng, quy c¸ch tõng lo¹i thuèc dù kiÕn sÏ tiªu thô trong kú sau) göi lªn phßng kinh doanh c«ng ty. Phßng kinh doanh sÏ tæng hîp dù trï cña c¸c hiÖu thuèc råi tiÕn hµnh gäi hµng tõ c¸c c«ng ty Dîc phÈm. Sau khi hµng vÒ nhËp kho vµ ®îc c¸n bé mua hµng kiÓm nhËn xong, phßng kinh doanh sÏ lËp phiÕu nhËp kho. TiÕp ®ã, phßng kinh doanh th«ng b¸o cho c¸c hiÖu thuèc tíi kho c«ng ty nhËn hµng.
ViÖc thanh to¸n tiÒn hµng do phßng tµi vô - thèng kª ®¶m nhËn, ®îc tiÕn hµnh tuú thuéc vµo tõng ph¬ng thøc thanh to¸n ®· tho¶ thuËn gi÷a hai bªn.
1. H¹ch to¸n ban ®Çu:
NhËn thøc ®îc tÇm quan träng cña h¹ch to¸n ban ®Çu ®èi víi viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, trung thùc c¸c sè liÖu kÕ to¸n nªn viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi rÊt ®îc chó träng.
ë c«ng ty, viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu gåm cã:
- X¸c ®Þnh c¸c lo¹i chøng tõ cÇn sö dông trong tõng bé phËn. C¸c chøng tõ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®îc sö dông vµ ghi chÐp theo ®óng qui ®Þnh cña Bé tµi chÝnh.
- Yªu cÇu: ngêi ghi chÐp c¸c chøng tõ ph¶i ®Çy ®ñ, ®óng néi dung vµ ph¶i cã tÝnh ph¸p lý.
- Qui ®Þnh tr×nh tù lu©n chuyÓn c¸c chøng tõ ban ®Çu tõ c¸c bé phËn lªn phßng kÕ to¸n.
- C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ ®¬n vÞ kinh doanh thuéc ®èi tîng nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ cho nªn trong kh©u h¹ch to¸n ban ®Çu, kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng sö dông c¸c chøng tõ sau:
- Ho¸ ®¬n GTGT:
+ Gi¸ b¸n (cha cã thuÕ GTGT).
+ ThuÕ suÊt thuÕ GTGT, tiÒn thuÕ GTGT.
+ Tæng gi¸ thanh to¸n (®· cã thuÕ GTGT).
- Ho¸ ®¬n b¸n hµng:
§îc sö dông trong trêng hîp doanh nghiÖp mua hµng t¹i c¸c c¬ së kinh doanh thuéc ®èi tîng tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp. Khi ®ã, gi¸ b¸n hµng lµ gi¸ ®· bao gåm thuÕ GTGT.
- PhiÕu nhËp kho: do phßng kinh doanh lËp thµnh 04 liªn:
+ 01 liªn lu t¹i phßng kinh doanh.
+ 01 liªn giao cho kÕ to¸n kho.
+ 01 liªn giao cho kÕ to¸n thanh to¸n (®Ýnh kÌm víi ho¸ ®¬n GTGT).
+ 01 liªn giao cho thñ kho.
- B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo (MÉu sè 03/GTGT). §ång thêi víi qu¸ tr×nh ghi sæ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua hµng, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, chøng tõ mua hµng, kÕ to¸n ph¶i ghi ngay sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc khÊu trõ theo tõng ho¸ ®¬n vµo B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸ mua vµo.
VÝ dô:
Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002, c«ng ty mua mét l« hµng trÞ gi¸ 20.000.000 (ThuÕ GTGT 5%) cña C«ng ty th¬ng m¹i Th¨ng Long, thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, ngêi mua lµ chÞ NguyÔn V©n Anh.
Ho¸ ®¬n (GTGT)
Liªn 2: (Giao kh¸ch hµng)
Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002
MÉu sè: 01- KT - 3LL
HT /01 - B
N0 017019
§¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty th¬ng m¹i Th¨ng Long.
§Þa chØ: ..............................................................Sè tµi kho¶n: ................
§iÖn tho¹i: .........................................................MS: 0100282291-1
Hä tªn ngêi mua hµng: NguyÔn V©n Anh.
§¬n vÞ: C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
§Þa chØ: ..............................................................Sè tµi kho¶n: .................
H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt MS: 0100109699xxx1
TT
Tªn hµng ho¸, dÞch vô
§¬n vÞ tÝnh
Sè lîng
§¬n gi¸
Thµnh tiÒn
A
B
C
1
2
3 = 1 x 2
1
Ospen 1 tr ¸o
VØ
2.500
8.000
20.000.000
Céng tiÒn hµng: 20.000.000
ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 1.000.000
Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 21.000.000
Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai m¬i mèt triÖu ®ång ch½n.
Ngêi mua hµng
(Ký, ghi râ hä, tªn)
KÕ to¸n trëng
(Ký, ghi râ hä, tªn)
Thñ trëng ®¬n vÞ
(Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä, tªn)
§¬n vÞ: C«ng ty Dîc phÈm TBYT Hµ Néi (HAPHARCO)
Sè 2 Hµng Bµi – Hµ Néi
PhiÕu nhËp kho
MÉu sè: 01 - VT
Q§ sè: 186 TC/C§KT
Ngµy 14 - 03 - 1995 cña Bé Tµi chÝnh
Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002 Sè: 66/3
N¬i nhËp hµng: C«ng ty Th¬ng m¹i Th¨ng Long.
Theo: Sè ho¸ ®¬n 17019.
NhËp t¹i kho: BÝch C©u (C«ng ty).
Sè thø tù
Tªn, nh·n hiÖu
quy c¸ch phÈm chÊt vËt t
(S¶n phÈm hµng ho¸)
M· sè
§¬n vÞ tÝnh
Sè lîng
§¬n gi¸
Thµnh tiÒn
Theo chøng tõ
Thùc nhËp
1
Ospen 1.000.000 UI Vi/10v
VØ
2.500
8.000
20.000.000
Tæng tiÒn hµng: 20.000.000
ThuÕ VAT: 5% 1.000.000 Tæng thanh to¸n: 21.000.000
ViÕt b»ng ch÷: Hai m¬i mèt triÖu VND.
NhËp ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002
Ngêi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n trëng Thñ trëng ®¬n vÞ
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)MÉu sè: 03 - GTGT
B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô mua vµo
(Dïng cho c¬ së kª khai, khÊu trõ thuÕ hµng th¸ng)
§¬n vÞ: C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi
§Þa chØ: Sè 2 Hµng Bµi Hµ Néi
Chøng tõ mua hµng ho¸, dÞch vô
Tªn ®¬n vÞ b¸n
ThuÕ GTGT ®Çu vµo
Ghi chó
Sè
Ngµy
1
2
3
4
5
17019
01/03/2002
C«ng ty th¬ng m¹i Th¨ng Long
1.000.000
Tæng céng
1.000.000
Ngµy 01 th¸ng 03 n¨m 2002
Ngêi lËp biÓu KÕ to¸n trëng
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)
* Mét sè h×nh thøc thanh to¸n ®îc ¸p dông ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi:
- Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt.
- Thanh to¸n qua ng©n hµng kh«ng dïng tiÒn mÆt:
+ Thanh to¸n b»ng sÐc chuyÓn kho¶n.
+ Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi.
+ Thanh to¸n b»ng th tÝn dông (L/C).
a. Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt:
C¸n bé mua hµng cña ®¬n vÞ viÕt giÊy chi tiÒn råi chuyÓn kÕ to¸n trëng duyÖt. Sau ®ã, kÕ to¸n thanh to¸n sÏ viÕt phiÕu chi tiÒn mÆt. C¸n bé mua hµng mang phiÕu chi xuèng thñ quü lÊy tiÒn tr¶ nhµ cung cÊp.
ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi, phiÕu chi ®îc lËp thµnh 2 liªn:
- 1 liªn giao cho c¸n bé mua hµng.
- 1 liªn kÕ to¸n thanh to¸n lu ®Ó theo dâi chi tiÕt cho tµi kho¶n 331.
VÝ dô: Ngµy 01/03/2002, chÞ NguyÔn V©n Anh mua 1 l« hµng trÞ gi¸ 20.000.000 (thuÕ GTGT 5%) cña C«ng ty th¬ng m¹i Th¨ng Long, thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt.
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp – Tù do – H¹nh phóc
------¨§¨------
GiÊy ®Ò nghÞ chuyÓn tiÒn
KÝnh göi: - Ban gi¸m ®èc C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
- Phßng tµi vô C«ng ty.
C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi cã mua cña chóng t«i mét sè hµng theo c¸c chøng tõ sau:
TT
Sè ho¸ ®¬n
Ngµy
Thµnh tiÒn
Ghi chó
1
17019
01/03/02
21.000.000
Tæng céng:
21.000.000
B»ng ch÷: Hai m¬i mèt triÖu ®ång.
VËy ®Ò nghÞ quý C«ng ty tr¶ cho chóng t«i sè tiÒn trªn.
Tªn ®¬n vÞ ®îc hëng: C«ng ty th¬ng m¹i Th¨ng Long.
Tµi kho¶n sè:
T¹i ng©n hµng:
RÊt mong quý C«ng ty chuyÓn sím.
Xin ch©n thµnh c¶m ¬n.
Hµ Néi, ngµy 07 th¸ng 03 n¨m 2002
Phßng kÕ to¸n
(®· ký)
Phßng kinh doanh
(®· ký)
Ngêi ®Ò nghÞ
(®· ký)
C«ng ty DPTBYTHN – HAPHARCO
Sè 2 Hµng Bµi, Hµ Néi
MS: 0100109699xxx1
§T: (04) 8255998
MÉu sè 01 - TT Liªn 1
Ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/QD/CDKT
Ngµy 01 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi chÝnh
PhiÕu chi Sè CT: 12/04
Ngµy 07 th¸ng 03 n¨m 2002 21.000.000 ®ång
Tµi kho¶n ghi nî: 3311
Tµi kho¶n ghi cã: 1111CT
XuÊt cho: A Phong nhËn - C«ng ty th¬ng m¹i Th¨ng Long.
§Þa chØ: P4 - C5 - Trung t©m triÓn l·m Gi¶ng Vâ.
VÒ kho¶n: Tr¶ tiÒn hµng H§ 17019
Sè tiÒn: 21.000.000 ®ång.
B»ng ch÷: Hai m¬i mèt triÖu ®ång ch½n.
KÌm theo 01 chøng tõ gèc.
NhËn ngµy 07 th¸ng 03 n¨m 2001
Thñ trëng ®¬n vÞ KÕ to¸n trëng KÕ to¸n thanh to¸n Thñ quü Ngêi nhËn
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)
b. Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi:
H×nh thøc nµy thêng ¸p dông cho trêng hîp mua hµng cña c¸c ®¬n vÞ cïng tØnh (thµnh phè). Khi nhËn ®îc “GiÊy ®Ò nghÞ chuyÓn tiÒn” cña bªn b¸n, kÕ to¸n kiÓm tra sè tiÒn ®ã cã ®óng víi sè trªn ho¸ ®¬n t¬ng øng kh«ng. NÕu ®óng sÏ viÕt giÊy “Uû nhiÖm chi” nép cho ng©n hµng phôc vô m×nh ®Ó ng©n hµng trÝch tiÒn tr¶ cho ngêi cung cÊp.
Uû nhiÖm chi thêng ®îc lËp thµnh 04 liªn:
- 1 liªn lu kÕ to¸n cña ®¬n vÞ xuÊt tiÒn khi cã sæ phô.
- 1 liªn giao cho bªn b¸n céng víi sè phô ®· tr¶ tiÒn.
- 1 liªn nép cho ng©n hµng bªn tr¶ tiÒn.
- 1 liªn ng©n hµng bªn nhËn tiÒn gi÷.
VÝ dô: C«ng ty DPTBYT Hµ Néi cã mua 450 hép cao d¸n Salonpas cña C«ng ty TNHH Dîc phÈm Hisamitsu víi sè tiÒn hµng lµ 43.714.286 ®ång, thuÕ GTGT 5%, tæng gi¸ thanh to¸n lµ 45.900.000 ®ång.
VIETCOMBANK uû nhiÖm chi
Vietcombank Hanoi Ngµy 13/03/2002
§Ò nghÞ ghi nî tµi kho¶n Sè tiÒn PhÝ NH
Sè TK: 0021 00 000 1361
B»ng sè: 45.900.000 PhÝ trong...
B»ng ch÷: Bèn m¬i l¨m triÖu PhÝ ngoµi...
chÝn tr¨n ngµn ®ång.
Tªn TK: HAPHARCO
§Þa chØ:
T¹i NH: Vietcombank Hµ Néi
Néi dung: Ho¸ ®¬n 1192
& ghi cã tµi kho¶n
Sè TK: 0011 00 002 8544
KÕ to¸n trëng
(§· ký)
Chñ tµi kho¶n
(§· ký, ®ãng dÊu)
Tªn TK: Chi nh¸nh C/ty Hisamitsu
§Þa chØ: ViÖt Nam t¹i Hµ Néi
T¹i NH: Vietcombank TW
Dµnh cho ng©n hµng
0 - 002 - 1 - 00 - 000136 - 1/ 04311
TiÒn ghi nî: VND 45.903.300
Thanh to¸n viªn
(§· ký)
KiÓm so¸t
(§· ký)
Gi¸m ®èc
(§· ký)
TiÒn ghi cã: VND 45.900.000
PhÝ NH: VND 3.000
ThuÕ VAT: VND 300
2. VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp:
2.1. Tµi kho¶n sö dông:
ViÖc mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng cã vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña ®¬n vÞ. Ngoµi viÖc thùc hiÖn nghiªm ngÆt c¸c tr×nh tù nghiÖp vô vµ thñ tôc chøng tõ ®Ó ®¶m b¶o cho c«ng t¸c giao nhËn ®îc tèt, cßn ph¶i tæ chøc viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô nµy vµo c¸c tµi kho¶n liªn quan cho phï hîp víi yªu cÇu theo dâi, kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. Do vËy, c«ng ty ®· lùa chän mét sè tµi kho¶n cÇn thiÕt nh:
TK 156 “Hµng ho¸”.
TK 1331 “ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ”.
TK 331 “Thanh to¸n víi ngêi b¸n”.
TK 111 “TiÒn mÆt”.
TK 112 “TiÒn göi ng©n hµng”.
TK 113 “TiÒn ®ang chuyÓn”.
TK 311 “Vay ng¾n h¹n”.
Ngoµi ra, kÕ to¸n còng sö dông mét sè tµi kho¶n kh¸c nh:
TK 144 “ThÕ chÊp, ký cîc, ký quü ng¾n h¹n”.
TK 151 “Hµng ho¸ ®ang ®i trªn ®êng”.
TK 002 “VËt t, hµng ho¸ nhËn göi hé, nhËn gia c«ng”.
TK 007 “Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i”.
.....
a. Tµi kho¶n 156 “Hµng ho¸”:
Tµi kho¶n nµy ®îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i hµng ho¸ cña doanh nghiÖp.
- Bªn Nî:
+ TrÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ mua vµo.
+ Chi phÝ thu mua hµng ho¸.
- Bªn Cã:
+ ChiÕt khÊu mua hµng ®îc hëng
+ Gi¶m gi¸ hµng mua.
- Sè d bªn Nî: ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ hiÖn cã trong kho doanh nghiÖp.
- Tµi kho¶n 156 cã 2 tµi kho¶n cÊp 2:
+ TK 1561: Gi¸ mua hµng ho¸.
+ TK 1562: Chi phÝ thu mua.
Ngoµi ra, kÕ to¸n còng më c¸c tµi kho¶n cÊp 3 ®Ó theo dâi chi tiÕt cho tõng mÆt hµng.
a. Tµi kho¶n 1331:
Tµi kho¶n nµy ®îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc khÊu trõ, ®· khÊu trõ vµ cßn ®îc khÊu trõ.
- Bªn Nî: Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc khÊu trõ.
- Bªn Cã: Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®· khÊu trõ.
- Sè d bªn Nî: ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo cßn ®îc khÊu trõ.
c. Tµi kho¶n 331:
Tµi kho¶n nµy ®îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh quan hÖ víi nhµ cung cÊp trong trêng hîp doanh nghiÖp mua chÞu vËt t, hµng ho¸.
- Bªn Nî: ChiÕt khÊu, gi¶m gi¸, hµng mua tr¶ l¹i.
- Bªn Cã: ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp t¨ng trong kú.
- Sè d bªn Cã: c¸c kho¶n cßn ph¶i tr¶ ®Õn cuèi kú.
d. Tµi kho¶n 111:
Ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi, tån quü, tiÒn mÆt t¹i quü cña ®¬n vÞ.
- Bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn mÆt nhËp quü.
- Bªn Cã: C¸c kho¶n tiÒn mÆt ®· xuÊt quü ®Ó tr¶ tiÒn hµng.
- Sè d bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn mÆt cßn tån quü ®Õn cuèi kú.
e. Tµi kho¶n 112:
Ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng c¸c kho¶n tiÒn göi ng©n hµng cña doanh nghiÖp.
- Bªn Nî: C¸c kho¶n tiÒn göi vµo ng©n hµng.
- Bªn Cã: C¸c kho¶n tiÒn rót ra khái ng©n hµng.
- Sè d bªn Nî: Sè tiÒn hiÖn cßn t¹i ng©n hµng.
2.2. Tr×nh tù h¹ch to¸n:
a. KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong níc:
S¬ ®å:
Hµng ho¸ mua ngoµi nhËp kho
Chi phÝ thu mua hµng ho¸
Hµng ho¸ ®îc gi¶m gi¸
Hµng mua tr¶ l¹i ngêi b¸n
ThuÕ GTGT
®Çu vµo
111, 112, 331
338
156
331
138, 334
1331
Hµng ho¸ thõa ph¸t hiÖn khi
kiÓm kª
Hµng ho¸ thiÕu ph¸t hiÖn khi kiÓm kª
b. KÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nhËp khÈu:
S¬ ®å:
111, 112
311, 331
156
ThuÕ GTGT cña vËn chuyÓn
Chi phÝ vËn chuyÓn
Chi phÝ vËn chuyÓn
Thanh to¸n tiÒn
hµng nhËp khÈu
TrÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp khÈu
413
Chªnh lÖch tû gi¸
Chªnh lÖch tû gi¸
3333
Nép thuÕ nhËp khÈu
ThuÕ nhËp khÈu
3331
133
Nép thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu
ThuÕ GTGT
Hµng nhËp khÈu
c. VÝ dô:
* VÝ dô1: C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp mét l« hµng cña C«ng ty Dîc phÈm trung ¬ng I. Ho¸ ®¬n GTGT mua hµng ghi:
- Gi¸ mua cha thuÕ : 42.600.000 ®
- ThuÕ suÊt : 5%
- TiÒn thuÕ GTGT : 2.130.000 ®
- Tæng gi¸ thanh to¸n: 44.730.000 ®
Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, hµng nhËp kho ®ñ.
KÕ to¸n ghi:
Nî TK 156 (1561) : 42.600.000 ®
Nî TK 133 (1331) : 2.130.000 ®
Cã TK 111 (1111): 44.730.000 ®
* VÝ dô 2: C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp mét l« hµng cña C«ng ty Dîc phÈm Thiªn Th¶o. Ho¸ ®¬n GTGT ghi:
- Gi¸ mua cha thuÕ : 50.000.000 ®
- ThuÕ GTGT (thuÕ suÊt 5%): 2.500.000 ®
- Tæng gi¸ thanh to¸n : 52.500.000 ®
Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi, hµng nhËp kho ®ñ.
KÕ to¸n ghi:
Nî TK 156 (1561) : 50.000.000 ®
Nî TK 133 (1331) : 2.500.000 ®
Cã TK 112 (1121): 52.500.000 ®
* VÝ dô 3: C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp mét l« hµng cña C«ng ty ZULIGG PHARMA. Ho¸ ®¬n GTGT ghi:
- Gi¸ mua cha thuÕ : 416.700.000 ®
- ThuÕ GTGT (thuÕ suÊt 5%): 20.835.000 ®
- Tæng gi¸ thanh to¸n : 437.535.000 ®
TiÒn hµng cha thanh to¸n, hµng nhËp kho ®ñ. Chi phÝ vËn chuyÓn 100.000 ®, doanh nghiÖp chÞu, chi b»ng tiÒn mÆt.
KÕ to¸n ghi:
- Nî TK 156 (1561) : 416.700.000 ®
Nî TK 133 (1331) : 20.835.000 ®
Cã TK 331 : 437.535.000 ®
- Nî TK 156 (1562) : 100.000 ®
Cã TK 111 (1111): 100.000 ®
* VÝ dô 4: C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi nhËp khÈu mét l« hµng cña C«ng ty Hisamitsu.
- Gi¸ nhËp khÈu : 47.000 USD
- Tû gi¸ thùc tÕ : 15.190®/USD
- ThuÕ suÊt thuÕ NK : 10 %
- ThuÕ GTGT : 5 %
Hµng ®· nhËp kho ®ñ, tiÒn hµng cha thanh to¸n. (Tû gi¸ h¹ch to¸n: 15.000 ®/USD).
KÕ to¸n ghi:
- Nî TK 156 (1561) : 785.323.000 ®
Cã TK 413 : 8.930.000 ®
Cã TK 333 (3333): 71.393.000 ®
Cã TK 331 : 705.000.000 ®
- Nî TK 133 : 39.266.150 ®
Cã TK 3331 : 39.266.150 ®
3. Sæ s¸ch kÕ to¸n:
§èi víi kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng, kÕ to¸n sö dông hai lo¹i sæ kÕ to¸n lµ: Sæ tæng hîp vµ sæ chi tiÕt.
- Sæ tæng hîp gåm: c¸c sæ nhËt ký, sæ c¸i.
- Sæ chi tiÕt gåm: c¸c sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt.
Do ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ” nªn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ph¶n ¸nh trªn: “Sæ theo dâi chi tiÕt TK 331”, “B¶ng kª sè 8”, “NhËt ký chøng tõ sè 1”, “NhËt ký chøng tõ sè 2”, “NhËt ký chøng tõ sè 5” vµ “Sæ c¸i”.
Tõ chøng tõ gèc, kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng më sæ theo dâi chi tiÕt cho tµi kho¶n 331. Sæ ®îc chia thµnh 2 phÇn: bªn nî vµ bªn cã.
- Bªn Nî: ph¶n ¸nh sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ®· thanh to¸n cho ngêi cung cÊp hµng ho¸. C¬ së ghi cña phÇn nµy lµ phiÕu chi tiÒn mÆt, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng.
- Bªn Cã: ph¶n ¸nh sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ngêi cung cÊp. C¬ së ghi cña phÇn nµy lµ phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n GTGT cña bªn b¸n.
* VÝ dô: Sè liÖu vÒ t×nh h×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi trong th¸ng 1 n¨m 2002:
- Sè d ®Çu th¸ng:
+ TK 111: 3.500.000.000 ®
+ TK 112: 4.016.200.000 ®
+ TK 156: 5.340.000.000 ®
+ TK 331: 938.400.000 ®
Trong ®ã:
. C«ng ty Dîc phÈm Trung ¬ng I: 500.300.000 ®
. C«ng ty Dîc phÈm Thiªn Th¶o : 96.400.000 ®
. C«ng ty Dîc phÈm H÷u NghÞ : 61.125.000 ®
. C«ng ty Th¬ng m¹i Th¨ng Long : 76.734.000 ®
. C«ng ty Dîc liÖu Trung ¬ng I : 13.440.000 ®
. C«ng ty ZULIGG PHARMA : 48.130.000 ®
. TTTM Dîc mü phÈm : 52.093.000 ®
. XÝ nghiÖp Dîc phÈm I : 90.088.000 ®
Mét sè nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng 01/2002:
+ Ngµy 07/01/2002, nhËp 1 l« hµng cña XÝ nghiÖp DPI, tiÒn hµng cha thanh to¸n.
Gi¸ mua cha thuÕ : 25.000.000 ®
ThuÕ GTGT (5%) : 1.250.000 ®
Tæng gi¸ thanh to¸n: 26.250.000 ®
+ Ngµy 08/01/2002, nhËp 1 l« hµng cña C«ng ty Dîc phÈm Thiªn Th¶o, cha thanh to¸n.
Gi¸ mua cha thuÕ : 7.600.000 ®
ThuÕ GTGT (5%) : 380.000 ®
Tæng gi¸ thanh to¸n : 7.980.000 ®
+ Ngµy 11/01/2002, xuÊt quü tiÒn mÆt tr¶ XÝ nghiÖp Dîc phÈm I tiÒn hµng mua ngµy 07/01/2002; tr¶ C«ng ty Dîc phÈm Thiªn Th¶o tiÒn hµng mua ngµy 08/01/2002.
C¬ së ghi chÐp cu¶ b¶ng tæng hîp chi tiÕt TK 331 nh sau:
- Cét sè d ®Çu kú:
+ Bªn Cã: KÕ to¸n tæng hîp tÊt c¶ c¸c sè tiÒn ®Çu kú cña nh÷ng lÇn mua hµng mµ doanh nghiÖp cßn ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ.
+ Bªn Nî: Nh÷ng lÇn doanh nghiÖp øng tríc tiÒn cho c¸c ®¬n vÞ nhng cha nhËn ®îc hµng.
- Cét sè ph¸t sinh trong kú:
+ Bªn Cã: KÕ to¸n tËp hîp tæng sè tiÒn hµng mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ trong th¸ng.
+ Bªn Nî: Ghi tæng sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ®· tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ trong th¸ng.
- Cét sè d cuèi kú:
+ Bªn Cã: KÕ to¸n tæng hîp sè tiÒn doanh nghiÖp cßn ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ.
+ Bªn Nî: Sè tiÒn doanh nghiÖp øng tríc cho c¸c ®¬n vÞ nhng cha nhËn ®îc hµng.
§ång thêi, còng tõ ®ã chøng tõ gèc, kÕ to¸n lËp b¶ng kª sè 8 ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho hµng ho¸. B¶ng kª sè 8 ®îc më cho bªn nî cña TK 156. C¬ së ghi b¶ng kª sè 8 lµ phiÕu nhËp kho.
Bªn c¹nh ®ã, kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng ph¶i lËp b¶ng kª khai khÊu trõ thuÕ GTGT hµng th¸ng. B¶ng kª nµy ®îc më cho bªn nî TK 1331. C¬ së ghi b¶ng kª khai khÊu trõ thuÕ GTGT lµ ho¸ ®¬n GTGT cña nhµ cung cÊp.
- §Õn cuèi th¸ng, kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng chuyÓn b¶ng kª vµo sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó kÕ to¸n tæng hîp lÊy sè liÖu vµo c¸c sæ c¸i.
- Trong qu¸ tr×nh thanh to¸n tiÒn hµng, kÕ to¸n më c¸c sæ nhËt ký chøng tõ sè 1 vµ sè 2.
+ NhËt ký chøng tõ sè 1 ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua nÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. C¬ së ghi sæ nµy lµ c¸c phiÕu chi tiÒn mÆt.
+ NhËt ký chøng tõ sè 2 ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua nÕu thanh to¸n b»ng sÐc, uû nhiÖm chi. C¬ së ghi sæ nµy lµ giÊy b¸o nî cña ng©n hµng.
Ch¬ng III
Hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n
tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi
I. §¸nh gi¸ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ Y tÕ Hµ Néi .
Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, §¶ng vµ Nhµ níc ®· ®Ò ra nhiÒu chñ tr¬ng, ®êng lèi, chÝnh s¸ch ph¸t triÓn kinh tÕ hµng ho¸ nhiÒu thµnh phÇn, ®a d¹ng ho¸ c¸c lo¹i h×nh së h÷u, më réng quan hÖ kinh tÕ víi níc ngoµi nªn c¸c doanh nghiÖp ®îc quyÒn tù chñ trong kinh doanh nhiÒu h¬n. Mçi doanh nghiÖp sÏ tù tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp sao cho ®¸p øng tèt nhÊt c¸c ®iÒu kiÖn thùc tÕ ë doanh nghiÖp nhng vÉn tu©n thñ nghiªm c¸c quy ®Þnh cña Nhµ níc. V× thÕ, doanh nghiÖp ph¶i kh«ng ngõng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý vµ t×nh h×nh míi.
KÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng còng kh«ng ngõng ®îc ®æi míi vµ thuËn tiÖn nªn ®· ®¸p øng ®îc tèt yªu cÇu vÒ th«ng tin cña nhµ qu¶n lý.
H×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi ¸p dông theo h×nh thøc nöa tËp trung, nöa ph©n t¸n nªn kÕ to¸n võa cã thÓ n¾m ®îc t×nh h×nh chi tiÕt cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc, võa cã sè liÖu tËp trung ®Çy ®ñ, thèng nhÊt trong mét hÖ thèng sæ s¸ch, gi¶i quyÕt c¸c yªu cÇu cña c¸c cöa hµng trùc thuéc mét c¸ch kÞp thêi, phï hîp víi nguyªn t¾c, ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý vÒ sæ s¸ch.
Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, tæ chøc ghi chÐp ban ®Çu cña kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i doanh nghiÖp lµ t¬ng ®èi ®Çy ®ñ vµ hîp lý. C¸c chøng tõ sö dông nh ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu chi, phiÕu nhËp kho ®Òu theo mÉu cña Bé Tµi chÝnh. C¸c chøng tõ nµy ®¶m b¶o ®Çy ®ñ néi dung ghi sæ, tÝnh ph¸p lý, chøng minh ®îc c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®· ph¸t sinh. Bé chøng tõ còng ®îc sö dông ®ång bé, chÆt chÏ, tr¸nh ®îc rñi ro trong qu¸ tr×nh giao nhËn hµng ho¸. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ cña doanh nghiÖp ®îc tæ chøc hîp lý, phï hîp víi h×nh thøc “NhËt ký chøng tõ” ®ang ¸p dông trong doanh nghiÖp. C¸c lo¹i chøng tõ ®îc lËp theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Chøng tõ sö dông xong ®Òu ®îc lu tr÷ theo quy ®Þnh. Ngoµi ra, c¸c chøng tõ néi bé còng ®îc lËp t¬ng ®èi ®Çy ®ñ, hîp lý, ®¶m b¶o c¶ vÒ néi dung lÉn tÝnh ph¸p lý.
Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp t¹i doanh nghiÖp bao gåm viÖc x¸c ®Þnh c¸c tµi kho¶n sö dông vµ néi dung ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n ®ã. KÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®· sö dông c¸c tµi kho¶n theo ®óng qui ®Þnh hiÖn hµnh, néi dung ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n ®óng víi híng dÉn cña Nhµ níc. ViÖc vËn dông c¸c tµi kho¶n vµo h¹ch to¸n tæng hîp t¹i doanh nghiÖp lµ t¬ng ®èi hîp lý, ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Qu¸ tr×nh tæng hîp sè liÖu ®îcthùc hiÖn ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, ®¶m b¶o ®é tin cËy.
ViÖc tæ chøc vµ x©y dùng hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n t¹i doanh nghiÖp thùc hiÖn theo h×nh thøc “nhËt ký chøng tõ”. C¸c lo¹i chøng tõ, b¶ng kª ®îc sö dông theo biÓu mÉu sæ s¸ch kÕ to¸n hiÖn hµnh cña Nhµ níc vÒ “h×nh thøc nhËt ký chøng tõ”. Trªn mçi sæ kÕ to¸n, tr×nh tù vµ néi dung ghi sæ ®îc kÕ to¸n thùc hiÖn theo ®óng qui ®Þnh. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n trong doanh nghiÖp ®îc sö dông nh»m cung cÊp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cho c¬ quan thuÕ, c¬ quan chñ qu¶n vµ c¸c b¸o c¸o chi tiÕt cho Ban gi¸m ®èc.
H×nh thøc kÕ to¸n “nhËt ký chøng tõ” cã nhiÒu thuËn lîi nhng còng cã mét sè h¹n chÕ. Víi h×nh thøc nµy, kÕ to¸n ph¶i ghi sæ nhiÒu, ph¶i theo dâi nhiÒu nªn ®ßi hái c¸n bé kÕ to¸n ph¶i cã chuyªn m«n v÷ng vµng. NÕu kh«ng sÏ kh«ng thÓ ph¸t hiÖn vµ kh¾c phôc ®îc nh÷ng thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh ghi sæ vµ theo dâi chÆt chÏ c«ng t¸c lu chuyÓn hµng ho¸.
MÆc dï viÖc lËp vµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ lµ phï hîp víi nh÷ng quy ®Þnh hiÖn hµnh nhng thêi gian lu©n chuyÓn chøng tõ tõ bé phËn nµy sang c¸c bé phËn kh¸c lµ chËm nªn ®«i khi kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng kh«ng kÞp thêi cËp nhËt th«ng tin. Nguyªn nh©n chÝnh cña t×nh tr¹ng nµy lµ do sù c¸ch xa vÒ ®Þa lý gi÷a phßng tµi vô, phßng kinh doanh víi kho. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, mçi bé phËn ph¶i tù hoµn thiÖn ®Ó khi chøng tõ ®Õn sÏ thu thËp th«ng tin ngay råi chuyÓn qua bé phËn kÕ tiÕp.
Trong ®iÒu kiÖn kü thuËt hiÖn nay, c«ng nghÖ tin häc ph¸t triÓn m¹nh mÏ vµ ®îc sö dông réng r·i trong nhiÒu lÜnh vùc. Trong khi ®ã, c«ng t¸c kÕ to¸n ®ßi hái mét khèi lîng tÝnh to¸n lín, ®é chÝnh x¸c cao cho nªn viÖc sö dông tin häc trong c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp lµ mét yªu cÇu cÊp thiÕt. V× thÕ, hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay ®Òu ¸p dông ®iÖn to¸n kÕ to¸n trong ®ã cã C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi. MÆc dï c¸c doanh nghiÖp ®Òu ¸p dông hÖ thèng kÕ to¸n thèng nhÊt trong toµn bé nÒn kinh tÕ nhng khi ®a ®iÖn to¸n kÕ to¸n vµo sö dông l¹i kh«ng cã sù thèng nhÊt t¬ng øng. Mçi doanh nghiÖp tù thuª thiÕt kÕ, x©y dùng phÇn mÒm kÕ to¸n riªng. §iÒu nµy ch¾c ch¾n sÏ g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t vµ kh«ng thÓ so s¸nh gi÷a c¸c doanh nghiÖp víi nhau. Nh vËy, yªu cÇu ®Æt ra lµ Bé tµi chÝnh cÇn x©y dùng mét phÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông chung cho tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp.
II. Ph¬ng híng, biÖn ph¸p hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ Y tÕ Hµ Néi.
1. Ph¬ng híng hoµn thiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng:
1.1. Hoµn thiÖn chøng tõ kÕ to¸n:
§èi víi nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë mçi doanh nghiÖp ®Òu kh«ng tr¸nh khái trêng hîp hµng nhËp kho bÞ thõa, thiÕu, kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt so víi hîp ®ång ®· ký. Do vËy, ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô hµng ho¸ thõa, thiÕu, kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt, ... vµ quy tr¸ch nhiÖm, kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nªn sö dông “Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho”.
MÉu:
Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho
Sè:
C¨n cø:.................................... sè.............ngµy.........th¸ng........n¨m...........
B¶n kiÓm nhËn gåm: ....................................................................................
Phã phßng nghiÖp vô: ..................................................................................
KÕ to¸n mua hµng: .......................................................................................
Thñ kho: .......................................................................................................
Ngêi giao nhËn: ..........................................................................................
STT
Tªn, nh·n hiÖu,
Quy c¸ch phÈm chÊt vËt t
(S¶n phÈm hµng hãa)
M· sè
§¬n
vÞ
tÝnh
Sè lîng
ChÊt lîng
Ghi chó
Theo chøng tõ
Thùc nhËp
A
B
C
D
E
F
G
H
Ngµy ..... th¸ng ..... n¨m .....
Phßng nghiÖp vô Ngêi giao hµng KÕ to¸n Thñ kho
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)
Biªn b¶n nµy ®îc sö dông cho tõng lÇn nhËp hµng. C¸ch ghi nh sau: - Cét A: Ghi theo sè tù nhiªn.
- Cét B: Ghi tªn tõng mÆt hµng t¬ng øng víi ho¸ ®¬n GTGT bªn b¸n chuyÓn ®Õn.
- Cét C: Ghi m· sè t¬ng øng víi mÆt hµng ë cét B.
- Cét D: Ghi theo ho¸ ®¬n GTGT.
- Cét E: Ghi theo sè lîng tiÒn ho¸ ®¬n GTGT.
- Cét F: Ghi sè lîng tõng mÆt hµng thùc nhËn.
- Cét G: §¸nh gi¸ chung vÒ t×nh h×nh chÊt lîng tõng mÆt hµng nh: h¹n sö dông, mµu s¾c thuèc, ...
- Cét H: Ghi cô thÓ sè lîng tõng mÆt hµng thõa, thiÕu (nÕu cã) hoÆc c¸c yÕu tè kh¸c cha cã ë c¸c cét A, B, C, D, E, F, G.
Tõ “Biªn b¶n kiÓm nhËn hµng ho¸ nhËp kho”, kÕ to¸n sÏ theo dâi chi tiÕt hµng thõa, thiÕu, trªn “B¶ng kª theo dâi TK 3381 (1381)”. B¶ng kª nµy ®îc më cho tõng th¸ng.
MÉu:
B¶ng kª theo dâi TK 3381 (1381)
Tõ ngµy ..... ®Õn ngµy ..... th¸ng ..... n¨m .....
STT
Chøng tõ
Néi dung
TK
®èi øng
Sè ph¸t sinh
Sè
Ngµy
Nî
Cã
1
2
3
4
5
6
7
Céng:
Ngµy ..... th¸ng ..... n¨m .....
Ngêi lËp biÓu KÕ to¸n trëng
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn)
§Ó theo dâi hµng thõa, thiÕu vµ xö lý, kÕ to¸n sö dông 2 tµi kho¶n:
- TK 1381 “Tµi s¶n thiÕu chê xö lý”.
- TK 3381 “Tµi s¶n thõa chê gi¶i quyÕt”.
* Tr×nh tù h¹ch to¸n:
- Trêng hîp ph¸t sinh thiÕu:
+ Hµng thiÕu cha râ nguyªn nh©n:
Nî TK 1381 - Gi¸ mua hµng thiÕu cha thuÕ.
Nî TK 1331 - ThuÕ GTGT hµng thiÕu.
Cã TK 111, 112, 331 - Gi¸ thanh to¸n hµng thiÕu.
+ Khi x¸c ®Þnh ®îc nguyªn nh©n cña sè hµng thiÕu:
. Nî TK 1388 - B¾t båi thêng.
Nî TK 1562 - Hao hôt tù nhiªn.
Nî TK 821 - Doanh nghiÖp chÞu.
Cã TK 1381 - Sè hµng thiÕu.
. Sè thuÕ:
Nî TK 111, 112, 331
Cã TK 1331
- Trêng hîp ph¸t sinh thõa:
+ Hµng thõa cha râ nguyªn nh©n:
Nî TK 1561 - TrÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp kho.
Cã TK 3381 - TrÞ gi¸ hµng ho¸ thõa.
Cã TK 111, 112, 331 - Gi¸ thanh to¸n.
+ Khi xö lý:
. NÕu doanh nghiÖp ®ång ý nhËp c¶ l« hµng:
Nî TK 1561
Nî TK 1331
Cã TK 111, 112, 331
. NÕu tõ chèi, tr¶ l¹i vµ ®ang b¶o qu¶n hé:
Nî TK 002
1.2. Hoµn thiÖn sæ s¸ch kÕ to¸n:
HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n, ph¬ng ph¸p ghi chÐp trªn sæ s¸ch vµ quy tr×nh h¹ch to¸n ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ phï hîp víi t×nh h×nh ph©n cÊp h¹ch to¸n còng nh c¸c mèi quan hÖ kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
§èi víi kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng, ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n c«ng nî ë kh©u mua hµng, ngoµi sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331, b¶ng kª sè 8, nhËt ký chøng tõ sè 1, nhËt ký chøng tõ sè 2, doanh nghiÖp nªn më thªm nhËt ký chøng tõ sè 5.
C¬ së ghi lµ sæ theo dâi chi tiÕt cho TK 331. Nh vËy, kÕ to¸n cã thÓ theo dâi vµ cËp nhËt nhanh chãng c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh c«ng nî ®èi víi ngêi cung cÊp ®Ó ®èi chiÕu.
Cuèi th¸ng, kÕ to¸n lÊy sè c«ng nî cña tõng sæ chi tiÕt më cho tõng ®èi tîng ®Ó ghi vµo sæ nhËt ký chøng tõ sè 5.
MÉu:
NhËt ký chøng tõ sè 5
Th¸ng ..... n¨m .....
Tªn ®¬n vÞ b¸n
Sè d ®Çu kú
Ghi cã TK 331, nî TK kh¸c
Ghi nî TK 331, cã TK kh¸c
Sè d cuèi kú
TK 156
TK kh¸c
Céng cã
TK 331
TK 111
TK kh¸c
Céng nî
TK 331
Nî
Cã
Nî
Cã
Nî
Cã
Nî
Cã
Nî
Cã
Nî
Cã
2. HiÖu qu¶ vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng:
Do cã sù ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm mét c¸ch hîp lý gi÷a c¸c bé phËn kÕ to¸n trong viÖc sö dông vµ lu©n chuyÓn chøng tõ gióp cho viÖc cung cÊp sè liÖu vµ ®èi chiÕu kiÓm tra mét c¸ch nhanh chãng. Tuú theo khèi lîng c«ng viÖc vµ tr×nh ®é nghiÖp vô cña mçi c¸n bé mµ tiÕn hµnh ph©n c«ng nªn cã thÓ sö dông ®Çy ®ñ kh¶ n¨ng cña c¸n bé kÕ to¸n vµ ®¶m b¶o cho tiÕn ®é c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng nãi riªng vµ viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty nãi chung ®îc tiÕn hµnh nhÞp nhµng.
Cïng víi viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc, ë c«ng ty cã sù thèng nhÊt vÒ l·nh ®¹o tõ trªn xuèng díi nªn c«ng t¸c híng dÉn vµ kiÓm tra, tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ®îc th«ng suèt, gióp cho ban gi¸m ®èc c«ng ty cã thÓ n¾m b¾t ®îc t×nh h×nh h¹ch to¸n ë tõng bé phËn.
Thñ trëng c«ng ty cÇn n¾m v÷ng vµ tæ chøc tèt viÖc thi hµnh c¸c chÕ ®é, thÓ lÖ, chÝnh s¸ch, nguyªn t¾c qu¶n lý chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. §ång thêi, quan t©m ®óng møc tíi c«ng t¸c ®µo t¹o c¸n bé, ®Çu t vµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, tinh thÇn tù chñ vµ tr¸ch nhiÖm cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n.
Nh×n chung, m« h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi lµ hîp lý víi t×nh h×nh thùc tÕ kinh doanh, phï hîp víi quy ®Þnh, híng dÉn cña Bé tµi chÝnh. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ë c«ng ty ®îc ®¶m b¶o tiÕn hµnh mét c¸ch th«ng suèt, chÝnh x¸c, kÞp thêi. C¸c th«ng tin nµy sÏ gióp cho ban gi¸m ®èc c«ng ty n¾m b¾t ®îc c¸c thêi c¬ thuËn lîi, x¸c ®Þnh chÝnh x¸c c¸c nguån hµng vµ nhu cÇu tiªu dïng, t¹o ®iÒu kiÖn kinh doanh mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt.
HiÖn nay, kÕ to¸n ®îc xem lµ mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu trong mçi doanh nghiÖp. Nã lµ c«ng cô cã hiÖu lùc nhÊt ®Ó nhµ qu¶n lý tiÕn hµnh qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh còng nh gi¸m s¸t, kiÓm tra, ra quyÕt ®Þnh.
KÕt luËn
Toµn bé néi dung ®îc tr×nh bµy ë trªn lµ nh÷ng lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i cïng víi nh÷ng ph¬ng híng, biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ë C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
Trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ trêng hiÖn nay, mäi doanh nghiÖp ®Òu ph¶i kh«ng ngõng hoµn thiÖn m×nh, trong ®ã hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng ®ãng vai trß rÊt quan träng v× c«ng t¸c nµy kh«ng nh÷ng lµ kh©u më ®Çu mµ nã ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn qu¸ tr×nh vµ kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp.
Tãm l¹i, víi nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ®îc trong 4 n¨m, khi ra thùc tÕ ®· gióp em phÇn nµo nhËn biÕt ®îc vÒ nghiÖp vô chuyªn m«n - nh÷ng viÖc em sÏ ph¶i trùc tiÕp lµm sau nµy. §©y chÝnh lµ nÒn t¶ng v÷ng ch¾c gióp em n©ng cao ®îc nhËn thøc vµ thùc hiÖn tèt c«ng t¸c kÕ to¸n sau khi tèt nghiÖp ra trêng.
§Ó hoµn thµnh b¶n chuyªn ®Ò nµy, em ®· ®îc sù chØ b¶o, gãp ý, híng dÉn tËn t×nh cña c¸c c«, chó, b¸c, anh, chÞ trong C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi vµ thÇy gi¸o híng dÉn.
Do thêi gian, kiÕn thøc cã h¹n vµ kh«ng cã kinh nghiÖm thùc tiÔn nªn b¶n chuyªn ®Ò nµy ch¾c ch¾n cßn nhiÒu thiÕu sãt. KÝnh mong ®îc sù gãp ý, chØ b¶o cña c¸c thÇy, c¸c c« trong khoa KÕ to¸n - Tµi chÝnh - Trêng §¹i häc Th¬ng m¹i Hµ Néi.
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n !
Môc lôc
Trang
Lêi më ®Çu
1
Ch¬ng I: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
3
I. Kh¸i qu¸t chung vÒ nÒn kinh tÕ thÞ trêng vµ ho¹t ®éng kinh doanh th¬ng m¹i trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng.
3
1. §Æc ®iÓm cña nÒn kinh tÕ thÞ trêng.
3
2. Ho¹t ®éng kinh doanh th¬ng m¹i trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng ë níc ta hiÖn nay.
4
II. §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i.
5
1. §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
5
2. Yªu cÇu qu¶n lý vµ nhiÖm vô kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
9
III. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
10
1. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
10
2. Néi dung cña viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
11
3. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn.
28
Ch¬ng II: Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty DPTBYT Hµ Néi.
29
I. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
29
1. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh.
29
2. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n.
33
II. Thùc tr¹ng kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
36
1. H¹ch to¸n ban ®Çu.
36
2. VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp.
43
3. Sæ s¸ch kÕ to¸n.
48
Ch¬ng III: Hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
52
I. §¸nh gi¸ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
52
II. Ph¬ng híng, biÖn ph¸p hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i C«ng ty Dîc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi.
54
1. Ph¬ng híng hoµn thiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
54
2. HiÖu qu¶ vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng.
58
KÕt luËn
59
Tµi liÖu tham kh¶o
1. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp (NXB Tµi chÝnh - 1995)
2. Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n theo thuÕ GTGT (§HKTQD - 1999)
3. KÕ to¸n doanh nghiÖp th¬ng m¹i vµ DÞch vô (§HTM - 1997)
4. Thanh to¸n quèc tÕ trong ngo¹i th¬ng (NXBGD - 1998)
5. Kinh tÕ doanh nghiÖp th¬ng m¹i (NXBGD - 1999)
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại.DOC