Đề tài Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt

p, phòng chống cháy nổ trong nội bộ xí nghiệp. - Thực hiện hạch toán kế toán nội bộ xí nghiệp theo quy chế công ty - Tổ chức phổ biến thực hiện chính sách chất lượng, hệ thống chất lượng đã được phê duyệt cho toàn xí nghiệp. - Duy trì, kiểm soát tài liệu liên quan tới hệ thống chất lượng. - Lập kế hoạch kiểm soát quá trình từ lúc nhận kế hoạch sản xuất cho tới khi giao sản phẩm cho khách hàng. - Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp. Duy trì công tác kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để phòng ngừa và khắc phục các sản phẩm không phù hoịưp hoặc khách hàng khiếu nại có liên quan đến hệ thống chất lượng. - Xác định phương thức để kiểm soát lưu giữ hồ sơ, bảo quản tốt và sử dụng thuận tiện. - Xác định nhu cầu đào tạo, thực hiện kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho CBCNV của xí nghiệp - Đề xuất hoạt động KPPN liên quan đến hoạt động của xí nghiệp và của công ty. - Áp dụng kỹ thuật thống kê trong quản lý và hệ thống quản lý chất lượng - Xây dựng, thực hiện đánh giá nội bộ và đề xuất cải tiến hệ thống chất lượng liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Để quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu. Bộ máy kế toán sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình tài sản biến động tài sản cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, việc tổ chức công tác kế toán được đặc biệt quan tâm. Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung phương pháp khoa học riêng có của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vĩ mô và vi mô nền kinh tế. Trước yêu cầu quản lý nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý chung và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Các xí nghiệp của công ty không tổ chức hệ thống kế toán riêng mà bố trí các kế toán tại xí nghiệp để thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Phó phòng tài vụ Kế toán Doanh thu bán hàng Phải thu khách hàng Kho thành phẩm Kế toán Vốn bằng tiền Tài sản cố định Tổng hợp Kế toán Nguyên vật liệu Phải trả người bán Quyết toán vật tư với các xí nghiệp Quản lý kho vật tư của công ty Thu hồi công nợ Kế toán tại các xí nghiệp Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong toàn doanh nghiệp. Kế toán trưởng làm tham mưu cho giám đốc, giúp giám đốc công ty tập hợp số liệu về kinh tế, tổ chức, phân tích các hoạt động kinh tế, nghiên cứu, cải tiến tổ chức quản lý những hoạt động sản xuất kinh doanh, phát hiện ra những khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thi hành và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế trong công ty nhằm đảm bảo cho hoạt động của công ty thu được kết quả cao. - Phó phòng tài vụ: chịu sự điều hành và quản lý của kế toán trưởng, và cũng là người quản lý điều hành các kế toán viên trong công ty. Phó phòng tài vụ là người quản lý số tiền của công ty, chịu trách nhiệm trước chủ tài khoản và kế toán trưởng về khoản tiền mình quản lý, cất giữ. Phó phòng tài vụ có nhiệm vụ như một thủ quỹ. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ,thủ quỹ có nhiệm vụ nhập xuất quỹ khi có lệnh của chủ tài khoản và kế toán trưởng. - Kế toán doanh thu bán hàng, phải thu của khách hàng, kho thành phẩm: có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, chính xác phiếu nhập kho, xuất kho thành phẩm, ghi sổ kho thẻ kho thành phẩm, kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng, mở cho từng sản phẩm đã bán cho từng khách hàng, từ đó tập hợp doanh thu bán hàng. - Kế toán vốn bằng tiền, TSCĐ, tổng hợp: có trách nhiệm theo dõi các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, các khoản tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. ĐỒng thời tổ chức ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hìn tăng giảm TSCĐ trong công ty. Kế toán tổng hợp mọi hoạt động chỉ tiêu từ các kế toán đơn vị trực thuộc, có nhiệm vụ nhận bảng lương và thanh toán tiền lương do phòng tổ chức hành chính chuyển đến để làm căn cứ phát lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. - Kế toán nguyên vật liệu, phải trả người bán, quyết toán vật tư với các xí nghiệp, quản lí kho vật tư: theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, lượng vật tư tồn kho đồng thời theo dõi tình hình thnah toán các khoản phải trả cho người bán. - Đối với các kế toán đơn vị trực thuộc thì tập hợp chi phí sản xuất, chi phí sử dụng ở các xí nghiệp. Từ đó, báo cáo cho kế toán tổng hợp để có thể tổng hợp mọi hoạt động trong công ty. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phòng kế toán; đồng thời trên cơ sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ đây là hình thức kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kinh tế được tiến hành song song, việc kiểm tra, sử dụng số liệu được nhanh chóng, dễ dàng do vậy, công việc kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu. Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ. Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Chế độ sổ sách công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ, theo hình thức này tại công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các mẫu sổ thẻ kế toán chi tiết được vận dụng theo đúng chế độ. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp, mẫu chứng từ ghi sổ được lập như sau: Biểu số 1: Mẫu chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày…..quý….năm Ghi Nợ TK…./Có TK….. STT Chứng từ Diễn giải Ghi…. Tổng TK….. TK… …. Tổng cộng CHƯƠNG 2 THỰC TẾ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty 2.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu ở công ty Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác nhau, kinh doanh mặt hàng cũng khác nhau nên yêu cầu về NVL cũng khác nhau kể cả về số lượng và chủng loại. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chuyên sản xuất vật liệu xây dựng, chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu thì trước hết phải hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất. Là một công ty sản xuất các loại bê tông nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất ở công ty cũng có đặc thù riêng. Để sản xuất ra cột điện, ống cống ly tâm… công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau: có những vật tư là sản phẩm của công nghiệp như: xi măng (đa dạng về chủng loại, chất lượng, xi măng trắng, xi măng thường…) thép (f 1, f 8, f 10…. f 28). Lại có những loại vật liệu là sản phẩm của khai thác được đưa vào sử dụng ngay không qua chế biến như: cát, đá…. có vật liệu là sản phẩm của nhà máy cơ khí như: bulông, bản mã, mặt bích… Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau: những loại vật liệu cần sử dụng với khối lượng lớn: xi măng, thép, cát… nhưng có những vật liệu sử dụng ít như: bột đá… Việc mua, vận chuyển bảo quản các vật liệu cũng khác nhau. Loại vật liệu thì mua ngay trong nội thành như mặt bích, bản mã, thép ở công ty dịch vụ thương mại tổng hợp; cát ở công ty vận tải đường sông 1; loại vật liệu công ty phải mua ở xa như xi măng Bỉm Sơn ở Thanh Hoá, đá Thiện Khê ở Hà Nam. Những loại vật liệu được bảo quản trong kho như xi măng, phụ gia, thép; nhưng có những loại vật liệu không thể bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm vì vậy công ty cần thiết có biện pháp bảo quản phù hợp với từng loại vật tư. Cán bộ của phòng vật tư, kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quản lý nhập xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất đúng thủ tục, chứng từ đảm bảo quản lý, vật tư và đúng chế độ quy định; kế toán vật tư là người chuyển theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán đối chiếu ghi sổ vật liệu của công ty. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Với sự đa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu. Thực tế, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ, loại đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại vật liệu. Do đó, có thể cung cấp được những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và lưu trữ vật liệu. Theo cách này, NVL được chia thành: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế. - Nguyên vật liệu chính: gồm xi măng (xi măng trắng, xi măng đen), đá, thép, phụ gia, tôn, mặt bích… -Vật liệu phụ: gồm que hàn, bột màu, nhựa thông… - Nhiên liệu: gồm xăng A92, A76, dầu diezen, DP14, IC2, mỡ, than… -Phụ tùng thay thế: lốp xe ôtô, bóng đèn ôtô, zoăng, pittông, quả lô, băng tải, con lăn… 2.1.3. Tính giá nguyên vật liệu ở công ty Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho nguyên vật liệu và để phản ánh vào các sổ sách kế toán một cách chính xác thống nhất hợp lý. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tất cả NVL của công ty đều do mua ngoài nhập kho (mua trong nước). Giá thực tế của NVL nhập kho được công ty tính theo giá thực tế chi phí. Từ đó, giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau: Giá thực tế của NVL là giá chưa có thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển nếu có và trừ đi các khoản giảm giá mua hàng được hưởng. Ví dụ: Ngày 05/01/2007 công ty nhập kho 11.960 (cái) gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha theo hoá đơn số 0047929 ngày 04/01/2007 với giá mua ghi trên hoá đơn là 6.080đ/cái (giá mua chưa có thuế GTGT, giá này đã bao gồm chi phí vận chuyển). Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 11.960 x 6.080 = 72.716.800 (vnđ) * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tại Công ty Thịnh Liệt giá thực tế của NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ, căn cứ vào sổ chi tiết của từng NVL. Căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của một NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho. Theo cách này công thức tính như sau: = x Trong đó, đơn giá xuất kho bình quân NVL được tính theo cách sau: = Ví dụ: - Ngày 01/01/2007, tồn kho đầu kỳ của gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha là 2.940 cái với giá trị tồn kho là 18.007.200đ - Ngày 05/01/2007, nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 cái, giá thực tế nhập kho là 6.080 đ/cái. - Ngày 13/01/2007, xuất vật tư sản xuất cho Xí nghiệp cơ điện 4000 cái. Máy tính sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân của loại gông treo này như sau: = = 6.089đ/cái Giá thực tế xuất kho của loại gông treo này là: 4000 x 6089 = 24.356.000đ (vnđ) 2.1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty Do vật liệu trong công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chiếm tỷ trọng lớn mà đều là do mua ngoài nên việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, từng quý, từng năm sao cho vừa tiết kiệm được chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu phải đảm bảo đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho. Có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra quy cách , phẩm chất vật liệu. Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho các xí nghiệp sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời công ty có đội ngũ nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duỵêt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đẩy đủ chính xác nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư. Đặc biệt, đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn, những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc, tiến hành nhập, xuất kho vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hoặc ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Mặt khác công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong toàn công ty và từng tổ đội xí nghiệp sản xuất. 2.1.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhăm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại nguyên vật liệu. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt do đặc trưng kà một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Vì vậy, một trong những yếu tố của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu . Điều đó đòi hỏi công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép tính toán phản ánh chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư. Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi ngày tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư Theo phương pháp này thì công việc ở kho và ở phòng kế toán như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình thực hiện nhập xuất kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nguyên vật liệu. Thẻ kho được sử dụng để làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Biểu số 2: Mẫu thẻ kho Công ty CP đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Mẫu số S12 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Từ 01/01/2007 đến 31/01/2007 Tên vật tư: Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha Đơn vị tính: Cái Mã số: VLC GON0001 SL tồn đầu: 2.940 Chứng từ Diễn giải Số lượng Ngày C.từ SL nhập SL xuất SL tồn 05/01 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 14.900 13/01 XSX05 Xuất vật tư cho sản xuất 4.000 10.900 20/01 XSX09 Xuất vật tư cho sản xuất 6.000 4.900 27/01 XSX14 Xuất vật tư cho sản xuất 1.500 3.400 Cộng bảng 11.960 11.500 3.400 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị (giá thực tế ghi trên hoá đơn), khi xuất kho vật tư thì kế toán chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, cuối tháng khi tính ra được đơn giá xuất kho bình quân cho cả tháng thì máy sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất kho trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “ kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem xét, máy sẽ chạy chương trình và cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “in ra”. Ví dụ: Sổ chi tiết của gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha tại kho vật tư (biểu số 3) Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm vật tư vào bảng tổng hợp N-X-T vật tư (biểu số 4) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời bảng tổng hợp N-X-T vật tư còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế tóan chi tiết. Biểu số 3: Mẫu sổ chi tiết vật tư của công ty Công ty cổ phần và bê tông Thịnh Liệt Sổ chi tiết vật tư Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Vlsphh: Gông treo cột hộp 2 – 4 công tơ 1 pha Mã số: VLCGON 0001 Giá trị tồn đầu kỳ: 18.007.200đ Đơn vị tính: Cái SL tồn đầu: 2.940 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ngày C.từ SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền 05/01 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 72.716.800 14.900 92.724.000 13/01 XSX05 Xuất vật tư SX cho xí nghiệp cơ điện 4.000 24.356.000 10.900 68.368.000 20/01 XSX09 Xuất vật tư SX cho xí nghệp cơ điện 6.000 36.534.000 4.900 31.834.000 27/01 XSX14 Xuất vật tư SX cho xí nghiệp cơ điện 1.500 9.133.500 3.400 22.700.500 Cộng bảng 11.960 72.716.800 11.500 70.023.000 3.400 22.700.500 Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng  Biểu số 4: Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Công ty cổ phần và bê tông Thịnh Liệt Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Kho: Kho vật tư Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Mã Vlsphh Aptomat 1P – 40A DZ47-606ka Cái 8.880 150.960.000 290 4.930.000 1.895 32.215.000 7.275 123.675.000 VLCAP T0035 Gông treo cột hộp 2 – 4 công tơ 1 pha Cái 2.940 18.007.200 11.960 72.716.000 11.500 70.523.500 3.400 22.700.500 VLCGON001 Joăng ống Cái 380 1.140.000 380 1.140.000 VLCJOA0005 Khoá bấm loại nhỏ Cái 225 969.400 225 969.400 VLCKHO0003 Long đen 5 Cái 55.844 893.504 78.400 1.254.400 105.844 1.693.504 28.400 454.400 VLCLDE0003 Nhựa com SMCRAL 7035 Kg 74.000 1.442.283.040 70.000 1.364.321.795 4.000 77.961.245 VLCNHU0004 …. … … …. … …. … Cộng bảng 1.003.570.046 3.346.940.914 3.404.243.874 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2. Hạch toán tổng hợp thu mua và nhập kho nguyên vật liệu 2.2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu và các chứng từ sử dụng: Tất cả nguyên vật liệu của Công ty đều là vật liệu mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu vầu về nguyên vật liệu (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu) của công ty, phòng kinh doanh được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu và chuyển về kho của công ty. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu được thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Nguyên vật liệu mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho tùy sự thoả thuận giữa hai bên. VD: ngày 05/01/07. Công ty mua nguyên vật liệu của công ty thương mại và dich vụ tổng hợp. Công ty nhận được hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu  Biểu số 5: Mẫu hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL AM/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929 Ngày 04 tháng 01 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty điện lực Hoàn Kiếm………………………………….. Địa chỉ: Số 69C Đinh Tiên Hoàng – Hoàn Kiếm – Hà Nội…………………….... Mã số thuế: …… 0100101114-1…………………………………………………. Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phẩn đầu từ và bê tông Thịnh Liệt…………. Địa chỉ: Ngõ 1141 Cầu Tiên- Thịnh Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội…………………... Mã số thuế: 0100211212-1………………………………………………………... HÌnh thức thanh toán: Chuyển khoản…………………………………………….. STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha Cái 11.960 6.080 72.716.800 Cộng tiền hàng 72.716.800 VNĐ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.271.680 VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 79.988.480 VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi chín triệu, chín trăm tám mươi nghìn, bốn trăn tám mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Toàn bộ số nguyên vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt, ban kiểm nhận ( thủ kho) lập biên bản giao nhận (biểu số 7) và cho nhập kho toàn bộ số nguyên vật liệu, đồng thờicán bộ phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho (biểu số 8) căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập. Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho nguyên vật liệu đó. Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo chứng từ( hoá đơn GTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu. Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng kinh doanh, thủ trưởng đơn vị bên giao hàng. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho thể hiện qua sơ đồ sau: Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ phòng KD Trưởng phòng KD Thủ kho Kế toán vật tư Đề nghị nhập Lập biên bản giao nhân Lập phiếu nhập Ký phiếu nhập Nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu trữ Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho  Biểu số 7: Mẫu biên bản giao nhận: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc ---****--- BIÊN BẢN GIAO NHẬN (HĐ số 8- 02/HĐKT/ĐLHK- VA) Hôm nay, ngày 05 tháng 01 năm 2007 tại địa điểm: Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, chúng tôi gồm: I. BÊN BÁN: CÔNG TY ĐIỆN LỰC HOÀN KIẾM Đại diện: Ông Nguyễn Như Bảo Chức vụ: Giám đốc công ty II. BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT Đại diện: Ông Trần Nam Anh Chức vụ: thủ kho Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá vật tư của hoá đơn 0047929 ngày 04 tháng 01 năm 2007 giữa công ty điện lực Hoàn Kiếm và công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hoá bàn giao cho công ty, cụ thể như sau: STT Tên, quy cách sản phẩm ĐVT Số lượng Theo hoá đơn Thực nhập 1 Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha Cái 11.960 11.960 Tất cả hàng hoá mới 100 % đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. Đại diện bên mua Đai diện bên bán (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 8: Mẫu phiếu nhập kho: Đơn vị: công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Mẫu số: 01- VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 01 năm 2007 Số: NM01 TK Nợ: 1521 TK Có: 331 Họ tên người giao hàng: Công ty điện lực Hoàn Kiếm Diễn giải: Nhập mua theo hoá đơn số 0047929 Nhập tại kho: Kho vật tư Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số đvt Số lượng Đơn giá (vnđ) Thành tiền (vnđ) Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha VLCGON0001 cái 11.960 11.960 6.080 72.716.800 Cộng tiền hàng 72.716.800 Thuế VAT 10% 7.271.680 Cộng tiền thanh toán 79.988.480 Số tiền bằng chữ: Bảy mươi chín triệu, chín trăm tám mươi tám nghìn, bốn trăm tám mươi đồng Nhập ngày 05 tháng01 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho Người lập 2.2.2. Trình tự kế toán nhập vật liệu tại công ty Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên nên thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của công ty đều là thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm sẽ giúp công ty có thể chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn t ạo điều kiện thuận lợi về vốn cho công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ: Với nghiệp vụ nhập kho NVL gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0047929 ngày 04 tháng 01 năm 2007, Phiếu nhập kho số NM01 ngày 05 tháng 01 năm 2007 kế toán chi tiết NVL sẽ cập nhật số liệu vào “ phiếu nhập vật tư” trong máy tính. Trong đó khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp, từ đó máy tính sẽ tự động chuyển các số đó sang sổ chi tiết vật tư cả về số lượng và giá trị của lượng NVL nhập mua. Đồng thời, chương trình kế toán máy sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan: Sổ chi tiết công nợ… Công ty CP đầu tư và Bê tông Thịnh Liệt Mẫu số S31-DOANH NGHIÖP (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/01/2007 TK331- Phải trả người bán Công ty Điện lực Hoàn Kiếm Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Ngày C.từ Nợ Có Nợ Có Số dư cuối kỳ … … … … … … 30/01 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 1521 72.716.800 30/01 NM01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 7.271.680 … … … … … … Cộng số phát sinh 150.880.000 190.100.000 Số dư cuối kỳ 190.100.000 Biểu số 8: Mẫu sổ chi tiết công nợ Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ (biểu số 9) và từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (biểu số 13), đồng thời đến cuối kỳ tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái tài khoản 152 (biểu số 14). Biểu số 9: Mẫu chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Số CTGH: 012 Nợ TK 1521: Nợ TK 133: Có TK331: Đơn vị tính: VNĐ STT C.từ Diễn giải Ghi Tổng TK1521 TK133 TK331 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm: 79.998.480 Giá mua NVL 72.716.800 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 7.271.680 Phải trả người bán 79.988.480 Ngày tháng năm Người lập Kế toán trưởng Ví dụ: Ngày 05 tháng 01 năm 2007 công ty nhập kho gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha theo hoá đơn số 0047929 với hình thức thanh toán trả chậm. Khi nhận được hoá đơn kế toán tổng hợp định khoản: Nợ TK 1521: 72.716.800 Nợ TK 133: 7.271.680 Có TK 331:79.988.480 2.3. Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu 2.3.1. Thủ tục xuất vật tư và các chứng từ sử dụng Tại các xí nghiệp sản xuất, các giám đốc xí nghiệp xác định số vật liệu cần thiết để dung vào sản xuất sản phẩm, rồi lâp phiếu đề nghị cấp vật tư (biểu số 10). Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Phiếu đề nghị cấp vật tư khi được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt có vai trò như là lệnh xuất kho. Ví dụ: Ngày 10 tháng 10 năm 2007 bộ phận sản xuất đề nghị cấp vật tư để phục vụ việc sản xuất 2.000 hộp 4 công tơ 1 pha 2 ngăn. Khi đó phiếu đề nghị cấp vật tư được lập như sau:  Biểu số 10: Mẫu phiếu đề nghị cấp vật tư CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Số: 06 Mục đích sử dụng: Sản xuất hộp 1 công tơ 1 pha Bộ phận sử dụng: Xí nghiệp cơ điện Stt Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng 1 Gông treo hộp 2-4 công tơ 1 pha VLCGON0001 Cái 4.000 2 Gông treo xà VLCGON0008 Cái 4.000 3 Nhựa com VLCNHU0010 Kg 6.400 4 Long đen VLCLDE0001 Cái 24.000 5 Vít 3*30 VLCVIT0005 Bộ 4.000 … … … … … Giám đốc Kế toán truỏng Người lập phiếu Căn cứ vào phiếu đề nghị cấp vật tư, cán bộ cung ứng vật tư lập phiếu xuất kho- phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo yêu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, trong đó: _ Liên 1: Lưu tại quyển _ Liên 2: Giao cho người nhận hàng _ Liên Dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho rồi lại chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho được thể hiện qua sơ đồ sau: Kế toán vật tư Thủ kho Cán bộ cung ứng Gđốc, kế toán trưởng Người có nhu cầu vật tư Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Xuất kho Lập phiếu xuất kí duyệt lệnh xuất Lập c.từ xin xuất Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho Biểu số 11: Mẫu phiếu xuất kho Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Phiếu xuất kho Số: XSX 09 Ngày 13 tháng 01 năm 2007 TK nợ: 6211 TK có: 1521 Họ tên người nhận hàng: xí nghiệp cơ điện Diễn giải: xuất vật tư sản xuất theo phiếu xin xuất vật tư 06 Xuất tại kho: Kho vật tư STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đvt số lượng Đơn giá Tnành tiền Theo CT TN 1 Gông treo hộp 2-4 công tơ 1 pha VLCGON0001 Cái 4.000 4.000 2 Gông treo xà VLCGON0008 C ái 2.000 4.000 3 Nhựa com VLCNHU0010 Kg 6.400 6.400 4 Long đen 3 VLCLDE0001 C ái 8.000 24.000 5 Vit 3 x 30 VLCVIT0005 b ộ 4.480 4.000 … … … … … … … … Xuất ngày 13 tháng 01 n ăm 2007 Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người lập 2.3.2. Trình tự kế toán xuất kho NVL tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào “phiếu xuất vật tư” trong máy vi tính, kế toán chỉ nhập vào chỉ tiêu về số lượng v ật tư xuất. Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhập các số liệu đó vào sổ chi tiết vật tư (cột số lượng). Đến cuối tháng, sau khi tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm vật tư, kế toán tính được giá trị NVL xuất kho trong tháng. Khi đó, máy tính cũng tự động cập nhập giá trị của các vật liệu xuất kho trong tháng vào “phiếu xuất vật tư”, “sổ chi tiết vật tư” - cột giá trị, “sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp – TK 621”…kế toán tổng hợp tiến hành định khoản và vào chứng từ ghi sổ (biểu số 12). Ví dụ: theo phiếu xuất kho ngày 13 tháng 01 năm 2007 về việc xuất NVL phục vụ việc sản xuất hộp 4 công tơ 1 pha 2 ngăn, đến cuối tháng khi tính ra được đơn giá xuất kho bình quân của từng NVL tạo ra sản phẩm. Khi đó, kế toán tổng hợp hạch toán. Nợ TK 6211 :620.966.100 Có TK 1521: 620.966.100  Biểu số 12: Mẫu chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Số CTGH: 067 Nợ TK 6211 Có TK 1521 Đơn vị tính: VNĐ STT Chứng từ Diễn giải Ghi Tổng TK6211 TK5211 XSX05 Xuất vật tư phục vụ cho sản xuất hộp 2-4 công tơ 1 pha 2 ngăn 620.966.100 620.966.100 620.966.100 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Biểu số 13: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/01/2007 Chứng từ Diễn giải Số tiền SH Ngày … … … … 012 31/01 Cộng số chứng từ ghi sổ 012 79.988.480 … … … … 067 31/01 Cộng số chứng từ ghi sổ 067 620.966.100 ... … … … Tổng cộng 5.346.142.463 Công ty CP ĐT và bê tông Thịnh Liệt SỔ CÁI Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/01/2007 Tài khoản: 152 - Nguyên liệu, vật liệu Mẫu số: S02c1-DN Ban hành theo QĐ số: 15/2006-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị tính: VNĐ N-T ghi sổ CTGS Diễn giải SHTK đối ứng Phát sinh Số dư SH N-T Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ x x x 1.003.570.046 x 31/01 001 31/01 Nhập mua của Cty TNHH cơ khí Việt Hà 331 103.200.000 1.106.770.046 … … … … … … … … … 31/01 012 31/01 Nhập mua NVL của C.ty điện lực Hoàn Kiếm 331 72.716.800 2.959.817.046 31/01 053 31/01 Nhập mua của Cty TNHH Thanh Bình 331 3.819.500 2.963.636.546 … … … … … … … … .. 31/01 097 31/01 Xuất vật tư cho sản xuất 1 công tơ 1 pha 6211 620.966.100 1.271.420.934 … … … … … … … .. … Cộng bảng 3.346.940.914 3.404.243.874 946.267.086 Lập ngày tháng năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 14: Mẫu sổ cái 2.4. Hạch toán thừa thiếu sau khi kiểm kê nguyên vật liệu Việc kiểm kê kho NVL nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm vật tư trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt hư hỏng, ứ đọng vật tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán NVL tại Công ty. Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô gian lận, do nhầm lẫn, Công ty CP đầu tư và bê tông Thịnh Liệt tiến hành kiểm kê NVL một năm một lần vào cuối năm. Công việc kiểm kê do kế toán vật, thủ kho cùng một số cán bộ có liên quan lập thành Ban kiểm nghiệm vật tư. Cuối năm, ban kiểm nghiệm vật tư thực hiện kiểm kê đối với tất cả các kho. Kết quả kiểm kê đều được ghi vào "Biên bản kiểm kê" . Biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (nếu có).  Biểu số 15: Mẫu biên bản kiểm kê Công ty CP đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________ BIÊN BẢN KIÊM KÊ Đến hết ngày 31/12/2006. Hôm nay, ngày 31/12/2006 tại kho của Công ty Cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Ông: Trần Quốc Huy - Trưởng đoàn Bà: Nguyễn Thu Thuỷ - Kế toán vật tư Công ty Bà: Nguyễn Thị Minh Phượng - Kế toán trưởng Công ty Ông Trần Việt Cường - Cán bộ phòng kinh doanh Bà Trần Nam Anh - Thủ kho của Công ty Cùng nhau kiểm kê, đi đến thống nhất số lượng kiểm kê ngày 31/12/2006 cụ thể như sau: STT Chủng loại ĐVT Khối lượng Ghi chú Thực nhập Thực tồn Nhựa: - Nhựa PP - Nhựa Pakelit - …. Kg Kg 300 2.500 0 1.000 Aptomat: - Aptomat 1P-40A DZ47-60 6KA - Aptomat LG 63A-3P - … Cái Cái … 8.880 150 … 300 8 … … … … … Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Trưởng đoàn kiểm kê Kế toán trưởng Kế toán VT Cán bộ VT Thủ kho Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý. - Phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho ban lãnh đạo. - Ghi nhận kết quả xử lý của Ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý. * Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý. Có TK 152 - Giá thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334 … - phần được bồi thường Nợ TK 632 - phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu. Có TK 1381 - giá trị tài sản thiếu được xử lý. * Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, kế toán phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị cá nhân khác. - Nếu NVL thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa. Có TK 621 - Ghi giảm chiphí NVL trực tiếp. - Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu Công ty quyêt định mua số liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Giá trị NVL thừa Có TK 338 - Phải trả khác Thực tế ở Công ty, số lượng kiểm kê khớp với sổ sách kế toán. Điều này chứng tỏ Công ty đã làm tốt công tác quản lý NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xảy ra. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT 3.1. Nhận xét về công tác kế toán NVL tại công ty 3.1.1. Ưu điểm: Công ty Thịnh Liệt là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của công ty. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay với nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển được Đối với công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL. Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi công ty phải có chính sách sử dụng NVL thích hợp, phải quản lý, theo dõi, bảo quản tốt, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL. Thực tế ở công ty đã chứng tỏ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất vừa phải của công ty. Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc và có cách làm việc khoa học, tiếp cận kịp thời và vận dụng linh hoạt các văn bản chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành của Bộ Tài Chính. Công tác hạch toán ở công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL. Các sổ sách và chứng từ kế toán được lập tương đối đầy đủ và theo đúng quy định. Tại công ty Thịnh Liệt vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng.Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ sách kế toán. Công ty có kế hoạch thu mua NVL rất khoa học, do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các xưởng sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm thiểu được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết. Ngoài ra, công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất. 3.1.2. Nhược điểm Tại công ty không lập bảng phân bổ NVL chính vì vậy sẽ không biết được chi phí NVL cho từng sản phẩm. Việc không lập bảng phân bổ NVL cho từng sản phẩm sẽ gây rất nhiều khó khăn trong vấn đề phân tíchđề ra kế hoạch sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ để tính giá trị NVL nên đến cuối tháng mới tính đươc giá xuất NVL. Mặc dù vậy, trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác, đồng thời chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất NVL. Hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng là những tài sản lưu động có giá trị biến đổi theo thời gian nhưng công ty Thịnh Liệt lại không lập dự phòng cho sự thay đổi này chính vì thế mà công ty không thể phòng tránh những rủi ro mang lại từ sự sụt giá hàng tồn kho cũng như phản ánh đúng giá trị thực tại của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Tại công ty khi mua NVL chỉ khi nhận được cả hàng hóa cùng vói các hóa đơn, chứng từ liên quan, thủ kho mới cho nhập kho và kế toán mới phản ánh vào sổ sách. Trong hệ thống tài khoản của công ty có TK 151- Hàng mua đi đường nhưng thực tế công ty không sử dụng tài khoản này mà chỉ theo dõi NVL thực tế đã nhập kho. Tuy nhiên trong trường hợp công ty tiến hành thu mua NVL trong tháng và nhận được hóa đơn, chứng từ thanh toán của bên bán, công ty đã thanh toán hay đã chấp nhận thanh toán cho bên cung cấp, lúc này số NVL mua trên đã thuộc quyền sở hữu của công ty. Nhưng đến cuối tháng vì một lý do nào đó hàng chưa về kho, vì thế số NVL này không được phản ánh, theo dõi trên bất cứ một tài khoản nào. Điều này cho thấy công tác kế toán NVL còn chưa đầy đủ và chính xác. 3.2. Biện pháp khắc phục 3.2.1.Công ty cần lập bảng phân bổ NVL: Để có thể theo dõi tình hình NVL trong kì để phân tích đưa ra kế hoạch sản xuất cho kì sau được tốt hơn. Mẫu bảng phân bổ NVL có thể được lập như sau:  Biểu số 16:Mẫu bảng phân bổ vật liệu mà Công ty nên áp dụng Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Mẫu số: 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng….năm …. STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 TK 1521 TK 1522 1 TK 154 – chi phí SXKDD 2 TK 621 – chi phí NVL trực tiếp - TK 6212- chi phí NVL trực tiếp – SP khác - TK 6211 – chi phí NVL trực tiếp – SP công tơ - TK 6212- chi phí NVL trực tiếp – SP aptomat - TK 6212- chi phí NVL trực tiếp – SP cầu đấu Cộng bảng 3.2.2.Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Công ty nên sử dụng phương pháp này vì phương này có nhiều ưu điểm như có thể xác định giá thực tế của NVL hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời. Đặc biệt, phương pháp này rất phù hợp với những công ty áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý NVL. Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu cho các chứng từ nhập, theo số liệu và đơn giá thực tế hoặc giá trị thực tế của NVL nhập kho, phần mềm sẽ tự tính ra giá thực tế của NVL xuất kho. Còn đối với các chứng từ xuất, kế toán chỉ cần nhập số lượng của NVL xuất kho, phần mềm sẽ tự động tính ra giá thực tế của NVL xuất kho theo giá tự động mà máy đã tính ra. Khi áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, kế toán có thể tính giá thực tế của NVL hàng ngày. Trong khi đó, nếu áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ thì đến cuối kì mới xác định được giá trị của lượng NVL xuất kho. 3.2.3.Công ty cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá NVL Công ty cần thiết phải lập dự phòng giảm giá NVL vì giá cả NVL trên thị trường luôn biến động, đặc biệt với một công ty thường xuyên phải mua NVL bên ngoài như công ty Thịnh liệt thì giá mua không được ổn định. Lập dự phòng giảm giá NVL được thực hiện vào cuối năm (cùng với kì báo cáo kế toán). Công ty chỉ tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những loại hàng tồn kho thuộc sở hữu của công ty, có chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp chứng minh giá vốn của hàng tồn kho. Căn cứ vào biến động thực tế về giá hàng tồn kho, công ty xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau: = x Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: giá vốn bán hàng Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau (N + 1), tính mức dự phòng cần lập, nếu: + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau lớn hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm, được hạch toán: Nợ TK 632: số chênh lệch tăng Có TK 159: số chênh lệch tăng + Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau nhỏ hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng và được hạch toán: Nợ TK 159: số chênh lệch giảm Có TK 632: số chênh lệch giảm Việc lập dự phòng như trên vừa tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng vừa góp phần ổn định hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.2.4.Công ty cần phải hạch toán hàng mua đi đường, cụ thể: Trong tháng, nến đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “hàng mua đang đi đường”, trong tháng mà hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng đến cuối tháng mà hàng chưa về thì căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau: Nơ TK 151-phần được tính vào giá NVL Nơ TK 133(1331)-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- hóa đơn chưa thanh toán cho nhà cung cấp Sang tháng sau, khi hàng về căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị hàng mua đang đi đường Có TK 151: Giá trị hàng mua đang đi đường KẾT LUẬN Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế ở Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, em đã nhận thức rõ vai trò ở mỗi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong mọi Công ty sản xuất kinh doanh thì việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi cần phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời những nguyên vật liệu cần cho sản xuất, kiểm tra, giám sát, việc chấp hành các định mức dự trữ, ngăn ngừa hiện tượng hư hỏng, mất mát,lãng phí nguyên vật liệu. Sau một thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế tại Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, em đã thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với công tác quản lý lãnh đạo của công ty. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu là một công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo công ty nắm vững tình hình và chỉ đạo sản xuất sao cho có hiệu quả nhất. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em mong sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo. Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Thuỷ, cùng các thầy cô trong khoa kế toán và các cán bộ kế toán của Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU MẪU Sơ đồ 1: Sơ đồ công nghệ sản xuất cấu kiện bê tông 8 Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 11 Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 30 Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 32 Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư 41 Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho 48 Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho 56 Biểu số 1: Mẫu chứng từ ghi sổ 34 Biểu số 2: Mẫu thẻ kho 42 Biểu số 3: Mẫu sổ chi tiết vật tư của công ty 44 Biểu số 4: Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn 45 Biểu số 5: Mẫu hóa đơn GTGT 47 Biểu số 7: Mẫu biên bản giao nhận: 49 Biểu số 8: Mẫu phiếu nhập kho: 50 Biểu số 8: Mẫu sổ chi tiết công nợ 52 Biểu số 9: Mẫu chứng từ ghi sổ 53 Biểu số 10: Mẫu phiếu đề nghị cấp vật tư 55 Biểu số 11: Mẫu phiếu xuất kho 56 Biểu số 12: Mẫu chứng từ ghi sổ 58 Biểu số 13: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 59 Biểu số 14: Mẫu sổ cái 60 Biểu số 15: Mẫu biên bản kiểm kê 62 Biểu số 16:Mẫu bảng phân bổ vật liệu mà Công ty nên áp dụng 67