Đề tài Hoàn thiện kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà Nội

lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng bộ phận hoặc toàn Công ty. Cơ sở để lập bảng này là “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn Công ty, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và duyệt chi. - Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động. Bảng ghi rõ số ngày, tháng, năm lập phiếu; Họ và tên, nơi công tác của nguời làm thêm giờ. Bảng kê khai làm thêm giờ và ca 3 bao gồm các cột: +Ngày tháng +Thứ +Thời gian: Từ giờ, Đến giờ +Ca 3 +Làm thêm +Chủ nhật Bảng này do ngưòi báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán. Sau khi có đầy đủ chữ ký, bảng này được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng. b. Chứng từ về hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng (các phòng kinh doanh và cửa hàng) lập thành 2 liên: +Liên 1: giao cho người nhận +Liên 2: giao cho người giao Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. - Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị hoặc để bán. Phiếu xuất kho do bộ phận xin xuất kho lập. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất, thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất của từng thứ; ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên +Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu +Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ +Liên 3: Người nhận giữ. - Thẻ kho Thẻ kho được dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi thẻ kho dùng cho một loại vật tư, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng. Định kỳ, nhân viên kế toán hàng tồn kho xuồng kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá Biên bản kiểm nghiệm được sử dụng để xác định số lượng, quy cách và chất lượng vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Trường hợp vật tư, hàng hoá không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ, hoá đơn thì lập thêm 1 liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá để giải quyết. - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Biên bản này được sử dụng để xác định số lượng và giá trị vật tư, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. c.Chứng từ về bán hàng: - Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT được sử dụng để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng (mặt hàng chịu thuế GTGT) của hàng hoá tiêu thụ. Hoá đơn GTGT trong Công ty được lập bằng tay, đặt giấy than viết 1 lần, nội dung giữa các liên giống nhau. Các hoá đơn được sử dụng có số thứ tự từ nhỏ đến lớn, hết quyển này sang quyển khác. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên +Liên 1(màu tím): lưu +Liên 2 (màu đỏ): giao cho người mua +Liên 3 (màu xanh): giao cho thủ kho để thủ kho xuất hàng cho người mua, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán ghi sổ. Sau khi ký được các hợp đồng kinh tế, phòng kinh doanh lập hoá đơn, giám đốc và kế toán trưởng ký tên. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn xuất hàng ghi thẻ kho rồi chuyển hoá đơn cho kế toán. - Hoá đơn giám định hàng xuất nhập khẩu Do Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng là đơn vị có thực hiện xuất nhập khẩu trực tiếp nên hoá đơn này được sử dụng để xác nhận số phí giám định đối với khối lượng hàng hoá xuất nhập khẩu, làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán về số phí phải trả cho việc giám định. - Hoá đơn cho thuê nhà Hoá đơn cho thuê nhà được sử dụng ở Trung tâm TM&DV Thái Hà, là chứng từ xác nhận số tiền phải nộp và số thực thu của từng hợp động thuê nhà, là cơ sở để kế toán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán khác có liên quan. d.Chứng từ về tiền tệ: - Phiếu thu Phiếu thu được sử dụng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quĩ, là căn cứ để thủ quĩ thu tiền, ghi sổ quĩ và sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt nhập quĩ đều phải có chứng từ, phiếu thu chứng minh. Phiếu thu được lập bằng tay và được đóng thành quyển. Số thứ tự phiếu thu được ghi liên tục trong một quyển, trong một năm. Phiếu thu được lập thành 3 liên: +Liên 1: lưu +Liên 2: giao cho người nộp tiền +Liên 3: giao cho thủ quĩ để thủ quĩ nhận tiền, ghi sổ quĩ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt kèm theo các chứng từ gốc. Kế toán tiền mặt kiểm tra, ghi sổ kế toán, sau đó chuyển sang bảo quản, lưu trữ. - Phiếu chi Phiếu chi là chứng từ để xác định số tiền mặt xuất khỏi quĩ, là căn cứ để thủ quĩ chi tiền, ghi sổ quĩ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Mọi khoản chi tiền mặt đều phải có chứng từ chứng minh. Phiếu chi được lập thành 2 liên: +Liên 1: lưu tại cuống +Liên 2: giao cho thủ quĩ chi tiền ghi sổ quĩ sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán tiền mặt để ghi sổ. - Phiếu tạm ứng Phiếu tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quĩ cho tạm ứng. Phiếu tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi - Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. Sau khi lập xong giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thnah toán chuyển cho kế toán trưởng xem xét và thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Bảng kiểm kê quĩ Bảng kiểm kê quĩ là biên bản nhằm xác nhận số tiền tồn quĩ thực tế và số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quĩ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, chi sổ kế toán số chênh lệch. Bảng kiểm kê quĩ do ban kiểm kê quĩ lâp thành 2 bản: +1 bản lưu ở thủ quĩ +1 bản lưu ở kế toán quĩ e. Chứng từ về tài sản cố định (TSCĐ): - Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ là chứng từ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ đưa vào sử dụng tại đơn vị. Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ, thẻ TSCĐ, sổ kế toán có liên quan. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản, mỗi bên giao nhận giữ 1 bản để chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu. - Thẻ TSCĐ Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ Thẻ TSCĐ được dùng chung cho mọi TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ được dùng để xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán. Biên bản thanh lý do ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và giám đốc - Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản đánh giá lại nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan đến số chênh lệch do đánh giá lại TSCĐ. Do Công ty chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần nên có quyết định đánh giá lại TSCĐ của Nhà nước. Biên bản đánh giá lại được lập thành 2 bản: +1 bản lưu tại phòng kế toán +1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. 3. Sự vận dụng hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Công ty chưa vận dụng theo Thông tư 89 Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và tính VAT theo phương pháp khấu trừ. Dựa trên các nguyên tắc tổ chức TK kế toán, Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản nhằm mục đích cung cấp các thông tin về sự diễn biến của tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, do đó, trong hệ thống tài khoản của mình, Công ty không có các TK phản ánh chi phí sản xuất như: TK621,622,627... Hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội. Doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản gồm: các TK cấp 1, cấp 2 và cấp 3. Số hiệu TK Tên tài khoản Cấp 1 cấp2 Cấp3 (1) (2) (3) (4) 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 131 Phải thu khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 144 Ký cược, ký quĩ ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 153 Công cụ dụng cụ 156 Hàng hoá 1561 Giá mua hàng hoá 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 214 Hao mòn TSCĐ 228 Đầu tư dài hạn khác 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 242 311 Vay ngắn hạn 331 Phải trả cho người bán 333 3331 Thuế GTGT 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thu trên vốn 3337 Thuế nhà đất 3338 Các loại thuế khác 334 Phải trả công nhân viên 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 413 Chênh lệch tỷ giá 414 Quỹ đầu tư phát triển 421 Lợi nhuận chưa phân phối 431 Quĩ khen thưởng, phúc lợi 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 531 Giảm giá hàng bán 632 Giá vốn hàng bán 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí công cụ 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí tiền lương nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí, lệ phí 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác 711 Thu nhập từ hoạt động tài chính 721 Thu nhập khác 811 Chi phí tài chính 821 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh 007 Ngoại tệ các loại 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 4. Sự vận dụng hệ thống sổ kế toán: Công ty sử dụng sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ” .Công việc ghi sổ được thực hiện vừa bằng tay vừa bằng máy. Các loại sổ được sử dụng gồm có: - Sổ tổng hợp: +Các nhật ký chứng từ (NKCT): NKCT số 1: Ghi có TK111 NKCT số 2: Ghi có TK112 NKCT số 4: Ghi có TK311, 341 NKCT số 5: Ghi có TK331 NKCT số 6: Ghi có TK151 NKCT số 8: Ghi có TK156, 159, 131, 511, 811, 711, 531, 532, 632, 641, 642, 721, 821, 911 NKCT số 9: Ghi có TK211 NKCT số 10: Ghi có các TK còn lại + Các bảng kê: Bảng kê số 1: Ghi nợ TK111 Bảng kê số 2: Ghi nợ TK112 Bảng kê số 5: Phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Bảng kê số 8: Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá + Sổ cái: Sổ cái được mở cho từng TK và sử dụng cho cả năm, chỉ mở cho bên nợ TK đối ứng với bên có của các TK khác. - Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết tiền vay: Giải trình cho NKCT số 4 + Sổ chi tiết phải trả người bán: mỗi người bán mở một trang sổ, cuối kỳ tính số liệu trên sổ chi tiết của từng người bán để ghi vào NKCT số 5. + Sổ chi tiết doanh thu: Ghi theo từng cửa hàng, cuối tháng lấy số liệu ghi vào NKCT số 8. + Sổ chi tiêt phải thu khách hàng: mỗi khách hàng mở một trang, cuối tháng lấy số liệu ghi vào Bảng kê số 11 + Sổ chi tiết TSCĐ + Sổ chi tiết khác: phải trả, phải nộp khác... Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được khái quát thành sơ đồ sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Cuỗi kỳ 5.Sự vận dụng báo cáo kế toán: Theo quy định của Nhà nước, Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng sử dụng các loại báo cáo kế toán sau: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số báo cáo khác để phục vụ cho việc quản trị của doanh nghiệp như: Bảng cân đối tài khoản (Lập theo quí). Bảng tổng hợp thu nhập (Lập theo năm). Bảng tổng hợp các chỉ tiêu tài chính (Lập theo quí và năm). Báo cáo một số chỉ tiêu (Lập theo tháng, quí, năm). Cân đối NKCT quí (Lập theo quí). Báo cáo số dư các tài khoản (Lập theo quí). Báo cáo nhanh chỉ tiêu tài chính (Lập theo tháng, quí, năm). Báo cáo hàng tháng vốn tín dụng (Lập theo tháng). Báo cáo ước tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm (Lập theo năm). Kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh năm (Lập theo năm). Bảng kê chi tiết hàng nhập (Lập theo tháng, quí, năm). Kế hoạch tài chính (Lập theo năm). Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản (Lập theo năm). III. Hạch toán chi tiết tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội 1. Tiền mặt: Nghiệp vụ thu tiền mặt: Các nghiệp vụ thu tiền trong Công ty thường phát sinh bao gồm: - Thu từ bán hàng bằng tiền mặt. - Thu nợ bằng tiền mặt. - Thu từ vay nợ bằng tiền mặt. - Thu từ thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài. Các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt tại quỹ bao gồm: - Các hoá đơn bán hàng thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán chịu. - Các bản kế ước vay nợ đối với các khoản vay. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng còn thừa (hoàn tạm ứng). - Giấy nộp tiền. - Phiếu thu tiền. Khi có các nghiệp vụ phát sinh, người có nhu cầu nộp tiền (có thể là nhân viên các phòng kinh doanh, phòng kế hoạch đầu tư, cửa hàng số 1, trung tâm, hoặc phòng kế toán …) đưa các chứng từ liên quan đến kế toán. Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán lập phiếu thu, sau đó chuyển phiếu thu cho thủ quỹ ký vào phiếu thu, thủ quỹ kiểm tra số tiền và ký xác nhận. Hàng ngày, kế toán tập hợp phiếu thu làm chứng từ gốc để cuối tháng lấy đó làm căn cứ lập các bảng kê. Các phiếu thu này được kế toán lưu giữ và bảo quản. Ví dụ: ngày 5/1/2004, cửa hàng số 1 nộp 58.900.000 đồng tiền bán xe máy có phiếu thu như sau: Đơn vị:Địa chỉ:Tele/Fax: Phiếu thu Quyển sốSố 02 Mâu số 01-TTQĐ số 1141-TC/QĐ/CĐkinh tếNgày 1/11/1995 của bộ Tài chính Ngày 5 tháng 01 năm 2004 Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Nguyễn thị Chưởng Địa chỉ: Cửa hàng số 1 Lý do nộp: Tiền xe máy Số tiền: 58.900.000đ (viết bằng chữ): năm tám triệu chín trăm ngàn đồng Kèm theo: Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):năm tám triệu chín trăm ngàn đồng Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Ví dụ: Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội mua ắc qui của Công ty TNHH ắc qui GS Việt nam. Mẫu số: 01GTKT-3LL Hoá đơn Ký hiệu: AA/03 giá trị gia tăng Số:056234 (Liên2: Giao cho khách hàng) Ngày 20 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH ắc qui GS Việt nam Địa chỉ: 94 Ngô Thì Nhậm - Hà nội Điện thoại: 049781748 MS: 370025545-002 Họ tên người mua hàng: Chị Liên Đơn vị: Công ty Thiết bị phụ tùng Hà nội Địa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám MS: 010010796 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 ắc qui GS12N53B Bình 10 77.000 770.000 2 ắc qui N70 Bình 2 340.000 680.000 3 ắc qui G120 Bình 4 425.000 1.700.000 Cộng tiền hàng: 3.150.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 315.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.465.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm sáu nhăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc Ký Ký Ký Qua bảng kê thu tiền mặt tháng 1/2004 của Công ty, ta thấy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng liên quan đến thu tiền mặt bao gồm: Thu từ bán hàng,cho thuê văn phòng (có TK 131), thu từ tiền hoàn tạm ứng của nhân viên (có TK 141), tiền thuê căn hộ ở Thái Hà (ghi có TK 338), tiền điện thoại (có TK 642), các khoản tiền của nhân viên cho Công ty vay (ghi có TK 341), rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ (có TKB 112)… Nghiệp vụ chi tiền mặt: Các nghiệp vụ thu tiền trong Công ty thường phát sinh bao gồm: - Chi mua vật tư, hàng hoá cho kinh doanh. - Chi mua tài sản cố định cho kinh doanh. - Chi phí để trả nợ nhà cung cấp, nhà tín dụng. - Chi phí trả lương, bảo hiểm xã hội. - Chi tạm ứng trong nội bộ. - Chi thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài. Các chứng từ liên quan đến chi tiền mặt bao gồm: - Các hợp đồng kinh tế mua hàng. - Lệnh chi tiền. - Các hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan đến việc cho vay. - Các séc chuyển tiền khi nộp tiền mặt vào ngân hàng - Giấy biên nhận tiền. - Phiếu chi. - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn bán lẻ. - Giấy đề nghị thanh toán. - Bảng kê thanh toán chi phí. - Giấy báo có… - Biên lai thu học phí. - Giấy nộp tiền. - Giấy đề nghị thanh toán công tác phí, giấy đi đường. - Phiếu tạm ứng. - Bảng kê thanh toán chi phí. Khi có nhu cầu chi tiền căn cứ vào hoá đơn mua hàng, lệnh chi tiền, các khế ước vay nợ …kế toán quỹ sẽ lập phiếu chi (gồm ba liên), chuyển cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký duyệt. Thủ quỹ nhận được phiếu chi và các chứng từ kèm theo tiến hành xuất quỹ tiền, cùng người nhận tiền ký vào phiếu chi. Một liên phiếu chi lưu tại quyển, một liên phiếu chi được thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ, một liên phiếu người nhận tiền giữ, cuối ngày chuyển phiếu chi này cùng chứng từ gốc cho kế toán quỹ ghi sổ và lưu trữ, bảo quản. Ví dụ: Ngày 02/01/2004 nộp tiền vào Ngân hàng Nông Nghiệp & Nông Thôn trả nợ một phần khế ước số 39, số tiền là 350.000.000 đồng. Có giấy nộp tiền sau: Ngân hàng No&PTNT Láng Hạ Giấy nộp tiền Số Chi nhánh Bà Triệu Nộp để ghi vào tài khoản Ngày 02 tháng 01 năm 2004 Ngời nộp: Nguyễn thị Lưu Loại N.V KHTK Địa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám Tài khoản Có Ngời nhận; Công ty CP thiết bị phụ tùng Hà Nội Địa chỉ: NH No& phát triển Nông Thôn Bà Triệu Số 211101000091 Nội dung nộp Số tiền (Khi nộp phải ghi chi tiết từng khoản) 350.000.000 đ Mâu số 10A Trả một phần kế ước 39 ngày 17/12/2003 350.000.000 đ Tổng số tiền bằng chữ: Ba trăm năm mơi triệu đồng chẵn Cộng 350.000.000 đ Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát Ngân hàng Ký Ký Ký Ký Ký Cùng ngày nộp tiếp 746.000.000 đồng vào ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn để trả phần khế ước số 39. Đơn vị:Địa chỉ:Tele/Fax: Phiếu chi Quyển sốSố 01 Mâu số 01-TTQĐ số 1141-TC/QĐ/CĐkinh tếNgày 1/11/1995 của bộ Tài chính Ngày 2 tháng 01 năm 2004 Nợ: 311 Có: Họ tên người nộp tiền: Nguyễn thị Lưu Địa chỉ: Phòng Tài chính Kếtoán Lý do nộp: Nộp vào NH Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn trả nợ 1 phần KƯ số 39 Số tiền: 746000000đ (viết bằng chữ): bảy trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): bảy trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn Ngày 5 tháng 1 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Tiền lương ở Công ty được lĩnh làm 2 lần nên có chứng từ bảng tạm ứng lương kỳ 1 tháng 1 năm 2004, lấy ví dụ ở phòng kinh doanh 2: Bảng tạm ứng lương kỳ 1 tháng 1 năm 2004 stt Họ và tên Hệ số Thành tiền Ký nhận 1 Nguyễn tiệp Khắc 3,48 500.000 2 Đào hồng Trực 2,74 400.000 3 Phạm khắc Tuân 2,26 300.000 4 Lê viết Đức 2,02 300.000 5 Dương tiến Dũng 2,02 300.000 6 Nguyễn thế cường Thịnh 1,78 300.000 7 Nguyễn thị Phương 2,85 300.000 8 Nguyễn thị Mai 2,26 300.000 Tổng cộng 2.700.000 Hai triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn. Phòng kinh doanh 2 Kế toán trưởng Tổng giám đốc duyệt Ký Ký Ký Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạm ứng tiền mặt cho công nhân viên thì có các chứng từ liên quan sau: Phiếu tạm ứng Tên tôi là: Nguyễn hoàng Toàn Bộ phận công tác: Phòng kinh doanh 3 Đề nghị tạm ứng: 7.000.000 đồng (bằng chữ bảy triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Tiếp đoàn khách Trung Quốc Thời hạn thanh toán Ngày05 tháng 01năm2004 Duyệt tạm ứng Người xin tạm ứng Phụ trách đơn vị Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Ký Ký Ký Ký Đồng thời, phải có các chứng từ hoá đơn liên quan kèm theo như: hoá đơn mua hàng, vé tầu xe, vé phà, giấy đi đường ... khi đi công tác. Giấy đề nghị thanh toán công tác phí Kính gửi: Tổng giám đốc Công ty Phòng Tài chính Kế toán Tên tôi là: Nguyễn xuân Trờng- Phó phòng Kế hoạch Đầu t Tôi xin đề nghị thanh toán các khoản chi phí đi công tác Hải Phòng Thanh Hoá ngày 28/12/2003 về xe bơm bê tông. Số chứng từ Tên dịch vụ Tổng giá thanh toán Chưa thuế Thuế VAT 14 4 vé Vé đi đờng 100.000 100.000 7 096648 Hóa đơn tiếp khách 485.000 485.000 13 17/12/03 Công tác phí một người x 4 ngày 120.000 120.000 Tổng cộng 705.000 705.000 Bằng chữ: Sáu trăm linh năm ngàn đồng. Vây tôi làm đơn này đề nghị Tổng giám đốc, phòng Tài chính Kế toán cho tôi thanh toán số tiền trên. Ngời đề nghị Phòng Kế hoạch Đầu tư Phòng Tài chính Kế toán Duyệt Ký Ký Ký Ký Công ty thiết bị phụ tùng Hà nội là công ty cổ phần nên có các hình thức huy động vốn khá đa dạng, một trong các hình thức đó là vay vốn của cán bộ công nhân viên, khi cán bộ công nhân viên có nhu cầu rút lãi có giấy xin rút tiền theo mẫu: Giấy xin rút tiền Kính gửi: Ông Tổng giám đốc Công ty. Phòng Tài chính Kế toán Tên tôi là: Đào hải Phong Bộ phận công tác: Phòng Kế hoạch Đầu tư. Có cho Công ty vay số tiền là: 286.179.832 đồng Nay tôi có nhu cầu rút lãi là 6.179.832 đồng, bằng chữ sáu triệu một trăm bảy chín ngàn tám trăm ba hai đồng. Vây kính mong Công ty giải quyết . Tôi xin cảm ơn. Hà nội, ngày 08 tháng 01 năm 2004 Giám đốc Ký Kế toán trưởng Ký Kế toán theo dõi Ký Người đề nghị ký Qua bảng kê chi quỹ tiền mặt tháng 1/2004, ta thấy trong tháng Công ty phát sinh các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt như sau: Nộp tiền vào các ngân hàng (nợ TK 112), trả tiền điện, tiền nước, tiền tiếp khách (nợ TK 642, TK 133), cho nhân viên tạm ứng (nợ TK414), tiền thưởng cho nhân viên, tiền lương, tiền ăn trưa (nợ TK 334), tiền kinh phí nghỉ 41 (nợ TK 338), trả tiền lãi vay cho nhân viên (nợ TK 341), tiền trợ cấp khó khăn cho nhân viên (có TK 431)… Với kế toán quỹ, hàng ngày tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt Tháng 01/2004 207.460.162 Ngày tháng Chứng từ Nội dung Thu Chi Thu Chi 2/01/2004 PT 01 Cty Thuận Phát trả tiền thép 50.000.000 05/01/2004 PC 02 ánh thanh toán lớp tập huấn thuế 489.000 05/01/2004 PT 02 Chưởng nộp tiền bán xe máy 58.900.000 05/01/2004 PT 03 Chưởng nộp tiền bán xe máy 94.000.000 05/01/2004 PT 04 Thắng nộp tiền quả đập 61.030.296 05/01/2004 PT 05 Thắng nộp tiền đặt cọc 38.969.704 05/01/2004 PT 06 Mai cho Cty vay vốn 5.000.000 05/01/2004 PT 07 Lưu rút tiền NH CG 340.000.000 05/01/2004 PT 08 Cty KDnhà thanh toán tiền hàng 245.000.000 05/01/2004 PC 03 Toàn tạm ứng đi công tác 7.000.000 05/01/2004 PC04 Lưu nộp vào NH ĐT 365.000.000 Tổng .... .... Tồn 31/12/2003: 207.460.162 Thu: 6.294.083.353 6.501.543.515 Chi: 5.714.376.605 Giấy yêu cầu bảo chi séc Liên: Ngày: Đề nghị Ngân hàng: Công thương khu vực Ba Đình trích tài khoản số: 011M.00079 của chủ tài khoản: Cty CP thiết bị phụ tùng HN Số tiền (bằng số): 519.320.000 đ Số tiền (bằng chữ): năm trăm mười chín triệu ba trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Và làm thủ tục bảo chi cho tờ séc số AP006397 Người thụ hưởng Địa chỉ: Số hiệu tài khoản: tại Phần đơn vị thanh toán ghi Tài khoản nợ: Tài khoản có: Kế toán trưởng(nếu có) Chủ tài khoản Đơn vị thanh toán Tồn 30/01/2004: 787.166.910 Ngoài ra, Công ty còn sử dụng séc dùng để chi trả thanh toán. Séc bảo chi và séc chuyển khoản do ngân hàng Công thương Việt Nam- Ngân hàng Thương Mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam chi nhánh quận Câu Giấy AG 102093 TM/CK Số tiền 12.993.750 Trả cho: Số CMT: 36 Lý nam Đế Ngày cấp: Mua máy tính, Nơi cấp: bàn, ổn áp Địa chỉ: CH2 Số hiệu TK: 4311.00.010204 Tại ngân hàng Thương Mại CP Nhà phòng giao dịch 1 Ngày 29/06/01 Người phát hành: (ký) SéC Yêu cầu trả cho: Cty TNHH Thương Mại Nguyễn Hoàng Số CMT… Cấp ngày... Nơi cấp.. Địa chỉ: 36 Lý Nam Đế Số hiệu TK: 4311.00.010204 Tại ngân hàng Thương Mại CP Nhà phòng giao dịch 1 Số tiền (bằng chữ): mười hai triệu chín trăm chín mươi ba ngàn bảy trăm năm mươi đồng. Người phát hành: Cty CP thiết bị phụ tùng HN Địa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám HN Số hiệu TK: 710A00079 Hà nội, ngày …tháng …năm… Bảo chi Kế toán trưởng Người phát hành Ngày / / (ký) Phần dành cho NH ghi: Tài khoản nợ Tài khoản có Số tiền: 12.993.750 đ 2. Tiền gửi ngân hàng Cơ sở để ghi sổ tài khoản 112 là các Giấy báo nợ, báo có, báo số dư, sổ kế toán chi tiết, phiếu thanh toán, chứng nhận nộp tiền hoặc các bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu...).Khi nhận được chứng từ Ngân hàng gửi đến , kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Công ty tiến hành mở tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng: Ngân hàng Đầu tư và Phát triển, ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Bà Triệu, ngân hàng Công Thương Câu Giấy, ngân hàng Ngoại thương Câu Giấy Các khoản lãi suất tiền vay ngân hàng phản ánh vào tài khoản 311(vay ngắn hạn) trả cho ngân hàng; khi Công ty được hưởng lãi tiền gửi thì phản ánh vào tài khoản 711 (thu nhập hoạt động tài chính). a. Tiền mặt VND: Uỷ nhiệm thu Số BL0001A/CTOCG4- NHK009 Ngày 01 tháng 01 năm 2004 Tên đơn vị mua hàng: Công ty CP thiết bị phụ tùng HN. Số TK 710A.30206 Tại ngân hàng: Công thương Câu Giấy- Thành phố HN. Tên đơn vị bán hàng: Trung tâm dịch vụ khách hàng bảo hiểm- Thành phố HN Số TK 102010000033422 Tại ngân hàng Sở giao dịch I NH Công Thương HN Hợp đồng số (hoặc đơn đặt hàng) 93BD ngày 01/01/1993 Số lượng từng loại chứng từ kèm theo 12/2003 Số tiền chuyển (bằng chữ) mười triệu một trăm sáu mươi chín nghìn một trăm tám mươi hai đồng. Bằng số: 10.169.182 đ Số ngày chậm trả: Số tiền phạt chậm trả: Tổng số tiền (bằng chữ) mười triệu một trăm sáu mươi chín nghìn một trăm tám mươi hai đồng. Bằng số: 10.169.182 đ Đơn vị bán (ký, đóng dấu) Ngân hàng bên bán Nhận chứng từ ngày: đã kiểm soát đi và gửi đi ngày: Trưởng phòng kế toán (Ký) Ngân hàng bên bán thanh toán Phần do ngân hàng ghi Tài khoản nợ: Tài khoản có: Ngân hàng bên mua Nhận ngày Thanh toán ngày :19/01/2004 Kế toán Trưởng phòng kế toán (Ký) (Ký) Công ty dùng uỷ nhiệm chi để trả nợ vay ngân hàng Uỷ nhiệm chi Chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện Tên khách hàng trả tiền: Công ty CP thiết bị phụ tùng HN Số TK 431101000091 Tại ngân hàng: No & PTNT Bà Triệu- Thành phố HN Tên đơn vị nhận tiền: Công ty CP thiết bị phụ tùng HN Số TK 211101000091 Tại ngân hàng: No & PTNT Bà Triệu- Thành phố HN Số tiền bằng chữ: hai trăm triệu đồng chẵn. Số tiền bằng số: Nội dung thanh toán: Trả nợ GNN số 41 ngày 8/1/2004. Số: Lập ngày 19/01/2004 Phần do ngân hàng ghi Tài khoản nợ: Tài khoản có: 200.000.000 đ Đơn vị trả tiền Kế toán trưởng Chủ tài khoản (Ký) (Ký) Ngân hàng A Ghi sổ ngày 20/01/03 Kế toán (Ký) Ngân hàng B Ghi sổ ngày 20/01/03 Kế toán Uỷ nhiệm chi Số: Lập ngày: 08/01/2004 Chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện Tên đơn vị trả tiền: Cty CP thiết bị phụ tùng HN Số TK 211101.000091 Tại ngân hàng: No & PTNT Hà nội Tỉnh, thành phố: Hà nội. Tên đơn vị nhận tiền: Cty xuất khẩu nông sản Ninh Thuận Số TK 431101.0988.1 Tại ngân hàng: No & PTNN Ninh Thuận Số tiền bằng chữ: ba tỷ chín trăm sáu mươi tám triệu tám trăm tám mươi ngàn chín trăm ba mươi đồng chẵn. Nội dung thanh toán: thanh toán tiền sắn lát theo HĐ 1012/HĐMH ngày 10/12/2003 Phần do ngân hàng ghi Tài khoản nợ 211101.00091 Tài khoản có 511101.0 Số tiền bằng số: 3.968.880.930 đ Đơn vị trả tiền Kế toán Chủ tài khoản (Ký) (Ký) Ngân hàng A Ghi sổ ngày 08/01/2004 Kế toán T. phòng kế toán Ngân hàng B Ghi sổ ngày Kế toán T. phòng kế toán Khi Công ty nộp tiền mặt vào ngân hàng, giấy nộp tiền: Ngân hàng No&PTNT Láng Hạ Giấy nộp tiền Số Chi nhánh Bà Triệu Nộp để ghi vào tài khoản Ngày 06 tháng 01 năm 2004 Ngời nộp: Đỗ ngọc Huân Loại N.V KHTK Địa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám Tài khoản Có Ngời nhận; Công ty CP thiết bị phụ tùng Hà Nội Địa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám Số 431101000091 Nội dung nộp Số tiền (Khi nộp phải ghi chi tiết từng khoản) 90.000.000 đ Mâu số 10A Nộp tiền vào tài khoản 90.000.000 đ Tổng số tiền bằng chữ: Chín mươi triệu đồng chẵn Cộng 90.000.000 đ Người nộp tiền Thủ quỹ Sổ phụ Kiểm soát Ngân hàng Ký Ký Ký Ký Ký Viet combank Giấy chứng nhận nộp tiền Deposit slip Ngày (date) 20/01/2004 Tiền mặt(Cash) NFTT(Time BKNote) Phí trong(ChargeIn) Phí ngoài(ChargExcluded) TK ghi có (Credit Acc) Số tiền (With amount) Số TK (A/c No) 0021000592920 Tên TK (A/c Name) Cty CP thiết bị phụ tùng HN Địa chỉ: Ngân hàng (With bank) NH Ngoại thương Câu Giấy Người nộp tiền (Depositor) Họ tên (Full name): Nguyễn thị lưu Địa chỉ (Address) Cty CP thiết bị phụ tùng HN Nội dung nộp (Detail) Nộp tiền vào TK Bằng số (In finger)70.000.000 đ Bằng chữ (In word): Bảy mươi triệu đồng chẵn. Trong đó: Tiền mặt(Cash) In which NFTT(Time BKNote) Ký tên Signature Thanh toán viên Kiểm soát Giấy báo nợ NH Ngoại thương HN-CNCG Phòng: Kế toán- DVNH Ma VAT: 01001124370061 Interfaced Liên 2 Số chứng từ 2959-5837 Ngày lập phiếu 09/01/2004 Ngày giá trị phiếu: 09/01/2004 Dien Số tiền bằng chữ (VND) Bốn ngàn bảy mươi ba đồng chẵn Tài khoản No: 4912.VND.002250101001 Mua bán ngoại tệ VND Co: 43111.002.1.00.059292.0 (Cif: 0529753) Cty Cp thiết bị phụ tùng HN Số tiền VND 40.073 đ VND 40.073 đ Nội dung: Hạch toán chuyển lãi từ TK ký quỹ L/C sang TK tiền gửi VND, DON VI: Cty CP thiết bị phụ tùng HN Thanh toán viên (Ký) Kiểm soát (Ký) Trưởng phòng (Ký) Giám đốc (Ký) BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM DRAFT PRINT No : 1 DATE : 12/02/04 TIME :11:12:50 AM {1 : BASIC HEADER BLOCK F01BIDVNVXAXXX0000000000} {2 : APPLICATION HEADER BLOCK I202IRVTUS3NXXXXN} {4: : 20 :TRANSACTION REFERENCE NUMBER 12010370001702 : 21 :RELATED REFERENCE EB04/ 000160ROYAL : 32A : VALUE DATE, CURRENCY CODE AMOUNT 040212USD33279,48 : 52A: ACCOUNT WITH INSTITUTION CHASUS33 : 58A: BENEFICARY INSTITUTION RZBASGSG : 72: SENDER TO RECEIVER INFORMATION//DEDUCT/ Lập L/C Công ty sử dụng để thanh toán với đối tác nước ngoài. NH No ĐONG HN Bà Triệu TK 431101- 000091 Tên TK Nợ: Tiền lãi tiền gửi Tên TK Có: Cty CP thiết bị phụ tùng HN Bảng kê số dư để tính số Tháng 1 năm 2004 Lãi suất 0,02% TK nợ: 801001.01. TK có: 431101.000091 Liên 1 Ngày 26/12 27/12 28/12 29/12 30/01 31/12 01/01 02/01 03/01 04/01 Cộng Số dư 10,094,928 10,094,928 10,094,928 10,094,928 40,094,928 40,094,928 40,094,928 40,094,928 40,094,928 40,094,928 310,949,280 Ngày 05/01 06/01 07/01. 08/01 09/01 10/01 11/01 12/01 13/01 14/01 Cộng Số dư 29,177,333 51,251,193 51,251,193 50,051,193 50,051,193 50,051,193 50,051,193 48,606,947 48,606,947 48,606,947 477,705,334 Ngày 15/01 16/01 17/01 18/01 19/01 20/01 21/01 22/01 23/01 24/01 25/01 Cộng Số dư 48,606,947 264,066,947 264,066,947 264,066,947 264,066,947 162,032,947 162,032,947 162,032,947 162,032,947 162,032,947 162,032,947 2,077,072,417 Cộng tích số trong tháng: 2,865,727,031 Cộng lãi 191,048 Lãi được tính: 2865727031.00*0,20%/30 = 191,048 Số lãi phải trả: (bằng chữ: Một trăm chín mươi mốt ngàn bốn mươi tám đồng chẵn. Ngày 25/01/2004 Lập bảng (Ký) Kiểm soát (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Giám đốc (Ký) Một số sổ chi tiết sử dụng để hạch toán tiền gửi ngân hàng Ngân hàng No Bà Triệu Chứng từ Trích yếu Nợ Có Dư Ngày Số 6/12 HĐ02/HĐTD Xe máy 689.374.400 20/03 UNC 689.374.400 10/12 HĐ03/HĐTD Xe máy 93.970.800 20/03 UNC 93.970.800 11/12 GNN/11/12/02 HĐKT11/12/02 595.403.600 Đơn vị ….. ….. Tiểu khoản Sở giao dịch ngân hàng đầu tư Số trang: Tài khoản: Chứng từ Trích yếu Nợ Có Dư Ngày Số 13/01 KƯ120.81.00.001475.5 Xemáy 15,16,19,20,21/01/04 593.692.000 18/01 370.000.000 19/01 KƯ120.81.00.001530.5 Thuế NK xe bơm bê tông 177.343.750 20/1 KƯ120.81.00.001537.8 Xe máy CH1 221.166.000 29/01 KƯ12081000015396 Xe máy 20Đ, 9W, 9F 626.747.700 Cuối tháng các ngân hàng có bảng kê số lãi số tiền gửi cho Công ty. Tại Công ty cũng tiến hành lập các bảng kê vay để tiến hành theo dõi tình hình vay nợ tại các ngân hàng. Công ty mở tài khoản tiền gửi ngân hàng ở nhiều Ngân hàng ,kế toán đã tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện kiểm tra. Ví dụ ở ngân hàng No & Phát triển nông thôn Bà Triệu tháng 1/2004 có bảng kê thu chi như sau: b. Ngoại tệ: Ngay từ những năm đầu hoạt động, Công ty đã mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh ở cả thị trường trong nước và thị trường xuất khẩu. Công ty là một trong những đơn vị tham gia trực tiếp công tác xuất nhập khẩu. Với các đối tác nước ngoài, Công ty thanh toán bằng ngoại tệ thông qua ngân hàng: Ngân hàng Đầu tư và Phát triển, tài khoản tiền gửi loại JPY, EUR, USD…Tuy nhiên, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong số các nghiệp vụ của Công ty nên Công ty tiến hành hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế. Nguyên tệ được theo dõi đồng thời trên tài khoản 007. Chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 412 (chênh lệch tỷ giá). Chứng từ sử dụng trong hạch toán ngoại tệ bao gồm: - Sổ kế toán chi tiết. - Phiếu chuyển khoản. - Giấy báo dư khách hàng. - Giấy đề nghị mua ngoại tệ kiêm lệnh chi. - Uỷ nhiệm thu - Uỷ nhiệm chi. - Hợp đồng ngắn hạn cụ thể. - Hợp đồng tín dụng kiêm giấy nhận nợ… Viêtcombank Chi nhanh Hanoi Giấy báo có trả lãi tiền gửi Mttv 16 Tên đơn vị: Cty CP thiết bị phụ tùng HN Số tài khoản: 002.1.00.0592920 So cif:0529751 Từ ngày 01/01/2004 Đến ngày 25/01/2004 Lãi suất 2.400000000 Tổng số Tiền lãi 822370,00 822370,00 Thanh toán viên (Ký) Kiểm soát viên (Ký) Trưởng phòng (Ký) Giấy báo số dư khách hàng Ngân hàng Công Thương Câu Giấy CN: 140 TK: 710A.30206 Công ty CP thiết bị phụ tùng HN Ngày PS trước: 31/12/2003 Trang 70 Ngày: 02/01/2004 Lãi xuất: 0,200%/tháng Tích số: 268,265,858.00 Số bút toán Số dư đầu ngày 01200004 0200256 Cộng ngày Tích luỹ tháng Tích luỹ năm Số dư cuối Số Công ty Dien CI DEN DSN 130,000,000.00 130,000,000.00 130,000,000.00 130,000,000.00 DSC 134,132,929.00 350,000,000 350,000,000 350,000,000 350,000,000 254,132,929.00 Kế toán (Ký) Kiểm soát (Ký) Viêtcombank Chi nhanh Hanoi Sổ hạch toán chi tiết Số 4 Ngày 19 tháng 01 năm 2004 Mattv 105 Số cif: Mã NHNN: Tài khoản: 0529753 Prdtype 4311 Term 002.1.00.059292.0 Ngày HDT: 09/01/2004 Số dư đầu ngày: Công ty CP thiết bị phụ tùng HN 23562159.00 Ngày GD 19/01/04 Ma GD 5066 DS ngày DS tháng DS năm Số dư cuối ngày Ngày lập/SCT 2961.0087 Phg 231 SoReference DSN 4930669.00 4930669.00 89930669.00 89930669.00 Ngày giờ in: DSC 89930669.00 18631490.00 20/01/2004 Giấy đề nghị mua ngoại tệ kiêm lệnh chi Kính gửi: Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Tên đơn vị: Công ty cổ phần thiết bị phụ tùng Hà nội. Địa chỉ: 444 Hoàng Hoa Thám HN Điện thoại: 8326951 Tài khoản VND số 12010000000767 tại sở giao dịch ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. II. Số ngoại tệ mua: USD 23,179.80 Bằng chữ: hai mươi ba nghìn một trăm bảy mươi chín đô la Mỹ tám mươi xen. III. Mục đích sử dụng ngoại tệ: Trả hết nợ kế ước 03.1.0883.2 ngày 3/10/2003. IV. Phương thức thanh toán: Chúng tôi thanh toán số tiền mua ngoại tệ nêu trên từ: _ Tài khoản 12010000000767 tại sở giao dịch ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Yêu cầu ngân hàng chuyển số ngoại tệ nêu trên đến Người hưởng lợi: Công ty CP thiết bị phụ tùng Hà nội Tài khoản: Ngân hàng: Sở giao dịch 1 ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam. VI. Phí chuyển tiền: Chi phí liên quan trong nước + Do Công ty chịu Do người thụ hưởng chịu 2. Chi phí nước ngoài Do Công ty chịu + Do người thụ hưởng chịu VI. Cam kết: - Xác nhận chưa thanh toán cho hợp đồng nói trên hoặc lô hàng có liên quan. - Chúng tôi cam kết sử dụng và chịu trách nhiệm số ngoại tệ do quý Ngân hàng bán theo đúng pháp luật và các quyết định hiện hành của Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước về quản lý ngoại hối và cam kết thanh toán chi phí có phát sinh trong quá trình thực hiện lệnh chuyển tiền này do chỉ dẫn thanh toán không chính xác gây lên. Hà nội, ngày 5/01/2004 Ngân hàng duyệt Đồng ý bán số ngoại tệ là USD 23,179.80 Tỷ giá: USD/VND: 15.653 Phí giao dịch không thu. Tổng số tiền thanh toán Kế toán trưởng T/L giám đốc (ký) (ký) Hà nội, ngày 05 tháng 01 năm 2004 Công ty CP thiết bị phụ tùng Hà nội Trưởng phòng tài chính kế toán (ký) Tổng giám đốc (ký) NH No ĐONG HN O3- Bà Triệu Sổ kế toán chi tiết Ngày 20 tháng 08 năm 2004 USD Dollar Mỹ B- Số 2 Lãi suất Tài khoản nợ: Tài khoản có: Tích số: Ngày phát sinh trước: 10/04/03 Tên tài khoản: Vay ngắn hạn USD Công ty CP thiết bị phụ tùng Hà Nội Tài khoản: 214101.37.000091 Tập 5 Sbt 0152 TKTM TK đối phương Số dư đầu ngày 519113.37 Cộng ngày Tích luỹ tháng Tích luỹ năm Số dư cuối ngày DS Nợ USD 482,750.00 482,750.00 DS Có USD 482,750.00 482,750.00 482,750.00 Ngày in 22/08/2003 Kế toán gữi sổ Nguyễn thanh Hương Kiểm soát NH No ĐONG HN O3- Bà Triệu Phiếu chuyển khoản Ngày 21 tháng 08 năm 2003 Liên 2 Sbt 0L0131 Tên TK Nợ: Đ/chuyển vốn USD với ngân hàng No Láng Hạ Tên TK Có: Vay ngắn hạn USD Cty CP thiết bị phụ tùng HN Nợ: 519113.37 Có: 214101.37.000091 Bằng chữ: Bốn trăm tám mươi hai nghìn bảy trăm năm VND chẵn. - Trích yếu : Thu nợ gốc trong hạn khế ước số 06/33091A 15:07:07 Ngày 21 tháng 8 năm 2003 Lập phiếu ký Kiểm soát ký Kế toán trưởng ký Giám đốc 2. Kế toán tổng hợp tài sản bằng tiền: Cuối quý , kế toán trưởng Công ty căn cứ vào các sổ chi tiết: Các bảng kê thu chi tiền mặt, tiền gửi tại các ngân hàng… tiến hành ghi lập bảng cân đối nhật ký chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ tài khoản 1111, tài khoản 1121, tài khoản 1122, tài khoản 311…, sổ cái các tài khoản 111, tài khoản 1121, tài khoản 1122, tài khoản 007,… Phần 3 Hoàn thiện công tác kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán tài sản bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội. 1. Ưu điểm: Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội là một đơn vị hoạt động kinh doanh thương mại nên các nghiệp vụ về tài sản bằng tiền tập trung chủ yếu ở một số hoạt động chính như sau: - Thu chi tiền mặt, séc. - Thanh toán thông qua các ngân hàng. - Thanh toán với các đối tác nước ngoài trong hoạt động xuất nhập khẩu. Và dưới các hình thức như: Tiền mặt VND, tiền gửi VND, tiền gửi ngoại tệ, séc chuyển khoản, séc bảo chi, L/C, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu,... Trong điều kiện tất cả các công việc phòng kế toán đều được tiến hành thủ công và bằng máy tính , với một khối lượng hợp đồng lớn hàng tháng, các khoản thanh toán, phải trả, phải thu bằng tiền … thì có thể đưa ra một nhận xét là Công ty có một cơ cấu tổ chức hoạt động vốn bằng tiền khá hiệu quả thể hiện ở các chỉ tiêu về khả năng thanh toán tức thời, tỷ suất thanh toán nhanh, tỷ suất vốn bằng tiền trong tổng tài sản của Công ty trong kết quả hoạt động kinh doanh. Hâu hết các hoạt động giao dịch của Công ty với khách hàng và với các nhà cung cấp đều được thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế mà hoạt động thanh toán vẫn trôi chảy và đảm bảo đúng tiến độ. Đây là một nỗ lực lớn của người làm công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán: Vì hoạt đồng kinh doanh chủ yếu của Công ty là mua bán hàng hoá. Do vậy, việc tách phần hành kế toán hàng hoá ra cho hai người phụ trách là hợp lý vì các nghiệp vụ mua bán hàng là rất nhiều. Hơn nữa, hai làm sẽ đảm bảo tính kiểm soát cao hơn. Khác với các doanh nghiệp khác, Công ty có nhu cầu về vốn lớn và có giao dịch nhiều với ngân hàng nên việc bố trí một kế toán ngân hàng là hợp lý. Tuy nhiên, có thể giảm bớt khối lượng công việc cho người kế toán chi phí bằng cách chia ra các phần nhỏ cho người khác phụ trách nếu có điều kiện. Quy mô của Công ty không lớn do vậy thực hiện hình thức báo sổ là hợp lý. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là phù hợp, áp dụng hình thức này có ưu điểm là căn cứ vào chứng từ gốc có cùng nội dung để lập các bản kê, vào cuối tháng cuối kỳ lập các bảng cân đối chứng từ , sổ tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái. Hình thức này không dễ thực hiện nhưng thích hợp áp dụng với loại hình kinh doanh như của Công ty. Các bộ phận kế toán đã ghi chép đầy đủ theo chức năng và nhiệm vụ được giao, sổ sách cập nhật gọn gàng. Hàng tháng kế toán tổng hợp đối chiếu số phát sinh dư cuối kỳ. Chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng đúng theo các mẫu mà Nhà nước quy định và tổ chức ghi cũng như luân chuyển chứng từ đúng theo quy định. Hệ thống sổ kế toán: Nhìn chung Công ty đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước nhưng để giảm bớt công việc, kế toán đã ghi sổ cái theo quý hay nhật ký chứng từ chỉ có một chữ ký của kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp). Báo cáo kế toán: Định kỳ, Công ty đã tiến hành lập các báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra Công ty còn thường xuyên tiến hành lập các báo cáo nhanh với mục đích là kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý hoặc các cổ đông khi có yêu cầu.Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, việc lưu chuyển tiền tệ là rất quan trọng. Vì vậy, mặc dù trước kia Nhà nước không bắt buộc nhưng hiện nay theo luật kế toán mới ban hành năm 2003 báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một trong bốn báo cáo tài chính bắt buộc của các doanh nghiệp kinh doanh, Công ty cũng đã nghiêm túc thực hiện ngay việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Trong hệ thống tài khoản của mình, Công ty đã không sử dụng một số tài khoản là do các nghiệp vụ hạch toán không cần dùng đến. Ví dụ như Công ty không sử dụng tiền đang chuyển để thanh toán giao dịch vì sử dụng tiền đang chuyển tạo điều kiện cho việc chiếm dụng vốn, vì Công ty là doanh nghiệp hoạt động thương mại việc để vốn tồn đọng hay bị chiếm dụng là làm trì trệ hoạt động; mà chỉ sử dụng tiền đang chuyển dưới hình thức là séc, tiền gửi, tiền mặt… Công ty cũng không sử dụng vốn bằng tiền là tín phiếu vì không có tính pháp lý cao, tín phiếu chỉ cần một chữ ký điều này dễ tạo điều kiện cho các gian lận. Đồng thời Công ty có quan hệ với nhiều ngân hàng do đó đã chủ động chi tiết các tài khoản 1121 và 1122 cho từng ngân hàng. Phương pháp tính giá của Công ty là phù hợp vì các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các mặt hàng có giá trị lớn. Việc theo dõi giá thực tế của từng mặt hàng là cần thiết. 2. Tồn tại: Hiện nay Công ty chưa tiến hành áp dụng các chuẩn mực kế toán mới ban hành: quyết định 234/2003/QĐ- BTC của Bộ Tài chính và thông tư TT89 mới ban hành vào công tác hạch toán kế toán, Công ty vẫn sử dụng tài khoản 711 để hạch toán các khoản thu nhập từ hoạt động tài chính. Khi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh là các khoản chi phí bán hàng nhưng Công ty đều hạch toán phản ánh vào tài khoản 642 (là các chi phí quản lý doanh nghiệp). Mặc dù, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất gần giống nhau, đều dùng để từ nhưng không thể đồng nhất là một. Khi cần tiến hành xem xét các khoản chi phí này khi đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ gặp khó khăn. Trên thực tế Công ty có thể lập các tài khoản cấp 2 để thuận tiện cho công tác kế toán nhưng các tài khoản cấp 2 phải tuân theo quy định của pháp luật và hợp lý. Trong hoạt động bán hàng để thuận tiện kế toán đã sử dụng tài khoản 133 GTGT để phản ánh thuế GTGT đầu ra. Tài khoản cấp 1- 133 được dùng để phản ánh thuế GTGT đầu vào. Công ty đã sử dụng tài khoản 333 rồi không cần sử dụng tài khoản 133 GTGT nữa. Công ty áp dụng phương pháp hạch toán theo tỷ giá thực tế ngoại tệ với các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ là hợp lý vì các nghiệp vụ này phát sinh không nhiều trong kỳ kế toán. Cuối kỳ, chênh lệch được phản ánh vào tài khoản 413. Theo phương pháp này khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh Còn ở Công ty đều thực hiện hạch toán theo một tỷ giá thống nhất. Cuối kỳ các chênh lệch được tính toán phản ánh vào tài khoản 413, chứ không phải là ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Ví dụ: Ngày 1/7/2003 Công ty xuất khẩu ZAO theo hợp đồng 01/2003 MA3-AS giá trị 90.000,00 USD, tỷ giá thực tế tại thời điểm đó là 15.520VND/1USD, nhưng khách hàng chưa thanh toán ngay. Kế toán tiến hành hạch toán vào sổ bán hàng tài khoản doanh thu theo tỷ giá là 15.520 VND/1USD đối ứng với tài khoản phải thu của khách hàng. Đến khi khách hàng thanh toán kế toán vẫn sử dụng tài tỷ giá là 15.520VND/1USD để hạch toán tăng tài khoản tiền ngoại tệ, giảm tài khoản phải thu của khách hàng. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty 1. Giải pháp 1: Nên đưa tin học ứng dụng vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty Trong điều kiện hiện nay, trên phạm vi toàn cầu cũng như ở nước ta, khoa học công nghệ rất phát triển và việc đưa tin học ứng dụng vào công tác hạch toán kế toán không còn là việc làm mới mẻ. Phòng kế toán nên coi đây là việc làm cần thiết. Để giúp cho việc cung cấp và sử lý thông tin được nhanh chóng kịp thời chính xác cũng như giảm bớt khối lượng công việc của phòng kế toán. Công ty cũng có những mặt thuận lợi để ứng dụng tin học vào công tác kế toán đó là sự quan tâm của lãnh đạo Công ty đến việc cải tiến công tác kế toán. Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán đều có khả năng sử dụng máy vi tính một cách độc lập. Công ty có mạng điện thoại nội bộ được kế nối mạng nội bộ hệ thống máy tính trong Công ty và mạng Internet toàn cầu. Bên cạnh những mặt thuận lợi còn có những khó khăn sau: Trên thị trường có nhiều phần mềm kế toán chuyên dùng Công ty phải lựa chọn phần mềm phù hợp nhất với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Hâu hết các phần mềm đều là sản phẩm của nước ngoài nên khi đưa vào áp dụng ở nước ta đều có ít nhiều hạn chế. 2. Giải pháp 2: Tiến hành thực hiện hạch toán kế toán theo chuẩn mực kế toán mới ban hành Các khoản thu nhập từ hoạt động tài chính như lãi tiền gửi thì phản ánh vào tài khoản 535 (Tài khoản thu nhập hoạt động tài chính), còn tài khoản 711 (Tài khoản thu nhập khác)dùng để phản ánh các khoản thu khác. Các khoản chi phí cho hoạt động tài chính phản ánh vào tài khoản 635 (Tài khoản chi phí hoạt động tài chính), chi phí khác vào tài khoản 811 (Tài khoản chi phí khác). 3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền Kế toán nên lập bảng theo dõi thanh toán thư tín dụng. Trong đó phản ánh tên ngân hàng mở L/C, chi phí để mở L/C, theo số hợp đồng nào, người thụ hưởng, mức L/C…, để qua đó theo dõi tình hình thanh toán bằng L/C một cách có hiệu quả Công ty không nên tiếp tục sử dụng tài khoản 131 GTGT để phản ánh thuế GTGT đầu ra. Đối với việc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế, như ví dụ trên ta phải tiến hành hạch toán như sau: Vào ngày 7/1/2003, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ bán hàng tài khoản doanh thu theo tỷ giá là 15.520 VND/1USD đối ứng với tài khoản phải thu của khách hàng. Đến khi khách hàng thanh toán ngày 15/01/2003 (ví dụ), tỷ giá ngày 15/01/2003 là 15.720VND/1USD kế toán phản ánh theo tỷ giá là 15.720VND/1USD để hạch toán tăng tài khoản tiền ngoại tệ, giảm tài khoản phải thu của khách hàng; phần chênh lệch do tỷ giá tăng được phản ánh vào tài khoản 413. (Đơn vị 1.000 đồng) TK 1122 TK 131 TK511 1414800 1396800 1396800 139680000 ` TK 413 18000 Kết luận Qua lý thuyết và thực tế em thấy rằng kế toán các nghiệp vụ thanh toán là một nội dung quan trọng trong tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội bởi vì hoạt động của Công ty là kinh doanh dịch vụ thương mại, có quan hệ giao dịch kinh doanh không chỉ trong phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi thế giới. Toàn bộ bản báo cáo này được trình bày thành 3 phần chính với mong muốn mang những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế; hơn nữa chính trong quá trình này em đã thu được những kết quả đáng kể về cả lý luận và thực tiễn trong công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung và tổ chức kế toán vốn bằng tiền nói riêng. Đây là kết quả của việc tìm hiểu các nghiệp vụ vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội. Do trình độ có hạn nên bản báo cáo này khó tránh khỏi sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ đạo của các thầy cô giáo trong khoa, phòng kế toán Công ty để có thêm hiểu biết và bản báo cáo này hoàn thiện hơn. Những ý kiến của em có thể là chưa thật sự cụ thể, chưa toàn diện song đó là những cố gắng nghiêm túc của em, em mong rằng nó sẽ góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền của Công ty. Trong quá trình thực hiện em đã nhận được sự hướng dẫn được sự hướng dẫn giúp đỡ chỉ bảo để hoàn thiện báo cáo. Cho phép em trân trọng gửi tới các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng kế toán của Công ty cổ phần Thiết bị phụ tùng Hà nội. Mục lục