Đề tài Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty cổ phần giao nhận và thương mại Viko

25 tháng 11 năm 2013. QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO “Về việc tăng tài sản cố định” Căn cứ vào giấy đề nghị trang bị xe ô tô tải đông lạnh đã đƣợc Giám đốc phê duyệt Xét đề nghị của văn phòng công ty. Theo đề nghị của bộ phận giao nhận. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay tăng tài sản gồm: - Một xe ô tô tải đông lạnh Honda – nguyên giá: 510.000.000 VNĐ - Thuộc hàng: Tài sản cố định - Loại: Phƣơng tiện vận tải Điều 2: Tăng tài sản cho bộ phận giao nhận sử dụng từ tháng 11 năm 2013. Điều 3: Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Các phòng ban liên quan có nhiệm vụ thi hành quyết định này. Nơi nhận: -Phòng Kế toán -Lƣu Giám đốc Công ty (đã ký) Thang Long University Library 38 Bảng 2.3. Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P Liên 2: Giao cho ngƣời mua Số : 0018673 Ngày 25 tháng 11 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Của hàng đại lý HEAD Hồng Phát Mã số thuế : 0200581023-002 Địa chỉ Điện thoại : 031 3551666 Họ tên ngƣời mua hàng: Bùi Vũ Tiến Tên đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại VIKO Địa chỉ: Phòng 504, số 23, phố Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. hà Nội Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0102303691 STT Đơn vị tính Số lƣợng 1 3 4 1 Bộ 1 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ: Năm trăm sáu mƣơi mốt triệu đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 51.000.000 561.000.000 Tên hàng hóa, dịch vụ 2 Xe ô tô tải đông lạnh Honda Số khung: 7B9516836 : Số 36 Trần Phú, Ngô Quyền, Hải Phòng 6=4x5 510.000.000 Đơn giá Thành tiền 5 510.000.000 Số máy: Y441983 Màu: Trắng 510.000.000 39 Bảng 2.4. Biên bản giao nhận TSCĐ CÔNG TY CP GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Trụ sở chính: P504, số 23, Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 04.35147707 - Fax: 04.35148587 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: BBGN 15/2013 Hải Phòng, ngày 25 tháng 11 năm 2013 Đại diện bên giao: Ông Nguyễn Việt Dũng Chức vụ: Trƣởng phòng bán hàng Đại diện bên nhận: Ông Bùi Vũ Tiến Chức vụ: Giám đốc Địa điểm giao nhận: Tại BP giao nhận của chi nhánh Hải Phòng của công ty Xác nhận việc giao nhận nhƣ sau: Phần 1: Tiến hành giao nhận ST T Tên TSCĐ ĐVT Số lƣợng Nƣớc sản xuất Năm sử dụng Đơn vị sử dụng Nguồn vốn Nguyên giá 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Xe ô tô tải đông lạnh Honda - màu trắng Chiếc 01 Việt Nam 2013 BPGN Vốn chủ sở hũu 510.000.000 Phần 2: Tài liệu kỹ thuật dụng cụ kèm theo STT ĐVT 1 3 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Bùi vũ Tiến Giá trị 5 Tên quy cách dụng cụ, phụ tùng 2 Số lƣợng 4 Thang Long University Library 40 Bảng 2.5. Thẻ tài sản cố định CÔNG TY CP GIAO NHẬN VÀ Mẫu số S12 - DNN THƢƠNG MẠI VIKO (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: T017 Ngày 25 tháng 11 năm 2013 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 10/2013 ngày 25 tháng 11 năm 2013 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Xe ô tô tải đông lạnh Honda 1,25 tấn Nƣớc sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất: 2012 Bộ phận quản lý, sử dụng: Bộ phận giao nhận Năm đƣa vào sử dụng: 2013 Số khung: 7B9516836 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày.... tháng.... năm .... Lý do đình chỉ:...................................................... Ngày tháng năm Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B 1 2 3 4 BBGN10 /2013 25/11/2013 510.000.000 2013 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT ĐVT Số lƣợng Giá trị A C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ..........Ngày.....tháng.....năm..... Lý do giảm:............................................................................... Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Giá trị hao mòn tài sản cố Diễn giải C Mua xe ô tô tải đông lạnh Số máy: Y441983 Số hiệu chứng từ Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng B Nguyên giá tài sản cố định 41 Bảng 2.6. Giấy báo nợ của ngân hàng Trong tháng 11/2013 Công ty còn mua thêm một TSCĐ là máy điều hòa LG vào ngày 27/11/2013 . Về quy trình và thủ tục hạch toán tƣơng tự nhƣ khi mua ô tô đông lạnh Honda ở trên. NGÂN HÀNG CÔNG THƢƠNG VIỆT NAM GIẤY BÁO NỢ Ngày 27 tháng 11 năm 2013 Ngƣời trả tiền : Công ty CP giao nhận và thƣơng mại VIKO Số tài khoản: 711A48277825 Địa chỉ: Ngân hàng công thƣơng Việt Nam Ngƣời thụ hƣởng: Cửa hàng đại lý HEAD Hải Phòng Số tài khoản: 0011001914636 Địa chỉ: Ngân hàng VIETCOMBANK Hải Phòng Địa chỉ ngƣời hƣởng: Số 36 Trần Phú, Ngô Quyền, Hải Phòng Số tiền: 561.000.000 VND Bằng chữ: Năm trăm sáu mƣơi mốt triệu đồng. Nội dung/REF: Thanh toán tiền mua ô tô đông lạnh Honda 1,25 tấn GIAO DỊCH VIÊN PHÒNG NGHIỆP VỤ Thang Long University Library 42 2.2.3. Kế toán nghiệp vụ giảm TSCĐ hữu hình Đối với nghiệp vụ giảm chủ yếu do thanh lý những TSCĐ đã hết khấu hao hoặc có thể nhƣợng bán những TSCĐ lạc hậu, lỗi thời để thay thế bằng những TSCĐ hiện đại hơn tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Để tiến hành thanh lý, nhƣợng bán công ty cần có những thủ tục sau: - Cấp dƣới trình lên cấp trên về tình trạng kỹ thuật của TSCĐ và đề nghị thanh lý. - Giám đốc căn cứ tình hình thực tế sẽ ra quyết định thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ - Kế toán căn cứ vào quyết định của Giám đốc, các Biên bản thanh lý tiến hành bàn giao TSCĐ thanh lý, nhƣợng bán, lập Hóa đơn GTGT và thực hiện các nghiệp vụ kế toán giảm TSCĐ trên sổ sách. Các chứng từ liên quan đến hoạt động thanh lý, nhƣợng bán gồm: - Biên bản thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ - Quyết định thanh lý, nhƣợng bán của giám đốc - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng. Ví dụ 2: Trong tháng 11/2013, Công ty quyết định thanh lý 1 xe ô tô Honda Civic. Tổng giá thanh lý (bao gồm cả thuế GTGT 10%), thu bằng tiền mặt là 20.000.000 VND. Các thông tin về xe thanh lý: Xe ô tô Honda Civic biển số 29Z-5349 đƣợc đƣa vào sử dụng từ năm 2007. Nguyên giá là 480.000.000 VND. Tại thời điểm thanh lý thì TCSĐ này đã khấu hao hết. Khi phát sinh nghiệp vụ giảm, kế toán TSCĐ phải khai báo thông tin về việc giảm TSCĐ và căn cứ vào các chứng từ kế toán hạch toán Nợ - Có lên phần mềm. Sau đó máy sẽ tự động xử lý ghi lên Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 214 và các sổ chi tiết có liên quan. Kế toán tiến hành hạch toán nhƣ sau: + Nợ TK 214: 480.000.000 Có TK 211: 480.000.000 + Nợ TK 1111: 20.000.000 Có TK 711: 18.181.818 Có TK 33311: 1.181.182 43 Bảng 2.7. Quyết định thanh lý TSCĐ của Giám đốc công ty CP Viko CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Số : 11/2013/QĐ-VIKO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Số : 10/2013 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC Hà Nội, ngày 06 tháng 11 năm 2013. GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2005 đã đƣợc Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005; Căn cứ Khoản 3, điều 36 Bộ luật lao động của nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; Căn cứ vào điều lệ Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko; Căn cứ Giấy đăng ký kinh doanh số 0103018141 thay đổi lần 2 ngày 24/6/2009 của Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko; Căn cứ BB 10/2013 về việc thanh lý xe ô tô Honda Civic mang biển số 29Z – 5349, QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Bán xe Honda biển số 29Z – 5349, số khung: RLHFD15217Y100697, Số máy: R18A 12950697 Cho Ông ĐINH ĐỨC LONG Số CMTND: 012489474 do công an Thành phố Hà Nội cấp ngày 6/7/2007 Nơi đăng ký hộ khẩu: số 7 K3, tổ 55, phƣờng Khƣơng Trung, Q. Thanh Xuân, Hà Nội. Điều 2: Mọi chi phí liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu do ông Đinh Đức Long chịu. Điều 3: Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Các phòng ban liên quan có nhiệm vụ thi hành quyết định này. Nơi nhận: -Phòng Kế toán -Lƣu Giám đốc Công ty (đã ký) Thang Long University Library 44 Bảng 2.8. Biên bản họp thanh lý TSCĐ của Hội đồng thành viên CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Số : 10/2013 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC BIÊN BẢN HỌP THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐINH CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Giấy chứng nhận ĐKKD số: 0103018141 Do phòng ĐKKD - Sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố Hà Nội cấp ngày 24/6/2009 Địa chỉ trụ sở chinh: Phòng 504, số 23, phố Láng Hạ, phƣờng Thành Công, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội Điện thoại: 04-35147707 Hôm nay, hồi 9h00 ngày 6/11/2013, tại trụ sở của Công ty, Hội đồng quản trị Công ty tiến hành cuộc họp theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT. Các thành viên HĐQT của công ty gồm: - Ông Lê Hoài Nam Chủ tịch Hội đồng quản trị- chủ trị cuộc họp - Ông Hoàng Anh Dũng Thành viên HĐQT - Ông Lê Hồng Hải Thành viên HĐQT Cùng thống nhất nội dung nhƣ sau: Do thời gian khấu hao của xe ô tô Honda Civic biển số 29Z-5349 đã hết thời hạn, đồng thời công ty cũng không có nhu cầu sử dụng, vì vậy Hội đồng thành viên đã thống nhất sẽ bán thanh lý chiếc xe ô tô nói trên. Biên bản đƣợc lập thành 03 bản, mỗi bản gồm 01 trang bằng tiếng việt, có giá trị pháp lý nhƣ nhau và có hiệu lực từ ngày ký. Lê Hoài Nam (đã ký) Hoàng Anh Dũng (đã ký) Lê Hồng Hải (đã ký) 45 Bảng 2.9. Biên bản thanh lý tài sản cố định hữu hình CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC Hà nội, ngày 06 tháng 11 năm 2013 BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Căn cứ vào Biên bản số 10/2013 ngày 06/11/2013 của Hội đồng thành viên Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko về việc thanh lý tài sản cố định. I- Ban thanh lý TSCĐ gồm: - Ông Lê Hoài Nam Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị - Trƣởng ban - Ông Bùi Vũ Tiến Chức vụ: Giám đốc – Phó ban - Bà Trƣơng Lệ Hằng Chức vụ: Kế toán trƣởng – Thƣ ký II- Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên: Xe ô tô Honda CIVIC 1.8L mang biển số 29Z- 5349 Nƣớc sản xuất: Việt Nam - Năm sản xuất: 2007 - Nguyên giá TSCĐ: 480.000.000 đồng - Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 480.000.000 đồng - Giá trị còn lại của TSCĐ: 0 đồng III- Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ: Do thời gian khấu hao TSCĐ đã hết, đồng thời công ty cũng không có nhu cầu sử dụng. Vì vậy, công ty quyết định bán thanh lý. IV- Kết quả thanh lý TSCĐ: - Chi phí thanh ký TSCĐ: 0 VND - Giá trị thu hồi: 20.000.000 VND ( Hai mƣơi triệu đồng chẵn./.) - Đã ghi giảm số TSCĐ ngày 06 tháng 11 năm 2013 Trƣởng ban Lê Hoài Nam (đã ký) Giám đốc Bùi Vũ Tiến (đã ký) Kế Toán Trƣởng Trƣơng Lệ Hằng (đã ký) Thang Long University Library 46 Bảng 2.10. Biên bản bàn giao xe thanh lý của công ty CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Trụ sở chính: Phòng 504, số 23, Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 04-35147707 – Fax: 04-35148587 BIÊN BẢN BÀN GIAO Ngày 06 tháng 11 năm 2013 Bên giao:CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Đại diện:Bùi Vũ Tiến Địa chỉ: Phòng 504, số 23, Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội Tel: 04-35147707 Fax: 04-35148587 Nội dung: STT Tên hạng mục Số lƣợng Số khung Số máy 1 Xe Honda Civic 1.8L màu xám bạc Biển số: 29Z-5349 1 RLHFD15217Y100697 R18A12950697 Biên bản này đƣợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị nhƣ nhau. Bên nhận (đã ký) Bên giao (đã ký) Bên nhận: ÔNG ĐINH ĐỨC LONG Số CMTND:012489474 do công an thành phố Hà Nội cấp ngày 6/7/2007 Địa chỉ: số 7 K3 Tổ 55, phƣờng Khƣơng Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội Tel: 0912 300 822 47 Bảng 2.11. Hóa đơn GTGT thanh lý xe CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Mã số thuế: 0102303691 Địa chỉ: Phòng 504-Số 23-Láng Hạ-Thành Công-Ba Đình-Hà Nội Điện thoại: 043.5147706/07 Fax: 043.5148586 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: VK/11P Liên 3: Lƣu nội bộ Số : 0000952 Ngày 6 tháng 11 năm 2013 Họ tên ngƣời mua hàng: Đinh Đức Long Tên đơn vị:.................................................................................................................................. Mã số thuế: ................................................................................................................................ Địa chỉ: Số 7 K3 Tổ 55, phƣờng Khƣơng Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản: ............................................. STT Đơn vị tính Số lƣợng 1 3 4 1 Cái 1 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ: Hai mƣơi triệu đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) 18.181.818 1.818.182 20.000.000 Số khung:RLHFD15217Y100697 Số máy:R18A12950697 Xuất bán ô tô Honda Civic 18.181.818 18.181.818 1.8L,biển số 29Z-5349 Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền 2 5 6=4x5 Thang Long University Library 48 Bảng 2.12. Phiếu thu tiền thanh lý xe ô tô Honda Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko Phòng 504, số 23, Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội Mẫu số 01-TT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính PHIẾU THU Ngày 6 tháng 11 năm 2013 Số: PT001/11/2013 Tài khoản đối ứng: 33311 711 1818182 18181818 Họ tên ngƣời nộp tiền: Đinh Đức Long Địa chỉ: Số 7, K3, tổ 55, P.Khƣơng Trung, Thanh Xuân, Hà Nội Lý do nộp: Nhƣợng bán ô tô Honda Civic-1.8L biển số 29Z-5349, số khung: RLHFD15217Y 100697, số máy: R18A12950697 Số tiền: 20.000.000 VND (Viết bằng chữ) Hai mƣơi triệu đồng chẵn./. Kèm theo: 1 Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ).............................................................................. ............................................................................................................................. ............ Lập ngày 06 tháng 11 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngƣời nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) 49 Bảng 2.13. Thẻ tài sản cố định của xe Honda Civic CÔNG TY CP GIAO NHẬN VÀ Mẫu số S12 - DNN THƢƠNG MAI VIKO (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: T002 Ngày 1 tháng 11 năm 2007 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số 03/2007 ngày 1 tháng 11 năm 2007 Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ: Ô tô honda Civic Số khung: RLHFD 15217Y 100697, số máy: R18A12950697, biển số: 29Z-5349 Nƣớc sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất: 2006 Bộ phận quản lý, sử dụng: Bộ phận giao nhận Năm đƣa vào sử dụng: 2007 Công suất thiết kế: 1,8L Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày.... tháng.... năm .... Lý do đình chỉ:...................................................... Ngày tháng năm Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B 1 2 3 4 BBGN0 3/2007 01/11/2007 480.000.000 2007 13.333.333 13.333.333 2008 80.000.000 93.333.333 2009 80.000.000 173.333.333 2010 80.000.000 253.333.333 2011 80.000.000 333.333.333 2012 80.000.000 413.333.333 2013 66.666.667 480.000.000 Dụng cụ phụ tùng kèm theo STT ĐVT Số lƣợng Giá trị A C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: BB10/2013 Ngày 6 tháng 11 năm 2013 Lý do giảm: Bán thanh lý ô tô Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Mua ô tô Honda Civic Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn tài sản cố định Diễn giải C Tên, quy cách dụng cụ phụ tùng B Thang Long University Library 50 2.2.4. Kế toán khấu hao TSCĐ hữu hình Nhân tố cơ bản thay đổi hiện trạng TSCĐ là sự hao mòn. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ không những giảm đi giá trị sử dụng mà còn giảm đi về mặt giá trị. Vì vậy, kế toán TSCĐ phải thực hiện tính và trích khấu hao. Khấu hao là một biện pháp nhằm khôi phục dần toàn bộ hoặc từng phần giá trị TSCĐ. Để đảm bảo việc trích khấu hao đúng phải xác định đúng các nhân tố ảnh hƣởng nhƣ: nguyên giá TSCĐ, chi phí thanh lý ƣớc tính, thời gian sử dụng, giá trị còn lại của TSCĐ, tỷ lệ khấu hao... Hiện nay, tại Công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko, kế toán đang tính và trích khấu hao theo từng tháng và tổng hợp vào cuối năm. Đối với những TSCĐ chƣa khấu hao hết đã hƣ hỏng thì giá trị còn lại phải thu hồi một lần. Đối với những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn sử dụng đƣợc thì không trích khấu hao nữa. Mức trích khấu hao trung bình năm của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng Hàng tháng, căn cứ vào mức trích khấu hao cơ bản đã xác định, kế toán tiến hành định khoản phân bổ cho các đối tƣợng sử dụng cụ thể: + Về nhà cửa văn phòng Công ty, phƣơng tiện, TSCĐ khác phục vụ cho bộ phận quản lý: phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) + Về phƣơng tiện vận tải, nhà kho và các TSCĐ khác phục vụ tại bộ phận giao nhận: phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154) Công việc này do máy tính tự động làm, căn cứ vào số liệu mà kế toán cập nhật vào máy khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng, giảm TSCĐ. Sau đó, kế toán lập và in ra bảng chi các nghiệp vụ khấu hao TSCĐ. Dƣới đây là mẫu bảng tính khấu hao tháng của Công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko (trích Bảng tính khấu hao tháng 11/2013) Mức trích khấu hao trung bình tháng của TSCĐ = Mức khấu hao trung bình năm 12 51 Bảng 2.14. Bảng tính khấu hao tháng 11/2013 của công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko Ủy ban nhân dân Thành phố Hà nội Công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko STT Tên TSCĐ Mã TSCĐ Ngày tính phân bổ Số năm SD Nguyên giá Giá trị khấu hao năm Số khấu hao kỳ này Hao mòn lũy kế kỳ này Giá trị còn lại (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=(6)/(5) (10) (11)=(9)+(10) (12)=(6)-(11) A Bộ phận quản lý kinh doanh 396.000.000 64.992.857 5.054.405 49.732.381 346.267.619 1 Máy photo Canon IR2422L TBQL01 01/01/2011 5 32.000.000 6.400.000 533.333 18.666.667 13.333.333 ... 4 Máy điều hòa LG TBQL04 27/11/2013 5 31.000.000 6.200.000 68.889 68.889 30.931.111 B Bộ phận giao nhận 7.170.549.669 925.587.786 72.275.173 3.120.805.967 4.049.743.702 ... 6 Xe ô tô tải 1,6 tấn PTVT06 15/07/2011 7 584.200.000 83.457.143 6.954.762 198.674.365 385.525.635 ... 13 Xe ô tô tải Honda (đông lạnh) PTVT10 25/11/2013 7 510.000.000 72.857.143 1.214.286 1.214.286 508.785.714 Cộng 7.566.549.669 990.580.643 77.329.577 3.170.538.348 4.396.011.321 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Lê Quỳnh Nga Trƣơng Lệ Hằng BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tháng 11/2013 Thang Long University Library 52 2.2.5. Kế toán sửa chữa TSCĐ hữu hình Để duy trì năng lực hoạt động cho TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng thì công ty cần phải sửa chữa, bảo dƣỡng TSCĐ. Để quản lý chặt chẽ tình hình sửa chữa TSCĐ cần phải có dự toán chi phí sửa chữa, cần ghi chép theo dõi chặt chẽ và kiểm tra thƣờng xuyên tình hình chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa. 2.2.5.1. Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ hữu hình Sửa chữa thƣờng xuyên xảy ra với những TSCĐ có giá trị nhỏ nhƣ bảo dƣỡng, thay thế một số phụ tùng đối với một số phƣơng tiện vận tải, sửa chữa máy vi tính, thiết bị văn phòng, sửa chữa nhà làm việc... thƣờng chi phí phát sinh ít. Do đó, toàn bộ chi phí sửa chữa thƣờng xuyên công ty tập hợp trực tiếp vào các tài khoản chi phí của bộ phận có TSCĐ sửa chữa. Ví dụ 3: Ngày 18/11/2013 Công ty tiến hành sửa chữa bộ phận làm lạnh của chiếc xe ô tô tải (lạnh) đƣợc đƣa vào sử dụng từ ngày 01/09/2008 có nguyên giá là 420.840.000 đồng. Tổng chi phí sửa chữa là 1.100.000 (đã bao gồm thuế GTGT 10%) Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán hạch toán vào phần mềm nhƣ sau: Nợ TK 6423: 1.000.000 Nợ TK 1331: 100.000 Có TK 1111: 1.100.000 Dƣới đây là chứng từ gốc kèm theo: Phiếu chi tiền (Bảng 2.15), Hóa đơn GTGT (Bảng 2.16) 53 Bảng 2.15. Phiếu chi tiền bảo trì sửa chữa xe ô tô tải Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại VIKO Phòng 504, số 23, Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội Mẫu số 02-TT Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính PHIẾU CHI Ngày 18 tháng 11 năm 2013 Số: PC010/11/2013 Tài khoản đối ứng: 154 1331 1.000. 000 100. 000 Họ tên ngƣời nộp tiền: Lê Quỳnh Nga Địa chỉ: Phòng kế toán Lý do nộp: Bảo trì sửa chữa bộ phận làm lạnh của xe ô tô tải (lạnh) Số tiền: 1.100.000 VND (Viết bằng chữ) Một triệu một trăm nghìn đồng chẵn./. Kèm theo: 1 Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ).............................................................................. ............................................................................................................................. ............ Lập ngày 18 tháng 11 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngƣời nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Thang Long University Library 54 Bảng 2.16. Hóa đơn bảo dƣỡng sửa chữa xe ô tô tải HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: MA/12P Liên 2: Giao cho ngƣời mua Số : 0000197 Ngày 18 tháng 11 năm 2013 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH MAI ANH Địa chỉ Điện thoại : (031) 3518669 Mã số thuế: 0105940368 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại VIKO Địa chỉ: Phòng 504, số 23, phố Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. hà Nội Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0102303691 STT Đơn vị tính Số lƣợng 1 3 4 1 Chiếc 1 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ: Một triệu một trăm nghìn đồng chẵn./. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) : Số 280 Nguyễn Văn Linh-Dƣ Hàng Kênh-Lê Chân-Hải Phòng Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền 2 5 6=4x5 Sửa chữa bộ phận làm 1.000.000 1.000.000 lạnh của xe ô tô tải 1.000.000 100.000 1.100.000 55 2.2.5.1. Sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình Hiện nay, công tác sửa chữa lớn TSCĐ tại công ty chủ yếu là đi thuê ngoài và công ty không thực hiện việc trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Ví dụ 4: Ngày 2/11/2013, Công ty thuê Công ty lắp máy Việt Nam sửa chữa một xe đầu kéo Dongfeng 29L-6505 và đã hoàn thành bàn giao vào ngày 29/11/2013. Tổng giá trị sửa chữa là 33.660.000 đồng trong đó thuế GTGT 10%. Căn cứ trên những chứng từ mà bên đƣợc thuê sửa chữa giao, kế toán công ty tiến hành nhập dữ liệu vào máy với những hạch toán sau: - Tập hợp chi phí sửa chữa: Nợ TK 2413: 30.600.000 Nợ TK 1331: 3.060.000 Có TK 331: 33.660.000 - Khi sửa chữa hoàn thành: Nợ TK 242: 30.600.000 Có TK 2413: 30.600.000 - Đối với số chi phí này, kế toán sẽ tiến hành phân bổ trong 6 tháng. Và nghiệp vụ phân bổ này cũng sẽ đƣợc máy tính xử lý tự động sau khi kế toán nhập đầy đủ dữ liệu vào phần mềm. Hàng tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động phân bổ chi phí và ghi lên sổ nhật ký chung sau khi kế toán thực hiện thao tác chọn phân bổ: Nợ TK 6423: 5.100.000 Có TK 242: 5.100.000 Thang Long University Library 56 Bảng 2.17. Quyết định sửa chữa TSCĐ hữu hình CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Số : 09/2013/QĐ-VIKO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO Số : 10/2013 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC Hà Nội, ngày 02 tháng 11 năm 2013. QUYẾT ĐỊNH “Về việc sửa chữa tài sản cố định” Căn cứ vào tờ trình đề nghị sửa chữa TSCĐ của ông Đinh Thế Cƣờng, chức vụ lái xe 29L- 6505 và biên bản kiểm tra của phòng giao nhận vào ngày 15 tháng 10 năm 2013. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Giao cho phòng giao nhận liên hệ và kiểm tra trong suốt quá trình sửa chữa xe ô tô đầu kéo Dongfeng mang biển số 29L - 6505 Điều 2: Trƣởng phòng giao nhận và quản lý xe phải có nhiệm vụ kiểm tra chặt chẽ quá trình sửa chữa trƣớc khi tiến hành bàn giao đƣa vào sử dụng. Điều 3: Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Các phòng ban liên quan có nhiệm vụ thi hành quyết định này. Nơi nhận: - Điều 3 - Lƣu Giám đốc Công ty Bùi Vũ Tiến 57 Bảng 2.18. Hóa đơn sửa chữa TSCĐ hữu hình HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/12P Liên 2: Giao cho ngƣời mua Số : 0000287 Ngày 29 tháng 11 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM Địa chỉ Điện thoại : 04 8633067 Mã số thuế: 0104940762 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại VIKO Địa chỉ: Phòng 504, số 23, phố Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. hà Nội Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0102303691 STT Đơn vị tính Số lƣợng 1 3 4 1 Chiếc 1 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền bằng chữ: Ba mƣơi ba triệu sáu trăm sáu mƣơi nghìn đồng chẵn./. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 30.600.000 3.060.000 33.660.000 Sửa chữa xe đầu kéo 30.600.000 30.600.000 Dongfeng, BS 29L6505 : 124 - Minh khai - Hai Bà Trƣng - Hà Nội Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền 2 5 6=4x5 Thang Long University Library 58 Bảng 2.19. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành CÔNG TY CP GIAO NHẬN VÀ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THƢƠNG MẠI VIKO Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Số: 16/ 2013 Hà nội, ngày 29 tháng 11 năm 2013 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH Căn cứ quyết định số 09/QĐ-SCTSCĐ ngày 2/11/2013 của Giám đốc Công ty cổ phần giao nhận và thƣơng mại VIKO về việc đƣa TSCĐ ra sửa chữa lớn. Chúng tôi gồm: - Bùi Vũ Tiến - Giám đốc Công ty CP giao nhận và thƣơng mại VIKO - Đại diện bên có TSCĐ - Đinh Thế Cƣờng - Ngƣời quản lý xe 29L-6505 - Đại diện bên có TSCĐ - Phạm Quốc Hùng - Tổ trƣởng tổ lắp máy - Đại diện bên giao TSCĐ Chúng tôi tiến hành kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ nhƣ sau: - Tên TSCĐ, mã hiệu: Xe đầu kéo Dongfeng biển số 29L-6505 -Bộ phận quản lý sử dụng TSCĐ: Bộ phận giao nhận - Bộ phận phụ trách sửa chữa TSCĐ: Công ty lắp máy Việt Nam Đơn vị tính : VND Tên phƣơng tiện sửa chữa Kết quả kiểm tra Xe đầu kéo Dongfeng 29L-6505 Đảm bảo chất lƣợng Kết luận: Thiết bị đã đƣợc sửa chữa đảm bảo chất lƣợng, có thể đƣa vào sử dụng. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (đã ký) (đã ký) Đại tu máy, gầm 25.000.000 33.660.000 Nội dung công việc sửa chữa Giá trị dự toán Chi phí thực tế 59 2.2.6. Kế toán kiểm kê TSCĐ hữu hình Cuối năm tiến hành kiểm kê TSCĐ toàn công ty (TSCĐ dùng cho văn phòng và dùng cho hoạt động kinh doanh). Theo quy định của đơn vị, khi tiến hành kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê TSCĐ do Giám đốc quy định. Nhất thiết phải có sự đại diện của các phòng ban liên quan: phòng kế toán, bộ phận sử dụng TSCĐ ; đối chiếu số liệu kế toán ghi trên sổ sách nhằm phát hiện ra TSCĐ thừa hoặc thiếu, đánh giá chất lƣợng TSCĐ. Sau khi kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê. 2.2.7. Tổ chức kế toán TSCĐ hữu hình Hiện nay, công ty không mở “Sổ TSCĐ theo dõi tại đơn vị sử dụng” cho từng đơn vị, bộ phận mà theo dõi chung tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình của công ty tại phòng kế toán. Việc hạch toán chi tiết tại phòng kế toán diễn ra nhƣ sau: Mọi TSCĐ trong công ty đều có bộ hồ sơ riêng gồm: Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua TSCĐ và các chứng từ có liên quan khác. Để tiện cho việc quản lý và sử dụng, TSCĐ hữu hình ở công ty đƣợc phân loại, thống kê, đánh số và đƣợc theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng ghi TSCĐ và đƣợc phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Sau đây là mẫu sổ theo dõi TSCĐ (Trích Sổ tài sản cố định Tháng 11/2013 – Công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko) Thang Long University Library 60 Bảng 2.20. Sổ theo dõi tài sản cố định tại công ty CP Viko (Nguồn: Phòng kế toán) Công ty CP giao nhận và thƣơng mại VIKO Mẫu số S10-DNN P504, số 23, Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) Số Ngày tháng Tỷ lệ KH (%) Mức khấu hao Số hiệu Ngày tháng 1 T001 01/08/2007 Nhà kho Việt Nam 01/08/2007 NK01 1.167.830.000 5 77.855.333 2 T002 01/11/2007 Xe ô tô Honda Civic Việt Nam 01/11/2007 PTVT01 480.000.000 17 80.000.000 480.000.000 BB10/ 2013 06/11/2013 Thanh Lý ... 17 T017 25/11/2013 Xe ô tô tải Honda (đông lạnh) Việt Nam 25/11/2013 PTVT10 510.000.000 14 72.857.143 18 T018 27/11/2013 Máy điều hòa LG Thái Lan 27/11/2013 TBQL04 31.000.000 20 6.200.000 Cộng 8.046.549.669 997.723.500 480.000.000 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Lê Quỳnh Nga Trƣơng Lệ Hằng SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tháng 11/2013 Nguyên giá Ghi tăng tài sản cố định hữu hình Khấu hao tài sản cố định Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Khấu hao năm Chứng từSố KH đã trích tính đến khi ghi giảm TSCĐ Lý do giảm TSCĐ ST T Tên TSCĐ Nƣớc sản xuất Ngày đƣa vào sử dụng Mã TSCĐ 61 Sổ chi tiết tài khoản sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế cụ thể theo từng tài khoản. Đồng thời, trong sổ chi tiết cũng phải thể hiện đƣợc số dƣ đầu kỳ, số phát sinh và số dƣ cuối kỳ đối với từng tài khoản. Sổ chi tiết đƣợc mở đến hết niêm độ kế toán và đƣợc phản ánh theo từng trang sổ, mỗi trang sổ ngƣời lập chỉ cần ký nháy để tiện cho việc theo dõi, quản lý và cuối kỳ kế toán trƣởng xác nhận. Bảng 2.21. Sổ chi tiết tài khoản 211 (Nguồn: Phòng kế toán) Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội Mẫu số: S20-DNN Công ty cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT Tài khoản 211-Phƣơng tiện vận tải Tháng 11/2013 Đơn vị tính: VND Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 5.617.919.669 Phát sinh trong kỳ BBTL10/ 2013 06/11/2013 Thanh lý xe ô tô Honda Civic biển số 29Z-5349 214 480.000.000 BBGN15 /2013 25/11/2013 Mua xe ô tô tải đông lạnh 331 Cộng số phát sinh 510.000.000 480.000.000 Số dƣ cuối kỳ 5.647.919.669 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dƣ Thang Long University Library 62 Bảng 2.22. Sổ Nhật ký chung Mẫu S03a-DNN Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Công ty cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Đơn vị tính: VND Số hiệu Ngày tháng Nợ Có PKT 06/11/2013 214 480.000.000 211 480.000.000 PT001/11 /2013 06/11/2013 1111 20.000.000 711 18.181.818 3331 1.818.182 PC003/11 /2013 06/11/2013 3312 40.000.000 1111 40.000.000 PC004/11 /2013 07/11/2013 6422 890.747 1331 89.075 1111 979.822 PC005/11 /2013 09/11/2013 6422 573.636 1331 57.364 1111 631.000 PC005/ VND 09/11/2013 1361 30.000.000 1121 30.000.000 HĐ 0000288 18/11/2013 6422 280.000 PC009/11 /2013 133 28.000 1111 308.000 Thanh lý xe ô tô Honda Civic biển số 29Z-5349 Thu từ thanh lý tài sản cố định Thanh toán phí chi hộ Viglacera phí làm hàng TT cƣớc viễn thông T10/2013 - HĐ231719 TT cƣớc chuyển phát nhanh - Hà Phƣơng - HD0000527 Chuyển khoản cho chi nhánh Hải Phòng Bảo trì sửa chữa máy tính và đổ mực máy photocopy Chứng từ Số phát sinh Diễn giải Số hiệu tài ..... ..... 63 (Nguồn: Phòng kế toán) HĐ 0000197 18/11/2013 6423 1.000.000 PC010/11 /2013 1331 100.000 1111 1.100.000 BBGN15/ 2013 25/11/2013 211 510.000.000 1332 51.000.000 331 561.000.000 GBC 25/11/2013 331 561.000.000 1121 561.000.000 BBGN16/ 2013 27/11/2013 211 31.000.000 1332 3.100.000 112 34.100.000 HĐ 0001387 29/11/2013 2413 30.600.000 1331 3.060.000 331 33.660.000 BBGN16 /2013 29/11/2013 242 33.660.000 2413 33.660.000 BTKH 30/11/2013 6422 5.054.405 154 72.275.173 214 77.329.577 Mua điều hòa LG Tập hợp chi phí sửa chữa Khi bàn giao sản phẩm hoàn thành Trích khấu hao TSCĐ Sửa chữa bộ phận làm lạnh của xe ô tô tải Mua xe tải đông lạnh Honda 1,25 Tấn TT tiền mua xe tải theo HĐ0018673 ..... ..... ..... Thang Long University Library 64 Bảng 2.23. Sổ cái tài khoản 211 (Nguồn: Phòng kế toán) Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội Mẫu số: S03b-DNN Công ty cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 211- Tài sản cố định Tháng 11/2013 Đơn vị tính: VND Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 7.505.549.669 Phát sinh trong kỳ BBTL10/ 2013 06/11/2013 Thanh lý xe ô tô Honda Civic biển số 29Z-5349 214 480.000.000 BNGN15 /2013 25/11/2013 Mua xe ô tô tải đông lạnh 331 510.000.000 BBGN16 /2013 27/11/2013 Mua điều hòa LG 112 31.000.000 Cộng số phát sinh 541.000.000 480.000.000 Số dƣ cuối kỳ 7.566.549.669 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dƣ 65 Bảng 2.24. Sổ cái tài khoản 214 (Nguồn: Phòng kế toán) Mẫu số: S03b-DNN Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Công ty cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 214- Hao mòn tài sản cố định Tháng 11/2013 Đơn vị tính: VND Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 3.093.208.771 Phát sinh trong kỳ BBTL10 /2013 06/11/2013 Thanh lý xe ô tô Honda biển số 29Z-5349 214 480.000.000 PKT 30/11/2013 Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý 214 5.054.405 PKT 30/11/2013 Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận giao nhận 214 72.275.173 Cộng số phát sinh 480.000.000 77.329.577 Số dƣ cuối kỳ 3.170.538.348 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dƣ Thang Long University Library 66 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CP GIAO NHẬN VÀ THƢƠNG MẠI VIKO 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán tài sản cố định tại công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko 3.1.1. Ưu điểm Trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ khi thành lập đến nay, công ty đã trải qua không ít những khó khăn, thử thách để tồn tịa và phát triển. Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã từng bƣớc tháo gỡ những khó khăn, vƣợt qua thử thách, dần khẳng định vị thế của chính mình. Trong đó công tác kế toán của công ty đã khẳng định đƣợc thực sự là công cụ đắc lực phục vụ cho ban quản trị của công ty trong việc kiểm tra giám sát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Và giúp cho ban quản trị có những chủ trƣơng phát triển hay biện pháp tích cực để khắc phục những điểm còn yếu kém trong công tác quản lý và trong việc điều hành mọi hoạt động kinh doanh. Công ty không ngừng mở rộng thi trƣờng kinh doanh đến các vùng tiềm năng, đồng thời có các biện pháp chăm sóc, quan tâm đối với khách hàng quen thuộc. Đó là kết quả phấn đấu bền bỉ, liên tục trong thời gian qua của toàn công ty. - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty tổ chức một cách hợp lý, hoạt động có nề nếp. Các cán bộ kế toán nhiệt tình, yêu nghề, tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán hiện hành và vận dụng một cách linh hoạt, khoa học. Các nhân viên kế toán đƣợc phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công nhƣ vậy rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hóa trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành rất nhanh chóng và đầy đủ nên việc cung cấp số liệu, các báo cáo cho nhà quản lý công ty luôn chính xác và kịp thời, giúp đem lại hiệu quả cao. - Về sổ sách chứng từ: Công ty áp dụng theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là lựa chọn phù hợp với loại hình hoạt động và quy mô của công ty. Hình thức kế toán này đơn giản về quy trình hạch toán, thuận tiện trong việc ghi chép, xử lý số liệu kế toán, hạn chế đƣợc lƣợng sổ sách cồng kềnh giúp ban lãnh đạo công ty thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh một cách thuận lợi và dễ dàng, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công công tác. Đặc biệt công tác kế toán còn có sự 67 hỗ trợ của công nghệ thông tin nên giảm nhẹ khối lƣợng công việc, không phải làm thủ công nhƣ: tính toán, ghi chép... nhƣng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, phù hợp với các yêu cầu quản lý của công ty. Ngoài ra, các sổ chi tiết tài khoản đƣợc ghi chép tỉ mỉ, tách biệt từng khách hàng hoặc tài sản... giúp việc theo dõi cũng nhƣ ghi chép đƣợc dễ dàng và thuận lợi hơn. Hệ thống chứng từ, sổ sách đƣợc luân chuyển, lƣu trữ một cách hợp lý, khoa học và ngăn nắp tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, lƣu trữ, bảo quản cũng nhƣ việc hạch toán nghiệp vụ phát sinh đƣợc nhanh chóng, kịp thời, chính xác. - Về phân loại TSCĐ hữu hình Công ty đã tiến hành phân loại theo đặc trƣng kỹ thuật kết hợp với hình thái biểu hiện là hoàn toàn hợp lý, phản ánh đúng tình hình TSCĐ ở công ty. Nhờ đó, việc phân loại sẽ giúp cho công ty có cái nhìn tổng thể về TSCĐ để từ đó có đƣợc phƣơng hƣớng cân đối, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Thông qua cách phân loại này, công ty quản lý chặt chẽ đƣợc TSCĐ một cách cụ thể, chi tiết và sử dụng hiệu quả. Đối với những TSCĐ qua mua sắm, đặc biệt là các phƣơng tiện vận tải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty luôn nghiên cứu kế hoạch trƣớc khi mua vào và đem đi sử dụng nên những tài sản này luôn đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Đối với những TSCĐ đnag sử dụng tại công ty đƣợc quản lý chặt chẽ cả về mặt giá trị và hiện vật. - Về tổ chức công tác kế toán TSCĐ hữu hình Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng, giảm TSCĐ công ty đều phản ánh đúng, kịp thời và chính xác theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Hàng tháng, công ty đều lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ chính xác cho từng tài sản đến từng đơn vị sử dụng. Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán khấu hao theo TT 45/2013/TT-BTC và áp dụng khấu hao đƣờng thẳng, tiến hành trích khấu hao theo tháng, tỷ lệ kháu hao tùy từng tài sản, phản ánh đúng số khấu hao phải tính và phân bổ vào đối tƣợng sử dụng TSCĐ. Vào thời điểm cuối năm tài chính, kế toán của công ty tiến hành kiểm kê từng loại TSCĐ tại từng bộ phận sử dụng; đối chiếu giá trị TSCĐ hiện có theo kiểm kê với giá trị TSCĐ theo sổ sách để phát hiện thừa hay thiếu để lập phiếu kiểm kê cho từng tài sản. Qua đó, Công ty có thể quản lý chặt chẽ tình hình biến động TSCĐ. Thang Long University Library 68 3.1.2. Nhược điểm Nhìn chung, công tác kế toán của công ty Viko là tốt, thực hiện đúng các chế độ kế toán hiện hành, áp dụng một cách linh hoạt, hợp lý. Song bên cạnh những ƣu điểm trên, công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: - Về việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Công ty chƣa tiến hành trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chính vì thế trong năm 2013 phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ mà không có kế hoạch trích trƣớc, mọi chi phí phát sinh đƣợc tập hợp vào TK 2413 và phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Về việc sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán Kế toán của công ty đã và đang thực hiện kế toán trên máy vi tính, kết hợp thực hiện trên chƣơng trình phần mềm kế toán máy Easy Accounting và cả trên Excel. Nhƣng em thấy việc áp dụng trên máy tình còn hạn chế, chƣa sử dụng hết các chức năng của phần mềm kế toán máy và chƣa tận dụng hết sự tối ƣu của máy tính. Đối với một số phần nhân viên kế toán vẫn phải làm thủ công do đó dẫn tới sự chồng chéo không khớp giữa các sổ. - Về kế toán khấu hao TSCĐ hữu hình: Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình mà Công ty đang áp dụng là phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng đối với tất cả các loại TSCĐ. Việc tính khấu hao ở công ty đã đƣợc thực hiện theo đúng quy định. Tuy nhiên, việc áp dụng duy nhất một phƣơng pháp khấu hao này cho tất cả các loại TSCĐ là chƣa hợp lý. TSCĐ trong công ty thuộc nhiều loại đƣợc sử dụng với các mục đích khác nhau cũng nhu mức độ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau. Đồng thời, trong qua trình sử dụng, tác động của hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình cũng nhƣ lợi ích kinh tế mà các tìa sản mang lại cũng không giống nhau. Do vậy, tồn tại này làm cho chậm thời gian thu hồi vốn đầu tƣ đối với các máy móc thiết bị, cũng nhƣ phƣơng tiện vận tải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Từ những yếu tố trên dễ dẫn đến khả năng bị lạc hậu khi đã khấu hao hết, thậm chí bị cũ đi ngay khi chƣa thu hồi đủ vốn đầu tƣ. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại công ty CP giao nhận và thƣơng mại Viko 3.2.1. Phương hướng hoàn thiện kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty CP Viko 69 Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty CP Viko luôn tìm mọi biện pháp để làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải Logistics, tài sản cố định có vai trò quan trọng. Bởi vậy, công tác kế toán TSCĐ luôn phải phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lƣợng, giá trị TSCĐ, tình hình tăng giảm TSCĐ của công ty. Nhờ đó, kế toán sẽ có thể đƣa ra những thông tin, những ý kiến tham mƣu cho ban Giám đốc để kiểm tra, giám sát việc bảo quản, bảo dƣỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tƣ mới TSCĐ nhất là phƣơng tiện vận tải. Bên cạnh đó, công tác kế toán TSCĐ còn một số tồn tại nhƣ về việc trích trƣớc chi phí sử chữa lớn TSCĐ, phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ... phần nào làm giảm ảnh hƣởng của việc theo dõi TSCĐ và tính toán chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc hoàn thiện và thực hiện tốt công tác kế toán TSCĐ là một vấn đề cần thiết đáng quan tâm của ban Giám đốc công ty cũng nhƣ là trách nhiệm của cán bộ kế toán. Để hoàn thiện kế toán TSCĐ hữu hình, công ty đã lập ra các kế hoạch sử dụng cụ thể đối với từng loại TSCĐ đƣa vào sản xuất: - Luôn thực hiện đúng quy chế sử dụng và bảo dƣỡng TSCĐ nhằm nâng cáo hiệu lực hoạt động. Hàng tháng, công ty tiến hành bảo dƣỡng máy móc và phƣơng tiện vận tải để tăng hiệu năng sử dụng. - Tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị, hiệu suất sử dụng cho các phƣơng tiện vận tải, tránh tình trạng có phƣơng tiện vận tải không hoạt động. - Công việc kế toán khấu hao trích khấu hao và thôi trích khấu hao TSCĐ đƣợc tiến hành chặt chẽ, đúng tiêu chuẩn của thông tƣ số 45/2013/TT-BTC đƣợc ban hành ngày 25/4/2013 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. 3.2.2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình Qua thời gian thực tập tại công ty, đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán, em đã nắm bắt đƣợc một số tình hình cơ bản về công tác sử dụng và kế toán TSCĐ của công ty. Mặc dù vốn kiến thức còn hạn chế nhƣng em cũng xin đƣa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại công ty CP Viko. 3.2.2.1. Về sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ hữu hình Do đặc thù nghề nghiệp nên máy móc thiết bị của công ty dễ bị oxy hóa, cũng nhƣ hỏng hóc thƣờng xuyên. Vì vậy công ty cần có kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dƣỡng thƣờng xuyên để nâng cao chất lƣợng máy móc thiết bị và kéo dài thời gian sử dụng của sản phẩm, tránh không để TSCĐ bị hỏng hóc bất thƣờng, hay hỏng trƣớc Thang Long University Library 70 thời gian quy định. Một khi TSCĐ hữu hình của công ty đƣợc đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật nó sẽ mang lại sự an toàn về tính mạng cho cán bộ công nhân viên trong công ty, mang lại niềm tin cho khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. 3.2.2.2. Về việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình Do khối lƣợng sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình tại công ty nhiều, chi phí phát sinh lớn. Theo em, để tránh cho giá thành trong kỳ có nghiệp vụ phát sinh sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình làm biến động đột ngột, công ty nên trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn. Khi tiến hành trích trƣớc chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào chi phí kinh doanh theo dự toán, kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm máy tính định khoản sau: Nợ TK 154: trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận giao nhận Nợ TK 6422: trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận quản lý kinh doanh Có TK 335: chi phí phải trả Và khi công việc sửa chữa diễn ra, kế toán cũng tiến hành tập hợp chi phí trên TK 2413, rồi khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán ghi giá thành thực tế của công việc sửa chữa và tiến hành kết chuyển. Trƣờng hợp có trích trƣớc sửa chữa lớn theo kế hoạch: + Nếu số trích trƣớc nhỏ hơn chi phí thực tế: Nợ TK 335: Chi phí trích trƣớc Nợ TK 154, 6422: Phần trích thiếu Có TK 2413: Chi phí thực tế phát sinh + Nếu số trích trƣớc lớn hơn chi phí thực tế: Nợ TK 335: Chi phí trích trƣớc Có TK 154, 6422: Phần trích thừa Có TK 2413: Chi phí thực tế phát sinh Ngoài ra còn trƣờng hợp sửa chữa lớn ngoài kế hoạch, bƣớc đầu tiên cần phản ánh lên tài khoản chi phí trả trƣớc dài hạn hoặc ngắn hạn (242 ,142) ; bƣớc tiếp theo tiến hành phân bổ vào chi phí sửa chữa của bộ phận có TSCĐ sửa chữa. 71 Nếu công ty áp dụng phƣơng pháp trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thì trƣờng hợp sửa chữa lớn TSCĐ, trong đó chi phí trích trƣớc là 25.000.000 đồng sẽ đƣợc hạch toán lại nhƣ sau: - Trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn: Nợ TK 154: 25.000.000 Có TK 335: 25.000.000 - Chi phí phát sinh thực tế: Nợ TK 2413: 30.600.000 Nợ TK 1331: 3.060.000 Có TK 331: 33.660.000 - Khi sửa chữa lớn hoàn thành, do số trích nhỏ hơn chi phí thực tế phát sinh nên cần hạch toán nhƣ sau: Nợ TK 335: 25.000.000 Nợ TK 154: 5.600.000 Có TK 2413: 30.600.000 3.2.2.3. Về công tác kế toán máy tại công ty CP Viko Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin, nhiều phần mềm kế toán đã và đang đƣợc ứng dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Cùng sự trợ giúp của máy tính và các phần mềm kế toán đã giúp cho các kế toán viên phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính xác, nhanh chóng, giảm bớt đƣợc khối lƣợng công việc kế toán. Hiện nay, phòng kế toán của công ty Viko cũng đang ứng dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán Easy Accounting nhƣng chƣa sử dụng hết các tính năng của các phần mềm này. Vì vậy, để có thể thực hiện hết đƣợc những chức năng của phần mềm kế toán máy và phát huy đƣợc hết hiệu quả của kế toán máy, công ty cần đầu tƣ cho cán bộ kế toán đi học để nâng cao kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm này, hạn chế tối đa việc hạch toán thủ công cũng nhƣ có thể khai thác hết tính năng ƣu việt của máy tính. Có nhƣ vậy, công tác kế toán của công ty mới đƣợc đảm bảo một cách chính xác và nhanh chóng. Thang Long University Library 72 3.2.2.4. Về kế toán khấu hao TSCĐ hữu hình Với việc áp dùng một phƣơng pháp tính khấu hao cho tất cả các loại TSCĐ trong công ty là chƣa hợp lý, vì vậy công ty có thể lựa chọn phƣơng pháp phù hợp với từng loại tài sản. Điều này cũng đã đƣợc Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 ban hành và các quy định hiện hành cho phép đối với các doanh nghiệp. Công ty có thể áp dụng các phƣơng pháp khấu hao TSCĐ theo hƣớng sau: - Nhà cửa, vật kiến trúc áp dụng phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng. - Máy móc thiết bị, đặc biệt là các phƣơng tiện vận tải tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh áp dụng phƣơng pháp khấu hao theo số dƣ giảm dần có điều chỉnh để có thể nhanh chóng thu hồi đƣợc vốn đầu tƣ để tái đầu tƣ các máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải. Điều này giúp hạn chế đƣợc bất lợi của hao mòn vô hình đồng thời cũng hạn chế đƣợc rủi ro khi có tổn thất xảy ra. Ví dụ: TSCĐ là phƣơng tiện vận tải, xe tải Honda 1,25 tấn đƣợc mua về ngày 25/11/2013 có nguyên giá là 510.000.000 đồng. Nếu đƣợc trích khấu hao theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần, khấu hao TSCĐ đó sẽ đƣợc tính nhƣ sau: Tỷ lệ khấu hao đƣờng thẳng = 1 X 100 = 14,3% 7 Tỷ lệ khấu hao nhanh = 14,3% X 2,5 = 35,75% Nhƣ vậy, mức khấu hao TSCĐ tinh theo phƣơng pháp số dƣ giảm dần theo các năm sẽ đƣợc tính nhƣ sau: Năm Nguyên giá Tỷ lệ trích khấu hao Mức khấu hao Giá trị còn lại 1 510.000.000 35,75% 182.325.000 327.675.000 2 327.675.000 35,75% 117.143.813 210.531.188 3 210.531.188 35,75% 75.264.900 135.266.288 4 135.266.288 33.816.572 101.449.716 5 101.449.716 33.816.572 67.633.144 6 67.633.144 33.816.572 33.816.572 7 33.816.572 33.816.572 0 KẾT LUẬN TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu đƣợc trong quá trình sản xuất kinh doanh nói riêng và nền kinh tế nói chung. Việc theo dõi phản ánh đầy đủ tình hình hiện có, tăng, giảm khấu hao, sửa chữa TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán, tổ chức công tác hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần nâng cao chất lƣợng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hƣớng đầu tƣ. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko đã giúp em hiểu đƣợc phần nào hoạt động kinh doanh, đặc biệt là về công tác kế toán của doanh nghiệp. Vận dụng những kiến thức đã học tại trƣờng Đại học Thăng Long, kết hợp với một số tài liệu tham khảo, sự quan tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là sự quan tâm hƣớng dẫn tận tình của cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thanh Thủy, em đã hoàn thành khóa luận với đề tài: “Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty Cổ phần giao nhận và thƣơng mại Viko”. Khóa luận em đã nêu ra thực trạng kế toán tại công ty Viko. Với vốn kiến thức còn hạn chế và mong muốn học hỏi, tìm hiểu thực tiễn, em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của các thầy cô cũng các cán bộ kế toán tại công ty Viko. Cuối cùng, em xin một lần nữa gửi tới cô Nguyễn Thanh Thủy cùng sự giúp đỡ của ban Giám đốc, các cán bộ phòng nghiệp vụ đã giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này lời cảm ơn chân thành nhất. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 26 tháng 10 năm 2014 Sinh viên Bùi Thị Diệu Linh Thang Long University Library DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Chủ biên: GS.TS Đặng Thị Loan, nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân. 2. Giáo trình Kế toán tài chính 1 của trƣờng Đại học Thăng Long. 3. Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính. 4. Luận văn các khóa của Trƣờng Đại học Thăng Long. 5. Thông tƣ số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài Chính 6. Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán có liên quan tại Việt Nam. 7. Thông tin trên các website: www.vnlogs.com, www.webketoan.vn, ...