Đề tài Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty CP sản xuất Vật liệu xây dựng Lý Nhân

phẩm cho BP BH 6418 1111 500.000 500.000 16/12 HĐ 0082771, PT1032 Bán gạch G2A1S– Đỗ Hữu Thiện 1111 511 33311 8.360.000 7.600.000 760.000 16/12 HĐ 0082772, PT1032 Vận chuyển-Đỗ Hữu Thiện 1111 511 33311 1.050.000 1.000.000 50.000 …. 19/12 PC 1377 Chi phí sửa chữa nhà VP 6428 1111 7.000.000 7.000.000 20/12 HĐ 0082775 Bán gạchG2A1S-Cty TNHH Tiến Thành 131 511 33311 16.280.000 14.800.000 1.480.000 21/12 HĐ0082776 Bán gạchG2A1H- A Sinh 131 33311 511 6.600.000 600.000 6.000.000 ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau BIỂU 2.6 SỔ CHI TIẾT Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng Đối tượng: Gạch 2 lỗ (G2A1S) Quý IV/07 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có ….. HĐ 0082771 16/12/07 Bán gạch- Đỗ Hữu Thiện 1111 7.600.000 HĐ 0082772 16/12/07 Vận chuyển, bốc xếp 1111 1.000.000 HĐ 0082775 20/12/07 Bán cho Cty TNHH Tiến Thành 131 14.800.000 ….. Cộng 1.589.959.860 - Qua số liệu ở các sổ chi tiết kế toán tổng hợp lên Sổ cái TK 511 (Biểu 2.7) BIỂU 2.7: SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 05/10 HĐ 0082735 Bán gạch Cty Châu Giang 131 38.927.200 …… 16/12 HĐ 0082771 Bán gạch – Đỗ Hữu Thiện 1111 7.600.000 16/12 HĐ 0082772 Vận chuyển-Đỗ Hữu Thiện 1111 1.000.000 …. 20/12 HĐ 0082775 Bán gạch-Cty TNHH Tiến Thành 131 14.800.000 ... ... ... ... ... ... 31/12 K/C KC DT HB bị trả lại 531→511 531 14.000.000 31/12 K/C KC 511→911 911 3.103.868.663 Số PS trong kỳ 3.117.868.663 3.117.868.663 3.2 Hạch toán thanh toán với khách hàng Các phương thức thanh toán tiền hàng : Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Phương thức này áp dụng cho các KH mua với khối lượng nhỏ, không thường xuyên hoặc những khách hàng đáp ứng được yêu cầu thanh toán ngay. Phương thức thanh toán này đảm bảo cho Công ty việc thu hồi vốn nhanh, hạn chế được tình trạng chiếm dụng vốn. Đối với khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt : Kế toán tổng hợp viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1liên dùng để ghi sổ và 1 liên lưu tại cuống phiếu. Kế toán trưởng ký vào phiếu thu Thủ quỹ thu tiền, ký vào phiếu thu rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp ghi sổ quỹ và bảo quản, lưu trữ. Người nộp tiền KT tổng hợp Thủ quỹ KT trưởng KT tổng hợp Ký duyệt Phiếu thu Thu tiền Ghi sổ Ví dụ: Ngày 16/12/07 ông Đỗ Hữu Thiện thanh toán tiền mua hàng vào ngày 16/12/07, hoá đơn GTGT số 0082771, 0082772 là 9.410.000 đồng bằng tiền mặt. Trong đó : DT bán hàng và cung cấp dịch vụ vận chuyển là : 8.600.000 đồng. Thuế GTGT gồm 2 mức thuế (5%, 10%) là 810.000 đồng. Khi đó, kế toán tại phòng Tài chính kế toán lập “Phiếu thu” rồi ghi vào “Sổ thu tiền mặt”, thủ quỹ nhận tiền và ghi vào “Sổ quỹ tiền mặt”. Biểu số 2.8: Mẫu phiếu thu Đơn vị: Công ty CP sản xuất vật liệu xây dựng Lý Nhân Địa chỉ: Nhân Mỹ - Lý Nhân – Hà Nam Mẫu số 01-TT QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 Quyển số:8 Số:1132 PHIẾU THU Ngày 16 tháng 12 năm 2007 Nợ TK 1111 9.410.000 Có TK 511 8.600.000 Có TK 33311 810.000 Họ tên người nộp tiền: Ông Đỗ Hữu Thiện Địa chỉ: Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền: 9.410.000 Viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm mười ngàn đồng chẵn. Kèm theo: 1 Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: (viết bằng chữ): Chín triệu bốn trăm mười ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Thanh toán trả chậm Những khách hàng có quan hệ thường xuyên, giữ được uy tín của Công ty khi mua hàng có thể chấp nhận cho thanh toán chậm trả. Trên hợp đồng mua bán hàng hoá của khách hàng với Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của khách hàng về các khoản nợ, thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán. Đối với khách hàng này, kế toán sử dụng : “Sổ chi tiết TK 131” cùng “Bảng tổng hợp công nợ phải thu” để theo dõi số phải thu của khách hàng. Để tiện cho việc quản lý, theo dõi, kế toán mở chung 1 sổ cho tất cả các khách hàng, trong đó mỗi khách hàng mở trên một trang sổ riêng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy nhận nợ và các chứng từ có liên quan kế toán bán hàng ghi vào sổ Nhật ký chung và lên sổ chi tiết TK 131 từ đó vào “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng”(biểu số 2.9) và vào sổ cái TK 131 để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Ví dụ : Ngày 20/12/07 Công ty bán cho Công ty TNHH Tiến Thành 40.000 gạch Tuynel 2 lỗ. Hai bên đã ký hợp đồng mua bán số HĐ 11608 thống nhất về giá cả. Công ty là 1 đại lý mua hàng thường xuyên của đơn vị và được giảm giá 10đ/viên. Đơn vị được chấp nhận thanh toán chậm trong 1 tháng. (Trích hợp đồng 11608) Sản phẩm Đvt SL ĐG(chưa thuế) Giảm giá Đơn giá thanh toán Gạch 2 lỗ A1S 210x100x60 Viên 40.000 380 10 370 Quy trình vào sổ như sau: BIỂU 2.9 CÔNG TY CP SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG LÝ NHÂN SỔ CHI TIẾT Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Tiến Thành(ĐL05) Quý IV/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ: 36.852.965 …… … HĐ0082775 20/12/07 Bán gạch 5111 14.800.000 33311 1.480.000 PT 2156 21/12/07 Thanh toán tiền hàng HĐ 11325 1111 27.584.235 …….. … Cộng PS: 132.569.325 87.544.290 Số dư cuối kỳ: 81.878.000 KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) Đồng thời, kế toán tổng hợp sẽ vào Sổ cái TK 131 (Biểu 2.10). BIỂU 2.10: CÔNG TY CP SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG LÝ NHÂN SỔ CÁI TK 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đkỳ : 177.680.781 … … … … … … NK 1255 10/11 Nhập hàng bán trả lại 531 33311 14.000.000 1.400.000 HĐ 0082775 20/12 Bán gạch –Cty TNHH Tiến Thành 511 33311 14.800.000 1.480.000 HĐ 0082776 21/12 Bán gạch -A Sinh 511 33311 6.000.000 600.000 … … … … … … Số phát sinh 2.100.370.464 1.888.051.245 Số dư Ckỳ 390.000.000 KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) Cuối kỳ kế toán lên bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng ( Biểu 2.11) : Biểu số 2.11: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG TK 131 - Phải thu khách hàng Quý IV năm 2007 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty TNHH Tân Việt 0 302.442.895 273.571.304 28.871.591 2 HTX Hoà Hậu 5.647.200 10.357.895 8.567.895 7.437.200 3 Anh Dương Văn Sơn 6.000.000 6.000.000 0 4 Cao Quốc Trí 11.247.134 11.247.134 ........ ………… 15 Cty TNHH Hoà An 25.357.862 25.357.862 16 Trường THPT Nam Lý 0 500.000.000 356.000.000 144.000.000 17 Cty Châu Giang 0 250.000.000 250.000.000 0 18 Cty TNHH Tiến Thành 36.852.965 132.569.325 87.544.290 81.878.000 19 Cty CP đầu tư XD và PT nông thôn 91.000.000 91.000.000 20 Bùi Văn Minh 19.194.163 2.000.000 17.194.163 ........ ……….. ………….. ………. Tổng cộng 177.680.781 2.100.370.464 1.888.051.245 390.000.000 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) Người lập biểu (Ký, họ tên) 3.3 Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ 3.3.1 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Thành phẩm nhập kho được tính theo giá thành sản xuất. Giá thành sản xuất của từng loại gạch bao gồm : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Doanh nghiệp xác định định mức khoán chi phí để xác định giá thành sản xuất: định mức nguyên vật liệu chính (đất, than, điện), định mức nguyên vật liệu phự (xăng, dầu).... Mức tiêu hao = Định mức x Đơn giá Ví dụ : Định mức tiêu hao nguyên vật liệu đất cho 1000 viên gạch 2 lỗ là 1,25, đơn giá 1m3 đất là 36 370đ/m3 → Mức tiêu hao đất cho 1000viên gạch là 1,25 x 36 370 = 45 462.50Đ Thành phẩm xuất kho tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ( kỳ được xác định ở đây là quý). 3.3.2 Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho Công ty xác định trị giá thành phẩm xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ cho từng loại gạch theo công thức : Đơn giá BQ = Trị giá TP tồn kho ĐK + Trị giá TP nhập kho trong kỳ Số lượng TP tồn kho ĐK + Số lượng TP nhập kho trong kỳ Trị giá TP xuất kho trong kỳ = Đơn giá BQ ´ Số lượng thành phẩm thực tế xuất kho trong kỳ Đơn giá BQ được xác định cho từng loại gạch. Đơn giá này được xác định vào cuối quý và kế toán chi phí, tính giá thành tiến hành ghi sổ giá vốn một lần. Vì vậy không phải kê số lần xuất mà chỉ cần căn cứ vào số lượng thành phẩm xuất trên thẻ kho, phiếu xuất và sổ chi tiết thành phẩm để tính ra giá vốn của từng loại thành phẩm xuất trong kỳ. Ví dụ: Quý IV năm 2007 ta có số liệu: Gạch 2 lỗ nhỏ A1S kích thước 210x100x60 : Chỉ tiêu Viên Trị giá (đ) Tồn kho đầu kỳ 404.691 113.670.894 Nhập kho trong kỳ 3.637.475 1.112.121.867 Đơn giá BQ = 113670894 + 1112121867 404691 + 3637475 = 303,25 đ/viên Trong quý IV xuất bán 3.920.947viên gạch G2A1S: Giá vốn G2A1S = 3.920.947*303,25 = 1.189.027.178 Đ. 3.3.3 Phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán Sau mỗi nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi sổ giá vốn theo giá tạm tính( giá BQ của kỳ trước) theo bút toán : Nợ TK 632 : GVBH Có TK 154,155 : Cuối quý, sau khi xác định được giá vốn hàng xuất bán, kế toán xác định chênh lệch giá vốn so với giá tạm tính và tiến hành ghi sổ chi tiết và sổ cái GVHB. BIỂU 2.12 SỔ CHI TIẾT Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Đối tượng: Gạch 2 lỗ(G2A1S) Quý IV/2007 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 16/12/07 XK 1351 Bán gạch-Đỗ Hữu Thiện 155 5.617.600 ….. 20/12/07 XK 1354 Bán gạch-Cty TNHH Tiến Thành 155 11.235.200 ….. 31/12/07 ĐC Điều chỉnh chênh lệch GVHB 155 87.711.584 31/12/07 K/C KCTK632 ->911 911 1.189.027.178 Số PS trong kỳ 1.189.027.178 1.189.027.178 Kế toán sẽ vào Sổ cái TK 632 (Biểu 2.12) BIỂU 2.13: SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ….. 05/11/07 NK 986 Nhập hàng bán bị trả lại- HĐ 0082746 155 9.277.800 16/12/07 XK 1351 Bán gạch-Đỗ Hữu Thiện 155 5.617.600 ….. 20/12/07 XK 1354 Bán gạch-Cty TNHH Tiến Thành 155 11.235.200 ….. 31/12 K/C KCTK 632 ->911 911 2.553.750.645 Số PS trong kỳ 2.564.550.645 2.564.550.645 3.4 Kế toán thuế GTGT * Phương pháp tính thuế GTGT Hiện nay, Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, khi sản phẩm được tiêu thụ thì bên cạnh việc phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán phải hạch toán thuế GTGT. Ở Công ty đang áp dụng các mức thuế 5%, 10%. Công ty tính thuế và nộp thuế GTGT hàng tháng, do đó thuế GTGT hàng tháng được tính theo công thức: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ * TK sử dụng : Để hạch toán thuế GTGT của thành phẩm bán ra, kế toán sử dụng TK 1331- Thuế GTGT đầu vào và TK 33311-Thuế GTGT đầu ra. Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan kế toán tại phòng Tài chính kế toán lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào” và “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra” và ghi vào sổ chi tiết TK 133 và sổ chi tiết TK 3331. Sau đó căn cứ vào các bảng kê, kế toán tổng hợp lập tờ khai thuế GTGT làm thành hai bản(một bản gửi cho chi cục thuế, một bản lưu tại Công ty). Căn cứ lập tờ khai thuế là tờ khai thuế tháng trước, bảng kê chứng từ hóa đơn hàng hoá mua vào, bán ra tháng này, chứng từ nộp thuế tháng trước. * Cách lập bảng kê hoá đơn chứng từ hoá đơn hàng hóa bán ra (Biểu 2.14) Bảng kê này được lập căn cứ vào hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra trong tháng. Cách ghi: Ghi theo thứ tự hàng hoá bán ra BIỂU 2.14 BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA BÁN RA (GTGT) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Tên cơ sở: Công ty CP sản xuất vật liệu XD Lý Nhân Địa chỉ:Lý Nhân - Hà Nam Mã số: 0100103524 Số Ngày Tên người mua DSbán ra (chưa có thuế) Thuế GTGT Ghi chú …. 0082771 16/12/07 Đỗ Hữu Thiện 7.600.000 760.000 0082772 16/12/07 Đỗ Hữu Thiện 1.000.000 50.000 …. … ….. 0082775 20/12/07 Cty TNHH Tiến Thành 14.800.000 1.480.000 … … … … … Tổng cộng 1.103.420.650 101.419.449 * Cách lập bảng kê hoá đơn chứng từ hoá đơn hàng hóa mua vào (Biểu 2.15) BIỂU 2.15 BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HÓA MUA VÀO (GTGT) Từ ngày 01/12/2007 đến ngày31/12/2007 Tên cơ sở: Công ty CP sản xuất vật liệu xây dựng Lý Nhân Địa chỉ: Mã số: 0100103524 Chứng từ gốc Tên đơn vị người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày …. …… 1121 15/12 Dầu Diezel (CH xăng dầu HNN ) 481.000 1122 15/12 Cty CP XD và KT than qua lửa NBình 1.384.000 … … … … … Tổng cộng 63.567.250 Bảng kê này được ghi theo trình tự thời gian. * Cách lập tờ khai thuế GTGT Căn cứ vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, bán ra kế toán tổng hợp kê khai vào các chỉ tiêu tương ứng. Khi có thông báo thuế của cơ quan thuế, kế toán thanh toán thực hiện trích chuyển từ TK 1121 (tiền gửi ngân hàng tiền VNĐ vào kho bạc Nhà nước) Kế toán theo dõi thuế và các khoản phải nộp Nhà nước trên sổ NKC và sổ cái TK 333 (Biểu 2.16 - sổ cái TK 3331) BIỂU 2.16 CÔNG TY CP SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG LÝ NHÂN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:3331 – Thuế GTGT Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ có Số dư đầu kỳ 24.653.302 ... ... ... ... ... ... 10/11 NK1255 Nhập hàng bán bị trả lại GĐ D50 131 1.400.000 16/12 HĐ0082771 Bán gạch- Đỗ Hữu Thiện 1111 760.000 16/12 HĐ0082772 Bán gạch- Đỗ Hữu Thiện 1111 50.000 ... ... ... ... ... ... 31/12 K/C Kết chuyển thuế GTGT đầu vào tháng 12 1331 63.567.250 Số PS trong kỳ 271.868.420 298.163.600 Số dư cuối kỳ 50.948.482 3.5 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu : Các khoản làm giảm trừ doanh thu bán hàng của Công ty chỉ có hàng bán bị trả lại không có tài khoản chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán. Phương pháp hạch toán: Do phương thức tiêu thụ và các ưu đãi của Công ty dành cho khách hàng mà sau khi mua hàng (trong vòng 1 tuần) nếu khách hàng thấy có sự nhầm lẫn về kích cỡ, loại sản phẩm … thì khách hàng có thể đem trả lại hàng đã mua đó cho Công ty. Trị giá của hàng bán bị trả lại tính theo đúng giá bán ghi trên hoá đơn và được tính theo công thức sau: Trị giá số hàng bán bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại X Đơn giá bán 3.5.1Tài khoản sử dụng : Hạch toán hàng bán bị trả lại sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại 3.5.2 Phương pháp hạch toán : Việc hạch toán, KT bán hàng lập bảng kê phiếu hàng bán bị trả lại và ghi sổ như sau : Khi Công ty nhận lại số hàng bán bị trả lại và tiến hành nhập kho : Nợ TK 155 – Nhập kho thành phẩm Có TK 632 - GVHB bị trả lại - Thanh toán với người mua về số tiền của hàng bán bị trả lại : Nợ TK 531 - Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải trả cho KH tương ứng với số DT của hàng bán bị trả lạicủa hàng trả lại Có TK 111, 131 : Do Công ty luôn trú trọng đến chất lượng sản phẩm và luôn có công tác kiểm tra hàng trước khi xuất nên việc phát sinh các nghiệp vụ về hàng bán bị trả lại chiếm tỷ trọng không nhiều. 3.5.3 Sổ sách kế toán Khi khách hàng trả lại hàng đã mua phải lập “ Biên bản trả lại hàng”, trong đó ghi rõ lý do trả lại hàng. Khi công ty chấp nhận thì kế toán lập “phiếu nhập kho” cho số hàng bán bị trả lại. Thủ kho sẽ nhập hàng và ghi vào thẻ kho về số lượng. Công ty mở sổ chi tiết TK 531 cho các loại hàng hoá để nắm bắt cụ thể số lượng hàng bán bị trả lại, có biện pháp xử lý kịp thời tránh bán sản phẩm không đảm bảo chất lượng cho khách hàng và nâng cao uy tín cho Công ty. Ví dụ: Ngày 07/11/07 ông Trần Huy Đạt mua 20.000 gạch đặc D60, giá bán chưa thuế là 700 đồng/viên theo hoá đơn số 0082746, thuế 10%. Do hàng hoá không đúng chủng loại ký kết trong hợp đồng số 11562 nên ngày 10/11/07 ông Đạt đã trả lại cho Công ty sau khi đã lập “Biên bản trả lại hàng”. Công ty xác định nguyên nhân do kế toán ghi sai mặt hàng trong quá trình hạch toán và phiếu xuất kho. Hàng đã được nhập trở lại kho trong ngày 10/11/07 và Công ty đã tiến hành đổi hàng cho KH. Kế toán căn cứ phiếu hàng bán bị trả lại để ghi sổ nhật ký chung, đồng thời ghi sổ cái TK 531: Đơn vị: Công ty Cổ phần CP sản xuất VL XD Lý Nhân Địa chỉ: BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG Ngày 10 tháng 11 năm 2007 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền hàng do Công ty Cổ phần sản xuất VL XD Lý Nhân. Căn cứ vào sự kiểm tra của hai bên giao nhận hàng Ngày 07/11/2007, tôi là Trần Huy Đạt đã mua 20.000 gạch đặc D60 với tổng trị giá 15.400.000 theo hoá đơn số số 0082746 nhưng Công ty lại giao hàng cho tôi là 20.000 gạch đặc D50 sai quy cách sản phẩm STT Tên hàng, chủng loại, quy cách Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch đặc D50 viên 20.000 700 14.000.000 Cộng tiền hàng 14.000.000 Tiền thuế GTGT 1.400.000 Tổng tiền 15.400.000 Viết bằng chữ: Mười lăm triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn. Thủ kho (Ký, họ tên) Người mua hàng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Biểu 2.17 : Biểu 2.17: Đơn vị: Công ty Cổ phần SX VL XD Lý Nhân Địa chỉ: Mẫu số: 01- VT QĐ 15 QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 PHIẾU NHẬP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Ngày 10 tháng 11 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Ông Trần Huy Đạt Địa chỉ: Theo hoá đơn số: 0082746 Nội dung: Nhập lại kho Nhập tại kho: STT Tên hàng Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Gạch đặc D50 viên 20.000 20.000 463,89 9.277.800 Tổng Số tiền bằng chữ: . Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2007 Người giao hàng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 2.19 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 531 - Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 10/11 NK 1255 Nhập hàng bán trả lại HĐ 11562 131 14.000.000 31/12 K/C KC Hàng bán trả lại 531→511 511 14.000.000 Số PS trong kỳ 14.000.000 14.000.000 3.6 Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí QLDN và xác định kết quả tiêu thụ 3.6.1Hạch toán chi phí bán hàng 3.6.1.1 Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Chi phí bán hàng ở Công ty bao gồm : chi phí nhân viên bán hàng (lương, phụ cấp, thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ), khấu hao TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, quảng cáo, tiếp khách, ..., chi phí bằng tiền khác. 3.6.1.2 TK sử dụng : Để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641(chi phí bán hàng) TK 641 được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí sau : TK 641-1 : Chi phí nhân viên : Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương( như : tiền ăn ca …). Các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT,… của nhân viên bán hàng, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ. TK 641-2 : Chi phí vật liệu : Xăng dầu xe,… TK 641-3 : Chi phí dụng cụ, đồ dùng như : bút, mực, giấy… TK 641-4 : Chi phí khấu hao TSCD : là chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như : nhà cửa, nhà kho, phương tiện vận tải,… TK 641-7 : Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 641-8 : Chi phí bằng tiền khác : Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên 3.6.1.3 Phương pháp hạch toán : - Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương phải trả cho nhân viên bán hàng, vận chuyển… Nợ TK 641(6411) : Có TK 334, 338 (3382, 3383, 3384) : - Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình bán hàng: Nợ TK 641(6412) : Có TK 152 : - Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho khâu bán hàng : Nợ TK 641(6413) : Có TK 153 : Xuất dùng với giá trị nhỏ, phân bổ 1 lần. Có TK 142, 242 : Xuất dùng phân bổ nhiều lần - Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng( nhà kho, phương tiện vận tải,..) Nợ TK 641(6414): Có TK 214 - Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí điện thoại, Fax, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ … có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641(6417, 6418) : Có TK 111, 112, 331 : - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí BH vào TK xác định kết quả kinh doanh : Nợ TK 911 : Có TK 641 : 3.6.1.4 Sổ sách kế toán : Nội dung phản ánh trên tài khoản này là tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong quý và cuối quý kết chuyển sang TK 911(xác định kết quả kinh doanh). Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng, kế toán chi phí và tính giá thành tập hợp vào chi phí nhân viên bán hàng vào TK 641(1). Với những khoản chi phí bán hàng phát sinh bằng tiền, kế toán căn cứ vào chứng từ ban đầu là phiếu chi, hoá đơn điện thoại, giấy thanh toán tạm ứng…để vào sổ quỹ với TK đối ứng là TK 641. VD : Ngày 16/12/2007, Công ty chi tiền mua giấy, bút cho phòng bán hàng là 500.000 VNĐ. Căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi số 1369. Phiếu chi được lập thành ba bản, một bản dùng để lưu trữ cùng với các chứng từ gốc, một bản giao cho người nhận tiền, một bản để thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ. Từ đó Kế toán sẽ vào sổ nhật ký chung và “Sổ cái TK 641”. Chi phí bán hàng được kế toán ghi sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 641 (Biểu 2.20 ) BIỂU 2.20 CÔNG TY CP SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG LÝ NHÂN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …… 05/12 PC 1332 Tiền lương nhân viên bán hàng T12 334 13.564.320 05/12 KT Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 338 2.577.220 15/12 PC 1367 Chi phí tiếp khách 1111 325.125 16/12 PC 1369 Mua văn phòng phẩm cho BP bán hàng 1111 500.000 ... ... ... ... ... ... 31/12 K/C KC Chi phí bán hàng TK 641 -> TK 911 911 55.846.154 Số PS trong kỳ: 55.846.154 55.846.154 Số dư cuối kỳ : Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Hạch toán chi phí QLDN Nội dung chi phí QLDN Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của toàn Công ty bao gồm : chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí, dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. TK sử dụng Kế toán sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. TK này được chi tiết thành các tiểu khoản Công ty đang sử dụng: TK 6421: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý, chi phí này được tập hợp căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương được lập hàng tháng do kế toán tiền lương lập. TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí này được tập hợp căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao được chi tiết theo từng phòng ban. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí như công tác phí, phí dịch vụ ngân hàng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài : Phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài như : tiền điện, nước, điện thoại, … TK 6428: Chi phí bằng tiền khác: chi phí xăng dầu, chi phí tiếp khách, ... Việc hạch toán được thực hiện thông qua hoá đơn . Phương pháp hạch toán Việc hạch toán tài khoản này tương tự như TK 641- Chi phí bán hàng Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương phải trả cho nhân viên QLDN ( ban giám đốc, nhân viên các phòng ban quản lý) : Nợ TK 642(6421) : Có TK 334, 338 (3382, 3383, 3384) : Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642(6422) : Có TK 152 : Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho QLDN : Nợ TK 642(6423) : Có TK 153 : Xuất dùng với giá trị nhỏ, phân bổ 1 lần. Có TK 142, 242 : Xuất dùng phân bổ nhiều lần Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho DN như: nhà cửa làm việc : Nợ TK 642(6424): Có TK 214 : Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí điện thoại, Fax, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ … có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí QLDN: Nợ TK 642(6427, 6428) : Có TK 111, 112, 331 : Cuối kỳ, kết chuyển chi phí QLDN vào TK xác định kết quả kinh doanh : Nợ TK 911 : Có TK 642 : Sổ sách kế toán Nội dung phản ánh trên TK này là tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quý và cuối quý kết chuyển toàn bộ vào TK 911: Xác đinh kết quả kinh doanh. Ví dụ: Ngày 19/12/2007 Ông Tư thanh toán tiền sửa chữa nhà văn phòng với số tiền là 7.000.000 đồng. Kế toán căn cứ vào các hoá đơn để lập phiếu chi và ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 642(Biểu 2.21). BIỂU 2.21 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …….. ……….. ……… 05/12 PC/1333 Tiền lương nhân viên quản lý tháng 12 334 46.324.500 05/12 PKT TríchBHXH,BHYT,KPCĐ 338 8.801.655 03/12 NHNN534 Phí chuyển tiền 11211 22.000 15/12 PC1370 Tiếp khách 1111 1.000.000 18/12 PC 1375 Cước điện thoại T11/07 1111 5.894.562 19/12 PC 1377 Chi phí sửa chữa nhà VP 1111 7.000.000 ... ... ... ... ... ... 31/12 K/C KC Chi phí quản lý DN TK642->TK911 911 305.105.505 Số PS trong kỳ 305.105.505 305.105.505 3.7 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm : 3.7.1 Phương pháp tính kết quả tiêu thụ sản phẩm Kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm là chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán ra, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng bán ra. Kết DT thuần quả về bán háng - Giá vốn - Chi phí BH tiêu thụ = & C/C DV hàng bán & QLDN sản phẩm của Công ty Công thức : Trong đó: DT thuần của hoạt động tiêu thụ = DT bán hàng – Các khoản giảm trừ DT Tại Công ty, kế toán tổng hợp tiến hành xác định kết quả SX-KD từng quý. 3.7.2 TK sử dụng TK 911 (Xác định kết quả sản xuất kinh doanh) - TK này dùng để theo dõi quá trình xác định kết quả KD TK 421 (Lợi nhuận chưa phân phối) – TK này dùng để phản ánh kết quả lãi, (lỗ) của hoạt động SXKD và theo dõi quá trình phân phối lợi nhuận. 3.7.3 Phương pháp hạch toán kết quả tiêu thụ Cuối kỳ hạch toán : Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ : Nợ TK 511 : DT bán hàng Có TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Kết chuyển GVHB, chi phí BH, chi phí QLDN : Nợ TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 : GVHB Có TK 641 : Chi phí BH Có TK 642 : Chi phí QLDN Kết chuyển số lãi về tiêu thụ trong kỳ : Nợ TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421- 2 : Lợi nhuận chưa phân phối Kết chuyển số lỗ về tiêu thụ trong kỳ : Nợ TK 421 – 2 : Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh 3.7.4 Chứng từ, sổ kế toán Sổ cái các TK doanh thu, chi phí BH, chi phí QLDN, GVHB … Các bút toán kết chuyển, khoá sổ Sổ cái TK xác định kết quả kinh doanh … Căn cứ vào các chứng từ liên quan như số liệu trên sổ cái các tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp... Kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển. Cuối quý, lên sổ cái tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh. BIỂU 2.22 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 K/C KC TK 632> 911 632 2.553.750.645 31/12 K/C KC TK 511 -> 911 511 3.103.868.663 31/12 K/C KC TK 641-> 911 641 55.846.154 31/12 K/C KC TK 642 -> 911 642 305.105.505 31/12 K/C KC TK 911 -> 4212 4212 189.166.359 …… …………. Số PS trong kỳ: 3.185.812.675 3.185.812.675 Kết quả tiêu thụ Quý IV/2007 của Công ty là: 3.103.868.663 -2.553.750.645 -55.846.154 -305.105.505 =189.166.359 Vậy kết quả tiêu thụ Quý IV/2007 của Công ty là 189.166.359 Đ PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG LÝ NHÂN I ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG LÝ NHÂN Trải qua hơn 30 năm thành lập và hoạt động, Công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, phát triển ngày càng lớn mạnh và hoà nhập với môi trường kinh doanh trong nước. Mặc dù trong chặng đường hoạt động của mình Công ty cũng gặp những khó khăn không nhỏ nhưng Công ty đã và đang cố gắng vượt qua và tìm cho mình một hướng đi phù hợp với nguồn lực của mình. Qua một thời gian thực tập ở Công ty, em thấy Công ty có những ưu điểm và tồn tại sau : Những ưu điểm : 1.1 Về tổ chức bộ máy quản lý - Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng và hoạt động khá hiệu quả, cung cấp kịp thời thông tin cho ban lãnh đạo Công ty, từ đó có sự chỉ đạo đúng đắn, kịp thời và sát thực tế. Công tác quản lý tài chính của Công ty rất chặt chẽ và công khai. Cơ chế quản lý hiệu quả, đã lấy thước đo kết quả sản xuất để phân phối thu nhập. Đó là sự cải tổ hiệu quả khi cổ phần hoá Công ty. - Đội ngũ nhân viên của Công ty hiện nay tương đối trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời của ban giám đốc Công ty. - Công ty đã có một phòng chuyên về bán hàng phục vụ tốt khâu tiêu thụ sản phẩm, giúp tăng doanh thu cho Công ty. 1.2 Về tổ chức bộ máy kế toán - Hiện nay bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, có nghĩa là các công việc kế toán của Công ty như: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán, thông tin kinh tế được thực hiện tại phòng tài chính – kế toán của Công ty. Ở bộ phận, đơn vị phụ thuộc không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên kế toán thực hiện ghi chép ban đầu, thu thập, tổng hợp, kiểm tra xử lý sơ bộ chứng từ, số liệu kế toán rồi gửi về phòng kế toán của Công ty theo quy định. Hình thức tổ chức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, cung cấp thông tin kịp thời, thuận lợi cho công việc chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, phân công, chuyên môn hoá cán bộ kế toán, cơ giới hoá công tác kế toán. Đồng thời, hình thức tổ chức này không cần nhiều nhân viên kế toán như các hình thức tổ chức kế toán khác: hình thức phân tán, hình thức hỗn hợp. - Công ty tổ chức chứng từ và vận dụng chế độ kế toán theo đúng quy định, chế độ ban hành nên tạo ra sự thống nhất trong công tác hạch toán, tăng độ chính xác trong việc cung cấp thông tin kế toán. - Công ty sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung. Theo đó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu trên sổ Nhật ký chung. Ưu điểm của hình thức này là số lượng sổ sách kế toán phải lập giảm đi nhiều mà vẫn đạt được hiệu quả quản lý. Đồng thời, trình tự ghi sổ theo hình thức này dễ thực hiện, thuận tiện cho việc luân chuyển số liệu và đối chiếu số liệu giữu các phần hành, lập các báo cáo kế toán thường xuyên, kịp thời. - Việc quản lý và cung ứng vật tư cho sản xuất được thực hiện tốt. Kế toán vật tư và kế toán chi phí sản xuất luôn thông tin cho nhau để từ đó có kế hoạch thu mua vật tư đáp ứng yêu cầu của sản xuất một cách kịp thời, giúp cho hoạt động sản xuất được diễn ra đều đặn, không bị gián đoạn. - Công ty áp dụng hình thức tính lương theo sản phẩm là phù hợp với DN sản xuất, nó có tác dụng tích cực thúc đẩy người lao động hăng hái tham gia sản xuất, tăng năng suất lao động, góp phần tăng thu nhập cho người lao động. Mặt khác, công ty có chính sách quản lý nhân công khá chặt chẽ, biểu hiện: Công ty đã lập các bảng chấm công ở từng tổ, đội để theo dõi ngày công của người lao động, từ đó là cơ sở cho việc tính lương, đảm bảo sự công bằng trong cách trả lương. 1.3 Về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ - Nhờ có việc tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lí và phù hợp mà việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu cũng được phản ánh kịp thời, chính xác và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Từ đó xác định được kết quả kinh doanh của các mặt hàng trong kỳ và trong cả năm tài chính. Qua đó đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn. - Kế toán đã mở các sổ chi tiết thành phẩm cho từng mặt hàng, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ kế toán chi tiết doanh thu để theo dõi các tình hình tiêu thụ của từng thành phẩm. Nhờ vậy, Công ty có thể xác định doanh thu bán hàng theo từng sản phẩm. Từ đó sẽ xác định được lãi, lỗ theo từng mặt hàng, và đưa ra các quyết định về việc sản xuất sản phẩm đó cho phù hợp với thị trường tiêu thụ của Công ty. - Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty đang áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo đó cho phép kế toán có thể theo dõi tình hình biến động thường xuyên của hàng tồn kho. Kế toán hàng tồn kho áp dụng phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. - Phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho: Do hoạt động tiêu thụ của Công ty diễn ra rất nhiều, do vậy để tiện cho việc hạch toán và cũng phản ánh chính xác giá trị hàng xuất bán, hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá vốn thành phẩm xuất bán theo phương pháp giá bình quân cuối kỳ cho mỗi thành phẩm là rất phù hợp. Với phương pháp này đã làm giảm khối lượng công việc hạch toán chi tiết, không phụ thuộc vào số lần nhập kho trong kỳ. - Trong quá trình bán hàng, Công ty cũng có chính sách ưu đãi với khách hàng, khuyến khích tiêu dùng ngày càng nhiều của khách hàng như giảm giá cho các đại lý mua hàng thường xuyên và khách hàng có thể trả lại hàng khi nhận sai mẫu mã, kích thước.... Hệ thống giá cả và chính sách ưu đãi này được xây dựng phù hợp với khách hàng. 2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm kể trên, trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ riêng tại Công ty vẫn còn tồn tại một số những hạn chế nhất định sau mà Công ty có thể hoàn thiện những tồn tại này nhằm giúp cho việc quản lí kinh doanh tốt hơn: Thứ nhất, Về khoản phải thu khách hàng Trong quá trình tiêu thụ, Công ty cũng sử dụng nhiều phương thức thanh toán với khách hàng: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả chậm. Tuỳ theo quy mô công nợ, mức độ thường xuyên hay không thường xuyên của khách hàng mà Công ty có những quy định về thời hạn nợ khác nhau. Mặc dù vậy, hiện nay Công ty có một số khoản công nợ đã phát sinh lâu, Công ty cũng chưa đòi được nợ nhưng Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi này. VD như trong bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải thu KH có Công ty TNHH Hoà An nợ 25.357.862 đ từ năm 2002, mua gạch theo HĐ số 389. Công ty đã gửi giấy đòi nợ nhiều lần nhưng đều bị công ty từ chối trả nợ, không thu được tiền. Như trường hợp của ông Cao Quốc Trí (Hoà Hậu-Lý Nhân) số dư nợ tới thời điểm 31/12/07 là 11.247.134, mua gạch năm 2005. Sau bản thân ông bây giờ đang à người có bệnh tật, do thời gian điều trị tốn kém nên đến nay gia đình ông thuộc hộ nghèo của xã, không có khả năng chi trả. Địa phương có xác nhận về khả năng không thể trả nợ của ông. Dự phòng phải thu khó đòi là khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí quản lí doanh nghiệp để nhằm tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho những thiệt hại xảy ra về các khoản nợ cho niên độ kế toán liền sau. Vì vậy, nếu không lập dự phòng cho các khoản này thì khi xảy ra rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố khách quan gây ra thiệt hại như KH không trả được nợ vì phá sản, mất tích... thì không có khoản tài chính dự trữ để bù đắp. Thứ hai : Về hạch toán doanh thu tiêu thụ Hiện nay tại Công ty đang có hoạt động tạo doanh thu từ bán gạch và từ vận chuyển, bốc xếp nhưng kế toán của Công ty đều hạch toán vào TK 511 – DT bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như vậy DN sẽ không chi tiết được DT bán gạch, DT vận chuyển. Nếu chi tiết sẽ phục vụ cho việc phân tích tình hình kinh doanh của DN để DN có kế hoạch sản xuất cho phù hợp. Thứ ba : Về phương thức tiêu thụ Hiện nay, doanh nghiệp áp dụng hai phương thức tiêu thụ là tiêu thụ trực tiếp và tiêu thụ đại lý. Nhưng về thực chất việc tiêu thụ đại lý tại công ty không được xác định là hàng gửi bán mà hàng đã giao cho các đại lý là hàng đã tiêu thụ như mọi khách hàng khác, chỉ khác ở chỗ : các đại lý có ký hợp đồng mua bán lâu dài và được hưởng ưu tiên về giá và trong thanh toán. Như vậy thực chất, Công ty chỉ có phương thức tiêu thụ trực tiếp. Để đẩy mạnh công tác tiêu thụ thành phẩm, Công ty nên đa dạng hóa các phương thức tiêu thụ. Thứ tư : Việc ghi sổ theo hình thức nhật ký chung có ưu điểm là dễ thực hiện, song số lượng các nghiệp vụ của Công ty diễn ra khá nhiều, do vậy khối lượng công việc ghi chép khá lớn, gây khó khăn cho các kế toán. Công ty không mở các sổ Nhật ký đặc biệt, do vậy toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên sổ Nhật ký chung đều được ghi vào sổ Cái. Mặt khác, công việc của kế toán tổng khá vất vả do đồng thời phải kiêm nhiều nhiệm vụ kế toán. Mặc dù đơn vị đã sử dụng máy tính trợ giúp công việc kế toán nhưng việc phản ánh ghi chép lên sổ sách kế toán, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, in ra báo cáo là do các kế toán trong Công ty làm theo phương pháp thủ công. Trong khi đó với nhu cầu cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời, vì vậy, việc áp dụng kế toán máy một cách đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết. Có như vậy thì công việc kế toán được giảm bớt đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác hơn. II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY Kiến nghị đề xuất với Công ty : Về khoản phải thu khách hàng Chiết khấu thanh toán : Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn. Chiết khấu thanh toán là biện pháp thúc đẩy sự quay vòng của vốn lưu động nhằm tái sản xuất nâng cao hiệu quả tiêu thụ. Mức chiết khấu đặt ra nên căn cứ vào thời gian thanh toán, phương thức thanh toán và tổng số tiền để có tỷ lệ thích hợp. Tuy nhiên tỷ lệ này không nên quá thấp vì nó sẽ không khuyến khích được khách hàng thanh toán đúng hạn nhưng cũng không nên quá cao vì nó có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Tuy các biện pháp kích thích thanh toán này có thể làm cho chi phí của Công ty tăng lên nhưng lại giúp cho Công ty thu hồi vốn nhanh, tránh thất thu hoặc không thu hồi được vốn. Khoản chiết khấu thanh toán này sẽ được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Khi Công ty thực hiện chiết khấu thanh toán cho khách hàng kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính Có TK 131 : Trừ vào khoản nợ của khách hàng Có TK 111, 112 : Trả cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Trích lập dự phòng : Đồng thời với các biện pháp kích thích việc thanh toán nhanh, Công ty nên lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí vào chi phí quản lí doanh nghiệp để tạo một nguồn tài chính cần thiết để bù đắp cho các thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ kế toán liền sau. Việc trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phí và do đó sẽ làm cho lợi nhuận của năm đó bị giảm đi đúng bằng một khoản chi phí đó. Để hạn chế bớt rủi ro và chủ động hơn về tài chính khi xảy ra thiệt hại do các yếu tố khách quan làm cho khách hàng không có khả năng trả nợ như: khách hàng bị phá sản, mất tích,...thì việc lập dự phòng này là một điều rất cần thiết. Việc lập dự phòng được diễn ra theo trình tự như sau: - Khi gần đến hạn thanh toán Công ty nên gửi thông báo nợ đến khách hàng nhằm đốc thúc, nhắc nhở việc thanh toán. - Cuối mỗi niên độ kế toán, Công ty nên lập Biên bản đối chiếu công nợ cuối năm để công ty và khách hàng cùng thống nhất số dư phải thu để khách hàng biết được khoản công nợ của mình để có kế hoạch trả nợ. Các biên bản đối chiếu đó là căn cứ để công ty lập danh sách đối chiếu công nợ sau : Biểu 3.1 DANH SÁCH ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ STT Tên KH SD cuối kỳ Đối chiếu công nợ Chênh lệch Nguyên nhân 1 Cty TNHH Tân Việt 28.871.591 28.871.591 0 ........... ............. 2 Cty TNHH Hoà An 25.357.862 25.357.862 0 ........... ............. Tổng cộng Căn cứ vào thời hạn thanh toán trên hợp đồng, quy mô khoản nợ của khách hàng, tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà kế toán có thể lựa chọn khách hàng để lập dự phòng cho các khoản phải thu đó. Thông thường sẽ ưu tiên lựa chọn những khách hàng có quy mô nợ lớn, tình hình tài chính không trong sáng, có thời hạn quá nợ lâu để lập dự phòng, kế toán sẽ lập bảng phân tính công nợ để lập dự phòng : Biểu 3.2 : BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG NỢ STT Khách hàng Năm PS Tuổi nợ SD tại 31/12 Mức trích lập DP 1  …….. 2  Cty TNHH Hoà An  2002  >3năm  25.357.862  25.357.862 3 Cao Quốc Trí 2005  2-3năm 11.247.134 7.872.994 4  ……. Tổng cộng Tổng hợp SD công nợ Trích lập DP Số nợ quá hạn từ 1 - <2 năm Số nợ quá hạn từ 2- <3 năm Số nợ quá hạn từ 3 năm trở lên Tổng cộng Mức dự phòng cần lập được tính theo công thức sau đây: Mức dự phòngcần lập = Nợ phải thu khó đòi x Số % có khả năng mất Số % có khả năng mất được quy định trong Thông tư số 13/2006/TT – BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 27/2/2006 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và các khoản đầu tư tài chính như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm Căn cứ vào bảng phân tích công nợ, kế toán xác định số DP và ghi sổ nhật ký theo bút toán: Nợ TK 642 - Mức dự phòng vừa lập Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Sang niên độ sau nếu như mức dự phòng tiếp tục lập dự phòng cho khoản phải thu này nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở kì trước thì kế toán phải tiến hành hoàn nhập số dự phòng chênh lệch theo bút toán như sau: Nợ TK 139 - Mức dự phòng chênh lệch Có TK 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp Ngược lại nếu mức dự phòng cần lập lớn hơn mức dự phòng đã lập, kế toán phải tiến hành lập thêm theo bút toán: Nợ TK 642 - Số dự phòng cần lập thêm Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Nếu xóa nợ cho khách hàng đã lập dự phòng thì kế toán phản ánh hai bút toán sau: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131 - Số đã xoá cho khách hàng Đồng thời, kế toán ghi đơn: Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lí Nếu sau khi đã xoá nợ cho khách hàng nhưng lại thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111 - Số tiền thu được Có TK 711 - Thu nhập khác Về hạch toán doanh thu tiêu thụ : Công ty nên chi tiết TK 511 thành hai tài khoản chi tiết : TK 511-2: DT từ bán sản phẩm TK 511-3: DT từ cung cấp dịch vụ Như vậy, khi xuất hoá đơn cho khách hàng, kế toán bán hàng sẽ ghi vào sổ chi tiết TK 511-2 số tiền thu được từ bán gạch và ghi vào sổ chi tiết TK 511-3 số tiền thu được từ việc vận chuyển gạch. Từ đó vào sổ cái TK 511 Biểu 3.3 SỔ CHI TIẾT Tài khoản 5112 – Doanh thu bán hàng Đối tượng: Gạch Tuynel 2 lỗ (G2A1S) Quý IV/2007 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có … HĐ 0082771 16/12/07 Bán gạch- Đỗ Hữu Thiện 1111 7.600.000 HĐ 0082775 20/12/07 Bán gạch-Cty TNHH Tiến Thành 131 14.800.000 … Cộng: Biểu 3.4: SỔ CHI TIẾT Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Đối tượng: Gạch Tuynel 2 lỗ (G2A1S) Quý IV/2007 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có … HĐ 0082772 16/12/07 Vận chuyển, bốc xếp 1111 1.000.000 … Cộng: 1.3 Về xác định kết quả tiêu thụ : Do chi phí QLDN là chi phí điều hành hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. Chi phí này không những tạo ra thành phẩm tiêu thụ trong kỳ mà nó còn có trong cả giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Do vậy, để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, doanh nghiệp nên tiến hành phân bổ chi phí QLDN. Cuối kỳ nếu số lượng thành phẩm tồn kho lớn đồng thời chi phí quản lý doanh nghiệp lớn Công ty tiến hành phân bổ chi phí cho thành phẩm tồn kho cuối kỳ và thành phẩm bán ra trong kỳ theo công thức sau: CP QLDN phân bổ cho TP cuối kỳ = CP QLDN phân bổ cho TP đầu kỳ + CP QLDN phát sinh trong kỳ x Trị giá TPcuối kỳ Trị giá TPcuối kỳ + Trị giá háng xuất kho trong kỳ CP QLDN phân bổ cho hàng bán ra = CP QLDN phân bổ cho TP đầu kỳ + CP QLDN phát sinh trong kỳ - CP QLDN phân bổ cho TP cuối kỳ Việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho thành phẩm tồn cuối kỳ này nhằm đảm bảo tính hợp lý giữa chi phí và doanh thu thu được, để doanh nghiệp xác định trung thực kết quả kinh doanh của mình. 1.4. Đa dạng hoá phương thức bán hàng Hiện tại Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán trực tiếp và bán đại lý. Đây là hai phương thức bán hàng mà trong nhiều năm qua đã giúp Công ty đạt được nhiều kết quả to lớn. Tuy nhiên, Công ty nên bán hàng theo hình thức nữa là bán hàng theo đại lí kí gửi. Đây cũng là một phương thức bán hàng có hiệu quả mà ngày nay cũng có nhiều doanh nghiệp sử dụng làm tăng doanh số bán, mở rộng mối quan hệ với khách hàng. Với phương thức bán hàng này Công ty sẽ gửi hàng cho các đơn vị khác, cửa hàng, đại lí buôn bán, Công ty sẽ trả cho các đại lí đó một khoản được gọi là hoa hồng bán hàng và khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. Khi đó: Công ty xuất hàng giao đại lí, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đại lí Có TK 155 – Thành phẩm xuất kho Khi đại lí thông báo bán được hàng: Nợ TK 131 - Phải thu đại lí Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra Bút toán phản ánh hoa hồng đại lí: Nợ TK 641 - Hoa hồng bán hàng Nợ TK 1331 - Thuế GTGT khấu trừ Có TK 1111 - Nếu trả bằng tiền mặt Có TK 131 - Phải thu đại lí Đồng thời kế toán phản ánh bút toán giá vốn hàng bán Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 157 - Hàng gửi đại lí Khi Công ty thu được tiền hàng từ đại lí Nợ TK 1111,112 Có TK 131 - Phải thu đại lí Với hình thức bán hàng này thì công ty và đại lí nhận kí gửi phải có sự liên lạc thường xuyên với nhau về tình hình bán hàng. Có như vậy, công ty mới hạch toán kịp thời các nghiệp vụ bán hàng và phản ánh doanh thu lên sổ kế toán để đảm bảo tính đúng kì của doanh thu. 1.5. Về công tác kế toán: Để giảm bớt khối lượng công việc kế toán cũng như để đảm bảo tính chính xác của các thông tin kế toán Công ty nên đưa kế toán máy vào sử dụng. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập chứng từ vào máy. Báo cáo kế toán có thể đựơc cung cấp mọi lúc, phục vụ cho nhu cầu quản lý, ra quyết định của ban lãnh đạo. 2. Ý kiến hoàn thiện chế độ kế toán về kế toán bán hàng và xác định kết quả: Hiện nay trong chế độ kế toán Việt Nam đang áp dụng theo nhiều quyết định như : QĐ 15- Chế độ kế toán DN, QĐ 48 - Chế độ kế toán cho các DN vừa và nhỏ, QĐ 19 cho các đơn vị hành chính sự nghiệp... Nhưng với mỗi một quyết định lại sử dụng một hệ thống tài khoản khác nhau rất khó cho việc ghi nhớ và sử dụng. Ví dụ như : Quyết định 15 Quyết định 48 - TK 129 : DP giảm giá đầu tư TC - TK 139 : DP phải thu khó đòi - TK 159 : DP giảm giá HTK - TK 159 - Các khoản DP : *TK 159-1: DP giảm giá đầu tư TC *TK 159-2: DP phải thu khó đòi *TK 159-3: DP giảm giá HTK - TK 521 : Chiết khấu thương mại - TK 531: Hàng bán bị trả lại - TK 532: Giảm giá hàng bán - TK 521 : Các khoản giảm trừ DT *TK 521-1: Chiết khấu thương mại *TK 521-2: Hàng bán bị trả lại *TK 521-3: Giảm giá hàng bán -TK 641: Chi phí BH -TK 642: Chi phí QLDN - TK 642 : Chi phí QL kinh doanh *TK 642-1: Chi phí BH *TK 642-2: Chi phí QLDN Về bản chất của các tài khoản thì như nhau nhưng số TK ở QĐ 48 lại trở nên rắc rối hơn do có nhiều các TK cấp 2. Theo em nghĩ nên thống nhất chế độ về hệ thống tài khoản để thuận lợi cho việc vận dụng chúng vào thực tiễn. KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất vật liệu xây dựng Lý Nhân, em đã có sự hiểu biết khái quát về bộ máy tổ chức quản lý, phương thức sản xuất kinh doanh cũng như hệ thống và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. Đồng thời qua quá trình nghiên cứu; tìm hiểu về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, em đã phần nào hiểu được những công việc chính cần làm chính đối với phần hành này từ việc sử dụng những chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng, cũng như lên các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp. Điều này đã giúp em tiếp cận phần nào với thực tế và đó là những kinh nghiệm đầu tiên của em trước khi đi làm. Và với những hiểu biết của mình em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Do thời gian thực tập không nhiều và trình độ còn hạn chế nên những ý kiến đề xuất của em đưa ra có chỗ có thể chưa hợp lý. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, bổ sung của thầy cô giáo để bài viết của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các cô chú phòng Tài chính kế toán và cô giáo Trần Thi Phượng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan. Nhà xuất bản Thống kê – 2004. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán. Trường Đại học Kinh tế quốc dân. Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Thị Đông. Nhà xuất bản Tài chính – Hà Nội - 2003. QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán Doanh nghiệp của Bộ trưởng bộ tài chính Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán. Nhà xuất bản Tài chính – Hà Nội – 2004. Giáo trình kế toán quốc tế Trường Đại học Kinh tế quốc dân Chủ biên: TS. Nguyễn Minh Phương – TS. Nguyễn Thị Đông Chuẩn mực kế toán quốc tế www.http:///ketoan.com.vn Điều lệ Công ty CP sản xuất vật liệu xây dựng Lý Nhân. Một số tài liệu khác của Công ty. MỤC LỤC Trang