Đề tài Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán tài chính do Công ty kiểm toán Ernst và Young Việt Nam thực hiện

tiết tài khoản trích theo lương ( bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế) Bảng 28: Kiểm tra chi tiết tài khoản 334, 338 E  VB500 Công ty XYZ Thực hiện: NVH - 3/08 Kì kiểm toán 31-12-07 Soát xét:  MTL- 3/08 Kiểm tra chi tiết Mục tiêu Đảm bảo tài khoản phải trả công nhân viên và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải trả được trình bày trung thực và hợp lý. Tiến hành Chọn một vài nhân viên từ các phòng ban khác nhau, thu thập hơp đồng, bảng chấm công, bảng lương, phiếu đề nghị thanh toán và báo cáo chuyển khoản của ngân hàng Phát hiện Chi tiết tài khoản 334 338 Số dư đầu kỳ PY (244,744,709) (480,462,625) Nợ 16,403,113,863 2,191,132,252 Có 17,826,585,604 2,149,676,718 [*] Số dư cuối kỳ (1,668,216,450) VB100 (439,007,091) VB100 Theo cân đối 17,826,585,604 [*] 2,149,676,718 Theo bảng lương 20,548,269,574 Chênh lệch (2,721,683,970) # 2,149,676,718 # thanh toán bằng tiền mặt => Bên có của tài khoản 334,338 được trình bày hợp lý Thu thập chứng từ liên quan đến việc thanh toán lương tháng 3 và tháng 12-07 Hóa đơn Khớp với Ngày Mã số Nghiệp vụ Tiền hoá đơn thanh toán Bảng lương Báo cáo chuyển khoản 07/04/2007 PC042-0407 TT tiền lương tháng 3-07-VPHN 41 437 000 y Y 07/04/2007 PC043-0407 TT tiền luơng tháng 3-07-KDGT-HN 5 237 000 y Y 07/04/2007 PC044-0407 TT tiền lương tháng 3-07-KDTT- HN 18 505 000 y Y 07/04/2007 PC044-0407 TT tiền lương tháng 3-07-KDTT0-HN(tạm giữ) 230 000 y Y 07/04/2007 PC050-0407 TT tiền lương tháng 3-07-NM1-GT 99 777 000 y Y 07/04/2007 PC051-0407 TT tiền lương tháng 3-07-NM1 34 019 000 y Y 07/04/2007 PC052-0407 TT tiền lương ngừng việc tháng 3-07 5 624 000 y Y 07/12/2007 BN011-1207 TT tiền lương tháng CK tháng 11-07-VPHN 441 214 500 Y 07/12/2007 BN012-1207 TT tiền lương CK tháng 11/07- KDHN 269 163 000 Y Y 07/12/2007 PC068-1207 TT tiền lương TM tháng 11/07-NM1 133 479 000 y Y 07/12/2007 PC070-1207 TT tiền lương bổ sung tháng 10-07-NM1 6 926 000 y Y 07/12/2007 PC071-1207 TT tiền lương NG tháng 10-07-NM1 30 770 000 y Y 07/12/2007 PC073-1207 TT tiền lương CN lắp đặt tháng 11-07-VP 83 385 000 y Y 07/12/2007 PC075-1207 TT tiền lương TM tháng 11-07-VP 80 006 000 y Y 07/12/2007 PC076-1207 TT tiền lương TM tháng 11-07-KDGT 16 014 000 y Y 07/12/2007 PC077-1207 TT tiền lương TM tháng 11-07-KDTT 68 042 000 y Y 07/12/2007 PC078-1207 TT lương bổ sung tháng 11-07-VPHN 4 541 000 y Y Kiểm tra chi tiết việc thực hiện nghĩa vụ trả lương nhân viên trong công ty, soát xét lại toàn bộ Bảng 29: Kiểm tra chi tiết chi phí lương của toàn bộ nhân viên trong công ty XYZ Công ty XYZ Thực hiện:: NVH 03- 08 Kì kiểm toán 31 – 12 -07 Soát xét: MTL 03-08 Mục tiêu: Đảm bảo khách hàng thực hiện đúng nghĩa vụ và tính toán chính xác khoản trợ cấp cho nhân viên. Bản chất: Theo hợp đồng lao động Việt Nam , những nhân viên nghỉ việc đều nhận được một khoản trợ cấp dựa trên thời gian làm việc của họ. Khoản trợ cấp này được tính dựa trên lương cơ bản (= ½ tháng lương cơ bản một năm) Công việc Thu thập danh sách của các nhân viên hiện nay trong công ty XYZ và chi tiết ngày bắt đầu làm tại công ty, lương cơ bản là bao nhiêu và tính lại lương và các khoản tiền trợ cấp. Phát hiện: Số ước tính của EY Stt Họ tên Phòng ban Lương cơ bản Lương thực tế Ngày bắt đầu làm việc Số tháng làm việc Trợ cấp 1 Nguyễn Thị Ngọc Yến CN TP HCM 1,409,000 2,333,000 5-10-05 27.23 704,500 2 Vũ Minh Thuấn CN TP HCM 992,000 1,065,000 1-11-05 26.33 496,000 3 Lê Văn Lâm CN TP HCM 1,114,000 3,000,000 26-06-07 6.27 0 4 Mạc Tấn Trung CN TP HCM 1,209,000 3,000,000 17-04-07 8.60 0 5 Đoàn Minh Nhật CN TP HCM 1,079,000 3000000 17-09-07 3.50 0 6 Lê Văn Lâm CN TP HCM 1,114,000 3000000 26-06-07 6.27 0 7 Đoàn Hào Hiệp CN TP HCM 1,531,000 3,260,000 19-06-06 18.67 765,500 8 Vũ Thành Kiên CN TP HCM 2,688,000 14,000,000 29-01-03 59.90 1,344,000 9 Mai Hoàng Nguyên CN TP HCM 2,366,000 12,000,000 26-01-06 18.43 1,183,000 10 Dương Quốc Thắng CN TP HCM 5,150,000 12,860,000 7-11-04 38.30 2,575,000 …. Tổng 931.020.600 1.065.064.636 363.877.750 Theo tính toán của Ernst & Young 363,877,750 Theo số cái 469,226,300 Chênh lệch - 105,348,550 Chênh lệch này < SAD nên không ảnh hưởng đến tài khoản trợ cấp nghỉ việc cho nhân viên trong công ty. Như vậy kiểm toán viên đi đến kết luận là tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày đầy đủ, trung thực 2.2.2.3 Kết thúc kiểm toán Như vậy sau khi tiến hành các thử nghiệm cơ bản, KTV kết luận rằng tính đầy đủ, tính có thực, tính chính xác và việc trình bày khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương không tồn tại các sai phạm trọng yếu. Như đánh giá ban đầu, rủi ro trong chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty XYZ ở mức tương đối thấp. Kết thúc kiểm toán , kiểm toán viên tiến hành soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng đã đầy đủ thích hợp chưa nhằm giảm tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra và lập thư quản lý, báo cáo kiểm toán gửi đến ban giám đốc công ty XYZ với ý kiến chấp nhận toàn phần tương tự như công ty ABC. 2.2.3 So sánh kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty ABC và XYZ Chu trình tiền lương và nhân viên của mỗi khách hàng có những điểm khác biệt riêng tuy nhiên giữa hai công ty vẫn có những nét tương đồng. Nhưng nhìn chung, việc thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên ở hai công ty ABC và XYZ đều tuân thủ theo kế hoạch chung đã được lập ra cho từng khách hàng và theo tiêu chuẩn chung của Ernst & Young a. Giống nhau Lập kế hoạch kiểm toán Trước hết là nói về qui trình kiểm toán của Ernst & Young, đối với hai khách hàng này, công ty luôn bắt đầu các bước công việc: Tìm hiểu chính sách lương và chu trình tiền lương của hai công ty Xác định mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính và cho từng khoản mục Đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ. Phân tích quan báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán nhằm xác định những biến động bất thường. Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể. Thực hiện kế hoạch kiểm toán Trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty, Ernst & Young thực hiện chủ yếu là thử nghiệm cơ bản bao gồm: Thủ tục phân tích tiền lương của nhân viên qua 12 tháng trong năm và phân tích sự biến động về số lượng nhân viên trong hai công ty này. Thủ tục kiểm tra chi tiết: KTV thu thập hợp đồng lao động, bảng theo dõi thời gian làm việc, bảng lương và báo cáo chuyển khoản của ngân hàng của ít nhất 5 nhân viên nhằm xem xét tính tồn tại và hiện hữu của lao động, tính chính xác trong việc tính lương, tính đúng kỳ trong việc trả lương và tính trình bày hợp lý, đầy đủ trên tài khoản phải trả công nhân viên, tài khoản chi phí lương và các khoản trích theo lương. Kết thúc kiểm toán Trưởng nhóm kiểm toán sẽ là người tổng hợp thông tin của các thành viên trong nhóm bao gồm: - Soát xét giấy tờ làm việc - Xem xét lại bằng chứng kiểm toán đã thu thập được - Xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán - Lập thư quản lý, báo cáo kiểm toán gửi cho Ban giám đốc. b. Khác nhau Do đặc điểm kinh doanh và hệ thống tổ chức nhân sự ở hai công ty này là khác nhau nên việc áp dụng phương pháp kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của hai công ty được điều chỉnh cho phù hợp. Lập kế hoạch kiểm toán Công ty XYZ là khách hàng mới của công ty nên việc lập kế hoạch kiểm toán có phần chi tiết và chương trình kiểm toán cũng nhiều thủ tục hơn. Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ công ty XYZ cũng phức tạp hơn do số lượng nhân viên và các bộ phận trong công ty có chính sách lương riêng biệt cho nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng và công nhân sản xuất. Nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ, ngoài việc theo dõi qui trình quản lý và phê duyệt thời gian làm việc của nhân viên như công ty ABC, KTV phải tập trung vào việc kiểm tra cách thức quản lý, phê duyệt số lượng sản phẩm của công nhân ở bộ phận sản xuất để tính lương cho công nhân ở bộ phận sản xuất. Trong khi đó, công ty ABC có quy trình hoạt động đơn giản hơn, việc lập kế hoạch cũng đơn giản hơn do chính sách lương của công ty là trả lương cho tất cả nhân viên theo thời gian làm việc. Trong khi xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể cho công ty XYZ, KTV phải chú trọng đến những khoản trợ cấp lương hưu và việc thanh toán những khoản này. Trong khi ở công ty ABC, chương trình kiểm toán cho kiểm tra chi tiết được xây dựng tương đối kỹ do trong năm 2007, công ty ABC có thành lập công ty con là công ty chứng khoán ABC nên việc tuyển dụng và thanh toán lương cần phải được chú trọng. Thực hiện kế hoạch kiểm toán Trước tiên là qui trình thực hiện thủ tục kiểm soát, do công ty XYZ có những khoản trợ cấp cho nhân viên nên đòi hỏi KTV phải kiểm tra tính hợp lý, sự phê duyệt của nhưng khoản trợ cấp này tại công ty XYZ trong khi ở công ty ABC KTV không phải kiểm tra những khoản này. Quá trình thực hiện thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên ở công ty XYZ đòi hỏi mất nhiều thời gian do hệ thống thông tin phức tạp bao gồm chi phí lương cho nhiều bộ phận trong khi việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương tại công ty ABC tương đối đơn giản. Bên cạnh đó việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tại công ty XYZ lại phức tạp hơn so với công ty ABC do công ty có 2 chi nhánh là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, thành phần chi phí lương cũng phức tạp và đa dạng hơn. Tuy nhiên, công ty ABC có hai công ty con là công ty chứng khoán ABC và công ty quản lý quĩ ABC nên việc kiểm tra chi tiết đòi hỏi mất nhiều thời gian và nhiều công đoạn hơn. Nhìn chung, qua việc so sánh một số điểm cơ bản trong quá trình kiểm toán chu trình tiền lương của hai khách hàng cho thấy công ty Ernst & Young đã áp dụng một cách linh hoạt phương pháp kiểm toán đối với từng khách hàng cụ thể. Cũng chính nhờ cách thực hiện một cách khoa học và sáng tạo đã mang lại chất lượng kiểm toán và uy tín cho Ernst & Young Việt Nam. Kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, ngoài việc soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng kiểm toán, phát hành báo kiểm toán và thư quản lý tại cả hai công ty ABC và XYZ thì KTV còn tiến hành xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán tại công ty XYZ tuy nhiên các sự kiện này không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Tổng kết chung kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Ernst & Young Việt Nam Sau khi tìm hiểu về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai khách hàng của Ernst & Young Việt Nam là công ty ABC và công ty XYZ, ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của công ty Ernst & Young Việt Nam qua 4 bước như sau: Bước 1: Tìm hiểu thông tin chung và thu thập chính sách lương của khách hàng đồng thời đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu. Công việc này được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Việc tìm hiểu thông tin chung và chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV hiểu rõ về hoạt động của chu trình từ đó giúp cho việc xác định mục tiêu kiểm toán và những đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu một cách sát thực làm cơ sở cho việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản. KTV tiến hành tìm hiểu chu trình trên các khía cạnh sau: Thứ nhất để hiểu rõ chu trình tiền lương và nhân viên, KTV phải tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng như những rủi ro mà khách hàng có thể gặp phải trong quá trình kinh doanh. Từ đó KTV có thể xác định được các nhóm nghiệp vụ chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của khách hàng. Việc thu thập chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV có được hiểu biết cơ bản về qui trinh tiền lương và nhân viên của khách hàng, qui trình tuyển dụng, cách thức tính lương, trả lương, khả năng quản lý chi phí lương và số lượng nhân viên của khách hàng. Như vậy, KTV biết được những khó khăn trước mắt và rủi ro tiềm tàng trong các nhóm nghiệp vụ chính của chu trình. Đây cũng là cơ sở cho sự phân tích sau này về tính hợp lý chung trong biến động của các khoản mục trong chu trình. Trong bước này KTV xác định các rủi ro kiểm toán, đánh giá rủi ro tiềm tàng gắn liền với bản chất kinh doanh của khách hàng và kết hợp với rủi ro kiểm soát ( đã được đánh giá sơ bộ qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ) từ đó KTV xác định rủi ro phát hiện. Sau đó, KTV xác định mức độ trọng yếu PM, TE, SAD, norminal amount, việc xác định này thường dựa trên cơ sở là lợi nhuận kế toán trước thuế, đối với doanh nghiệp nào có sự biến động doanh thu nhiều thì xác định mức độ trọng yếu sẽ dựa trên doanh thu của khách hàng. Thứ hai, sau khi có được hiểu biết ban đầu về khách hàng, KTV tiến hành tìm hiểu sâu hơn về hoạt động của chu trình, các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong chu trình và đưa ra đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc tìm hiểu và đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ sở quan trọng cho KTV trong việc thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể. Bước 2: Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể Nếu rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu được đánh giá ở mức thấp và trung bình thì KTV sẽ tập trung vào việc thiết kế thử nghiệm kiểm soát nhàm đánh giá lại nhận định ban đầu Tiếp đến, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao thì KTV sẽ tập trung vào việc thực hiện thủ nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết. Trong chu trình tiền lương và nhân viên, thủ tục phân tích tập trung vào việc phân tích lương nhân viên trong 12 tháng và sự biến động về số lượng nhân viên để tìm ra những biến động bất thường. Thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ được lên kế hoạch cho từng khoản mục như khoản mục chi phí lương, lương phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, để kiểm tra chi tiết tính hợp lý của chi phí lương, KTV thường chọn ít nhất 5 nhân viên trong công ty thực hiện đối chiếu chi tiết tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản chi phí khác nếu có. Bước 3: Thực hiện chương trình kiểm toán Thực hiện chương trình kiểm toán bao gồm thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết) Thực hiện thủ tục kiểm soát: KTV tiến hành thu thập những hồ sơ, chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, việc tính lương và trả lương cho nhân viên, ngoài ra KTV còn phỏng vấn các nhân viên liên quan, quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, xem xét bảng lương, bảng theo dõi thời gian lao động để tìm thấy dấu hiệu của thủ tục kiểm soát (dấu vết của sự phê duyệt) nhằm khẳng định tính đáng tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thực hiện thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết trong đó: Thủ tục phân tích được thực hiện trên số tiền lương của công ty qua các tháng đồng thời tiến hành phân tích số lượng nhân viên, công việc phân tích còn được thực hiện thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của nhân viên năm nay so với năm trước nhằm đảm bảo mức độ hợp lý trên khoản mục tiền lương. Thủ tục kiểm tra chi tiết được áp dụng cho các khoản mục chi phí lương như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, bên cạnh đó, các khoản trích theo lương, thưởng và thuế thu nhập cá nhân cũng được Ernst & Young tiến hành kiểm tra chi tiết. Thông thường KTV chọn mẫu xác suất 5 nhân viên và tính toán lại tiền lương theo đúng hợp đồng lao động và chính sách tăng lương, thưởng cho nhân viên trong công ty. Sau đó KTV thực hiện đối chiếu lại những số liệu này với tài khoản phải trả công nhân viên ( tính hiện hữu và phát sinh), bảng lương (tính chính xác số học), tài khoản chi phí lương ( kết chuyển và vào sổ đúng), báo cáo chuyển khoản của ngân hàng (tính đúng kì). Các kết quả kiểm tra trên được kết hợp, đối chiếu và bổ sung cho nhau nhằm thu được bằng chứng có hiệu lực nhất. Bước 4: Kết thúc kiểm toán KTV tổng hợp bút toán điều chỉnh và các chênh lệch giữa số liệu của KTV với khách hàng vào SAD ( summary of audit differences), lập bảng tổng hợp sau điều chỉnh và cung cấp cho trưởng nhóm kiểm toán phục vụ cho việc phát hành báo cáo kiểm toán. KTV trưởng tổng hợp số liệu , soát xét lại giấy tờ làm việc xem có trình bày đúng và đủ không. Bên cạnh đó, KTV xem xét lại các bằng chứng thu thập được xem có đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực hay không. Công việc này rất quan trọng nhằm thống nhất giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc với ý kiến kiểm toán mà kiểm toán viên đưa ra về tính trung thực và hợp lý của các khoản mục trong của các khoản mục, nghiệp vụ trong chu trình. Cuối cùng kiểm toán viên xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán, các kết luận kiểm toán có thể được sửa đổi sau khi các sự kiện này ảnh hưởng trọng yếu đến khoản mục tiền lương và nhân viên. Ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do Ernst & Young thực hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 8: Tóm tắt qui trình kiểm toán tiền lương và nhân viên của công ty Ernst & Young Lập kế hoạch kiểm toán So sánh sự biến động của tiền lương và nhân viên qua các tháng và các niên độ - Phân công công việc cho nhóm kiểm toán - Xây dựng phương pháp tiếp cận - Tìm hiểu về khách hàng - Xác định PM, TE, SAD - Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. - Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể Thực hiện chương trình kiểm toán Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Thực hiện thủ tục phân tích Kiểm tra số phát sinh tăng và số phát sinh giảm của các khoản mục chi phí lương, phải trả CNV, các khoản trích theo lương, thuế thu nhập cá nhân Kết thúc kiểm toán Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ. Soát xét giấy tờ làm việc và xem xét lại các bằng chứng kiểm toán Tổng hợp kết quả và các chênh lệch Đưa ra ý kiến kiểm toán, phát hành thư quản lý và báo cáo kiểm toán Kiểm tra tình hình trả lương cho nhân viên thông qua bảng lương, phiếu đề nghị thanh toán, báo cáo chuyển khoản của ngân hàng. CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN ERNST & YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN 3.1 Sự cần thiết tất yếu hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Tiền lương là một chỉ tiêu có ý nghĩa rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Bên cạnh đó tiền lương đóng vai trò là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh và khả năng quản lý chi phí của doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tế đó đã đặt ra yêu cầu đối với kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên không chỉ đơn thuần phát hiện ra những sai sót, tìm thấy những yếu kém của đơn vị mà hơn thế nữa phải thông qua những tồn tại này để giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có được những quyết định quản lý đúng đắn. Chính vì vậy, kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên đóng một vai trò rất quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Vấn đề hoàn thiện công tác kiểm toán nói chung cũng như công tác kiểm toán tiền lương nói riêng là yêu cầu đặt ra đối với bất kì công ty kiểm toán nào. Sau một thời gian học tập và nghiên cứu về qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện em thấy rằng bên cạnh những mặt tích cực mà công ty đã đạt được thì cũng tồn tại những mặt còn hạn chế như việc mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng mới chỉ sử dụng phương pháp tường thuật và dùng bảng câu hỏi mà chưa sử dụng phương pháp lưu đồ, một số thủ tục kiểm toán tiền lương vẫn chưa được kiểm toán viên quan tâm đến. Những mặt hạn chế này sẽ được trình bày cụ thể và phương hướng giải quyết chúng trong phần kiến nghị dưới đây. 3.2 Đánh giá thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện Kiểm toán chu trình tiền lương là hết sức cần thiết và hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên nói chung không chỉ cần sự nỗ lực của công ty kiểm toán mà còn ở các cơ quan chức năng và bản thân doanh nghiệp như việc đề ra hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm toán và ban hành đầy đủ các chuẩn mực Kế toán và Kiểm toán cũng như việc áp dụng và tuân theo các qui định đó tại doanh nghiệp. Nhìn chung, tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam, kiểm toán qui trình tiền lương và nhân viên được thực hiện một cách khoa học, đầy đủ, tuân thủ chặt chẽ chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế. Việc có một qui trình kiểm toán hiệu quả là lợi thế rất lớn cho các công ty kiểm toán trong vấn đề giảm rủi ro kiểm toán, tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo uy tín cho công ty trên thị trường tài chính. Qui trình kiểm toán tiền lương của Ernst & Young được thực hiện chặt chẽ theo ba giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 3.2.1 Ưu điểm Từ thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện đã cho thấy việc thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên được tuân thủ một cách thống nhất, chặt chẽ theo các hướng dẫn trong chương trình kiểm toán và theo phần mềm GAM. Tuy nhiên do khách hàng có đặc điểm kinh doanh khác nhau do đó họ có chính sách lương và hệ thống nhân viên khác nhau nên KTV có sự vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán chung vào từng hoàn cảnh cụ thể để có thể đạt hiệu quả một cách tốt nhất. Qua quá trình tìm hiểu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty ABC và XYZ do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện, em có một số nhận xét như sau: 3.2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn hết sức quan trọng trước khi tiến hành kiểm toán bất cứ một chu trình nào nên công việc lập kế hoạch là do trưởng nhóm kiểm toán hoặc những người có nhiều kinh nghiệm lập ra nhằm lên kế hoạch cho tất cả các bước công việc từ việc phân công công việc đến việc lên chương trình kiểm toán một cách chi tiết. Sau khi kí kết hợp đồng với khách hàng, thông thường trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán với khách hàng, công ty sẽ cử ra một người liên lạc trước với khách hàng về ngày bắt đầu đến kiểm toán và đưa cho khách hàng một bản danh sách các tài liệu mà khách hàng cần cung cấp cho kiểm toán. Bắt đầu từ công việc tiếp cận với khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới của công ty được công ty rất coi trọng vì đây là bước đầu tiên tạo ấn tượng và niềm tin cho khách hàng. Thông thường tùy theo qui mô của công ty hay dự án mà nhóm kiểm toán được cử đi sẽ gồm có bao nhiêu người trong đó có một chủ nhiệm kiểm toán là người có kinh nghiệm hoặc là người có kinh nghiệm kiểm toán khách hàng này từ các năm trước, người này cũng là người có trách nhiệm giám sát cuộc kiểm toán từ đầu đến cuối và sẽ có từ một đến hai người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên và được chia thành hai phần: phần đầu (interim) và phần cuối (final) Ngay từ ban đầu khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV đã phải thực hiện công việc phỏng vấn bộ phận nhân sự để thu thập thông tin về các chính sách lương thưởng, qui trình tuyển dụng và chính sách tăng lương của Ban Giám Đốc. Cụ thể trong hai công ty ABC và XYZ, Ernst & Young đều phân công nhóm kiểm toán từ 5 đến 10 người trong đó người trưởng nhóm kiểm toán là các kiểm toán viên cấp cao và trợ lý kiểm toán là những người có kinh nghiệm kiểm toán trên hai năm trở lên. Đặc biệt là kiểm toán báo cáo tài chính công ty XYZ là khách hàng mới của công ty nhưng việc thu thập tài liệu rất đầy đủ và không bị mất nhiều thời gian do nhóm kiểm toán là những người giàu kinh nghiệm và thực hiện phỏng vấn khách hàng rất tốt. Công ty còn thực hiện việc ước lượng mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính (PM) và phân bổ cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính (TE và SAD). Việc xác định này được thực hiện dựa trên nhiều cơ sở tùy thuộc vào bản chất và động cơ của công ty trong từng thời kỳ ( ví dụ: lợi nhuận trước thuế, doanh thu thuần….) Qua việc thực hiện phỏng vấn, điều tra các chính sách và quan sát việc áp dụng các chính sách trong doanh nghiệp, KTV có thể đánh giá một cách sát thực những rủi ro có thể xảy ra tập trung chủ yếu vào nhóm nghiệp vụ nào cũng như đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Kế hoạch kiểm toán tổng quát sẽ được gửi trước cho khách hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa khách hàng và kiểm toán. Tóm lại, công tác lập kế hoạch của công ty Ernst & Young được thực hiện hết sức cẩn thận, khoa học và chặt chẽ tạo tiền đề thuận lợi cho việc thực hiện kiểm toán. 3.2.1.2 Thực hiện kiểm toán Công ty Ernst & Young theo chuẩn mực kiểm toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam làm cơ sở thực hiện kiểm toán. Công tác lưu trữ hồ sơ và bảo mật của công ty rất tốt nên khi thực hiện kiểm toán từ những năm trước, KTV có thể biết được những chiến lược và mục tiêu của khách hàng trong năm nay từ đó biết được các mục tiêu đó ảnh hưởng như thế nào đến các chỉ tiêu tài chính năm nay của khách hàng do vậy chương trình kiểm toán của công ty được thay đổi, cập nhật và điều chỉnh sao cho phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện kế hoạch kiểm toán luôn được tiến hành sát với chương trình kiểm toán đã được đề ra trong phần lập kế hoạch. Thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết luôn được tiến hành một cách kỹ lưỡng và được kết hợp một cách nhuần nhuyễn tạo ra sự thuận lợi trong việc kiểm tra đối chiếu và soát xét tính hợp lý giữa kết quả phân tích và kết quả kiểm tra chi tiết. Trong kiểm tra chi tiết, các tiêu thức chọn mẫu được Ernst & Young áp dụng mang tính đại diện cao thông qua phần mềm GAM và kinh nghiệm xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Điều này cho thấy hiệu quả mà phần mềm kiểm toán của Ernst & Young mang lại cũng như trình độ và kinh nghiệm của KTV. Bên cạnh đó, trong kiểm tra chi tiết, việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu bảng lương, bảng theo dõi thời gian làm việc, sao kê của ngân hàng là việc rất được KTV coi trọng, , số lượng mẫu chọn thường lớn thậm chí là toàn bộ các nghiệp vụ bởi các nghiệp vụ về tiền lương thường không nhiều do đó mọi dấu hiệu nghi ngờ đều được phát hiện, các chênh lệch đều được đưa vào SAD và so sánh với mức độ trọng yếu đã được xác định từ trước để đưa ra bút toán điều chỉnh phù hợp. 3.2.1.3 Kết thúc kiểm toán Giai đoạn kết thúc kiểm toán cũng được công ty Ernst & Young thực hiện đầy đủ từ việc soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán xem có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo kiểm toán và nếu ảnh hưởng thì KTV sẽ có những chỉnh sửa phù hợp nhất. Sau đó, KTV soát xét giấy tờ làm việc và xem xét lại các bằng chứng kiểm toán xem có phù hợp và thống nhất với ý kiến kiểm toán đưa ra hay không. Công việc cuối cùng là KTV đưa ra ý kiến kiểm toán, phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý gửi cho Ban giám đốc. 3.2.2 Tồn tại Với vị trí là một trong bốn hãng kiểm toán hàng đầu quốc tế nên công nghệ và qui trình kiểm toán của công ty Ernst & Young tương đối hoàn thiện, mang tính hiệu quả cao. Qua tìm hiểu thực tế kiểm toán chu trình tiền lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty Ernst & Young thực hiện. Sau đây chỉ là một vài nhận định mà em rút ra trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện. Thứ nhất, công nghệ kiểm toán của Ernst & Young Việt Nam bắt nguồn và xây dựng trên cơ sở công nghệ kiểm toán Ernst & Young toàn cầu được xây dựng hàng trăm năm nay, công nghệ này thường thích hợp với các nước có nền kinh tế phát triển cao, có hành lang pháp lý tốt, hệ thống kế toán đồng bộ, đầy đủ và nhất quán. Khi áp dụng các kỹ thuật kiểm toán này có một số sự không tương thích do hệ thống kế toán và hành lang pháp lý của Việt Nam vẫn đang trong thời kỳ xây dựng và hoàn thiện nên vẫn còn nhiều bất cập. Thứ hai, chương trình kiểm toán cụ thể do KTV lập ra chỉ đề cập đến mục tiêu chung của cả chu trình chứ không đề cập đến mục tiêu riêng của từng thủ tục. Cụ thể là trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, mục tiêu chung của cả qui trình là đảm bảo không có sai phạm trọng yếu nào liên quan đến tính hợp lý,tính có thật, tính đúng kỳ, tính chính xác, tính phân loại và trình bày trên các khoản mục phải trả công nhân viên, chi phí lương, các khoản trích theo lương, trợ cấp thất nghiệp, thưởng và trợ cấp khác. Tuy nhiên, khi thực hiện chương trình kiểm toán do không có mục tiêu kiểm toán cụ thể cho từng khoản mục nên gây khó khăn cho trợ lý kiểm toán trong định hướng thu thập bằng chứng kiểm toán đảm bảo cho mục tiêu chung đó. Thứ ba là về phương pháp chọn mẫu kiểm toán, mẫu được chọn phải có tính đại diện cao, thông thường có hai phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu sác xuất và chọn mẫu phi sác xuất. Trong phương thức chọn mẫu của Ernst & Young Việt Nam, công ty thường sử dụng phầm mềm GAM để có được mẫu chọn hoặc sử dụng theo xét đoán nghề nghiệp của KTV là chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ. trong một số trường hợp do tổng thể mẫu quá lớn, KTV thường chọn những mẫu có giá trị lớn nên những phần tử nhỏ ít khi được kiểm tra, xem xét. Với cách chọn mẫu như vậy, rủi ro chọn mẫu rất cao do các phần tử nhỏ có thể chứa đựng các gian lận, sai sót mang tính hệ thống. Thứ tư là việc thực hiện các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty thực hiện. Thủ tục phân tích là một thủ tục rất quan trọng được sử dụng trong kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán tiền lương nói riêng. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 qui định: “Kiểm toán viên phải thực hiện qui trình phân tích khi lập kế hoạch kiểm toán và giai đoạn soát xét tổng thể về cuộc kiểm toán. Qui trình phân tích cũng được thực hiện ở các giai đoạn khác trong quá trình kiểm toán”. Trong quá trình kiểm toán chu trình tiền lương thì thủ tục phân tích là một thủ tục quan trọng mà kiểm toán viên đã thực hiện trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán tuy nhiên em nhận thấy việc phân tích được các kiểm toán viên tiến hành mới chỉ chú trọng tới một số tỷ suất tài chính và so sánh chi phí tiền lương giữa các tháng, quý, năm chứ chưa so sánh chỉ tiêu này của khách hàng với chỉ tiêu của ngành hoặc các công ty khác trong cùng một ngành để thấy rõ hơn hiệu suất và năng lực quản lý, xu hướng phát triển của khách hàng. Cụ thể trong kiểm toán chu trình tiền lương tại hai công ty ABC và công ty XYZ, thủ tục phân tích được áp dụng thường là thủ tục phân tích ngang thông qua việc xem xét sự biến động của tiền lương và nhân viên giữa các tháng trong năm hoặc so sánh tiền lương trung bình của nhân viên giữa năm nay và năm trước. Theo VSA 520 : “trong quá trình thực hiện qui trình phân tích, KTV được phép sử dụng nhiều phương pháp khác nhau từ việc so sánh đơn giản đến những phân tích phức tạp đòi hỏi phải sử dụng kĩ thuật thống kê tiên tiến” Trong việc tiến hành thủ tục phân tích qui trình tiền lương, KTV đã bỏ qua rất nhiều chỉ tiêu liên quan đến sức hao phí như chi phí tiền lương/lợi nhuận sau thuế, chi phí tiền lương/ tổng chi phí… Việc phân tích nhiều chỉ tiêu phi tài chính và tài chính giúp cho KTV có được cái nhìn rõ ràng hơn về những sự kiện bất thường xảy ra, ngoài ra, KTV có thể kết hợp giữa phân tích ngang và phân tích dọc để có thể khoanh vùng rủi ro chính xác, thu thập các bằng chứng thích hợp từ đó giúp giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty. Thứ năm là việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, công ty thường thực hiện thủ tục này rất kĩ, với các khoản mục nhỏ, KTV thường tiến hành kiểm tra hầu như toàn bộ các chứng từ hóa đơn, việc này làm tăng chi phí của cuộc kiểm toán. Thứ sáu là việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là công việc rất quan trọng được KTV thực hiện ngay từ khi lập kế hoạch kiểm toán. Tuy nhiên, trong chu trình tiền lương và nhân viên thì rủi ro bản chất của chu trình được đánh giá thấp nên phần thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chu trình này chưa được chú trọng, công ty chưa đưa ra một hệ thống các câu hỏi phỏng vấn, thủ tục kiểm soát được thực hiện tương đối sơ sài. Bên cạnh đó, công ty xây dựng phương pháp tiếp cận chu trình tiền lương và nhân viên dựa trên hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng trên thực tế, việc soát xét thủ tục kiểm soát của công ty vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả cao. Trong đó, kiểm toán viên ngoài việc thu thập những thông tin cần thiết về hệ thống kiểm soát nội bộ và sử dụng bảng câu hỏi để phỏng vấn khách hàng thì kiểm toán viên có thể miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lưu đồ. Phương pháp này cung cấp cho KTV có một cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và dễ dàng đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ khi so sánh hệ thống này với lưu đồ chuẩn mà công ty thiết lập nên. 3.3 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện Từ những bài học kinh nghiệm rút ra trong chu trình tiền lương và nhân viên đã được đề cập đến ở trên, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện. 3.3.1 Trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Cơ sở lý luận Dựa trên phương pháp tiếp cận kiểm toán của công ty Ernst & Young là dựa trên sự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 về đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ngoài các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán khác nhau để thu thập đầy đủ bằng chứng về tính hiệu quả của việc thiết kế và thực hiện của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, như thu thập bằng chứng thông qua việc thu thập thông tin và quan sát các hoạt động của hệ thống này” ngoài ra “kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để chứng minh cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ không cao. Việc đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát càng thấp thì kiểm toán viên càng phải chứng minh rõ là hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết kế phù hợp và hoạt động hiệu quả” Để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty Ernst & Young Việt Nam cần xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát đầy đủ và sử dụng một cách linh hoạt. Sau đây là nội dung của giải pháp. Nội dung giải pháp Qua thực tế hai khách hàng của công ty, công ty chưa thiết kế thủ tục kiểm soát chung cho mọi cuộc kiểm toán do đó công ty nên đưa ra một kế hoạch chung cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát để KTV có thể áp dụng linh hoạt vào từng khách hàng cụ thể có qui mô và hoạt động khác nhau. Để thu thập được sự hiểu biết về khách hàng và về các thủ tục kiểm soát, công ty cần đưa ra các kỹ thuật thu thập bằng chứng và qui cách áp dụng kĩ thuật này như thế nào một cách hiệu quả nhất như: - Quan sát, phỏng vấn: qui định về thái độ phỏng vấn vừa lịch sự, nhã nhặn nhưng cũng có phần cứng rắn nhằm đạt được mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tìm được những thông tin hữu ích nhất. - Bảng câu hỏi: cùng với thái độ và phong cách làm việc, công ty có thể lập ra một bảng các câu hỏi sát thực nhất nhằm trợ giúp cho KTV làm việc hiệu quả và không làm mất thời gian của khách hàng. Các câu hỏi có thể lập dưới dạng đóng và có ghi chú bên cạnh nhằm tối đa hoá số lượng thông tin đạt được và không gây trở ngại cho khách hàng. Bảng 30: Câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên STT Câu hỏi Có Không Ghi chú 1 1 Nhu cầu tuyển dụng lao động có được giám đốc hay tổng giám đốc phê duyệt không 2 Qui trình tuyển dụng có được giám đốc phê duyệt không? 3 Giám đốc hay tổng giám đốc có tham gia vào việc tuyển dụng các vị trí quan trọng không? 4 Bộ phận nhân sự có được thông báo thường xuyên về việc chấm dứt lao động không 5 Các chính sách tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm có được sự phê duyệt của các cấp các phòng ban và chuyển xuống cho phòng nhân sự không? 6 Bảng theo dõi thời gian làm việc có được sự phê duyệt của trưởng phòng không? 7 Công ty có chính sách lương dành riêng cho từng bộ phận hay không? 8 Người chấm công lao động có độc lập với bộ phận tính lương không? 9 Bộ phận kế toán có thường xuyên đối chiếu bảng chấm công lao động, bảng tính lương và bảng thanh toán lương hay không? 10 Công ty có chế độ khen thưởng đãi ngộ gì không? 11 Công ty có cung cấp các khoản trợ cấp công tác, trợ cấp thất nghiệp hay các khoản trợ cấp nào khác cho nhân viên hay không? … … Ngoài những câu hỏi đóng như thế này, KTV có thể hỏi khách hàng những câu hỏi mở để thu thập thêm những chứng từ, tài liệu cần thiết. - Sử dụng lưu đồ: để có thể dùng phương pháp mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lưu đồ kiểm toán viên cần thực hiện những vấn đề sau: + Chuẩn bị các kí hiệu trong quá trình vẽ lưu đồ đảm bảo thuận lợi cho người đọc lưu đồ có thể nhận biết ngay được quy trình kiểm toán nội bộ của khách hàng. + Công ty nên xây dựng một mô hình chuẩn gồm các yếu tố tối thiểu phải có đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng cho khâu tiền lương. Trên cơ sở đó các kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán tại khách hàng cụ thể thì tùy thuộc vào thực tế của từng khách hàng có thể điều chỉnh mô hình chuẩn đó cho đúng với thực tại. Ngay trong quá trình điều chỉnh này kiểm toán viên cũng có thể so sánh hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng với một mô hình chuẩn. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên có thể nhận ra ngay được những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát. + Kiểm toán viên cần tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để đạt được sự hiểu biết sâu sắc sau đó có thể mô tả chính xác các thủ tục kiểm soát được áp dụng tại đơn vị khách hàng. Sau đây là lưu đồ điển hình chu trình tiền lương và nhân viên trong cả ba giai đoạn: tuyển dụng, tính lương và trả lương 3. ---------------- 3 Auditing and Assurance Services – David.N.Ricchiute – tái bản lần 6 Sơ đồ 9: Lưu đồ chu trình tiền lương và nhân viên Tuyển dụng và cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhập sổ danh sách nhân viên Mức lương và các khoản giảm trừ và những khoản có lien quan Lưu hồ sơ Tính lương Từ phòng nhân sự Tỉ lệ trả lương và giảm trừ Ghi nhận thời gian làm việc Tập hợp từ bộ phận sản xuất Từ bảng lương Sổ đăng kí nhân viên Kiểm tra Người kiểm tra kí và chuẩn bị bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương Kiểm tra NLĐ Kế toán trưởng Hồ sơ Chuẩn bị bảng tính lương và ghi nhận chi phí lương Bảng chấm công Sổ đăng kí nhân viên Bộ phận thanh toán Tóm tắt và gửi cho kế toán chi phí Kế toán trưởng Hồ sơ Sổ đăng kí nhân viên Sổ đăng kí nhân viên Kiểm tra Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán lương Nhân viên Tính lương Thanh toán lương Tác dụng giải pháp Ngoài phương pháp quan sát và thực hiện phỏng vấn bằng bảng câu hỏi đã được thiết kế sẵn thì phương pháp lưu đồ thuận lợi chủ yếu vì có thể cung cấp một cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, phương pháp này rất có ích đối với kiểm toán viên và có tác dụng như một công cụ phân tích khi đánh giá, giúp kiểm toán viên dễ dàng hiểu biết về khách hàng trong năm hiện tại và cho các năm tiếp theo nhưng để xây dựng một lưu đồ thường khó khăn và tốn nhiều chi phí hơn sử dụng Bảng tường thuật hay bảng hỏi vì việc lập lưu đồ sẽ mất nhiều thời gian. Đây là khó khăn khi sử dụng lưu đồ, tuy nhiên đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của một số khoản mục hay bộ phận trọng yếu của khách hàng như tiền lương thì việc mô tả bằng lưu đồ chắc chắn sẽ có ích trong việc xác định những thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng ở khâu đó. Chính vì vậy việc quyết định sử dụng cách mô tả nào hay sử dụng kết hợp các cách mô tả đó với nhau còn tùy thuộc vào tính phức tạp của hệ thống kiểm soát nội bộ và trình độ của kiểm toán viên. Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao như Ernst & Young Việt Nam thì việc sử dụng phương pháp mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lưu đồ là hoàn toàn có thể được. Điều kiện vận dụng Trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng phức tạp thì có thể sử dụng bảng câu hỏi khi tiến hành tiếp xúc, phỏng vấn với Ban Giám Đốc hay nhân viên của khách hàng. Trong trường hợp không bị sức ép về thời gian và chi phí, kiểm toán viên nên sử dụng cách mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ bằng lưu đồ. Cụ thể là đối với công ty XYZ là khách hàng mới của công ty thì kiểm toán viên nên sử dụng phương pháp Lưu đồ ngoài việc sử dụng bảng câu hỏi để phỏng vấn nhằm có một cái nhìn tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.3.2 Thủ tục phân tích Cơ sở lý luận Thủ tục phân tích được áp dụng trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán và có ý nghĩa rất quan trọng. Theo chuẩn mực kiểm toán số 520 về quy trình phân tích: “Khi áp dụng quy trình phân tích, kiểm toán viên phải xem xét các yếu tố sau: - Mục tiêu của phân tích và độ tin cậy của kết quả thu được; - Đặc điểm của đơn vị và mức độ chi tiết hoá thông tin (Ví dụ: Quy trình phân tích áp dụng đối với thông tin tài chính của từng đơn vị thành viên sẽ hiệu quả hơn là chỉ áp dụng đối với thông tin tổng hợp của các đơn vị...); - Khả năng sẵn có của các thông tin tài chính và phi tài chính; - Độ tin cậy của các thông tin (Ví dụ: Sự đúng đắn của các kế hoạch hoặc dự toán ...); - Tính thích đáng của các thông tin (Ví dụ: Kế hoạch được thiết lập có tính khả thi hơn là kế hoạch chỉ là các mục đích phải đạt được); - Nguồn gốc thông tin (Ví dụ: Thông tin từ bên ngoài thường có độ tin cậy cao hơn thông tin do đơn vị cung cấp...); - Khả năng so sánh của thông tin (Ví dụ: Thông tin do đơn vị cung cấp có thể so sánh với thông tin của đơn vị khác trong cùng ngành...); - Những hiểu biết có được từ cuộc kiểm toán các kỳ trước cùng với hiểu biết về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ và các vấn đề nảy sinh đã dẫn đến các bút toán điều chỉnh trong những kỳ trước.” Như vậy trong quá trình phân tích kiểm toán viên nên chú trọng đến khả năng có sẵn của các thông tin tài chính và phi tài chính. Nội dung giải pháp Thủ tục phân tích là thủ tục không thể thiếu được trong mọi cuộc kiểm toán và trong mọi giai đoạn của một cuộc kiểm toán, nó giúp cho KTV khoanh vùng được những khoản mục, nghiệp vụ bất thường từ đó xác định được phương hướng để thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết khác. Trong khi thực hiện thủ tục phân tích, ngoài việc thực hiện phân tích ngang, so sánh số liệu chi phí tiền lương và số lượng nhân viên qua các kì, KTV có thể sử dụng nhiều phương pháp khác như phân tích dọc, so sánh các chỉ tiêu tài chính liên quan đến chi phí tiền lương và số lượng nhân viên. Sau khi phân tích các số liệu mà KTV phát hiện ra những chênh lệch trọng yếu hoặc những biến động bất thường vượt ra ngoài sự xét đoán của KTV (không ngoại trừ các hiện tượng không có sự biến động mà theo xét đoán của KTV đáng ra cần phải có). Bên cạnh đó, KTV có thể sử dụng các thông tin, chỉ số tiêu chuẩn của ngành làm cơ sở so sánh với những chỉ tiêu mà KTV tính toán được. KTV có thể sử dụng số liệu của các công ty khác trong ngành và so sánh với những thông tin của khách hàng để có cái nhìn chung nhất về tình hình tiền lương và nhân viên tại công ty được kiểm toán. Bên cạnh đó, KTV cũng cần xem xét xu hướng chung của ngành hiện nay hoặc sử dụng các thông tin phi tài chính như các chính sách của Nhà Nước về việc tăng lương cơ bản hay điều kiện kinh tế xã hội … nhằm đưa ra được lời giải thích cho những khoản chênh lệch hay những biến động bất thường. Tác dụng của giải pháp Thủ tục phân tích được áp dụng hiệu quả sẽ mang lại tác dụng rất lớn trong cuộc kiểm toán như tiết kiệm thời gian và chi phí cho cuộc kiểm toán đồng thời giúp cho kiểm toán viên phát hiện và khoanh vùng được những khoản mục có sai sót hoặc dễ dàng xảy ra sai sót. Đặc biệt việc sử dụng các thông tin tài chính và phi tài chính sẵn có như số liệu tiêu chuẩn của từng ngành, điều kiện kinh tế xã hội cũng như điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp để có những phán xét và sự giải thích đúng đắn với những biến động bất thường. Điều kiện vận dụng Thủ tục phân tích được tiến hành trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Ngoài ra, việc thực hiện thủ tục phân tích còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như - Mức độ trọng yếu của các khoản mục trong chu trình. - Mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của qui trình tiền lương và nhân viên. - Độ chính xác và tin cậy của các dữ liệu, biến số tài chính. 3.3.3 Bước xác định mức độ trọng yếu của giai đoạn lập kế hoạch Cơ sở lý luận Trong giai đoạn lập kế hoạch KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của báo cáo tài chính có thể chấp nhận được, xác định phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót lên báo cáo tài chính để từ đó xác định bản chất, thời gian và phạm vi các khảo sát kiểm toán. Sau khi KTV đã có ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính, KTV cần phân bổ mức ước lượng này cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính. Đó là sai số có thể chấp nhận được đối với từng khoản mục. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320 về tính trọng yếu trong kiểm toán: “Kiểm toán viên cần xem xét tính trọng yếu trên cả phương diện mức độ số dư các tài khoản, của các giao dịch và các thông tin trình bày trên báo cáo tài chính. Tính trọng yếu cũng có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố khác như các quy định pháp lý hoặc các vấn đề liên quan đến các khoản mục khác nhau của báo cáo tài chính và mối liên hệ giữa các khoản mục đó. Quá trình xem xét có thể phát hiện ra nhiều mức trọng yếu khác nhau tuỳ theo tính chất của các vấn đề được đặt ra trong báo cáo tài chính được kiểm toán”. Nội dung giải pháp Tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam, việc ước lượng tính trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính và phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục thường được xác định theo một tỉ lệ phần trăm nhất định so với tổng mức trọng yếu được ấn định cho toàn bộ báo cáo tài chính ( thường là 5% hay 10%) và dựa trên cơ sở là lợi nhuận trước thuế do đó mức sai sót có thể chấp nhận được phân bổ cho từng khoản mục là giống nhau, không có sự phân biệt giữa các khoản mục. Công ty nên xây dựng hệ thống phân bổ các ước lượng trọng yếu dựa trên bản chất và mức độ rủi ro của từng khoản mục theo nguyên tắc mức rủi ro của các khoản mục càng thấp thì mức trọng yếu phân bổ cho các khoản mục càng cao và ngược lại. Cụ thể đối với chu trình tiền lương và nhân viên, chu trình này về mặt bản chất thì có rủi ro tiềm tàng không cao vì nó liên quan đến lợi ích của từng cá nhân trong công ty tuy nhiên rủi ro kiểm soát thì tương đối cao, rủi ro phát hiện thấp do đó rủi ro kiểm toán ở mức độ trung bình. Như vậy, tùy theo qui mô của công ty và kết quả kiểm toán của năm trước mà kiểm toán viên phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương… Tác dụng giải pháp Việc phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục tùy theo bản chất, rủi ro và mối quan hệ của các khoản mục khác nhau trong báo cáo tài chính giúp cho kiểm toán viên xác định được số lượng bằng chứng kiểm toán thích hợp phải thu thập nhất đối với từng khoản mục ở mức chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo tổng hợp các sai sót trên báo cáo tài chính không vượt quá mức ước lượng ban đầu về tính trọng yếu Việc phân bổ này khắc phục được cách phân bổ tương đối máy móc trước và phản ánh đúng bản chất của khoản mục được kiểm toán. Điều kiện vận dụng Việc phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán của tất cả các cuộc kiểm toán. Đặc biệt trong trường hợp kiểm toán khách hàng mới như công ty XYZ thì công ty nên tìm hiểu kĩ về bản chất, mối quan hệ và rủi ro của các khoản mục trong Báo cáo tài chính để có được sự phân bổ mức độ trọng yếu một cách phù hợp nhất tạo tiền đề cho việc kiểm toán một cách chính xác, làm cơ sở kiểm toán cho các năm tiếp theo. KẾT LUẬN Tiền lương và nhân viên trong các doanh nghiệp không chỉ là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp mà nó còn là động lực chính của người lao động. Do đó chính sách tiền lương trong mỗi doanh nghiệp thể hiện chiến lược phát triển con người cũng như trình độ quản lý chi phí của chính doanh nghiệp đó. Chính vì nguyên nhân trên mà chu trình tiền lương và nhân viên là một chu trình có ý nghĩa hết sức quan trọng và chi phí tiền lương là khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính của các công ty. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý nhân viên và chi phí, kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là một bộ phận quan trọng của kiểm toán báo cáo tài chính và nó là điều cần thiết và tất yếu đối với các doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu thực tiễn qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam kết hợp với những kiến thức đã học được trong nhà trường em đã hoàn thiện luận văn tốt nghiệp “Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện ”. Công ty Ernst & Young có một qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tương đối hoàn thiện, chặt chẽ kết hợp với đội ngũ nhân viên giỏi, giàu kinh nghiệm, chính điều này đã làm nên uy tín và chất lượng của công ty. Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót trong luận văn này. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của cô giáo để em có thể hoàn hiện được luận văn này. Em xin cảm ơn cô giáo Th.S Tạ Thu Trang và các anh chị kiểm toán viên tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHỤ LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN