Đề tài Hoàn thiện một bước tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơ

µ n¬i so¹n th¶o c«ng v¨n giÊy tê, tæ chøc vµ sö dông hå s¬, giao tiÕp ®èi néi ®èi ngo¹i cña doanh nghiÖp vµ cung cÊp c¸c dÞch vô hç trî cho c¸c bé phËn kh¸c ho¹t ®éng. V¬i chøc n¨ng tham m­u v¨n phßng cã nhiÖm vô cung cÊp th«ng tin, tham m­u t­ vÊn cho cÊp l·nh ®¹o trong qu¸ tr×nh ho¹ch ®Þnh tæ chøc, ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Bªn c¹nh ®ã, v¨n phßng cßn lµ chiÕc cÇu nèi mäi ho¹t ®éng gi÷a c¸c bé phËn trong tæ chøc, t¹o sù thèng nhÊt, ¨n khíp trong viÖc thùc hiÖn môc tiªu chung cña tæ chøc. Ngµy nay, ho¹t ®éng hµnh chÝnh ®ang kh«ng ngõng ®­îc më réng, c¸c nghiÖp vô v¨n phßng ngµy cµng gia t¨ng vµ ®ãng vai trß quan träng trong ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp, kh¼ng ®Þnh mét bé phËn kh«ng thÓ thiÕu trong c¸c doanh nghiÖp. 2. Nh÷ng yªu cÇu tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. Yªu cÇu tæ chøc. Khi tiÕn hµnh tæ chøc bé m¸y v¨n phßng nµo, c¸c nhµ qu¶n trÞ lu«n quan t©m ®Õn mét v¨n phßng ®­îc tæ chøc, x©y dùng mét c¸ch khoa häc, hîp lý nh»m ®¸p øng yªu cÇu mét bé m¸y v¨n phßng tinh gän, hiÖu lùc, tÝnh æn ®Þnh t­¬ng ®èi, cã ®é tin cËy cao, tÝnh kinh tÕ, linh ho¹t vµ ®óng chøc n¨ng. Ng­îc l¹i, mét bé m¸y v¨n phßng ®­îc tæ chøc cång kÒnh, thiÕu tÝnh linh ho¹t hoÆc ho¹t ®éng kh«ng ®óng chøc n¨ng sÏ dÉn ®Õn v¨n phßng ®ã kh«ng nh÷ng ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶, l·ng phÝ mµ cßn c¶n trë, g©y ¶nh h­ëng tíi toµn bé ho¹t ®éng cña c¬ quan, doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã, trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña v¨n phßng, nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã sù nghiªn cøu, ®¸nh gi¸ mét c¸ch ®Çy ®ñ, kh¸ch quan vÒ nh÷ng nguyªn nh©n dÉn ®Õn ho¹t ®éng cña v¨n phßng kÐm hiÖu qu¶, tõ ®ã t×m biÖn ph¸p kh¾c phôc kÞp thêi. Nh­ vËy, vÞ trÝ, vai trß cña nhµ qu¶n trÞ trong tæ chøc bé m¸y v¨n phßng rÊt quan träng, cã tÝnh quyÕt ®Þnh ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y v¨n phßng, ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã nh÷ng phÈm chÊt nhÊt ®Þnh vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n, kinh nghiÖm c«ng t¸c, ®¹o ®øc... Yªu cÇu c¬ cÊu, c¬ chÕ phï hîp. Tæ chøc qu¶n lý gåm ba yÕu tè t¹o thµnh: chøc n¨ng, c¬ cÊu vµ c¬ chÕ vËn hµnh. Khi tiÕn hµnh tæ chøc bé m¸y v¨n phßng ®Ó ®¹t hiÖu qu¶, c¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn x¸c ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc, c¬ chÕ vËn hµnh ph¶i phï hîp víi môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu cña tæ chøc bé m¸y v¨n phßng lµ kÕt qu¶ tæng thµnh cña sù bè trÝ c¸c bé phËn, c¸c c¸ nh©n g¾n bã víi nhau mét c¸ch hîp lý, t¹o thµnh mét hÖ thèng. C¬ chÕ lµ ph­¬ng thøc vËn hµnh ®Ó c¬ cÊu ho¹t ®éng ®óng chøc n¨ng, c¬ chÕ vËn hµnh bao gåm tõ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n, chÕ ®é lµm viÖc ®Õn c¸c mèi quan hÖ h÷u c¬ bªn trong bé m¸y v¨n phßng vµ c¸c mèi quan hÖ bªn ngoµi. Cã nh÷ng nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p ®Ó x¸c lËp c¬ cÊu, c¬ chÕ vËn hµnh, song cÇn ®­îc ®iÒu chØnh qua thùc tÕ ®Ó lu«n phï hîp víi tõng ®iÒu kiÖn cô thÓ. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tæ chøc bé m¸y v¨n phßng phô thuéc c¶ ba yÕu tè trªn, nÕu chøc n¨ng kh«ng râ rµng sÏ kh«ng phôc vô ®óng môc tiªu chung cña doanh nghiÖp, c¬ cÊu kh«ng hîp lý sÏ kh«ng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng, c¬ chÕ kh«ng phï hîp sÏ g©y rèi lo¹n sù vËn hµnh cña c¬ cÊu. V× vËy, khi tiÕn hµnh x©y dùng tæ chøc v¨n phßng cÇn x¸c ®Þnh c¬ cÊu, c¬ chÕ phï hîp víi môc tiªu chung cña c¬ quan, doanh nghiÖp. C¸c mèi quan hÖ trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. Sù ph©n chia mét tæ chøc qu¶n lý thµnh c¸c cÊp vµ c¸c kh©u thÓ hiÖn sù ph©n c«ng, sù chuyªn m«n ho¸ c¸c bé phËn ®ã bao giê còng n»m trong nh÷ng mèi quan hÖ nhÊt ®Þnh nh»m t¹o ra sù liªn kÕt chÆt chÏ, hµi hoµ trong tæ chøc. Khi x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y v¨n phßng, cÇn x¸c ®Þnh râ c¸c mèi quan hÖ theo sù ph©n c«ng hay theo chuyªn m«n nh­: quan hÖ däc (theo thø bËc qu¶n lý) hay quan hÖ ngang (theo chøc n¨ng); quan hÖ l©u dµi, th­êng xuyªn hay quan hÖ ®ét xuÊt; quan hÖ chÝnh thøc hay quan hÖ kh«ng chÝnh thøc... ®­îc kh¸i qu¸t qua hai lo¹i quan hÖ c¬ b¶n: quan hÖ ®iÒu khiÓn - phôc tïng vµ quan hÖ phèi hîp - c«ng t¸c. Quan hÖ ®iÒu khiÓn - phôc tïng: lµ quan hÖ chñ yÕu, b¶o ®¶m kû c­¬ng thÓ hiÖn t¸c ®éng qua l¹i gi÷a cÊp trªn víi cÊp d­íi, gi÷a ng­êi phô tr¸ch vµ ng­êi thõa hµnh. Quan hÖ phèi hîp - céng t¸c: lµ mèi quan hÖ mang tÝnh hiÖp th­¬ng gi÷a c¸c bé phËn cã tr¸ch nhiÖm liªn ®íi, nã lµm t¨ng hiÖu lùc qu¶n lý, bæ trî cho c¸c mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn phôc tïng, t¹o tÝnh ®ång bé vµ toµn diÖn. Phèi hîp võa cã tÝnh tæ chøc võa mang tÝnh tù gi¸c. Quan hÖ céng t¸c lµ quan hÖ kh«ng chÝnh thøc, dùa trªn c¸c giao tiÕp øng xö x· héi kh«ng mang tÝnh hµnh chÝnh. 3- Nh÷ng h×nh thøc tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. Bé m¸y v¨n phßng cã thÓ tæ chøc theo nhiÒu m« h×nh kh¸c nhau. Nh­ng qua thùc tiÔn, c¸c nhµ qu¶n lý hµnh chÝnh th­êng ¸p dông mét sè m« h×nh tæ chøc c¬ b¶n sau: a. M« h×nh tËp trung: Theo m« h×nh nµy chøc n¨ng xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî cña v¨n phßng ®Òu tËp trung vÒ v¨n phßng. C¸c bé phËn cña v¨n phßng ®­îc ph©n c«ng phô tr¸ch tõng m¶ng c«ng viÖc theo tõng lo¹i dÞch vô hay tõng nhãm dÞch vô. M« h×nh nµy th­êng ¸p dông ë c¸c tæng c«ng ty vµ h·ng lín. ¦u ®iÓm cña m« h×nh nµy lµ tiÕt kiÖm khi sö dông thiÕt bÞ v¨n phßng vµ mÆt b»ng. Nãi mét c¸ch kh¸c, khi ¸p dông m« h×nh nµy ng­êi ta cã thÓ tËn dông hÕt c¸c trang thiÕt bÞ chuyªn biÖt vµ cho phÐp ho¹ch ®Þnh thêi gian biÓu tèt cho m¸y mãc nh»m ®¸p øng cho nh÷ng thêi kú cao ®iÓm, còng nh­ sù tiÕt kiÖm trong viÖc sö dông nh©n viªn v¨n phßng. §Æc biÖt lµ tr¸nh ®­îc viÖc trïng lÆp nh©n sù, chøc n¨ng râ rµng vµ c¸c nh©n viªn ®­îc chuyªn m«n ho¸ cao. b. M« h×nh ph©n t¸n: C¸c dÞch vô cã tÝnh chuyªn m«n ®­îc t¸ch thµnh c¸c phßng ban chøc n¨ng riªng nh­: Phßng KÕ to¸n, Phßng Tæ chøc.... c¸c dÞch vô nh­: quy tr×nh xö lý v¨n b¶n, qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu, giÊy tê tæng hîp do phßng Hµnh chÝnh chÞu tr¸ch nhiÖm. M« h×nh nµy th­êng ®­îc ¸p dông trong c¬ quan, doanh nghiÖp võa vµ nhá, c¸c phßng ban chøc n¨ng lµm tham m­u cho l·nh ®¹o. c. M« h×nh hçn hîp: §©y lµ m« h×nh tæ chøc võa tËp trung võa ph©n t¸n, th­êng ®­îc ¸p dông ë c¸c c¬ quan chÝnh phñ, c¸c doanh nghiÖp lín cã quy m« tæ chøc phøc t¹p. Víi m« h×nh nµy, viÖc tæ chøc vµ ®iÒu hµnh v¨n phßng kÕt hîp ®­îc c¸c ­u ®iÓm cña m« h×nh tËp trung vµ ph©n t¸n, song vÉn cã mÆt h¹n chÕ nhÊt ®Þnh nh­ chång chÐo vÒ chøc n¨ng, khã qu¶n lý ®iÒu hµnh... Mçi c¬ quan, doanh nghiÖp tuú theo quy m« tæ chøc, ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh mµ ¸p dông m« h×nh tæ chøc bé m¸y v¨n phßng phï hîp nhÊt, n¨ng ®éng, tinh gän, hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiÖm chi phÝ nhÊt. Cã thÓ ¸p dông nhiÒu m« h×nh tæ chøc trong mét c¬ quan, doanh nghiÖp, song tuú theo n¨ng lùc cña nhµ qu¶n trÞ, sù quan t©m cña l·nh ®¹o vÒ c«ng t¸c v¨n phßng vµ kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña m×nh mµ x©y dùng bé m¸y v¨n phßng cho phï hîp. Nh÷ng néi dung cÇn thiÕt tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. Mét trong nh÷ng néi dung tæ chøc bé m¸y v¨n phßng lµ viÖc c¨n cø vµo c¸c thÓ chÕ, ph¸p luËt, c¸c chÝnh s¸ch, c¸c quy ®Þnh cña nhµ n­íc, c¸c v¨n b¶n h­íng dÉn cña c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn ®Ó tiÕn hµnh x©y dùng s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. §©y lµ c¬ së quan träng nh»m x¸c ®Þnh c¸c ®Æc tr­ng cÇn cã (c¬ b¶n nhÊt) ®¶m b¶o viÖc tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña v¨n phßng theo ®óng ®­êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ ChÝnh phñ, ®¶m b¶o nguyªn t¾c tËp quyÒn x· héi chñ nghÜa. Trªn c¬ së c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, néi dung tiÕn hµnh tæ chøc bé m¸y v¨n phßng gåm: x¸c ®Þnh môc tiªu cña tæ chøc; x©y dùng c¸c ph©n hÖ chøc n¨ng nh»m ®¶m b¶o môc tiªu; ph©n cÊp tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cho tõng cÊp qu¶n lý; x¸c lËp c¸c mèi quan hÖ c¬ b¶n gi÷a c¸c bé phËn víi cÊp trªn vµ víi c¸c ®¬n vÞ ®èi t¸c; x¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ c¸n bé vµ th«ng tin. X¸c ®Þnh c¸c thµnh phÇn, c¸c bé phËn cña c¬ cÊu tæ chøc vµ c¸c mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn. X¸c ®Þnh thµnh phÇn c¸c bé phËn cña c¬ cÊu lµ sù chuyªn m«n ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý qua sù ph©n cÊp vµ ph©n chia chøc n¨ng, quyÒn h¹n cho c¸c bé phËn (khi x©y dùng hÖ thèng tæ chøc bé m¸y v¨n phßng cÇn ph¶i chó ý c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc). Ph©n phèi vµ cô thÓ ho¸ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô; giao quyÒn h¹n vµ quyÕt ®Þnh sè l­îng c¸n bé, nh©n viªn cÇn thiÕt cho tõng bé phËn. X©y dùng vµ ban hµnh ®iÒu lÖ, nh÷ng quy ®Þnh, quy chÕ ho¹t ®éng, x©y dùng m«i tr­êng lµm viÖc ( nÒ nÕp, t¸c phong lµm viÖc). Mét yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu trong qu¸ tr×nh tæ chøc mét v¨n phßng lµ hiÖn ®¹i ho¸ bé m¸y v¨n phßng. ë ®©y, hiÖn ®¹i ho¸ ph¶i bao qu¸t tÊt c¶ c¸c mÆt nh­: t­ duy, tæ chøc qu¶n lý, con ng­êi, trang thiÕt bÞ... C¸c yÕu tè ¶nh h­ëng tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. Cã nhiÒu yÕu tè ¶nh h­ëng tíi viÖc tæ chøc bé m¸y v¨n phßng nh­: thÓ chÕ, ph¸p luËt, c¸c chÝnh s¸ch, tæ chøc lao ®éng, nh©n lùc, tµi chÝnh, khoa häc c«ng nghÖ, v¨n ho¸ c«ng së... trong ®ã chñ yÕu gåm hai yÕu tè: YÕu tè kh¸ch quan: + C¸c yÕu tè ¶nh h­ëng tõ chÕ ®é kÕ ho¹ch tËp trung quan liªu bao cÊp, tr×nh ®é ph¸t triÓn kinh tÕ thÊp... lµ nh©n tè c¶n trë sù ph¸t triÓn nÒn hµnh chÝnh cña n­íc ta, sù thiÕu thèng nhÊt gi÷a c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng v¨n phßng vµ nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c dÉn ®Õn viÖc tæ chøc bé m¸y vµ ho¹t ®éng cña v¨n phßng kÐm hiÖu qu¶. + Ch­a cã nhiÒu b­íc ®ét ph¸ trong viÖc nghiªn cøu vµ ¸p dông c¸c tiÕn bé khoa häc kü thuËt vµo tiÕn tr×nh c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh hiÖn nay; + Sù bïng næ th«ng tin, xu thÕ toµn cÇu ho¸ diÔn ra nhanh chãng g©y khã kh¨n trong viÖc x©y dùng, tæ chøc mét bé m¸y v¨n phßng ®¸p øng ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng tham m­u tæng hîp, xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî vµ dÞch vô hç trî. Yªu tè chñ quan: + Tæ chøc lao ®éng: lµ sù ph©n c«ng, bè trÝ, sö dông lùc l­îng lao ®éng víi c¸ch lµm viÖc khoa häc nh»m ®¹t n¨ng suÊt, hiÖu qu¶ cao nhÊt. ViÖc tæ chøc lao ®éng cã hiÖu qu¶ ph¶i dùa trªn tr×nh ®é, kinh nghiÖm cña nhµ qu¶n trÞ vµ ®Æc biÖt lµ nhµ qu¶n trÞ ph¶i cã sù hiÓu biÕt, n¾m râ n¨ng lùc, ®¹o ®øc, tr×nh ®é chuyªn m«n cña tõng thµnh viªn, sè l­îng nh©n viªn trong phßng, tõ ®ã cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô phï hîp víi tr×nh ®é, n¨ng lùc cña tõng c¸ nh©n. Ngoµi ra, vÊn ®Ò tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô cña c¸c nhµ qu¶n trÞ v¨n phßng, c¸c nh©n viªn lµm ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn tæ chøc lao ®éng vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y v¨n phßng còng nh­ c¸c bé phËn kh¸c cña doanh nghiÖp. + Tµi chÝnh: Tµi chÝnh cã t¸c ®éng m¹nh mÏ ®Õn viÖc tæ chøc bé m¸y v¨n phßng vµ cã tÝnh quyÕt ®Þnh ®Õn quy m«, sù hiÖn ®¹i ho¸ thiÕt bÞ v¨n phßng. Khi thùc hiÖn tæ chøc v¨n phßng nhµ qu¶n trÞ lu«n ph¶i c¨n cø trªn t×nh h×nh tµi chÝnh cña c¬ quan, doanh nghiÖp lùa chän ph­¬ng ¸n tæ chøc tèi ­u nhÊt, sö dông hiÖu qu¶ nhÊt c¸c nguån lùc víi chi phÝ thÊp nhÊt. + Khoa häc c«ng nghÖ: Mét doanh nghiÖp ho¹t ®éng hiÖu qu¶ khi v¨n phßng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng tham m­u tæng hîp, xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî. §Ó thùc hiÖn chøc n¨ng nµy, v¨n phßng ph¶i ®­îc trang bÞ ®Çu t­ ®óng møc c¸c m¸y mãc, thiÕt bÞ phôc vô cho viÖc qu¶n lý vµ khai th¸c th«ng tin cã hiÖu qu¶, ®¸p øng nhu cÇu th«ng tin ®Ó qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña doanh nghiÖp. Song còng cÇn ph¶i c¨n cø vµo t×nh h×nh tµi chÝnh cña m×nh ®Ó lùa chän ph­¬ng ¸n ®Çu t­ mua thiÕt bÞ phï hîp. + M«i tr­êng v¨n ho¸: do mçi d©n téc cã nh÷ng ®Æc ®iÓm vÒ truyÒn thèng, v¨n ho¸, ®Òu tr¶i qua mét qu¸ tr×nh ph¸t triÓn lÞch sö cña riªng m×nh, víi nh÷ng gi¸ trÞ truyÒn thèng cã tÝnh ®Æc thï, cã ¶nh h­ëng ®Õn sù ph¸t triÓn nãi chung. Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn mçi c¬ quan, doanh nghiÖp ®Òu t¹o mét b¶n s¾c riªng, ®Æc tr­ng riªng vµ chØ tån t¹i trong tæ chøc, doanh nghiÖp ®ã, nã lµ sîi d©y v« h×nh kÕt nèi mäi thµnh viªn trong c¬ quan, doanh nghiÖp, ®ã lµ v¨n ho¸ doanh nghiÖp. Cho nªn, khi tiÕn hµnh tæ chøc bé m¸y v¨n phßng cÇn chó ý ®Õn yÕu tè truyÒn thèng v¨n ho¸, d©n téc vµ v¨n ho¸ doanh nghiÖp ®Ó t¹o ra sù hîp t¸c trong c«ng vô, cñng cè quyÒn lùc trong ho¹t ®éng c«ng vô, t¹o ®­îc mèi liªn hÖ mËt thiÕt vµ tinh thÇn ®oµn kÕt gi÷a c¸c thµnh viªn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng còng nh­ n¨ng suÊt lao ®éng. Ch­¬ng II Thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y v¨n phßng cña c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ th­¬ng m¹i kho¸ng s¶n sãc s¬n. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. C«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ th­¬ng m¹i kho¸ng s¶n Sãc S¬n tr­íc ®©y lµ xÝ nghiÖp Cao lanh sø gèm Sãc S¬n, lµ doanh nghiÖp Nhµ N­íc trùc thuéc UBND huyÖn Sãc S¬n qu¶n lý, XÝ nghiÖp ®­îc UBND thµnh phè Hµ Néi vµ Bé C«ng nghiÖp nÆng cho phÐp thµnh lËp doanh nghiÖp Nhµ N­íc theo quyÕt ®Þnh sè 44/CNN – TC ngµy 09/3/1993. §Çu n¨m 2000, thùc hiÖn viÖc ®æi míi qu¶n lý vµ s¾p xÕp l¹i doanh nghiÖp Nhµ N­íc, tõ doanh nghiÖp Nhµ N­íc, XÝ nghiÖp ®· ®­îc cæ phÇn ho¸ doanh nghiÖp theo quyÕt ®Þnh sè 8382/Q§ - UB ngµy 31/12/2001 thµnh C«ng ty cæ phÇn trùc thuéc sù qu¶n lý cña UBND huyÖn Sãc S¬n. C«ng ty cã chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, ®­îc më tµi kho¶n t¹i Ng©n hµng vµ cã con dÊu riªng theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Tªn giao dÞch: C«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. Trô së: ThÞ trÊn Sãc S¬n – huyÖn Sãc S¬n – Hµ Néi. §iÖn tho¹i: 04.8843473. Fax: 04.8843473. HiÖn t¹i, c«ng ty cã 60 c¸n bé, c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 20 c¸n bé nh©n viªn hµnh chÝnh vµ 40 lao ®éng trùc tiÕp kh¸c (c«ng nh©n kü thuËt). Tr×nh ®é ®éi ngò c¸n bé, nh©n viªn tõ trung cÊp, cao ®¼ng, ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc chiÕm tû lÖ 18%. Tæng gi¸ trÞ tµi s¶n cè ®Þnh cña c«ng ty lµ h¬n 02 tû ®ång, tæng vèn cè ®Þnh lµ 2.020.000.000 ®ång, tæng vèn l­u ®éng lµ 676.700.000 ®ång vµ nhiÒu m¸y mãc, thiÕt bÞ hiÖn ®¹i vµ cã gi¸ trÞ kh¸c. 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty. C«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ th­¬ng m¹i kho¸ng s¶n Sãc S¬n cã c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô chÝnh lµ: Chøc n¨ng khai th¸c vµ vËn chuyÓn ®Êt tr¾ng, tõ c¸c má khai th¸c chuyÓn cho c¸c ph©n x­ëng chÕ biÕn. Chøc n¨ng chÕ biÕn: chÕ biÕn ®Êt tr¾ng thµnh cao lanh tinh (®­a cao lanh vµo m¸y, lo¹i bá c¸c t¹p chÊt vµ c¸t, lÊy cao lanh dÎo ph¬i vµ sÊy kh«, dïng m¸y bóa ®Ëp nhá, ®ãng bao ®Ó giao cho kh¸ch hµng). Chøc n¨ng kinh doanh: tæ chøc kinh doanh vµ tiªu thô s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. Víi s¶n phÈm Cao lanh tinh chÊt l­îng cao, lµ mÆt hµng cã uy tÝn trong lÜnh vùc cung øng nguyªn vËt liÖu cho ngµnh s¶n xuÊt g¹ch èp l¸t, ®å sø cao cÊp ®­îc c¸c kh¸ch hµng tin t­ëng vµ ®Æt hµng th­êng xuyªn. §iÒu nµy thÓ hiÖn kh¶ n¨ng s¶n xuÊt, tiªu thô vµ kinh doanh s¶n phÈm s¶n xuÊt ra cã nhiÒu ­u thÕ trªn thÞ tr­êng, ®ång thêi còng ®Æt ra nh÷ng th¸ch thøc trong viÖc duy tr× qu¶n lý vµ ph¸t triÓn c«ng ty trong thêi kú míi. 3. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y C«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. Lµ c«ng ty cæ phÇn quy m« nhá, c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng. Bé m¸y gän nhÑ, qu¶n lý theo chÕ ®é mét thñ tr­ëng. §øng ®Çu c«ng ty lµ Gi¸m ®èc, gióp viÖc cho Gi¸m ®èc lµ hai Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch lÜnh vùc tµi chÝnh vµ kü thuËt, c¸c tr­ëng, phã phßng ban tham m­u, hç trî cho gi¸m ®èc vÒ c¸c mÆt: C«ng t¸c Hµnh chÝnh. C«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, lao ®éng tiÒn l­¬ng. C«ng t¸c kÕ ho¹ch kinh doanh cña c«ng ty. C«ng t¸c tµi chÝnh, thèng kª kÕ to¸n. C«ng t¸c t­ vÊn ®Çu t­ cña c«ng ty. C¸c ho¹t ®éng kh¸c cña c«ng ty. 3.1. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y c«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. Gi¸m ®èc C¸c phã gi¸m ®èc Phßng HC - TC Phßng KH - KT Phßng kÕ to¸n Ph©n x­ëng ChÕ biÕn Ph©n x­ëng Khai th¸c 3.2. Gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi ®¹i diÖn cho doanh nghiÖp, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Nhµ n­íc vµ ph¸p luËt vÒ mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty, b¶o ®¶m thu nhËp cho ng­êi lao ®éng, thu nép ng©n s¸ch vµ c¸c mÆt kh¸c cña c«ng ty. 3.3. C¸c Phã gi¸m ®èc. C«ng ty cã hai Phã gi¸m ®èc gióp viÖc cho Gi¸m ®èc vÒ hai m¶ng lÜnh vùc s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña c«ng ty: Mét Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch vµ chØ ®¹o c¸c mÆt kü thuËt trong lÜnh vùc khai th¸c vµ chÕ biÕn cao lanh. Tham m­u, t­ vÊn cho Gi¸m ®èc vÒ ®Çu t­ kü thuËt c«ng nghÖ. Mét Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch vµ chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ kinh doanh cña c«ng ty, tÝnh to¸n, tæng hîp c¸c sè liÖu vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty, b¸o c¸o, tham m­u vµ t­ vÊn cho Gi¸m ®èc vÒ vèn, gi¸ c¶... 3.4. C¸c phßng ban chøc n¨ng. 3.4.1. Phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc.(phßng HC - TC) Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô tham m­u, hç trî cho ban l·nh ®¹o c«ng ty vÒ c¸c mÆt: C«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, lao ®éng tiÒn l­¬ng. So¹n th¶o c¸c lo¹i c«ng v¨n giÊy tê cña c«ng ty. §iÒu ®éng tuyÓn dông lao ®éng. Gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch. C«ng t¸c hå s¬ nh©n sù. 3.4.2. Phßng KÕ to¸n. Phßng KÕ to¸n cã chøc n¨ng qu¶n lý vµ tham m­u cho Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n, thèng kª vµ tµi chÝnh, cung cÊp th«ng tin cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh cña Ban l·nh ®¹o c«ng ty. 3.4.3. Phßng KÕ ho¹ch - VËt t­ Kü thuËt má.( phßng KH - KT) Tham m­u cho Gi¸m ®èc vµ x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch tæng hîp ng¾n h¹n, dµi h¹n vµ kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp vÒ lÜnh vùc kü thuËt c«ng nghÖ. 4. Xu h­íng ph¸t triÓn trong nh÷ng n¨m tíi cña c«ng ty. Xu h­íng ph¸t triÓn trong nh÷ng n¨m tíi cña c«ng ty lµ: TiÕp tôc ®Èy m¹nh viÖc khai th¸c, chÕ biÕn vµ kinh doanh kho¸ng s¶n Cao lanh tinh chÊt l­îng cao, b»ng néi lùc kÕt hîp sù gióp ®ì cña c¸c cÊp, c¸c ngµnh ®Ó ®æi míi c«ng nghÖ, ®Çu t­ chiÒu s©u, më réng s¶n xuÊt theo ®Þnh h­íng s¶n xuÊt hµng ho¸ chÊt l­îng cao, ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm ®¸p øng thÞ tr­êng, duy tr× møc t¨ng tr­ëng b×nh qu©n hµng n¨m tõ 15 - 20%, æn ®Þnh viÖc lµm, n©ng cao ®êi sèng ng­êi lao ®éng tiÕn tíi c«ng nghiÖp ho¸ hiÖn ®¹i ho¸. §Èy m¹nh c«ng t¸c tiÕp thÞ, më réng thÞ tr­êng tiªu thô ra c¸c n­íc trong khu vùc, ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng, tiÒm n¨ng s½n cã cña ®Þa ph­¬ng, æn ®Þnh t×nh h×nh s¶n xuÊt. §Èy m¹nh hîp t¸c liªn doanh liªn kÕt, ph¸t huy chÊt x¸m vµ mäi thµnh phÇn kinh tÕ ®Ó thu hót vèn ®Çu t­ më réng s¶n xuÊt. §Çu t­ c¸c m¸y mãc phôc vô khai th¸c vµ chÕ biÕn kho¸ng s¶n hiÖn ®¹i, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. Ngoµi ra, c«ng ty cßn lËp kÕ ho¹ch ®Çu t­ c¸c trang thiÕt bÞ ch¨m sãc, b¶o vÖ søc khoÎ cho ng­êi lao ®éng, vÖ sinh lao ®éng( b¶o hé lao ®éng), vÖ sinh m«i tr­êng. Rµ so¸t l¹i quy chÕ lµm viÖc gi÷a Ban gi¸m ®èc víi tæ chøc C«ng ®oµn vµ c¸c ®oµn thÓ kh¸c ®Ó t¹o sù nhÊt qu¸n. Hoµn thiÖn néi quy, quy chÕ, quy ­íc d©n chñ ë c«ng ty, t¹o mäi ®iÒu kiÖn ®Ó mäi thµnh viªn trong c«ng ty thùc hiÖn tèt quy chÕ d©n chñ. §Çu t­ nh©n lùc ®µo t¹o c«ng nh©n cã tay nghÒ, cö ®i häc, khuyÕn kÝch mäi ng­êi tham gia häc tËp ®Ó n¨ng cao tr×nh ®é vµ chuyªn m«n nghiÖp vô. tæ chøc bé m¸y v¨n phßng t¹i c«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. ViÖc tæ chøc bé m¸y v¨n phßng t¹i c¸c c¬ quan, doanh nghiÖp bÞ chi phèi bëi nhiÒu yÕu tè kh¸c nhau, tuú theo nhËn thøc cña nhµ l·nh ®¹o vµ quy m« ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp mµ bé m¸y v¨n phßng ®­îc tæ chøc theo nh÷ng c¬ cÊu kh¸c nhau, c¸ch gäi tªn kh¸c nhau. T¹i c«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ th­îng m¹i kho¸ng s¶n Sãc S¬n, v¨n phßng ®­îc tæ chøc theo c¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng víi tªn gäi lµ phßng Hµnh chÝnh tæ chøc. Kh¸i qu¸t chung vÒ phßng Hµnh chÝnh Tæ chøc c«ng ty. a. Chøc n¨ng phßng Hµnh chÝnh tæ chøc C«ng ty. Phßng Hµnh chÝnh tæ chøc c«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ th­¬ng m¹i kho¸ng s¶n Sãc S¬n lµ mét bé phËn chøc n¨ng trong hÖ thèng bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh cña c«ng ty. Lµ mét bé phËn tham m­u vµ gióp viÖc cho Gi¸m ®èc trong c«ng t¸c Hµnh chÝnh vµ Tæ chøc, cã c¸c chøc n¨ng c¬ b¶n nh­ sau: Chøc n¨ng qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng t¸c c«ng v¨n giÊy tê. Chøc n¨ng qu¶n lý c«ng t¸c hËu cÇn. Chøc n¨ng tæ chøc qu¶n lý nh©n sù. Qu¶n lý tæ chøc c«ng t¸c ®èi néi, ®èi ngo¹i, lÔ t©n. b. NhiÖm vô cô thÓ cña phßng Hµnh chÝnh tæ chøc c«ng ty. Phßng Hµnh chÝnh tæ chøc c«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n cã nh÷ng nhiÖm vô cô thÓ nh­: NhiÖm vô truyÒn ®¹t, ®«n ®èc vµ nh¾c nhë c¸c phßng ban trong c«ng ty thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c còng nh­ chØ thÞ, quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc, Ban gi¸m ®èc, chÊp hµnh c¸c kÕ ho¹ch, quyÕt ®Þnh c«ng viÖc cña cÊp trªn còng nh­ nh÷ng c«ng viÖc mang tÝnh phèi hîp c¸c bé phËn. Tæ chøc thùc hiÖn chÆt chÏ, thèng nhÊt c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh, so¹n th¶o v¨n b¶n phôc vô cho ®iÒu hµnh cña Ban gi¸m ®èc, xö lý c¸c v¨n b¶n ®i, v¨n b¶n ®Õn mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c, bÝ mËt ®óng quy tr×nh vµ thñ tôc thuéc lÜnh vùc ®­îc giao. Qu¶n lý vµ xö lý v¨n b¶n, tµi liÖu, ®¶m b¶o tÝnh th«ng suèt cña th«ng tin, thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý con dÊu, c«ng t¸c lËp hå s¬, c«ng t¸c l­u tr÷ vµ b¶o mËt theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. C«ng t¸c qu¶n lý trang thiÕt bÞ cho c¸c phßng ban, ph©n x­ëng, qu¶n lý ph­¬ng tiÖn ®i l¹i, lËp kÕ ho¹ch mua s¾m, söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ vµ gi¸m s¸t thùc hiÖn. Tæ chøc c«ng t¸c lÔ t©n, ®èi néi, ®èi ngo¹i, ®ãn tiÕp kh¸ch, tæ chøc c¸c cuéc häp, quan hÖ giao dÞch víi c¸c ®¬n vÞ trong vµ ngoµi c«ng ty. Tæ chøc vµ qu¶n lý nh©n sù cña c«ng ty, tuyÓn dông, ®µo t¹o nh»m ®¶m b¶o nguån nh©n lùc, gi¶i quyÕt chÕ ®é chÝnh s¸ch lao ®éng, chÕ ®é tiÒn l­¬ng… T¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì c¸c ®oµn thÓ tæ chøc nh­ c«ng ®oµn, phô n÷, thanh niªn ho¹t ®éng. C¸c nhiÖm ®ét xuÊt kh¸c theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. Thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y phßng hµnh chÝnh tæ chøc t¹i c«ng ty. 2.1. Tæ chøc bé m¸y phßng hµnh chÝnh tæ chøc. Thùc hiÖn chÝnh s¸ch s¾p xÕp l¹i c¸c doanh nghiÖp cña Nhµ n­íc, tõ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc, c«ng ty ®· tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸ doanh nghiÖp víi rÊt nhiÒu khã kh¨n nh­: c¬ së vËt chÊt vµ vèn nghÌo nµn, thiÕu c¸n bé cã tr×nh ®é cao, cßn nhiÒu vÊn ®Ò bÊt cËp vµ h¹n chÕ khi chuyÓn ®æi sang c¬ chÕ míi (h×nh thøc c«ng ty cæ phÇn), viÖc lu«n thay ®æi cña c¸c chÝnh s¸ch ph¸t triÓn kinh tÕ cña nhµ n­íc… dÉn ®Õn viÖc tæ chøc, qu¶n lý phßng Hµnh chÝnh tæ chøc ch­a thÝch øng kÞp thêi, kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng. Song, víi sù cè g¾ng cña Ban gi¸m ®èc vµ c¸n bé, nh©n viªn phßng hµnh chÝnh tæ chøc, viÖc tæ chøc, x©y dùng bé m¸y v¨n phßng ®· ®­îc chó träng, tõng b­íc hoµn thiÖn vÒ c¬ cÊu tæ chøc, c¬ chÕ ho¹t ®éng khoa häc hiÖu qu¶. a. S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y phßng Hµnh chÝnh tæ chøc. Tr­ëng phßng Phã phßng L¸i xe -Thñ kho V¨n th­ - L­u tr÷ B¶o vÖ - T¹p vô Víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y v¨n phßng nµy ®· ®¶m b¶o ®­îc c¸c yªu tè cña mét phßng Hµnh chÝnh tæ chøc vÒ: TÝnh tinh gän: víi sè l­îng cÊp vµ c¸c bé phËn chøc n¨ng cña phßng Hµnh chÝnh tæ chøc nh­ hiÖn nay ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho tr­ëng phßng ®i s©u, ®i s¸t h¬n trong viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c nh©n viªn, tiÕt kiÖm chi phÝ, t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c nh©n viªn lµm viÖc hiÖu qu¶ h¬n. TÝnh hiÖu lùc: víi c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn - chøc n¨ng ®¶m b¶o tu©n thñ nguyªn t¾c mét thñ tr­ëng t¹o ®­îc sù thèng nhÊt mÖnh lÖnh, tr¸ch nhiÖm râ rµng trong tæ ch­c. TÝnh linh ho¹t: Phßng hµnh chÝnh tæ chøc víi c¬ cÊu tæ chøc linh ho¹t ®· lu«n n¾m b¾t vµ øng phã kÞp thêi tr­íc c¸c diÔn biÕn cña thÞ tr­êng cïng víi sù thay ®æi cña c¸c yÕu tè chÝnh trÞ, x· héi, thùc hiÖn tèt chøc n¨ng tham m­u cho Ban gi¸m ®èc trong ho¹t ®éng qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng ty. Tæ chøc lao ®éng. Phßng Hµnh chÝnh tæ chøc ®­îc thiÕt kÕ n¨ng ®éng, nh©n viªn ®­îc tinh gi¶m tèi ®a víi c¬ cÊu nh©n sù gåm 06 ng­êi. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mçi ng­êi ®­îc quy ®Þnh râ rµng g¾n víi tõng chøc danh cô thÓ: Tr­ëng phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh: lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vµ chØ ®¹o chung toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña phßng. Ngoµi ra, Tr­ëng phßng cßn kiªm chøc vô Tr­ëng phßng KÕ to¸n, lµ ng­êi phô tr¸ch c¸c mÆt vÒ ho¹t ®éng tµi chÝnh cña c«ng ty. Phã phßng Tæ chøc Hµnh chÝnh: lµ ng­êi gióp Tr­ëng phßng gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc thuéc lÜnh vùc tæng hîp nh­: Gióp Tr­ëng phßng theo dâi, b¸o c¸o nhanh t×nh h×nh thùc hiÖn c«ng t¸c tuÇn, th¸ng, quý, n¨m. Thùc hiÖn chÕ ®é, chÝnh s¸ch cho c¸n bé, nh©n viªn vµ c«ng nh©n trong c«ng ty. ChØ ®¹o nh©n viªn thùc hiÖn c¸c c«ng t¸c: t¹p vô, lÔ t©n, b¶o vÖ. TriÓn khai c«ng viÖc ®­îc Tr­ëng phßng ph©n c«ng. §ãn tiÕp kh¸ch, tæ chøc héi nghÞ, c¸c cuéc häp cña l·nh ®¹o. Ngoµi c¸c nhiÖm vô trªn, phã phßng cßn ®¶m nhiÖm c«ng viÖc Thñ quü cña phßng KÕ to¸n. C¸c nh©n viªn gióp viÖc. Nh©n viªn v¨n th­ - l­u tr÷: Nh©n viªn v¨n th­ - l­u tr÷ thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cô thÓ: §¸nh m¸y c¸c lo¹i c«ng v¨n giÊy tê theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o TiÕp nhËn c«ng v¨n giÊy tê ®i vµ ®Õn vµo sæ theo dâi (hai sæ riªng biÖt, sæ c«ng v¨n ®Õn, sæ c«ng v¨n ®i ). ChuyÓn giao v¨n b¶n, tµi liÖu vµ ®iÖn tÝn, Fax nhanh. S¾p xÕp c«ng v¨n tµi liÖu, hå s¬ cã khoa häc, hîp lý ®Ó tra t×m nhanh, phôc vô nhu cÇu c«ng viÖc. L­u tr÷ tµi liÖu, hå s¬ c¬ quan ®Ó dÔ nhí, dÔ thÊy, dÔ kiÓm tra. Thùc hiÖn quy chÕ b¶o mËt tµi liÖu. Sö dông vµ qu¶n lý c¸c con dÊu theo ®óng quy ®Þnh. B¶o vÖ – T¹p vô: bao gåm 02 ng­êi thay phiªn th­êng trùc b¶o vÖ c«ng ty 24/24; vÖ sinh c¸c phßng lµm viÖc... L¸i xe - Thñ kho: §¶m b¶o viÖc ®i l¹i cña Ban l·nh ®¹o; qu¶n lý vµ thèng kª kho. c. Mèi quan hÖ c¸c bé phËn trong vµ ngoµi phßng Hµnh chÝnh tæ chøc. Khi x©y dùng bé m¸y v¨n phßng, Ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· rÊt chó träng ®Õn viÖc thiÕt lËp c¸c mèi quan hÖ vÒ tæ chøc gi÷a c¸c phßng, ban trong toµn c«ng ty nãi chung, gi÷a c¸c bé phËn trong phßng Hµnh chÝnh tæ chøc nãi riªng. Víi m« h×nh tæ chøc trùc tuyÕn chøc n¨ng, qu¶n lý theo chÕ ®é mét thñ tr­ëng, Tr­ëng phßng Hµnh chÝnh tæ chøc ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, ®iÒu hµnh (mang tÝnh hµnh chÝnh) th«ng qua c¸c h×nh thøc nh­ quyÕt ®Þnh, mÖnh lÖnh, th«ng b¸o (b»ng v¨n b¶n hoÆc truyÒn miÖng). C¨n cø trªn c¸c chØ thÞ, quyÕt ®Þnh, kÕ ho¹ch cña Ban gi¸m ®èc, Gi¸m ®èc, dùa trªn quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña m×nh ®iÒu kiÓn c¸c nh©n viªn triÓn khai thùc hiÖn. §©y lµ ®Æc tr­ng cña quan hÖ ®iÒu kiÓn - phôc tïng, lµ quan hÖ chñ yÕu nhÊt, quan hÖ theo chiÒu däc trong hÖ thèng tæ chøc bé m¸y c¸c c¬ quan, doanh nghiÖp ë ViÖt Nam. Ngoµi quan hÖ ®iÒu kiÖn - phôc tïng, phßng Hµnh chÝnh tæ chøc cßn cã c¸c mèi quan hÖ kh«ng thÓ thiÕu lµ quan hÖ phèi hîp – céng t¸c, lµ c¸c quan hÖ theo chiÒu ngang gi÷a phßng Hµnh chÝnh tæ chøc víi c¸c phßng chøc n¨ng kh¸c nh­: phßng KÕ to¸n, phßng KÕ ho¹ch - VËt t­ kü thuËt má, C¸c phßng cã tr¸ch nhiÖm phèi hîp víi phßng hµnh chÝnh tæ chøc trong viÖc cô thÓ ho¸ vµ h­íng dÉn cÊp d­íi (c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt) thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc. C¸c nh©n viªn trong phßng hoÆc tr­ëng phßng cã thÓ phèi hîp chung, hç trî nhau trong c¸c c«ng viÖc mang tÝnh sù vô hµnh chÝnh. T¹o ®­îc mèi liªn kÕt chÆt chÏ, mËt thiÕt trong quan hÖ c«ng viÖc còng nh­ quan hÖ x· héi trong néi bé c«ng ty, lµm t¨ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña phßng, thóc ®Èy s¶n xuÊt kinh doanh. d. Bè trÝ c¸c phßng ban. Do c¬ së vËt chÊt sö dông l¹i cña XÝ nghiÖp Cao lanh sø gèm Sãc S¬n tr­íc ®©y, nªn viÖc tæ chøc bè trÝ c¸c phßng ban bÞ h¹n chÕ, bã hÑp: c¸c phßng lµm viÖc diÖn tÝch nhá, hÑp, ®Æt qua gÇn khu s¶n xuÊt g©y nhiÒu tiÕng ån, khã ¸p dông c¸c biÖn ph¸p kü thuËt vÒ kh«ng gian, ¸nh s¸ng... ®Ó t¹o m«i tr­êng lµm viÖc kÝch thÝch n¨ng suÊt lao ®éng. Ngoµi ra, do ch­a n¾m râ c¸c nguyªn t¾c tæ chøc, bè trÝ khoa häc c¸c phßng lµm viÖc, nªn khi s¾p xÕp ®· vi ph¹m nguyªn t¾c t­¬ng quan gi÷a c¸c bé phËn vµ nguyªn t¾c luång c«ng viÖc. Víi c¸ch bè trÝ nµy, c¸n bé, nh©n viªn sÏ mÊt nhiÒu thêi gian cho viÖc di chuyÓn theo luång c«ng viÖc khi cã viÖc liªn quan trùc tiÕp ®Õn Gi¸m ®èc, trong khi phßng KÕ ho¹ch vËt t­ kü thuËt má lµ phßng chuyªn nghiªn cøu c¸c ®Ò ¸n, c¸c kÕ ho¹ch khai th¸c cÇn mét kh«ng gian yªn tÜnh ®Ó lµm viÖc ®­îc bè trÝ n¬i nhiÒu ng­êi qua l¹i. S¬ ®å bè trÝ c¸c phßng, ban cña c«ng ty. Khu nhµ x­ëng s¶n xuÊt Phßng KH - KT Phßng Gi¸m ®èc Héi tr­êng Phßng KÕ to¸n Phßng HC- TC Chó ý: h­íng ®i e. HiÖn ®¹i ho¸ bé m¸y v¨n phßng. §Ó theo kÞp tiÕn tr×nh hiÖn ®¹i ho¸ v¨n phßng, thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch c¶i c¸ch hµnh chÝnh cña Nhµ n­íc, phßng hµnh chÝnh tæ chøc ®· vµ ®ang tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸ c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng. HiÖn t¹i, c«ng ty cã mét hÖ thèng c¸c trang thiÕt bÞ kh¸ hiÖn ®¹i, tuy ch­a ®Çy ®ñ song ®· phôc vô tèt vµ cã hiÖu qu¶ trong viÖc xö lý, cung cÊp th«ng tin nh­: m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y Fax, ®iÖn tho¹i...vµ øng dông c¸c c«ng nghÖ phÇn mÒm vµo qu¶n lý nh­ phÇn mÒm kÕ to¸n, kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm. 2.2 Nh÷ng ­u ®iÓm. L·nh ®¹o c«ng ty ®· rÊt chó träng ®Õn mét bé m¸y v¨n phßng ®¸p øng ®Çy ®ñ tÝnh tinh gän, tÝnh hiÖu lùc vµ tÝnh linh ho¹t khi x©y dùng bé m¸y v¨n phßng t¹i c«ng ty, ®©y lµ ­u ®iÓm cã tÝnh quyÕt ®Þnh ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc. Bªn c¹nh ®ã, viÖc tæ chøc lao ®éng hîp lý víi c¬ cÊu nh©n sù tinh gi¶m tèi ®a, t¹o ra gi÷a c¸n bé vµ c¸c nh©n viªn sù linh ho¹t trong xö lý c«ng viÖc, t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé, nh©n viªn ph¸t huy hÕt n¨ng lùc b¶n th©n.ViÖc gi¶i quyÕt c¸c mèi quan hÖ (chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc) gi÷a c¸n bé vµ c¸c nh©n viªn trong phßng nãi riªng, gi÷a phßng hµnh chÝnh tæ chøc víi c¸c bé phËn kh¸c nãi chung ®­îc gi¸m ®èc vµ tr­ëng phßng hµnh chÝnh chó träng, phèi hîp cïng x©y dùng m«i tr­êng lµm viÖc v¨n minh, lÞch sù, t¹o sù g¾n bã, ®oµn kÕt trong toµn c«ng ty. Ngoµi ra, l·nh ®¹o c«ng ty ®· chó träng c«ng t¸c ®µo t¹o nguån nh©n lùc, t¨ng c­êng c¸c chøc n¨ng cña v¨n phßng, t¹o ®iÒu kiÖn tèt hç trî cho c¸c bé phËn chøc n¨ng hoµn thµnh tèt nhiÖm vô, thóc ®Èy ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn vµ æn ®Þnh. Thµnh c«ng cña c«ng ty ®­îc kh¼ng ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh qua c¸c n¨m: Doanh thu n¨m 2001 lµ 10.850 tr®, thu nhËp b×nh qu©n 750.000 ®ång ng­êi/th¸ng; n¨m 2002 lµ 9.305 tr®, thu nhËp b×nh qu©n 961.000 ®ång ng­êi/ th¸ng; n¨m 2003 lµ 9.900 tr®, thu nhËp b×nh qu©n 970.000 ®ång/ th¸ng; n¨m 2004 doanh thu ®¹t 11.385 tr®, thu nhËp b×nh qu©n 980.000 ®ång, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®­îc quan t©m vµ ®­îc c¶i thiÖn h¬n, hµng n¨m gi¶i quyÕt ®­îc hµng tr¨m lao ®éng t¹i c¸c khu khai th¸c nguyªn liÖu, ®em l¹i nguån thu nhËp ®¸ng kÓ cho ng­êi lao ®éng trong c«ng ty, nép ng©n s¸ch cho Nhµ n­íc mçi n¨m ®Òu v­ît chØ tiªu giao. 2.3. Mét sè tån t¹i. Bªn c¹nh nh÷ng mÆt ®· ®¹t ®­îc, do t¸c ®éng cña c¸c yÕu tè kh¸ch quan vµ chñ quan nªn cßn mét sè mÆt h¹n chÕ. NhËn thøc vÒ ®æi míi tæ chøc bé m¸y v¨n phßng cßn h¹n chÕ, c¬ cÊu tæ chøc ch­a hîp lý, c¬ chÕ ho¹t ®éng ch­a khoa häc, cßn rêi r¹c, hÇu nh­ thiÕu h¼n kh©u kiÓm tra, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh cña phßng Hµnh chÝnh tæ chøc víi c¸c ho¹t ®éng cña phßng kh¸c, hoÆc thùc hiÖn mét c¸ch kh«ng ®Çy ®ñ, c¸c nh©n viªn ®­îc tinh gi¶m tèi ®a lµm cho viÖc bè trÝ nh©n lùc th­êng cã sù chång chÐo vÒ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô, tÝnh chuyªn m«n ho¸ ch­a cao, qu¸ nhiÒu c¸c sù vô hµnh chÝnh, ch­a ®i s¸t vµo phôc vô s¶n xuÊt, kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi c¸c t×nh huèng xÈy ra trong doanh nghiÖp còng nh­ do t¸c ®éng cña m«i tr­êng bªn ngoµi ch­a cao... ®Æc biÖt khi chuyÓn sang h×nh thøc c«ng ty cæ phÇn cßn nhiÒu bì ngì vµ thiÕu kinh nghiÖm ho¹t ®éng trong c¬ chÕ míi, g©y nhiÒu khã kh¨n trong viÖc tæ chøc v¨n phßng, qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng hµnh chÝnh. Ngoµi ra, tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé, nh©n viªn ch­a ®ång ®Òu, hiÖn ®¹i ho¸ c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng ch­a ®­îc ®Çu t­ ®óng møc... lµ c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng v¨n phßng. 2.4. Nguyªn nh©n. a. Nguyªn nh©n thµnh c«ng. Cïng víi chÝnh s¸ch ®æi míi qu¶n lý vµ s¾p xÕp l¹i doanh nghiÖp cña nhµ n­íc, sù ra ®êi cña bé luËt doanh nghiÖp ®· t¹o mét m«i tr­êng thuËn lîi, th«ng tho¸ng h¬n cho c«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ th­îng m¹i kho¸ng s¶n Sãc S¬n më réng quy m« s¶n xuÊt, ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm, më réng thÞ tr­êng tiªu thô vµ n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. §©y lµ yÕu tè t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc, n©ng vÞ trÝ, vai trß cña phßng lªn mét tÇm cao míi. Cïng sù quan t©m cña l·nh ®¹o, sù gióp ®ì cña c¸c tæ chøc ®oµn thÓ, c¸n bé vµ nh©n viªn phßng hµnh chÝnh tæ chøc ®· lç lùc kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n, ph¸t huy nh÷ng thÕ m¹nh, kh«ng ngõng x©y dùng vµ hoµn thiÖn vÒ c¬ cÊu tæ chøc, tõng b­íc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña phßng gãp phÇn vµo sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. b. Nguyªn nh©n tåt t¹i. Nguyªn nh©n chñ quan lµ do l·nh ®¹o c«ng ty nhËn thøc vÒ tÇm quan träng, vÞ trÝ, vai trß cña v¨n phßng trong c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty ch­a ®Çy ®ñ, cßn thiÕu kinh nghiÖm thùc tiÔn trong viÖc tæ chøc bé m¸y v¨n phßng. ý thøc chÊp hµnh néi quy, quy chÕ ho¹t ®éng vµ kû luËt ch­a cao. Quy m« s¶n xuÊt nhá, gÆp nhiÒu khã kh¨n trong viÖc s¶n xuÊt vµ tiªu thô s¶n phÈm, nªn c«ng ty chØ chó träng vµo ph¸t triÓn s¶n xuÊt, ch­a cã nhiÒu ®iÒu kiÖn ®Çu t­, më réng ho¹t ®éng cña v¨n phßng, nguån kinh phÝ ®Çu t­ cho c«ng t¸c qu¶n lý, mua s¾m c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng míi eo hÑp lµ nguyªn nh©n dÉn ®Õn nh÷ng tån t¹i trong viÖc tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña phßng Hµnh chÝnh tæ chøc. Nguyªn nh©n kh¸ch quan lµ do c¸c thÓ chÕ vÒ gi¸m s¸t, kiÓm tra, thanh tra... ë lÜnh vùc tæ chøc, nh©n sù vµ ho¹t ®éng c«ng vô yÕu kÐm, chËm thay ®æi, söa ch÷a nh­ng bÊt cËp, l¹c hËu trong hÖ thèng thÓ chÕ ViÖt Nam, c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt còng nh­ chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch cña Nhµ N­íc qu¸ nhiÒu chång chÐo, hay thay ®æi, do ®ã c¸c doanh nghiÖp khã ph©n biÖt lo¹i nµo cßn hiÖu lùc, lo¹i nµo hÕt hiÖu lùc. Cßn nhiÒu vÊn ®Ò bÊt cËp trong c¬ chÕ qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña nhµ n­íc, nh­ ch­a cã nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ vµ thèng nhÊt c¸ch tæ chøc v¨n phßng còng nh­ c¸c ho¹t ®éng cña v¨n phßng. Ngoµi ra, do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña c«ng ty phô thuéc vµo thêi tiÕt dÉn ®Õn doanh thu kh«ng æn ®Þnh, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn vÉn cßn nhiÒu khã kh¨n nªn viÖc ®Çu t­ ®æi míi c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng bÞ h¹n chÕ, ®©y lµ mét trong sè nguyªn nh©n dÉn ®Õn viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u tæng hîp, xö lý th«ng tin hµnh chÝnh hç trî cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc kÐm hiÖu qu¶. Ch­¬ng Iii Mét sè gi¶I ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y v¨n phßng t¹I c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ th­¬ng m¹I kho¸ng s¶n sãc s¬n. BÊt kú tæ chøc nµo ®­îc h×nh thµnh còng nh»m thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh, c«ng ty cã thÓ cã mét hÖ thèng c¸c môc tiªu nh­ng môc tiªu tæng qu¸t nhÊt lµ lîi nhuËn. §Ó thùc hiÖn môc tiªu ®ã, mçi bé phËn trong c«ng ty ®Òu ph¶i cã sù l·nh ®¹o thèng nhÊt, phèi hîp ho¹t ®éng gi÷a c¸c bé phËn, ®ã chÝnh lµ vai trß tæng qu¸t vµ quan träng cña bé m¸y v¨n phßng c«ng ty. XuÊt ph¸t tõ thùc tÕ t¹i c«ng ty, tõ kh¶ n¨ng cã thÓ. Em xin ®Ò xuÊt mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y v¨n phßng t¹i c«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. Bæ sung vµ thùc hiÖn quy chÕ tËp trung d©n chñ. Quy chÕ tËp trung d©n chñ ®­îc xem lµ quy chÕ c¬ b¶n, nÒn t¶ng vµ quan träng nhÊt trong tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña c«ng ty nh»m ph¸t huy quyÒn lµm chñ, t¹o ®éng lùc m¹nh mÏ ®Ó ph¸t triÓn doanh nghiÖp trªn c¬ së g¾n bã chÆt chÏ tr¸ch nhiÖm gi÷a gi¸m ®èc vµ c«ng nh©n, viªn chøc. Thùc hiÖn d©n chñ ë c«ng ty ph¶i ®i ®«i víi n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lý Nhµ n­íc cña c¬ quan Nhµ n­íc vµ qu¶n lý kinh doanh cña c«ng ty, thùc hiÖn ph©n c«ng, ph©n cÊp cô thÓ trong c«ng ty, khuyÕn khÝch vµ t¹o m«i tr­êng thuËn lîi cho ho¹t ®éng qu¶n lý cña gi¸m ®èc ®­îc chñ ®éng s¸ng t¹o phï hîp víi yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ tr­êng. Ng­êi sö dông lao ®éng vµ ng­êi lao ®éng trong c«ng ty cã nghÜa vô ph¶i thùc hiÖn tèt nhiÖm vô ®­îc giao, thùc hiÖn ®óng hîp ®ång lao ®éng, tho¶ ­íc lao ®éng ®· ký kÕt, chÊp hµnh ®óng c¸c néi quy, quy chÕ cña c«ng ty; thùc hiÖn ®Çy ®ñ quyÒn d©n chñ, gi÷ g×n kû luËt, ®Êu tranh chèng c¸c biÓu hiÖn tham nhòng, lîi dông d©n chñ g©y mÊt ®oµn kÕt néi bé; nç lùc v× sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp khi thuËn lîi còng nh­ lóc gÆp khã kh¨n trong c«ng ty. T¨ng c­êng sù l·nh ®¹o cña tæ chøc §¶ng ë doanh nghiÖp víi toµn thÓ ng­êi lao ®éng, ®èi víi Héi ®ång qu¶n trÞ ( ë nh÷ng doanh nghiÖp Nhµ n­íc cã Héi ®ång qu¶n trÞ), Gi¸m ®èc, tæ chøc C«ng ®oµn, §oµn Thanh niªn C«ng s¶n Hå ChÝ Minh trong thùc hiÖn ®­êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng, ph¸p luËt cña Nhµ n­íc nh»m ph¸t triÓn c«ng ty ho¹t ®éng ngµy cµng cã hiÖu qu¶ vµ x©y dùng §¶ng ngµy cµng v÷ng m¹nh. Ban l·nh ®¹o c«ng ty ph¶i l¾ng nghe ý kiÕn, ph¶n ¸nh, phª b×nh cña c¸n bé, nh©n viªn vµ kh«ng ®­îc cã hµnh vi trï dËp ®èi víi c¸n bé, nh©n viªn ®· gãp ý, phª b×nh m×nh. Khi c¸n bé, nh©n viªn ®Ò nghÞ ®­îc gÆp th× Thñ tr­ëng c«ng ty gÆp vµ trao ®æi c¸c vÊn ®Ò liªn quan. Ban l·nh ®¹o c«ng ty phèi hîp víi C«ng ®oµn c¬ së tæ chøc héi nghÞ cæ ®«ng mçi n¨m mét lÇn vµo cuèi n¨m ®Ó kiÓm ®iÓm viÖc thùc hiÖn nghÞ quyÕt cña §¶ng, ph¸p luËt cña Nhµ n­íc, ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch c«ng t¸c hµng n¨m vµ tho¶ thuËn, bµn biÖn ph¸p thùc hiÖn kÕ ho¹ch c«ng t¸c n¨m tíi cña c¬ quan, doanh nghiÖp; tiÕn hµnh khen th­ëng c¸ nh©n, tËp thÓ cña c«ng ty cã thµnh tÝch trong c«ng t¸c. Trong khi thi hµnh nhiÖm vô, c«ng vô, c¸n bé nh©n viªn ph¶i phôc tïng sù chØ ®¹o vµ h­íng dÉn cña cÊp trªn. C¸n bé, nh©n viªn cã quyÒn tr×nh bÇy ý kiÕn, ®Ò xuÊt viÖc gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò thuéc ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña m×nh, kh¸c víi ý kiÕn cña ng­êi phô tr¸ch trùc tiÕp, nh­ng vÉn ph¶i chÊp hµnh sù chØ ®¹o cña ng­êi phô tr¸ch trùc tiÕp, ®ång thêi cã quyÒn b¶o l­u ý kiÕn vµ b¸o c¸o nªn cÊp trªn. C¸n bé, nh©n viªn ph¶i tù phª b×nh nghiªm tóc, ph¸t huy ­u ®iÓm, söa ch÷a khuyÕt ®iÓm ®Ó kh«ng ngõng tiÕn bé, ph¶i th¼ng th¾n phª b×nh, ®Êu tranh ®Ó x©y dùng néi bé c«ng ty trong s¹ch, v÷ng m¹nh, kÓ c¶ gãp ý kiÕn, phª b×nh Thñ tr­ëng c¬ quan; khi ®­îc yªu cÇu, c¸n bé, nh©n viªn cã tr¸ch nhiÖm ®ãng gãp ý kiÕn vµo viÖc x©y dùng c¸c v¨n b¶n, c¸c ®Ò ¸n cña c«ng ty. Bè trÝ s¾p xÕp l¹i nh©n sù phßng Hµnh chÝnh tæ chøc. Tõ thùc tr¹ng tæ chøc nh©n sù phßng Hµnh chÝnh tæ chøc c«ng ty víi biªn chÕ nh©n sù gåm 06 ng­êi: 01 Tr­ëng phßng, 01 Phã phßng, 01 Nh©n viªn V¨n th­ - l­u tr÷, 02 b¶o vÖ - t¹p vô vµ 01 l¸i xe - thñ kho ®· ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng cña phßng Hµnh chÝnh tæ chøc ®­îc tr«i chÈy, th«ng suèt vµ cã hiÖu qu¶, gi÷a c¸c nh©n viªn cã sù linh ho¹t cao trong c«ng viÖc. Tuy nhiªn, Tr­ëng phßng Hµnh chÝnh tæ chøc võa ®¶m nhiÖm c«ng viÖc cña mét nhµ qu¶n trÞ v¨n phßng cßn “kiªm” c«ng viÖc cña Tr­ëng phßng KÕ to¸n nªn cã sù chång chÐo vÒ chøc n¨ng vµ nhiÖm vô. Bªn c¹nh ®ã, Phã phßng hµnh chÝnh tæ chøc do nh©n viªn thñ quü cña phßng kÕ to¸n phô tr¸ch, nªn ho¹t ®éng cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc còng gÆp nhiÒu khã kh¨n nh­: thiÕu nh©n lùc, thiÕu nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é cao trong khi khèi l­îng c«ng viÖc ngµy cµng nhiÒu vµ tÝnh phøc t¹p cao, ®ßi hái ng­êi qu¶n lý vµ nh©n viªn v¨n phßng cÇn nh÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n, kinh nghiÖm vµ nhiÒu thêi gian ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc thuéc chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc. XuÊt ph¸t tõ thùc tr¹ng, ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng mÆt cßn h¹n chÕ trong ®iÒu hµnh vµ ho¹t ®éng cÇn cã sù tæ chøc, s¾p xÕp l¹i nh©n sù cña phßng lµ yªu cÇu bøc thiÕt nh»m cñng cè vµ ph¸t huy h¬n n÷a chøc n¨ng vµ vai trß cña phßng Hµnh chÝnh tæ chøc trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Néi dung tæ chøc, s¾p xÕp l¹i nh©n sù phßng hµnh chÝnh tæ chøc cÇn ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu: CÇn mét c¸n bé chuyªn tr¸ch chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý chung ®­îc ®µo t¹o chÝnh quy vÒ qu¶n lý vµ hµnh chÝnh v¨n phßng, cã kinh nghiÖm lµm viÖc. Héi tô ®Çy ®ñ c¸c phÈn chÊt cña ng­êi qu¶n lý v¨n phßng nh­: cã kh¶ n¨ng kü thuËt, kh¶ n¨ng qu¶n lý, kh¶ n¨ng ra quyÕt ®Þnh vµ kh¶ n¨ng qu¶n lý hµnh chÝnh ®Ó cã thÓ thùc hiÖn tèt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, t¹o tÊm g­¬ng trong c«ng viÖc, duy tr× kû luËt ®Ó dµnh ®­îc sù t«n träng cña cÊp d­íi; cïng tham gia c«ng viÖc mang tÝnh thêi h¹n, cè vÊn kh¾c phôc khã kh¨n, biÕt ra quyÕt ®Þnh mét c¸ch cã ph­¬ng ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt kÞp thêi, hîp lý... Phã phßng vµ c¸c nh©n viªn trong phßng víi nhu cÇu hiÖn t¹i cña c«ng ty ®· ®¶m b¶o sù hîp lý vÒ sè l­îng, nh­ng cÇn cã sù phèi hîp, c«ng t¸c gi÷a c¸c nh©n viªn trong c«ng viÖc, nªn cã kÕ ho¹ch ph©n c«ng c«ng viÖc cô thÓ, râ rµng ®Ó h¹n chÕ sù chång chÐo trong c«ng viÖc. S¾p xÕp, bè trÝ l¹i vÞ trÝ c¸c phßng ban. S¬ ®å bè trÝ l¹i c¸c phßng ban c«ng ty Cæ phÇn §Çu t­ Th­¬ng m¹i Kho¸ng s¶n Sãc S¬n. Khu nhµ x­ëng s¶n xuÊt Phßng Gi¸m ®èc Héi tr­êng Phßng KH - KT Phßng KÕ to¸n Phßng HC- TC Ghi chó: h­íng ®i Víi c¸ch s¾p xÕp nµy cã thÓ lµm gi¶m thêi gian di chuyÓn theo luång c«ng viÖc gi÷a phßng hµnh chÝnh tæ chøc, phßng kÕ to¸n víi phßng gi¸m ®èc, t¹o sù thuËn lîi trong quy tr×nh gi¶i quyÕt c¸c thñ tôc hµnh chÝnh còng nh­ gi¸m ®èc cã thÓ bao qu¸t, qu¶n lý s¸t c¸c ho¹t ®énh cña c¸c phßng trong c«ng ty. Phßng KÕ ho¹ch - VËt t­ kü thuËt má ( phßng KH - KT) ®­îc t¸ch xa n¬i nhiÒu t¸c ®éng qua l¹i sÏ t¹o ®­íc m«i tr­êng yªn tÜnh h¬n, thuËm lîi cho viÖc nghiªn cøu c¸c kÕ ho¹ch, vÉn ®¶m b¶o tÝnh t­¬ng quan gi÷a c¸c bé phËn. 4. T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra. T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra nh»m kiÓm tra, ®¸nh gi¸ vµ thóc ®Èy ho¹t ®éng cña v¨n phßng, tõ ®ã rót ra nh÷ng kinh nghiÖm ®Ó hoµn thiÖn bé m¸y v¨n phßng cña c«ng ty. Tuú theo cÊp qu¶n lý mµ mçi cÊp ¸p dông nh÷ng ph­¬ng ph¸p kiÓm tra riªng. KÕt qu¶ kiÓm tra sÏ cho phÐp c¸c nhµ l·nh ®¹o, qu¶n lý ®¸nh gi¸ vÒ mÆt h×nh thøc, vÒ møc ®é hiÖu qu¶, nguyªn nh©n thµnh c«ng vµ khuyÕt ®iÓm cña c«ng viÖc tõ ®ã ®­a ra biÖn ph¸p lo¹i bá nh÷ng tån t¹i. C¸c ph­¬ng ph¸p kiÓm tra gåm: 4.1. Thanh tra: CÊp trªn(cÊp qu¶n lý) ph¶i thanh tra ®Þnh kú ®¬n vÞ theo s¸ng kiÕn cña m×nh vµ chØ thanh tra th­êng xuyªn khi cã ®Æc ®iÓm kü thuËt míi hoÆc t×nh thÕ thay ®æi nhanh chãng vµ bÊt ngê. 4.2. KiÓm tra ng©n s¸ch: Ng©n s¸ch lµ mét c«ng cô tèt cho viÖc kiÓm tra, kiÓm tra ng©n s¸ch bao hµm c¸c c«ng viÖc ph©n tÝch sè liÖu, tØ lÖ phÇn tr¨m. Nã lµ c«ng cô th­êng ®­îc sö dông cho kiÓm tra toµn bé c¬ quan tæ chøc vµ tõng bé phËn chuyªn m«n. 4.3. KiÓm tra tËp trung: KiÓm tra ®­îc tiÕn hµnh t¹i mét ®Þa ®IÓm, ®­îc gäi lµ tËp trung theo ®Þa bµn, Lo¹i kiÓm tra kh¸c gäi lµ kiÓm tra tËp trung theo chøc n¨ng. 4.4. KiÓm tra biÓu mÉu: KiÓm tra biÓu mÉu lµ viÖc kiÓm tra c¸c biÓu mÉu ®­îc thiÕt kÕ sÏ ®¶m b¶o tÝnh chÊt hîp lý cña sè liÖu hay c«ng viÖc. KiÓm tra chÝnh s¸ch. 4.5. KiÓm tra thñ tôc: Thñ tôc, cßn gäi lµ tiÕn tr×nh, lµ kÕt qu¶ cña mét sù ho¹ch ®Þnh cô thÓ vµ chi tiÕt. Thñ tôc ®­îc xem nh­ kiÓu mÉu ®Ó theo ®uæi, lµ cÇu nèi gi÷a hµnh ®éng, c¸c c¸ nh©n vµ hå s¬ v¨n th­. Thñ tôc th­êng diÔn t¶ chÝnh s¸c thµnh ng«n ng÷ hµnh chÝnh chi tiÕt, m« t¶ c¸ch thøc mµ mçi c¸ nh©n ph¶i tu©n thñ theo. 4.6. KiÓm tra qua hå s¬ v¨n b¶n: Hå s¬ v¨n th­ ghi l¹i c¸c sù kiÖn, t×nh huèng sÈy ra d­íi d¹ng v¨n b¶n. lµ mét phÇn kh«ng thÓ t¸ch rêi khái ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch kiÓm tra. 4.7. KiÓm tra b»ng tiªu chuÈn: lµ ph­¬ng ph¸p kiÓm tra chÝnh x¸c nhÊt. Tiªu chuÈn cã thÓ chñ quan ( ®Æt c¬ së trªn sù suy luËn) hoÆc kh¸ch quan ( dùa trªn c¸c sù kiÖn ). 4.8. KiÓm tra b»ng lÞch c«ng t¸c: C«ng viÖc v¨n phßng ®­îc quy ®Þnh b»ng mét lÞch c«ng t¸c, nã lµ sù kÕt hîp cã hiÖu qu¶ gi÷a c¸c tiªu chuÈn, n¨ng lùc cña nh©n viªn vµ c«ng viÖc cÇn ph¶i thùc hiÖn hoÆc kÕ ho¹ch hµnh ®éng. KiÓm tra lÞch c«ng t¸c sÏ kiÓm so¸t ®­îc møc b×nh qu©n ph©n phèi c«ng viÖc gi÷a c¸c nh©n viªn. §Ó viÖc kiÓm tra cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c: + Nguyªn t¾c kiÓm tra toµn diÖn; + Nguyªn t¾c kiÓm tra kh¸ch quan; + Nguyªn t¾c kiÓm tra kÞp thêi; + Nguyªn t¾c kiÓm tra cô thÓ. X©y dùng s¬ ®å ph©n phèi c«ng viÖc. KÕ ho¹ch ho¸ c«ng viÖc lµ biÖn ph¸p quan träng ®Ó tæ chøc khoa häc lao ®éng cña nhµ l·nh ®¹o, qu¶n lý. Muèn kÕ ho¹ch ho¸ c«ng viÖc ®­îc tèt cÇn cã sù ph©n lo¹i c«ng viÖc. Cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i c«ng viÖc nh­: ph©n theo néi dung ( kinh tÕ, v¨n ho¸...); ph©n theo quan hÖ; ph©n theo tÝnh chÊt ( phøc t¹p, tr­íc m¾t, l©u dµi...). ViÖc lùa chän c«ng viÖc ®Ó gi¶i quyÕt ph¶i phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c, ph¶i ®Æt ra nh÷ng c©u hái ®Ó lùa chän: CÇn gi¶i quyÕt viÖc g×? T¹i sao ph¶i gi¶i quyÕt viÖc ®ã? Gi¶i quyÕt nh­ thÕ nµo? C¸ch nµo tèt nhÊt? N¬i gi¶i quyÕt lµ ®©u? Khi nµo ph¶i gi¶i quyÕt xong? Cã thÓ kÐo dµi c«ng viÖc kh«ng? Giao viÖc cho ai lµ hîp lý? v.v... Song, víi s¬ ®å ph©n phèi c«ng viÖc c¸c nhµ l·nh ®¹o, qu¶n lý cã thÓ gi¶i quyÕt tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò trªn. S¬ ®å ph©n phèi c«ng viÖc thÓ hiÖn mét c¸ch tæng thÓ c¸c c«ng viÖc, ho¹t ®éng cña mét ®¬n vÞ hay c¸c bé phËn phßng ban theo tõng c¸ nh©n.( Tuy nhiªn do khæ giÊy cã giíi h¹n, em chØ kÎ hai « t­¬ng øng cho hai ng­êi) S¬ ®å ph©n phèi c«ng viÖc Tªn bé phËn Ngµy th¸ng duyÖt: Hä vµ tªn Hä vµ tªn Ng­êi thiÕt kÕ: Ng­êi duyÖt: Chøc vô Chøc vô STT Ho¹t ®éng giê /tuÇn C«ng viÖc cô thÓ Giê /tuÇn C«ng viÖc giê cô thÓ /tuÇn 1 2 3 4 Tæng sè giê trong tuÇn 80 40 40 Tõ gãc ®é qu¶n lý hµnh chÝnh, c¸c nhµ qu¶n lý hµnh chÝnh cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc c¸c c«ng viÖc thùc hiÖn, thêi gian thùc hiÖn cña mçi c«ng viÖc cô thÓ. Tõ ®ã cã thÓ nghiªn cøu c¸c ph­¬ng ¸n ph©n phèi c«ng viÖc hiÖu qu¶ nhÊt, tiÕt kiÖm chi phÝ nhÊt vµ víi thêi gian Ýt nhÊt. Tõ gãc ®é nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp, s¬ ®å ph©n phèi c«ng viÖc còng cã thÓ ®­îc Gi¸m ®èc sö dông t¹i cuéc häp giao ban ®Þnh kú ®Ó ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc thêi gian qua, l¾ng nghe ®ãng gãp cña c¸n bé, nh©n viªn vµ ®Þnh ra nh÷ng c«ng viÖc chñ yÕu ph¶i thùc hiÖn trong thêi gian tíi cña c¬ quan, doanh nghiÖp th«ng qua s¬ ®å ph©n phèi c«ng viÖc, vµ lµ c«ng cô h÷u Ých ®Ó kiÓm tra, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ c¸c ho¹t ®éng trong toµn c«ng ty. §µo t¹o, båi d­ìng ®éi ngò c¸n bé v¨n phßng. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng vµ kiÖn toµn bé m¸y v¨n phßng, viÖc ®µo t¹o, båi d­ìng ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý, nh©n viªn v¨n phßng cÇn ®­îc quan t©m ®óng møc nh»m x©y dùng mét ®éi ngò c¸n bé, nh©n viªn cã tr×nh ®é cã ®¹o ®øc, cã thÓ ¸p dông nhiÒu h×nh thøc ®µo t¹o nh­: - §èi víi c¸n bé chuyªn m«n ®µo t¹o l¹i nh»m më réng kiÕn thøc vµ tr×nh ®é chuyªn m«n, n©ng cao tr×nh ®é hiÓu biÕt vµ tr×nh ®é häc vÊn. - Cã thÓ ®µo t¹o n©ng cao chÊt l­îng c¸n bé d­íi hai h×nh thøc: §µo t¹o t¹i chç; lµ h×nh thøc ®µo t¹o võa häc võa lµm, ng­êi cã tr×nh ®é cao h­íng dÉn, gióp ®ì ng­êi kÐm. §µo t¹o ngoµi doanh nghiÖp: lµ h×nh thøc cö c¸n bé, nh©n viªn ®i häc hoÆc göi ®Õn doanh nghiÖp ®èi t¸c häc hái kinh nghiÖm. - N©ng cao nhËn thøc cña hä ®èi víi viÖc häc tËp vµ n©ng cao tr×nh ®é, x¸c ®Þnh yªu cÇu thùc tÕ ®èi víi mçi c¸ nh©n. Ngoµi ra, phßng hµnh chÝnh tæ chøc nªn thùc hiÖn mét sè chÝnh s¸ch ­u ®·i ®èi víi nh÷ng c«ng nh©n cã tay nghÒ cao, t¹o ®iÒu kiÖn cho con em hä vµo lµm viÖc t¹i c«ng ty nh»m x©y dùng vµ ph¸t triÓn lùc l­îng “c«ng nh©n truyÒn thèng” cho c«ng ty. T¨ng c­êng c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý, néi quy, quy chÕ ho¹t ®éng c«ng ty. T¨ng c­êng c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý, néi quy, quy chÕ ho¹t ®éng c«ng ty lµ biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®¶m b¶o c¸c ho¹t ®éng ®­îc diÔn ra theo ®óng kÕ ho¹ch, sù chØ ®¹o cña l·nh ®¹o ph¶i chó ý c¸c yªu cÇu: + MÖnh lÖnh ®iÒu hµnh ph¶i thèng nhÊt, phï hîp víi thùc tÕ vµ ®­îc truyÒn ®¹t kÞp thêi, chÝnh x¸c. + Thñ tôc ¸p dông trong qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh ph¶i râ rµng, dÔ ¸p dông. + Tr¸nh vi ph¹m thÈm quyÒn. + X©y dùng néi quy, quy chÕ theo nh÷ng néi dung ®­îc ph¸p luËt quy ®Þnh vµ theo tÝnh chÊt c¸ biÖt cña doanh nghiÖp. §Ó ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn tèt nh÷ng néi dung c¸c néi quy, quy chÕ ho¹t ®éng cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc còng nh­ cña c«ng ty, Ban gi¸m ®èc vµ c¸c nhµ qu¶n lý cÇn kÕt hîp víi c¸c tæ chøc kh¸c nh­ tæ chøc §¶ng, C«ng ®oµn, Héi thanh liªn, Héi phô n÷ ... tuyªn truyÒn, gi¸o dôc c¸c néi quy, quy chÕ ho¹t ®éng, ®«n ®èc nh¾c nhë viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy, quy chÕ. Ngoµi ra, thùc hiÖn viÖc ®éng viªn, khen th­ëng, biÓu d­¬ng nh÷ng ng­êi thùc hiÖn tèt c¸c néi quy, quy chÕ vµ ng­êi cã thµnh tÝch tèt trong c«ng t¸c. §©y chÝnh lµ nh÷ng t¸c ®éng tÝch cùc nh»m thóc ®Èy c¸n bé, nh©n viªn lµm viÖc tÝch cùc h¬n. §Çu t­ trang thiÕt bÞ v¨n phßng vµ c¶i tiÕn m«i tr­êng lµm viÖc. §Ó v¨n phßng ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n viÖc lËp kÕ ho¹ch ®Çu t­ thªm c¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, c¶i tiÕn m«i tr­êng lµm viÖc h­íng tíi n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng còng nh­ c¸c bé phËn kh¸c trong doanh nghiÖp cÇn ®¸p øng c¸c yªu cÇu: + Ph­¬ng tiÖn lµm viÖc trong c¬ quan, doanh nghiÖp ph¶i thÝch hîp víi tõng lo¹i c«ng viÖc, ®­îc sö dông mét c¸ch cã hiÖu qu¶ ®Ó gãp phÇn gi¶m bít nh÷ng c«ng viÖc nÆng nhäc trong c¬ quan, doanh nghiÖp. + X©y dùng m«i tr­êng lµm viÖc thuËn lîi, cã kh¶ n¨ng ph¸t triÓn n¨ng lùc c¸ nh©n. §¸p øng yªu cÇu nµy c¸c ph­¬ng tiÖn lµm viÖc ®­îc bè trÝ theo trËt tù l«gÝch, sö dông c¸c m¸y mãc hay c«ng cô nµo ®Ó thay thÕ c«ng viÖc tay ch©n tèn thêi gian, chó ý c¸c yÕu tè m«i tr­êng t¸c ®éng ®Õn t©m lý nh©n viªn. + §Çu t­ tiÕt kiÖm; cã nghÜa lµ kh«ng ph¶i thiÕt bÞ nhiÒu th× c«ng viÖc cña c¬ quan, doanh nghiÖp sÏ lu«n lu«n tèt. CÇn tr¸nh xu thÕ ph« tr­¬ng, l·ng phÝ. Ph¶i chó ý n©ng cao n¨ng xuÊt sö dông thiÕt bÞ trong tõng bé phËn còng nh­ toµn c¬ quan, doanh nghiÖp. + Lu«n kh«ng ngõng ®æi míi vµ hiÖn ®¹i ho¸ c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng, thay thÕ kÞp thêi c¸c thiÕt bÞ l¹c hËu. N©ng cao vai trß, tr¸ch nhiÖm cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc. CÇn cã c¸c biÖn ph¸p tuyªn truyÒn, gi¸o dôc ®Ó c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty nhËn thøc ®Çy ®ñ vÒ vai trß, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng hµnh chÝnh tæ chøc. Chän c¸c c¸n bé cã n¨ng lùc, cã ®¹o ®øc ®¸ng tin cËy lµm c«ng t¸c v¨n phßng. Cã c¬ chÕ, chÝnh s¸ch ®·i ngé, ®éng viªn vµ biÓu d­¬ng nh÷ng c¸n bé, nh©n viªn cã thµnh tÝch c«ng t¸c tèt. MÆt kh¸c còng cã quy chÕ râ rµng ®Ó x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm, nhiÖm vô cña c¸n bé, nh©n viªn trong toµn c«ng ty. Thùc hiÖn ®­îc ®iÒu nµy, tøc phßng hµnh chÝnh tæ chøc ®· thùc hiÖn tèt chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh. KÕt luËn Ho¹t ®éng v¨n phßng lµ c¸c ho¹t ®éng quan träng diÔn ra hµng ngµy ë tÊt c¶ c¸c c¬ quan Nhµ n­íc, doanh nghiÖp. Nã kh«ng chØ ®¬n thuÇn lµ c«ng viÖc so¹n th¶o, ®¸nh m¸y, qu¶n lý v¨n b¶n. ®¶m b¶o c¬ së vËt chÊt phôc vô ho¹t ®éng cña c¬ quan, doanh nghiÖp, mµ cßn lµ n¬i xö lý, tæng hîp vµ chuyÒn t¶i c¸c th«ng tin nh»m phôc vô c¸c ho¹t ®éng cña c¬ quan, doanh nghiÖp. §Ó c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao th× viÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y v¨n phßng ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng vµ c¶ bé m¸y ho¹t ®éng cña toµn bé doanh nghiÖp. HiÖn nay, viÖc hoµn thiÖn tæ chøc v¨n phßng ®· ®­îc ChÝnh phñ, c¸c c¬ quan, c¸c doanh nghiÖp chó trong quan t©m vµ ®· cã nh÷ng gi¶i ph¸p hiÖu qu¶, nhiÒu c¬ quan, doanh nghiÖp dÇn hoµn thiÖn tæ chøc v¨n phßng cña m×nh, thÝch øng víi mäi t×nh huèng, æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn, gãp phÇn vµo sù t¨ng tr­ëng cña nÒn kinh tÕ n­íc nhµ ®­a ViÖt Nam tõng b­íc héi nhËp vµo nÒn kinh tÕ khu vùc vµ thÕ giíi. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c«ng ty vµ PGS. TS §inh V¨n TiÕn ®· gióp ®ì, h­íng dÉn em hoµn thµnh bµi luËn v¨n nµy. Do thêi gian ng¾n, kiÕn thøc vµ kinh nghiÖm thùc tiÔn cßn h¹n chÕ nªn kh«ng tr¸nh khái sai sãt rÊt mong ®­îc sù gãp ý, chØ b¶o cña thÇy c«, cïng b¹n ®äc ®Ó bµi viÕt ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh “Tæ chøc qu¶n lý v¨n phßng doanh nghiÖp” tr­¬ng ®¹i häc Qu¶n lý vµ kinh doanh Hµ néi, khoa hµnh chÝnh doanh nghiÖp, n¨m 2001. Gi¸o tr×nh “ Tæ chøc qu¶n lý” tr­êng ®¹i häc qu¶n lý vµ kinh doanh Hµ néi, khoa ®µo t¹o ng¾n h¹n, n¨m 2000. C¸c gi¶i ph¸p thóc ®Èy c¶i c¸ch hµnh chÝnh t¹i ViÖt Nam, nhµ xuÊt b¶n chÝnh trÞ quèc gia, n¨m 2001. Tæ chøc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c c«ng së, NXB chÝnh trÞ quèc gia, n¨m 1999. Quy chÕ thùc hiÖn d©n chñ ë c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc, NXB Th«ng kª, 4/2000. Qu¶n trÞ hµnh ch¸nh v¨n phßng. NguyÔn H÷u Th©n. NXB Thèng kª. Mét sè tµi liÖu tham kh¶o kh¸c.