Đề tài Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty cổ phần dệt may phú Hòa An

chú ý là người Hàn thường coi trọng thể diện, vì vậy họ thường không trả lời trực tiếp mà thay vào đó mà gật đầu trong giao tiếp, điều đó có nghĩa là họ đã đồng ý và người Hàn luôn trao đổi với giọng nhỏ nhẹ và im lặng một vài lần. 2.2.2.3. Yếu tố chính sách - pháp luật của nhà nước Hoạt động xuất nhập khẩu được tiến hành giữa các bên thuộc các quốc gia khác nhau, do đó các chính sách, pháp luật của nhà nước buộc các doanh nghiệp phải tuân theo. Tình hình chính trị xã hội và pháp luật của mối quốc gia khác nhau là khác nhau, chẳng hạn như quy định về thủ tục hải quan, thuế xuất nhập khẩu,.... Những yếu tố này đều ảnh hưởng đến các điều kiện giao dịch trong quy trình đàm phán. 2.3. QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN Hình 2.1. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An 2.3.1. Lập kế hoạch đàm phán Khách hàng của công ty có thể do sự giới thiệu của bên thứ ba hoặc khách hàng tự đến công ty để đặt gia công. Sau đó giám đốc hai bên gặp nhau để thỏa Lập kế hoạch đàm phán Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Chuẩn bị đàm phán Tiến hành đàm phán Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 48 thuận những điều cơ bản về sản phẩm và các yêu cầu về kĩ thuật, các nguyên phụ liệu để xem xét sự phù hợp giữa yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng sản phẩm của khách hàng với năng lực, máy móc thiết bị của công ty. Nếu phù hợp thì hai bên sẽ lên lịch hẹn để tiến hành đàm phán chi tiết hơn về các điều kiện trong hợp đồng. Khi đã lên lịch hẹn thì công ty sẽ xác định mục đích và mục tiêu của cuộc đàm phán. Đối với tất cả khách hàng thì mục đích cuối cùng là ký kết được hợp đồng và tạo mối quan hệ lâu dài với đối tác. Để đạt được mục đích đó công ty thường đặt ra những mục tiêu là giá cả cạnh tranh, chất lượng đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng, giao hàng đúng tiến độ. Trong các cuộc đàm phán thì thường công ty sử dụng phương thức đàm phán theo nguyên tắc tức là đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả hai bên, kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả, không làm phương hại đến quan hệ giữa các bên. Tuy nhiên công ty không chỉ áp dụng một phương thức đàm phán theo nguyên tắc mà tùy vào tình huống cụ thể và mỗi khách hàng để công ty linh hoạt xử lý tình huống, áp dụng chiến lược phù hợp với hoàn cảnh cụ thể. 2.3.2. Chuẩn bị đàm phán 2.3.2.1. Chuẩn bị thông tin về đối tác Trong các cuộc đàm phán, thông tin được coi là vũ khí quan trọng để giành được thắng lợi và nó quyết định chất lượng của hoạt động đàm phán. Đối với các khách hàng mới của công ty, sau khi lên lịch hẹn để đàm phán các điều kiện chi tiết thì công ty sẽ chuẩn bị thông tin về đối tác như quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm, uy tín, khả năng tài chính các thông tin này chủ yếu do đối tác cung cấp. Trong đó thông tin quan trọng mà công ty luôn quan tâm đến khách hàng là vị thế của khách hàng trên thị trường và nguồn lực tài chính. Nếu khách hàng có uy tín và nguồn lực tài chính mạnh trên thị trường thì công ty sẽ tin tưởng hơn trong việc thanh toán tiền gia công cho công ty. Và công ty sẽ có nhượng bộ một phần nào đó để đàm phán thành công và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Nếu vị thế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 49 và nguồn lực tài chính của khách hàng không cao thì có thể công ty sẽ xem xét các đơn hàng hiện có để có chiến lược đàm phán cho thích hợp, đảm bảo hoạt động sản xuất của công ty được liên tục. Đối với những đối tác lâu năm, quen thuộc với công ty thì thông tin về đối tác công ty không cần thu thập mà lấy kinh nghiệm từ các lần làm việc trước. Đoàn đàm phán của đối tác thường xuyên thay đổi do đó công ty không chuẩn bị thông tin cụ thể nào đối với đoàn đàm phán của đối tác. 2.3.2.2. Chuẩn bị nội dung đàm phán Chuẩn bị nội dung đàm phán là một phần không thể thiếu đối với bất kì cuộc đàm phán. Khi đàm phán với khách hàng mới thì công ty sẽ chuẩn bị tất cả các nội dung có liên quan đến việc ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng bao gồm số lượng đơn hàng, ngày giao hàng, phương thức thanh toán, ngày nguyên phụ liệu nhập, đơn giá, cách thức thanh toán, địa điểm giao hàng, bao bì, ký mã hiệu, các trường hợp phải bồi thường... Còn đối với khách hàng quen biết, đã từng giao dịch trước đó thì công ty sẽ chuẩn bị ít hơn bao gồm kĩ thuật sản phẩm (nếu là sản phẩm mới), thời gian giao hàng, giá, ngày nguyên phụ liệu nhập và số lượng đơn hàng. Những nội dung khác như phương thức thanh toán, địa điểm giao hàng,... có thể giống như những lần đàm phán trước, nếu có thay đổi thì khách hàng sẽ báo với công ty. Hiện nay đối tác gia công với công ty chủ yếu là các khách hàng đã làm từng làm việc với công ty trên một lần vì vậy việc chuẩn bị nội dung đàm phán cũng không phức tạp. 2.3.2.3. Chuẩn bị nhân sự đàm phán Cuộc đàm phán thường diễn ra tại công ty nên công ty cũng thuận lợi trong việc đi lại và lựa chọn nhân sự trong quá trình đàm phán. Đoàn đàm phán của công ty thường gồm ba đến bốn người. Trong đó gồm giám đốc Lê Hồng Long, Nguyễn Thị Ty – phó phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và Hoàng Thị Thùy An – nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm trong việc đàm phán về các điều kiện trong hợp đồng. Việc theo dõi các đơn hàng sẽ do Nguyễn Kiết Tường, Nguyễn Hoàng Nguyên thực hiện. Vì các nhân viên ở phòng kinh doanh đều thành Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 50 thạo tiếng anh nên công ty không sử dụng phiên dịch. Trong trường hợp đàm phán với các đối tác như Hồng Kông, Đài Loan thì chị Nguyên sẽ cùng tham gia đàm phán vì chị Nguyên là nhân viên thành thạo tiếng Trung ở trong công ty. Những người đàm phán của công ty Phú Hòa An phải hội tụ ba điều kiện là: - Ngoại ngữ tốt, đặc biệt là tiếng anh. - Am hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu đặc biệt là các điều khoản thương mại quốc tế (incoterm). - Hiểu rõ sản phẩm mà khách hàng yêu cầu gia công. Công ty sẽ chuẩn bị máy tính, điện thoại cho các nhà đàm phán của công ty. 2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm đàm phán Thời gian đàm phán sẽ do khách hàng hẹn công ty, nếu công ty đồng ý thì khách hàng sẽ đến công ty để đàm phán nếu không khách hàng sẽ hẹn lúc khác. Địa điểm đàm phán sẽ diễn ra tại công ty. 2.3.3. Tiến hành đàm phán 2.3.3.1. Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin Khi bắt đầu gặp nhau hai bên sẽ chào hỏi với nhau, giới thiệu về đoàn đàm phán. Hai bên sẽ nói chuyện với nhau để hiểu rõ thông tin về các bên như tình hình kinh doanh, hoạt động kinh doanh chủ yếu và sau đó đi thẳng vào vấn đề chính. Đầu tiên khách hàng sẽ đưa ra sản phẩm mẫu mà họ muốn công ty gia công, sau đó hai bên sẽ cung cấp thông tin cho nhau để tiến hành đàm phán chi tiết về những điều kiện giao dịch. Đặc biệt vấn đề hai bên quan tâm nhất là giá gia công. Thường thì bên đặt gia công sẽ đưa ra mức giá gọi là gía Target ( giá khách hàng đưa ra thường là mức giá thấp nhất có thể ) sau đó nhân viên công ty sẽ tính toán tất cả các khoản phí và sẽ đưa ra mức chênh lệch so với giá Target. Tiếp theo một nội dung cũng rất quan trọng mà hai bên sẽ đàm phán là số lượng hàng hóa và thời gian giao hàng. Nếu khách hàng đặt hàng với số lượng lớn nhưng thời gian giao hàng lại ngắn thì công ty sẽ tiến hành đàm phán lại số lượng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 51 hàng hóa và thời gian giao hàng để phù hợp với nguồn lực hiện có của công ty. Những nội dung khác như ngày giao nguyên phụ liệu, địa điểm giao hàng, hình thức thanh toán,... cũng sẽ được hai bên đưa ra đàm phán để thống nhất ý kiến chung, phù hợp cho cả hai bên. 2.3.3.2. Giai đoạn thuyết phục Nguyên tắc đàm phán của hai bên đều là win – win vì vậy hai bên luôn cố gắng thuyết phục đối phương đồng ý với phương án mà họ đưa ra. Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và những thông tin nhận được từ đối tác, nhân viên đàm phán sẽ tiến hành phân tích, so sánh với những nội dung đã chuẩn bị để có những cách ứng xử linh hoạt, đưa ra những luận cứ để thuyết phục khách hàng. Những thuyết phục mà công ty đưa ra với mục đích là bảo vệ quyền lợi của hai bên và thực hiện được những mục tiêu mà công ty đã đề ra 2.3.3.3. Giai đoạn nhượng bộ thương lượng Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Trong và sau khi giai đoạn thuyết phục sẽ tồn tại những mâu thuẫn mà hai bên cần phải nhượng bộ và thỏa thuận. Trong các cuộc đàm phán này thường thì khách hàng có quyền lực hơn do đó công ty thường hay nhượng bộ khách hàng để có được đơn hàng. Tuy nhiên công ty chỉ nhượng bộ một phần nào đó để đảm bảo công ty vẫn có đơn hàng và thu được lợi nhuận. Bên cạnh đó sự nhượng bộ của công ty còn dựa vào các hợp đồng đã ký để cân đối kế hoạch sản xuất, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ cho các mặt hàng đang và sẽ gia công. 2.3.3.4. Kết thúc đàm phán Kết thúc đàm phán, công ty Phú Hòa An và đối tác sẽ tổng hợp lại những điều khoản đã đàm phán. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 52 Bảng 2.6: Tình hình đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty giai đoạn 2013- 2015 Chỉ tiêu Đơn vị tính 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % Số lƣợng % 1. Số lượng đàm phán Lần 187 100 190 100 215 100 3 1.60 25 13.16 Trực tiếp Lần 34 18,18 36 18,95 41 19,07 2 5.88 5 13.89 Gián tiếp Lần 153 81,82 154 81,05 174 80,93 1 0.65 20 12.99 2. Số hợp đồng được ký kết HĐ 184 100 187 100 190 100 3 1.63 3 1.60 Trực tiếp HĐ 32 17,39 34 18,18 30 15,79 2 6.25 -4 -11.76 Gián tiếp HĐ 152 82,61 153 81,82 160 84,21 1 0.66 7 4.58 3. Tỷ lệ hợp đồng được ký % 98,40 - 98,42 - 88,4 - - - - - Trực tiếp % 94,12 - 94,40 - 73,1 - - - - - Gián tiếp % 99,34 - 99,35 - 92 - - - - - (Nguồn: Phòng kinh doanh) Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 53 Cả hai bên đàm phán trên tinh thần hợp tác, thương lượng do đó khi kết thúc đàm phán công ty thường ký được hợp đồng. Qua bảng trên ta có thể thấy số lượng các cuộc đàm phán và số hợp đồng được ký kết qua 3 năm đều tăng lên. Cụ thể năm 2013 số lượng đàm phán là 187 cuộc, số lượng hợp đồng được ký kết 184 hợp đồng nên tỷ lệ hợp đồng được ký kết là 98,4%. Trong đó số lượng đàm phán trực tiếp là 34 cuộc, số hợp đồng được ký kết theo hình thức đàm phán trực tiếp là 32 cuộc nên tỷ lệ hợp đồng được ký kết là 94,12%. Số lượng đàm phán theo hình thức gián tiếp là 153 cuộc, số hợp đồng được ký kết là 152 cuộc nên tỷ lệ hợp đồng được ký kết theo hình thức gián tiếp là 99,34%. Qua đây có thể thấy đa số các cuộc đàm phán đều thành công vào năm 2013 Đến năm 2014, số lượng cuộc đàm phán là 190 cuộc, đã tăng lên 3 cuộc tương ứng tăng là 1,6% so với năm 2013, tỷ lệ hợp đồng được ký kết là 98,4%. Trong đó số lượng đàm phán theo hình thức trực tiếp tăng lên 2 cuộc tương ứng tăng 5,88% và số hợp đồng được ký kết cũng tăng lên 2 cuộc tương ứng tăng 6,25%, tỷ lệ ký kết được hợp đồng theo hình thức trực tiếp năm 2014 là 94,4%. Số lượng đàm phán theo hình thức gián tiếp tăng lên 1 cuộc, số hợp đồng được ký kết theo hình thức gián tiếp tăng lên 7 cuộc và tỷ lệ ký kết hợp đồng theo hình thức gián tiếp là 99,4%. Từ đó có thể thấy năm 2014 tỷ lệ đàm phán thành công cũng rất cao. Đến năm 2015 số lượng đàm phán có tăng 25 cuộc tương ứng tăng 13,16% nhưng số hợp đồng được ký kết chỉ tăng 3 cuộc tương ứng tăng 1,63% so với năm 2014 do đó tỷ lệ hợp đồng được ký có giảm nhiều chỉ còn 88,4% so với số cuộc đàm phán. Trong đó tỷ lệ hợp đồng được ký theo phương thức trực tiếp giảm mạnh, chỉ còn 73,1%, tỷ lệ hợp đồng được ký kết theo phương thức gián tiếp là 92%. Có thể lý giải có tình hình và biến động trên là do các đối tác của công ty chủ yếu là nước ngoài nên do điều kiện về khoảng cách địa lý vì vậy các cuộc đàm phán chủ yếu là qua mail hoặc Skype. Chỉ những đối tác mới hoặc những hợp đồng lớn thì công ty và đối tác mới hẹn gặp trực tiếp để đàm phán. Số hợp đồng được ký kết khá cao, qua 3 năm đều chiếm tỷ lệ lớn hơn 85%, đây cũng là một điều đáng khích Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 54 lệ của công ty. Số lượng các cuộc đàm phán qua 3 năm đều tăng, điều này cũng nói lên được rằng công ty đã có nổ lực để gây dựng thương hiệu, duy trì và có thêm những khách hàng đến đặt hàng tại công ty. Tuy nhiên năm 2015 thì tỷ lệ hợp đồng được ký giảm mạnh so với năm 2013 và năm 2014. Đây là một điều mà công ty nên xem xét lại để các cuộc đàm phán sau được thành công và ký kết được hợp đồng cho công ty. Vì mọi pháp lý đều nằm trên hợp đồng nên việc soạn thảo hợp đồng phải rất kĩ lưỡng, rõ ràng, đầy đủ các nội dung, mạch lạc. Do đó việc soạn thảo và ký hợp đồng không thể thực hiện ngay sau khi đàm phán kết thúc mà phải để một khoảng thời gian nhất định nào đó để soạn thảo hợp đồng. Trong trường hợp này bên soạn thảo hợp đồng là do khách hàng yêu cầu, có thể là khách hàng soạn thảo hợp đồng hoặc công ty soạn hợp đồng sau đó sẽ scan và gửi qua mail hoặc fax cho nhau để ký. Tỷ lệ không ký kết được hợp đồng sau khi đàm phán là không cao tuy nhiên công ty cũng phải tìm hiểu nguyên nhân để nâng cao hơn nữa tỷ lệ ký kết được hợp đồng. Một trong những nguyên nhân khách quan là do hai bên đã thỏa thuận nhưng không thể chấp nhận phương án của đối phương, chủ yếu là do giá gia công của hai bên đưa ra chênh lệch quá lớn. 2.3.4. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Sau mỗi lần đàm phán công ty luôn tiến hành những cuộc họp giữa các thành viên tham gia đàm phán để phân tích đánh giá kết quả của đàm phán so với mục đích và mục tiêu đã đề ra. Lãnh đạo công ty sẽ nêu ra những điểm tốt trong quá trình đàm phán với đối tác, đặc biệt là xem xét sự thuyết phục và nhượng bộ đã hợp lý chưa để rút kinh nghiệm cho lần sau. Việc tổng kết này không được hình thành bằng văn bản mà mỗi thành viên sẽ ghi chú lại vào sổ cá nhân để rút kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán sau được tốt hơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 55 2.4. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN CỦA CÁC CHUYÊN GIA TRONG CÔNG TY 2.4.1. Cơ cấu mẫu điều tra 2.4.1.1. Thông tin về phiếu điều tra Số lượng phiếu phát ra là 5 phiếu, số phiếu thu về là 5 phiếu. Tất cả các phiếu là hợp lệ để phân tích. 2.4.1.2. Đặc điểm của đối tượng điều tra Nhìn chung, các chuyên gia tham gia điều tra đều là những người có nhiều kinh nghiệm dày dặn (5 – 10 năm), và nắm giữ những vị trí quan trọng trong việc đàm phán cho công ty như: Giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, phó phòng kinh doanh cùng 2 nhân viên nắm rõ quá trình đàm phán và thành thạo tiếng ngoại ngữ 2.4.2. Đánh giá của chuyên gia công ty về lập kế hoạch đàm phán Bảng 2.7. Điểm đánh giá trung bình về lập kế hoạch đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình (*) Công ty xác định mục đích và mục tiêu của đàm phán rõ ràng 4,2 Công ty xác định sử dụng linh hoạt các phương thức đàm phán, điều này đã giúp công ty xử lý các tình huống tốt hơn trong lúc đàm phán 3,6 Công ty lập kế hoạch chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán 1,4 (Nguồn: Số liệu điều tra,2016) Ghi chú: (*) Thang đo Likert từ 1-Rất không đồng ý đến 5-Rất đồng ý Qua bảng trên ta có thể thấy bước lập kế hoạch đàm phán của công ty được Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 56 các chuyên gia đánh giá chưa được tốt lắm, với giá trị trung bình là 3,1. Mặc dù mục đích và mục tiêu đàm phán mà công ty đặt ra được các chuyên gia đánh giá rất tốt. Việc sử dụng linh hoạt các phương thức đàm phán đã giúp công ty xử lý tốt các tình huống. Tuy nhiên công ty không có lập chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán. 2.4.3. Đánh giá của chuyên gia công ty về chuẩn bị đàm phán Bảng 2.8. Điểm đánh giá trung bình về chuẩn bị đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình (*) Công ty quan tâm đến các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa, tập quán kinh doanh 1,2 Chuẩn bị thông tin về năng lực tài chính của đối tác giúp giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán tiền gia công cho công ty 4 Các thông tin khác về đối tác như điểm mạnh, điểm yếu,... được công ty quan tâm 2,4 Nguồn thu thập thông tin đối tác đa dạng 2,6 Nguồn thu thập thông tin đối tác có độ tin cậy cao 2,4 Nội dung đàm phán được chuẩn bị kĩ càng 4 Nhân sự đàm phán có trình độ ngoại ngữ tốt 4 Nhân sự đàm phán có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng 2,8 Địa điểm đàm phán tại công ty tạo tâm lý thoải mái, tiện nghi, phù hợp cho công ty 3,6 (Nguồn: Số liệu điều tra, 2016) Ghi chú: (*) Thang đo Likert từ 1-Rất không đồng ý đến 5-Rất đồng ý Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 57 Chuẩn bị đàm phán giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của công ty, nó góp một phần đến quyết định chất lượng của hoạt động đàm phán. Qua bảng trên ta có thể thấy chuẩn bị nội dung đàm phán được các chuyên gia đánh giá rất tốt với mức điểm trung bình là 4 bởi vì công ty đã chuẩn bị kĩ tất cả các nội dung cần thiết để đàm phán và ký hợp đồng. Chuẩn bị nhân sự và chuẩn bị địa điểm cũng được đánh giá tốt, nguyên nhân là do nhân sự đàm phán của công ty có chuyên môn về xuất nhập khẩu rất tốt, có trình độ ngoại ngữ cao và địa điểm đàm phán tại công ty nên tạo tâm lý thoải mái, tiện nghi cho công ty. Tuy nhiên chuẩn bị thông tin không được các chuyên gia đánh giá cao, nguyên nhân là do công ty không chuẩn bị thông tin về thị trường, thông tin về đối tác còn nhiều hạn chế và chưa đảm bảo độ tin cậy cao. 2.4.4. Đánh giá của chuyên gia công ty về tiến hành đàm phán Bảng 2.9. Điểm đánh giá trung bình về tiến hành đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình (*) Thông tin hai bên cung cấp cho nhau đầy đủ, dễ hiểu 3,6 Các thông tin làm cho hai bên hiểu được quan điểm, lập trường của mỗi bên 3,6 Đoàn đàm phán sử dụng nhiều kĩ năng và chiến lược đàm phán khi thuyết phục 3,8 Các thành viên luôn biết kết hợp mục đích, mục tiêu và các thông tin thu thập được để đưa ra sự nhượng bộ hợp lý. 3,2 Kết thúc đàm phán công ty ký kết được nhiều hợp đồng giúp công ty duy trì và nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh 3,8 (Nguồn: Số liệu điều tra, 2016) Ghi chú: (*) Thang đo Likert từ 1-Rất không đồng ý đến 5-Rất đồng ý Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 58 Tiến hành đàm phán là một bước rất quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của cuộc đàm phán, bước này được các chuyên gia đánh giá với mức điểm trung bình là 3,6. Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin, giai đoạn thuyết phục đều được đánh giá khá tốt. Đặc biệt kết thúc đàm phán công ty thường hay ký kết được hợp đồng. Tuy nhiên giai đoạn nhượng bộ thương lượng chỉ đánh giá ở mức độ khá vì đoàn đàm phán vẫn chưa thực sự là những nhà đàm phán giỏi. 2.4.5. Đánh giá của chuyên gia công ty về kết thúc đàm phán Bảng 2.10. Điểm đánh giá trung bình về kết thúc đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình (*) Công tác kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm được công ty thực hiện đầy đủ 4,4 Việc đàm phán có cải thiện nhờ kinh nghiệm của các cuộc đàm phán trước đó 4 (Nguồn: Số liệu điều tra, 2016) Ghi chú: (*) Thang đo Likert từ 1-Rất không đồng ý đến 5-Rất đồng ý Qua bảng trên ta thấy kết thúc đàm phán được các chuyên gia đánh giá rất tốt, với mức điểm trung bình là 4,2 . Nguyên nhân là do công ty đã có kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán và bước này sẽ đưa ra những giải pháp để các cuộc đàm phán sau được cải thiện. Tóm lại quy trình đàm phán của công ty được các chuyên gia đánh giá là tốt. Công ty đã thực hiện được những nội dung cơ bản, cần thiết của quy trình đàm phán ký kết hợp đồng và nhiều hợp đồng đã được ký kết sau khi đàm phán. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 59 2.5. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƢU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY PHÚ HÒA AN 2.5.1. Một số ƣu điểm trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán Mục đích và mục tiêu của cuộc đàm phán đã được xác định rõ ràng. Công ty xác định sử dụng linh hoạt các phương thức đàm phán chứ không cứng nhắt trong việc sử dụng một phương thức đàm phán nào đó, điều này đã giúp công ty xử lý các tình huống tốt hơn trong lúc đàm phán. Bước 2: Chuẩn bị đàm phán Về chuẩn bị thông tin về đối tác: Công ty luôn chú trọng thu thập thông tin về khả năng tài chính của khách hàng, điều này đã giảm thiểu một phần rủi ro trong việc thanh toán của khách hàng, hỗ trợ thông tin để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty không bị gián đoạn. Về chuẩn bị nội dung đàm phán: Công ty chuẩn bị khá tốt với những nội dung cần thiết của một hợp đồng gia công hàng may mặc như giá gia công, thời gian giao hàng, số lượng,... để việc đàm phán không bị trở ngại. Chuẩn bị kĩ càng nội dung đàm phán đã giúp công ty đàm phán tất cả những nội dung cần thiết để ký kết hợp đồng. Chuẩn bị nhân sự đàm phán: Nhân sự đàm phán của công ty được các nhân viên trong công ty đánh giá khá tốt vì họ đều có trình độ ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt, là những người giàu kinh nghiệm và có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng. Sự thành công của cuộc đàm phán phụ thuộc rất nhiều đến năng lực của nhân sự đàm phán. Địa điểm đàm phán tại công ty tạo tâm lý thoải mái, tiện nghi, phù hợp cho công ty. Và khách hàng có thể tham quan công ty nếu như cần thiết để hiểu rõ hơn về công ty. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 60 Bước 3: Tiến hành đàm phán Trong quá trình đàm phán, thông tin hai bên cung cấp cho nhau đầy đủ dễ hiểu. Qua việc cung cấp thông tin đã giúp hai bên hiểu được quan điểm, lập trường của mỗi bên. Các thành viên trong đoàn đàm phán đã vận dụng tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra quan điểm thuyết phục và nhượng bộ đối tác. Các thành viên luôn biết kết hợp mục đích, mục tiêu và các thông tin thu thập được để đưa ra sự nhượng bộ hợp lý. Đoàn đàm phán sử dụng nhiều kĩ năng và chiến lược đàm phán khi thuyết phục. Đoàn đàm phán biết kết hợp sự nhượng bộ của mình với nhượng bộ của đối tác để đàm phán thành công. Tỷ lệ ký kết hợp đồng sau khi đàm phán khá cao, việc soạn thảo và ký hợp đồng được thực hiện sau khi kết thúc đàm phán một khoảng thời gian do đó rủi ro về các vấn đề trong hợp đồng sẽ rất ít do chúng ta đã kiểm tra hợp đồng kĩ trước khi ký. Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Sau khi kết thúc đàm phán, công ty có tổ chức kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm. Những kinh nghiệm thu được từ công tác kiểm tra, đánh giá sẽ là thông tin quan trọng để công ty hoàn thiện quy trình đàm phán tốt hơn ở những lần sau. 2.5.2. Những tồn tạn Theo đánh giá chung của các chuyên gia trong công ty thì quy trình đàm phán của công ty được đánh giá ở mức độ tốt. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng còn tồn tại nhiều hạn chế: Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch chiến lược tức là các biện pháp chiến lược, các kĩ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt mục tiêu đề ra không được công ty quan tâm, đây là một thiếu sót của công ty. Bước 2: Chuẩn bị đàm phán Các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế, chính Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 61 trị, pháp luật, văn hóa, tập quán kinh doanh không được công ty chuẩn bị trước khi đàm phán. Thông tin về đối tác công ty chỉ tìm hiểu kĩ về năng lực tài chính còn các yếu tố khác công ty chỉ biết rất ít như tên, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh. Nguồn thu thập thông tin về đối tác còn rất hạn chế và thụ động, chủ yếu do đối tác cung cấp vì vậy độ tin cậy không được đảm bảo. Đối với các đối tác quen thuộc công ty cũng không lưu trữ tài liệu nào về đối tác nào mà chỉ dựa vào kinh nghiệm từ các cuộc đàm phán trước. Nhân sự đàm phán của đối tác không được công ty quan tâm và chuẩn bị, đây là một thiếu sót lớn của công ty. Trong khâu chuẩn bị nội dung đàm phán, các nội dung đàm phán không được sắp xếp theo thứ tự quan trọng mà tùy vào đối tác cung cấp thông tin gì trước, thông tin gì sau để đàm phán, điều này làm cho công ty thụ động hơn. Công ty không có sự chuẩn bị về chuyên gia pháp lý trong đàm phán vì vậy khi gặp một số vấn đề về pháp lý mà hai bên tranh chấp thì sẽ mất thời gian trong việc giải quyết các vấn đề này. Bước 3: Tiến hành đàm phán Đa số trong các cuộc đàm phán, công ty luôn nhượng bộ khách hàng điều này có thể làm cho công ty bị thiệt thòi đồng thời làm cho đối tác đòi hỏi sự nhượng bộ từ phía công ty trong những lần đàm phán sau này. Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Sau khi kết thúc đàm phán, tuy công ty có họp lại để đánh giá cuộc đàm phán đã xảy ra nhưng cuộc họp được thực hiện trong thời gian ngắn và mọi người chỉ ghi lại vào sổ cá nhân của mình chứ không hình thành bằng một văn bản chung để lưu lại trong tài liệu chung của công ty. 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại Khách hàng chủ yếu tự đến liên hệ với công ty chứ công ty không chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng, do vậy công ty luôn thụ động trong việc thu thập Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 62 thông tin về khách hàng. Đôi khi khách hàng có những ấn tượng không tốt với công ty vì công ty chưa kịp có sự chuẩn bị gì. Công ty chỉ quan tâm đến việc đàm phán các chi tiết trong hợp đồng như giá cả, thời gian giao hàng, số lượng hàng hóa còn những yếu tố khác công ty chỉ thực hiện ở mức khá. Vì công ty được công ty cổ phần dệt may Huế góp cổ phần nên nếu không có đơn hàng thì công ty Dệt may Huế sẽ tạo mọi điều kiện để công ty Phú Hòa An có đơn hàng, điều này làm cho công ty chủ quan nhiều hơn và không xem trọng việc và thực hiện kĩ quá trình đàm phán. Khách hàng chủ yếu là khách hàng lâu năm nên quá trình đàm phán đôi khi có thái độ chủ quan của công ty. Hiện tại công ty khẳng định việc đàm phán không thành công chủ yếu do giá hai bên đưa ra chênh lệch nhau. Tuy nhiên đôi khi lý do tiềm ẩn là do sự chuẩn bị không kĩ càng của công ty dẫn đến những hiểu lầm, vướng mắc khi đàm phán. Hiện nay số lượng nhân viên văn phòng giảm hơn so với các năm trước . Đặc biệt số lượng nhân viên làm việc trong phòng kinh doanh chỉ 9 người nhưng khối lượng công việc lại khá lớn vì vậy công tác đàm phán không được các nhân viên chuẩn bị kĩ càng. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 63 Chƣơng 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY 3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ BÊN TRONG CÔNG TY ẢNH HƢỞNG ĐẾN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN 3.1.1. Nguồn nhân lực Tuy năng lực của đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ khá cao, được giám đốc lựa chọn kĩ nhưng số lượng nhân viên còn ít so với khối lượng công việc vì vậy công ty cần bổ sung thêm số lượng nhân viên văn phòng có trình độ và tiến hành đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên. Đồng thời công ty cần mở các lớp đào tạo ngoại ngữ chuyên môn cho nhân viên văn phòng để quá trình học việc của nhân viên nhanh hơn. Công ty cần mở thêm nhiều lớp đào tạo cho công nhân để nâng cao trình độ tay nghề, tuyển chọn những công nhân có khả năng đáp ứng được công việc của công ty. Các đối tác chủ yếu là khách hàng nước ngoài, có nền văn hóa, xã hội, chính trị khác nhau. Do đó sự cố vấn của chuyên gia pháp lý là một điều không thể thiếu trong quá trình đàm phán để đảm bảo hợp đồng có tính pháp lý, không bị sai sót, tránh sự tranh chấp sau này làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Trong dài hạn, để đảm bảo nguồn nhân lực cho đàm phán có năng lực và chuyên môn cao, công ty Phú Hòa An nên nâng cao yêu cầu tuyển dụng nhằm tạo đầu vào của nguồn nhân lực cao hơn, giảm thời gian và chi phí để đào tạo lại nhân viên. Môi trường làm việc, chế độ lương, thưởng, phúc lợi là những yếu tố chủ yếu quyết định đến việc ra đi hay gắn bó lâu dài với công ty của người lao động. Đặc biệt đối với nhân viên văn phòng khi họ làm việc mà không có cơ hội được thăng Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 64 tiến thì chắc chắn các nhân viên giỏi sẽ ra đi để tìm công việc phù hợp với năng lực của mình hơn. Vì vậy công ty cần có những biện pháp khuyến khích người lao động tốt hơn để nhân viên và công nhân gắn bó lâu dài với công ty, đảm bảo hoạt động sản xuất của công ty được liên tục, giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại nhân viên. Các biện pháp như:  Biểu dương, khen thưởng những người lao động có thành tích tốt để họ có động lực làm việc tốt hơn.  Xây dựng môi trường làm việc thoải mái, thân thiện cho người lao động. Cải thiện điều kiện lao động cho người lao động như không khí làm việc trong sạch, thoáng mát...  Có chế độ làm việc và nghỉ ngơi hợp lí, tránh tình trạng ép buộc nhân viên làm việc quá sức, hạn chế việc làm thêm giờ liên tục. 3.1.2. Giá trị thƣơng hiệu và các khách hàng hiện có Hiện nay công ty chưa có phòng marketing nên hoạt động marketing của công ty còn nhiều hạn chế vì vậy cần phải tổ chức ra bộ phận marketing với những nhân viên có trình độ chuyên môn cao. Bộ phận marketing này phải thường xuyên:  Củng cố mối quan hệ với các đối tác quen thuộc bởi vì một trong những nhân tố nâng cao uy tín thương hiệu của công ty là sự tin tưởng của các khách hàng quen thuộc. Muốn như vậy công ty cần phải thực hiện tốt các nội dung trong hợp đồng đặc biệt sản phẩm phải được sản xuất theo mẫu mà khách hàng đưa và sản xuất đủ số lượng, giao hàng đúng thời hạn trong hợp đồng. Đồng thời công ty phải thường xuyên liên lạc, thăm hỏi khách hàng để tạo sự thân thiện, gắn bó với khách hàng. Bên cạnh đó công ty nên có những khoản giảm giá, chiết khấu nếu đó là những khách hàng lâu năm, đặt hàng với số lượng lớn.  Tăng cường nghiên cứu thị trường tìm kiếm thông tin về thị trường. Công ty có thể tìm kiếm thông qua các nguồn: bộ thương mại, bộ ngoại giao, viện nghiên cứu,... Đồng thời công ty nên mở rộng thị trường bằng cách thu hút lượng khách hàng mới thông qua hoạt động quảng cáo trên các tạp chí, trên danh bạ công nghiệp... Không nên thụ động để khách hàng tự đến như hiện nay. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 65  Thường xuyên cập nhật thông tin về các yêu cầu của sản phẩm như chất lượng, mẫu mã... để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. 3.1.3. Cơ sở vật chất kĩ thuật Công ty đã trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động sản xuất và kinh doanh được hoàn thiện. Tuy nhiên theo kế hoạch tương lai của công ty thì công ty nên huy động thêm nguồn vốn để xây dựng thêm nhà xưởng, mua thêm máy móc thiết bị để mở rộng hoạt động kinh doanh. Đặc biệt công ty nên xây dựng phòng họp đàm phán với đối tác nước ngoài, phòng họp sẽ được chuẩn bị nhiều trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc đàm phán ký kết hợp đồng. Trong văn phòng của công ty cần trang bị thêm máy móc phục vụ cho nhân viên xuất nhập khẩu vì số lượng máy móc còn ít. Những trang thiết bị sẽ giúp cho các nhân viên thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình được nhanh chóng, chính xác. 3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÁC BƢỚC TRONG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY 3.2.1. Lập kế hoạch đàm phán Công ty nên lập kế hoạch chi tiết về chiến lược cho từng nội dung đàm phán để dành thế chủ động trong quá trình đàm phán. Cụ thể công ty phải xác định chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì để có cách ứng xử cho phù hợp, không bị bất ngờ trước cách ứng xử của đối tác. 3.2.2. Chuẩn bị đàm phán Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất của đàm phán trong kinh doanh quốc tế là phải chuẩn bị thật kĩ. Bởi vì có quá nhiều điều khác biệt giữa các đối tác, về vị trí địa lí, nền tảng văn hóa, phong tục tập quán, luật pháp và ngôn ngữ. Tuy nhiên thông tin lại không được công ty chuẩn bị kĩ, do đó: Công ty nên đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin. Công ty nên chủ động trong việc tìm hiểu thông tin về đối tác như quá trình Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 66 hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, địa vị pháp lý, các mặt hàng kinh doanh, kinh nghiệm, uy tín, khả năng tài chính Ngoài ra cần tìm hiểu ý định của đối tác vì sao lại muốn hợp tác với công ty, dự đoán được những mục tiêu, chiến lược của đối tác và tìm hiểu thông tin về đoàn đàm phán của đối tác, đặc biệt tìm hiểu ai là người ra quyết định trong đoàn đàm phán của đối tác. Thông tin có thể được tìm kiếm từ các nguồn như Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, Hiệp hội dệt may Việt Nam cùng với các cơ quan quốc tế để đảm bảo thông tin được chính xác và đa dạng. Công ty không nên chủ quan trong việc tìm hiểu thông tin của những đối tác đã làm việc với công ty lâu năm. Các thông tin về đối tác cũng như các kinh nghiệm trước đó về đối tác nên được lưu lại trong tủ sách thương mại của công ty để khi cần thiết thì lấy thông tin, đảm bảo không bị sai lệch. Công ty nên chuẩn bị nội dung đàm phán một cách cụ thể, chi tiết, mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa ra các phương án đàm phán và cách xử lý với những tình huống có thể phát sinh. Không ngừng nâng cao chất lượng, trình độ của đoàn đàm phán bởi vì hiện tại đoàn đàm phán của công ty tuy có chuyên môn về xuất nhập khẩu nhưng không phải là những nhà đàm phán chuyên nghiệp, khả năng xử lý linh hoạt các tình huống trong đàm phán còn chưa cao. Công ty nên có ít nhất một chuyên gia pháp lý để giải quyết các tranh chấp về pháp lý trong quá trình đàm phán. Khi có tranh chấp thì chuyên gia pháp lý là người hiểu rõ về vấn đề pháp lý nhất vì vậy các tranh chấp sẽ được giải quyết nhanh chóng, tránh tình trạng xảy ra các tranh chấp khác sau này. Đối với những hợp đồng lớn có giá trị cao thì công ty nên có cuộc đàm phán thử trước khi gặp đối tác, điều này sẽ giúp cho đoàn đàm phán có thể dự báo được phần nào các tình huống xảy ra để tìm ra các phương án giải quyết, như vậy khi đàm phán với đối tác, công ty sẽ chủ động hơn. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 67 3.2.3. Tiến hành đàm phán Khi tiến hành đàm phán, nhân viên nên tiếp cận với đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết, sự thân thiện với đối tác nhằm tạo không khí thoải mái khi hai bên gặp nhau, tránh tạo ra sự căng thẳng làm cho quá trình thuyết phục không được thuận lợi. Không nên để đối tác thấy việc công ty cần đơn hàng nên nhượng bộ đối tác. Đặc biệt luôn dành thế chủ động cho công ty để không bị đối tác kiểm soát. Đoàn đàm phán cần phải biết cách linh động, uyển chuyển nhận nhượng bộ và đưa ra nhượng bộ. Luôn phải kiểm soát những thông tin quan trọng và chỉ tiết lộ vào thời điểm cần thiết. Khi đàm phán cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, đừng cắt ngang khi đối tác đang nói, đừng nhận xét đối tác vội vàng. Đoàn đàm phán phải tìm mọi cách thể hiện thành ý của mình. Khi đàm phán không nên tạo ra sự căng thẳng cho hai bên mà phải giữ được thái độ hòa khí. Hòa khí sẽ làm cho đối tác dễ dàng đồng ý với các điều kiện mà công ty đưa ra hơn. Công ty nên xây dựng chiến lược thay thế khác nếu không đạt được thỏa thuận về điều kiện giao dịch nào đó trong nội dung đàm phán mà công ty đã chuẩn bị để đảm bảo công ty không bị bế tắc khi đối tác không chịu nhượng bộ thương lượng với một nội dung nào đó. Khi kết thúc đàm phán thì hai bên cần thỏa thuận, thống nhất lại những điều kiện và điều khoản đã đàm phán để tránh sai sót khi soạn thảo hợp đồng, tránh tranh chấp sau này. 3.2.4. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Công ty phải thực hiện nghiêm túc, đầy đủ khâu kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm. Phải phân tích những ưu điểm của công ty trong cuộc đàm phán để tiếp tục phát huy. Bên cạnh đó phân tích những tồn tại để tìm ra nguyên nhân và sau đó rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán tiếp theo. Những thông tin thu được từ khâu này nên lưu lại bằng văn bản. Công ty nên đánh giá theo mô hình như sau: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 68 Hình 3.1. Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở đó là chưa đủ mà còn phải theo dõi suốt quá trình tổ chức, thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những thắc mắc mà đặc biệt là những thắc mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp thời sữa chữa. Xác định nội dung đánh giá Xác định mức độ quan trọng của từng nội dung Phân tích những tồn tại Phân tích những ưu điểm So sánh phân tích tìm ra nguyên nhân Rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần đàm phán tiếp theo Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 69 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. KẾT LUẬN Trong điều kiện hiện nay khi mà cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt, các công ty muốn ký kết được hợp đồng ngoại thương thì đàm phán là một hoạt động quan trọng không thể thiếu của mỗi công ty. Trong gần 7 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An đã không ngừng nỗ lực, không ngừng phát huy thế mạnh của mình để nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường, tạo công ăn việc làm cho người dân trên địa bàn Thành phố Huế. Thực hiện đề tài: “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An”, tác giả nghiên cứu rút ra một số kết luận sau: Các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến quy trình đàm phán của công ty là nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất kĩ thuật, nguồn nhân lực, giá trị thương hiệu và khách hàng hiện có của công ty. Nhìn chung các nhân tố bên trong của công ty đều tốt, tạo niềm tin cho đối tác. Các nhân tố bên ngoài công ty ảnh hưởng đến quy trình đàm phán là đối thủ cạnh tranh, yếu tố khách hàng và chính sách pháp luật. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu của công ty gồm bốn bước: Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán. Bước 2: Chuẩn bị đàm phán gồm chuẩn bị thông tin đàm phán, chuẩn bị nội dung đàm phán, chuẩn bị nhân sự đàm phán và chuẩn bị địa điểm đàm phán. Bước 3: Tiến hành đàm phán gồm giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin, giai đoạn thuyết phục, giai đoạn nhượng bộ thương lượng và kết thúc đàm phán. Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 70 Mỗi bước trong quy trình đàm phán của công ty đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Công ty cần phải nâng cao hơn nữa quy trình đàm phán để có được những hợp đồng tốt, nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty. 2. KIẾN NGHỊ 2.1. Đối với công ty Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và phải luôn giữ uy tín trên thị trường thế giới. Công ty nên mua sắm máy móc thiết bị mới nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất cho người lao động để sản phẩm của mình có khả năng cạnh tranh trên thị trường cao hơn. Tạo lập tên tuổi và khẳng định uy tín sản phẩm của công ty trên thị trường thế giới. Tiếp tục duy trì những sản phẩm chất lượng, tạo doanh thu chính cho công ty, bên cạnh đó tìm hiểu nhu cầu thị trường về các chủng loại sản phẩm khác để đầu tư thêm thiết bị máy móc và đào tạo tay nghề cho công nhân Giảm tỷ trọng gia công, tăng dần tỷ trọng xuất khẩu trực tiếp bởi vì hiện nay các hiệp định thương mại tự do được ký kết rất nhiều nhưng các hiệp định này có lợi thế cho việc xuất khẩu trực tiếp hơn, còn gia công thì rất khó tận dụng được những lợi thế từ các hiệp định này. Kiểm kê hàng hóa kĩ trước khi chuẩn bị xuất hàng để đảm bảo hàng không bị trả lại khi đối tác kiểm tra hàng hóa, làm mất thời gian của công ty. Nghiên cứu và nắm vững hệ thống pháp luật của thị trường thế giới để giúp công ty tính toán, cân nhắc và có quyết định đúng đắn trong việc hợp tác kinh doanh với thế giới nhằm đạt hiệu quả cao nhất. 2.2. Đối với các cơ quan nhà nƣớc Để giúp cho Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An nói riêng và ngành dệt may nói chung có điều kiện phát triển trong thời gian tới thì chính phủ có thể thực hiện một số giải pháp sau: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn SVTH: Nguyễn Thị Cẩm- K46B QTKDTM 71 - Cải cách các thủ tục hành chính: Hiện nay, tuy nhà nước đã có giảm bớt các thủ tục hành chính của nhà nước nhưng vẫn còn rất rườm rà, phức tạp. Điều đó làm cản trở rất lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đơn giản hóa các thủ tục hành chính và chống tham nhũng trong các cơ quan chức năng của Nhà nước như thuế vụ, hải quan,... sẽ tạo đà phát triển cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong tương lai. - Phát triển đồng bộ các ngành phụ trợ: Để ngành dệt may Việt Nam nói chung và Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An nói riêng có nhiều cơ hội phát triển trong tương lai, chính phủ cần có các biện pháp để phát triển đồng bộ các ngành phụ trợ như cơ khí, trang thiết bị máy móc hiện đại, nguyên phụ liệucho ngành may. Hiện nay, phần lớn nguyên phụ liệu cho công nghiệp dệt may phải nhập khẩu từ nước ngoài, tình trạng này dẫn đến hai hậu quả chính là chúng ta phụ thuộc vào nước ngoài và hiệu quả kinh tế thấp. Chính vì vậy, khi ngành phụ trợ phát triển sẽ giúp các doanh nghiệp dệt may phát triển, các công ty dệt may sẽ chuyển phương thức hoạt động từ gia công sang xuất khẩu trực tiếp, như vậy mang lại giá tri kinh tế cao hơn. - Tăng cường cung cấp thông tin khoa học công nghệ, thị trường cho ngành dệt may: Nhà nước cần có các dự án nhằm cung cấp thông tin khoa học công nghệ, thị trường cho ngành dệt may để các doanh nghiệp có chính sách thích hợp cho công ty mình, đảm bảo và nâng cao vị thế cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Đồng thời chính phủ và các bộ ngành liên quan cũng mở các cuộc triển lãm, giới thiệu quảng bá ngành hàng dệt may quốc gia các thị trường trên thế giới hiểu rõ hơn về doanh nghiệp dệt may Việt Nam. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Đoàn Thị Hồng Vân (2004), Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội. [2] Đinh Thu Hà, 2010. Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thị trường EU tại công ty cổ phần Thăng Long. Khóa luận tốt nghiệp. Trường Đại học Thương mại. [3] Đỗ Thị Lê, 2012. Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty cổ phấn đầu tư và phát triển công nghệ niềm tin Việt. Khóa luận tốt nghiệp. Trường Đại học Thương mại [4] Hoàng Đức Thân (2006), Giáo trình giao dịch và đàm phán trong kinh doanh, Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội. [5] Lê Vân (2015), 2015: Năm của dấu ấn các hiệp định thương mại tự do, Xem ngày 10/3/2015, [6] Nguyễn Tạ Thanh Quang, 2010. Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phầm dầu nhờn tại công ty cổ phần dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ. Khóa luận tốt nghiệp. Trường Đại học Thương mại [7] Fisher, R., Ury, W., Patton, B. (2007), Để thành công trong đàm phán, nhóm biên dịch INNMA, Thành phố Hồ Chí Minh. [8] Website của công ty cổ phần dệt may Phú Hòa An, PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: PHIẾU KHẢO SÁT TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH PHIẾU THU THẬP Ý KIẾN CHUYÊN GIA Kýnh thưa Quý vị! Tôi là sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh thương mại - Trường Đại học Kinh tế Huế đang thực hiện đề tài: “Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An”. Rất mong quý vị có thể cho biết ý kiến của mình về các tiêu chí trong quy trình đàm phán. Tôi xin cam đoan thông tin mà quý vị cung cấp chỉ dùng cho mục đích nghiên cứu của đề tài. Xin chân thành cám ơn! Xin quý vị vui lòng đánh dấu (X) vào phương án mà quý vị cho là đúng nhất! Phần 1: Ý kiến của quý vị đối với quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An A. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An Xin vui lòng cho biết đánh giá của quý vị về mức độ đồng ý của các tiêu chí sau đây của quy trình đàm phán (theo thứ tự giảm dần): 1 – Rất không đồng ý  5 – Rất đồng ý Tiêu chí Mức độ đồng ý 1 2 3 4 5 Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán 1. Công ty xác định mục đích và mục tiêu của đàm phán rõ ràng 2. Công ty xác định sử dụng linh hoạt các phương thức đàm phán, điều này đã giúp công ty xử lý các tình huống tốt hơn trong lúc đàm phán 3. Công ty lập kế hoạch chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán Bước 2: Chuẩn bị đàm phán 4. Công ty quan tâm đến các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa, tập quán kinh doanh 5. Chuẩn bị thông tin về năng lực tài chính của đối tác giúp giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán tiền gia công cho công ty 6. Các thông tin khác về đối tác như điểm mạnh, điểm yếu,... được công ty quan tâm 7. Nguồn thu thập thông tin đối tác đa dạng 8. Nguồn thu thập thông tin đối tác có độ tin cậy cao 9. Nội dung đàm phán được chuẩn bị kĩ càng 10. Nhân sự đàm phán có trình độ ngoại ngữ tốt 11. Nhân sự đàm phán có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng 12. Địa điểm đàm phán tại công ty tạo tâm lý thoải mái, tiện nghi, phù hợp cho công ty Bước 3: Tiến hành đàm phán 13. Thông tin hai bên cung cấp cho nhau đầy đủ, dễ hiểu 14. Các thông tin làm cho hai bên hiểu được quan điểm, lập trường của mỗi bên 15. Đoàn đàm phán sử dụng nhiều kĩ năng và chiến lược đàm phán khi thuyết phục 16. Các thành viên luôn biết kết hợp mục đích, mục tiêu và các thông tin thu thập được để đưa ra sự nhượng bộ hợp lý. 17. Kết thúc đàm phán công ty ký kết được nhiều hợp đồng giúp công ty duy trì và nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm 18. Công tác kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm được công ty thực hiện đầy đủ 19. Việc đàm phán có cải thiện nhờ kinh nghiệm của các cuộc đàm phán trước đó B. Đánh giá chung về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dệt may Phú Hòa An Anh (chị) đánh giá chung về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu của công ty như thế nào?  Rất tốt  Tốt  Bình thường  Không tốt Phần 2: Thông tin cá nhân (chỉ nhằm mục đích phân tích thống kê) 1. Thâm niên công tác (năm)  Dưới 5  5 – 10  11 – 15  Trên 15 2. Vị trí/ chức vụ công tác hiện tại: Xin cám ơn quý vị! PHỤ LỤC 2: XỬ LÝ BẰNG EXCEL 2.1. Đánh giá quy trình đàm phán của các chuyên gia trong công ty Các hoạt động Giá trị trung bình Bước 1: Lập kế hoạch đàm phán 3,1 Bước 2: Chuẩn bị thông tin đàm phán 3,0 Bước 3: Tiến hành đàm phán 3,6 Bước 4: Kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm 4,2 2.2. Đánh giá của các chuyên gia về lập kế hoạch đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình Công ty xác định mục đích và mục tiêu của đàm phán rõ ràng 4,2 Công ty xác định sử dụng linh hoạt các phương thức đàm phán, điều này đã giúp công ty xử lý các tình huống tốt hơn trong lúc đàm phán 3,6 Công ty lập kế hoạch chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán 1,4 2.3. Đánh giá của các chuyên gia công ty về chuẩn bị đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình Công ty quan tâm đến các thông tin chung về thị trường như các thông tin về tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, văn hóa, tập quán kinh doanh 1,2 Chuẩn bị thông tin về năng lực tài chính của đối tác giúp giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán tiền gia công cho công ty 4 Các thông tin khác về đối tác như điểm mạnh, điểm yếu,... được công ty quan tâm 2,4 Nguồn thu thập thông tin đối tác đa dạng 2,6 Nguồn thu thập thông tin đối tác có độ tin cậy cao 2,4 Nội dung đàm phán được chuẩn bị kĩ càng 4 Nhân sự đàm phán có trình độ ngoại ngữ tốt 4 Nhân sự đàm phán có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng 2,8 Địa điểm đàm phán tại công ty tạo tâm lý thoải mái, tiện nghi, phù hợp cho cả hai bên 3,6 2.4. Đánh giá của các chuyên gia công ty về tiến hành đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình Thông tin hai bên cung cấp cho nhau đầy đủ, dễ hiểu 3,6 Các thông tin làm cho hai bên hiểu được quan điểm, lập trường của mỗi bên 3,6 Đoàn đàm phán sử dụng nhiều kĩ năng và chiến lược đàm phán khi thuyết phục 3,8 Các thành viên luôn biết kết hợp mục đích, mục tiêu và các thông tin thu thập được để đưa ra sự nhượng bộ hợp lý. 3,2 Kết thúc đàm phán công ty ký kết được nhiều hợp đồng giúp công ty duy trì và nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh 3,8 2.5. Đánh giá của các chuyên gia về kết thúc đàm phán Tiêu chí Giá trị trung bình Công tác kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm được công ty thực hiện đầy đủ 4,4 Việc đàm phán có cải thiện nhờ kinh nghiệm của các cuộc đàm phán trước đó 4 2.6. Đặc điểm của đối tƣợng điều tra Tiêu thức Số lƣợng Tỷ lệ(%) Thâm niên công tác Dưới 5 năm 0 0 Từ 5 – 10 năm 3 60 Từ 11 – 15 năm 2 40 Trên 15 năm 0 0 Vị trí/ chức vụ hiện tại Giám đốc 1 20 Trưởng phòng 1 20 Phó phòng 1 20 Nhân viên 2 40