Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành

nhánh, đồng thời đề xuất các biện pháp cần thiết để giải quyết các tài sản thiếu hụt, mất mát hư hỏng. - Tổ chức phổ biến hướng dẫn bộ máy kế toán chi nhánh thi hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước ban hành. - Kiểm tra việc bảo quản lưu trữ các tài liệu hồ sơ kế toán của chi nhánh. - Kiểm tra số liệu, đối chiếu với kế toán công ty về các khoản phải thu, phải trả nội bộ, làm các báo cáo kế toán chuyển cho kế toán công ty để làm báo cáo hợp nhất, báo cáo tổng hợp gửi lên cho Giám Đốc phê duyệt. - Tổ chức thi hành, củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán trong chi nhánh theo kịp yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý hiện nay. - Phối hợp làm các báo cáo cho kế toán trưởng của công ty để tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế của toàn công ty. ™ Kế toán tổng hợp - Kiêm nhiệm công việc của kế toán tiền mặt – tiền gửi, kế toán công nợ phải trả, kế toán tài sản cố định. - Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán, nếu có sai sót phải báo ngay cho trưởng phòng kế toán để có hướng giải quyết. - Thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các số liệu bằng cách đối chiếu sổ sách kế toán với sổ quỹ. Quản lý các chứng từ gốc ban đầu đi kèm phiếu thu, phiếu chi - Kiểm tra và hạch toán trên phiếu thu căn cứ vào bảng tổng hợp thu của thủ quỹ, Phiếu chi căn cứ vào các chứng từ gốc chuyển cho trưởng phòng kế toán, Ban Giám Đốc duyệt - Lập báo cáo tài chính và các biểu mẫu báo cáo theo chế độ quy định. - Lập biên bản kê khai thuế hàng tháng, kiểm tra và lập bộ hồ sơ khai thuế, hoàn thuế của công ty, lập báo cáo nhanh. Trang 89 - Lưu trữ bảo quản hồ sơ kê khai thuế, quyết toán thuế. - Kiểm tra tổng hợp các số liệu thông qua kế toán vật tư, thủ kho, thủ quỹ - Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng tài chính kế toán. - Theo dõi, hạch toán chi tiết các khoản tiền gửi và tiền vay để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng khoản tiền. Định kỳ đối chiếu giữa sổ chi tiết tài khoản tiền gửi với sổ cái và sổ phụ ngân hàng. - Theo dõi ghi chép, lập hồ sơ liên quan đến việc tăng giảm tài sản cố định, Ghi chép cập nhật việc trích khấu hao TSCĐ hàng tháng. ™ Kế toán công nợ phải thu ( Billing ) - Hằng ngày nhận hợp đồng khách hàng từ thủ kho chuyển lên, kiểm tra lại các thông tin hợp đồng chính xác trước khi nhập liệu, quản lý các khách hàng theo mã hợp đồng đã được ký kết giữa công ty và khách hàng. - Nhập liệu một cách chính xác các thông tin trên hợp đồng khách hàng vào phần mềm quản lý khách hàng, đối chiếu thường xuyên với thủ quỹ về số tiền thu được. - Xác nhận và xuất hóa đơn hòa mạng, bảo trì cho khách hàng một cách chính xác căn cứ vào số tiền thực thu đã đối chiếu với thủ quỹ. - Hàng tháng in các hóa đơn cùng với phiếu thu để thu tiền phí thuê bao hàng tháng và giao cho nhóm nhân viên thu cước để thực hiện đi thu từng nhà khách hàng. - Xác nhận vào phần mềm quản lý khách hàng, hàng ngày về số thực thu để biết được số khách hàng còn nợ cước phí còn lại. - Tính toán và dự báo doanh thu thu được trong tháng và phân công công việc cho nhóm thu cước phí hàng tháng. - Nhắc nhở, gọi điện thoại hay gửi giấy báo cho khách hàng đã tới hạn thanh toán. Theo dõi việc khách hàng tạm ngưng hay ngừng sử dụng dịch vụ để tính toán công nợ cho hợp lý. Thực hiện bảo quản dữ liệu theo dõi trên phần mềm quản lý khách hàng. Sắp xếp bảo quản các hợp đồng, hóa đơn theo thứ tự từng số. Cuối tháng chuyển các hóa đơn cho kế toán tổng hợp để làm báo cáo thuế hàng tháng. Trang 90 - Thực hiện các báo cáo cho trưởng phòng tài chính kế toán về các kế hoạch thực thu hàng tháng và dự báo doanh thu các tháng kế tiếp. ™ Kế toán vật tư, hàng hóa - Theo dõi tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu. Kiểm tra việc nghiệm thu của thủ kho, - Nhập các chứng từ và hạch toán số liệu vào phần mềm theo đúng phần hành đã được phân công theo đúng chế độ, đúng phương pháp. - Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá về số lượng và hiện trạng của nguyên vật liệu. Mua sắm theo đề xuất đã được ban Giám Đốc duyệt cho các bộ phận chi nhánh - Theo dõi các phôi hợp đồng cung cấp dịch vụ truyền hình cáp, internet , phiếu thu. Cấp phát cho thủ kho để thu kho phát cho nhân viên lắp đặt. - Đối chiếu số lượng vật tư đã nhận và xuất về công ty với kế toán vật tư của công ty. Làm các báo cáo nhập xuất tồn vật tư, đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư trong kho nộp cho trưởng phòng kế toán kiểm tra. ™ Thủ quỹ - Thực hiện thu - chi theo đúng quy định của công ty. - Nghiệm thu các khoản thu trong ngày, lên bảng kê tổng hợp chuyển cho kế toán tổng hợp kiểm tra để hạch toán. - Quản lý tiền mặt và thường xuyên kiểm tra tính chính xác của các số liệu bằng cách đối chiếu sổ sách kế toán với sổ quỹ. - Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số thực tồn quỹ tiền mặt với sổ sách kế toán và báo cáo số liệu chính xác cho trưởng phòng kế toán. Kết hợp với kế toán tổng hợp, thực hiện giao dịch với ngân hàng, các thủ tục liên quan đến ngân hàng. - Báo cáo số liệu về số dư các tài khoản tiền gửi, tiền vay ở từng thời điểm cho trưởng phòng kế toán nắm bắt kịp thời. Kiểm tra quỹ theo quy định của công ty. ™ Thủ Kho - Nhận vật tư khi nhập hàng về, căn cứ vào phiếu yêu cầu lãnh vật tư của các bộ phận để xuất vật tư. Trang 91 - Thực hiện nghiệm thu vật tư hàng ngày khi bộ phận lắp đặt về, nghiệm thu các vật tư đã xuất cho bảo trì hàng tháng. - Lập thẻ kho theo dõi toàn bộ số lượng vật tư thực nhập, xuất trong ngày để biết được số lượng còn tồn lại trong ngày. - Căn cứ vào số lượng tồn kho thực tế, phối hợp với kế toán vật tư để lên kế hoạch mua sắm, sử dụng vật tư cho phù hợp. - Kết hợp với kế vật tư kiểm tra kho theo quy định của công ty. Làm các báo cáo vật tư lắp đặt chuyển cho kế toán vật tư, hợp đồng sử dụng cho kế toán công nợ phải thu để theo dõi quản lý khách hàng đã lắp đặt. - Sắp xếp kho ngăn lắp gọn gàng theo thứ tự từng loại vật tư để dễ dàng kiểm tra, không để mất mát hay thất thoát vật tư trong kho. - Thực hiện nộp các báo cáo về tình hình vật tư và thực hiện các công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng tài chính kế toán. => Ưu điểm, nhược điểm của tổ chức bộ máy kế toán tại công ty • Ưu điểm : + Tổ chức bộ máy của chi nhánh tương đối gọn nhẹ, với tổng số lượng khách hàng lên tới trên 60.000 hộ mà chỉ có 5 kế toán tính toán và theo dõi công nợ hàng tháng và quản lý dữ liệu. Chi nhánh đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên tạo điều kiện cho các kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng. Đội ngũ kế toán chi nhánh tận tình, tận tâm với công việc. + Các kế toán viên thường xuyên phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung cho cả phòng, công việc không bị chậm trễ. + Phân công, sắp xếp công việc cụ thể, hợp lý thể hiện trên bảng mô tả công việc cho từng nhân viên phụ trách từng phần hành kế toán . Các kế toán sau thời gian làm việc tại chi nhánh đều có kinh nghiệm trong lĩnh vực công việc được phân công. + Các chính sách mới về thuế, các chương trình mới liên quan đến nghiệp vụ kế toán, các thông báo từ cấp trên… đều được trưởng phòng kế toán thường xuyên phổ biến để các nhân viên trong phòng biết và thực hiện. Trang 92 + Định kỳ hàng tháng trưởng phòng tổ chức họp các thành viên trong bộ phận để tổng kết cộng việc trong tháng, xem xét các công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành, đồng thời triển khai các kế hoạch công việc cho tháng tới. Vì vậy mà các công việc còn tồn đọng đều được giải quyết ngay . • Nhược điểm : + Hầu hết bảng mô tả công việc của từng nhân viên đã có, tuy nhiên chưa được chi tiết và việc gắn trách nhiệm của các nhân viên đó với công việc cần làm thì chưa được thể hiện, nên nếu có sai sót xảy ra sẽ có hiện tượng đổ thừa trách nhiệm cho nhau dẫn tới khó kiểm soát. + Một số nhân viên trong bộ phận kế toán từ các chuyên ngành như tin học, ngoại ngữ… chứ không phải là kế toán viên chuyên nghiệp nên phải thường xuyên hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán. + Bộ phận bảo trì mạng có mối liên quan tới kế toán nhưng vẫn chưa có phối hợp nhịp nhàng nên ảnh hưởng tới công việc thu nợ của phòng kế toán. + Các nhân viên thu cước về nộp tiền hàng ngày cho thủ quỹ và quyết toán công nợ với kế toán công nợ phải thu nên thường gây ồn ào và không tập chung cho các nhân viên kế toán khác, tiền giả vẫn có khả năng xảy ra. 2.2.5, Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán tại công ty Công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản lý thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng. Đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán, giữa kế toán chi nhánh với kế toán công ty với nhau tuy nhiên vẫn đạt hiệu quả cao và chính xác. Vì kế toán công ty và kế toán chi nhánh đã xây dựng quy trình kiểm tra số liệu chéo và đồng thời áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau : Trang 93 - Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ và nộp ngay vào ngân hàng trong ngày hay nộp vào ngân hàng trễ nhất là sáng ngày hôm sau để hạn chế việc mất mát tiền và không để tồn quỹ tiền mặt quá nhiều. - Mọi khoản chi đều có chứng từ và có chữ ký duyệt chi của trưởng phòng kế toán và Giám Đốc. - Hầu hết các khoản chi đều thanh toán qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt. - Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng về các khoản đã phát sinh. Tiền ngân hàng so với sổ phụ hay bảng sao kê ngân hàng. - Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết nguyên vật liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho. - Định kỳ kiểm kê và đối chiếu công nợ, đối chiếu với kế toán trên công ty. Với việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, thực hiện hoàn chỉnh các nghiệp vụ nên việc kiểm tra sẽ do các nhân viên kế toán làm đến đâu kiểm tra đến đó trước khi nộp báo cáo cho trưởng phòng kế toán, trưởng phòng kế toán căn cứ vào đây kiểm tra tính chính xác và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc tổ chức kiểm tra kế toán tại chi nhánh thường được kiểm tra : - Kiểm tra chứng từ :Kiểm tra chứng từ kế toán là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ chi nhánh. Kiểm tra chứng từ rất quan trọng nó gắn liền với việc kiểm tra từng nghiệp vụ kế toán đối với việc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của công ty, Ban Giám Đốc và của cơ quan tài chính . Chứng từ kế toán được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau: • Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành, có phù hợp với định mức và dự đoán phê chuẩn hay không? • Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền. Trang 94 • Đối với những chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải đối chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem định khoản kế toán đúng với tính chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không? - Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: Kiểm tra vào sổ cập nhật, đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch. - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế toán. Yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý. - Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Kết quả của công tác kiểm tra phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức và kế hoạch hoá đúng đắn công tác kiểm tra. Ở chi nhánh việc kiểm tra kế toán, sẽ do Trưởng phòng kế và kế toán trưởng công ty phối hợp thường xuyên kiểm tra, chịu trách nhiệm tổ chức việc kiểm tra công việc kế toán của chi nhánh theo đúng qui định của chế độ kiểm tra kế toán. => Ưu điểm của Tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty: Chi nhánh tuy không có hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng các nhân viên kế toán tự kiểm tra chéo nhau theo quy trình đã được xây dựng và được trưởng phòng kế toán thường kiểm tra theo dõi thường xuyên. Kế toán trưởng công ty cũng thường xuyên xuống phối hợp kiểm tra nên đảm bảo cho việc kiểm tra đạt kết quả tốt. Qua kết quả kiểm tra đó mà có các biện pháp, các đề xuất để ngày một hoàn thiện hơn. Nội dung kiểm tra của kế toán phù hợp với quy định. Tránh được rất nhiều sai sót, nhằm tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán. 2.2.6, Tổ chức lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế toán tại công ty 2.2.6.1, Nơi lưu trữ chứng từ Chứng từ kế toán phải được lưu trữ tại bộ phận kế toán trong một niên độ kế toán. Các chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo từng loại hồ sơ có mối quan hệ với nhau theo trình tự thời gian và được đóng thành quyển hay buộc lại cẩn thận để dễ dàng trong việc tìm kiếm và tra cứu [6]. Việc tổ chức lưu trữ được kế toán trưởng phân công ai làm ở bộ phận nào thì có nhiệm vụ sắp xếp và lưu trữ chứng từ ở bộ phận đó. Trang 95 Thông thường các tài liệu kế toán của chi nhánh được lưu trữ theo thứ tự từng loại, từng tháng và cuối năm tổng hợp lại chuyển qua kho lưu trữ riêng. Kho lưu trữ tài liệu được đặt ngay sau phòng kế toán và ở chi nhánh đã lưu trữ được 2 niên độ kế toán, chứng từ của năm 2007 và năm 2008. Được bảo quản, sắp xếp theo đúng thứ tự ngày phát sinh, loại chứng từ , dễ thấy và dễ lấy khi cần thiết. Các chứng từ được sắp xếp vào các tủ sắt, tủ chống cháy, khóa phòng được khóa cẩn thận và trưởng phòng kế toán trực tiếp lưu trữ các khóa tủ và khóa phòng, định kỳ sẽ qua kiểm tra và cho quét dọn nên kho lưu trữ rất thông thoáng không gây ẩm mốc hay chuột dán cắn chứng từ. => Ưu điểm của nơi lưu trữ chứng từ kế toán: - Nơi lưu chứng chứng từ của chi nhánh đặt gần phòng kế toán nên thuận tiện cho việc vận chuyển các chứng từ đã hoàn thành vào lưu trữ, nơi lưu trữ được sắp xếp gọn gàng và khoa học, trên các chứng từ được ghi chú rõ ràng ngay bên ngoài quyển, sắp xếp theo từng tháng rồi tới năm nên rất dễ tra cứu, tìm kiếm lại. - Các chứng từ kế toán khi được lưu trữ qua kho ngoài việc kiểm tra kỹ trước xem có thiếu sót chứng từ nào không, còn được kế toán ghi chép vào 1 cuốn sổ để ở khu vực chỗ nào, thứ tự để các chứng từ nên khi cần kiểm tra lại có thể biết hiện chứng từ đó nằm ở khu vực nào. - Chi nhánh đã tổ chức lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của nhà nước. 2.2.6.2, Tiêu hủy chứng từ kế toán Chứng từ kế toán hết hạn lưu trữ theo quy định thì được công ty tiêu hủy. Tuy nhiên chỉ được tiêu hủy các tài liệu quá thời gian lưu trữ khi có sự cho phép của cơ quan nhà nước, hội đồng đánh giá tài liệu hết hạn lưu trữ. Trước khi tiêu hủy cần phải tiến hành kiểm kê, đánh giá và phân loại tài liệu kế toán lần nữa. Ở chi nhánh công ty Việt Thành mới hoạt động được hơn 2 năm nên chưa đủ thời gian theo quy định để tiêu hủy chứng từ kế toán. Do đó các chứng từ kế toán vẫn còn đang được lưu trữ và bảo quản theo quy định. 2.2.7, Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán Việc trang bị các phương tiện ,thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin Trang 96 học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo cơ sở để tiến hành đơn giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động. Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hiện kỹ thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan… Trước thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, chi nhánh công ty Việt Thành cũng đã trang bị riêng cho phòng kế toán 10 máy vi tính, 5 máy in, 1 máy pho to, 1 máy fax, 1 két sắt, 2 máy đếm tiền và đầy đủ các phương tiện truyền tin khác. Các máy vi tính với chương trình phần mềm kế toán và phần mềm quản lý khách ( Billing) hàng nhằm phục vụ cho công tác kế toán được nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Các dữ liệu ở các máy của kế toán được chuyển về lưu trữ ở máy chủ server chung của chi nhánh, được bảo vệ cẩn thận, các máy được kết nối mạng với nhau theo sơ đồ 2.4. Sơ đồ 2.4 : Hệ thống mạng nội bộ của chi nhánh công ty Việt Thành ( Nguồn : Phòng kỹ thuật – Chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành) [1] => Ưu điểm trong việc tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán Trang 97 Hầu hết các nhân viên trong chi nhánh đều được trang bị đầy đủ máy vi tính, các thiết bị phục vụ cho công việc. Hệ thống máy tính được nối mạng bằng mạng internet của công ty cung cấp tốc độ cao, tạo điều kiện cho nhân viên cập nhật thông tin, không ngừng nâng cao hiểu biết và chuyên môn nghiệp vụ cho thực tế công việc. đồng thời cũng giúp cho việc trao đổi các thông tin giữa chi nhánh và công ty được nhanh chóng và thuận tiện nhất. Các máy tính của kế toán được cài đặt phần mềm kế toán, phần mềm khai báo thuế và các phần mềm khác, hộp mail của các cá nhân, điều đó tạo điều kiện cho nhân viên tiết kiệm được thời gian trong công việc. Đồng thời cung cấp cho cấp trên những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Các máy in laser với tốc độ in nhanh nên rất thuận tiện khi cuối tháng tổng kết số liệu chuẩn bị phát hành phiếu thu đi thu cho tháng mới với số lượng khách hàng nhiều, giảm được khối lượng công việc chung cho phòng kế toán. Phòng làm việc đủ ánh sáng, và có 2 máy điều hòa nhiệt độ nên tạo cho nhân viên một môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu. Két sắt được đặt ngay vị trí của thủ quỹ, có khóa mã số nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tiền mặt hàng ngày tại chi nhánh. 2.2.8, Tổ chức phân tích kinh tế tại chi nhánh Trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy để cạnh tranh được các doanh nghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần phải làm căn cứ vào các thông tin kế toán để phân tích kinh tế tại doanh nghiệp mình. Qua việc phân tích đánh giá doanh nghiệp sẽ thấy rõ được những ưu và nhược điểm trong việc tổ chức, hoạch định kế hoạch kinh doanh và đồng thời có thể thấy được những khả năng tiềm tàng để khai thác và phát huy hết năng lực của mình.[9] Hiện nay công ty Việt Thành đã và đang được các nhà đầu tư quan tâm và ủng hộ. Để thu hút được nhiều hơn nữa sự quan tâm, đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp thì công ty cần phải thường xuyên hơn trong việc phân tích, đánh giá và nhận định đúng được tình hình tài chính của mình để đưa ra những quyết định kinh tế đúng đắn. Trang 98 Ở chi nhánh thường xuyên tổ chức phân tích kinh tế để nắm bắt được tình hình thực tế mà căn cứ vào đó Ban giám đốc có các chiến lược kinh doanh phù hợp. Việc tổ chức phân tích kinh tế tại chi nhánh sẽ do kế toán trưởng và ban Giám đốc đảm nhiệm, ngoài việc dựa vào những thông tin của kế toán Ban giám đốc dựa vào kết quả kinh doanh để phân tích hoạch định cho chiến lược sắp tới. Ngoài ra chi nhánh còn dựa vào các chỉ tiêu tài chính như: Tình hình khả năng thanh toán, chỉ tiêu về khả năng sinh lời, chỉ tiêu về cơ cấu tài chính, chỉ tiêu về năng lực hoạt động…..để từ đó đưa ra chiến lược kinh tế trong dài hạn. Thông thường mỗi năm hay định kỳ theo yêu cầu Ban giám đốc cần phân tích chung tình hình của toàn công ty thì kế toán trưởng sẽ tập hợp các số liệu của chi nhánh và công ty lại để phân tích chung tình hình của toàn công ty. Từ đó Ban giám đốc có nhận định và xu hướng phát triển ở tầm vĩ mô. Như vậy chi nhánh công ty Việt Thành rất quan tâm đến công tác tổ chức phân tích kinh tế để từ đó thấy được khả năng tiềm tàng cần được khai thác , đã đưa ra được nhiều phương án và chiến lược mới trong việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, nghiên cứu, mở rộng thi trường tại Biên Hòa điều đó được thể hiện bằng kết quả đã đạt được thành công trong hai năm qua và tiếp tục sẽ phát huy được nhiều hơn trong những năm tới. Phần 1 của chương 2 giới thiệu khái quát về công ty và chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành gồm giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh công ty Việt Thành, chức năng nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức…. Phần 2 của chương 2 tập chung tìm hiểu thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh bằng phương pháp phân tích, so sánh và tổng hợp. Từ đó đưa ra những nhận xét về những thành tựu, những mặt còn hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh. Để hoàn thiện những mặt còn hạn chế, tác giả đề xuất một số giải pháp và được trình bày tiếp trong chương 3 của đề tài này. Trang 99 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH 3.1. MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN 3.1.1, Mục đích Cùng với xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, đa dạng về loại hình và đa dạng về phương thức huy động vốn. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một công cụ quan trọng, hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý nắm được thực trạng tài chính, quản lý vốn, tài sản , nắm được cơ hội nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của doanh nghiệp[9]. Để doanh nghiệp ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường thì mỗi doanh nghiệp phải có những biện pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình vì các thông tin kế toán được coi như là một trong những thông tin quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu quả, khả năng mang lại thành công cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường tại nước ta hiện nay, các thông tin kế toán còn là thông tin hết sức cần thiết và quan trọng đối với các nhà quản lý, điều hành, kiểm soát và ra quyết định kinh tế, đồng thời cung cấp các thông tin quan trọng cho Nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Vì vậy muốn các thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác, kịp thời và phải có độ tin cậy cao thì đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn quan tâm và có những biện pháp kịp thời để tổ chức công tác kế toán tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn. 3.1.2, Nguyên tắc hoàn thiện [10] - Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành và các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán Nhà nước hiện hành . - Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đó nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Trang 100 - Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, trình độ trang thiết bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả. 3.2. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH Chi nhánh công ty Việt Thành là chi nhánh hạch toán phụ thuộc của công ty Việt Thành nhưng việc tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh tương đối rất tốt như là một công ty hạch toán độc lập nhưng lại rất phù hợp với quy định và đảm bảo cung cấp được các số liệu để báo cáo hợp nhất với công ty. Nhìn chung tổ chức công tác kế toán của chi nhánh được tổ chức và hoạt động rất hiệu quả, hoàn thành tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc thu thập, xử lý, ghi chép, kiểm tra, phân tích và cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin kinh tế, tài chính cho ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý chức năng. Bên cạnh đó cũng còn một số tồn tại trong việc tổ chức vận dụng tại chi nhánh còn chưa được linh hoạt nên trong thời gian được tiếp xúc thực tế tại chi nhánh em xin có một số đề xuất để góp phần hoàn thiện như sau: 3.2.1, Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trong các chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu kế toán và báo cáo kế toán vì chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán. Chứng từ kế toán còn là căn cứ không thể thiếu để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị.[10] - Chứng từ ở chi nhánh như đã trình bày ở trên còn một số tồn tại: Các biên bản giao nhận tài sản cố định làm chứng từ khi đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành để ghi tăng tài sản cố định còn thiếu vì vậy các chứng từ này, kế toán tổng hợp phụ trách Trang 101 theo dõi tài sản cố định phải yêu cầu bộ phận có liên quan là bộ phận kỹ thuật hoàn thành và bổ sung vào hồ sơ tài sản cố định theo đúng quy định về chứng từ tài sản cố định. Các lần khác khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành thì bộ phận kỹ thuật phải hoàn chỉnh hồ sơ chuyển cho hội đồng đánh giá, kiểm tra, sau đó kế toán tổng hợp theo dõi tài sản cố định phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ các chứng từ, hồ sơ tài sản cố định đó xem có thiếu chứng từ gì không, nếu không đầy đủ phải báo ngay cho bộ phận có liên quan để hoàn thành, trường hợp đặc biệt thì kế toán tổng hợp phải báo cho kế toán trưởng để có hướng giải quyết cho từng trường hợp. Như vậy nếu hồ sơ đầy đủ hoàn thành kế toán tổng hợp mới căn cứ vào hồ sơ đó để ghi tăng tài sản cố định thì sẽ đảm bảo cho các chứng từ được đầy đủ và không bị thiếu sót. - Một số chứng từ là hóa đơn bán hàng ở chi nhánh bị ký sót: Các hóa đơn bán hàng mà hàng tháng in với số lượng nhiều nên giải quyết xuất theo hàng ngày và xong đến đâu kiểm tra ký ngay đến đó, phân chia công việc xuất hóa đơn cho phù hợp, kịp thời, bên cạnh đó, trong phần mềm nên cài đặt sẵn tên người xuất hóa đơn trước khi in để giảm bớt được khâu ghi tên, như vậy cuối tháng sẽ không phải ngồi ký, ghi tên trên hóa đơn, tránh trường hợp bị ký sót xảy ra. - Các hóa đơn mua hàng đặc biệt là vật tư, hàng hóa mà công ty mua cho chi nhánh, thì phải yêu cầu người trực tiếp mua hàng hay người kiểm tra vật tư, hàng hóa đối chiếu giữa hóa đơn với hợp đồng về số lượng, giá mua và số lượng thực nhận, sau đó chuyển qua cho kế toán để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp. Trường hợp nếu đặt hàng qua điện thoại thì yêu cầu nhà cung cấp phải đóng mộc dấu mua hàng qua điện thoại vào mục người mua hàng. Như vậy sẽ không còn trường hợp thiếu chữ ký này. - Các hóa đơn bán hàng đặc biệt là hóa đơn phí bảo trì được các kế toán công nợ lập sau khi xác nhận công nợ hoàn thành rồi in, nên thường qua mấy ngày của tháng sau mới hoàn thành và chuyển cho kế toán tổng hợp để kiểm tra làm báo cáo thuế nên thường công việc dồn vào cuối tháng và qua những ngày đầu tháng sau. Trong trường hợp này nếu bộ phận kế toán giải quyết tốt việc xuất hóa đơn theo hàng ngày và chuyển chứng từ ngay cho kế toán tổng hợp thì đến ngày cuối tháng sẽ hoàn thành xong công việc và cũng xuất xong hóa đơn, cuối tháng công việc sẽ không bị tồn đọng Trang 102 và có thời gian kiểm tra kỹ báo cáo thuế, các báo cáo khác hạn chế được rất nhiều sai xót xảy ra. - Một số chứng từ thanh toán nội bộ tại chi nhánh vẫn còn thiếu nên chưa thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu giữa kế toán chi nhánh và kế toán công ty. Chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc với công ty nên các chứng từ phát sinh tại chi nhánh phải chuyển về cho công ty để báo cáo hợp nhất. Tuy nhiên để thuận tiện khi chi cục thuế Biên Hòa, kiểm tra, quyết toán thuế GTGT… nên các chứng từ phát sinh ở chi nhánh vẫn được tổ chức lưu trữ ngay tại chi nhánh. Do đó để đảm bảo cho việc cung cấp, đối chiếu các thông tin số liệu giữa kế toán chi nhánh và kế toán công ty, các chứng từ nội bộ phải có đầy đủ để cho việc đối chiếu, kiểm tra một cách nhanh chóng. Trường hợp chứng từ gốc phải lưu ở công ty thì khi chuyển cho chi nhánh chỉ cần bản photo có dấu sao y và ký xác nhận của Giám Đốc hoặc kế toán trưởng công ty. Một số chứng từ còn thiếu, bộ phận kế toán chi nhánh cần phối hợp với kế toán công ty để bổ sung đầy đủ. Hiện nay theo thông tư số 129 /2008/TT- BTC ngày 26 tháng 12 năm 2008. Quy định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: “Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT”. Do đó việc công ty thanh toán thay cho chi nhánh thì chứng từ thanh toán đó nếu thanh toán qua ngân hàng phải có ủy nhiệm chi hay giấy báo có của ngân hàng. Sau khi thanh toán công ty phải chuyển cho chi nhánh bản pho to chứng từ đó để chứng minh cho hóa đơn mua hàng đã được thanh toán để chi nhánh làm căn cứ được khấu trừ thuế, cấn trừ công nợ của khách hàng. Nếu công ty thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ chuyển cho chi nhánh là bản pho to phiếu chi tiền mặt. Để tránh việc còn thiếu 1 số chứng từ thanh toán thì việc đối chiếu số liệu giữa kế toán công ty và kế toán chi nhánh nên kiểm tra kỹ hơn, thiếu chứng từ gì bổ sung ngay sau đó. - Trường hợp các hóa đơn của công ty Điện Lực Biên Hòa cung cấp cho chi nhánh đều ghi địa chỉ nơi đặt đồng hồ điện nên không đúng quy định về hóa đơn chứng từ theo quy định. Trong trường hợp này chi nhánh nên trực tiếp đề nghị công ty Điện Lực Biên Hòa khi xuất hóa đơn phải xuất đúng địa chỉ của chi nhánh và ghi chú nội dung trên hóa đơn là tiền điện của địa chỉ nào. Trường hợp công ty Điện Lực không thể ghi chú được địa chỉ trên hóa đơn đó thì chi nhánh làm công văn gửi lên cục thuế, chi cục thuế nêu rõ lý do và xin được ghi địa chỉ nơi đặt đồng hồ điện để thuận Trang 103 tiện cho việc kiểm tra của chi nhánh và của công ty Điện Lực biên Hòa. Sự chấp thuận của cục thuế, chi cục thuế là căn cứ để hóa đơn đó được hợp lệ và thuận lợi cho việc quyết toán với cơ quan thuế sau này. Việc thanh toán bằng ủy nhiệm thu nên công việc kiểm tra chứng từ của kế toán thường là sau khi thanh toán xong, nếu có sai xót xảy ra thường không được phát hiện ngay. Để hạn chế được sai sót này chi nhánh phải xây dựng các định mức sử dụng điện và liên hệ với ngân hàng của mình, đề nghị ngân hàng hỗ trợ kiểm tra kỹ các hóa đơn chuyển tới nếu thấy có sai sót về nội dung hay đinh mức tiền phải chi, ngân hàng phải báo ngay cho chi nhánh để không thanh toán hóa đơn đó. Hoặc đinh kỳ chi nhánh và công ty Điện Lực phải đối chiếu các khoản phát sinh, căn cứ vào số phát sinh đó, nếu thấy bất thường chi nhánh phải đề nghị công ty Điện Lực kiểm tra lại trước khi phát hành ủy nhiệm thu chuyển cho ngân hàng . 3.2.2, Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Ở Chi nhánh công ty Việt Thành đã áp dụng đúng quy định về hệ thống tài khoản tuy nhiên tài khoản công nợ phải trả chi nhánh chưa mở chi tiết cho từng khách hàng do đó sẽ rất khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhà cung cấp. Mặt khác theo nguyên tắc trọng yếu, một thông tin trọng yếu phải được trình bày trên báo cáo tài chính khi thiếu thông tin đó sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của người đọc. Theo đó chi nhánh nên mở chi tiết tài khoản công nợ phải trả để từ chi tiết đó chúng ta có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng, việc chi tiết sẽ giúp cho việc phân tích được rõ ràng và hiệu quả , biết được mình đang còn nợ của nhà cung cấp nào để có kế hoạch thanh toán cho phù hợp. Vì vậy chi nhánh nên mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản 331 : Phải trả nhà cung cấp như sau : SỐ HIỆU TÀI KHOẢN Số TT Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ 1 2 3 4 5 6 28 331 Phải trả cho người bán 3311 Phải trả cho người bán Trang 104 3311PM Phải trả cho công ty Pama 3311QB Phải trả cho công ty Quảng Bình 3311TO Phải trả cho công ty Thanh Oai 3311BC Phải trả cho cơ sở Bảy Cầm ……. 3312 Ứng trước chi người bán 3312PM Ứng trước cho công ty Pama 3312QB Ứng trước cho công ty Quảng Bình 3312TO Ứng trước cho công ty Thanh Oai 3312BC Ứng trước cho cơ sở Bảy Cầm ……. 3313 Phải trả cho người bán khác Đối với tài khoản cấp 3 ta nên để chi tiết bằng các ký hiệu là 2 chữ cái đầu tiên của tên của nhà cung cấp và ghi rõ là nhà cung cấp nào, như vậy việc theo dõi và hạch toán được dễ dàng và kiểm tra được công nợ của từng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. 3.2.3, Hoàn thiện tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán Chi nhánh hiện đã và đang tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán MISA SME 7.9 R5 theo hình thức nhật ký chung như đã trình bày ở trên. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi nhận hạch toán vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Tuy nhiên việc xử lý thông tin bằng máy vi tính có thể xảy ra trường hợp máy móc có thể bị hư hỏng, vi rút dẫn đến tình trạng mất dữ liệu kế toán. Như chúng ta đã biết máy tính tuy có sử dụng rất nhiều phần mềm bảo mật thì không phải vì thế mà đã đạt độ an toàn tuyệt đối. [10] Các phần mềm bảo mật, phần mềm chống vi rút,…hiện nay hầu như đều có lỗi bảo mật, có thể tạo điều kiện cho hacker tấn công phá hoại máy tính. Đa số người dùng máy tính hiện nay đều nghĩ rằng một máy tính an toàn là không bị vi rút, trojan, spyware, hacker…xâm nhập. Tuy nhiên, nếu cố ý, người khác chỉ cần tiếp xúc trong một thời gian rất ngắn cũng đủ để cài vào máy tính các phần mềm gián điệp, chương trình ghi nhận hoạt động bàn phím hoặc một trojan nào đó có khả năng thu thập mọi thông tin trên máy tính để âm thầm gửi ra ngoài. Ở Chi nhánh đã có hệ thống máy server lưu trữ các dữ liệu hàng ngày nhưng để đảm bảo hơn nữa thì nên trang bị thêm thêm các ổ đĩa mềm và đĩa cứng. Tốt nhất nên ghi dữ liệu ra đĩa CD hoặc vào thẻ nhớ hoặc ổ cứng để phục vụ cho việc lưu trữ các Trang 105 file backup dạng nén dữ liệu và các file này có thể phục hồi được khi dữ liệu chính bị hư hỏng hay mất, việc in sổ sách thay vì một năm in một lần chi nhánh nên tổ chức 6 tháng in các sổ sách một lần để lưu trữ. Định kỳ chi nhánh nên tổ chức kiểm tra máy vi tính của các kế toán viên, để có hướng sửa chữa kịp thời khi máy móc có dấu hiệu xuống cấp và để sử dụng máy tính an toàn, ngoài việc hạn chế tối đa người khác tiếp xúc với máy tính, mỗi kế toán nên tuân thủ một số nguyên tắc sau để bảo vệ an toàn cho dữ liệu . + Sử dụng Password bảo vệ ban đầu cho máy tính. Password phải là loại không dễ đoán. Nó phải có chữ thường, chữ hoa, số, ký tự đặc biệt…không theo một quy luật nào và ít nhất phải từ 8 ký tự trở lên. Tuyệt đối không ghi password ra giấy, tránh sử dụng ngày sinh, số điện thoại, tên người nhà, định kỳ có thể thay đổi password.[10] + Sử dụng phần mềm chống vi rút: Internet có rất nhiều địa chỉ thú vị và vô số thông tin phong phú nhưng cũng là nơi chứa đựng một số nguy hiểm. Nếu máy tính nào không sử dụng phần mềm chống virus sẽ có nguy cơ cao lây nhiễm vi rút từ máy tính khác. + Cập nhật cho máy tính: [10] hệ điều hành Windows XP có tính năng Automatic Updates với khả năng tự động tải về các cập nhật bảo mật mới khi máy tính bật và kết nối vào Internet. Để khai thác tối đa lợi ích của Automatic Updates, hãy chạy Windows Update và quét máy tính của các kế toán viên trước tiên. Đặc thù ngành dịch vụ của chi nhánh là truyền hình cáp và internet băng rộng cũng giống như của bên ngành viễn thông, hàng tháng phải tính cước phát sinh tiền phí thuê bao. Nhưng với phần mềm kế toán hiện tại chỉ cung cấp được sổ chi tiết các tài khoản kế toán, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 131 thì chỉ theo dõi được là số tổng hợp, không chi tiết được từng khách hàng vì chi tiết tính toán công nợ từng khách hàng, từng tháng công ty lại có phần mềm khách hàng riêng để theo dõi riêng, căn cứ vào phần mềm này mới tổng hợp lại số liệu như vậy số liệu kế toán không xem xét được nhanh chóng. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu sẽ rất khó, mất thời gian rất nhiều, chi nhánh nên nghiên cứu và hướng tới việc xây dựng một phần mềm quản lý chung liên kết phân hệ theo dõi tính cước phí hàng tháng của khách hàng với các phân hệ khác của kế toán. Hoặc xây dựng phần mềm kế toán toàn công ty để thuận tiện cho việc lập các báo cáo tài chính hợp nhất nhanh gọn qua đó có thể phân tích các chỉ tiêu tài chính Trang 106 một cách nhanh chóng và hiệu quả, dễ dàng cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa chi nhánh và công ty. 3.2.4, Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán và mỗi người có một công việc riêng có thể đảm nhiệm 1 hay nhiều phần hành kế toán, các công việc này có mối quan hệ gắn bó mật thiết với nhau. Tập hợp lại sẽ thể hiện được toàn bộ công tác kế toán của công ty phải có một bản mô tả công việc chi tiết để hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm phải làm gì khi làm các công việc được giao. Các công việc của từng nhân viên hoàn thành thì sẽ không bị ứ đọng, có thời gian cho việc kiểm tra được kịp thời, nhằm hạn chế những sai sót có thể xảy ra. Hiện ở chi nhánh công ty Việt Thành đã có bản mô tả công việc cho nhân viên kế toán, tuy nhiên chưa được chi tiết và việc gắn trách nhiệm của các nhân viên đó với công việc cần làm thì chưa được thể hiện, nên nếu có sai sót xảy ra sẽ có hiện tượng đổ thừa trách nhiệm cho nhau dẫn tới khó kiểm soát. Vì vậy chi nhánh nên xây dựng chi tiết công việc và thêm phần trách nhiệm cho từng nhân viên về công việc các nhân viên đó đang phụ trách , khi đã gắn rõ trách nhiệm, từng thành viên sẽ phải cố gắng trong công việc được phân công, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình. Trong quá trình được nghiên cứu tình hình thực tế tại chi nhánh công ty Việt Thành tác giả xin dẫn chứng một bảng mô tả công việc mẫu đối với 1 nhân viên kế toán vật tư như sau: Trang 107 207 E - Phạm Văn Thuận - Phường Tân Tiến - Biên Hòa I, VỊ TRÍ CHỨC DANH CÔNG VIỆC Chức Danh Vị Trí: Bộ Phận : Mã Số Công Việc Địa Điểm Làm Việc: Ký Tên Ký Tên II, MỤC ĐÍCH VỊ TRÍ : (Tại sao vị trí này tồn tại, trong phạm vi giới hạn nào và với mục đích gì?) III, CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH STT TÀI LIỆU HD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 IV, TRÁCH NHIỆM 1 2 3 V, QUYỀN HẠN 1 2 3 4 VI, MỐI QUAN HỆ 1 2 3 4 Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và Ban Giám Đốc chi nhánh về các nhiệm vụ nêu trên Chịu trách nhiệm về các số liệu thuộc phạm vi nghiệp vụ Chấp hành nghiêm chỉ thị, mênh lệch, tuân thủ các quy trình, quy định của chi nhánh, công ty NHIỆM VỤ CHÍNH Chức Danh Cấp Trên Trực Tiếp : Trưởng Phòng tài chính kế toán chi nhánh 207E Phạm Văn Thuận - Tân Tiến Biên Hòa KẾ TOÁN Người Giữ Vị Trí Hiện Tại: Mã Số Nhân Viên: Trước khi hàng về nhập kho kế toán vật tư phải báo cho thủ kho về số lượng hàng, chủng loại, thời gian nhận hàng, địa điểm giao nhận cho thủ kho để thủ kho tiến hành nhận hàng. Thực hiện các công việc phát sinh khác khi có yêu cầu của trưởng phòng kế toán, Ban Giám Đốc Tham mưu, đề xuất các biện pháp quản lý vật tư chặt chẽ, đúng luật, khoa học với trưởng phòng, Ban Giám Đốc KẾ TOÁN VẬT TƯ CHI NHÁNH ĐỒNG NAI Theo dõi quản lý hợp đồng hòa mạng, biên bản nghiệm thu ( Quản lý theo số, ký hiệu …) cập nhật thao dõi hàng ngày - T he o hư ớn g dẫ n củ a ph òn g tà i c hí nh k ế to án c ôn g ty v à ch i nh án h - T he o qu yế t đ ịn h số 1 5/ 20 06 - B TC v à cá c qu yế t đ ịn h m ới c ủa lu ật th uế c ó liê n qu an Yêu cầu các nhân viên trong chi nhánh có liên quan phối hợp giải quyết công việc Yêu cầu các đối tác bên ngoài hoàn tất đầy đủ thủ tục có liên quan tới công việc Được quyền từ chối thực hiện các công việc sai quy định của pháp luật, chi nhánh và công ty Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán chi nhánh và công ty Chịu sự chỉ huy trực tiếp của trưởng phòng tài chính kế toán chi nhánh Phối hợp với các phòng ban trong chi nhánh về các công việc liên quan Phối hợp với thủ kho trong công tác quản lý vật tư , sắp sếp kho ngăn lắp hợp lý và kiểm tra kho thực tế định kỳ theo quy định. Hướng dẫn thủ kho về cách ghi chép chứng từ , cung cấp các biểu mẫu cần thiết cho thủ kho để thực hiện công việc. Theo dõi kiểm tra chi phí xăng bảo trì kịp thời, hàng tháng lập bảng chi tiết sử dụng xăng vào ngày cuối tháng Đề xuất mua hàng căn cứ trên lượng tồn kho có mức độ dự trữ thích hợp. Quan hệ công việc chuyên môn , nghiệp vụ với các kế toán của công ty Nhận hàng nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ và các vấn đề liên quan đến nhận hàng nhập khẩu ( nếu có ) và kiểm tra các hóa đơn chứng từ mua hàng trong nước. Hạch toán trên phần mềm phần nhập xuất kho đầy đủ hàng ngày theo báo cáo của thủ kho về tình hình thực tế nhập xuất kho, đối chiếu với chứng từ gốc, cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền vào cuối tháng.ệ ệ p Nếu có nhập xuất kho nội bộ phải có chứng từ đầy đủ (Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu yêu cầu đã được duyệt). Đối chiếu số liệu vật tư nhập xuất có liên quan giữa chi nhánh với công ty hàng tháng Quản lý kho, kế hoạch sử dụng vật tư của chi nhánh Kiểm tra phiếu nhập, phiếu xuất kho hàng ngày đối chiếu ký xác nhận với thủ kho. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆCCN CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH Trang 108 Vấn đề tự đào tạo nhân lực là giải pháp đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Chi nhánh công ty Việt Thành cũng đang áp dụng giải pháp đó để đào tạo các nhân viên mà trong đó bộ phận kế toán cũng thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi về nghiệp vụ chuyên ngành. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ một số nhân viên trong bộ phận từ các chuyên ngành khác như tin học, ngoại ngữ… các nhân viên này chủ yếu là nhân viên kế toán công nợ phải thu để họ hoàn thành tốt công việc được giao. Đối với cấp quản lý , Ban lãnh đạo chi nhánh cũng thường xuyên cho đi học các khóa cao cấp để từ đó nâng cao nghiệp vụ. Bên cạnh việc hướng dẫn đó công ty cũng nên đề nghị 1 số nhân viên đó tranh thủ thời gian đăng ký học thêm các lớp nghiệp vụ chuyên sâu về kế toán, luật thuế để các nhân viên này ngày càng hiểu rõ và VII, CHẾ ĐỘ BÁO CÁO STT HÌNH THỨC 1 Báo cáo bằng văn bản, email 2 Báo cáo bằng văn bản, file mềm 3 Báo cáo văn bản, email 4 Báo cáo bằng văn bản VIII, TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ Yêu Cầu Năng Lực 1 2 3 Trình Độ Ngoại Ngữ 4 Trình Độ Tin Học 5 Kỹ Năng 6 Khả Năng Yêu Cầu Khác 1 Số Năm Kinh Nghiệm 2 Tính Cách Cá Nhân 3 Phong Cách Làm Việc 4 Thể Chất & Sức Khỏe 5 Giới Tính 6 Độ Tuổi 7 Ngoại Hình Ngày tháng năm Trưởng phòng kế toán chi nhánh Trưởng phòng kế toán chi nhánh Trưởng phòng, Giám Đốc chi nhánh Kế hoạch mua sắm vật tư hàng tháng Ngày 01 tháng N+1 Trưởng phòng, Giám Đốc chi nhánh NỘI DUNG BÁO CÁO THỜI GIAN NƠI NHẬN Giám Đốc Báo cáo công việc đã thực hiện trong tuần cho trường phòng tài chính kế toán Báo cáo nhập xuất tồn kho, nguyên vật liệu có đối chiếu với thủ kho, báo cáo các hợp đồng sử dụng và chưa sử dụng tại chi nhánh Báo cáo chi phí xăng bảo trì thực sử dụng Thứ 6 hàng tuần Thứ 6 hàng tuần , ngày 01 tháng N+1 Ngày 01 tháng N+1 Hoà đồng, nhiệt tình Giao tiếp, Giải quyết vấn đề Tập trung cao, tư duy tốt Tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương Cẩn thận, trung thực Dễ nhìn Tốt Nam/nữ từ 26-45 tuổi Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm kế toán có liên quan tới nghiệp vụ Trung cấp/Cao Đẳng chuyên ngành tài chính kế toán Chứng chỉ A/B 12/12Trình Độ Văn Hóa Trình Độ Chuyên Môn Trang 109 có thể đảm nhận công việc đang làm tốt hơn và tham gia làm những phần hành kế toán khác khi có yêu cầu cho công việc. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng là một nhiệm vụ quan trọng, thể hiện sự quan tâm của công ty tới khách hàng của mình, ở chi nhánh chủ yếu là bộ phận bảo trì thường xuyên kiểm tra, khắc phục sự cố để đem tới cho khách hàng sự hài lòng về dịch vụ. Tuy nhiên sự phối hợp chưa nhịp nhàng của bộ phận bảo trì mạng cáp và bộ phận kế toán công nợ phải thu nên ảnh hưởng tới công việc thu nợ của phòng kế toán. Để việc thu nợ được thành công thì việc cung cấp thông tin, phản ảnh của khách hàng phải được bộ phận bảo trì cập nhật và giải quyết ngay, nhanh chóng và hoàn thành trong ngày. Hiện ở chi nhánh hệ thống mạng đã cung cấp đầy đủ, hiện đại do đó các thông tin từ kế toán công nợ có thể phản hồi cho bộ phận bảo trì và ngược lại thông qua email, điện thoại, biên bản hay thảo luận trong các cuộc họp.. . như vậy sẽ thuận tiện cho việc thu hồi công nợ. Ở chi nhánh hiện nay các nhân viên thu cước về nộp tiền hàng ngày cho thủ quỹ và quyết toán công nợ với kế toán công nợ phải thu nên thường gây ồn ào và không tập chung cho các nhân viên kế toán khác, tiền giả vẫn có khả năng xảy ra. Lượng tiền này thủ quỹ sẽ phải phân loại và nộp tiền vào ngân hàng hàng ngày hay 2 ngày một lần nên sẽ mất rất nhiều thời gian. Khảo sát một số công ty kinh doanh về dịch vụ viễn thông gồm công ty viettel, công ty Điện Lực…các công ty này đã hướng dẫn nhân viên, cộng tác viên thu tiền cước nộp tiền trong ngày, trực tiếp nộp tiền vào tài khoản của công ty. Đồng thời hướng dẫn các khách hàng là các công ty, nộp tiền trực tiếp bằng chuyển khoản nên sẽ giảm bới được lượng tiền mặt về trong ngày, không gây ồn ào, mất tập trung cho người khác. Qua việc tham khảo đó em nghĩ chi nhánh cũng nên áp dụng các biện pháp này để hạn chế vấn đề nêu trên. Trang 110 Từ việc phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành, đánh giá được những thành tựu và những hạn chế ở chương 2. Chương 3 đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh, để không chỉ phù hợp với tình hình kinh doanh , tiết kiệm được chi phí mà còn cung cấp thông tin nhanh nhất, đầy đủ phù hợp với yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Trang 111 Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước [3]. Qua 2 năm hoạt động, chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành đã và đang thể hiện được chỗ đứng vững chắc cho mình trên thị trường. Trong đó tổ chức công tác kế toán được đánh giá là góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo công ty, tạo tiền đề đưa ra các phương hướng hoạt động kinh doanh cho đơn vị mình. Vì vậy trong bài báo cáo này tác giả đã trình bày theo thứ tự chương 1 : Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp, đề làm nền tảng cho chương 2: Phân tích, so sánh và tổng hợp các số liệu, tình hình thực tế tại chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành, đánh giá được những thành tựu và những hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh. Từ những phân tích và đánh giá thực trạng ở chương 2. Chương 3 đã kết hợp với việc khảo sát, so sánh với 1 số công ty trong ngành dịch vụ viễn thông, tham khảo các thông tư về thuế… đưa ra những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Công nghệ Việt Thành cụ thể là: - Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán - Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty - Hoàn thiện tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán - Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Từ những kiến thức đã được học trong trường và một số kinh nghiệm làm việc thực tế em đã vận dụng trình bày và đề xuất trong bài báo cáo với hy vọng có thể giúp cho kế toán trưởng và ban lãnh đạo chi nhánh công ty tham khảo nhằm khắc phục những mặt còn hạn chế trong tổ chức công tác kế toán. Giúp cho chi nhánh ngày càng Trang 112 phát triển và mở rộng đầu tư trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ truyền hình cáp, internet băng rộng và các dịch vụ khác. Như vậy, đề tài đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra ngay từ đầu. Tuy nhiên với vốn kiến thức đã học, một số kinh nghiệm thực tế và thời gian nghiên cứu có hạn chắc hẳn cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót cả về lý luận cũng như thực tiễn. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô cũng như các anh chị trong chi nhánh công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn và là nền tảng vững chắc giúp cho em áp dụng vào công việc thực tế sau này.