Đề tài Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

gia kh¸c mua cña c¸c C«ng ty cã uy tÝn trong n­íc. Nguån vèn sö dông ®Ó mua vËt liÖu gåm vèn Ng©n s¸ch quèc phßng cÊp, vèn tù cã vµ vèn vay cña ng©n hµng. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i XÝ nghiÖp lµ thiÕt kÕ khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n theo 3 giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh h¹ch to¸n: giai ®o¹n h¹ch to¸n ban ®Çu trªn hÖ thèng chøng tõ, giai ®o¹n ghi sæ tµi kho¶n vµ giai ®o¹n lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. Quy tr×nh ®­îc b¾t ®Çu tõ lËp chøng tõ gèc vµ lu©n chuyÓn chøng tõ gi÷a c¸c phßng (ban), cËp nhËt sè liÖu trªn chøng tõ vµo m¸y, sau khi thùc hiÖn c¸c bót to¸n ®Þnh kho¶n, kÕt chuyÓn vµ ph©n bæ trªn m¸y, m¸y tÝnh sÏ tù ®éng kÕt xuÊt c¸c Sæ chi tiÕt, Sæ tæng hîp vµ b¸o c¸o kÕ to¸n theo yªu cÇu. Nh×n chung, chu tr×nh kÕ to¸n trªn m¸y nh­ sau: Chøng tõ TÝnh gi¸ §èi øng tµi kho¶n Tæng hîp-c©n ®èi Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n theo c¸c b­íc cô thÓ sau: Buíc 1:Tæ chøc giai ®o¹n h¹ch to¸n ban ®Çu: Tæ chøc ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ ®èi t­îng h¹ch to¸n: §èi víi mçi ®èi t­îng h¹ch to¸n cã c¸c c¸ch ph©n lo¹i kh¸c nhau tuú theo yªu cÇu sö dông vµ qu¶n lý. Tµi s¶n cè ®Þnh ®­îc ph©n lo¹i theo tõng ph©n x­ëng, tõng tæ s¶n xuÊt...; thµnh phÈm ®­îc ph©n lo¹i theo c«ng dông vµ h×nh th¸i vËt chÊt; c¸c nghiÖp vô thanh to¸n ®­îc ph©n lo¹i theo h×nh thøc thanh to¸n lµ tiÒn mÆt, sÐc, tiÒn göi ng©n hµng hay tr¶ chËm...Riªng vËt liÖu cña XÝ nghiÖp chñng lo¹i nhiÒu, thµnh phÇn phong phó, l¹i cã thªm nhiÒu chÊt phô gia kh¸c, tÝnh chÊt lý ho¸ rÊt kh¸c nhau, do ®ã viÖc ph©n lo¹i vËt liÖu t¹i XÝ nghiÖp ®­îc tiÕn hµnh dùa trªn tÝnh chÊt vµ vai trß tõng lo¹i vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Dùa vµo tiªu thøc nµy, vËt liÖu cña XÝ nghiÖp ®­îc ph©n chia lµm 5 lo¹i: VËt liÖu chÝnh: gåm nh÷ng lo¹i ho¸ chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm lµ c¸c lo¹i thuèc phßng ch÷a bÖnh nh­: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin, Novocain, Lidocain... VËt liÖu phô: c¸c lo¹i phô gia kÕt hîp vËt liÖu chÝnh chÕ t¹o ra s¶n phÈm hoµn chØnh gåm: bét s¾n, bét tal, bét r¾c ch©n, c¸c lo¹i dung dÞch Axid... Nhiªn liÖu: que hµn, x¨ng, dÇu... Phô tïng thay thÕ: gåm c¸c lo¹i nh­ cÇu dao ®iÖn, d©y coroa, vßng bi... Bao b× ®ãng gãi: ®­îc xÕp vµo 1 trong 5 lo¹i vËt liÖu c¬ b¶n tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm bëi nã viÖc s¶n xuÊt bao b× ®ãng gãi chiÕm mét phÇn kh¸ quan träng khi mµ mét hép thuèc cã thÓ cã tíi 3, 4 lÇn bao b×, vÝ dô nh­ ®ãng 10 viªn/1 vØ, 10 vØ/1 hép, 10 hép/1 kiÖn..., h¬n n÷a chi phi bao b× lµ kh¸ lín bëi kh«ng nh÷ng gåm chi phÝ s¶n xuÊt, chÝ phÝ ®ãng gãi mµ cßn chi phÝ in Ên, thiÕt kÕ mÉu m·. Ngoµi ra, ®Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n theo dâi vËt liÖu, c¸c lo¹i vËt liÖu ®­îc dù tr÷, b¶o qu¶n t¹i 2 kho vËt liÖu: Kho A: chøa c¸c ho¸ chÊt vµ c¸c lo¹i t¸ d­îc kh¸c. Kho cã 2 gian: 1 gian ®Ó c¸c lo¹i ho¸ chÊt ®éc, 1 gian ®Ó c¸c lo¹i ho¸ chÊt th«ng th­êng vµ t¸ d­îc kh¸c. Kho B: kho chøa c¸c bao b× ®ãng gãi vµ phô tïng thay thÕ. T¹i c¸c kho, vËt liÖu ®­îc bè trÝ, s¾p xÕp ng¨n n¾p, b¶o qu¶n theo ®óng yªu cÇu vÒ ®iÒu kiÖn nhiÖt ®é, ¸nh s¸ng, m«i tr­êng...b¶o ®¶m vËt liÖu gi÷ nguyªn phÈm chÊt khi xuÊt kho ®­a vµo s¶n xuÊt. Tæ chøc tÝnh gi¸ ë XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 th­êng tiÕn hµnh chñ yÕu ®èi víi vËt liÖu ®Çu vµo vµ thµnh phÈm hoµn thµnh. C¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn, biÕn ®éng kh«ng lín nªn XÝ nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ gi¸ vèn thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho. ViÖc tÝnh gi¸ nµy ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y dùa vµo sù hç trî cña phÇn mÒm Excel. Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho cña XÝ nghiÖp ®­îc x¸c ®Þnh chñ yÕu dùa vµo gi¸ mua thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi. ChÝ phÝ vËn chuyÓn do ®¬n vÞ b¸n chÞu vµ nã ®­îc tÝnh lu«n vµo gi¸ cña vËt liÖu mua vÒ. Theo Hãa ®¬n GTGT ngµy 10/5/2001, XÝ nghiÖp mua cña C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi 150 kg ho¸ chÊt Erythromycin, gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n lµ 850.000 ®ång/1 kg, thuÕ suÊt GTGT 5%. Theo ho¸ ®¬n trªn trªn, 850.000 ®ång chÝnh lµ ®¬n gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu mua vÒ vµ 850.000 ®/1 kg x 150 kg lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho, vµ ®ã còng lµ gi¸ trÞ ®Ó ghi vµo sæ kÕ to¸n vËt liÖu. Gi¸ vèn thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho: ®¬n gi¸ b×nh qu©n thùc tÕ cña vËt liÖu ®­îc tÝnh mçi khi cã hµng nhËp vµo kho mçi th¸ng vµ gi¸ nµy sÏ ®­îc dïng ®Ó tÝnh gi¸ trÞ hµng xuÊt cho tíi khi cã ®ît nhËp hµng míi th× tÝnh l¹i gi¸ b×nh qu©n míi. §©y lµ ph­¬ng ph¸p sö dông gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn víi ®¬n gi¸ b×nh qu©n lµ ®¬n gi¸ b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp. VËt liÖu Erythromycin tån kho cuèi th¸ng 4 lµ 250 kg víi ®¬n gi¸ b×nh qu©n 810.000 ®ång/1 kg. Ngµy 10/5/2001, theo PhiÕu nhËp kho sè 05, XÝ nghiÖp nhËp 150 kg Erythromycin mua cña C«ng ty D­îc phÈm thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi víi ®¬n gi¸ 850.000 ®ång/1 kg. V× vËy, gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kÓ tõ ngµy 10/5/2001 ®Õn ngµy nhËp hµng lÇn sau ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ 150 x 850.000 + 250 x 810.000 b×nh qu©n 1 kg = ------------------------------------------- = 825.000 vËt liÖu xuÊt 150 + 250 Tæ chøc chøng tõ: Mçi kÕ to¸n phÇn hµnh cã nhiÖm vô lËp hoÆc tiÕp nhËn chøng tõ tõ bªn ngoµi hay phßng (ban) kh¸c, lu©n chuyÓn chøng tõ ®Õn ng­êi cã nhu cÇu, l­u 1 liªn cña chøng tõ ®Ó ghi sæ kÕ to¸n ®ång thêi b¶o qu¶n, l­u tr÷. Danh môc chøng tõ ®­îc lËp t¹i mçi phÇn hµnh gåm: KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: ThÎ tµi s¶n cè ®Þnh Biªn b¶n giao nhËn TSC§ Biªn b¶n kiÓm kª trang thiÕt bÞ-m¸y mãc-nhµ x­ëng KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ BHXH: B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng Danh s¸ch lao ®éng vµ quü l­¬ng trÝch nép BHXH B¶ng thanh to¸n trî cÊp èm ®au thai s¶n. KÕ to¸n thanh to¸n: PhiÕu thu PhiÕu chi GiÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng KÕ to¸n gi¸ thµnh vµ kÕ to¸n tæng hîp kh«ng lËp chøng tõ mµ chØ tiÕp nhËn c¸c chøng tõ ®­îc lu©n chuyÓn ®Õn phôc vô c«ng t¸c ghi chÐp vµ tæng hîp. Riªng phÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu, chøng tõ ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp, xuÊt kh«ng ®­îc lËp t¹i KÕ to¸n vËt t­ mµ ®­îc lËp t¹i phßng KÕ ho¹ch. Tæ chøc chøng tõ nhËp vËt t­: - Lo¹i chøng tõ sö dông: Chøng tõ gèc: Ho¸ ®¬n GTGT cña nhµ cung cÊp Chøng tõ vËt t­: PhiÕu kiÓm nghiÖm PhiÕu nhËp kho MS01-VT - Quy tr×nh lu©n chuyÓn: S¬ ®å 9: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ nhËp vËt liÖu Ng­êi nhËn hµng Ban kiÓm nghiÖm Phßng KÕ ho¹ch NghiÖp vô (1) (2) (3) nhËp kho §Ò nghÞ nhËp LËp PhiÕu LËp PhiÕu nhËp kho kiÓm nghiÖm ...Thñ kho KÕ to¸n vËt liÖu (4) (5) B¶o qu¶n l­u tr÷ ... NhËp kho Ghi sæ (1) Khi vËt liÖu ®­îc chuyÓn ®Õn XÝ nghiÖp, nh©n viªn tiÕp liÖu mang theo ho¸ ®¬n GTGT vµ mêi Ban kiÓm nghiÖm xuèng kho kiÓm nghiÖm vËt liÖu mua vÒ. (2) T¹i kho, Ban kiÓm nghiÖm kiÓm tra chÊt l­îng, chñng lo¹i, hµm l­îng, thêi h¹n cña vËt liÖu; ng­êi giao hµng vµ thñ kho kiÓm tra sè l­îng b»ng ph­¬ng ph¸p kiÓm kª. Sau khi ®­îc sù thèng nhÊt cña ba bªn, Ban kiÓm nghiÖm lËp PhiÕu kiÓm nghiÖm... (3) C¸n bé phßng KÕ ho¹ch c¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT vµ Biªn b¶n kiÓm nghiÖm mµ nh©n viªn nhËp liÖu mang ®Õn ®Ó viÕt PhiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho lËp thµnh 3 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn): liªn 1 l­u t¹i phßng KÕ ho¹ch, liªn 2 chuyÓn cho thñ kho, liªn 3 giao cho ng­êi nhËp liÖu gi÷ lµm c¨n cø nhËp kho vËt liÖu BiÓu sè 1: Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè 01GTGTKT - 311 Ho¸ ®¬n (GTGT) (Liªn 2 giao kh¸ch hµng) Ngµy 10 th¸ng 5 n¨m 2001 NQ: 005087 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty D­îc phÈm vµ thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi §Þa chØ: Sè 2 Hµng Bµi Hµ Néi §iÖn tho¹i: MS: 0100109699 Hä tªn ng­êi mua hµng: §/c Ph­¬ng §¬n vÞ: XNDP120 §Þa chØ: Sè 8 T¨ng B¹t Hæ H×nh thøc thanh to¸n: SÐc/ tiÒn mÆt Stt Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng ®¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 1 Erythromycin kg 150 850.000 127.500.000 Céng tiÒn hµng: 127.500.000 ThuÕ suÊt GTGT 5% TiÒn thuÕ GTGT: 6.375.000 Tæng céng: 133.875.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m ba m­¬i ba triÖu t¸m tr¨m b¶y m­¬i l¨m ngh×n ®ång./. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu sè 2: PhiÕu kiÓm nghiÖm C«ng ty D­îc vµ trang thiÕt bÞ y tÕ qu©n ®éi XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 PhiÕu kiÓm nghiÖm Sè 32 Tªn mÉu kiÓm nghiÖm: Erythromycin N¬i lÊy mÉu: Kho B-XNDP120 Sè s¶n xuÊt: 04-010-080 Ngµy lÊy mÉu: 10/5/2001 N¬i s¶n xu©t: Cty D­îc vµ vËt t­ y tÕ CL Ng­êi lÊy mÉu: DS Thanh H¹n dïng: 5-2005 Quy c¸ch ®ãng gãi: mçi kiÖn 50 kg Sè l­îng: NhËn xÐt c¶m quan: Yªu cÇu kiÓm nghiªm: ChÊt l­îng Thö theo tµi liÖu: tiªu chuÈn c¬ së KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Yªu cÇu KÕt qu¶ TÝnh chÊt: Kh«ng mµu, vÞ ®¾ng §óng §é tan r·: kh«ng qu¸ 14 phót §¹t 8 phót Khèi l­îng trung b×nh:... §óng §Þnh tÝnh: ... §óng KÕt luËn sau kiÓm nghiÖm: Dïng ®­îc Ngµy 10 th¸ng 5 n¨m 2001 KiÓm nghiÖm viªn T/P KiÓm nghiÖm Gi¸m ®èc BiÓu sè 3: PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp kho MÉu sè 01-VT Ngµy 10 th¸ng 5 n¨m 2001 Sè 05 Hä tªn ng­êi giao hµng: §/c Ph­¬ng Nî TK: 152 H§ sè: 0225 ngµy 29/4/2001 Nî TK: 133 NhËp t¹i kho Ho¸ chÊt: §/c Hoan Cã TK: 111 C¬ së giao hµng: C«ng ty D­îc phÈm vµ trang thiÕt bÞ y tÕ Hµ Néi STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C D 1 2 3 1 Erythromycin E001 kg 150 850.000 127.500.000 x Céng x x 150 x 127.500.000 Phô tr¸ch cung tiªu Gi¸m ®èc Ng­êi giao Thñ kho (4) Thñ kho sau khi cïng ng­êi giao hµng ký vµo PhiÕu nhËp kho th× tiÕn hµnh nhËp kho vËt liÖu. C¨n cø vµo PhiÕu nhËp kho, thñ kho ghi sæ kho vµ chuyÓn chøng tõ cho KÕ to¸n vËt liÖu. (5) KÕ to¸n ®Þnh kú xuèng kho kiÓm tra vµ nhËn chøng tõ. Sau khi thùc hiÖn ®Þnh kho¶n vµ ph©n lo¹i chøng tõ, KÕ to¸n ghi gi¸ trÞ vµo cét ®¬n gi¸ vµ thµnh tiÒn, cËp nhËt sè liÖu vµo m¸y ®Ó tù ®éng lªn Sæ chi tiÕt vµ Sæ tæng hîp. Tæ chøc chøng tõ xuÊt vËt t­: - Lo¹i chøng tõ sö dông: Chøng tõ mÖnh lÖnh: §¬n ®Æt hµng hoÆc kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Chøng tõ thùc hiÖn: PhiÕu xuÊt kho - Quy tr×nh lu©n chuyÓn: S¬ ®å 10: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ xuÊt vËt liÖu Phßng KÕ ho¹ch Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phßng KÕ ho¹ch NghiÖp vô (1) (2) (3) nhËp kho LËp kÕ ho¹ch xuÊt Ký duyÖt lÖnh xuÊt LËp PhiÕu xuÊt kho ...Qu¶n ®èc Thñ kho KÕ to¸n vËt liÖu (4) (5) (6) B¶o qu¶n l­u tr÷ ...§Ò nghÞ xuÊt XuÊt kho Ghi sæ (1) C¨n cø vµo ®¬n ®Æt hµng, kÕ ho¹ch cña cÊp trªn vµ ®Þnh møc tiªu hao mµ phßng Kü thuËt ®· tÝnh to¸n, phßng KÕ ho¹ch lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cô thÓ ®Ó tr×nh gi¸m ®èc phª duyÖt. (2) C¨n cø vµo B¶n kÕ ho¹ch, thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký duyÖt lÖnh xuÊt. (3) Phßng KÕ ho¹ch lËp PhiÕu xuÊt kho giao cho qu¶n ®èc thùc hiÖn. PhiÕu xuÊt kho ®­îc viÕt thµnh 3 liªn (®Æt giÊy than viÕt 1 lÇn): liªn 1 l­u t¹i phßng KÕ ho¹ch, liªn 2 vµ 3 giao cho qu¶n ®èc, liªn 3 do thñ kho gi÷ ®Ó ghi sæ. C¸n bé lËp phiÕu chØ ghi sè l­îng xuÊt vµ cét sè l­îng. BiÓu sè 4: PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt kho MÉu sè 02- VT Ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 2001 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: Ph©n x­ëng viªn Nî TK: 621 Lý do xuÊt kho: KHSX Erythromycin 50 kg Cã TK: 152 STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 Erythromycin E001 kg 50 50 825.000 41.250.000 x Céng x x 50 50 x 41.250.000 Gi¸m ®èc Phßng KÕ ho¹ch Ng­êi giao Thñ kho (4) Qu¶n ®èc lªn phßng KÕ ho¹ch c¨n cø ®Þnh møc thÊy hîp lý sÏ nhËn PhiÕu xuÊt kho, sau ®ã cÇm xuèng kho ®Ò nghÞ xuÊt. (5) Thñ kho c¨n cø vµo PhiÕu xuÊt kho cho tiÕn hµnh xuÊt kho vËt liÖu theo ®óng sè l­îng, chñng lo¹i, quy c¸ch. Thñ kho sau ghi sè thùc xuÊt vµo cét sè l­îng sÏ cïng qu¶n ®èc ký vµo PhiÕu xuÊt kho vµ gi÷ l¹i 1 liªn ®Ó ghi sæ. (6) KÕ to¸n vËt liÖu ®Þnh kú kiÓm tra kho vµ nhËn PhiÕu xuÊt kho, ®Þnh kho¶n vµ ph©n lo¹i chøng tõ, ®Þnh kho¶n vµ ghi cét ®¬n gi¸, thµnh tiÒn cho PhiÕu xuÊt kho. Cuèi cïng kÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh ®Ó lªn Sæ chi tiÕt vµ tæng hîp. B­íc 2: Tæ chøc giai ®o¹n ghi sæ tµi kho¶n: C«ng t¸c ®Þnh kho¶n cho c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh vµ c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh ®­îc thùc hiÖn theo tõng phÇn hµnh mét vµ do kÕ to¸n phÇn hµnh ®ã thùc hiÖn trªn m¸y. M¸y sau khi nhËn diÖn sè liÖu sÏ tiÕn hµnh tæng hîp vµ kÕt xuÊt sæ s¸ch cÇn thiÕt theo nhu cÇu kÕ to¸n. ViÖc h¹ch to¸n trªn m¸y ph¶i tu©n theo quy ®Þnh cña XÝ nghiÖp vµ ChÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh: - KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: ph¶i trÝch khÊu hao cho toµn bé tµi s¶n hiÖn cã thuéc së h÷u cña ®¬n vÞ, sè tiÒn trÝch khÊu hao ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ cña XÝ nghiÖp, vèn khÊu hao ®· trÝch ph¶i nép lªn Tæng C«ng ty. - KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi: quy ®Þnh h¹ch to¸n theo ph­¬ng ¸n tÝnh l­¬ng thèng nhÊt toµn XÝ nghiÖp dùa vµo ChÕ ®é l­¬ng theo cÊp bËc do Nhµ n­íc quy ®Þnh. - KÕ to¸n thanh to¸n: yªu cÇu h¹ch to¸n chi tiÕt ®èi víi c¸c kho¶n t¹m øng, c¸c kho¶n thanh to¸n chËm vµ thanh to¸n néi bé. - KÕ to¸n chi phÝ, gi¸ thµnh: trªn c¬ së x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao ®­îc XÝ nghiÖp duyÖt, h¹ch to¸n c¸c lo¹i chi phÝ phï hîp ®iÒu kiÖn cô thÓ cña XÝ nghiÖp ®Ó lËp b¸o c¸o gi¸ thµnh vµ b¸o c¸o chi ngoµi gi¸ thµnh, ®ång thêi bæ sung mét sè chi phÝ ph¸t sinh ë v¨n phßng XÝ nghiÖp liªn quan ho¹t ®éng s¶n xuÊt ë ph©n x­ëng ®Ó x¸c ®Þnh lîi nhuËn. Sæ chi tiÕt trªn m¸y chñ yÕu lµ: Sæ chi tiÕt theo dâi c«ng nî, Sæ chi tiÕt theo dâi tµi s¶n cè ®Þnh vµSæ chi tiÕt theo dâi vËt t­. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®ßi hái sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a kho, kÕ to¸n vµ phßng KÕ ho¹ch nh»m môc ®Ých theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña t­ng thø, tõng lo¹i vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng, chñng lo¹i, chÊt l­îng vµ gi¸ trÞ. - Lo¹i Sæ chi tiÕt sö dông trªn m¸y: ThÎ kho më cho tõng thø vËt liÖu cã ch÷ c¸i ®Çu tiªn gièng nhau theo thø tù tõ A - Z ®Ó theo dâi nhËp-xuÊt-tån vÒ sè l­îng hiÖn vËt. ThÎ ®­îc më cho c¶ n¨m, tõng thø vËt liÖu, trªn mét hoÆc mét sè trang tuú theo khèi l­îng sö dông. - Quy tr×nh kÕ to¸n chi tiÕt trªn m¸y: S¬ ®å 11: Quy tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp ThÎ kho Sæ chi tiÕt vËt liÖu PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho B¶ng c©n ®èi vËt liÖu Sæ tæng hîp Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng, ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu - Thùc hiÖn quy tr×nh h¹ch to¸n nh­ sau: T¹i kho: hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu do phßng KÕ ho¹ch lËp, thñ kho thùc hiÖn nhËp, xuÊt vËt liÖu ®ång thêi ghi sè thùc nhËp, thùc xuÊt. Cuèi ngµy, thñ kho ®em chøng tõ lªn phßng Tµi chÝnh cËp nhËt vµo m¸y. BiÓu sè 5: ThÎ kho ThÎ kho Tê sè: 10 Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 Tªn vËt liÖu: Erythromycin §¬n vÞ tÝnh: Kg Quy c¸ch, phÈm chÊt: M· sè: E001 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ngµy Sè NhËp XuÊt Tån 1 2 3 4 5 6 30/4 Tån kho 250 10/5 05 NhËp mua cña CTy DPTBYT Hµ Néi 150 400 12/5 04 XuÊt cho Ph©n x­ëng viªn 50 350 ... ... ... ... ... ... 150 300 100 Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng T¹i phßng Tµi chÝnh: KÕ to¸n vËt liÖu tiÕp nhËn chøng tõ thñ kho chuyÓn lªn, ®Þnh kho¶n cho chøng tõ gèc, cËp nhËt ®¬n gi¸ vµ thµnh tiÒn vµo chøng tõ trªn m¸y. §Þnh kú hoÆc cuèi th¸ng in ThÎ kho vµ Sæ chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ®èi chiÕu vµ kiÓm tra. BiÓu sè 6: Sæ chi tiÕt Sæ chi tiÕt vËt liÖu Tê sè: 10 Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 Tªn vËt liÖu: Erythromycin §¬n vÞ tÝnh: Kg Quy c¸ch, phÈm chÊt: M· sè: E001 Chøng tõ DiÔn gi¶i §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån Ngµy Sè SL Sè tiÒn SL Sè tiÒn SL Sè tiÒn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 30/4 Tån kho 810.000 250 202.500.000 10/5 05 NhËp mua cña CTy DPTBYT Hµ Néi 850.000 150 127.500.000 400 330.000.000 12/5 04 XuÊt cho Ph©n x­ëng viªn 825.000 50 41.250.000 350 288.750.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc KÕ to¸n m¸y ®ång thêi cho xem vµ in B¶ng c©n ®èi vËt t­ ®Ó theo dâi nhËp-xuÊt-tån cña tÊt c¶ vËt liÖu vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. BiÓu sè 7: B¶ng c©n ®èi vËt t­ B¶ng c©n ®èi vËt t­ (152) Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 Tµi kho¶n: 152- nguyªn liÖu, vËt liÖu PS nî trong kú: 543.301.200 Tªn vËt t­ §¬n vÞ SL tån ®Çu TiÒn tån ®Çu SL nhËp T.TiÒn nhËp SL xuÊt Gi¸ vèn xuÊt SL tån TiÒn tån cuèi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Erythromycin kg 250 202.500.000 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 LËp ngµy th¸ng n¨m Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Danh môc hÖ thèng c¸c tµi kho¶n chñ yÕu ®­îc x©y dùng trªn m¸y gåm: Tµi kho¶n lo¹i 1: TK 111, 112, 131, 141, 152, 155, 159 Tµi kho¶n lo¹i 2: TK 211, 213, 214 Tµi kho¶n lo¹i 3: TK 311,341, 331, 336, 338 Tµi kho¶n lo¹i 4: TK 411, 414, 421. Tµi kho¶n lo¹i 5: Tk 511, 512, 532 Tµi kho¶n lo¹i 6: TK 621, 622, 627 Tµi kho¶n lo¹i 9: TK 911 v.v... Sæ tæng hîp ®­îc thiÕt kÕ trªn m¸y cho c¸c phÇn hµnh gåm: B¶ng kª chøng tõ, Chøng tõ ghi sæ, Sæ c¸i tµi kho¶n, Sæ tæng hîp, chi tiÕt cña mét tµi kho¶n,... - §èi víi kÕ to¸n vËt liÖu, sæ tæng hîp cÇn in ra lµ: B¶ng kª nhËp, B¶ng kª xuÊt Chøng tõ ghi sæ: më riªng cho nghiÖp vô nhËp, riªng cho nghiÖp vô xuÊt Sæ c¸i TK 152 Ngoµi ra, cßn cã mét sè Sæ tæng hîp vµ chi tiÕt liªn quan ®Õn nhËp, xuÊt vËt liÖu vÝ dô nh­ Sæ tæng hîp c«ng nî liªn quan nghiÖp vô nhËp vËt liÖu mua ngoµi,... - Quy tr×nh kÕ to¸n tæng hîp trªn m¸y: Sæ c¸i TK 152 PhiÕu xuÊt kho PhiÕu nhËp kho Sæ c¸i TK 152 Chøng tõ ghi sæ B¶ng kª xuÊt B¶ng kª nhËp Sæ chi tiÕt Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng, ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu - Thùc hiÖn quy tr×nh h¹ch to¸n: Hµng ngµy, c¨n cø vµo PhiÕu nhËp kho, PhiÕu xuÊt kho ®· lËp, KÕ to¸n vËt liÖu nhËp sè liÖu vµo m¸y th«ng qua c¸c B¶ng kª nhËp vµ B¶ng kª xuÊt. BiÓu sè 8: B¶ng kª nhËp B¶ng kª nhËp vËt liÖu Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 Tµi kho¶n : 152 - Nguyªn liÖu, vËt liÖu Chøng tõ Tk ®èi øng M· sè Tªn vËt t­ SL nhËp §¬n gi¸ nhËp Thµnh tiÒn Ngµy Sè 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 10/05/2001 05 111 E001 Erythromycin 150 850.000 127.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 543.301.200 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc BiÓu sè 9: Chøng tõ ghi sæ nghiÖp vô nhËp Chøng tõ ghi sæ Sè 01 ngµy 31/5/2001 DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã 1 2 3 4 NhËp c¸c kho¶n vËt t­ 152 543.301.200 trong th¸ng 5/2001 111 260.310.000 112 200.250.180 ... ... 543.301.200 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc BiÓu sè 10: B¶ng kª xuÊt B¶ng kª xuÊt vËt liÖu Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 Tµi kho¶n : 152 - Nguyªn liÖu, vËt liÖu Chøng tõ Tk ®èi øng M· sè Tªn vËt t­ SL nhËp §¬n gi¸ nhËp Thµnh tiÒn Ngµy Sè 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 12/05/2001 04 621 E001 Erythromycin 150 850.000 127.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 450.000.000 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc BiÓu sè 11: Chøng tõ ghi sæ nghiÖp vô xuÊt Chøng tõ ghi sæ Sè 02 ngµy 31/5/2001 DiÔn gi¶i Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî Cã 1 2 3 4 XuÊt c¸c kho¶n vËt t­ 621 trong th¸ng 5/2001 627 ... ... 152 450.000.000 450.000.000 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc BiÓu sè 12: Sæ c¸i TK 152 Sæ c¸i Tµi kho¶n 152- Nguyªn liÖu, vËt liÖu Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 D­ nî ®Çu kú: 330.250.000 D­ nî cuèi kú: 423.551.200 Chøng tõ ghi sæ DiÔn gi¶i Tµi kho¶n ®èi øng Sè tiÒn Ngµy Sè Nî Cã 1 2 3 4 5 6 31/05/2001 01 NhËp vËt liÖu ... 543.301.200 31/05/2001 02 XuÊt vËt liÖu ... 450.000.000 820.450.000 450.000.000 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc B­íc 3: Tæ chøc giai ®o¹n lËp b¸o c¸o kÕ to¸n: M¸y tÝnh c¨n cø vµo c¸c Sæ chi tiÕt, Sæ tæng hîp, Sæ c¸i cña tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh thùc hiÖn ph­¬ng ph¸p tæng hîp-c©n ®èi ®Ó kÕt xuÊt b¸o c¸o kÕ to¸n vµo bÊt kú thêi ®iÓm nµo. XÝ nghiÖp yªu cÇu c«ng t¸c kÕ to¸n cung cÊp 3 b¸o c¸o kÕ to¸n chÝnh: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh gåm 3 phÇn: PhÇn 1:l·i, lç PhÇn 2: NghÜa vô PhÇn 3: ThuÕ GTGT B¶ng l­u chuyÓn tiÒn tÖ Ngoµi ra, t¹i mçi phÇn hµnh cßn cã c¸c b¸o c¸o riªng cho phÇn hµnh ®ã nh­: B¸o c¸o gi¸ thµnh thùc tÕ, B¸o c¸o c«ng nî, B¸o c¸o thu nép BHXH, B¸o c¸o qu©n sè vµ tiÒn l­¬ng, B¸o c¸o chi mua TSC§ v.v... PhÇn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu cho phÐp xem vµ in B¸o c¸o tån vËt t­ ®Çu kú, cuèi kú theo m· sè vËt t­, theo m· nhãm ho¨c theo bé phËn sö dông v.v... KÕt cÊu b¸o c¸o nµy gièng B¶ng c©n ®èi vËt t­ nh­ng chØ kÕt xuÊt tån ®Çu vµ d­ ®Çu hoÆc tån cuèi vµ d­ cuèi. Tr­íc khi lËp B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, KÕ to¸n tr­ëng cã thÓ in B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n ®Ó kiÓm tra sè ph¸t sinh vµ sè d­ cña mçi tµi kho¶n. Tæng d­ nî vµ d­ cã cña tÊt c¶ tµi kho¶n trªn B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh b»ng nhau, sè d­ tõng tµi kho¶n trªn b¶ng nµy b»ng sè d­ tõng tµi kho¶n t­¬ng øng trªn Sæ tæng hîp chi tiÕt c¸c tµi kho¶n. Cô thÓ, sè d­ tµi kho¶n 152 trªn B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng sè d­ tµi kho¶n 152 trªn B¶ng c©n ®èi vËt t­. BiÓu sè 13: B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh (trÝch) B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Tõ ngµy 01/05/2001 ®Õn 31/05/2001 Sè hiÖu TK Tªn TK Sè d­ ®Çu Sè ph¸t sinh Sè d­ cuèi Nî Cã Nî Cã Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 ... ... ... ... ... ... ... ... Céng xxx xxx xxx xxx xxx xxx Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n bao gåm tæ chøc m« h×nh bé m¸y vµ tæ chøc lao ®éng kÕ to¸n trong bé m¸y. ViÖc tæ chøc lao ®éng kÕ to¸n lµ sù lùa chän, s¾p xÕp tæ chøc con ng­êi t¹o mèi liªn hÖ däc ngang trong bé m¸y. §¬n vÞ kh«ng chØ ph¶i tæ chøc x©y dùng ®éi ngò kÕ to¸n vÒ sè l­îng nh©n viªn vµ chÊt l­îng chuyªn m«n mµ cßn tæ chøc ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n nh¾m thiÕt lËp mèi quan hÖ lao ®éng trong bé m¸y kÕ to¸n còng nh­ mèi quan hÖ cña phßng Tµi chÝnh víi c¸c phßng ban kh¸c trong XÝ nghiÖp. XuÊt ph¸t tõ thùc tiÔn tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc qu¶n lý vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ®· tr×nh bµy ë c¸c môc tr­íc, bé m¸y kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung. S¬ ®å 13: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, bhxh +thñ quü KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ CCDC KÕ to¸n gi¸ thµnh vµ TSC§ KÕ to¸n tiªu thô vµ thanh to¸n Theo h×nh thøc thÓ hiÖn trong s¬ ®å nµy, toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc tËp trung ë mét phßng duy nhÊt lµ phßng Tµi chÝnh. Phßng gåm 1 KÕ to¸n tr­ëng kiÓm tr­ëng phßng Tµi chÝnh, 1 KÕ to¸n tæng hîp kiªm KÕ to¸n thanh to¸n, 2 KÕ to¸n viªn vµ 1 Thñ quü víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cô thÓ nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng: lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chung toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp, gióp gi¸m ®èc lËp dù to¸n thu chi tµi chÝnh hµng n¨m, tham m­u cho gi¸m ®èc trong viÖc ®iÒu hµnh qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh, tham gia lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ c¸c chØ tiªu giao nép Ng©n s¸ch Quèc phßng vµ Nhµ n­íc. KÕ to¸n tr­ëng cã vai trß x¸c nhËn chøng tõ ban ®Çu ®­îc lËp cã ý nghÜa kinh tÕ vµ minh chøng cho nghiÖp vô x¶y ra, cho phÐp chøng tõ lu©n chuyÓn ®Õn n¬i quy ®Þnh, ®ãng dÊu tÊt c¶ sæ tµi kho¶n cña XÝ nghiÖp. KÕ to¸n tæng hîp kiªm KÕ to¸n tiªu thô, thanh to¸n nî ph¶i thu, nî ph¶i tr¶: Mét mÆt lËp hå s¬ hµng th¸ng vÒ t×nh h×nh göi hµng ®i vµ tiªu thô hµng ho¸, lËp, tham gia lu©n chuyÓn, ®Þnh kho¶n vµ ph©n lo¹i cho chøng tõ liªn quan theo quy ®Þnh. MÆt kh¸c, theo dâi t×nh h×nh thu mua nguyªn vËt liÖu, nghiÖp vô chi vèn b»ng tiÒn, b»ng hiÖn vËt, nghiÖp vô thanh to¸n, nghiÖp vô vay ng¾n h¹n, dµi h¹n t¹i Ng©n hµng ®Ó hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc ®· ®­îc ký duyÖt ®ãng dÊu ®Ó viÕt phiÕu thu hoÆc phiÕu chi, xin ch÷ ký cña KÕ to¸n tr­ëng, ch÷ ký cña gi¸m ®èc, sau ®ã chuyÓn cho thñ quü thùc hiÖn. H¬n n÷a, víi t­ c¸ch lµ mét KÕ to¸n tæng hîp, KÕ to¸n thanh to¸n ®ång thêi kiÓm tra tÊt c¶ chøng tõ gèc tr­íc khi cËp nhËt vµo m¸y vµ qu¶n lý l­u tr÷; qu¶n lý chÆt chÏ sæ c¸i, sæ chi tiÕt vµ c¸c b¶n b¸o c¸o ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trªn m¸y còng nh­ khi in ra. Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý kÕt sæ vµ b¸o c¸o KÕ to¸n tr­ëng kiÓm tra ký vµo sæ th¸ng ®ã, quý ®ã. KÕ to¸n tæng hîp cßn gióp KÕ to¸n tr­ëng tæng hîp, c©n ®èi sæ s¸ch, lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, bao b×, c«ng cô dông cô: theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu thu mua, t×nh h×nh sö dông c«ng cô dông cô, ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu, t×m c¸c biÖn ph¸p gi¶m gi¸, tiÕt kiÖm vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt vµ kh¾c phôc tr­êng hîp hao hôt mÊt m¸t c¸c lo¹i v©t liÖu. KÕ to¸n vËt liÖu cßn cã nhiÖm vô xuèng kho giao nhËn chøng tõ gèc, ®Þnh kho¶n vµ ph©n lo¹i chøng tõ, ghi ®¬n gi¸ vµ thµnh tiÒn, dïng phiÕu nhËp - xuÊt vËt t­ ®Ó cËp nhËt vµo m¸y tÝnh. KÕ to¸n gi¸ thµnh, TSC§: cã nhiÖm vô theo dâi c¬ cÊu, t×nh h×nh biÕn ®éng vµ hiÖu qu¶ sö dông TSC§, tæ chøc hÖ thèng chøng tõ sæ s¸ch, nguyªn t¾c ghi chÐp biÕn ®éng TSC§ råi ®­a lªn KÕ to¸n tr­ëng x¸c nhËn trªn c¬ së c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n t¹i c¸c phßng, ban. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, BHXH kiªm Thñ quü: cã nhiÖm vô tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu vÒ l­¬ng, BHXH hµng th¸ng ®ång thêi cËp nhËt vµ ®Þnh kho¶n nghiÖp vô liªn quan ®Õn tiÒn l­¬ng vµ BHXH. Bªn c¹nh ®ã, ®Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý, KÕ to¸n cã thÓ chØ tiÕp nhËn chøng tõ lao ®éng tiÒn l­¬ng d­íi ph©n x­ëng göi lªn vµ ký x¸c nhËn ®Ó chuyÓn chøng tõ cho Thñ quü thanh to¸n. Do gi¶m thiÓu khèi l­îng c«ng viÖc nh­ vËy, KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ BHXH ®ång thêi trùc tiÕp qu¶n lý tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng, c¨n cø chøng tõ thu-chi ®Çy ®ñ ch÷ ký míi ®­îc thùc hiÖn. Thñ quü qu¶n lý sæ quü tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng, ®èi chiÕu víi sæ tæng hîp, b¸o c¸o KÕ to¸n tr­ëng kiÓm tra vµ ký sæ. Hµng ngµy thñ quü nghØ thu chi tiÒn vµo håi 16 giê, kiÓm quü vµ liªm phong kÐt. Ch×a kho¸ kÐt cho vµo tói niªm phong göi v¨n th­ b¶o mËt kh«ng ®­îc mang vÒ nhµ. Do c«ng t¸c kÕ to¸n mçi phÇn hµnh t­¬ng ®èi ®¬n gi¶n l¹i cã sù trî gióp cña m¸y vi tÝnh nªn viÖc kiªm nhiÖm mét sè phÇn hµnh cña kÕ to¸n viªn ë XÝ nghiÖp lµ hoµn toµn phï hîp. Quan hÖ lao ®éng trong bé m¸y lµ quan hÖ trùc tuyÕn, phï hîp víi nguyªn t¾c chØ ®¹o trùc tiÕp tõ KÕ to¸n tr­ëng hay Tr­ëng phßng Tµi chÝnh cña XÝ nghiÖp ®èi víi kÕ to¸n viªn. Víi c¸c tæ chøc nh­ trªn, mçi bé phËn kÕ to¸n tuy cã chøc n¨ng, nhiÖm vô riªng song gi÷a chóng l¹i cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau trong ph¹m vi quyÒn h¹n vµ nhiÖm vô cña m×nh. Bªn c¹nh ®ã thiÕt lËp ®­îc mèi quan hÖ qu¶n lý vÒ mÆt tæ chøc còng nh­ vÒ mÆt tµi chÝnh gi÷a phßng Tµi chÝnh víi c¸c phßng ban kh¸c, võa b¶o ®¶m nguyªn t¾c "ph©n c¸ch nhiÖm vô" võa gi¶m thiÓu chi phÝ vÒ nh©n sù, chi phÝ tæ chøc, nhÊt lµ gi¶m sù l·ng phÝ mµ kh«ng hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t. Tuy nhiªn, sù ph©n c«ng nhiÖm vô trong ®¬n vÞ cßn ch­a thùc sù triÖt ®Ó, vµ hiÖu qu¶ cßn thiÕu tÝnh chñ ®éng vµ khoa häc trong viÖc ph©n c«ng c«ng viÖc hµng ngµy nªn cßn t¹o mét sè khã kh¨n cho c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ kiÓm tra, kiÓm so¸t. PhÇn III Hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n t¹i XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n t¹i XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 cho thÊy sù vËn dông linh ho¹t lý thuyÕt tæ chøc kÕ to¸n nãi chung ¸p dông phæ biÕn trong c¸c doanh nghiÖp vµo ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña XÝ nghiÖp. Th«ng qua ®ã, em muèn ®­a ra mét sè nhËn xÐt vµ ý kiÕn cña m×nh gãp phÇn hoµn thiÖn nh÷ng mÆt, theo em, ch­a thËt tèt trong tæ chøc kÕ to¸n cña ®¬n vÞ, rót ng¾n kho¶ng c¸ch gi÷a lý luËn vµ thùc tiÔn, t¹o tiÒn ®Ò cho em cã c¬ së lý luËn vµ thùc tiÔn phï hîp víi yªu cÇu cña bµi viÕt vµ m«n häc. Tõ khi nÒn kinh tÕ n­íc ta chuyÓn tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam ph¶i ho¹t ®éng trong mét m«i tr­êng kinh doanh víi nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ vµ ®a h×nh thøc së h÷u. §©y lµ mét thuËn lîi rÊt lín cho c¸c doanh nghiÖp trong tiÕn tr×nh më réng thÞ tr­êng vµ quan hÖ ®èi t¸c nh­ng ®ång thêi còng lµ th¸ch thøc kh«ng nhá cho c¸c doanh nghiÖp trong chiÕn l­îc c¹nh tranh gay g¾t nh»m kh¼ng ®Þnh vÞ thÕ cña m×nh trªn th­¬ng tr­êng. Bªn c¹nh ®ã, ®øng tr­íc xu thÕ toµn cÇu hãa, héi nhËp kinh tÕ thÕ giíi vµ khu vùc ®ang ngµy cµng ®­îc ®Èy m¹nh, c¸c doanh nghiÖp kh«ng nh÷ng kh«ng thÓ t¸ch m×nh ra khái céng ®ång ®ã mµ cßn ph¶i kh«ng ngõng ®æi míi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh, hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý, nhÊt lµ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung hay tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng, bëi ®ã kh«ng chØ lµ c«ng viÖc tÝnh to¸n ghi chÐp thuÇn tuý vÒ nguån vèn vµ qu¸ tr×nh tuÇn hoµn vèn mµ cßn lµ bé phËn chñ yÕu cña hÖ thèng th«ng tin, c«ng cô thiÕt yÕu cña qu¶n lý, hç trî ®¾c lùc cho chñ doanh nghiÖp n¾m b¾t chÝnh x¸c vµ kÞp thêi t×nh h×nh tµi chÝnh vµ kinh doanh cua doanh nghiÖp m×nh. Víi bÒ dµy kinh nghiÖm gÇn 30 n¨m ho¹t ®éng trªn th­¬ng tr­êng cïng víi ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n v÷ng vµng, bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc khoa häc vµ hiÖu qu¶, XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 ®· ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vÞ thÕ cña m×nh trong c¬ chÕ ®æi míi hiÖn nay. MÆt hµng kinh doanh cña XÝ nghiÖp lµ lo¹i cã tÝnh n¨ng ®Æc biÖt, t¸c ®éng trùc tiÕp tíi søc kháe con ng­êi nªn XÝ nghiÖp ph¶i chÞu søc Ðp tõ rÊt nhiÒu bªn h÷u quan, tuy nhiªn, viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n hîp lý ®· gióp cho ®¬n vÞ võa cung cÊp nhiÒu lo¹i thuèc kh¸c nhau ®¸p øng ®ñ, tèt nhu cÇu kh¸m ch÷a bÖnh l¹i võa b¶o ®¶m ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hiÖu qu¶. Cã thÓ nãi, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng nhÊt ®Þnh. §iÒu nµy cßn nhê vµo viÖc tæ chøc hÖ thèng sæ vµ bé m¸y kÕ to¸n mét c¸ch hîp lý, phï hîp ®Æc ®iÓm kinh doanh cña ®¬n vÞ. Mét sè ­u nh­îc ®iÓm trong tæ chøc kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp: ViÖc vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n vµ sæ s¸ch kÕ to¸n: H×nh thøc Chøng tõ-ghi sæ ®­îc ¸p dông cã c¶i tiÕn trªn m¸y vi tÝnh ®· gióp XÝ nghiÖp khai th¸c kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n, gi¶m tèi ®a nh÷ng sai sãt trong tÝnh to¸n ghi chÐp, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, gi¶m thiÓu lao ®éng kÕ to¸n mµ vÉn b¶o ®¶m tèt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n, cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi phôc vô yªu cÇu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh. H×nh thøc nµy tuy ¸p dông phï hîp víi thiÕt kÕ hÖ thèng sæ trªn m¸y nh­ng l¹i bá qua sæ §¨ng ký chøng tõ-ghi sæ do ®ã, chØ ph¶n ¸nh ®­îc c¸c chøng tõ gèc cïng lo¹i, cïng néi dung kinh tÕ trªn c¬ së c¸c B¶ng kª chøng tõ mµ kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc tr×nh tù thêi gian trªn sæ §¨ng ký chøng tõ. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c¸c phÇn hµnh: T¹i XÝ nghiÖp tuy kh«ng tæ chøc nhiÒu phÇn hµnh, khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n mçi phÇn hµnh kh«ng nhiÒu nh­ng tÊt c¶ ®Òu thèng nhÊt theo tr×nh tù kÕ to¸n tõ chøng tõ, tÝnh gi¸, ®èi øng ®Õn tæng hîp vµ c©n ®èi t¹o thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n diÔn ra liªn tôc, nhÊt qu¸n, t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c kiÓm tra kiÓm so¸t dÔ dµng vµ nhanh chãng h¬n. ViÖc lËp, ghi chÐp trªn chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh, vËn dông vµo ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña XÝ nghiÖp. Giai ®o¹n tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n, tæ chøc sæ tµi kho¶n vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn tù ®éng nhê m¸y vi tÝnh ®· rót ng¾n rÊt nhiÒu thêi gian gi÷a c¸c b­íc trong tr×nh tù kÕ to¸n, rót ng¾n thêi gian tæng hîp th«ng tin ®Ó cung cÊp cho ng­êi ra quyÕt ®Þnh. Tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu: XÝ nghiÖp ®· x©y dùng ®­îc hÖ thèng ®Þnh møc vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt nh»m lo¹i trõ viÖc sö dông l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu, b¶o ®¶m sö dông tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶. XÝ nghiÖp còng ®· x©y dùng sæ danh môc vËt liÖu theo thø tù s¾p xÕp ch÷ c¸i ®Çu tiªn cña tªn vËt liÖu tõ A-Z hîp lý gióp cho c«ng t¸c theo dâi vµ qu¶n lý vËt liÖu dÔ dµng h¬n. Tæ chøc lËp, lu©n chuyÓn vµ l­u tr÷ chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu t­¬ng ®èi tèt, phï hîp ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña XÝ nghiÖp, kh«ng x¶y ra t×nh tr¹ng chøng tõ kh«ng hîp lÖ vÉn ®­îc phÐp lu©n chuyÓn vµ thùc hiÖn nghiÖp vô. Tæ chøc Sæ chi tiÕt vµ Sæ tæng hîp tù ®éng trªn m¸y vi tÝnh vµ sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®· cung cÊp th«ng tin kÞp thêi vµ ®a d¹ng vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu, h¹n chÕ viÖc sai sãt trong ghi chÐp tªn vµ ký m· hiÖu rÊt khã ®äc, khã viÕt cña c¸c ho¸ chÊt. VËt liÖu ®­îc b¶o qu¶n trong ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o vÒ nhiÖt ®é, ¸nh s¸ng, cã ng¨n chøa ®ùng riªng cho mçi lo¹i, thuËn lîi cho viÖc vËn chuyÓn nhËp, xuÊt vËt liÖu vµ c«ng t¸c kÕ to¸n theo dâi vµ ghi chÐp. Tæ chøc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: Do cã sù trî gióp cña m¸y tÝnh, kÕ to¸n ®· bá qua mét sè chØ tiªu cÇn ph¶n ¸nh trªn chøng tõ. Tuy viÖc nµy kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ nh­ng lµm gi¶m tÝnh hîp lÖ cña chøng tõ khi cã bÊt th­êng x¶y ra bëi v× chøng tõ gèc lµ b»ng chøng x¸c thùc cã gi¸ trÞ nhÊt x¸c minh nghiÖp vô kinh tÕ thùc sù ph¸t sinh. VÝ dô: PhiÕu nhËp, xuÊt kho vËt liÖu do lu«n lu«n do phßng KÕ ho¹ch lËp theo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cÊp trªn giao nªn chØ cã ch÷ ký cña gi¸m ®èc mµ kh«ng cã ch÷ ký cña phô tr¸ch cung tiªu. Bªn c¹nh ®ã, kÕ to¸n cßn bá qua viÖc ®Þnh kho¶n trªn chøng tõ gèc, ghi sè l­îng nhËp xuÊt theo yªu cÇu nh­ng kh«ng ph¶n ¸nh sè thùc tÕ nhËp xuÊt. §èi víi nhiÒu vËt liÖu ph¶n ¸nh trªn cïng 1 chøng tõ nhËp xuÊt, kÕ to¸n kh«ng ghi thµnh tiÒn tõng lo¹i mµ chØ tÝnh sè tæng céng, ®iÒu nµy g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®èi chiÕu. Ngoµi ra, bé phËn qu¶n lý vµ bé phËn s¶n xuÊt ®­îc bè trÝ ë hai n¬i c¸ch nhau t­¬ng ®èi xa cã ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn thêi gian lu©n chuyÓn cña chøng tõ. Tæ chøc ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸: ViÖc ph©n lo¹i theo c«ng dông, tÝnh chÊt vµ sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho lµ thÝch hîp víi vËt liÖu vµ s¶n phÈm d­îc cña XÝ nghiÖp, tuy nhiªn, viÖc ®Þnh gi¸ xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n liªn hoµn g©y khã kh¨n trong viÖc tÝnh to¸n, nhÊt lµ khi cã nhiÒu nghiÖp vô nhËp mét lo¹i vËt liÖu trong cïng 1 th¸ng. KÕ to¸n m¸y gi¶m nhÑ ®­îc c«ng t¸c tÝnh to¸n thñ c«ng nh­ng kh«ng ph¶i lµ kh«ng cã sai sãt, vÉn ph¶i thùc hiÖn kiÓm tra, tÝnh to¸n l¹i b»ng tay. ViÖc tËp hîp chi phÝ ®Ó tÝnh gi¸ vèn thµnh phÈm nhËp kho hay xuÊt b¸n ph¶i thùc hiÖn t¸ch riªng trªn phÇn mÒm Excel ®Ó tr¸nh nhÇm lÉn nªn g©y mÊt nhiÒu thêi gian h¬n cho c«ng t¸c tÝnh gi¸. Tæ chøc ghi sæ chi tiÕt, tæng hîp vµ b¸o c¸o cho c¸c phÇn hµnh ®­îc thùc hiÖn tù ®éng trªn c¬ së ®èi øng kÕ to¸n mµ kÕ to¸n phÇn hµnh cËp nhËt. ChÝnh ®iÒu nµy t¹o nhiÒu thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n trong viÖc ph¶n ¸nh sè liÖu tæng hîp chÝnh x¸c trªn sæ s¸ch, b¸o c¸o nh­ng ®ång thêi rÊt khã kiÓm so¸t khi x¶y ra chªnh lÖch do sai sãt hay gian lËn (nÕu cã), nhÊt lµ trong ®iÒu kiÖn chØ cã mét m¸y vi tÝnh dïng cho cho c¶ phßng Tµi chÝnh. Tæ chøc chi tiÕt vµ tæng hîp c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu c¬ b¶n lµ tèt nh­ng chØ ®èi chiÕu sæ s¸ch, kh«ng kiÓm kª thùc tÕ mµ 6 th¸ng míi kiÓm kª mét lÇn. Chñng lo¹i vËt liÖu rÊt nhiÒu vµ rÊt dÔ nhÇm lÉn nªn rÊt khã t×m ra sai sãt ph¸t sinh th¸ng nµo khi cã chªnh lÖch gi÷a sæ s¸ch vµ thùc tÕ ®ång thêi khã kiÓm tra vËt liÖu Ýt sö dông bÞ kÐm phÈm chÊt. Tæ chøc bé m¸y: Víi quy m« s¶n xuÊt vµ qu¶n lý kh«ng lín, viÖc ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung cña XÝ nghiÖp tá ra rÊt phï hîp v× nã b¶o ®¶m sù thèng nhÊt, ph¸t huy ®Çy ®ñ vai trß vµ chøc n¨ng gi¸m ®èc kiÓm tra cña m×nh, tr¸nh l·ng phÝ thêi gian, tiÒn cña vµ c«ng søc. Bªn c¹nh ®ã, sù kiªm nhiÖm mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n ®· tiÕt kiÖm nh©n lùc, vËt lùc cña XÝ nghiÖp mµ vÉn ph¸t huy ­u thÕ cña ph©n c«ng lao ®éng vµ chuyªn m«n ho¸. M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tËp trung vµ quan hÖ lao ®éng kÕ to¸n trùc tuyÕn hoµn toµn phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh vµ qu¶n lý t¹i XÝ nghiÖp nh­ng l¹i tËp trung quyÒn lùc vµo ng­êi ®øng ®Çu bé m¸y. Bëi v× ®Æc thï riªng cña ®¬n vÞ lµ s¶n xuÊt thuèc ch÷a bÖnh, XÝ nghiÖp kh«ng chØ yªu cÇu ®éi ngò kÕ to¸n cã chuyªn m«n nghiÖp vô mµ cßn ph¶i n¾m v÷ng vÒ chñng lo¹i, tÝnh chÊt vµ c¸ch ghi chÐp c¸c lo¹i ho¸ chÊt d­îc liÖu nªn ®ã còng lµ mét h¹n chÕ trong tæ chøc qu¶n lý cña XÝ nghiÖp khi mµ kh«ng ph¶i ai trong bé m¸y kÕ to¸n ®Òu am hiÓu t­êng tËn c¸c lo¹i thuèc. ViÖc tù ®éng ho¸ trªn m¸y vi tÝnh còng cã mÆt tr¸i khi mµ ng­êi lµm kÕ to¸n kh«ng cÇn ph¶i hiÓu biÕt s©u vÒ nghiÖp vô kÕ to¸n, chØ cÇn ®¶m nhiÖm phÇn hµnh cña m×nh hiÖu qu¶ nªn nhiÒu khi hä cã thÓ cËp nhËt sè liÖu vµ lªn b¸o c¸o chÝnh x¸c nh­ng l¹i kh«ng hiÓu râ quy tr×nh kÕ to¸n, g©y nhiÒu khã kh¨n cho c«ng t¸c kiÓm tra, ®èi chiÕu cña bªn ngoµi còng nh­ bªn trong ®¬n vÞ. Sö dông mét m¸y vi tÝnh duy nhÊt trong phßng Tµi chÝnh g©y ¶nh h­ëng cho c«ng t¸c cËp nhËt sè liÖu khi mµ hai kÕ to¸n viªn kÕ to¸n viªn cïng vµo sè liÖu t¹i mét thêi ®iÓm hay khi kÕ to¸n tr­ëng muèn lªn b¸o c¸o vµo thêi ®iÓm bÊt kú l¹i ph¶i ®îi kÕ to¸n phÇn hµnh hoµn thµnh c«ng viÖc cña m×nh. Cã thÓ nãi, nh÷ng khã kh¨n tån ®äng cña XÝ nghiÖp kh«ng ph¶i lµ nhiÒu song nã sÏ ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt còng nh­ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh vµ qu¶n lý cña XÝ nghiÖp nÕu nh­ kh«ng cã nh÷ng c¶i tiÕn thay ®æi trong toµn XÝ nghiÖp. Kh«ng ngõng n©ng cao n¨ng lùc c¹nh tranh, c¶i tiÕn c«ng nghÖ s¶n xuÊt, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n lµ xu h­íng tÊt yÕu cña mäi doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trong thÞ tr­êng më cöa hiÖn nay. XÝ nghiÖp 120 sÏ kh«ng duy tr× ®­îc vÞ thÕ cña m×nh nÕu kh«ng tu©n theo quy luËt ®ã, nhÊt lµ khi ngµy cµng nhiÒu doanh nghiÖp ra ®êi ho¹t ®éng trong lÜnh vùc C«ng nghiÖp d­îc, ngµy cµng nhiÒu tæ chøc quan t©m vµ ®Çu tõ cho lÜnh vùc nµy. §êi sèng nh©n d©n ®ang dÇn ®­îc c¶i thiÖn. Mét khi cuéc sèng kh¸ h¬n con ng­êi ta b¾t ®Çu ®ßi hái nhiÒu h¬n ®Õn nhu cÇu kh¸m ch÷a bÖnh, kh«ng chØ ph¸t hiÖn bÖnh kÞp thêi, kh«ng chØ cã thuèc ch÷a mµ cßn ph¶i lµ thuèc tèt, cã hiÖu qu¶. Qua ®ã, cã thÓ nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 trong nhiÖm vô s¶n xuÊt d­îc phôc vô nh©n d©n. Vµ kh«ng g× kh¸c ngoµi hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n, nh»m cung cÊp th«ng tin phôc vô qu¶n lý, lµ mét trong nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh ®Õn vÞ thÕ cña XÝ nghiÖp trong xu thÕ héi nhËp, c¹nh tranh toµn cÇu, trong vai trß kÕ thõa vµ ph¸t huy nh÷ng thµnh tùu tr­íc ®ã cña ngµnh C«ng nghiÖp d­îc ViÖt Nam. Víi quan ®iÓm nh­ trªn, d­íi ®©y lµ nh÷ng suy nghÜ chñ quan cña riªng em nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp, n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý. VÒ tæ chøc bé sæ kÕ to¸n: So víi ChÕ ®é kÕ to¸n, XÝ nghiÖp ®Òu kh«ng cã sæ §¨ng ký chøng tõ-ghi sæ trªn m¸y còng nh­ khi in ra giÊy. XÝ nghiÖp nªn cã sù bæ sung sæ §¨ng ký chøng tõ-ghi sæ trªn phÇn mÒm kÕ to¸n cña m×nh cho phï hîp víi quy ®Þnh tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp theo h×nh thøc "Chøng tõ-ghi sæ". §©y lµ viÖc kh«ng ph¶i thùc hiÖn ®­îc ngay nh­ng cã thÓ kÕt hîp víi c«ng viÖc kh¸c cÇn lµm sÏ tr×nh bµy d­íi ®©y. Tuy trªn m¸y kh«ng ®­a ra tuÇn tù c¸c b­íc nh­ quy tr×nh tæ chøc sæ cña kÕ to¸n thñ c«ng nh­ng ph¶i kiÓm tra quy tr×nh ®ã trªn m¸y b»ng c¸ch sö dông 1 sè phÝm chøc n¨ng hoÆc in ra ®Ó ®èi chiÕu sæ chi tiÕt, sæ tæng hîp. Ch¼ng h¹n, ®Ó kiÓm tra sè tæng hîp chi tiÕt nhËp-xuÊt-tån 1 lo¹i vËt t­ cã khíp víi sè liÖu trªn B¶ng c©n ®èi vËt t­ hay kh«ng, kÕ to¸n ph¶i th­êng xuyªn më B¶ng c©n ®èi vËt t­, chän 1 lo¹i vËt t­, Ên phÝm chøc n¨ng, mµn h×nh sÏ hiÖn sè liÖu chi tiÕt liªn quan ®Õn lo¹i vËt t­ ®ã. §©y lµ mét vÝ dô cho thÊy quy tr×nh tæng hîp sè liÖu tõ sæ chi tiÕt lªn sæ tæng hîp chi tiÕt ®ßi hái kÕ to¸n viªn ph¶i n¾m ®­îc. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: Dï ®­îc cËp nhËt trªn m¸y nh­ng chøng tõ gèc vÉn cã gi¸ trÞ b»ng chøng h¬n h¼n, do ®ã, kÕ to¸n XÝ nghiÖp nªn cã chó ý h¬n trong viÖc ghi ®ñ c¸c yªu tè quy ®Þnh trªn chøng tõ, nhÊt lµ chøng tõ nhËp-xuÊt kho vËt liÖu, lo¹i chøng tõ sö dông nhiÒu nhÊt ë XÝ nghiÖp. VÒ tæ chøc ®¸nh gi¸ cho hµng tån kho, theo ý kiÕn cña em XÝ nghiÖp cã thÓ chuyÓn sang lùa chän ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Bëi v×, xÐt vÒ mÆt lý thuyÕt, ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¸ b×nh qu©n liªn hoµn mµ XÝ nghiÖp ®ang ¸p dông mÆc dï cho trÞ gi¸ vèn hµng tån kho chÝnh x¸c h¬n ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n dù tr÷ nh­ng trªn thùc tÕ viÖc tÝnh to¸n l¹i rÊt phøc t¹p h¬n ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ rÊt nhiÒu khi xuÊt hiÖn nhiÒu lÇn nhËp xuÊt kÕ tiÕp nhau trong mét thêi kú ng¾n. Víi viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷, XÝ nghiÖp chØ cÇn theo dâi sè l­îng vµ gi¸ trÞ hµng tån kho ®Çu kú, cuèi kú vµ sè l­îng hµng xuÊt kho trong kú sÏ dÔ dµng x¸c ®Þnh gi¸ trÞ gÇn ®óng cña hµng xuÊt trong kú. H¬n n÷a, gi¸ c¶ cña d­îc liÖu lµ mét lo¹i gi¸ c¶ rÊt Ýt biÕn ®éng nªn kÕt qu¶ thu ®­îc theo ph­¬ng ph¸p nµy sÏ cã chªnh lÖch kh«ng lín so víi ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n liªn hoµn mµ l¹i tÝnh to¸n ®¬n gi¶n, nhanh chãng h¬n. Tuy viÖc thay ®æi cã khã kh¨n ®èi víi phÇn mÒm kÕ to¸n nh­ng thø nhÊt, cã thÓ kÕt hîp viÖc nµy víi c«ng viÖc bæ sung sæ §¨ng ký chøng tõ-ghi sæ, thø hai lµ viÖc tÝnh to¸n nÕu b»ng tay sÏ ®¬n gi¶n h¬n, b»ng m¸y sÏ dÔ kiÓm tra h¬n. Tuú theo ®é dµi 1 kú h¹ch to¸n mµ XÝ nghiÖp lùa chän ®Ó in b¸o c¸o cã thÓ lµ 1 th¸ng, 1 quý hay 1 n¨m mµ viÖc tÝnh gi¸ sÏ thuËn lîi khi cã s½n gi¸ trÞ tån kho. MÆc dï vËy, ®©y còng kh«ng h¼n lµ ph­¬ng ¸n tèi ­u nÕu ®¬n vÞ cã sù ®ßi hái chÝnh x¸c h¬n trong viÖc tÝnh gi¸ bëi v× ph­¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n liªn hoµn cho gi¸ trÞ gÇn ®óng nhÊt, ®iÒu nµy g©y Ýt biÕn ®éng gi¸ c¶ nhÊt cña c¸c lo¹i thuèc s¶n xuÊt ra. XÝ nghiÖp nªn t¨ng c­êng sè lÇn kiÓm kª kho, kiÓm kª vËt t­-tµi s¶n. 6 th¸ng míi kiÓm kª mét lÇn lµ mét kho¶ng thêi gian rÊt dµi trong khi l¹i cã thÓ kÕt xuÊt b¸o c¸o sè liÖu thùc tÕ th­êng xuyªn 1 quý, 1 th¸ng hay thËm chÝ 1 tuÇn nÕu cã yªu cÇu cña cÊp trªn. Chñng lo¹i tån kho rÊt phong phó, kiÓm kª mÊt rÊt nhiÒu c«ng søc, thêi gian trong viÖc nhËn diÖn, c©n ®o ®ong ®Õm d­îc liÖu, do ®ã, XÝ nghiÖp tæ chøc kiÓm kª 2, 3 th¸ng 1 lÇn, hoÆc kiÓm kª ®ét xuÊt khi thÊy cã ph¸t sinh kh«ng b×nh th­êng hoÆc c¨n cø vµo l« s¶n phÈm s¶n xuÊt ra cã biÓu hiÖn kh«ng phï hîp tiªu chuÈn kü thuËt, kh«ng gièng l« hµng tr­íc. §èi víi c«ng t¸c kÕ to¸n TSC§: víi mËt ®é kiÓm kª nh­ trªn, kÕ to¸n TSC§ cÇn cã sù thay ®æi trong viÖc ghi chÐp biÕn ®éng t¨ng, gi¶m tµi s¶n ®Ó phï hîp h¬n. Cô thÓ, tÝnh khÊu hao, kiÓm tra ®é hao mßn tµi s¶n th«ng qua con sè cô thÓ kÕt hîp gi¸ trÞ sö dông thùc tÕ ®Ó x¸c ®Þnh chÝnh x¸c tµi s¶n cÇn xin thanh lý, nhÊt lµ ®èi víi nhiÒu m¸y mãc thiÕt bÞ, d©y chuyÒn s¶n xuÊt ®­îc Liªn X« viÖn trî ®· rÊt cò, c¬ së vËt chÊt nhµ x­ëng sö dông ®· khÊu hao hÕt mµ vÉn ®­îc sö dông vµ trÝch khÊu hao. §èi víi c«ng t¸c kÕ to¸n tiÒn l­¬ng: TÝnh to¸n tiÒn l­¬ng cho c«ng nh©n th­êng ®­îc thùc hiÖn d­íi ph©n x­ëng nªn kÕ to¸n tiÒn l­¬ng ph¶i th­êng xuyªn theo dâi h¬n, kh«ng nªn uû quyÒn toµn bé cho ph©n x­ëng mµ chØ theo dâi sè liÖu cËp nhËt vµo m¸y. Cã nh­ vËy, míi ®¶m b¶o gi¸ thµnh s¶n phÈm tÝnh ra ®­îc chÝnh x¸c. §èi víi c«ng t¸c kÕ to¸n thanh to¸n: nî cña XÝ nghiÖp chØ cho phÐp trong vßng 15 - 20 ngµy nh­ng thùc tÕ kh¸ch hµng th­êng ký nî tõ 20 - 30 ngµy míi thanh to¸n, h¬n n÷a l¹i thanh to¸n sau 1 th¸ng hoÆc tr¶ dÇn. V× vËy, kÕ to¸n thanh to¸n cÇn theo dâi chÆt chÏ h¬n n÷a c¸c kho¶n c«ng nî, cã thÓ ngõng cung cÊp ®èi víi kh¸ch hµng nî qu¸ h¹n hoÆc kh«ng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n. §èi víi kh¸ch hµng ®Õn thêi h¹n thanh to¸n, kÕ to¸n thanh to¸n ph¶i cã sè liÖu x¸c thùc göi cÊp trªn ®Ó yªu cÇu th«ng b¸o cho kh¸ch hµng, tÝnh l·i suÊt vay qu¸ h¹n trªn sè tiÒn tr¶ chËm theo l·i suÊt qu¸ h¹n do Ng©n hµng quy ®Þnh. §èi víi c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu vµ tÝnh gi¸ thµnh: em cho r»ng nªn cã b¶ng tÝnh gi¸ thµnh vµ tËp hîp chi phÝ theo kho¶n môc trªn phÇn mÒm BSC ®Ó h¹n chÕ viÖc tÝnh riªng trªn phÇn mÒm Excel sÏ mÊt nhiÒu thêi gian h¬n cho viÖc ®èi chiÕu, chØnh söa vµ xem chi tiÕt, tæng hîp ngay trªn mét sæ. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: VÒ c¬ së vËt chÊt phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n: cÇn ®­îc ®æi míi vµ c¶i tiÕn. Theo em, tr­íc m¾t cã thÓ t¨ng thªm 1 m¸y vi tÝnh n÷a cho phßng Tµi chÝnh. Hai m¸y vi tÝnh ®­îc nèi m¹ng néi bé sÏ trî gióp ®¾c lùc cho c«ng t¸c th«ng tin vµ kiÓm tra. Mét m¸y dïng cho KÕ to¸n phÇn hµnh, m¸y cßn l¹i sö dông cho KÕ to¸n tr­ëng. KÕ to¸n tr­ëng ph¶i cã m· sè riªng khi më c¸c b¸o c¸o ®· ®­îc lªn sæ chÝnh thøc tr¸nh viÖc xem söa kh«ng ®óng. KÕ to¸n phÇn hµnh còng cã thÓ cã m· sè riªng trong ph¹m vi phÇn hµnh cña m×nh ®Ó kh«ng x¶y ra viÖc thay ®æi sè liÖu, rÊt khã cã thÓ ph¸t hiÖn ®­îc. Ph­¬ng ph¸p nµy tuy b¶o mËt ®­îc sè liÖu nh­ng còng kh«ng ph¶i tèi ­u bëi mçi khi cÇn sè liÖu phÇn hµnh kh¸c l¹i cÇn cã sù cho phÐp më m· sè cña kÕ to¸n kh¸c. Do vËy, kÕ to¸n viªn cÇn cã sù phèi hîp ®iÒu hoµ, hîp t¸c lao ®éng mét c¸ch khoa häc vµ hîp lý. HiÖn nay t¹i XÝ nghiÖp chØ sö dông mét m¸y in duy nhÊt lµ m¸y in kim. XÝ nghiÖp nªn ®Ò xuÊt cÊp trªn bæ sung mét m¸y in lazer. M¸y in lazer cã t¸c dông ®Èy nhanh tèc ®é in nh­ng vÉn cÇn cã m¸y in kim bëi cã nh÷ng b¶n b¸o c¸o chØ m¸y in nµy thùc hiÖn ®­îc. §Çu t­ nh÷ng ph­¬ng tiÖn trªn ph¶i bá ra rÊt nhiÒu kinh phÝ, nÕu ch­a nãi ®Õn chi phÝ cho thuª l¾p ®Æt, thiÕt kÕ hoµn thiÖn phÇn mÒm. Tuy nhiªn, ®©y lµ nhiÖm vô mµ XÝ nghiÖp cÇn ph¶i thùc hiÖn ngay ®Ó phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n mét c¸ch hiÖu qu¶. Bªn c¹nh ®ã, ®éi ngò c¸n bé lao ®éng kÕ to¸n cÇn ®­îc ®µo t¹o kh«ng chØ vÒ nghiÖp vô kÕ to¸n, vÒ tr×nh ®é tin häc mµ cßn c¶ vÒ chuyªn m«n d­îc liÖu. §Ó thùc hiÖn c¶ 3 yªu cÇu trªn lµ hÕt søc khã kh¨n nh­ng XÝ nghiÖp ph¶i thùc hiÖn tõng b­íc mét. Do vËy, chuÈn bÞ cho ph­¬ng h­íng l©u dµi, tr­íc m¾t, XÝ nghiÖp cÇn t¨ng c­êng ®µo t¹o kiÕn thøc tin häc cho kÕ to¸n viªn, tiÕp xóc nhiÒu h¬n víi phÇn mÒm øng dông, t×m hiÓu thªm vÒ c¸ch ghi chÐp d­îc liÖu ®Ó kh«ng viÕt sai tªn vËt liÖu ¶nh h­ëng rÊt lín tíi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt vµ uy tÝn XÝ nghiÖp. Ngoµi ph­¬ng ¸n trªn, tr­íc m¾t XÝ nghiÖp cã thÓ bæ sung cho phßng Tµi chÝnh 1 kü thuËt viªn hay mét c¸n bé tham m­u kh«ng chØ hiÓu nghiÖp vô kÕ to¸n mµ cßn rÊt t­êng tËn c¸c lo¹i thuèc. BiÖn ph¸p nµy sÏ kÕt nèi gi÷a bé phËn qu¶n lý víi bé phËn kÕ to¸n vµ bé phËn s¶n xuÊt. VÒ l©u dµi, XÝ nghiÖp sÏ t¨ng c­êng båi d­ìng chuyªn m«n d­îc cho c¸c kÕ to¸n viªn th«ng qua viÖc tæ chøc líp båi d­ìng ngay t¹i XÝ nghiÖp ngoµi giê hµnh chÝnh hoÆc cö c¸n bé kÕ to¸n ®i häc thªm ë c¸c líp ng¾n h¹n. C«ng viÖc thu chi cña XÝ nghiÖp t­¬ng ®èi lín, bªn c¹nh ®ã, l¹i ph¸t sinh nhiÒu kho¶n chi phÝ chung tuy nhá nh­ng l¹i rÊt cÇn thiÕt cho sinh ho¹t vµ c«ng viÖc hµng ngµy, do vËy, nªn cã 1 thñ quü ho¹t ®éng ®éc lËp kh«ng kiªm nhiÖm phÇn hµnh nµo kh¸c nh»m t¹o thuËn lîi cho viÖc b¶o qu¶n thu chi quü. ViÖc nµy cã lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh hµng ngµy nh­ng l¹i t¨ng sè l­îng lao ®éng kÌm theo nhiÒu kho¶n chi phÝ ph¸t sinh cho 1 c¸n bé t¨ng thªm trong khi kÕ to¸n 1 sè phÇn hµnh kh¸c l¹i rÊt nhµn rçi. Cuèi cïng, em cã mét sè ý kiÕn gãp phÇn ®Èy m¹nh hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ. Trong t­¬ng lai vµi n¨m tíi, XÝ nghiÖp nªn cã nh÷ng ho¹t ®éng më réng thÞ tr­êng b¸n bu«n, b¸n lÎ th«ng qua c¸c ®¹i lý t¹i c¸c tØnh xa bëi s¶n phÈm cña XÝ nghiÖp kh«ng chØ phôc vô qu©n ®éi mµ cßn c¶ nh©n d©n c¶ n­íc. N¾m b¾t nhanh nh¹y th«ng tin thÞ tr­êng, dù ®o¸n l­îng tiªu thô vµ gi¸ c¶ biÕn ®éng tr¸nh t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, tån kho qu¸ nhiÒu lµm chÝ phÝ liªn quan ph¸t sinh qu¸ lín, ®ång thêi t¨ng c­êng quan hÖ víi b¹n hµng, xóc tiÕn viÖc ký kÕt hîp ®ång lµ nh÷ng c«ng viÖc kh«ng ph¶i thùc hiÖn theo thêi kú mµ ph¶i ®óc kÕt hµng ngµy ®­a ra ph­¬ng ¸n kinh doanh tèi ­u cña toµn XÝ nghiÖp, nhÊt lµ cña ban ThÞ tr­êng. Nh­ vËy, tæ chøc s¾p xÕp nh©n sù hîp lý, ph©n c«ng quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm mét c¸ch khoa häc, t¨ng c­êng kiÓm so¸t néi bé trong qu¸ tr×nh qu¶n lý, ®æi míi quy tr×nh s¶n xuÊt, t¨ng søc c¹nh tranh, më réng quan hÖ thÞ tr­êng hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ nh÷ng nhiÖm vô mµ XÝ nghiÖp lu«n ph¶i coi träng vµ kÕt hîp hµi hoµ nh»m duy tr× vµ ®Èy m¹nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Nh÷ng c«ng viÖc nhá nhÊt, cô thÓ nhÊt cã tèt míi gi¶m ®­îc chi phÝ qu¶n lý, míi phôc vô yªu cÇu qu¶n lý mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. Víi nh÷ng ®ãng gãp v« cïng nhá bÐ trªn em hy väng vµ tin t­ëng r»ng XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 sÏ lu«n v÷ng b­íc trªn ho¹t ®éng th­¬ng tr­êng trong thêi kú ®æi míi toµn diÖn hiÖn nay vµ vÒ l©u dµi sÏ chiÕm vÞ trÝ chñ chèt trong ngµnh C«ng nghiÖp d­îc ViÖt Nam. Sù kÕt hîp chÆt chÏ lý luËn chung vµ thùc tiÔn vÒ tæ chøc kÕ to¸n t¹i mét ®¬n vÞ kinh tÕ th«ng qua mét phÇn hµnh kÕ to¸n cô thÓ cïng nh÷ng kiÕn nghÞ vÒ ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn cho ®¬n vÞ thÓ hiÖn râ nÐt trong 3 phÇn ®· tr×nh bµy gióp em hiÓu s©u h¬n, râ rµng h¬n vÒ lý thuyÕt ®· häc vµ viÖc vËn dông lý thuyÕt ®ã trong thùc tÕ c¸c doanh nghiÖp. Tõ ®ã, cã nh÷ng ®Þnh h­íng t­¬ng lai cô thÓ cho m×nh trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu häc tËp trªn ghÕ nhµ tr­êng vµ thêi gian c«ng t¸c sau nµy mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. KÕt luËn Qua néi dung ®­îc tr×nh bµy ë trªn, em cho r»ng mét m« h×nh tæ chøc qu¶n lý vµ tæ chøc hÖ thèng s¶n xuÊt tèt, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n hiÖu qu¶ cã mét ý nghÜa v« cïng quan träng trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña XÝ nghiÖp. Trªn c¬ së nghiªn cøu tõ tæng quan ®Õn chi tiÕt, tõ tæ chøc c«ng t¸c ®Õn tæ chøc bé m¸y, qu¸ tr×nh kh¶o s¸t thùc tiÔn nµy ®· gióp Ých em rÊt nhiÒu khi vËn dông kiÕn thøc cña m×nh trong viÖc t×m hiÓu m« h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ. Trong B¸o c¸o nµy, em còng ®· m¹nh d¹n nªu lªn mét sè ý kiÕn cña m×nh nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña XÝ nghiÖp. Tùu chung l¹i theo em, XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 cÇn ®Èy m¹nh h¬n n÷a c«ng t¸c kiÓm so¸t chÆt chÏ ho¹t ®éng tµi chÝnh, ph©n c«ng lao ®éng mét c¸ch cô thÓ h¬n, ®Æc biÖt c¶i tiÕn, n©ng cÊp thªm m¸y vi tÝnh phôc vô hiÖu qu¶ quy tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n trªn m¸y tÝnh, gi¶m bít g¸nh nÆng cho lao ®éng kÕ to¸n thñ c«ng. §©y lµ b­íc tiÕp xóc ®Çu tiªn víi thùc tÕ, h¬n n÷a do thêi gian t­¬ng ®èi ng¾n, Chuyªn ®Ò cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt, h¹n chÕ nhÊt ®Þnh. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý cña c¸c thÇy, c« gi¸o cïng c¸c c« chó phßng Tµi chÝnh vµ Ban l·nh ®¹o XÝ nghiÖp ®Ó bµi viÕt cña em hoµn chØnh h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n GS-TS NguyÔn Quang Quynh vµ toµn thÓ c¸n bé phßng Tµi chÝnh cña XÝ nghiÖp ®· gióp ®ì em hoµn thµnh Chuyªn ®Ò thùc tËp cña m×nh. Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 1. Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n - Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh Hµ Néi 2. KÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp - Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh Hµ Néi. 3. KÕ to¸n tµi chÝnh VAT - Khoa KÕ to¸n-Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n-Chñ biªn TS NguyÔn V¨n C«ng. 4. KÕ to¸n qu¶n trÞ -Khoa KÕ to¸n-tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n-Chñ biªn TS NguyÔn Minh Ph­¬ng. 5. Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n- Khoa KÕ to¸n-tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n-Chñ biªn TS NguyÔn ThÞ §«ng. 6. HÖ thèng kÕ to¸n tµi chÝnh doanh nghiÖp - Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh. 7. T¹p chÝ KÕ to¸n sè 24/2000, sè 28/2001. 8. T¹p chÝ KiÓm to¸n c¸c sè n¨m 2000,2001. 9. Nguyªn lý kÕ to¸n Mü, Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n Mü. 10. KÕ to¸n Anh thùc hµnh. 11. Mét sè t¹p chÝ kh¸c nh­ t¹p chÝ Ph¸t triÓn kinh tÕ, t¹p chÝ Tµi chÝnh, t¹p chÝ Nghiªn cøu lý luËn v.v... Môc lôc Trang Lêi më ®Çu 1 PhÇn I: Lý luËn chung vÒ tæ chøc kÕ to¸n trong doanh nghiÖp 2 PhÇn II: Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n t¹i XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 23 PhÇn III: Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n t¹i XÝ nghiÖp D­îc phÈm 120 60 KÕt luËn 72 Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 73