Đề tài Hoàn thiện việc hạch toán và quản lý vật tư tại công ty in Đà Nẵng

n ghi: Nợ TK 222 Nợ TK 412 Có TK 152, 153 Trường hợp doanh nghiệp xuất vật tư để gia công chế biến thêm trước khi sử dụng, căn cứ vào phiếu xuất kho (nếu doanh nghiệp tự chế biến) hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (nếu doanh nghiệp thuê ngoài chế biến) và giá thực tế xuất kho ghi: Nợ TK 154 Có TK 152, 153 Trường hợp vật tư di chuyển nội bộ giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, căn cứ vào phiếu di chuyển vật tư nội bộ kế toán tính giá trị thực tế của vật tư di chuyển và ghi ssổ kế toán để phản ánh gia tăng. Ơ đơn vị giao ghi giảm vật tư: Nợ TK 136 Có TK 152, 153 Ơ đơn vị nhậ ghi tăng vật tư: Nợ TK 152,153 Có TK 336 Trường hợp doanh nghiệp xuất bán thì ghi hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Căn cứ giá thực tế xuất bán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 Trường hợp giá trị vật tư được đánh giá lại < giá trị đã ghi trên sổ kế toán (theo quyết định của người nhà nước về đánh giá lại vật tư) ghi: Nợ TK 412 Có TK 152 (số chênh lệch giảm) 3) Hạch toán kiểm kê kho vật tư Định kỳ hoặc đột xuất doanh nghiệp có thể kiểm kê tài sản bằng cách họp ban kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản hiện có của vật tư nói riêng. Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bảng kiểm kê, sản phẩm hàng hóa xác định tài sản hiện có đối chiếu với số liệu kế toán xác định số thừa thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất. Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kiểm kê. Trường hợp kiểm kê phát hiện vật tư bị thiếu hụt, kém phẩm chất doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý kip thời. Tuy theo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý c cấp có thẩm quyền kế toán tiến hành ghi như sau: + Nếu vật tư thiếu do cân, đong,đo, , đếm, sai... Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152, 153 + Nếu giá trị vật tư thiếu nằm trong hao hụt cho phép hoặc có quyết định xử lý số thiếu hụt được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh “: Nợ TK 642 Có TK 152, 153 + Nếu quyết định người phạm lỗi bồi thường kế toán ghi: Nợ TK 111, 334, 138 (1388) Có TK 152, 153 + Trường hợp chưa xác định nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 138 (1381) Có TK 152, 153 Khi kiểm kê phát hiện vật tư thừa doanh nghiệp phải xác định vật liệu thừa là của mình hay trả cho các đơn vị cá nhân khác + Nếu vật tư thừa xác định của doanh nghiệp kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338(3388) + Nếu vật tư xác định là trả cho đơn vị khác, kế toán ghi vào bên nợ TK002 PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VÀ HẠCH TOÁN TẠI Công ty IN Đà Nẵng A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY IN ĐÀ NẴNG I. Quá trình hình thành của Công ty in Đà Nẵng Sau ngµy miªn nam gi¶i phêng cng vi c¶i t¹o c«ng th­¬ng nghip c«ng t¸c c¶i t¹o nghµnh in ®­c tin hµnh t­ nam 1977 trªn c¬ s¬ hp thµnh 21 nhµ in trong tnh .Ngµy 22 th¸ng 4 nam 1978 ,ụ ban nhan dan tnh ra quyt ®Þnh sỉ 325 / QD-UB v vit thµnh lỊp xÝ nghip in quỉc doanh ®Ìu tiªn do s qu¶n lý ca ty v¨n ho¸- th«ng tin tnh Qu¶ng Nam §µ N½ng(c) .Vi sỉ vỉn ban ®Ìu gơm : Vỉn cỉ ®Þnh : 5186984 VN§ Vỉn l­u ®ĩng : 6124803 VN§ Lao ®ĩng : 64 ng­íi Ngµy 13 th¸ng 5 n¨m 1978 ,UBND Tnh ra quyt ®Þnh 545/ QD-UB cho thµnh lỊp xÝ nghip in th hai cê tªn lµ xÝ nghip in c«ng t­ hp danh vi sỉ vỉn ban ®Ìu gơm : Vỉn cỉ ®Þnh : 8606700 VN§ Vỉn l­u ®ĩng : 1875137 VN§ Lao ®ĩng : 64 ng­íi Ngµy 21 th¸ng 1 n¨m 1979, UBND Tnh ra quyt ®Þnh sỉ 152/ QD-UB v vic hp nhÍt hai xÝ nghip in quỉc doanh vµ xÝ nghip in c«ng t­ hp doanh thµnh mĩt xÝ nghip on c«ng t­ hp doanh Qu¶ng Nam §µ N½ng vi sỉ vỉn : Vỉn cỉ ®Þnh : 13793684 VN§ Vỉn l­u ®ĩng : 7999940 VN§ Lao ®ĩng : 137 ng­íi Ngµy 14 th¸ng 4 n¨m 1980 xÝ nghip ®­c ®âi tªn thµnh xÝ nghip In Quỉc Doanh Qu¶ng Nam §µ N½ng Ngµy 30 th¸ng 10 n¨m 1992 xÝ nghip In Quỉc Doanh Qu¶ng Nam §µ N½ng ®­c chuyn thµnh doanh nghip nhµ n­c theo quyt ®Þnh sỉ 3017/Q§-UB ca UBND Tnh Qu¶ng Nam §µ N½ng gơm ba c¬ sị sau.: C¬ sị In sỉ 14 Lª DuỈn ( sỉ c ) nay lµ 84 Lª DuỈn C¬ sị In sỉ 07 Lª DuỈn ( sỉ c ) nay lµ 17 Lª DuỈn C¬ sị In Tam K Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 1997 ,UBND Thµnh Phỉ ra quyt ®Þnh sỉ 5436/QD-UB ® ®¨ng ký l¹i doanh nghip thµnh c«ng ty In §µ N½ng vµ c«ng ty chÝnh thc ho¹t ®ĩng vµo ngµy 04 th¸ng 02 n¨m 1998 1. Qu¸ tr×nh ph¸t trin ca c«ng ty In §µ N½ng : Ngµy mi thµnh lỊp ,c¬ sị s¶n xuÍt ca c«ng ty cßn ngho nµn ,l¹c hỊu ,m¸y mêc c k ,c«ng ngh In l¹c hỊu ,c«ng xuÍt m©y mêc thÍp ch ®¹t 140000000 trang in ( khư in 13*19 cm ) .V× vỊy t n¨m 1979 ®n 1982 c«ng ty ®· ®Ìu t­ mua s¾m thit bÞ ,sa ch÷a l¹i c¸c m¸y mêc c .§Ìu n¨m 1982 c«ng ty ®· cho ra ®íi s¶n phỈm in b»ng c«ng ngh In Offset ®Ìu tiªn ị §µ N½ng .S¶n l­ng trang in 1982 ®¹t 500 triu trang in N¨m 1984 c«ng ty ®· c¶i t¹o l¹i c¬ sị s¶n xuÍt sỉ 07 Lª DuỈn ( sỉ c ) thµnh ph©n x­ịng in Typ« .N¨m 1986 c«ng ty tin hµnh x©y dng vµ c¶i t¹o l¹i toµn bĩ nhµ in sỉ 14 Lª DuỈn ( sỉ c ) thµnh ph©n x­ịng in Offset B»ng nguơn vỉn t cê ,vỉn vay ng©n hµng vµ nguơn vỉn huy ®ĩng t c¸n bĩ c«ng nh©n viªn chc ,c«ng ty ®· trang bÞ ®­c h thỉng in Offset .§©y lµ b­c tin v­t bỊc ca c«ng ty Sau ®©y lµ mĩt sỉ ch tiªu ho¹t ®ĩng ca c«ng ty qua c¸c n¨m t 2001- 2003 STT Chỉ tiêu ĐVT 2001 2002 01 - Doanh thu Đồng 15099107772 12484056538 03 - tổng tài sản Đồng 7760933991 8006738258 04 - Giá trị còn lại TSCĐ Đồng 4713159576 4278236640 05 - Nợ phải trả Đồng 5343993660 5509271814 06 + Nợ ngắn hạn Đồng 4246525960 4377861814 07 + Nợ vay ngắn hạn NH Đồng 1097467700 1613452127 08 - Vốn chủ sở hữu Đồng 2416940331 2497466444 09 - Lợi nhuận trước thuế Đồng 108035804 150577431 10 - Lợi nhuận sau thuế Đồng 73464347 102392654 11 - Chi phí lãi vay Đồng 166815090 245025992 II. §Ưc ®im tư chc t¹i c«ng ty In §µ N½ng : 1. §Ưc ®im mƯt hµng kinh doanh ca c«ng ty : N¨m 1989-1991 c¬ cÍu s¶n phỈm ch­a ưn ®Þnh , s¶n phỈm ch yu ®­c s¶n xuÍt b»ng c«ng ngh in Typ« ,mµu s¸c ®¬n gi¶n nªn kh¶ n¨ng c¹nh tranh ch­a ® m¹nh ,thÞ tr­íng tiªu th ch­a nhiu .B­c chuyn quan trong ca c«ng ty v c¶ s¶n l­ng lỈn gi¸ trÞ lµ t n¨m 1992 ®n nay vi c¸c s¶n phỈm mang tÝnh chin l­c lµ vÐ sỉ vµ s¸ch gi¸o khoa ,cê khỉi l­ng in ln vµ cê tÝnh th­íng xuyªn ưn ®Þnh cao .Ngoµi ra c«ng ty cßn cê c¸c chuỈn lo¹i s¶n phỈm kh¸ phong ph ,®a d¹ng nh­ tỊp sang ,tỊp chÝ ,thip c­i .... §Ưc bit do s xuÍt hin ca c«ng ngh in Offset ,c¸c s¶n phỈm cê chÍt l­ng cao ®· ra ®íi nh­ lÞch ,catalogue vµ cac s¶n phỈm tranh ¶nh cao cÍp kh¸c 2.Quy tr×nh c«ng ngh s¶n xu¸t s¶n phỈm : Do ®Ưc ®im ca nghµnh In lµ s¶n s¶n xuÍt s¶n phỈm ra bao gơm nhiu lo¹i ,tr¶i qua nhiu kh©u gia c«ng liªn tip theo mĩt tr×nh t nhÍt ®Þnh mi trị thµnh s¶n phỈm .S¶n phỈm ca c«ng ty ®­c t¹o ra t mĩt trong hai quy tr×nh c«ng ngh :c«ng ngh in Typ« vµ c«ng ngh in Offset.Cê th biu din quy tr×nh c«ng ngh s¶n xuÍt s¶n phỈm ca c«ng ty nh­ sau : Nhập kho thành phẩm Cắt xén, đóng ghim, kiểm tra bao gói In Typo Đúc bản chì Sắp chữ thủ công Quy trình công nghệ in Typo Khâu sách, đóng bìa In Offset Tạo bản kẽm, phơi bản Làm phim (dương bản) Sắp chữ trên máy vi tính Quy trình công nghệ in Offset Tài liệu cần in Quy tr×nh ca c«ng ngh in bao gơm : *. Quy tr×nh c«ng ngh In Offset : _ S¾p ch÷ trªn m¸y vi tÝnh :nhim v ca c«ng ®o¹n nµy lµ s¾p ch÷ ,t¹o mĨu m· ,chon kiu ch÷ ph hp cho tng lo¹i s¶n phỈm ®· ®­c nªu trong hp ®ơng .Mĩu in ®­c thit lỊp vµ in b»ng m¸y laze sau ®ê ®­c chuyn sang phßng lµm phim _ Lµm phim ( d­¬ng b¶n ) c¨n c vµo mĨu m· ®­c thit k ,tin hµnh bỉ trÝ d­¬ng b¶n hp lý nh»m tit kim giÍy in sau ®ê chuyn c¸c d­¬ng b¶n vµo phßng ph¬i b¶n . _ T¹o b¶n km ,ph¬i b¶n :t d­¬ng b¶n ,ng­íi ta t¹o ra b¶n kem ,b¶n km ®­c ®­a vµo m¸y chp ,Ðp ,ph¬i b¶n rơi chuyn sang ph©n x­ịng in . _ In trªn m¸y Offset : b¶ng km ®­¬c cµi vµo trc l« trªn m¸y vµ tin hµnh in ra s¶n phỈm . Sau khi thc hin c¸c c«ng ®o¹n trªn ,tu theo tng lo¹i s¶n phỈm mµ bỉ trÝ c¸c c«ng ®o¹n tip theo nh­ : + §ỉi vi vÐ sỉ :in xong s ®­c chuyn sang ph©n x­ịng in Typ« ® dỊp sỉ rơi chuyn sang kh©u c¾t ,xÐn ,kim tra vµ ®êng gêi + §ỉi vi c¸c lo¹i s¸ch gi¸o khoa :in xong s ®­c chuyn sang kh©u s¸ch ,®êng b×a rơi mi c¾t ,xÐn ,kim tra vµ ®êng gêi + §ỉi vi c¸c lo¹i s¶n phỈm kh¸c :in xong chuyn th¼ng sang kh©u c¾t ,xÐn ,kim tra vµ ®êng gêi . * Quy tr×nh c«ng ngh in Typ« :tr×nh t tin hµnh in nh­ in th c«ng ,mĩt mỈu in ®­c ®­a ®i s¾p ch÷ th c«ng thµnh c¸c b¸t ch÷ ,sau ®ê ®­c ®­a lªn m¸y in Typ« ® in ,rơi chuyn qua c¾t ,xÐn ,kim tra ® nhỊp kho thµnh phỈm 3.Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Để phù hợp với yêu cầu sản xuất cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty Được trinh bày như sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Công ty Bộ phận sản xuất phụ Bộ phận sản xuất chính Bộ phận phục vụ Tổ mài dao kẽm Tổ sửa chữa cơ điện Tổ cung ứng NVL Tổ cấp phát NVL Phân xưởng Offset 84 Lê Lợi Phân xưởng TYPÔ 17 Lê Duẩn Phân xưởng TYPÔ Nam kỳ Bộ phận sản xuất chính là bộ phận trực tiếp, tạo ra sản phẩm cho Công ty bao gồm phân xưởng in Offset số 84 Lê Duẩn, phân xưởng in Typô 17 Lê Duẩn, Phân xưởng in Typô Tam Kỳ Bộ phận sản xuất phụ trợ: Bộ phận này hoạt động phục vụ bộ phận sản xuất chính. Bộ phận pc sản xuất thực hiện công việc phục vụ sản xuất cho bộ phận sản xuất chính như vận chuyển giấy mực từ kho đến nơi sản xuất. Giao thành phẩm cho khách hàng, cung cấp NVl kịp thời cho sản xuất III. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty in Đà Nẵng 1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và hoạt động của các phòng ban. Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu theo các phần hành đã phân công. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty được trình bày qua sơ đồ sau GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc kinh doanh Phòng hành chính Phòng tài vụ Phòng kỹ thuật KCS Phòng kinh doanh Phân xưởng in Offset Phân xưởng in Typô Phân xưởng in Tam Kỳ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận a. Bộ phận lãnh đạo của Công ty + Giám đốc : Là người quản lý toàn bộ Công ty có thẩm quyền cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của Công ty trước cơ quan quản lý cấp trên + Phó Giám đốc sản xuất: là người chịu trach nhiệm về quá trình sản xuất , về kỹ thuật, về tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, có thẩm quyền quản lý các phòng ban, phân xưởng thuộc quyền quản lý trực tiếp + Phó Giám đốc kinh doanh: là người tham mưu cho Giám đốc, thường xuyên chỉ đạo việc tiêu thụ sản phẩm , ký kết hợp đồng mua bán NVL, hợp đồng sản xuất sản phẩm với khách hàng để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh b. Các phòng ban: + Phòng kỹ thuật KCS: theo dõi kiểm tra tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tổ chức sửa chữa kỹ thuật ở các phân xưởng khi có sự cố. Cùng với phòng kinh doanh , phòng kỹ thuật tiến hành định mức sử dụng NVL, chịu trách nhiệm về mẫu mã, chất lượng sản phẩm. + Phòng kinh doanh: thực hiện các nghiệp vụ... nguồn cung cấp vật tư, phụ tùng thiết lập quan hệ với khách hàng + Phòng tài vụ: chịu trách nhiệm về công tác hạch toán kế toán toàn Công ty, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho ban lãnh đạo và bên liên quan. + Phòng hành chính: là nơi lưu trữ văn bản, chỉ thị liên quan đến các chính sách về tiền lương, hợp đồng lao động , cac thông tin về đào tạo tuyển dụng cũng như quản lý về nhân sự trong Công ty. IV. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 1. Tổ chức bộ máy kế toán a. Cơ cáu bộ máy kế toán Công ty in Đà Nẵng thuộc loại hình doanh nghiệp Nhà nước có tư cách páhp nhân đầy đủ, là doanh nghiệp có quy mô không lớn, hoạt động theo cơ chế 1 cấp quản lý, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính. Do đó để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán, xử lý thông tin kịp thời cũng như bộ máy kế toán gọn nhẹ Công ty áp dụng loại hình tổ chức hạch toán kế toán theo mô hình tập trung. Đối với phân xưởng ở Tam Kỳ sẽ có một bộ phận kế toán trực thuộc làm nhiệm vụ ghi chép ban đầu và sổ ghi chép trung gian theo yêu cầu quản lý của Công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm vật tư TSCĐ Kế toán tiêu thụ Kế toán thanh toán kiêm tiền mặt Kế toán thành phẩm SPDD Kế toán tiền lương Thủ quỹ kiêm thủ kho thành phẩm Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b. Chức năng các phần hành: - Kế toán trưởng: là người phụ trách chỉ đạo chung công tác kế toán cho toàn Công ty , kiểm tra tình hình hạch toán và báo cáo tài chính . là người tư vấn cho Giám đốc về công tác chuyên môn cũng như phương hướng biện pháp vận dụng cac chế độ quản lý. - Kế toán tổng hiựp kiêm vạt tư TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động TSCĐ, trích phân bổ khấu hao. Theo dõi tình hình nhập , xuất, tồn vật tư cho từng loại, đồng thời thực hiện việc tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để tập hợp chi phí, vào sổ sách tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh lập báo tài chính. - Kế toán thu chi kiêm thanh toán: theo dõi tình hình thanh toán với các tổ chức cá nhân, nhà cung cấp, theo dõi về giá trị và sự biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng cho cán bộ CNV trong Công ty. - Kế toán thành phẩm sản phẩm dở dang: thống kê toàn bộ hợp đồng đã ký trong tháng, theo dõi, lệnh sản xuất, phiếu xuất vật tư để tính giá thành phẩm và hiệu quả mang lại của từng lệnh sản xuất. - Thủ quỹ kiêm thủ kho thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi việc giao thành phẩm cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn trong kiêm phiếu xuất kho thành phẩm đồng thời quản lý số tiền mặt tại tại Công ty theo dõi thu chi hằng ngày để ghi chép vào sổ quỹ lập báo cáo qũy hằng ngày - Thống kê kho làm nhiệm vụ ghi phiếu xuất kho và là người trực tiếp đi mua hàng. 2. Hình thức kế toán tại Công ty Hiện nay Công ty in Đà Nẵng đang tổ chức công tác kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nhưng có cải biên cho phù hợp với tình hình của Công ty Quá trình ghi chép sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ , thẻ chi tiết sổ tổng hợp Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quí Quan hệ đối chiếu T¹i c«ng ty ,ph­¬ng ph¸p k to¸n ®­c ¸p dng lµ ph­¬ng ph¸p kª khai th­íng xuyªn H»ng ngµy ,khi nghip v kinh t ph¸t sinh ,c¨n c vµo c¸c chng t gỉc ,k to¸n vµo sư chi tit c¸c tµi kho¶n cê liªn quan .C¸c nghip v liªn quan ®n tin mƯt ngoµi vic ghi vµo sư chi tit cßn ph¶i ghi vµo sư qu Cuỉi th¸ng ,t chng t gỉc ®· ®­c kim tra s lªn chng t ghi sư cho tng lo¹i tµi kho¶n .Tuy nhiªn kh«ng ph¶i phÌn hµnh k to¸n nµo cng ghi vµo chng t ghi sư .Ch¼ng h¹n ,phÌn hµnh tin l­¬ng kh«ng ghi vµo chng t ghi sư mµ cuỉi quý ghi trc tip vµo sư c¸i .Chng t ghi sư sau khi lỊp xong ®­c lµm c¨n c ® lªn sư c¸i c¸c tµi kho¶n .Sư c¸i s ®­c ®ỉi chiu vi sư tưng hp Cuỉi quý ,c¨n c vµo sư c¸i lỊp b¶ng c©n ®ỉi ph¸t sinh ca c¸c tµi kho¶n tưng hp vµ lỊp b¸o c¸o tµi chÝnh . B. NỘI DUNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY IN ĐÀ NẴNG 1. Công ty quản lý vật tư tại Công ty in Đà Nẵng Công tác cung ứng vật tư do cán bộ thống kê kho đảm nhiệm, căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kinh doanh lập dựa trên kế hoạch sản xuất của Công ty in giao xuống. Phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật KCS định mức NVL sau đó lập kế hoạch mua sắm vật tư. Lượng vật tư nhập vào Công ty do nhiều nguồn khác nhau, để đảm bảo cung ứng kịp thời Công ty phải có uy tín và mối quan hệ rộng. Vật tư chủ yếu của Công ty sử dụng là giấy. - Đối với giấy thì nguồn cung cấp của Công ty là các Công ty cung ứng giấy trong ngành như giấy bãi bằng... - Đối với mực thì lượng nhập ít hơn so với giấy chủ yếu là mực Tân Bình... thường thì lượng mức do Công ty máy vi tính T&Q, DNTNHH Phong, Công ty Siêu Thanh, việc giao hàng được được đem tới tận kho của Công ty. Nhờ đó giảm bớt chi phí trong khau mua hàng, giá cả ổn định, chất lượng đảm bảo... Ngoài ra các loại vật tư khác Công ty linh động trong phương thức mua hàng nhằm đảm bảo mua với giá rẻ 2. Công tác dự trữ Vật tư mua cho sản xuất kinh doanh thuộc vốn lưu động nên dự trữ vật tư hợp lý sẽ tăng nhanh vòng quay vốn và hiệu quả cao. Tại Công ty in đối với loại vật tư mua ở xa thì Công ty dự trữ tương đối lớn để đảm bảo cho sản xuất . còn các loại vật tư khác thì dự trữ với khối lượng ít có thể hoặc cung ứng theo tiến độ khi nào cần mới tiến hành mua, tránh trường hợp ứ đọng vốn góp phần giảm chi phí bảo quản mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ theo yêu cầu sản xuất Vật tư của Công ty chủ yếu là giấy và mực do đó cách bảo quản khách nhau. Hiện nay Công ty có kho dự trữ chính là: kho 84 Lê Duẫn và kho 17 Lê Duẩn kho này đã dời lên Hòa Khánh vào đầu năm 2003 Hai kho này xây dựng theo quy cách hiện đại giúp cho việc bảo quản ưlu trữ giấy mực rất an toàn. 3. Tình hình sử dụng vật tư Tại Công ty, vật tư giấy mực dùng cho sản xuất được căn cứ vào lệnh sản xuất do phòng kỹ thuật KCS và phòng kinh doanh đưa xuống thông qua các hợp đồng kinh tế đã ký hoặc căn cứ vào phiếu đề nghị xuất của các phân xưởng có xác nhận của phòng kỹ thuật II. Đặc điểm phân lại và tính giá vật tư 1. Phương pháp tính thuế Công ty áp dụng Tại Công ty in Đà Nẵng áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ Thuế VAT đâu ra = giá tính thế x thuế xuất Thuế Vat đầu vào bằng tổng số thuế VAT ghi trên hóa đơn GTGT mua vào cửa hàng hóa, vật tư, dịch vụ ... Thuế VAT phải nộp = Thuế VAT đầu ra - thuế VAT đầu vào 2. Đặc điểm và phân loại - NVL ở các đơn vị sản xuất để tiện theo dõi và quản lý người ta căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị đó. Đối với Công ty in người ta cũng phân loại vật tư nhưng chủ yếu là NVL còn công cụ dụng cụ thì chỉ gồm một số đơn giản, chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng giá trị nên không cần phân loại NVl ở Công ty in Đà Nẵng được phân làm các loại sau: - Vật tư chính: chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm bao gồm giấy và mực: giấy có các loại giấy sau: giấy Tân Mai, Bãi Bằng, Việt Trì, Couche, Pelure Trung Quốc - Mực gồm: đỏ, đen, vàng - Vật liệu phụ: chủ yếu chỉ khau, keo dán, dầu... Ngoài ra còn có phụ tùng thay thế như ốc, vít, ổ bi... Bên cạnh đó còn đảm bảo cho sức khỏe công nhân, Công ty còn trang bị bảo hộ lao động, nó, khẩu trang, găng tay... 3. Tính giá vật tư tại Công ty a. Đối với vật tư nhập kho: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh vật tư Công ty liên tục tăng giảm để phản ánh vật tư nhập kho Công ty dùng giá thực tế Vật tư Công ty mua chủ yếu là thị trường trong nước, nguồn cung cấp chủ yếu các đơn vị như Công ty giấy Bãi Bằng, tân Maum Việt Trì... Giá thực tế nhập kho bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa thuế GTGT) Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ, kho bãi) * Đối với vật tư nhập kho là phế liệu thu hồi thì giá thực tế nhập kho chủ yếu dánh giá theo ước tính còn thể sử dụng hay bán được b. Đối với vật tư xuất kho Vật tư của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó có thể xác định giá thực tế xuất kho Công ty tính theo phương pháp giá bình quân, cuối tháng căn cứ vào số lượng giá trị vật tư tồn đầu tháng, số lượng nhập trong tháng để tính đơn giá xuất bình quân. Đơn giá bình quân từng loại vật tư = Trị giá vật tư đầu tháng + trị giá vật tư nhập trong tháng SLVT tồn đầu tháng + SLVT nhập trong tháng Giá trị thực tế vật tư xuất kho = Đơn giá từng loại vật tư xuất kho x Số lượng từng loại vật tư xuất kho Việc tính toán này được thực hiện vào cuối tháng. Cuối tháng kế toán vật tư xác định đơn giá bình quân và tính ra giá trị xuất kho của từng vật liệu và ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Còn hằng ngày, kế toán vật tư chỉ ghi số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho. Ví dụ: giấy couche định lượng 80g khổ 79x109 có giá trị thực tế tồn đầu kỳ theo sổ chi tiết vật liệu là 28.265 x 847,45đ = 23.953.174đ Trong 3 tháng loại giấy này chỉ nhập 1 lần & giá trị nhập của nó là: 18.143tờ x 847,45 = 15.375.285đ Đơn giá giấy couche không biến động trong thời gian ngắn từ tháng 2 - 3/2003. Do đó đơn giá couche cũng không thay đổi Đơn giá bình quân giấy couche = 23.953.174 + 15.375.285đ 28.265 + 18.143 Đối với giấy, chi phí giấy chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm giá giấy trên thị trường lại ít thay đổi, để đơn giản cách hạch toán Công ty theo dõi mỗi loại giấy trên thị trường theo từng hợp đồng theo giá bình quân đã xác định trên sổ chi tiết vật liệu và CCDC. III. Hạch toán chi tiết vât tư tại Công ty in Đà Nẵng 1. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại Công ty Để hạch toán chi tiết vật tư , tại Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Việc theo dõi vật tư đồng thời tiến hành tại kho phòng kế toán. Thủ kho mở thẻ kho theo dõi về mặt số lượng kế toán vật tư mở sổ chi tiết cho từng loại vật tư và chủ yếu theo dõi về mặt trị giá. Tại kho sau khi nhận các chứng từ xuất nhập, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất vật tư. Đồng thời ghi chếp số lượng thực xuất nhập vào thẻ kho có liên quan thẻ kho được mở cho từng đặc điểm vật tư. Cuối tháng kế toán số dư trên thẻ kho được tính ra số lượng tồn trong ngày. Cuối tháng thủ kho tính số dư trên thẻ kho rồi đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu. Định kỳ thủ kho chuyển các chứng từ nhập xuất vật tư cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ. Việc chuyển chứng từ tiến hành hằng ngày hoặc định kỳ theo thỏa thuận của thủ kho và kế toán vật tư. Tại phòng kế toán Hằng ngày căn cứ vào phiếu yêu cầu, kế toán lập phiếu xuất kho. Đối với các hóa đơn mua vật tư, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu cho từng thẻ, từng loại vật tư. Cuối tháng hoặc hàng tuần kế toán đối chiếu sơ bộ giữa sổ chi tiết NVL với thẻ kho để nắm được lượng vật tư nhập, xuất tồn. Cuối tháng kế toán đối chiếu sổ sách của thủ lho sau khi khóa sổ. Số liệu trên sổ chi tiết NVL và thẻ kho theo nguyên tắc phải khớp nhau. Sau đó tiến hành lên chứng từ ghi sổ các tài khoản có liên quan, tính giá cho từng loại vật tư xuất kho trong kỳ và từ sổ chi tiết NVL, để nắm tổng số NVL. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN VẬT TƯ CÓ THỂ MINH HỌA Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp NVL Chứng từ nhập Sổ chi tiết NVL Chứng từ xuất Chứng từ ghi sổ Thẻ kho Ghi hằng ngày Ghi hằng tháng 2.Các chứng từ hạch toán và các thủ tục xuất nhập kho a. Chứng từ hạch toán Để hạch toán xuất nhập kho vật tư Công ty sử dụng cac loại chứng từ sau đây: + Hoá đơn GTGT + Phiếu nhập vật tư + Phiếu xuất vật tư + Sổ kế toán chi tiết NVL gồm: Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Sổ tổng hợp NVL b. Thủ tục xuất nhập kho tại Công ty Đối với vật tư nhập kho: Tại Công ty phòng kinh doanh có nhiệm vụ cung ứng vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất. Trên cơ sở nhu cầu vật tư dùng cho sản xuất khi đi mua vật cần phải xác định rõ số lượng , chất lượng mẫu mã vật tư cần nhập. Từ đó thăm dò thị trường để ký hợp đồng mua hoặc mua tận nơi. Vật tư mua về Công ty cho kiểm nghiệm, do đặc diểm của ngành in vật tư chủ yếu là giấy mực, chỉ khâu, màu, tất cả đều có kích thước, màu sắc nên việc kiểm nghiệm, vật tư đơn giản. Khi kiểm nghiệm chỉ cần đếm số lượng. Do kích thước không cần lập biên bản kiểm nghiệm sau đó dựa vào hóa đơn người bán, phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập kho vật tư thành 3 liên: 1 loiên do thủ kho giữ để vào thẻ kho. 1 liên do kế toán vật tư giữ. Tháng 04/2003 Công ty mua một số giấy của đn tư nhân Kim Anh sau khi hóa đơn gởi về Công ty cùng với giấy Công ty đã kiểm nghiệm dựa trên hóa đơn và thành lập phiếu nhập kho có dạng như sau HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2 : 02-N Ngày 03/04/2003 Đơn vị bán hàng : DNTN Kim Anh Địa chỉ : Điện thoại :.......................................... Mã số: .................................................. Họ tên người mua hàng Công ty in Đà Nẵng Đơn vị : 84 Lê Duẫn Số tài khoản : ..................................... mã số: ....................................................... Hình thức thanh toán : tiền mặt Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Giấy Ram 586.236975 13.886.735 Cộng tiền hàng: 13.886.735 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.388.674 Tổng cộng tiền thanh toán : 15.275.109ĐVN Số tiền bằng chữ: Mười lăm triệu hai trăm bảy mươi lăm ngàn một trăm lẻ chí đồng y Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi căn cứ vào hóa đơn thủ kho lập phiếu nhập kho vật tư lên thẻ kho Công ty in Đà Nẵng PHIẾU NHẬP KHO Số : 65 Ngày 3/4/2003 Nợ TK152G Có TK111 Họ tên người nhận : Tên người nhập : DNTN Kim Anh Lý do nhập : HĐQT AA/D3T 00005 Nhập tại kho : Hòa Khánh Stt Tên vật tư sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập Giấy Tour 70gr Ram 586236975 13886735 10% thuế VAT 13886735 Tổng cộng 13886735 ( Bằng chữ: Người nhập Thu kho Kế toán Phụ trách Công ty in Đà Nẵng 84 Lê Duẩn Tên kho :Kho HK THẺ KHO Ngày lập thẻ : 03/4/2003 Tờ số : 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm hàng hóa : giấy Tour 70g Đơn vị tính : Ram Mã số :............... Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập xuất tồn N X 3/4 Tồn đầu kỳ 13,8 3/4/03 65 Nhập của DN Kim Anh 40 53,8 Tồn kho cuối kỳ 53,8 + Đối với xuất vật tư Mục đích chính của vật tư xuất kho là chủ yếu dùng vào sản xuất nhằm phục vụ khách hàng. Tại phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào hóa đơn đặt hàng của khách hàng thông qua hợp đồng kinh tế ký kết sẽ lập kế hoạch sản xuất và phiếu giao việc để các tổ khi nhận được lệnh này sẽ tiến hành thực hiện. Trong lệnh sản xuất ghi rõ số lượng sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm và bố trí công đoạn sản xuất.. khi nhận được lệnh sản xuất các tổ tiến hành lập “ đề nghị xuất vật tư, xác định số lượng vật tư cần dùng dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật đang áp dụng tại Công ty Giấy đề nghị xuất vật tư tại Công ty in Đà Nẵng GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Phân xưởng OFFSET Stt Tên vật tư ĐVT SL tồn ho tháng trước SL đề nghị xin xuất Ghi cú 1 Mực xanh Kg 01 2,5 2 Mực đỏTB A22 Kg 0,5 2,5 3 Mực vàng TB Kg 1,5 2,5 Ký duyệt PT vật tư của tổ ngày 4/4/2003 PGĐ sản xuất Giấy đề nghị vật tư được chuyển lên phòng Giám đốc để xét duyệt, nếu được chấp nhận kế toán mới tiến hành lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 04 liên Liên 1 : kế toán vật tư giữ Liên 2 : Người thực hiện công việc ở phân xưởng giữ Liên 3 : Người thực hiện công việc giữ để xuống kho nhập vật tư, liên này được lưu ở kho Liên 4 : Do kế toán tài vụ giữ Ngày 16/4/2003 căn cứ vào lệnh sản xuất số 75 sau khi phân xưởng đề nghị cung cấp vật tư, phòng kế toán vật tư dựa vào giấy đề nghị lập “ Phiếu xuất kho” Tại Công ty in Đà Nẵng phiếu xuất kho có dạng Công ty in Đà Nẵng 84 Lê Duẩn PHIẾU XUẤT KHO Số HĐ (Giấy, bìa sản xuất ) Số LSX Tên đơn vị : Tên ấn phẩm : Số lượng ........ quyển ........ tờ ....... khuôn khổ Tên vật liệu Khuôn khổ in chính Số lượng in Bù hỏng Cộng For 70 gr Ido 86x60 528 26 554 Couche 150gr 65x86 264 26 290 Couche 230gr 79x109 400 30 430 Thủ kho người nhận KT Giám đốc Ngày 6/4/2003 Người viết phiếu Ngoài ra Công ty còn in một số mẫu xuất kho khác dùng chung cho tất cả các NVL, CCDC trừ phiếu xuất kho dành cho giấy bìa sản xuất Phiếu xuất kho này có dạng: Công ty in Đà Nẵng 84 Lê Duẩn PHIẾU XUẤT KHO Số 18/nhượng ngày 10/5/2003 Tên đơn vị : Anh Lượng Họ tên người lĩnh : Anh Lượng Số lượng ........ quyển ........ tờ ....... khuôn khổ Lý do sử dụng : Lĩnh tại kho : Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư, SP ĐVT SL Giá đơn vị Thành tiền 1 Màng FE mỏng PT79615 = 200000 Kg 150 Số tiền bằng chữ: Hai trăm ngàn đồng chẵn Thủ kho Người viết phiếu người nhận Thủ trưởng đơn vị 3. Hạch toán tại Công ty in Đà Nẵng a. Tài khỏan sử dụng TK 152 - 152G - 152M - 153 b.Nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại Công ty và cách ghi chép chứng từ: Ví dụ: Trong tháng 4 năm 2003 tại Công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập vật tư nhau sau: + Mua vật liệu khác trả tiền gởi ngân hàng Nợ TK 152 75.491.340 Có TK 112 75.491.340 + Mua vật liệu khác chưa thanh toán với người bán Nợ TK 152 65.640.302 + Nhập NVL khác do đơn vị bạn trả Nợ TK 152 : 2.200.000 Có TK 138 : 2.200.000 Là một đơn vị sản xuất trong tháng có vô số nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong khuôn khổ đề tài chỉ đưa ra một số nghiệp vụ minh họa quá trình hạch toán vật tư thực tế của Công ty mà thôi Cuối tháng sau khi tập hợp toàn bộ các phiếu nhập, phiếu xuất trong tháng, định khoản đầy đủ kế toán lên chứng từ ghi sổ: Tại Công ty in Đà Nẵng chứng từ ghi sổ NVL được chia thành 3 loại: + Chứng từ ghi sổ: Nợ TK 152G “ giấy” + Chứng từ ghi sổ: Nợ TK 152M “ mực” Chứng từ ghi sổ: Nợ TK 152¹ “ khác” + Chứng từ ghi sổ của Công ty in có dạng như sau: Công ty in Đà Nẵng 84 Lê Duẩn CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 TK 152G / 4 /2003 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có DNK01 3/4/2003 Nhập giấy Cty liên Sơn 152G 331 6460000 DNK02 14/4/03 Nhập bìa của DN Kim Anh 152G 331 6080909 DN K3 Nhập Pelure TQ của DN Kim Anh 152G 331 35409091 Tiền vận chuyển 152G 331 162593 Cộng Đà Nẵng, ngày... tháng ... năm 2003 Kế toán trường Người lập Chứng từ ghi sổ TK 152M - 152¹ có dạng mẫu tương tự như dạng mẫu chứng từ ghi sổ 152G Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho kế toán vật tư lên sổ chi tiết vật tư. Tại Công ty in Đà Nẵng sổ chi tiết vật tư có dạng Công ty in Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Mở sổ ngày ... tháng 04 năm 2003 ĐVT: tờ Mã số: Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm hàng hóa): Couche 80g Quy cách phẩm chất 79x109 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhận Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tìền Lượng Tìền Lượng Tìền Số dư 2826 14 18 3-4 6-4 Offset LSX 2520 Offset LSX 29 Offset LSX 2588 Offset LSX 1931 Offset LSX 2059 281 27 72 510 220 2545 2578 2466 1955 1715 Cuối tháng từ sổ chi tiết vật tư lên sổ tổng hợp vật tư: Sổ tổng hợp vật tư Công ty Stt Tên vật liệu Đơn giá Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Mực xanh 2 Mực xanh N 106000 1 106000 10 106000 9 945000 2 212000 3 Mực xanh TB 57969 13,8 798120 60 3480000 64 3767985 8,8 510135 Cuối tháng sau khi lên chứng từ ghi sổ, kế toán lắp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và căn cứ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lên sổ cái. Công ty in sổ cái chia làm 3 loại: + Sổ cái TK 152G + Sổ cái TK 152M + Sổ cái TK 152¹ SỔ CÁI Tháng ..... quý..... năm Tên tài khoản: giấy số liệu 152G Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 331 102341000 01 3 à31/3 Nhập 331 49750000 Số dư cuối kỳ 150291000 4. Hạch toán kiểm kê vật tư Trong thời gian bảo quản ở kho vật không khó tránh khỏi sự sai lệch giữa giá trị ghi trên sổ sách. Vì vậy sau một năm hoạt động , cuối năm Công ty tiến hành kiểm kê đánh giá lại vật tư Thành phần gồm: kế toán vật tư, thủ kho, kỹ thuật viên Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê chi tiết từng loại vật tư, phản ảnh l;ên bảng kiểm kê vật tư sau đó hội đồng kiểm kê sẽ được lập xử lý vật tư thừa, thiếu, mất phẩm chất... VẬT TƯ NĂM 2002 “MỰC” BẢNG KIỂM KÊ Stt Tên vật tư ĐVT SL Thừa Thiếu Ghi chú TKho Th.tế 1 Mực đen TAB 2,5 Kg 17,5 17,5 2 Mực đen Afex1kg Kg 46 46 3 Mực đen TS 42kg kg 16 16 BẢNG KIỂM KÊ VẬT TƯ Stt Tên vật tư ĐVT SL Thừa Thiếu Ghi chú TKho Th.tế 1 Giấy quyển Tờ 20 20 2 Giấy đỏ Tờ 126.060 126.060 3 Giấy dạ yến Tờ 2.995 2.995 Báo cáo kế toán phản ảnh số liệu trên: Việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đều đúng qui định phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể. Với những báo cáo kế toán bắt buộc như: bảng cân đối kế toán , báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo đều ghi chép đúng biểu mẫu. Chỉ tiêu những Nhà nước quy định những báo cáo hướng dẫn khác căn cứ vào yêu cầu cụ thể của Công ty mà vận dụng xây dựng biểu mẫu phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp chính xác số liệu kịp thời cho công tác quản lý của Công ty PHẦN III MỘT SỐ VẤN ĐỀ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY IN ĐÀ NẴNG I/ Nhận xét về ưu nhược điểm của công tác hạch toán và quản lý vật tưu tại công ty Đà Nẵng Đã gần 20 năm kể từ ngày thành lập đến nay, công ty in Đà Nẵng đã đứng vững và khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh gay gắt. Đó là 1 thành công đáng khích lệ bởi trong thời gian qua không phải là không có những cơ sở sản xuất, doanh nghiệp hoạt động thua lỗ triền miên và cuối cùng đi đến giải thể và phá sản. Với một đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm linh động trưởng thành từ công ty cùng đội ngũ công nhân tay nghề cao, ham học hỏi, tìm tòi nghiên cứu, Công ty liên tiếp gặt hái những thành công trong nhiều năm tặng danh hiệu cơ sở đơn vị đứng đầu thi đua. Không tự bằng lòng với những kết quả đạt được, toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty vẫn tiếp tục tìm tòi những phương pháp mới, những kỹ thật ngành in mới nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm, cùng với phương châm “quý chữ tín hơn vàng” khách hàng đến Công ty ngày càng đông. Năm 2002 công ty đã ký hơp đồng với trên 3.400 lượng khách hàng cả trong và ngoài tỉnh, nguồn vốn của Công ty năm 2002 là 6,6854 tỷ đồng tạo điều kiện cho Công ty mở rộng quy mô sản xuất đổi mới công nghệ. Bên cạnh đó, Giám đốc Công ty cũng chú trọng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty có được vị trí như ngày hôm nay đó là nhờ sự ủng hộ tích cực của bạn hnàg đồng thời cũng là nhờ công sức của toàn thể anh chị em công nhân, cán bộ ở các phòng ban chức năng cũng đóng góp một phần quyết định đó là phòng kế toán. Công ty càng phát triển với quy mô ngày lớn thì kế toán càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thê thiếu được trong quản lý kinh tế của Công ty và của cả nước. Để điều hành và quản lý toàn bộ họat động kinh doanh ở Công ty có hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời chính xác các thông tin kinh tế về các hoạt động đó, bao gồm “ chi phí đầu vào và kết quả đầu ra ”. Tất cả các thông tin kinh tế có liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều được kế toán với chức năng phản ảnh và kiểm tra để thu thập, xử lý và tổng kết một cách kịp thời, chính xác bằng một hệ thống các phương pháp khoa họccủa mình. Có thể xem kế toán là một khoa học về quản trị kinh tế và là một bộ phận cấu thành của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính. Tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với Giám Đốc và Kế toán trưởng. Tổ chức công tác ké toán gồm nhiều yếu tố cấu thành như tổ chức bộ má kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, các chế độ, thể lệ về kế toán. Công việc này rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách nhau như loại hình sản xuất kinh tế, yêu cầu của việc cung cáp thông tin, quy mô công ty cũng như trình độ đội ngũ nhân viên kế toán trong Công ty... 1. Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty In Đà nẵng rất gọn nhưng vẫn đảm bảo được công việc trôi chảy hoàn thành tốt. Một nhân viên kế toán kiêm luôn hai phần hành như kế toán vật tư TSCĐ kiêm kế toán tổng hợp. Công iệc như vậy đòi hỏi các nhân viên hết sức chú ý đến công việc tranh thủ thời gian để công việc không bị gián đoạn, kéo dài. Bên cạnh đó, cần nâng cao trình độ của nhân viên trong phòng kế toán để có điều kiện tham gia công tác quản lý biểu hiện ở việc xây dựng các kế hoạch dài hạn, việc hoạch định xây dựng các chính sách nhằm giúp cho Giám đốc trong công tác tổ chức và quản lý. Mô hình tập trung này hoàn toàn phù hợp. 2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ; Hình thức kế toán đang áp dụng hiện nay ở Công ty là hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán được lựa chọn phù hợp với việc hạch toán tại Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thật sự hoàn thành đều phải lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi chứng từ trên tài khoản, sổ kế tóan và báo cáo chứng từ kế toán phải được lập kịp thời đúng theo qui định nội dung và phương pháp lập ( Theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT, ngày 1/1/1995 bao gồm hệ thống chứng từ và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn). Nhìn chung tại Công ty In Đà nẵng các mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ luật định đều được tuân thủ về biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập. Kế toán trưởng đã tận tình hướng dẫn mọi người trong phòng kế toán về cách ghi chép trong các chứng từ kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và phục vụ cho công tác quản lý . 3/ Về lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức vận dụng tài khoản kế toán : Các tài khoản được sử sụng đã phản ảnh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính, đáp ứng được nhu cầu thông tin và kiểm tra quá trình sản xuất kinh doanh xí nghiệp. Giám đốc và kế toán trưởng công ty cũng đã căn cứ vào quy mô, đặc điểm cụ thể của việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung để áp dụng vào công ty là hoàn toàn phù hợp. 4/ Về tổ chức hệ thống sổ kế toán , tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán Mọi sổ sách được sử sụng trong quá trình hạch toán tại công ty đều đơn giản, dễ làm phù hợp với tình hình thực tế của công ty , tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tê tại công ty Việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đều đúng quy định phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể. Với những báo cáo kế toán bắt buộc như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thiết minh báo cáo, tất cả đều được tổ chức ghi chép đúng biểu mẫu và các yêu cầu quản lý cụ thể của công ty mà vận dụng và xây dựng mẫu biểu cũng như những chỉ tiêu phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý công ty II/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu 1/ Những kiến nghị về mặt quản lý vật liệu : Lập dự toán về mặt chi phí vật liệu ( kế hoạch hóa thu mua vật liệu , xây dựng kế hoạch dự trữ ) Đây là một khâu quan trọng được đặt ra đối với người quản lý vật liệu tại công ty . việc đáp ứng nhanh chóng đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu với giá thấp sẽ tạo được sản phẩm với giá thấp kịp thời bàn giao hàng cũng như công việc được trôi chảy. Với đặc điểm ngành in, giấy và mực được xem là vật liệu chính. Để đảm bảo sự đa dạng phong phú cho các loại sản phẩm, công ty cần phải có dự trữ đầy đủ hầu hết các loại vật liệu , nhất là các loại giấy mực thông dụng nhằm cung cấp đầy đủ yêu cầu và đúng thời điểm các loại hợp đồng. Đối với các loại giấy và mực thông dụng, công ty cần có mối quan hệ mật thiết với các đại lý, công ty vật tư lớn để luôn có đầy đủ các mặt hàng. Sự quan hệ mật thiết này còn tạo được sự ưu tiên trong cung cấp hàng nhanh chóng theo yêu cầu, gặp thuận lợi cho việc thanh toán cũng như các tài khoản chiết khấu giảm giá ... Riêng về mực: tại Đà Nẵng có các đại lý tập trung đủ các loại mực công ty cần nên cũng có nhiều thuận lợi. Đối với giấy: Loại giấy nôi như giấy bãi Bằng, Tân Mai luôn đáo ứng đủ cho nhu cầu công ty do số lượng nhiêu. Riêng loại giấy Couche : công ty cần phải có lượng hàng dự trữ nhất định vì đây là loại giấy ngoại khó mua hơn, số lượng không nhiều, giá cả thấp thường. Thông thường đối với các loại giấy, số lượng mỗi lần mua sao cho trong kho luôn có hàng dự trữ khoảng 40%. Khi trong kho chỉ còn 20% so với lượng cần dùng thì phải mua thêm dự trữ. Đối với các loại công cụ, dụng cụ : thì số lượng sử dụng ít, giá thành tương đối thấp nên khi cần thiết chỉ gọi các đại lý sẽ đáp ứng nhanh, đầy đủ. Về mặt giá cả : khi mua các loại vật liệu, công ty tham khảo giá cả vật liệu cần mua trên thị trường để đói chiếu giá cả với đại lý mà mình mua chọn được giá cả hợp lý cho vật liệu đó. 2/ Những kiến nghị về mặt hạch toán : Hiện nay, với sự cạnh tranh gây gắt của nhiều doanh nghiệp, cơ sở sản xuất cùng một loại sản phẩm cung cấp cho thị trường . để có được nhiều bạn hàng các chủ doanh nghiệp đều cố gắng tìm mọi cách để nâng cao chất lượng sản phẩm hhạ giá thành sản phẩm. Do vậy nhưng nguyên vật liệu dự trữ trong kho công ty càng lâu càng có xu hướng giảm giá. Từ dó có thể gây ảnh hưởng đến sản phẩm làm ra. Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nguyên vật liệu. Để hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, kế toán sử sụng TK 159 " dự phòng giảm giá hàng tồn kho “. Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho. a/ Nguyên tắc hạch toán TK 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng thứ vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho nếu có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên có thể xảy ra trong niên độ kế toán Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, trị giá hàng tồn kho, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo . Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cho niên độ kế toán tiếp theo ( năm sau 0 nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước thì chênh lệch được hòa nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh Nếu ngược lại, thì căn cứ vào số chênh lệch để lập dự phòng bổ sung, dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ báo cáo. b/ Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho “: Bên nợ : + Gía trị giảm giá hàng tồn kho thực tế phát sinh. + Gía trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh Bên có : + Gía trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Dư có : + Gía trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho c/ Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Cuối niên độ kế toán, nếu có những chứng từ chắc chắn về trị giá của hàng tồn kho thấp hơn giá có thể bán được trên thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện nay ghi : Nợ TK 642 Có TK 159 Khoản giảm giá hàng nhập kho thật sự phát sinh, kế toán ghi giảm giá hàng tồn kho vào dự phòng, ghi: Nợ TK 159 Có TK 152,155,156. Cuối niên độ kế toán sau : Nếu sổ dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng đã lập của năm trước ( không sử sụng hết ) thì số chênh lệch lớn hơn được hoàn nhập ghi tăng thu nhập bất thường. Nợ TK 159 Có TK 721 Nếu số dư dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng của nam trước ( không sử sụng hết ) thì phải trích lập thêm số dự phòng còn thiếu: Nợ TK 642 Có TK 159 Có thể minh họa sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK 159 TK 642 Hoàn nhập khoản dự Phòng giảm giá hàng tồn kho kho Cuối niên độ kế toán lập dự phòng giảm 3/ Xây dựng sổ sách danh điểm vật liệu : Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, từng loại vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu tùy thuộc vao trò nội dung kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, người ta đã phân loại vật liệu như đã trình bày ở phần I. Song để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu , doanh nghiệp phải xây dựng “ sổ danh điểm vật liệu ”, xác định tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu , số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và hạch toán của vật liệu . SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 1521.01 Giấy bãi bằng kg 1521.02 Giấy tân mai Gam 1521.03 Giấy Couche 79x109 ........................... 1522.01 Chỉ khâu Cuộn 1522.02 Keo dán Hộp .................. 153.01 Kẽm trung quốc Tấm 153.02 Găng tay su Cái 4/ Kiểm kho vật liệu : Định kỳ hoặc đột xuất, công ty cần phải kiểm kê tài sản bằng cách lập ban kiểm kê kiểm tra tình hình tài sản hiện có của vật liệu . trong quá trình kiểm kê, phải lập biên bản kiểm kê vật liệu , sản phẩm hàng hóa, xác định chính xác để đói chiếu với tài liệu kế toán để xác định số thừa, số thiếu kém phẩm chất. Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu bị thiếu hụt hoặc kém phẩm chất, công ty phải tìm ra nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp sử lý kịp thời. Tùy theo nguyên nhân cụ thể để đưa ra quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền . Việc kiểm kê cho vật liệu còn giúp cho công ty phát hiện số lượng vật liệu tồn kho, số sản phẩm dỡ dang để đưa ra kế hoạch thu mua vật liệu , xây dựng kế hoạch dự trữ cũng như kế hoạch sản xuất cho kỳ tới . Đối với công ty in Đà Nẵng, kiểm kê vật tư tiến hành định kỳ vào hàng tháng để quản lý vật liệu một cách chặt chẽ. Việc sử sụng sổ danh điểm vật tư vào quá trình kiểm kê sẽ giúp cho việc kiểm kê vật liệu một cách nhanh chóng, chính xác và đỡ mất nhiều thời gian . 5/ Sử dụng phế phẩm Theo hợp đồng của khách hàng, phòng kỹ thuật cho phép, công ty nên sản xuất thêm các sản phẩm nhỏ hơn như sổ tay, lịch bỏ túi... nêú giấy phế phẩm quá nhỏ, công đoàn của công ty có thể đem bán củavà sử sụng nguồn lợi này làm quỹ cho công đoàn . KẾT LUẬN Qua đợt thực tập gần một tháng tại công ty In Đà Nẵng, thời gian không phải là dài để có thể vận dụng được hết những gì đã học hỏi trong nhà trường. Với vốn kiến thức đã được trang bị trong nhà tường về công tác hạch toán trong công ty và thực tế tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý vật tư tại công ty In Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành được chuyên đề “ tổ chức kế toán vật tư với việc nâng cao hiệu quả sử sụng vốn lưu động trong doanh nghiệp tại công ty In Đà Nẵng Đề tài những đúc kết, nhận xét tổng quan mà em thu thập được qua sự giúp đỡ của cơ quan thực tập và của giáo viên hướng dẫn . Em xin chân thành cảm ơn giám đốc, các phòng ban và nhất là phòng tài vụ kế toán của công ty In Đà Nẵng đã tận tình giúp đỡ và cung cấp đầy đủ số liệu giúp em hoàn thành tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn cán bộ, nhân viên trong phòng tài vụ kế toán và những ai quan tâm đến đề tài để đề tài được hoàn chỉnh hơn . LỜI MỞ ĐẦU Qúa trình đổi mới trong quản lý kinh tế từ kế hoạch hóa tập trung bao cấp, sang cơ chế thị trường , có sự quản lý của nhà nước bằng pháp luật trong những năm qua đã đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ quan trọng, hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, giúp các nhà sản xuất kinh doanh, các tổ chức hành chính, sự nghiệp thông qua công cụ kê toán nắm được hiệu quả sản xuất kinh doanh tình hình tài chính của đơn vị mình để sự dụng có hiệu quả các nguồn lực các nguồn tài chính. Đối với chính phủ và các cơ quan chính phủ, cơ quan chính quyền các cấp ... nó là một công cụ quan trọng để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Chính vì vậy, để theo kịp với chuyển biến của thời đại hiện nay các đơn vị sản xuất kinh doanh ở nước ta đều hoạt động theo cơ chế thị trường . do đó việc đổi mới không ngừng việc hoàn thiện công tác kế toán để thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là vấn đề thực sự cần thiết hiện nay. Công tác hạch toán kê toán hợp lý, đúng đắng đóng vai trò quan trọng không những giúp doanh nghiệp đứng vững mà còn vươn lên cạnh tranh với các đơn vị sản xuất kinh doanh khác. Hiện nay ngoài xã hội nhu cầu tiêu dùng của con người đòi hỏi rất cao, của cải vật chất bao gồm cũng rất cần thiết đối với con người và xã hội . để đáp ứng nhu cầu của xã hội thì phải sản xuất ra nhiều loại sản phẩm mà muốn vậy càng phải có đầy đủ các nguyên vật liệu. Đó là đối tượng của lao động là những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nó cấu thành nên thực thể của sản phẩm . do vậy đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải quan tâm đến chi phí nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành đồng thời tăng thu nhập cho nền kinh tế quân dân. Công ty In Đà Nẵng, vật liệu đóng vai trò quan trọng mang tính quyết định đến doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty. Từ viwcj lên phương án ban đầu cho mỗi hợp đồng nhận được, qua các công đoạn để tạo ra sản phẩm cuối cùng đều có sự tham gia nhất định của vật liệu. Vật liệu của công ty In có rất nhiều chủng loại khác nhau, việc thiếu 1 loại vật liệu nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, không đúng hợp đồng nên việc hạch toán , quản lý vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Ngoài ra, việc hạch toán vật liệu còn nhằm để thống kê, quản lý theo một phương pháp khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, điều phối cũng như hoạch định chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp Trong những năm qua, quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty in Đà Nẵng là mối quan tâm hàng đầu của ban giám đốc và các nhà quản trị. Tuy nhiên hãy còn bộc lộ một số tồn tại trong tổ chức quản lý vật liệu và hạch toán vật liệu . Nhận thức từ vấn đề trên, em đã thực hiện đề tài “ tổ chức kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử sụng vốn lưu động sản xuất kinh doanh ở công ty In Đà Nẵng “ Nội dung đề tài bao gồm các phần Phần I: Lý luận chung về hạch toán và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Phần II: Tình hình thực tế hạch toán và quản lý nguyên vật liệu tại công ty In Đà Nẵng Phần III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu tại công ty In Đà Nẵng Đề tài là những kết quả đúc kết, thu nhận được qua sự giúp đỡ của cơ quan thực tập và của các phòng ban. Do điều kiện thời gian không cho phép nên đề tài không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến và phê bình của giáo viên hướng dẫn và các anh chị ở phòng tài vụ kế toán để đề tài này được hoàn chỉnh hơn. Xin chân thành cảm ơn giám đốc. Các phòng ban nhất là phòng tài vụ kế toán của công ty đã nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp số liệu và những thông tin có liên quan giúp em hoàn thành tốt đề tài này. MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN