Đề tài Hoạt động Giao nhận vận tải bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội

Lời mở đầu Từ năm 1986, Nhà nước ta chủ trương xây dựng nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Hiệu quả đạt được trong những năm qua đã chứng minh cho tính đúng đắn của chủ trương đó. Cả lý luận và thực tiễn đều khẳng định rằng: kinh tế thị trường là quy luật tất yếu để phát triển lực lượng sản xuất, xây dựng quan hệ sản xuất XHCN. Nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN ở nước ta hiện nay các thành phần kinh tế hoạt động đan xen nhau trong đó kinh tế Nhà nước giữ vai trò định hướng. Khi xu thế toàn cầu hoá trở thành xu thế chủ đạo thì thị trường được mở rộng, nó không còn bị bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà toàn thế giới này là một thị trường chung. Đối với mỗi quốc gia Ngoại thương trở thành lĩnh vực kinh tế vô cùng quan trọng để phát huy lợi thế so sánh của mình. Ở nước ta ngoại thương chiếm khoảng 1/3 GDP. Nhưng để hoạt động ngoại thương phát triển thì vận tải - một yếu tố quan trọng nhất của Logistics - phải phát triển. Trên thực tế, hầu hết các hoạt động XNK được thực hiện thông qua người Giao nhận (Forwarder) - nhân vật trung gian giữa người Xuất khẩu và người Nhập khẩu. Trong hoạt động giao nhận hàng hoá XNK, giao nhận vận tải bằng đường hàng không dù chiếm một tỷ trọng rất nhỏ nhưng do tính ưu việt của nó là tốc độ vận tải và tính an toàn cao nên vận tải hàng không vẫn giữ vai trò rất quan trọng. Cùng với kiến thức lĩnh hội được ở trường đại học Ngoại Thương Hà Nội và qua quá trình làm việc thực tế tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội em đã mạnh dạn chọn đề tài "Hoạt động Giao nhận vận tải bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội". Trong khuôn khổ của một bản thu hoạch em chỉ xin đề cập đôi nét về lĩnh vực nhiều tiềm năng này ở nước ta. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, TS - Nguyễn Quang Minh người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài này, xin cảm ơn các đồng nghiệp tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội đã có những ý kiến xây dựng và tạo điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành tốt đề tài đã chọn. Trong quá trình viết đề tài này cũng không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN NHANH ALPHA VIỆT NAM TẠI HÀ NỘI VÀ KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG I. Giới thiệu về công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển Với ý tưởng tuyệt vời của một nhóm các thành viên Vận Tải và Chuyển Phát Nhanh nhằm tạo ra một Dịch vụ trọn gói tốt nhất, ngày 10 tháng 04 năm 2003 được sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0100403535 Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội có tên viết tắt là ALPHA EXPRESS được thành lập, đúng trong thời kỳ hoạt động ngoại thương ở Việt Nam đang phát triển. Văn phòng công ty được đặt tại Số 08, lô 4A, KĐT Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. ALPHA EXPRESS là một thành viên của hệ thống Toll Priority DPEX Worldwide có trụ sở chính đặt tại Singapore - là thành viên của tập đoàn Quantas. Hệ thống Toll Priority DPEX Worldwide là một trong những công ty chuyển phát nhanh Quốc Tế hàng đầu trên Thế Giới, với đội ngũ đông đảo các nhân viên được đào tạo có hệ thống, cơ bản và nâng cao, tận tâm với công việc. Hệ thống Toll Priority DPEX World hoạt động rộng khắp trên 7 Châu lục, cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh Quốc tế trên 180 Quốc gia và vùng lãnh thổ, khai thác 7 trạm trung chuyển hàng, 340 trung tâm dịch vụ khách hàng, 265 chuyến bay mỗi ngày, sử dụng hơn 2500 phương tiện vận chuyển với hơn 4000 nhân viên. Với hệ thống kiểm tra hàng tích hợp “Net-Trak”, khách hàng có thể cập nhật đầy đủ thông tin về hàng gửi vào bất kỳ thời điểm nào gồm lịch bay, lịch chuyển tải và thông tin nhận hàng. Hơn nữa, Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt nam tại Hà Nội tự hào về uy tín và tính chuyên nghiệp trong ngành công nghiệp Chuyển Phát Nhanh Việt Nam. Công ty thiết lập các xu hướng thị trường hơn là đi theo bước chân những người khác và hiện nay ALPHA EXPRESS là một trong mười doanh nghiệp Chuyển Phát Nhanh hàng đầu ở Việt Nam. 2. Cơ cấu tổ chức Phòng chăm sóc KH sóc Lượng hàng & lô hàng K HNăm USD Giám đốc Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội Phòng kế toán Phòng khai thác Phòng nhập liệu gLô hàng & khối lượng Năm Lô hàng lLượng hàng iNăm ệUSD uNăm Lô hàng Tổ giao nhận - Giám đốc trực tiếp điều hành các hoạt động của Công ty - Phòng khai thác: Nhiệm vụ của phòng là tìm kiếm khách hàng mới, khai thác các dịch vụ mới, khu vực mới,… - Phòng nhập liệu: Quản lý và khai thác thông tin khách hàng. - Phòng chăm sóc khách hàng: Đây là bộ phận tiếp nhận các đơn hàng của khách và cũng là nơi tiếp nhận những ý kiến đóng góp từ phía khách hàng. - Phòng kế toán: Kiểm soát tình hình tài chính của toàn công ty. - Tổ giao nhận: Có nhiệm vụ tới địa chỉ của khách nhận hàng và giao hàng tới tay khách hàng. 3. Chức năng và nhiệm vụ của ALPHA EXPRESS - Làm đại lý giao nhận hàng hóa. - Môi giới vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ. - Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường bộ. - Dịch vụ thông quan. - Dịch vụ thuê xe kéo container. - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao nhận tại cảng, giám định, kiểm dịch, sản xuất xuất khẩu, mua bảo hiểm hàng hoá. - Công ty sẽ giúp khách hàng giải quyết những vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính trong hoạt động xuất nhập khẩu 4. Các nguồn lực phục vụ kinh doanh của ALPHA EXPRESS - Với nguồn vốn đầu tư ban đầu là 6,5 tỷ, tới nay ALPHA EXPRESS có nguồn lực phục vụ là 39 tỷ. - Với đội ngũ 27 nhân viên chuyên nghiệp tập trung mạnh vào dịch vụ gom hàng cho khách hàng là người Việt Nam muốn xuất hàng ra nước ngoài. - Thường tận dụng được vận chuyển 2 chiều. Đây chính là thế mạnh nổi bật nhất của ALPHA EXPRESS so với các Công ty giao nhận trong nước khác. - Nhân viên kinh doanh, khai thác được đào tạo bài bản về kỹ năng nghiệp vụ bên cạnh đó cơ sở vật chất kỹ thuật của ALPHA EXPRESS khá đầy đủ vì thường xuyên được được nâng cấp, hoàn thiện. Ngoài ra: Có được Giấy phép trong ngành Chuyển Phát Nhanh. Thành viên của hai Tập đoàn Chuyển Phát Nhanh lớn là DPEX và GDA. Đại lý của UPS. Đại lý của EMS, dịch vụ bưu chính VN. Đại lý của nhiều hãng hàng không. Thành tích hiện nay Alpha Express đạt được: DPEX Outstanding Performance in Tracking Compliance in 2009 Award. DPEX Outstanding Performance in Tracking Compliance in 2010 Award. II. Khái quát về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không 1. Khái niệm Vận tải, đặc biệt là vận tải quốc tế nói chung và vận tải hàng không nói riêng đóng vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia. Nó được coi là lĩnh vực xuất nhập khẩu vô hình (Invisible trade) vì nó ảnh hưởng đến cán cân thanh toán của một nước, nó có thể góp phần cải thiện hay làm trầm trọng thêm cán cân thanh toán của một quốc gia. Khi vận tải phát triển làm cho giá thành vận chuyển hạ, tạo điều kiện cho những mặt hàng có giá trị thấp có thể tham gia buôn bán quốc tế. Hơn thế nữa, vận tải đảm bảo chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng tăng trong thương mại quốc tế, góp phần làm thay đổi cơ cấu hàng hoá và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế. 2. Đặc điểm Tuy chỉ chuyên chở khoảng 1% tổng khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế nhưng lại chiếm khoảng 20% trị giá hàng hoá trong mua bán quốc tế. Đối với các nước phát triển, vận tải hàng không chỉ chuyên chở một khối lượng nhỏ hơn 1%, nhưng lại chiếm khoảng 30% trị giá. Điều này chứng tỏ vận tải hàng không có vai trò rất lớn đối với việc vận chuyển hàng hoá đặc biệt là hàng hoá có giá trị cao. Vận tải hàng không có vị trí số 1 đối với vận tải quốc tế, những mặt hàng mau hỏng, dễ thối, súc vật sống, thư từ, chứng từ, hàng nhạy cảm với thời gian, hàng cứu trợ khẩn cấp...những mặt hàng đòi hỏi giao ngay do máy bay có ưu thế tuyệt đối về tốc độ so với các phương tiện vận tải khác. Vận tải hàng không có vị trí đặc biệt quan trọng đối với việc giao lưu giữa các nước, là cầu nối giữa nền văn hoá các dân tộc, là phương tiện chính của khách du lịch quốc tế. Vận tải hàng không là một mắt xích quan trọng để liên kết các phương thức vận tải, tạo ra khả năng kết hợp các phương thức vận tải với nhau như vận tải hàng không-vận tải biển, vận tải hàng không-vận tải ôtô...nhằm tận khai thác lợi thế của các phương thức vận tải. 3. Vai trò của các bên có liên quan Trong buôn bán quốc tế, người bán và người mua không trực tiếp vận chuyển hàng hoá mà thuê một người thứ 3 gọi là người chuyên chở. Nghĩa vụ thuê vận tải và chịu chi phí vận tải được quy định trong hợp đồng mua bán, hợp đồng này thường được ký kết theo các điều kiện mua bán, hợp đồng này thường được ký kết theo các điều kiện mua bán quốc tế (Incoterms), theo đó quyền lợi nghĩa vụ về vận tải phân chia giữa người mua và người bán cũng khác nhau. Người giành được quyền vận tải là người chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải để chuyên chở trên chặng đường chính. Theo Incoterms 2000 quyền vận tải được phân chia như sau: - Người bán giành được quyền vận tải theo các điều kiện CFR (Cost and freight); CIF (Cost, insurance and freight); CPT (Carriage paid to); CIP (Carriage and Insurance paid to); DDU (Delivesed duty unpaid); DDP (Delivered duty paid); DES (Delivered ex ship); DEQ (Debivered ex quay); DAF (Delivered at Frontier). - Người mua giành quyền Việt Nam theo các điều kiện EXW (Ex-works); FCA (Free carriage); FOB (Free on board); FAS (Free alongside ship); Trong đó phương thức vận tải bằng đường hàng không được thực hiện theo các điều kiện sau: EXW, FCA, CPT, DAF, DDU và DDP. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN NHANH ALPHA VIỆT NAM TẠI HÀ NỘI I. Kết quả hoạt động giao nhận 1. Khối lượng hàng giao nhận Bảng 1 – Mức tăng trưởng khối lượng hàng qua các năm Năm 2006 2007 2008 2009 2010 Lượng hàng(Đvt:Tấn) 1.569 1.703 1.623 1.765 1.869 Lô hàng (Đvt: kiện) 2.963 3.320 3.026 3.265 3.542 (Nguồn: Phòng khai thác ALPHA EXPRESS) Theo như bảng thống kê mức tăng trưởng khối lượng hàng qua các năm ta có thể thấy mức tăng trưởng khối lượng hàng cũng như số lượng các lô hàng đã được thực hiện qua các năm, năm 2007 khối lượng hàng và số lô hàng đều tăng ở mức đỉnh điểm. Nhưng cũng từ cuối năm 2007 đầu năm 2008 do biến động của thị trường hàng hoá, nhu cầu chuyên chở băng đường hàng không của khách hàng nên lượng hàng đã giảm sút mạnh, lượng hàng của ALPHA EXPRESS lúc này chỉ ngang bằng so với năm 2006. Năm 2009 và năm 2010 có tăng trưởng tuy nhiên mức tăng không nhiều. Điều này cũng phản ánh thị trường giao nhận vận tải bằng đường hàng không đã không còn nhộn nhịp như những năm trước, mặt khác, cũng có thể khách hàng cũng đã lựa chọn cho mình một loại hình vận chuyển chi phí thấp hơn. 2. Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận Bảng 2 – Kết quả tăng trưởng doanh thu của các năm ĐVT : VNĐ Năm 2006 2007 2008 2009 2010 Doanh thu 8.520.880.000 10.363.750.000 9.391.220.000 10.328.000.000 11.835.000.000 (Nguồn: Phòng Kế toán tài vụ năm 2006,2007,2008,2009,2010) Mức tăng trưởng doanh thu của Công ty tỷ lệ thuận với mức tăng trưởng khối lượng hàng hoá và dịch vụ mà Công ty đã đạt được qua các năm. Nhìn vào bảng trên có thể thấy được mức tăng trưởng doanh thu đều đặn, điều này cho thấy bước đi đúng đắn của ban lãnh đạo công ty khi đưa ra quyết định thành lập chi nhánh công ty tại Hà Nội nhằm khai thác dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không. Cùng với những lỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên doanh thu của công ty đã đạt đỉnh điểm 11.835.000.000 VNĐ vào cuối năm 2010 đầu năm 2011. Năm 2008 do biến động của thị trường, khủng hoảng nền kinh tế do lạm phát tăng cao, cũng như sự cạnh tranh mạnh mẽ của không những công ty trong nước mà các các hãng nước ngoài hoạt động trong cùng lĩnh vực, xuất hiện ngày một nhiều các công ty đăng ký thành lập nên doanh thu của công ty đã có giảm sút. Nhận thức được điều đó Ban giám đốc công ty đã có những điều chỉnh hợp lý nhằm khôi phục lại hoạt động của mình và doanh thu đạt 10.328.000.000 VNĐ năm 2009 đầu năm 2010 đã phản ánh điều đó. ALPHA EXPRESS hiện là đại lý có hợp đồng ký kết vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không tại Việt Nam của rất nhiều hãng hàng không. Do chính sách ưu tiên về giá, tuyến đường và các chính sách đãi ngộ khác vì thế ALPHA EXPRESS luôn phải lập ra cho mình kế hoạch phân tải trên các hãng hàng không qua các năm. Để giữ vững vị thế của mình ALPHA EXPRESS không ngừng khai thác hàng hoá từ hàng chỉ định đến hàng tự khai thác để cung cấp đủ lượng hàng trên các tuyến chính của các hãng hàng không, nhằm thiết lập mối quan hệ ngày càng gắn bó trên cơ sở hai bên cùng có lợi trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải ngày một chịu nhiều sự cạnh tranh như ngày nay. 3. Chủng loại hàng hóa giao nhận Không phải bất kỳ hàng hoá nào cũng được phép chuyên chở bằng đường hàng không. Hàng hoá khi chuyên chở bằng đường hàng không bắt buộc phải tuân thủ theo các qui định về vận tải hàng không của các nước, nơi hàng đi và đến cũng như các quy định, quy ước chung của các tổ chức, hiệp hội hàng không quốc tế như IATA, FIATA, ICAO... Nhưng nhìn chung hàng hoá giao nhận vận tải bằng đường hàng không có những đặc điểm sau: Thường là hàng có giá trị cao, hàng hoá thông thường; Yêu cầu thời gian chuyển hàng nhanh; Cần độ an toàn cao trong quá trình vận chuyển; Hàng không cồng kềnh, dễ xếp dỡ; Hàng được đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển bằng đường hàng không; Hàng phải được dán nhãn mác đầy đủ, rõ ràng, phù hợp; Hàng có đính kèm chứng từ hợp lệ (nếu có yêu cầu). Sản phẩm của ALPHA EXPRESS bao gồm chuyển phát nhanh tài liệu, bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa quốc tế với các gói dịch vụ:+ Door to Door (nhận tận tay người gửi và phát tận tay người nhận)+ Door to Air port (nhận tận tay người gửi và vận chuyển đến Sân bay)+ Air port to Air port (vận chuyển đơn thuần) 4. Chính sách giá cả và các hoạt động Marketing 4.1. Cơ sở tính cước Cước phí hàng không được tính trên cơ sở trọng lượng, nếu là hàng nặng. Còn nếu là hàng nhẹ, hàng công kềnh thì tính theo thể tích. Nhưng nếu là hàng quý hiếm thì trọng lượng hay cơ sở tính cước là giá trị của hàng hoá đó. Giá cước phụ thuộc vào: tính thường xuyên của việc vận chuyển, sự cạnh tranh giữa các hãng hàng không, loại hàng và khối lượng hàng hoá vận chuyển, giá trị hàng hoá, các yêu cầu về phương tiện xếp dỡ. Công thức tính cước của ALPHA EXPRESS: - Cước hàng không được tính trên trọng lượng tính cước thực tế, giá cước và phụ phí hàng không được áp dụng tuỳ theo từng hãng hàng không qui định. Trọng lượng tính cước (Chargeable weight) = Dài(cm) x rộng(cm) x cao(cm) 6000 Thực tế ở Việt Nam đơn vị tính được thể hiện bằng centimeter (cm) và trọng lượng được tính bằng kilogram (kg). Hay có thể quy đổi 1 m3 = 167 kg Nếu đơn vị tính cước là inch thì quy đổi 1 inch = 1,54 kgs Việc tính cước dựa vào số cân thực tế tại hải quan cửa khẩu xuất hàng hoặc người ta có thể dựa vào thể tích và qui đổi ra số cân tính cước. Nếu số cân thực tế của lô hàng cao hơn số cân qui đổi từ thể thích thì sẽ áp dụng tính cước theo số cân thực tế và ngược lại. 4.2. Các loại cước phí Bảng 3: Các loại cước phí Trọng Lượng Nấc cước – Tính theo giá trị VNĐ Vùng A Vùng B Vùng C Vùng D Vùng E Vùng F Vùng G Đến 50 Grs 8.000 9.500 9.500 10.000 10.000 11.000 11.500 Trên 50 Grs đến 100 Grs 8.000 12.000 12.000 13.000 14.000 16.000 16.500 Trên 100 Grs đến 250 Grs 10.000 16.500 16.500 19.000 20.000 21.000 23.000 Trên 250 Grs đến 500 Grs 12.500 23.000 23.000 25.500 26.500 28.000 30.500 Trên 500 Grs đến 1000 Grs 15.000 31.000 32.500 37.500 38.500 38.500 44.500 Trên 1000 Grs đến 1500 Grs 18.000 39.000 40.000 46.500 47.500 49.500 57.000 Trên 1500 Grs đến 2000 Grs 21.000 46.500 47.500 56.500 57.500 59.500 68.500 Mỗi 500 Grs tiếp theo 1.600 4.000 5.000 7.000 7.500 8.000 8.500 Các loại hàng hóa đặc biệt đi theo đường hàng không Cộng Cước - Các Loại máy ảnh, video camera - Cộng thêm 10% cước phí cho 2kgs đầu tiên. - Cộng thêm 2.000 đồng/kgs cho các Kgs tiếp theo. - Máy Laptop, NetBooks, Case Máy Tính, Thiết Bị cá nhân PDAs - Các loại máy điện tử, linh kiện điện tử, USB - Điện thoại di động, sim điện thoại - Đồng hồ điện tử, đồng hồ cơ - Các loại vacxin, đồ ăn tươi sống… *Ghi chú: - Bảng giá chưa bao gồm 17% PP xăng dầu và 10% VAT - Đối với tuyến huyện xã ngoài cước chính cộng thêm 20% phụ phí (vùng sâu, vùng xa), miễn phụ phí xăng dầu cho khu vực nội thành Hà Nội. - Đối với hàng hóa nhẹ mang tính chất cồng kềnh, cách quy đổi khối hàng nhanh được tính theo công thức sau: chiều dài (cm) x chiều rộng (cm) x chiều cao (cm) / 6000 Bảng 4: Giá chuyển phát nhanh phát trong ngày (hỏa tốc) Trọng Lượng Nấc cước – Tính theo giá trị VNĐ Nội Tỉnh Hải Phòng Bắc Ninh, Bắc Giang Đà Nẵng HCM Các vùng còn lại Đến 500 Grs 13.500 18.000 20.000 50.000 50.000 Xin vui lòng liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng công ty Alpha để được hướng dẫn và tư vấn. Đến 2000 Grs 30.000 50.000 50.000 55.000 55.000 Mỗi 500 Grs tiếp theo 2.000 4.500 5.000 10.000 10.000 Cộng phụ phí hỏa tốc 20.000 30.000 35.000 90.000 120.000 Chỉ tiêu thời gian Từ 2h - 4 h Từ 4h - 8h Từ 4h - 8h Nhận trước 12h phát trước 20h cùng ngày Nhận trước 8h phát trước 17h cùng ngày (Nguồn: Phòng Khai thác - tháng 4/2011) 4.3. Các loại chi phí khác Bên cạnh cước hàng không (bao gồm: giá cước và các phụ phí như: phí không vận đơn AWB, phí xăng dầu, phí chiến tranh, phí soi an ninh) người gửi hàng hoặc người nhận hàng có thể phải trả cho Alpha Express một số các chi phí phát sinh do người giao nhận cung cấp một số các dịch vụ tương ứng trên cơ sở yêu cầu của người gửi hàng hoặc người nhận hàng. Cụ thể như sau: - Chi phí đóng gói hàng: Kích thước: (40 x 40 x 40)cm => chi phí: 65.500VNĐ Kích thước: (50 x 50 x 50)cm => chi phí: 75.800VNĐ Kích thước: (60 x 60 x 60)cm => chi phí: 86.300VNĐ Kích thước: (70 x 70 x 70)cm => chi phí: 98.000VNĐ - 119.000VNĐ Kích thước: (80 x 80 x 80)cm => chi phí: 120.000VNĐ - 138.000VNĐ - Chi phí vận tải nội địa (thường từ địa điểm tập kết hàng đến sân bay và hoặc ngược lại); Tối thiểu là 65.500VNĐ hoặc 1.300VNĐ/kg. - Chi phí làm hồ sơ, giấy tờ, khai báo hải quan... Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ: 20.000VNĐ Phí làm thủ tục Hải quan: tối thiểu 43.500VNĐ hoặc 800 VNĐ/kg. - Chi phí lưu kho bãi Hai ngày đầu tiên: 215VNĐ/kg. Hai ngày tiếp theo: 4.350VNĐ/kg. Những ngày kế tiếp: 5.400VNĐ/kg. - Phí cân, đo hàng hoá tại sân bay - Phí sân bay; + Đối với hàng nhập khẩu: tối thiểu 64.500VNĐ/lô hàng hoặc 1.100VNĐ/kg (sau 12 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), 1.300VNĐ/kg (sau 9 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), 1.500VNĐ/kg (sau 6 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), USD 2.150VNĐ/kg (sau 3 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến). + Đối với hàng xuất khẩu: tối thiểu là 6.500VNĐ/lô hàng hoặc 1.100VNĐ/kg. - Phí làm hàng tại sân bay: Tối thiểu là 32.200VNĐ/lô hàng hoặc USD 1.100VNĐ/kg. - Phí xếp dỡ hàng hoá. Kiện hàng dưới 100kg: tối thiểu là 32.200VNĐ/ lô hàng hoặc 6.500VNĐ/kiện hàng. Kiện hàng trên 100kg: tuỳ theo kích thước và trọng lượng thực tế mà chủ hàng có thể thoả thuận với người thực hiện công việc xếp dỡ. II. Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không ở Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh ALPHA Việt Nam tại Hà Nội. 1. Hàng Xuất khẩu 1.1. Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất Khi nhận được thông tin về hàng chỉ định của Đại lý nước ngoài, nhân viên ALPHA EXPRESS liên hệ trực tiệp với nhà xuất khẩu (shipper), nhà cung ứng (supplier/vendor) để biết rõ chi tiết về hàng hoá, chuẩn bị cho việc vận chuyển, chẳng hạn như: khi nào hàng hoá chuẩn bị xong có thể xuất được, khối lượng cụ thể, kích cỡ...và yêu cầu người gửi hàng gửi cho người giao nhận chỉ thị làm hàng (shipping instruction). Cũng có thể người gửi hàng hoặc đại diện người gửi hàng chủ động liên hệ với ALPHA EXPRESS theo sự chỉ định trong hợp đồng mua bán hay trong tín dụng thư (L/C), lúc này ALPHA EXPRESS sẽ kiểm tra lại với đại lý của mình để xác nhận việc chuyên chở. Các nhân viên thị trường hoặc dịch vụ khách hàng bộ phận xuất cung cấp cho người gửi hàng những thông tin cần thiết như: lịch trình bay, (flight schedule), hãng hàng không sử dụng, ... Chi tiết này có thể do nhà nhập khẩu nước ngoài thoả thuận trước trong hợp đồng hoặc nhà nhập khẩu chọn. Hoặc do nhân viên thị trường giới thiệu tư vấn cho họ. Đây là công việc quan trọng đầu tiên khi quyết định xuất một lô hàng vì với tư cách người gom hàng và người giao nhận cho nhà xuất khẩu, ta phải chọn sao cho vừa hợp lý vừa giảm được cước phí vận chuyển, vừa rút ngắn thời gian vận chuyển mà vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt, đồng thời có lợi nhuận... Các phương án có thể chọn là: - Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop) - Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (transit hub) của Đại lý giao nhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cần chuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay một nước cần phải qua một trạm trung chuyển. - Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu). Căn cứ vào kết quả của việc lựa chọn tuyến đường, nhân viên thị trường phải tính toán đưa ra bản giá chào cho từng loại hàng với khối lượng cụ thể ở các mức cước cụ thể. Khi khách hàng thông báo đã làm hàng xong sẵn sàng cho việc vận chuyển, nhân viên thị trường có nhiệm vụ liên hệ với hãng hàng không đã được chọn để đặt chỗ trước (Booking space) theo ngày giờ quy định để xuất hàng. Đồng thời, yêu cầu người gửi hàng cung cấp thư chỉ dẫn (Letter of instruction), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu có yêu cầu, hoá đơn thương mại (Commercial invoice), danh mục đóng gói (Packing list), giấy phép XNK của Bộ thương mại, ... tất cả các chi tiết có liên quan đến lô hàng để có thể hoàn thành thủ tục khai báo và phát hành vận đơn. Sau đó nhân viên thị trường hoặc nhân viên phải chăm sóc khách hàng để chuyển toàn bộ những thông tin làm hàng cho bộ phận hiện trường để lên kế hoạch, chuẩn bị làm hàng hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm của lô hàng. Theo thời gian quy định người gửi hàng đưa hàng ra sân bay hoặc tổ giao nhận cử nhân viên đến tận nơi để lấy hàng rồi đem tập kết ở sân bay. Tại đó, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếp nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn, kiểm hải quan, kiểm văn hoá hoặc kiểm dịch động thực vật, nếu có... Cũng có khi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khô vào hàng đông lạnh ... tuỳ theo tính chất lô hàng hay dịch vụ chọn gói đã chào cho khách mà bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể. Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities) chỉ một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạc hàng hoá, chậm giao hàng cụ thể như: Đối với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, hài cốt...phải dán nhãn hiệu đặc biệt, chú ý nơi đặt hàng. Đối với hàng dễ hư hỏng, như hàng tươi sống (Perishable goods), hàng rau quả, hàng đông lạnh,..phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng. Đối với hàng nguy hiểm (Dangerous goods) như hoá chất, súng đạn, chất nổ... phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy hiểm do IATA cung cấp. Đối với hàng dễ vỡ phải chèn lót cẩn thận. Đối với hàng động vật sống phải được nhốt trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển. Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sân bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác. Cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng. Trong nhiều trường hợp, đối với những lô hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (gross weight) cũng là khối lượng tính cước (chargeble weight). Tuy nhiên với những loại hàng nhẹ cồng kềnh chiếm thể tích lớn thì phải tính giá cước theo khối lượng (volume). Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của hãng hàng không để xác định trọng lượng của lô hàng. Khi hoàn tất việc cân hàng cán bộ cân hàng sẽ điền khối lượng thực tế của lô vào tờ phiếu cân hàng và ký xác nhận. Sau khi hàng đã được khai báo Hải quan (do người gửi hàng tự khai báo hay họ cũng có thể uỷ thác cho đại lý giao nhận làm thủ tục này), hoàn thành kiểm hoá và có xác nhận của Hải quan trên tờ khai hải quan thì bộ phận hiện trường cầm tờ khai này đến cửa khẩu sân bay Nội bài khâu xuất để thanh lý tờ khai, đóng dấu thực xuất lên tờ khai và tờ cân hàng. Bộ phận hiện trường gửi tờ cân hàng cho hãng hàng không để hãng hàng không lập vận đơn MAWB trên dó người gửi hàng là Alpha- Express còn người nhận là đại lý của Alpha- Express ở nước ngoài. Đồng thời chuẩn bị những chứng từ cần thiết gửi theo lô hàng (attach documents). Bộ phận hiện trường đến nhận MAWB tại hãng hàng không gồm 2 bản: 01 bản chính (Original) cho người gửi hàng và 1 bản copy. Căn cứ vào số liệu làm hàng thực tế và thư chỉ dẫn của khách hàng, bộ phận hiện trường tiến hành hoàn chỉnh vận đơn đại lý “HAWB” do Alpha- Express phát hành, trên đó người gửi hàng là nhà xuất khẩu Việt nam, người nhận hàng là nhà nhập khẩu nước ngoài và giao 1 bản cho người gửi hàng (nhà xuất khẩu). Một công việc hết sức quan trọng tại khâu hiện trường là dán nhãn lên các kiện hàng gửi đi. Có hai loại nhãn: nhãn của vận đơn chủ “MAWB” và nhãn của vận đơn đại lý “HAWB”. Trên mỗi nhãn thường có 3 mục: số vận đơn (nhãn của MAWB ghi số MAWB, nhãn của HAWB ghi số HAWB, số kiện của lô hàng, nơi đi, nơi đến. Trong lô hàng có bao nhiêu kiện thì phải dán bấy nhiêu nhãn. Nhân viên hàng không sẽ căn cứ vào số MAWB ghi trên nhãn để thu xếp việc gửi hàng chính xác. Để cho hàng hoá có thể được xuất đi, trên nhãn của MAWB phải có dấu của hải quan, chứng tỏ lô hàng đã làm xong thủ tục hải quan. Ngoài ra, còn có một số loại nhãn khác dùng cho hàng tươi sống, hàng nguy hiểm ... Khi hàng đã được gửi đi, bộ phận khách hàng khâu xuất lập tức viết pre-alert/pre-advice gửi cho đại lý ở nước ngoài để họ có thể theo dõi, tiếp nhận khi hàng đến, giao hàng cho khách kịp thời hạn chế lưu kho phát sinh. Đây là khâu đặc biệt quan trọng đối với hàng tươi sống, hàng mau hỏng, hàng có giá trị cao, hàng theo mùa, ... Nội dung của một pre-alert bao gồm số MAWB, số kiện, số cân tính cước trên MAWB, hình thức thanh toán cước, số hiệu chuyến bay, ngày giờ bay, .. Tiếp tục giám sát việc di chuyển lô hàng bao gồm việc chuyển tải, chuyển tiếp đến địa điểm cuối cùng để kịp thời giải quyết khi có sự cố xảy ra đối với lô hàng, trả lời cho khách những thông tin về tuyến đường vận chuyển của lô hàng. Cuối cùng nhân viên thị trường hoặc chăm sóc khách hàng gửi bằng chứng của việc giao hàng (Proof of Delivery) cho khách khi nhận được fax của đại lý nước ngoài thông báo người nhận đã nhận được hàng. Sau khi hoàn thành việc gửi hàng, bộ phận kế toán sẽ lập cost sheet cho lô hàng đó, cost sheet là bảng phản ánh toàn bộ chi phí, lợi nhuận cho việc vận chuyển lô hàng mang lại. Lợi nhuận chia cho các bên trên cơ sở đó, lập credit / debit Note, Balance, Statement of Account,...để tiến hành thanh toán với đại lý nước ngoài. 1.2. Chứng từ kèm theo hàng - Master AWB: là bộ vận đơn của hãng hàng không cấp cho người giao nhận, hoặc đại lý của họ, một bộ được gửi đi cùng hàng để làm cơ sở nhận biết của các khâu có liên quan. - House AWB: là bộ vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng. - Invoice, Packing List, C/O, Visa....là các chứng từ của người bán hàng gửi theo hàng cho người mua hàng, đó cũng là căn cứ để hải quan kiểm tra và đối chiếu. - Tờ khai xuất khẩu: là bộ tờ khai mà chủ hàng khai báo tại cửa khẩu xuất. - Cargo Manifest: là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng. - Pre-alert: thường được gửi bằng mail cho đại lý giao nhận để thông báo về thực trạng lô hàng, trước khi hàng đến. - Credit / Debit Note: là hoá đơn, chứng từ gửi cho đại lý để thông báo cho họ biết về cước và các chi phí khác. 2. Hàng Nhập khẩu Làm hàng nhập qua phương thức vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không là một nghiệp vụ ngược vơí hàng xuất. Nếu hàng xuất là gom hàng (Consolidation shipment) do người giao nhận đứng ra thay mặt chủ hàng, với tư cách là ngưòi gửi hàng đăng ký với hãng hàng không để vận chuyển đến nơi yêu cầu thì đại lý làm hàng nhập là người chia lẻ (Break bulk Agent), làm thủ tục nhập, báo cho khách hoặc giao hàng đến tận nơi cho khách nếu khách yêu cầu. Trên cơ sở uỷ thác của nhà nhập khẩu, người giao nhận sẽ thực hiện các dịch vụ của mình với hai phương thức giao nhận hàng như sau: 2.1. Airport to Airport. 2.1.1. Các bước tiến hành - Khi nhận được pre-alert bằng fax từ đại lý nước ngoài thông báo trước về lô hàng sắp được nhập kèm chứng từ bằng fax, dịch vụ Chăm sóc khách hàng bộ phận nhập sẽ thông báo cho khách hàng để họ chuẩn bị các thủ tục nhập hàng và theo dõi sự di chuyển của lô hàng đó. - Khi hàng về đến sân bay Nội bài, bộ phận Chăm sóc khách hàng của phòng hàng nhập liên hệ với phòng hàng nhập của các hãng hàng không (hiện nay do Xí nghiệp Thương mại mặt đất Nội bài làm tổng đại lý cho các hãng hàng không khai thác ở Hà Nội) để nhận chứng từ hàng nhập. Chứng từ hàng nhập bao gồm: không vận đơn (AWB), bộ chứng từ hàng hoá. Đối chiếu bộ chứng từ hàng nhập với Pre-alert, nếu phát hiện sai sót hoặc hàng chưa đến như đã thông báo, thì phải báo ngay cho đại lý gửi hàng ở nước ngoài biết để xử lý kịp thời nhằm bảo vệ quyền lợi của người nhận hàng tránh các chi phí phát sinh và hơn thế nữa là bảo vệ uy tín của công ty, tránh các tranh chấp nảy sinh sau này. - Đối với hàng nhập người gửi hàng trên MAWB là đại lý của Alpha- Express Hà Nội ở nước ngoài, người nhận là Alpha- Express Hà Nội. Trên HAWB mới thể hiện tên chủ hàng thực sự. - Dựạ theo tên, địa chỉ của người nhận trên HAWB, Chăm sóc khách hàng bộ phận nhập gửi thông báo hàng đến (Arrival notice ) cho người nhận hàng trong đó phải ghi rõ chi tiết lô hàng, số vận đơn, số kiện, trọng lượng. - Lưu ý phương thức thanh toán cước cho lô hàng. Nếu là cước thu sau “Collect” phải ghi rõ số tiền cần thanh toán là bao nhiêu. - Làm giấy uỷ quyền và giao vận đơn và bộ chứng từ hàng hoá cho khách hàng, thu tiền nếu là cước thu sau. - Chăm sóc khách hàng thông báo cho đạI lý tình hình giao hàng cho khách hàng (Proò ò Delivery) và đóng hồ sơ (close file). 2.1.2. Chứng từ gửi cùng hàng nhập - Pre-alert: là cảnh báo mà người giao nhận thường nhận được từ đại lý của mình trước khi hàng đến, thông báo về thực trạng lô hàng. - Master AWB: là bộ vận đơn của hãng hàng không cấp cho người giao nhận, hoặc đại lý của họ, một bộ được gửi đi cùng hàng để làm cơ sở nhận biết của các khâu có liên quan. - House AWB: là bộ vận đơn người gom hàng cung cấp cho chủ hàng, một bộ được gửi theo hàng và chuyển đến người nhận hàng. - Chứng từ hàng như Invoice, Packing list, C/O....là chứng được người xuất khẩu chuẩn bị gửi theo hàng cho người nhập khẩu, và cũng để cho cơ quan hải quan theo dõi, kiểm tra. - Cargo Manifest: là chứng từ người giao nhận gửi cho đại lý của họ và hải quan cửa khẩu đến dùng để nhận biết các lô hàng. 2.2. Door to Door: 2.2.1. Các bước tiến hành - Các bước đầu tương tự như phương thức hàng nhập "airport to airport", chỉ khác thay vì giao toàn bộ vận đơn, chứng từ hàng hoá, giấy uỷ quyền cho khách thì chăm sóc khách hàng liên hệ với khách hàng để có được công văn xin nhập hàng (bắt buộc chủ hàng phải đứng tên), giấy uỷ quyền chỉ định Alpha- Express Hà Nội thay mặt họ làm giấy phép và thủ tục nhập hàng. - Sau khi đã có những giấy tờ cần thiết Chăm sóc khách hàng hoặc Hiện trường bộ phận nhập sẽ nhanh chóng tiến hành liên hệ với cơ quan chức năng để xin giấy phép nhập khẩu lô hàng. - Giấy phép nhập khẩu hiện nay thường có hai loại: + Giấy phép nhập khẩu do Bộ Công thương cấp đối với hàng nhập theo dạng hàng mậu dịch (phải có hợp đồng xuất nhập khẩu, thư xin mở L/C). + Giấy phép nhập khẩu do cơ quan Hải quan cấp đối với hàng nhập theo dạng hàng phi mậu dịch (quà biếu, hàng mẫu, hàng triển lãm); nếu là các Văn phòng Đại diện thì phải xin giấy phép tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội; các dạng công ty khác tại Hải quan cửa khẩu Nội bài. Mang vận đơn, giấy uỷ quyền đến phòng hàng nhập của trạm hàng hoá sân bay quốc tế Nội Bài làm thủ tục, nộp phí kho bãi, đóng tiền lưu kho (nếu có), lấy phiếu xuất kho và vào kho lấy hàng. Sau khi đã lấy hàng ra khỏi kho, bộ phận Hiện trường hàng nhập khẩu liên hệ với Hải quan cửa khẩu Nội bài để đăng kí tờ khai (ba bản) và xin kiểm hoá. Việc đăng kí này cũng tiến hành theo hai cơ chế: hàng mậu dịch và phi mậu dịch nhằm hợp pháp hoá hàng nhập và xác định mức độ nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước: Đối với hàng mậu dịch: theo biểu thuế của nhà nước qui định. Đối với hàng phi mậu dịch: căn cứ vào loại hàng để áp dụng các mức thuế khác nhau, cụ thể là: + Hàng ngoại giao: có thể được hưởng qui chế miễn trừ + Hàng hội chợ triển lãm: phải có thêm thủ tục tạm nhập tái xuất. + Hàng hành lý cá nhân hoặc hàng của các cơ quan, đơn vị kinh doanh: theo biểu thuế qui định cho từng loại hàng. Mời Hải quan kiểm hoá hoặc đem vào đội kiểm tra hành lí cá nhân (đối với hàng cá nhân). Sau khi đối chiếu hàng thực tế với sự khai báo trên tờ khai hải quan, Hải quan kiểm hoá sẽ đóng dấu xác nhận hàng đã kiểm tra và đưa tờ khai này qua đội thuế để tính thuế nhập khẩu. Khi thủ tục nộp thuế hoàn thành, người giao nhận giữ lại một bản chấm dứt quá trình nhận hàng tại sân bay. Hiện trường bộ phận nhập tiến hành lo phương tiện để giao lô hàng đến tận nơi cho khách. Khách ký nhận và hoàn trả cho người giao nhận phí dịch vụ, các khoản phí liên quan khác mà người giao nhận đã ứng trước như thuế, lưu kho... Chăm sóc khách hàng tình hình giao hàng (POD) và đóng “file”. Hiện nay, dịch vụ "Door to Door" rất phổ biến, đem lại lợi ích cho cả chủ hàng lẫn người giao nhận. Chủ hàng không phải mất thời gian đi nhận mà lại được nhận hàng nhanh chóng do người giao nhận đã thông thạo mọi thao tác trong nghiệp vụ giao nhận hàng và các thủ tục cần thiết liên quan. Ngược lại, người giao nhận cũng được hưởng một khoản lợi nhuận đáng kể từ hoạt động dịch vụ này. 2.2.2. Chứng từ liên quan - AWB - Giấy uỷ quyền cho Alpha- Express Hà nội - Tờ khai hàng nhập khẩu - Giấy phép nhập khẩu. III. Đánh giá chung về hoạt động của Công ty TNHH Vận tải và Giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội 1. Những mặt ưu điểm Trong cơ chế thị trường Alpha Express đảm nhận rất nhiều các dịch vụ giao nhận trong nước và ngay từ những năm đó, Công ty đã là đại lý cho rất nhiều hãng ở nước ngoài. Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chính của Công ty. Do đó ALPHA EXPRESS đã có một bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nói chung và giao nhận hàng không nói riêng. Những lợi thế của Công ty: - Cơ sở vật kỹ thuật của Công ty rất hiện đại, có thể nói là tương đương với những hãng giao nhận lớn trên thế giới. - Đội ngũ cán bộ lành nghề, có nhiều kinh nghiệm. - Có mối quan hệ rất tốt với các nhà đương cục hải quan, thuế, kiểm định…) và các hãng vận tải. - Có rất nhiều đối tác lâu năm, trụ sở chính đặt trong thành phố Hồ Chí Minh, chi nhánh tại Hà Nội. Có thể nói với bề dày kinh nghiệm của mình ALPHA EXPRESS luôn đang là số các Công ty đứng đầu trong ngành giao nhận vận tải. Trong những năm qua ALPHA EXPRESS đã không ngừng cải tiến, đăc biệt trong lĩnh vực đào tạo một đội ngũ nhân viên mang tính chuyên nghiệp cao, am hiểu trong lĩnh vực giao nhận vận tải. Ngoài ra, ALPHA EXPRESS không ngừng mở rộng hệ thống đại lý của mình trên toàn thế giới, chính là đã mang lại cho ALPHA EXPRESS một mạng lưới giao nhận tương đối hoàn chỉnh. 2. Những vấn đề còn hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh những lợi thế có được, Alpha Express cũng có những hạn chế riêng, như là: Hạn chế về tiềm lực tài chính, hạn chế về tiềm lực nhân lực được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp,..... hầu hết các Công ty nước ngoài và liên doanh đều có lợi thế hơn hẳn so với ALPHA EXPRESS cũng như so với các Công ty Nhà nước khác, khả năng cạnh tranh của họ rất cao. Đó có thể là do một số nguyên nhân sau: - Họ có thế mạnh về tiềm lực tài chính, do đó họ có thể đầu tư hiện đại toàn bộ các trang thiết bị, cơ sở vật chất… nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận. - Với một lượng đại lý và chi nhánh dày đặc trên khắp thế giới, họ có thể thâu tóm mọi nguồn hàng lớn mà không phải mất thời gian tìm kiếm và Marketing. - Họ nắm trong tay những chuyên gia giỏi nghiệp vụ cấp quốc gia, kinh nghiệm lâu năm…và điều đặc biệt họ có uy tín rất lớn trong lĩnh vực giao nhận trên thị trường, họ luôn đưa ra những chiến lược và giải pháp kinh doanh phù hợp với tình hình thị trường, giá cước hợp lý…nên họ đã thu được khá nhiều khách hàng ở mọi nơi trên thế giới. Chính vì những lý do trên, cho dù hoạt động trong lĩnh vực giao nhận nhưng chưa có Công ty nào của Việt Nam đủ sức để trở thành một hãng giao nhận hàng hoá quốc tế đích thực. Để có thể tồn tại và phát triển, hầu hết các Công ty giao nhận của Việt Nam trong đó có ALPHA EXPRESS phải hợp tác, làm đại lý, các Công ty của Việt Nam sẽ được hưởng hoa hồng theo một tỷ lệ thoả thuận. Bên cạnh đó các Công ty tư nhân như ALPHA EXPRESS phải tự huy động vốn mà không nhận được một sự hỗ trợ nào từ Nhà nước. Khi có trường hợp bất khả kháng xảy ra, thiệt hại của khách hàng sẽ do chính bản thân Công ty bồi thường Nhà nước không can thiệp về kinh tế, chỉ can thiệp về mặt luật pháp trong khi cũng trong trường hợp như vậy ở các Công ty Nhà nước sẽ tiến hành đứng ra chịu trách nhiệm bồi thường. Chính vì thế đối với những lô hàng lớn hay những lô hàng có giá trị cao, khách hàng thường tìm đến những Công ty Nhà nước mà không tìm đến các Công ty tư nhân. Không chỉ có thế, một thực tế là ở ALPHA EXPRESS lại có một hạn chế khác: tất cả mọi lô hàng từ nước ngoài chuyển về đều phải tập kết về sân bay Tân Sơn Nhất, sau đó sẽ chuyển các lô hàng của Hà Nội ra bằng các phương tiện chuyên chở nội địa là hai hãng hàng không Pacific airline và Vietnam airline. Do đó, để có thể tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, bản thân Công ty phải tích cực phát huy thế mạnh, đồng thời khắc phục những hạn chế vốn có. CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA ALPHA EXPRESS  I. Định hướng phát triển và mục tiêu kinh doanh 1. Định hướng phát triển của ALPHA EXPRESSS 1.1. Định hướng trong năm Năm 2011 là năm có nhiều thay đổi về chính sách, ảnh hưởng của Luật Đầu tư, Luật chứng khoán và Luật doanh nghiệp do vậy Alpha Express đã và đang không ngừng cải thiện để thích ứng với thị trường, đưa ra các chính sách đối nội và đối ngoại trong năm. - Ổn định nhân sự đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ, cử cán bộ đi đào tạo, xây dựng một bộ máy làm việc gọn nhẹ, hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất các đòi hỏi ngày càng khắt khe của khách hàng. - Duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, các hãng hàng không then chốt, chiến lược nhằm lấy được giá tốt để cung cấp cho khách hàng. - Áp dụng thử ISO 9001:2008 trong công việc nhằm thay đổi tư duy và phong cách làm việc. - Triển khai các hoạt động dịch vụ mà Công ty có kế hoạch thực hiện. 1.2. Định hướng những năm tiếp theo Bên cạnh các kế hoạch kinh doanh trong năm ALPHA EXPRESS cũng định hướng cho hoạt động các năm tiêp theo, cụ thể như sau: - Tiếp tục đẩy mạnh chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận, khai quan, khai thác kho bãi là những thế mạnh truyền thống của ALPHA EXPRESS. - Chú trọng khai thác có hiệu quả hai kho bãi tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội trên cơ sở đây sẽ là dịch vụ chủ yếu đảm bảo cho sự phát triển và tồn tại của Công ty khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO. - Tăng cường tập trung thêm vào một số thị trường tiềm năng như Nhật Bản, Trung Quốc. - Xúc tiến mở hướng cho thị trường Ấn Độ và Nga trong những năm tới. 2. Mục tiêu Ở Việt Nam trong những năm gần đây, do Nhà nước ngày càng quan tâm hơn đến hoạt động kinh tế đối ngoại nên lượng hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng gia tăng tạo đà thuận lợi cho dịch vụ giao nhận nói chung và dịch vụ giao nhận hàng không nói riêng phát triển. Một mặt do đòi hỏi cấp thiết của việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, mặt khác do kinh doanh dịch vụ giao nhận nói chung cũng như dịch vụ giao nhận hàng hàng không nói riêng có vốn ban đầu không lớn mà nếu làm tố thì lợi nhuận đem lại sẽ cao. Chính vì vậy mà hàng loạt các tổ chức trong và ngoài nước đổ xô vào kinh doanh lĩnh vực này làm cho thị trường giao nhận trở nên cạnh tranh rất gay gắt. Hiện nay có hơn 40 Công ty tư nhân và Nhà nước, hơn 50 Công ty nước ngoài (kể cả liên doanh) đang cùng cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận hàng không. Trước tình hình này, đề có thể tồn tại và phát triển bản thân Alpha Express phải luôn cập nhật thông tin, không ngừng tiếp xúc, trao đổi để nắm bắt những điểm mạnh, những ưu điểm cũng như các cách thức thực hiện của các Công ty hoạt động kinh doanh trong cùng lĩnh vực. II. Giải pháp đẩy mạnh hoạt động giao nhận hàng hóa XNK vận tải bằng đường hàng không của Alpha Express 1. Tăng cường hoạt động nghiên cứu thị trường Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, các hoạt động xuất nhập khẩu đang ngày càng gia tăng. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc ALPHA EXPRESS cần tăng cường nghiên cứu thị trường để ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận vận tải nói chung và hoạt động giao nhận vận tải bằng đường hàng không nói riêng. Việt Nam là nước có nhiều lợi thế để phát triển ngành vận tải đường không cũng như dịch vụ giao nhận vận tải đường không. Với ba sân bay quốc tề là Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh, cùng vị trí trung chuyển cho nhiều đường vận tải quốc tế giúp cho ALPHA EXPRESS có thể phát triển mạnh dịch vụ giao nhận, vận tải ngoại thương. Với mạng lưới đường bộ, đường sắt, đường biển cho phép nối liền với các nước không chỉ trong khối ASEAN mà còn các nước khác trên thế giới. - Quản lý của các nước có hoạt động giao nhận vận tải phát triển đều theo hướng tập trung, do có hệ thống thông tin thông suốt, tính tập trung doanh nghiệp cao, đó là lý do ALPHA EXPRESS không ngừng nỗ lực học hỏi. - Nghiên cứu ở Trung Quốc và Singapore thực tế cho thấy mặc dù có số doanh nghiệp giao nhận vận tải rất lớn nhưng số doanh nghiệp này đều nằm trong các tổ chức, hiệp hội và hoạt động trong môi trường pháp lý chặt chẽ. Đây là đặc điểm mà ALPHA EXPRESS cần học tập, vì hiện tại các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động riêng lẻ, không tổ chức, phối hợp khăng khít với nhau. - Các doanh nghiệp ở các nước trên đều chú trọng đến cơ sở hạ tầng. Cơ sở vật chất kỹ thuật của họ lớn cả về vốn và công nghệ. ALPHA EXPRESS không chỉ chú trọng đầu tư trước mắt mà phải đảm bảo phát triển bền vững. 2. Hoàn thiện các dịch vụ phục vụ khách hàng * Để hoàn thiện các dịch vụ phục vụ khách hàng: - Nâng cấp cơ sở hạ tầng nhằm cung cấp cho khách hàng với các phương tiện đáng tin cậy nhất của phân phối, đa dạng hoá các tuỳ chọn dịch vụ để khách hàng có những lựa chọn phù hợp với nhu cầu của họ. - Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp hơn, để cung cấp các dịch vụ thân thiện, chu đáo, chính xác, và hiệu quả nhằm xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với khách hàng. - Việc phân cấp quản lý, quá trình giao nhận hợp lý với chất lượng dịch vụ cao, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế. - Lắng nghe những ý kiến quý báu của khách hàng để hoàn thiện hơn những dịch vụ chưa hoàn thiện và phát huy tốt hơn những dịch vụ hoàn hảo. 3. Áp dụng chính sách cước phí linh hoạt Trong kinh doanh cần giữ vững chất lượng dịch vụ, tiêu chuẩn hoá các tác nghiệp. Đây là khâu then chốt quyết định cho sự thành bại của công ty. Một dịch vụ tốt không những phải có chất lượng tốt đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà còn phải có mức giá cước hợp lý, linh hoạt. Cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã tác động rất lớn đến các ngành kinh tế VN. Trong đó xuất khẩu bị ảnh hưởng nặng nề hơn cả. Do sức mua trên các thị trường giảm làm sản lượng hàng hoá và giá cả đều bị giảm. Trong giai đoạn hiện nay khi mà các DN xuất khẩu mới chỉ tham gia hội nhập thị trường thế giới trong một thời gian ngắn nên cả về kinh nghiệm và tiềm năng tài chính còn rất hạn chế. Việc khách hàng thông báo giảm đơn hàng 30 – 40%; đồng thời đề nghị giảm giá hàng từ 10 – 30% như giai đoạn hiện nay đã khiến nhiều DN không thể trụ vững được nếu thiếu đi sự hỗ trợ của Nhà nước. 4. Tăng cường hoạt động đào tạo nguồn nhân lực Trong công việc cần nâng cao nghiệp trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, tạo tính tự tin, quyết đoán, xử lý công việc một cách độc lập và hiệu quả. Rèn luyện tính kỷ luật, nghiêm túc trong công việc cho mỗi nhân viên. Đây là yếu tố rất quan trọng nó quyết định đến chất lượng công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty. Đối với mỗi nhân viên đặc biệt là nhân viên nghiệp vụ cần phải nắm vững giờ bay, lịch trình của các hãng hàng không đồng thời phải báo chính xác giá cho khách hàng để vừa tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc làm hàng vừa tránh được những sai sót trong lập vận đơn cũng như địa chỉ giao hàng. Phòng hàng không cần lập ra bộ phận Marketing chuyên trách để tách riêng công việc nghiệp vụ với công tác khai thác thị trường, vừa tránh cho một người phải làm quá nhiều việc vừa phát huy được khả năng của từng người đối với lĩnh vực mà họ có khả năng nhất. Giao nhận là một lĩnh vực hoạt động rất phức tạp và liên quan đến rất nhiều vấn đề như: Luật pháp, hải quan, tài chính…cho nên dù là một sai sót rất nhỏ cũng gây tốn rất nhiều công sức mà kết quả đạt được không như mong đợi của khách hàng. Do vậy, ngoài hiểu biết về lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hoá còn đòi hỏi các cán bộ làm công tác giao nhận phải am hiểu một cách rộng rãi, giỏi ngoại ngữ, thông thạo các tục lệ nhiều nước. Để nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên và tăng cường trách nhiệm của nhân viên hơn nữa đối với hàng hoá, công ty có thể áp dụng các biện pháp sau : - Tạo điều kiện cho các nhân viên của công ty được tham gia các khoá học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp và đặc biệt là khoá học về nghiệp vụ xuất nhập khẩu. - Qua các hiệp hội mà công ty làm thành viên (Toll Priority DPEX Worldwide ) và các đối tác liên doanh nước ngoài để cử cán bộ được đi nước ngoài học hỏi kinh nghiệm . Trên thực tế, các phòng ban trong Công ty cũng đã được trang bị hệ thống máy vi tính, máy fax, điện thoại…tuy nhiên các máy này thường đã cũ và hay gặp trục trặc. Vì vậy, để đạt được kết quả cao trong kinh doanh, Công ty phải trang bị một mạng vi tính hiện đại trong phạm vi toàn Công ty, điều này sẽ giúp giữa các bộ phận phòng ban, các chi nhánh phối hợp hoạt động nhịp nhàng hiệu quả hơn. Đối với các cán bộ thường xuyên phải hoạt động bên ngoài, ngoài việc trang bị máy điện thoại di động thì máy tính xách tay cũng rất cần thiết, đảm bảo cho các cán bộ của công ty hoàn thành công việc tốt hơn đặc biệt là trong trường hợp có sai sót nhầm lẫn đối với chứng từ. Để nâng cao vốn kiến thức cũng như kinh nghiệm cho mỗi cán bộ nhân viên, ALPHA EXPRESS nên đặt các tài liệu chuyên nghành có liên quan như: Tạp chí VOSA, Tạp chí Hải quan, pháp luật, ... luôn cập nhật được những thông tin mới về thị trường XNK của Việt nam cũng như thế giới, thông tin về đối thủ cạnh tranh cũng như những chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước. KẾT LUẬN Hoạt động giao nhận vận tải bằng đường hàng không là lĩnh vực tuy không còn là mới và có nhiều tiềm năng ở nước ta. Hoạt động giao nhận hàng hoá bằng đường hàng không cũng chỉ phát triển khi Ngoại thương phát triển. Để khai thác tốt lĩnh vực mới mẻ này, các công ty giao nhận (Forwarder) nói chung và Công ty TNHH Vận tải và Giao nhận nhanh Alpha Việt Nam nói riêng cần nỗ lực hơn nữa trong việc khai thác tư vấn cho khách hàng những lợi ích của vận tải hàng không đối với những mặt hàng có giá trị cao, mặt hàng tươi sống, hàng nguy hiểm, ... để không những khai thác tốt vận tải hàng không ở nước ta mà còn tạo điều kiện cho hoạt động Ngoại thương trong nước phát triển hơn nữa. Vì ngoại thương luôn là lĩnh vực kinh tế được đưa lên hàng đầu trong xu thế hội nhập, là chìa khoá cho sự phát triển kinh tế của một quốc gia nhất là đối với nước ta hiện nay khi nền kinh tế còn nhập siêu thì việc đẩy mạnh xuất khẩu để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu phục vụ cho việc đẩy nhanh tiến trình Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước đặc biệt trong bối cảnh đất nước ta đã trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO. Nhiều các doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải bằng đường hàng không sẽ đầu tư vào Việt Nam, các hãng hàng không nước ngoài sẽ lập đường bay từ Việt Nam, đây cũng chính là cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải trong nước mà ALPHA EXPRESS không phải là một ngoại lệ. Chúng ta hy vọng và tin tưởng rằng với sự lãnh đạo sáng suốt của Đảng và Nhà nước nền kinh tế nước ta nói chung và hoạt động Ngoại thương trong đó có vận tải và giao nhận hàng không sẽ ngày càng phát triển, đất nước ta ngày càng hùng mạnh trong thiên niên kỷ mới. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS Nguyễn Hồng Đàm (2003), Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Nhà xuất bản giao thông vận tải. 2. Dương Hữu Hạnh (1999), Nghiệp vụ vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, Nhà xuất bản tài chính. 3. PGS-TS Đinh Ngọc Viện (2002), Giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế, Nhà xuất bản giao thông vận tải. 4. The Air Cargo Tariff Rules 2006 .