Đề tài Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND - Thực trạng và giải pháp

n nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi; + Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương; + Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật; + Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới. - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định; + Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật. - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi; + Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn; + Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh; + Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật; + Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương. - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân .............. thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương; + Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương; + Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương; + Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương. - Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật. - Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật; + Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền; + Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND: - Văn phòng UBND .............. là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND. - Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện. - Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gởi lên cấp trên. - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã. - Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết. - Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã. - Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật. - Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế " một cửa" III. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND ............... Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phụ trách kinh tế Phó Chủ tịch UBND Phụ trách Văn hóa xã hội Ban VH-XH Ban Tư pháp Văn phòng UBND Ban CH Quân sự Ban Công an Ban Địa chính Ban Kinh tế * Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tiếp Quan hệ trực thuộc Quan hệ phối hợp IV. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND ............... Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công tác quản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước. Trong quá trình hoạt động của mình, UBND .............. ban hành các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của cơ quan và xã hội. . UBND xã là cơ sở để tổ chức thực hiện và vận động nhân dân thực thi pháp luật và chủ trương chính sách của Đảng. Song nhiều văn bản mới của Trung ương, tỉnh ban hành địa phương không nhận được, khi nhận được chưa thực hiện thì các văn bản mới lại ban hành thay thế. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện lại thiếu và nếu có thì không kịp thời nên dẫn đến địa phương thường gặp khó khăn trong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện. Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế hiện nay. Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại cơ quan hiện nay chủ yếu là dùng sổ, kẹp 3 dây và tủ đựng tài liệu; chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đào tạo được đội ngũ cán bộ kế cận nên việc bố trí cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư- Lưu trữ tại UBND xã chưa đúng với chuyên môn được đào tạo. Cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư - Lưu trữ chủ yếu được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn và làm việc dựa trên kinh nghiệm thực tế là chính nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác Văn thư - Lưu trữ tại địa phương. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng nói chung, trách nhiệm của cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng. Lãnh đạo UBND xã chỉ đạo, nhắc nhở, điều chỉnh và phân công nhiệm vụ hợp lý cho cán bộ Văn phòng, Văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có thời gian nghiên cứu các vấn đề thuộc chuyên trách chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn phòng và Văn thư. Căn cứ vào các văn bản luật, văn bản hướng dẫn của cấp trên và dựa vào tình hình thực tế tại địa phương, UBND xã họp chung UBND và riêng bộ phận Văn phòng để rút kinh nghiệm trong việc tham mưu, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Từ đó rút kinh nghiệm để sửa đổi ban hành văn bản đúng theo thể thức quy định của Nhà nước. Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác quản lý Nhà nước và nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ do tỉnh, huyện mở. Đồng thời UBND xã còn ban hành quy định về công tác quản lý, ban hành văn bản thuộc thẩm quyền UBND cấp xã. Ngoài ra UBND xã còn tổ chức một tổ tiếp dân và tiếp nhận hoàn trả hồ sơ để giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu. Về cách thức giải quyết công việc: Tất cả các loại công văn giấy tờ đi, đến đều phải qua bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư là người vào sổ đăng ký, trình ký, chuyển giao theo đúng quy định và trình tự, quy trình giải quyết văn bản. Vì vậy, tất cả các công văn, giấy tờ, các lọai đơn thư khi đến cơ quan và do cơ quan ban hành đều thực hiện chính xác và đúng quy định. 1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng. Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính và một số phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng. Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với Văn phòng cấp xã. 2. Tình hình thực hiện công tác Văn thư ở cơ quan: Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước rất lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các văn bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương. Với mục tiêu là phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương và công tác quản lý điều hành của UBND xã. Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại văn bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan. CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN. 1. Khái niệm của văn bản: Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau. 2. Những yêu cầu về nội dung: -Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề. Văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản. -Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác. + Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục chặt chẽ + Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức. + Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính. + Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản. - Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản. - Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp luật. - Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau: + Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành. + Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó. + Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể. 3. Những yêu cầu về thể thức: Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn bản được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ được trình bày như sau: Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản : + Quốc hiệu. + Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản. + Số, ký hiệu của văn bản. + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản. + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. + Nội dung văn bản. + Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền. + Dấu cơ quan, tổ chức. + Nơi nhận. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể. * Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản 11 20-25 mm 1 2 15 4 3 5b 5a 10a 9a 10b 12 6 30-35 mm 15-20 mm 7a 9b 8 13 7c 7b 14 20-25 mm * Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản : 1 : Quốc hiệu. 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 3 : Số, ký hiệu văn bản. 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. 5a : Tên trích yếu nội dung văn bản. 5b : Trích yếu nội dung công văn. 6 : Nội dung văn bản. 7a,7b,7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. 8 : Dấu cơ quan, tổ chức. 9a,9b : Nơi nhận. 10a : Dấu chỉ mức độ mật. 10b : Dấu chỉ độ mật. 11 : Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành. 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản. 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản pháp hành. 14 : Địa chỉ cơ quan. Như vậy hoạt động soạn thảo văn bản cần thực hiện đúng những quy định trên đây chính là cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng giải pháp tại UBND ............... II. THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND .............. Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND ............... 1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật. Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) ở .............. luôn được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi cao. Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này. Nhìn chung, công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có những chuyển biến tích cực, được Phòng Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối năm. Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của UBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban hành cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước trên địa bàn. Các ý kiến thẩm định đã được Văn phòng UBND xã nghiêm túc nghiên cứu, tiếp thu trong quá trình soạn thảo. Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Do đó, văn bản QPPL khi ban hành được thực hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của các ngành, cấp huyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít. Từ năm 2008 đến năm 2011, UBND xã ban hành 29 văn bản QPPL các loại; trong đó có 17 Quyết định và 12 Chỉ thị. Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: việc đăng ký xây dựng văn bản QPPL của một số ngành còn thụ động, chưa sát với yêu cầu quản lý nhà nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuyển sang năm sau hoặc không được ban hành; Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản, sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của cấp trên hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo, chưa đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày... Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do một số đơn vị, địa phương chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác xây dựng, ban hành văn bản nên chưa chủ động đăng ký việc xây dựng, ban hành văn bản QPPL thuộc lĩnh vực quản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu tư thời gian, bố trí cán bộ hợp lý cho công tác xây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự thảo đơn giản, nội dung chung chung, sơ sài. Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn thảo, ban hành chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình thức. Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo, xây dựng văn bản QPPL trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một số nội dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác văn bản. Đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND; các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và Quyết định của UBND các cấp ban hành Quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các cấp để tạo sự thống nhất trong quy trình ban hành văn bản. 1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt. Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng UBND. Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ Văn phòng -Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính… Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác năm từ năm 2008 đến năm 2010, Văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 358 Quyết định, 89 Thông báo, 85 Báo cáo, 14 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật). Bước 2: Soạn thảo văn bản Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Cán bộ Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo. Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Bước 4: Đánh máy, nhân bản Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh. Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo. Cán bộ Văn phòng - Thống kê; là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Bước 6: Ký chính thức văn bản Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo). Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). - Đăng ký vào sổ công văn đi. - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. - Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo. Văn phòng UBND .............. soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề. Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ. Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực. Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn phòng UBND xã, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác), tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng UBND đối với UBND xã là vô cùng quan trọng, các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của xã được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời giaxn từ năm 2008 đến năm 2010, Văn phòng UBND xã đã soạn thảo được 358 Quyết định nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các tổ chức và cá nhân trên địa bàn xã… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND ............... 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND .............. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã đã nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra quyết định của UBND ............... Đạt được những thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của UBND trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng UBND xã. Trong thời gian qua Văn phòng UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã. Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau: - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của Văn phòng UBND xã còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm chỉ đạo cho bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước. - Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn phòng UBND nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản. - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình. - Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của UBND là do Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban ngành trong việc soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của ngành mình quản lý. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực. * Ví dụ về mẫu văn bản ban hành sai: Thông báo mang nội dung chỉ thị ỦY BAN NHÂN DÂN cỘng hòa xã hỘi chỦ nghĩa viỆt nam .............. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. Số: 24 /TB-UBND .............., ngày 20 tháng 7 năm 2010 thông báo Về việc thực hiện công tác phòng chống dịch tai xanh ở lợn kính gửi: - BCS 07 thôn; - 41 tổ tự quản. Hiện nay dịch tai xanh ở lợn tái phát trở lại trên địa bàn huyện .............. và có nguy cơ bùng phát trở lại ở các ổ dịch cũ trên địa bàn xã nhà. Nay UBND xã thông báo cho các BCS thôn, tổ tự quản và tất cả nhân dân trên địa bàn xã biết về việc phòng chống dịch tai xanh ở lợn trong thời gian đến cụ thể như sau: - BCS thôn, tổ tự quản phối kết hợp với thú y thôn kiểm tra, thống kê lại tổng đàn lợn trên địa bàn của thôn mình, đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát báo cáo kịp thời về tình hình dịch bệnh ở lợn cho Ban chỉ đạo phòng chống dịch của xã. UBND xã giao trách nhiệm cho BCS thôn lập biên bản đối với thú y ngoài địa bàn xã đến điều trị trong thời gian thực hiện công tác phòng chống dịch. - Trách nhiệm của chủ vật nuôi lợn phải thường xuyên vệ sinh chuồng trại tiêu độc khử trùng bằng vôi hoặc các hóa chất khác như: Benkocid, Iodiniot... - Thực hiện 4 không: không giấu dịch, không bán chạy lợn bệnh, không giết mổ tiêu thụ lợn bệnh, không vứt xác gia xúc ra môi trường. Nếu có lợn bị bệnh bất kỳ là bệnh gì cũng phải báo cáo cho BCS thôn, tổ tự quản hoặc đồng chí Dương Đình Ngọc (cán bộ thú y của xã) để được kiểm tra, hướng dẫn phòng chống dịch bệnh. - Thực hiện tiêm phòng văcxin đầy đủ khi UBND xã tổ chức. Nhận được thông báo này đề nghị BCS 07 thôn, 41 tổ tự quản và chủ vật nuôi lợn thực hiện nghiêm túc nội dung theo thông báo để công tác phòng chống dịch tai xanh ở lợn tên địa bàn xã đạt kết quả. Nếu BCS thôn, tổ tự quản và các hộ chủ vật nuôi không thực hiện thì UBND xã sẽ xử lý theo quy định của pháp luật. Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN - Như trên; CHỦ TỊCH - Lưu: VT, đ/c Vĩnh (02). (đã ký) .............. * Nguyên nhân của những hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu. - Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện tính quản lý lõng lẻo cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực. - Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi. - Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. - Số lượng biên chế của Văn phòng UBND còn thiếu, chỉ có 01 đồng chí cán bộ phụ trách Văn phòng - Thống kê và 01 đồng chí là cán bộ Văn thư-Lưu trữ. Hơn nữa cán bộ Văn phòng và văn thư của UBND xã chưa được đào tạo đúng về chuyên môn, làm việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn là chính. Bên cạnh đó công việc ở bộ phận Văn phòng quá nhiều mà lại thiếu người dẫn đến quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao. - Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng. * Bảng số liệu liên quan: LOẠI VĂN BẢN SỐ LƯỢNG NĂM QUYẾT ĐỊNH CỦA CHỦ TỊCH 29 2008 33 2009 27 2010 QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND 120 2008 110 2009 128 2010 TỜ TRÌNH 127 2008 130 2009 128 2010 THÔNG BÁO 30 2008 29 2009 30 2010 BÁO CÁO 27 2008 28 2009 30 2010 CHỈ THỊ 4 2008 5 2009 5 2010 CÔNG VĂN 13 2008 17 2009 21 2010 * Nhận xét : Do tình hình thực tế tại địa phương nên có một số loại văn bản ban hành tương đối nhiều như: Quyết định, tờ trình, thông báo... bên cạnh đó một số loại văn bản còn ít như: Chỉ thị, thông báo, công văn... III. ĐÁNH GIÁ CHUNG: 1. Ưu điểm: - Công tác soạn thảo văn bản và văn thư là một hoạt động thường xuyên của UBND .............. trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay. - Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên mở lớp đào tạo cho cán bộ văn thư, kịp thời ban hành những văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản và văn thư để soạn thảo và ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình thức, thể loại văn bản. - Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày được nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã có ý thức thực hiện tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân dân. 2. Khuyết điểm: - Do cơ chế về cơ cấu tổ chức bộ máy nên tuyển dụng cán bộ văn thư 01 đồng chí là ít so với yêu cầu để phục vụ công việc. - Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản và văn thư đối với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc. - Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản và văn thư chưa được đào tạo đúng về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ công việc còn nhiều hạn chế, thiếu sót. - Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc tự soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy định của Nhà nước, có khi văn bản thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản nhưng vẫn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải quyết văn bản của văn thư. - Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội vẫn thường xuyên xảy ra. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn bản của UBND xã có những trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước. IV. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND ............... Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan khi soạn thảo và ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND ..............: 1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: Văn phòng UBND .............. chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND xã là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. Tại UBND xã, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt. 2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng UBND .............. cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành. Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. 3. Đảm bảo về nội dung của văn bản. Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng UBND .............. soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó. Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa. 4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. Công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật: Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản. Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý tại Văn phòng nói riêng và của UBND xã nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan. 5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức. Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình. Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND .............. phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội. C. KẾT LUẬN Văn bản quản lý nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng. Một mặt, nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của chính quyền địa phương đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Trong thời gian qua, các văn bản do UBND .............. đã ban hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, điều này không ai có thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của UBND xã vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại những hậu quả nghiêm trọng do đã có những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp. Trong báo cáo chuyên đề này của em chỉ tập trung vào “hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND .............., thực trạng và giải pháp.” nên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Văn phòng. Qua đánh giá về công tác soạn thảo văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường xuyên ban hành. Song, bất kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục vụ con người tốt hơn. Hoạt động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu về đời sống của nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa. Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những lợi ích chính đáng đó của người dân. Do đó, Văn phòng nói riêng và UBND .............. nói chung mà cán bộ công chức của cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích của nhân dân thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi nào và ở đâu cán bộ công chức một lòng quyết tâm thực hiện cải cách hành chính thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao chất lượng của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính. Điều kiện thời gian vừa học xong phải thực tập, thời gian có hạn nên nội dung báo cáo thực tập sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô, lãnh đạo khoa và nhà trường quan tâm góp ý để báo cáo tốt nghiệp để hoàn chỉnh tốt hơn nhằm giúp cho bản thân sau này có thêm cơ sở ,kinh nghiệm trong công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! KÝ HIỆU VIẾT TẮT 1. HĐND: Hội đồng nhân dân. 2. UBND: Ủy ban nhân dân. 3. QPPL: Quy phạm pháp luật. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông Tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ 2. Cẩm nang tổ chức hành chính và kỹ thuật soạn thảo văn bản dùng cho các đơn vị cơ sở ( Nhà xuất bản Lao động – Hà Nội). 3. Nghiệp vụ văn thư – Lưu trữ ( Nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin. Tác giả Hoàng Lê Minh). 4. Nghiệp vụ Văn phòng và Lưu trữ ( Nhà xuất bản Văn hóa - Thông tin. Tác giả Hoàng Lê Minh). 5. Hướng dẫn soạn thảo văn bản ( Nhà xuất bản trẻ. Thành phố Hồ Chí Minh 1996). 6. Hướng dẫn công tác Văn phòng ( Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 2000). 7. Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước ( Nhà xuất bản chính trị Quốc gia Hà Nội 2001). 8 . Nghiệp vụ văn thư- Giáo viên soạn thảo thầy Phạm Hùng. 9. Môn văn bản quản lý nhà nước - Giáo viên soạn thảo cô Phan Thu Thủy. 10. Các loại văn bản và tài liệu tham khảo tại UBND ............... MỤC LỤC: A. LỜI NÓI ĐẦU:....................................................................................................1 B. NỘI DUNG :.........................................................................................................2 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN ..............……………………………………………………………………………..2 I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH, VỊ TRÍ ĐỊA LÝ ..............………….2 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND .............. ………………………………………………2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND ..............…………..2 2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND……………………...4 III. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND ..............………………5 IV. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND ..............……………………………………………………………………...6 1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị……………………………………......7 2. Tình hình công tác văn thư ở cơ quan………………………….......7 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP…………………………………………………. .8 I. CƠ SƠ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN…...... 8 1. Khái niệm của văn bản…………………………………………......8 2. Những yêu cầu về nội dung…………………………………….......8 3. Những yêu cầu về thể thức……………………………………........8 II. THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND ..............……………………………………………………… 11 1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND ..............………… 11 1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật……... 11 1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản cá biệt…………………………………………………………………… 12 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND ................15 III. ĐÁNH GIÁ CHUNG…………………………………………………. 19 1. Ưu điểm…………………………………………………………...19 2. Khuyết điểm……………………………………………………… 20 IV. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC SỌAN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND ..............……………………………………………………………………………20 1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản…………….20 2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản…………………………........21 3. Đảm bảo về nội dung của văn bản…………………………………….....21 4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xữ lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư………………………………………. 22 5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản…………………………………………………………………………… 22 C. KẾT LUẬN:…………………………………………………………….24