Đề tài Kế toán bán hàng điện tử tại công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt

khoản giảm giá hàng bán được ghi tăng đã bao gồm cả thuế GTGT được giảm trừ. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi giảm TK511 đồng thời ghi tăng TK532 + kế toán chiết khấu thương mại(Sơ đồ 1.8) TK131/111/112 TK3331 TK521 TK511 Khi phát sinh nghiệp vụ ngày kế toán cũng hạch toán tương tự như giảm giá hàng bán nhưng với TK5211 – Chiết khấu thương mại. 1.2.2.4 Sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức kế toán sau: * Hình thức kế toán Nhật ký chung: Hình thức này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt (như nhật ký thu tiền, nhật ký bán hàng…) Sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 156, 3331, 511, 632, 911…. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết phải thu khách hàng… - Trình tự khi sổ: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ liên quan, kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung và các sổ, thẻ chi tiết liên quan như như sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết phải thu khách hàng; sau đó căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 156, 3331, 511, 632, 911….. Nếu đơn vị có mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký đặc biệt, rồi định kỳ (3, 5,10…ngày) hoặc cuối tháng căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt này, kế toán tiến hành ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt nếu có. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. * Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Hình thức này bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: Nhật ký – Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết phải thu khách hàng… - Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký – sổ cái và các sổ quỹ; sổ, thẻ kế toán chi tiết như như sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết phải thu khách hàng…. Cuối tháng, căn cứ vào số dư đầu tháng (quý) và số phát sinh trong tháng (quý), kế toán tính ra số dư cuối tháng (quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – sổ cái và của từng đối tượng trên các sổ chi tiết. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng, kế toán lập “ Bảng tổng hợp chi tiết”. Số liệu trên Nhật ký – sổ cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. * Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Hình thức này gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 156, 3331, 511, 632, 911…. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết phải thu khách hàng… - Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi sổ quỹ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết phải thu khách hàng… và lập chứng từ ghi sổ. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi cái các tài khoản 111, 112, 131, 156, 3331, 511, 632, 911…. Cuối tháng, kế toán khóa sổ và lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. * Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đối với hình thức này, Phầm mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu ghi sổ kế toán bằng tay. - Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin này sẽ được tự động cập nhật vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (quý), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP HỢP TÁC ĐẦU TƯ SAO VIỆT 2.1 Phương pháp nghiên cứu đề tài 2.1.1 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp Đối tượng phỏng vấn là kế toán viên, cán bộ lãnh đạo tại công ty như: giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp… Các bước tiến hành như sau: Bước 1: Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn (bảng câu hỏi phỏng vấn – phụ lục 2.1). Bước 2: Gặp và đưa ra các câu hỏi để hỏi các đối tượng được phỏng vấn và ghi chép lại câu trả lời. Bước 3: Căn cứ vào các câu trả lời đã ghi chép được, sử dụng các phương pháp xử lý số liệu để lọc ra những thông tin có ích phục vụ cho việc viết chuyên đề. Đây là phương pháp giúp chúng ta có được cái nhìn tổng quan, toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh; về công tác kế toán tại công ty. Đồng thời giúp chúng ta có thể giải đáp những thắc mắc, những vấn đề khó hiểu về hoạt động kinh doanh, về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty trong quá trình thực tập tại công ty. Nó phục vụ cho việc viết chuyên đề được chi tiết và chính xác nhất; và cung cấp những thông tin là cơ sở quan trọng cho việt đưa ra những kết luận, đánh giá về thực trạng kế toán bán hàng điện tử tại công ty; để từ đó đưa ra giải pháp hợp lý cho công tác kế toán bán hàng nói chung và bán hàng điện tử nói riêng tại công ty. 2.1.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu Mục đích của nghiên cứu tài liệu là để thu thập thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài bao gồm: những thông tin chung về công ty, về công tác kế toán bán hàng tại công ty. Phương pháp này cung cấp cho chúng ta những số liệu chính xác và cụ thể. Nguồn thông tin cần nghiên cứu bao gồm 2 nguồn: • Thông tin, tài liệu do bộ phận kế toán cung cấp như: các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính hàng năm của công ty. • Thông tin từ bên ngoài bao gồm các văn bản, thông tư, chuẩn mực, quy định của Nhà nước về kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng cũng như những chính sách khác có liên quan. 2.1.3 Phương pháp phân tích dữ liệu Phương pháp chủ yếu được sử dụng là phương pháp tổng hợp số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp các số liệu thu thập được trong quá trình phỏng vấn, từ các sổ sách, báo cáo tài chính của công ty…để viết chuyên đề. Phương pháp này giúp chúng ta lọc bỏ các dữ liệu thừa, không cần thiết ; tổng hợp các thông tin có ích đã thu thập được sao cho ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu hơn để sử dụng làm tài liệu viết chuyên đề. 2.2 Kết quả phân tích số liệu điều tra về kế toán bán hàng tại công ty cp hợp tác đầu tư Sao Việt 2.2.1 Tổng quan về công ty CP Hợp Tác Đầu Tư Sao Việt 2.2.1.1 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý tại công ty Công ty cp hợp tác đầu tư Sao Việt được thành lập vào năm 2005 với vốn điều lệ 15tỷ đông. Đây là doanh nghiệp tư nhân hoạt động và sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực bán buôn, bán lẻ các sản phẩm điện tử điện lạnh. Tổng số lao động trong công ty tính đến nay là 45 người Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty (sơ đồ 2.1) Chủ tịch hội đồng quản trị Giiám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng chăm sóc khách hàng Phòng Marketting Phó giám đốc Ban giám đốc bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc kinh doanh của công ty trước nhà nước và pháp luật. Bộ phận kinh doanh: Có nhiệm vụ tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, chuyển các thông tin này xuống cho bộ phận kế toán và bộ phận giao hàng; nghiên cứu và giúp công ty mở rộng thị trường; tìm kiếm khách hàng mới và tiềm năng. Bộ phận Marketting: có nhiệm vụ quảng bá giới thiệu về sản phẩm để tìm ra đối tác, mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng. Bộ phận kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán của nhà nước quy định và phù hợp với tình hình doanh nghiệp; ghi chép, tính toán; phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình hiện có và sư vận động của tài sản, hàng hóa, tiền vốn của công ty. Tính toán và phản ánh chính xác kết quả kinh doanh của công ty, lập báo cáo tài chính hàng năm; cung cấp số liệu giúp ban giám đốc nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình, để từ đó có phương hướng phát triển trong những năm tới. Bộ phận chăm sóc khách hàng: Giải đáp và tư vấn mọi thắc mắc cũng như khiếu nại của khách hàng về việc mua, sử dụng sản phẩm đã mua của Công ty. 2.2.1.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty: Theo mô hình tập trung Bộ phận kế toán của công ty gồm có 2 kế toán, một kế toán trưởng và một kế toán tổng hợp. Trong đó: • Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính tháng, quý, năm của công ty hoặc khi có yêu cầu của giám đốc và chịu trách nhiệm về công tác kế toán tại công ty. • Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua các chứng từ kế toán một cách hợp lệ và ghi sổ kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty (sơ đồ 2.2) Trưởng phòng kế toán Kế toán tổng hợp * Chính sách kế toán tại công ty: Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Hình thức kế toán: Áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Kỳ kế toán theo tháng Đồng tiền sử dụng: VNĐ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương háp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán: Theo phương pháp đích danh Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ 2.2.2. Đánh giá tổng quan sự ảnh hưởng của các nhân tố đến kế toán bán hàng điện tử tại công ty * Các nhân tố bên ngoài: - Chuẩn mực kế toán tác động trực tiếp đến công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng trong các doanh nghiệp thương mại, cũng như tại công ty. Đây chính là căn cứ giúp kế toán tổ chức công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp mình đúng quy định của pháp luật. - Chế độ kế toán doanh nghiệp cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng của doanh nghiệp. Nó được ban hành đồng bộ cả chứng từ, sổ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo tài chính…Nó là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán phù hợp cho mình bao gồm tài khoản sử dụng, chứng từ sử dụng, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp theo quyết định nào thì phải tuân thủ những quy định theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán theo quyết định đó. - Trình độ phát triển khoa học kỹ thuật: là yếu tố ảnh hưởng đến công tác kế toán bán hàng của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán chính là một minh chứng rõ ràng nhất. Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp cho công việc của kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác hơn, giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán . - Sự thống nhất giữa chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán: Nếu chế độ và chuẩn mực không có sự thống nhất sẽ làm cho người làm kế toán lúng túng trong quá trình xử lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Các nhân tố bên trong như: - Bộ máy kế toán của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý, không có sự chồng chéo sẽ giúp cho hoạt động kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm được thời gian, chi phí. - Hình thức kế toán của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kế toán bán hàng. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp để lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp. Cụ thể với công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt là một công ty nhỏ do đó chính sách kế toán tại công ty được áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC với hệ thống tài khoản ít hơn, báo cáo tài chính đơn giản hơn. Điều này là hoàn toàn phù hợp với quy mô công ty cũng như hiện trạng nguồn nhân lực kế toán tại công ty. - Nguồn nhân lực làm kế toán: Nếu kế toán viên có trình độ tốt, khả năng thích ứng nhanh sẽ giúp cho công việc kế toán tại công ty được giải quyết mau lẹ, chính xác. Mặt khác việc bố trí nhân viên kế toán phù hợp với yêu cầu công việc và khả năng chuyên môn cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi rất nhiều cho chính bản thân người làm kế toán và cho chính doanh nghiệp. - Vị trí kho hàng của công ty: Ảnh hưởng rất lớn đến công tác bán hàng tại công ty, nếu kho hàng được bố trí ở các vị trí thuận lợi gần với các nhóm khách hàng thường xuyên của công ty sẽ giúp cho việc giao hàng diễn ra nhanh hơn, tiết kiệm được chi phí bán hàng. Đối với công ty cổ phaàn hợp tác đầu tư Sao Việt, tại trụ sở làm việc của công ty tầng một là phong trưng bày và bán sản phẩm và là kho hàng của công ty và vị trí làm việc của bộ phận kế toán, tầng 2 là nơi làm việc của các phòng ban khác. Do vậy, tiện lợi trọng công tác nhập, xuất cũng như kiểm kê hàng tồn của kế toán. Tuy nhiên do công ty chỉ có một kho hàng duy nhất do đó đối với những khách hàng ở xa, tiền phí vận chuyển rất cao trong khi phí vận chuyển này lại do công ty chịu. Nếu khách hàng đặt ít, địa điểm giao hàng lại ở xa dẫn đến phí vận chuyển cao trong khi lợi nhuận từ bán hàng thấp, điều này làm chi phí bán hàng của doanh nghiệp tăng lên, ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của doanh nghiệp. - Nguồn khách hàng của công ty: Bên cạnh những khách hàng mới, những khách hàng của công cũ của công ty thường là khách hàng đã gắn bó lâu dài với công ty. Chính vì vậy công ty luôn có một lượng khách hàng ổn định, điều này giúp đảm bảo về nguồn tiêu thụ hàng hóa của công ty, đảm bảo về doanh thu bán hàng của công ty. - Nguồn hàng của doanh nghiệp: Điện tử là một sản phẩm mà giá cả có tính biến động cao, do vậy việc đảm bảo về nguồn hàng được ổn định là rất quan trọng. Đối với công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao việt, công ty là nhà phân phối chính thức của các hãng: PANASONIC, SAMSUNG, SHARP,DAIKIN.., do vậy nguồn hàng của công ty luôn được đảm bảo cả về số lượng, chất lượng và giá cả. Giá bán mà công ty láp dụng là bảng báo giá các hang đưa xuống. Trường hợp có sự thay đổi,các hãng sẽ gửi báo giá đến công ty, căn cứ vao đó công ty sẽ gửi báo giá đến cho các khách hàng của mình. Do vậy, giá bán của công ty khá ổn định. Chính sự ổn định về giá cả, chất lượng , nguồn hàng là nhân tố giữ chân khách hàng, tạo sự tín nhiệm của khách hàng với công ty, từ đó tạo sự ổn định về lượng hàng tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ của công ty. 2.3 Thực trạng kế toán bán hàng điện tử tại công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt 2.3.1 Đặc điểm về kế toán bán hàng tại công ty * Các phương thức bán: Hiện nay công ty đang áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. - Phương thức bán buôn: Đặc trưng của phương thức này là bán hàng với số lượng lớn. Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng lớn và là khách hàng thường xuyên của công ty. Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho. Đối với bán buôn, giữa khách hàng và công ty sẽ có hợp đồng ký kết cụ thể (nếu cần thiết ) trong đó có quy định rõ về loại hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm và thời điểm giao nhận, phương thức thanh toán, thời điểm trả tiền hàng. Hợp đồng này do bộ phận kinh doanh lập và chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của giảm đốc cũng như của bên mua. Sau khi hợp đồng được ký, Bộ phận kinh doanh chuyển hợp đồng này xuống cho phòng kế toán và chuyển các thông tin về địa điểm cũng như thời điểm giao hàng cho bộ phận giao hàng. Trưởng bộ phận giao hàng có nhiệm vụ lên lịch và bố trí nhân viên giao hàng phù hợp. Đến thời điểm giao hàng, nhân viên giao hàng nhận hàng từ kho cùng với các chứng từ kèm theo từ kế toán tổng hợp để giao hàng cho khách hàng. - Phương thức bán lẻ: Đối với phương thức này, công ty cũng sử dụng hình thức bán qua kho. Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng gọi điện đến công ty đặt hàng hoặc có thể đến trực tiếp mua tại cửa hàng. Bộ phận bán hàng ở công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận các thông tin đặt hàng của khách, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán và bộ phận giao hàng. Trưởng bộ phận giao hàng cử nhân viên giao hàng qua chỗ kế toán tổng hợp nhận hóa đơn, chứng từ kèm theo, đồng thời nhận hàng từ kho đem giao cho khách hàng theo đúng địa điểm đã thỏa thuận Trong tất cả các trường hợp, giá bán mà công ty áp dụng đều là một mức giá thống nhất đã được quy định sẵn do công ty đề ra. * Các phương thức thanh toán: Hiện tại công ty đang áp dụng hai phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm. - Thanh toán ngay: Với phương thức này, việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm hàng hóa cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp. Doanh thu được ghi nhận ngay sau khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng. Phương thức này được sử dụng chủ yếu cho hình thức bán lẻ. Khách hàng thường thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán trả chậm: Với phương thức này, việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền ngay. Tuy vậy, đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước khi thu tiền. Phương thức này được sử dụng chủ yếu tại công ty với các hình thức bán buôn. Với các khách hàng thanh toán trả chậm, công ty luôn quy định rõ thời hạn thanh toán và các khách hàng này thường là những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp. Trong thanh toán trả chậm, khi thanh toán tiền hàng khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. * Hình thức thanh toán: Công ty sử dụng hai hình thức thanh toán là thanh toán bằng otiền mặt và tiền gửi ngân hàng, trong đó hình thức thanh toán bằng tiền mặt là chủ yếu. * Chính sách bán hàng của công ty: Công ty không áp dụng các hình thức khuyến mại như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại. Tuy nhiên công ty thường có hình thức khuyến mại kèm hiện vật cho các khách hàng mua hàng. Cụ thể trong tháng 2, tháng 3 vừa qua, công ty có chương trình khuyến mại giá treo cho khách mua tivi,tặng túi đựng quần áo khi khách mua máy giặt,tặng chân đế khi mua tủ lạnh,tặng máy tạo ẩm khi mua điều hòa 2.3.2 Thực trạng kế toán bán hàng điện tử tại công ty 2.3. Chứng từ sử dụng: Tại công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán kế toán. Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng tại công ty đều do kế toán tổng hợp lập, bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng – mẫu số 01GTKT-3LL: Hóa đơn này gồm 3 liên, liên một lưu tại gốc, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT của QĐ15/2006): PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên: một liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế toán. Một số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01-TT QĐ15/2006): Phiếu thu được sử dụng tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng. Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Cả phiếu xuất kho và phiếu thu do không phát hành mẫu theo quyết định 48 nên công ty đều sử dụng mẫu theo quyết định 15. * Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở công ty như sau: - Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế toán tổng hợp tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên. - Sau khi lập xong kế toán tổng hợp chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký tên, đóng dấu . - Sau đó kế toán tổng hợp đưa liên 2 của hóa đơn GTGT cho nhân viên giao hàng của công ty và xuất hàng từ kho để nhân viên này đem giao hàng cho khách hàng. - Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền nhận và hóa đơn GTGT đã viết, kế toán tổng hợp tiến hành lập phiếu thu. Sau khi lập xong, kế toán tổng hợp chuyển qua cho kế toán trưởng, giám đốc ký tên đóng dấu. Phiếu này được lập thành 2 liên, liên 1 để lưu và ghi sổ kế toán, liên 2 thì giao cho khách hàng. - Gần cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán - Các chứng từ sau khi đã ghi sổ xong, kế toán tổng hợp đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó để lưu trữ. 2.3.2 Vận dụng tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế bán hàng phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này công ty mở chung cho tất cả các nhóm hàng chứ không mở tài khoản chi tiết cho từng nhóm hàng. Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng: Tài khoản này công ty cũng mở chung cho tất cả các khách hàng chứ không mở riêng cho từng khách hàng. Các khách hàng này được theo dõi trên sổ chi tiết phải thu khách hàng của công ty mở riêng cho từng khách hàng. Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán: Tài khoản này công ty mở chung cho tất cả các nhóm hàng chứ không mở tài khoản chi tiết cho từng nhóm hàng. Và một số tài khoản khác như TK111 “ Tiền mặt”, TK112 “ Tiền gửi ngân hàng”, TK156 “ hàng hóa”, TK33311 “ Thuế GTGT phải nộp”, TK911 “ xác định KQKD”. *Trình tự hạch toán Ví dụ 1: kế toán nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt Ngày 03/01/2011, xuất bán tivi Plasma P50V cho công ty cổ phần điện tử Hoàn Kiếm. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38901(phụ lục số 2.2), Phiếu thu số 05 (phụ lục số 2.3). Kế toán tiến hành hạch toán như sau: Nợ TK111 16.900.000 Có TK5111 15.363.636 Có Tk33311 1.536.364 Căn cứ vào PXK số 05 (PL2.4), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 14.870.000 Có TK 156: 14.870.000 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 03 tháng 01 năm 2011 Mẫu số: 01GTKT-3LL SV/11P 0038901 Đơn vị bán hàng: Công ty CP hợp tác đầu tư Sao Việt Địa chỉ: Số 46- Láng Hạ- Đống Đa-Hn Số tài khoản: Điện thoại: 04.7764073 MST: 0101542115 Họ tên người mua hàng:…………………………………………………… Tên đơn vị: Công ty TNHH điện tử Hoàn Kiếm……………………………………. Địa chỉ: Số 38A, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội……………………………… Số tài khoản: …………….………………………………………… Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế:0100233632 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tivi Plasma P50V Chiếc 01 15.363.636 15.363.636 Cộng tiền hàng 15.363.636 Thuế suất 10% 1.536.364 Tổng tiền thanh toán 16.900.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu,họ tên). - Ngày 05/01/2011, xuất bán tủ lạnh TB262MSVN cho Công ty TNHH TM DV Tổng hợp Dũng Yến. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38906 ( Phụ lục số 2.5), Phiếu thu số 11(phụ lục 2.6), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK111 5.700.000 Có TK5111 5.181.818 Có Tk33311 518.182 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 05 tháng 01 năm 2011 Mẫu số: 01GTKT-3LL SV/11P 0038906 Đơn vị bán hàng: Công ty CP hợp tác đầu tư Sao Việt Địa chỉ: Số 46- Láng Hạ- Đống Đa-Hn Số tài khoản: Điện thoại: 04.7764073 MST: 0101542115 Họ tên người mua hàng:………………………………………… Tên đơn vị: Công ty TNHH TM DV Tổng hợp Dũng Yến…………………………. Địa chỉ: Số 243 Cầu Giấy- Hà Nội………………….………………… Số tài khoản: …………………………………………………… Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế:0101217009 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tủ lạnh BT262MSVN Chiếc 01 5.181.818 5.181.818 Cộng tiền hàng 5.181.818 Thuế suất 10% 518.182 Tổng tiền thanh toán 5.700.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu,họ tên). Căn cứ vào PXK số 10 (phụ lục 2.7 ) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632 4.121.000 Có TK 156 4.121.000 Ví dụ 2: Kế toán nghiệp vụ bán hàng trả chậm bằng tiền gửi ngân hàng - Ngày 11/01/2011, xuất bán 02 chiếc tủ lạnh BW414XNVN cho Công ty CP Phân phối điện tử điện lạnh Miền Bắc. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38917 (phụ lục 2.8), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK131 21.980.000 Có TK5111 19.981.818 Có Tk33311 1.998.182 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 11 tháng 01 năm 2011 Mẫu số: 01GTKT-3LL SV/11P 0038917 Đơn vị bán hàng: Công ty CP hợp tác đầu tư Sao Việt Địa chỉ: Số 46- Láng Hạ- Đống Đa-Hn Số tài khoản: Điện thoại: 04.7764073 MST: 0101542115 Họ tên người mua hàng:……………………………………………… Tên đơn vị: Công ty CP Phân phối điện tử điện Lạnh Miền Bắc…………………... Địa chỉ: Số 252 Tây Sơn, Tổ 9A, Trung Liệt, Đống Đa,Hà Nội Số tài khoản: ……………………………………………………… Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế:0101658729 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tủ lạnh BW414XNVN Chiếc 02 9.990.909 19.981.818 Cộng tiền hàng 19.981.818 Thuế suất 10% 1.998.182 Tổng tiền thanh toán 21.980.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu,họ tên). Căn cứ vào PXK số 20 ( phụ lục 2.9) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632 20.240.000 Có TK 156 20.240.000 Cuối tháng 1/2011 căn cứ sổ phụ do ngân hàng Maritimebank chi nhánh Hai Bà Trưng chuyển đến về việc công ty TNHH Tiến Thành thanh toán tiền hàng ngày 11/01, GTGT số 38917 (phụ lục 2.10) , kế toán ghi: Nợ TK112 21.980.000 Có TK131 21.980.000 Ví dụ 3: kế toán nghệp vụ bán hàng trả chậm bằng tiền mặt Ngày 12/01/2011, xuất bán 4 bộ điều hoà A9MKH cho Khách sạn Hà Nội. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38919 (phụ lục 2.11), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK131 42.600.000 Có TK5111 38.727.272 Có Tk33311 3.872.728 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12 tháng 01 năm 2011 Mẫu số: 01GTKT-3LL SV/11P 0038919 Đơn vị bán hàng: Công ty CP hợp tác đầu tư Sao Việt Địa chỉ: Số 46- Láng Hạ- Đống Đa-Hn Số tài khoản: Điện thoại: 04.7764073 MST: 0101542115 Họ tên người mua hàng:……………………………………… Tên đơn vị: Công ty CP Phân phối điện tử điện Lạnh Miền Bắc…………… Địa chỉ: Số 252 Tây Sơn, Tổ 9A, Trung Liệt, Đống Đa,Hà Nội Số tài khoản: ……………………………………………… Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế:0101658729 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Điêu hoà A9MKH Chiếc 04 9.681.818 38.727.272 Cộng tiền hàng 38.727.272 Thuế suất 10% 53.872.728 Tổng tiền thanh toán 42.600.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu,họ tên). Căn cứ vào PXK số 22 ( phụ lục 2.12) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK632 39..960.000 Có TK156 39.960.000 Ngày 13/01/2011 căn cứ vào phiếu thu số 29 (phụ lục 2.13), hóa đơn GTGT số 38919 (phụ lục 2.11) kế toán ghi: Nợ TK111 42.600.000 Có TK 131 42.600.000 - Cuối kỳ , tiến hành kết chuyển doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK5111 79.254.544 Có TK911 79.254.544 Kết chuyến giá vốn để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK911 69.075.000 Có TK632 69.075.000 2.3.3 Tổ chức sổ kế toán Để phản ánh hoạt động bán hàng, kế toán công ty đã sử dụng hệ thống sổ trong hình thức kế toán nhật ký chung gồm: + Sổ nhật ký chung, + Sổ cái các tài khoản 111, 112,131, 156,,3331, 632, 511, 911 + Sổ quỹ tiền mặt , sổ tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK156): Sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng . + Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK131): Sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng . * Trình tự ghi sổ: - Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ; kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131. - Sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 6421, 911. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Ví dụ: Ngày 03/01/2011, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 38901(phụ lục 2.2), Phiếu thu số 05 (phụ lục 2.3), Phiếu xuất kho số 05 ( thuộc phụ lục 2.4) kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung và sổ quỹ tiền mặt. Sau đó từ sổ nhật ký chung kế toán tiến hành ghi sổ cái cho các tài khoản 111, 156, 33311, 632, 511, cuối kỳ kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, kế toán tiến hành ghi sổ cái cho tài khoản 911. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC tại công ty (sơ đồ số 2.3) Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Sổ chi tiết Sổ tài sản cố định Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC ĐẦU TƯ SAO VIỆT 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung, Công tác kế toán bán hàng điện tử tại công được tiến hành đúng theo quy định chuẩn mực, chế độ kế toán Việt nam. - Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. - Các chứng từ được công ty sử dụng theo đúng mẫu quy định. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Các chứng từ sau khi đã ghi sổ đều được phân loại, bảo quản và lưu trữ đúng chế độ lưu trữ chứng từ kế toán của nhà nước. - Việc công ty sử dụng hệ thống kế toán được ban hành theo quyết định 48 là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với quy mô của công ty cũng như nguồn lực và trình độ kế toán viên tại công ty. Công ty cổ phần hợp tac đầu tư Sao Việt là một công ty nhỏ, chỉ có hai nhân viên kế toán do đó áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48 sẽ đơn giản và hiệu quả hơn . - Công ty sử dụng cả 2 loại sổ là sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đặc biệt đối với sổ chi tiết vật tư hàng hóa, công ty có mở chi tiết cho từng loại mặt hàng. Điều này là rất cần thiết bời vì mặc dù mặt hàng kinh doanh của công ty gồm điện tử và điện lạnh tuy nhiên ngay đối với mặt hàng này cũng có rất nhiều chủng loại. Nếu công ty không mở chi tiết cho từng chủng loại hàng thì sẽ rất khó trong việc kiểm soát lượng hàng tồn kho của công ty, do đó sẽ gây khó khăn trong công tác bán ra cũng như mua vào để đảm bảo nguồn cung luôn đầy đủ và hợp lý. Bên cạnh đó đối với sổ chi tiết “phải thu khác hàng” công ty cũng mở chi tiết cho từng khách hàng. Điều này tạo điều kiện cho công ty dễ dàng theo dõi tình hình nợ phải thu đối với các đối tượng khách hàng này. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng tại công ty là hoàn toàn phù hợp, bởi vì công ty có rất ít mặt hàng kinh doanh trong đó mặt hàng chủ yếu tivi, tủ lạnh, đièu hoà.. Đây là một mặt hàng mà giá cả có tính biến động cao, do đó việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp công ty kiểm soát được một cách chặt chẽ lượng hàng tồn cả về số lượng và giá trị; giúp cho kế toán có thể xác định được giá trị hàng tồn kho tại bất cứ thời điểm nào, từ đó giúp lãnh đạo công ty đưa ra được kế hoạch dự trữ hàng hợp lý, tránh tình trạng đọng hàng quá nhiều hoặc thiếu hàng gây khan hiếm. Bên cạnh đó, việc công ty áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp đích danh là rất hợp lý. Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì sẽ tính theo đơn giá của lô đó. Như vậy áp dụng phương pháp này giúp doanh nghiệp xác định được chính xác giá xuất kho, từ đó làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại, qua đó phản ánh một cách chính xác doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nói trên, công tác tổ chức và hạch toán kế toán bán hàng tại doanh nghiệp cũng tồn tại một số nhược điểm sau: - Đối với tài khoản doanh thu bán hàng (TK5111) công ty chưa mở tài khoản chi tiết cho từng nhóm hàng mà mà tất cả đều được theo dõi trên TK5111. Trong khi đó mặt hàng kinh doanh của công ty gồm ba nhóm mặt hàng chính là tivi,tủ lạnh,điều hòa. Việc theo dõi chung trên một tài khoản như vậy sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc theo dõi doanh thu bán hàng chi tiết của từng mặt hàng này. - Hệ thống sổ sách của công ty áp dụng còn chưa thống nhất. Chế độ kế toán mà công ty áp dụng là chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48, tuy nhiên hệ thông sổ sách của công ty sử dụng không hoàn toàn theo quyết định 48. Cụ thể sổ “chi tiết phải thu khách hàng” của công ty được sử dụng theo mẫu của quyết định 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của bộ tài chính. - Mặc dù công ty sử dụng hình thức nhật ký chung nhưng công ty chưa mở các sổ nhật ký đặc biệt . Trong khi đó hàng ngày tại công ty thường phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế cùng loại. Như vậy nếu công ty có sổ nhật ký đặc biệt thì có thể ghi vào các nhật ký này rồi định kỳ (có thể 3 hoặc 5 ngày) tổng hợp số liệu ghi sổ cái, còn nếu không kế toán phải phản ánh vào các sổ hàng ngày như vậy sẽ rất mất thời gian. Hơn nữa việc công ty chỉ mở có nhật ký chung, không mở nhật ký bán hàng sẽ gây khó khăn cho kế toán tổng hợp khi muốn theo dõi tình hình bán hàng hóa tại công ty. - Về công tác lưu trữ chứng từ tại công ty: Các hóa đơn, chứng từ tại công ty được lưu trữ riêng rẽ thành từng tập phiếu thu riêng, phiếu chi riêng, hóa đơn GTGT riêng mà không lưu thành từng tập gồm các chứng từ phản ánh cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này gây khó khăn cho kế toán khi muốn kểm tra, đối chiếu hay khi muốn tìm kiếm các chứng từ để xác nhận lại một nghiệp vụ nào đó. - Trong quá trình bán hàng tại công ty, đối với phương thức bán buôn thường sử dụng hình thức thanh toán trả chậm, vì vậy số tiền phải thu trong năm còn khá lớn. Tuy nhiên, kế toán công ty không tiến hàng trích khoản sự phòng phải thu khó đòi, điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc hoàn vốn và xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Hình thức kế toán sử dụng tại công ty vẫn theo hình thức truyền thống. Mặc dù kế toán tại công ty đã sử dụng phần mềm tin học văn phòng (word, exel) trong việc lập sổ sách kế toán,công ty đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng nhưng chưa đem lại hiệu quả, mặc dù hiện nay việc sử dụng các phần mềm này là rất phỏ biến và mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp kế toán giảm bớt được khối lượng công việc, giảm bớt sai sót trong quá trình hạch toán kế toán . 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn hiện kế toán bán hàng điện tử tại công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt - Thứ nhất: Đối với tài khoản sử dụng: Công ty nên mở các tài khoản chi tiết cho TK5111 để tiện theo dõi doanh thu chi tiết của từng nhóm hàng. Cụ thể công ty nêm mở 3 tài khoản khi tiết: 51111 – Doanh thu bán hàng tivi 51112 – Doanh thu bán điều hòa 51113 – Doanh thu bán các sản phẩm tủ lạnh,điều hòa - Thứ hai: Đối với hệ thống sổ sách sử dụng tại công ty Công ty nên áp dụng thống nhất về hệ thống sổ sách và mẫu sổ theo đúng quyết định 48 và điều chỉnh lại mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua của công ty theo mẫu của quyết định 48. Đối với sổ tiền gửi ngân hàng và sổ cái TK112 được kế toán mở giống hệt nhau; như vậy là thừa và không cần thiết. Do đó kế toán có thể bỏ sổ quỹ tiền gửi ngân hàng trong hệ thống sổ của mình đi để tránh phải ghi chép lại nhiều lần, tốn thời gian ghi chép. Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua (phụ lục số 3.1) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA TK:131 Đối tượng: Loại tiền: Viêt nam đồng NT Ghi sổ Chúng từ Diễn giải TK Đ.Ư Thời hạn CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kỳ -Phát sinh trong kỳ ……………………… ……………………… -Cộng số phát sinh -Số dư cuối kỳ -Sổ này có…….trang, đánh số từ trang 01 đến…….. -Ngày mở sổ……….. Ngày …..tháng……Năm Người mở sổ Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Bên cạnh đó để dễ dàng trong việc theo dõi tình hình bán hàng hóa ở công ty, kế toán nên mở thêm sổ nhật ký bán hàng để theo dõi tình hình bán hàng tại công ty. Mẫu sổ nhật ký bán hàng (phụ lục sô 3.2) SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm: NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua Ghi có TK doanh thu SH NT Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau -Sổ này có…….trang, đánh số từ trang 01 đến…….. -Ngày mở sổ……….. Ngày …..tháng……Năm Người mở sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu) Thứ hai: Đối với công tác lưu trữ chứng từ: Kế toán công ty không nên lưu riêng rẽ phiếu thu riêng, phiếu xuất kho riêng, hóa đơn GTGT riêng mà nên lưu thành từng bộ chứng từ phản ánh cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Như vậy sẽ giúp kế toán có thể kiểm tra, giám sát dễ dàng hơn. Thứ ba: Đối với công tác kế toán tại công ty Như đã nói ở trên, hiện công ty vẫn làm theo cách truyền thống là chủ yếu. Theo ý kiến của em, công ty nên chuyển sang hình thức kế toán trên máy vi tính, đưa vào sử dụng các phần mềm kế toán trong công tác tổ chức và hạch toán kế toán. Bởi vì việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm bớt được khối lượng công việc cũng như thời gian của kế toán viên, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời giúp cho kế toán cũng như ban lãnh đạo tại công ty có các số liệu một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời; giảm thiểu các sai sót của kế toán trong quá trình hạch toán, ghi sổ cũng như lập báo cáo tài chính. Về việc chọn lựa phần mềm kế toán sử dụng tại doanh nghiệp, giám đốc công ty cần cùng với kế toán trưởng xem xét đánh giá kỹ lương, xem xét các phần mềm đang được sử dụng phổ biến cho các doanh nghiệp hiện nay, xem phần mềm nào thì phù hợp với doanh nghiệp mình để lựa chọn từ đó có sự lựa chọn đúng đắn. - Thứ tư: Đối với các khoản phải thu Do các khoản phải thu trong năm của donh nghiệp còn khá lớn, việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn, nhiều khách hàng còn dây dưa, không chịu thanh toán khi đã đến hạn. Do vậy, công ty nên tính toán các khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để xác định được các khoản phải thu cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán có thể căn cứ vào TT13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 hướng dẫn về trích lập dự phòng căn cứ xác định các khoản phải thu khó đòi là: Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định tại điểm 3.4 của thông tư. Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó: + Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 2 năm. 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. + Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Xử lý khoản dự phòng: + Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định nêu trên; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập; + Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch. + Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác. KẾT LUẬN Từ nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt cho thấy công tác kế toán đã thực hiện tương đối tốt. Nhìn chung Công ty đã xây dựng được bộ máy quản lý khoa học, chặt chẽ, lựa chọn một đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ vững vàng với trình độ chuyên môn cao. Đội ngũ kế toán được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu và trình độ của từng người. Hệ thống chứng từ sổ sách tương đối đầy đủ, được ghi chép chính xác kịp thời theo quy định của Nhà nước. Qua nội dung nghiên cứu ở trên ta thấy rằng việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng là rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp thương mại tổ chức hoạt động của mình một cách có hiệu quả hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động mua bán của mình đảm bảo lấy thu bù chi và hoạt động có lãi, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và nâng cao đời sống của công nhân viên. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được học tập và nghiên cứu, cùng với vốn kiến thức của bản thân kết hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh của Công ty, đã giúp em củng cố phần lý thuyết đã được học ở trường với thực tế hạch toán ở Công ty. Ngoài ra, em còn học được nhiều kiến thức bổ ích cho nghiệp vụ kế toán của mình, thấy được mối quan hệ giữa lý thuyết và thực tế, sự vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tế để phù hợp với tình hình chung của nền kinh tế. Mặc dù nội dung của đề tài đã đề cập, đánh giá một số nghiệp vụ kế toán bán hàng tại Công ty. Nhưng do thời gian có hạn và thiếu những kinh nghiệm thực tế lẫn trình độ nhận thức cũng như tính đa dạng và phức tạp của vấn đề đòi hỏi sự linh hoạt trong tư duy lẫn trong hoạt động. Bởi vậy, đề tài không thể tránh khỏi những sai sót . Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo Đàm Bích Hà và các anh chị trong phòng kế toán đã tận tình giúp dỡ hướng dẫn em thực tậpvà hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp của mình. Vì vậy, em mong muốn được quý cơ quan, đặc biệt là các cán bộ phòng kế toán, cùng các thầy cô trong khoa kinh tế trường Đaị học Thương Mại Hà Nội cho em những ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 05 năm 2011 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài 1 1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 2 1.3 Mục tiêu của đề tài 2 1.4 Phạm vi nghiên cứu 2 1.1 Một số định nghĩa , khái niệm cơ bản 3 1.2 Phân định nội dung nghiên cứu kế toán bán hàng 5 1.2.1Quy định kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam 5 1.2.2 Quy định kế toán bán hàng theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006) 10 1.2.2.1 Chứng từ sử dung 10 1.2.2.2 Tài khoản sử dụng 11 1.2.2.3 Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu 14 CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP HỢP TÁC ĐẦU TƯ SAO VIỆT 28 2.1 Phương pháp nghiên cứu đề tài 28 2.1.1 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp 28 2.1.2 Phương pháp nghiên cứu tài liệu 29 2.1.3 Phương pháp phân tích dữ liệu 29 2.2 Kết quả phân tích số liệu điều tra về kế toán bán hàng tại công ty cp hợp tác đầu tư Sao Việt 29 2.2.1 Tổng quan về công ty CP Hợp Tác Đầu Tư Sao Việt 29 2.2.1.1 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý tại công ty 29 2.2.1.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty: Theo mô hình tập trung 31 2.2.2. Đánh giá tổng quan sự ảnh hưởng của các nhân tố đến kế toán bán hàng điện tử tại công ty 32 2.3 Thực trạng kế toán bán hàng điện tử tại công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt 35 2.3.1 Đặc điểm về kế toán bán hàng tại công ty 35 2.3.2 Thực trạng kế toán bán hàng điện tử tại công ty 37 2.3. Chứng từ sử dụng: 37 2.3.2 Vận dụng tài khoản kế toán 39 2.3.3 Tổ chức sổ kế toán 47 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu 50 3.1.1 Ưu điểm 50 3.1.2 Nhược điểm 51 3.2 Đề xuất giải pháp hoàn hiện kế toán bán hàng điện tử tại công ty cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt 53 KẾT LUẬN..............................................................................................................................................59