Đề tài Kế toán bán hàng nhóm hàng thuốc kháng sinh tại Công ty CP Dược phẩm và thương mại Trường Thịnh

pháp này được áp dụng để phân tích mức độ đánh giá của từng chỉ tiêu để từ đó đưa ra được kết quả chung nhất, và chính xác nhất. Đối với những thông tin thu thập bằng câu hỏi phỏng vấn. Qua kiến thức được đào tạo trong nhà trường cùng sự tìm hiểu về chế độ kế toán áp dụng tại Việt Nam hiện nay cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, em đã đánh giá được vấn đề nào là quan trọng và cần thiết phục vụ cho việc viết đề tài. Những dữ liệu mà công ty cung cấp vào Quý I /2010, luận văn đã sử dụng phương pháp thống kê phân tích, so sánh đối chiếu số liệu, đánh giá tổng hợp và đưa ra các kết luận cô đọng nhất về kế toán bán hàng nhóm hàng thuốc kháng sinh tại công ty CP Dược phẩm và thương mại Trường Thịnh. 3.2 Đánh giá tình hình và ảnh hƣởng của các nhân tố môi trƣờng đến kế toán bán hàng tại công ty CP Dƣợc phẩm và thƣơng mại Trƣờng Thịnh. 3.2.1 Tổng quan về công ty CP Dƣợc phẩm và thƣơng mại Trƣờng Thịnh. Tên đơn vị: Công ty CP dược phẩm và thương mại Trường Thịnh Tên giao dịch: TRƢƠNG THINH PHARMACEUTICAL AND TRADING JOINT STOCK COMPANY. Địa chỉ: Số 2A Trần Duy Hưng, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Công ty được thành lập vào ngày 02 tháng 08 năm 2005 với số vốn điều lệ là 2.500.000.000 đ. Là một công ty thương mại chuyên kinh doanh, buôn bán các sản phẩm thuốc tân dược nhập khẩu từ các nước trên thế giới như Nga, Tây Ban Trường Đại học Thương Mại - 22 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Nha, Hàn Quốc, Ấn Độ, Mỹ,…Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng hướng kinh doanh ra các sản phẩm máy móc thiết bị y tế, thiết bị nha khoa, thiết bị bệnh viện, thiết bị quang học, mua bán thực phẩm bổ sung dinh dưỡng và một số loại mỹ phẩm. Thời gian qua, hoạt động kinh doanh của công ty đang trên đà phát triển, thị trường của doanh nghiệp không chỉ ở các tỉnh phía Bắc mà còn mở rộng vào trong Miền Trung và miền Nam. Cho tới thời điểm hiện nay số vốn kinh doanh đã tăng lên đến 5.000.000.000 đ tương ứng với số lượng lao động là 21 người. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Chức năng Công ty là doanh nghiệp hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính và vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Chức năng của công ty là kinh doanh các sản phẩm thuốc tân dược nhập khẩu từ một số quốc gia trên thế giới trong đó được chia ra thành các loại khác nhau: Nhóm thuốc kháng sinh trong điều trị bệnh, nhóm thuốc chữa bệnh, nhóm thuốc thực phẩm chức năng… Nhiệm vụ  Tổ chức tốt việc mua bán hàng hoá.  Tổ chức các mạng lưới bán buôn, bán lẻ hàng hoá.  Tổ chức tốt công tác bảo quản thuốc, đảm bảo việc lưu thông thuốc được liên tục, ổn định trên thị trường.  Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh, xu hướng mở rộng ra việc kinh doanh các sản phẩm thiết bị y tế, thiết bị nha khoa.. trong tương lai.  Thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế vào ngân sách nhà nước, tuân thủ các luật chính sách mà nhà nước ban hành. Trường Đại học Thương Mại - 23 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Cơ cấu bộ máy tổ chức tại công ty. Chức năng các phòng ban nhƣ sau:  Giám đốc: Phụ trách việc quản lý, giám sát điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật.  Phòng Kinh doanh: Tham gia trực tiếp hoạt động kinh doanh cho công ty, tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng, đề xuất những chính sách kinh doanh lên ban giám đốc. Giám sát quá trình bán hàng, quan hệ với các bạn hàng để phát triển mạng lưới tiêu thụ. Đẩy mạnh công tác tiếp thị quảng cáo, giới thiệu sản phẩm ra thị trường.  Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và hội đồng quản trị về việc cung cấp các thông tin kế toán, tình hình tài chính và công nợ, tình hình tài sản cũng như lưu trữ dữ liệu kế toán theo đúng quy định.  Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho ban giám đốc về các thủ tục hành chính, nhân sự, và hoạch định phát triển nguồn nhân lực.  Đặc thù của công tác kế toán tại công ty Do tính đặc thù của hoạt đông kinh doanh tại đơn vị, của một doanh nghiệp thương mại thuộc loại doanh ngiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam mà công ty tổ chức Hội đồng quản trị Giám đốc ( Kiêm chủ tịch HDQT) Phó giám đốc ( Kiêm phó chủ tịch HDQT) Phòng Kinh doanh Phòng kế toán Phòng Tổ chức hành chính Trường Đại học Thương Mại - 24 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải bộ máy kế toán theo hình thức tập chung, áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. Toàn bộ công việc kế toán trong công ty đều được tiến hành xử lý tại phòng kế toán của công ty từ việc lập, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Công ty sử dụng hình thức kế toán máy với phần mềm kế toán Sunsoft và ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung.  Áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính  Niên độ kế toán là từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.  Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ  Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.  Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn cuối kỳ và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 3.2.2 Đánh giá ảnh hƣởng của các nhân tố môi trƣờng đến kế toán bán nhóm hàng thuốc kháng sinh tại Công ty CP dƣợc phẩm và thƣơng mại Trƣờng Thịnh. 3.2.2.1 Nhân tố vĩ mô Hiện nay, nền kinh tế đã đi vào toàn cầu hoá, giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã có sự mở rộng và dễ dàng hơn. Kinh tế lại càng phát triển và kéo theo đó là những thay đổi mạnh mẽ trong cơ chế quản lý của nhà nước. Không chỉ thay đổi về mặt chính sách, đường lối mà luật pháp cũng thay đổi nhằm thích ứng hơn trong đó có sự thay đổi về những chính sách thuế. Việc sửa đổi liên tục các thông tư, nghị định luôn ảnh hưởng tới công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong đó công ty Trường Thịnh không ngoại lệ. Chẳng hạn như khi bán hàng có khuyến mại thì theo thông tư cũ TT32/2007/TT-BTC ban hành ngày 09/04/2007 hàng khuyến mại này vẫn xuất hoá đơn như bán ra, ghi đầy đủ các thông tin trong Trường Đại học Thương Mại - 25 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải hoá đơn GTGT, hạch toán cả phần thuế đầu ra. Tuy nhiên theo thông tư mới TT30/2008/TT-BTC ngày 16/04/2008 đã sửa đổi, hoá đơn đối với hàng khuyến mại chỉ được ghi tên hàng hoá, số lượng, không ghi cột thuế. Như vậy việc hạch toán hàng hoá này sẽ không có thuế đầu ra. Sự sửa đổi về các thông tư, nghị định như trên khiến các đơn vị nếu chưa cập nhật kịp sẽ ảnh hưởng tới quá trình hạch toán kế toán. Nhìn chung hệ thống luật pháp trong đó có luật thuế của nước ta vẫn chưa hoàn chỉnh. Nhiều điều luật đưa ra rồi lại sửa đổi rất rắc rối và gây khó khăn cho người thi hành. Khoa học kỹ thuật phát triển ngày một cao, các phương thức bán hàng không chỉ đơn giản như trước đây mà phát sinh thêm nhiều phương thức mới như bán hàng qua điện thoại, đặt hàng qua internet.. với hình thức thanh toán nhanh chóng như thanh toán qua thẻ. Hay cũng chính vì sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, việc thiết kế những phần mềm kế toán ra đời ngày càng nhiều giúp cho các đơn vị kinh doanh có nhiều cơ hội để lựa chọn những phần mềm ưu việt đáp ứng được yêu cầu quản lý. Cũng vì thế mà công tác kế toán nói chung hay kế toán bán hàng nói riêng sẽ không còn gánh nặng, rút ngắn được thời gian, tiện ích và đảm bảo hiệu quả do không phải thực hiện thủ công. Trong chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán ban hành chưa rõ ràng cho từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể do vậy dẫn đến khó khăn cho việc áp dụng tại doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với ngành hàng dược phẩm, sản phẩm tiêu dùng là mặt hàng đặc biệt liên quan đến sức khỏe của con người và của cộng đồng xã hội nên việc đưa ra một chế độ kế toán riêng áp dụng cho ngành y tế là cần thiết. Về chính trị: Nước ta đi theo chủ nghĩa xã hội nên hệ thống chính trị tương đối ổn định, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tham gia đầu tư, phát triển mạng lưới kinh doanh. Và công tác kế toán tại đơn vị cũng vì vậy mà trở nên ổn định, không bị ảnh hưởng nhiều bởi tác động chính trị. Trường Đại học Thương Mại - 26 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải 3.2.2.2 Nhân tố vi mô Công ty CP Dược phẩm và thương mại Trường Thịnh là một doanh nghiệp trẻ, thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Là công ty tư nhân do vậy giám đốc nắm giữ toàn quyền chỉ đạo ngay cả đối với công tác kế toán. Kế toán thường làm theo lệnh giám đốc, nên thực tế đôi khi kế toán vẫn làm sai quy định so với chuẩn mực. Bộ máy kế toán tại đơn vị chủ yếu có tuổi đời trẻ, mới ra trường kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều nên việc thực hiện công việc kế toán nói chung và nghiệp vụ kế toán bán hàng nói riêng vẫn chưa mang tính chuyên nghiệp. Do đặc thù của ngành dược, khách hàng của công ty chủ yếu là các bệnh viện và các công ty tư nhân, nhà thuốc. Đối với các bệnh viện, khi xuất hàng hoá và khi viết hoá đơn cần phải ghi đầy đủ các thông tin lô hàng, ngày sản xuất, nước sản xuất hạn sử dụng thuốc, kèm theo phiếu báo lô, phiếu kiểm nghiệm chất lượng hàng hoá. điều, đôi khi còn cần cả giấy chứng nhận thực hành tốt phân phối thuốc…Nó làm tăng lượng khối lượng công việc của công tác bán hàng. 3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia về kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng thuốc kháng sinh tại công ty CP Dƣợc phẩm và thƣơng mại Trƣờng Thịnh 3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm Quá trình điều tra trắc nghiệm được thực hiện tại Công ty CP Dược phẩm và thương mại Trường Thịnh với số phiếu phát ra là 5 phiếu và thu về 5 phiếu hoàn thành. Đối tượng phát phiếu điều tra là các nhân viên trong phòng kế toán, nhân viên phòng kinh doanh trong công ty. Từ những phiếu điều tra trên, tổng hợp thành bảng kết quả sau đây: Trường Đại học Thương Mại - 27 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM TT NỘI DUNG SỐ PHIẾU TL% 1 Phương pháp kế toán hàng tồn kho tại công ty? Kê khai thường xuyên 5/5 100 Kiểm kê định kỳ 0/5 0 2 Phương pháp tính giá hàng tồn kho? a) Phương pháp thực tế đích danh 0/5 0 b) Phương pháp nhập trước - xuất trước 0/5 0 c) Phương pháp nhập sau - xuất trước 0/5 0 d) Phương pháp bình quân gia quyền 5/5 100 3 Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp? a) Trực tiếp 0/5 0 b) Khấu trừ 5/5 100 4 Các phương thức bán hàng tại công ty? a) Bán buôn 5/5 100 b) Bán lẻ 5/5 100 c) Bán hàng đại lý. 5/5 100 5 Các phương thức thanh toán ? a) Trả ngay 5/5 100 b) Trả chậm 5/5 100 c) Trả góp 0/5 0 6 Chính sách bán hàng áp dụng tại công ty a) Chiết khấu thương mại 5/5 100 b) Chiết khấu thanh toán 1/5 20 7 Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi 5/5 100 8 8 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán đã phát huy hiệu quả cho công tác bán hàng ? a) Rất Hiệu quả 0/5 0 b) Hiệu quả 3/5 60 c) Chưa hiệu quả 2/5 40 9 Thông tin của kế toán bán hàng rất cần thiết cho công tác quản lý của doanh nghiệp 5/5 100 10 Trình tự luân chuyển chứng từ trong kế toán bán hàng đã đúng với quy định của chuẩn mực kế toán. 5/5 100 Trường Đại học Thương Mại - 28 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Nhìn vào bảng tổng hợp kết quả từ phiếu điều tra trắc nghiệm ở trên ta có thể biết được công tác kế toán bán hàng hiện đang áp dụng tại đơn vị hiện nay. Do công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung nên hệ thống sổ kế toán sẽ tuân theo hình thức Nhật Ký Chung với các sổ tổng hợp là sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái các TK 511, 5211, 5212, 5213, 632 ,156, 111, 112, 131, 3331, 6421, … và các số chi tiết như Sổ vật tư hàng hoá, sổ thuế GTGT, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ nhật ký thu và chi tiền, sổ kho…Ngoài ra các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng tại công ty gồm Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho gửi bán đại lý, phiếu nhập kho hàng trả lại, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, Bảng kê bán lẻ, bảng kê hàng gửi bán đại lý, ….. 3.3.2 Kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia. Qua quá trình phỏng vấn 3 cán bộ kế toán tại công ty, thu được một số những kết luận như sau: Nhìn chung kinh doanh mặt hàng dược phẩm đều có tính đặc thù hơn so với các ngành nghề khác. Bởi sản phẩm thuốc là sản phẩm không dễ dàng mặc cả về giá bán, hơn nữa muốn kinh doanh được thuốc, công ty phải có tư cách pháp nhân và có đủ điều kiện chứng chỉ để hành nghề dược được cấp phép của bộ y tế. Do vậy mỗi khi nhập thuốc vào các đơn vị bệnh viện (thị trường bảo hiểm) công ty phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan chất lượng sản phẩm cũng như giấy tờ pháp lý của công ty. Điều này sẽ làm tăng khối lượng công việc của công tác bán hàng. Hiện nay công ty kinh doanh các loại thuốc khác nhau và được phân chia thành các nhóm cơ bản: Nhóm thuốc kháng sinh, nhóm thuốc chữa bệnh, nhóm thực phẩm chức năng. Số lượng đầu thuốc không quá nhiều nên việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp cho việc quản lý được chặt chẽ, liên tục và quản lý hiệu quả hơn thông qua các sổ kế toán chi tiết cho từng mặt hàng trên phần mềm. Quy trình kế Trường Đại học Thương Mại - 29 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải toán bán hàng đã tuân thủ theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán quy định, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin liên tục về tình hình bán hàng và tồn kho hàng hoá cho giám đốc và phòng kinh doanh để kịp thời đưa ra phương án kinh doanh hợp lý. Mặc dù vậy, kế toán bán hàng tại công ty cũng không tránh khỏi những thiếu xót. Chính sách bán hàng của công ty mới chỉ bó hẹp chỉ có chiết khấu thương mại mà chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán. Mẫu chứng từ kế toán được in ra từ phần mềm Sunsoft như Phiếu Xuất kho không theo đúng quy định mẫu của bộ tài chính. Công việc của kế toán quản trị còn chưa phát huy được hiệu quả cho doanh nghiệp. 3.4 Thực trạng kế toán bán nhóm hàng thuốc kháng sinh tại công ty CP dƣợc phẩm và thƣơng mại Trƣờng Thịnh. 3.4.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán nhóm hàng thuốc kháng sinh tại Công ty. Hiện nay, công ty có sử dụng phương thức bán buôn qua kho chuyển hàng trực tiếp cho khách hàng, bán hàng đại lý và bán lẻ hàng hoá, với phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán chậm trả, áp dụng chính sách bán hàng gồm chiết khấu thương mại, khuyến mại cho tất cả các nhóm hàng trong đó có áp dụng cho nhóm thuốc kháng sinh sau: Nhóm hàng thuốc kháng sinh của công ty bao gồm:  Bacticef 100mg (Cefpodoxime 100mg): Hộp 10 viên do hãng Holden Medical Cyprus -Europe sản xuất. Thuốc kháng sinh nhóm Cephalosporin thế hệ mới nhất có công dụng điều trị nhiễm khuẩn gram (-) và gram (+)  Huocan cap (Thymomodulin 80mg): Hộp 30 viên -hãng Etex Pharm INC Korea sản xuất. Là loại kháng sinh tăng cường sức đề kháng và điều hoà miễn dịch.  Ardineclav 500/125mg (Amoxycilin 500mg + Acid clavulanic 125mg): Trường Đại học Thương Mại - 30 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải do hãng Laboratorio Reigjofre S.A – Spain sản xuất. Là loại kháng sinh phổ rộng điều trị các bệnh: Nhiễm khuẩn đường hô hấp, nhiễm khuẩn da, Mô mềm, tiết niệu và Vùng bụng. Đối với hình thức bán đại lý: Chủ yếu công ty ký kết với những đại lý ở ngoại tỉnh, một số ít trong nội tỉnh. Bởi công ty muốn mở rộng thị trường ở các tỉnh bằng cách xuất hàng vào các bệnh viện thông qua các công ty kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm. Còn đối các nhà thuốc và bệnh viện trong nội thành, công ty sẽ trực tiếp cung cấp hàng để giảm bớt chi phí. Hiện nay, công ty xác định giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Việc tính giá vốn hàng xuất bán được thực hiện tự động từ phần mềm kế toán Sunsoft. Cuối tháng, kế toán viên chỉ làm thao tác cập nhật Giá vốn hàng xuất bán từ phân hệ Hàng hoá, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn một cách chính xác. Những chi phí liên quan đến việc mua hàng như chi phí uỷ thác cho nhà nhập khẩu (Công ty CP Dược phẩm Hà Tây) được phân bổ vào giá mua hàng hoá làm căn cứ tính giá nhập kho). Giá bán hàng hoá hiện nay công ty xác định dựa trên giá vốn và những chi phí liên quan đến việc bán hàng công ty chịu như chi phí hàng gửi bán đại lý, chi phí để bù đắp hỏng hóc của hàng hoá, chi phí cho lương và hoa hồng cho nhân viên … Công tác bán hàng của công ty đặc biệt chú trọng đến việc kiểm tra tín dụng của khách hàng. Với những khách hàng đảm bảo khả năng thanh toán, giữ uy tín trong kinh doanh, công ty cho phép nhận nợ trong thời hạn nhất định, quá thời hạn đó khách hàng sẽ phải chịu lãi phạt do quá hạn thanh toán. 3.4.2 Kết quả khảo sát thực trạng kế toán bán nhóm hàng thuốc kháng sinh tại Công ty CP dƣợc phẩm và thƣơng mại Trƣờng Thịnh 3.4.2.1 Bán buôn qua kho Trường Đại học Thương Mại - 31 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Sau khi có thông tin đặt hàng từ các nhà thuốc, bệnh viện, hay các công ty thương mại, phòng kinh doanh xác nhận lại thông tin và chuyển tới phòng kế toán. Thông qua dữ liệu trên phần mềm Sunsoft (Phụ lục 5), hoặc trên sổ kho ghi chép ngoài của thủ kho, kế toán biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ viết Hóa đơn GTGT. Căn cứ những thông tin trên hoá đơn GTGT (Phụ lục 6), kế toán vào phân hệ Hàng Hoá - Phiếu xuất kho bán hàng để nhập đầy đủ những dữ liệu trong các trang như: Trang Vật tư chi tiết, trang Hóa đơn GTGT, trang Bút toán (Phụ lục 7). Kế toán sẽ in phiếu xuất kho về số hàng bán (Phụ lục 8 + 9 ) và đưa cho các bộ phận liên quan ký đầy đủ vào cả phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT. Nếu số lượng hàng hoá bên mua đặt hàng, đạt đến ngưỡng được hưởng khuyến mại thì kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT đối với hàng khuyến mại (Phụ lục 10). Trên hoá đơn hàng khuyến mại, kế toán có ghi đầy đủ các thông tin về hàng hoá, số lượng, giá bán và ghi thuế suất giống như bán hàng thông thường. Đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm trên phân hệ Hàng Hoá - Phiếu Xuất Kho bán hàng – và cũng in phiếu xuất kho (Phụ lục 11) giống như hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng số 55911 (HS/2009B) trong trang phụ lục về bán hàng cho bệnh viện Da Liễu, kế toán sẽ nhập vào phần mềm: trong Trang vật tư chi tiết nhập mã hàng KBTC (Kháng sinh Baticef), số lượng hàng là 100 Hộp, giá 160.950 đ/hộp, cột thành tiền máy tự tính (Phụ lục 7.1). Trang hóa đơn GTGT nhập các thông tin về số hoá đơn, ngày, ký hiệu hoá đơn, thuế suất (Phụ lục 7.2). Trang bút toán máy sẽ tự động lập bút toán về doanh thu và giá vốn (Phụ lục 7.3). Sau khi nhập xong số liệu, phần mềm tự động ghi sổ từ Phiếu xuất kho lên các sổ Nhật Ký Chung (Phụ lục 23), sổ Cái các TK 5111 (Phụ lục 24) , 632 (Phụ lục 25) , 156 (Phụ lục 26), 33311 (Phụ lục 28), 131 (Phụ lục 29). Đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá (Phụ lục 33), sổ Chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán (Phụ lục 35) Trường Đại học Thương Mại - 32 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Ngày 26/01/2010 khi nhận được tiền thanh toán về số hàng trên, kế toán làm phiếu thu số 29 (Phụ lục 12) để thu tiền của khách hàng. Phiếu thu được in ra từ phần mềm, khi kế toán vào phân hệ Chứng từ - Phiếu thu, nhập đầy đủ các thông tin vào màn hình của chứng từ. Phiếu thu của phần mềm cũng có 3 trang: trang số tiền, trang hoá đơn, trang bút toán. Căn cứ vào phiếu thu, máy sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 1111, TK 131, Sổ quỹ Tiền mặt, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Đối với hàng khuyến mại kế toán ghi cả doanh thu và giá vốn. Ghi nhận tăng doanh thu, chi phí bán hàng và thuế GTGT đầu ra tương ứng, tăng giá vốn và giảm hàng tồn kho. Phần mềm sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 6421, 5111, 33311, 632, 156, Sổ chi tiết thuế GTGT, sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Các trƣờng hợp phát sinh trong quá trình bán hàng tại công ty Hàng bán bị trả lại Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán kiểm tra số hàng xem lý do tại sao khách hàng trả lại. Khi nhập kho lại số hàng trên, căn cứ vào hóa đơn GTGT bên mua trả lại hàng (Phụ lục 13), kế toán vào phân hệ Hàng hoá - Phiếu nhập hàng bán trả lại, điền đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu (Phụ lục 14). Tại trang bút toán, kế toán định khoản ghi tăng hàng bán bị trả lại bên Nợ TK 5212, giảm thuế GTGT đầu ra 33311, và ghi giảm số tiền thanh toán vào công nợ bên Có TK 131. Đồng thời ghi tăng lượng hàng nhập kho, và ghi giảm gía vốn hàng bán. Sau khi nhập liệu xong, kế toán in Phiếu nhập hàng bán trả lại và đưa cho các bộ phận liên quan ký. Từ phiếu nhập hàng trả lại (Phụ lục 15), phần mềm sẽ vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 5212 (Phụ lục 32), TK 33311, 131, 632, 156, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ Thuế GTGT đầu ra, Sổ quỹ tiền mặt. Chiết khấu thương mại Theo như chính sách bán hàng tại công ty, nếu khách hàng đặt mua hàng Huocan với số lượng là 200Hộp trở lên sẽ được hưởng chiết khấu thương mại là Trường Đại học Thương Mại - 33 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải 5%. Khoản chiết khấu thương mại thể hiện ngay trên hoá đơn bán hàng (Phụ lục 16), kế toán sẽ nhập dữ liệu đầy đủ vào màn hình nhập liệu Phiếu xuất kho bán hàng, trong Trang vật tư chi tiết có ghi rõ phần trăm và số tiền chiết khấu. Còn Trang bút toán sẽ ghi 3 bút toán: bút toán doanh thu, giá vốn và bút toán số tiền khuyến mại. Căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng có chiết khấu khuyến mại (Phụ lục 17), phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ Nhật Ký Chung, sổ cái các TK 5111, 5211 (Phụ lục 31), 131, 33311, 632, 156, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ thuế GTGT, Sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 34) Ngày 02/02 khi nhận được số tiền chuyển từ bệnh viện Bạch Mai thông qua Giấy báo Có ngân hàng (Phụ lục 18), kế toán vào Phân hệ Chứng từ - Giấy Báo Có nhập các thông tin về số tiền, ghi bút toán giảm công nợ và tăng lượng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào Giấy Báo Có, phần mềm ghi sổ tự động vào Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 131, TK 1121. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ tiền gửi ngân hàng. 3.4.2.2 Bán lẻ Công ty có mở cửa hàng tại số 10 ngõ 26 Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội để giới thiệu sản phẩm, số lượng bán lẻ không nhiều, tiền bán lẻ chủ yếu thu tiền trực tiếp bằng tiền mặt không có hoá đơn (nếu khách hàng có yêu cầu thì nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn cho khách hàng). Trong quá trình bán hàng, nhân viên bán hàng đã sử dụng thẻ quầy hàng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hoá và định kỳ 2 ngày 1 lần mậu dịch viên lập bảng kê bán lẻ để gửi phòng kế toán ghi sổ. Kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT hàng bán lẻ căn cứ vào bảng kê trên, từ đó lập phiếu thu về số tiền thực tế thu được từ hoạt động bán lẻ. Kế toán định khoản và nhập vào phần mềm, máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký Chung, Sổ Cái các tài khoản, Sổ thuế, sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký Thu tiền…..Bảng kê bán lẻ thuốc tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty sẽ có dạng (Phụ lục 19) Trường Đại học Thương Mại - 34 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải 3.4.2.3 Bán đại lý Công ty kí kết hợp đồng đại lý với một số công ty, nhà thuốc như : + Công ty TNHH TM và DP Châu Hoàng (Số 76 Phan Bội Châu, TP Thanh Hoá) + Công ty TNHH Đông Phương Hồng (Số36, Ngõ 8 Trần Phú, Phủ Lý, Hà Nam) + Công ty CP Dược phẩm Bắc Ninh (21 Nguyễn Văn Cừ, TP Bắc Ninh) + Công ty TNHH DP Phương Đông (245 Lương Ngọc Quyến,Thái Nguyên) + Công ty CP TM Thanh Bình (Số 1 Ngõ 133 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội) Khi hợp đồng đại lý được ký kết, công ty xuất kho hàng hoá theo yêu cầu của bên đại lý. Kế toán vào phân hệ Hàng Hoá - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, nhập đầy đủ thông tin, trang bút toán ghi giảm trị giá hàng trong kho và ghi tăng trị giá hàng gửi bán. Căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ cái TK 156, TK 157 (Phụ lục 27) và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê thanh toán số hàng đại lý đã bán của bên nhận đại lý gửi (Phụ lục 20), kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT cho tổng số hàng đại lý đã bán được. Căn cứ vào hoá đơn hoa hồng bên nhận đại lý gửi (Phụ lục 21), kế toán phản ánh vào chi phí bán hàng. Số tiền bên đại lý thanh toán là số tiền sau khi đã trừ phần hoa hồng được hưởng. Lúc này, kế toán sẽ vào phân hệ Chứng từ - Phiếu thu tiền mặt, trang bút toán sẽ định khoản kép ghi tăng doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra, tăng chi phí bán hàng về số tiền hoa hồng phải trả cho bên đại lý, và tăng thuế GTGT được khấu trừ, số tiền công ty nhận về là số tiền sau khi đã trừ hoa hồng. Từ Phiếu thu phần mềm sẽ tự động ghi vào các sổ liên quan giống các trường hợp trên. Đồng thời, kết chuyển giá vốn của hàng gửi bán. Kế toán vào phân hệ Chứng từ - Phiếu Kế Toán, định khoản tăng giá vốn và giảm trị giá hàng gửi bán. Khi đó, căn cứ vào Phiếu Kế toán trên (Phụ lục 22), phần mềm sẽ tự ghi sổ vào Nhật Ký Chung, Sổ cái TK 157, 632. Trường Đại học Thương Mại - 35 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải CHƢƠNG IV: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG THUỐC KHÁNG SINH TẠI CÔNG TY CP DƢỢC PHẨM VÀ THƢƠNG MẠI TRƢỜNG THỊNH. 4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng nhóm hàng thuốc kháng sinh tại công ty CP Dƣợc phẩm và TM Trƣờng Thịnh. 4.1.1 Ƣu điểm * Bộ máy kế toán tại công ty Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập chung: có nghĩa là theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại bộ phận kế toán trong công ty. Bộ máy phòng kế toán có 4 người trong đó: có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán theo dõi công nợ, 1 kế toán Kho theo dõi vật tư hàng hóa, 1 kế toán vốn bằng tiền kiêm thủ quỹ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hiện hành như trên rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Bởi công ty chỉ chuyên về lĩnh vực thương mại, kinh doanh hàng dược phẩm nhập khẩu từ một số nước như Nga, Hàn Quốc, Ấn Độ, Tây Ban Nha…. nên bộ máy kế toán đơn giản hơn ở các doanh nghiệp sản xuất, những phần hành kế toán được chia ra một cách rõ ràng nên việc quản lý trên phần mềm khá hiệu quả và tiện lợi. * Mã hoá thông tin: Việc mã hoá các hàng hoá tương đối rõ ràng thuận lợi cho công tác quản lý và theo dõi chi tiết hàng nhập - xuất - tồn khi có nhu cầu. Đồng thời mã hoá các thông tin khách hàng sẽ giúp cho công ty theo dõi công nợ một cách cụ thể nhất. * Việc ghi nhận doanh thu: Thời điểm ghi nhận doanh thu được công ty thực hiện theo đúng quy định về nguyên tắc ghi nhận doanh thu trong chuẩn mực kế toán 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”, và giá vốn được xác định theo chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”. Có nghĩa là khi bán hàng trong đó các điều kiện ghi nhận doanh thu được thoả mãn thì kế toán sẽ phản ánh doanh thu hàng bán. Trường Đại học Thương Mại - 36 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Doanh thu này được ghi nhận và đảm bảo 2 nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Giá vốn sẽ được xác định theo đúng phương pháp Bình quân gia quyền cả kỳ như trong chính sách kế toán mà đơn vị áp dụng. Các khoản giảm trừ doanh thu được công ty xác định rõ ràng, và theo dõi trên các tài khoản giảm trừ doanh thu theo quy định. * Đối với công tác tổ chức hạch toán ban đầu Xây dựng hệ thống chứng từ, và tổ chức luân chuyển chứng từ trong kế toán bán hàng tương đối hoàn chỉnh. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng được công ty thực hiện như sau: Lập chứng từ gốc Kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ Sử dụng thông tin trên chứng từ gốc nhập liệu vào phần mềm Từ phần mềm Sunsoft in các chứng từ cần thiết khác Lưu trữ, và bảo quản chứng từ Kế toán trưởng của công ty trên cơ sở am hiểu về bản chất các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các phần hành kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như những yêu cầu cụ thể của việc quản lý các hoạt động đó để vận dụng Chế độ chứng từ kế toán mà Nhà nước ban hành vào điều kiện cụ thể của công ty. Ngoài việc quy định mẫu biểu các loại chứng từ cần dùng ở doanh nghiệp, kế toán trưởng đã có sự hướng dẫn cụ thể cách thức ghi chép trong từng loại chứng từ cũng như quy định trình tự luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và phục vụ cho công tác quản lý. * Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Trường Đại học Thương Mại - 37 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Doanh nghiệp đã cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với công tác kế toán bán hàng cũng như công tác kế toán nói chung tại đơn vị và theo dõi thông tin kế toán theo đúng quy định của nhà nước. * Việc tổ chức lập báo cáo kế toán: Những báo cáo mang tính chất bắt buộc theo quy định của nhà nước đã được công ty chú trọng hoàn chỉnh đúng thời hạn: Như các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, bản quyết toán thuế TNDN năm, báo cáo tình hình nghĩa vụ với nhà nước, bảng cân đối tài khoản, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng và báo cáo quyết toán hóa đơn năm. Ngoài ra công ty còn lập những báo cáo phục vụ cho công tác quản lý: Báo cáo doanh số bán hàng cho từng nhân viên, báo cáo chi phí, báo cáo công nợ hàng tháng… 4.1.2 Nhƣợc điểm Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính dưới chế độ sổ là hình thức Nhật Ký Chung, do chế độ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay là quyết định 48 tuy nhiên một số mẫu chứng từ không phản ánh theo đúng mẫu quy định như Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Trong phiếu xuất kho được in ra từ phần mềm Sunsoft của công ty, thông tin ghi trên phiếu xuất kho ghi giá bán, có dòng thuế, có dòng chiết khấu, và tổng giá thanh toán. Bút toán định khoản trên phiếu xuất kho chưa ghi đúng theo quy định ghi Nợ 632 Có TK 156: theo giá vốn, trên mẫu phiếu xuất kho lại ghi nhận bút toán doanh thu là chưa hợp lý. Ngoài ra, công ty vẫn chưa có những chính sách về chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm. Đây là một trong những điểm cần bổ sung vào chính sách bán hàng tại công ty. Do đặc thù của ngành dược phẩm, hầu hết khách hàng của công ty là các bệnh viện nên ít khi có thanh toán ngay, chủ Trường Đại học Thương Mại - 38 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải yếu là trả chậm. Lịch thanh toán được xác định cụ thể theo quy định của bệnh viện. Đối với hàng khuyến mãi, việc viết hoá đơn GTGT giống như hàng bán ra bình thường như công ty là chưa đúng theo thông tư 30/2008/TT-BTC ngày 16/04/2008, nó chỉ đúng với thông tư cũ TT32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007. Chính vì vậy, việc hạch toán hàng khuyến mãi cho khách hàng còn chưa đúng theo quy định mới nhất của thông tư. Có thể do kế toán tại công ty vẫn chưa cập nhật được sự thay đổi trong thông tư, nghị định và luật kế toán mà Bộ Tài Chính ban hành. Việc thiết kế phần mềm kế toán còn bất cập. Đối với kế toán bán hàng, thông thường các phần mềm kế toán đều có danh mục chứng từ như hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng thể hiện doanh thu hàng bán, còn phiếu xuất kho thể hiện giá vốn. Hoá đơn bán hàng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ Nhật Ký Chung bút toán doanh thu, Sổ Cái các TK như TK 5111, 33311, 131. Sổ thuế GTGT, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, hay Các loại sổ Chi tiết Doanh Thu. Còn Phiếu xuất kho làm căn cứ ghi vào Nhật Ký Chung bút toán giá vốn hàng bán, sổ Cái Các TK 632, 156. Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Tuy nhiên tại phần mềm Sunsoft của công ty thì mọi thông tin về hàng hoá, thuế GTGT, số hoá đơn, chiết khấu…đều thể hiện trên PXK nên Phiếu xuất kho làm căn cứ để ghi vào các sổ. Như vậy điều này là chưa đúng với quy luật ghi sổ chung. Công ty vẫn chưa mở một số sổ chi tiết để phục vụ cho việc quản lý theo dõi doanh số bán hàng như: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng và thị trường, Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường. Việc mở các sổ này là cần thiết, bởi công ty có thể theo dõi được cụ thể doanh thu bán hàng của từng nhân viên theo thị trường hay những mặt hàng tại thì trường nhất định. 4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện kế toán bán hàng nhóm hàng thuốc kháng sinh tại công ty CP Dƣợc phẩm và TM Trƣờng Thịnh Trường Đại học Thương Mại - 39 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Trong tương lai gần công ty sẽ có định hướng mở rộng kinh doanh sang các lĩnh vực khác như kinh doanh các sản phẩm thiết bị nha khoa, y tế phục vụ cho việc điều trị bệnh. Do vậy, nhà quản trị trong công ty luôn mong muốn tăng cường kết hợp, trao đổi thông tin giữa các phòng ban, đặc biệt là phòng kinh doanh và phòng kế toán trong công ty nhằm quản lý tốt hơn hoạt động bán hàng, cũng như đảm bảo tính chính xác các thông tin phục vụ cho việc ra quyết định hiệu quả. Khi quy mô công ty mở rộng, thị trường sẽ phát triển hơn ra các tỉnh, các vùng miền trong cả nước bằng việc thực hiện các gói thầu tại các bệnh viện, tìm kiếm các đại lý phân phối…thì việc thực hiện công tác kế toán quản trị bán hàng sẽ góp phần không nhỏ trong việc giúp cho các nhà quản trị hoạch định được các chiến lược mở rộng thêm các mặt hàng kinh doanh cho phong phú, đa dạng, tìm kiếm thêm thị trường mới. Việc cập nhật những thay đổi trong các văn bản về thuế, cũng như thông tư nghị định mới là điều kế toán cần phải làm. Công ty sẽ đặt ra những yêu cầu chặt chẽ hơn trong công tác quản lý nhân viên kế toán để họ có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Hạn chế tối đa những sai sót về kế toán mà các thông tư, nghị định đã hướng dẫn. Khi quy mô mở rộng, hoạt động kế toán bán hàng sẽ là một bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán. Khi đủ điều kiện, công ty sẽ áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính, thay đổi các chứng từ, báo cáo theo đúng quyết định này. 4.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán nhóm hàng thuốc kháng sinh tại công ty. Trên cơ sở nghiên cứu về những ưu điểm cũng như hạn chế trong hoạt động kế toán bán hàng tại công ty CP dược phẩm và thương mại Trường Thịnh, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động bán hàng tại đơn vị Trường Đại học Thương Mại - 40 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải cho phù hợp với những quy định ban hành của Bộ Tài Chính và thực tế tại công ty hiện nay. 4.3.1 Giải pháp về hạch toán kế toán. Việc hạch toán trong công ty hiện nay còn chưa phù hợp ở một số điểm. Đối với hàng khuyến mại, theo Thông tư số 30/2008 – BTC đã hướng dẫn thì số hàng này phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi tên, số lượng hàng hoá, ghi rõ là hàng khuyến mại không thu tiền, dòng thuế GTGT không ghi, gạch chéo. Theo như trường hợp bán hàng cho bệnh viện Da Liễu ở trên, thì số hàng khuyến mại đó kế toán cần định khoản tăng tài khoản giá vốn Nợ 6421 và giảm tài khoản hàng tồn kho 156 theo giá vốn. Từ những thông tin hoá đơn GTGT của hàng khuyến mãi trên, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm trên phân hệ Hàng Hoá – Phiếu xuất kho, khi đó phần mềm sẽ tự động ghi vào các sổ tương ứng: Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 156, 6421 và Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. 4.3.2 Giải pháp về chứng từ kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48, tuy nhiên một số chứng từ chưa theo quy chuẩn mẫu như phiếu xuất kho. Mẫu phiếu trên của công ty được in ra từ phần mềm và để lưu trữ. Phiếu xuất kho thể hiện định khoản bằng bút toán doanh thu, đơn giá trên phiếu xuất là giá bán, có phản ánh thuế giá trị gia tăng còn tổng giá trị hàng trên phiếu là giá thanh toán. Trên phần mềm của công ty, phiếu xuất kho kiêm luôn hoá đơn bán hàng nên nó làm căn cứ để ghi vào các sổ như sổ Nhật Ký Chung, sổ Cái các TK, sổ thuế GTGT, sổ vật tư chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán. Theo chế độ kế toán thì phiếu xuất kho phải thể hiện bằng giá vốn. Như vậy công ty cần thay đổi các mẫu phiếu theo đúng như quy định của chế độ kế toán mà Bộ Tài Chính ban hành. Mẫu phiếu xuất kho công ty cần thay đổi theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính như sau: Trường Đại học Thương Mại - 41 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Đơn vị:…….. Mẫu số: 02- VT Bộ phận:…… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày ……tháng……năm Số:…….…. Nợ:…....….. Có:…...…… - Họ và tên người nhận hàng:………….Địa chỉ (bộ phận):……………………….. - Lý do xuất kho:…………………………………………………………………... - Xuất tại kho (ngăn lô) :…………………….Địa điểm:……………...................... - Tổng số tiền: (Viết bằng chữ):……………………………………………………. - Số chứng từ gốc kèm theo:……………………………………………………….. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lƣơng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Trường Đại học Thương Mại - 42 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải 4.3.3 Giải pháp về áp dụng chính sách tín dụng. Hiện tại công ty vẫn chưa đưa ra chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng để khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, từ đó công ty có thể luân chuyển vốn nhanh và quay vòng hàng hoá. Việc áp dụng chính sách chiết khấu là điều cần thiết đối với công ty nhằm mục đích phát triển hoạt động kinh doanh trong tương lai. Mức chiết khấu có thể được áp dụng cụ thể như sau: Nếu hạn thanh toán của công ty là 20 ngày, thì khi khách hàng trả tiền sớm trong vòng 10 khi mua hàng sẽ được hưởng mức chiết khấu là 1% trên tổng giá trị thanh toán . Số tiền chiết khấu này sẽ được hạch toán vào TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính” Khi phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế kí kết giữa hai bên, căn cứ vào chính sách tín dụng của công ty quy định, kế toán xác định cụ thể mức chiết khấu cho khách hàng để làm cơ sở viết Phiếu Chi. Kế toán định khoản tăng chi phí hoạt động tài chính bên Nợ TK 635, và giảm số tiền phải chi tương ứng với mức chiết khấu trên bên Có TK 111, 112. Từ những thông tin trên, kế toán vào mục Phiếu Chi trên phần mềm và nhập đầy đủ các thông tin về số tiền, bút toán. Khi đó phần mềm sẽ tự động căn cứ vào Phiếu Chi được lập và ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 635, 111 hoặc 112, sổ Quỹ Tiền mặt, hay sổ Tiền gửi ngân hàng. Trong trường hợp, khi khách hàng thanh toán tiền, công ty trừ khoản chiết khấu vào số tiền hàng được nhận. Khi đó kế toán sẽ viết Phiếu thu về số hàng thực nhận ghi tăng số tiền thực tế nhận được bên Nợ TK 111, 112, ghi tăng Chi phí hoạt động tài chính bên Nợ TK 635 và ghi giảm số tiền công nợ cho khách hàng bên Có TK 131. Căn cứ vào các thông tin chiết khấu, kế toán vào mục Phiếu thu trên phần mềm nhập đầy đủ thông tin về số tiền, bút toán. Từ Phiếu Thu này, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 111(112), 635, Trường Đại học Thương Mại - 43 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải 131, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ Quỹ Tiền mặt hay sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối kỳ kế toán thực hiện công đoạn kết chuyển khoản chi phí hoạt động tài chính này sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. 4.3.4 Công ty cần nâng cấp phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công tác kế toán bán hàng. Do việc ghi sổ từ phần mềm Sunsoft của công ty là chưa hợp lý nên công ty nên nâng cấp phần mềm để thuận tiện cho việc theo dõi việc bán hàng cũng như việc ghi sổ đúng với quy định. Phần mềm cần thiết kế đầy đủ và rõ ràng các phân hệ kế toán như (Phân hệ Kế toán bán hàng, Phân hệ kế toán mua hàng, Phân hệ Kho, Phân hệ TSCĐ, Phân hệ Kế toán tiền lương, Phân hệ Quỹ tiền mặt, Phân hệ Ngân hàng, Phân hệ Tổng hợp). Đặc biệt cần tách riêng từ phân hệ Hàng Hóa thành ba phân hệ “Phân hệ Kế toán bán hàng, Phân hệ kế toán mua hàng và Phân hệ Kho”. Đối với Phân hệ bán hàng sẽ phải có: + Hóa đơn bán hàng (Có thể kèm hoặc không kèm theo phiếu xuất kho tùy theo nhu cầu người sử dụng). Chẳng hạn nếu công ty xuất kho hàng hóa vì mục đích gửi hàng đại lý nhờ bán hộ, hay xuất mẫu cho khách hàng,…thì kế toán vào Phân hệ Kho – lập Phiếu Xuất Kho. Lúc này sẽ Phiếu xuất kho sẽ được tách rời hóa đơn bán hàng. Còn khi doanh nghiệp bán hàng, lúc xuất kho hàng hóa để bán thì kế toán vào Phân hệ Kế toán bán hàng – vào mục Hoá đơn bán hàng, tích vào ô “Kèm theo phiếu xuất kho”. Khi đó phần mềm sẽ tự động cập nhật hai chứng từ Phiếu Xuất kho và Hóa đơn bán hàng trong khi kế toán chỉ cần nhập thông tin một lần. Công việc cập nhật giá vốn hàng xuất bán sẽ được phần mềm thực hiện tự động. Khi ghi sổ, phần mềm sẽ tự động nhặt Hoá đơn bán hàng để ghi vào Sổ Nhật Ký Chung bút toán doanh thu, ghi vào sổ Cái TK 511, 33311, 131, Sổ thuế GTGT, Sổ doanh thu, Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Còn Phiếu xuất kho sẽ làm căn cứ để Trường Đại học Thương Mại - 44 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải ghi vào sổ Nhật Ký Chung bút toán giá vốn, Sổ Cái 632, 156, và Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. + Ngoài ra Phân hệ kế toán bán hàng cần thiết kế các báo cáo bán hàng phục vụ cho nhà quản trị như mở Sổ chi tiết để theo dõi doanh thu từng mặt hàng tại từng thị trường cụ thể, hay doanh thu theo nhân viên và thị trường, doanh thu tổng hợp, các báo cáo bán hàng cụ thể khác như báo cáo bán hàng theo thời gian, theo khách hàng, báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ…. Trong phân hệ Kho: Phân hệ kho sẽ gồm Phiếu xuất kho, Phiếu Nhập kho, Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Cập nhật đơn giá vốn hàng xuất bán, Sổ kho, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.…Đặc biệt mẫu phiếu xuất kho cần thay đổi theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính ban hành như giải pháp 2. 4.3.5 Giải pháp về sổ kế toán. Công ty cần mở thêm một số sổ chi tiết để theo dõi tình hình bán hàng của từng nhân viên trên từng khu vực thị trường nhất định, hay theo dõi doanh số bán hàng của từng mặt hàng trên các thị trường nhất định. Để thực hiện được công việc trên, công ty nên mở Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng và thị trường, và Sổ Chi tiết doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường. Do hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu được thực hiện trên phần mềm kế toán, nên việc quản lý sổ sách được thực hiện thông qua những mã hàng, mã nhân viên, mã thị trường mà công ty đã đặt sẵn. Việc mở sổ chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng, biết rõ được doanh thu cụ thể của từng đối tượng, từ đó có thể đưa ra được những đánh giá chính xác nhất về năng lực nhân viên, biết được mặt hàng nào mạnh để tập chung chiến lược kinh doanh, cũng như biết được thị trường nào tiềm năng để phát triển hướng kinh doanh cho tương lai. Trường Đại học Thương Mại - 45 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải Hiện nay phần mềm của công ty chưa kết hợp được tính năng theo dõi doanh thu bán hàng theo mặt hàng và vùng thị trường, cũng như theo dõi doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường. Công ty nên nâng cấp phần mềm để kết hợp những tính năng trên. Ngoài ra, kế toán có thể mở sổ ngoài để theo dõi chi tiết hai sổ trên. Mẫu sổ trên được thiết kế theo mẫu như dưới đây: SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN VÀ THỊ TRƢỜNG. Từ ngày…….đến ngày…… Tên tài khoản: TK 5111 Mã nhân viên: Khu vực thị trƣờng: Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày, tháng Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521, 532, 532) ) Tổng cộng - DT thuần bán hàng - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Ngày…….tháng……năm…. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trường Đại học Thương Mại - 46 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG THEO MẶT HÀNG VÀ THỊ TRƢỜNG. Từ ngày…….đến ngày…… Tên tài khoản: TK 5111 Mã hàng: Khu vực thị trƣờng: Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày, tháng Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521, 532, 532) ) Tổng cộng - DT thuần bán hàng - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Ngày…….tháng……năm…. Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ để ghi sổ: Như vậy đối với hai sổ chi tiết ở trên, căn cứ để ghi sổ là Hóa đơn bán hàng thể hiện trên phần mềm nhập liệu. Phần mềm cần tích hợp theo dõi mã nhân viên và vùng thị trường để xác định được doanh thu cụ thể theo hai đối tượng này. Phƣơng pháp ghi: Nếu công ty thực hiện việc ghi sổ trên phần mềm (phần mềm Sunsoft sau khi được công ty nâng cấp lại giống như giải pháp 4) thì quy trình ghi sổ như sau: Kế toán vào phân hệ Kế toán bán hàng – vào Hoá đơn bán hàng kèm theo Phiếu xuất kho, nhập các thông tin về hàng hoá, thông tin trên hóa đơn GTGT xuất bán, khi đó phần mềm sẽ căn cứ vào Hoá đơn bán hàng để ghi vào sổ Nhật Ký Chung bút toán doanh thu, sổ Cái Các TK liên quan, Sổ chi tiết doanh thu theo các đối tượng. Các thông tin trên hoá đơn sẽ thể hiện ở số hiệu chứng từ, Trường Đại học Thương Mại - 47 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải ngày tháng chứng từ, ngày tháng ghi sổ, Diễn giải, số lượng hàng hoá xuất bán, đơn giá chưa thuế, thành tiền và cột thuế GTGT tương ứng. Nếu phát sinh các khoản giảm trừ thì sẽ hiển thị thông tin vào Các cuối cùng - cột giảm trừ ở các TK 521, 531, 532. Khi hoàn thành việc nhập chứng từ, phần mềm đã ghi sổ, định kỳ kế toán sẽ tổng hợp lại số liệu ở các sổ chi tiết và tiến hành so sánh đối chiếu với số liệu ở sổ tổng hợp để đảm bảo tính chính xác của các thông tin. Chẳng hạn với Sổ Chi tiết doanh thu theo mặt hàng và thị trường, định kỳ kế toán sẽ tiến hành cộng số liệu tổng hợp về doanh thu của các mặt hàng ở các thị trường tại các sổ chi tiết trên, rồi tiến hành so sánh, đối chiếu thông tin với số liệu tổng hợp ở sổ Cái TK 5111 xem có trùng khớp hay không. Kết quả sẽ phải cho là trùng khớp, nếu không sẽ xảy ra sai sót trong quá trình ghi sổ nên kế toán cần kiểm tra lại. Tương tự đối với trường hợp Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo nhân viên và thị trường. Số liệu tổng hợp về doanh thu cộng lại từ các sổ chi tiết này sẽ phải trùng với số liệu tổng doanh thu bán hàng trong kỳ ở Sổ Cái TK 5111. Trường Đại học Thương Mại - 48 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay, để đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy, kế toán lại càng giữ vị trí quan trọng tại bất kỳ đơn vị nào khi tiến hành vào hoạt động kinh doanh và nó thực sự đã trở thành một công cụ quản lý nguồn kinh tế tài chính hữu hiệu. Với mỗi loại hình doanh nghiệp trong đó đặc biệt là doanh nghiệp thương mại, sản xuất kinh doanh hàng hoá thì công kế toán bán hàng là bộ phận không thể thiếu, hoàn thiện và làm tốt công tác kế toán bán hàng sẽ góp phần thúc đẩy vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Trong khuôn khổ luận văn này, với những kiến thức được đào tạo trong nhà trường và thời gian thực tập tại công ty CP Dược phẩm và thương mại Trường Thịnh, với sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cô giáo TS. Lê Thị Thanh Hải và các cán bộ trong phòng kế toán của công ty, em đã hoàn thành xong bảo luận văn này. Em đã tìm hiểu và phân tích tình hình công tác kế toán bán hàng tại công ty, chỉ rõ ưu và nhược điểm và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng nói riêng và công tác kế toán nói chung tại đơn vị. Với sự hiểu biết về thực tiễn cũng như lý luận còn hạn chế nên bài luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, cũng như bạn đọc để luận văn này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn, ban lãnh đạo cũng như phòng kế toán của công y đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành cuốn luận văn này! Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2010 Sinh viên thực hiện Trần Thị Sim Trường Đại học Thương Mại - 49 - Luận văn tốt nghiệp SV: Trần Thị Sim – SB 12M GVHD: TS Lê Thị Thanh Hải DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán doanh nghiệp thương mại (Trường đại học thương mại) 2. Chế độ kế toán DNVVN – Nhà xuất bản Bộ Tài Chính năm 2006 3. Chuẩn mực kế toán Việt Nam 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản thống kê năm 2008 5. Kế toán tài chính – TS Phan Đức Dũng – NXB Thống Kê năm 2008 6. Thông tư 30/2008/TT –BTC ngày 16/04/2008 Thông tư 13/2006/TT-BTC ngày 27/02/2006 7. Website: gdt.gov.vn 8. Các luận văn khoá trước.