Đề tài Kế toán bán hàng thiết bị điện tại Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim

iến thiết đất nước. Nhận thấy nhu cầu 3 lớn của cả nước về mặt hàng thiết bị điện trong giai đoạn này, công ty cổ phần Tam Kim đã không ngừng học hỏi, nghiên cứu, tìm tòi, định hướng phát triển công ty, ngày càng thể hiện vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Tam Kim là công ty đã có mặt trên thị trường hơn 10 năm, là công ty sản xuất và kinh doanh thiết bị điện và các sản phẩm gia dụng khác. Sản phẩm của công ty có chỗ đứng trên thị trường được nhiều người tiêu dùng tín nhiệm, đạt được các giải thưởng cao với chất lượng tốt, giá cả hợp lý. Công ty đã đang không ngừng thay đổi và phát triển cả về chất và lượng, quyết tâm xây dựng Tam Kim, nâng cao uy tín trên thị trường. Xuất phát từ vai trò của nghiệp vụ, những bất cập về lý luận, thực tế tại doanh nghiệp về kế toán bán hàng nên em đã lựa chọn đề tài “ Kế toán bán hàng thiết bị điện tại Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim”. 1.2. Đối tƣợng nghiên cứu Kế toán bán hàng thiết bị điện tại công ty Cổ phần thiết bị điện Tam Kim 1.3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Mục tiêu chung: Hoàn thiện kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống hoá cơ sở mặt lý luận về công tác kế toán bán hàng tại công ty CP TBĐ Tam Kim + Phản ánh và đánh giá một cách chính xác về thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty CP TBĐ Tam Kim. + Đề xuất một số giải pháp góp phần khắc phục những mặt hạn chế nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty CP TBĐ Tam Kim. 1.4. Phạm vi nghiên cứu 4 - Không gian: Phòng kế toán Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim - Thời gian: tháng 1 và tháng 2 năm 2010 - Nội dung: Nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại công ty CP TBĐ Tam Kim. 1.5. Một số khái niệm cơ bản và phân định nội dung nghiên cứu 1.5.1. Một số khái niệm 1.5.1.1. Khái niệm về bán hàng Bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn liền với phần lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng. Đồng thời quá trình bán hàng là quá trình tạo ra giá trị thặng dư trong khâu lưu thông sản phẩm, hàng hoá, hình thành nên kết quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp thu hồi vốn kinh doanh, tạo ra lợi nhuận tiếp tục quá trình kinh doanh của mình. Các hình thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại: - Bán buôn: là phương thức bán hàng cho người trung gian như các tổ chức kinh tế, các đơn vị thương mại, các đơn vị để họ tiếp tục chuyển bán sản phẩm, hàng hoá hoặc tiếp tục gia công chế biến sản phẩm mới. - Bán lẻ: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế để tiêu dùng nội bộ, thông thường khối lượng mua mang tính đơn lẻ, giá bán ổn định. - Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. - Bán hàng trả góp: theo phương thức này người mua sẽ trả tiền thành nhiều lần và giá bán bao giờ cũng cao hơn giá bán theo phương thức thông thường. Phần chênh lệch này là tiền lãi phát sinh do khách hàng trả chậm, trả 5 nhiều lần nên sẽ được hạch toán vào tài khoản thu nhập hoạt động tài chính. Doanh thu bán hàng trả góp là doanh thu tính theo giá bán một lần tại thời điểm giao hàng. 1.5.1.2. Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) Các khoản giảm trừ: là các khoản phát sinh làm giảm doanh thu bán hàng trong kỳ. Các khoản giảm trừ theo chế độ hiện hành bao gồm: + Chiết khấu thương mại: là khoản mà người bán thưởng cho người mua do người mua hàng( sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lượng lớn trong một thời gian nhất định theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua, bán hàng. + Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, địa điểm trong hợp đồng… + Hàng bán bị trả lại: phản ánh doanh thu của số hàng đã tiêu thụ nhưng người mua trả lại hàng. Doanh thu thuần: là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu với các khoản ghi giảm doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu phải nộp, thuế GTGT của hàng đã tiêu thụ) 6 Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ. Đối với hàng hoá, dịch vụ của chính đơn vị sản xuất tiêu thụ, giá vốn hàng bán là giá thành phẩm hay chi phí sản xuất. Đối với hàng hoá tiêu thụ, giá vốn hàng bán bao gồm trị giá mua của hàng đã tiêu thụ cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ. 1.5.2. Phân định nội dung nghiên cứu của đề tài. Nội dung chuyên đề cung cấp những thông tin về tình hình kế toán bán hàng tại công ty CP TBĐ Tam Kim. Vì vậy, việc nghiên cứu nội dung liên quan đến kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là rất cần thiết. 1.5.2.1. Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thật sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ ban đầu là căn cứ ghi sổ kế toán, là cơ sở pháp lý cho số liệu kế toán được ghi chép. - Theo phương thức bán buôn, hệ thống chứng từ gồm: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các biên bản kiểm kê hàng thừa, thiếu, giảm giá cho người mua, trả lại hàng cho người bán, các chứng từ gốc phản ánh tình hình thu hồi tiền hàng như: Phiếu thu, bảng kê nộp Séc, giấy báo có của ngân hàng… - Theo phương thức bán lẻ, hệ thống chứng từ gồm: Thẻ quầy hàng, bảng kê lẻ hàng hoá, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng,… và các chứng từ khác có liên quan. 7 - Theo phương thức giao nhận đại lý, các chứng từ gồm: Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, hợp đồng đại lý, phiếu xuất kho gửi bán đại lý, bảng kê thanh toán tiền hàng đại lý, biên bản giao nhận hàng hoá… 1.5.2.2.Tài khoản sử dụng. Theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC được Bộ tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 thì kế toán bán hàng của các doanh nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Bên nợ: Khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, doanh thu bán hàng trả lại, số thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Bên có: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá Tk 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ: phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. 8 Bên nợ: Trị giá hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán nội bộ kết chuyển cuối kỳ kế toán. Bên có: Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại: phản ánh phần chiết khấu thương mại cho khách hàng trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Bên nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu thương mại Bên có: Kết chuyển chiết khấu thương mại Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại: phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Bên nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ. Bên có: Kết chuyển giảm giá hàng bán Tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra: phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá hàng bán, số thuế GTGT phải nộp. Bên nợ: + Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ + Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp + Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. Bên có: Số thuế còn phải nộp vào ngân sách nhà nước. 1.5.2.3. Phương thức bán hàng Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, trình tự hạch toán theo phương thức bán buôn như sau: 9 Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho. TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK111,112 (1) (2) (3) TK 111,112,131 TK 3331 TK 531,532 (4) (5) TK 152 (6) (8) TK 331 (7) (1) Giá vốn hàng bán (2) Kết chuyển giá vốn hàng bán (3) Doanh thu bán hàng (4) Thuế GTGT đầu ra (5) Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại (6) Doanh thu hàng đổi hàng (khi hai bên giao nhận đồng thời) (7) Doanh thu hàng đổi hàng khi khách hàng chưa giao hàng cho doanh nghiệp (8) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần 10 Sơ đồ 2: Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng TK 111,112,331 TK 632 TK 911 TK 511 TK111,112 (1) (9) TK 111,112,131 (4) TK 157 (2a) (2b) TK 531,532 TK 333 (5) (6) (7) TK 133 (3) (8) (1) Giá vốn hàng bán (trường hợp giao tay ba với nhà cung cấp và khách hàng) (2a) Hàng gửi bán (trường hợp DN phải chuyển hàng đến khách hàng) (2b) Giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ (3) Thuế GTGT đầu vào (4) Doanh thu bán hàng (5) Thuế GTGT đầu ra (6) Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại (7) Kết chuyển giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại 11 (8) Kết chuyển doanh thu bán hàng (9) Kết chuyển giá vốn hàng bán 1.5.2.4. Sổ sách kế toán Sổ sách kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán ban đầu nhằm cung cấp các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập các báo cáo kế toán. Hiện nay các hình thức ghi sổ kế toán được các doanh nghiệp lựa chọn áp dụng là: a. Hình thức kế toán nhật ký chung Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ trình tự thời gian phát sinh, sau đó sẽ lấy số liệu trên các sổ nhật ký để vào sổ cái các tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng là: - Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái các TK 511, 632, 156, 131, 111,… - Sổ nhật ký và sổ chi tiết: sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết thanh toán, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi thuế GTGT, sổ tiền gửi, sổ kho. b. Hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc sau khi được kiểm tra và phân loại sẽ được ghi vào nhật ký chứng từ, các sổ kế toán được sử dụng kết hợp với kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. Theo hình thức này các sổ được sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng là: TK 511, 632, 157, 131, 111, 112,… c. Hình thức chứng từ ghi sổ 12 Căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ và làm cơ sở ghi sổ cái. Các sổ được sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111, 112, 511, 632, 156, 157…sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết bán hàng. d. Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức này dùng sổ nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Các sổ kế toán được sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng: sổ nhật ký sổ cái, sổ chi tiết hàng tồn kho, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán, sổ theo dõi thuế GTGT, sổ tiền gửi, sổ chi tiết bán hàng. e. Hình thức kế toán trên máy vi tính Hiện nay, hình thức này được áp dụng phổ biến phần mềm kế toán trong ghi chép, phần mềm kế toán được thiết lập theo một trong bốn hình thức kế toán trên với đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các mẫu sổ được lập theo thiết kế của phần mềm có thể không hoàn toàn giống mẫu sổ được lập bằng tay. Với hình thức này công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ đáng kể. 13 CHƢƠNG II PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN TAM KIM 2.1.Các phƣơng pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu một vấn đề hay nội dung nào đó thì phương pháp nghiên cứu là rất quan trọng. Chọn đúng phương pháp sẽ cho ta kết quả gần với thực tế hơn. Một số phương pháp được áp dụng để đi sâu nghiên cứu tìm hiểu tại công ty CP TBĐ Tam Kim như sau: 2.1.1. Phƣơng pháp quan sát thực tế - Đối tượng nghiên cứu của phương pháp: quá trình lập và luân chuyển chứng từ - Mục đích nghiên cứu: đối chiều chứng từ của công ty và chứng từ theo quy định có gì khác nhau. Ngoài ra còn có thể quan sát học hỏi cách lập chứng từ trên phần mềm kế toán công ty. - Nội dung: khi hợp đồng kinh tế được ký kết, kế toán trưởng sẽ ký duyệt phiếu xuất kho để xuất hàng hoá cho bên mua. Các kế toán viên sẽ theo dõi trên các sổ chi tiết các tài khoản 131, 511, 156, 632… và các sổ tổng hợp như: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 131, 511, 632, 156, 641,… - Các bước thực hiện: + Quan sát việc lập và xuất phiếu xuất kho. + Quan sát quá trình nhập số liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản trên máy tính - Kết quả: Dựa trên quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, hình thức ghi sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Các sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi 14 chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của công ty mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.Và ta có thể thấy rõ được sơ đồ luân chuyển chứng từ, sổ sách theo hình thức nhật ký chung như sau: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp này tương đối hiệu quả. Thông qua việc quan sát các khâu của kế toán bán hàng, ta có thể phát hiện ra các sai sót và kịp thời có những biện pháp khắc phục hợp lý theo đúng quy định, chuẩn mực kế toán quy định. 2.1.2. Phƣong pháp điều tra - Đối tượng nghiên cứu: tổng quan về công tác kế toán của công ty nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. - Mục đích nghiên cứu: đưa ra những ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện những nhược điểm của công tác tổ chức kế toán tại công ty. Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Bảng TH chi tiết 15 - Nội dung: bao gồm những vấn đề sau + Tổ chức bộ máy kế toán + Hình thức kế toán + Chính sách kế toán mà công ty áp dụng + Những vấn đề liên quan đến kế toán bán hàng: phương thức bán hàng, chứng từ sổ sách,… - Các bước thực hiện: + Lập phiếu điều tra với những câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn + Phát phiếu điều tra để các kế toán viên trong công ty trả lời ( thời gian khoảng 5 đến 10 phút) + Thu hồi phiếu điều tra + Tổng hợp phiếu điều tra rồi đưa ra kết quả - Kết quả: Với phương pháp này, kết quả điều tra là tương đối chính xác. Các câu hỏi sát với thực tế giúp việc tìm hiểu công ty và chính sách kế toán mà công ty áp dụng được nhanh hơn. 2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hƣởng nhân tố môi trƣờng đến kế toán bán hàng thiết bị điện tại công ty CP TBĐ Tam Kim 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty 2.2.1.1. Tổng quan về công ty CP TBĐ Tam Kim Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim được thành lập vào ngày 22/11/1997 kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp đăng ký kinh doanh. Địa chỉ tại số 16 lô 2A Trung Hoà khu đô thị mới Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội. Công ty có hai chi nhánh tại Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh. Khi mới thành lập công ty có 3 thành viên. 16 Từ năm 1997 đến năm 2002 công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nội thất văn phòng. Số lượng nhân viên ban đầu là 18 người. Trong quá trình kinh doanh nội thất văn phòng, công ty có được uy tín của nhiều khách hàng. Qua tìm hiều và nghiên cứu thị trường, nhận thức được tầm quan trọng của ngành điện trong chiến lược phát triển kinh tế đất nước, cùng với sự quyết tâm của các cổ đông và sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên, công ty đã trở thành nhà phân phối độc quyền của thiết bị điện Hanel từ cuối năm 2002. Trong thời gian này, công ty đã hoàn thành tốt vai trò của một nhà phân phối, đồng thời không ngừng nghiên cứu, học hỏi, cử cán bộ đi trau dồi kiến thức. Đến tháng 10/2003, công ty đã cho ra đời dòng sản phẩm thiết bị điện mang thương hiệu Roman. Thiết bị điện Roman với chủng loại đa dạng, phong phú, chất lượng tốt đã nhanh chóng được thị trường chấp nhận và ngày càng được sự ủng hộ nhiệt tình của khách hàng. Trên đà phát triển mạnh, tháng 8 năm 2004 công ty cho ra đời dòng sản phẩm thiết bị điện mới với thương hiệu Sunmax. Dựa trên nhu cầu thị trường và kinh nghiệm đã có, Sunmax ra đời với ưu điểm nổi trội là mẫu mã đẹp, chất lượng hoàn hảo đã nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường. Thông qua sự điều phối thị trường của 3 chi nhánh có mặt Bắc, Trung, Nam Tam Kim đã xây dựng kênh phân phối rộng khắp 65/65 tỉnh thành trên toàn quốc. Thị phần không ngừng gia tăng, vị trí, thương hiệu đã và đang được khẳng định trên thị trường. Ngoài việc khai thác thị trường cấp cao của ngành điện, Công ty còn tạo ra một dòng sản phẩm thiết bị thương hiệu Kohan để đánh vào thị trường cấp thấp. Bên cạnh đó, Công ty còn là nhà phân phối độc quyền của két bạc chống cháy với các thương hiệu Phương Đông, Phát Lộc. Đồng thời tiếp tục thành lập 17 công ty cổ phần thiết bị nhà bếp Tam Kim với lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là thiết bị điện nhà bếp: Bếp ga, máy hút bụi, lò vi sóng, máy tạo Ozone… 2.2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP TBĐ Tam Kim Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty bao gồm: - Hội đồng thành viên: 5 người - Ban giám đốc gồm: 3 người - Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm: Phòng kế toán, phòng thiết kế quảng cáo, phòng hành chính nhân sự, phòng kinh doanh 1, phòng kinh doanh 2, phòng kinh doanh 3, bộ phận kho. - Chi nhánh của công ty đặt tại TP Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng. Hai chi nhánh này hạch toán độc lập với công ty. Tổ chức bộ máy công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, các bộ phận và các phòng ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho giám đốc trong quản lý và điều hành công ty. Tổ chức bộ máy của công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty: 18 2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 4: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Hội đồng thành viên Ban giám đốc Chi nhánh TPHCM Chi nhánh Đà Nẵng Phòng kế toán Bộ phận kho Phòng HC- NS Phòng thiết kế quảng cáo Phòng kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 3 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp- KS Kế toán thuế Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán viên Thủ quỹ 19 Công ty áp dụng theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, theo mô hình này, công ty chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kế trong công ty. Còn ở các chi nhánh của công ty tại TP Hồ Chí Minh và TP Đà Nẵng tổ chức hạch toán kế toán độc lập. Hoạt động của kế toán được thể hiện trong việc cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính của đơn vị cho các nhà quản lý. Do đó, chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán được phân chia rõ ràng. * Kế toán trưởng: - Điều hành công việc chung, tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. - Chịu trách nhiệm về pháp lý trước giám đốc công ty và cơ quan quản lý nhà nước về tính trung thực của các báo cáo tài chính. - Phụ trách, quản lý công việc của từng cán bộ phòng kế toán. - Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy trình kế toán đã được công bố. - Kiểm soát các khoản thu chi tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng. - Kiểm tra, theo dõi các chương trình khuyến mãi, trích thưởng, chiết khấu, thu hồi công nợ, thanh toán khách hàng. - Toàn bộ các chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, thanh toán công nợ, thanh toán vay, uỷ nhiệm chi, các giấy tờ có liên quan tới ngân hàng và các báo cáo tài chính phải có ý kiến và chữ ký của kế toán trưởng thì mới có hiệu lực thi hành. - Kiểm tra tính thưởng cho cán bộ nhân viên. - Kiểm tra việc tính lương, BHXH của các phòng ban trong công ty. - Xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc của phòng kế toán. 20 - Kiểm tra số liệu báo cáo thuế. - Hoàn thành báo cáo nộp ban giám đốc và nộp các cơ quan chức năng theo đúng thời hạn quy định. - Đào tạo việc sử dụng phần mềm cho các cán bộ mới và liên hệ với phần mềm kể khắc phục mọi sai sót phát sinh. - Có quyền góp ý kiến trong việc nâng bậc, khen thưởng và cho thôi việc nhân viên trong bộ phận mình phụ trách. * Kế toán tổng hợp- kế toán kiểm soát - Ghi chép kế toán tổng hợp, vào nhật ký chung, giám sát hạch toán chung các phần hành kế toán. - Quản lý việc tạo mã khách, mã nhà cung cấp, mã hàng hoá trên phần mềm. - Cập nhập, kiểm soát các chương trình khuyến mãi, tính thưởng, chiết khấu, hạn mức… theo chính sách kinh doanh của ban giám đốc. Ngay sau khi cập nhập chương trình khuyến mãi của các bộ phận phải in ra một bản hoàn chỉnh chương trình khuyến mãi đó để chuyển cho trợ lý kiểm tra và ký xác nhận. - Kiểm tra báo cáo của chi nhánh TP Hồ Chí Minh và chi nhánh Đà Nẵng - Lập kế hoạch đặt hàng của bộ phận kinh doanh và theo dõi tiến độ lấy hàng theo kế hoạch đã đặt của ba miền. Điều phối hàng hoá giữa ba miền Bắc, Trung, Nam. - Cập nhật số liệu hàng nhập mua, xuất hàng hoá nội bộ, xuất hộ các chi nhánh. - Chịu trách nhiệm việc chốt số liệu công nợ trước khi báo cáo phụ trách kế toán. - Kiểm kê hàng hoá định kỳ theo quy định, đối chiếu hàng hoá với các bên liên quan. - Kiểm tra, đối chiếu số liệu với đơn vị thành viên khác của Tam Kim. 21 - Xử lý các sai sót phần mềm và báo cáo với người phụ trách về thực trạng phát sinh khi có hỏng hóc để khắc phục. * Kế toán thuế - Hoàn thiện chứng từ, sổ sách thuế. - Hoàn thành báo cáo thuế theo định kỳ để nộp các cơ quan chức năng theo đúng thời hạn quy định. * Kế toán ngân hàng - Quản lý và theo dõi các khoản vốn bằng tiền, các khoản thanh toán nội bộ, thanh toán với khách hàng và các khoản vốn vay ngân hàng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty. - Lập các uỷ nhiệm chi, hàng tháng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng chuyển các báo cáo Có, báo Nợ, sổ phụ ngân hàng kịp thời cho kế toán tổng hợp. - Lập bảng kiểm kê quỹ tiền gửi ngân hàng, giữa sổ phụ và số liệu phần mềm. * Kế toán viên - Lập phiếu thu chi trực tiếp trên phần mềm, trình ký và chuyển thủ quỹ. - Lập bảng lương cho cán bộ nhân viên trong công ty, tham gia kiểm quỹ cuối tháng. - Theo dõi nhập vật tư quảng cáo, đối chiếu công nợ với đối tác theo các biên bản nghiệm thu, chứng từ nhập vật tư. - Theo dõi xuất vật tư quảng cáo theo chứng từ xuất vật tư. * Kế toán kho - Theo dõi hàng hoá nhập vào, xuất ra tại kho hàng. - Theo dõi đối chiếu hàng tồn kho giữa sổ sách và thực tế để đưa ra các giải pháp kịp thời cho các kỳ tới. 22 - Thường xuyên báo cáo lượng tồn kho để có kế hoạch đặt hàng, bảo đảm hàng hoá cho bán hàng. - Lập báo cáo kiểm kê định kỳ cuối tháng. * Thủ quỹ - Bảo quản cấp phát tiền mặt, hàng ngày vào sổ thu chi tiền mặt. - Cập nhập sổ quỹ hàng ngày, báo cáo tồn quỹ. - Giao dịch với ngân hàng về việc gửi và rút tiền theo yêu cầu của ban giám đốc. - Lập biên bản kiểm kê gửi báo cáo tài chính ra cho công ty. 2.2.2.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty CP TBĐ Tam Kim Công tác kế toán tại công ty áp dụng theo chế độ kế toán của Bộ Tài Chính ban hành phương pháp đánh giá hàng tồn kho: - Nguyên tắc đánh giá: đánh giá theo giá thực tế. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Kỳ kế toán: hàng quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam (VND). - Phương pháp tính toán và nộp thuế GTGT: áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. 2.3. Kết quả phân tích kế toán bán hàng thiết bị điện tại Công ty CP TBĐ Tam Kim 2.3.1.Chứng từ sử dụng 23 Chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty áp dụng với phương thức bán buôn được kế toán phân loại, tập hợp, sắp xếp, hạch toán, phân bổ vào các tài khoản kế toán theo quy định của nhà nước và luật kế toán. Các chứng từ này bao gồm: - Hoá đơn GTGT: là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ mua và bán của công ty. - Hoá đơn bán hàng: một số loại hoá đơn, dịch vụ có thuế GTGT bằng 0 hoặc mua bán hàng hoá có giá trị dưới 100 nghìn đồng. - Phiếu thu: khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu (2 liên), một liên giao cho khách hàng, một liên lưu kế toán. - Phiếu chi: khi thanh toán cho các nhà cung cấp, CBCNV…Kế toán lập phiếu chi (2 liên) một liên giao cho khách hàng, một liên lưu kế toán. - Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Để nộp vào các khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước khác, công ty thanh toán qua ngân hàng. - Thẻ kho: Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng, phản ánh tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng đó. Dưới đây là một số mẫu hoá đơn chứng từ của kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty CP TBĐ Tam Kim. 24 2.3.2.Tài khoản kế toán sử dụng Đối với công ty CP TBĐ Tam Kim kế toán trưởng và các thành viên cùng xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp của bộ tài chính. Doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau đây để hạch toán nghiệp vụ bán hàng: TK 131: Phải thu khách hàng TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 111: Tiền mặt TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 632: Giá vốn hàng bán TK 3331: Thuế GTGT phải nộp 2.3.3. Phƣơng thức bán hàng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, cán bộ phòng kinh doanh đề nghị xuất hàng chuyển cho trưởng bộ phận ký xác nhận, sau đó chuyển xuống phòng kế toán. Phòng kế toán tiến hành xem xét giấy đề nghị, nếu hợp lý thì viết bảng kê xuất hàng chuyển xuống cho thủ kho và lập hoá đơn GTGT. Tại kho, thủ kho kiểm hàng, làm thủ tục xuất kho, hàng chuyển ra khỏi kho phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ. Căn cứ vào bảng kê xuất hàng ngày 4/2/2010 kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 8 278 870 Có TK 156 : 8 278 870 Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001302 kế toán phản ánh doanh thu hàng xuất bán: 25 Nợ TK 131 : 10 199 567 Có TK 511 : 9 272 334 Có TK 3331 : 927 733 Căn cứ vào phiếu thu số 19, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán công ty ghi: Nợ TK 111 : 10 199 567 Có TK 131 : 10 199 567 Ngoài ra, khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu kế toán công ty xử lý như sau: - Hàng bán bị trả lại: Trong kỳ có phát sinh hàng bán bị trả lại được hạch toán vào tài khoản 521 - Hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là những hàng hoá vi phạm cam kết hợp đồng đã ký kết, không đúng chủng loại, quy cách…trường hợp hàng hoá bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, không thuộc về lỗi của công ty thì không được chấp nhận trả lại. Đại lý Tùng Lâm tại Chí Linh, Hải Dương thông báo trả lại số hàng trị giá thuế 2.240.000 VND do công ty xuất nhầm không có trong hợp đồng. Công ty chấp nhận bù trừ vào công nợ phải thu khách hàng. Hàng trả lại do đại lý bảo quản hộ, kế toán ghi nhận hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 : 2 240 000 Nợ TK 3331 : 224 000 Có TK 1311 : 2 464 000 Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 1571 : 2 000 000 Có TK 632 : 2 000 000 26 - Người mua được hưởng chiết khấu thương mại: do mua hàng với giá trị lớn mà đã được hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Tỷ lệ chiết khấu mà công ty áp dụng là 3% trên tổng giá trị hàng mua. Nếu chiết khấu ngay trên hoá đơn thì kế toán ghi giảm doanh thu và khoản phải thu ngay trên hoá đơn. Trường hợp chiết khấu ngoài hoá đơn thì kế toán phản ánh giảm khoản thu, bù trừ công nợ với khách hàng hoặc xuất tiền để thanh toán trực tiếp với khách hàng. Vì trong tháng công ty không có trường hợp nào trả lại hàng hoá hay giảm giá hàng bán nên không hạch toán. Chiết khấu 3% trên tổng số giá trị hàng hoá bán cho đại lý Hoàng Hà trong trường hợp khách hàng đã thanh toán tiền hàng. Công ty trích tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho người mua, đã có giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi Nợ TK 521 : 9 265 200 Nợ TK 33311 : 926 520 Có TK 1121 : 10 191 720 Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như: chi phí quảng cáo, chi phí giao dịch với khách hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá… được hạch toán vào tài khoản 641- chi phí bán hàng. Theo quy định của công ty, nếu địa điểm giao hàng thuộc phạm vi thành phố Hà Nội thì khách hàng được vận chuyển miễn phí hàng hoá đến địa điểm giao hàng, ngoài phạm vi thành phố Hà Nội thì chi phí này do hai bên thoả thuận trong hợp đồng. 2.3.4. Sổ sách kế toán Sổ sách kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc lựa chọn hình thức kế toán nào để phù hợp với quy mô của công ty, phù hợp 27 với trình độ kế toán để không ảnh hưởng tới hiệu quả công tác hạch toán kế toán. Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty, hình thức sổ kế toán được áp dụng là hình thức nhật ký chung. Sổ tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 131, 511, 521, 632, 641… Sổ chi tiết bao gồm: Thẻ kho, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết hàng hoá… 28 CHƢƠNG III CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CP TBĐ TAM KIM 3.1.Những phát hiện qua nghiên cứu 3.1.1.Những ƣu điểm Lý luận và thực tiễn cho thấy nền kinh tế càng phát triển thì rủi ro trong kinh doanh càng lớn và rất dễ xảy ra. Chính vì vậy, kế toán đã và đang trở thành công cụ hữu hiệu đối với mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động công tác kế toán của doanh nghiệp. Trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là nhằm vào thị trường hàng thiết bị điện và công ty đã không ngừng mở rộng thị trường cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, tạo được niềm tin cho khách hàng, thiết lập được quan hệ với bạn hàng, duy trì kinh doanh những mặt hàng thế mạnh của công ty. Đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội mở ra các mặt hàng mới và chú ý các hoạt động phối hợp trong nội bộ. Dưới sự phấn đấu nỗ lực của toàn thể nhân viên, Công ty đã từng bước đi lên và có chỗ dựa vững chắc trên thị trường, tạo công ăn việc làm cho người lao động, góp phần đóng góp không nhỏ vào ngân sách nhà nước. Một ưu thế hàng đầu của Công ty phải kể đến là nhân tố con người. Đội ngũ nhân viên của Tam Kim hiện nay rất trẻ trung, năng động, nhiệt tình, xông xáo, không ngừng nỗ lực học hỏi, thấu đáo được phương châm kinh doanh của công ty. Họ luôn đưa ra nhiều biện pháp, phương hướng hoạt động trong tương lai nhằm tăng doanh số và nâng cao uy tín cho Công ty. Họ được phân công 29 quản lý thị trường theo khu vực địa lý, tránh sự chồng chéo lên thị trường của nhau và thực tế họ đã làm việc có hiệu quả. Đặc biệt phải kể đến bộ máy kế toán trong công ty. Bộ máy kế toán trong công ty được tổ chức một cách khoa học, bố trí nhân sự hợp lý nhằm giải quyết được khối lượng công việc phát sinh trong công ty nhanh gọn và chính xác. Chính vì vậy, những thông tin được cung cấp giúp cho những người quan tâm, đặc biệt là các cổ đông và nhà quản trị hết sức tin tưởng. Công tác kế toán bán hàng đã thực hiện tốt bằng việc ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời cá nghiệp vụ phát sinh, chi tiết về từng chủng loại hàng hoá... đã trở thành công cụ đắc lực, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý và hạch toán trong công ty. Nhìn chung công tác kế toán bán hàng đã đảm bảo được thực hiện đúng chế độ Kế toán của Nhà nước, không vi phạm chế độ thuế và chế độ kế toán cũng như những quy định của pháp luật, chấp hành đúng những thể lệ kinh tế, chính sách tài chính kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại. Những ưu điểm mà bộ phận kế toán đã làm được thể hiện trên các lĩnh vực sau: - Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nói chung và trong quá trình bán hàng nói riêng khá đầy đủ và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Đặc biệt công ty còn sử dụng tài khoản 641- chi phí bán hàng để theo dõi các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ kế toán. Việc sử dụng tài khoản này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, do Công ty CP TBĐ Tam Kim là một doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng phát sinh thường xuyên như: chi phí vận chuyển hàng hoá, chi phí bốc dỡ hàng hoá, chi phí khấu hao kệ hàng giá đơ tại kho... vì vậy việc sử dụng thêm tài khoản này giúp cho công việc kế toán phần hành này thêm rõ ràng. 30 - Về hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán nhìn chung đều đáp ứng được yêu cầu quản lý và kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Các chứng từ đều được sử dụng theo đúng mẫu hướng dẫn và bắt buộc của Bộ tài chính: có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, lập và ghi chép các chỉ tiêu trên chứng từ đầy đủ và chính xác... đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Cuối mỗi tháng, các chứng từ phát sinh đều được phân loại và sắp xếp thành các File riêng và được lưu trữ để phục vụ cho công việc kế toán một cách thuận lợi nhất. - Về hình thức sổ sách kế toán: Công ty Tam Kim áp dụng hình thức Nhật ký chung. Có thể nói đây là hình thức sổ sách đơn giản, thích hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Với việc sử dụng hình thức này, bộ sổ phục vụ cho công tác kế toán bán hàng tại công ty đã đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. - Về phương pháp kế toán: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi chi tiết hàng hoá phát sinh trong tháng và xác định trị giá hàng tồn cuối kỳ theo phương pháp "bình quân gia quyền". Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở công ty, giúp cho việc phản ánh các thông tin được chính xác, kịp thời. Đồng thời, những thông tin được cung cấp sẽ giúp ban giám đốc có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những biến động trên thị trường, tạo thuận lợi cho công tác bán hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng. - Về chính sách ưu đãi đối với khách hàng: Nhìn chung, công ty đã xây dựng được hình ảnh của mình trong lòng khách hàng với những chính sách ưu đãi, khuyến khích người tiêu dùng. Việc xây dựng hệ thống giá cả tương đối linh hoạt, phù hợp với từng loại khách hàng, từ đó nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. 31 3.1.2. Những tồn tại Bên cạnh phần lớn những ưu điểm đã thấy trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng, vẫn còn một số hạn chế mà công ty có khả năng hoàn thiện thêm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý. Thứ nhất, về sổ sách kế toán: việc ghi sổ sách kế toán tại công ty đơn giản và còn nhiều điều chưa hợp lý. Nhiều sổ sách không cần thiết nhưng công ty vẫn sử dụng làm cho công việc của kế toán viên thêm phần phức tạp. Bên cạnh đó, một số mẫu sổ của công ty thiết kế chưa khoa học gây ra nhiều bất tiện trong quá trình kiểm tra theo dõi. Thứ hai, việc ghi chép và phân bổ chi phí chưa tuân theo thông tư hướng dẫn của bộ tài chính dẫn đến việc hạch toán sai, ảnh hưởng đến các công tác kế toán sau này. Thứ ba, công ty chưa áp dụng nhiều các đòn bẩy kinh tế làm cho quá trình thu hút khách hàng chưa đủ sức thuyết phục. Với khách hàng thì các biện pháp bán hàng cũng như các chính sách kinh tế tài chính khác chưa được vận dụng để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm. Thứ tư, về thanh toán công nợ: Là một doanh nghiệp thương mại thì quá trình bán hàng chiếm phần quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh, chính vì thế hình thức thanh toán chậm chiếm chủ yếu. Vấn đề đặt ra cho nhà quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng là việc giải quyết tình trạng chiếm dụng vốn của khách hàng và việc theo dõi chi tiết từng khách hàng đòi hỏi một cách chặt chẽ, tỉ mỉ. Thứ năm, về việc áp dụng hệ thống kế toán máy: Tuy sử dụng kế toán máy giúp cho công việc kế toán có phần đơn giản và tiết kiệm thời gian cho nhân 32 viên kế toán, nhưng phần mềm kế toán có nhiều lúc bị lỗi, bị vi rút... làm cho dữ liệu kế toán bị mất hoặc sai lệch. Những lúc như vậy, kế toán phải mời chuyên gia phần mềm hoặc tự cập nhật lại số liệu. 3.2. Những quan điểm giải quyết những tồn tại về kế toán bán hàng thiết bị điện tại công ty CP TBĐ Tam Kim Công tác kế toán bán hàng là một bộ phận quan trọng trong nội dung tổ chức kế toán tại công ty. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng của công ty phải được thực hiện dựa trên những quan điểm cơ bản sau: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng thiết bị điện tại công ty phải đảm bảo tuân thủ theo đúng các quy định trong luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Trong bối cảnh hiện nay, nền kinh tế có nhiều biến động lớn , khi các quy định của nhà nước về kế toán và kế toán bán hàng cũng có nhiều thay đổi theo từng thời kì, yêu cầu đặt ra đối với các công ty là cần phải thường xuyên cập nhật thông tin về các quy định đó để có những điều chỉnh phù hợp trong hoạt động kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. Thực hiện tốt nguyên tắc này trong các doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính nhất quán, tạo điều kiện cho công tác quản lý kinh tế của nhà nước. Hoàn thiện kế toán bán hàng phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quan điểm này đòi hỏi công ty khi áp dụng các quy định và chế độ kế toán của nhà nước phải đảm bảo phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty và yêu cầu quản lý của công ty. Có như vậy thì kế toán mới trở thành công cụ quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Thông qua việc lập chứng từ, kiểm tra, tính toán lại, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh bằng các phương pháp khoa học thì những người quan tâm mới có thể biết được những thông tin một cách chính xác, 33 kịp thời, đầy đủ về sự vận động tài sản và nguồn hình thành tài sản, góp phần bảo vệ tài sản và sử dụng hợp lý tài sản của đơn vị mình. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại, việc thực hiện công tác luân chuyển vốn trong kinh doanh làm tăng vòng quay của vốn là vô cùng quan trọng để từ đó duy trì tốt hoạt động kinh doanh của mình. Muốn vậy, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng là một vấn đề hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Sở dĩ như vậy bởi vì: - Hoàn thiện quá trình này giúp cho khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ, hệ thống sổ sách đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho công tác đối chiếu kiểm tra, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các đối tượng quan tâm. - Quá trình này được hoàn thiện sẽ giúp cho việc tổ chức chứng từ ban đầu và quá trình luân chuyển chứng từ được dễ dàng, tiết kiệm được chi phí và thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán cuối kỳ để phản ánh một cách chính xác, trung thực, đầy đủ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó xác định chính xác được hiệu quả của một kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp và đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của kỳ tới. 3.3.Một số ý kiến và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng thiết bị điện tại công ty CP TBĐ Tam Kim Mục tiêu hàng đầu của bất kỳ một doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu đó thì việc thực hiện tôt khâu bán hàng là rất quan trọng. Nó không những góp phần tạo ra doanh thu của công ty mà còn khẳng định được vị thế của mình trên thị trường, góp phần phát triển kinh tế nước nhà. Qua thời gian thực tập tại công ty CP TBĐ Tam Kim, em thấy công tác kế toán bán hàng của công ty tương đối là hoàn thiện. Tuy vậy, trong cơ chế thị 34 trường biến đổi liên tục như hiện nay, việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là điều rất cần thiết. 3.3.1. Hoàn thiện về sổ sách Thứ nhất, việc lập hai sổ theo dõi hoá đơn (một sổ để theo dõi khi khách hàng mang hoá đơn đến phòng kế toán để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán còn một sổ theo dõi hoá đơn thủ kho giao hàng cho khách hàng) là không cần thiết vì cả hai sổ này không nhằm mục đích hạch toán mà chỉ dùng để quản lý hoá đơn, hơn nữa nó còn làm tăng khối lượng ghi chép cho nhân viên kế toán. Thứ hai, về "sổ theo dõi chi phí thu mua" ghi chép chi phí như vậy không phân biệt được chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào, vì vậy đến kỳ sau khi phân bổ kế toán phải rà soát lại số liệu xem chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại là bao nhiêu để phân bổ, làm như vậy rất mất thời gian. Theo em, thay vì việc ghi chép theo kiểu liệt kê chi tiết theo hàng dọc, kế toán công ty nên thiết kế lại mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua như sau: 35 SỔ THEO DÕI CHI PHÍ THU MUA TK 156 Tháng 1 năm 2010 Chứng từ Diễn giải Phát sinh trong kỳ hay còn lại tháng trước chuyển sang Phân bổ trong kỳ Còn lại Ngày Số hiệu Thiết bị điện Roman 11.016.000 1.836.000 9.180.000 Thiết bị điện Sunmax 4.464.000 3.348.000 1.116.000 ... Tổng số phân bổ trong kỳ 5.184.000 Làm như trên thì sau mỗi lần phân bổ thì kế toán biết được chi phí thu mua của lô hàng đó còn lại là bao nhiêu để tiện phân bổ tiếp theo. Thứ ba, sổ theo dõi doanh thu còn có nhược điểm là mới chỉ thể hiện được tổng tiển hàng trên mỗi hoá đơn mà chưa thể hiện được đơn giá, số lượng từng lần bán hàng. Theo em, kế toán viên công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau: 36 SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Khối sản phẩm Sunmax Tháng 1 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ ĐVT Doanh thu Thuế GTGT Ngày tháng Số chứng từ Số lượng Đơn giá Thành tiền 14/1 46205 TBĐ Roman 131 Hộp 1800 72.700 130.864.000 13.086.400 14/1 46212 TBĐ Sunmax 131 Hộp 1200 62.700 75.240.000 7.524.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 1.025.000.000 102.500.000 3.3.2.Hoàn thiện việc ghi chép và phân bổ chi phí Hiện nay, trong công ty các khoản lãi trả cho việc sử dụng vốn hạch toán vào chi phí tài chính nhưng kế toán công ty lại đưa khoản này vào TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Xung quanh vấn đề này có nhiều ý kiến về việc phản ánh chi phí lãi về đâu? Đã có ý kiến cho rằng cần phải phản ánh chi phí lãi vay trung thực đúng bản chất hoạt động của nó. Điều đó có ý nghĩa là tiền vay theo chức năng hoạt động nào thì chi phí lãi vay này vào chi phí thu mua. Khi trả lãi tiền vay mua hàng kế toán ghi: Nợ TK 1562 – Chi phí thu hàng hoá Có TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Còn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả lãi tiền vay kế toán ghi: 37 Nợ TK 641,642 – CP BH, CP QLDN Có TK 111,112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Hàng năm công ty sử dụng một khoản tiền vay rất lớn để thu mua hàng hoá. Chính vì vậy khoản chi phí lãi vay cũng rất lớn vì vậy việc hạch toán khoản chi phí này vào đâu, như thế nào sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác tương đối của kết quả bán hàng. Như vậy doanh nghiệp nên có ý kiến với cơ quan chức năng để có thể hạch toán chi phí này một cách hợp lý. Vì vậy nếu hạch toán hết chi phí lãi vay vào TK 642 như hiện nay thì không phản ánh chính xác chức năng của chi phí. 3.3.3. Hoàn thiện về thanh toán công nợ Các đòn bẩy kinh tế mà công ty áp dụng chưa đủ sức thuyết phục khách hàng và nhiều biện pháp tài chính khác vẫn chưa được vận dụng để thúc đẩy tiêu thụ, thanh toán công nợ khách hàng. Chính vì vậy nguồn vốn kinh doanh của công ty Tam Kim bị chiếm dụng là khá lớn do đại đa số khách hàng là thanh toán chậm nên trách nhiệm đặt lên kế toán công ty là phải thường xuyên kiểm tra theo dõi chặt chẽ đối với từng khách hàng. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn. Chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán là biện pháp thúc đẩy sự quay vòng của vốn lao động nhằm tái sản xuất nâng cao hiệu quả tiêu thụ. Mức chiết khấu đặt ra nên căn cứ vào thời gian thanh toán, phương thức thanh toán và tổng số tiền nợ để có tỉ lệ thích hợp. Tuy nhiên tỉ lệ này không quá thấp vì nó sẽ không khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn nhưng cũng không nên quá cao vì nó có thể ảnh hưởng đế hiệu quả kinh doanh của công ty. Tuy khi áp dụng các biện pháp kích thích thanh toán này có thể làm cho chi phí của công ty tăng lên nhưng lại giúp 38 cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh thất thu hoặc không thu hồi được vốn. Đồng thời khi gần đến hạn thanh toán, công ty nên gửi thông báo nợ đến khách hàng nhằm đốc thúc, nhắc nhở việc thanh toán. Việc quy định khoản chiết khấu thanh toán đối với từng khoản nợ cụ thể sẽ có ảnh hưởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán nhanh hơn nhằm thu hồi vốn để quay vòng. Với khách hàng nợ quá hạn, công ty nên tính lãi suất lớn hơn lãi suất Ngân hàng để thúc đẩy khách hàng trả nợ, khoản đó để bù vào khoản chi phí do chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm. Nếu thực hiện các biện pháp này chắc chắn công ty sẽ thu hút thêm được khách hàng đồng thời tăng cường mối quan hệ gắn bó với các khách hàng lâu năm trên tinh thần hai bên cùng có lợi vì thực tế cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên quyết liệt hơn, áp dụng các biện pháp đòn bẩy này không phải là làm cho lợi nhuận của công ty giảm đi mà trái lại làm tăng lợi nhuận trong kỳ do chu kỳ kinh doanh được rút ngắn, công ty tránh phải vay vốn của ngân hàng với lãi suất cao và nhiều thủ tục kèm theo. 3.3.4. Tăng cƣờng quảng bá sản phẩm Hiện nay, khi đời sống của người dân ngày càng tăng lên những yêu cầu của họ đối với sản phẩm cũng được nâng lên. Khi số lượng các doanh nghiệp hoạt động thương mại không ngừng tăng lên thị trường người tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn đòi hỏi công ty phải tìm những biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm bằng việc nghiên cứu kỹ những điều kiện hợp đồng, tham khảo thêm những thông tin về sản phẩm,...Bên cạnh đó, công ty nên thực hiện việc xúc tiến quảng cáo, khuyến mãi nhiều hơn,... trên cơ sở mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận thu được. Một số chính sách quảng cáo tốt sẽ tạo niềm tin đối với khách hàng từ đó sẽ thu hút thêm số lượng khách đến với công ty. Do mặt hàng mà 39 công ty kinh doanh rất đa dạng nên để luôn giữ vững niềm tin đối với khách hàng, công ty phải thực hiện kiểm tra chặt chẽ chất luợng sản phẩm trước khi giao cho khách hàng. 3.3.5.Tăng cƣờng trình độ và năng lực làm việc của nhân viên công ty Do những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường cùng sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp, công ty thường xuyên phải trau dồi, nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên bằng việc tạo điều kiện cho cán bộ học tập, cử cán bộ tham gia các buổi hội thảo,...Thực tế hiện nay nhà nước ban hành nhiều chính sách để cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nên công ty phải kịp thời nắm bắt thông tin nhất là khi chiến lược lâu dài của công ty là đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường. Đồng thời, công ty xây dựng quy chế phù hợp, gắn trách nhiệm và lợi ích với người lao động để khuyến khích công nhân viên hoạt động tích cực, hiệu quả cao trong công việc. 40 KẾT LUẬN Với sự năng động, sáng tạo, hăng hái làm việc của đội ngũ nhân viên, Công ty Cổ phần thiết bị điện Tam Kim đã và đang có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Trong những năm qua, Tam Kim không ngừng phát triển và hoàn thiện mình để không ngừng tạo niềm tin cho khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận, góp phần nâng cao đời sống vật chất cho nhân viên công ty, đóng góp vào Ngân sách Nhà nước Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thiết bị điện Tam Kim , bước đầu em đã được làm quen với công việc kế toán, có thể nói đây là bước khởi đầu rất quan trọng đối với bản thân em. Tìm hiểu công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, có thể nói công tác kế toán tương đối hoàn thiện và có khoa học song vẫn không tránh khỏi những hạn chế. Vi vậy em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác kế toán bán hàng tại Tam Kim, cùng với những kiến thức lý thuyết đã được học và những tài liệu tham khảo khác, em đã hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Kế toán bán hàng thiết bị điện tại Công ty Cổ phần thiết bị điện Tam Kim” Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo – Th.s Hà Thị Thuý Vân và các chị phòng kế toán của Công ty Cổ phần thiết bị điện Tam Kim đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, tháng 5 năm 2010 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Vân Anh