Đề tài Kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp Hoàng Phú

ay vốn trung và dài hạn để đầu tư pháp triển công nghệ, kỹ thuật...Điều này đã cho thấy mâu thuẫn giữa chính phủ và ngân hàng nhà nước. Vậy các doanh nghiệp đang có nhu cầu vốn lớn cần phải có giải pháp gì trong tình hình mới này - Rồi một số vấn đề liên quan tới kế toán chi phí đi vay. Nếu theo VAS 16 thì không quy định chênh lệch tỷ giá pháp sinh từ các khoản vay bằng ngoại tệ là chi phí đi vay. Mà trong khi đó chuẩn mực kế toán quốc tế lại có quy định cho chi phí này vào chi phí đi vay. Và IAS 23 thì quy định việc vốn hóa chi phí đi vay liên quan đến việc hình thành các tài sản dở dang còn VAS 16 thì quy định chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến đầu tư xây dựng hoặc sản xuất dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó ( được vốn hóa) khi có đủ điều kiện qui định trong chuẩn mực này. Vậy trong quá trình hội nhập quốc tế sẽ có sự khác biệt giữa các quy định trong nước và quốc tế liệu các doanh nghiệp trong nước có gặp phải khó khăn gì không? - Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách đã có sự thống nhất và rõ ràng chưa? Thực tế Các vấn đề còn tồn tại đó đã đặt ra cho các doanh nghiệp tìm những cách thức giải quyết vấn đề và những con đường đi mà nhiều khi không đúng với các chuẩn mực và chế độ kế toán đã đề ra. Theo bảng điều tra Phỏng vấn một số kế toán và một số người thuộc ban quản lý doanh nghiệp – Họ đã nêu lên vấn đề khó khăn và bức xúc đang gặp phải tại công ty của mình đó là vấn đề về việc sử dụng các tài khoản chưa phản ánh được tính liên hoàn của quá trình sản xuất kinh doanh, hay việc khó khăn trong việc sử lý các khoản chi phí đi vay và việc hạch toán các khoản tiền vay có gốc ngoại tệ. Họ vẫn biết là mình làm chưa đúng, song nhiều khi đó lại là một thói quen đã có trước mà ngại sữa đổi, cũng có người thì cho là vấn đề hạch toán này họ không nhận thấy sai, hay họ không biết cách sữa đổi vì hoàn cảnh thực tế tại doanh nghiệp không cho phép....Khi tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp mới thấy có nhiều vấn đề xảy ra mà nhiều khi người quản lý, người kế toán không hiểu rõ hay họ cố tình lờ đi. Xác lập và tuyên bố vấn đề Cùng với xu thế toàn cầu hoá, các doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, đa dạng về loại hình kinh doanh do đó càng cần nhiều nguồn vốn. Trong đó việc mua bán các công nợ trên thị trường tài chính sẽ đa dạng và trở nên phổ biến hơn. Trong chuyên đề này tôi chỉ xin đề cập đến một phần nhỏ trong kế toán công nợ phải trả tại doanh nghiệp đó là vấn đề về kế toán các khoản tiền vay – bao gồm các khoản vay ngắn hạn, các khoản vay dài hạn, các khoản chi phí lãi vay. Để thực hiện được chuyên đề này, cần phải thực hiện các bước sau: Thứ nhất là tìm hiểu về chuẩn mực kế toán của Việt Nam. Đặc biệt là các chuẩn mực số 10,15,16,18 và thông tư hướng dẫn đi kèm. Thứ hai là tìm hiểu rõ về công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú, về bộ máy quản lý, về hoạt động kinh doanh, về công tác kế toán Thứ ba là khảo sát về nghiệp vụ kế toán các khoản tiền vay tại công ty, thực trạng đang diễn ra và đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục tình Việc xác đinh các công việc chuẩn bị, các bước tiến hành khi nghiên cứu sẽ giúp chúng ta thực hiện tốt chuyên đề này Mục đích nghiên cứu Về mặt lý thuyết Thấy được tính cấp thiết của vấn đề kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp. Vậy việc nghiên cứu đề tài này sẽ đạt được mục đích gì về mặt lý thuyết? Thứ nhất là chuyên đề này sẽ giúp chúng ta tìm hiểu về các chuẩn mực kế toán của Việt Nam, đặc biệt là chuẩn mực số 10, 15, 16, 18, những quy định chung và nội dung của các chuẩn mực Thứ hai là giúp chúng ta xác định được các khoản tiền vay là thuộc nguồn vốn và thuộc vào công nợ phải trả của doanh nghiệp Thứ ba là các khoản tiền vay bao gồm những khoản nào Thứ tư là những quy định chung trong việc hạch toán các khoản tiền vay theo chuẩn mực kế toán của Việt Nam Về mặt thực tế Với việc nghiên cứu vấn đề này ở một doanh nghiệp cụ thể sẽ mang lại mục đích : Tìm hiểu được thực tế việc hạch toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào? So sánh với chuẩn mực Thu thập ý kiến của nhân viên thuộc bộ phận kế toán và cả các bộ phận khác, ban lãnh đạo về những vấn đề kế toán nói chung và kế toán các khoản tiền vay nói riêng đang diễn ra tại doanh nghiệp cổ phẩn Nhưng vướng mắc, những sai sót trong việc hạch toán của doanh nghiệp so với chuẩn mực Mục đích về mặt lý thuyết sẽ phục vụ cho mục đích quá trình khảo sát tại doanh nghiệp, đây sẽ là cơ sở làm chuẩn mực để xem xét vấn đề thực tế đang diễn ra. Và quá trình khảo sát tại doanh nghiệp là điều kiện thực tế để chứng minh cho những gì rút ra được từ mặt lý thuyết có đúng hay sai, những vấn đề bất cập còn tồn tại trong thực tế mà lý thuyết chưa đề cập đến Phạm vi: 1..4.1. Đối tượng Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kế toán các khoản tiền vay, thuộc phân hệ của Nợ phải trả trong phần nguồn vốn. Trong kế toán các khoản tiền vay đề tài này chỉ nghiên cứu các khoản vay ngắn hạn, vay dài hạn, chi phí lãi vay trong khuôn khổ các chuẩn mực kế toán số 10, 15, 16, 18 và chế độ kế toán của Việt Nam 1.4.2. Không gian nghiên cứu Là loại hình công ty Cổ phần Cụ thể là Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú 1.4.3. Thời gian nghiên cứu Số liệu sử dụng được lấy tại doanh nghuệp Hoàng Phú trong 6 tháng đầu năm 2009 Thời gian nghiên cứu chuyên đề là 2 tháng Quá trình thu thập dữ liệu, điều tra, phỏng vấn trong vòng 2 tháng 1.5. Một số khái niệm cơ bản và lý luận về kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp 1.5.1. Các khái niệm cơ bản: Khái niệm về các khoản tiền vay: Các khoản tiền vay bao gồm các khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả, vay dài hạn, kế toán trái phiếu phát hành, kế toán chi phí đi vay. Là một phần trong nợ phải trả tại doanh nghiệp. - Vay ngắn hạn 1 : là những khoản tiền vay có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ sản xuất kinh doan bình thường hay trong vòng một năm tài chính. Nguồn vốn này nhằm mục đích chủ yếu đáp ứng nhu cầu về vốn lưu động: mua hàng hoá, vật tư, trang trải các khoản chi phí... - Vay dài hạn 2 : là những khoản tiền vay có thời hạn trả trên một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường hay trên một năm tài chính. Vay dài hạn được sử 1. Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp, Nxb Giao thông vận tải, 2007, t1, tr352 2. Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp, Nxb Giao thông vận tải, 2007, t1, tr371 Dụng chủ yếu cho mục đích đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ, đầu tư cải tiến kỹ thuật, mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tư dài hạn khác - Theo quy định các thuật ngữ trong chuẩn mực số 16 - Chi phí đi vay ( Ban hành và công bố theo quyết định số 165/1002/QĐ – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) “ Chi phí đi vay là lãi tiền vay và các chi phí khác phát sinh liên quan trực tiếp đến các khoản vay của doanh nghiệp” - Tài sản dở dang 3 : là tài sản đang trong quá trình đầu tư xây dựng và tài sản đang trong quá trình sản xuất cần có một thời gian đủ dài ( trên 12 tháng ) để có thể đưa vào sử dụng theo mục đích trước hoặc để bán Nội dung các khoản tiền vay Vay ngắn hạn và vay dài hạn là nguồn vốn vay được hình thành trên cơ sở hợp đồng tín dụng, khế ước vay giữa doanh nghiệp với ngân hàng, với các tổ chức kinh tế hoặc cá nhân khác Đặc điểm của các khoản tiền vay ngắn hạn ( 4) : - Trường hợp vay vốn theo từng lần ( Vay ngắn hạn theo món): Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu vay vốn thường xuyên hoặc vay có tính chất thời vụ. Số tiền vay được giải ngân toàn bộ một lần theo hạn mức tín dụng ghi trên hợp đồng tín dụng. Và trả nợ tiền vay một lần khi đáo hạn - Trường hợp vay vốn theo hạn mức tín dụng: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn thường xuyên, có vòng quay vốn nhanh, có khả năng tài chính lành mạnh và có uy tín đối với ngân hàng. Lúc này giữa doanh nghiệp và ngân hàng xác định và thoả thuận một hạn mức tín dụng duy trì trong thời hạn nhất định hoặc theo chu kì sản xuất kinh doanh. Không định kì hạn nợ trong mỗi lần giải ngân. Gốc vay không cố định nên lãi tiền vay được tính và trả hàng tháng theo phương pháp tích số Đặc điểm của khoản vay dài hạn (5) - Đối với vay dài hạn để đầu tư cho máy móc thiết bị, loại tài sản này sau khi 3: Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 16 4: Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp. Nxb Giao thông vận tải, 2007, tr353 5: Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp. Nxb Giao thông vận tải, 2007, tr371 lắp đặt hoàn thành sẽ sử dụng ngay nên việc trả nợ được thực hiện theo định kỳ dựa trên số tiền khấu hao định lì của máy móc thiết bị và một số nguồn khác - Đối với vay dài hạn để đầu tư xây dựng cơ bản thì trong quá trình xây dựng cơ bản để hoàn thành công trình, lãi tiền vay được tính vào giá trị công trình. Vì vậy toàn bộ quá trình đi vay được chia làm hai giai đoạn + Gai đoạn vay vốn để đầu tư xây dựng cơ bản thông qua từng lần giải ngân trong thời gian xây dựng cơ bản + Giai đoạn xác định lại số tiền vay sau khi hoàn thanh công trình sẽ bằng tổng số tiền của các lần giải ngân cộng thêm lãi tiền vay tính đến thời điểm hoàn thành công trình. Do vậy, sau khi hoàn thành công trình và quyết toán được duyệt, doanh nghiệpu sẽ xác nhận chính thức với ngân hàng số nợ và kì hạn nợ, kế hoạch trả nợ định kì theo số tiền khấu hao của công trình và các nguồn khác Đặc điểm của chi phí đi vay (6) : Chi phí đi vay bao gồm: chi phí lãi tiền vay ngắn hạn, lãi tiền vay trên các khoản thấu chi; chi phí trong quá trình làm thủ tục vay; chi phí lãi thuê tài sản cố định tài chính; phân bổ chiết khấu trái phiếu và phụ trội trái phiếu phát sinh khi vay vốn bằng phát hành trái phiếu - Chi phi đi vay phải ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ khi phát sinh trừ đi khi được vốn hoá theo đúng quy định hiện hành của chuẩn mực kế toán - Chi phí đi vay liên quan đến việc đầu tư xây dựng hoặc tài sản dở dang khi có đủ điều kiện vốn hoá thì đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định tại chuẩn mực kế toán “ chi phí đi vay” (7) về định nghĩa tài sản dở dang, xác định chi phí đi vay được vốn hoá, thời điểm bắt đầu vốn hoá, tạm thời ngừng vốn hoá và chấm dứt việc vốn hoá - Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hoá), bao gồm: + Các khoản lãi tiền vay + Phân bổ các khoản chiết khấu hoặc phụ trội khi phát hành trái phiếu 6, 7. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 16 + Các khoản chi phí phát sinh liên qua tới quá trình làm thủ tục vay Doanh nghiệp phải xác định chi phí đi vay được vốn hoá theo đúng quy định hiện hành của chuẩn mực kế toán cho hai trường hợp: +Trường hợp 1: Khoản vay vốn riêng biệt sử dụng cho mục đích đầu tư xây dựng hoặc sản xuất một tài sản dở dang + Trường hợp 2: Các khoản vốn vay chung trong đó có sử dụng cho mục đích đầu tư xây dựng hoặc sản xuất một tài sản dở dang - Việc vốn hoá chi phí đi vay sẽ tạm ngừng lại trong các giai đoạn mà quá trình đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang bị gián đoạn, trừ hi sự gián đoạn đó là cần thiết. - Việc vốn hoá chi phí đi vay sẽ chấm dứt khi các hoạt động chủ yếu cần thiết cho việc chuẩn bị đưa tài sản dở dang vào sử dụng hoặc bán đã hoàn thành. Chi phí đi vay phát sinh sau đó sẽ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ khi phát sinh Chi phí đi vay Chi phí đi vay Thu nhập phát sinh được vốn hoá = thực tế phát sinh của - từ hoạt động đầu tư cho mỗi kỳ kế toán khoản vay riêng biệt tạm thời của khoản chi phí đi vay Chi phí luỹ kế BQGQ được vốn hoá = do đầu tư xây dựng cơ bản - Tỷ lệ vốn hoá cho mỗi kỳ kế toán sản xuất tài sản dỡ dang đến cuối kỳ kế toán 1.5.2. Phương pháp kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp 1.5.2.1. Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị vay vốn Hợp đồng tín dụng, hợp đồng vay vốn Phiếu thu, báo có; phiếu chi, báo nợ Hoá đơn giá trị gia tăng Phiếu kế toán ( chứng từ tự lập) 1.5.2.2. Tài khoản sử dụng TK 311: “ Vay ngắn hạn” TK 341: “ Vay dài hạn” TK 635: “ Chi phí tài chính” TK 241: “ Xây dựng cơ bản dở dang” TK 627: “ Chi phí sản xuất chung 1.5.2.3. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán các nghiệp vụ vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ, chi phí đi vay được thể hiện qua các sơ đồ sau:. Sơ đồ 1: Kế toán vay ngắn hạn và dài hạn bằng tiền Việt Nam 8 111,112 311, 341 111, 112 Vay về nhập quỹ Trả nợ vay ngân hàng 152,153,156,241 511,512 Vay để mua hàng hoá Trả nợ tiền khách hàng Vay cho đầu tư xây dựng 121,128,221,222,223,228 131,138 Vay để đầu tư tài chính Trả nợ bằng các khoản phải thu 331,338,315 vay để trả nợ, mua TSCĐ 211, 213 Mua TSCĐ 8: Tác giả tự lập Sơ đồ 2: Kế toán vay ngắn hạn và dài hạn bằng ngoại tệ 9 311,341 111,112 111,112 TGXQ TGGS Vay về nhập quỹ TGTT 515 152,153,156,241 131,138 635 Vay để mua hàng hoá TGGS TK…. 511 TGTT Sơ đồ 3: Kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ vay ngắn hạn và dài hạn cuối kì 10 413 311,341 TGCK < TGGS TGCK >TGGS 515 635 Kết chuyển Kết chuyển 9, 10 : Tác giả tự lập Sơ đồ 4: Kế toán chi phí đi vay được vốn hoá 11 241,627 111,112 (1a) Trả lãi hàng kỳ , chi phí lãi vay 111,112 (1b) Thu nhập 142,242 Trả lãi trước phân bổ lãi Trả lãi sau 335 Hàng kỳ Lãi vay quá hạn 811 Sơ đồ 5: Kế toán chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến tài sản dở dang khi ngừng vốn hoá. 12 111, 112 635 Trả lãi hàng kỳ 142, 242 Trả lãi trước phân bổ 335 Trả lãi sau Phân bổ hàng kỳ 11, 12 : Tác giả tự lập Sơ đồ 6: Kế toán chi phí trong quá trình làm thủ tục vay và thu nhập từ đầu tư tạm thời của khoản vay dùng cho mục đích chung 13 515 111,112 635,627, 241 Đầu tư tạm thời Chi phí trong quá trình làm thủ tục vay Trả ngay 142, 242 Trả trước phân bổ 1.5.2.4. Sổ kế toán Có 5 hình thức ghi sổ trong kế toán đối với các tiền khoản vay, tuỳ theo mỗi doanh nghiệp lựa chọn hình thức ghi sổ nào. Sau đây tôi xin được trình bày trình tự ghi sổ của từng hình thức trong kế toán các khoản tiền vay qua các sơ đồ 13: Tác giả tự lập Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ bao gồm: - Hợp đồng tín dụng - Phiếu chi, phiếu thu, - Giấy báo nợ giấy báo có Sổ kế toán SỔ NHẬT KÍ CHUNG Nhật kí thu tiền Nhật kí chi tiền Sổ, thẻ kế toán chi tiết các khoản vay, sổ chi tiết chi phí Bảng tổng hợp SỔ CÁI CÁC TK 311, 341, 635, 241, 111, 112 Bảng cân đối SPS BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập - hợp đông Sổ, thẻ kế toán chi tiết tiền vay, chi phí Bảng kê 1, 2 Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 7, 8 Sổ cái TK 311, 341, 111, 112, 635, 627, 241 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ kế toán - Hợp đồng tín dụng - Giấy báo nợ,báo có - Phiếu thu,phiếu chi Sổ thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay, chi phí vay Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái Báo cáo tài chính Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập Sổ, thẻ kế toán chi tiết tiền vay, chi phí Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 311, 341, 635,627, 241, 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán - Hợp đồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo nợ, báo có - Chứng từ tự lập Sổ kế toán - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết các khoản tiền vay, chi phí đi vay PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Báo cáo CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIỀN VAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI HOÀNG PHÚ 2.1. Phương pháp nghiên cứu 2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu - Sử dụng phương pháp điều tra, khảo sát, thiết kế bảng hỏi: phát phiếu điều tra cho các đối tượng được lựa chọn. ( phiếu điều tra theo mẫu ở phần phụ lục) - Sử dụng phương pháp phỏng vấn: chủ yếu là những vấn đề về vốn, sử dụng nguồn vốn và công tác hạch toán các khoản tiền vay ( câu hỏi phỏng vấn ở phần phụ lục) - Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu: các chế độ kế toán của Việt Nam, các chuẩn mực kế toán, các bài báo của Tạp chí kế toán, giáo trình kế toán, các tài liêu trên trang web tailieu.vn.... Là những vấn đề liên quan tới các khoản tiền vay trong đó tập trung vào vay ngắn hạn, vay dài hạn, chi phí đi vay. - Đối tượng phát phiếu điều tra và phỏng vấn là những nhân viên của Công ty Hoàng Phú Chị Trần Thị Tuyết Nhung – Kế toán trưởng của công ty Hoàng Phú. Chị Đào Thị Hoa – nhân viên phòng kế toán. Chị Nguyễn Thị Mai Hương – nhân viên phòng kế toán Anh Nguyễn Văn Hào – nhân viên Anh Lê Văn Quân – phó giám đốc công ty 2.1.2. Phương pháp sử lý dữ liệu Đối với phương pháp điều tra khảo sát và phương pháp phỏng vấn là loại thu thập số liệu sơ cấp do đó chúng ta sử lý dữ liệu theo cả phương pháp định tính và phương pháp định lượng. Tổng kết lại kết quả điều tra phỏng vấn, tạo thang điểm cho phù hợp cho từng vấn đề đang được quan tâm, phục vụ cho công tác nghiên cứu vấn đề ở chuyên đề này Sử dụng cả phương pháp tổng hợp, so sánh, đối chiếu với chuẩn mực kế toán Việt Nam 2.2. Đánh giá tổng quan về tình hình nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú 2.2.1. Tổng quan về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú Địa chỉ: Trụ sở chính: P203 – A3 Khu đô thị mới Mỹ Đình 1 – Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại : 84422109537 Fax: 84422213677 Email: info@hoangphu.com.vn Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty: Thiết kế Website E – Catalogue Hệ quản trị thông tin Website – CMS Giải pháp Quản trị mối quan hệ khách hàng – CRM Sản xuất phần mềm theo yêu cầu của khách hàng Giải pháp lưu trữ thông tin – Web Hosting Giải pháp tổng thể cho việc xây dựng – phát triển, bảo vệ thương hiệu Quy mô của công ty : Tổng số vốn là : 6.000.000.000 đồng ( sáu tỷ đồng) Số lao động của doanh nghiệp là 23 người tỷ lệ 100% Số nhân viên kế toán tốt nghiệp đại học Thương Mại là 1 người Số nhân viên phòng kế toán 3 người, trong đó trình độ đại học trở lên là 3 người, chiếm Chính sách kế toán của công ty: Chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QD/BTC Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thức ngày 31 tháng 12 hàng năm Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký – Chứng từ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng dự án Phòng RD Phòng test Phụ trách HSC Phụ trách HMC Phòng tư vấn Phòng thiết kế Phòng tư vấn Phụ trách HIC Khối văn phòng Hỗ trợ khách hàng Bộ phận kế toán Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG Nhân viên kế toán 1 Nhân viên kế toán 2 KT mua hàng KT TSCĐ và đầu tư dài hạn KT tiền lương và các khoản trích theo lương KT bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh KT nguồn vốn và các quỹ 2.2.2. Nhân tố môi trường ảnh hưởng Nhân tố bên trong: Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh: Là một doanh nghiệp mới thành lập lại kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin – một lĩnh vực đòi hỏi lượng vốn lớn đầu tư mua sắm TSCĐ, công nghệ kỹ thuật, một lĩnh vực đòi hỏi lượng vốn lưu động khá lớn – nguồn lực vốn của doanh nghiệp không thể đáp ứng được nhu cầu này. Do đó, doanh nghiệp đã lựa chọn vay vốn từ các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và cá nhân cả vay ngắn hạn và vay dài hạn. Ngoài khoản vay dài hạn thì Hoàng Phú khá chú trọng tới Vay ngắn hạn, và chủ yếu Hoàng Phú lựa chọn vay theo hạn mức tín dụng bởi lẽ Hoàng Phú luôn có nhu cầu vay vốn thường xuyên và đặc biệt là có vòng quay vốn nhanh. Do đó lựa chọn hình thức vay vốn ngắn hạn sẽ đáp ứng được nhu cầu vốn phục vụ cho quá trình kinh doanh Quy mô của công ty: công ty Hoàng Phú có quy mô nhỏ, bộ phận kế toán cũng bị hạn chế về số lượng người ( chỉ có 3 nhân viên ), khối lượng công việc thì khá lớn do đó vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người khá nặng nề. Chỉ một nhân viên kế toán mà đảm nhiệm cả phần nguồn vốn, khối lượng nghiệp vụ khá nhiều do đó sẽ không thể tránh được những sai sót, những thiếu sót trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Trình độ nguồn nhân lực: ảnh hưởng lớn tới công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản tiền vay nói riêng. Người nhân viên kế toán phải tính toán và lập kế hoạch vay cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp và tình hình chung bên ngoài doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán các khoản tiền vay là nghiệp vụ phức tạp bởi vì nó không chỉ liên quan tới bản thân doanh nghiệp mà còn liên quan tới các ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác. Chính điều này đòi hỏi người nhân viên phụ trách về phần này phải có trình độ chuyên môn, hiểu biết pháp luật, nhạy bén, khả năng nắm bắt và phân tích tình hình tốt để có thể hoàn thành tốt nghiệp vụ được giao. Ngoài ra người nhân viên phải xây dựng được mối quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng để tạo niềm tin có như vậy khả năng tiếp cận các nguồn vốn vay mới cao Loại hình của công ty: Hoàng Phú là công ty Cổ phần do đó có thể lựa chọn huy động vốn theo hình thức cổ phần hay có thể đi vay vốn từ bên ngoài. Khi thị trường chứng khoán phát triển mạnh mẽ thì việc lựa chọn huy động vốn theo hình thức cổ phần rất được ưu chuộng. Song theo kế hoạch phát triển trong năm nay thì Hoàng Phú không có kế hoạch huy động theo hình thức cổ phần bởi lẽ công ty chưa thể đưa ra được một chỉ số ROI thích hợp do đó Hoàng Phú lựa chọn hình thức vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng bỡi lẽ doanh nghiệp vẫn sẽ chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình chỉ có nghĩa vụ phải trả nợ đúng hạn và phần chi phí lãi vay ( được đưa vào phần chi phí kinh doanh 2.2.2.2. Nhân tố bên ngoài Chính sách của nhà nước: tác động rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Các chính sách tiền tệ, chính sách đầu tư, hành lang pháp lý ... tác động trực tiếp tới doanh nghiệp. Những quy định của nhà nước về những vấn đề liên quan tới qui định về kế toán,... vẫn chưa hoàn thiện do đó vẫn có sự thay đổi, đổi mới chính điều này ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không cập nhật được những thông tin, những thay đổi thì sẽ không thể thực hiện đúng trong công tác kế toán nói riêng và trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung Xu thế phát triển: Với xu thế hội nhập, mở rộng giao lưu, hợp tác kinh tế trên toàn cầu. Đòi hỏi nhà nước và bản thân doanh nghiệp phải có những chính sách, những quy định cho phù hợp với tình hình chung. Các quy định và các chuẩn mực kế toán của Việt Nam phải có sự thống nhất với quốc tế. Để tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển mà không bị cản trở gì Những tác động của nhân tố bên trong và bên ngoài sẽ ảnh hưởng lớn 2.2.3. Thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp Hoàng Phú 2.2.3.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại doanh nghiệp Hoàng Phú Hoàng Phú với quy mô nhỏ, bộ phận kế toán chỉ có 3 người, đảm nhiệm khá nhiều nhiệm vụ song việc phân rõ nhiệm vụ cho từng nhân viên tại doanh nghiệp Hoàng Phú vì vây tránh được việc chồng chéo trong quá trình hoạt động của mình - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng kế toán, là người có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định của nhà nước ban hành. Là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công tác kế toán tài chính. Thực hiện công tác ngoại giao, làm việc với các cơ quan chức năng có liên quan đến tài chính, kế toán của doanh nghiệp Phòng kế toán có 2 nhân viên, được phân công đảm nhiệm, theo dõi các nghiệp vụ kế toán khác nhau. Cụ thể: - Nhân viên kế toán 1: + Kế toán mua hàng: + Kế toán tài sản cố định và đầu tư dài hạn + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Nhân viên kế toán 2: + Kế toán bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh + Kế toán nguồn vốn và các quỹ + Thủ quỹ Vậy kế toán các khoản vay ngắn hạn, dài hạn thuộc kế toán nguồn vốn thuộc phần phụ trách của nhân viên kế toán 2, các vấn đề giao dịch với ngân hàng, các tổ chức tín dụng, cá nhân cho vay sẽ do nhân viên kế toán 2 đảm nhiệm 2.2.3.2. Kế toán vay ngắn hạn, vay dài hạn 2.2.3.2.1. Chứng từ Trong kế toán vay ngắn hạn, dài hạn thường sử dụng một số loại chứng từ như sau: - Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng vay vốn - Giấy đề nghị vay vốn - Giấy báo có, Giấy báo nợ - Phiếu thu, phiếu chi 2.2.3.2.2. Tài khoản Theo chế độ kế toán số 15 để phản ánh các khoản vay ngắn hạn và tình hình thanh toán tiền vay của Hoàng Phú kế toán phản ánh vào tài khoản 311 – Vay ngắn hạn. Nội dung ghi chép của tài khoản 311: Bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả về các khoản vay ngắn hạn Số tiền nợ vay ngắn hạn giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm Bên có: Phản ánh số tiền vay ngắn hạn tăng trong kỳ Số tiền nợ vay ngắn hạn tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng Số dư bên có: Phản ánh số nợ vay ngắn hạn chưa trả TK 311 được chi tiết thành 3 TK cấp hai để theo dõi, phản ánh riêng từng nội dung vay ngắn hạn. Cụ thể: TK 3111: Vay ngắn hạn ngân hàng TK 3112: Vay ngắn hạn các tổ chức tín dụng, các cá nhân TK 3113: Vay ngắn hạn cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp Để thuận tiện trong việc theo dõi từng khoản vay, Hoàng Phú còn mở các TK cấp 3, chi tiết hơn cho từng đối tượng vay Kế toán vay dài hạn sử dụng tài khoản 341 – Vay dài hạn. Tài khoản 341 dùng để phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tình hình thanh toán các khoản vay dài hạn của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK này như sau: Bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả nợ vay dài hạn trong kỳ Kết chuyển số nợ vay dài hạn đến hạn trả sang tài khoản 315 Số giảm nợ vay dài hạn do tỷ giá ngoại tệ giảm Bên có: Phản ánh số tiền vay dài hạn tăng trong kỳ Số tăng nợ do tỷ giá ngoại tệ tăng Số dư bên có: Phản ánh số tiền vay dài hạn còn nợ chưa đến hạn trả Tk 341 được chi tiết thành 3 TK cấp 2 để theo dõi, phản ánh riêng nội dung từng khoản vay. Cụ thể: TK 3411: Vay dài hạn ngân hàng TK 3412: Vay dài hạn các tổ chức tín dụng, cá nhân TK 3413: Vay dài hạn các cá nhận trong nội bộ doanh nghiệp Với TK 341 cũng có TK cấp 3 chi tiết cho từng đối tượng vay 2.2.3.2.3. Trình tự hạch toán Vay ngắn hạn bằng tiền Việt Nam Ngày24/3/2009vay ngắn hạn của Ngân hàng Á Châu số tiền là 100.000.000đ Dùng 1/4 số tiền để mua vật tư, hàng hoá ( thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT). Kế toán ghi: Nợ TK 153: 25.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Dùng 1/4 trả nợ nhà cung cấp: Nợ TK 331: 25.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Dùng 1/4 trả khoản vay ngắn hạn Nợ TK 311: 25.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Trả nợ vay dài hạn đến hạn trả là 20.000.000 đ số còn lại nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 315: 20.000.000 đ Nợ TK 111: 5.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Ngày27/3/2009 Xuất quỹ tiền mặt trả nợ khoản vay ngắn hạn cá nhân. Kế toán ghi: Nợ TK 3112: 10.000.000 đ Có TK 111: 10.000.000 đ Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ Ngày 2/2/2009 doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng Công Thương Việt Nam ngoại tệ để mua một số công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động kinh doanh là 10.000 USD giá chưa thuế ( thuế GTGT 10% ) tỷ giá thực tế 17.050 đ/USD Nợ TK 153: 170.500.000 Nợ TK 133: 17.050.000 Có TK 3111V: 187.550.000 Ngày 5/2/2009 dùng tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ để thanh toán nợ vay ngắn hạn ngân hàng Đông Á 20.000 USD tiền gốc và tiền lãi là 1600 USD cho kỳ cuối, tỷ giá ghi sổ là 17.040 đ/USD, tỷ giá thực tế 17.030 đ/USD Nợ TK 3111D: 340.080.000 Có TK 112: 340.060.000 Có TK 515: 20.000 Ngày 16/3/ 2009 Vay ngắn hạn 30.000 USD tiền mặt của tổ chức tín dụng Dùng 1/3 để thanh toán các khoản nợ dài hạn. Tỷ giá thực tế ngày giao dịch là 17.000 đ/USD, Tỷ giá ghi sổ kế toán là 16.500đ/USD. Kế toán ghi: Nợ TK 342: 165.000.000 đ Nợ TK 635: 5.000.000 đ Có TK 3112:170.000.000 đ Ngày 17/3 /2009 dùng khoản vay ngắn hạn ngày 16/3/2009 thanh toán cho người bán 10.000 USD ( Tỷ giá thực tế là 16.250 đ/USD) Nợ TK 331: 162.500.000 đ Nợ TK 635: 7.5 00.000 đ Có TK 3112: 170.000.000 đ Số còn lại nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 1112: 10.000 USD Có TK 3112: 10.000 USD Ngày 18/3 trả nợ khoản vay ngắn hạn đã vay nhân viên trong công ty làn5.000 USD bằng tiền gửi ngân hàng ( tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nợ là 17.020 đ/ USD, tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nhập quỹ là 17.000 đ/USD). Kế toán ghi: Nợ TK 3113: 85.100.000 đ Có TK 1122: 85.000.000 đ Có TK 515: 100.000 đ Khoản Vay dài hạn Ngày 1/ 3/2009 Vay dài hạn ngân hàng Á Châu để mua một tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT theo giá mua chưa thuế là 1.000.000.000 đ ( thuế GTGT 10%) Nợ TK 211: 1.000.000.000 đ Nợ TK 133: 100.000.000 đ Có TK 3411A: 1.100.000.000 đ 2.2.3.2.4. Sổ sách kế toán Doanh nghiệp thống nhất ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ theo trình tự sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán như : Hợp đồng tín dụng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, một số chứng từ kế toán tự lập,... đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật kí chứng từ số 4 hoặc bảng kê số 1, 2 hoặc sổ chi tiết các khoản tiền vay ngắn hạn và dài hạn Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số liệu trên Nhật ký chứng từ số 4, kiểm tra, đối chiếu nhật kí chứng từ số 4 với các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật kí chứng từ số 4 ghi trực tiếp vào sổ cái các TK 311, 341, 111, 112 Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay và căn cứ vào các sổ thẻ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với các sổ cai TK 311, 341, 111, 112 Số liệu tổng cộng trong sổ cái và các sổ chi tiêu chi tiết trong Nhật kí – chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập - hợp đông Bảng kê 1, 2 Sổ thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 4 Sổ cái TK 311, 341, 111, 112, Báo cáo tài chính 2.2.3.3. Kế toán chi phí lãi tiền vay 2.2.3.3.1. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng vay vốn - Giấy báo nợ, phiếu chi - Phiếu kế toán ( chứng từ tự lập ) 2.2.3.3.2. Tài khoản sử dụng - TK 635: Chi phí tài chính - TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang -TK 627: Chi phí sản xuất chung 2.2.3.3.3. Trình tự hạch toán Ngày 1/2/2009 nhận được chứng từ ngân hàng Đông Á báo về việc thanh toán chi phí lãi tiền vay cho ngân hàng 15.000.000đ, trong đó lãi vay được phép vốn hoá cho tài sản đang sản xuất là 10.000.000đ. Doanh nghiệp trích tiền mặt trả nợ ngân hàng - Trong đó 10.000.000 đ lãi vay được phép vốn hoá cho tài sản đang sản xuất nên: Nợ TK 627: 10.000.000 Có TK 111: 10.000.000 - Còn lại 5.000.000 đ được cho vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ ( chi phí tài chính) nên: Nợ TK 635: 5.000.000 Có TK 111: 5.000.000 Ngày 5/2/2009 trả lãi tiền vay cho khoản vay đáo hạn là 1.600 USD. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 335: 27.248.000 Có TK 112: 27.248.000 Ngày 29/3/2009 nhận được giấy báo của ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam về việc thanh toán số lãi tiền vay định kỳ là 20.000.000 đ trong đó lãi vay quá hạn là 2.000.000 đ. Doanh nghiệp trích tiền gửi ngân hàng 15.000.000 đ để thanh toán chi phí lãi vay. Số còn lại chưa thanh toán. Kế toán ghi: Nợ TK 635: 18.000.000 đ Nợ TK 811: 2.000.000 đ Có TK 112: 15.000.000 đ Có TK 335: 5.000.000 đ 2.2.3.3.4. Sổ kế toán - Dựa vào các chứng từ kế toán như : hợp đồng tín dụng, Sổ theo dõi các khoản nợ, giấy báo của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi ... để lấy số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8 hay bảng kế số 1, 2 hay sổ, thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay và sổ chi tiết chi phí đi vay - Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số liệu trên Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8, kiểm tra, đối chiếu nhật kí chứng từ số 1, 2, 7, 8 với các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay và sổ chi tiết chi phí đi vay bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật kí chứng từ số 1, 2, 7, 8 ghi trực tiếp vào sổ cái các TK 627, 635, 241, 111, 112 Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay và chi phí đi vay thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay và căn cứ vào các sổ thẻ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với các sổ cái TK 627. 635. 241, 111, 112 Số liệu tổng cộng trong sổ cái, các sổ chi tiết trong Nhật kí – chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập - hợp đông Bảng kê 1, 2 Sổ thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8 Sổ cái TK 635, 627, 241, 111, 112, Báo cáo tài chính CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIỀN VAY 3.1. Các kết luận 3.1.1. Về mặt lý thuyết Qua việc thu thập tài liệu và nghiên cứu về vấn đề kế toán các khoản tiền vay, tôi thấy các khá nhiều vấn đề bất cập. Bắt đầu từ khâu tìm nguồn vay, cho tới các nghiệp vụ kế toán các khoản tiền vay đã cho ta thấy được một số vấn đề mâu thuẩn gây cản trở cho công tác kế toán của doanh nghiệp. Sau đây là một vài vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải: Mâu thuẩn trong các chính sách của nhà nước: đó là việc huy động vốn với vấn đề khuyến khích phát triển kinh doanh , đầu tư khoa học kỹ thuật trong chính sách nhà nước đưa ra đã gây khó khăn cản trở nhiều cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Hoàng Phú. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã yêu cầu các tổ chức tín dụng về việc hạn chế sử dụng vốn vay trung và ngắn hạn cho vay dài hạn. Trong khi đó Chính phủ Việt Nam lại khuyến khích các doanh nghiệp vay vốn trung và dài hạn để đầu tư phát triển công nghệ, kỹ thuật Mâu thuẩn giữa những quy định kế toán trong nước và quốc tế: Khi Việt Nam ra nhập thị trường thương mại toàn cầu thì mở rộng giao lưu buôn bán với nước ngoài đã đặt ra cho các tổ chức kế toán những vấn đề cần có sự thống nhất. Tạo ra sự thống nhất trong chuẩn mực kế toán quốc tế với các chuẩn mực, chế độ kế toán của các quốc gia để không gây cản trở, khó khăn gì trong công tác kế toán của các doanh nghiệp. Việt Nam, xây dựng Hệ thống chuẩn mực kế toán ( VAS) cũng dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế ( IAS) song vẫn chưa đầy đủ bỡi lẽ xây dựng một chính sách cũng cần phải dựa vào tình hình của từng quốc gia tại Việt Nam ngoài VAS còn có hệ thống chế độ kế toán điều chỉnh cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Sự cần thiết và cấp bách hiện nay là phải tạo được sự hội tụ các chuẩn mực kế toán toàn cầu (Tới đây vào năm 2010 Hội nghị kế toán thế giới sẽ diễn ra tại Malaysia sẽ lấy việc hội tụ các chuẩn mực kế toán toàn cầu làm nội dung của hội nghị) Những vấn đề về các khoản tiền vay có gốc ngoại tệ, các khoản được ghi nhận theo tỷ giá hạch toán và chỉ tính chênh lệch tỷ giá vào cuối năm làm cho doanh thu hay chi phí tăng giảm đột ngột vào cuối năm 3.1.2. Về mặt thực tế Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp Hoàng Phú đã chứng minh cho những vấn đề tôi đã nêu lên. Vay vốn từ ngân hàng là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp đang bị giới hạn về vốn như Hoàng Phú. Song việc vay vốn từ ngân hàng đang gặp phải rất nhiều khó khăn trong tình hình kinh tế đang suy thoái hiện nay. Vào thời điểm hiện nay, để nhận được các hợp đồng vay vốn từ ngân hàng thì phải là khách quen “ Trong hợp đồng vay vốn mới đây, dù là khách quen trên năm năm của ngân hàng , vẫn phải chi cảm ơn gần 50 triệu đồng cho khoản vay hơn năm tỉ. Chi phí này hạch toán vào các khoản xăng xe, công tác, tiếp khách rải ra trong nhiều tháng mới hết” 13 . Với sự khó khăn trong việc vay vốn của ngân hàng, các doanh nghiệp hướng tới thị trường cho vay tự do bên ngoài. So với giai đoạn đầu năm 2009 thì lãi cho vay trên thị trường tự do chỉ có 5 % mỗi tháng, nay đã tăng lên mức 7% mỗi tháng. Việc lãi suất tăng cao là do nhu cầu vay vốn lớn trong khi đó phía ngân hàng lại thắt chặt việc cho vay lại đẩy các doanh nghiệp vào tình thế khó khăn. Song với mối quen biết lâu năm, Hoàng Phú vẫn duy trì được các hợp đồng cho vay vốn của các ngân hàng do vậyu doanh nghiệp dùng các khoan vay này để đảo nợ. Bằng cách này, doanh nghiệp trả nợ ngân hàng đúng hạn, giữ được uy tín thì có thể vay tiếp trong vòng vài ngày sau. - Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán kể từ khâu thu nhận, xủ lý, hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính đều được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp lựa chọn mô hình kế toán tập trung là rất phù hợp với qui mô của doanh nghiệp. Phòng kế toán quy mô còn nhỏ, kế toán viên đảm nhiệm nhiều phân hệ kế toán . Song việc phân chia nhiện vụ cho từng kế toán viên một cách rõ ràng đã tránh được việc trồng chéo, hay bỏ sót việc. Với kế toán các khoản tiền vay thì chỉ do một nhân viên phụ trách, với sự giám sát quản lý của kế toán trưởng 13. Báo : Thị trường Giao dịch, s259, tr5 - Doanh nghiệp đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt Nam và theo sự cụ thể hóa của doanh nghiệp cho phù hợp với đặc điểm của ngành. Hệ thống tài khoản của Hoàng Phú không nhiều, tài khoản chi tiết còn đơn giản nhưng cũng phản ánh được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2. Các đề xuất và kiến nghị Với những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải tôi xin đưa ra một vài kiến nghị nhằm giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn này. Không chỉ riêng trong công tác kế toán mà phải xuất phát tận gốc vấn đề được nêu ra. 3.2.1. Những vấn đề về vốn vay bao gồm nguồn vay, hình thức vay: Bất cứ một doanh nghiệp nào cừ khi thành lập hay khi bắt tay vào một dự án nào đó thì vấn đề đặt ra là vốn. Với Hoàng Phú là một công ty cổ phần do đó có cả hai sự lựa chọn trong việc huy động vốn. Đó là huy động theo hình thức cổ phần hay theo hình thức đi vay, nhưng khi nào thì sử dụng nguồn nào là phù hợp nhất và lựa chọn cách thức vay nào để có thể tạo ra sự linh hoạt trong vốn vay. Sau đây tôi xin đưa ra một số trường hợp để lựa chọn cách hình thức vay : Kéo dài thời hạn trả nợ bằng việc bổ sung vào một thời hạn “ thời gian ân hạn” Điều này sẽ tạo cho công ty một khoảng thời gian ( khoảng 6- 12 tháng ) để chuẩn bị tiền trả nợ Tận dụng yếu tố lãi suất. Mong muốn kéo dài tiếp thời gian ân hạn thì doanh nghiệp đề nghị với chủ nợ trả them lãi suất cho khoảng tiền vay trong thời gian ân hạn them Sử dụng khoản thanh toán lãi suất. nếu khoản nợ đến hạn trả và bị yêu cầu trả ngay thì doanh nghiệp có thể đề nghị mình sẽ trả trước cho họ khoản tiền lãi trong thời gian vay, từ đó giúp cho doanh nghiệp có them thời gian chuẩn bị Trả dần: doanh nghiêp có thể thỏa thuận với chủ nợ về lịch trình trả nợ dần, với số tiền ban đầu khá thấp, sau đó cao dần lên, và vào thời điểm thanh toán cuối cùng số tiền sẽ lớn nhất khi công ty đã làm ăn có lãi. Để có thể vay vốn được của ngân hàng trong tình hình hiện nay, thì Hoàn Phú phải ngoài sự uy tín trong kinh doanh thì cần phải xây dựng được những phương án trả nợ đầy thuyết phục với ngân hàng nhưng cũng không được xa rời thực tế tình hình của công ty. Phương án đưa ra phải cho ngân hàng thấy được khả năng hoàn trả được nợ của Hoàng Phú, đảm bảo trả nợ đúng hạn để xây dựng được uy tín và lòng tin đối với ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác, tạo bước đệm cho những lần vay tiếp theo 3.2.2. Những vấn đề trong công tác kế toán Phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả, có kế hoạch trả nợ, có kế hoạch lấy nguồn nào để thanh toán cho những khoản nợ nào là phù hợp. Một doanh nghiệp biết cách sử dụng tối ưu nguồn vốn vay sẽ đem lại thành công. Bản thân người kế toán góp phần rất quan trong trong công tác kế toán các khoản tiền vay nói riêng và phần công nợ phải trả nói chung. Do đó theo dõi phần nay kế toán cần phải tách biệt theo dõi riêng Trong giai đoạn hiện nay, khi Hoàng Phú là công ty cổ phần thì tính chất cạnh tranh ngày càng cao do đó việc cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời là rất quan trọng. Vì vậy, một mặt phải đào tạo chuyên môn hoá cần phải đào tạo những phần hành khác để có thể thay thế nhau trong những trường hợp cần thiết. Việc chú trọng đào tạo, nâng cao trình độ đội ngũ lao động là chiến lược phát triển lâu dài cho công ty. Hoàng Phú phải thường xuyên có những đợt tập huấn, cũng cố và nâng cao nghiệp vụ cho từng phòng ban trong công ty. Tài liệu tham khảo Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp. Nxb Giao thông vận tải, 2007, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) Hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) http:// www. Tapchiketoan.com.vn http:// www. Tailieu.vn SGTT (2009) , “ Nhọc nhằn vay vốn”, Thị trường Giao dịch, (259), 5 Phụ lục 1.1. Danh mục hồ sơ vay vốn ngân hàng 1.Hồ sơ pháp lý. 0 Điều lệ Công ty (1 bản Photo) 0 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (1 bản Photo sao y) 0 Mã số thuế (1 bản Photo sao y) 0 Bổ nhiệm Giám đốc ( 01 bản chính) 0 CMND, hộ khẩu của Giám đốc (Chủ DN, người đại diện vay vốn) (Photo) 0 Biên bản họp hội đồng quản trị.  0 Đăng ký mở tài khoản. 2. Hồ sơ kinh doanh 0 Hợp đồng kinh tế đầu vào. 0 Hợp đồng kinh tế đầu ra. 0 Danh mục nhà cung cấp chính. 0 Danh mục khách hàng trong và ngoài nước. 3. Hồ sơ vay vốn 0 Giấy đề nghị vay vốn. 0 Phương án vay vốn. Trong phương án Công ty thể hiện được những thông tin sau : Tính toán nhu cầu vốn lưu động năm gần nhất. Kế hoạch sử dụng vốn vay Ngân hàng. Phương thức vay. Nguồn trả nợ. Tài sản đảm bảo. 4. Hồ sơ tài chính 0 Bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh 03 năm gần nhất. 0 Thuyết minh báo cáo quyết toán. Chi tiết khoản phải trả người bán Chi tiết vay ngắn hạn, dài hạn Chi tiết tài sản cố định hữu hình Chi tiết hàng tồn kho Chi tiết khoản phải thu khách hàng 0 Tờ khai thuế GTGT 0 Liệt kê nợ vay tại các ngân hàng trong hiện tại. 5. Hồ sơ đảm bảo 0 Bản sao các giấy tờ tài sản đảm bảo. 0 Những hồ sơ khác cần thiết. 1.2. Mẫu giấy đề nghị vay vốn ngân hàng Mẫu số: 01/CVTL-MSB Công ty Cp Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: --------------***---------------- GIẤY ĐỀ NGHỊ VAY VỐN Kính gửi: Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam Chi nhánh tại Hà Nội Tôi, người kí tên dưới đây (Họ và tên): Trần Thị Tuyết Nhung đại diện cho doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú Địa chỉ: P203 – A3 khu đô thị mới Mỹ Đình 1 – Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại: 84422109537 Fax: 84422213677 tại: Hà Nội Tài khoản số: 789152391 Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 128SA Do (cơ quan cấp) cấp ngày: Đề nghị Quý Ngân hàng xem xét và cho chúng tôi vay: - Số tiền: 200.000.000 đ Bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn - Mục đích sử dụng tiền vay: Vay để mua sắm công cụ, dụng cụ - Thời hạn vay: 6 tháng - kể từ ngày nhận tiền vay. 15/10/2009 - Lãi suất vay: 9,5% năm - Các nội dung khác theo Phương án vay vốn - trả nợ và Hồ sơ gửi kèm. Chúng tôi cam kết: - Chấp nhận các quy định về cho vay của Ngân hàng Hàng Hải. - Sử dụng vốn vay đúng mục đích và tạo điều kiện để Quý Ngân hàng kiểm tra việc sửdụng vốn vay. - Trả nợ gốc tiền vay và lãi tiền vay đầy đủ, đúng hạn. - Chịu trách nhiệm về sự chính xác và trung thực đối với các Hồ sơ của chúng tôi gửi choNgân hàng. Hà Nội, .ngày 13.tháng 1.năm 200.9.. Đại diện Khách hàng (ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu) Trần Thị Tuyết Nhung ( Kế toán trưởng) 2.1. Mẫu sổ cái tài khoản SỔ CÁI TÀI KHOẢN 311 Số dư đầu quý Nợ Có Đơn vị tính : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 111 112 10 85.1 Cộng phát sinh: Nợ 95.1 Có 610 Số dư cuối Nợ 152.53 Có 362.37 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 341 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị tính : đồng Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 111 112 Cộng phát sinh: Nợ Có 1.100 Số dư cuối tháng: Nợ Có 1.100