Đề tài Kế toán chi phí kinh doanh và biện pháp giảm chi phí kinh doanh tại công ty xăng dầu Vĩnh Long

năng vận chuyển trong hoạt động mua bán xăng dầu, quản lý các phương tiện vận chuyển, chịu trách nhiệm về doanh thu vận chuyển của mình và cuối mỗi tháng phải báo cáo lên GĐ về kết quả kinh doanh vận chuyển của mình. + Phòng kinh doanh: Có trách nhiệm quản lý bán hàng, trực tiếp giao dịch với khách hàng, lập kế hoạch tiêu thụ, tồn kho và nghiên cứu thị trường; Bộ phận kho tồn trữ hàng, quản lý nhập kho và bảo quản hàng hóa, vận chuyển hàng đi bán; Trạm kinh doanh vật tư gồm hệ thống các cửa hàng tổ chức kinh doanh xăng dầu và gas trong Thành phố. Cuối mỗi tháng phòng kinh doanh phải báo cáo lên cho GĐ tình hình tiêu thụ xăng dầu, các biến động trên thị trường và các kế hoạch tiêu thụ sắp tới. + Hệ thống các cửa hàng bán lẻ xăng dầu trong thành phố và các tỉnh lân cận có trách nhiệm tổ chức tiêu thụ hàng hóa, tự quản lý tình hình tiêu thụ, tồn trữ và doanh thu, cứ năm ngày một lần phải báo cáo về Phó GĐ kinh doanh tình hình kinh doanh, doanh thu của cửa hàng. 2.1.2.3. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Với mô hình này, phòng Kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và sự chỉ đạo của GĐ. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê trong toàn công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban GĐ và các cơ quan chức năng. Phòng Kế toán của công ty gồm có 7 nhân sự: 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán, 1 thủ quỹ và 4 kế toán viên. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long Kế toán trưởng (phụ trách tổng hợp) Phó phòng kế toán (phụ trách cửa hàng) Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán hàng hoá Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng Thủ quỹ Kế toán công nợ (Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) - Kế toán trưởng Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp đỡ GĐ công ty quản lý và điều hành tổ chức tài chính kế toán toàn công ty, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn, chỉ đạo cán bộ kế toán dưới quyền thực hiện tốt công tác kế toán được giao, đồng thời có trách nhiệm về các kết quả kế toán của công ty, có trách nhiệm lập sổ báo cáo với ban lãnh đạo, cơ quan thuế và Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. - Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp tình hình kinh doanh) Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hồ sơ, sổ sách kế toán, tổng hợp tất cả số liệu của đơn vị kế toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập thành các biểu bảng, các báo cáo tài chính trình lên cho Kế toán trưởng và GĐ duyệt. - Kế toán TSCĐ - XDCB Kế toán TSCĐ – XDCB được Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp, mở các tài khoản và sổ sách liên quan để quản lý, hạch toán chi tiết tình hình sử dụng, khấu hao, sửa chửa tài sản cố định trong kỳ của công ty, lập kế hoạch khấu hao, phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định trong kỳ, cuối kỳ phải báo cáo lên Kế toán trưởng bằng các biểu bảng theo dõi nguyên giá, sự tăng giảm giá trị và số lượng tài sản cố định của công ty cùng với sổ chi tiết tài sản cố định để đối chiếu, đồng thời kiểm kê thường xuyên tài sản cố định và báo cáo kết quả kiểm kê kịp thời để Kế toán trưởng và GĐ xử lý. - Kế toán hàng hoá Kế toán hàng hoá quản lý sổ sách, chứng từ về hàng hoá của công ty, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có liên quan đến hàng hoá bằng các tài khoản, sổ sách, phương pháp hạch toán do Kế toán trưởng hướng dẫn. Kế toán hàng hoá lập các biểu bảng, báo cáo về tình hình quản lý hàng hóa của mình trình lên Kế toán trưởng vào cuối kỳ và chịu trách nhiệm trước Kế toán Trưởng về kết quả báo cáo đó. - Kế toán tiền mặt – ngân hàng Kế toán tiền mặt – ngân hàng chuyên mở tài khoản, ghi chép, theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty, quản lý các nghiệp vụ xuất nhập tiền trong kỳ đồng thời chịu sự kiểm soát chặt chẽ từ Kế toán trưởng về thu, chi tiền trong kỳ. Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt – ngân hàng phải báo cáo lên Kế toán trưởng bằng các bảng kê thu, chi, bảng tổng hợp chứng từ có liên quan đến tiền mặt trong kỳ. - Thủ quỹ Thủ quỹ lập các sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của công ty, làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hoá đơn hợp lệ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm kê, đối chiếu thường xuyên lượng tiền trong kho với sổ sách kế toán tiền mặt và báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho Kế toán trưởng. - Kế toán công nợ Kế toán công nợ có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi, quản lý, hạch toán tình hình thanh toán giữa nội bộ công ty, giữa công ty với đối tác kinh doanh và Nhà nước. Đây là phần phức tạp và dễ gây thiếu sót nên bộ phận kế toán này hạch toán công nợ dưới sự chỉ đạo chặt chẽ của Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm về số liệu đã cung cấp cho Kế toán trưởng. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty - Công ty Xăng dầu Vĩnh Long áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ - Phương tiện hỗ trợ thực hiện công tác kế toán là máy tính và chương trình kế toán riêng do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam quy định. Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ (thẻ) kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Ghi chú : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Chế độ kế toán áp dụng - Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã xây dựng nên chế độ kế toán riêng, áp dụng cho Tổng công ty và cho các đơn vị xăng dầu thành viên của mình song vẫn trên cơ sở tuân thủ các quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Với tư cách là một đơn vị thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, Công ty Xăng dầu Vĩnh Long cũng thực hiện nghiêm túc chế độ kế toán cho ngành xăng dầu. Niên độ kế toán theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng (VND). Hệ thống tài khoản công ty sử dụng là hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền áp dụng cho tất cả các mặt hàng. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ 2.1.3. Đặc điểm môi trường của công ty Công ty nằm ở trung tâm đồng bằng sông Cửu Long, giữa sông Tiền và sông Hậu nên có nhiều thuận lợi, là đầu mối giao thông để vận chuyển, trao đổi hàng hoá và mở rộng thị trường. Được sự quan tâm hỗ trợ rất nhiều của các cơ quan ban ngành trong tỉnh nên công ty có nhiều điều kiện thuận lợi để hoạt động. Về khối lượng các mặt hàng: Tổng công ty lúc nào cũng có đủ hàng hoá, vật tư để cung cấp vì vậy công ty không bị bế tắc về hàng hoá, không có tình trạng khan hiếm hàng hóa trên thị trường. Thành phố Vónh Long trực thuộc tỉnh nên hiện nay đã thu hút được rất nhiều nhà đầu tư cả trong công nghiệp lẫn dịch vụ do đó đây là điều kiện cho công ty mở rộng thị trường, nâng cao doanh thu cũng như lợi nhuận. 2.2. Thực trạng công tác kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Vĩnh Long 2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán của công ty là tổng giá trị thực tế xuất kho của hàng hóa (xăng, dầu..) xác định đã tiêu thụ và được ghi nhận đồng thời với doanh thu. Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí kinh doanh. Công ty sử dụng TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. TK 632 có các tài khoản chi tiết sau: + TK 6321: giá vốn xăng dầu chính + TK 63211: giá vốn xăng dầu chính bán buôn và đại lý + TK 63212: giá vốn xăng dầu chính bán lẻ + TK 6322: giá vốn dầu mỡ nhờn + TK 6323: giá vốn gas + TK 6324: giá vốn thiết bị xăng dầu Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1. Ngày 20/07/2013, căn cứ phiếu xuất kho số 012480, xụất bán cho DNTN xăng dầu Thái Châu 7.000 lít dầu Diesel 0,05S, đơn giá 21.750 đồng/lít, thuế GTGT 10%. Nợ TK 63211 152.250.000 Có TK 1561 152.250.000 2. Ngày 25/07/2013 nhận được thông báo của đại lý Tiến Phương đã bán hết 10.000 lít xăng RON92 giá xuất kho 22.950 đồng/lít, thuế GTGT 10%. Nợ TK 63211 229.500.000 Có TK 157 229.500.000 3. Ngày 31/07/2013, căn cứ phiếu xuất kho số 012660, xuất bán cho Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 8.000 lít dầu Diesel 0,05S, đơn giá 21.750 đồng/lít, thuế GTGT 10%. Nợ TK 63211 174.000.000 Có TK 1561 174.000.000 Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02a-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số CTGS S07/170 Ngày 31 tháng 07 năm 2013 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5  Xuất bán dầu Diesel 0,05S cho DNTN Thái Châu  63211  1561 152.250.000 Giá vốn xăng RON92 gửi bán tại đại lý Tiến Phương 63211 157 229.500.000 Xuất bán dầu Diesel 0,05S cho Công ty XD Tây Nam Bộ 63211 1561 174.000.000 Cộng x x 555.750.000 Kèm theo …………… chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02b-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/07/2013 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 … … … … … … CTGS S07/170 31/07 555.750.000 … … …. … … … Cộng 555.750.000 Cộng Lũy kế từ đầu quý Lũy kế từ đầu quý Sổ này có …… Trang, đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ … Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02c1 – DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/07/2013 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu TK: 632 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 6 7 8 9 Số dư đầu năm Số phát sinh trong tháng … … … …. … … … … ….  31/07 CTGS S07/170 31/07 Xuất bán dầu Diesel 0,05S cho DNTN Thái Châu 1561 152.250.000 31/07 CTGS S07/170 31/07 Giá vốn xăng RON92 gửi bán tại đại lý Tiến Phương 157 229.500.000 31/07 CTGS S07/170 31/07 Xuất bán dầu Diesel 0,05S cho Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ 1561 174.000.000 31/07 31/07 K/c giá vốn hàng bán tháng 07 911 555.750.000 … … … … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng 555.750.000 555.750.000 Số dư cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: …… Ngày ……tháng……năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long 2.2.2. Kế toán chi phí bán hàng và QLDN Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc tiêu thụ hàng hóa của công ty, bao gồm: + Chi phí lương nhân viên + Chi phí vật liệu,… + Chi phí công cụ, dụng cụ + Chi phí vận chuyển + Chi phí hao hụt + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác Công ty sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng và QLDN. TK 641 có các tài khoản chi tiết sau: + TK 6411: Chi phí nhân viên  + TK 6412: Chi phí sửa chữa .  + TK 6413: Chi phí vận chuyển hàng bán  + TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ.  + TK 6415: Chi phí thuê kho.  + TK 6416: Chi phí hao hụt.  + TK 6417: Chi phí trang bị công cụ dụng cụ.  + TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 00134 ngày 20/07/2013 về việc xuất kho 02 lốp xe tải để sửa chữa xe tải biển số 64H-0893, lốp xe có giá mua 250.000 đồng/lốp Nợ TK 6412 500.000 Có TK 1521 500.000 2. Ngày 25/07/2013 căn cứ phiếu xuất kho số 7215 công ty xuất kho 02 bộ bàn ghế cho cửa hàng trị giá 1.500.000 đồng. Nợ TK 6417 1.500.000 Có TK 153 1.500.000 3. Ngày 31/07/2013, căn cứ hóa đơn thu tiền điện công ty thanh toán tiền điện tháng 07 cho Công ty Điện lực Vĩnh Long bằng tiền mặt, số tiền 3.731.288 đồng (thuế suất GTGT 10%). Nợ TK 6418 3.392.080 Nợ TK 1331 339.208 Có TK 111 3.731.288 Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02a-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số CTGS S07/176 Ngày 31 tháng 07 năm 2013 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Xuất kho lốp xe sửa chữa xe tải 6412 1521 500.000 Cộng x x 500.000 x Kèm theo …………… chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02a-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số CTGS S07/181 Ngày 31 tháng 07 năm 2013 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Xuất kho 2 bộ bàn ghế cho cửa hàng 6417 153 1.500.000 Cộng x x 1.500.000 x Kèm theo …………… chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02a-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số CTGS S07/182 Ngày 31 tháng 07 năm 2013 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Thanh toán tiền điện tháng 07/2013 6418 111 3.392.080 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 111 339.208 Cộng x x 3.731.288 x Kèm theo …………… chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02b-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/07/2013 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 … … … … … … CTGS S07/176 31/07 500.000 CTGS S07/181 31/07 1.500.000 CTGS S07/182 31/07 3.731.288 … … … … … … Cộng 5.231.788 Cộng Lũy kế từ đầu quý Lũy kế từ đầu quý Sổ này có …… Trang, đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ … Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02c1 – DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/07/2013 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng và QLDN Số hiệu TK: 641 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 6 7 8 9 Số dư đầu năm Số phát sinh trong tháng … … … …. … … … … ….  31/07 CTGS S07/176 31/07 Xuất kho lốp xe sửa chữa xe tải 1521 500.000 31/07 CTGS S07181 31/07 Xuất kho 02 bộ bàn ghế cho cửa hàng 153 1.500.000 31/07 CTGS S07/182 31/07 Thanh toán tiền điện tháng 07/2013 111 3.731.288 31/07 31/07 K/c chi phí bán hàng tháng 07 911 5.231.788 … … … … … …. ….. … Cộng số phát sinh trong tháng 5.231.788 5.231.788 Số dư cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: …… Ngày ……tháng……năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) 2.2.3. Kế toán chi phí hoạt động tài chính Chi phí hoạt động tài chính của công ty bao gồm chi phí lãi tiền vay, chiết khấu thanh toán…. Để theo dõi chi phí tài chính công ty sử dụng tài khoản 635 – Chi phí hoạt động tài chính Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1. Ngày 31/07/2013 căn cứ phiếu tính lãi tiền vay của Ngân hàng TMCP Xăng dầu Petrolimex (PG bank), công ty trích tài khoản tiền gửi tại PG bank thanh toán lãi tiền vay số tiền 18.000.000 đồng. Nợ TK 635 18.000.000 Có TK 112 18.000.000 2. Ngày 31/07/2013 căn cứ phiếu tính lãi tiền vay của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Vĩnh Long (Viettinbank), công ty trích tài khoản tiền gửi tại Viettinbank thanh toán lãi tiền vay số tiền 15.227.439 đồng. Nợ TK 635 15.227.439 Có TK 112 15.227.439 Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02a-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số CTGS S07/183 Ngày 31 tháng 07 năm 2013 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Thanh toán lãi tiền vay của PG bank 635 112 18.000.000 Thanh toán lãi tiền vay của Viettinbank 635 112 15.227.439 Cộng x x 33.227.439 x Kèm theo …………… chứng từ gốc Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02b-DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/07/2013 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 … … … … … … CTGS S07/183 31/07 33.227.439 … … … … … … Cộng 33.227.439 Cộng Lũy kế từ đầu quý Lũy kế từ đầu quý Sổ này có …… Trang, đánh số từ trang 01 đến trang …… Ngày mở sổ … Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Mẫu số S02c1 – DN Công ty Xăng dầu Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Từ ngày 01/07/2013 đến ngày 31/07/2013 Tên tài khoản: Chi phí hoạt động tài chính Số hiệu TK: 635 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 6 7 8 9 Số dư đầu năm Số phát sinh trong tháng … … … …. … … … … …. 31/07 CTGS S07/183 31/07 Thanh toán lãi tiền vay của PG bank 112 18.000.000 31/07 CTGS S07/183 31/07 Thanh toán lãi tiền vay của Viettinbank 112 15.227.439 31/07 31/07 K/c chi phí tài chính tháng 07 911 33.227.439 … … … … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng 33.227.439 33.227.439 Số dư cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: …… Ngày ……tháng……năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) . 2.2.4. Tình hình biến động chi phí kinh doanh giai đoạn 2011 - 2013 2.2.4.1. Tình hình biến động của tổng chi phí kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 Bảng 2.1: Bảng biến động của tổng chi phí kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: ngàn đồng Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2012/2011 Năm 2013/2012 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Chênh lệch % Chênh lệch % Chi phí kinh doanh 1.602.756.106 99,91 2.265.965.847 99,91 2.439.691.865 99,93 663.209.741 31,38 173.726.018 7,67 Chi phí khác 1.482.975 0,09 2.012.621 0,09 1.798.395 0,07 529.646 35,72 -214.226 -10,64 Tổng chi phí 1.604.239.081 100 2.267.978.468 100 2.441.490.260 100 663.739.387 41,37 173.511.792 7,65 (Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Qua bảng trên ta thấy tình hình chi phí của công ty qua các năm đều tăng trong đó chi phí kinh doanh luôn chiếm tỷ trọng cao - Giai đoạn 2011 – 2012: + Ở giai đoạn này ta thấy tổng chi phí của công ty tăng 663.739.387.000 đồng tương ứng 41,37%. Sự gia tăng này là do có sự tăng lên của chi phí kinh doanh với mức tăng là 663.209.741.000 đồng, tương ứng 31,38%. + Tương tự, các khoản chi phí khác cũng tăng với mức tăng 529.646.000 đồng, tương ứng 35,72%. Sự gia tăng của chi phí khác đã góp phần làm cho tổng chi phí tăng lên một cách đáng kể. Nguyên nhân chính làm cho chi phí kinh doanh tăng lên là do các quốc gia cung ứng dầu lớn trên thế giới đang siết chặt nguồn cung mặc khác nhu cầu sử dụng xăng dầu trong nước tăng cao mà chúng ta chủ yếu phải nhập khẩu xăng dầu và trong giai đoạn này lại có sự tăng lên của lãi suất vay ngân hàng nên chi phí tài chính tăng làm cho tổng chi phí kinh doanh của công ty tăng lên. - Giai đoạn 2012 – 2013: + Chi phí lại tiếp tục tăng ở giai đoạn này, vẫn là sự gia tăng của chi phí kinh doanh, năm 2013 tăng 173.726.018.000 đồng tương ứng 7,67%. Tuy nhiên chi phí khác đã giảm, cụ thể giảm 214.226.000 đồng, tương ứng 10,64%. Do có sự gia tăng của chi phí kinh doanh đã làm cho tổng chi phí của Công ty tăng lên, với số tuyệt đối là 173.511.792.000 đồng và số tương đối là 7,65%. Sự gia tăng lên như vậy cũng là do sản lượng tiêu thụ tăng. Công ty phải tốn thêm nhiều khoản chi phí cho việc bán hàng, chuyên chở, kho bãi….nên làm cho tổng chi phí tăng. Nhìn chung, tổng chi phí qua các năm đều tăng mà tăng mạnh nhất giai đoạn 2011 – 2012. Trong đó, sự biến động của chi phí kinh doanh rất cao so với sự biến động của tổng chi phí và luôn chiếm tỷ lệ rất cao trong cơ cấu chi phí, năm 2011 chi phí kinh doanh chiếm 99,91%, năm 2012 cũng chiếm 99,91% và năm 2013 là 99,93%. Vì thế sự biến động của chi phí kinh doanh đóng vai trò quan trọng cho sự biến động của tổng chi phí, ta sẽ phân tích kỹ lưỡng hơn đối tượng này thông qua việc xem xét, đánh giá sự ảnh hưởng của các chi phí thành phần đến chi phí kinh doanh . 2.2.4.2. Cơ cấu chi phí kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 Chi phí kinh doanh của Công ty Xăng dầu Vĩnh Long được tạo thành từ 3 khoản mục: giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí bán hàng Bảng 2.2: Cơ cấu chi phí kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013 Đơn vị tính: ngàn đồng Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Giá vốn hàng bán 1.109.315.888 69,21 1.509.222.540 66,60 1.550.566.066 63,56 Chi phí tài chính 485.744.005 30,31 740.844.173 32,69 870.632.902 35,69 Chi phí bán hàng và QLDN 7.696.213 0,48 15.899.134 0,71 18.492.897 0,75 Tổng chi phí kinh doanh 1.602.756.106 100 2.265.965.847 100 2.439.691.865 100 (Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) Để hiểu rõ hơn về tình hình biến động chi phí kinh doanh của công ty ta đi vào xem xét sự biến động của các chi phí thành phần làm ảnh hưởng đến tổng chi phí kinh doanh của công ty. Qua bảng trên ta thấy tình hình biến động của các chi phí thành phần trong tổng chi phí kinh doanh của công ty qua các giai đoạn như sau: - Giai đoạn 2011 – 2012: + Giá vốn hàng bán năm 2011 đạt 1.109.315.888.000 đồng chiếm 69,21%, năm 2012 đạt 1.509.222.540.000 đồng chiếm tỷ trọng 66,60% trong tổng chi phí kinh doanh. Giá vốn hàng bán ở năm 2012 tăng là do các quốc gia cung ứng dầu lớn nhất thế giới đang siết chặt sản lượng dẫn đến nguồn cung dầu thô cho thị trường thế giới bị thiếu hụt nên giá xăng dầu thế giới tăng điều này làm cho giá xăng dầu trong nước có nhiều biến động bên cạnh đó nhu cầu sử dụng xăng dầu trong nước tăng cao mà chúng ta chủ yếu phải nhập khẩu xăng dầu nên làm cho giá vốn tăng mạnh. + Chi phí tài chính năm 2011 chỉ đạt 485.744.000 đồng, chiếm 30,31% đến năm 2012 chi phí này là 740.844.173.000 đồng, chiếm 32,69% trong tổng chi phí kinh doanh. Nguyên nhân chủ yếu làm cho chi phí tài chính tăng lên là: lãi suất vay ngân hàng vẫn còn ở mức cao, các khoản chiết khấu cho khách hàng tăng và phát sinh thêm các khoản vay từ Tổng công ty để phục vụ cho công tác kinh doanh của công ty. + Chi phí bán hàng năm 2011 chỉ đạt 7.696.213.000 đồng chiếm 0,48% đến năm 2012 chi phí này là 15.899.134.000 đồng chiếm 0,71% trong tổng chi phí kinh doanh. Chi phí bán hàng ở năm 2012 tăng mạnh là do sản lượng tiêu thụ tăng nên chi phí cần cho việc bán hàng tăng, công ty mở rộng, phát triển thêm các đại lý, cửa hàng phục vụ cho công tác kinh doanh, bán hàng. - Giai đoạn 2012 – 2013: + Năm 2013, chi phí giá vốn hàng bán đạt 1.550.566.066.000 đồng chiếm 63,56%. Nguyên nhân chủ yếu làm cho giá vốn hàng bán tăng lên là do sự bất ổn của nền kinh tế toàn cầu, lượng xăng dầu nhập khẩu tuy có giảm nhưng không nhiều bên cạnh đó lại có sự tăng lên của tỷ giá ngoại tệ và sản lượng tiêu thụ vẫn ở mức cao. + Chi phí tài chính ở giai đoạn này vẫn tiếp tục chiếm tỷ trọng khá cao 35,69% như năm 2012 với số tiền 870.632.902.000 đồng. Do lãi suất vay ngân hàng đầu năm 2013 tăng trong khi đó công ty cần có nguồn vốn để hỗ trợ cho các hoạt động phát triển trong năm nên không tránh khỏi việc phải vay ngân hàng với lãi suất tương đối cao bên cạnh đó còn có các khoản chiết khấu cho khách hàng đã làm cho chi phí tài chính vẫn tiếp tục tăng, tuy nhiên mức tăng đã giảm nhiều so với giai đoạn 2011 – 2012 cho thấy công ty đã có những biện pháp kiểm soát phần nào việc phát sinh các chi phí này. + Năm 2013, chi phí bán hàng đạt 18.492.897.000 đồng chiếm tỷ trọng 0,75%. Sự gia tăng chi phí này trong công ty mỗi năm là điều tất yếu, chủ yếu là: Công ty phải mở rộng các cửa hàng, đại lý để tiêu thụ sản phẩm; chi phí cho nhân viên bán hàng. Tuy vậy, ta thấy tỷ lệ tăng này đã giảm đáng kể so với giai đoạn 2011 – 2012 cho thấy tuy sản lượng tiêu thụ vẫn cao nhưng công ty đã có những biện pháp kiểm soát nên chi phí bán hàng chỉ tăng nhẹ ở mức độ chấp nhận. Qua bảng 2.2 ta thấy chi phí kinh doanh của công ty vẫn còn tăng điều này cho thấy các biện pháp công ty đã và đang áp dụng để kiểm soát chi phí chưa đạt hiệu quả cao. Công ty cần phải nghiên cứu thêm, đưa ra những biện pháp, phát hiện sai sót kịp thời trong việc kiểm soát chi phí tại công ty, nhằm kéo chi phí kinh doanh xuống mức thấp nhất để đem lại lợi nhuận và hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.3. Nhận xét về công tác kế toán chi phí kinh doanh tại công ty 2.3.1. Ưu điểm Công ty là một trong những doanh nghiệp có mạng lưới cung ứng xăng dầu rộng lớn ở khu vực miền Tây Nam Bộ, đã được tổ chức QUACERT chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 và luôn chiếm thị phần cao nhất trong các đầu mối kinh doanh xăng dầu trên địa bàn Tỉnh. Để có những thành tựu như ngày hôm nay, đòi hỏi phải có sự cố gắng tích cực không ngừng của Ban GĐ cũng như tất cả các cán bộ công nhân viên, đặc biệt là những đóng góp của bộ phận kế toán. Cơ cấu của phòng Tài chính – Kế toán gọn nhẹ, chặt chẽ, mỗi người phụ trách một mảng riêng, có nhiệm vụ và quyền hạn đối với mỗi phần hành của mình. Nhân viên kế toán có tính độc lập, trình độ năng lực chuyên môn cao, nhiệt tình và có lòng yêu nghề, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do vậy mà bộ máy kế toán của công ty luôn ổn định và đảm bảo việc theo dõi, báo cáo sổ sách hàng tháng của công ty đúng hạn. Giám sát và quản lý các chi phí phát sinh theo đúng pháp luật và quy định của công ty. Điều này giúp cho công tác quản lý công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng không ngừng củng cố và lớn mạnh. Nhìn chung Công ty thực hiện đầu đủ và chính xác chế độ kế toán cũng như chuẩn mực ban hành, cụ thể: Chứng từ kế toán: Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh. Những thông tin về nghiệp vụ kế toán được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học và được giám sát chặt chẽ, các kế toán ở phần hành nào thì lưu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó. Vì vậy, đảm bảo tính không chồng chéo và nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Sổ sách kế toán: Các sổ sách kế toán được thực hiện rõ ràng, sạch sẽ và được in ra lưu trữ theo các chuẩn mực chung của Nhà nước. Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức sổ được áp dụng tương đối phổ biến, có ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. Bên cạnh đó, nhờ có phần mềm kế toán SAP do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam hỗ trợ nên bộ phận kế toán của công ty làm việc rất hiệu quả, ghi chép chính xác, đầy đủ những nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, ít xảy ra sai sót, tiết kiệm được chi phí và luôn hoàn thành báo cáo kế toán đúng hạn quy định của công ty. Hơn nữa, công ty đang trong thời gian thử nghiệm đưa vào vận hành hệ thống ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp) theo sự chỉ đạo của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam trong toàn hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các phân hệ như: mua hàng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp…hướng đến mục tiêu kiểm soát khép kín các quy trình, nâng cao lợi nhuận, tiết kiệm chi phí kinh doanh. Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ báo tài chính doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản này cũng có một số điểm khác biệt cho phù hợp với kinh doanh đặc thù xăng dầu như sau: + Công ty không sử dụng tài khoản để hạch toán chi phí mua hàng hoá mà dùng để hạch toán hàng hoá dầu mỡ nhờn, còn chi phí mua hàng thì đưa thẳng sang hạch toán vào chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp và không phân bổ khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. + Công ty không có tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” riêng mà chỉ dùng chung tài khoản 641 “Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp” nhằm giảm nhẹ khối lượng sổ ghi chép và công việc ghi chép. Về hạch toán chi phí kinh doanh tại Công ty: + Công ty đã nắm bắt nhanh những thông tin kinh tế của những thay đổi về chế độ kế toán đã áp dụng cho đơn vị mình một cách phù hợp, đặc biệt là vấn đề chi phí kinh doanh tại đơn vị. + Được sự hướng dẫn của Kế toán trưởng của công ty nên công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty hiện nay rất nhanh chóng và chính xác. Đồng thời cùng với sự hỗ trợ đắc lực bởi hệ thống máy vi tính với chương trình phần mềm được cài đặt sẵn, phần lớn chi phí đều được hạch toán và theo dõi chi tiết, chặt chẽ theo từng vụ việc giúp cho việc đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng kinh tế được dễ dàng. + Việc hạch toán chi phí kinh doanh đảm bảo thống nhất về nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu, đáp ứng yêu cầu của Ban GĐ trong việc cung cấp các thông tin về tình hình kinh doanh của toàn công ty một cách kịp thời và chính xác. 2.3.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Vĩnh Long vẫn còn một số hạn chế sau: Cơ cấu Phòng Tài chính – Kế toán: Tuy được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ nhưng số lượng nhân viên Phòng Tài chính - Kế toán của công ty là ít trong khi khối lượng công việc kế toán lại rất nhiều. Hiện chỉ có 4 kế toán viên phân công phụ trách các lĩnh vực kinh doanh khác nhau của công ty nên có người sẽ phải đảm nhận nhiều lĩnh vực kinh doanh. Việc thiếu nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tính kịp thời của các báo cáo kế toán cũng như việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban GĐ công ty về kết quả kinh doanh và chi phí sản xuất kinh doanh. Chứng từ kế toán: Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ là điều kiện không thể thiếu được trên mạng lưới pháp lý. Tại công ty việc này được thực hiện thường xuyên hàng ngày nhưng vẫn có trường hợp hoá đơn luân chuyển đến khâu cuối cùng còn bị thiếu chữ ký của người nhận hoặc chữ ký của thủ trưởng đơn vị (ở các cửa hàng bán lẻ). Hệ thống tài khoản sử dụng: Tuy việc hạch toán TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp vào chung TK 641 làm giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép nhưng điều này làm cho các khoản chi phí không được hạch toán rõ ràng dẫn đến việc áp dụng các biện pháp quản lý chi phí ở khối văn phòng không được hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty không hạch toán các khoản chi phí thu mua, chi phí liên quan đến hàng mua vào tài khoản 1562 “chi phí mua hàng” mà đưa vào tài khoản 641 “chi phí bán hàng”. Như vậy là sai đối với chế độ kế toán hiện hành. Bản chất của chi phí mua hàng là gắn liền với giá trị của hàng hoá mua vào, chi phí này được phân bổ tỷ lệ với lượng hàng bán, việc đưa chi phí mua hàng vào tài khoản 641 đã không phản ánh đúng đắn chi phí bán hàng trong kỳ. Mạng lưới bán hàng của công ty rộng lớn trong khu vực Tây Nam Bộ nhưng chưa được tổ chức sắp xếp hợp lý, phân bố chưa đồng đều nên chi phí lưu thông, vận chuyển vẫn còn cao. Bên cạnh các trang thiết bị hiện đại còn một số bồn chứa, đường ống, phương tiện vận tải đã xuống cấp, công suất thấp nhưng vẫn được sử dụng làm cho xăng dầu bị hao hụt, các chi phí bảo dưỡng còn chưa hợp lý. 2.3.3. Nguyên nhân - Khả năng kiểm soát chi phí kinh doanh vẫn còn hạn chế, vì nhiều nguyên nhân: + Trong những năm gần đây, tình hình giá cả xăng dầu thế giới tăng giảm bất thường, nền kinh tế gặp nhiều khó khăn. + Nhiều đại lý, cửa hàng xăng dầu quy mô kinh doanh lớn nhỏ khác nhau, chưa quản lý tốt trang thiết bị, các chi phí phát sinh chưa hợp lý nhưng công ty phải hỗ trợ sửa chữa gây ảnh hưởng đến chi phí của công ty. + Các khoản chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày, hàng giờ và có nhiều loại nên việc kiểm soát chặt chẽ là không dễ dàng + Một số nhân viên còn thiếu trách nhiệm, chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. + Các hoạt động quản lý còn nhiều thiếu sót, chưa chặt chẽ trong việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty. - Các khoản chi phí kinh doanh của công ty còn rất cao chủ yếu là giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí tài chính…chính điều này đã làm giảm lợi nhuận của Công ty. Nguyên nhân là do đặc điểm kinh doanh của công ty là hoạt động thương mại, giá vốn hàng bán phụ thuộc vào giá mua và chi phí mua. Hoạt động tạo ra lợi nhuận là bán hàng nên chi phí bán hàng cũng rất cao, do phải trả lương cho nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, …Chi phí tài chính cao là do là do lãi suất cho vay của các tổ chức tín dụng cao. Những điều này làm cho chi phí kinh doanh tăng. - Công ty chưa có bộ phận marketing chuyên nghiệp nên việc nắm bắt thông tin kinh doanh từ thị trường còn nhiều hạn chế, công tác quảng bá, kiểm soát chi phí bán hàng còn chưa hiệu quả. CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ 3.1. Định hướng phát triển của Công ty Xăng dầu Vĩnh Long trong năm 2014 - Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất + Đầu tư mới 02 cửa hàng bán lẻ xăng dầu để thực hiện mục tiêu chiếm lĩnh thị trường bán lẻ. Vì chỉ có bán lẻ mới ổn định sản lượng, doanh thu và lợi nhuận. + Mua mới 01 xe bồn vận chuyển xăng dầu sức chứa 14.000 lít phục vụ cho công tác kinh doanh của công ty. + Bảo quản, sửa chữa trang thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh của công ty. + Phát triển thêm đại lý bán lẻ xăng dầu, đầu tư máy móc, thiết bị cho đại lý nhằm ràng buộc mối quan hệ kinh doanh lâu dài + Trang bị bảo hộ lao động cho nhân viên lao động theo tiêu chuẩn của Bộ Lao động, thương binh và xã hội. - Đào tạo, huấn luyện kỹ năng và nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên bán hàng, tập huấn công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy…đảm bảo vệ sinh môi trường. - Ứng dụng công nghệ thông tin tập trung khai thác vận hành hệ thống ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp) và khẩn trương triển khai hệ thống Egas (quản lý cửa hàng xăng dầu) bảo đảm tích hợp hệ thống, vận hành an toàn phục vụ kịp thời, chính xác công tác dự báo, quản trị tiền - hàng, hóa đơn, chứng từ, số liệu để phục vụ mục tiêu kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí. - Công ty chủ trương tăng cường đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực song song với phát triển hệ thống cơ sở vật chất, phát triển các kênh phân phối xăng dầu, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Quan trọng hơn, công ty sẽ chú trọng đặc biệt đến vấn đề xây dựng văn hoá doanh nghiệp nhằm nâng cao hơn nữa năng lực cạnh tranh, hướng đến tăng trưởng và phát triển bền vững. 3.2. Kiến nghị 3.2.1. Biện pháp giảm chi phí kinh doanh Sau khi tìm hiểu thực tế tình hình tại công ty, em thiết nghĩ để công ty có thể tổ chức kinh doanh ngày một hợp lý hơn nữa và ngày càng đạt được những thành công trong việc kinh doanh thì công ty có thể thực hiện một số biện pháp giảm chi phí như sau: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Bộ máy tổ chức của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tương đối đơn giản, gọn nhẹ. Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty cần tiếp tục hoàn thiện hơn nữa bộ máy các phòng ban, bộ phận nhằm tạo ra một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ nhưng đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu của quá trình kinh doanh. Với một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên các phòng ban đều nắm được từng nhiệm vụ cụ thể của mình, có trách nhiệm cao đối với mọi hoạt động của công ty, hầu như không có hiện tượng thiếu trách nhiệm, công việc bị chậm trễ…Do bộ máy gọn nhẹ nên mỗi bộ phận đều có thể tự tạo ra cho mình được phong cách làm việc, hoạt động thực sự linh hoạt, cân đối và hiệu quả. Chức năng quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, cá nhân trong công ty luôn được xác định rõ ràng nên không bị trùng lắp và bất hợp lý. Giảm chi phí vận chuyển: cần thực hiện hợp lý các quãng đường vận chuyển, tránh việc vận chuyển vòng, ít qua các khâu trung gian sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển, hao hụt, sử dụng tối đa công suất và trọng tải của các phương tiện vận tải, đảm bảo an tòan hàng hóa. Ngoài ra công ty cần đầu tư thêm phương tiện vận chuyển để giảm bớt được các khoản chi phí. Giảm chi phí hao hụt: mặc dù đã có sự bù đắp chi phí hao hụt ở phía Tổng công ty nhưng lượng bù đắp còn thấp so với lượng hao hụt, vì vậy công ty cần quan tâm hơn trong việc bảo quản hàng hóa, đặc biệt là ở khâu vận chuyển đối với mặt hàng xăng dầu, thực hiện các phương pháp giảm hao hụt như: + Các bể chứa phải chứa đầy để không tạo khoản trống cho xăng dầu bay hơi. + Tiến hành đo dầu lấy mẫu vào thời điểm nhiệt độ thấp như sáng hoặc tối. + Sơn các bể chứa có màu sáng để chống hấp thụ nhịêt. + Quá trình nhập xăng dầu phải liên tục cho đến khi đầy mới thôi. + Xây dựng chương trình đảm bảo đo lường, nghiên cứu và tổ chức thực hiện các biện pháp giảm hao hụt. + Xây dựng mức hao hụt cho từng khâu, từng bể chứa của kho và kèm theo chế độ thưởng phạt nghiêm minh tùy theo tỷ lệ hao hụt hay tiết kiệm. + Phát hiện kịp thời, xác định nguyên nhân, biện pháp xử lý cũng như biện pháp khắc phục kịp thời các rủi ro. Giảm bớt chi phí khấu hao: Bằng cách tiến hành thanh lý hay nhượng bán một số tài sản không cần dùng, quản lý chặt chẽ khấu hao phí các phòng nghiệp vụ….chủ động xây dựng các khoản mức phí nhằm đảm bảo tính công bằng, tiết kiệm và hiệu quả cho công ty. Giảm chi phí bán hàng: Thường xuyên tập huấn nghiệp vụ bán hàng, quản lý, nâng cao trình độ cho nhân viên ở công ty nói chung và các cửa hàng, đại lý nói riêng. Tổ chức, rà soát lại lực lượng nhân viên bán hàng nếu cần thiết nên giảm bớt số lượng nhân viên bán hàng, tập trung đào tạo nghiệp vụ, trình độ cho một nhóm nhân viên có khả năng đảm nhiệm tốt công tác bán hàng như vậy vừa tiết kiệm chi phí bán hàng vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Cải tiến công tác tuyển dụng: Công tác tuyển dụng cần phải tiến hành nghiêm túc, phải qua kiểm tra sát hạch trình độ theo đúng quy chế tuyển dụng của công ty và Nhà nước, đảm bảo thu hút được lao động có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt. Tránh tuyển dụng tràn lan, gây lãng phí hoặc thiếu lao động, không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Cải tiến bộ máy quản lý hành chính cho phù hợp với sự phát triển của công ty, có chế độ khen thưởng hợp lý khi nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời nghiêm khắc kiểm điểm các nhân viên sai phạm, không có trách nhiệm, giảm bớt các chi phí hành chính không cần thiết, sớm đưa vào sử dụng chính thức hệ thống ERP để tăng cường quản trị, tiết kiệm chi phí. 3.2.2. Đối với công tác kế toán chi phí kinh doanh của công ty - Công ty có thể tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp riêng ra. + Điều này có thể mang lại sự rõ ràng cho từng loại chi phí. Khi chi phí phát sinh ta thấy được chi phí này là ở bộ phận nào, dùng vào việc gì,...để khi muốn phân tích các chi phí ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh, cắt giảm chi phí một cách hợp lý thì việc này sẽ dễ dàng thực hiện hơn. + Khi chi phí phát sinh thuộc về chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán hạch toán: Nợ TK 642 Chi phí QLDN phát sinh. Có TK có liên quan TK 111/ TK 112,... + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển một lần toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Kết chuyển của chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Công ty nên sử dụng tài khoản 1562 “chi phí mua hàng” để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá. Với đặc điểm là hàng hoá nhập khẩu giá trị cao, chi phí thu mua lớn thì việc tổng hợp, phản ánh, phân bổ chính xác chi phí mua hàng là rất quan trọng và thiết thực trong công tác kế toán tại công ty. - Đối với chi phí quản lý: + Tổ chức hoàn thiện bộ máy quản lý trên cơ sở gọn nhẹ và có hiệu quả. Thực hiện chọn lọc, tinh giảm bớt bộ máy quản lý góp phần giảm bớt chi phí tiền lương ở bộ phận này nhưng vẫn đảm bảo quản lý tốt hoạt động kinh doanh. + Cần xây dựng những qui định, định mức cụ thể đối với một số khoản chi phí quản lý hành chính như: chi phí tiếp khách, hội họp, công tác phí…để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và hạch toán chi phí, giảm được những khoản chi phí bất hợp lý phát sinh. + Thực hiện khoán chi phí điện thoại, điện báo với khối văn phòng để tiết kiệm chi phí dịch vụ mua ngoài, thêm vào đó phải tăng cường công tác quản lý, sử dụng đúng mục đích công việc. Ngoài ra, những khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp không nên hạch toán chung vào chi phí bán hàng để xác định đúng đắn chi phí quản lý, không làm tăng giả tạo khoản chi phí bán hàng. - Về mặt quản lý công tác hạch toán kế toán công ty cần phải có các biện pháp kiểm sát chặt chẽ và thường xuyên hơn, thường xuyên tiến hành kiểm tra đột xuất tất cả các khâu trong quá trình hạch toán tiêu thụ cũng như đối với các nghiệp vụ khác, đặc biệt trong khâu kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo các chứng từ đó phải có đầy đủ cơ sở pháp lý. - Cần bổ sung nhân sự cho phòng Tài chính - Kế toán. Số lượng nhân viên kế toán của công ty hiện nay còn thiếu so với quy mô và số lượng công việc thực tế đòi hỏi. Mặc dù các nhân viên kế toán đều là những cán bộ trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn, luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình góp phần không nhỏ vào sự nghiệp phát triển của công ty. Mặt khác, hình thức sổ kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ nên công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ, mà khối lượng công việc lại hoàn toàn do Kế toán trưởng đảm nhiệm. Do vậy, việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban GĐ sẽ không đảm bảo về mặt thời gian cũng như độ chính xác. Do đó yêu cầu cấp thiết đặt ra cho công ty là phải tuyển thêm nhân viên kế toán. Bởi vì khi số lượng nhân viên kế toán được bổ sung, khối lượng công việc của kế toán sẽ được san sẻ bớt. Như vậy sẽ đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ của yêu cầu công việc. KẾT LUẬN ˜&™ Trong điều kiện kinh tế hiện nay, xăng dầu hiện là một mặt hàng chiến lược quan trọng của Nhà Nước ta. Cũng chính vì điều đó mà các Công ty Xăng dầu ở Việt Nam điều thuộc quyền sở hữu của Nhà Nước. Lợi thế của công ty là trên địa bàn công ty chiếm thị phần kinh doanh khá lớn. Sự lớn mạnh không ngừng của Thành Phố Vĩnh Long trở thành một thành phố trực thuộc tỉnh, đồng thời sự tập trung nhiều nhà máy sản xuất và các công trình thương mại trong hiện tại và tương lai ở Khu công nghiệp Hoà Phú là một lợi thế về thị trường mà không phải công ty nào cũng có. Tuy nhiên, Công ty Xăng Dầu Vĩnh Long cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình hoàn thiện mình do phải thích ứng với sự thay đổi của thị trường. Tình hình lên xuống bất thường của giá cả xăng dầu của thị trường thế giới làm ảnh hưởng không ít đến việc kinh doanh của công ty. Chi phí kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng làm tăng hoặc giảm lợi nhuận của công ty nếu chi phí kinh doanh lớn và doanh thu kinh doanh thấp hoặc cố định thì lợi nhuận sẽ giảm do vậy cần hạ thấp chi phí kinh doanh càng nhiều càng tốt mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong suốt thời gian thực tập tại công ty em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các Anh Chị trong công ty, nhờ vậy giúp em hiểu thêm về cách quản lý chi phí trong kinh doanh, công tác tổng hợp sổ sách và quy trình làm kế toán chi phí tại công ty từ đó em có thể áp dụng những kiến thức được học vào thực tế tốt hơn. Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn và kinh nghiệm thực tế của em còn hạn chế nên việc tổng hợp điều tra và phân tích số liệu bài khóa luận của em còn gặp nhiều khó khăn không tránh khỏi những sai sót, song với kết quả đạt được của đề tài giúp bản thân em có điều kiện nâng cao khả năng lý luận về chi phí thực tiễn trong kinh doanh, em hy vọng đề tài sẽ góp phần nhỏ bé vào công việc kế toán chi phí kinh doanh và biện pháp giảm chi phí kinh doanh thực tiễn tại công ty, em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy Cô, cũng như từ phía công ty để bài khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC BÁO CÁO KẾT QUẢ HỌAT ĐỘNG KINH DOANH ĐVT: ngàn đồng Chỉ tiêu Mã số Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2012/2011 Năm 2013/2012 Chênh lệch % Chênh lệch % 1. Doanh thu BH và cung cấp DV 1 1.137.741.681 1.533.614.773 1.601.063.730 395.873.092 34,79 67.448.957 4,40 2. Các khoản giảm trừ DT 2 0 0 0 0 0 0 0 3. Doanh thu thuần về BH và cung cấp DV (10 = 01 - 02) 10 1.137.741.681 1.533.614.773 1.601.063.730 395.873.092 34,79 67.448.957 4,40 4. Giá vốn hàng bán 11 1.109.315.888 1.509.222.540 1.550.566.066 399.906.652 36,05 41.343.526 2,74 5. Lợi nhuận gộp về BH và cung cấp DV (20 = 10 - 11) 20 28.425.793 24.392.233 50.497.664 -4.033.560 -14,19 26.105.431 107,02 6. DT hoạt động tài chính 21 455.304.210 714.336.975 815.361.000 259.032.765 56,89 101.024.025 14,14 7. Chi phí tài chính 22 485.744.005 740.844.173 870.632.902 255.100.168 52,52 129.788.729 17,52 8. Chi phí BH 24 7.696.213 15.899.134 18.492.897 8.202.921 106,58 2.593.763 16,31 9. Chi phí QLDN 25 0 0 0 0 0 0 0 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD {30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)} 30 -9.710.215 -18.014.099 -23.267.135 -8.303.884 85,52 -5.253.036 29,16 11. Thu nhập khác 31 1.848.538 185.440 861.555 -1.663.098 -89,97 676.115 364,60 12. Chi phí khác 32 1.482.975 2.012.621 1.798.395 529.646 35,72 -214.226 -10,64 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 365.563 -1.827.181 -936.840 -2.192.744 -599,83 890.341 -48,73 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 -9.344.652 -19.841.280 -24.203.975 -10.496.628 112,33 -4.362.695 21,99 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 0 0 0 0 0 0 0 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 0 0 0 0 0 0 0 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN (60 = 50 – 51 - 52) 60 -9.344.652 -19.841.280 -24.203.975 -10.496.628 112,33 -4.362.695 21,99 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Xăng dầu Vĩnh Long) CÔNG TY XĂNG DẦU VĨNH LONG VĂN PHÒNG CÔNG TY XD VĨNH LONG PHIẾU THU Loại tiền: VND Số phiếu thu: 1453 TK Nợ: 1111000000 MTK: 0000002265 Người nộp tiền: CHXD Trung Nghĩa Mã khách: C71051 Địa chỉ: Nội dung: CH Trung Nghĩa nộp tiền bán hàng. Cường Diễn giải Số tiền Tài khoản Có CH Trung Nghĩa nộp tiền bán hàng. Cường 28.120.000 1312000000 Tổng cộng: 28.120.000 VND Bằng chữ: Hai mươi tám triệu một trăm hai mười nghìn đồng chẵn. Kèm theo: chứng từ gốc Vĩnh Long, ngày 26 tháng 03 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ Người lập phiếu CÔNG TY XĂNG DẦU VĨNH LONG VĂN PHÒNG CÔNG TY XD VĨNH LONG PHIẾU CHI Loại tiền: VND Số phiếu chi: 739 TK Có: 1111000000 MTK: 0000002070 Người nhận tiền: Lâm Thị Nhi Mã khách: Địa chỉ: CHXD Số 2 Nội dung: Chi phí kiểm đếm TM nộp NH của CH Số 2 Diễn giải Số tiền Tài khoản Nợ Chi phí kiểm đếm TM nộp NH của CH Số 2 354.965 6411125300 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của HHDV 35.497 1331100000 Tổng cộng: 390.462 VND Bằng chữ: Ba trăm chín mươi nghìn bốn trăm sáu mươi hai đồng chẵn. Kèm theo: 19 chứng từ gốc Vĩnh Long, ngày 19 tháng 03 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/004 CÔNG TY XĂNG DẦU VĨNH LONG (Liên 1: Lưu) Ký hiệu: AA/12P Ngày 28 tháng 3 năm 2014 Số: 0067601 Đơn vị bán hàng: Công ty Xăng dầu Vĩnh Long Địa chỉ: Số 114A Lê Thái Tổ, Phường 2, TP Vĩnh Long, Vĩnh Long Mã số thuế: 1500207131 Cửa hàng: Xăng dầu TT Cái Nhum Người mua hàng: Đơn vị mua hàng: Cty CP Xây dựng & PTNT Vĩnh Long Mã số thuế: 1500175634 Địa chỉ: Số 52 Nguyễn Huệ, P2, TP Vĩnh Long, Vĩnh Long Phương thức thanh toán: Tiền Mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xăng RON 92 Lít 232 22 445.45 5 207 334 Cộng tiền hàng 5 207 334 Tiền thuế GTGT (10%) 520 736 Tiền phí khác 0 Tổng số tiền thanh toán 5 728 080 Tổng số tiền thanh toán bằng chữ: Năm triệu bảy trăm hai mươi tám nghìn tám mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên)