Đề tài Kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty TNHH thương mại dịch vụ kế toán TAN LONG

cơ sở tốt để huy động các nguồn lực bao gồm: Trí lực – Nhân lực - Vật lực của công ty đảm bảo thực hiện hiệu quả chiến lược kinh doanh. Hình thành khung cảnh và bầu không khí thuận lợi, hoà đồng. Tạo điều kiện chuyển hoá nhiệm vụ thành các mục tiêu thích hợp và các biện pháp hoạt động cụ thể. 3. Đặc điểm hoạt động Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là dụng cụ y tế và thiết bị nhà bếp, nhưng để tiện khi phân tích em xin nói riêng về thiết bị nhà bếp. Bên cạnh đó công ty còn một số hoạt động như: thực hiện dịch vụ lắp đặt, bảo trì và sửa chữa thiết bị bếp, tư vấn thiết kế và lắp đặt hệ thống dây chuyền giặt là cho khách sạn, nhà máy, bệnh viện… Để có được sự hài lòng của khách hàng công ty luôn đặt tầm quan trọng đặt biệt đối với chất lượng của cả sản phẩm và nhân sự của công ty. Đối với vấn đề nhân sự, các nhân viên đều được đào tạo cả trong và ngoài nước nhằm trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn về các dòng sản phẩm. Bên cạnh đó công ty còn cung cấp một dịch vụ hậu mãi thật tốt. Các kỹ sư được đào tạo chính hãng của công ty có thể thực hiện dịch vụ kỹ thuật cao nhất cần thiết cho từng dòng sản phẩm. Công ty còn thuê các kỹ sư nước ngoài làm công việc bảo dưỡng những thiết bị và sản phẩm tinh vi do công ty phân phối Với phương châm “SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG LÀ TRÊN HẾT” người tiêu dùng sẽ cảm nhận được sự hài lòng cao nhất khi đến với công ty với bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. IV. Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty Tân Long 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Tân Long Giám đốc Kho hàng Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Phòng nhân sự PKD về thiết bị y tế PKD về thiết bị nhà bếp 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Giám đốc - Giám đốc là người quản lý cũng là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Xây dựng chiến lược, chính sách và các mục tiêu chất lượng cho từng thời kỳ. Đồng thời chịu mọi trách nhiệm với nhà nước. - Điều hành các cuộc họp, xem xét, đánh giá hiệu quả phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phòng ban. - Ký các hợp đồng và phụ kiện hợp đồng khi có phiếu đề xuất. - Phụ trách phê duyệt các văn bản về nội quy. Phòng nhân sự. - Thay mặt điều hành mọi hoạt động của công ty khi giám đốc vắng mặt. - Tổ chức các phong trào thi đua. - Chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực. - Ký kết và phê duyệt các hợp đồng thay giám đốc - Chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề về nhân sự như : nghỉ phép, lương bổng. - Giải quyết mọi vướng mắc với các cơ quan hữu quan của nhà nước về xuất nhập khẩu. - Mọi việc báo cáo với giám đốc. Phòng xuất nhập khẩu. - Tham mưu cho giám đốc về công tác đối ngoại, các luật quốc tế về thương mại, thanh toán, bảo hiểm, vận tải pháp chế, chính sách khách hàng và thị trường tranh tụng quốc tế. - Làm việc với cơ quan hữu quan liên quan đến xuất nhập khẩu. - Liên hệ với cảng, sân bay để giao nhận hàng. - Tổ chức hệ thống xuất nhập khẩu theo quy chế vào các quy định của công ty và phòng xuất nhập khẩu. Phòng kinh doanh. - Cùng với Giám đốc tổ chức đàm phán, soạn thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế. - Triển khai, lập kế hoạch về quá trình lưu chuyển hàng hoá, các phương án kinh doanh trong năm, quí, tháng. - Nghiên cứu, mở rộng khai thác thị trường tiêu dùng và mạng lưới kinh doanh của Công ty. - Tổ chức tiếp thị, quảng cáo, thu thập thông tin giá cả và nhu cầu của thị trường, mở rộng các điểm mua bán hàng hóa nhằm chiếm lĩnh thị trường và thu hút khách hàng. - Thực hiện giao dịch, lên đơn đặt hàng, tiếp nhận thông tin khách hàng về sản phẩm, về tác phong hoạt động. Phòng kế toán. - Tham mưu cho giám đốc các chế độ chính sách về tài chính, kế toán, ngân hàng, thanh toán quốc tế. - Có nhiệm vụ hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, quyết toán quý, năm, kiểm kê đánh giá lại sản phẩm. - Báo cáo tổng hợp các chỉ tiêu và thực hiện phần nộp ngân sách các khoản thuế theo đúng luật định. - Quản lý các quỹ, các nguồn vốn và tiền mặt. - Theo dõi đối chiếu thanh toán công nợ và trả nợ cho khách. - Kiểm soát hoạt động thu chi tài chính, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng, ký quỹ. - Quản lý các hợp đồng kinh tế. - Tổ chức lưu giữ hồ sơ tài liệu liên quan đến các vấn đề tài chính của công ty. Kho hàng. - Lưu trữ và bảo quản hàng hóa. - Lập kế hoạch tồn kho hợp lý. - Lập phiếu xuất kho, nhập kho. - Theo dõi nhập xuất lượng hàng thực tế. - Cuối tháng phối hợp với kế toán kiểm tra hàng tồn kho và làm báo cáo tồn kho. Phòng kinh doanh về thiết bị nhà bếp. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, khách hàng về những sản phẩm liên quan đến thiết bị nhà bếp. Phòng kinh doanh về thiết bị y tế. - Chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, khách hàng về những sản phẩm liên quan đến thiết bị y tế, tham gia đấu thầu, dự các buổi hội nghị của sở y tế. V. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Tân Long 1. Tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Hiện nay, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Với hình thức này, toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh đều được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của Công ty. 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 1.3 Phân nhiệm trong bộ máy kế toán * Kế toán trưởng - Là người đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty, có trách nhiệm theo dõi tình hình tài chính, quản lý và điều hành Phòng kế toán. - Tham mưu cho Giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính, sử dụng vốn trong kinh doanh, chính sách kế toán và soạn thảo văn bản có liên quan đến ngân hàng. - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động kế toán tài chính của Công ty. - Hỗ trợ phân công giao việc, điều động các kế toán viên thực hiện nhiệm vụ theo từng kế hoạch cụ thể của Giám đốc, kiểm tra toàn bộ công việc của nhóm. - Chủ trì buổi họp, hội ý, trao đổi công việc của bộ phận kế toán. - Chịu trách nhiệm liên đới về công việc của các kế toán viên trong phòng ban kế toán. - Lập và xác định mục tiêu chất lượng của phòng kế toán để hạn chế hay tích cực phát huy những ưu và khuyết điểm của phòng kế toán. * Kế toán hàng hóa - Nhập liệu tình hình mua, bán hàng hóa của Công ty, hàng tháng lên báo cáo nhập – xuất – tồn. - Ghi sổ chi tiết hàng hóa, chi tiết bán hàng. - Thực hiện việc đối chiếu số liệu kho hàng với thủ kho. - Theo dõi doanh thu theo tháng, quý, năm để báo cáo lên Kế toán trưởng. * Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Lập phiếu thu chi, mở sổ kế toán tiền mặt và phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại Công ty; khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ, đồng thời báo cáo tình hình quỹ tiền mặt cho Kế toán trưởng. - Mở sổ kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi các khoản thanh toán, các khoản vay, ký quỹ qua ngân hàng. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc với chứng từ của Ngân hàng gửi đến để xử lý kịp thời nếu có sự chênh lệch. * Kế toán công nợ - Mở sổ và tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian (ngắn hạn, dài hạn. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản. - Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc để có biện pháp xử lý (nợ trong hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn, các đối tượng có vấn đề . . .). * Kế toán tổng hợp - Căn cứ vào chứng từ gốc lập nhật ký chung. - Tổ chức, ghi chép các số liệu phát sinh, hạch toán kế toán, xác định kết quả kinh doanh. - Quản lý sổ sách kế toán, lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh. - Liên hệ giao dịch cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cơ quan Thống kê. - Lập báo cáo thuế, báo cáo thống kê, và các mẫu biểu qui định nộp từng kỳ. - Theo dõi kiểm tra đối chiếu số liệu của các bộ phận có liên quan để lập báo cáo kế toán. * Thủ quỹ - Thu, chi tiền theo phiếu thu, chi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc và người lập phiếu. - Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo không thiếu hụt mất mát. - Hàng ngày, kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. 2. Vận dụng kế toán tại công ty 2.1 Hệ thống tài khoản áp dụng a. Hệ thống tài khoản Áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006. b. Nguyên tắc áp dụng - Niên độ kế toán bắt đầu từ : 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là tiền đồng Việt Nam. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá thực tế do Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì Theo phương pháp bình quân gia quyền tính vào cuối tháng. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định Theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. 2.2 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại công ty a. Hình thức kế toán + Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. + Sơ đồ: hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp Sổ quĩ tiền mặt, Tiền gửi NH Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng kê tổng Hợp số phát sinh Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Ghi haøng ngaøy Ghi cuoái thaùng Ñoái chieáu Ñoái chieáu b. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra và tập hợp để ghi sổ: - Ghi sổ nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái cho phù hợp. Đồng thời: - Các loại chứng từ gốc thanh toán như: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ được ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi nhân hàng. - Cuối quý và cuối niên độ, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu, bảng cân đối tài khoản và bảng kê tổng hợp số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước như: Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo tình hình thực hiện thuế, Thuyết minh báo cáo tài chính. c. Phương tiện tính toán, xử lý số liệu Hiện Công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính với các phần mềm WORD, ECXEL để soạn thảo văn bản, tính toán và quản lý cơ sở dữ liệu. 2.3 Hệ thống báo cáo tài chính Theo quy định hiện nay thì hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Bản thuyết minh báo cáo tài chính. 2.4 Công tác luân chuyển chứng từ: Công tác luân chuyển chứng từ ở công ty được tổ chức chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt đối với từng loại chứng từ, cụ thể là từ khi lập cho đến khi ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ dựa trên nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng. 2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán: Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đều có nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể và mỗi người sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về công viêc của mình. Mỗi nhân viên phụ trách từng phần hành kế toán và căn cứ trên số liệu của từng nhân viên kế toán mà kế toán tổng hợp sẽ lập các báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và khi đó nếu có sai sót xảy ra ở phần hành kế toán nào, số liệu nào… thì người phụ trách phần hành đó phối hợp với kế toán tổng hợp kiểm tra lại. Nghĩa là ớ Công ty việc kiểm tra kế toán không diễn ra thường xuyên và không có chủ động trước. Thế nhưng, cho đến nay, mọi sai sót đều không đáng kể lắm và cũng chưa có chuyện đáng tiếc xảy ra. Ngoài ra, như bất kỳ một doanh nghiệp nhà nước nào khác, Công ty cũng chịu sự kiểm tra kế toán của Bộ tài chính, của Cơ quan chủ quản… Và khi có sự kiểm tra đó thì từng nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ phải giải trình, đối chiếu số liệu với những người đi kiểm tra về phần hành đó. Phần 4: KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM DV KT TÂN LONG I. Những quy định chung về hàng hóa: 1. Đặc điểm kế toán hàng hóa tại công ty Công ty là một doanh nghiệp thương mại nên chủng loại hàng hoá rất phong phú, đa dạng, Vì vậy, để quản lý chi tiết hàng hóa, bộ phận kế toán tại công ty dùng các mã hàng hóa khác nhau để theo dõi từng mặt hàng. Công ty thuê xe tải nhẹ bên ngoài để vận chuyển hàng hóa mua bán trong nước (nếu chi phí vận chuyển do công ty chịu). Theo quy định, đối với hàng mua phải hạch toán phần chi phí vận chuyển vào tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”, nhưng việc xác định chi phí vận chuyển riêng cho hàng nhập và hàng xuất rất phức tạp và mất thời gian, nên kế toán hạch toán tất cả tiền chi phí vận chuyển vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Tất cả hàng hóa mua vào trong nước hoặc nhập khẩu đều được nhập kho rồi mới xuất bán, hiện kho hàng được đặt tại công ty. 2. Quản lý hàng hóa 2.1 Tại kho Do đặc thù hàng hóa của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều quy cách nên thủ kho theo dõi số lượng hàng hóa nhập xuất tồn trong kho bằng “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn” trên phần mềm Excel. Bảng này được theo dõi cho cả kho hàng và theo từng mã hàng, do công ty tự thiết kế theo yêu cầu quản lý. Minh họa: Mã Tên hàng H286 Bếp dùng Gas (H286) SL23B Máy rửa chén SL23B TR250 Máy đánh trứng TR250 BM35 Máy trộn thức ăn BM35 CATHETER-M-A Catheter cắt đốt Stinger M loại A CATHETER-M-B Catheter cắt đốt Stinger M loại B CATHETER-SM-A Catheter cắt đốt Stinger SM loại A CATHETER-SM-B Catheter cắt đốt Stinger SM loại B Bảng 1.1 Số lượng nhập, xuất trong ngày sau khi được nhập vào máy, máy sẽ tự động tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn bằng phần mềm Excel có cài sẵn công thức. Mỗi tháng sẽ được theo dõi bằng 1 file. Trong file sẽ có các sheet: Danh mục, Chi tiết Nhập, Chi tiết Xuất và Tổng hợp. Cuối mỗi tháng, thủ kho dựa vào số liệu trên sheet tổng hợp trên “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn” để làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu với kế toán. Ví dụ minh họa: CHI TIẾT NHẬP 156 Ngày Chứng từ Tên công ty Mã hàng Tên hàng SL DG TT 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh NH_NHAT01 Thớt nhựa 2.00 1,650,000 3,300,000.00 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh NH_NHAT02 Tủ ly 2.00 3,500,000 7,000,000.00 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh NH_NHAT03 Bàn inox 2 mặt 1.00 3,200,000 3,200,000.00 03/10/2008 35881 Cty TNHH SX TM Trường Sanh LION01 Sàn bếp Á Đơn 1.00 4,200,000 4,200,000.00 10/10/2008 51813 CN CTY TNHH TM DV VIỆT THÁI K7-5232 Kim hút 1.00 1,950,000 1,950,000.00 10/10/2008 51813 CN CTY TNHH TM DV VIỆT THÁI K4-5060 Kéo Vannas cong 1.00 9,800,000 9,800,000.00 10/10/2008 51813 CN CTY TNHH TM DV VIỆT THÁI K6-1020 Kiềm kẹp 1.00 14,900,000 14,900,000.00 Bảng 1.2 CHI TIẾT XUẤT 156 Ngày Chứng từ Tên công ty Mã hàng Tên hàng SL DG TT 03/10/2008 105856 Khách sạn Hoàn Cầu 42439 Ly bằng thuỷ tinh (42439) 36.00 03/10/2008 105856 Khách sạn Hoàn Cầu 42884 Ly bằng thuỷ tinh (42884) 12.00 10/10/2008 105860 Cty CP KS Hải Âu HBF400 Máy xay sinh tố (HBF400) 1.00 10/10/2008 105861 Cty CP KS Hải Âu TT2500 Bếp từ (TT2500) 2.00 11/10/2008 105863 Bệnh Viện ĐK Khu Vực Phú Phong K7-5232 Kim hút 1.00 11/10/2008 105863 Bệnh Viện ĐK Khu Vực Phú Phong K7-3502 Ống thông khí 1.00 Bảng 1.3 BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT TỒN STT Mã hiệu Tên VTHH ĐVtính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối SL G.Trị SL G.Trị SL G.Trị SL G.Trị 1 1000 MÁY PHA CÀ PHÊ 2 VÒI MAPPIA BỘ 1.00 4,963,420 0 - - - 1.00 4,963,420 2 10302 BÌNH ĐỰNG NGŨ CỐC(ĐÔI)(10302) CÁI 7.00 12,471,130 0 - 1.00 1,781,590.00 6.00 10,689,540 3 11100 ĐỒ KHUI HỘP BẰNG THÉP (11100) CÁI 1.00 381,859 0 - - - 1.00 381,859 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng Bảng 1.4 2.2 Tại phòng kế toán Kế toán hàng hóa tiến hành nhập số liệu và theo dõi hàng hóa bằng Sổ chi tiết hàng hóa và tình hình nhập xuất tồn trong tháng bằng phần mềm Excel có cài đặt sẵn công thức, tự động tính ra đơn giá xuất kho bình quân gia quyền vào cuối tháng. Kế toán hàng hóa chỉ nhập số liệu vào Sổ chi tiết hàng hóa khi có đầy đủ hóa đơn mua, bán hàng và phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng kế toán tổng kết Sổ chi tiết hàng hóa và tiến hành kiểm tra đối chiếu với “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn” của thủ kho theo số lượng. Số liệu tổng hợp trong “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa” theo từng mặt hàng được làm cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp trên tài khoản 156. II. Kế toán quá trình mua hàng 1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước 1.1 Phương thức mua hàng a. Mua hàng trực tiếp Phòng kinh doanh sẽ cử người trực tiếp đến mua hàng tại nhà cung cấp và trực tiếp chuyển hàng về công ty. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu. b. Mua hàng theo phương thức chuyển hàng Công ty ký hợp đồng mua hàng hoặc gọi điện trực tiếp đặt hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến giao tại kho của Công ty. Địa chỉ giao hàng được công ty quy định cụ thể trên hợp đồng hoặc báo trực tiếp qua điện thoại. Chi phí vận chuyển bên nào trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên. 1.2 Phương thức thanh toán tiền hàng Thông thường, mua hàng trong nước công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt là chủ yếu, được thực hiện qua 2 phương thức: - Thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng hóa, công ty sẽ thanh toán ngay cho nhà cung cấp. - Thanh toán trả chậm (mua chịu): Nhà cung cấp sẽ quy định về thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán đối với công ty. 1.3 Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hóa Hiện nay, Công ty xác định giá thực tế của hàng hóa mua vào theo công thức sau: Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng công ty không hạch toán vào tài khoản 1562 theo quy định mà hạch toán toàn bộ vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Công ty không sử dụng tài khoản cấp 2 “Tài khoản 1561” mà sử dụng tài khoản cấp 1 “Tài khoản 156” để hạch toán trị giá mua hàng hóa nhập kho. 1.4 Thủ tục chứng từ - Đơn đặt hàng - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi - Giấy báo nợ 1.5 Tài khoản sử dụng Tài khoản được sử dụng chủ yếu để phản ánh nghiệp vụ mua hàng là tài khoản 156 “Hàng hóa”. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Tài khoản 111 “Tiền mặt” Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng-Tiền Việt Nam” Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản 331 dùng để hạch toán cho cả khách hàng trong và ngoài nước, được theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp. 1.6 Quy trình ghi sổ Hằng ngày, kế toán nhận được Phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa theo từng mặt hàng về số lượng, trị giá tiền. Nếu thanh toán hàng bằng tiền mặt, sau khi lập phiếu chi kế toán tiền mặt sẽ tiến hành nhập Sổ chi tiết tiền mặt. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, sau khi lập Ủy nhiệm chi và chuyển cho Ngân hàng, kế toán căn cứ vào Giấy báo nợ của Ngân hàng để tiến hành nhập Sổ Tiền gửi Ngân hàng. Nếu mua theo phương thức tra chậm, Kế toán công nợ cập nhật và theo dõi trên Sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp. 1.7 Phương pháp hạch toán a. Mua hàng nhập kho bình thường 111,112 331 156 (2) (1) 133 (1) Khi nhận được hàng hóa, được giao đủ số lượng như đã ký trong hợp đồng. (2) Thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. Ví dụ: Ngày 01/10/2008, Công ty ký hợp đồng số TL/TS-2008-0108 với Công ty TNHH SX TM Trường Sanh. Công ty mua: - Thớt nhựa 2.00 1,650,000 3,300,000.00 - Tủ ly 2.00 3,500,000 7,000,000.00 - Bàn inox 2 mặt 1.00 3,200,000 3,200,000.00 - Sàn bếp Á Đơn 1.00 4,200,000 4,200,000.00 Tổng giá trị: 17,700,000 vnđ, VAT 10%: 1,770,000 vnđ, Tổng giá trị thanh toán: 19,470,000 vnđ - Ngày 01/10/2008 lập phiếu chi số PC01 để ứng trước tiền 50% cho người bán. (đính kèm bảng pho to ở phụ lục số 01) Nợ TK 331 9,735,000 vnđ Có TK 111 9,735,000 vnđ - Ngày 03/10/2008 Công ty TNHH SX TM Trường Sanh giao đầy đủ hàng và hóa đơn GTGT số 35881 ngày 03/10/2008, thủ kho làm phiếu nhập kho số 01 (đính kèm bảng pho to ở Phụ lục 02 - 03). Nợ TK 156 17,700,000 vnđ Nợ TK 133 1,770,000 vnđ Có TK 331 19,470,000 vnđ - Ngày 05/10/2008 lập phiếu chi số PC05 để thanh toán tiền hàng còn lại cho người bán. (đính kèm bảng pho to ở phụ lục 04) Nợ TK 331 9.735,000 vnđ Có TK 111 9,735,000 vnđ b. Mua hàng có phát sinh thừa, thiếu: b.1 Trường hợp thừa: Kế toán sẽ nhập kho đủ theo hợp đồng đã ký Nợ TK 156: Theo hợp đồng đã ký Nợ TK 133: Theo hợp đồng đã ký Có 331,111,112: Theo hợp đồng đã ký Đối với hàng thừa kế toán sẽ tạm giữ hộ bằng cách ghi Nợ TK 002, đồng thời báo cho bên bán để họ nhận lại hàng, khi bên bán nhận lại hàng kế toán tiến hành ghi Có TK 002. b.2 Trường hợp thiếu: Nếu bên bán không giao đủ số lượng hàng như trong hợp đồng đã ký trong khoảng thời gian đã quy định thì người bán phải trả một khoản phạt như trên hợp đồng đã quy định. Số tiền phạt sẽ khấu trừ trực tiếp vào tiền hàng hoặc trả vào tài khoản của Công ty trong thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng. c. Mua hàng có phát sinh tăng giá, giảm giá: Thông thường trường hợp này xảy ra là do người bán viết sai đơn giá, số tiền trên hóa đơn. + Trường hợp tăng giá: Khi nhận được hóa đơn , kế toán đã hạch toán: Nợ TK 156: theo hóa đơn Nợ TK 133 theo hóa đơn Có TK 331 theo hóa đơn Sau khi đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số thực tế nhập kho và thông báo cho bên bán thì kế toán ghi bút toán bổ sung giá vốn. Nợ TK 156 theo hóa đơn bổ sung giá vốn Nợ TK 133 theo hóa đơn bổ sung giá vốn Có TK 331 theo hóa đơn bổ sung giá vốn + Trường hợp giảm giá: Khi nhận được hóa đơn , kế toán đã hạch toán: Nợ TK 156 theo hóa đơn nhận được Nợ TK 133 theo hóa đơn nhận được Có TK 331 theo hóa đơn nhận được Khi nhận được thông báo giảm giá. Kế toán làm bút toán điều chỉnh: Nợ TK 156 ghi âm số tiền được giảm Nợ TK 133 ghi âm số thuế được giảm Có TK 331 ghi âm tổng tiền được giảm 2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hóa 2.1 Đặc điểm về nhập khẩu trực tiếp Công ty thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp trên cơ sở: Nghiên cứu thị trường, nắm bắt được nhu cầu khách hàng trong nước của bộ phận marketing trực thuộc phòng kinh doanh; kế hoạch dự trữ hàng tồn kho; đơn đặt hàng của khách hàng trong nước. Tại Công ty hàng nhập khẩu theo điều kiện CIF (Cost, Insurrance and Freight - tiền hàng, bảo hiểm và cước phí) Phương thức thanh toán mà công ty sử dụng trong quá trình nhập khẩu trực tiếp là phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T). Thời gian thanh toán sau một năm kể từ ngày nhận xong hàng. 2.2 Thủ tục, chứng từ nhập khẩu hàng hóa Khi có nhu cầu về hàng nhập khẩu, phòng kinh doanh tiến hành lập phương án cho lô hàng nhập khẩu và chuyển đến Giám đốc. Nếu được sự đồng ý của Giám đốc, phòng kinh doanh sẽ trực tiếp đàm phán, soạn thảo và tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với nhà xuất khẩu. Thông thường bộ chứng từ nhập khẩu của công ty bao gồm: - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). - Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L). - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) - Tờ khai Hải quan Biên lai thuế và phí các loại. 2.3 Phương pháp xác định giá thực tế của hàng nhập khẩu Hiện nay, Công ty xác định trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu theo công thức sau: Trong đó: 2.4 Tài khoản sử dụng Kế toán nhập khẩu trực tiếp sử dụng tất cả các tài khoản giống như kế toán mua hàng trong nước, đồng thời còn thêm một số tài khoản sau: Tài khoản 3333 “Thuế xuất, nhập khẩu” Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” Tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” 2.5 Quy trình ghi sổ Các loại sổ sách kế toán dùng để theo dõi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bao gồm: + Sổ đăng ký hợp đồng ngoại + Sổ mua hàng nhập khẩu Mẫu sổ đăng ký hợp đồng ngoại: Contract Invoice L/C Khách ngoại Tên hàng Theo L/C Theo dõi thanh toán No Date No Date No Date Số HĐ Trị giá Khi Công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng đối tác ở nước ngoài, kế toán theo dõi hàng nhập khẩu sẽ ghi vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại các nội dung sau: * Số của hợp đồng ngoại. * Ngày ký kết hợp đồng ngoại. * Tên của khách hàng ngoại. * Tên của mặt hàng nhập khẩu. * Tổng số tiền (ghi theo ngoại tệ). Sau khi ký hợp đồng ngoại thì khoảng vài ngày sau Công ty sẽ ký hợp đồng nội với khách hàng trong nước, kế toán sẽ ghi số của hợp đồng nội vào sổ đăng ký hợp đồng ngoại. Mẫu sổ mua hàng nhập khẩu: Số thứ tự Hợp đồng (Contract) Hóa đơn (Invoice) Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thanh toán Tiêu thụ trong nước Chứng từ Số tiền Hợp đồng Đơn vị Số lượng Số Ngày Số Ngày Số Ngày Số Ngày Sổ mua hàng nhập khẩu được mở chi tiết cho từng khách hàng ngoại. Nội dung ghi sổ: * Số thứ tự. * Hợp đồng (Contract): + Số: số của hợp đồng ngoại đã ký với khách hàng ngoại. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng. * Tên hàng: tên của mặt hàng nhập khẩu. * Số lượng: số lượng hàng cần nhập đã ký trong hợp đồng. * Đơn giá: đơn giá của mặt hàng (ghi theo ngoại tệ). * Thành tiền: Số lượng * Đơn giá. * Tiêu thụ trong nước: + Số: số của hợp đồng nội đã ký với khách hàng trong nước. + Ngày: ngày ký kết hợp đồng nội. Khi nào hàng về và nhận được Invoice của nhà xuất khẩu gửi thì kế toán mới ghi vào cột Hóa đơn (Invoice) và cột Thanh toán. * Hoá đơn: + Số: số của Invoice. + Ngày: ngày ghi trên Invoice. * Thanh toán: + Số: số của Invoice. + Ngày: ngày thanh toán cho ngân hàng. Nếu có chênh lệch so với hợp đồng phải ghi chú thêm. + Số tiền: giá trị của lượng hàng ghi trên Invoice. Quy trình ghi sổ của nhập khẩu trực tiếp cũng giống như nghiệp vụ mua hàng trong nước, chỉ khác là có thêm sổ sách của hai tài khoản 3333 và 33312. Đối với sổ chi tiết công nợ cũng được theo dõi trên phần mềm máy vi tính chi tiết theo mã khách hàng. Sổ sách kế toán nghiệp vụ nhập khẩu được theo dõi riêng đối với sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước và bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào đối với hàng nhập khẩu được theo dõi chi tiết riêng với bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào trong nước (nhưng vẫn hạch toán VAT đầu vào trên cùng sổ sách kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước). 2.6 Phương pháp hạch toán a. Mua hàng nhập kho bình thường 1) Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến hàng nhập để phản ánh trị giá hàng hóa nhập khẩu trực tiếp đã được nhập kho. (2) Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp. (3) Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ. (4) Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. (5) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu (chi phí kiểm dịch, bốc vác, lưu kho, bãi. . .). (6) Thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ, ghi nhận khoản chênh lệch tỷ giá. (7) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thanh toán nợ (chi phí ngân hàng). Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh tại công ty Ngày 03/10/08 Công ty ký hợp đồng nhập khẩu số CW/TL/KT10-2008-069 với Charles wembley (S.E.A) Co., Pte Ltd có trị giá ghi nhận trên hóa đơn thương mại là 740USD/CIF.HCM, thuế suất thuế GTGT của hàng nhập khẩu là 10%, thuế suất thuế nhập khẩu tùy thuộc vào từng mặt hàng, cụ thể như sau: STT Tên hàng hóa Trị giá nguyên tệ Thuế suất thuế nhập khẩu (%) 1 Bếp từ (Model: TT2500) 740 26% Tổng cộng 740 Ngày 21/10/08, nhận được thông báo hàng về đến cảng, công ty dịch vụ tiến hành lập và đăng ký Tờ khai Hải quan số 33023 (đính kèm phụ lục 05), tỷ giá giao dịch 16520 VND/USD. Ngày 22/10/08, Công ty nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu của Tờ khai Hải quan trên theo giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt sêri GY/2006B số 20467, với số thuế NK là 3,178,448đ, thuế GTGT hàng NK là 1,540,325đ, kế toán lập phiếu chi số 25 chi tiền nộp thuế, kế toán ghi: Nợ TK 3333: 3,178,448 Nợ TK 33312: 1,540,325 Có TK 111: 4,718,773 Ngày 28/10/08, đã hoàn thành thủ tục Hải quan, nhận được hàng và chuyển về nhập kho, kế toán hạch toán: + Căn cứ vào phiếu nhập kho số 12 và chứng từ nhập khẩu, phản ánh trị giá hàng hóa nhập khẩu trực tiếp đã được nhập kho: Nợ TK 156: 12,224,800 (740usd * 16520đ/usd) Có TK 331: 12,224,800 + Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 156: 3,178,448 (740usd * 16,520đ * 26%) Có TK 3333: 3,178,448 + Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 1331: 1,540,325 ([(740 * 16,520) + 3,178,448] * 10%)) Có TK 33312: 1,540325 Cùng ngày, công ty nhận được hóa đơn về phí giao nhận, phí chứng từ của công ty dịch vụ, đồng thời chi tiền mặt để thanh toán, cụ thể như sau: * Công ty TNHH TM DV GD: Hoá đơn GTGT sêri: GE/2008N số 161488 (Đính kèm phụ lục 06) về việc thu phí giao nhận và phí chứng từ với số tiền là 644,800đ, VAT 10%: 66,480 vnd, kế toán lập phiếu chi số 30 và ghi bút toán như sau: Nợ TK 641: 644,800 Nợ TK 133: 64,480 Có TK111 : 731,280 Ngày 18/10/2008, công ty thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu NKR Continental (M) SDN BHD theo hợp đồng nhập khẩu số: CW/TL/KT10-2008-076, Tk hải quan số 7798 ngày 17/10/2008 bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền là 1,600 USD, thủ tục phí ngân hàng là 10USD (PCT 5USD + DP 5USD), tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán nợ là 16,650USD, tỷ giá phát sinh tại thời điểm nhập khẩu là 16,514 USD, kế toán nhập uỷ nhiệm chi và phiếu chuyển khoản nước ngoài số 49402TT08BAH để chi trả cho số tiền trên, kế toán ghi: + Thanh toán nợ cho NKR Continental (M) SDN: Nợ TK 331: 26,422,400 (1,600USD * 16,514 đ) Nợ TK 413: 217,600 (26,640,000 – 26,422,400) Có TK 1121: 26,640,000 (1,600USD * 16,650 đ) + Thanh toán phí ngân hàng 10USD: Nợ TK 642: 166,500 (10USD * 16,650đ) Có TK 1121: 166,500 (10USD * 16, 650đ) * Trình tự hàng nhập kho và ghi sổ diễn ra giống như trường hợp mua hàng trong nước. * Tuy nhiên, có trường hợp hàng đã về đến cảng nhưng cuối tháng vẫn chưa làm xong thủ tục Hải quan để được nhận về nhập kho, kế toán không hạch toán vào tài khoản 151, mà qua tháng sau khi nhận được hàng kế toán hạch toán trực tiếp vào Tài khoản 156. * Từ những nghiệp vụ phát sinh kế toán tiến hàng ghi vào sổ nhật ký chung, sổ tiền mặt, tiển gửi ngân hàng, và sổ chi tiết tài khoản. Công ty TNHH TM DV KT Tân Long14/4 Thân Nhân Trung, P13, Q.TBMST: 0304902916 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có … … … … … … 28/10/2008 PKT Thuế NK TK 33023 phải nộp 156 3,178,448 3333 3,178,448 28/10/2008 PKT Thuế GTGT hàng NK phải nộp của TK 33023 1331 1,540,325 33312 1,540,325 … … … … … … Bảng 1.5 Công ty TNHH TM DV KT Tân Long14/4 Thân Nhân Trung, P13, Q.TBMST: 0304902916 SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 112 - Tiền gửi ngân hàng Tháng 10/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Có … … … … … … 18/10/2008 NH Thanh toán nợ Cho NKR, TK 7798 331 26,422,400 18/10/2008 NH Chênh lệch tỷ giá (16,650 - 16,514) * 1,600 usd 413 217,600 18/10/2008 NH Phí ngân hàng (10USD) 642 166,500 … … … … … … Bảng 1.6 Công ty TNHH TM DV KT Tân Long14/4 Thân Nhân Trung, P13, Q.TBMST: 0304902916 SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 111 - Tiền mặt Tháng 10/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ngày Số Nợ Có … … … … … … 22/10/2008 PC25 Nộp thuế NK TK số 33023 ngày 21/10/2008 3333 3,178,448 22/10/2008 PC25 Nộp thuế VAT TK số 33023 ngày 21/10/2008 33312 1,540,325 … … … … … … 28/10/2008 PC30 Trả phí giao nhận va phí chứng từ cho TK 33023 642 644,800 28/10/2008 PC30 Thuế VAT của phí giao nhận và phí chứng từ TK 33023 1331 64,480 … … … … … … Bảng 1.7 Công ty TNHH TM DV KT Tân Long14/4 Thân Nhân Trung, P13, Q.TBMST: 0304902916 SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 156 - Hàng hoá Tháng 10/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có … … … … … … 28/10/2008 NK12 Bếp từ (Model: TT2500) 331 12,224,800 28/10/2008 PKT Thuế NK TK 33023 phải nộp 3333 3,178,448 … … … … … … Bảng 1.8 b. Mua hàng có phát sinh thiếu Tại công ty xảy ra trường hợp nhập khẩu có phát sinh thiếu hàng là do nhà xuất khẩu giao thiếu. Theo điều kiện giao hàng CIF, mọi rủi ro về hàng hóa chuyển ngay sang cho Công ty sau khi hàng đã vượt qua lan can tàu ở cảng bốc hàng mặc dù nhà xuất khẩu chịu chi phí vận tải tới cảng dỡ hàng, do đó, trong trường hợp hàng thiếu, công ty phải chịu mọi thiệt hại. Tuy nhiên, nhà xuất khẩu đã có bản xác nhận hàng thiếu kịp thời cho công ty, vì vậy kế toán tiến hành hạch toán tương tự như trường hợp nhập khẩu hàng hóa nhập kho bình thường, nhưng có sự khác biệt là chỉ hạch toán theo trị giá và số lượng hàng thực nhận mà không hạch toán trị giá hàng thiếu. * Phương pháp hạch toán ở công ty cho trường hợp này: - Sau khi Hải Quan tiến hành kiểm hoá và phát hiện hàng thiếu so với khai báo và gửi chứng thư giám định về số hàng thiếu cho công ty, công ty tiến hành liên lạc với nhà cung cấp để có bản xác nhận hàng giao thiếu. - Hải Quan sẽ xác nhận và ra quyết định giảm số thuế Nhập khẩu và VAT cho những mặt hàng thiếu. - Công ty tiến hành nộp thuế ( nếu hàng nộp thuế ngay) cho số hàng thực nhận, và công ty tiến hành nhận hàng về kho, kế toán hạch toán như sau: + Căn cứ vào phiếu nhập kho và chứng từ nhập khẩu, phản ánh trị giá hàng hóa nhập khẩu trực tiếp đã được nhập kho theo số lượng thực nhận: Nợ TK 156: (trị giá số hàng thực nhận x tỷ giá) Có TK 331: ( trị giá số hàng thực nhận x tỷ giá) + Phản ánh số thuế Nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 156: (trị giá số hàng thực nhận x tỷ giá x thuế suất thuế nhập khẩu) Có TK 3333: (trị giá số hàng thực nhận x tỷ giá x thuế suất thuế nhập khẩu) + Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 1331: Có TK 33312: + Kế toán lập phiếu chi để nộp thuế: Nợ TK 3333: Nợ TK 33312: Có TK 111: * Dựa vào các nghiệp vụ trên, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, sổ tiền mặt, sổ chi tiết tài khoản giống như nhập khẩu trực tiếp bình thường. * Tại thời điểm tháng 10/2008 nghiệp vụ này không phát sinh c. Mua hàng có phát sinh tăng giá - Khi nhận được thông báo hàng đến, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan. - Công ty xuất tiền mặt nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 3333: số thuế nhập khẩu Nợ TK 33312: số thuế GTGT hàng nhập khẩu Có TK 111: tổng tiền thuế phải nộp - Sau khi có quyết định từ bên hải quan về việc tăng giá dẫn đến tăng thuế phải nộp, kế toán ghi: + Căn cứ phiếu nhập kho, tờ khai hải quan, thông báo tăng giá: Nợ TK 156: ghi theo giá trên thông báo tăng giá của hải quan Có TK 331: ghi theo giá trên thông báo tăng giá của hải quan + Phản ánh số thuế NK phải nộp: Nợ TK 156: ghi theo số thuế đã được tăng Có TK 3333: ghi theo số tuế đã được tăng + Phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 1331: ghi theo số thuế đã được tăng Có TK 33312: ghi theo số thuế đã được tăng + Kế toán tính toán chênh lệch và chi tiền nộp thêm phần thuế tăng: Nợ TK 3333: phần thuế nhập khẩu tăng Nợ TK 33312: phần thuế GTGT hàng nhập khẩu tăng Có TK 111: tổng phần thuế phát sinh tăng 3. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 3.1 Yêu cầu, thủ tục về việc nhập khẩu và kiểm nhận hàng a. Bên uỷ thác nhập khẩu: Ký hợp đồng uỷ thác nhập với công ty Tân Long, trong hợp đồng sẽ quy định trách nhiệm chi trả đối với lô hàng nhập ví dụ như: - Phí bốc dỡ, lưu kho, kiểm nghiệm, thuế nhập khẩu … - Thời gian thanh toán và nhận hàng. - Chịu trách nhiệm nếu khách nước ngoài không giao hàng đúng theo hợp đồng. - Thoả thuận phí nhập khẩu uỷ thác cho công ty Tân Long. b. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu: - Ký hợp đồng với khách nước ngoài (do công ty uỷ thác nhập khẩu chọn) - Thanh toán hộ tiền hàng, các phí phát sinh trong quá trình nhận hàng. - Hoàn tất cảc thủ tục nhập khẩu để nhận hàng. 3.2 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: + Khi nhận được hàng và xuất giao cho đơn vị ủy thác, hạch toán theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Nợ TK 131 Có TK 331 + Thuế nhập khẩu phải nộp. Nợ TK 131 Có TK 3333 + Thuế VAT của hàng nhập khẩu: Nợ TK 131 Có TK 33312 + Phí nhập khẩu ủy thác: Nợ TK 131 Có TK 5113 Có TK 33311 + Các khoản chi phí chi hộ cho bên ủy thác nhập phải thu lại. Nợ TK 131 Có TK 6418 Có TK 33311 + Thanh toán tiền hàng cho người bán, hạch toán theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng. Nợ TK 331 Có TK 1121 + Nộp thuế NK và GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 33312 Nợ TK 3333 Có TK 1121 + Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá hối đoái. Nợ TK 131 Có TK 413 Nợ TK 413 Có TK 331 III/ Kế toán quá trình bán hàng 1. Phương thức bán hàng 1.1 Phương thức bán hàng qua kho: Chuyển hàng đến giao tại kho khách hàng: khách hàng đến Công ty đặt hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, công ty sẽ chuyển hàng cho khách hàng bằng phương tiện vận chuyển tự có hay thuê ngoài. Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty cho đến khi khách hàng nhận được hàng. 1.2 Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng: Ở Công ty, chỉ có phương thức bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Công ty mua hàng của bên bán và giao hàng cho khách hàng tại một địa điểm quy định (thường là ở cụm cảng TP.HCM). Sau đó, Công ty chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng với bên bán và thu tiền hàng của khách hàng. 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước: 2.1 Chứng từ sử dụng: a) Trường hợp bán hàng qua kho (chuyển hàng đến giao tại kho khách hàng): Hợp đồng mua bán Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho Biên bản giao hàng b) Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng: Hợp đồng mua bán Hoá đơn GTGT Biên bảng giao hàng 2.2 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hóa” (trường hợp bán hàng qua kho). Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Để theo dõi công nợ được dễ dàng và chi tiết, mỗi khách hàng sẽ được tạo một mã tài khoản khách hàng. Do đó, tài khoản 131 được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng như sau: Tài khoản 131K_KFC: Công ty Liên doanh TNHH KFC Việt Nam. Tài khoản 131K_MCHAUA:Công ty TNHH Một Châu Á. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” Tài khoản 33311 “Thuế GTGT đầu ra” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” 2.3 Tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền 2.4 Quy trình ghi sổ: Khi có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng trực tiếp điện thoại yêu cầu công ty báo giá. Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm lập Bảng báo giá và gửi cho khách hàng. Nếu đồng ý với giá công ty đưa ra, sẽ có hai phương thức đặt hàng từ khách hàng: ký kết Hợp đồng kinh tế hoặc Gửi đơn đặt hàng. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, Bộ phận kinh doanh sẽ lập lệnh xuất kho, kèm hóa đơn bán hàng hoặc Phiếu giao hàng. Lệnh xuất kho phải được ký duyệt của Giám đốc hoặc Trưởng phòng kinh doanh. Lệnh xuất kho được lập thành 2 liên: Liên 1 lưu, liên 2 chuyển xuống kho. Lệnh xuất kho kèm hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên : liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao khách hàng, liên 3 chuyển bộ phận kế toán. Thủ kho căn cứ theo Lệnh xuất kho kèm Hóa đơn bán hàng lập Phiếu xuất kho để xuất hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : liên 1 giao cho bộ phận bán hàng trực thuộc phòng kinh doanh, liên 2 giao kế toán, liên 3 lưu tại kho. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, chữ ký của người giao hàng. Sau khi hàng được kiểm giao xuất kho, thủ kho tiến hành nhập đủ số lượng theo từng mặt hàng và mã hàng vào “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn”, đồng thời chuyển phiếu xuất kho cho kế toán. 2.5 Phương pháp hạch toán 5111 131 111,112 1561 632 (2) (3) (1) 33311 (1) Căn cứ vào phiếu xuất kho, liên 3 hóa đơn bán hàng có chữ ký của khách hàng, kế toán kết chuyển tất cả trị giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ trong tháng vào cuối tháng. (2)Ghi nhận doanh thu bán hàng đã xác định tiêu thụ. (3)Khi thu nợ khách hàng. * Khi lập hóa đơn và xuất hàng chuyển giao cho khách, đợi đến khi nhận được liên 3 hóa đơn bán hàng có chữ ký của khách hàng, kế toán mới tiến hành nhập số liệu Sổ chi tiết hàng hóa, đồng thời ghi nhận doanh thu đã thực hiện vào Sổ chi tiết bán hàng. Vì công ty áp dụng đơn giá xuất kho bình quân gia quyền cuối tháng, nên cuối tháng, kế toán mới tiến hành kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ. * Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh tại công ty: - Ngày 22/10/2008, Công ty xuất hàng chuyển giao cho Công ty Cổ Phần Linh Anh theo đơn đặt hàng, chi phí vận chuyển công ty chịu. Bộ phận bán hàng lập lệnh xuất kho kèm hóa đơn GTGT sêri: LD/2008N số 105870 (đính kèm phụ lục 08) với số tiền là 83,328.195đ, thuế GTGT 10% là 8,332,819đ, chuyển xuống kho yêu cầu xuất hàng. Căn cứ vào lệnh xuất kho, thủ kho lập phiếu xuất kho 29 (đính kèm phụ lục 09) và tiến hành kiểm giao hàng xuất. - Ngày 23/10/2008, kế toán nhận được liên 3 của hóa đơn bán hàng có chữ ký của khách hàng, tiến hành nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa, kế toán hạch toán: Ghi nhận doanh thu đã thực hiện: Nợ TK 131: 91,661,014 Có TK 511: 83,328,195 Có TK 3331: 8,332,819 Cuối tháng, kết chuyển toàn bộ trị giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thu trong tháng. Trị giá vốn hàng bán Nợ TK 632: 79,234,543 Có TK 156: 79,234,543 Ngày 25/10/2008 công ty CP Linh Anh thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu số 27 (đính kèm phụ lục 10) và ghi: Nợ TK 111: 91,661,014 Có TK 131: 91,661,014 Phần 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 1. Về nhân sự kế toán – bộ máy tổ chức kế toán * Nhận xét Hieän nay, Coâng ty toå chöùc boä maùy keá toaùn theo hình thöùc taäp trung ôû phoøng keá toaùn taøi chính cuûa Coâng ty. Theo hình thöùc naøy, taát caû caùc coâng vieäc keá toaùn nhö: phaân loaïi chöùng töø, ñònh khoaûn keá toaùn, ghi soå toång hôïp vaø chi tieát, laäp baùo caùo…ñeàu ñöôïc thöïc hieän taäp trung taïi phoøng keá toaùn taøi chính cuûa Coâng ty. Cô sôû tröïc thuoäc khoâng toå chöùc boä maùy keá toaùn rieâng maø chæ boá trí nhaân vieân keá toaùn laøm nhieäm vuï haïch toaùn ban ñaàu nhö: thu thaäp, kieåm tra chöùng töø vaø coù theå thöïc hieän xöû lyù sô boä caùc chöùng töø coù lieân quan ñeán hoaït ñoäng kinh doanh cuûa Coâng ty. Vieäc toå chöùc boä maùy keá toaùn nhö treân mang laïi nhieàu öu ñieåm nhö: _ Phaùt huy toát vai troø, chöùc naêng keá toaùn trong vieäc kieåm tra vaø giaùm ñoác taøi chính hoaït ñoäng kinh doanh cuûa Coâng ty, ñoàng thôøi tieát kieäm ñöôïc chi phí cho boä maùy keá toaùn cuûa Coâng ty. _ Baûo ñaûm söï laõnh ñaïo thoáng nhaát cuûa Ban giaùm ñoác Coâng ty: thöïc hieän toát vieäc kieåm tra vaø chæ ñaïo saùt sao hoaït ñoäng kinh doanh treân cô sôû caùc thoâng tin do phoøng keá toaùn cung caáp. 2. Trang thiết bị máy móc * Nhận xét Công ty luôn hỗ trợ đầy đủ máy móc cho phòng kế toán cũng như các phòng khác, như: máy vi tính, máy in, máy fax – photo… * Kiến nghị: Hiện tại công ty vẫn đang dùng chương trình excel để hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách. Có thể bây giờ công việc của phòng kế toán còn ít, nhưng trong tương lại và với tình hình công ty đang phát triển và có xu hướng lập them chi nhánh thì việc trang bị một phần mềm kế toán là điều cần thiết. 3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ * Nhận xét Việc tổ chức chứng từ và lưu chuyển chứng từ tại Công ty được bộ phận kế toán xây dựng một cách chặt chẽ và hiệu quả. Những chứng từ sau khi sử dụng được kế toán lưu trữ cẩn thận, được sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành tập theo từng tháng. Vì vậy, khi cần xem xét, kiểm tra, đối chiếu lại rất thuận tiện, dễ tìm giúp kế toán tiết kiệm được thời gian và công sức. 4. Sổ kế toán và hình thức kế toán: * Nhận xét: Tại Công ty, hiện đang áp dụng hình thức Nhật ký chung, hình thức kế toán đã có từ lâu và được sử dụng rộng rãi. Hình thức này có những ưu điểm sau: kết cấu sổ sách, mẫu biểu đơn giản, số lượng sổ sách ít, trình tự ghi chép đơn giản,… 5. Tài khoản – định khoản * Nhận xét: Công ty không sử dụng hết những lợi ích của Hệ thống tài khoản, đó là Cty không mở tiết khoản để có thể theo dõi. Đồng thời Cty lại không sử dụng một số tài khoản nhằm đơn giản hóa việc định khoản và vào sổ, nhưng như vậy thì không phản ánh được bản chất của nghiệp vụ phát sinh cũng như không theo dõi sát được tình hình buôn bán. Ở một số nghiệp vụ, Cty hạch toán chưa đúng với chế độ kế toán. * Kiến nghị: - Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển (trường hợp công ty thuê ngoài), chi phí lưu cont, lưu kho, bãi, phí giao nhận. . .Công ty không hạch toán vào tài khoản 1562”Chi phí thu mua hàng hóa” để phân bổ theo quy định mà hạch toán toàn bộ vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Vì vậy, kết quả kinh doanh của công ty sẽ không chính xác trong trường hợp hàng hóa còn tồn kho nhiều. Do đó, kế toán nên hạch toán những chi phí liên quan đến việc mua hàng vào tài khoản 1562 và phân bổ theo quy định, đồng thời giá mua hàng hóa kế toán nên theo dõi trên tài khoản 1561. - Hàng nhập khẩu đã về đến cảng, cuối tháng chưa làm xong thủ tục Hải quan để được nhận về nhập kho, kế toán không hạch toán vào tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”, mà qua tháng sau khi nhận được hàng kế toán hạch toán trực tiếp vào Tài khoản 156 “Hàng hóa”. Căn cứ theo chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung”, kế toán đã vi phạm nguyên tắc kế toán cơ bản “Cơ sở dồn tích”. Trong trường hợp trên, đề nghị kế toán phải hạch toán vào tài khoản 151 theo đúng quy định. - Khoản chênh lệch tỷ giá trong tất cả các trường hợp, Công ty đều hạch toán thẳng vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”. Việc hạch toán như trên tuy dễ dàng cho việc theo dõi nhưng không đúng với chế độ kế toán. Do đó, công ty nên hạch toán như sau: Ÿ Những khoản chênh lệch tỷ giá khi thanh toán, kế toán nên hạch toán vào tài khoản 515 hoặc tài khoản 635. Đến cuối năm tài chính, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm cuối kỳ để đánh giá lại số dư ngoại tệ của các tài khoản có gốc là ngoại tệ. Ÿ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại được hạch toán vào tài khoản 4131 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính”. Ÿ Tiến hành xử lý chênh lệch do đánh giá lại tài khoản có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái cuối năm: chênh lệch tỷ giá hối đoái sẽ được hạch toán vào tài khoản 4131, sau khi bù trừ nhau sẽ hạch toán vào chi phí hoặc thu nhập tài chính của năm đó. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ, khi hạch toán kế toán quy đổi ra tiền Việt Nam căn cứ vào tỷ giá bình quân liên Ngân hàng, nhưng phần nguyên tệ thì kế toán không theo dõi riêng trên tài khoản 007. Ngoài ra đối với những khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ, kế toán không mở sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua bằng ngoại tệ. Để theo dõi các tài khoản vốn bằng tiền có gốc là ngoại tệ, kế toán nên sử dụng tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. Đồng thời, đối với những khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ, kế toán phải mở sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua bằng ngoại tệ. - Ñoái vôùi nghieäp vuï nhaän nhaäp khaåu uûy thaùc vaø nhaän xuaát khaåu uûy thaùc, caùc khoaûn chi phí maø Coâng ty chi hoä cho khaùch haøng, keá toaùn haïch toaùn: Nôï TK 6418 Nôï TK 1331 Coù TK 1122 Khi thu laïi cuûa khaùch haøng: + Nghieäp vuï nhaän nhaäp khaåu uûy thaùc: Nôï TK 131 Coù TK 6418 Coù TK 33311 Nôï TK 1121 Coù TK 131 + Nghieäp vuï nhaän xuaát khaåu uûy thaùc: Nôï TK 331 Coù TK 6418 Coù TK 33311 Theo em, ñeå phaûn aùnh ñuùng baûn chaát kinh teá cuûa nghieäp vuï naøy vaø phuø hôïp vôùi cheá ñoä keá toaùn hieän haønh, keá toaùn neân haïch toaùn nhö sau: Haïch toaùn caùc khoaûn Coâng ty chi hoä cho khaùch haøng: Nôï TK 1388 Coù TK 111,112 Khi khaùch haøng thanh toaùn cho Coâng ty caùc khoaûn maø Coâng ty ñaõ chi hoä: Nôï TK 111,112 Coù TK 1388 KẾT LUẬN Công tác kế toán tại Công ty tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản của chế độ sẽ giúp cho những thông tin kế toán được cung cấp đầy đủ, chính xác. Những thông tin này không chỉ là cơ sở để ra quyết định kinh doanh của Ban giám đốc Công ty mà còn phục vụ cho các đối tượng khác bên ngoài Công ty. Hoạt động kinh doanh của Công ty chỉ nhìn bề ngoài thì không thể đưa ra một đánh giá hay kết luận gì chính xác. Thông qua những số liệu kế toán, ta sẽ nhận xét được hoạt động kinh doanh đó có hiệu quả hay không, có phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty hay không để sửa đổi, cải tiến cho phù hợp. Vì vậy, tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh tại Công ty không những phụ thuộc vào việc tìm kiếm nguồn hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ mà còn phụ thuộc vào việc tổ chức kế toán, phân tich các số liệu kế toán. Tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua, bán hàng hóa kết hợp với việc phân tích các số liệu kế toán của hai phần hành này sẽ giúp Ban giám đốc đề ra các biện pháp khai thác khả năng tiềm tàng của Công ty, đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác nhằm không ngừng nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Giữa lý thuyết và thực tiễn bao giờ cũng có một khoảng cách nhất định. Trên đây chỉ là những đánh giá và nhận xét hoàn toàn mang tính chủ quan dựa vào những gì đã học ở nhà trường, kiến thức tiếp thu được qua tài liệu, sách báo tham khảo và diễn biến hoạt động thực tế tại Công ty sau thời gian thực tập. Với kiến thức và nhận thức xã hội còn rất hạn chế, thời gian thực tập có giới hạn, chuyên đề này sẽ không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự chỉ dẫn, góp ý thêm của các thầy cô và các cô chú, anh chị phòng kế toán tài chính.