Đề tài Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp xây dựng công trình 1

Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển chứng từ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Ghi song song Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Hằng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng danh điểm vật tư, CCDC. Cuối ngày, thủ kho tính toán và đối chiếu số lượng vật liệu, CCDC tồn kho thực tế so với số liệu sổ chi tiết của kế toán. Cuối tháng, thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán Căn cứ phiếu nhập kho số 36, phiếu xuất kho số 65 thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho. Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 40 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình 1 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/12/2010 Tờ số : 27 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đá 4x6 Đơn vị tính: m3 Mã số Ngày 31 tháng 12 năm Thủ kho Kế toán vật tư (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất TồnNhập Xuất Tồn đầu kỳ 0 21/12 36 21/12 Nhập đá dăm4x6 73 73 24/12 65 24/12 Xuất đá dăm4x6 52 21 Tổng cộng 73 52 - Phòng kế toán: kế toán vật tư lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất của thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. Đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán vật tư tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào "sổ chi tiết vật tư hàng hoá" từng tháng từng loại công vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiết được lập riêng cho từng kho. Căn cứ phiếu nhập kho số 36, phiếu xuất kho số 65, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết vật tư “ Đá dăm 4x6” để theo dõi TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 41 Công ty CP Đường Bộ I – TT Huế Xí nghiệp xây dựng công trình 1 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tài khoản : 1521 – NVL chính Tháng 12/2010 Tên vật tư : Đá dăm 4x6 Đơn vị tính : m3 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Sốlượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu kỳ 0 0 Phát sinh trong kỳ 26 10/12 Nhập mua ngoài 331 228.000 75 17.100.000 50 11/12 SCTX ĐT 4,8A 621 228.000 75 17.100.000 36 21/12 Nhập mua ngoài 331 231.000 73 16.863.000 65 24/12 Sửa chữa ĐT 16 621 231.000 52 11.440.000 Cộng số phát sinh 228 52.283.000 228 52.283.000 0 0 Tồn cuối kỳ 0 0 Ngày tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 42 2.5.5. Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán NVL, CCDC tại Xí nghiệp 2.5.5.1.Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ 2.5.5.1.1.Quá trình nhập kho ở Xí nghiệp a)Chứng từ sử dụng - Phiếu đề nghị mua vật tư - Phiếu nhập kho : Nhằm xác định số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người liên quan và ghi sổ kế toán - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hoá đơn thuế GTGT, hóa đơn bán lẻ, - Thẻ kho : Theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn kho từng thứ vật tư ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật từ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho b) Trình tự luân chuyển chứng từ Căn cứ vào dự toán được lập và tiến độ kế hoạch thi công CT, cán bộ kỹ thuật (hoặc đội trưởng công trình) sẽ tập hợp bảng vật tư cần mua, lập phiếu đề nghị mua vật tư gửi cho giám đốc Xí nghiệp duyệt. Sau khi giấy đề nghị mua vật tư được xét duyệt, căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu mua, cán bộ vật tư ( hoặc đội trưởng công trình) tiến hành mua hàng. Sau khi hàng về, tiến hành làm thủ tục nhập kho. Đối với những vật tư mua về giá trị không lớn lắm, thì căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán cung cấp, giấy đề nghị mua hàng thủ kho xem xét số lượng, chất lượng đạt yêu cầu tiến hành nhập kho, đồng thời lập phiếu nhập kho. Đối với những vật tư mua về có giá trị lớn, phải tiến hành làm thủ tục trước khi nhập kho.Khi hàng về, căn cứ vào hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế ký giữa người bán với người mua, giấy đề nghị mua vật tư, lập ban kiểm nghiệm vật tư, tại Xí nghiệp ban kiểm nghiệm bao gồm: Giám đốc Xí nghiệp, cán bộ vật tư (đội trưởng công trình) và thủ kho. Sau khi kiểm tra hàng hóa mua về xong, ban kiểm nghiệm cùng ký xác nhận vào biên bản kiểm nghiệm vật tư, xác nhận hàng đã đạt tiêu chuẩn, đủ số lượng. Thủ kho tiến hành nhập kho đồng thời lập phiếu nhập kho. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 43 Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên gửi cho kế toán vật tư cùng với hoá đơn kiêm phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư để thanh toán tiền mua vật tư, làm căn cứ ghi sổ, theo dõi nhập, xuất, tồn của NVL,CCDC. 2.5.5.1.2.Quá trình xuất kho ở Xí nghiệp a)Chứng từ sử dụng - Giấy đề nghị cấp vật tư - Phiếu xuất kho - Thẻ kho b) Trình tự luân chuyển chứng từ Căn cứ vào tiến độ thi công từng công trình, hạng mục công trình, cán bộ kỹ thuật sẽ viết Giấy đề nghị cấp vật tư, sau khi được Giám đốc xí nghiệp ký duyệt, gửi cho kế toán vật tư. Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư kế toán vật tư sẽ tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại phòng kế toán xí nghiệp, liên 2 gửi cho thủ kho, liên 3 kẹp với các chứng từ liên quan, định kỳ nộp lên cho công ty Các phiếu xuất kho được kế toán vật tư tập hợp vào Sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, căn cứ vào Sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, phiếu chi, sổ chi tiết công nợ kế toán đơn vị tổng hợp vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn, chứng từ ghi sổ, sổ cái. 2.5.5.2. Sổ kế toán NVL, CCDC tại Xí nghiệp Công ty sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Các mẫu sổ sử dụng để theo dõi NVL, CCDC là: - Chứng từ ghi sổ - Các loại sổ, thẻ chi tiết: Sổ chi tiết các loại vật tư, thẻ kho, sổ chi tiết thanh toán,.. - Bảng tổng hợp chi tiết : Bảng kê nhập – xuất – tồn - Sổ cái: sổ cái chi tiết theo từng loại vật liệu 2.5.5.3. Tổ chức tài khoản NVL, CCDC tại công ty Xí nghiệp xây dựng công trình 1 sử dụng các loại tài khoản sau đây để hạch toán NVL, CCDC: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 44 + TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Căn cứ vào cách phân loại NVL theo vai trò, công dụng đối với quá trình sản xuất, công ty đã phân TK 152 thành 4 tài khoản cấp 2 - TK 1521 : Nguyên vật liệu chính - TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ - TK 1523 : Nhiên liệu - TK 1524 : Phụ tùng thay thế + TK 153 : công cụ, dụng cụ : Xí nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép để phân TK 153 thành 3 tài khoản cấp 2 - TK 1531 : Công cụ dụng cụ - TK 1532 : Bao bì luân chuyển - TK 1533 : Đồ dùng cho thuê + TK 111: Tiền mặt + TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam + TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ + TK 138 : Phải thu khác + TK 141 : Tạm ứng + TK 311 : Vay ngắn hạn ngân hàng + TK 331 : Phải trả người bán Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như: 411, 621, 622, 627, 642 2.5.6.Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 2.5.6.1.Kế toán tổng hợp NVL 2.5.6.1.1.Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng NVL Trong Xí nghiệp xây dựng công trình 1, NVL chủ yếu mua ngoài. Khi XN có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi công thì các XN sẽ gửi hợp đồng mua vật tư, dự toán công trình, kế hoạch cung cấp vật tư của tháng hoặc quý về phòng kế hoạch ở công ty. Phòng kế hoạch căn cứ vào dự toán được lập và kế hoạch về tiến độ thi công của từng CT để lập kế hoạch cung cấp vật tư và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội CT, ở từng CT dựa vào tiến độ sản xuất thi công, kế hoạch cung cấp vật tư cho CT và nhu cầu vật liệu cho từng giai đoạn thi công cụ thể, chủ nhiệm CT ( hoặc đội trưởng) được phép ủy quyền TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI H T Ế - HU Ế GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 45 của công ty chủ động đi mua vật tư về nhập kho CT. Sau khi hàng về, Cán bộ vật tư cùng với thủ kho dựa trên Hóa đơn GTGT do bên bán cung cấp làm thủ tục nhập kho, trường hợp hàng mua về có giá trị lớn thì cán bộ vật tư cùng với thủ kho và giám đốc Xí nghiệp phải tiến hành kiểm nghiệm vật tư. *Trường hợp mua vật liệu bên ngoài - Mua vật liệu bên ngoài thanh toán sau Đối với những nhà cung cấp quen thuộc thường xuyên cung cấp vật tư cho Xí nghiệp, cung cấp với số lượng nhiều và giá trị lớn, thì để đảm bảo thuận lợi hơn trong việc thanh toán, khách hàng quen thuộc của nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào các hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho phát sinh theo dõi bên nợ cần thanh toán cho nhà cung cấp. Còn bên nhà cung cấp theo dõi nợ phải thu ở Xí nghiệp Định kỳ, đến hạn thanh toán, bên nhà cung cấp viết giấy đề nghị thanh toán yêu cầu Xí nghiệp thanh toán tiền hàng. Ví dụ: Ngày 02 tháng 12 năm 2010 Xí nghiệp nhập kho vật liệu chính của doanh nghiệp tư nhân Thành Tiến, theo phiếu nhập kho số 22, trị giá hàng mua là 22.433.832 đồng ( chưa bao gồm thuế VAT 5%), hóa đơn GTGT kèm theo số 95719, chưa thanh toán cho người bán Định khoản như sau: Nợ TK 152 : 22.433.832 Nợ TK 133 : 1.121.692 Có TK 331 : 23.555.524 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 46 Theo tiến độ thi công của công trình, căn cứ vào dự toán vật liệu cho việc thi công công trình, cán bộ kỹ thuật lập phiếu yêu cầu mua vật tư: Cty CP đường bộ I TT Huế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ Huế, ngày 29 tháng 11 năm 2010 Kính gửi: Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Tôi tên là: Phạm Xuân Vang Đơn vị: Đội XL1 Kính đề nghị Giám đốc Xí nghiệp duyệt cho mua một số vật tư để phục vụ thi công như sau: Stt Tên hàng hoádịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Mục đích Ghi chú 01 Xi măng Kim Đỉnh kg 26.450 Phục vụ thi công Ngày 29 tháng 11 năm 2010 Giám đốc Kế toán Xí nghiệp Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi phiếu yêu cầu vật tư được giám đốc Xí nghiệp xét duyệt, cán bộ kỹ thuật tiến hành mua vật tư Khi hàng về, căn cứ vào hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, cán bộ vật tư cùng thủ kho, giám đốc Xí nghiệp tiến hành kiểm nghiệm vật tư, sau kiểm tra hàng đã nhập đủ số lượng và đạt tiêu chuẩn, cán bộ vật tư, thủ kho, giám đốc Xí nghiệp cùng ký vào biên bản kiểm nghiệm, TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 47 HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 6TKT_3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG EN/2010 Liên 2: Giao cho khách hàng 0095719 Ngày 04 tháng 12 năm 2010 Họ tên người bán hàng : Doanh nghiệp tư nhân Thành Tiến Địa chỉ : Số tài khoản Điện thoại : MST: 3600708142 Họ tên người mua hàng: Phạm Xuân Vang Tên đơn vị : Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Địa chỉ : 346 Phan Bội Châu, TP Huế Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Nợ người bán MST: 0100367361 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 01 Xi măng Kim Đỉnh kg 26.450 848,16 22.433.832 Cộng tiền hàng: 22.433.832 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT 1.121.692 Tổng cộng tiền thanh toán 23.555.524 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi ba triệu năm trăm năm mươi lăm nghìn năm trăm hai mươi tư đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 48 Cty CP đường bộ I-TT Huế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 04 tháng 12 năm 2010 - Căn cứ quyết định của Giám đốc Xí nghiệp ngày 29 tháng 11 năm 2010 của hợp đồng số 540 ngày 29 tháng 11 năm 2010 Hội đồng nghiệm thu gồm: 1. Ông : Nguyễn Văn Phẩm - Giám đốc Xí nghiệp 2. Ông : Nguyễn Sơn Nam - Thủ kho Xí nghiệp 3. Ông : Phạm Xuân Vang - Người mua hàng Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Loại vật tư Mã số Đ.vị tính Số lượng Thừa Thiếu Nhận xét phẩm chấtTheo CT Theo TT 1 Xi măng Kim Đỉnh kg 26.450 26.450 - - ĐB C.lượng Kế luận của ban kiểm nghiệm : ( Ghi rõ nguyên nhân, quy trách nhiệm vật chất cá nhân cụ thể) - Kết luận: Số lượng đủ, chất lượng đạt yêu cầu Ngày 04 tháng 12 năm 2010 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi đã kiểm tra hàng đã đủ số lượng và đạt tiêu chuẩn, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 49 Công ty CP Đường Bộ I-TT Huế Mẫu sổ: 01 - VT Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày 04 tháng 12 năm 2010 Nợ: TK 152 Số : 22 Có: TK 331 Họ, tên người giao hàng: Phạm Xuân Vang Theo HĐGTGT số 95719 ngày 04 tháng 12 năm 2010 của Doanh nghiệp tư nhân Thành Tiến Nhập tại kho : XN XDCT1 Địa điểm : 346 Phan Bội Châu – TP Huế Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Kim Đỉnh kg 26.450 848,16 22.433.832 Cộng 22.433.832 Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : Hai mươi hai triệu bốn trăm ba mươi ba nghìn tám trăm ba mươi hai đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn 95719 Ngày 04 tháng 12 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cần nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên thủ kho giữ để viết vào thẻ kho, liên còn lại giao cho kế toán vật tư kẹp với hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm. Thủ kho có nhiệm vụ lên Thẻ kho được lập cho mỗi loại vật tư, Thẻ kho chỉ phản ánh nhập xuất tồn về mặt số lượng chứ không theo dõi về mặt giá trị: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 50 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình 1 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/12/2010 Tờ số : 15 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng Kim Đỉnh Đơn vị tính: kg Mã số Ngày 31 tháng 12 năm Thủ kho Kế toán (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất TồnNhập Xuất Tồn đầu kỳ 0 04/12 22 04/12 Nhập Xi Măng 26.450 26.450 Tổng cộng 26.450 26.450 - Mua vật liệu bên ngoài trả tiền ngay Thường thì các vật liệu phụ phát sinh với số lượng không nhiều, giá trị nhỏ, việc mua vật liệu đơn giản, hầu hết các cửa hàng bán lẻ đều bán, nên khi công trình cần sử dụng, cán bộ vật tư chỉ việc đi mua vật tư về nhập kho, sau đó kế toán Xí nghiệp căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ lập phiếu chi, trả tiền lại cho cán bộ vật tư. Ví dụ: Ngày 10 tháng 12 năm 2010, Mua vật liệu ở cửa hàng Bách Hóa tổng hợp Đặng Thị Thanh Liêm theo hóa đơn số 71242, trị giá hàng mua là 1.036.000 ( chưa bao gồm thuế VAT), thuế VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt. Nhập kho theo phiếu nhập kho số 27 Định khoản như sau: Nợ TK 152 : 1.036.000 Nợ TK 133 : 103.600 Có TK 111 : 1.139.600 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 51 *Trường hợp nhập kho vật liệu từ công ty - Đối với những vật liệu có giá trị lớn, việc thu mua phức tạp, thời gian hàng về lâu, cần được dự trữ để khi công trình cần sử dụng có thể đáp ứng kịp thời, công ty trực tiếp thu mua và nhập kho ở kho công ty. Khi các công trình cần sử dụng, cán bộ kỹ thuật viết giấy đề nghị cấp vật tư gửi lên phòng kế hoạch của công ty, phòng kế hoạch sau khi xem xét dự toán, kế hoạch sử dụng vật tư đã lập ở các công trình, gửi giấy đề nghị cung cấp vật tư cho giám đốc ký xác nhận, sau đó gửi về cho kế toán vật tư ở công ty Kế toán vật tư ở công ty sau khi nhận được giấy đề nghị cấp vật tự, xem xét số lượng vật tư trong kho còn đủ để cung cấp hay không, sau khi số lượng vật tư trong kho đảm bảo cung cấp đủ cho công trình, kế toán vật tư ở công ty lập phiếu xuất kho thành 3 liên, chuyển về cho thủ kho. Thủ kho xem xét phiếu xuất kho, tiến hành xuất kho cho công trình, đồng thời ký xác nhận vào phiếu xuất kho, 1 liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho, 1 liên gửi về lại cho kế toán vật tư ở công ty, liên còn lại đưa cho người lĩnh vật tư. Người lĩnh vật tư đem phiếu xuất vật tư ở công ty về cho thủ kho Xí nghiệp, làm căn cứ để lập phiếu nhập kho ở Xí nghiệp. Ví dụ: Ngày 05/12/2010, nhập kho vật liệu từ phía công ty cung cấp, theo phiếu xuất ở công ty số 59, trị giá vật liệu là 42.294.000 đồng. Nhập kho theo phiếu nhập kho số 24 Định khoản như sau: Nợ TK 152 : 42.294.000 Có TK 336 : 42.294.000 2.5.6.1.2. Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm NVL Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, cán bộ kỹ thuật hoặc đội trưởng công trình lập phiếu đề nghị xuất vật tư cho công trình đang thi công. Ví dụ: Ngày 24/12/2010, Xuất kho vật liệu phục vụ thi công Sửa chữa nền mặt đường ĐT 16, bao gồm các loại vật liệu sau: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 52 + Đá dăm 4x6 : Số lượng 52(m3), đơn giá 220.000 đồng + Đá dăm 0,5x2 : Số lượng 13(m3), đơn giá 240.000 đồng + Cát vàng : Số lượng 15 (m3), đơn giá 86.000 đồng Định khoản như sau : Nợ TK 621 : 15.850.000 Có TK 521 ( Đá dăm 4x6) : 11.440.000 Có TK 521 ( Đá dăm 0,5x2) : 3.120.000 Có TK 521 ( Cát vàng) : 1.290.000 Sau khi trình lên Giám Đốc duyệt xong, căn cứ giấy đề nghị xuất vật tư, Kế toán vật tư sẽ kiểm tra sổ chi tiết xem số lượng vật tư yêu cầu có đủ hay không. Khi số lượng đủ Kế toán sẽ lập Phiếu xuất kho Cty CP đường bộ I-TT Huế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Huế, ngày 24 tháng 12 năm 2010 Kính gửi: Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Tôi tên là: Phạm Văn Hưng Chức vụ : Đội trưởng Đơn vị: Đội XL1 Công việc chi tiết: Sửa chữa nền mặt đường ĐT 16 Kính đề nghị Giám đốc Xí nghiệp duyệt cấp vật tư để thi công sữa chữa nền mặt đường ĐT 16 Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Ghi chú Đề nghị cấp Duyệt cấp Thực cấp 1 Đá dăm 4x6 m3 52 2 Đá dăm 0,5x2 m3 13 3 Cát vàng m3 15 Ngày 24 tháng 12 năm 2010 Giám đốc Kế toán Xí nghiệp Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 53 Công ty CP Đường Bộ I-TT Huế Mẫu sổ: 02 - VT Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 12 năm 2010 Nợ : TK 621 Số : 65 Có : TK 152 Họ, tên người giao hàng: Phạm Văn Hưng Địa chỉ (bộ phận) : Tổ công trình Lý do xuất kho: Sửa chữa nền mặt đường ĐT 16 Xuất tại kho : XN XDCT1 Địa điểm : 346 Phan Bội Châu – TP Huế Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnYêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Đá dăm 4x6 m3 52 220.000 11.440.000 2 Đá dăm 0,5x2 m3 13 240.000 3.120.000 3 Cát vàng m3 15 86.000 1.290.000 Cộng 15.850.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : Mười lăm triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 24 tháng 12 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cần nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hằng ngày, căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sau khi đã đối chiếu với thẻ kho kế toán vật tư ghi chép vào sổ chi tiết vật tư để theo dõi vật tư. Cuối tháng căn cứ sổ chi tiết từng loại hàng kế toán vật tư lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 54 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Địa chỉ: 346 Phan Bội Châu BẢNG TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH TÀI KHOẢN : 1521 Tháng 12/2010 Đơn vị tính: Đồng st t Tên vật tư Mã số Đ V T Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Xi măng Kim Đỉnh VLC01 kg 0 0 26.450 22.433.832 21.000 17.811.360 5.450 4.622.472 2 Sạn ngang VLC02 m3 0 0 8,5 1.217.965 8,5 1.217.965 0 0 3 Cát vàng VLC03 m3 0 0 64,3 6.315.829 64,3 6.315.829 0 0 4 Đá cấp phối VLC04 m3 0 0 206,2 13.196.536 206,2 13.196.536 0 0 5 Đá 0,5x1 VLC05 m3 0 0 34,16 7.324.527 34,16 7.324.527 0 0 6 Đá 1x2 VLC06 m3 0 0 22,54 5.839.143 22,54 5.839.143 0 0 7 Đá 2x4 VLC07 m3 0 0 63 16.196.790 63 16.196.790 0 0 8 Đá 4x6 VLC08 m3 0 0 228 52.283.000 228 52.283.000 0 0 9 Đá 0,5x2 VLC09 m3 0 0 30,1 7.138.581 30,1 7.138.581 0 0 10 Đá 0,5x1,6 VLC010 m3 0 0 50,5 12.087.604 50,5 12.087.604 0 0 11 Thép $ 10 VLC011 kg 12 228.572 0 0 12 228.572 0 0 12 Đá thải VLC012 m3 0 0 83,75 7.956.250 83,75 7.956.250 0 0 13 Đá hộc VLC013 m3 0 0 9 2.026.161 9 2.026.161 0 0 14 Thép $ 18 VLC014 kg 0 0 67,7 771.780 67,7 771.780 0 0 15 Sắt $ 3 VLC015 kg 0 0 88 1.169.142 88 1.169.142 0 0 16 Thép tấm VLC016 kg 0 0 22,6 258.657 22,6 258.657 0 0 17 Nhựa đường VLC017 kg 2.413 21.234.400 8.540 90.524.000 9.953 101.158.400 1.000 10.600.000 Tổng cộng 21.462.972 246.739.797 252.980.297 15.222.472 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Kế toán Xí nghiệp Thủ kho Giám đốc (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 55 Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Địa chỉ: 346 Phan Bội Châu BẢNG TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU PHỤ TÀI KHOẢN : 1522 Tháng 12/2010 Đơn vị tính: Đồng st t Tên vật tư Mã số Đ V T Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Sơn tổng hợp VLP01 cái 0 0 20 1.036.000 20 1.036.000 0 0 2 Bột màu VLP02 kg 0 0 2 54.000 2 54.000 0 0 3 Vôi cục VLP03 kg 0 0 29 52.200 29 52.200 0 0 4 Sơn coxa chống thấm VLP04 kg 0 0 18 1.198.800 18 1.198,800 0 0 5 Rẻo cao su VLP05 kg 0 0 5.000 9.000.000 5.000 9.000.000 0 0 6 Gỗ VLP06 m3 0 0 0,9 2.295.000 0,9 2.295.000 0 0 7 Đinh đĩa VLP07 cái 0 0 10 27.140 10 27.140 0 0 Tổng cộng 0 13.663.140 13.663.140 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Kế toán Xí nghiệp Thủ kho Giám đốc (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 56 Căn cứ các chứng từ gốc nhập xuất vật tư, kế toán vật tư lập bảng kê chứng từ chi tiết, sau đó lập chứng từ ghi sổ, sổ cái chi tiết theo dõi từng loại vật tư. Công ty CP Đường Bộ I - TT Huế Xí nghiệp xây dựng công trình 1 SỔ CÁI CHI TIẾT TK 1521: NVL chính Tháng 12 năm 2010 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ có Dư đầu kỳ 04/12 22 04/12 Mua ngoài vật liệu chưa thanh toán 331 22.433.832 05/12 24 05/12 Nhập kho vật liệu nội bộ 336 42.294.000 21/12 36 21/12 331 23.482.200 24/12 65 24/12 Xuất vật liệu cho công tình 621 15.850.000 Công phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Lập, ngàythángnăm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 57 Công ty CP Đường Bộ I - TT Huế Xí nghiệp xây dựng công trình 1 SỔ CÁI CHI TIẾT TK 1522: NVL Phụ Tháng 12 năm 2010 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số ngày Nợ có Dư đầu kỳ 0 02/12 20 02/12 Mua ngoài vật liệu 111 3.600.000 10/12 27 10/12 Mua ngoài vật liệu 111 1.036.000 Công phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Lập, ngàythángnăm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.5.6.2.Kế toán tổng hợp CCDC 2.5.6.2.1.Kế toán các trường hợp tăng CCDC Trình tự nhập CCDC phân bổ 1 lần cũng giống như trình tự nhập CCDC phân bổ nhiều lần. Quy trình và thủ tục nhập CCDC hoàn toàn giống với NVL. a/ Trường hợp nhập CCDC phân bổ 1 lần VD: Ngày 22/11/2010, nhập kho CCDC theo hóa đơn số 658 loại phân bổ 1 lần, bao gồm các loại CCDC sau: Cuốc : số lượng 60 cái, đơn giá 25.000 đồng Xẻng : số lượng 70 cái, đơn giá 28.000 đồng Thuế VAT 10%, thanh toán ngay bằng tiền mặt Nhập kho theo phiếu nhập kho số 18 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 58 Định khoản như sau: Nợ TK 153 (Cuốc) : 1.500.000 Nợ TK 153 (Xẻng) : 1.960.000 Nợ TK 133 : 346.000 Có TK 111 : 3.806.000 b/Trường hợp nhập CCDC phân bổ nhiều lần VD: Ngày 02/10/2010, nhập kho CCDC theo hóa đơn số 7782, loại phân bổ nhiều lần. Trị giá hàng mua là 2.560.000 ( Chưa bao gồm thuế VAT), thuế VAT 10%. Thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nhập kho theo phiếu nhập kho số 10 Định khoản như sau: Nơ TK 153 (Tủ đựng TL) : 2.560.000 Nợ TK 133 : 256.000 Có TK 111 : 2.816.000 2.5.6.2.1.Kế toán các trường hợp giảm CCDC a/Trường hợp xuất kho CCDC phân bổ 1 lần CCDC phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, việc phân bổ 1 lần không ảnh hưởng hoặc không có biến động lớn đến giá trị sản xuất trong kỳ. VD: Ngày 05/12/2010, Xuất CCDC để phục vụ thi công sữa chữa nền mặt đường ĐT 16, các loai CCDC sau: Cuốc : 30 cái, đơn giá 25.000 đồng Xẻng : 30 cái, đơn giá 28.000 đồng Định khoản như sau: Nợ TK 627 : 1.590.000 Có TK 153 ( Cuốc ) : 750.000 Có TK 153 ( Xẻng ) : 840.000 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 59 Công ty CP Đường Bộ I-TT Huế Mẫu sổ: 02 - VT Xí nghiệp xây dựng công trình 1 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2010 Nợ : TK 627 Số : 55 Có : TK 153 Họ, tên người giao hàng: Phạm Văn Hưng Địa chỉ (bộ phận) : Tổ công trình Lý do xuất kho: Sửa chữa nền mặt đường ĐT 16 Xuất tại kho : XN XDCT1 Địa điểm : 346 Phan Bội Châu – TP Huế Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiềnYêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Cuốc cái 22 25.000 550.000 2 Xẻng cái 30 28.000 840.000 Cộng 1.390.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : Một triệu ba trăm chín mươi nghìn đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 05 tháng 12 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ phận có nhu cần nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b/ Trường hợp xuất kho CCDC phân bổ nhiều lần CCDC phân bổ nhiều lần là những công cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài, nếu phân bổ giá trị của nó trong một kỳ thì sẽ tăng chi phí mà hạch toán trong kỳ sẽ không chính xác. Kế toán phân bổ công công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng lâu dài theo phương pháp đường thẳng: Giá trị phân bổ theo tháng = Giá trị CCDC / (số năm sử dụng *12) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 60 VD: Đối với tủ đựng tài liệu, có giá trị là 2.560.000 đồng, được mua vào ngày 02/10/2010, được phân bổ trong 3 năm, Định khoản như sau: Nợ TK 142 : 2.560.000 Có Tk 153 ( tủ đựng TL) : 2.560.000 Giá trị phân bổ trong tháng 12 là = 2.560.000/(3*12) = 71.111 đồng Định khoản như sau: Nợ TK 642 : 71.111 Có TK 142 : 71.111 BẢNG PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ngày 31 tháng 12 năm 2010 ST T TK nợ TK có TK 153 TK 142 TK242Giá TT Giá KH 1 TK 642 71.111 Cộng: 2.5.6.3. Kiểm kê vật tư tồn kho Hằng ngày, công việc nhập xuất vật tư diễn ra thường xuyên, và công việc đó được kế toán ghi chép, theo dõi trên sổ kế toán, tuy nhiên không phải khi nào việc ghi chép cũng chính xác. Việc kiểm kê vật tư còn giúp cho Xí nghiệp xem xét lại chất lượng của vật tư có đảm bảo cho việc sử dụng tháng sau hay không, đưa ra các biện pháp cất giữ, bảo quản vật tư hợp lý nhất. Tại Xí nghiệp, Hội đồng kiểm kê bao gồm: Giám đốc Xí nghiệp, Kế toán vật tư, tổ trưởng sản xuất TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 61 Vào cuối tháng, Xí nghiệp tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho, trên cơ sở dựa vào số liệu tồn kho được ghi trên sổ với số liệu kiêm kê thực tế tiến hành đối chiếu so sánh. Ví dụ: Vào cuối tháng 12, tại Xí nghiệp: Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho. Sau khi Hội đồng kiểm kê vật tư tại kho, số lượng vật tư đúng như trên số liệu được ghi sổ kế toán, kế toán vật tư lập Biên bản kiểm kê vật tư tồn kho, sau đó Hội đồng thống nhất ký tên vào iên bản kiểm kê vật tư tồn kho xác nhận vật tư đã được kiểm kê, đảm bảo đúng số lượng cũng như chất lượng. Kế toán vật tư giữ lại Biên bản kiểm kê để làm bằng chứng, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính sau này. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ TỒN KHO Hôm nay, vào lúc. Giờ, ngày 01 tháng 01 năm 2011 Tại văn phòng Xí nghiệp xây dựng công trình 1, Hội đồng kiểm kê gồm có: 1. Ông : Nguyễn Duy Toàn Giám đốc 2. Bà : Lưu Thị Huế Kế toán 3. Ông : Phạm Văn Hưng Tổ trưởng sản xuất Nội dung ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Kim Đỉnh kg 5.450 848,16 4.622.472 2 Nhựa đường kg 1.000 10.600 10.600.000 3 Áo quần bảo hộ cái 10 87.000 870.000 4 Găng tay cái 40 20.000 800.000 5 Cuốc cái 38 25.000 950.000 6 Xẻng cái 40 28.000 1.120.000 7 Mủ nhựa cái 40 16.000 640.000 Cộng 19.602.472 ( Bằng chữ: Mười chín triệu sáu trăm lẻ hai nghìn bốn trăm bảy mươi hai đồng) Hội đồng thống nhất ký tên Giám đốc XN Kế toán Tổ trưởng sản xuất (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 62 2.5.7. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do đặc điểm Xí nghiệp là xây dựng, thực hiện nhiều công trình rải rác nhiều nơi, kho bãi của Xí nghiệp thường không ổn định, cứ thực hiện xong 1 công trình là nghiệm thu, tất các các chi phí được tính toán vào giá thành sản phẩm, việc tính toán sử dụng NVL, CCDC vào công trình theo từng giai đoạn thi công, sử dụng hết vật liệu này mới bắt đầu mua vật liệu mới, nên ở Xí nghiệp xây dựng công trình 1 vật liệu thường không có tồn kho. Do đó, ở Xí nghiệp không có dự phòng giảm giá hàng tồn kho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 63 CHƯƠNG III MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 1 _ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ I THỪA THIÊN HUẾ 3.1. Nhận xét chung Xí nghiệp xây dựng công trình l là đơn vị trực thuộc của công ty Cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế, có bộ máy kế toán hạch toán độc lập với Công ty. Các hình thức kế toán sử dụng để hạch toán đều dựa trên hình thức kế toán của công ty. Hệ thống Kế toán Xí nghiệp cũng sử dụng phần mềm máy tính Microsoft Excel, được thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ. Ở đơn vị Xí nghiệp xây dựng công trình 1, bộ phận kế toán đóng vai trò rất quan trọng, mọi tồn tại và thiếu sót trong công tác kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong việc cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ chính xác, từ đó dễ tạo ra những tiêu cực, ngược lại tổ chức tốt công tác kế toán ở Xí nghiệp thì sẽ ngăn ngừa được những hành vi làm tổn hại đến tài chính của Xí nghiệp. Qua thời gian thực tập, nghiên cứu thực tế ở Xí nghiệp, tôi đã củng cố thêm được kiến thức đã học ở trường và liên hệ với thực tiễn công tác Mặc dù thời gian thực tập ngắn ngủi, hiểu biết về thực tế chưa nhiều nhưng với sự nhiệt tình của bản thân và lòng mong muốn góp phần nhỏ bé kiến thức đã học ở trường vào công tác quản lý hạch toán ở công ty, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét và vài kiến nghị về công tác hạch toán NVL, CCDC ở Xí nghiệp xây dựng công trình 1. 3.1.1. Ưu điểm: Bộ máy kế toán trong Xí nghiệp đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với một Xí nghiệp nhỏ, với công việc hạch toán không lớn. Giúp cho việc thực hiện công việc thu mua, xuất NVL CCDC diễn ra nhanh gọn, và đơn giản. Xí nghiệp đã sử dụng các sổ sách chi tiết và tổng hợp phản ánh được rõ ràng, cụ thể các loại chi phí thực tế phát sinh của từng công trình, hạng mục công trình nhằm so sánh với dự toán từ đó thấy được tăng giảm của các khoản mục giữa dự toán với thực tế, tìm ra nguyên nhân tăng giảm để có biện pháp khắc phục nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 64 Công ty áp dụng hình thức khoán sản phẩm cho các XN thi công nên tiền lương được tính theo giá trị CT hoàn thành trong kỳ. Phương pháp này có tác dụng thúc đẩy sản xuất, nâng cao được tinh thần tự giác của người lao động do đó đẩy nhanh được tiến độ thi công của công trình. NVL ở Xí nghiệp rất đa dạng, Xí nghiệp đã phân loại nguyên vật liệu ra từng loại rõ ràng, giúp cho việc hạch toán chính xác, và thuận lợi hơn. Việc hạch toán NVL, CCDC chi tiết theo phương pháp thẻ song song, đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra giữa Thẻ kho và Sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu được tiến hành theo đúng nguyên tắc thủ tục của chế độ quản lý sử dụng NVL, CCDC. Phòng Kế toán sử dụng hệ thống Kế toán trên phần mềm máy tính, thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ, điều này góp phần giúp cho việc cập nhật và xử lý số liệu được nhanh chóng và kịp thời, chính xác và đầy đủ, không bị trùng và lưu trữ bảo quản được an toàn. . Khi xuất vật tư cho các công trình đã ghi chép theo dõi cụ thể, cuối tháng có đối chiếu khối lượng vật tư trong nghiệm thu của các công trình với sổ theo dõi xuất vật tư nên vật liệu được xuất cho các công trình được tính một cách chính xác. 3.1.2.Nhược điểm: Việc thu mua và sử dụng NVL, CCDC phụ thuộc nhiều vào người phụ trách về kỹ thuật, nên khó biết được tính trung thực trong mỗi lần thu mua và sử dụng vật tư. Kế toán chỉ có nhiệm vụ cập nhật số liệu để ghi chép vào sổ sách, theo dõi tình hình vật tư, chưa phát huy hết hiệu quả làm việc của các nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, ở Xí nghiệp cũng như các các Xí nghiệp khác điều kiện vật chất các kho, bãi không được đảm bảo vì kho vật tư được tập kết tại chân CT và sử dụng các nhà kho lưu tạm. Nếu không quản lý tốt dễ gây mất mát, trong những nguyên nhân gây hao hụt vật tư là do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên như mưa, bão lũ...đây là nguyên nhân khách quan khó tránh khỏi. Nhưng cũng có những nguyên nhân chủ quan từ con người dẫn đến sự hao hụt vật tư với số lượng không nhỏ. Hiện tại Xí nghiệp mới đang sử dụng máy vi tính cho quá trình tính toán và lập các chứng từ cần thiết, chưa áp dụng chương trình phần mềm kế toán phục vụ cho công tác kế toán của toàn Xí nghiệp. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 65 3.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp * Hiện tại Xí nghiệp vẫn chưa mở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Xí nghiệp nên lập Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vừa dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh, phát hiện kịp thời các sai sót trong ghi chép kế toán và thuận lợi cho việc chuyển sổ cái. * Về tổ chức công tác Kế toán Xí nghiệp vẫn đang sử dụng phần mềm máy tính Microsoft Excel để trợ giúp cho công tác hạch toán kế toán. Đề xuất: Xí nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán máy được thiết kế chuyên dùng phù hợp với nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của Xí nghiệp để tiến hành tự động hóa công tác kế toán. Với một phần mềm kế toán viết sẵn, cho phép công ty sử dụng và quản lý các thông tin kế toán một cách chặt chẽ, linh động và phù hợp với điều kiện SXKD của Xí nghiệp, giúp giảm bớt áp lực về thời gian cũng như khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán nhưng vẫn hoàn thành một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác việc xử lý số liệu và hình thành các báo cáo, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, trung thực và kịp thời theo đúng yêu cầu quản lý. Tuy nhiên Xí nghiệp cần tham khảo và cân nhắc kỹ giữa lợi ích và chi phí bỏ ra khi xây dựng hoặc mua phần mềm kế toán trước khi đưa ra quyết định. * Quản lý chi phí NVL, CCCD có hiệu quả Do đặc điểm của ngành xây dựng, vật tư chiếm khoảng 70% giá trị công trình nên việc tiết kiệm chi phí NVL, CCDC là hết sức cần thiết. Đầu tiên phải có kế hoạch xây dựng vật tư cho từng công trình thật tốt, sao cho vừa tiết kiệm được chi phí mà chất lượng không đổi, cần phải tìm các nguồn thu mua đáng tin cậy, có nhiều chính sách ưu đãi đối với Xí nghiệp, Kế toán cần kết hợp với cán bộ vật tư trong việc thu mua vật tư, giám sát chặt chẽ khi công trình có nhu cầu sử dụng vật tư. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 66 Cần xây dựng các kho bãi ở những nơi cao ráo, để việc dự trữ vật tư được đảm bảo, tránh được thất thoát do thiên tai gây. Rút ngắn thời gian thi công cũng có tác dụng giảm chi phí NVL, CCDC ở thực tế so với dự toán. Thời gian xây dựng càng dài thì các phí tổn phát sinh càng nhiều như phí tổn sử dụng máy móc, chi phí cho bộ phận gián tiếp...càng cao. Như vậy, Xí nghiệp nên tổ chức thi công, sử dụng phương án thi công như thế nào cho thuận tiện, nhịp nhàng, đảm bảo tính liên tục trong thi công để rút ngắn thời gian thi công nhưng vẫn phải đảm bảo khối lượng, chất lượng công trình như thiết kế * Sử dụng TK 159 Giá trị vật tư trên thị trường hiện nay thường xuyên biến động, để đảm bảo cho Xí nghiệp kịp thời xoay sở nguồn tài chính khi giá trị vật tư tăng lên, để công trình thực hiện theo như tiến độ, nhằm đưa ra giá thành từng công trình chính xác hơn, Kế toán nên thực hiện việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho, sử dụng TK 159 để theo dõi. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 67 PHẦN III: KẾT LUẬN Đề tài đã hệ thống hóa và phân tích những cơ sở lý luận cơ bản về hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây dựng nói chung và Xí nghiệp xây dựng công trình 1 nói riêng. Trên tiền đề đó, đề tài đã trình bày được cơ bản thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp xây dựng công trình 1. Dựa trên những mô tả và phân tích thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp, rút ra những nhận xét, đánh giá đối chiếu với cơ sở lý luận, đồng thời chỉ ra những mặt đạt được và những mặt còn hạn chế, cần khắc phục để Xí nghiệp quản lý tốt hơn phần hành kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Qua đó, đã đề xuất được các biện pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động xây dựng ở Xí nghiệp nhằm giúp hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu cộng cụ dụng cụ tại Xí nghiệp. Trên góc độ người cán bộ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Tuy nhiên, vì thời gian có hạn và việc vận dụng những kiến thức đã học còn hạn chế, chưa nắm bắt được đầy đủ, tổng quát về công tác tổ chức kế toán tại Xí nghiệp nên báo cáo không tránh khỏi những sai sót. Rất mong nhận được sử chỉ bảo của thầy cô trong khoa kế toán và sự thông cảm của Phòng kế toán Xí nghiệp. Được sự quan tâm của các anh chị trong phòng kế toán của Xí nghiệp, đã giúp đỡ tôi rất nhiều về mặt số liệu thực tế ở Xí nghiệp, cũng như nhận được sự hướng dẫn và giải thích những vướng mắc giữa lý luận và thực tiễn. Nhờ đó đến nay tôi đã học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm trong cách xử lý công việc và tác phong làm việc của một kế toán viên. Đó là những bài học kinh nghiệm quý báu và cần thiết cho bản thân tôi sau này. Một lần nữa tôi xin gửi lờn cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo Xí nghiệp, các anh chị trong phòng kế toán cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Hoàng Thùy Dương đã giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này. Xin chân thành cám ơn! TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hướng dẫn thực hành hạch toán kế toán và lập Báo cáo tài chính doanh nghiệp xây lắp - Nguyễn Văn Nhiệm 2. Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp xây lắp và kế toán đơn vị chủ đầu tư - Võ Văn Nhị, Trần Anh Hoa, Trần Thị Duyên - Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán mới - Huỳnh Minh Nhị, Nguyễn Quang Huy - Nhà xuất bản thống kê, Hà Nội 4. Kế toán tài chính - Phan Đình Ngân - Trường Đại học kinh tế Huế, Khoa kế toán tài chính. 6. Các khoá luận tốt nghiệp đại học 7. Các trang Web trên Internet - Trang web của Tạp chí kế toán - Trang web kế toán - Trang web của Bộ xây dựng - Trang web của Bộ tài chính TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 69 MỤC LỤC PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ ...............................................................................................1 1. Lý do lựa chọn đề tài ............................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................................2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu ......................................................................................2 5. Kết cấu đề tài ........................................................................................................2 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ..................4 1.1. Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây dựng .................................................................................................................................4 1.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ...................................................4 1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ................................................4 1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây dựng .................................................................................................................................5 1.3. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ..........................................6 1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ..........................................................6 1.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ...........................................................7 1.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ .................................................10 1.4.1. Chứng từ sử dụng ................................................................................................10 1.4.2. Hạch toán chi tiết sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ..............11 1.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ..............................................16 1.5.1.Tài khoản kế toán sử dụng....................................................................................16 1.5.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên .................................................................................................................16 1.5.3. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ .......................................................................................................................................21 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho...............................................................23 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1, THUỘC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ I THỪA THIÊN HUẾ.......................................................25 2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty Cổ phần đường bộ I Thừa Thiên Huế.................25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ..................................................25 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty....................................................................26 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp ........................................................26 2.3. Tình hình nguồn lực của xí nghiệp 1 _công ty cổ phần đường bộ I Thừa Thiên Huế.................................................................................................................................28 2.3.1 Tình hình lao động của Xí nghiệp năm 2010 .......................................................28 2.3.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua 2 năm 2009, 2010 ...........................29 2.3.3. Tình hình tài chính qua 2 năm 2009, 2010 ..........................................................30 2.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp....................................................31 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp .................................................................31 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 70 2.4.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại xí nghiệp ....................................................33 2.5. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp xây dựng công trình 1, thuộc công ty cổ phần Đường Bộ I Thừa Thiên Huế...............................35 2.5.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong xí nghiệp 1 ..........................35 2.5.2. Phân loại Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong xí nghiệp 1...........................36 2.5.3.Phương pháp đánh giá Nguyên vật liệu trong xí nghiệp 1 ...................................36 2.5.4.Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp ......................................38 2.5.5. Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp ............................................................................................................................42 2.5.6.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ............................................44 2.5.7. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho............................................................62 CHƯƠNG III MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 1 _ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG BỘ I THỪA THIÊN HUẾ .......................................................................................................................................63 3.1. Nhận xét chung .......................................................................................................63 3.1.1. Ưu điểm: ..............................................................................................................63 3.1.2.Nhược điểm: .........................................................................................................64 3.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp .....................................................................................................65 PHẦN III: KẾT LUẬN ...............................................................................................67 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................68 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 71 DANH MỤC SƠ ĐỒ  Tên Trang Sơ đồ 1 : Phương pháp thẻ song song.. . .........................................................12 Sơ đồ 2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ....................................................13 Sơ đồ 3: Phương pháp sổ số dư...............................................................................15 Sơ đồ 4: Phương pháp kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu ......................17 Sơ đồ 5: Phương pháp kế toán tổng hợp tăng công cụ dụng cụ..............................18 Sơ đồ 6: Hạch toán theo phương pháp kê khai định kỳ ..........................................22 Sơ đồ 7: Bộ máy tại Xí nghiệp ...............................................................................17 Sơ đồ 8: Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp ...................................................................32 Sơ đồ 9: Quy trình chứng từ ghi sổ .........................................................................34 Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển chứng từ ...............................................................39 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ GVHD: Hoàng Thùy Dương SVTT: Nguyễn Thị Búp_ Lớp: K41 KTDN 72 DANH MỤC BẢNG BIỂU  Tên Trang Bảng 1: Tình hình lao đông tại Xí nghiệp qua 2 năm 2009 – 2010.......................28 Bảng 2: Kết quả hoạt động SXKD tại Xí nghiệp qua 2 năm 2009 – 2010............29 Bảng 3: Tình hình nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2009 – 2010 .......................30 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ