Đề tài Kế toán nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp xi măng Quảng Bình

Bình 2.2.3.1.Trị giá nguyên vật liệu nhập kho Giá của nguyên vật liệu nhập kho tại xí nghiệp được tính theo giá thực tế Giá thực tế của nguyên vật liệu = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí mua, vận chuyển, bốc xếp… 2.2.3.2. .Trị giá nguyên vật liệu xuất kho Do đặc điểm của xí nghiệp là có ít danh điểm, số lần nhập không nhiều, lượng vật liệu mỗi lần nhập lớn cho nên xí nghiệp áp dụng theo phương pháp nhập trước xuất trước có nghĩa là: xuất hết đợt nhập trước mới xuất sử dụng của đợt nhập sau 2.2.3.3.Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tồn kho Xí nghiệp xi măng Quảng Bình đang sử dụng nguyên vật liệu tồn kho theo phương pháp thẻ song song 2.2.4.Kế toán chi tiết nguyên liệu tại xí nghiệp XMQB 2.2.4.1.Chứng từ, sổ sách sử dụng a) Chứng từ Hóa đơn giá trị gia tăng Biên bản giao nhận vật tư Biên bản nghiệm thu vật tư Giấy đề nghị nhập kho Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ Đề nghị xuất kho Phiếu xuất kho Thẻ kho b) Sổ sách kế toán Xí nghiệp đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, các loại sổ sách xí nghiệp áp dụng gồm: Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng kê nhập, xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 2.2.4.2.Các tài khoản sử dụng tại xí nghiệp xi măng Quảng Bình TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 1521: Vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1524: Phụ tùng TK 15262: Clinker mua của đơn vị trong nội bộ tổng công ty Và các tài khoản TK 1111: Tiền mặt TK 1121: Tiền gửi ngân hang TK 335(3352): Chi phí phải trả TK 338(3388): Phải trả phải nộp khác TK 331: Thanh toán với người bán – trong đó các TK cấp 2: TK 3311: Phải trả các DN trong VNCC TK 3312: Phải trả các DN ngoài VNCC TK 3314: Phải trả các nhà cc thuộc thành phần kt khác TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – trong đó: TK 621111: Chi phí clinker TK 621112: Chi phí thạch cao TK 621113: Chi phí đá phụ gia Bazan TK 621114: Chi phí bi đạn TK 621115: Chi phí dầu mỡ TK 621116: Chi phí vỏ bao TK 621117: Chi phí điện năng TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 641: Chi phí bán hang TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.4.3.Các trường hợp nhập vật liệu Sau khi kiểm nghiệm chất lượng, số lượng, quy cách phẩm chất. Hội đồng tiến hành lập biên bản nghiệm thu vật tư. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu, phòng kế hoạch lập “bảng đề nghị nhập kho’’ trình kế toán trưởng, giám đốc, trưởng phòng kế hoạch ký và chuyển sang kế toán vật tư làm thủ tục nhập kho, kế toán vật tư căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi số lượng thực tế vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn (giá chưa có thuế VAT) của khách hàng để ghi sổ. Ta có thể hình dung công tác hạch toán nguyên vật liệu của xí nghiệp qua một số trường hợp cụ thể sau: + Nhập kho vật liệu Clinker của công ty Xi măng Bỉm Sơn Khi nhận dược hóa đơn đối chiếu với hợp đồng kinh tế đã ký để xem xét vật tư có đảm bảo đúng như hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không – căn cứ vào Hóa đơn GTGT của người cung cấp: HÓA ĐƠN GTGT (xuất clinke) (Liên 2: Khách hàng) Ngày 2 tháng 9 năm 2010 (Chỉ có giá trị lấy trong ngày) Đơn vị bán: Công ty Xi măng Bỉm Sơn N 015201 Địa chỉ: Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa Số tài khoản: 710A-00002 Điện thoại: 037 824 240 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thái Đơn vị: Xí nghiệp Xi măng Quảng Bình - Công ty KD Thạch cao xi măng Đia chỉ: 58 Trần Hưng Đạo – Đồng Hới – Quảng Bình Theo HĐ số: 100A/XMBS-KH Ngày 26 tháng 3 năm 2001 Xuất tại kho: Xưởng nghiền xi măng Số toa: 431332 Hình thức thanh toán: Ghi nợ Mã số: 3300 101 300 0031 Số TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Clinker PC30 Tấn 38.75 395.454 15.323.843 Cộng tiền hàng: 15.323.843 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.532.407 Tổng cộng tiền thanh toán 16.856.250 Số tiền viết bằng chữ : Mười triệu tám trăm năm mươi sáu hai trăm năm mươi đồng chẵn./. Người lập phiếu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Vật tư của xí nghiệp được vận chuyển bằng tàu hỏa và giao nhận chủ yếu tại ga. Khi giao nhận hang phòng kế hoạch lập biên bản giao nhận vật tư (trang sau) cho lô hàng nhập, có hóa đơn riêng cho từng toa hàng. Biên bản lập thành 2 liên, mỗi bên (giao, nhận) giữ một bản: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN CLINKER Hôm nay, ngày 4 tháng 9 năm 2010, tại ga Phúc Tự, Bố Trạch, Quảng Bình, chúng tôi gồm có: Bên giao clinker: C/N DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT BỈM SƠN (Gọi tắt là bên giao) 1. Ông: Phùng Khắc Tiến - Nhân viên áp tải 2. Ông: Nguyễn Văn Lực - Nhân viên áp tải II. Bên nhận clinker: XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH (Gọi tắt là bên nhận) 1. Ông: Đỗ Đình Ngọc - Phó Giám đốc 2. Ông: Trương Công Khánh - C.bộ giao nhận clinker tại gia Phúc Tự Chúng tôi cùng nhau lập biên bản giao, nhận clinker trên toa tàu tại ga Phúc Tự và lieen 2 (Liên đỏ) hóa đơn của từng toa. Cụ thể như sau: TT Số toa Hóa đơn K.lượng TheoHĐ (Tấn) Kích thước của NL clanhker trên toa Tỷ trọng (tấn/m3) Số Ngày Dài(m) Rộng(m) Cao(m) Thể tích(m3) 1 431332 5201 2/9/09 38,75 12,8 2,58 0,75 24,43 1,59 2 331717 5202 2/9/09 30,5 10,37 2,75 0,62 17,68 1,72 . … … … … … … … … … . … … … … … … … … … 12 431081 5212 2/9/09 31,65 14 2,54 0,52 18,49 1,71 Cộng 419,25 254,27 1,64 Ghi bằng chữ:Mười hai toa:Khối lượng :Bốn trăm mười chín tấn hai tạ năm mươi kg. Bên giao đã giao đầy đủ cho bên nhận liên 2 hóa đơn (liên đỏ)của các toa clinker trên .Biên bản lập xong cùng ngày và được lập thành 2 bản có giá trị pháp lý như sau,mỗi bên giữ 1 bản./ Bên giao (Ký ,ghi rõ họ tên) Bên nhận (Ký ,ghi rõ họ tên)  Để xác định số lượng,quy cách và chất lượng vật tư trước khi nhập kho,làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản,phòng kỷ thuật KCS lập Biên bản nghiệm thu vật tư biên bản lập thành 2 bản một bản giao cho phòng kế hoạch –vật tư –tiêu dùng để theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng ,một bản giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi thanh toán : C.ty CP THẠCH CAO XI MĂNG XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do-Hạnh phúc BIÊN BẢN NGHIỆM THU VẬT TƯ,VẬT LIỆU ,PHỤ TÙNG Hôm nay,ngày 17 tháng 9 năm 2010, tại kho nguyên vật liệu Xí nghiệp,Bắc Lý,Đồng Hới,Quảng Bình ,chúng tôi gồm có: Đại diện bên bán : 1.Ông(bà) : Chức vụ : 2.Ông(bà) : Chức vụ : II. Đại diện bên mua :Xí nghiệp xi măng Quảng Bình . 1.Ông : Đỗ Đình Ngọc Chức vụ;P.Chủ Tịch HĐ nghiệm thu 2.Ông : Trần Xuân Mãi Chức vụ :Ủy viên 3.Bà : Nguyễn Thị Hương Chức vụ :Ủy viên 4.Ông : Trần Quang Đức Chức vụ :Ủy viên Cùng nhau tiến hành nghiệm thu hàng hóa; Clinker Bỉm Sơn theo hợp đồng số 100A/XMBS-KH ngày 26 tháng 1 năm 2001 Kết quả nghiệm thu: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Kết quả nghiệm thu Theo chứng từ Thực tế Đúng quy cách chất lượng Không đúng quy cách chất lượng 1 Clinker Bỉm Sơn Tấn 3.757,2 3.757,2 3.757,2 Kết luận: Đạt quy cách chất lượng theo hợp đồng ngày nhập từ 1/9/2009 đến 17/9/2009 gồm 100 hóa đơn VAT. Biên bản lập xong cùng ngày, thông qua tất cả các thành viên, tất cả nhất trí ký tên. Đại diện bên bán Hợp đồng nghiệm thu Xí nghiệp xi măng Quảng Bình Căn cứ vào “biên bản nghiệm thu vật tư” phòng kế hoạch lập giấy đế nghị nhập kho cho lô hàng: C.ty CP THẠCH CAO XI MĂNG XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập –Tự do-Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO Nhập kho: Nguyên vật liệu Họ tên người nhập: Trương Công Khánh Phòng kế hoạch – vật tư – tiêu thụ Hợp đồng: 100A/XMBS-KH ngày 26 tháng 9 năm 2001 Biên bản nghiêm thu vật tư ngày 17 tháng 9 năm 2010 TT Tên Vật Tư ĐVT Số lượng Đơn giá Giá gốc Vận chuyển Chi phí khác Cộng 1 Clinker Tấn 3757,2 395.454 91.000 27.531 513.985 Cộng 3757,2 395.454 91.000 27.531 513.985 Đồng Hới,Ngày 17 tháng 9 năm 2010 Người nhập P.KH-VT-TT Phòng kế toán Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận vật tư, bản đề nghị nhập kho kế toán vật tư lập “Phiếu nhập kho” – theo giá ghi trên hóa đơn bán hàng cùng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu Liên 2 giao cho thủ kho để vào the kho và sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Liên 3 giao cho người nhập dùng để thanh toán.  PHIẾU NHẬP KHO QĐ Mẫu số 01-VT số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 17 tháng 9 năm 2010 Ngày 20/03/2006 của BTC Số: 5 Tên người nhập: Trương Công Khánh – Phòng kế hoạch-vật tư-tiêu thụ Theo: BBNT vật tư ngày 17/3/2008 của HĐ nghiệm thu Xí nghiệp Nhập tại kho: Xí nghiệp (Tâm) TT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Clinke Bỉm Sơn Tấn 3757,2 3757,2 395.454 1.485.799.769 2 Cước v/chuyển đường sắt 91.000 341.905.200 3 Chi phí áp tải 6.190,5 23.258.946 4 Chi phí giao nhận 600 2.254.320 5 Chi phí bốc xếp 5.800 21.791.760 6 Chi phí bến bãi 940,4 3.533.298 Cước t/chuyển từ ga Phúc Tự về kho 14.000 52.600.800 Cộng 3757,2 1.931.144.093 Cộng tiền hàng: 1.931.144.093 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT: 148.579.977 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.079.724.070 Bằng chữ: Hai tỷ, không trăm bảy mươi chin triệu, bảy trăm hai mươi tư nghìn, không trăm bảy mươi đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng * Với vật liệu nhập kho do thu hồi phế liệu và thành phẩm bị kém phẩm chất: Do để lâu ngày dưới tác động của môi trường xi măng có thể bị vón cục, kém phẩm chất cần phải nhập kho để gia công, chế biến lại. Xi măng bám trong thành xilo trong quá trình gia công chế biến lâu ngày bám chặt và bị vón cục, định kỳ vệ sinh xilo xi măng này cũng được thu hồi nhập lại kho để chế biến lại. Căn cứ vào biên bản xác nhận của Hội đồng kiểm kê, vào đề nghị nhập kho của phân xưởng – kế toán vật tư cùng thủ kho làm thủ tục nhập lại kho số lượng xi măng kém phẩm chất và phế liệu thực tế thu hồi – theo giá vốn tạm tính tại thời điểm đó. 2.2.4.4.Các trường hợp xuất kho nguyên vật liệu - Thủ tục xuất vật liệu chính cho sản xuất sản phẩm Căn cứ vào tiến độ sản xuất, phân xưởng sản xuất đề nghị xuất các loại vật liệu chính đến phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch xem xét lại định mức sản xuất, căn cứ vào báo cáo tỷ lệ phối trộn nguyên vật liệu sản xuất xi măng bột do phòng kỹ thuật – KCS lập: BÁO CÁO TỶ LỆ PHỐI TRỘN NGUYÊN VẬT LIỆU Sản xuất xi măng bột tháng 9/2010 Kính gửi: Phòng KH-VT-TT XN. Tỷ lệ phối trộn NVL để sản xuất xi măng bột thang 9/2010 được tính cụ thể trong bảng sau đây: TT Tên nguyên vật liệu Tỷ lệ phối trộn (%) Ghi chú 1 Clinke Bỉm Sơn 79,2 2 Thạch dao 3,3 3 Đá phụ gia phú quý 17,5 Cộng 100 Đồng Hới, ngày 1 tháng 10 năm 2010 Phòng TN-KSC Phòng kế hoạch căn cứ vào tỷ lệ phối trộn để lập bản Đề nghị xuất vật liệu cho sản xuất (trang sau) trình giám đốc duyệt, sau đó chuyển kế toán làm thủ tục xuất kho vật liệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐỀ NGHỊ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU CHO SẢN XUẤT XI MĂNG BỘT Tháng 9 năm 2010 Kính gửi: Giám đốc Xí nghiệp - Căn cứ vào biên bản kiểm kê xi măng bột tồn tại các si lô đến hết ngày 29/9/2005: - Căn cứ bản báo cáo tỷ lệ phối trộn NVL sản xuất xi măng bột tháng 9/2009 của phòng thí nghiệm-KCS xí nghiệp 1. Sản lượng nghiền xi măng bột tháng 9 năm 2009: 5.197,6 tấn 2. Khối lượng NVL đề nghị làm thủ tục sản xuất xi măng bột tháng 9/2009 TT Tên nguyên vật liệu Tỷ lệ phối trộn KL NVL đề nghị xuất (tấn) Ghi chú 1 2 3 Clinker Bỉm Sơn Thạch cao Đá phụ gia bazan 79,2 3,3 17,5 4.116,5 171,52 909,58 Đồng Hới, ngày 1 tháng 10 năm 2010 Giám đốc XN duyệt P.GD phụ trách SX PT phòng KH-VT-TT Căn Cứ vào bản đề nghị xuất nguyên vật liệu kế toán lập phiếu xuất kho theo giá thực tế của đợt. Phiếu xuất kho (trang sau )được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu, 1 liên giao thủ kho vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để vào sổ kế toán. Thủ kho xuất kho và ghi số lượng thực tế vật tư xuất kho vào the kho rồi cùng người nhận ký vào phiếu xuất kho.  PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02-VT Ngày 29 tháng 9 năm 2010 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Số: 3 Ngày 20/03/2006/của BTC Họ tên người nhận hàng: Ngô Đình Hân Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Lý do xuất kho: Xí nghiệp(Tâm) TT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Clinke Bỉm Sơn Tấn 4.116,5 5430985 2.115.819.252 2 Thạch cao 171,52 365.000 62.604.800 3 Đá phụ gia Bazan phủ quỳ 909,58 127.214 115.711.310 Cộng 2.294.135.362 Cộng thành tiền bằng chữ: Hai tỷ hai trăm chín mươi tư triệu một trăm ba mươi lăm ngàn ba trăm sáu mươi hai đồng. Xuất ngày 29 tháng 9 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho - Thủ tục xuất vật liệu. phụ tùng thay thế phục vụ cho sản xuất: Hàng ngày căn cứ vào tiến độ sản xuất phân xưởng viết giấy đề nghị xuất vật tư và trình phòng kỹ thuật – KCS, phòng kế hoạch và Giám đốc duyệt, sau đó chuyển phòng kế toán lập phiếu xuất kho, căn cứ phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất vật tư. 2.2.4.5. Kế toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho, phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Xí nghiệp áp dụng theo phương pháp thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi cả số lượng và giá trị của vật liệu. Theo định kỳ thủ kho phải đối chiếu số lượng vật liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế tồn kho. Mặt khác sau khi hoàn tất thủ tục xuất kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán theo định kỳ quy định. Thẻ kho được kế toán lập theo mẫu thống nhất phát cho thủ kho sau khi đã dăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Việc ghi chép do thủ kho thực hiện hằng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho mỗi chứng từ được ghi vào thẻ kho trên một dòng – cụ thể các nghiệp vụ nhập (phiếu nhập kho số 05 ngày 17/09/2010), xuất (phiếu xuât kho số 03 ngày 29/09/2010) ở trên được phản ánh trên thẻ kho như sau: Mẫu số 06-VT Đơn vị: XN XI MĂNG QUẢNG BÌNH QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Tên kho: Kho Nguyên vật liệu THẺ KHO ngày 20/03/2006 của BTC Ngày lập thẻ: 1/1/2010 Tớ số: 02 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Clinke Bỉm Sơn Đơn vị tính: Tấn Mã số: Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 05 07 03 17/9 29/9 - Tồn đầu Trương Công Khánh nhập Trương Công Khánh nhập 17/9 29/9 29/9 3.757,2 2.598,65 4.116,5 2.148,778 5.900,978 Cộng 6.355,85 4.116,5 4.388,128 Kế toán mở sổ chi tiết cho từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho (chỉ khác là thẻ kho chỉ ghi và theo dõi về mặt số lượng còn sổ chi tiết của kế toán phải ghi cả số lượng lẫn giá trị của từng vật liệu. Định kỳ 10 ngày khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan: hóa đơn mua, hợp đồng cận chuyển hàng hóa, vật tư ghi đơn giá vào phiếu nhập, xuất kho, tính thành tiền trên phiếu nhập, xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra đối chiếu này kế toán ghi vào Sổ chi tiết vật tư theo trình tự như thẻ kho của thủ kho cụ thể Tên đơn vị: Xí nghiệp Xi măng Quảng Bình Mẫu số QĐ liên bộ TCTK-TG SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Số 583- LB Danh điểm vật tư: …………………………………… Số thẻ: ……….. Tên vật tư: Clinker Bỉm Sơn Số tở:…………. Nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính: Tấn Kho: Nguyên vật liệu Ngày tháng Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 17/3 5 Tồn đầu kỳ 3.722,411 503.906 1.875.744.723 29/3 7 Trương Công Khánh nhập 3.757,2 513.985 1.931.144.093 29/3 3 Trương Công Khánh nhập 2.598,65 513.985 1.335.667.120 Xuất sản xuất T3/2010 4.116,5 513.985 2.115.819.252 Cộng 6.355,85 3.266.811.213 4.116,5 2.115.819.252 5.961,761 3.026.736.684 Đồng thời ghi chép vào các sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan: sổ chi tiết thanh toán như Sổ chi tiết thanh toán với người bán khoản còn nợ chưa thanh toán với người cung cấp. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 9 năm 2010 Tài khoản 331-phải trả cho người bán Đối tượng: CN dịch vụ vận tải Đường sắt Bỉm Sơn. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn dải Tài khoản đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.145.936 2.Số phát sinh trong kỳ 26.792.244 42.879.186 18/3 5 18/3 Chi phí áp tải 3757.2 tấn Clinker 15262 26.792.244 29/3 7 29/3 Chi phí áp tải 2598,65 tấn Clinker 15262 16.086.942 29/3 12 29/3 Chuyển trả tiền áp tải 3.757,2 tấn Clinker 1121 26.792.244 Cộng phát sinh 26.792.244 42.879.186 3.Số dư cuối kỳ 18.232.878 Ngày 1 tháng 4 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn khho của từng thứ vật liệu đối chiếu với số liệu trên thẻ kho. Cuối quý căn cứ sổ chi tiết vật liệu kế toán vật tư lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu (trang sau). Số liệu trên bảng nhâp, xuất, tồn kho vật liệu được đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 152 của kế toán tổng hợp. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU QUÝ III/2010 TT Tên vật tư Đ.vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ S.lượng Thành tiền S.lượng Thành tiền S.lượng Thành tiền S.lượng Thành tiền I Nguyên vật liệu chính 1 Clinker Bỉm Sơn Tấn 3.722,411 1.875.744.723 2 Thạch cao Lào “ 119,897 42.563.435 3 Đá phụ gia Bazan phủ quỳ “ 438,911 56.312.281 II Vật liệu phụ 1 Vỏ bao XM Bỉm Sơn PCB30 Cái 170.624 443.622.400 2 Dầu HD50 Lít 346,5 3.244.626 3 Mỡ L2 Kg 26 573.574 III Phụ tùng thay thế 1 Bạc treo nối trụ KgVK50 Cái 2 1.420.000 2 CuKgng ép ZP 1142 166 2.292.460 3 Bi cầu Ø100 1.2262 14.398.370 Cộng Trên đây là toàn bộ công tác hạch toán chi tiết vật liệu ở Xí nghiệp xi măng Quảng Bình. Việc ghi sổ theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm vật liệu của xí nhiệp là ít danh điểm vật tư, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra khôi đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ nghiệp vụ cao. Tuy nhiên vẫn mang nhược điểm chung của phương pháp này là: có nhiều sự trùng lắp trong ghi chép giữa kho và kế toán, khối lượng ghi chép lớn dồn chủ yếu vào cuối tháng. 2.2.5. Hạch toán tổng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu Song song với công tác hạch toán chi tiết vật liệu là hạch toán tổng hợp nhấp xuất vật liệu, đề phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cũng như việc tổ chức bộ máy kế toán, Xí nghiệp đã áp dụng kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập , xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Để hạch toán nhập kho nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn GTGT. - Hóa đơn hàng hóa. - Biên bản nghiệm thu vật tư. - Biên bản giao nhận hàng hóa. - Phiếu nhập khho. * Kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu Căn cứ vào hóa đơn do cán bộ vật tư mua về, căn cứ vào phiếu đề nghị nhập vật tư, biên bản nghiệm thu vật tư và các thủ tục cần thiết như khi nhập kho Clinker, thạch cao do Công ty KD Thạch cao điều chuyển, kế toán lập phiếu nhập kho và phản ánh vào các sổ sách kế toán liên quan. - Nếu đối tượng mua ngoài thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì kế toán chỉ hạch toán vào tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu” giá mua là giá thực tế vật liệu nhập kho theo giá chưa có thuế GTGT. - Nếu vật liệu mua ngoài thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thep phương pháp trực tiếp thì giá mua là giá thanh toán trên hóa đơn. Căn cứ phiếu nhập số 05 ngày 17 tháng 3 nằm 2009, kế toán ghi: a. Nợ TK 152 (15262): 1.485.799.769 (Giá mua trên hóa đơn). Nợ TK 1331 1.485.799.769 (Thuế VAT đầu vào) Có TK 331 (3331) 1.634.379.746 (Giá thanh toán) b. Nợ TK 152 (15262) 341.905.200 (Chi phí mua tạm tính) Có TK 335 (3352) 341.905.200 (Cước v/c đ/sắt tạm tính c. Nợ TK 152 (15262) 26.792.244 (Chi phí mua thực tế) Có TK 331 (3312) 26.792.244 (CP áp tải + bến bãi chưa thanh toán) d. Nợ TK 152 (15262) 2.254.320 (Chi phí mua thực tế) Có TK 338 (3388) 2.254.320 (Chi phí giao nhận) e. Nợ TK 152 (15262) 74.392.560 (Chi phí mua thực tế) Có TK 331 (3314) 74.392.560 (CP bốc xếp, cước t/c từ ga về kho) Bút toán b thực hiện khi chưa có hóa đơn. Khi có hóa đơn kế toán hủy bút toán trên: Nợ TK: 152 (15262): -341.905.200 Có TK335(3352): - 341.905.200 Đồng thời ghi lại bút toán nhập khi vật liệu như bình thường: a. Nợ TK 152 (15262): 341.905.200 Nợ TK 1331: 17.095.260 Có 331(3312): 359.000.460 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được tiến hành trên các phiếu nhập kho căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nhập vật liệu, kế toán ghi sổ Nhật ký chung, định khoản kế toán làm săn cứ ghi vào sổ Cái. Sổ Cái cuối quý được dùng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào Bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. + Trường hợp nhập kho vật liệu do thu hồi thành phẩm bị kém phẩm chát (do để lâu ngày bị vón cục). Trong quá trình tiêu thụ sảm phẩm xi măng luân chuyển về các cửa hàng bán lẻ có một số lâu ngày bị vón cục kém phẩm chất, Xí nghiệp thu hồi để sản xuất lại. Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, vào “Biên bản xử lý” của Hội đồng kiểm kê, “Giấy đề nghị nhập kho” của phân xưởng, kế toán vật liệu cùng thủ kho làm thủ tục nhập khho theo số lượng thực tế và nhập theo giá tạm tính tại thời điểm đó. Quý I/2009 Hội đồng kiểm kê xác định số xi măng kém phẩm chất do để lâu ngày bị vón cục thu hồi để gia công chế biến lại là 0,5 tấn giá tạm tính (giá vốn) được xác định tại thời điểm 30/3/2009 là 547.928đ/tấn. Kế toán ghi sổ và hạch toán: Nợ TK 152 (1521): 273.964 Có TK 155 273.964 + Trường hợp nhập kho do thu hồi phế liệu: Căn cứ “Biên bản xác nhập khối lượng” của Hội đồng kiểm kê gồm: đại diện phòng Thí nghiệm-KCS, phòng Kỹ thuật – Công nghệ và Trưởng ca, “Bản đề nghị xử lý xi măng vệ sinh xilo” của phòng Thí nghiệm-KCS, “Giấy đề nghị nhập kho” của phân xưởng, kế toán và thủ kho làm thủ tục nhập kho xi măng bột vệ sinh xolo. Đơn giá ghi trên phiếu nhập kho của loại xi măng này cũng là đơn giá tạm tính như xi măng thành phẩm kém phẩm chất thu hồi ở trên. Hội đồng xác định số xi măng bám vào thành xilo vón cục quý I là 1,2 tấn được nhập kho để chế biến lại, sau khi làm thủ tục nhập lại kho – kế toán ghi sổ và hạch toán: Nợ TK 152 (1521): 657.514 Có TK 154: 657.514 Kế toán tổng hợp xuất kho vật liệu Trường hợp xuất vật liệu chính cho sản xuất xi măng: Kế toán vật tư cũng tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ gốc xuất kho vật liệu. Căn cứ vào phiếu xuất vật liệu kế toán vật tư phản ánh nghiệp vụ xuất vật liệu theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng vào sổ Nhật ký chung và từ đó làm căn cứ để ghi vào sổ Cái. - Căn cứ vào phiếu xuất kho số 23 ngày 29/3/2009, kế toán ghi vào sổ hạch toán: Nợ TK 621111 2.115.819.252 Chi phí Clinker Nợ TK 621112 62.604.800 Chi phí thạch cao Nợ TK 621113 115.711.310 Chi phí đá phụ gia bazan Có TK 152 2.294.135.362 Trong đó: (Có TK 152(15262) 2.115.819.252 Clinker (mua nội bộ TCT) Có TK 152(1521) 178.316.110 Nguyên vật liệu chính) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó. Cuối mỗi trang sổ, cộng số phát siinh để chuyển sang trang sau, đầu trang sổ, ghi số trang trước chuyển sang: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 9 năm 2010 Trang số 01 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có 18/3 5 17/3 Nhập 3.757,2 tấn clinker theo giá gốc 15262 1.485.799.769 Thuế GTGT 10% được khấu trừ 1331 331 148.579.977 1.634.379.746 Cước vận chuyển đường sắt 3.757,2 tấn Clinker 15262 3312 341.905.200 341.905.200 Chi phí áp tải + CP bến bãi 3.757,2 15262 1111 26.792.244 26.792.244 Chi phí giao nhận 3.757,2 tấn Clinker 15262 331 2.254.320 2.254.320 Chi phí bốc xếp + cước t/c từ ga về kho 3.757,2 tấn Clinker 15262 3314 74.392.560 74.392.560 27/3 06 26/3 Nhập 135.000 cái vỏ bao bì xi măng Bỉm Sơn PCB-30 ĐBQB 1522 1331 3311 351.000.000 35.100.000 386.100.000 29/3 03 29/3 Xuất clinker dùng cho SX xi măng T3/2007 Xuất thạch cao dùng cho SX xi măng T3/2007 Xuất đá phụ gia bazan dùng cho SX T3/2007 621111 621112 621113 15262 1521 2.115.815.136 62.604.800 115.711.310 2.115.815.136 178.316.110 Ngày 29 tháng 9 năm 2010 Người giữ sổ Tiếp đến, căn cứ nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào “Sổ Cái” các tài khoản liên quan (Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán). SỔ CÁI TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tháng 9 năm 2010 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ N.ký TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 2/9 … 18/9 29/9 01 … 05 03 3/9 ….. 17/9 29/9 Dư đầu kỳ Nhập cát tiêu chuẩn …………………….. Nhập 3757,2 tấn clinker Cước v/c đ/s 3757,2 tấn CP áp tải + CP bến bải 3757,2 tấn clinker CP giao nhận 3757,2 tấn clinker CP bốc xếp + cước t/c từ ga về kho 3757,2 tấn clinker Xuất clinker để phục vụ SX T9/2007 ………………………… 01 …… 01 01 01 01 01 …… 3314 …… 336851 334651 3312 3388 3314 621111 ……… 1.823.694.471 9.228.214 …………… 1.485.799.769 341.905.200 26.792.244 2.254.320 74.392.560 …………….. 2.115.819.252 Cộng 3.978.290.629 2.686.239.484 Dư cuối kỳ 3.115.745.616 Ngày tháng năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI TK 3314 – Phải trả cho các thành phần kinh tế khác Tháng 9 năm 2010 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ N.ký TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 02/09 03/09 04/09 … 18/09 19/09 25/09 Số dư đầu kỳ Nhập cát tiêu chuẩn TCVN 6227 – 96 Thuế GTGT được khấu trừ Nhập que hàn, bóng điện phục vụ T toán tiền nhập cát tiêu chuẩn theo PNK số 1 ………………………… CP áp tải + CP bến bãi nhập 3757,2 tấn clinker Chuyển tiền bảo hành SP theo HĐ số 20/10 ngày 7/1/2010 T toán tiền nhập đá phụ quỳ …………………………… 1522 1331 1522 1111 …….. 15262 1121 1121 9.689625 2.394.000 138.432.745 259.512.123 9.228.214 461.411 710.000 ……… 26.792.244 Cộng 213.711.087 382.761.617 Dư cuối kỳ 428.526.635 Ngày 30 tháng 9 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị SỔ CÁI TK 3311 – Phải trả cho người bán trong NVCC Tháng 9 năm 2010 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ N.ký TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ …………………. 18/09 05 17/09 Nhập 3757,2 tấn clinker 01 15262 1.485.799.769 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 148.579.977 Cước v/c đ/sắt tạm tính 15262 341.905.200 27/09 06 26/09 Nhập vỏ bao XM Bỉm Sơn 01 1522 351.000.000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 35.100.000 …………………. Cộng Dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 9 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  - Trường hợp xuất vật liệu, phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất – căn cứ phiếu xuất kho số 24 ngày 29/3/2009 xuất vỏ bao xi măng: 47.260.000, dầu HÓA ĐƠN 50.909.000, Mỡ YC2: 20450 kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 621(621115): 929.450 Nợ TK 621(621116): 47.260.000 Có TK 152(1522): 48.189.450 - Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho công tác quản lý phân xưởng, phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm, công tác quản lý của Xí nghiệp: Ngày 5/3 căn cứ phiếu xuất kho số 12 xuất bóng điện cho bộ phận quản lý XN: 30.000, xuất que hàn cho phân xưởng sản xuất: 120.000; xuất vỏ bao xi măng cho bộ phận bán hàng: 52.000 theo phiếu xuất kho số 13 kế toán ghi: Nợ TK 642: 30.000 Nợ TK 627 (6272): 120.000 Nợ TK 641: 52.000 Có TK 152 (1522): 202.000 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH 3.1. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH 3.1.1. Nhận xét chung kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Xi măng Quảng Bình Trước tình hình cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một cơ chế tổ chức lãnh đạo phù hợ, gọn nhẹ, hiệu quả, hợp lý để thích nghi và phát triển trong cơ chế thị trường hiện nay. Là một đơn vị vừa sản xuất, vừa kinh doanh, xuất phát từ yêu cầu sản xuất xí nghiệp tổ chức một mô hình bộ máy khá gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Xí nghiệp xi măng Quảng Bình có mô hình tổ chức bộ máy quản lý trực tuyến – tham mưu. Giám đốc xí nghiệp là người có quyền lực cao nhất trong xí nghiệp và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên, với nhà nước. Bộ máy quản lý của xí nghiệp hoạt động khá đồng bộ, có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu thực tế - góp phần vào sự đi lên của xí nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. Nhờ đầu tư thêm thiết bị sản xuất mới nên đã tăng được khối lượng sản phẩm sản xuất, chất lượng xi măng cũng được nâng lên, tiết kiệm được chi phí sản xuất (điện năng). Tuy nhiên vẫn chưa khai thác hết công suất của máy: công suất thiết kế sản lượng nghiền hàng năm là 70.000 tấn nhưng sản xuất trong những năm qua tối đã cũng chỉ mới đạt 75% so với công suất thiết kế. Nguyên nhân chính là do thị trường nhỏ hẹp lại phải cạnh tranh với nhiều loại xi măng khác đã có chỗ đứng vững trên thị trường từ trước như xi măng Bỉm Sơn Thanh Hóa, cm Hoàng Thạch... Mặt khác quy trình sản xuất và kỹ thuật phải phụ thuộc vào Công ty Xi măng Bỉm Sơn nên khó có thể chủ động trong quá trình sản xuất.  3.1.2. Ưu điểm Nhìn chung bộ máy kế toán của Xí nghiệp tương đối hoàn chỉnh, trình độ nghiệp vụ kế toán khá đồng đều, công tác kế toán ở Xí nghiệp có nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và chuẩn mực kế toán, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Mỗi phần hành kế toán được tổ chức riêng biệt, khâu tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, kết hợp hài hòa nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ và không ngừng nâng cao trình độ tay nghề của mình. Xí nghiệp đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ phận kế toán đã tổ chức thực hiện tốt việc hạch toán từ chi tiết đến tổng hợp, vận dụng phù hợp và có cải tiến trong phương pháp hạch toán cũng như mở sổ sách kế toán có khoa học, ghi chép đầy đủ rõ ràng, chính xác từng loại vật liệu, từ đó có tác dụng trong việc quản lý tình hình thu mua, nhập kho, bảo quản và sử dụng, góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả kinh tế. 3.1.3. Những điểm tồn tại về hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Xi măng Quảng Bình cần phải hoàn thiện 3.1.3.1. Về tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán Trong bố trí công tác về tổ chức: Bộ phận kế toán còn kiêm nhiệm sẽ ảnh hưởng đến công tác kế toán: sẽ khó phát hiện sai sót, khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu, một người kiêm nhiệm nhiều phần hành công việc hay bị dồn trễ nhất là vào thời điểm cuối tháng, cuối quý. Trưởng phòng kế toán phải kiêm nhiệm thêm nhiều phần hành sẽ ảnh hưởng đến việc phát huy vai trò là người tổ chức, điều hành công tác kế toán của một trưởng phòng kế toán trong doanh nghiệp. Các nhân viên trong bộ phận kế toán phải đảm nhiệm từ đầu đến cuối các phần hành được phân công: từ chứng từ gốc đến việc ghi chép, hạch toán, tuy sẽ gắn trách nhiệm của mỗi người vào phần hành đảm nhiệm nhưng sẽ thiếu sự đồng bộ trong khâu hạch toán và khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu. 3.1.3.2. Về phương pháp xác định trị giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Xi măng Quảng Bình Kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp xi măng Quảng Bình đã tổ chức phân loại, đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với chế độ quy định và yêu cầu quản lý của đơn vị. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm chưa hợp lý: Phân loại nguyên vật liệu Để thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu kế toán nên mở sổ danh điểm vật liệu. Vật liệu và công cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán, loại tài sản phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt hiện vật mà cả về giá trị, không chỉ theo từng loại, nhóm, thứ mà cả với từng quy cách, chủng loại, không chỉ ở kho theo dõi từng kho mà cả ở phòng kế toán. Tổ chức thực hiện đầy đủ các điều kiện để có thể tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ đáp ứng được yêu cầu quản lý. Nguyên vật liệu của xí nghiệp có nhiều chủng loại khác nhau, lại với khối lượng lớn vì vậy cần phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu của Xí nghiệp. Sổ danh điểm vật liệu quy định tên gọi thống nhất, mã hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán. Sổ danh điểm có tác dụng thuận tiện cho việc kiểm tra, giảm bớt khối lượng ghi chép và đặc biệt trong điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và xử lý thông tin hiện đại. Đây là một việc làm cần thiết nhưng Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được hệ thống sổ danh điểm vật tư áp dụng thống nhất trong toàn đơn vị. Clinker là vật liệu chính để sản xuất sản phẩm xi măng, lại chiếm tỷ trọng chủ yếu nhưng không hạch toán vào TK 1521 như những vật liệu chính khác (thạch cao và đá phụ gia) mà hạch toán vào TK 15262. Tính giá nguyên vật liệu Xí nghiệp tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp tính giá thực tế nhập trước khi xuất trong khi giá cả thị trường có nhiều lúc biến động mà chủ yếu là xu hướng giá ngày càng tăng lên. Tính theo phương pháp này sẽ làm cho vật liệu tồn kho sẽ có giá trị lớn, chi phí vật liệu trong giá thành sẽ thấp, làm cho lại gộp tăng lên không đúng với thực chất. Đơn giá vật liệu xuất kho tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước có nghĩa là vật liệu nhập kho trước sẽ được xuất kho trước để sản xuất. Vật liệu tồn kho đầu kỳ rõ ràng là vật liệu nhập kho trước vật liệu nhập kho trong kỳ, do đó lần xuất vật liệu đầu tiên của kỳ này phải là đơn giá của vật liệu tồn kho đầu kỳ, hết vật liệu tồn đầu kỳ với xuất tiếp vật liệu nhập trong kỳ này, nhưng thực tế xuất kho Clinker sản xuất tháng 3, Xí nghiệp đã không theo nguyên tắc này, vì đơn giá của vật liệu Clinker xuất sản xuất tháng 3 trên phiếu xuất khho số 03 ngày 29/3/09 là đơn giá của lần nhập Clinker trong tháng 35 (phiếu nhập kho 05 ngày 17/3/09) với đơn giá là 513.985đ/tấn chứ không phải là đơn giá vật liệu tồn kho kỳ trước chuyển sang (tức lần nhập trước đó) bởi đơn giá của vật liệu kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này là 503.906đ/tấn. Phế liệu (xi măng vệ sinh xilo) là sản phẩm kém chất lượng thu hồi nhập kho để gia công chế biến lại được tính theo giá vốn tạm tính (tại thời điểm nhập kho) như ở bút toán “nhập kho phế liệu thu hồi” (đã trình bày phần trước). Nợ TK 152(1521) Giá vốn tạm tính Có TK 154,155 Theo tôi là chưa hợp lý: bởi với giá này trong đó đã bao gồm tất cả chi phí để sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh. 3.1.3.3. Về quản lý nguyên vật liệu Do chưa có sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng liên quan quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ nên nhiều loại vật tư tồn đọng từ những năm trước do không đúng quy cách nên dẫn đến ứ đọng vốn. Cụ thể như: thực tế tồn kho NVL năm 2006: 2.440.171.869 đồng, trong khi đó vốn lưu động của Xí nghiệp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh trong năm 2006 là 2.649.609.000 đồng. Vật liệu nhập kho, xuất kho không làm thủ tục nhập – xuất ngay khi xuất kho mà để đến cuối tháng nên không phản ánh được kịp thời, chính xác lượng nguyên vật liệu thực tế trong kho, do đó không cung cấp được số liệu chính xác phục vụ cho công tác quản lý vật tư của xí nghiệp. Ứng trước vật liệu sản xuất cuối tháng mới làm đề nghị xuất kho, căn cứ vào kết quả kiểm định để tính ra lượng nguyên vật liệu thực tế tiêu hao rồi mới làm đề nghị xuất, có nghĩa là: vật liệu thực tế đã xuất kho nhưng số liệu vẫn còn trên sổ sách. Do vậy không chỉ bị động trong khâu quản lý vì không nắm được khối lượng vật liệu thực tế mà còn dồn vông việc vào cuối tháng. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc hoàn toàn vào hoạt động của máy móc thiết bị từ cân, đong, đo lường, tỷ lệ phối trộn đến gia công chế biến. 3.1.3.4. Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu Xí nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tức là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ sách kế toán. Tức tài khoản nguyên vật liệu dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của vật tư của doanh nghiệp. Giá trị vật tư tồn kho có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Nhưng thực tế ở xí nghiệp: vật liệu mua về nhập kho không được làm thủ tục nhập kho ngay mà phải làm từng đợt một hoặc cuối tháng mới tiến hành. Như trường hợp trên: ngày 04 tháng 3 hàng về nhập kho nhưng chỉ làm biên bản giao nhận và mãi đến ngày 17 tháng 3 mới làm biên bản nghiệm thu, đề nghị nhập kho và phiếu nhập kho, nghĩa là: vật tư thực tế đã được nhập khho nhưng chưa kiểm tra hoặc đã kiểm tra nhưng chưa làm biên bản – việc đáng lẽ ra phải làm trước khi vật tư được nhập kho. Vật liệu xuất dùng cho sản xuất hàng ngày cugnx không được tiến hành làm thủ tục xuất kho mà chỉ ứng trước để sản xuất; cuối tháng mới làm đề nghị à thủ tục xuất kho – mà lại là dựa trên kết quả kiểm tra chất lượng xi măng bột của bộ phận Thí nghiệm – KCS và theo tỷ lệ phối trộn để tính ngược trở lại lượng nguyên vật liệu đã sử dụng chứ không phải theo thực tế vật liệu xuất dùng. Như trường hợp trên đây: vật liệu xuất sản xuất tháng 3 nhưng đến 1/5 mới làm đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho thì lập vào ngày 29 tháng 3 tức là trước khi làm đề nghị xuất nguyên vật liệu (lẽ ra phải làm đề nghị xuất kho trước khi xuất vật liệu và trước khi lập phiếu xuất kho). Như vật dù vật liệu đã có ở trong kho hoặc đã xuất khỏi kho nhưng chưa thể hiện trên sổ sách kế toán, do đó rõ ràng không thể phản ảnh kịp thời, chính xác việc nhập – xuất, không quản lý được chặt chẽ vật tư ở kho cũng như chất lượng, quy cách vật tư nhập kho, không nắm được chính xác lượng vật tư tồn kho để có kế hoạch cung ứng vật tư, đảm bảo tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Phiếu xuất kho chỉ được lập thành 2 liên, 01 liên lưu tại gốc, 01 liên giao cho thủ kho để xuất kho, ghi số lượng xuất vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Người nhận hàng không có để ghi sổ tại bộ phận sử dụng. Một số vật liệu mua về xuất dùng luôn cho sản xuất (với giá trị nhỏ) nhưng vẫn làm thủ tục nhập kho, vào thẻ kho, sổ chi tiết vật tư nhưng chưa làm thủ tục xuất kho kịp thời loại vật liệu đó nên khi kiểm kê đột xuất sẽ có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Mặt khác, xi măng có nhiều loại nguyên vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song làm cho công tác kế toán trở nên vất vả vì khối lượng ghi chép và tính toán nhiều, công việc dồn vào cuối tháng nhiều khi ảnh hưởng đến tiến độ các khâu khác. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán phản ảnh trê sổ sách và hạch toán (theo tôi) nên xem lại: Bút toán nhập kho Clinker ngày 17/3/2009: theo tôi bút toán b (cước vận chuyển đường sắt tạm tính) không cần thiết phải hạch toán tạm tính qua TK 335(3352) và khi có hóa đơn thì phải hủy bút toán cũ với bất cứ trường hợp nào (dù giá trị trên hóa đơn bằng, nhỏ hơn hoặc lớn hơn giá tạm tính). Một số khoản mặc dù đã chi trả bằng tiền mặt ngay cho người cung cấp nhưng vẫn hạch toán vào các tài khoản “nợ phải trả” theo tôi cũng không cần thiết. Nghiệp vụ xuất kho công cụ, dụng cụ theo phiếu xuất kho 07 ngày 06/3/2009: xuất xẻng cho phân xưởng sản xuất: xẻng là dụng cụ sản xuất nhưng lại được hạch toán vào TK 627 (6272) theo tôi cũng cần phải xem lại... Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan như giảm giá vật tư, hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện chính sách lập dự phòng giảm giá giá trị vật tư. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ sau. Trong sản xuất, xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại vật tư, có một số loại giá cả không thật ổn định và có xu hướng giảm qua các năm như các loại bi đạn, đá phụ gia nhưng xí nghiệp không lập dự phòng giảm giá để hạn chế bớt các thiệt hại có thể xảy ra trong sản xuất kinh doanh – là một việc nên làm không chỉ riêng ở xí nghiệp xi măng Quảng Bình. Bởi lập dự phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào năm này. Xí nghiệp sẽ tích lũy một số vốn đãng lẽ để phân chia, vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá khi chúng thực sự phát sinh. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XI MĂNG QUẢNG BÌNH Qua việc tìm hiểu thực tế tại xí nghiệp xi măng Quảng Bình, kết hợp với lý thuyết đã học trong nhà trường cũng như tài liệu tham khảo thêm, tôi xin phép mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn trong công tác hạch toán vật liệu cho phù hợp với chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán do Nhà Nước ban hành. 3.2.1. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu Việc phân loại vật liệu ở xí nghiệp là hợp lý nhưng theo tôi nên sử dụng tài khoản 1521, để hạch toán Clinker – có thể sắp xếp theo thứ tự để hiện vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất: TK 15211: Vật liệu Clinker tương ứng với TK 621111 “Chi phí Clinker”. TK 15212: Vật liệu Thạch cao tương ứng với TK 621112 “Chi phí Thạch cao”. TK 15213: Vật liệu đá phụ gia tương ứng với TK 621113 “Chi phí đá phụ gia”. Vật liệu ở xí nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Để phân chia vật liệu một cách chi tiết thì kế toán phải xác định rõ nhãn hiệu, quy cách, tác dụng của vật liệu, sau khi phân loại vật liệu theo từng nhóm, phân loại theo thứ tự và lập sổ “Danh điểm vật tư”. Vì vậy kế toán xí nghiệp cần lập “ Sổ danh điểm vật tư”, sổ này sẽ được sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết và các sổ khác, nhờ sổ danh điểm mà công tác hạch toán sẽ chính xác hơn, thuận lợi cho công tác kiểm tra, quản lý. Để lập được sổ danh điểm vật tư, các phòng ban có liên quan, các bộ phận cần phải phối hợp để xây dựng một cách có hệ thống và cụ thể về cách phân loại và bảo quản các loại vật liệu đang được sử dụng, từ đó đi đến việc quy ước thống nhất về nhóm, tên gọi, danh điểm, đơn vị tính của từng loại.  Có thể mở sổ danh điểm vật tư như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL ĐVT Đ/giá h/toán Nhóm Danh điểm NVL 1521 1521.01 Đá phụ gia Bazan Tấn 1521.01.01 Đá phị gia Bazan cục Tấn 1521.01.02 Đá phụ gia Bazan đã gia công Tấn ………….. …………………. ….. 1522 1522.02 Que hàn Kg 1522.02.01 Que hàn 3 ly Kg 1522.02.02 Que hàn 4 ly Kg ………… …………………. ….. 1524 1524.03 Bi cầu Kg 1524.03.01 1524.03.02 1524.03.03 …………. Bi cầu * 100 Bi cầu *80 Bi cầu *70 ………………….. Kg Kg Kg ….. Theo những năm gần đây giá cả có xu hướng không ngừng tăng lên – vì vậy theo tôi xí nghiệp nên áp dụng phương pháp tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập sau – suất trước để chi phí đầu ra của sản phẩm phù hợp với mặt bằng giá hiện tại. Đối với việc tính toán đơn giá của vật liệu Clinker xuất kho tháng 3 theo tôi: vật liệu Clinker xuất kho cho sản xuất tháng 3 là 4.116,5 tấn, thì xuất hết lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ là 3.722,411 đơn giá là 503.906 đ/tấn (thành tiền 1.875.744.723đ) rồi mới xuất thêm 394,089 tấn theo đơn giá 513,985đ/tấn (đơn giá của lần nhập đầu tiên của kỳ này – phiếu nhập kho 05 ngày 17/3/2009). Xi măng kém phẩm chất và phế liệu thu hồi ở thành xilo nhập kho tuy không nhiều nhưng nên tính theo giá vật liệu tại thời điểm hiện tại sẽ hợp lý hơn là tính theo giá vốn, vì khi tính theo giá vốn, giá của nó sẽ bao gồm tất cả các chi phí để sản xuất xi măng thành phẩm. Tính theo giá vốn sẽ khiến cho chi phí vật liệu sản xuất kỳ này cao hơn do đơn giá nhập kho của loại vật liệu này. 3.2.2. Công tác kế toán nguyên vật liệu Theo chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp – theo quyết định 15/2006 QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp: khi lập phiếu xuất khho đợn vị phải lập thành 03lieen theo quy định: liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thù kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra định mức tiêu hao vật tư, liên 3 người nhận giữ để ghi sổ ở bộ phận sử dụng. Để đúng với thực chất của phương pháp kê khai thường xuyên cũng như để phán ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu và để quản lý tốt vật tư, hàng hóa trong kho xí nghiệp cần tổ chức việc kiểm tra, kiểm nghiệm chặt chẽ và kịp thời làm thủ tục nhập xuất vật tư, hàng hóa khi nhập kho và khi xuất dùng. Có như vậy mới có thể theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình hiện có và biến động tăng giảm của vật tư, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo để ra các quyết định phù hợp. Không nên để đến cuối tháng mới tiến hành như hiện nay sẽ khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu không cân đối được số liệu giữa sổ sách và thực tế ở kho. Với bút toàn nhập kho Clinker theo phiếu nhập kho số 05 ngày 17/3 không cần thiết phải hạch toán vào tài khoản 335(3352) mà có thể ghi: Nợ TK 152(15262): 341.905.200 Có TK 331 (3312): 341.905.200 Và khi có hóa đơn: Nợ TK 133 (1331): 17.095.260 Có TK 331 (3312): 17.095.260. Hoặc ghi: Nợ TK 152 (15262): 341.905.200 Nợ TK 133 (1331): 17.095.260 Có TK 331 (3312): 359.000.460 Và khi có hóa đơn, nếu trên hóa đơn nhỏ hơn tạm tính thì dùng bút toán ghi âm giá trị tạm tính và ghi lại theo giá trên hóa đơn. Còn nếu hóa đơn lớn hơn giá tạm tính thì chỉ cần bổ sung phần chênh lệch: Nợ TK 152(15262): Nợ TK 133 (1331): Có TK 331 (3312): Còn với trường hợp như trên: hóa đơn đúng bằng với tạm tính thì có thể giữ nguyên bút toàn cũ không cần hủy rồi hạch toán lại như ban đầu. Những khoản đã hi trả bằng tiền mặt cho người cung cấp nên ghi sổ và hạch toán thẳng không cần phải hạch toán vào các tài khoản nợ phải trả. Vì các tài khoản “nợ phải trả” là dùng để phản ánh những khoản còn nợ chưa thanh toán. Trong các khoản chi phí của lần nhập 3.757,2 tấn Clinker nhập kho ngày 117/3/2009, khoản chi phí giao nhận đã được chi trả bằng tiền mặt nên có thể lập phiếu chi, ghi sổ và hạch toán như sau: Nợ TK 152(15262): 2.254.320 Có TK 111 (1111): 2.254.320 Phiếu chi được lập để chi trả bằng tiền mặt cho người cung cấp và các đối tượng liên quan. Phiếu chi được lập thành 2 liên. Liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, liên 2 thù quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán (sau khi đã có đủ chữ ký của những người liên quan). PHIẾU CHI Số 12 Ngày 18 tháng 9 năm 2010 Định khoản: Nợ TK 15262: 2.254.320 Có TK 1111: 2.254.320 Họ và tên người nhận: Trương Công Khánh Địa chỉ: Phòng kế hoạch Lý do: Chi trả tiền chi phí giao nhận 3757,2 tấn Clinker Số tiền: 2.254.320 Bằng chữ: Hai triệu, hai trăm năm tư ngàn, ba trăm hai mươi đồng. Kèm theo: 3 chứng từ gốc. Ngày 18 tháng 9 năm 2010 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ qũy Người nhận tiền Với bút toán xuất kho công cụ dụng cụ và bảo hộ lao động theo phiếu xuất kho 07 ngày 06/3 nên hạch toán: Nợ TK 627 (6273): 180.000 Nợ TK 631: 2.825.100 Nợ TK 642: 1.340.000 Có TK 153(1531) 4.345.100. Để tổng hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng hạch toán có liên quan, kế toán vật tữn nên lập bảng Phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ: BẢNG PHÂN BỐ NGUYÊN VẬT LIỆU Quý I năm 2010 Số TT Ghi có TK Ghi nợ TK TK 152 HT TT 2 3 4 1 TK 621 CP NVL trực tiếp 6.487.908.247 Phân xưởng 2 TK 627 CP sản xuât chung 21.118.369 Phân xưởng 3 TK 641 CP bán hàng 52.000 4 TK 642 CP quản lý DN 100.000 5 … Tổng cộng 6. 6.509.178.586 3.2.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu - Thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ cung ứng, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong thu mua vật liệu, tìm mọi biện pháp giảm đến mức thấp nhất chi phí thu mua: chi phái vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, hao hut... - Tiến hành kiểm tra việc bảo quản vật liệu từ khâu tổ chức kho tàng, trạng bị các phương tiện cân đo, tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt vật liệu, công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu. - Tổ chức ghi chép kế toán đúng số chi phí vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất, đảm bảo việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí để hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phảm. Để đẩy mạnh việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu cần phát huy tính chủ động, sáng tạo của người lao động trong sản xuất. Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, trong sản xuất xí nghiệp cần phải xây dựng các định mức chi phí hợp lý, khoa học cho sản phẩm. Song song với việc sử dụng các định mức sử dụng vật liệu trong sản xuất, xí nghiệp cần tăng cường kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, cần trang bị cân định lượng để đảm bảo sự chính xác khối lượng nguyên vật liệu phối trộn, tránh tình trạng tỉ lệ phối trộn không đảm bảo theo định mức khi phễu xilo có sự cố ảnh hưởng đến chất lượng xi măng sản xuất. - Có chế độ thưởng phạt rõ ràng nhằm động viên, khuyến khích người lao động. Đồng thời để nâng cao chất lượng và để sản phẩm đủ sức cạnh tranh trên thị trường xí nghiệp cần từng bước đổi mới các máy móc thiết bị lạc hậu bằng các dây chuyền hiện đại. - Cùng với bộ phận cung ứng, kế hoạch, kế toán phải tham gia việc xây dựng các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại, từng thứ vật liệu công cụ, dụng cụ nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, không gián đoạn, ngừng trệ, mặt khác tránh tình trạng ứ đọng, lãng phí vốn do dự trữ quá nhiều. MỤC LỤC