Đề tài Kế toán nguyên vật liệu may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu Cần

á vật liệu nhập kho được tính: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua phát sinh Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT (do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ) - Chi phí thu mua phát sinh bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ… 2.1.4.2. Tính giá NVL nhập kho NVL xuất chủ yếu sử dụng để sản xuất sản phẩm của Công ty. Việc xuất bán ra ngoài và cho vay là rất hạn hữu và hầu như ít xảy ra. NVL bán ra ngoài chủ yếu là phế liệu thu hồi bán cho các Xí nghiệp cơ khí để dùng vào việc vệ sinh máy. Để phản ánh giá vật liệu may xuất, nhập kho được chính xác. Công ty đã sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ hiểu. Công ty áp dụng phương pháp này là do NVL may chủ yếu là nhập xuất nội bộ. Công ty vẫn đang áp dụng kế toán ghi thủ công. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu may xuất vào bảng phân bổ số 2 và bảng kê số 3. 2.2. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại công ty Thanh Hà Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán NVL là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng. Nhằm mục đích sử dụng quản lý tốt. Để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, hoàn thành kế hoạch mà Cục Hậu Cần đã giao cho Công ty. Nguyên, vật liệu của Công ty do nhập, xuất nội bộ (Bộ Quốc phòng xuất xuống) nên nó không bị biến động lớn, chủng loại vật liệu cũng không nhiều, kho bãi chứa đảm bảo yêu cầu chỉ tiêu lưu giữ. Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu Theo phương pháp này kế toán NVL dựa trên những chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính ra giá trị của số NVL nhập, xuất vào thẻ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến. Số liệu từ thẻ "kế toán chi tiết vật liệu” kế toán ghi vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. a.Nghiệp vụ nhập kho NVL Khi nhận được hoá đơn GTGT của Công ty 20 – Bộ Quốc phòng gửi đến, phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển về Công ty cán bộ phòng Kế hoạch -Tổ chức sản xuất kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của NVL rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu NVL đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1. Lưu cuống phiếu giữ lại ở phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất. Liên 2. Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán. Liên 3. Giao cho thủ kho để vào thẻ kho. Thủ kho kiểm nhận hàng, ký vào phiếu nhập sau đó vào thẻ kho và hàng tuần chuyển về cho kế toán NVL để làm cơ sở ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Giá NVL được ghi theo giá thực tế. Chứng từ nhập NVL được lưu trữ và bảo quản tại phòng kế toán của Công ty. Biểu đồ 2.1a HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2 giao khách hàng LQ/2005B Ngày 2 tháng 11 năm 2007 0094786 Đơn vị bán hàng: Công ty 20 – Bộ Quốc phòng Địa chỉ: 35 Phan Đình Giót – Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội MST: 0100109339 - 1 Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Anh Thuyên Tên đơn vị: Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần Địa chỉ: H2 – Phương Mai - Đống Đa – Hà Nội Mã số thuế: 0100837666 – 1 H×nh thøc thanh to¸n: CK STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1x 2 1 V¶i phin rªu m 62.459 15.390 961.244.010 Céng tiÒn hµng 961.244.010 ThuÕ suÊt GTGT : 10% TiÒn thuÕ GTGT : 96.124.401 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 1.057.368.411 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : Mét tû kh«ng tr¨m n¨m m­¬i b¶y triÖu ba tr¨m s¸u m­¬i t¸m ngh×n bèn tr¨m m­êi mét Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) Biểu đồ 2.1b HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2 giao khách hàng LQ/2005B Ngày 2 tháng 11 năm 2007 0094797 Đơn vị bán hàng: Công ty may 20 - Bộ Quốc phòng Địa chỉ: 35 - Phan Đình Giót - Phương Liệt - Thanh Xuân - HN MST: 0100109339 - 1 Điện thoại: Họ tên người mua : Anh Thuyên Tên đơn vị: Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần Địa chỉ: H2 - Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội Mã số thuế: 0100837666 - 1 Hình thức thanh toán: CK STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 Chỉ Tiger rêu m 655.000 5 3.275.000 2 Cúc nhựa 15li cái 32.150 135 4.340.250 3 Nhãn mác Cty cái 11.200 168 1.881.600 Tổng cộng số tiền 9.496.850 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 949.685 Tổng cộng tiền thanh toán 10.446.535 Số tiền viết bằng chữ :Mười triệu bốn trăm bốn mươi sáu nghìn năm trăm ba mươi năm Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi hàng được chuyển đến kho, cán bộ tiếp liệu phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất kết hợp với thủ kho rồi tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu thấy vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập. Biểu đồ 2.2 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Công ty Thanh Hà Tháng 02/11/2007 MS : 05 - VT H2 - Phương Mai Đơn vị Công ty Thanh Hà Căn cứ hoá đơn số : 63293 ngày 02 tháng 11 năm 2007 Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm Phó phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất - Trưởng ban Nhân viên KCS - Uỷ viên Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng cho chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Vải phin rêu m Toàn bộ 62459 62459 62459 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trên cơ sở Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Tiến hành lập phiếu nhập kho. Biểu đồ 2.3 Công ty Thanh Hà PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 02 - VT H2 - Phương Mai Ngày 03 tháng 11 năm 2007 Số: 56 Theo QĐ: 1141 –TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính - Họ tên người giao hàng: Đ/c Thanh - Địa chỉ: Công ty May 20 - 36 – Phan Đình Giót - Lý do nhập kho: Nhập NVL may vỏ chăn cá nhân theo hợp đồng số 63/HĐKT - Nhập tại kho: NVL chính TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải phin rêu m 62.459 62459 15.390 961.244.010 Cộng 961.244.010 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm sáu mươi mốt triệu hai trăm bốn mươi bốn nghìn không trăm mười đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu đồ 2.4 Công ty Thanh Hà PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 02 - VT H2 - Phương Mai Ngày 03 tháng 11năm 2007 Số: 57 Theo QĐ: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính - Họ tên người giao hàng: Đ/c Thanh - Địa chỉ: Công ty May 20 - 36 - Phan Đình Giót - Lý do nhập kho: Nhập NVL may vỏ chăn cá nhân theo hợp đồng số 63/HĐKT - Nhập tại kho: VLPhụ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Chỉ Tiger xanh m 655.000 5 3.275.000 2 Cúc nhựa 15 ly Cái 32.150 135 4.340.250 3 Nhãn mác Cty Cái 11.200 168 1.881.600 Cộng 9.496.850 Số tiền viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm chín mươi sáu nghìn tám trăm năm mươi đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b.Nghiệp vụ xuất kho NVL Khi có nhu cầu sử dụng NVL, Xí nghiệp may trực tiếp lập phiếu xin lĩnh vật liệu và gửi lên phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất, xét thấy nhu cầu của Xí nghiệp là hợp lý và tại kho đang còn loại vật liệu theo yêu cầu của phiếu lĩnh vật liệu phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất lập phiếu xuất kho cho phép Xí nghiệp lĩnh vật liệu. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu cuống phiếu tại phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất Liên 2: Giao cho người lĩnh NVL mang xuống gặp thủ kho để nhận hàng Liên 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho Trên các phiếu này phòng Kế hoạch – Tổ chức sản xuất chỉ ghi số lượng xuất kho, còn cột đơn giá, thành tiền do kế toán NVL tính và ghi Biểu đồ 2.5 Công ty Thanh Hà PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02 - VT H2 - Phương Mai Ngày 04 tháng 11 năm 2007 Số: 61 Theo QĐ: 1141 –TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính - Họ tên người nhận hàng: Đ/c Hường - Địa chỉ: Xưởng may - Công ty Thanh Hà - Lý do xuất kho: Xuất NVL may vỏ chăn cá nhân theo hợp đồng số 63/HĐKT - Xuất tại kho: NVL chính TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Vải phin rêu m 58.102 15.390 894.189.780 Cộng 894.189.780 Công ty Thanh Hà Phiếu xuất kho Mẫu số: 02 - VT H2 - Phương Mai Ngày 04 tháng 11 năm 2007 Số: 62 Theo QĐ: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính - Họ tên người nhận hàng: Đ/c Hường - Địa chỉ: Xưởng may- Công ty Thanh Hà - Lý do xuất kho: Xuất VLP may vỏ chăn cá nhân theo hợp đồng số 63/HĐKT - Xuất tại kho: VLPhụ Biểu đồ 2.6 TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Chỉ Tiger xanh m 485.000 5 2.425.000 2 Cúc nhựa 15 ly Cỏi 32.000 135 4.320.000 3 Nhãn mác Cty Cỏi 11.300 168 1.898.400 Cộng 8.643.400 Số tiền viết bằng chữ:Tám triệu sáu trăm bốn mươi ba nghìn bốn trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Do áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL.Việc hạch toán NVL Công ty Thanh Hà diễn ra như sau: -Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất lên thẻ kho. Do vậy thẻ kho được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán. Biểu đồ 2.7 Công ty Thanh Hà THẺ KHO - Kho 1- NVLC H2 - Phương Mai Tên vật tư: Vải phin rêu Từ ngày 01/11/2007 đến ngày 29/11/2007 Đơn vị tính: Mét Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã N-X SL Nhập SL xuất SL Tồn SH NT Tồn tháng 3 2540 PN56 3/11 Công ty 20 Nhập vải phin ẳ-N 62.459 62.459 PX62 4/11 Xuất XN May Vải phin rêu ẳ-X 58.102 6.897 PN57 18/11 Công ty 20 Nhập vải phin 2/4-N 31.452 38.349 PX63 19/11 Xuất XN May Vải phin rêu 2/4-X 34.521 3.828 Lập ngày 29/11/2007 Tồn tháng 3 + Nhập tháng 4: 96.451 Người lập biểu Thủ kho ( Đã ký, họ tên) Xuất trong tháng 4: 92.623 Số lượng tồn cuối tháng 4: 3.828 Tại phòng kế toán : Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau khi đó nếu xét thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Biều đồ 2.8 Công ty Thanh Hà SỔ CHI TIẾT NVLC - TK 1521 H2 - Phương Mai Nhập - xuất - tồn Tháng 11/2007 Nội dung Nhập Xuất Tồn SL ĐG TT SL SG TT SL TT Tồn đầu tháng 2540 39.090.600 Nhập vải phin 62.459 15.390 961.244.010 1.000.334.610 Xuất vải phin 58.102 15.390 894.189.780 6.897 106.144.830 Nhập vải phin 31.452 15390 484.046.280 38.349 590.191.110 Xuất vải phin 34.521 15.390 531.278.190 3.828 58.912.920 Tổng 93.911 1.445.290.290 92.623 1.425.467.970 3.828 58.912.920 Đơn vị tính: Đồng Tồn tháng 3: 39.090.600 Nhập tháng 4: 1.445.290.290 Xuất tháng 4: 1.425.467.970 Tồn tháng 4: 58.912.920 Người lập biểu (Đã ký, họ tên) Biều đồ 2.9 Công ty Thanh Hà BẢNG TỔNG HỢP VẬT LIỆU H2 Phương Mai Tháng 11 /2007 Đơn vị tính: Đồng Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ VLC ( 1521) đồng 39.090.600 1.445.290.290 1.425.467.970 58.912.920 2. LVP (1522) đồng 39.737 9.496.850 8.643.400 893.187 - Chỉ tiger đồng 3.275.000 2.425.000 850.000 - Cúc nhựa đồng 21.465 4.340.250 4.320.000 41.715 - Nhãn Công ty đồng 17.472 1.881.600 1.898.400 672 - Chỉ Trắng đồng 800 - - 800 Tổng (1) + (2) 39.130.337 1.454.787.140 1.434.111.370 59.806.107 Ngày 29 tháng 11 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu đồ 2.10 Công ty Thanh Hà BÁO CÁO NHẬP - XUẤT - TỒN NVL H2 - Phương Mai Tháng11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Tên nguyên liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ * TK 1521 SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Vải phin rêu 2.540 39.090.600 93.911 1.445.290.290 92.623 1.425.467.970 3.828 58.912.920 A å TK 1521 2.540 39.090.600 93.911 1.445.290.290 92.623 1.425.467.970 3.828 58.912.920 * TK 1522 1 Chỉ tiger rêu 655.000 3.275.000 485.000 2.425.000 170.000 850.000 2 Cúc nhựa 15ly 159 21.465 32.150 4.340.250 32.000 4.320.000 309 41.715 3 Nhãn CT 104 17.472 11.200 1.881.600 11.300 1.898.400 4 672 4 Chỉ trắng 160 800 160 800 B å TK 1522 39.737 9.496.850 8.643.400 893.187 Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ** (A)+ (B) 39.130.337 1.454.787.140 1.434.111.370 59.806.107 Sơ đồ 2.16: Trình tự hạch toán chi tiết NVL may - Công ty Thanh Hà Chứng từ gốc Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ(thẻ) chi tiết NVL may Bảng tổng hợp Xuất-nhập-tồn NVL may KÕ to¸n tæng hîp NVL may Bảng tổng hợp NVL may 2.3. Hạch toán tổng hợp Nguyên, vật liệu may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần 2.3.1. Tài khoản sử dụng Là một đơn vị sản xuất, khối lượng vật liệu may chiếm tỷ trọng lớn trong Công ty. Chủng loại NVL may không nhiều (cả vật liệu chính và phụ liệu). Công ty sản xuất theo kế hoạch của cấp trên giao xuống NVL may cũng được hạch toán nội bộ nên không diễn biến phức tạp lắm. Công ty đã chọn phương pháp “kê khai thường xuyên” (KKTX) để hạch toán tình hình tăng, giảm NVL. Việc theo dõi vấn đề nhập, xuất, tồn kho NVL của Công ty là chặt chẽ, chính xác. Mọi sự biến động của NVL chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế đều được hạch toán trên TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi từng loại NVL. - TK 1521: Nguyên, vật liệu chính bao gồm các loại vải để may quần áo, ba lô, vỏ chăn cá nhân… - TK 1522: Vật liệu phụ (hay còn gọi là phụ liệu) bao gồm các loại chỉ may, cúc, phấn, nhãn mác, bao bì… Ngoài ra Công ty còn sử dụng một sổ tài khoản liên quan trong quá trình hạch toán tăng, giảm NVL (như TK 331, 141, 112, 311, 1331). Công ty không sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường" và nhật ký chứng từ số 6. 2.3.2. Hạch toán NVL nhập Định kỳ cùng với hạch toán chi tiết nhập NVL thì kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập NVL. Qua đây, kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực hiện của vật liệu, theo dõi và đối chiếu với các sổ chi tiết nhập, xuất, tồn NVL và từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của chúng. Công ty chủ yếu là nhập NVL của Công ty 20 - Bộ Quốc phòng. Tại Công ty Thanh Hà không phát sinh nghiệp vụ hạch toán NVL trong trường hợp hàng về trước chưa có hoá đơn hoặc ngược lại hoá đơn về trước hàng chưa về. - Công ty nhập NVL may chủ yếu thanh toán bằng chuyển khoản định kỳ khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán NVL căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT để vào bảng nhập, xuất, tồn kho vật liệu, đối chiếu với kế toán công nợ phải trả, kế toán tiền gửi Ngân hàng căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng hoặc "uỷ nhiệm chi" và hoá đơn GTGT, chuyển số liệu về nhật ký chứng từ số 2 và sau đó là sổ cái TK 152. Cuối kỳ khoá sổ nhật ký chứng từ số 2, số liệu tổng cộng chính là phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112 trên bảng kê số 3. Biểu đồ 2.11 Công ty Thanh Hà NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 H2 - Phương Mai Ghi Có TK 112 - TGNH Tháng 11/2007 TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK khác Cộng Có TK 112 SH NT TK1521 TK1522 TK331 … 1 2/11 Thanh toán tiền T3 còn bằng CK 39.130.337 39.130.337 2 0094786 8/11 Thanh toán NVL bằng CK 961.244.010 9.496.850 970.740.860 Cộng 961.244.010 9.496.850 39.130.337 1.009.871.197 Đơn vị tính: Đồng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) -Trong trường hợp đặc biệt nếu NVL ở Công ty may 20 - Bộ Quốc phòng không đáp ứng đủ cho Công ty (do yếu tố khách quan) thì Công ty mới phải mua NVL ngoài để phục vụ cho sản xuất sản phẩm được liên tục (trường hợp này rất hạn hữu). Trong trường hợp này công ty thanh toán bằng tiền mặt. Trường hợp này cũng tượng tự như trên căn cứ vào các phiếu chi đối chiếu xong số liệu chuyển về nhật ký chứng từ số 1 sau đó là sổ cái TK 152. Số tiền tổng cộng chính là phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111. (Trong tháng 4/2006, Công ty không phát sinh trường hợp hàng mua ngoài). -Trong trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán (mua chịu), Công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331 và Nhật ký-Chứng từ số 5. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở hàng tháng. Mỗi nhà cung cấp được mở riêng một sổ. Nhật ký - Chứng từ số 5 cũng được mở hàng tháng. Mỗi dòng trên Nhật ký-Chứng từ số 5 theo dõi một nhà cung cấp, cuối tháng khoá sổ Nhật ký-Chứng từ số 5 (Có thời kỳ cả một quá trình dài nghiệp vụ này không xẩy ra). Số liệu tổng cộng được đưa vào bảng kê số 3. Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331. Biểu đồ 2.12 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Công ty Thanh Hà TK 331- Phải trả cho nhà cung cấp (Công ty May20) H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Tk đ/ư Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 39.130.337 2/11 Thanh toán bằng CK 112 39.130.337 0 3/11 Nhập NVL (VLC) 1521 961.244.010 961.244.010 3/11 Nhập NVL (VLP) 1522 9.496.850 970.740.860 8/11 Thanh toán bằng CK 112 970.740.860 0 18/11 Mua NVL 1521 484.046.280 484.046.280 Cộng số phát sinh 1.009.871.197 1.493.917.477 484.046.280 Số dư cuối kỳ: 484.046.280 Lập ngày 29/11/2007 Người lập biểu (Ký , họ tên) - Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết. Trong trường hợp này Công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng. Giá nhập lại kho chính là giá xuất của vật liệu đó. Giá trị phần vật liệu nhập lại kho được ghi giảm chi phí tương ứng. Biều đồ 2.13 Công ty Thanh Hà NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 H2 - Phương Mai Ghi có TK 331 - “Phải trả nhà cung cấp” Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng Nhàcung cấp Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331 – Ghi Nợ TK khác Ghi Nợ TK 331 – Ghi Có TK khác Số dư cuối kỳ Nợ Có TK 152 TK … Cộng Có TK 331 TK 112 TK … Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Cty may 20 (VLC) 39.090.600 1.445.290.290 1.445.290.290 993.356.010 993.356.010 484.046.280 Cty may 20 (VLP) 39.737 9.496.850 9.496.850 9.496.850 9.496.850 0 Tổng 39.130.337 1.454.787.140 1.454.787.140 1.009.871.197 1.009.871.197 484.046.280 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu đồ 2.14 Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 331 H2 – Phương Mai “Phải trả nhà cung cấp” Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 5 Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 39.130.337 TK 112 – NKCT số 5 1.009.871.197 TK 152 –NKCT số 5 1.454.787.140 Số phát sinh 1.009.871.197 1.454.787.140 Số dư cuối kỳ 484.046.280 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.3.3.Hạch toán NVL xuất Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại NVL sử dụng là bao nhiêu và theo dõi xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy, hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận, từng đối tượng sử dụng. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Khi xuất dùng vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT (của người bán gửi đến) kế toán vào sổ nhập, xuất, tồn đối chiếu với thẻ kho rồi vào Bảng phân bổ NVL, bảng kê số 3 - tính giá vật tư NVL, sổ cái TK 152. Bảng phân bổ NVL, CCDC, bảng kê số 3, sổ cái tài khoản 152 được in theo tháng, cuối mỗi tháng trên bảng phân bổ NVL, CCDC, chính là phần xuất dùng trên bảng kê số 3. Biểu đồ 2.15 Công ty Thanh Hà BẢNG PHÂN BỔ NVL - CCDC H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 TK153 1521 1522 Tổng 152 1 TK 621 chi phí NVL trực tiếp 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - 2 TK 622 chi phí NC trực tiếp - - - - - - - - - - - - - 3 TK 627 chi phí sản xuất chung - - - - - - - - - - - - 4 Tổng 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Biều đồ 2.16 Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 3 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu TK 152 Tổng 1521 1522 1 Ghi Có TK 112 1.000.334.610 9.536.587 1.009.871.197 +Số dư đầu kỳ 39.090.600 39.737 39.130.337 +Số phát sinh trong kỳ 961.244.010 9.496.850 970.740.860 2 Ghi Có TK 331 484.046.280 - 484.046.280 3 Cộng tổng số phát sinh 1.484.380.890 9.536.587 1.493.917.477 4 Có TK 152 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 5 Số dư cuối tháng (3)-(4) 58.912.920 893.167 59.806.107 Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ, bảng phân bổ NVL, bảng kê số 3 để vào NKCT số 7-Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp Biểu đồ2.17 Công ty Thanh Hà NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính : Đồng STT Các TK ghi có Các TK ghi nợ 152 153 …. Tổng cộng chi phí 1521 1522 A B 1 2 3 4 5 1 621 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 2 627 3 642 4 … 5 Cộng A 6 152 7 153 8 …. 9 Cộng B 10 Tổng cộng (A+B) Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu đồ 2.18 Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 152 H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 TK 331 “NKCT số 5” 484.046.280 2 TK 112 “NKCT số 2” 1.009.871.197 -Số phát sinh 970.740.860 -Dư đầu kỳ 39.130.337 3 Ghi Có TK 152( NKCT số 7) 1.434.111.370 4 Số dư cuối tháng (1)+(2)-(3) 59.806.107 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) 2.3.4.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL may của Công ty là nhập nội bộ từ Công ty may 20 - Bộ Quốc phòng nên không có biến động lớn. Do đó Công ty chưa tính đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. * Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL Được tiến hành mỗi quý một lần vào cuối quý nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho. Việc thực hiện do các nhân viên dưới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trường hợp thừa thiếu, mất mát (dựa vào biên bản kiểm kê). Các bút toán phản ánh cũng như chế độ quy định. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào biên bản kê và biên bản xử lý (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 138( 1381): Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 334…(phần được bồi thường) Nợ TK 632: Phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu được xử lý Khi kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác Nếu NVL thừa xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152- NVL Có TK 711- Thu nhập khác Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu doanh nghiệp quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho doanh nghiệp. Căn cứ vào giá mua của NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Công tác kiểm kê kho ở Công ty thường kéo dài, do NVL cũng như các loại hàng tồn kho khác có quá nhiều loại. Sơ đồ 2.17 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL may tại Công ty Thanh Hà Chứng từ gốc Phiếu nhập, xuất NKCT số 1,2,4,5.. Sổ chi tiết TK 331 Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng TH N - X - T Bảng phân bổ NVL Sổ cái TK 152 NKCT số 5,7 Bảng kê số 3 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 2.18: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 111,112,331,311… 621 152 Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho Gtt NVL sử dụng chế biến sản phẩm 133 VAT đầu vào 627.641. 642… Gtt VNL phục vụ cho bộ phận sản xuất, bán hàng... PHẦN 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL MAY TẠI CÔNG TY THANH HÀ - CỤC HẬU CẦN 3.1.Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thanh Hà Công ty Thanh Hà được phân cấp quản lý tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất, kinh doanh. Công ty có mô hình tổ chức quản lý phù hợp, các phòng(ban)có nghiệp vụ đã góp phần quan trọng tham mưu cho ban Giám đốc trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty ngày càng đạt hiệu quả, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng. Đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao được đào tạo tốt, có nhiều năm kinh nghiệm, năng động đã góp phần quan trọng giúp cho Công ty ngày càng phát triển đi lên. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, có tay nghề cao và được rèn luyện tốt trong quân đội, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đặc biệt từ khi nước ta chuyển đổi sang nền kinh tế mở với bao khó khăn thử thách Công ty luôn có các giải pháp tốt để vượt qua, góp phần chăm lo tốt đời sống của cán bộ CNV. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác quản lý NVL là một trong những vấn đề được đặt lên hàng đầu. Trong bối cảnh chung là có nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chất lượng ngày càng được quan tâm hơn, các sản phẩm may mặc không những phục vụ trong nước mà còn được xuất khẩu ra nhiều nước trên thế giới. Để cùng phát triển với các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc. Công ty Thanh Hà đã có một chỗ đứng vững và phát triển là một cố gắng đáng ghi nhận. Chính sự cải tiến hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL may nói riêng đã góp phần cùng Công ty hoàn thành tốt mục tiêu kinh doanh và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Cục Hậu Cần giao cho. 3.1.1. Về ưu điểm * Về công tác quản lý NVL Là một đơn vị sản xuất kinh doanh hàng may mặc thuộc ngành công nghiệp nhẹ. Sản phẩm của công ty đã làm đẹp cho hàng triệu cán bộ sỹ quan và các quân nhân trên khắp đất nước. Công tác kế toán của công ty luôn gắn liền với luật kế toán, các thông tư, các quyết định hướng dẫn thi hành thông tư, luôn thực hiện đúng các nguyên tắc kế toán đảm bảo cho công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao ở cấp trên và cũng luôn hoàn thành các nghĩa vụ với Đảng, Nhà nước, cấp trên và toàn thể CBCNV của xí nghiệp. Công tác kế toán luôn đảm bảo tính chính xác, kịp thời, thường xuyên cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo công ty giúp ban lãnh đạo giám sát được mọi hoạt động của công ty có hiệu quả và đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn. Tính sáng tạo của đội ngũ kế toán là dựa vào “Phiếu khoán việc”, “Lệnh sản xuất”, kế toán có thể dễ dàng tính lương theo sản phẩm và tính giá thành sản phẩm. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường nhưng Công ty đã tìm cho mình một hướng đi mới. Công ty luôn tìm tòi những thiết kế đẹp mà lại tiết kiệm được NVL, các mối nối vải, tiết kiệm trong khâu căng vải và tận dụng các đường cắt để đạt hiệu quả cao nhất. Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, tốt nhất, cụ thể: - Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả thị trường. Đảm bảo cung ứng vật liệu đầy đủ cho sản xuất, đảm bảo chất lượng, chủng loại, không lãng phí vốn ứ đọng trong việc dữ trữ vật liệu không cần thiết. - Đối với khâu vật liệu nhập kho: Nguyên, vật liệu về tới Công ty không nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất. Nếu kiểm tra thấy vật liệu không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo thì ban kiểm nghiệm đổi lại hoặc yêu cầu bồi thường hay giảm giá...vì vậy NVL may nhập kho luôn đạt yêu cầu chất lượng và không bị ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm. - Đối với khâu bảo quản vật tư: Công ty có một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản phù hợp theo tính năng, cộng dụng của từng loại vật liệu. Hệ thống kho thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu để NVL được phản ánh đúng trung thực về mặt số lượng và giá trị. - Đối với khâu sử dụng vật liệu may: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm NVL. Các loại vải có khổ khác nhau thì được tính toán để khi cắt đạt hiệu quả và tiết kiệm được tối đa nhất, tránh được tình trạng hao hụt và lãng phí NVL khi đem ra sử dụng. * Về công tác dự trữ bảo quản vật tư Công ty thường xuyên dự trữ 1 lượng NVL nhất định để cung cấp kịp thời cho sản xuất. Lượng NVL dự trữ trong kho được công ty xác định 1 cách hợp lý không gây ra tình trạng ứ đọng vốn. * Về việc tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho vật liệu. Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành một cách hợp lý. NVL nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Việc lập phiếu xuất kho được căn cứ trên chỉ thị xuất kho đó được Phũng Kế hoạch phờ duyệt dựa trờn kế hoạch sản xuất và quỏ trỡnh sản xuất thực tế. Điều này đó giỳp sản xuất trỏnh tỡnh trạng tồn nguyờn vật liệu ở phõn xưởng quá nhiều dễ gây thất thoát, hỏng hóc, đảm bảo kiểm soát việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu. .* Về tính giá NVL Giá NVL nhập kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành. Công ty tính giá xuất NVL theo phương pháp nhập trước, xuất trước phương pháp này có ưu điểm đơn giản để làm vật tư nhập trước xuất dùng trước và phù hợp với công ty đang áp dụng kế toán ghi chép bằng thủ công. * Về việc hạch toán chi tiết NVL may của Công ty Công ty Thanh Hà đã theo dõi chặt chẽ tình hình xuất NVL theo từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán NVL. Theo phương pháp này thì việc theo dõi quản lý sử dụng NVL rất đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu. Công việc ghi sổ của Công ty đảm bảo đúng yêu cầu quy định của Bộ Tài chính. * Về vấn đề hạch toán tổng hợp NVL may tại Công ty Thanh Hà Hạch toán theo phương thức kê khai thường xuyên là rất hợp lý cho phép nắm rõ tình hình hoạt động của xí nghiệp được liên tục giúp cho việc thích nghi với những thay đổi có thể xảy ra bất ngờ, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời khi vật liệu bị ứ đọng hay thiếu hụt cần cho quá trình sản xuất sản phẩm. Công ty luôn luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. * Về sổ sách kế toán Nhìn chung Công ty sử dụng khá đầy đủ các loại sổ kế toán về NVL từ hệ thống chi tiết đến hệ thống sổ tổng hợp. Điều đó đã giúp cho kế toán phản ánh đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL, mức độ chi tiết đáp ứng được yêu cầu quản lý chung của Công ty Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký - Chứng từ” là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý ở Công ty. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm NVL trong kỳ, các sổ kế toán tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành, giúp cho việc theo dõi một cách chặt chẽ tình hình hoạt động của công ty, theo hình thức ghi sổ này kế toán có thể kết hợp giữa hệ thống sổ chi tiết và hệ thống sổ tổng hợp. Qua việc phân tích tình hình chung của công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà ta thấy việc hạch toán NVL được tiến hành tương đối khoa học, đảm bảo và tuân thủ chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của Công ty. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính toán và phân bổ giá trị NVL may cho từng đối tượng sử dụng, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, báo cáo đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ ban hành chung. Bên cạnh những ưu điểm mà Công ty đã đạt được công tác kế toán NVL may của Công ty vẫn còn có những hạn chế nhất định. 3.1.2. Về nhược điểm * Về bộ máy quản lý Do công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công chưa có một phần mềm kế toán máy nào áp dụng vào việc tính toán. Do vậy việc xử lý và cung cấp các thông tin bị hạn chế ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và hiệu quả công tác kế toán Công tác quản lý của công ty còn tập trung nên chưa phát huy được tính chủ động sáng tạo của từng xí nghiệp điều này ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty chưa có bộ máy kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị NVL nói riêng. Chưa có sự tách biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính * Về công tác quản lý vật tư Chưa có sổ danh điểm NVL thống nhất do đó rất dễ bị lẫn lộn giữa các mã NVL Khâu quản lý, bảo quản kho tương đối tốt nhưng việc kiểm kê lại không được tiến hành thường xuyên như vậy gây khó khăn cho việc tìm ra nguyên nhân khi bị mất mát. * Về việc phân loại NVL may Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng loại vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên việc ghi chép của kế toán lặp đi lặp lại là không cần thiết. Công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm NVL thống nhất trong nội bộ đơn vị nên chưa tạo điều kiện cho việc quản lý NVL 1 cách nhất quán trong toàn công ty. * Về việc thu mua NVL Số lượng, chủng loại, quy cách NVL, thời gian nhập mua NVL trong từng tháng chưa được lập sẵn kế hoạch vì vậy đôi khi gây khó khăn cho việc chuẩn bị về mặt tài chính, vốn. * Về việc sử dụng NVL Công ty chưa xây dựng được định mức chi phí NVL nên chưa quản lý được sự chênh lệch giữa chi phí NVL thực tế và theo kế hoạch. Do đó dễ bị thất thoát NVL. Vì vậy khâu quản lý NVL cần được chú ý. Bên cạnh đó phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất có giá trị không lớn song việc quản lý lượng phế liệu này lại hoàn toàn không được quan tâm. Điều này có thể gây những thất thoát không đáng có cho công ty. * Về việc quản lý chứng từ Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ trong khi lượng chứng từ phát sinh là lớn. Điều này có thể dẫn đến việc mất, thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai kéo theo những sự ảnh hưởng dây chuyền khác. Công ty không sử dụng phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ đối với NVL đã xuất dùng cho quá trình sản xuất nhưng không dùng hết mặc dù số NVL đó sang tháng sau vẫn được sử dụng cho quá trình sản xuất. Điều đó gây thất thoát hao hụt gây khó khăn cho công tác quản lý, kế toán * Về việc sổ kế toán chi tiết Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập, bảng tổng hợp xuất riêng để đối chiếu và vào sổ dễ dàng, chính xác hơn. Đơn vị ghi sổ theo hình thức NKCT tuy có một số điểm hay tuy nhiên qua trình vào sổ rất cồng kềnh, số lượng sổ sách cần lập rất nhiều, nhiều khi có sự chồng chéo thông tin của các sổ gây mất thời gian. Hướng giải quyết là đơn vị thay đổi hình thức ghi sổ ở các kỳ kế toán tiếp theo để tránh lập lại khó khăn như hiện nay. Khi lập bảng kê chi tiết xuất kho kế toán nên lập riêng cho từng lệnh sản xuất để cuối tháng tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng đơn giản, nhanh chóng. Do khối lượng công việc là lớn mà số lượng nhân viên còn hạn chế vì vậy công ty nên áp dụng kế toán máy vào việc hạch toán như vậy sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc và đạt hiệu quả cao hơn trong việc hạch toán. Mẫu sổ mà đơn vị áp dụng chưa đúng biểu mẫu đã quy định do đó đơn vị cần thay đổi để phù hợp với yêu cầu và tiện cho việc theo dõi. * Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hoá đơn Trong một số trường hợp, hàng nhập mua đó về kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không phản ánh lên sổ sách mà đợi tới khi nhận được hóa đơn mới ghi nhận giá trị NVL nhập mua. Việc này làm cho thông tin kế toán phản ánh không chính xác tỡnh hỡnh NVL tại kho, tạo ra sự chờnh lệch giữa số liệu kế toỏn và số liệu ở kho. * Về việc sử dụng TK Công ty nên sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để hạch toán NVL được đúng và chính xác hơn trong trường hợp nhập NVL vào những ngày cuối tháng. Hiện tại chỉ khi NVL thực nhập kho của Công ty thì kế toán mới ghi sổ và nếu như vậy thì số NVL thuộc quyền sở hữu của Công ty sẽ không được phản ánh đúng. 3.2. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Thanh Hà Kế toán luôn là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bất kỳ một công ty nào, đó là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Với vị trí như vậy, kế toán có chức năng phản ánh các thông tin toàn diện về hoạt động của mỗi doanh nghiệp: tài sản, vốn, lơi nhuận.....để giúp cho nhà qủan lý có thể đưa ra được quyết định một cách đúng đắn. Do đó bên cạnh các chiến lược, chính sách để phát triển, nhà quản lý doanh nghiệp và bản thân phòng kế toán luôn có những phương hướng để nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán; bởi đối với những doanh nghiệp thì thông tin kế toán được dùng để giám sát hoạt động kinh doanh, đối với nhà nước - được dùng để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ và chấp hành pháp luật về kinh doanh, thuế...., đối với nhà đầu tư - đó là những thông tin ban đầu để đi đến quyết định cuối cùng là có nên đầu tư vào doanh nghiệp đó hay không... Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp đó hay không....Nói chung, thông tin kế toán không chỉ có tác dụng trong phạm vi doanh nghiệp mà còn có tác dụng với rất nhiều đối tượng bên ngoài khác. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán luôn là yêu cầu được đặt ra. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại mỗi doanh nghiệp, bản thân phòng kế toán phải luôn cố gắng, mỗi kế toán phải không ngừng trau dồi, nâng cao trình độ nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt phần hành công việc của mình. Trong yêu cầu hoàn thiện đồng bộ, hoàn thiện hạch toán kế toán NVL cũng được đặt ra. Với một doanh nghiệp sản xuất, yếu tố vào vô cùng quan trọng cho nên hạch toán kế toán NVL là một khâu không thể thiếu được trong quá trình hạch toán. Việc hoàn thiện và nâng cao công tác hạch toán kế toán NVL giúp đảm bảo việc cung cấp thông tin để đưa ra các phương án thu mua, dự trữ,... xây dựng các phương án giá hợp lý nhất, tránh được tối đa các hiện tượng thiết hụt, mất mát hoặc sủ dụng lãng phí NVL; đảm bảo cung cấp NVL cần thiết cho sản xuất không bị gián đoạn; qua đó góp phần hạ thấp chi phí, giá thành...., nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, đây cũng là yêu cầu đặt ra với công ty Thanh Hà 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà Qua thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà kết hợp với những kiến thức có được trong quá trình học tập em xin đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà. * Về công tác quản lý Công ty cần xây dựng bộ máy quản trị riêng nhằm cung cấp thông tin và tham mưu cho bộ máy quản trị trong việc đưa ra các quyết định nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Xây dựng bộ máy quản trị theo những nội dung - Lập danh điểm vật tư và tổ chức kế toán quản trị về số hiện có, số đã sử dụng cả về số lượng và giá trị. - Cần xác định được phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của doanh nghiệp, đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai. - Lập định mức chi phí cho từng loại NVL và từng sản phẩm - So sánh giữa định mức đã lập với thực tế để từ đó đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả kinh doanh. * Về công tác quản lý NVL may Để thuận tiện cho công tác quản lý NVL may được chặt chẽ, thống nhất đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng, phát hiện sai sót và thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó (vật liệu chính hoặc vật liệu phụ), Công ty nên mở “Sổ danh điểm vật tư” (sổ này đã có mẫu sẵn). Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi của từng loại vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, quy cách vật liệu trong mỗi thứ, thống nhất đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở số này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty. Không thể xác định tuỳ ý giữa phòng kế toán và các kho. * Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL may Công ty nên sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất riêng sau đó mới vào bảng tổng hợp vật tư. * Về việc sử dụng sổ sách kế toán: Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập, bảng tổng hợp xuất riêng cho từng loại và cho tất cả các loại vật tư Biểu đồ 2.15 Công ty Thanh Hà BẢNG PHÂN BỔ NVL - CCDC H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 TK153 1521 1522 Tổng 152 1 TK 621 chi phí NVL trực tiếp 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - 2 TK 622 chi phí NC trực tiếp - - - - - - - - - - - - - 3 TK 627 chi phí sản xuất chung - - - - - - - - - - - - 4 Tổng 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 - - - Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Khi xuất dùng vật liệu kế toán vào sổ nhập, xuất, tồn đối chiếu với thẻ kho rồi vào bảng phân bổ NVL,CCDC, bảng kê số 3, sổ cái TK152 chứ không vào bảng kê số 4 mà đáng nhẽ ra số liệu trên bảng phân bổ NVL, CCDC phải được tập hợp vào bảng kê số 4. Như vậy khi theo dõi chi phí sản xuất theo từng xí ngiệp sẽ rất khó. Vì vậy bên cạnh việc lập bảng phân bổ NVL, CCDC thì công ty nên vào luôn số liệu trên bảng kê số 4 Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 4 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 152 153 …. Cộng chi phí thực tế trong tháng 1521 1522 A B 1 2 3 … 22 1 TK 154 hoặc 631 - Xí nghiệp… - Xí nghiệp… 2 TK 621-CFNVL trực tiếp - Xí nghiệp… -Xí nghiệp… 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 3 TK 627- CFSXC - Xí nghiệp… - Xí nghiệp… 4 ……. 5 Cộng Việc kết chuyển vào bảng kê số 3 của công ty Thanh Hà không đúng mẫu mà bộ tài chính đã ban hành. Do đó công ty nên thay đổi để phù hợp với biểu mẫu chung thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và hạch toán. Bảng kê mà công ty Thanh Hà đã lập: Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 3 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu TK 152 Tổng 1521 1522 1 Ghi Có TK 112 1.000.334.610 9.536.587 1.009.871.197 +Số dư đầu kỳ 39.090.600 39.737 39.130.337 +Số phát sinh trong kỳ 961.244.010 9.496.850 970.740.860 2 Ghi Có TK 331 484.046.280 - 484.046.280 3 Cộng tổng số phát sinh 1.484.380.890 9.536.587 1.493.917.477 4 Có TK 152 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 5 Số dư cuối tháng (3)-(4) 58.912.920 893.167 59.806.107 Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng kê đúng theo mẫu mà bộ tài chính quy định: Công ty Thanh Hà BẢNG KÊ SỐ 3 H2 Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Chỉ tiêu TK 152 Tổng 1521 1522 1 I. Số dư đầu kỳ 39.090.600 39.737 39.130.337 2 II. Số phát sinh trong kỳ 3 Từ NKCT số 2(ghi có TK 112) 961.244.010 9.496.850 970.740.860 4 Từ NKCT số 5(ghi có TK 331) 484.046.280 - 484.046.280 5 Cộng tổng số phát sinh 1.484.380.890 9.536.587 1.493.917.477 6 Xuất dùng trong kỳ 1.425.467.970 8.643.400 1.434.111.370 7 Số dư cuối tháng (3)-(4) 58.912.920 893.167 59.806.107 Lập ngày 29/11/2007 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc kết chuyển vào sổ cái TK152 của công ty Thanh Hà dựa trên số liệu ở bảng kê số3, NKCT số 7.Tuy nhiên sổ mà doanh nghiệp dùng chưa đúng biểu mẫu. Do đó công ty nên xem lại và thay đổi theo đúng biểu mẫu đã quy định để thuận lợi cho việc ghi chép và theo dõi. Sổ cái mà công ty đang sử dụng rất khó cho việc theo dõi vì nhìn vào đấy người xem có thể không biết được số dư đầu kỳ của TK 152 là bao nhiêu. Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 152 H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Đơn vị tính: Đồng TT Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 TK 331 “NKCT số 5” 484.046.280 2 TK 112 “NKCT số 2” 1.009.871.197 -Số phát sinh 970.740.860 -Dư đầu kỳ 39.130.337 3 Ghi Có TK 152( NKCT số 7) 1.434.111.370 4 Số dư cuối tháng (1)+(2)-(3) 59.806.107 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) Vì vậy công ty nên áp dụng đúng với biểu mẫu để thuận tiện cho việc theo dõi, phản ánh và hạch toán, phù hợp với quy định.Biểu mẫu chuẩn: Công ty Thanh Hà SỔ CÁI TK 152 H2 - Phương Mai Tháng 11/2007 Số dư đầu tháng Nợ Có 39.130.337 Đơn vị tính: Đồng TT Các TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1 TK 331 “NKCT số 5” 484.046.280 2 TK 112 “NKCT số 2” 970.740.860 3 Cộng số phát sinh Nợ 1.454.787.140 4 Ghi Có TK 152( NKCT số 7) 1.434.111.370 5 Số dư cuối tháng (1)+(2)-(3) 59.806.107 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập ngày 29 tháng 11 năm 2007 Người lập biểu (Ký,họ tên) * Về TK sử dụng Để hạch toán NVL may Công ty nên mở TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Vì thực tế hiện nay Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ sử dụng TK 152. Trong khi đó quá trình hoạt động có những lúc hàng mua đã trả tiền nhưng vì một lý do khách quan, chủ quan nào đó mà những ngày cuối tháng hàng chưa về để nhập kho (số hàng đó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty). Trong trường hợp này Công ty sẽ phản ánh giá trị vào TK 151 để tránh tình trạng khi nhận được hàng số liệu này mới được ghi chép. * Về việc lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng là tài sản cố định có giá thay đổi theo thời gian nhưng Công ty chưa lập dự phòng cho sự thay đổi này. Công ty có thể không tránh khỏi những rủi ro từ sự sụt giá. Bên cạnh đó hàng tồn kho cũng không phản ánh đúng giá trị thực của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Vì vậy Công ty nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu mua ngoài để tránh tình trạng rủi ro có thể xảy ra ngoài mong muốn mà nhiều khi Công ty chưa tính đến do một số yếu tố khách quan nào đó đưa lại. * Về việc sử dụng NVL Để nắm được hiệu quả sử dụng NVL và có các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty nên tiến hành phân tích tĩnh hình và hiệu quả sử dụng NVL chứ không nên chỉ dừng lại ở việc so sánh giản đơn CPNVL thực tế phát sinh với CPNVL dự tính theo kế hoạch. Cụ thể như sau : Sau một năm tài chính, kế toán nên phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính, so sánh việc sử dụng NVL giữa các năm, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng NVL từ đó sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. KẾT LUẬN Quá trình nghiên cứu từ lý luận đến thực tiễn một lần nữa ta có thể khẳng định rằng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL may nói riêng có tác dụng lớn trong quản lý kinh tế.Thực tế tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần cho thấy công tác hạch toán NVL may giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sản xuất, kinh doanh sản phẩm may mặc, nó phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ NVL từ đó công ty sẽ có biện pháp chỉ đạo đúng đắn, làm giảm được chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà, em nhận thấy rằng với tư cách là một doanh nghiệp hạch toán độc lập Công ty Thanh Hà luôn luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà Cục Hậu cần giao cho. Công ty luôn đổi mới quy trình công nghệ, trang thiết bị, đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho CBCNV (đặc biệt là công nhân ở xưởng may) nhằm mục đích thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Công tác hoạch toán NVL của Công ty Thanh Hà là nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên, cũng không tránh khỏi những hạn chế mà em đã chỉ ra và chưa chỉ ra đuợc qua bài viết này. Công ty cần xem xét lại để công tác hạch toán NVL may ngày càng hoàn thiện, khoa học hơn. Do thời gian thực tập và nhận thức có hạn nên những vấn đề em đưa ra có thể còn nhiều thiếu sót. Qua chuyên đề này, em mong rằng sẽ nhận được ý kiến bổ sung của Thầy giáo và các cán bộ phòng kế toán Công ty để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo đã hướng dẫn giúp em trong thời gian thực tập và viết chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Kế toán Tài chính trong các doanh nghiệp” Do tập thể tác giả Khoa kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân biên soạn. “Hướng dẫn lập chứng từ kế toán - Hướng dẫn ghi sổ kế toán” Nhà xuất bản Tài chính 2004. “Công tác hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp” Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân - Năm 2005. Hệ thống câu hỏi - “Bài tập Tổ chức hạch toán kế toán “ Chủ biên: PGS-TS. Nguyễn Thị Đông. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP